Komunikasi Bisnis - Proses Komunikasi

Proses KomunikasiMenurut Courtland  L. Bovee dan John V.Thill ada lima tahapan dalam proses komunikasi, antara lain:

1.        Tahap Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu Ide        Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai macam informasi baik yang dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-hal yang dapat diraba. Ide-ide yang ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan disusun kedalam suatu map mental yang ada dalam jaringan otak kita yang menggambarkan persepsi kita terhadap kenyataan. Sebagaimana Anda memandang dunia, pikiran Anda akan menyerap pengalaman-penglaman Anda dengan suatu cara yang unik dan personal (pribadi).

2.        Tahap Kedua : Mengubah Ide Menjadi Suatu PesanDalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide-ide dapat diterima, maupun dimengerti dengan

sempurna. Ide yang ada dalam benak pikiran Anda, kemudian diubah kedalam bentuk kata-kata, yang selanjutnya dipindahkan kepada orang lain.

   Dalam penyampaian suatu pesan, perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang budaya. Sebagai suatu contoh yang sederhana, pada umumnya orang timur memiliki kecenderungan untuk menyampaikan suatu pesan dengan menggunakan bahasa tak langsung ataupun bahasa penghalus. Untuk menyatakan sikap menolak saja, seseorang terlebih dahulu harus menggunakan kalimat-kalimat pembuka yang bersifat netral dan selanjutnya baru pernyataan sikap menolak itu disampaikan.

3.        Tahap Ketiga : Pemindahan PesanSetelah pengubahan ide-ide kedalam suatu pesan, maka tahap berikutnya adalah memindahkan

atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Didalam menyampaikan suatu pesan, adakalanya saluran komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang melalui saluran komunikasi yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan. Untuk menyampaikan pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan dengan menggunakan saluran komunikasi yang panjang, maka pesan-pesan yang Anda sampaikan bisa jadi berkurang atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya. Oleh karena itu, perlu diperhatikan mengenai jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan.

4.        Tahap Keempat: Penerima Menerima Suatu PesanKomunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu

pesan dan penerima menerima suatu pesan. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, maka penerima surat harus membacanya terlebih dahulu sebelum dia dapat memahami isi surat tersebut.

 Jika seseorang menyampaikan pidato dihadapan umum, para pendengar sebagai audience harus dapat mendengar apa yang dia katakan, dan mereka juga harus memusatkan perhatian terhadap pesan-pesan yang ia sampaikan. Jadi, suatu pesan yang disampaikan harus dapat dimengerti dan tersimpan didalam pikiran si penerima pesan. Lagi pula, suatu pesan akan dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan dapat memahami sesuatu sebagaimana yang dimaksud oleh pemberi pesan dengan cara yang dikehendaki.

5.        Tahap Kelima : Penerima Memberi Tanggapan dan Umpanbalik ke PengirimUmpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia

merupakan tanggapan penerima pesan yang memberikan kesempatan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan.

 Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan suatu cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan dapat saja berbentuk

suatu senyuman, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran, atau memberi pesan secara tertulis.

Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan. Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat menunjukkan  adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.

Sumber : Buku Komunikasi Bisnis, Oleh Djoko Purwanto, M.B.A, Penerbit Erlangga, cetakan tahun 2006

PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAANNama   : Amira WulandariNPM     : 36209005Kelas    : 2dd04

Untuk memenuhi tugas dari ibu Handayani

A.     KEGIATAN KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN.Setiap organisasi pasti memiliki hierarchie/tingkatan yang mengakibatkan komunikasi di

dalamnya.semua ini mengakibatkan terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga mempengaruhi hubungan antar manusia didalam dan diluar perusahaan. Apabila suatu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasi, dan peningkatan kerjasama, maka pada pihak lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek, yaitu aspek aktif yang berupa kegiatan yang bertujuan mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya, dan aspek pasif yang merupakan pencerminan situasi sosial yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Komunikasi juga merupakan alat sosialisasi yang netral (bukan hanya dapat menimbulkan integrasi tetapi juga disintegrasi, dapat menimbulkan kerjasama tetapi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan). Oleh karena itu efek dari komunikasi tersebut tergantung dari maksud dan tujuan si penyampainya.

B.     PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN, sekurang-kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu sbb..: 1.       Ide atau kejadian yang akan diberitakan, 2.       Komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita, 3.       Pesan yang dirumuskan dan disalurkan, 4.       Menginterpretasikan pesan, dan 5.       Tujuan kegiatan pemberitahuan.

Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan, dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang. Oleh sebab itu komunikasi banyak mengalir secara vertikal dari atas ke bawah. Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, instruksi, dsb.. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah ke atas membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Dengan demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atasan dan bawahan berbeda, atasan memberikan perintah/petunjuk (yang mempunyai sangsi disiplin yang dituntut), sedangkan bawahan memberi informasi.

Disamping itu memang terdapat pula komunikasi mendatar yang terjadi antar karyawan sekolega/setingkat. Komunikasi inipun masih dalam kerangka struktur perusahaan, walaupun biasanya tidak ada sangsinya (kecuali apabila memasalahkan kerjasama dan tukar menukar informasi pekerjaan untuk merealisasikan suatu tugas). Bilamana komunikasi mendatar lebih memperoleh arti penting daripada komunikasi vertikal, maka pimpinan suatu perusahaan mendapatkan saingan, karena informasi (sengaja atau tidak) akan banyak tidak sampai kepadanya.

Hal ini dapat pula menyebabkan keputusan yang akan diambil mungkin kuranf tepat atau kurang bijaksana. Biasanya penyimpanan atau pembekuan suatu informasi terjadi dua tingkat di bawah seorang atasan, karena tingkat tersebut jauh, akan tetapi juga masih dekat dengan atasan yang akan dihambatnya.

Isi komunikasi vertikal dari atas ke bawaj biasanya mengandung unsur pengarahan, kritik terhadap pekerjaan yang kurang baik dilaksanakan bawahan, informasi penting yang mendidik, meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi serta afiliasi atau kohesi (hubungan) karyawan perusahaan. Apakah pola komunikasi itu lebih banyak bersifat instruktif atau hanya sekedar tukar-menukar informasi, hal ini sangat tergantung pada jenis informasi dan relevansinya dengan pekerjaan, yaitu hubungan kerja antara komunikator dengan komunikasi. dalam hubungan ini perlu disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang menjelaskan: §  Garis hierarchie atau tingkatan, §  Wewenang,dan §  Hubungan kerja antar bagian.

Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang-orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannya yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting daripada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Selama tidak mengganggu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas-desus atau benalu komunikasi).

Desas-desus ini adalah saluran komunikasi yang memanfaatkan secara tidak jujur (bukan urusan hubungan kerja) untuk mengadakan komunikasi antar bagian dan menyampaikan berbagai hal yang biasanya diberi warna negatif atau memang bersifat demikian kepada pihak lain. Hal semacam ini biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu perusahaan.

Untuk mengatasi benalu/desas-desus tersebut yang biasanya berita tentang ketegangan hubungan atasan dengan bawahan yang mungkin kurang suka dikontrol oleh atasannya, maka diperlukan rapat bulanan guna memberi informasi yang penting dan harus diketahui staff yang lebih rendah.

Walaupun tidak disukai, namun kontrol sangat diperlukan demi kelancaran perencanaan. Karena itu dalam komunikasi dari atas ke bawah sebaiknya digunakan suatu sistem untuk memperlunak kontrol, misalnya dengan menggunakan kata-kata halus seperti “tolong”, “terimakasih”, “bagaimana sekiranya...”, “apakah tidak lebih baik jika...”, dsb.. walaupun halus, namun bawahan bukan berarti akan meremehkan atasannya, karena perintah yang disampaikan harus tetap dilaksanakan. Dengan demikian akan terjadi keselarasan antara atasan dengan bawahan karena bawahanpun dapat merasa dihargai.

C.     HUBUNGAN ANTAR MANUSIASetiap lembaga bisnis haruslah dapat menciptakan hubungan kondusif, baik yang bersifat internal

(bertujuan untuk mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial, yang mempunyai efek meningkatnya tingkat produktivitas. Agar kepuasan, loyalitas, dan integrasi individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu di dalam lingkungannya. Kita harus mengetahui kita harus memperhatikan orang lain) maupun eksternal (diperlukan karena pembelian terdapat pada pihak luar perusahaan yang mempunyai karakter dan kedudukan yang berbeda-beda, maka diperlukan pendekatan yang berbeda pula agar dapat mencapai orang tersebut).

Adakalanya strategi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai-berai. Oleh karena itu strategi yang harus kita pakai adalah strategi komunikasi massa.

Komunikasi massa adalah proses dimana organisasi media memproduksi pesan-pesan dan mengirimkannya ke publik yang besar, dan melalui proses tersebut sejumlah pesan akan digunakan atau dikonsumsi oleh audiens. Sentral studi komunikasi massa adalah media. Bila dikatakan bahwa sistem media merupakan bagian dari sistem dalam konteks yang lebih besar, yaitu politik, ekonomi, dan institusi kekuasaan studi komunikasi massa juga mempelajari kaitan sistem-sistem tersebut dengan keberadaan dan fungsi media dalam masyarakat. Oleh studi komunikasi massa bersifat kompleks, analisis yang mendalam terhadap faktor-faktor terkait di seputar media dibutuhkan.

Hubungan masyarakat menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-masing. Penalarannya sebagai wahana komunikasi ke dalam (berusaha menyelenggarakan ke dalam tubuh organisasi) maupun keluar (memberikan informasi kepada masyarakat dan lingkungan). Penyelenggaraan ini berfungsi memfilterisasi, mengelola, dan menyajikan informasi yang diperlukan sehingga sesuai dengan kebutuhan komunikasi dari kelompok sasaran yang dituju. Mengelola dan menyaring masukan dari luar menyelenggarakan komunikasi yang sehat kepada masyarakat sehingga mereka mendukung dan menyetujui apa yang diharapkan.

Hubungan masyarakat disebut juga public relation dengan ruang lingkup kegiatan yang menyangkut baik individu keluar dan semua kegiatan diselenggarakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing lembaga atau organisasi.

Tujuan hubungan yang harmonis dengan masyarakat adalah untuk menciptakan, membina, dan memelihara sikap budi yang meluangkan bagi lembaga atau organisasi di suatu pihak dan dengan public di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik.

Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 unsur, yaitu:1.       Mempengaruhi pendapat.2.       Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima, dan3.       Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik.

Apabila kita memperhatikan ketiga unsur tersebut maka akan tampak unsur yang pertama adalah unsur yang umum yang dipergunakan dalam komunikasi, sedangkan unsur kedua dan ketiga adalah unsur yang khusus dipergunakan dalam hubungan masyarakat (humas).

D.     KOMUNIKASI UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH (bertujuan untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan masalah-masalah bisnis, untuk mempelajari bagaimana cara menciptakan suasana agar pertemuan-pertemuan dapat berhasil, untuk mempelajari bagaimana menyusun agenda rapat, untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi, untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok)

Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan komunikator dalam memecahkan masalah ketika berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil. Suatu pertimbangan mengikuti langkah-langkah akan sangat membantu untuk meningkatkan pertemuan-pertemuan kelompok yaitu yakin akan metode yang digunakan, ciptakan suasana yang menyenangkan, rencanakan jadwal, susunan pembahasan, gunakan gaya kepemimpinan yang tepat, mengikuti perkembangan kelompok dan tindak lanjut setelah pertemuan.

Metode yang digunakan adalah penting untuk berhati-hati didalam menentukan pilihan metode untuk membuat keputusan. Yakin bahwa metode ini adalah yang terbaik untuk mencapai tujuan. Sewaktu-waktu rapat kelompok tidak diperlukan dan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien dengan langsung diputuskan atau menggunakan komunikasi tertulis. Banyak organisasi yang menggunakan metode kelompok secara luas untuk informasi komunikasi yang penting dan membuat keputusan-keputusan.

Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok. Alasan utama yang sering disebutkan untuk menggunakan metode-metode kelompok antara lain:

1.       Keputusan yang berkualitas lebih baik,2.       Keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih besar,

3.       Keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut,

4.       Metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko yang lebih efektif dalam proses pengambilan keputusan.

Adapun kerugian metode kelompok diatas ada beberapa pembatasan untuk mempertimbangkannya:1.       Metode kelompok memakan waktu cukup panjang,2.       Metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau keterampilan pemimpin,3.       Keputusan kelompok kadang- kadang menggambarkan rata-rata keahlian dalam kelompok, dan4.       Keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam menghasilkan dugaan.

Untuk menjadikan suatu kelompok menjadi efektif, haruslah menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai tujuan-tujuan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu, sbb.:

1.       Motivasi. Para anggota rapat harus memiliki kepercayaan bahwa rapat sangat diperlukan, maka mereka akan berusaha memberikan opini terbaik mereka, demi perusahaan. Untuk itu mereka harus dapat memotivasi diri mereka sendiri bahwa pendapat mereka sangat diperlukan. Ini sangat diperlukan dalam penyusunan/pembentukan kelompok sebelum rapat dimulai.

2.       Lokasi rapat.3.       Merencanakan rapat,

Banyak pimpinan mengeluarjan sebuah perjanjian besar seperti pengaturan-pengaturan fisik dan tak seorangpun mengetahui apa yang akan benar-benar terjadi dalam rapat.

Mereka dengan jelas berpikir bahwa mereka akan setuju dengan persoalan-persoalan rapat di pertemuan.

Kelompok komunikasi lebih efektif untuk menyelesaikan masalah bisnis. Salah satu jalan yang terbaik untuk memudahkan pertemuan kelompok yang efektif adalah menciptakan disiplin, peraturan, dll. dalam tujuan dari kelompok. Pimpinan yang efektif juga harus menjadi komunikator yang efektif, contohnya hubungan yang efektif dimana kepemimpinan dalam kelompok menunjukkan kemampuan pemakaian komunikasi yang efektif.

Arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.

Berikut adalah pengertian dan fungsinya :1. Downward CommunicationsDownward Communications adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah : Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward CommunicationUpward Communication adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat   diselesaikan oleh bawahan Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal CommunicationHorizontal Communication adalah tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: Memperbaiki koordinasi tugas Upaya pemecahan masalah Saling berbagi informasi Upaya pemecahan konflik Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 

2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. 

4. Langkah keempat , perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut. 

5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Sumber : - http://ekopurnomo1990.blogspot.com/2010/01/pentingnya-komunikasi-yang-efektif-di.html - Buku Paket Komunikasi Bisnis, Universitas Gunadarma.

Komunikasi BisnisDalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah, maupun besar, orang-orang yang

berkecimpung didalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu bagi mereka komunikasi merupakan factor yang sangat penting demi pencapaian tujan suatu organisasi.

Seorang Pimpinan suatu organisasi bisnis dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya baik secara lisan maupun tertulis ;

1.      Penyampaian pesan bisnis yang disampaikan secara lisan, meliputi penyampaian pesan bisnis memalui :-          Telepon                                        -          Interkom                                      -          Rapat (meeting)-          Pengarahan atau briefing                        2.      Pesan-pesan bisnis secara tertulis, meliputi ;-          Laporan kerja                                - surat kontrak kerja sama-          Memo                                           - surat tanggapan-          Surat tugas kerja                           - surat penolakan kerja-          Surat perjanjian kerja                   - proposal ekspansi usaha-          Surat pemesanan barang

-      Surat pengaduan (complain letters)-      Surat edaran umum-      Surat pengumumanPembuatan pesan-pesan bisnis tersebut merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis.

1.1            Pengertian Komunikasi Bisnisa.      Apa itu komunikasib.      apa itu komunikasi bisnis ?!

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Comunications: principles and methods, Komunikasiadalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu system yang biasa (lazim), baik dengan symbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.

Di dalam dunia praktis, selain komunikasi bisnis (business communication) biasanya kita juga dapat mengenal komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) dan komunikasi lintas budaya(intercultural/cross-cultural communication).

Tabel 1.1 Perbedaan antara komunikasi antarpribadi dengan komunikasi bisnisUraian Komunikasi Antarpribadi Komunikasi Bisnis

  Orientasi / tujuan  Pokok bahasan  Bahasa yang digunakan  Format penulisan  Gaya penulisan  Kertas surat yang

digunakan  Stempel/cap  contoh

Kepentingan pribadi

Masalah pribadiInformal, bahasa campuranFleksibelTidak standardTanpa kop surat

Tanpa stempelSurat keluarga

Kepentingan bisnis

Masalah bisnisFormal, baku

StandardStandardDengan kop surat

Dengan stempelSurat bisnis

a.1 Komunikasi antarpribadiMerupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel dan informal. Jenis komunikasi ini lazim ditemui dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang terjalin cenderung lebih santai, akrab, dan tidak kaku.mis: komunikasi yang dilakukan dalam suatu keluarga, antar keluarga, antar tetangga, antar teman, antar karyawan, untuk mencapai suatu tujuan tertentu.a.2 Komunikasi lintas budayaMerupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal. Komunikasi dapat terjadi pada tingkat antardaerah, antarwilayah, maupun antarnegara.

b.      Komunikasi bisnisAdalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu.

§  Tugas seorang komunikator dalam dunia bisnisDalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baikdi samping harus memiliki kemampuan

berkomunikasi yang baik, juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada  untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai.

Tugas komunikator tersebut antara lain memhami dengan baik:-          Menyusun kata-kata yang mampu membentuk suatu arti atau makna,-          Bagaimana mengubah suatu situasi menjadi lebih menarik dan menyenangkan-          Bagaimana mengajak peserta/audiens untuk berperan aktif dalam diskusi,-          Bagaimana menyelipkan humor (lelucon) yang mampu menghidupkan suasana,-          Bagaimana menyiapkan atau mengatur ruangan yang mampu menghidupkan diskusi-          Bagaimana memilih media komunikasi secara tepat (melalui media tertulis maupun lisan)-          Bisa menggunakan gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa tubuh untuk memperkuat penyampaian

pesan-pesan bisnis.

1.2              Bentuk-bentuk dasar komunikasiAda dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal

a)      Komunikasi verbalkomunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral).Dalam dunia bisnis ada berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:

·         Membuat dan mengirim surat pengantarbarang kesuatu perusahaan·         Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah yang menunggak

pembayarannya.·         Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain·         Membuat dan membuat surat konfirmasi barang kepada pelanggan·         Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain·         Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain·         Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain·         Membuat dan mengirim surat penolakan kerja·         Membuat dan mengirim surat penerimaan kerja·         Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain·         Membuat dan mengirim surat pemberitahuan ke media massa·         Membuat dan mengirim surat pengumuman ke media massa.·         Dan masih banyak lagi yang lainnya.

Dalam dunia bisnis, seseorang dapat saja mengekspresikan pesan-pesannya secara non-verbal (tidak secara tertulis atau lisan). Namun, ekspresi secara nonverbal memiliki suatu keterbatasan dalam mengomunisasikan suatu pesan kepada pihak lain.Melalui komunikasi secara lisan atau tertulis, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik, Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menyampaikan pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, sesorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran atau bacaan ;

        i.             Berbicara dan menulisKomunikasi lisan relative lebih mudah, praktis (efisien) dan cepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis.

      ii.            Mendengar dan membacaKomunikasi yang efektif adalah komunikasi dua arah. Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi dari pada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengarkan (listening) dan membaca (reading) yang baik.

b)      Komunikasi nonverbalbentuk komunikasi palin mendasar dalam dunia bisnis adalah komunikasi bisnis, menurut teori antopologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh. Bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku komunikasi nonveral:

·         Menggerakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan·         Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berfikir keras·         Gambar pria dan wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan

jenis kelaminnya.·         Dan masih banyak lagi yang lainnya.

Pendek kata, dalam komunikasi nonverbalorang dapat mengambil suatu kesimpulan tenteng berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci,cinta, rindu, maupun berbagai macam perasaan lainnya.

§  Tujuan komunikasi nonverbal (menurut Thil dan Bovee)-          Memberikan informasi,-          Mengatur alur suatu percakapan

-          Mengekspresikan emosi-          Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.-          Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.-          Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara mengayunkan tongkat golf yang

baik dan benar.

Proses Komunikasi            Sebagai suatu proses, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontradiktif) yang sama (selaras), serta meliputi proses menulis, mendengarkan, dan mempertukarkan informasi.            Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business communication today, be, proses komunikasi terdiri dari enam tahap, yaitu:

1.      Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan2.      Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan3.      Pengirim menyampaikan pesan4.      Penerima menerima pesan5.      Penerima menafsirkan pesan6.      Penerima memberi tanggapandan mengirim umpan balik kepada pengirim

ke enam proses komunikasi tersebut, dapat digambarkan seperti diagram di bawah iniTahap 1Pengirim mempunyai gagasan                                                                                  pengirim                                                              penerima

 

                                                                                                                      

Tahap pertama: pengirim Mempunyai Suatu Ide/Gagasan                Sebelum proses penyampaian pesan, pengirim harus mempunyai ide atau gagasan pemikiran tentang apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens.Karena persepsi adalah hal yang unik, ide yang ingin disampaikan seseorang mungkin akan berbeda dengan pemikiran orang lain. Bahkan dua orang yang memiliki pengalaman yang sama terhadap suatu hal atau kejadian, akan memiliki kesan yang tidak serupa. Mengapa demikian? Hal ini terjadi karena setiap orang akan menyaring informasi yang didapat, dan hanya akan memperhatikan dan mengingat hal-hal yang mereka anggap menarik atau penting.                Seorang komunikator yang baik, harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang dianggap baik, penting dan relevan. Dalam dunia komunikasi , proses ini dikenal sebagai abstraksi (abstraction)

Tahap kedua: Pengirim Mengubah Ide menjadi suatu Pesan                Dalam proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, agar ide dapat diterima dan dimengerti dengan sempurna, yaitu;

-          Subyek (apa yang ingin disampaikan)-          Maksud (tujuan)-          Audiens-          Gaya personal-          Dan latar belakang budaya.

Tahap ketiga: pengirim menyampaikan pesan                Tahap berikutnya adalah memindahkan dan menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Panjang pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan.

Tahap keempat: Penerima menerima pesan                Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim (komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut.Contoh : jika seseorang menyampaikan pidato di depan umum, para pendengar sebagai audiens harus dapat mendengar apa yang dikatakan dan memahami pesan-pesan yang disampaikan tersebut.

Tahap kelima: Penerima menafsirkan pesan                Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

Tahap keenam: Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim                Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Munculnya kesalahpahaman komunikasi

                Tidak semua proses komunikasi itu dapat berjalan dengan lancar. Salah satu ketidaklancaran proses komunikasi yang dilakukan adalah munculnya kesalahpahaman. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor-faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah utama. Masalah tersebut adalah:

1. Masalah dalam mengembangkan pesan.

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanay pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan. 

Komunikasi dapat juaga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik. Misalnya, pada saat menggunakan sound system terdapat sambungan kabel yang kurang baik (antara tersambung dan tidak, sehingga muncul suatu grak-grek), kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu penerangan tiba-tiba padam, audiens terhalang oleh pilar (tiang bangunan), dan tidasan surat yang tak terbaca. 

Jika anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya memilih tempat yang memungkinkan audiens dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang disampaikan.Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda. Bila dua buah pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan mungkin hanya dapat menangkap sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

3. Masalah dalam menerima pesan.

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang teran, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

Dalam beberapa kasus, gangguan atau masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Mislnya, pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara total, tetapi dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi.

4. Masalah dalam menafsirkan pesan.

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan.

-Perbedaan latar belakang,

-perbedaan penafsiran kata/bahasa,

- dan perbedaan reaksi emosional,

hal-hal tersebut dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan. 

Seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki pengalaman dan harapan yang serupa, maka apa yang dia katakana secara otomatis cocok dengan kerangka berfikir dirinya. Bila seseorang menghadapi orang yang memiliki latar belakang berbeda, apa yang dia katakana mungkin akan ditafsirkan dari sudut pandang yang berbeda. Masalah dalam memahami pesan-pesan sebenarnya terletak pada bahasa, yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan.Suatu hal yang cukup menarik bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima di suatu kondisi, namun dalam situasi yang berbeda suatu kata dapat membingungkan. Hal ini tergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

Bagaimana memperbaiki komunikasi            Dalam melakukan komunikasi, kadang-kadang hasilnya tidak sesuati dengan apa yang kita harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang kita lakukan tidak bisa efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Untuk melakukan komunikasi yang efektif memerlukan beberapa hal, yaitu:

- Persepsi,Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audiens akan membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Audien sebagai penerima pesan, lalu akan mengantisipasi reaksi mereka, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaan dalam komunikasi yang dilakukan.

- Ketepatan,Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, maka seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, maka yang muncul adalah miscommunications.

- Kredibilitas,Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.

- Pengendalian,Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.

- Keharmonisan,Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannay. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya.Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati,

Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Katakan apa yang dikehendaki audiens, gunakan bahasa yang jelas, dan mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan poin yang penting, dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang poin-poin yang penting.

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat audiensnya lebih mudh memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan dengan cara lisan (oral) akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan memiliki kondisi yang teratur, rapi dan nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.

Agar pemberian umpan balik tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikator menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat, misalnya melalui tatap muka atau melalui telepon. Tetapi, bila mpan balik yang cepat terlalu dipentingkan, sarana tulisan (surat) dapat menjadi alternatif yang baik untuk menyampaikan pesan.

Kesimpulan

Komunikasi dalam dunia bisnis merupakan salah satu faktor penting yang perlu dipertimbangkan bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Tetapi, seringkali orang mengabaikan arti pentingnya komunikasi dalam dunia bisnis. Saluran komunikasi formal adalah saluran apa yang mengalir dalam rantai komando atau tanggungjawab tugas yang didefinisikan oleh organisasi.

Secara garis besar, ada dua bentuk komunikasi yang paling mendasar, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Komunikasi verbal berkaitan dengan komunikasi yang dilakukan baik melalui tulisan maupun lisan, misalnya dalam bentuk surat, laporan, memo, rapat kerja, dan sejenisnya. Sedangkan komunikasi nonverbal merupakan komuniksi yang digunakan tidak lewat tulisan maupun lisan, seperti menggunakan bahasa isyarat (body language), symbol, uniform, ekspresi wajah, lambing (logo) perusahaan, jarak saat berbicara, dan warna.

Dalam kaitannya dengan proses komunikasi, ada lima tahapan yang perlu diperhatikan yaitu adanya ide atau gagasan, mengubah ide ke dalam suatu pesan, menyampaikan pesan, penerimaan pesan, menafsirkan pesan, dan memberikan respons dan umpan balik (feedback).

Dalam komunikasi seringkali muncul kesalahpahaman baik dalam mengembangkan pesan, menyampaikan pesan, dalam menerima pesan, maupun dalam menafsirkan suatu pesan. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi dapat diatasi dengan memperhatikan persepsi lawan bicara, ketepatan penyampaiannya, kredibilitas pengirim pesan, dan kemampuan mengendalikan pesan.Jadi, komunikasi (communication), adalah proses dimana informasi dipertukarkan dan dimengerti oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku.

Diposkan 26th February 2013 oleh cantika cindy

Keberhasilan Komunikasi Bisnis

Kata komunikasi berasal dari bahasa latin (communicare) yang berarti memberi, mengambil bagian atau meneruskan sehingga terjadi sesuatu yang “common” umum, sama atau saling memahami. Dalam perkembangannya, komunikasi kemudian dapat didefinisikan sebagai tranfer pesan antara dua orang atau lebih. Dalam transfer atau penyampaian pesan ini, terdapat suatu proses.Gambar 1.1: Proses Komunikasi

Seperti dapat dilihat di gambar 1.1, dalam proses komunikasi terdapat enam komponen yaitu sender, encoding, medium, decoding, receiver dan feedback. Proses komunikasi dimulai pada saat sender atau pengirim pesan mempunyai ide atau pesan, kemudian pada tahap encoding, sender menentukan cara menyampaikan pesan kepada receiver. Pesan ini kemudian ditransfer melalui medium seperti, telepon, surat, atau faximile. Pada tahap encoding, receiver atau penerima pesan menerima dan menterjemahkan pesan yang datang. Proses komunikasi dikatakan berhasil jika receiver dapat menterjemahkan isi pesan sesuai dengan yang diinginkan oleh sender. Jika reveiver merasa bahwa pesan yang diterima tidak maka sender lalu mengirimkan respon atau feedback. Dalam hal ini, maka posisi receiver berubah menjadi sender dan sender menjadi receiver, dan proses seperti ini disebut dengan komunikasi dua arah. Komunikasi satu arah terjadi jika receiver tidak memberikan feedback atau umpan balik. Sering kali tujuan komunikasi tidak tercapai. Hal ini bisa terjadi karena adanya hambatan-hambatan atau noises atau barriers yang timbul selama proses komunikasi berlangsung.

Gambar 1.1 menunjukkan bahwa hambatan-hambatan dalam komunikasi bisa timbul dalam setiap tahap dari proses komunikasi. Adanya hambatan menyebabkan penerima pesan tidak menterjemahkan pesan sesuai dengan yang diinginkan oleh pengirim pesan. Menurut Sigband dan Bell, hambatan dalam proses komunikasi dapat dikelompokkan menjadihambatan nonverbal dan verbal.Hambatan Non Verbal :1. Perbedaan Persepsi

Persepsi merupakan pandangan seseorang terhadap suatu kenyataan atau fakta. Seseorang direktur perusahaan menganggap mobil bukan merupakan simbol status sedangkan direktur yang lainnya mungkin berpendapat sebaliknya.

2. Perbedaan Kepentingan.Dalam suatu perusahaan, kepala bagian produksi mungkin menghendaki agar sisa laba digunakan untuk membeli peralatan produksi, sedangkan kepala bagian pemasaran menginginkan agar dana digunakan untuk meningkatkan kegiatan promosi. Konflik yang timbul disebabkan oleh adanya perbedaan kepentingan antara dua orang yang sedang berkomunikasi.

3. Perbedaan pengetahuan tentang topik yang dikomunikasikan.4. Keterlibatan emosi.5. Kurangnya intropeksi6. Kesalahan dalam menilai penampilan.7. Pesan yang disampaikan kurang jelas.8. Jeleknya pengorganisasian pesan disampaikan9. Hanya mendengarkan pesan secara pasif10. Penyampaian informasi secara tidak efisien.Fungsi dari komunikasi pada dasarnya :1. Memberikan informasi, baik disadari maupun tidak disadari oleh pelakunya.2. Untuk memperlancar komunikasi lisan

3. Untuk mengungkapkan perasaan4. Untuk melengkapi pesan-pesan verbal5. Untuk mengontrol atau mempengaruhi lawan bicara6. Untuk memperjelas komunikasi verbal.Hambatan Verbal

1. Kesalahan pemilihan kata2. Kurangnya perbendaharaan kosa kata3. Kesalahan penulisan atau pengucapan4. Perbedaan level antara pengirim dan penerima pesan.

Menurut Boove dan ThillBerbeda dengan Sigband dan Bell, Boove dan Thill meninjau hambatan-hambatan dalam komunikasi dari segi proses komunikasi itu sendiri.1. Hambatan yang timbul pada saat penyusunan pesan

1) Kurang akurat2) Kurang familiar dengan penerima pesan atau situasi yang dihadapi3) Adanya konflik emosi4) Kesalahan dalam penyampaian pesan

2. Hambatan yang timbul pada saat penyampaian pesan.1) Faktor-faktor phisik2) Adanya signal-signal yang bertentangan3) Terlalu banyaknya pihak yang terlibat.

3. Hambatan yang timbul pada saat penerimaan pesan1) Hambatan Phisik2) Hambatan mental

4. Hambatan dalam memahami pesan1) Perbedaan latar belakang2) Perbedaan penginterpretasian kata-kata3) Perbedaan reaksi yang timbul karena perbedaan emosi yang terlibat.

Sedangkan Masalah-masalah khusus dalam komunikasi bisnis yaitu:1. Kompleksitas pesan2. Kondisi yang tidak mendukung penyampaian dan penerimaan pesan3. Perbedaan diantara pengirim dan penerima pesan.

Terdapat 4 jenis komunikasi verbal yang selalu digunakan dilingkungan bisnis, yaitu: berbicara, menulis, membaca dan mendengarkan. Suatu penelitian yang menggunakan kalangan bisnis sebagai respondennya menunjukkan bahwa kaum bisnis menggunakan sebaian besar waktunya untuk mendengarkan (45%), dan berbicara (30%). Mereka menggunakan sisa waktunya untuk membaca (16%) dan menulis (9%). Hasil penelitian juga mengindikasikan bahwa kalangan bisnis menggunakan tulisan dan bicara untuk mengirim pesan, dan mendengarkan serta membaca untuk menerima pesan.Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasiakan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara oran yan terlibatdalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini diengaruhi oleh kejelasan pesan ,cara penyampaian pesan,perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan eaktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan komunikasi kombinasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkanterjadinya penyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.secara empiris pemahamanorang perihal perihal sesuatu akan lebi mudahdiserap dan difahami jikasesustu tersebut. diperlihatkan dibandin hanya diperdenarkanatau di bacakan dan akan lebih baik jikasesuatu yang dikomunikasikan tersebutselain diperlihatkan tetapi juga dipraktikan.Komunikasi dalam organisasi

Secara umum, terdapat dua fungsi komunikasi dalam organisasi. Yang pertama, komunikasi berfungsi sebagai alat bantu yang bisa digunakan oleh anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Yang kedua, komunikasi organisasional juga berfungsi sebagai sautu alat untuk menyatukan

semua anggota organisasi menjadi satu kesatuan yang kohesif. Komunikasi organisasional bisa dikelompokkan berdasarkan formalitas dan polanya.1. Berdasarkan Formalitasnya

Ditinjau dari segi formalitas, komunikasi organisasional bisa dikelompokkan menjadi komunikasi infomal dan formal.Komunikasi informalmerupakan suatu proses komunikasi yang terjadi antara para anggota tanpa menggunakan jalur komunikasi formal yang berlaku di organisasi. Anggota organisasi biasanya menggunakan komunikasi informal untuk memperoleh informasi yang dapat diperoleh melalui jalur formal atau untuk membicarakan hal-hal yang tidak berhubungan dengan urusan organisasi, misalnya tentang kehidupan keluarga , hobbi olah raga, dan sebagainya.Ditinjau dari kepentingan organisasi, komunikasi informal bisa digunakan untuk mengetahui informasi tentang keluhan-keluhan bawahan, terutama bawahan dari orang-orang yang dianggap “ABS” atau orang yang hanya suka melaporkan informasi baik.Komunikasi formal merupakan suatu arus komunikasi yang terjadi secara formal sesuai dengan struktur organisasi.Kelemahan informasi formal :1. Bisa membatasi akses pegawai tingkat bawah ke para pimpinan yang berpungsi sebagai

pengambil keputusan.2. Jika satu dari rantai komunikasi dalam suatu departemen mengalami hambatan, maka kegiatan di mata

rantai komunikasi atau departemen yang lain bisa mengalami hambatan pula.

Untuk mengatasi kedua hambatan tersebut di atas menciptakan suatu struktur organisasi yang “ flat” dengan “ wide span of control” merupakan salah satu cara yang bisa digunakan . ditinjau dari arahnya, komunikasi formal bisa dikelompokkan menjadi 3 yaitu :1. Komunikasi kebawah (downward communication)

Komunikasi kebawah merupakan komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan bawahannya dalam suatu organisasi. Adapun bentuknya bisa berupa memo, kebijakan, printah presentasi, rapat, majalah perusahaan, surat, buletin, dan sebagainya. Komunikasih ke bawah biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi tentang: Pekerjaan, misalnya uraian pekerjaan, bagaimana cara menjalankan pekerjaan, kapan dan dimana

pekerjaan harus dilaksanakan Hubungan pegawai dengan organisasi dan hubungan organisasi dengan dunia luar.

2. Komunikasi sejajar (lateral communication) Komunikasi sejajar merupakan komunikasi diantara orang-orang yang mempunyai jabatan yang selevel tapi berbeda departemen.

3. Komunikasi keatas (upward communication)Komunikasi keatas merupakan komunikasi dari bawah keatas, dan biasanya dalam bentuk laporan, baik tertulis maupun tidak.

2. Komunikasi organisasi berdasarkan polanya :Berdasarkan polanya, seperti yang dapat dilihat di gambar 2.1, komunikasi organisasional bisa

dikelompokkan menjadi empat pola. Garis dalam gambar menunjukkan siapa yang diijinkan berbicara dan kepada siapa dia diijinkan berbicara.a. Pola roda (wheel network)

Dalam pola ini, seseorang bertindak sebagai titik pusat semua proses komunikasi. Anggota group lainnya berfungsi untuk menstransfer dan menerima semua pesan melalui pemimpin komunikasi. Dengan demikian maka pemimpin komunikasi bertindak sebagai pengambil keputusan dan berhak untuk membagi pekerjaan serta memerintah anggota lainnya. Berdasarkan penelitian pola ini merupakan pola komunikasi yang paling terstruktur dan terpusat.

b. Pola rantai (chan network)

Meskipun pola rantai juga merupakan suatu pula yang terpusat, anggota lain dalam pola ini juga berfungsi sebagai alat untuk menyalurkan informasi antara titik pusat dengan orang-orang yang ada diujung garis komunikasi.

c. Pola lingkaran (circle network)Dalam pola ini, semua anggota group mempunyai kesempatan yang sama untuk melakukan komunikasi. Setiap orang bisa berbicara dengan dua orang lainnya. Selanjutnya informasi menyebar dari satu orang ke orang lainnya. Dengan demikian maka setiap individu membuat keputusan berdasarkan informasi yang sudah tersebar merata.

d. Pola bintang (star network)Setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berbicara dengan semua anggota lainnya.

Gambar 2.1 : Berbagai pola komunikasi dalam organisasi.

Wheel Chain Circle Star3. Suasana Komunikasi

Efisiensi dan efektifitas arus informasi dalam organisasi sangat dipengaruhi oleh suasana komunikasi dalam organisasi. Sebagai contoh, arus komunikasi tidak akan berjalan dengan lancar seandainya manajer mengabaikan informasi dari bawahannya atau seandainya manajer membatasi arus informasi kepada para bawahannya. Beberapa faktor yang mempengaruhi suasana komunikasi antara lain:

1. Pola komunikasi yang digunakan.2. Gaya manajemen3. Etika komunikasi4.

POLA KOMUNIKASITabel 2.1 : Perbandingan 4 (empat pola komunikasi)

POLA KOMUNIKASI

Alat Ukur Pola Roda Pola Rantai Pola Lingkaran Pola Bintang

Kecepatan Sangat cepat Cepat Lambat Lambat/cepat

Akurasi Baik Baik Jelek Bagus/jelek

Moral Sangat rendah Rendah Tinggi Sangat tinggi

Kejelasan Peranan

Sangat jelas Jelas Tidak ada Tidak ada

Stabilitas Sangat stabil Stabil Tidak stabil Tidak stabil

Kreativitas Sangat rendah Rendah Tinggi Sangat tinggi

Kemampuan beradaptasi

Rendah Rendah Tinggi Tinggi

Gaya Manjemen

Suatu hasil penelitian mengindikasikan adanya empat gaya dasar manajemen, dimana setiap gaya mempunyai pengaruh yang berbeda terhadap suasana komunikasi. Empat gaya manajemen tersebut adalah:

a. Directive StylePimpinan puncak yang menerapkan gaya ini cenderung mengambil sendiri semua keputusan, karena pimpinan berasumsi bahwa para bawahan tidak bisa dipercaya atau tidak mempunyai kemampuan. Selain itu, pimpinan juga berasumsi bahwa para bawahan cenderung untuk menghindari pekerjaan, kurang inisiatif, serta kurang bertanggung jawab. Oleh karena itu maka bawahan harus idberitahu dengan tegas tugas-tugasnya. Dalam perusahaan yang menerapkan gaya ini, komuniask dikontrol secara ketat oleh pimpinan, dengan demikian maka para bawahan tidak diberi kesempatan untuk menyampaikan pendapat mereka. Pimpinan puncak juga membatasi arus informasi baik antara para pekerja maupun antara satu departemen dengan departemen yang lainnya.

b. Coaching StyleSeperti halnya dalam “Directice style” dalam “coaching style” pimpinan puncak cenderung memberi pengaragan dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh para pekerja. Perbedaannya dalam coaching style, manajemen berasumsi bahwa para pekerja merupakan anggota tim yang bersedia untuk mengerjakan tugas-tugasnya demi tercapainya tujuan organisasi. Dengan demikian maka manajemen mau menerangkan alasan pengambilan suatu keputusan kepada para pekerja. Selain itu, pimpinan puncak juga mau mendengarkan ide-ide dan saran-saran yang datang dari para pekerja.

c. Supportive StylePimpinan berasumsi bahwa para pekerja mempunyai kemampuan dan motivasi kerja yang tinggi. Meskipun manajemen yang menetapkan sasaran dan tujuan, manajemen mendelegasikan hak untuk mengambil keputusan operasionail dan hak untuk memecahkan masalah sehari-haris kepada bawahannya. Komunikasi dua arah antara bawahan dan atasan biasanya terjadi secara terus-menerus, baik arus komunikasi ke atas maupun ke bawah. Selain itu, pekerja juga dibebaskan untuk membentuk saluran komunikasi informal.

d. Delegating StylePimpinan puncak memberikan kebebasan kepada pegawai untuk mengambil keputusan dan menjalankan pekerjaan masing-masing. Pimpinan puncak hanya memberikan pengarahan secara global tentang sasaran dan tujuan organisasi, kemudian wewenang diberikan sepenuhnya kepada pekerja untuk menentukan cara mencapai tujuan dan sasaran. Oleh karena pekerja diberi kebebasan sepenuhnya untuk memecahkan masalah yang merkea hadapi, maka para pekerja akan terbiasa untuk bekerja sendiri, tanpa melakukan konsultasi dengan atasan. Sebagai akibatnya, pimpinan bisa merasa terisolasi dan kehilangan kontrol terhadap jalanya operasi perusahaan.

ETIKA KOMUNIKASIPada saat menjalankan pekerjaannya, baik pimpinan maupun bawahan sering menghadapi dilema

yang berhubungan dengan moral dan kepentingan perusahaan. Di satu pihak pimpinan perusahaan harus melindungi kepentingan pemilik saham, dengan demikian pimpinan harus melakukan segala cara untuk guna memaksimalkan laba perusahaan. Di lain pihak, pimpinan juga bertanggung jawab untuk menjaga kepentingan pegawai, konsumen, dan masyarakat pada umumnya. Kadang-kadang pimpinan mengalami kesulitas untuk dapat memenuhi semua kewajiban di atas secara bersamaan.

Sebagai contoh, asumsikan anda sebagai pimpinan perusahaan yang sedang mengalami kerugian besar. Oleh karena itu anda bertanggung jawab kepada pemilik saham untuk memperkecil atau bahkan menghilangkan kerugian tersebut. Setelah mempertimbangkan berbagai alternatif, anda menyimpulkan bahwa memberhentikan 300 pegawai secepat mungkin merupakan penyelesaian terbaik yang dapat dilakukan. Sebagai bagian dari penyelesaian, anda juga harus memberhentikan 100 pegawai lainnya dikemudian hari. Anda tidak bisa memberhentikan mereka pada saat ini, karena anda membutuhkan mereka untuk menyelesaikan suatu proyekk terlebih dahulu. Menurut Anda, kapankah saat yang tepat untuk memberitahu mereka?. Jika anda memberitahu keadaan yang sebenarnya kepada mereka pada saat

ini, mungkin banyak diantara mereka yang akan keluar pada saat perusahaan sedang membutuhkan tenaga mereka. Dilain pihak, jika anda menerangkan bahwa keadaan mungkin akan berubah di masa yang akan datang, berarti anda telah membohongi pegawai anda.

Bukanlah pekerjaan mudah untuk menyelesaikan dilema seperti yang dialami pimpinan perusahaan dalam contoh di atas. Faktor hukum dan moral merupakan dua faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyelesaikan persoalan di atas. Ditinjau dari segi hukum, tindakan atau keputusan yang anda ambil tidak akan dapat disalahkan selama anda tidak melanggar peraturan yang ada. Ditinjau dari segi moral, beberapa faktor yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan antara lain:

a. Kode etik yang berlaku di perusahan.b. Lakukan tindakan dengan membuat asumsi seakan-akan anda berada di pihak yang lemah. Dengan

demikian keputusan yang anda ambil akan mempertimbangkan kepentingan orang lain sebagai individu.

c. Pertimbangkan apakah komunikasi yang akan Anda lakukan dapat menguntungkan kedua belah pihak. Jika komunikasi hanya menguntungkan anda tetapi merugikan orang lain, maka ditinjau dari segi moral tindakan Anda tidaklah dapat dibenarkan.

d. Anda sebaiknya mengkomunikasikan informasi secara jujur, dengan kata lain, tidak menyembunyikan informasi penting. Jika anda sudah melakukan hal ini, maka tindakan anda sudah dapat dibenarkan ditinjau dari segi moral.

e. Apakah anda menggunakan argumentasi yang bersifat rasional atau manusiawi? Sebagai contoh, adan dapat menerangkan bahwa reorganisasi bertujuan untuk meningkatkan kekuasaan atasan dalam menghadapi saingannya. Dengan asumsi bahwa kedua argumen di atas merupakan kenyataan yang ada, argumen yang pertama mempunyai nilai etika yang lebih tinggi ditinjau dari pandangan mata atasan anda.

f. Apakah pesan yang anda sampaikan mementingkan kepentingan organisasi? Kadang-kadang anda mungkin mempunyai pandangan pribadi yang berbeda dengan pandangan organisasi dalam memandang suatu permasalah atau dalam menterjemahkan suatu fakta. Pada saat menghadapi situasi seperti ini, adan harus ingat bahwa pada saat jam kerja, anda mewakili pemilik perusahaan. Anda dibayar untuk mengekpresikan posisi atau pandangan perusahaan, oleh karena itu anda harus loyal kepada perusahaan. Ini tentu saja tidak berarti bahwa anda harus berani berdusta, emnipu, atau mencuri hanya untuk menjaga loyalitas anda.

g. Apakah penyampaian pesan sudah dilakukan dengan menggunakan taktik yang baik?. Ditinjau dari segi hukum, anda mungkin tidak dapat disalahkan, tetapi mengapa harus menyakiti hati pegawai jika hal ini dapat dihindarkan.

4. Pengelolaan Komunikasi Dalam OrganisasiData statistik menunjukkan bahwa komunikasi yang bersifat rutin merupakan faktor penting

dalam bisnis. Oleh karena itu maka komunikasi yang bersifat rutin harus dikelola dengan baik sehingga dapat memperkecil biaya dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi komunikasi. Beberapa cara yang dapat digunakan dalam mengelola komunikasi rutin antara lain:

a. Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin.Hal ini perlu dilakukan karena pada prakteknya banyak proses komunikasi, misalnya rapat atau penggunaan memo, yang hanya memboroskan waktu. Dengan hanya mengirim informasi yang memang dianggap penting, maka perusahaan dapat menghemat waktu dan uang.

b. Memberikan instruksi yang jelas.Orang yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi harus memahami dengan jelas semua keinginan dan sasaran perusahaan. Selain itu, penyampai informasi atau manajer harus menganalisa apakah bawahannya sudah benar-benar memahami informasi yang disampaikan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan umpan balik melalui kerja sama yang baik dengan para stafnya.

c. Mendelegasikan tanggung jawabOleh karena keterbatasannya sebagai manusia, manajer sebaiknya mempercayakan sebagian tugasnya kepada para bawahan.

d. Melatih penulis dan pembicaraDengan memberikan pelatihan tentang teknik-teknik menulis dan berbicara didepan umum, perusahaan dapat meningkatkan rasa percaya diri para pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai akibatnya, perusahaan pun dapat menjalankan operasinya dengan lebih lancar.

Agar Terjadi Keberhasilan Komunikasi Bisnis Maka Harus Memperhatikan Hal-Hal Berikut :A. Menentukan tujuan komunikasiB. Menentukan sasaran komunikasi atau audienceC. Menentukan ide utama pesan yang akan disampaikanD. Menentukan channel dan medium yang akan digunakan untuk mengirim pesan.E. Menentukan cara pengorganisasian dan nada pesan.

Tujuan KomunikasiAlasan penentuan tujuan komunikasi adalah:

1) Untuk menentukan apakah komunikasi memang diperlukan.2) Untuk memberikan respon yang tepat kepada audience3) Agar isi pesan dapat lebih terfokus.4) Agar channel dan medium komunikasi dapat dipersiapkan terlebih dahulu.

Tujuan umum pesan bisnis ada tiga yaitu:1) Untuk menginformasikan2) Untuk membujuk/ melakukan kerjasama3) Untuk memberikan hiburan (entertainment)

Beberapa pertanyaan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi tujuan pesan:1) Apakah tujuan yang hendak dicapai pesan melalu pesan memang realistis?2) Apakah memang saatnya sudah tepat untuk mengirimkan pesan?3) Apakah pesan dikirimkan oleh orang yang tepat?4) Apakah tujuan pesan dapat diterima oleh organisasi?

Menganalisa AudiensPenganalisaan audience bertujuan untuk menentukan materi yang akan dicakup dalam pesan serta

cara penyampaian pesan. Adapun penganalisaan audience dapat dilakukan dengan jalan menjawab pertanyaan-pertanyaan di bawah.

1) Mengembangkan dan menganalisa karakters audience Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience? Siapakah audience atasan, bawahan, teman sejawat, atau publik? Bagaimana kira-kira reaksi audience terhadap isi pesan? Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audience terhadap topik?

2) Mampu memuaskan audience dengan informasi yang disampaikan Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui oleh audience Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diperkirakan akan disampaikan

audience. Menyiapkan pertanyaan-pertanyaan terhadap audience Menyiapkan informasi-informasi yang akurat Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang paling menarik perhatian audience.

3) Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi audience. Hal ini perlu dilakukan karena audience mungkin hanya: Mempunyai waktu sedikit Mungkin merasa terganggu Mungkin hanya memberikan prioritas rendah terhadap pesan.

Pemilihan Chanel Dan MediaPesan dapat dibedakan berdasarkan tipe-tipenya, dan setiap tipe pesan memerlukan channel yang

berbeda satu sama lainnya. Secara umum, komunikasi dapat dibedakan menjadi komunikasi oral dan tertulis.A. Komunikasi Oral

Komunikasi oral sangat tepat jika digunakan untuk menyampaikan pesan yang bertujuan untuk mendorong audience agar mau melakukan kerjasama. Komunikasi formal juga merupakan pilihan yang tepat jika: Pengirim pesan menginginkan umpan balik dengan cepat Isi pesan bersifat sederhana dan mudah diterangkan Isi pesan tidak memerlukan pencatatan secara formal Untuk menyampaikan pesan terhadap sekelompok audience yang mempunyai lokasi yang sama. Untuk mendorong audience agar mau berpartisipasi dalam memecahkan masalah atau untuk

mengambil keputusan bersama.Terdapat berbagai macam bentuk komunikasi formal. Contoh bentuk-bentuk komunikasi formal dapat dilihat di bawah ini: Percakapan tanpa direncanakan sebelumnya. Percakapan melalui telepon Interview Rapat dalam kelompok kecil Seminar Workshop Program-program pelatihan Pidato secara formal Presentasi

Komunikasi TertulisKomunikasi tertulis sangat bervasiasi ditinjau dari segi formalitasnya. Dengan menggunakan komunikasi tertulis, maka pengirim pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengontrol pesan. Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah: Surat

Surat biasanya digunakan untuk menyampaikan dokumen-dokumen singkat yang terdiri dari dua atau tiga halaman.

MemoMemo biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang bersifat rutin.

Laporan dan ProposalLaporan dan proposal digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat kompleks dan objektif.

Berdasarkan tujuannya, surat dan memo dapat diklasifikasikan dalam 4 kategori yaitu:1. Permintaan langsung2. Menyampaikan informasi rutin yang bertujuan untuk menyampaikan berita baik atau berita yang

bertujuan untuk meningkatkan nama baik perusahaan.3. Menyampaikan berita buruk4. Menyampaikan informasi yang bersifat membujuk.

PenyusunanDalam tahap ini, ide atau isi pesan dituangkan dalam bentuk kata-kata, kalimat-kalimat, serta

paragraf-paragraf. Selain itu, ditentukan juga cara pengilustrasian serta informasi lainnya yang akan digunakan untuk mendukung ide pokok pesan.Revisi dan Peninjauan Kembali

Pada tahap ini, dilakukan tinjauan ulang terhadap tujuan, isi, pengorganisasian secara keseluruhan, serta nada pesan. Salin itu, dilakukan juga peninjauan ulang terhadap kata, tanda-tanda baca, ejaan, serta format yang digunakan.Berdasarkan uraian sebelumnya dapat disimpulkan Bahwa Untuk Ukuran Keberhasilan Suatu komunikasi Bisnis yaitu:1. Apakah Informasi disampaikan dengan jelas dan Akurat?dalam komunikasi Bisnis,dimana banyak hal-

hal penting seperti perbedaan kebudayaan dan perbedaan pendidikan yang dapat berpengaruh terhadap berlangsungnya komunikasi.Maka seringkali terjadi informasi yang kita sampaikan diabaikan oleh

Audience.oleh karena itu untuk mengatasi hal tersebut maka seorang pembicara harus mempelajari tentang latar belakang audiencenya agar mendapat respon yang baik sebelum berbicara dii depan audience.karena salah satu Ukuran keberhasilan dalam Komunikasi Bisnis adalah respon yang baik dari audiencenya.

2. Dapat mengajak orang lain untuk mendengarkan informasi yang disampaikan dan menyentuh perasaan orang yang menerima.Apa yang terlihat pada pesan itu seperti : nada bicara, aya tulisan dan pilihan kata-katasecara keseluruhan dapatdipergunakan,secara keseluruhan dapat menyebabkanproses ko9munikasi berhasil atau agal.jadi kita harus dapat menciptakanperhatian atau simpat,suatu hubungansaling percaya guna merangkul mereka ke Arah kita.

3. Informasi yang kita sampaikan harus dapat Mengejutkan audience agar perhatian mereka dapat menuju kita,ini adalah hal terpenting dalam komunikasi bisnis yang sanat kritis.Karena hal ini dapat menjamin isi Pesan diterima denan baik. Dengan kata lain kita harus dapat kreatif dalam penyampaian informasi kepada audience agar mereka selu mengingat informasi yang kita sampaikan.

Daftar PustakaBove, Courtland L. (2000), Business communication Today, Random House Inc., Toronato, CanadaGamble, Terry Kawl; Michael Gamle(1987), Communicaion Work, Random House Inc., New York.Mahmud Machfoedz (2002), Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis, UPP-AMP YKPN, YogyakartaMahmud Machfoedz (2004), Komunikasi Bisnis Modern, UPP-AMP YKPN, Yogyakartahttp://duniabisnis.nethttp://indobisconsulting.comhttp://asputra.comhttp://batampos.comhttp://ronawajah.wordpress.comhttp://komuci.nethttp://surabaya.netwww.Rileks.comwww.pmbs.ac.idwww.portals.comwww.bisnis.comwww.ebizzasia.comwww.myquran.comwww.wallstreetinstitute.co.idwww.apolloasi.comwww.sinarharapan.comwww.wirausahawan.comwww.smecdq.comwww.depcop.o.idwww.canmegapulsa.comwww.medialintas.co.idwww.mokarawo.netfirms.comwww.pontianakpos.comwww.indonetwork.co.id

1. A.  Teori Komunikasi

Teori komunikasi adalah satu pandangan dan strategi yang akan membentuk alat dan rangka kerja untuk sesuatu perkara yang hendak dilaksanakan Dalam proses komunikasi teori akan membina bentuk dan kaidah komunikasi yang hendak dibuat. Pengertian mengenai ilmu komunikasi, pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan pengertian ilmu secara umum. Yang membedakan adalah objek kajiannya, di mana perhatian dan telah difokuskan pada peristiwa-peristiwa komunikasi antar manusia. mengenai hal itu Berger & Chafee (1987) menyatakan bahwa Ilmu komunikasi adalah suatu pengamatan terhadap produksi, proses dan pengaruh dari sistem-sistem tanda dan lambang melalui pengembangan teori-teori yang dapat diuji dan digeneralisasikan dengan tujuan menjelaskan fenomena yang berkaitan dengan produksi, proses dan pengaruh dari sistem-sistem tanda dan lambang. 1. B.  Metode (Teknik) KomunikasiTeknik komunikasi digunakan supaya komunikasi antar manusia terjalin secara efektif. Pengertian teknik adalah suatu cara yang digunakan untuk melakukan sesuatu hal. Sedangkan pengertian komunikasi adalah penyampaian informasi dari komunikator ke komunikan melalui media tertentu. Maka pengertian teknik komunikasi adalah suatu cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi dari komunikator ke komunikan dengan media tertentu. Dengan adanya teknik ini diharapkan setiap orang dapat secara efektif melakukan komunikasi satu sama lain dan secara tepat menggunakannya. Beberapa teknik dalam komunikasi :1. Ucapan yang jelas dan idenya tidak ada makna ganda, utuh.2. Berbicara dengan tegas, tidak berbelit-belit3. Memahami betul siapa yang diajak bicara, hadapkan wajah dan badan, pahami pikiran lawan bicara.4. Menyampaikan tidak berbelit-belit, tulus dan terbuka.5. Sampaikan informasi dengan bahasa penerima informasi.6. Menyampaikan dengan kemampuan dan kadar akal penerima informasi7. Sampaikan informasi dengan global dan tujuannya baru detailnya.8. Berikan contoh nyata, lebih baik jadikan anda sebagai model langsung.9. Sampaikan informasi dengah lembut, agar berkesan, membuat sadar dan menimbulkan kecemasan

yang mengcerahkan.10. Kendalikan noise dan carilah umpan balik untuk meyakinkan informasi anda diterima. Contoh

dengan bertanya atau menyuruh mengulanginya. Dengan adanya beberapa teknik komunikasi ini diharapkan hambatan-hambatan dalam komunikasi dapat diminimalisasi. Bukan hanya komunikasi antar individu saja yang membutuhkan teknik komunikasi, dalam berkomunikasi dengan stakeholder atau antar karyawan juga perlu teknik komunikasi tersendiri.

 Beberapa teknik komunikasi dalam situasi semi formal – formal :1. Informative Communication (Komunikasi Informatif) Informative communication adalah suatu pesan

yang disampaikan kepada seseorang atau sejumlah orang tentang hal-hal baru yang diketahuinya. Teknik ini berdampak kognitif pasalnya komunikan hanya mengetahui saja. Seperti halnya dalam penyampaian berita dalam media cetak maupun elektronik, pada teknik informatif ini berlaku komunikasi satu arah, komunikatornya melembaga, pesannya bersifat umum, medianya menimbulkan keserempakan, serta komunikannya heterogen. Biasanya teknik informatif yang digunakan oleh media bersifat asosiasi, yaitu dengan cara menumpangkan penyajian pesan pada objek atau peristiwa yang sedang menarik perhatian khalayak.

2. Persuasif Communication (Komunikasi Persuasif) Komunikasi persuasif bertujuan untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku komunikan yang lebih menekan sisi psikologis komunikan. Penekanan ini dimaksudkan untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, tetapi persuasi dilakukan dengan halus, luwes, yang mengandung sifat-sifat manusiawi sehingga mengakibatkan kesadaran dan kerelaan yang disertai perasaan senang. Agar komunikasi persuasif mencapai tujuan dan sasarannya, maka perlu dilakukan perencanaan yang matang dengan mempergunakan komponen-komponen ilmu komunikasi yaitu komunikator, pesan, media, dan komunikan. Sehingga dapat terciptanya pikiran,

perasaan, dan hasil penginderaannya terorganisasi secara mantap dan terpadu. biasanya teknik ini afektif, komunikan bukan hanya sekedar tahu, tapi tergerak hatinya dan menimbulkan perasaan tertentu.

 1. C.  Model KomunikasiModel komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi dengan komponen lainnya.Menurut Sereno dan Mortensen, suatu model komunikasi merupakan deskripsi ideal mengenai apa yang dibutuhkan untuk terjadinya komunikasi. Suatu model merepresentasikan secara abstrak ciri-ciri penting dan menghilangkan rincian komunikasi yang tidak perlu dalam “dunia nyata”.B. Aubrey Fisher mengatakan, model adalah analogi yang mengabstraksikan dan memilih bagian dari fenomena yang dijadikan model.Werner J. Severin dan James W. Tankard, Jr. mengatakan bahwa model membantu merumuskan suatu teori dan menyarankan hubungan. Oleh karena hubungan antara model dengan teori begitu erat, model sering dicampur dengan teori. Model-model komunikasi :1. Model Stimulus – ResponsModel ini merupakan model yang paling dasar dalam ilmu komunikasi. Model ini menunjukan komunikasi sebagai sebuah proses aksi reaksi. Model ini beranggapan bahwa kata-kata verbal, tanda-tanda nonverbal, gambar-gambar, dan tindakan akan merangsang orang lain untuk memberikan respon dengan cara tertentu. Kita dapat juga mengatakan bahwa proses ini merupakan perpindahan informasi ataupun gagasan. Proses ini dapat berupa timbal balik dan mempunyai efek yang banyak. Setiap efek dapat merubah perilaku dari komunikasi berikutnya.  Model ini mengabaikan komunikasi sebagai sebuah proses. Dengan kata lain, komunikasi dianggap sebagai hal yang statis. Manusia dianggap berprilaku karena kekuatan dari luar ( stimulus ), bukan berdasarkan kehendak, keinginan, atau kemauan bebasnya. 1. Model Komunikasi LinearIstilah linear mengandung makna lurus. Jadi proses linier berarti perjalanan dari satu titik ke titik lain secara lurus. Dalam konteks komunikasi proses secara linear adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan sebagai titik terminal. Komunikasi linear ini berlangsung baik dalam situasi komunikasi tatap muka (face-to-face communication) maupun dalam situasi komunikasi bermedia (mediated communication). Komunikasi tatap muka, baik komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) maupun komunikasi kelompok (group communication) meskipun memungkinkan terjadinya dialog, tetapi adakalanya berlangsung linear. Contoh untuk ini, seorang ayah yang sedang memberikan nasihat kepada anaknya pada waktu mana si anak diam seribu bahasa, atau direktur perusahaan yang sedang memarahi anak buahnya, atau jaksa sedang membacakan tuduhan terhadap terdakwa di gedung pengadilan.Proseskomunikasi secara linear umumnya berlangsung pada komunikasi bermedia, kecuali komunikasi melalui media telepon. Komunikasi melalui telepon hampir tidak pernah berlangsunglinear, melainkan dialogis, tanya jawab dalam bentuk percakapan. Oleh karena komunikasi bermedia, khususnya media massa, yakni surat kabar, radio siaran, televisi siaran, dan film teatrikal, bersifat linear, maka para komunikator media massa, seperti wartawan, penyiar radio, reporter televisi, dan sutradara film, menunjukkan perhatiannya yang sangat besar terhadap masalah ini.1. Model InteraksionalModel komunikasi interaksional ini dikemukakan oleh Wilbur Schramm. Bila dalam model komunikasi linier, seseorang hanyalah berperan sebagai pengirim atau penerima, maka pada model komunikasi interaksional ini juga mengamati hubungan antara seorang pengirim dan penerima. Model komunikasi ini menekankan proses komunikasi dua arah diantara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi

berlangsung dua arah: dari pengirim kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Pandangan interaksional mengilustrasikan bahwa seseorang dapat menjadi baik pengirim amupun penerima dalam sebuah interaksi, tetapi tidak dapat menjadi keduanya sekaligus. Pada model ini terdapat elemen penting yaitu umpan balik (feed back ). Umpan balik merupakan tanggapan terhadap pesan yang diterima oleh seseorang. Berbeda dengan komunikasi linier, bahwa di dalam komunikasi linier tanggapan yang diberikan oleh komunikan berupa respon tanpa seleksi dan interpretasi. Umpan balik merupakan bentuk adanya dialog antara komunikator dan komunikan. Elemen lain yang juga menjadi hal penting dalam model interaksional adalah bidang pengalaman seseorang. Mengapa bidang pengalaman seorang menjadi penentu yang penting? Dalam berkomunikasi, adanya pengalaman serta budaya seseorang dapat menjadi penentu orang tersebut dalam berkomunikasi, menyampaikan pesan dan menanggapinya. Proses komunikasi interaksional merupakan proses yang menetapkan pesertanya berlaku aktif, tidak monolog namun berdialog. Dapat menjadi kesimpulan bahwa komunikasi aktif ini akan berkembang sesuai dengan interaksi manusia yang berbeda- beda. Maka ketika kita berinteraksi, bukankah berarti kita telah melakukan komunikasi interaksional?1. Model transaksionalModel komunikasi transaksional ini dikemukakan oleh Barnlund. Dia menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus menerus dalam sebuah episode komunikasi. Model komunikasi transaksional berarti bahwa proses komunikasi tersebut kooperatif, baik pengirim maupun penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi.Proses komunikasiKomunikasi sebagai suatu proses artinya bahwa komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan (ada tahapan atau konsekuensi) serta berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu.Proses komunikasi adalah bagaimana sang komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses Komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya).Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.1. Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan

suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.

2. Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalu telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.

Media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.1. Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang

diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.2. Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang

dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.Meskipun proses komunikasi tampaknya sederhana, pada dasarnya tidak. Gangguan atau hambatan tertentu menampilkan diri selama proses berlangsung. Mereka hambatan merupakan faktor yang memiliki dampak negatif pada proses komunikasi. Beberapa hambatan umum termasuk penggunaan media yang tidak tepat (saluran), tata bahasa salah, dan suara gaduh yang menghambat proses penerimaan informasi.