PROSEDUR PROMOSI DAN PEMASARAN PERKHIDMATAN PK

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01

PROMOSI DAN PEMASARAN

PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 1/20

PROSEDUR PROMOSI DAN PEMASARAN PERKHIDMATAN

PK.PPAS(S)16

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

NORKHAIRUL NIZAM M.SADON Pustakawan SITI YUSRINA MOHD JAINUDIN Penolong Pegawai Perpustakaan

01/02/2010

DISEMAK OLEH

SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan

01/02/2010

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS

01/02/2010

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 2/20

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 3/20

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif

2. Skop

3. Rujukan

4. Definisi

5. Singkatan

6. Tindakan dan Tanggungjawab

7. Carta Aliran Kerja

8. Rekod Kualiti

9. Lampiran

4

4

4

5

6

7 – 12

13 – 18

19

20

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 4/20

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan perancangan,

pelaksanaan, pemantauan dan penilaian bagi promosi, pemasaran perkhidmatan

dan produk dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh semua Perkhidmatan Pelanggan (ibu pejabat dan

daerah) dan bahagian Knowledge Management bagi tujuan pengendalian promosi,

pemasaran produk dan perkhidmatan digital.

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008

Seksyen 5.2 - Keutamaan Pelanggan

Seksyen 7.2 - Proses Berkaitan Pelanggan

Seksyen 7.2.3 - Komunikasi Dengan Pelanggan

Seksyen 7.5 - Penyediaan Produk Dan Perkhidmatan

Seksyen 7.5.1 - Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan

Seksyen 7.5.2 - Validasi Proses Penyampaian Perkhidmatan

Seksyen 7.5.4 - Harta Pelanggan

Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan Produk

Seksyen 8.2 - Pemantauan dan Pengukuran

Seksyen 8.2.1 - Kepuasan Pelanggan

3.2 Peraturan-Peraturan PPAS

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 5/20

4. DEFINISI

4.1 Kumpulan Sasaran

Kumpulan/ individu yang ditetapkan sebagai pelanggan yang berpotensi

menggunakan perkhidmatan perpustakaan (potential client).

4.2 Pengendalian Road show

Taklimat atau program penerangan dan promosi perkhidmatan di luar ibu

pejabat.

4.3 Knowledge Management

Proses mengurus aset ilmu yang dibuat secara langsung atau tidak langsung.

Proses ini termasuklah Perolehan ilmu, mereka bentuk ilmu, penyelarasan,

penggunaan dan seterusnya perkongsian ilmu.

4.4 Gerakan Membaca

Kempen/ aktiviti yang terancang untuk galakan membaca dan menggunakan

perkhidmatan perpustakaan.

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 6/20

5. SINGKATAN

PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

KEW/P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan

KM - Bahagian Knowledge Management

TP - Timbalan Pengarah

KS - Ketua Seksyen

KB - Ketua Bahagian

PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan

PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

PUGM - Pegawai Unit Gerakan Membaca

JGMD - Jawatankuasa Gerakan Membaca Daerah

PP - Pembantu Perpustakaan

PT - Pembantu Tadbir

PAP - Pembantu Am Pejabat

MKB - Mesyuarat Ketua Bahagian

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 7/20

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TINDAKAN T/JAWAB

A. PENGURUSAN GERAKAN MEMBACA

1. Rancang aktiviti Kempen Gerakan Membaca dan tetapkan tarikh

serta tempat seperti dijadual dan dapatkan kelulusan daripada

Pengarah PPAS

2. Adakan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana dan perlantikan

pengerusi Jawatankuasa Kecil Pelaksana Aktiviti.

3. Agih aktiviti yang dirancang kepada Pengerusi Jawatankuasa Kecil

Pelaksana.

4. Bincang dengan Pengerusi/ Setiausaha Gerakan Membaca Daerah

untuk menetapkan tarikh mesyuarat.

PUGM

5. Adakan mesyuarat Jawatankuasa Gerakan Membaca Daerah untuk

melaksanakan aktiviti di peringkat daerah.

JGMD

6. Buat pemantauan pelaksanaan aktiviti daerah.

7. Terima laporan pelaksanaan dari Jawatankuasa daerah.

8. Buat penilaian aktiviti.

PUGM

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 8/20

TINDAKAN T/JAWAB

B. KEMPEN KEAHLIAN

9. Rancang aktiviti kempen keahlian setiap tahun berdasarkan:

a. Fungsi bahagian

b. Jemputan-jemputan yang diterima dari organisasi luar

KS/ KB

10. Kenalpasti lokasi kempen keahlian. Contoh;

a. Taska

b. Sekolah / Kolej / IPTA / IPTS

c. Jabatan kerajaan / swasta

d. Pesta / Karnival yang dianjurkan

PPP/ PP

11. Arah Penolong Pegawai Perpustakaan/ Pembantu Perpustakaan

dan Pembantu Tadbir ke tempat yang telah dikenalpasti.

KB

12. Hubungi pegawai di organisasi yang telah dikenalpasti bagi urusan

kempen keahlian.

PPP/ PP/ PT

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 9/20

TINDAKAN T/JAWAB

13. Sediakan peralatan kempen keahlian:

a. Borang pendaftaran keahlian: Dewasa, Remaja, Kanak-kanak/

Alatulis. (Borang mestilah dicop “KEMPEN KEAHLIAN DI

LUAR PERPUSTAKAAN”)

b. Kamera digital

c. Komputer riba

d. Pamplet/ Brosur Perkhidmatan Perpustakaan

PP/ PT/ PAP

14. Beri taklimat tentang kempen keahlian perpustakaan kepada

pelanggan/ pegawai yang ditemui.

PPP

15. Edarkan borang pendaftaran keahlian kepada pelanggan:

a. Melalui pegawai yang dihubungi

b. Terus kepada pelanggan secara individu

16. Syarat-Syarat Kempen Keahlian

a. Salinan kad pengenalan pemohon dikecualikan

b. Gambar pemohon diperlukan (Perkhidmatan mengambil

gambar disediakan secara percuma)

PP/ PT/ PAP

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 10/20

TINDAKAN T/JAWAB

17. Kutip borang pendaftaran keahlian individu dan ambil gambar

pemohon pada hari yang sama bagi kempen keahlian di

Pesta/Karnival yang dianjurkan.

18. Proses borang pendaftaran keahlian. (Sila rujuk AK/PPAS/11/O/06).

19. Failkan borang pendaftaran keahlian yang telah diproses.

20. Rekodkan jumlah keahlian yang diperolehi

PP/ PT/ PAP

21. Sediakan ‘Cover Letter’ untuk penghantaran kad keahlian melalui

pos.

PPP/ PP/ PT

22. Hantar/ pos kad keahlian yang telah siap kepada pemohon.

PP/ PAP

C. ROAD SHOW PRODUK DIGITAL

i. Perancangan

23. Rancang program tahunan seperti mana jadual program Roadshow

Produk Digital

24. Bentang di dalam Mesyuarat Pengurusan

25. Mohon peruntukan secara bulanan

KS/ PPP KM

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 11/20

TINDAKAN T/JAWAB

26. Terima kelulusan dari Pengarah

27. Bincang jadual program bersama pasukan.

KS/ PPP KM

ii. Persediaan

28. Tetapkan tarikh, tempat dan sasaran.

29. Maklumkan secara bersurat kepada organisasi yang disasarkan.

30. Tetapkan pasukan road show.

31. Sediakan keperluan promosi dengan merujuk senarai semak.

PPP/ PP

iii. Pelaksanaan

32. Beri taklimat/ latihan

33. Proses pendaftaran keahlian

a. Secara on-line

i. Masukkan maklumat ahli

ii. Aktifkan keahlian (jika perlu)

PPP/PPTM

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 12/20

TINDAKAN T/JAWAB

b. Secara manual

i. Isikan borang keahlian (dan borang -borang lain mengikut

jenis portal)

ii. Semak dan sahkan maklumat

PPP/ PPTM

34. Terima yuran keahlian mengikut jenis portal (jika ada)

35. Keluarkan resit bayaran (jika ada)

36. Serahkan hasil kutipan ke KEW/P (jika ada)

37. Kemaskini bayaran dan failkan rekod bayaran dan keahlian (jika

ada)

PPP/ PPTM/ PP

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 13/20

7. CARTA ALIRAN KERJA

A. PENGURUSAN GERAKAN MEMBACA

TINDAKAN T/JAWAB

PUGM - Rancang aktiviti & dapatkan kelulusan Pengarah

-

Adakan mesyuarat J/kuasa Pelaksana & agih

aktiviti

JGMD -

Bincang & adakan mesyuarat di peringkat daerah

PUGM - Pantau pelaksanaan aktiviti

-

Terima laporan dan buat penilaian

MULA

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 14/20

B. KEMPEN KEAHLIAN

TINDAKAN T/JAWAB

KS/ KB - Rancang aktiviti kempen keahlian

PPP/ PP/ PT -

Kenalpasti lokasi kempen keahlian

KB - Arah PPP / PP / PT ke tempat yang dikenalpasti

PPP/ PP/ PT -

Hubungi pegawai di organisasi yang dikenalpasti

PP/ PT/ PAP - Sediakan peralatan kempen keahlian

PPP -

Beri taklimat tentang kempen keahlian kepada pelanggan/pegawai

PP/ PT/ PAP - Edar borang pendaftaran keahlian & terangkan syarat keahlian

MULA

A

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 15/20

B. KEMPEN KEAHLIAN (Sambungan)

TINDAKAN T/JAWAB

PP/ PT/ PAP -

-

Kutip, proses dan failkan borang pendaftaran keahlian Rekodkan jumlah keahlian yang diperolehi

PPP/ PP/ PT -

Sediakan cover letter

PP/PAP - Hantar / pos kad keahlian

TAMAT

A

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 16/20


i. Perancangan

TINDAKAN T/JAWAB

KS/ PPP - Rancang program tahunan & bentang di dalam MKB pertama

-

Mohon peruntukan bulanan & terima kelulusan Pengarah

- Bincang jadual program bersama pasukan

TAMAT

MULA

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 17/20


ii. Persediaan

TINDAKAN T/JAWAB

PPP/ PP - Tetapkan tarikh, tempat & sasaran

-

Maklumkan secara bersurat kepada organisasi/individu sasaran

- Tetapkan pasukan roadshow

-

Sediakan keperluan promosi

TAMAT

MULA

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 18/20


iii. Pelaksanaan

TINDAKAN T/JAWAB

PPP/ PPTM - Beri taklimat/latihan.

-

Proses pendaftaran keahlian.

-

Isikan borang manual/online. Semak dan sahkan maklumat.

Ada Yuran?

PPP/ PPTM/ PP -

Terima yuran keahlian & keluarkan resit

-

Serahkan hasil kutipan ke KEW/P

- Kemaskini dan failkan rekod bayaran dan keahlian

TAMAT

MULA

Ya

Tidak

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 19/20

8. REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

8.1

8.2

8.3

8.4

8.5

8.6

Fail Gerakan Membaca (No. Fail PA 3.12/36 (GM) ) Fail Pendaftaran Keahlian Fail Portal E-Komuniti (No. Fail: PA 3/13.7) Fail Animasi Cerita Rakyat (No. Fail PA 3/13.10(B)) Buku Rekod Kehadiran Peserta Buku Rekod Langganan Ekommaju/ IKS

SRP

Semua Pusat Perkhidmatan

KM

KM

KM

KM

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)16

NO. KELUARAN

: 01


PERKHIDMATAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT : 20/20

9. LAMPIRAN

Bil. Jenis Lampiran Lampiran

9.1 Borang Permohonan Keahlian Remaja Lampiran 1

9.2 Borang Permohonan Keahlian Dewasa Lampiran 2

9.3 Borang Permohonan Keahlian Kanak-Kanak Lampiran 3

9.4 Checklist Tugas Persediaan Road show/ Kempen Keahlian Lampiran 4

9.5 Borang Pendaftaran Langganan Ekommaju Lampiran 5

Documents

PROSEDUR PROMOSI DAN PEMASARAN PERKHIDMATAN PK