PROSEDUR PENGADAAN PERALAAN KANTOR

pengertian

Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

Pada waktu menyususn perencanaan perbekalan perlu memperhatikan hal-hal sebagai beriikut Mengikuti prosedur

pengelolaan perbekalan

Menentukan jenis, kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan

Menyediakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan

Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operaskional

Menyimpan dan memelihala perbekalan

Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan

Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor Membuat surat permohonan atau daftar permintaan

barang ke gudang Petugas memeriksa persediaan barang di gudang Surat diserahkan ke bendahara Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan Apabila sudah disetujui, maka diserahkan ke bagian

logistik untuk melkaukan pembelian barang tersebut Sebelum barang diterima, barang tersebut diuji atau

diperiksa Jika sudah cocok maka barang diterima dengan

menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barang

Setelah selesai pencatatan, barang-barang tersebut di simpan di gudang dan didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya

Prosedur pengadaan alat tulis-menulis dan perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan

1. Pengadaan barang bergerak Pengadaan barang habis

pakaiUrutan perencanaana. Menyusun daftar

perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan

b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barant tersebut tiap bulan

c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebt menjadi rencana triwulan kemudian menjadi rencana tahunan

Pengadaan barang tidak habis pakai

Urutan perencanaana. Menusun analisis dan

menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengna rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan dapat dipakai

b. Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan

c. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan

2. Pengadaan barang tidak bergerak

Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya sesuai kebutuhan

Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud serta memperhatikan perencanaan tata kota

Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air dan alat pengangkutan

Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang sudah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran

Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei

Mengadakan survei tentang keperluan bangunan yang akan direncanakan dengan maksud memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang menggunakan, jumlah pemakai, dan jenis serta jumlah perabot yang akan ditempatkan

Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei

Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan

Menyusun penahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana penahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memerhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan

tanah bangunan

Contoh :

BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR

No : ..Harap diberikan seperti tersebut di dalam

daftar berikut iniuntuk

kepentingan .....................................................

Identifikasi Kebutuhan

Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan.Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor.

No KodeNama

BarangTipe Spesifikasi merk Jumlah

102-03-17-02-

23-00Amplop coklat 27,5 x 43 cm JAYA 2 box

202-04-44-00-

72-32Bateray Calkulator fx-992 Casio 10 buah

302-05-58-08-

10-00Benang Tali Rapia plastik ~ 1 kg

401-01-21-00-

00-04Keyboard 102 keys - - 5 buah

5……………

dst

Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:

1. Pengadaan :2. Penyimpanan3. Pendistribusian4. Pemeliharaan5. Penghapusan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

Pengadaan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

Penyimpanan

Pelaksanaan penyimpanan perlu memperhatikan Persediaan alat-alat pemeliharaan yang

diperlukan Memenuhi syarat penyimpanan barang Memperhatikan sifat barang yang

disimpan Memperhatikan jangka waktu

penyimpanan barang Memperhatikan tenaga yang diperlukan

dan biaya yang harus disediakan

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

Pengeluaran/Pendistribusian

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

Pemeliharaan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Penghapusan

Manfaat penghapusan

Pembebasan barang dari tanggung jawab organisasi yang mengurusnya

Dapat meringankan kerja inventaris Membatasi kerugian yang lebih besar,

yang biasanya disebabkan oleh biaya pemeliharaan atau perbaikan atau biaya lain karena barang tersebut tidak dipergunakan lagi