PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160810165617SOK.KEW.P005 Prosedur sebut harga.pdf · surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005

Halaman: 1/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016

1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta tanggungjawab bagi proses perolehan secara Sebut Harga Universiti.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan berikut:- Sebut Harga A- bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 bagi bekalan/perkhidmatan dan melebihi RM20,000 hingga RM500,000 bagi kerja. Sebut Harga B - bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 bagi bekalan/perkhidmatan. Prosedur ini merangkumi cara-cara lantikan syarikat dibuat, penyediaan permohonan pesanan belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat.

3.0 TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)

http://1pp.treasury.gov.my PK- Perolehan Kerajaan PK 2.2-Kaedah Perolehan Kerajaan PK 4-Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM

Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa–jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia

S/K.KEW/PK/D/1100/000000/11/493 Jld 11 SK.5 (9)-

23 Nov 2012

Cadangan Autonomi dan Bidang Kewangan dan Penjanaan Kekayaan oleh Universiti Penyelidikan

UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian

UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal

UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing

SOK/KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 2/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


SOK/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi

SOK/KEW/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga

SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak

SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

SOK/KEW/GP010/BUY Garis Panduan Perolehan Kerja Bagi Jumlah Sehingga RM50,000.00

SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar

OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan Dan Pembukaan Sebut harga Dan Tender

OPR/BEN/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga

OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan)

Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa

SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN:

FAMS - Fixed Asset Management System Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKSH UPM - Jawatankuasa Sebut Harga Universiti JKS - Jawatankuasa Spesifikasi JKPT - Jawatankuasa Penilaian Teknikal JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKP - Jawatankuasa Penilaian JKPK - Jawatankuasa Penilaian Kerja LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (Construction Industrial Development Board)

PA - Penolong Akauntan PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas PO - Purchase Order (Pesanan Belian) PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PTJ - Pusat Tanggungjawab PTK - Pembantu Tadbir Kewangan RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian)

SAGA - Standard Accounting for Government Agencies SSM - Sistem Saraan Malaysia

Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti

UPMKB - Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Urusetia JKSH A - Staf Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar

Urusetia JKSH B - Staf Zon/Seksyen, Pejabat Bursar

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 3/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


6.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

Pemohon

6.2

Permohonan Perolehan:

6.2.1 Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).

Borang Permohonan

Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/B

UY). Pemohon 6.3 Permohonan Pendaftaran

6.3.1 Sebut Harga A:

(a) Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY).

(b) Serahkan dokumen berikut:

(i) Borang Permohonan Pembelian (R.O);

(ii) Borang Pendaftaran Sebut Harga; (iii) Senarai Semak Status Pembelian

Melalui Sebut Harga/Tender (SOK/KEW/DF014/BUY);

(iv) Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB;

(v) Salinan surat lantikan Jawatankuasa Tenikal; dan

(vi) Surat akuan pelantikan ahli Jawatankuasa Tenikal.

Borang Pendaftaran

Tender/Sebut Harga

(SOK/KEW/BR003/BUY)

6.3.2 Sebut Harga B:

(a) Lengkapkan Borang Pendaftaran Sebut Harga B (SOK/KEW/BR050/BUY).

(b) Serahkan dokumen berikut:

(i) Borang Permohonan Pembelian

(R.O);

(ii) Borang Pendaftaran Sebut Harga B; dan

(iii) Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar;

(vii) Salinan surat lantikan Jawatankuasa Tenikal; dan

(iv) Surat akuan pelantikan ahli Jawatankuasa Tenikal.

Borang Pendaftaran

Sebut Harga B (SOK/KEW/BR050

/BUY)

Senarai spesifikasi Sebut Harga

(SOK/KEW/DF006/BUY)

6.1 Mula

6.2 Permohonan Perolehan

6.3 Permohonan Pendaftaran

A

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 4/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Rujukan

PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan/Bahagian

Perolehan/Unit Perolehan,

UPMKB)

6.4 Proses Pendaftaran

6.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran.

PA (Zon/Seksyen

Kewangan/Bahagian


UPMKB)

6.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang permohonan diterima:- (a) Senarai spesifikasi sebut harga

dilampirkan bersama borang;

(b) Pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang;

PK (Zon/Seksyen

Kewangan/Bahagian


UPMKB)

6.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang pendaftaran sebut harga.

PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan/Bahagian


UPMKB)

6.4.4 Daftar sebut harga dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku rekod pendaftaran sebut harga mengikut format berikut: (a) Sebut Harga A- Daftar Sebut Harga

(OPR/BEN/BD001/BUY). (b) Sebut Harga B- Daftar Sebut Harga

(OPR/BEN/BD037/BUY).

PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan/Bahagian


UPMKB)

6.4.5 Lengkapkan maklumat berikut pada borang pendaftaran sebut harga:- (a) Nombor rujukan sebut harga;

(b) Tarikh iklan dan tarikh tutup iklan; (c) Nombor peti (jika berkaitan); (d) Jumlah sampul surat dokumen yang

perlu diserahkan (jika berkaitan)

6.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen sebut harga

6.4.7 Simpan borang pendaftaran berserta

senarai spesifikasi di dalam fail seperti berikut: (a) Fail Perolehan Sebut Harga

(UPM/BEN/SP/03/F002)-bagi sebut harga A

(b) Fail Pendaftaran Sebut Harga B -bagi sebut harga B

6.4 Proses Pendaftaran

B

A

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 5/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Rujukan

Pemohon 6.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga

6.5.1 Sedia dokumen sebut harga dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga (SOK/KEW/GP004/BUY).

6.5.2 Bagi Sebut Harga A Serah dokumen ke ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.

6.5.3 Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 6.6.

Pemohon/PA/PTK

(Bahagian Perolehan/Unit Perolehan,

UPMKB)

6.6 Penyediaan Iklan 6.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut

Harga (OPR/BEN/GP004/BUY) untuk tatacara penyediaan iklan sebut harga.

6.7 Serahan Dokumen Sebut Harga

PA/PTK (Bahagian


UPMKB)

6.7.1 Sebut Harga A:

(a) Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:- (i) Nombor rujukan sebut harga; (ii) Tajuk sebut harga; (iii) Tarikh tutup sebut harga; dan (iv) Nombor peti sebut harga.

(b) Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen sebut harga tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan.

(c) Dokumen sebut harga akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap syarikat yang hendak membeli dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.

(d) Rekod jualan dokumen sebut harga di dalam Borang Jualan Dokumen Sebut Harga/Tender (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:- (i) Bilangan dokumen; (ii) Nama syarikat; (iii) Nombor resit; (iv) Alamat syarikat; (v) Nombor telefon dan faks.

6.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga

B

6.6 Penyediaan Iklan

6.7 Serahan Dokumen Sebut Harga

C

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 6/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Rujukan

6.7.2 Sebut Harga B

(a) Pastikan setiap syarikat yang hendak mengambil dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.

(b) Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.9.2

PK/PA/PTK (Bahagian


UPMKB)

6.8 Penutupan dan Pembukaan Peti Sebut Harga 6.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan

Pembukaan Tender dan Sebut harga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci.

JKPT/JKPH

JKP

JKPT/JKPH/JKP

JKP

6.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga 6.9.1 Sebut Harga A:

(a) Laporan penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan

(i) Laporan penilaian spesifikasi akan

disediakan oleh JKPT dan laporan penilaian harga oleh JKPH.

(ii) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/BUY).

(iii) Untuk penyediaan laporan penilaian harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY).

(b) Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja (i) Laporan penilaian sebut harga kerja

akan disediakan oleh JKPK. (ii) Sedia laporan penilaian sebut harga

kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi (SOK/KEW/GP005/BUY).

(iii) Serah laporan penilaian sebut harga ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.

6.9.2 Sebut Harga B

(a) Laporan penilaian sebut harga akan disediakan oleh JKP.

(b) Serah laporan penilaian sebut harga ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar/ Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.

C

6.8 Penutupan dan Pembukaan Sebut Harga

6.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga

D

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 7/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Rujukan

Urusetia JKSH A/B

6.10 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat 6.10.1 Cop tarikh terima laporan penilaian sebut

harga pada setiap laporan. 6.10.2 Semak laporan sebut harga yang telah

dikemukakan, jika tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan.

6.10.3 Sediakan ringkasan laporan sebut harga.

Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/ BUY).

6.10.4 Sedia fail mesyuarat Jawatankuasa Sebut

Harga sebelum mesyuarat diadakan.

Urusetia JKSH A/B

6.11 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga 6.11.1 Urusetia mengaturkan Mesyuarat

Jawatankuasa Sebut Harga untuk melantik petender yang memenuhi syarat sebut harga dan mengemukakan best value for money.

6.11.2 Maklumkan keputusan mesyuarat kepada

pemohon.

Pemohon/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

6.12 Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran 6.12.1 Bagi Sebut Harga B selain daripada perolehan

yang bermasa (berkala), sila ke langkah 6.14. 6.12.2 Sediakan Surat Setuju Terima Tawaran

kepada syarikat yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY).


Kewangan/Bahagian


UPMKB)

6.13 Penyediaan Kontrak 6.13.1 Sedia kontrak untuk perolehan bernilai

melebihi RM50,000 ke atas atau bagi perolehan bermasa yang bernilai kurang daripada RM50,000.

6.13.2 Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat

Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak.


Kewangan)

6.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian 6.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan

cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY).

PK/PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

6.15 Penyediaan Pesanan Belian 6.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan

untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan.

6.9 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat

D

6.10 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga

6.12 Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran

6.13 Penyediaan Kontrak

6.14 Penyediaan Kontrak

6.15 Penyediaan Pesanan Belian

E

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 8/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02



Rujukan

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

PK (Zon/Seksyen

Kewangan)

PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR), jika dokumen dikembalikan ke PTJ.

6.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan

belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY).

6.15.3 Jika telah lengkap, lulus pesanan belian dengan

menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai.

6.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, rujuk Arahan

Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya.

Pemohon/ PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

6.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat 6.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian

(UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4).

Pemohon/ Pegawai

yang diberikuasa

6.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 6.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah

dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan.

Pemohon/ Pegawai

yang diberikuasa

6.18 Rekod Terimaan 6.18.1 Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk

Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).

Pemohon/ Pegawai

yang diberikuasa

PK/PA (Bahagian Perolehan)

6.19 Penilaian Prestasi Syarikat 6.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap

syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat-UPM/SOK/KEW/AK002/BUY.

6.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang

diterima tidak sempurna, buat penilaian sewajarnya ke atas syarikat tersebut untuk tindakan selanjutnyanya. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY).

6.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi

Syarikat. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

6.13.4 Sedia laporan penilaian, rujuk Arahan Kerja

Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

6.20 Tamat

6.20 Tamat

E

6.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat

6.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

6.18 Rekod Terimaan

6.19 Penilaian Prestasi Syarikat

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 9/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


7.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

(Baru)

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

UPM/BEN/SP/03/F002 -Fail Perolehan Sebut Harga

(a) SOK/KEW/BR002/BUY-Borang Permohonan Pembelian (RO)

PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di Bahagian Perolehan

3 tahun

PK

(b) SOK/KEW/BR003/BUY-Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga

(c) SOK/KEW/DF014/BUY- Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga

(d) Senarai Spesifikasi

(e) OPR/BEN/DF003/BUY-Format Iklan Sebut Harga

(f) OPR/BEN/DF006/BUY-Borang Pembukaan Sebut Harga

(g) OPR/BEN/DF018/BUY-Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)

(h) OPR/BEN/DF011/BUY - Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)

PTK PA

PK PA PTK


7 tahun

PK

(i) SOK/KEW/DF020/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan

PTK PK PA PTK


3 tahun

PK

(j) Dokumen Kontrak

PTK PK PA PTK


7 tahun

PK

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 10/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


2. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun -Fail Pendaftaran Sebut Harga B (a) SOK/KEW/BR002/BUY-Borang

Permohonan Pembelian (RO)

PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Zon/Seksyen Kewangan

3 tahun

PK

(b) SOK/KEW/BR050/BUY-Borang Pendaftaran Sebut Harga B

(c) Senarai Spesifikasi

(d) salinan Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga B

3.

UPM/BEN/SP/03/F005 -Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Universiti {No. Ke-XX } (a) OPR/BEN/DF008/BUY-Agenda

Untuk Sebut Harga Universiti

PTK

PK PA PTK


3 tahun

PK

(b) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga

(c) OPR/BEN/LP003/BUY- Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Sebut Harga

(d) SOK/KEW/LP003/BUY- Laporan Penilaian Spesifikasi bagi Sebut Harga Bekalan/ Perkhidmatan Harga

(e) OPR/BEN/LP001/BUY-Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan)

(f) SOK/KEW/LP004/BUY-Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja

PTK PK PA PTK


3 tahun

PK

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/perolehan/SOK-Laporan/LP004-laporan%20sebut%20harga%20kerja.doc

http://reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/perolehan/SOK-Laporan/LP004-laporan%20sebut%20harga%20kerja.doc

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 11/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


5. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun -Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B {Bil Ke-XX }

PTK

PK PA PTK


3 tahun

PK

(a) SOK/KEW/LP007/BUY- Laporan Sebut Harga B

(c) Salinan Iklan

(d) SOK/KEW/DF042/BUY-Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B

6.

UPM/BEN/SP/03/F011 – Fail Minit Mesyuarat Sebut Harga (a) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen

Minit Mesyuarat Sebut Harga

7.

Salinan dokumen kontrak

PTJ

PTJ

PTJ

1 tahun selepas tamat

tempoh kontrak

Ketua

PTJ

8. Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/ Seksyen Kewangan)

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

Pejabat Bendahari

3 Tahun

PK

Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

9. OPR/BEN/BD001/BUY- Daftar Sebut Harga A

PA PTK

PK PA PTK


3 Tahun

PK

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 12/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


10. OPR/BEN/BD037/BUY - Daftar Sebut Harga B

PA PTK

PK PA PTK

Kabinet Fail di

Zon/Seksyen Kewangan

3 Tahun

PK

11. OPR/BEN/BD004/BUY – Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Sebut Harga Universiti

PA/PTK PK PA PTK


3 Tahun

PK

12. SOK/KEW/DF035/BUY – Nota Pulangan Barang (NPB)

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

13. SOK/KEW/DF036/BUY – Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja

PTJ PTJ PTJ

1 Tahun

Ketua PTJ

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BURSAR


Halaman: 13/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan Bursar WP 03/01/2011

02 01 SOK:Kew 04/2011

Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011

Bursar WP 22/08/201

02 02 SOK:Kew 01/2012


Bursar WP 14/08/2012

02 03 SOK:Kew 04/2011


Bursar WP 08/05/2015

02 04 SOK: Kew 02/2016

Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016

TPKD TWP 18/8/2016

Documents

PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160810165617SOK.KEW.P005 Prosedur sebut harga.pdf · surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya