PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR 1.0 … fileP e l ak s n A k tiv iti 7 .1 2 S e d ia K e r ta s K e r ja 7 .1 T a m a t 7 .1 3 L u lu s ? 7 .7 Y a T id a k S u r a t K e

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)

Kod Dokumen: UPM/OPR/HEPA/P001

Halaman: 1/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR Tarikh: 09/05/2012

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan proses pelaksanaan permohonan untuk mengadakan aktiviti oleh pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses yang perlu dilaksanakan dalam permohonan, kelulusan, pemantauan dan laporan aktiviti oleh pelajar.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30)

Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106)

Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Tatatertib Pelajar-pelajar) 2005 (P.U.A 499)

Terkini Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar

- www.hep.upm.edu.my

OPR/HEPA/AK002/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (Pembantu Tadbir (P/O))

OPR/HEPA/AK005/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (KBHEP)

OPR/HEPA/AK006/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (Dekan UPMKB)

OPR/HEPA/AK007/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (TNC HEPA)

OPR/HEPA/AK008/SPP Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti oleh Pelajar (Panel Pembentangan)

OPR/HEPA/GP001/SPP Garis Panduan Bantuan Aktiviti Pelajar

OPR/HEPA/GP002/SPP Garis Panduan Pelantikan Pegawai Pemantau dan Kaedah Pemantauan Aktiviti Pelajar




Halaman: 2/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN

TNC (HEPA) : Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Dekan UPMKB : Dekan Kampus Bintulu KBHEP : Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar PPG : Panel Pembentangan PPY : Pegawai Penyelaras PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar PTJ : Pusat Tanggungjawab 5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (HEPA), Dekan, Pengetua, KBHEP dan PPG bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat di dalam proses permohonan ini perlu mematuhi prosedur ini.




Halaman: 3/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


6.0 CARTA ALIR




Halaman: 4/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Terima Dokumen

Lengkap

7.2

Penyediaan

Jadual

Pembentangan

7.3

Pembentangan

Kertas Kerja

7.4

Sokong?

7.5

Kelulusan

Program

7.6

Pindaan ?

7.10

Rekod Dalam

Sistem e-PAMA

7.8

Laksana Aktiviti

7.11

Terima Laporan

Pelaksanaan

Aktiviti

7.12

Sedia Kertas

Kerja

7.1

Tamat

7.13

Lulus?

7.7

Ya

Tidak

Surat Keputusan

Permohonan dan

Lantikan Pegawai

Pemantau

7.9

Ya

Tidak

Tidak

Ya

7.0 PROSES TERPERINCI




Halaman: 5/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tindakan Tanggungjawab 7.1 Sedia Kertas Kerja Penyediaan kertas kerja aktiviti pelajar

(Rujuk Panduan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar di dalam laman web www.hep.upm.edu.my)

Pelajar

7.2 Terima Dokumen Permohonan Lengkap a.

b. c.

Pelajar menghantar dokumen permohonan di Seksyen Pembangunan Pelajar, BHEP pada minggu pertama dan ketiga setiap bulan. Terima Kertas Kerja dalam bentuk Hardcopy dan Softcopy, Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP), Borang Maklumat Penceramah/Panel/Pembentang Kertas Kerja/Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPP) (jika berkaitan) dan semak dokumen permohonan daripada pelajar. Rekod dalam Buku Log Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar dan serah Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPP) kepada pelajar dan ikut langkah 7.3

Pelajar

PT(P/O)

PT(P/O)

7.3 Penyediaan Jadual Pembentangan Kertas Kerja a.

b.

Menyediakan jadual pembentangan kertas kerja. Maklum kepada pelajar jadual pembentangan kertas kerja melalui notis pada minggu kedua dan keempat setiap bulan.

PT(P/O)

PT(P/O)

7.4 Pembentangan Kertas Kerja a.

b.

Salah seorang Ahli Jawatankuasa tertinggi membentangkan kertas kerja kepada Panel Pembentangan. Panel Pembentangan memberi ulasan dan tindakan sokongan permohonan kelulusan aktiviti pelajar pada Borang Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP). (Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Panel Pembentangan) – UPM/OPR/HEPA/AK008/SPP)

Pelajar

Ketua Panel Pembentangan




Halaman: 6/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.5 Sokong? a. Jika sokong, ikut langkah 7.6 Ketua Panel

Pembentangan/ Penyelaras BHEP

b. Jika tidak sokong, maklumkan kepada pemohon dan tamat. PT(P/O) 7.6 Kelulusan Program a.

b. c.

Ulas dan beri keputusan permohonan kelulusan aktiviti pelajar. Kelulusan di UPM Kampus Serdang 1) Kelulusan KBHEP

(i) Jika kelulusan perbelanjaan penganjuran < RM1000.00 atau; (ii) Jika program dalam kampus atau;

(iii) Jika program berisiko rendah 2) Kelulusan TNC (HEPA)

(i) Jika kelulusan perbelanjaan penganjuran ≥ RM1000.00 atau; (ii) Jika program luar kampus atau;

(iii) Jika program berisiko tinggi Kelulusan di UPM Kampus Bintulu Kelulusan aktiviti di UPM Kampus Bintulu akan diluluskan oleh Dekan. (Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (KBHEP- OPR/HEPA/AK005/SPP), Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (TNC (HEPA)- OPR/HEPA/AK007/SPP) dan Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Dekan UPMKB)- OPR/HEPA/AK006/SPP).

TNC(HEPA)/ DEKAN UPMKB/

KBHEP

KBHEP

TNC(HEPA)

DEKAN UPMKB

7.7 Lulus ? TNC(HEPA)/ DEKAN UPMKB/




Halaman: 7/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


a. Jika lulus, ikut langkah 7.8 KBHEP b. Jika tidak lulus, maklumkan kepada pemohon dan tamat. 7.8

Rekod Dalam Sistem e-PAMA

Rekodkan maklumat aktiviti yang telah diluluskan dalam sistem e-PAMA.

PT(P/O)

7.9 Surat Keputusan Permohonan dan Lantikan Pegawai Pemantau

a. Sediakan Surat Keputusan Permohonan dan Surat Lantikan Pegawai Pemantau kepada pemohon untuk ditandatangani oleh Penyelaras BHEP.

PT(P/O) / Penyelaras BHEP

b. Edarkan Surat Keputusan Permohonan dan Surat Lantikan Pegawai Pemantau kepada pemohon dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas pembentangan kertas kerja.

PT(P/O)

(Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Pembantu Tadbir (P/O) – UPM/OPR/HEPA/AK002/SPP)

7.10 Pindaan? a. Jika ada pindaan, isi Borang Permohonan Pindaan Aktiviti Pelajar

(OPR/HEPA/BR11/SPP). Ikut langkah 7.5 Dapatkan ulasan dan sokongan daripada Penyelaras BHEP.

Pelajar

Penyelaras BHEP b. Jika tidak, ikut langkah 7.11 7.11 Laksana Aktiviti Laksana aktiviti mengikut perancangan dan mematuhi peraturan semasa

universiti. Pelajar

7.12 Terima Laporan Pelaksanaan dan Pemantauan Terima dokumen laporan aktiviti pelajar, borang soal selidik aktiviti pelajar

(OPR/HEPA/BR25/SPP) dan dokumen tuntutan kewangan (jika berkaitan) yang lengkap daripada pelajar dalam tempoh 14 hari bekerja selepas aktiviti dilaksanakan. (Rujuk Arahan Kerja Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar (Pembantu Tadbir (P/O) - OPR/HEPA/AK002/SPP dan Buku Panduan Pelaksanaan Aktiviti Oleh Pelajar)

PT(P/O)




Halaman: 8/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.13 Tamat




Halaman: 9/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


8.0 REKOD KUALITI

Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod Lokasi Penyenggara

Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/HEPA/BHEP/(Lokasi) / (Kod Persatuan/Kelab/Kolej) Fail Aktiviti Pelajar Salinan Surat Keputusan

Permohonan Salinan Surat Lantikan Pegawai

Pemantau Kertas Kerja Cadangan Borang Permohonan Kelulusan

Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP)

Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPP)

Borang Laporan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR02/SPP)

Borang Maklumat Penceramah/ Panel/ Pembentang Kertas Kerja/ Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPP) – jika berkaitan

Borang Akuan Jamin Diri (OPR/HEPA/BR05/SPP) – jika berkaitan

Borang Permohonan Pindaan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR11/SPP) – jika berkaitan

PPY/PT(P/O) Bilik ISO,BHEP/ Unit Inovasi dan

Kreatif/ Unit

Perhubungan dan Aktiviti

Pelajar

2 tahun KBHEP

Rincih




Halaman: 10/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02




Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

2. UPM/OPR/HEPA/P001/(Nama PTJ) Fail Aktiviti Pelajar Salinan Surat Keputusan

Permohonan Salinan Surat Lantikan Pegawai

Pemantau Kertas Kerja Cadangan Borang Permohonan Kelulusan

Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR01/SPP)

Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPP)

Borang Laporan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR02/SPP)

Borang Maklumat Penceramah/ Panel/ Pembentang Kertas Kerja/ Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPP) – jika berkaitan

Borang Akuan Jamin Diri (OPR/HEPA/BR05/SPP) – jika berkaitan

Borang Permohonan Pindaan Aktiviti Pelajar (OPR/HEPA/BR11/SPP) – jika berkaitan

PPY/PT(P/O) PTJ

Bilik ISO PTJ

2 tahun Ketua PTJ

Rincih

3.

UPM/OPR/HEPA/SPP/JPKK/(Tahun) Fail Jadual Pembentangan Kertas

Kerja Jadual Pembentangan Kertas

Kerja

PT(P/O)

Seksyen Pembangunan

Pelajar

2 tahun

KBHEP

Rincih




Halaman: 11/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02




Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

4. UPM/HEPA/BHEP/(Lokasi)/PP a. Fail Pinjaman Peralatan Rekreasi Borang Pinjaman Peralatan

Rekreasi (OPR/HEPA/BR22/SPP)

Salinan Surat Keputusan Permohonan

b. Fail Pinjaman Peralatan Teknikal Borang Pinjaman Peralatan

Teknikal (OPR/HEPA/BR23/SPP)


c. Fail Pinjaman Peralatan Seni dan Budaya Borang Pinjaman Peralatan Seni

dan Budaya (OPR/HEPA/BR24/SPP)


PT(P/O)

PT(P/O)

PT(P/O)

Unit Aktiviti Pelajar

Unit Informasi dan Teknologi

Unit Inovasi dan Kreatif

2 tahun

2 tahun

2 tahun

KBHEP

Rincih

KBHEP

Rincih

KBHEP

Rincih

5. UPM/HEPA/BHEP/(Lokasi)/PK Fail Permohonan Penggunaan Kemudahan Borang Permohonan

Penggunaan Kemudahan (OPR/HEPA/BR18/SPP)

PT(P/O) Unit Inovasi dan Kreatif/

Unit Aktiviti Pelajar

2 tahun KBHEP

Rincih

6. UPM/HEPA/BHEP/STU/ATC Fail Permohonan Alat Tulis/Cenderamata Pelajar Borang Permohonan Alat Tulis/

Cenderamata Pelajar (OPR/HEPA/BR12/SPP

PT(P/O) Seksyen Tadbir Urus, BHEP

2 tahun KBHEP

Rincih




Halaman: 12/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02




Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus


7. UPM/HEPA/BHEP/UKEN/TK Fail Tempahan Kenderaan Borang Permohonan

Perkhidmatan Kenderaan dan Jentera Universiti (SOK/PYG/BR19)


PT(P/O) Unit Kenderaan, BHEP

2 tahun KBHEP

Rincih

8. Buku Log Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar

PT(P/O) Seksyen Pembangunan Pelajar /Unit Inovasi dan

Kreatif / Unit Aktiviti

Pelajar

2 tahun KBHEP

Rincih

9. Dalam Talian (e-PAMA) Ketua Seksyen Pembangunan

Pelajar

Seksyen Pembangunan

Pelajar

5 tahun

KBHEP

Naiktaraf




Halaman: 13/13

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan TNC (HEPA) WP 03/01/2011

02 01 1/2011 Mesyuarat Semakan

Keberkesanan Pengurusan HEPA kali ke-2/2011

TNC (HEPA) WP 22/08/2011

02 02 17/2012 Mesyuarat Semakan

Keberkesanan Proses Kali ke4 2/2012

TNC (HEPA) WP 09/05/2012

Documents

PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR 1.0 … fileP e l ak s n A k tiv iti 7 .1 2 S e d ia K e r ta s K e r ja 7 .1 T a m a t 7 .1 3 L u lu s ? 7 .7 Y a T id a k S u r a t K e