Embed Size (px)
Citation preview
i
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DI BAGIAN SDM DAN UMUM PT PELAYARAN NASIONAL
INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
AUGINA AGFILLA ROSA
D1513009
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2016
ii
iii
iv
v
MOTTO
”Kepuasan terletak pada usaha, bukan pada hasil. Berusaha dengan keras adalah
kemenangan yang hakiki”
(Mahatma Gandhi)
“Jangan menilai saya dari kesuksesan, tetapi nilai saya dari seberapa sering saya
jatuh dan berhasil bangkit kembali”
(Nelson Mandela)
“Banyak hal yang bisa menjatuhkanmu. Tapi satu-satunya hal yang benar-benar
dapat menjatuhkanmu adalah sikapmu sendiri”
(R.A Kartini)
vi
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Orang tua tercinta
2. Adik-adikku tersayang
3. Keluarga besar yang selalu memberi doa
dan dukungan
4. Keluarga besar PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang
5. Sahabat yang selalu setia memberi
motivasi
6. Teman-teman DIII Manajemen
Administrasi
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT,
karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir yang berjudul “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di
Bagian SDM dan Umum PT Pelayarana Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang” sebagai salah satu syarat mendapatkan gelar Ahli Madya
Program Studi Manajemen Administrasi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat saran,
dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak yang merupakan pengalaman yang
tidak dapat diukur secara materi, namun dapat membukakan mata penulis bahwa
sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan tersebut adalah guru yang terbaik
bagi penulis. Oleh karena itu dengan segala hormat dan kerendahan hati
perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku Dosen Pembimbing yang telah
membimbing penulis selama dalam penyusunan Tugas Akhir.
2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku penguji.
3. Bapak Prasojo Hendi selaku Asisten Manager SDM dan Umum PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah
memberikan izin untuk melakukan magang.
4. Bapak Ahmad Luthfi selaku staff SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah membimbing dalam
melakukan pengamatan selama magang.
5. Seluruh karyawan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang
berlangsung, terutama dalam pencarian data-data yang penulis butuhkan.
6. Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
viii
7. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
8. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku Pembimbing Akademik.
9. Seluruh dosen pengajar program studi Manajemen Administrasi yang telah
memberikan ilmunya kepada penulis.
10. Seluruh karyawan perpustakaan Ilmu Sosial dan Politik dan Perpustakaan
Pusat UNS atas bantuan dan informasinya.
11. Kedua orang tua, adik-adik serta keluarga besar yang selalu mendoakan
penulis, memberikan dukungan serta semangat untuk menyelesaikan
Tugas Akhir.
12. Semua teman-teman Manajemen Administrasi 2013 atas kebersamaan dan
persahabatan selama ini.
Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis
dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan
Tugas Akhir ini.
Surakarta, 02 Juni 2016
Penulis
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i
PERSETUJUAN .................................................... Error! Bookmark not defined.
PENGESAHAN ..................................................... Error! Bookmark not defined.
PERNYATAAN ..................................................... Error! Bookmark not defined.
MOTTO ................................................................................................................. iv
PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii
DAFTAR BAGAN .............................................................................................. xiii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xv
ABSTRAK ........................................................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1
B. Perumusan Masalah ..................................................................................... 4
C. Tujuan Pengamatan ..................................................................................... 4
D. Manfaat Pengamatan ................................................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN .................... 7
A. TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 7
1. Pengertian Prosedur .............................................................................. 7
2. Pengertian Pengelolaan ......................................................................... 8
3. Pengertian Surat .................................................................................... 9
4. Pengertian Prosedur Pengelolaan surat ............................................... 10
5. Sifat Surat ........................................................................................... 10
x
6. Syarat-syarat membuat surat yang baik .............................................. 10
7. Tujuan Surat ........................................................................................ 11
8. Bahasa Surat ....................................................................................... 12
9. Jenis Surat ........................................................................................... 14
10. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian ........................................... 15
11. Sistem Pengarsipan (Filing)................................................................ 26
12. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk .................................................... 29
13. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar .................................................... 36
B. METODE PENGAMATAN ..................................................................... 38
1. Lokasi Pengamatan ............................................................................. 38
2. Jenis Pengamatan ................................................................................ 39
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data .................................................. 40
4. Teknik Pengumpulan Data.................................................................. 42
5. Teknik Analisis Data .......................................................................... 43
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA........................................................................ 45
A. Profil Perusahaan ....................................................................................... 45
B. Logo Perusahaan ....................................................................................... 46
C. Sejarah Berdirinya PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) ............... 47
D. Visi dan Misi PT Pelayaran Nasional Indonesia ....................................... 48
E. Budaya Organisasi ..................................................................................... 49
F. Kegiatan Usaha ......................................................................................... 49
G. Struktur Organisasi .................................................................................... 51
H. Deskripsi Pekerjaan ................................................................................... 53
I. Sekretaris Perusahaan ................................................................................ 66
J. Sistem Recruitment ................................................................................... 67
K. Sistem Penggajian ..................................................................................... 68
L. Kinerja Perusahaan .................................................................................... 69
M. GCG (Good Corporate Governance) ........................................................ 70
N. CSR (CorporateSocial Responsibility) ..................................................... 71
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ........................................... 76
A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ........................................................... 77
B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ........................................................... 83
C. Ketentuan Surat Keluar ............................................................................. 93
xi
D. Sistem Pencatatan Surat ............................................................................ 94
E. Sistem Pengarsipan (filing) ....................................................................... 95
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 98
A. Kesimpulan ................................................................................................ 98
B. Saran ........................................................................................................ 100
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 101
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Daftar Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar ................................ 4
Tabel 2.1 Kartu Kendali ........................................................................................ 19
Tabel 2.2 Kartu Kendali ........................................................................................ 33
Tabel 2.3 Lembar Tunjuk Silang .......................................................................... 34
Tabel 3.1 Job Description Kantor Cabang ............................................................ 54
Tabel 4.1 Agenda Surat Masuk ............................................................................. 79
Tabel 4.2 Lembar Disposisi .................................................................................. 80
Tabel 4.3 Kode penomoran surat keluar kapal PT PELNI (Persero) .................... 86
Tabel 4.4 Kode penomoran surat keluar Kantor Pusat PT PELNI (Persero) ........ 87
Tabel 4.5 Agenda Surat Keluar ............................................................................. 90
xiii
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif ..................................................................... 44
Bagan 4.1 Alur Pengelolaan Surat Masuk ............................................................ 82
Bagan 4.2 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ..................................................... 92
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Buku Agenda ...... 18
Gambar 2.2 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Kartu Kendali ..... 22
Gambar 2.3 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah .................. 23
Gambar 2.4 Cara membuka Takah........................................................................ 25
Gambar 2.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ................................................... 35
Gambar 2.6 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ................................................... 37
Gambar 3.1 Logo PT PELNI (Persero) ................................................................. 46
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT PELNI (Persero) Cabang Semarang ............ 52
Gambar 4.1 Format Surat Keluar .......................................................................... 84
Gambar 4.2 Tempat penyimpanan arsip (Rak Arsip) ........................................... 96
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Contoh Surat Masuk (Esternal) beserta Disposisinya ..................... 103
Lampiran 2 Contoh Surat Masuk (Internal) beserta Disposisinya ...................... 106
Lampiran 3 Contoh Surat Keluar ........................................................................ 109
Lampiran 4 Surat Tugas ...................................................................................... 110
Lampiran 5 Form Presensi Magang .................................................................... 111
Lampiran 6 Form Monitoring Magang ............................................................... 112
Lampiran 7 Form Penilaian Magang................................................................... 113
Lampiran 8 Surat Keterangan Selesai Magang ................................................... 114
xvi
ABSTRAK
AUGINA AGFILLA ROSA D1513009, PROSEDUR PENGELOLAAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SDM DAN UMUM
PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO) CABANG
SEMARANG. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi,
Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta, 2016, 100 Halaman.
Untuk mencegah surat hilang, keterlambatan dalam pendistribusian, sulit
menemukan kembali arsip yang telah disimpan, dan untuk mencegah bocornya
informasi di dalam surat yang dapat merugikan perusahaan, maka dibutuhkan
suatu pengelolaan surat di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan
adanya pengelolaan surat yang baik, maka dapat meminimalisir terjadinya
permasalahan yang mungkin dapat terjadi di dalam bidang pengelolaan surat pada
suatu organisasi.
Tujuan pengamatan yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui
bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan
Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Landasan
teori yang digunakan penulis dalam pengamatan ini menggunakan referensi dari
buku. Pengamatan ini mengambil lokasi di PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang. Jenis pengamatan yang digunakan penulis adalah
deskriptif kualitatif dengan pengamatan observasi berperan aktif. Teknik
penentuan sampel yang digunakan penulis adalah purpose sampling. Sumber data
diperoleh dari narasumber (informan), peristiwa atau aktifitas, dokumen dan arsip.
Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara, observasi, mengkaji
dokumen dan arsip. Teknik analisis data yang digunakan adalah pengumpulan
data, reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan dan verifikasi.
Hasil pengamatan yang diperoleh penulis adalah Prosedur pengelolaan surat
masuk di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang meliputi penerimaan surat, penyortiran surat, pengagendaan
surat, pendisposisian surat, penggandaan surat, pendistribusian surat dan
penyimpanan surat. Prosedur pengelolaan surat keluar meliputi perintah
pembuatan surat keluar dari Kepala Cabang, pengetikan surat, penomoran surat,
penandatanganan surat, pemberian cap dinas, penggandaan surat, melipat dan
menyampul surat, mengirim surat, dan menyimpan tindasan surat. Sistem
pencatatan surat menggunakan sistem buku agenda dengan menggunakan sistem
komputer Microsoft Excel. Sistem pengarsipan surat (filing) menggunakan sistem
kronologi. Peralatan yang digunakan antara lain form agenda surat masuk dan
surat keluar, lembar disposisi, brief ordner, dan rak arsip. Untuk tata cara
penemuan kembali arsip yang telah disimpan yaitu dengan menggunakan tombol
CTRL+F pada catatan agenda surat masuk dan surat keluar pada sistem komputer
Microsoft Excel.
Kata Kunci : pengelolaan, surat
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam kehidupan sehari-hari surat adalah salah satu sarana
komunikasi secara tertulis yang dipergunakan untuk menyampaikan
informasi atau berita dan sering digunakan di dalam suatu instansi, baik
instansi pemerintah maupun instansi swasta. Menurut Thomas Wijaya
(1987:2) surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi tersebut
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan,
dan sebagainya.
Surat memegang peranan penting di dalam suatu instansi karena
dianggap mempunyai nilai lebih dibandingkan dengan sarana komunikasi
yang lain. Menurut Thomas Wijasa Bratawidjaja (1989:1) fungsi surat
dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat atau sarana komunikasi secara tertulis;
2. Sebagai tanda bukti tertulis bila sewaktu-waktu timbul persoalan
dikemudian hari yang tidak diinginkan;
3. Sebagai alat pengingat bila sewaktu-waktu surat tersebut dibutuhkan
kembali (arsip);
4. Sebagai tanda bukti sejarah (historis) sebagai bahan riset;
5. Sebagai bahan dokumentasi organisasi;
6. Sebagai duta (wakil) dari suatu organisasi atau badan;
7. Untuk menjamin keamanan atau keterangan dalam segala aktivitas.
Pentingnya surat di dalam organisasi, karena organisasi tanpa surat
dapat dikatakan sebagai organisasi yang gagal mencapai visi misinya,
selain itu dapat dikatakan bahwa organisasi tersebut dianggap sebagai
organisasi yang tidak efektif. Agar kegiatan surat-menyurat dapat berjalan
dengan baik, maka perlu adanya pengelolaan surat yang tertib dan
2
teroganisir. Hal ini dimaksudkan agar dalam melaksanakan kegiatan surat-
menyurat dapat terhindar dari permasalahan-permasalahan yang dapat
terjadi di dalam bidang surat-menyurat. Misalnya karena tidak dikelola
dengan baik, surat menjadi menumpuk dan berserakan dimana-mana. Hal
ini akan menjadi masalah bagi instansi tersebut. Selain itu, pengelolaan
surat juga bertujuan agar surat tidak hilang, mencegah keterlambatan
pendistribusian, mencegah terjadinya kebocoran informasi surat yang
dapat menimbulkan kerugian bagi instansi, dan agar dapat dengan mudah
menemukan surat jika sewaktu-waktu surat tersebut diperlukan kembali.
Jadi, dengan adanya pengelolaan surat yang tertib dan terorganisir maka
dapat meminimalisir terjadinya permasalahan-permasalahan yang
mungkin akan terjadi di dalam suatu instansi.
Di setiap instansi, penanganan pengelolaan surat perlu mengikuti
prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat
keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat.
Menurut Zulkifli Amsyah (1989:51) terdapat 3 cara pencatatan dan
pengendalian surat, yaitu dengan menggunakan perangkat Buku Agenda,
Kartu Kendali dan Tata Naskah. Buku Agenda beserta perangkatnya
umumnya masih banyak dipergunakan di berbagai kantor, terutama kantor
yang kecil dan perusahaan swasta. Kartu Kendali beserta perangkatnya
sudah mulai banyak dipergunakan pada departemen-departemen kantor
pemerintah dan beberapa bank. Tata Naskah beserta perangkatnya banyak
dipergunakan di lingkungan perkantoran Departemen Hankam, jajaran-
jajaran ABRI, dan Departemen Perhubungan.
Setelah dilakukan pencatatan dan pendistribusian, surat juga perlu
disimpan atau diarsip agar dapat terpelihara dengan baik. Ada 5 macam
sistem pengarsipan, yaitu Sistem Abjad, Sistem Subjek atau Perihal,
Sistem Nomor, Sistem Geografis, dan Sistem Kronologis (Daryanto &
Abdullah, 2013 : 154-156). Dalam pengarsipan tersebut terdapat langkah-
langkah untuk menyelesaikannya mulai dari permulaan sampai dengan
selesai. Langkah-langkah tersebut disebut prosedur kearsipan. Menurut
3
Zulkifli Amsyah (1989:51) prosedur kearsipan terdiri dari prosedur
permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat
masukmeliputikegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian,
dan pengolahan. Dan prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi
administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman.
Selain prosedur pencatatan dan prosedur pengarsipan, agar
pengelolaan surat dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka
perlu adanya pegawai khusus yang menangani tentang pengelolaan surat.
Ada beberapa pegawai yang biasanya khusus menangani tentang
pengelolaan surat, misalnya agendaris, arsiparis, ekspeditor, dan kurir.
Jumlah pegawai tersebut ditentukan berdasarkan besar kecilnya suatu
instansi atau organisasi. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang hanya mempunyai satu pegawai yang khusus
menangani tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar mulai dari
menerima surat, mengagenda surat, pendisposisian, menggandakan surat,
mendistribusikan surat, sampai dengan mengarsipkan surat. Tidak ada
istilah agendaris, arsiparis, ekspeditor maupun kurir.
Dalam kesempatan ini penulis mendapat kesempatan mengamati
tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM
dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
Penulis di tempatkan di bagian SDM dan umum. Sebenarnya kegiatan
yang dilakukan di bagian SDM dan umum sangat beragam, tetapi penulis
secara khusus ditugaskan melaksanakan kegiatan pengelolaan surat masuk
dan surat keluar. Adapun kegiatan yang penulis kerjakan selama magang
adalah membuat surat balasan, mengetiksurat keluar, memberi nomor surat
keluar, mendisposisi surat masuk, mengagendakan surat masuk dan surat
keluar, menggandakan surat yang telah didisposisi oleh Kepala Cabang,
mendistribusikan surat dan mengarsip surat masuk dan surat keluar.
Mengingat pentingnya pengelolaan surat masuk dan surat keluar
dalam suatu instansi atau organisasi, maka penulis tertarik untuk
mengambil judul tentang “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan
4
Surat Keluar di Bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang”.
Berikut ini adalah daftar rekapitulasi surat masuk dan surat keluar
di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang yang diperoleh penulis selama magang :
Tabel 1.1
Daftar Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Bulan dan
tahun
Jumlah
Surat Masuk
Jumlah
Surat Keluar
November 2015
Desember 2015
Januari 2016
199
219
267
76
149
115
(Sumber : Bagian SDM dan Umum)
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan penulis di atas,
maka penulis merumuskan masalah yaitu: “Bagaimana prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang?”
C. Tujuan Pengamatan
Adapun tujuan dari kegiatan pengamatan dalam penulisan laporan
tugas akhir ini adalah:
1. Tujuan Operasional
a. Untuk menjajaki bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk
mulai dari penerimaan surat sampai dengan pengarsipan surat dan
untuk memahami bagaimana prosedur pengelolaan surat keluar
mulai dari perintah pembuatan surat dari atasan sampai dengan
pengiriman surat dan pengarsipan surat di bagian SDM dan Umum
PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, agar
nantinya dapat mengerti urutan-urutan atau langkah-langkah dalam
5
pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan benar dan sesuai
dengan aturan yang berlaku.
b. Agar dapat menguraikan permasalahan-permasalahan yang sering
terjadi dalam bidang pengelolaan surat di bagian SDM dan Umum
PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang,
sehingga dapat meminimalisir dan mencegah timbulnya
permasalahan yang mungkin akan terjadi.
c. Agar dapat menerangkan bagaimana sistem pengelolaan surat di
bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang. Dengan sistem pengelolaan yang
benar diharapkan jika nanti terdapat pergantian pegawai, mereka
tetap bisa mengetahui letak-letak surat yang telah disimpan.
2. Tujuan Fungsional
Untuk mencegah terjadinya permasalahan-permasalahan yang terjadi
dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan surat misalnya surat hilang,
sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dimasa yang akan
datang.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada
Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat dari kegiatan pengamatan dalam penulisan laporan tugas
akhir ini adalah :
1. Bagi Instansi Terkait
Apabila dimungkinkan dapat memberikan masukan bagi lembaga yang
bersangkutan untuk melakukan perubahan atau perbaikan sesuai
dengan hasil penulisan tugas akhir, dengan demikian dapat menambah
kinerja instansi menjadi semakin tertib sesuai prosedur yang ada
6
khususnya dalam hal pengelolaan surat sehingga dapat memudahkan
dalam pencarian arsip.
2. Bagi Penulis
a. Penulis dapat mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan surat
masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran
Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
b. Penulis dapat mengetahui bagaimana cara menemukan kembali
surat yang telah disimpan (arsip) jika sewaktu-waktu ada yang
membutuhkan.
c. Sebagai bekal penulis dalam menangani pengelolaan surat masuk
dan surat keluar jika nanti di masa mendatang penulis
mendapatkan pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan
surat.
d. Penulis dapat memperluas pengalaman dan mengembangkan
pengetahuan mengenai pengelolaan surat melalui kegiatan
pengamatan.
3. Bagi Pembaca
a. Menambah pengetahuan mengenai bagaimana prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan
Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang.
b. Sebagai informasi bagi masyarakat tentang pentingnya pengelolaan
surat di dalam suatu instansi atau perusahaan.
4. Bagi Mahasiswa
a. Sebagai referensi dalam penulisan tugas akhir khususnya bagi
Mahasiswa DIII Manajemen Administrasi yang berkaitan dengan
pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
b. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan
Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang.
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Prosedur
Pengertian prosedur menurut Ig. Wursanto (1991:20) prosedur
(procedure) adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola
tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu
kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini
terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan
arsip yang antara lain meliputi: memisah-misahkan (segregating),
meneliti (examining), memadukan (asembling), mengklasifikasi
(classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang
(cross reference), menyusun dan mem-file.
Menurut Ida Nuraida (2014:4) prosedur merupakan
a. Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-
aktivitas yang akan datang;
b. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu; dan
c. Pedoman untuk bertindak.
Menurut Moenir (1983:111) prosedur adalah suatu rangkaian
tindakan, langkah atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang
untuk dapat mencapai suatu tahap tertentu dalam pencapaian tugas
akhir.
Menurut MC. Maryati (2014:34) prosedur adalah serangkaian
dari tahapan-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang
saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Berdasarkan definisi di atas dapat penulis simpulkan bahwa
prosedur adalah suatu tahapan atau urutan dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu.
8
2. Pengertian Pengelolaan
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (2007:551)
pengelolaan berarti penyelenggaraan dsb.
Menurut M.N. Maulana (1974:61) pengelolaan ialah
management. Dari kata management, kemudian disalin ke dalam
bahasa indonesia yang kegiatan pemakaiannya bergerak dalam bidang
administrasi. Oleh karena kegiatannya bergerak di bidang tata laksana
atau administrasi, maka dalam melaksanakan memerlukan:
a. Perencanaan
b. Program
c. Organisasi
d. Penyelenggaraan
e. Pelaksanaan
f. Pengawasan
g. Pembinaan dan pengendalian
h. Laporan
i. Komunikasi
j. Pemanfaatan
Usaha tersebut tidak akan berhasil dengan baik bila tidak
diperkuat dengan leadership atau kepemimpinan yang mampu dan
ampuh serta bijaksana dalam mencapai tujuan. Dalam usaha untuk
berhasilnya kegiatan dan tujuan tersebut, diperlukan bahan informasi
yang lengkap, yang dapat membantu menyelesaikan tugasnya.
Menurut MC Maryati (2008:9) aktivitas mengelola meliputi
mengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya.
Berdasarkan definisi di atas dapat penulis simpulkan bahwa
pengelolaan adalah kegiatan yang menggunakan sarana dan
sumberdaya untuk mencapai tujuan dengan cara efektif dan efisien.
9
3. Pengertian Surat
Menurut Prajudi Atmosudirdjo (1982:139) surat adalah helai
kertas yang ditulis (pada waktu ini pada umumnya diketik) atas nama
pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang
ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu “bahan
komunikasi”. Penghasilan surat ini menimbulkan surat-menyurat atau
korespondensi. Korespondensi terdiri atas:
a. Korespondensi Ekstern, artinya surat-menyurat organisasi atau
onderdil-onderdilnya dengan pihak luar, dan
b. Korespondensi Intern, yaitu surat-menyurat antar orang-orang atau
pejabat-pejabat di dalam Organisasi sendiri, termasuk Kantor Pusat
dengan cabang-cabang. Korespondensi intern ini disebut surat-
menyurat intern, atau: interoffice correspondence, intracompany
correspondence.
Masalah pokok yang dihadapi oleh setiap Office Manager dalam
hal surat-menyurat ini adalah, bagaimanakah menghasilkan surat-
menyurat yang jelas, rapi, sopan atau terhormat, dan benar-benar
memang perlu ditulis; yang terakhir inilah yang seringkali sangat sukar
untuk menentukan.
Menurut Rahmawati (2014:33) surat adalah kertas tertulis dalam
bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu
pihak kepada pihak lain.
Menurut Sedarmayanti (2014:26) surat adalah alat komunikasi
tertulis yang berasal dari satu pihak ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta.
Pengertian surat yang lain didefinisikan Permendiknas No.
42/2006 dalam Rahmawati (2014:33) surat adalah suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh satu pihak kepada pihak lain.
10
Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat penulis simpulkan,
surat adalah alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan suatu informasi.
4. Pengertian Prosedur Pengelolaan surat
Berdasarkan uraian di atas tentang definisi prosedur,
pengelolaan dan juga surat, penulis dapat menyimpulkan pengertian
dari prosedur pengelolaan surat.
Prosedur pengelolaan surat adalah kegiatan mengatur atau
mengurus surat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan
dengan tujuan memperlancar dan memudahkan kegiatan pengurusan
surat.
5. Sifat Surat
Aktivitas surat-menyurat dapat digolongkan dalam beberapa
bagian. Di bawah ini adalah penjelasan mengenai sifat surat. Menurut
Thomas Wiyasa Bratawidjaja (1989:1) surat pada umumnya
mempunyai 3 sifat yaitu:
a. Ekonomis, sebab biaya pengiriman surat relatif murah.
b. Praktis, sebab dapat menjamin rahasia dan dapat menghilangkan
segala perasaan.
c. Efektif, sebab berita yang disampaikan sesuai dengan sumber
beritanya.
6. Syarat-syarat membuat surat yang baik
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah
sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari
pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa
hal yang harus diperhatikan. Menurut Thomas Wiyasa Bratawidjaja
(1989 : 1-2) syarat-syarat membuat surat yang baik adalah:
a. Memahami masalah pokok yang akan disampaikan atau ditulis;
11
b. Memahami peraturan-peraturan yang ada hubungannya dengan
masalah pokok;
c. Menurut tata bahasa yang berlaku;
d. Bahasa cukup sederhana dan tidak perlu panjang lebar;
e. Menggunakan kata-kata yang tepat;
f. Menggunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam surat-
menyurat;
g. Jangan membuat singkatan yang tidak umum dipakai dalam surat-
menyurat;
h. Sebaiknya mempergunakan bahasa yang sopan dan hormat; dan
i. Isi surat hendaknya terperinci dan jelas agar tidak salah tafsir dan
salah pengertian.
Surat yang tidak jelas akan menimbulkan:
a. Keragu-raguan;
b. Adanya salah pengertian atau salah paham; dan
c. Sukar diambil kesimpulan, tidak dipahami maksudnya.
7. Tujuan Surat
Kegiatan surat-menyurat didasarkan pada maksud tertentu
dalam proses pemberian informasi. Selain itu surat memiliki kegunaan
yang penting. Menurut Prajudi Atmosudirdjo (1982 : 146-147) pada
umumnya surat itu mempunyai tiga macam tujuan, yakni:
a. Menyampaikan informasi;
b. Mendapatkan tindakan (to go action);
c. Kedua-duanya.
Untuk itu, maka di dalam kita menaskah suatu surat, kita harus
menanyakan tiga hal pada diri sendiri, yaitu:
a. Apakah maksud dan atau tujuan dari pada surat yang hendak kita
buat/kirim itu?
b. Apakah yang kita kehendaki dari pembaca surat setelah dia
selesai membaca surat kita?
12
c. Apakah atau bagaimanakah fakta-faktanya?
Pada umumnya, apa yang kita kehendaki dari pembaca surat kita
itu (saya muat juga bagi suatu perusahaan/perniagaan) adalah sebagai
berikut (salah satu atau kombinasi):
a. Pembaca percaya apa yang kita tulis.
b. Pembaca menerima pandangan, pendirian, atau keputusan kita,
c. Pembaca meminta penjelasan/ informasi lebih lanjut.
d. Pembaca memberikan penjelasan/ informasi kepada kita.
e. Pembaca memenuhi permintaan kita.
f. Pembaca menyesuaikan diri kepada keluh-kesah/ pengaduan kita.
g. Pembaca mau mengadakan hubungan relasi dengan kita.
8. Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa
perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran,
permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak
penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka surat pun harus
memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan
ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya
bahasa dan penggunaan tanda baca. Menurut Thomas Wiyasa (1996 :
4-5) bahasa surat meliputi:
a. Surat sebagai karangan
Surat sebagai karangan harus pula memenuhi berbagai ketentuan
mengenai penyusunannya atau komposisinya.
Misalnya: ketentuan tentang tema, tata bahasa, kalimat, alinea,
gaya bahasa, tujuan komposisi dan penggunaan tanda baca
(pungtuasi).
b. Tema surat
Pengertian tema khususnya dalam surat-menyurat, dapat dilihat
dari dua sudut, yaitu sudut surat yang telah selesai dan dari sudut
13
proses penyusunannya. Tema surat adalah rumusan dari topik dan
pokok bahasan yang akan disusun.
c. Kalimat
Kalimat harus jelas apabila pembaca surat hanya sekali baca,
langsung bisa menangkap isinya tanpa ada keragu-raguan. Ciri
kalimat yang baik ialah bila kalimat itu telah memperlihatkan
kesatuan gagasan dan mengandung satu ide pokok.
d. Alinea
Alinea adalah suatu kesatuan pikiran yang merupakan himpunan
dari kalimat-kalimat yang saling berkaitan dalam suatu rangkaian
untuk membentuk sebuah gagasan.
e. Gaya bahasa
Gaya bahasa ialah cara yang dipergunakan seseorang untuk
melahirkan pikiran dan perasaannya ke dalam sebuah karangan.
Cara pengungkapan (gaya bahasa) misalnya:
1) Eufemisme, yaitu ungkapan pelembut, pernyataan secara halus.
Misalnya: ia kurang ingatan artinya gila.
2) Pleonasme, yaitu pernyataan yang bermaksud menegaskan.
Misalnya: dengan mata kepala sendiri artinya melihat langsung.
3) Sinisme, yaitu sindiran atau ejekan. Misalnya: otak udang
artinya sangat bodoh.
4) Sarkasme, yaitu sindiran atau ejekan dengan perasaan lucu.
Misalnya: bajunya tertawa artinya bajunya sobek.
5) Ironi, yaitu sindiran halus tapi cukup menyinggung perasaan
orang yang dituju. Misalnya: sopan benar sapamu (padahal
yang dimaksud ialah sopan yang kurang ajar).
f. Ejaan dan Pungtuasi
Penyusunan dan penulisan surat juga harus memperhatikan
ketentuan-ketentuan mengenai ejaan dan penggunaan tanda baca
seperti yang digariskan dalam Buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa
Indonesia yang disempurnakan (SK Menteri PDK tanggal 27
14
Agustus 1975 No. 0196/U/1975). Kriteria mengenai ejaan yang
perlu diperhatikan :
1) Pemakaian huruf besar yang betul dan tepat;
2) Penulisan kata turunan yang tepat;
3) Penulisan kata ulang yang betul dan tepat;
4) Penulisan gabungan kata yang betul dan tepat;
5) Penulisan kata ganti yang betul dan tepat;
6) Penulisan kata depan yang betul dan tepat;
7) Penulisan unsur serapan yang betul dan tepat.
g. Bahasa Surat
Bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis adalah relatif
singkat. Sebelum menyusun surat harus mempertimbangkan baik-
baik susunan kalimat.
Nada surat harus simpatik, sopan, luwes, tapi lugas. Penulis
semestinya menghindari pemakaian kata kurang tepat yang
bermakna ganda (simantik) dan menyinggung perasaan penerima
surat.
9. Jenis Surat
Surat mempunyai banyak fungsi, maka dapat dikelompokkan
atau digolongkan menurut jenisnya. Menurut Thomas Wiyasa (1996 :
2-3) jenis surat dapat digolongkan sebagai berikut:
a. Menurut isi dan pengirimnya
1) Surat Resmi (Dinas Pemerintah)
2) Surat Niaga (Surat Bisnis)
3) Surat Pribadi
b. Menurut maksud dan menurut tujuannya
1) Surat Pemberitahuan
2) Surat Keputusan
3) Surat Perintah
4) Surat Permintaan atau Permohonan
15
5) Surat Peringatan
6) Surat Panggilan
7) Surat Penawaran
8) Surat Perjanjian
9) Surat Pesanan
10) Surat Laporan
11) Surat Pengantar atau Pengantar Jalan
12) Surat Lamaran Pekerjaan
13) Surat Penegasan
14) Surat Penuntutan (Klaim)
c. Menurut wujud bentuk surat
1) Kartu Pos
2) Warkat Pos
3) Surat Bersampul
4) Nota atau Memo
5) Telegram dan Telex dan Faksimili
d. Berdasarkan jaminan
1) Surat Sangat Rahasia
2) Surat Rahasia
3) Surat Konfidensial (Terbatas)
4) Surat Biasa
e. Berdasarkan urgensi penyelesaiannya
1) Surat Kilat Khusus
2) Surat Amat Segera atau Kilat
3) Surat Biasa
10. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian
Setiap kantor mengikuti prosedur tertentu untuk mengawasi lalu
lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur
pencatatan dan pendistribusian. Menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 53-
62) ada 3 prosedur yang umum dipergunakan.
16
a. Prosedur Buku Agenda
1) Buku Agenda
Halaman-halaman buku berisi kolom-kolom
keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga
dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang di
simpan di file. Walaupun di dalam Buku Agenda tidak
tercantum nomor file, buku ini memang sering
dipergunakan untuk referensi pertama saat mencari surat,
terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor
surat, dan lain-lain. Hubungan erat antara Buku Agenda
dengan file penyimpanan surat adalah karena file
penyimpanan surat masih sering mempergunakan sistem
filing kronologis, yang juga merupakan susunan dari
catatan surat masuk pada buku agenda atau surat keluar
pada buku verbal. Dengan menemukan tanggal masuk surat
atau nomor urut masuk surat, atau tanggal dan nomor surat
keluar, dari buku agenda dan verbal, maka surat yang
disimpan dengan sistem kronologis dapat ditemukan. Surat-
surat dari pengirim yang sama bila disimpan dengan sistem
kronologis letaknya akan terpisah-pisah sesuai dengan
waktu masing-masing surat diterima. Karena itu
penemuannya relatif akan memakan waktu lebih lama, dan
sukar melihat hubungan surat-surat tersebut satu sama lain.
Untuk mencari informasi mengenai sesuatu surat dari
buku agenda dan verbal pun agak sukar dan lama, karena
susunan informasinya yang kronologis itu. Fungsi buku
agenda sebagai alat pengawasan surat masuk dan keluar
jadi berjalan kurang lancar. Akhirnya buku agenda tidak
lebih hanya berfungsi sebagai alat untuk membantu
menyusun statistik jumlah surat masuk dan keluar per hari,
17
per bulan, per tahun dengan pengelompokan menurut unit
kerja, perihal surat, dan lain-lain model yang dikehendaki.
Untuk lebih memaksimalkan fungsi buku agenda dan
verbal, pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan
dengan mempergunakan formulir atau kartu. Memang
untuk memilih sistem susunan penyimpanan lembaran-
lembaran lepas seperti formulir atau kartu akan lebih
mudah dan fleksibel dibanding dengan halaman-halaman
yang terjilid pada buku. Karena itu dewasa ini prosedur
buku agenda banyak digantikan oleh prosedur kartu
kendali.
Sampai saat ini masih banyak kantor-kantor swasta,
pemerintah, organisasi, dan badan-badan lain yang keliru
memilih sistem pencatatan. Kebanyakan masih memilih
kronologis. Memang ada yang cocok mempergunakan
susunan kronologis, misalnya buku catatan harian seperti
penjagaan, log-book di kapal, buku induk tabanas, dan lain-
lain, yang kesemuanya memang perlu mencatat urutan-
urutan kejadian atau peristiwa. Tetapi susunan kronologis
ini tidak akan membantu banyak bila dilakukan untuk
mencatat urutan surat masuk dan keluar, terutama
dipandang dari kepentingan penemuan kembali surat. sidik
jari yang diterima sekian banyak setiap hari, misalnya,
tidaklah tepat dicatat pada buku register secara urutan
kronologis, sebab jumlahnya akan banyak sekali. Kalau
buku register diperlukan juga sebagai penunjuk atau
referensi untuk penemuan kembali, maka sebaiknya
pencatatan data-data dilakukan pada kertas-kertas lepas
atau kartu yang disusun secara alfabetis nama, atau
pengelompokan-pengelompokan tertentu sesuai kebutuhan,
misalnya secara geografis (menurut nama tempat). Dengan
18
demikian catatan ini dapat digantikan juga sebagai alat
bantu pencarian dokumen.
Kalau pemakaian buku agenda hanya terbatas sebagai
alat kontrol, maka sistem penyimpanan haruslah
mempergunakan sistem-sistem penyimpanan yang standar
seperti sistem abjad nama, sistem nomor, sistem geografis,
atau sistem subjek, dan jangan sekali-kali memakai sitem
kronologis, karena susunan buku agendanya sendiri sudah
kronologis. Di sini penyimpanan tidak ada sangkut pautnya
dengan buku agenda.
Berikut ini pencatatan surat dan penerusannya
menurut cara Buku Agenda:
Gambar 2.1
Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Buku Agenda
(Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:55)
2) Buku Ekspedisi
Buku Ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti
penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau
barang. Data yang dicatat di sini lebih sedikit dari Buku
19
Agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf
penerima.
Setiap unit kerja biasanya mempunyai buku ekspedisi.
Di dalam prosedur Kartu Kendali fungsi buku ini
digantikan oleh salah satu dari lembar Kartu Kendali yang
diterima oleh unit pengolah, dan setelah diparaf
dikembalikan kepada unit tata usaha.
b. Prosedur Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan
menggunakan Kartu Kendali, surat masuk digolongkan ke dalam
surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat
dan dikendalikan dengan Kartu Kendali, surat biasa dengan lembar
pengatar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar
surat rahasia.
Tabel 2.1
Kartu Kendali
Kartu Kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm
yang berisikan data-data suatu surat seperti Indeks, Isi Ringkas,
Lampiran, Dari, Kepada, Tanggal Surat, Nomor Surat, Pengolah,
INDEKS TGL. :
NO. : M/K
KODE :
ISI RINGKAS :
LAMPIRAN :
DARI : KEPADA :
TANGGAL : NO. SURAT :
PENGOLAH : PARAF :
CATATAN:
(Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:56)
20
Paraf, Tanggal Terima, Nomor Urut, M/K, Kode, dan Catatan.
Untuk lebih jelasnya berikut ini diberikan contoh Kartu Kendali.
Penggunaan Kartu Kendali pada pencatatan dan pengendalian
surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari Buku Agenda
dan buku ekspedisi. Ini disebabkan para ahli melihat bahwa
susunan Buku Agenda yang kronologis sukar membantu penemuan
informasi sesuatu surat dengan cepat. Untuk mencari sesuatu
informasi dari sesuatu surat, petugas terpaksa membolak-balik
hampir semua halaman Buku Agenda, terutama kalau tanggal
masuk surat tidak diketahui oleh petugas. Dan peminta informasi
atau petugas Buku Agenda itu sendiri sekalipun, selalu akan lupa
pada tanggal. Sehingga petugas sukar mencari informasi melalui
Buku Agenda. Maka oleh para ahli kearsipan dicobalah mencari
jalan keluar. Mereka mencoba pemakaian kartu-kartu seperti pada
perpustakaan. Maka lahirlah prosedur Kartu Kendali, yaitu
prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat
dikontrol sejak masuk sampai disimpan.
Dengan Kartu Kendali, penemuan informasi suatu surat lebih
mudah dibanding dengan Buku Agenda. Sebab Kartu Kendali
disusun sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda
susunannya kronologis. Surat-surat dari satu koresponden
(pengirim) di dalam Buku Agenda letaknya akan terpisah-pisah
sesuai dengan waktu masuk masing-masing surat. Tetapi surat-
surat tersebut di dalam kotak Kartu Kendali letaknya menjadi satu
atau bersama-sama di bawah satu caption (nama), tidak perduli
kapan pun surat-surat tersebut diterima. Untuk mencari informasi
mengenai surat yang sudah lama diterima, misalnya 2-3 tahun yang
lalu, Buku Agenda sukar membantu dengan cepat. Sedangkan pada
kotak Kartu Kendali semua informasi dari satu koresponden tetap
berada pada satu tempat, dan waktu penerimaan surat tidak
menjadi masalah.
21
Mengenai penyimpanan suratnya sendiri, antara prosedur
Buku Agenda dan prosedur Kartu Kendali sama saja, yaitu
tergantung sistem penyimpanan yang dipilih. Ada beberapa sistem
penyimpanan yang baik yang dapat dipakai. Hanya yang perlu
dihindarkan adalah sistem kronologis. Pada sistem ini surat-surat
dari hari ke hari dimasukkan dalam ordner map. Semua surat dari
berbagai koresponden akan bercampur menjadi satu sesuai waktu
masuk. Sebenarnya dengan ordner pun sistem yang tepat dapat
juga dipergunakan, misalnya sistem abjad, sistem numberik, sistem
geografis, maupun sistem subjek.
Sistem penyimpanan surat pada prosedur Kartu Kendali dapat
dipilih dari sistem-sistem yang ada seperti subjek, abjad, numerik,
atau geogafis. Memang umumnya sistem penyimpanan (filing
system) yang dipilih pada sistem Kartu Kendali adalah sistem
subjek, apalagi untuk organisasi yang besar seperti instansi
pemerintah di mana terdapat berbagai macam unit kerja dan
kegiatan. Tetapi sistem penyimpanan ini tidak boleh disamaratakan
untuk semua unit kerja dan semua kegiatan. Banyak formulir atau
kartu-kartu yang tidak dapat disimpan menurut subjek sistem.
Sistem penyimpanan seyogianya dipilih berdasarkan kebutuhan
masing-masing unit kerja. Karena itu banyak petugas dan unit kerja
yang sukar menerapkan sistem subjek secara tuntas, padahal dari
buku pedoman sudah ditetapkan penyimpanan surat harus
mempergunakan sistem subjek. Penggunaan Kartu Kendali pun
masih sering disertai dengan penggunaan Buku Agenda. Hal ini
seharusnya tidak terjadi, sebab Kartu Kendali itu sama juga
fungsinya dengan Buku Agenda dan buku ekspedisi, yaitu
mencatat, mengawasi, mengatur, mengendalikan, mengedarkan,
dan mendistribusikan surat.
22
Gambar 2.2
Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Kartu Kendali
(Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:59)
c. Prosedur Tata Naskah
Di samping pencatatan dan pengendalian surat dengan
prosedur Buku Agenda dan prosedur Kartu Kendali, masih ada lagi
cara ketiga, yaitu prosedur Tata Naskah. Sama seperti dua prosedur
sebelumnya, prosedur Tata Naskah bertujuan untuk memudahkan
penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-
segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun di dalam Takah.
Takah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam
memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai
segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok secara kronologis
dalam sebuah berkas.
23
Gambar 2.3
Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah
(Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:60)
Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu
map jepit (snelchekter map) yang berisi surat untuk diedarkan
kepada pengolah-pengolah yang berwewenang terhadap
pengolahan surat yang bersangkutan. Map ini akan bertambah
dengan instruksi-instruksi, disposisi-disposisi, catatan-catatan,
konsep-konsep surat balasan dan perubahan-perubahannya, dan
arsip surat balasan, yang dimasukkan ke dalam map Takah
berurutan secara kronologis. Takah ini beredar dari pejabat ke
pejabat lain sesuai keperluan, dan peredarannya dimonitor terus-
menerus oleh Tata Usaha Takah, sampai akhirnya persoalan suatu
surat selesai dan Takahnya disimpan di Tata Usaha Takah menurut
sistem penyimpanan (filing system) tertentu yang dipilih.Umumnya
sistem penyimpanan Takah adalah sistem subjek (sistem pokok
24
soal), walaupun tidak tertutup kemungkinan penyimpanan
berdasarkan sistem lain, seperti sistem abjad (nama), sistem nomor,
atau sistem geografis.
Pencatatan surat masuk dan surat keluarnya sendiri tetap
mempergunakan Buku Agenda yang di dalam prosedur Takah
disebut Buku Pencatatan Keluar dan Buku Pencatatan Masuk.
Bilamana sistem penyimpanan yang dipilih untuk Takah adalah
sistem subjek, maka sebagaimana lazimnya sistem subjek,
diperlukan suatu buku daftar istilah-istilah subjek yang umum
disebut Buku Klasifikasi Subjek. Buku Klasifikasi Subjek ini dapat
dibuat sendiri, atau memilih salah satu dari pola-pola klasifikasi
subjek yang standar, seperti Dewey Decimal Classification (DDC),
Universal Decimal Classification (UDC), Library of Congress
Classification (LC), dan beberapa thesaurus lain yang ada. Bagan
klasifikasi yang standar ini kebanyakan dipergunakan untuk
penggolongan koleksi di perpustakaan.
25
Berikut ini disajikan cara membuka (membuat) Takah pada Dep.
Hankam R.I :
Gambar 2.4
Cara membuka Takah
Menteri mengirim nota kepada Sekjen untuk
menyusun konsep cara-cara pemberian tanda jasa dan
nama-nama penerima tanda jasa.
Karena nota tersebut mengenai persoalan
kepegawaian, maka oleh Sekjen nota ini dibicarakan
dengan Kepala Biro Kepegawaian.
Karo Kepegawaian membuat (membuka) Takah
dengan nomor tertentu. Nota Menteri dimasukkan
dalam map Takah sebagai naskah No. 1. Setelah Karo
membuat konsep, maka konsep ini menjadi naskah No.
2. Takah dikirim kepada Menteri untuk persetujuan
konsep Keputusan Menteri.
Sesudah ada Keputusan Menteri, Takah diteruskan lagi
kepada Karo Kepegawaian.
Karo kepegawaian membuat konsep usulan nama-
nama karyawan yang akan mendapat tanda jasa untuk
mendapatkan persetujuan Menteri.
(Sumber: Zulkifli Amsyah, 1989:62)
Demikian seterusnya sampai persoalan selesai, dan semua “jalan
cerita” sudah berada di Takah. Takah kemudian disimpan di Tata
Usaha Takah sesuai dengan sistem penyimpanan yang sudah
ditentukan.
26
11. Sistem Pengarsipan (Filing)
Filing adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan
dan merupakan cara atau metode yang sistematis sehingga warkat
tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Menurut Daryanto & Abdullah
(2013 : 154-156) terdapat lima sistem untuk menyelenggarakan
pengarsipan, yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem nomor, sistem
geografis, dan sistem kronologis.
a. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah dasar dari semua sistem yang lain.
Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip
berdasarkan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama
organisasi, nama orang, nama instansi, nama tempat, atau nama
barang. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan
paling banyak dipergunakan. Sistem ini disebut langsung karena
tidak menggunakan indeks yang digunakan sebagai petunjuk untuk
menyimpan dan menemukan arsip manfaat utamanya selain
langsung juga sederhana, sesederhana kita melafalkan a, b, dan c.
Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor
atau angka, karena dimungkinkannya pengolahan melalui
komputer, tetapi jenis arsip diklasifikasikan berdasarkan abjad.
Misalnya surat, formulir, laporan, daftar alamat, arsip
kepegawaian, arsip kesehatan, hal-hal yang berkaitan dengan segi
hukum, dan masih banyak lagi yang lain. Melalui sistem abjad,
semua arsip ini dapat diberkas baik secara tunggal maupun
berkelompok sehingga arsip dapat ditemukan dengan cepat
bilamana diperlukan.
Agar pembuatan sistem abjad dapat berjalan dengan lancar,
maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai
dalam organisasi tersebut. Susunan dalam sistem penataan berkas
berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z,
27
tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai
jenis nama, seperti nama orang, perusahaan, departemen, dan
lembaga pemerintah non departemen.
b. Sistem Subjek atau perihal
Jika anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad, maka
anda dapat menerapkan pengarsipan dengan sistem subjek dalam
menyimpan arsip. Untuk menerapkan sistem subjek, anda harus
menentukan terlebih dahulu hal-hal yang umumnya
dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. Hal-hal tersebut
kemudian dikelompokkan menjadi satu subjek. Misalnya, masalah
yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu
subjek di bawah judul “kepegawaian”, hal-hal yang berkenaan
dengan keuangan dikelompokkan dalam satu subjek “keuangan”.
Selanjutnya, rincian dari subjek itu dapat identifikasi, seperti
kepegawaian mencakup cuti, kenaikan pangkat, lamaran kerja, dan
sebagainya. Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan
subjek dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah
dijadikan sub-subjek.
c. Sistem Nomor
Kode nomor dipakai sebagai pengganti nama orang atau
instansi, sehingga disebut sistem nomor. Pada prinsipnya, sistem
penyimpanan arsip sama dengan sistem abjad, hanya nama-nama
orang atau instansi diganti dengan kode nomor. Misalnya, surat-
surat dari dan kepada Arsip Nasional Repubik Indonesia akan
disimpan dalam map bernomor 2000, atau kartu nama Nilasari
diberi nomor 27451. Nomor tersebut akan berlaku selamanya.
Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem nomor,
seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi, bank, dan lain-lain,
karena sudah memahami tata caranya, serta keuntungan serta
kerugian dalam penerapannya. Namun, masih banyak juga instansi
28
yang menerapkan sistem nomor hanya karena sistem nomor lebih
mudah dibandingkan dengan sistem abjad.
Sebenarnya sistem nomor lebih sukar dibandingkan dengan
nama. Misalnya nasabah tabanas atau pasien sebuah puskesmas
atau rumah sakit, pasti akan lebih ingat namanya daripada nomor
tabanas atau nomornya sebagai pasien di suatu rumah sakit. Oleh
karena itu, untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu
yang disebut dengan indeks, yaitu kartu kecil yang memuat nomor
dan nama nasabah, atau pasien yang penyusunannya berdasarkan
urutan abjad. Itu sebabnya sistem nomor disebut sistem
pengarsipan tidak langsung sedangkan sistem abjad disebut sistem
pengarsipan langsung.
d. Sistem Geografis
Jika anda menghendaki menyimpan anda dapat menggunakan
sistem geografis. Kegiatan organisasi dimana sistem geografis
dapat digunakan, biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah
atau wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi yang mempunyai
beberapa kantor cabang juga dapat menggunakan sistem geografis.
Dalam pelaksanaan sistem geografis ini anda dapat
menggunakan nama daerah wilayah sebagai judul yang kemudian
dapat diklasifikasikan menjadi daerah atau kota yang ada di dalam
daerah atau kota tersebut. Selanjutnya dapat dikembangkan lebih
jauh dengan nama-nama instansi, perusahaan, atau orang yang ada
di setiap kota di daerah atau wilayah tersebut.
e. Sistem Kronologis
Sistem ini digunakan untuk arsip yang disusun menurut
urutan tanggal masuk dan keluar arsip. Surat-surat atau arsip yang
masuk lebih akhir ditempatkan paling depan. Selanjutnya anda
hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip dalam bulan-bulan
tiap tahun. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk
menyederhanakan tugas pengarsipan jika kegiatan surat menyurat
29
dalam organisasi belum banyak. Jika kegiatan atau aktivitas
pimpinan organisasi berkembang demikian cepat, sehingga
menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya anda menggunakan
sistem lain yang lebih memadai.
Diantara semua sistem yang telah diuraikan, maka sistem
abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang
dipilih. Artinya, meskipun anda memilih sistem subjek, sistem
angka, atau sistem geografis, anda harus selalu menyusunnya
kembali menurut urutan abjad. Oleh sebab itu, anda harus
memahaminya benar sistem abjad karena sistem ini akan sangat
membantu anda dalam melaksanakan tugas pengarsipan. Dapat
dikatakan sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem
pengarsipan.
12. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur
pengelolaan surat masuk menurut Petunjuk Arsip Nasional RI dalam
Sutarto (1992 : 231-236) adalah sebagai berikut:
a. Penerimaan Surat
Surat-surat dinas yang datang atau masuk diterima oleh
Petugas Penerima Surat (baik surat yang datang melalui pos
maupun melalui kurir dan lain-lain). Kemudian surat-surat disortir
untuk menentukan atau mengelompokan surat yang boleh dibuka
dan yang tidak boleh dibuka (surat rahasia), dan surat-surat pribadi.
b. Membuka Surat
Surat-surat rahasia dan tertutup lainnya diberi stempel jam
dan tanggal terima surat pada amplop bagian belakang. Sedangkan
surat-surat yang dapat dibuka distempel pada suratnya di belakang.
Selanjutnya petugas meneliti apakah lampirannya sesuai dengan
apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lain-
30
lain. Jika surat tidak jelas alamatnya (tidak ada), hendaknya
amplop diklip menjadi satu dengan surat.
c. Mengelompokkan surat
Surat-surat dikelompokkan menjadi satu berdasarkan susunan
kronologis tanggal surat. Kemudian diserahkan kepada Petugas
Pencatat Surat.
d. Menilai Surat
Oleh Petugas Pencatat Surat dinilai untuk menentukan mana
yang penting dan mana yang rutin atau biasa. Jika surat sudah
ditentukan golongannya, masing-masing golongan dikelompokkan
menurut asal surat dan disusun secara kronologis. Untuk
memudahkan menentukan nilai surat dapat dibantu dengan
pertanyaan-pertanyaan seperti di bawah ini:
1) Bagaimana akibatnya jika surat-surat yang bersangkutan
terlambat sampainya kepada Unit Pengolah?
2) Apakah akan mengganggu kelancaran tugas-tugas pekerjaan
seandainya surat tersebut hilang?
3) Andai kata hilang apakah informasinya masih dapat ditemukan
pada sumber lainnya?
4) Apakah surat yang bersangkutan penting bagi kelangsungan
hidup organisasi yang bersangkutan?
5) Apakah surat yang bersangkutan memerlukan tindak lanjut?
6) Dan lain-lain.
e. Mencatat surat penting
1) Keterangan-keterangan yang perlu dicatat:
a) Tanggal penerimaan surat
b) Nomor urut surat masuk
c) Mencoret huruf K (Keluar, karena yang sedang diproses
adalah surat masuk)
d) Isi ringkas, diambil dari isi ringkas yang terkandung dalam
surat
31
e) Memberi kode klasifikasi
f) Memberi indeks atau pengenal
g) Dari mana surat itu berasal
h) Kepada surat itu ditujukan
i) Tanggal dan nomor surat
j) Pengolahan surat
f. Pencatatan pada Kartu Kendali sebanyak 3 lembar:
1) Tanggal dan nomor urut:
Mencatat tanggal datangnya surat, dan mencatat nomor urut
dari surat yang bersangkutan. Karena surat tersebut surat
masuk maka huruf K yang dicoret.
2) Isi ringkas:
Menentukan isi surat secara ringkas. Ini harus benar-benar
ringkas, sedapat mungkin tidak lebih dari 5 kata.
3) Kode:
Penentuan kode harus disesuaikan dengan isi ringkasan surat.
Dalam setiap instansi harus dibuat daftar klasifikasi arsip yang
berisi kode dan masalah. Maka setiap surat yang masuk dapat
diberi kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi yang telah
dibuat.
Contoh: masalah pengangkatan calon pegawai negeri dalam
daftar tercantum kode Kp 401 yang berarti:
Kp = Kepegawaian
40 = mutasi
1 = pengangkatan
Masalah penataran dalam daftar tercantum kode Kp 502 yang
berarti:
Kp = Kepegawaian
50 = penilaian
2 = penataran
32
Masalah bantuan keuangan luar negeri non pangan dalam
daftar tercantum kode Ku 202 yang berarti:
Ku = Keuangan
20 = bantuan luar negeri
2 = non pangan
4) Indeks:
Penentuan indeks diambil dari keterangan isi surat yang dapat
digunakan sebagai tanda pengenal surat yang paling tepat.
Antara indeks dan isi surat harus saling berkaitan. Indeks dapat
berupa masalah; nama orang, nama organisasi, atau nama
tempat.
5) Lampiran:
Diisi dengan jumlah yang dilampirkan.
6) Dari atau kepada:
Yang dicatat di sini adalah tanggal yang tercantum pada surat
yang bersangkutan, demikian pula nomor adalah nomor surat
yang bersangkutan.
7) Pengolah:
Yang dicatat di sini adalah siapa yang nantinya akan
menangani surat yang bersangkutan.
Contoh: surat yang ditujukan kepada Rektor mungkin yang
akan menangani bukan Rektor melainkan Dekan Fakultas maka
pada kolom Pengolah ditulis Dekan Fakultas.
Surat yang ditujukan kepada Sekretaris Jenderal isinya
mungkin harus ditangani oleh Biro Kepegawaian karena
menyangkut masalah kenaikan pangkat, maka pada kolom
pengolah pada Kartu Kendali harus ditulis Biro Kepegawaian.
8) Tunjuk silang
Kadang-kadang dalam sepucuk surat terdapat obyek lebih dari
satu masalah, lebih dari satu macam organisasi, lebih dari
seorang nama, lebh dari satu tempat, karena obyek yang satu
33
telah dicatat pada indeks, maka yang satunya dicatat pada
kolom Tunjuk Silang dan kemudian dibuatkan lembar tunjuk
silang.
Contoh Kartu Kendali dan Lembar Tunjuk Silang adalah sebagai berikut:
Tabel 2.2
Kartu Kendali
INDEKS: TGL.:
NO. URUT M/K
KODE:
ISI RINGKAS:
LAMPIRAN:
DARI: KEPADA:
TANGGAL: NO. SURAT:
PENGOLAH: PARAF:
TUNJUK SILANG:
S( (Sumber: Sutarto, 1992:234)
34
Tabel 2.3
Lembar Tunjuk Silang
INDEKS: KODE: TGL:
No.:
ISI RINGKAS:
DARI: KEPADA:
Lihat Berkas
INDEKS: KODE: TGL.:
NO.:
(Sumber: Sutarto, 1992:235)
g. Mengarahkan Surat
Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap 3, surat
diserahkan kepada Unit pengolah bersama Kartu Kendali II
berwarna hijau dan Kartu Kendali III berwarna merah. Sedangkan
Kartu Kendali I berwarna putih ditinggal pada Petugas Pengarah
(Pengendali).
Kartu Kendali II dan III diparaf oleh Unit Pengolah, kemudian:
1) Kartu Kendali II disampaikan kepada Petugas Pengarah
untuk dicek, dan selanjutnya disimpan oleh Petugas Penata
Arsip. Kartu Kendali II ini berfungsi sebagai arsip
pengganti selama suratnya masih aktif digunakan pada Unit
Pengolah.
2) Kartu Kendali III diklip menjadi satu dengan suratnya.
Apabila proses surat masuk ditunjukkan dengan gambar
akan nampak sbb:
35
Gambar 2.5
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
(Sumber: Sutarto, 1992 : 236)
Keterangan:
a = amplop berisi surat
b = surat
1c = Kartu Kendali I berwarna putih
2c = Kartu Kendali II berwarna hijau
3c = Kartu Kendali III berwarna merah
36
13. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat
suatu organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain,
baik perseorangan maupun kelompok. Prosedur pengelolaan surat
keluar menurut Petunjuk Arsip Nasional RI dalam Sutarto (1992 : 242-
243) adalah sebagai berikut:
a. Pencatatan
1) Seperti halnya surat penting ke luar, pencatatan surat biasa
keluar juga dilakukan oleh Pengolah yang bersangkutan pada
Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2.
2) Bedanya dengan pencatatan surat biasa masuk adalah:
a) Pada kolom DISAMPAIKAN dicatat jam dan tanggal
penyampaian Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan
b) Pada kolom DITERIMA dicatat oleh Unit Kearsipan
c) Pada PARAF kalau surat biasa masuk yang memaraf
Unit Pengolah, sedang untuk surat biasa ke luar yang
memaraf Unit Kearsipan.
b. Penyampaian
1) Setelah dicatat, surat beserta arsip surat dan kedua Lembar
Pengantar Surat Biasa disampaikan kepada Unit Kearsipan,
untuk diberi stempel.
2) Setelah surat aslinya dikirimkan, arsip surat distempel jam dan
tanggal pengirimannya.
3) Selanjutnya arsip surat dan Lembar Pengantar Surat Biasa II
disampaikan kepada Unit Pengolah untuk disimpan, dan
Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan pada Unit Kearsipan
pada Pencatat.
37
Proses tersebut dapat digambarkan sbb:
Gambar 2.6
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
(Sumber: Sutarto, 1992:234)
Keterangan:
a = arsip surat
b = surat asli yang akan dikirim
1c = Lembar Pengantar Surat Biasa I
2c = Lembar Pengantar Surat Biasa II
d = amplop berisi surat yang akan dikirim
38
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Menurut H. B. Sutopo (2002:52) tempat atau lokasi yang
berkaitan dengan sasaran atau permasalahan penelitian juga merupakan
salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh peneliti.
Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas
dilakukan bisa digali lewat sumber lokasinya baik yang merupakan
tempat maupun lingkungannya. Dari pemahaman lokasi dan
lingkungannya peneliti bisa secara cermat mencoba mengkaji dan
secara kritis menarik kemungkinan simpulan yang berkaitan dengan
permasalahan penelitian.
Pengamatan ini mengambil lokasi di PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang beralamat di Jl. Mpu
Tantular No. 25 Semarang. Pada lokasi pengamatan ini penulis di
tempatkan pada bagian SDM dan Umum. Dengan pertimbangan
sebagai berikut:
a. Lokasi tersebut merupakan tempat dilaksanakan proses kegiatan
magang.
b. Di lokasi tersebut terdapat permasalahan yang ingin penulis kaji
dalam pengamatan ini.
c. Penulis mendapatkan ijin sebagai tenaga magang untuk
mengumpulkan data yang akurat dalam melaksanakan pengamatan
secara langsung di lapangan atau lokasi terkait proses pengelolaan
surat masuk dan surat keluar sesuai dengan permasalahan.
d. Tentunya lokasi tersebut merupakan rekomendasi dari instansi PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang kepada
penulis untuk melaksanakan observasi sekaligus mengumpulkan
data-data yang diperlukan sebagai bahan materi Tugas Akhir.
39
2. Jenis Pengamatan
Pengamatan dalam penulisan tugas akhir ini menggunakan
pendekatan deskriptif kualitatif. Menurut H. B. Sutopo (2002:35)
dalam deskriptif kualitatif “data yang dikumpulkan terutama berupa
kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih daripada
sekedar angka atau frekuensi. Peneliti menekankan catatan yang
menggambarkan situasi sebenarnya guna mendukung penyajian data”.
Pengamatan dilakukan dengan menggunakan observasi berperan aktif.
Menurut Spradley dalam H. B. Sutopo (2002:68) observasi berperan
aktif ini merupakan cara khusus dan penulis tidak bersikap pasif
sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peran yang
dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan
pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa
diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data. Penulis
bahkan bisa berperan yang tidak hanya berbentuk dialog atau
bercakap-cakap yang mengarah pada pendalaman dan kelengkapan
datanya, tetapi juga bisa mengarahkan peristiwa-peristiwa yang sedang
dipelajari demi kemantapan datanya.
Pengamatan yang dilakukan penulis terbatas pada usaha untuk
mengungkapkan suatu masalah keadaan atau peristiwa sebagaimana
keadaan yang terjadi, sehingga mengarah pada pendiskripsian secara
rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang
sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan. Pengamatan yang
dilakukan penulis untuk mendeskripsikan mengenai prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum
PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang semarang.
40
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data
a. Teknik Penentuan Sampel
Teknik penentuan sampel yang digunakan oleh penulis
adalah Purpose Sampling. Menurut H. B. Sutopo (2002:56) dalam
penelitian kualitatif cuplikan yang diambil lebih bersifat selektif.
Peneliti mendasarkan pada landasan kaitan teori yang digunakan
keingintahuan pribadi, karakteristik empiris yang dihadapi, dan
sebagainya. Sumber data disini tidak digunakan sebagai yang
mewakili populasinya tetapi lebih mewakili informasinya, dalam
purpose sampling, penulis cenderung memilih informan yang
dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam
dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap.
b. Sumber Data
Menurut H. B. Sutopo (2002 : 50-54) adapun sumber data
yang digunakan selama kegiatan pengamatan adalah:
1) Narasumber (informan)
Dalam deskriptif kualitatif posisi sumber data manusia
(narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang
memiliki informasinya. Sumber data yang berupa manusia di
dalam deskriptif kualitatif lebih tepat disebut informan
daripada responden. Informan atau narasumber sangat penting
perannya sebagai orang yang memiliki informasi, narasumber
bukan hanya sekedar memberikan tanggapan yang diminta
penulis, tetapi juga lebih memilih arah dan selera yang
menyajikan informasi (H.B. Sutopo, 2002:50).
Data dari informan diperoleh melalui wawancara yang
dilakukan selama magang. Narasumber dalam wawancara ini
diambil dari berbagai keragaman secara komprehensif
mengenai prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di
bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia
41
(Persero) Cabang Semarang. Adapun subjek penelitian ini
adalah
a) Bapak Prasojo Hendi selaku Asisten Manager SDM dan
Umum
b) Bapak Ahmad Luthfi selaku Staff SDM dan Umum
2) Peristiwa atau Aktivitas
Data atau informasi juga dapat dikumpulkan dari
peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang
berkaitan dengan sasaran pengamatannya. Dari pengamatan
pada peristiwa atau aktivitas, penulis bisa mengetahui proses
bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena
menyaksikan sendiri secara langsung (H.B. Sutopo, 2002:51).
Peristiwa atau aktivitas yang diamati penulis selama
magang adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan
Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang.
3) Dokumen dan Arsip
Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang
berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu.
Dokumen dapat berupa rekaman tertulis tetapi juga berupa
gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan
aktivitas tertentu. Bila ia merupakan catatan rekaman yang
lebih bersifat formal dan terencana dalam organisasi, ia
cenderung disebut arsip. Keduanya dapat secara baik
dimanfaatkan sebagai sumber data dalam kegiatan pengamatan
(H. B. Sutopo, 2002:54).
Dalam pengamatan ini penulis memperoleh berbagai
dokumen yang berhubungan dengan pengelolaan surat sebagai
sumber data yang akan digunakan dalam penulisan tugas akhir.
42
4. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling
utama dalam pengamatan. Tujuan utama dari pengamatan adalah untuk
mendapatkan data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka
penulis tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data
yang ditetapkan. Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis
berdasarkan teknik pengumpulan data menurut H. B. Sutopo (2002 :
58-72), yaitu:
a. Wawancara
Tujuan utama melakukan wawancara adalah untuk
menyajikan konstruksi saat sekarang dalam suatu konteks
mengenai para pribadi, peristiwa, aktivitas, organisasi, perasaan,
motivasi, tanggapan atau persepsi, tingkat dan bentuk keterlibatan,
dan sebagainya untuk merekonstruksi beragam hal seperti itu
sebagai bagian dari pengalaman masa lampau, dan
memproyeksikan hal-hal itu dikaitkan dengan harapan yang bisa
terjadi di masa yang akan datang.
Penulis melakukan wawancara dengan bapak Prasojo Hendi
selaku Asisten Manager SDM dan Umum dan bapak Ahmad
Luthfi selaku Staff SDM dan Umum untuk mengetahui tentang
prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM
dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang.
b. Observasi
Penulis menggunakan observasi berperan aktif. Dengan
teknik observasi berperan aktif, penulis tidak bersifat pasif sebagai
pengamat, tetapi juga memainkan berbagai peran yang
dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan
pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa
diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data.
43
Penulis mengamati dan sekaligus berperan aktif dalam
kegiatan yang terjadi di bagian SDM dan Umum, terutama
mengenai prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
c. Mengkaji dokumen dan arsip
Dokumen bisa memiliki beragam bentuk, dari yang tertulis
sederhana sampai yang lebih lengkap, dan bahkan bisa berupa
benda-benda lainnya sebagai peninggalan masa lampau. Demikian
pula halnya arsip yang pada umumnya berupa catatan-catatan yang
lebih formal bila dibandingkan dengan dokumen sebagai catatan
formal arsip sering memiliki peran sebagai sumber informasi yang
sangat berharga bagi pemahaman suatu peristiwa.
Penulis mengkaji dokumen dan arsip yang berhubungan
dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar untuk
mengumpulkan data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir.
d. Perekaman
Alat kamera, foto, film dan video sering juga digunakan di
dalam penelitian kualitatif karena bisa sangat membantu di dalam
pengumpulan data, terutama untuk memperjelas deskripsi berbagai
situasi dan perilaku subjek yang diteliti. Demikian pula alat
perekam suara (tape recorder) banyak digunakan, terutam di dalam
pengumpulan data dengan teknik wawancara, sehingga kalimat
dapat direkam secara lengkap.
Penulis menggunakan alat perekam dalam proses wawancara
dengan tujuan dapat lebih mudah diingat tentang suatu deskripsi
berbagai situasi yang sedang diamati.
5. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan penulis adalah teknik
analisis menurut H. B Sutopo (2002:96) yaitu :
44
Bagan 2.1
Model Analisis Interaktif
(Sumber: H. B. Sutopo, 2002:96)
Reduksi dan sajian data ini harus disusun pada waktu penulis
sudah mendapatkan unit data dari sejumlah unit yang diperlukan dalam
pengamatan. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, penulis
mulai melakukan usaha untuk menarik kesimpulan dan verifikasinya
berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian
datanya. Bila simpulan dirasa kurang mantap karena kurangnya
rumusan dalam reduksi maupun sajian datanya, maka penulis wajib
kembali melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus
untuk mencari pendukung simpulan yang ada dan juga bagi
pendalaman data. Dalam keadaan ini tampak bahwa peneliti kualitatif
prosesnya berlangsung dalam bentuk siklus. Biasanya, sebelum penulis
mengakhiri proses pelaksanaan pengamatannya dan menyusun
laporan, kegiatan pendalaman data ke lapangan studinya dilakukan
untuk menjamin mantapnya hasil akhir pengamatan. Namun semuanya
itu sangat tergantung dari mantapnya keyakinan penulis terhadap apa
yang telah diperolehnya selama dalam perjalanan pelaksanaan
pengamatannya.
Pengumpulan
data
Reduksi
data
Sajian
data
Penarikan
simpulan/
verifikasi
45
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA
A. Profil Perusahaan
Nama Perusahaan : PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Nama Sebutan : PT PELNI (Persero)
Bidang Usaha : Pelayaran
Status Badan Hukum : Perseroan Terbatas
Alamat Kantor Pusat : Jl. Gajahmada 14 Jakarta Pusat 10130
Alamat Cabang Semarang : Jl. Mpu Tantular No 25 Semarang, Jawa
Tengah
Telepon Kantor Pusat : +62-21-6334342
Telepon Cabang Semarang : (024) 3546723, 3546723, 3580814
Faksimili Kantor Pusat : +62-21-63854130
Faksimili Cabang Semarang : 024-3555156
Call Center : 021-162
Homepage : http://www.pelni.co.id
Email Kantor Pusat : [email protected]
Email Cabang Semarang : [email protected]
Tanggal Berdiri : 28 April 1952
Tanggal Beroperasi : 28 April 1952
Dasar Hukum : Surat Keputusan Menteri Perhubungan
Nomor M.2/1/2 tanggal 28 Februari 1952
dan No. A.2/1/2 tanggal 19 April 1952
Modal Dasar : Rp 13.000.000.000.000
Modal Disetor : Rp 6.565.092.000.000
NPWP : 01.001.637.6 – 093.000
TDP : 09.05.1.50.37082
SIUP : BXXV-845/AL.58
Jumlah Kantor : 1 Kantor Pusat/47 Kantor Cabang
Wilayah Kerja : Seluruh Wilayah Indonesia
46
Pemegang Saham : Pemerintah Republik Indonesia (100%)
B. Logo Perusahaan
Logo merupakan sebuah simbol yang mangandung banyak arti dan
filosofi. Logo diyakini memberikan efek pengakuan tertentu kepada setiap
orang yang melihat atau memakai. Logo dapat mencerminkan identitas
sebuah perusahaan dan dapat dijadikan ciri khas berupa warna dan bentuk
logo tersebut.
Gambar 3.1
Logo PT PELNI (Persero)
Sumber : Bagian SDM dan Umum
Filosofi logo PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) adalah
sebagai berikut :
1. Bendera melambangkan logo dalam pelayaran
2. Bintang melambangkan cita-cita setinggi langit
3. Warna merah berarti keberanian, melambangkan raga manusia
4. Warna putih berarti kesucian, melambangkan jiwa manusia
47
C. Sejarah Berdirinya PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Sejarah berdirinya PT PELNI bermula dengan dikeluarkannya Surat
Keputusan Bersama (SKB) antara Menteri Perhubungan dan Menteri
Pekerjaan Umum tanggal 5 September 1950 yang isinya mendirikan
Yayasan Penguasaan Pusat Kapal-kapal (PEPUSKA).
Latar belakang pendirian Yayasan PEPUSKA diawali dari penolakan
pemerintah Belanda atas permintaan Indonesia untuk mengubah status
maskapai pelayaran Belanda yang beroperasi di Indonesia, N.V. K.P.M
(Koninklijke Paketvaart Matschappij) menjadi Perseroan Terbatas (PT).
Pemerintah Indonesia juga menginginkan agar kapal-kapal KPM dalam
menjalankan operasi pelayarannya di perairan Indonesia menggunakan
bendera Merah Putih. Pemerintah Belanda dengan tegas menolak semua
permintaan yang diajukan oleh pemerintah Indonesia.
Dengan modal awal 8 (delapan) unit kapal dengan total tonage 4.800
DWT (death weight ton), PEPUSKA berlayar berdampingan dengan
armada KPM yang telah berpengalaman lebih dari setengah abad.
Persaingan benar-benar tidak seimbang ketika itu, karena armada KPM
selain telah berpengalaman, jumlah armadanya juga lebih banyak serta
memiliki kontrak-kontrak monopoli.
Akhirnya pada 28 April 1952 Yayasan Pepuska resmi dibubarkan.
Pada saat yang sama didirikanlah PT PELNI dengan berdasarkan Surat
Keputusan Menteri Perhubungan Nomor M.2/1/2 tanggal 28 Februari
1952 dan No. A.2/1/2 tanggal 19 April 1952, serta Berita Negara Republik
Indonesia No. 50 tanggal 20 Juni 1952. Sebagai Presiden Direktur
Pertamanya diangkatlah R. Ma'moen Soemadipraja (1952-1955).
Delapan unit kapal milik Yayasan Pepuska diserahkan kepada PT
PELNI sebagai modal awal. Karena dianggap tidak mencukupi maka Bank
Ekspor Impor menyediakan dana untuk pembelian kapal sebagai tambahan
dan memesan 45 “coaster” dari Eropa Barat. Sambil menunggu datangnya
“coaster” yang dipesan dari Eropa, PELNI mencarter kapal-kapal asing
yang terdiri dari berbagai bendera. Langkah ini diambil untuk mengisi
48
trayek-trayek yang ditinggalkan KPM. Setelah itu satu persatu kapal-kapal
yang dicarter itu diganti dengan “coaster” yang datang dari Eropa.
Kemudian ditambah lagi dengan kapal-kapal hasil pampasan perang dari
Jepang.
Status PT PELNI mengalami dua kali perubahan. Pada tahun 1961
pemerintah menetapkan perubahan status dari Perusahaan Perseroan
menjadi Perusahaan Negara (PN) dan dicantumkan dalam Lembaran
Negara RI No. LN 1961. Kemudian pada tahun 1975 status perusahaan
diubah dari Perusahaan Negara (PN) menjadi Perseroan terbatas (PT)
PELNI sesuai dengan Akte Pendirian No. 31 tanggal 30 Oktober 1975.
Perubahan tersebut dicantumkan dalam Berita Negara RI No. 562-1976
dan Tambahan Berita Negara RI No. 60 tanggal 27 Juni 1976.
Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangan usaha,
perusahaan mengalami beberapa kali perubahan bentuk Badan Usaha.
Pada tahun 1975 berbentuk Perseroan sesuai Akta Pendirian Nomor 31
tanggal 30 Oktober 1975 dan Akte Perubahan Nomor 22 tanggal 4 Maret
1998 tentang Anggaran Dasar PT Pelni yang diumumkan dalam Berita
Negara Republik Indonesia tanggal 16 April 1999 Nomor 31 tambahan
Berita Negara Nomor 2203.
D. Visi dan Misi PT Pelayaran Nasional Indonesia
1. Visi : Menjadi Perusahaan Pelayaran yang Tangguh dan Pilihan Utama
Pelanggan
2. Misi :
a. Mengelola dan mengembangkan angkutan laut guna menjamin
aksesibilitas masyarakat untuk menunjang terwujudnya wawasan
nusantara
b. Meningkatkan kontribusi pendapatan bagi negara, karyawan serta
berperan di dalam pembangunan lingkungan dan pelayanan kepada
masyarakat
49
c. Meningkatkan nilai perusahaan melalui kreativitas, inovasi, dan
pengembangan kompetensi Sumber Daya Manusia
d. Menjalankan usaha secara adil dengan memperhatikan azas
manfaat bagi semua pihak yang terlibat (Stakeholders), dan
menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG)
E. Budaya Organisasi
Dalam mencapai visinya, PT PELNI (Persero) berkomitmen untuk
menerapkan Tata Nilai Utama (Core Value) sebagai berikut:
Integritas
Setiap INSAN PELNI harus bertindak dengan integritas (kejujuran,
konsisten, komitmen, berani dan dapat dipercaya) dalam rangka mencapai
keunggulan dalam kinerja berdasarkan tuntutan “stakeholders”
Service Exellence
Fokus pada pelanggan untuk memberikan pelayanan prima dan
memastikan produk/ jasa yang dikerjakan dapat memenuhi kebutuhan
pelanggan
Continous Learning
Setiap INSAN PELNI harus mampu mentransformasikan dirinya secara
berkelanjutan, berdasarkan tuntutan yang sedang maupun akan terjadi
Careness
Menjaga keselamatan, keamanan dan kesehatan lingkungan untuk pekerja,
mitra kerja, pelanggan maupun masyarakat pada umumnya.
F. Kegiatan Usaha
Usaha pokok PT Pelayaran Nasional Indonesia adalah menyediakan
jasa angkutan transportasi laut yang meliputi jasa angkutan penumpang
dan jasa angkutan muatan barang antar pulau. Saat ini perusahaan
mengoperasikan 28 unit armada kapal penumpang yang diklasifikasi
berdasarkan kapasitas jumlah penumpang, diantaranya : Kapal tipe 3.000
pax, tipe 2.000 pax, tipe 1.000 pax, tipe 500 pax, tipe Ro-Ro (Roll on -
Roll off) dan 1 unit kapal ferry cepat dengan kapasitas seluruhnya
50
berjumlah 36.913 penumpang. Di samping itu PT Pelni juga
mengoperasikan 4 unit armada kapal barang dengan total bobot mati
berjumlah 1.200 ton.
Wilayah Indonesia yang terdiri dari 17.503 pulau, sangat
membutuhkan sarana transportasi laut untuk menghubungkan pulau-pulau
yang tersebar di seluruh Indonesia. Sesuai SK Dirjen Perla no. AT
55/I/8/DJPL-06 Tgl 5 April 2006 tentang penetapan jaringan trayek tetap
dan teratur (Liner) angkutan laut penumpang dalam negeri untuk
PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). Tempat yang disinggahi
berjumlah 91 pelabuhan dengan 47 kantor cabang dan kurang lebih 300
travel agent yang tersebar di seluruh Indonesia.
Sesuai misinya “Mengelola dan mengembangkan angkutan laut guna
menjamin aksesibilitas masyarakat untuk menunjang terwujudnya
wawasan nusantara”. PT Pelni melaksanakan tanggung jawabnya dengan
tidak hanya terbatas melayari route komersial, tetapi juga melayani
pelayaran dengan route pulau-pulau kecil terluar (Pepres No.78 tahun
2005 tentang Pengelolaan Pulau-pulau Kecil Terluar). Di samping itu
pemanfaatkan sumber daya alam dalam rangka pembangunan yang
berkelanjutan dan pemberdayaan masyarakat dalam rangka peningkatan
kesejahteraan dapat tercapai sesuai target sasaran.
Usaha-usaha yang di jalankan PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) adalah :
1. Usaha Sampingan : Hotel Bahtera Cipayung, Bogor, Jawa Barat
2. Usaha Penunjang (Unit Bisnis Strategis)
a. Angkutan Bandar
b. Keagenan Kapal
c. Dock atau Perbengkelan Kapal (Galangan Surya, Surabaya, Jawa
Timur)
d. Pelayanan Penumpang Kapal
e. Property Management PELNI
51
3. Anak Perusahaan
a. PT. SBN : Bongkar Muat & EMKL
b. PT. PIDC : Freight Forwarding, Pengelolaan Over bagasi
c. Rumah Sakit PELNI
Usaha-usaha tersebut dijalankan dengan tujuan untuk menambah profit
perusahaan.
G. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara
tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan
dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Struktur Organisasi menggambarkan kegiatan pekerjaan antara
yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi
dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan
wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada suatu pertanggung
jawaban apa yang akan di kerjakan.
Struktur Organisasi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang sebagai berikut:
52
Gambar 3.2
Struktur Organisasi PT PELNI (Persero) Cabang Semarang
(Sumber: Bagian SDM dan Umum)
53
H. Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan (job description) adalah daftar tugas-tugas dan
tanggung jawab dari sebuah posisi. Deskripsi pekerjaan biasanya
dikembangkan dengan melakukan analisis pekerjaan, yang meliputi
pemeriksaan tugas dan urutan tugas yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan.
Uraian Tugas Pokok atau job description PT PELNI (Persero)
Cabang Semarang adalah sebagai berikut :
54
Tabel 3.1
Job Description Kantor Cabang
NO NAMA NRP &
GOLONGAN
KELAS
JABATAN
MASA KERJA
DI PELNI JABATAN URAIAN TUGAS/ JOB DESCRIPTION
1.
Zamroni 04741/ IIIA 5 30 Tahun Kepala
Cabang
1. Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang,
menengah, pendek, dan program kerja perusahaan di
cabang
2. Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan,
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
pengendalian, dan pelaporan bidang perencanaan,
pendayagunaan dan pengembangan usaha cabang
3. Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan,
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
pengendalian, dan pelaporan bidang adm. Cabang
4. Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta
efisiensi kegiatan property management, meliputi
bidang perencanaan, pendayagunaan, dan
pengembangan usaha serta adm. Cabang
5. Memantau dan mengkoordinir penyelenggaraan
55
kegiatan bidang perencanaan, pendayagunaan dan
pengembangan serta adm. Di Kantor Sub.Cabang
6. Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan cabang,
yang meliputi kegiatan: perencanaan,
pendayagunaan, dan pengembangan usaha serta adm.
Cabang
7. Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM
pelaksana kegiatan di cabang
8. Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban
pengelolaan adm. Kegiatan cabang
9. Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan
pengelolaan data, informasi dan pelaporan hasil
kegiatan di cabang
10. Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain yang
diberikan oleh atasan atau BOD
2.
Agus Nugroho 05000/IIID 7 24 Tahun Kepala
Operasi
1. Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang,
menengah, pendek, dan program kerja perusahaan di
bidang perencanaan, pengendalian dan
pengembangan kegiatan usaha cabang
56
2. Menyiapkan konsep pengaturan kebijakan, keg
perencanaan, pengendalian dan pengembangan usaha
cabang yang meliputi penyiapan administrasi,
pengelolaan dan pengendalian operasional usaha
cabang serta dokumen termasuk dan tdk terbatas
meliputi kegiatan sebagaimana dibutuhkan dalam
kegiatan pemasaran jasa perusahaan, pelayanan
kapal, departure control system (DCS), pemanfaatan
fasilitas kepelabuhanan, penetapan dan pengendalian
operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan yang
berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan
laut, on time performance kapal, kepuasan pengguna
jasa (customer satisfaction) serta efektivitas dan
efisiensi usaha cabang yang optimal.
3. Menyelenggarakan kegiatan perencanaan,
pengendalian, dan pengembangan usaha cabang yang
meliputi penyiapan administrasi, pengelolaan dan
pengendalian operasional usaha cabang serta
dokumen termasuk dan tidak terbatas meliputi
57
kegiatan sebagaimana dibutuhkan dalam kegiatan
pemasaran jasa perusahaan, pelayanan kapal,
departure control system (DCS), pemanfaatan
fasilitas kepelabuhanan, penetapan dan pengendalian
operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan yang
berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan
laut, on time performance, kepuasan pengguna jasa
(customer satisfaction), serta efektivitas dan efisiensi
usaha cabang yang optimal.
4. Memantau, mengkoordinir dan mengendalikan
penyelenggaraan kegiatan perencanaan dan
pengendalian kegiatan operasi pelayanan kapal
perusahaan pada Kantor Cabang.
5. Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM
pelaksana kegiatan perencanaan dan pengendalian
operasional usaha cabang.
6. Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban
pengelola administrasi kegiatan perencanaan dan
pengendalian usaha cabang
58
7. Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan
pengelolaan administrasi usaha cabang.
8. Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan
pengelolaan data, informasi, dan pelaporan serta
laporan khusus hasil kegiatan perencanaan dan
pengendalian layanan usaha cabang sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
9. Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain-lain
yang diberikan oleh atasan.
3.
Muhammad
Badrun
02890/IIID 7 34 tahun Kepala
Adm.
Keuangan
1. Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang,
menengah, pendek dan program kerja perusahaan di
bidang administrasi keuangan
2. Menyiapkan konsep pengaturan kebijakan
administrasi keuangan perusahaan termsuk
pembuatan pedoman pengelolaan hutan, pencairan
piutang, penempatan dana, penerimaan dan
pengeluaran kas/bank berikut verifikasi bukti-
buktinya, pemotongan dan penyetoran iuran pegawai,
administrasi dan penyimpanan surat berharga serta
59
bkti-bukti kekayaan perusahaan
3. Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta
efisiensi kegiatan administrasi keuangan perusahaan
4. Memantau dan mengkoordinir penyelenggaraan
kegiatan administrasi keuangan perusahaan di kantor
cabang, Kapal, dan SBU
5. Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan
administrasi keuangan, termasuk pengelolaan hutang,
pencairan piutang, penempatan dana, penerimaan dan
pengeluaran kas/bank berikut verifikasi bukti-
buktinya, pemotongan dan penyetoran iuran pegawai,
administrasi dan penyimpanan surat berharga beserta
bukti-bukti kekayaan perusahaan yang optimal.
6. Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM
pelaksana kegiatan administrasi keuangan
7. Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban
pengelolaan administrasi kegiatan administrasi
keuangan perusahaan
8. Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan
60
pengelolaan administrasi perkantoran bidang
administrasi keuangan
9. Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan
pengelolaan data, informasi dan pelaporan hasil
kegiatan administrasi keuangan perusahaan.
10. Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan
administrasi perkantoran dan layanan umum
kerumahtanggaan kantor cabang
11. Melaksanakan tugas tambahan dan tugas-tugas lain
yang diberikan oleh atasan.
4.
Marinna Idawati 07548/ IIIB 9 17 Tahun Asman
Keuangan
1. Penyerahan RKA
2. Ketepatan pelaporan perpajakan
3. Penyerahan laporan bulanan
4. Penyerahan laporan triwulan
5. Penyerahan laporan tahunan
5.
Ruwiyadi 04741/IIIC 8 27 Tahun Asman
Pelayanan
Jasa
1. Penyerahan RKA
2. Realisasi RKA
3. Response Time atas masalah operasional
4. Service ability performance peralatan penunjang
61
pelayanan
5. Tanggal akhir pelaporan berkala
6. Melaksanakan pengawasan EMB/DBD
6.
Edy Rachman 05910/IIIB 9 22 Tahun Asman
Pemasaran
1. Penyerahan RKA
2. Realisasi RKA
3. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan penjualan
tiket kapal
4. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan boarding
di pelabuhan
5. Pelaporan hasil penjualan tiket harian
7.
Prasojo Hendi
Winisudo
08074/IIIB 10 5 Tahun Pjs.Asman
SDM dan
Umum
1. Penyerahan RKA
2. Realisasi RKA
3. Penyiapan fasilitas bidang umum (pemeliharaan aset/
inventaris)
4. Produktivitas SDM
5. Tanggal akhir pelaporan berkala RKA
6. Pelaporan absensi
8.
Ahmad Luthfi 08576/IIIA 13 3 Tahun Senior Staf 1. Membuat konsep surat-surat (surat keluar cabang,
nota dinas, spjdll dan pengarsipan)
62
2. Melakukan rekap data aset dan inventaris cabang
3. Membuat data check list dan kontrol service aset/
inventaris barang kantor
4. Kegiatan pelayanan tamu
5. Melakukan koordinasi dengan instansi terkait
pelaksanaan sertifikasi ABK (insidental)
9.
Betria Rizqi
Susanti
08129/IIIB 11 5 Tahun Junior Staf 1. Membuat JV
2. Melayani permintaan tiket, administrasi agent/ travel
3. Membuat laporan tiket bulanan
4. Membuat laporan bulanan, triwulan ke kantor pusat
5. Administrasi tiket batal dan rusak
10.
Dasmir 05631/IIIA 11 24 Tahun Junior Staf 1. Melaksanakan kegiatan penjualan tiket kapal
penumpang
2. Mencetak laporan penjualan tiket harian
11.
Sunaryadi Putranto 04775/IIIB 11 26 Tahun Junior Staf 1. Membuat surat-surat pelk clearence kapal
2. Mengajukan biaya uang rambu ke kapal
3. Melakukan koordinasi ke instansi terkait untuk
proses clearence
4. Melaksanakan EMB/DBD kapal
63
5. Melaksanakan clearence kapal turis
12.
Sudrajat 06191/IIIA 13 21 Tahun Sub. Cab.
Cirebon
1. Melakukan kegiatan Administrasi ticketing
(penjualan, membuat rekap dan laporan ticketing,
entry data ticketing oracle)
2. Melakukan pengecekan, pemeliharaan aset kantor
sub cab. Cirebon
3. Melakukan Administrasi keuangan (membuat
estimasi biaya dan melaporkan ke cabang Semarang,
adm pembayaran telepon, listrik, air, adm
pembayaran pensiun)
4. Melakukan Administrasi umum (pembayaran spj,
surat pengantar berobat, clearence in out)
13. Warimun 06403/IIB 13 22 Tahun Junior
Officer
1. Membuat/ menghitung biaya disbursement kapal
keagenan lokal/asing
2. Membuat surat keluar utk urusan UPK
3. Membuat invoice kapal-kapal keagenan
4. Mengurus perpanjangan sertifikat kapal-kapal
5. Membuat laporan sweping kapal-kapal
6. Melaksanakan koordinasi dgn instansi terkait proses
64
clearence
14. Astajib Tripratomo 04679/IIIC 13 25 Tahun Junior
Officer
1. Membuat dokumen/ surat-surat internal
2. Kegiatan pelayanan tamu
3. Melakukan rekap data OB
15. Etik MM 05713/IIIA 13 23 Tahun Kasir 1. Membuat BPU
2. Membayar tagihan CBV
3. Membuat laporan posisi keuangan
4. Membuat daftar dan melakukan pembayaran
pensiunan PELNI
16. Abdul Rifai 06287/IIB 14 22 Tahun Adm.
Officer
1. Mengentry data kas harian
2. Memilah dan mengarsip data kas, bank, memo, dan
dokumen lainnya
3. Membantu membuat laporan ticketing bulanan
4. Mengumpulkan data-data KP1danKP2 Keagenan
5. Mengambil rekening koran Mandiri dan BNI
6. Mencetak dan mengarsip buku besar
17. Muhammad
Muhajir
07716/IIA 14 16 Tahun Adm.
Officer
1. Membuat jadwal kapal
2. Mengetik PPKB masuk
3. Menyiapkan tangga kapal
65
4. Menghubungi petugas air pelindo
5. Melaksanakan EMB/DBD
6. Mencatat laporan harian
7. Membuat laporan bulanan ke ADPEL PELINDO
18. Danang Yuniarto 07770/IID 14 16 Tahun Adm.
Officer
1. Melengkapi nomor Dokumen BL
2. Membuat resi mualim, cargo list, tiket kendaraan,
BPU
3. Menyelesaikan pembuatan manifest
4. Menyelesaikan laporan B60B
5. Melakukan Penggandaan/ arsip muatan
(Sumber: Bagian SDM dan Umum)
66
I. Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan merupakan pejabat penghubung (liason
officer) antara perseroan dengan pihak-pihak berkepentingan serta
menjaga kepatuhan Perseroan terhadap hukum dan perundang-undangan.
1. Fungsi
a. Sekretaris Perusahaan berfungsi sebagai pejabat penghubung
(liason officer) antara Perseroan dengan Pemegang Saham,
regulator, lembaga lain, publik dan sebagai penanggung jawab
Sekretariat Perseroan yang didalamnya termasuk Sekretariat
Direksi serta menatausahakan dokumen-dokumen Perseroan.
b. Sekretaris Perusahaan harus memastikan bahwa Perseroan
mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan yang berlaku
dan wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan tugasnya
kepada Direksi secara berkala dan kepada Dewan Komisaris
apabila diminta oleh Dewan Komisaris.
c. Memastikan bahwa Perseroan taat terhadap berbagai peraturan
yang berlaku dan pelaksanaan Good Corporate Governance.
2. Tugas
a. Membuat perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan
komunikasi terhadap internaldan eksternal publik antara lain:
kegiatan publikasi, press release, customer respons, bulletin,
keprotokolan, hubungan dengan media masa.
b. Sebagai pengelola Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus,
Risalah Rapat Direksi, Rapat Gabungan Direksi dan Dewan
Komisaris serta Risalah RUPS.
c. Membantu ketatausahaan kegiatan Direksi yang terdiri dari :
1) Penyelenggaraan Rapat Kerja
2) Menyusun Agenda dan Undangan Rapat Direksi
3) Menyiapkan bahan-bahan rapat dan naskah-naskah pidato
Direksi.
67
4) Membuat dan memelihara risalah Rapat Direksi.
d. Mengkoordinasikan penyusunan laporan tahunan Perseroan.
e. Memberikan masukan kepada Direksi atas kegiatan perseroan yang
berkaitan dengan pelaksanaan GCG.
f. Membantu Direksi sebagai penanggungjawab penyelenggaraan
RUPS, termasuk pembuatan undangan, agenda, materi RUPS dan
pendistribusiannya.
g. Sekretaris Perusahaan harus selalu mengikuti perkembangan
peraturan-peraturan yang berlaku dan memastikan Perseroan untuk
memenuhi peraturan tersebut.
3. Persyaratan dalam Jabatan
a. Untuk diangkat sebagai Sekretaris Perusahaan harus memiliki
kualifikasi akademis dan pengalaman yang memadai sehingga
dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya dengan baik.
b. Memiliki pengetahuan di bidang Hukum, Ekonomi, Sosial, dan
Politik, terutama yang berhubungan dengan bidang usaha
Perseroan.
J. Sistem Recruitment
Recruitment adalah proses menarik orang-orang pada waktu yang
tepat, dalam jumlah yang cukup, dan dengan persyaratan yang layak,
untuk mengisi lowongan dalam organisasi. Perusahaan bisa memilih
pelamar-pelamar yang persyaratannya paling dekat berhubungan dengan
deskripsi pekerjaan. Recruitment PT PELNI (Persero) biasanya dapat
dilihat pada web resmi PT PELNI (Persero) yaitu https://www.pelni.co.id/
atau melalui situs http://rekrutmen.pelni.co.id/. Adapun langkah-langkah
pendaftarannya adalah sebagai berikut :
1. Akses http://rekrutmen.pelni.co.id/
2. Pilih menu registrasi untuk membuat akun baru
3. Aktivasi akun anda. Kode aktivasi akan dikirim ke email anda untuk
aktivasi akun
68
4. Silahkan login pada http://rekrutmen.pelni.co.id/
5. Isi seluruh informasi data yang diperlukan dan mohon periksa kembali
6. Upload file yang dibutuhkan
7. Silahkan pilih menu “lowongan” untuk melihat lowongan yang
tersedia
8. Pilih posisi sesuai dengan pendidikan terakhir
9. Klik “Apply”
Setelah melakukan registrasi, pelamar dapat mengikuti tes tertulis
sesuai jadwal yang telah ditentukan. Jika pelamar dinyatakan lolos dalam
tahap tes tertulis, pelamar dapat melakukan interview. Tahap terakhir yaitu
tes kesehatan. Tes kesehatan dapat dilakukan jika pelamar lolos dalam
tahap interview. Untuk pengumuman penerimaan pegawai dapat dilihat di
situs web resmi PT PELNI (Persero) atau peserta dapat dihubungi pihak
perusahaan via telepon.
K. Sistem Penggajian
Dalam sistem penggajiannya, PT PELNI (Persero) menerapkan
sentral pusat dengan merit system berdasarkan grade. Penggajiannya
dilakukan dengan caratransfer melalui via ATM Mandiri dengan ketentuan
dari SDM kantor pusat yang bersifat rahasia. Merit System merupakan
pemberian kompensasi kepada karyawan atas baik kerjanya karyawan
tersebut. Jika baik akan naik begitu juga sebaliknya.
Grade Jabatan adalah tingkatan atau level penggolongan jabatan
yang disusun berdasarkan berat ringannya tugas dan tanggung jawab
jabatan-jabatan di dalam organisasi di suatu perusahaan. Masing-masing
Grade Jabatan memiliki persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja
tertentu bagi karyawan yang berhak menduduki jabatan-jabatan Grade
tersebut. Grade Jabatan merupakan dasar dari promosi, transfer atau
mutasi, demosi, penggolongan gaji serta pemberian fasilitas-fasilitas
kepada karyawan.
69
L. Kinerja Perusahaan
1. Hari kerja : Senin s.d Jumat
2. Jam kerja : Pukul 08.00 s.d 16.00
3. Jam istirahat : Pukul 12.00 s.d 13.00
4. Seragam :
a. Senin s.d Kamis
Kemeja putihdengan logo PT PELNI (Persero) yang terletak di atas
saku sebelah kiri, sedangkan di atas saku sebelah kanan terdapat
tulisan nama pegawai, dan di sebelah lengan kanan terdapat tulisan
PELNI Cabang. Kemeja putih tersebut dipadukan dengan bawahan
berwarna biru tua.
b. Jumat
Memakai batik dengan bawahan bebas rapi.
5. Reward :
Reward merupakan sebuah bentuk apresiasi yang diberikan baik
oleh dan dari perorangan ataupun suatu lembaga yang biasanya
diberikan dalam bentuk material atau ucapan. Pemberian reward
bertujuan untuk memperkuat motivasi agar mencapai prestasi dan
memberikan tanda bagi seseorang yang memiliki kemampuan lebih.
Reward yang diberikan PT PELNI (Persero) kepada karyawannya
berupa kompensasi tanda jasa yang berbentuk Setya Lencana Maritim
dan bonus gaji. Reward tersebut diberikan kepada karyawan yang
kinerjanya bagus. Reward diberikan berdasarkan kebijakan dari kantor
pusat.
6. Punishment :
Punishment merupakan sebuah cara untuk mengarahkan sebuah
tingkah laku agar sesuai dengan tingkah laku yang berlaku secara
umum. Pemberian punishment bertujuan untuk mencegah terjadinya
tingkah laku yang tidak diharapkan dan untuk menghindarkan diri dari
tingkah laku yang tidak diharapkan. Punishment yang diberikan PT
70
PELNI (Persero) kepada karyawannya berupa Surat Peringatan
sebanyak 3 kali dan skors sesuai kewenangan dari kantor pusat.
M. GCG (Good Corporate Governance)
PT PELNI (Persero) memiliki kewajiban untuk menerapkan tata
kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) dengan tujuan
agar perusahaan memiliki daya saing yang kuat, baik secara nasional
maupun internasional sehingga mampu mempertahankan keberadaannya
dan hidup berkelanjutan untuk mencapai maksud dan tujuan BUMN serta
terciptanya dunia usaha yang semakin dinamis dan kompetitif.
Penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate
Governance) di lingkungan PT PELNI (Persero) sesuai dengan Peraturan
Menteri Negara BUMN tanggal 01 Agustus 2011 nomor: PER-01
/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good
Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara dan Surat
Keputusan Sekretaris Kementerian BUMN nomor: SK-16/S.MBU/2012
tanggal 6 Juni 2012 tentang Indikator/Parameter Penilaian dan Evaluasi
atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate
Governance) pada Badan Usaha Milik Negara.
Dengan memperhatikan pentingnya tujuan penerapan GCG, maka
PT PELNI (Persero) berkomitmen untuk mengelola perusahaan sesuai
dengan prinsip-prinsip GCG yaitu transparancy, accountability,
responsibility, indepedency dan fairness. Komitmen ini diwujudkan
dalam:
1. Pedoman GCG & SK Pedoman GCG PT PELNI (Persero)
2. Pedoman Code of conduct & SK Pedoman Code of Conduct PT
PELNI (Persero)
3. Tata Laksana Kerja (Bord Manual) Direksi & Dewan Komisaris PT
PELNI (Persero)
71
4. Benturan Kepentingan (Conflict of Interest) PT PELNI (Persero):
a. Bantuan Kepentingan Dewan Komisaris
b. Benturan Kepentingan Direksi
5. Pakta Integritas PT PELNI (Persero):
a. Pakta Integritas Dewan Komisaris
b. Pakta Integritas Direksi
6. Pedoman Penanganan Gratifikasi PT PELNI (Persero)
7. Manajemen risiko PT PELNI (Persero)
8. Annual Report PT PELNI (Persero):
a. AR 2009
b. AR 2010
c. AR 2011
d. AR 2012
e. AR 2013
f. AR 2014
Aturan dan ketetapan tersebut di atas merupakan dasar bagi insan PELNI
untuk menjalankan perusahaan.
N. CSR (CorporateSocial Responsibility)
Komitmen PT PELNI (Persero) dalam melaksanakan kegiatan
Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (Corporate Social Responsibility atau
CSR) merupakan bagian dari tugas dan kewajiban BUMN dalam turut
serta meningkatkan perekonomian masyarakat dan melestarikan
lingkungan. Oleh karena itu, kegiatan CSR PT PELNI (Persero)
dilaksanakan dalam framework Program Kemitraan dan Bina Lingkungan
(PKBL) yang telah dimulai sejak tahun 1990 dengan Mitra Binaan tersebar
di 26 provinsi dan jumlah dana yang sudah disalurkan hingga Desember
2013 mencapai Rp 29.209.438.097 yang bersumber dari laba Perusahaan
danhasil pengembangannya (revolving fund).
Mitra binaan PT PELNI (Persero) bergerak di berbagai sektor
ekonomi misalnya Industri, Perdagangan, Pertanian, Perkebunan,
72
Peternakan, Perikanan, Jasa dan koperasi dengan tingkat kolektibillitas
piutang yang masih berjalan (piutang aktif) dicapai sebesar 70%. Di sisi
lain program Bina Lingkungan yang dijalankan oleh PT PELNI (Persero)
meliputi kegiatan dalam bidang pemberian bantuan kemanusiaan bagi
daerah-daerah yang terkena bencana alam, bantuan pendidikan dan
pelatihan, bantuan peningkatan kesehatan masyarakat, bantuan
pengembangan prasarana dan sarana umum, bantuan pembangunan sarana
rumah ibadah, serta bantuan pelestarian alam.
Selama tahun 2010, dana Bina Lingkungan diberikan untuk wilayah
DKI Jakarta dan Jawa Barat dalam bentuk kegiatan Bhakti Sosial
Kemanusiaan dan Santunan Alat Pendidikan. Program BUMN Peduli,
belum dapat direalisasikan oleh PT PELNI (Persero) secara optimal
disebabkan keterbatasan anggaran dana program Bina Lingkungan,
mengingat dana Bina Lingkungan hanya berasal dari saldo tahun lalu
ditambah jasa giro, sedangkan alokasi penyisihan laba perusahaan belum
dapat terealisasi dengan baik dikarenakan perusahaan masih dalam
keadaan merugi secara akumulasi. Oleh karena itu, penyaluran dana
dilakukan dengan sangat selektif.
Realisasi penyaluran dana Bina Lingkungan tahun 2012 sebesar Rp
6.500.000,- dalam bentuk pemberian sumbangan atau bantuan untuk
kegiatan sarana ibadah Masjid Nurul Fatah di Provinsi Jawa Timur dan
Masjid PBNU di Provinsi DKI Jakarta. Pada periode 2012, PT PELNI
(Persero) juga melakukan beberapa kegiatan sosial, diantaranya
melakukan kunjungan sosial ke RS PELNI pada tanggal 4 Desember 2012,
Panti Asuhan Tanjung Priok pada tanggal 6 Desember 2012, di Panti
Asuhan Merpati Bekasi Timur pada tanggal 11 Desember 2012, kegiatan
bakti sosial di daerah Desa Pesawahan Salam Jaya Purwakarta pada
tanggal 14 April 2012 serta kegiatan bakti sosial di daerah Ciater Jawa
Barat pada tanggal 26 Mei 2012.
Untuk tahun 2013, bantuan dialokasikan ke wilayah disekitar lokasi
perusahaan baik di pusat maupun daerah diseluruh cabang PT PELNI
73
(Persero). Melalui kegiatan-kegiatan CSR yang dilakukan, PT PELNI
(Persero) mengedepankan eksistensi sebagai BUMN penyedia layanan
transportasi kelautan yang terus berupaya memenuhi kebutuhan pelanggan
dengan memberikan nilai tambah bagi stakeholders lain yang terkait
dengan kegiatan bisnis dan operasional Perusahaan. Hal ini ditujukan agar
PT PELNI (Persero) dapat terus bertumbuh dan memiliki bisnis yang
berkelanjutan.
1. Tanggap Darurat Gempa Padang
PT Pelayaran Nasional melakukan Tanggap Darurat atau
Management Response Team (MRT) terhadap berbagai peristiwa
bencana di Indonesia. Salah satu yang dilakukan PT PELNI adalah
membantu korban bencana gempa di Padang 2009.
Kapal penumpang yang dikerahkan adalah KM Sinabung,
sedangkan adalah KM Ganda Dewata kapal barang yang
diberangkatkan ke Padang. Kedua kapal ini diberangkatkan dari
Pelabuhan Tanjung Priok, Jakarta, dengan membawa bantuan,
relawan dan alat-alat berat ke Padang. Kapal tersebut berada di
Padang selama tujuh hari sebagai posko Tanggap Darurat. Posko
difungsikan sebagai tempat para relawan sekaligus bantuan untuk
para korban bencana Gempa Padang.
Kedua kapal ini mengangkut barang bantuan seperti genset, mie
instan, selimut, pakaian, tenda, ambulans, obat-obatan dan 23
kontainer. Total bantuan yang diangkut KM Sinabung berjumlah
2.975 kolli. Logistik bantuan gempa padang yang diangkut KM
Sinabung berasal dari wilayah Cirebon, Bandung, Sukabumi, Bogor,
Tegal, Jogjakarta, dan Semarang. Bantuan logistik dari PT PELNI
sendiri berupa sembako, air mineral, tenda dan lima genset yang
juga diangkut dengan kapal tersebut. Bentuk kepedulian PT PELNI ini
pun ditunjukkan dengan pemberian tiket gratis kepada korban
bencana alam. Selain itu, PT PELNI membentuk Posko PELNI
74
Tanjung Priok untuk menampung sumbangan, baik berupa barang
maupun kebutuhan pokok lainnya.
2. Tanggap Darurat Tsunami Mentawai
PT PELNI menyiagakan satu unit Kapal Motor (KM) Labobar
untuk membawa dan membantu koordinasi penyaluran bantuan korban
tsunami Mentawai. Kapal ini berada di Mentawai sampai 05
November 2010. Kapal ini tak hanya sebagai posko (pusat komando)
bantuan tetapi juga hotel terapung dan penginapan bagi relawan dan
pejabat negara. Semula kapal ini mengangkut bahan makanan, obat-
obatan serta sejumlah relawan dari Pelabuhan Tanjung Priok, Jakarta.
Namun, mengingat kondisi cuaca di Mentawai yang tidak menentu
serta gelombang laut yang tinggi, maka kapal ini menetap sementara di
Mentawai dan difungsikan sebagai pusat komando dan hotel terapung
bencana alam tsunami Mentawai.
3. Pemberian sumbangan Rp 100 juta untuk pembangunan Masjid Al
Fatah dan Gereja Maranatha
Sumbangan ini merupakan partisipasi PT Pelni terhadap
program Surya Baskara Jaya (SBJ) yang digelar oleh TNI AL dalam
membantu masyarakat Ambon dan sekitarnya. Kegiatan ini merupakan
salah satu rangkaian dari Sail Banda 2010. Sumbangan Rp100 juta ini
ditujukan untuk pembangunan Masjid Al Fatah dan Gereja Maranatha
yang berada di jantung Kota Ambon.
4. Tanggap Darurat Evakuasi Korban Banjir Bandang Wasior KM.
Nggapulu
PT PELNI mengangkut bantuan sembilan bahan pokok untuk
para korban bencana Wasior. Bantuan tersebut merupakan bagian dari
kepedulian PELNI yang bekerjasama dengan PT Sumber Alfaria
Trijaya, Tbk (Alfamart). Bantuan ini akan diangkut dengan KM.
Dorolonda yang berangkat dari Pelabuhan Tanjung Perak, Surabaya
(19/10) menuju Manokwari, Papua Barat. Pengangkutan bantuan ini
merupakan bagian dari Management Respon Team (MRT) PELNI
75
dalam tanggap darurat bencana Wasior. Bantuan ini didistribusikan ke
Manokwari, Papua Barat karena banyaknya pengungsi di wilayah
tersebut. Selain mengangkut bantuan, Kapal PELNI juga
mengevakuasi korban bencana Wasior. Di samping mengangkut
bantuan ini, PELNI juga telah melakukan Tanggap Darurat dengan
mengerahkan 4 kapal untuk evakuasi penumpang. Adapun MRT yang
telah dan akan segera dilakukan PT PELNI antara lain, pengerahan 4
kapal untuk evakuasi pengungsi, pemberlakuan tiket bebas untuk
pengungsi dari Wasior, dan Posko di kantor Sub Cabang PT PELNI
Wasior.
76
BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
Sebagai alat komunikasi, surat memegang peranan penting di dalam suatu
instansi atau perusahaan, terutama di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang. Semua instansi tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat
dalam menjalankan kegiatannya yang berhubungan dengan pihak internal maupun
eksternal. Besar kecilnya suatu instansi bisa dilihat dari volume surat masuk dan
surat keluar yang ada di dalam suatu instansi tersebut. Agar surat-surat tersebut
dapat dikelola dengan baik dan teratur maka perlu dilakukan kegiatan pengelolaan
surat dengan sistem yang tepat. Apabila arsip yang dimiliki sebuah instansi tidak
dikelola dengan baik, maka dapat mengakibatkan surat hilang, keterlambatan
dalam pendistribusian surat sehingga surat juga mengalami keterlambatan untuk
mendapat respon, tidak dapat menemukan kembali surat yang telah disimpan,
bahkan dapat menyebabkan bocornya informasi di dalam surat sehingga dapat
merugikan perusahaan. Dengan pengelolaan surat yang baik dan tepat maka dapat
meminimalisir terjadinya permasalahan di dalam pengelolaan surat dan kegiatan
surat-menyurat di dalam suatu instansi atau perusahaan dapat berjalan secara
efektif.
Semua surat yang ditujukan kepada PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang diterima di bagian SDM dan Umum yang kemudian
diolah dan didistribusikan ke bagian yang dituju. Pengelolaan surat masuk dan
surat keluar PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
dilakukan oleh salah satu pegawai di bagian SDM dan Umum. Agar dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik dan lancar, pegawai tersebut menjalani
pelatihan atau training selama 3 bulan. Training dilakukan dengan tujuan agar
perusahaan mendapatkan tenaga kerja yang ahli dan trampil sehingga dapat
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja serta dapat meningkatkan mutu hasil
kerja.PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang juga
memberikan motivasi kepada karyawannya dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Motivasi yang diberikan berupa reward dan punishment. Selain itu, dalam usaha
mensejahterakan karyawannya, PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
77
Cabang Semarang juga mengadakan rekreasi yang diadakan satu tahun sekali.
Tujuan diadakan rekreasi adalah untuk mengembalikan kesegaran karyawan
terhadap rutinitas pekerjaan yang monoton.
Berikut ini adalah hasil pengamatan penulis mengenai prosedur pengelolaan
surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang adalah sebagai berikut :
A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Prosedur pengelolaan surat masuk di bagian SDM dan Umum
sebagai berikut:
1. Penerimaan Surat
Surat masuk diterima dan diolah di bagian SDM dan Umum.
Penerimaan surat masuk juga bisa diterima via email. Dengan
membuka email PT PELNI (Persero) Cabang Semarang, surat-surat
masuk dicetak dan diolah. Email perusahaan harus sering-sering
dibuka untuk mengetahui surat-surat yang telah masuk agar segera
dapat diolah dan segera mendapat tanggapan.
2. Penyortiran
Penyortiran surat adalah kegiatan memisah-misahkan surat
yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kedalam kelompok
atau golongan-golongan yang telah ditentukan untuk pengolahan lebih
lanjut. Tujuan dilakukan penyortiran adalah untuk menentukan
prioritas penangannnya. Di bagian SDM dan Umum, surat-surat masuk
disortir untuk mengetahui prioritas penanganannya. Jika surat tersebut
termasuk surat penting, maka surat tersebut harus segera didisposisi
dan diserahkan kepada pimpinan agar segera mendapatkan tanggapan.
3. Pengagendaan
Pengagendaan suratmasuk adalah kegiatan mencatat surat
masuk ke dalam buku agenda. Buku ini bisa disebut sebagai Buku
Agenda Masuk (Daily Mail Record). Setiap surat masuk dicatat dan
diberi nomor agenda surat masuk. Pengagendaan ini berfungsi sebagai
78
alat bukti keluar masuknya surat, untuk mengetahui jumlah surat
masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu dan untuk
membantu dalam melakukan pencarian surat.
Berikut ini adalah tabel Agenda Surat Masuk PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang:
79
Tabel 4.1
Agenda Surat Masuk
No. No.
Agenda Dari
No.
Surat
Tanggal
Surat
Tanggal
Arsip Kapal Voyage Jenis Dokumen Perihal
(Sumber : Bagian SDM dan Umum)
Keterangan :
No. : diisi nomor urut 1 dst
No. Agenda : diisi nomor urut surat masuk
Dari : diisi nama pengirim surat baik nama
instansi ataupun perorangan
No. Surat : diisi nomor surat masuk (sesuai surat)
Tanggal Surat : diisi tanggal surat (sesuai surat)
Tanggal Arsip : diisi tanggal pengarsipan atau penyimpanan
surat
Kapal : diisi nama kapal (jika ada)
Voyage : diisi nomor keberangkatan kapal
Jenis Dokumen : diisi jenis surat
Perihal : diisi maksud atau isi ringkas surat
80
4. Pendisposisian
Dalam prosedur pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan
yang memanfaatkan lembar disposisi. Penggunaan lembar disposisi ini
dilakukan ketika proses penyampaian surat. Dalam penyampaian surat,
maka hendaknya disertai dengan lembar disposisi. Lembar disposisi
adalah lembar yang disediakan oleh bagian SDM dan Umum yang
dipergunakan untuk membubuhkan disposisi Kepala Cabang.
Berikut ini adalah tabel Lembar Disposisi PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang :
Tabel 4.2
Lembar Disposisi
NO AGENDA :
PERIHAL :
NO KEPADA CATATAN
1 OPERASI
A. KEPALA OPERASI
B. ASMAN PELAYANAN
C. ASMAN PEMASARAN
D.
2 ADM DAN KEUANGAN
A. KEPALA ADM DAN KEUANGAN
B. ASMAN KEUANGAN
C. PJS ASMAN SDM & UMUM
D.
(Sumber: Bagian SDM dan Umum)
Nomor agenda dan perihal diisi oleh bagian SDM dan Umum
sedangkan catatan diisi oleh Kepala Cabang. Setelah surat di agenda
dan di disposisi, surat diajukan kepada Kepala Cabang untuk diberikan
tanggapan.
81
5. Penggandaan
Setelah surat mendapatkan tanggapan, surat digandakan sesuai
dengan catatan disposisi. Misalnya: yang dilingkari di lembar disposisi
adalah Kepala Operasi, berarti surat ditujukan kepada Kepala Operasi
untuk mendapatkan tanggapan sesuai perintah catatan disposisi dari
Kepala Cabang. Surat tersebut harus digandakan sebanyak satu
kali.Surat yang asli diserahkan atau didistribusikan kepada Kepala
Operasi dan salinannya disimpan sebagai arsip. Sebaliknya jika yang
dilingkari adalah Kepala Operasi dan Kepala Adm dan Keuangan,
berarti surat ditujukan kepada Kepala Operasi dan Kepala Adm dan
Keuangan. Surat tersebut harus digandakan sebanyak dua kali.Surat
yang asli dan salinanan yang pertama diserahkan atau didistribusikan
kepada Kepala Operasi dan Kepala Adm dan Keuangan, sedangkan
salinan yang terakhir disimpan sebagai arsip.
6. Pendistribusian
Setelah surat digandakan, surat langsung didistribusikan kepada
yang bersangkutan.
7. Penyimpanan
Surat yang telah digandakan tadi kemudian dibubuhi nomor
sesuai nomor agenda di bagian pojok kanan atas. Kemudian surat
disimpan berdasarkan sistem kronologi. Penyimpanan arsip merupakan
usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip di tempat
penyimpanan yang dilakukan secara sistematis, dimana arsip disusun
secara teratur menurut sistem penyimpanannya.
82
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah bagan prosedur pengelolaan
surat masuk PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang:
Bagan 4.1
Alur Pengelolaan Surat Masuk
Penerimaan Surat
Penyortiran Surat
Penyimpanan
Surat
Pendistribusian
Surat
Penggandaan Surat
Pendisposisian
Surat
Pengagendaan
Surat
83
Jenis-jenis surat yang dikelola di bagian SDM dan Umum PT
Pelayaran Nasional Indonesia sebagai berikut:
a. Cuti
b. Diklat
c. Edaran
d. Emplooi
e. Ikhtisar cuaca
f. Instruksi
g. Izin
h. Magang atau PKL
i. Mutasi
j. Nota Dinas
k. Penawaran
l. Pengunduran diri
m. Penugasan
n. Permintaan
o. Permohonan
p. Persetujuan
q. Proposal
r. Rencana kedatangan atau
keberangkatan kapal
s. SBN (Sarana Bandar
Nasional)
t. Sidang
u. SK
v. SPJ
w. Undangan
B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar di bagian SDM dan Umum
sebagai berikut:
1. Perintah pembuatan surat keluar dari Kepala Cabang
2. Pengetikan surat
Surat yang diketik harus kelihatan rapi. Harus diketik pada
kertas putih ukuran A4 dengan bentuk huruf times new roman ukuran
12 secara rapi dan sistematis, sehingga dapat menarik perhatian bagi
orang yang membacanya. Pengetikan surat dilakukan oleh pegawai
yang ditunjuk untuk menindaklanjuti surat sesuai catatan disposisi dari
Kepala Cabang.
84
Berikut adalah format surat keluar yang ditandatangani oleh Kepala Cabang:
Gambar 4.1
Format Surat Keluar
(Sumber: Surat Keputusan Direksi No. 01.14/1/SK/HKO.01/2015)
85
3. Penomoran surat
Setelah surat diketik, surat diberi nomor surat keluar
berdasarkan nomor agenda surat keluar.
Tata cara penomoran nota dinas dan surat keluar sesuai dengan
Surat Keputusan Direksi Nomor 01.14/1/SK/HKO.01/2015 tentang
Standar Baku Nota Dinas dan Surat Keluar.
a. Penomoran Surat Keluar
Surat Keluar :
Bulan.tanggal/Nomor urut keluar surat/S/Kode unit kerja atau
cabang atau kapal/tahun
01.02/5/S/431/2015
Keterangan: 01 bulan
02 tanggal
5 nomor urut
S Kode surat keluar
431 kode unit kerja
2015 tahun surat
Jika dalam tanggal yang sama ada surat keluar sebanyak 10, maka
yang diganti cukup nomor urut surat. npmor urut surat setiap
harinya selalu diawali dari nomor urut 1.
b. Tata cara penomoran Surat Keluar
1) Cabang
Jika cabang Tanjung Priuk menerbitkan surat keluar pada
tanggal 2 januari 2015, dan surat keluar dimaksud surat yang
ke- 5 pada tanggal 2 januari 2015 maka nomor surat keluar
adalah 01.02/5/S/431/2015
2) Kapal
Jika KM Kelud menerbitkan surat keluar pada tanggal 5 januari
2015, dan surat keluar dimaksud surat yang ke- 6 pada hari itu
maka nomor surat keluar adalah 01.05/6/S/119/2015
86
3) Unit Kerja Kantor Pusat
Jika Corporate Secretary menerbitkan surat keluar pada
tanggal 5 januari 2015, dan surat keluar dimaksud surat yang
ke- 3 pada hari itu maka nomor surat keluar adalah
01.05/3/S/010/2015
Berikut ini adalah kode penomoran surat keluar untuk kapal dan
kantor pusat PT PELNI (Persero) ditetapkan sebagai berikut:
Tabel 4.3
Kode penomoran surat keluar untuk kapal PT PELNI (Persero)
NO Nama Kapal Kode Nota Dinas/
Surat Keluar
1 KM Umsini 103
2 KM Tidar 106
3 KM Ciremai 110
4 KM Dobonsolo 111
5 KM Bukit Siguntang 116
6 KM Lambelu 117
7 KM Kelimutu 104
8 KM Sirimau 108
9 KM Awu 109
10 KM Bukit Raya 114
11 KM Leuser 112
12 KM Tilongkabila 115
13 KM Lawit 105
14 KM Binaiya 113
15 KM Tataimailau 107
16 KM Sinabung 118
17 KM Kelud 119
18 KM Sangiang 122
87
19 KM Pangrango 120
20 KM Wilis 123
21 KM Ganda Dewata 125
22 KM Egon 126
23 KM Dorolondo 127
24 KM Nggapulu 128
25 KM Labobar 131
26 KM Gn. Dempo 132
27 KM Caraka J. N III - 1 247
28 KM Caraka J. N III - 4 248
29 KM Caraka J. N III - 32 250
30 KM Caraka J. N III - 22 249
31 HSC Jet Liner 152
(Sumber: Surat Keputusan Direksi Nomor 01.14/1/SK/HKO.01/2015)
Tabel 4.4
Kode penomoran surat keluar untuk Kantor Pusat PT PELNI (Persero)
NO Nama Direktorat/ Divisi/ Biro Kode Nota Dinas/
Surat Keluar
1 Direktur Utama 001
Owner Surveyor 210
Pengadaan atau Modifikasi Kapal 113
Corporate Secretary 010
Hukum 020
TI 051
Head of Internal Audit 030
DPA – ISM Code 240
Pengelolaan BBM 050
2 Direktur Armada & Teknik 200
SMO 021
Teknika 220
88
Nautika 230
Galangan Surya 02A
3 Direktur Komersial & PU 100
Pemasaran Kapal Barang 111
Pemasaran & Penjualan angkutan penumpang 110
PSO & Kapal Perintis 112
Pengembangan usaha baru 113
4 Direktur Operasi 600
Port Captain 620
Operasi Kapal 610
Pelayanan Jasa 120
5 Direktur SDM & Umum 300
SDM 310
Umum 320
Pengamanan SPS - Code 330
Aset 114
6 Direktur Keuangan 400
Akuntansi 410
Perbendaharaan 420
Pengadaan 040
Keagenan 130
(Sumber: Surat Keputusan Direksi Nomor 01.14/1/SK/HKO.01/2015)
4. Penandatanganan surat
Surat disampaikan kepada Kepala Cabang untuk ditandatangani. Surat
yang akan ditandangani oleh Kepala Cabang sebaiknya diletakkan
pada map khusus.
5. Pemberian cap dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh Kepala Cabang kemudian dicap
atau distempel.
89
6. Penggandaan surat
Surat keluar harus digandakan terlebih dahulu sebelum dikirim sebagai
arsip kantor. Berbeda dengan surat masuk, surat keluar digandakan
satu kali saja.
7. Pengagendaan surat
Sebelum dikirim, surat harus dicatat di agenda surat keluar agar
memudahkan pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
Berikut ini adalah tabel Agenda Surat Keluar PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang:
90
Tabel 4.5
Agenda Surat Keluar
No. Kepada/ Tujuan TTD No. Surat Tanggal
Surat
Tanggal
Arsip
Kapal Perihal
(Sumber: Bagian SDM dan Umum)
Keterangan :
No. : diisi no urut 1 dst
Kepada/ Tujuan : diisi nama yang dituju baik nama
instansi atau perorangan
TTD : diisi tandatangan pejabat yang
berwenang menandatangani surat
No. Surat : diisi nomor surat keluar
Tanggal Surat : diisi tanggal surat pada waktu dibuat
Tanggal Arsip : diisi tanggal pengarsipan atau
penyimpanan surat
Kapal : diisi nama kapal
Perihal : diisi maksud atau isi ringkas
pembuatan surat
91
8. Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau
salinannya disimpan sebagai arsip.Untuk surat yang akan dikirim harus
dilipat dengan rapi.
9. Penyampulan surat
Selesai dilipat, surat harus dimasukkan sampul atau amplop.
Pada sampul surat harus dilengkapi nama instansi atau perseorangan
beserta alamat lengkap.
10. Pengiriman Surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara:
a. Pengiriman surat intern dikirim menggunakan via email
b. Pengiriman surat ekstern dikirim mrnggunakan via email dan jasa
pengiriman JNE.
11. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju. Sedangkan
tindasan atau salinannya disimpan menggunakan sistem kronologi.
Seperti halnya dengan surat masuk, surat keluar yang akan disimpan
juga dibubuhi nomor agenda keluar di bagian pojok kanan atas.
92
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah bagan prosedur pengelolaan
surat keluar PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang:
Bagan 4.2
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Perintah pembuatan suratkeluar
dari Kepala Cabang
Pengetikan surat
Penomoran surat
Penandatanganan surat
Pemberian cap dinas
Penggandaan surat
Pengagendaan surat
Melipat surat
Penyampulan surat
Pengiriman surat
Penyimpanan surat
93
C. Ketentuan Surat Keluar
Menurut Surat Keputusan Direksi Nomor 01.14/1/SK/HKO.01/2015
Ketentuan Surat Keluar adalah sebagai berikut :
1. Kerangka Surat Keluar adalah sebagaimana Lampiran III Surat
Keputusan Direksi ini, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Kop resmi perusahaan;
b. Kepala surat terdiri dari:
Tempat dan tanggal surat, Nama Perusahaan/ Perseorangan
(tujuan), alamat tujuan, Nomor, perihal, penyebutan jenis lampiran;
c. Isi surat terdiri dari:
Pendahuluan, uraian atau maksud menyampaikan maksud dan
tujuan atas penerbitan Surat Keluar, dan kalimat penutup;
d. Penutup terdiri dari;
Nama jabatan, Tanda tangan, Nama terang penandatanganan dan
tembusan (sesuai kebutuhan).
2. Surat Keluar harus diparaf oleh pejabat satu tingkat di bawah pejabat
yang menandatangani Surat Keluar.
3. Surat Keluar dinyatakan sah apabila telah ditandatangani dengan tinta
basah dan berstempel resmi Direktorat/ Divisi/ Cabang/ SBU/ Kapal.
4. Kode Nomor Surat Keluar adalah sebagaimana Lampiran II Surat
Keputusan Direksi ini.
5. Surat Keluar tercatat pada unit kerja dan bernomor berurut sesuai
tanggal penerbitan Surat Keluar.
6. Tim yang dibentuk dengan Surat Keputusan Direksi dapat menerbitkan
Surat Keluar yang tercatat pada Sekretaris Tim dan ditandatangani
oleh Ketua Tim dan Wakil Ketua Tim.
7. Seluruh Surat Keluar sah harus tersimpan dalam bentuk soft copy atau
dalam betuk dokumen elektronik.
8. Surat Keluar atas nama Divisi atau Biro wajib memberikan tembusan
kepada Direktur penanggung jawab.
94
9. Surat Keluar dibuat minimal rangkap 3 (tiga) dengan ketentuan:
a. 1 (satu) file asli yang dibubuhi paraf menjadi arsip pihak yang
membuat surat keluar.
b. 1 (satu) file asli yang tidak dibubuhi paraf menjadi arsip pihak
yang membuat surat keluar.
c. 1 (satu) file asli yang tidak dibubuhi parf diberikan kepada pihak
yang menjadi tujuan surat keluar.
10. Jenis kertas yang digunakan untuk surat keluar adalah jenis HVS
dengan ukuran A4 dan F4 dengan bentuk huruf times new roman
ukuran 12.
11. Penulisan nomor dan penanggalan surat keluar harus dicetak
menggunakan mesin tik atau komputer dan bukan tulisan tangan.
12. Tanda tangan pejabat di surat keluar harus menggunakan tinta
berwarna hitam.
D. Sistem Pencatatan Surat
Sistem pencatatan surat di bagian SDM dan Umum menggunakan
sistem Buku Agenda. Pencatatan surat sistem buku agenda adalah sistem
pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat
masuk maupun surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku yang
dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam
satu tahun. Di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang pencatatan surat dicatat dalam sistem
komputer Microsoft Excel.
Berdasarkan wawancara dengan Bapak Ahmad Luthfi selaku staff
SDM dan Umum pada tanggal 2 Februari 2016 mengatakan bahwa
“Pencatatan surat menggunakan sistem komputer Microsoft Excel dimulai
pada akhir bulan Oktober 2015”.
95
E. Sistem Pengarsipan (filing)
Menurut wawancara dengan Bapak Prasojo Hendi selaku Asisten
Manager SDM dan Umum pada tanggal 3 Februari 2016 mengatakan
bahwa “Sistem pengarsipan surat di bagian SDM dan Umum
menggunakan sistem kronologis”. Sistem Kronologis adalah sistem
penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima
dan waktu surat keluar. Umumnya, penyimpanan arsip dengan sistem ini
mempergunakan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya.
1. Peralatan yang dipergunakan:
a. Form agenda masuk dan keluar
Form agenda digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat
keluar. Form dibuat pada sistem komputer Microsoft Excel.
b. Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang
ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah
dari Kepala Cabang atau pimpinan.
c. Brief Ordner
Brief Ordner adalah stopmap yang terbuat dari karton tebal
dilengkapi dengan besi penjepit yang kuat untuk menyimpan
dokumen yang telah selesai diproses.
d. Rak arsip
Rak arsip adalah almari tanpa daun pintu yang terbuat dari
kayu ataupun besi yang dilengkapi dengan pembatas.
Berikut ini adalah tempat penyimpanan arsip di bagian SDM dan
Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang:
96
Gambar 4.2
Tempat penyimpanan arsip (Rak Arsip)
(Sumber: Bagian SDM dan Umum)
2. Tata Cara Penyimpanan Arsip
Surat-surat disusun dan dimasukkan ke dalam brief ordner
sesuai tanggal surat masuk dan tanggal surat keluar. Brief ordner
disusun di dalam rak arsip secara rapi dari bulan ke bulan.
Penyimpanan arsip bermaksud agar dapat teratur, aman dan kalau
diperlukan segera dapat dicari kembali.
3. Tata cara menemukan arsip
Penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu
kegiatan dalam bidang kearsipan yang bertujuan untuk menemukan
kembali arsip atau surat yang telah disimpan. Menemukan kembali,
juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan
dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu
berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara
mengambilnya.
Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan
kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan
informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu,
97
penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan
sistem penyimpanannya.
Tata cara menemukan arsip di bagian SDM dan Umum
adalah dengan menggunakan tombol CTRL+F pada agenda surat
masuk maupun surat keluar yang dicatat pada Microsoft Excel.
Dengan menekan tombol tersebut akan diketahui nomor agenda
pada surat, kemudian setelah itu dapat dicari pada brief ordner atau
rak arsip yang tersedia.
98
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan masalah yang
dikemukakan penulis dalam BAB IV, maka dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut:
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk diterima oleh bagian SDM dan Umum PT PELNI
(Persero) Cabang Semarang kemudian disortir untuk memisah-
misahkan surat ke golongan tertentu untuk menentukan prioritas
penanganannya. Setelah disortir, surat dicatat pada agenda surat
masuk. Pencatatan dalam agenda surat masuk bertujuan agar
memudahkan dalam proses pencarian surat jika sewaktu-waktu surat
tersebut dibutuhkan kembali. Selanjutnya surat didisposisi untuk
mendapatkan tanggapan dari Kepala Cabang. Setelah surat
mendapatkan tanggapan, kemudian surat digandakan sebagai arsip.
Surat yang asli didistribusikan ke bagian yang bersangkutan sesuai isi
catatan disposisi dari Kepala Cabang.
Pengelolaan surat masuk di bagian SDM dan Umum PT PELNI
(Persero) Cabang Semarang sudah berjalan dengan efektif mulai dari
penerimaan sampai proses pengarsipan.
2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar di bagian SDM dan Umum
PT PELNI (Persero) Cabang Semarang yaitu mulai dari perintah
pembuatan surat keluar dari Kepala Cabang, kemudian surat diketik
oleh pegawai yang ditunjuk. Setelah surat diketik, kemudian surat
diberi nomor surat keluar dengan meminta kepada pegawai yang biasa
bertugas mengurus pengelolaan surat. Setelah surat selesai diketik dan
diberi nomor surat keluar, surat dimintakan tanda tangan Kepala
99
Cabang kemudian dicap atau distempel. Sebelum dikirim, surat harus
digandakan untuk disimpan sebagai arsip. Surat yang asli dilipat
kemudian disampul. Sebelum dikirim, surat harus dicatat di agenda
surat keluar. Untuk pengiriman surat internal cukup dikirim via email.
Sedangkan untuk surat eksternal dikirim via email dan dikirim
menggunakan jasa pengiriman JNE.
Pengelolaan surat keluar PT PELNI (Persero) Cabang Semarang
berjalan dengan efektif. Penulis tidak menemui hambatan dalam
pelaksanaan pengelolaan surat keluar.
3. Sistem Pencatatan Surat
Sistem pencatatan surat di bagian SDM dan Umum PT PELNI
(Persero) Cabang Semarang menggunakan Sistem Buku Agenda. Buku
tersebut digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
selama kurun waktu 1 tahun. Pencatatan surat di bagian SDM dan
Umum dilakukan dengan sistem komputer Microsoft Excel.
Penggunaan sistem komputer Microsoft Excel dimulai akhir bulan
Oktober 2015.
Sistem pencatatan surat di bagian SDM dan Umum PT PELNI
(Persero) dapat dikatakan efektif. Dengan sistem pencatatan arsip
menggunakan sistem komputer Microsoft Excel, dapat memudahkan
pegawai dalam menemukan arsip karena tidak membutuhkan waktu
yang lama.
4. Sistem Pengarsipan (Filing)
Sistem pengarsipan di bagian SDM dan Umum PT PELNI
(Persero) Cabang Semarang menggunakan sistem kronologi. Surat-
surat disimpan berdasarkan urutan tanggal surat diterima atau tanggal
surat keluar. Peralatan yang digunakan antara lain form agenda surat
masuk dan surat keluar yang dicatat pada sistem komputer Microsoft
Excel, lembar disposisi, brief ordner, dan rak arsip.
100
Untuk tata cara penemuan kembali arsip yang telah disimpan
yaitu dengan menggunakan tombol CTRL+F pada agenda surat masuk
dan agenda surat keluar pada sistem komputer Microsoft Excel.
Sistem pengarsipan di bagian SDM dan Umum PT PELNI
(Persero) Cabang Semarang sudah berjalan efektif dengan
menggunakan sistem kronologis. Surat masuk dan surat keluar dapat
tersimpan rapi di dalam rak arsip. Dalam proses menemukan arsip
dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
B. Saran
Dalam kesempatan ini, penulis akan menyampaikan saran-saran
yang mungkin dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam melaksanakan
pengelolaan surat di bagian SDM dan Umum PT PELNI (Persero) Cabang
Semarang sehingga dapat menjadi lebih baik lagi.
1. Seharusnya terdapat SOP (Standard Operating Procedure) surat
masuk maupun surat keluar. Keberadaan SOP sangat penting bagi
operasional suatu perusahaan. SOP akan memberikan arah bagi staff
perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya. Dengan adanya SOP
maka karyawan mengetahui lingkup pekerjaannya. Dengan kejelasan
ruang lingkup ini, maka job description akan jelas sehingga tidak
tumpang tindih. Dengan demikian maka kinerja staff perusahaan akan
terjaga dengan baik.
2. Sistem pencatatan surat dengan menggunakan sistem komputer
Microsoft Excel mulai dilaksanakan di bagian SDM dan Umum PT
PELNI (Persero) Cabang Semarang pada akhir bulan Oktober 2015.
Agar pencatatan arsip dapat lebih efektif lagi, maka sistem
pencatatannya dapat terus di update, misalnya dari sistem komputer
Microsoft Excel dapat beralih menggunakan sistem yang lebih canggih
lagi yaitu misalnya menggunakan Sistem Informasi Manajemen Arsip
Dinamis atau yang biasa disingkat SIMARDI.
101
DAFTAR PUSTAKA
Adil Kurnia. 2010. Sistem Karir Karyawan.
https://adilkurnia.com/2010/03/07/sistem-karir-karyawan/. Diakses pada 28
Mei 2016.
Daryanto dan Abdullah. 2013. Pengantar Ilmu Manajemen dan Komunikasi.
Jakarta : Prestasi Pustaka.
eRecruitment PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero).
http://rekrutmen.pelni.co.id/. Diakses pada 25 April 2016.
Ida Nuraida. 2014. Manajemen Administrasi Perkantoran (Edisi Revisi).
Yogyakarta : PT Kanisius.
Maryati, MC. 2014. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta : UPP STMIK
YKPN.
Maulana, M.N. 1974. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bhratara.
Moenir, A.S. 1983. Tatalaksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapannya.
Jakarta : Pradnya Paramita.
Poerwadarminta, W.J.S. 2007. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai
Pustaka.
Prajudi Atmosudirdjo. 1982. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran.
Jakarta Timur : Ghalia Indonesia.
Rahmawati. 2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Sedarmayanti. 2014. Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional untuk
Meraih Keberhasilan. Bandung : Mandar Maju.
Situs Resmi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). https://www.pelni.co.id/.
Diakses pada 21 April 2016.
Surat Keputusan Direksi No. 01.14/1/SK/HKO.01/2015 tentang Standar Baku
Nota Dinas dan Surat Keluar.
Sutarto. 1991. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta : Gadjah Mada University
Press.
Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret
University Press.
102
Wijasa Bratawidjaja, Thomas. 1989. Petunjuk Baru Korespondensi Niaga Bahasa
Indonesia. Jakarta : PT Pradnya Paramita.
Wiyasa, Thomas. 1996. Pola Dasar Penyusunan Surat-Surat Resmi. Jakarta : PT
Pradnya Paramita.
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip
Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius.
Zulkifli Amsyah. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka
Utama.
103
LAMPIRAN
103
Lampiran 1 Contoh Surat Masuk (Esternal) beserta Disposisinya
104
105
106
Lampiran 2 Contoh Surat Masuk (Internal) beserta Disposisinya
107
108
109
Lampiran 3 Contoh Surat Keluar
110
Lampiran 4 Surat Tugas
111
Lampiran 5 Form Presensi Magang
112
Lampiran 6 Form Monitoring Magang
113
Lampiran 7 Form Penilaian Magang
114
Lampiran 8 Surat Keterangan Selesai Magang
