Prosedurtetap Dan Penghitungan Kebutuhan Tenaga Kerja

http://dianbudisantoso.net

Tugas Praktik Pengelolaan Sistem Rekam Medis V

Semester Ganjil Tahun Akademik 2009/2010

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN UKRM, ALUR, PROSEDUR TETAP DAN

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA

Disusun Oleh:

Dian Budi Santoso (2622)

Mayliza Da Nerra CJ (2630)‏

Dilla Nurilla (2654)‏

Nungky Swandari (2656)‏

PROGRAM DIPLOMA III REKAM MEDIS

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

2009


Identifikasi Kebutuhan UKRM

1. TPP

Fungsi :

Sebagai tempat penerimaan dan registrasi untuk pasien rawat inap, rawat

jalan, dan rawat darurat.

Peralatan:

Alat Tulis Kantor (ATK)‏

Untuk keperluan pendaftaran pasien.

Mebeuler: meja, kursi

Meja untuk front office, kursi untuk duduk petugas TPP.

Kartu Antrian

Nomor antrian poli bagi pasien yang sudah mendaftar.

Logistik Berkas RM: lembar UGD, kartu periksa, dll

Untuk pasien baru, berkas rekam medis langsung disiapkan di TPP. Kartu periksa

juga diberikan pada pasien baru.

Pesawat Telephone

Untuk hubungan / komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk

komunikasi antar unit di rumah sakit.

Seperangkat Komputer + printer + UPS

Komputer untuk menyimpan data Indeks Utama Pasien. Printer untuk keperluan

mencetak kartu periksa, lembar UGD, lembar poli rajal, dll. UPS untuk menjaga

agar computer tetap hidup saat listrik tiba-tiba mati untuk menghindari kehilangan

data.

Barcode Reader

Untuk membaca barcode di kartu pasien saat pendaftaran pasien lama.

Fingerprint reader

Untuk membaca sidik jari pasien saat pendaftaran.

SOP

Standart Operasional Procedure terhadap penerimaan pasien lama maupun pasien

baru.


2. Filling

Fungsi:

Sebagai tempat penyimpanan dan pemeliharaan berkas rekam medis serta

pengambilan kembali berkas jika dibutuhkan.

Peralatan:

Rak penyimpanan tertutup (Roll o' Pack)‏

Untuk menyimpan berkas rekam medis.

Meja,dan kursi

Untuk operasional petugas filling.

Tracer

Sebagai pengganti berkas rekam medis yang diambil dari rak file, sekaligus sebagai

petunjuk lokasi berkas.

Buku peminjaman berkas RM

Mendata berkas rekam media yang dipinjam untuk kepentingan non-pelayanan

medis, misal SKM dan penelitian.

Seperangkat komputer dan printer

Komputer untuk menyimpan sistem informasi rekam medis, mendata berkas rekam

medis keluar dan yang kembali ke ruang filling. Printer untuk mencetak label yang

nantinya ditempel di tracer.

ATK

Untuk operasional petugas filling.

Trolly

Untuk pendistribusian berkas rekam medis.

Rak Sortir

Mensortir berkas rekam medis yang akan dikembalikan ke rak berdasarkan digit

akhir untuk memudahkan penyimpanan kembali ke rak.

Pesawat Telephone

Untuk komunikasi antar sub unit rekam medis maupun untuk komunikasi antar unit

di rumah sakit.

SOP

Standart Operasional Procedure terhadap penyimpanan berkas maupun pengeluaran

berkas rekam medis.


3. Assembling

Fungsi:

Penyusunan urutan lembar berkas rekam medis sehingga mempermudah

dalam melihat informasi terakhir pasien dan lebih sistematis dalam

pencarian lembar tertentu di berkas rekam medis.

Peralatan:

Stapples dan penjepit kertas

Untuk menggabungkan berbagai macam lembaran formulir.

Alat pelubang kertas/perforator

Untuk melubangi lembaran-lembaran formulir yang akan disusun.

Meja dan kursi

Berkas rekam medis

ATK

Untuk operasional petugas assembling.

Blanko surat permohonan untuk melengkapi pengisian berkas rekam

medis.

SOP

Standart Operasional Procedure terhadap penyusunan lembar/formulir pada berkas

rekam medis.

4. Coding

Fungsi:

Mengkode berbagai macam jenis penyakit dan tindakan yang diterima oleh

pasien.

Peralatan:

Meja dan kursi

Berkas rekam medis

ICD-10

Buku yang digunakan untuk mengkode jenis penyakit pada pasien.


ICD-9 CM

Buku yang digunakan untuk mengkode jenis tindakan yang diterima pasien.

Kamus kedokteran

Seperangkat komputer

Meng-entry kode berbagai jenis penyakit maupun kode tindakan pada pasien.

ATK

Untuk operasional petugas coding.

SOP

Standart Operasional Procedure terhadap pemberian kode penyakit maupun kode

jenis tindakan.

5. Statistik dan Pelaporan

Fungsi:

Pengumpulan, pengolahan dan penyajian data/informasi seperti laporan 10

besar penyakit, grafik Barber Johnson, jumlah pasien meninggal, dll.

Peralatan:

Seperangkat komputer dan printer

Komputer digunakan untuk membantu petugas dalam pengolahan maupun

penyusunan laporan. Printer digunakan untuk mencetak laporan yang sudah jadi.

Meja dan kursi

ATK dan kertas

SOP

Standart Operasional Procedure terhadap pembuatan maupun penyajian laporan.

Kalkulator

Pesawat Telephone



Lembar laporan (jumlah pasien) dari bangsal.


6. SKM

Fungsi:

Membuat surat keterangan medis untuk kepentingan pengadilan & non

pengadilan serta surat jawaban rujukan.

Peralatan:

Komputer dan printer atau mesin ketik

Meja dan kursi

Form permohonan pembuatan SKM

ATK

Buku register permintaan SKM

SOP

Standart Operasional Procedure terhadap pembuatan surat keterangan medis.

Berkas rekam medis

Pesawat Telephone




Alur

1. Alur Berkas Rawat Jalan Pasien Baru

Y

T

2. Alur Berkas Rawat Inap Pasien Baru

T T

Y Y

Y

T

T

Y

Mulai

TPP RJ

RM Baru

Surat Pengantar

Rawat Inap

TPP Ranap Bangsal Pemeriksaan

IGD

Klinik

Assembling

Alaengkap/tida

k Coding Indeks pelaporan

Filling Selesai

Pasien

Rujukan

mulai

TPP RJ

Dibuat RM Baru

Klinik Assembling

Lengkap/tidak

Coding

Indeks

Pelaporan

Filling

Selesai


3. Alur Pasien IGD

Y

T

Y

4. Alur pasien rawat jalan

Mulai

Kondisi

Baik/Tidak

Pendaftaran

Pelayanan

Dirawat inap Pel

Penunjang

Rujukan Farmasi

Bangsal Lab.Penunjang RS. Lain Apotek

Bayar

selesai

Mulai

Pasien datang

TPP Rajal

Pemeriksaan Pel

Penunjang

Rujukan Farmasi

Lab.Penunjang RS. Lain Apotek

Bayar

selesai

Klinik


Prosedur Tetap

Judul Prosedur : Assembling Penanggung Jawab

No. Kode : Disiapkan Diperiksa Disahkan

No.Revisi :

Tanggal mulai berlaku:

Halaman :

1. TUJUAN

1.1 Terlaksananya kelengkapan dan ketidaklengakapan dalam pengisian berkas rekam

medis.

1.2 Terlaksananya pengurutan berkas rekam medis yang sesuai dengan urutan nomor

yang tertera di formulir rekam medis.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur Kerja ini berlaku di Unit rekam medis bagian assembling

3. PENANGGUNG JAWAB

3.1 Koordinator Unit Rekam Medis bertanggung jawab terhadap pelaksannya Prosedur

Assembling.

3.2 Petugas assembling bertanggung jawab dalam melakukan kelengkapan dan ketidak

lengkapan, mengidentifiksi dan autentifikasi terhadap berkas rekam medis.

4. DEFINISI

Assembling adalah penataan berkas rekam medis yang akan dilakukan setelah berkas

rekam medis diterima dari perawat rawat inap. Penataan berkas rekam medis rawat jalan

dilakukan setelah berkas tersebut dibaca oleh petugas rekam medis untuk dimasukkan

kode penyakit serta dilakukan diagnose ke dalam komputer.


5. DOKUMEN TERKAIT

5.1 Formulir rekam medis rawat inap

5.2 Ringkasan Masuk dan Keluar

5.3 Lembar Masuk Darurat

5.4 Catatan Perkembangan

5.5 Catatan poloklinik

5.6 Catatan Asuhan Keperawatan/ Bidan

5.7 Grafik

5.8 Hasil Pemeriksaan Laboratorium

5.9 Konsultasi dan Jawaban Konsultasi

5.10 Pernyataan Pulang

6. PROSEDUR

6.1 Petugas menerima berkas rekam medis yang selesai dirawat inap perbangsal

6.2 Petugas melakukan penataan berkas rekam medis setelah berkas rekam medis yang

diguankan oleh perawat yang sudah selesai di bangsal rawat inap.

6.3 Petugas mulai mengurutkan setiap lembar berkas rekam medis yang harus sesuai

dengan nomor urutan yang ada di lembar formulir rekam medis atau yang sesuai

dengan aturan yang berlaku.

6.4 Petugas harus melengkapi dan mengisi lembar formulir yang masih belum lengkap .

6.5 Petugas meminta dokter unutk mengisi diagnaosa, nama terang dan tanda tangan yang

masih belum lengkap atau belum diisi oleh dokter.

6.6 Setelah diurutkan, dilengkapi dan diisi, dan di cek, petugas assembling memberikan

berkas rekam medis kepada petugas indeks.

6.7 Petugas indeximg akan mengindeks berkas rekam medis, selesai mengindeks petugas

indexing akan memberikan berkas rekam medis kepada coder yang sebagaimana

untuk melakukan coding berkas rekam medis yang sudah selesai dirawat inap.

6.8 Selesai di assembling, indeks, dan coding berkas rekam medis akan dikembalikan ka

bagian penyimpanan atau filling.


7. DIAGRAM ALUR

t

y

Mulai Berkas RM Rawat Inap

perbangsal

Assembling

Dokter Lengkap

Indeks

Coding

Disimpan


Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Bagian Filing

Langkah-langkah dalam menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja:

1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari.

2. Melakukan pengambilan data atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan

apa saja yang dilakukan tiap bagian.

3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang

dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian

4. Melakukan perhitungan dengan rumus:

a. Menetapkan waktu kerja tersedia

b. Menyusun standar beban kerja

c. Penyusunan standar kelonggaran

d. Penghitungan kebutuhan tenaga kerja

a. Menetapkan waktu kerja tersedia dengan terlebih dahulu menghitung:

1) Jumlah hari kerja

Hari kerja yaitu 6 hari dalam 1 minggu sehingga jumlah hari kerja dalam 1

tahun adalah 6 hari x 4 x 12 = 288 hari

2) Cuti tahunan

Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari.

3) Pendidikan dan pelatihan

Ditetapkan untuk pendidikan dan pelatihan adalah 5 hari kerja.

4) Hari libur nasional

Dimisalkan hari libur nasional 14 hari.

5) Ketidakhadiran kerja

Dimisalkan rata-rata ketidakhadiran kerja dalam 1 tahin adalah 4 hari.

6) Waktu kerja

Dimisalkan waktu kerja dalam 1 hari adalah

b. Menyusun standar beban kerja

c. Penyusunan standar kelonggaran

d. Penghitungan kebutuhan tenaga kerja


Faktor-yang mempengaruhi Kebutuhan Staff

1. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari

2. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari

dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur

nasional)

3. Jumlah jam kerja per hari=7 jam

4. Jumlah hari kerja efektif=279 hari

5. Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin

6. Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja

per hari dibagi 365 hari)

Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja :

(axh) / (bxe)

h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas

h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas

untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja.

a, b, dan e sudah dijelaskan diatas.

Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!!

Kasus I di bagian TPP Rawat Inap

Diketahui :

Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung

Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap:

Jawab:

1. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut:

Wawancara pasien butuh waktu=3 menit

Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit

Penjelasan Lembar informed consent=1 menit

Entry data pasien=1,5 menit


Pengambilan berkas RM=1 menit

Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0,5 menit

SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10

MENIT

Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60.

Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10

Jam

Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah :

(a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan menjadi= 2 orang

Kasus II di bagian Assembling

Diketahui:

Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas.

Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya?

Jawab:

Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit

Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit

Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit

Cek Kelengkapan RM=2 menit

Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit

Total perkejaan satu berkas=6,75 menit

Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405 menit dijadikan jam

menjadi 6,75 jam

Dihitung dengan rumus menjadi

(a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau

2 tergantung kebijakan RS anda

Documents

Prosedurtetap Dan Penghitungan Kebutuhan Tenaga Kerja