PROSES MANAJEMEN

I. PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu perkumpulan atau organisasi, untuk mencapai suatu tujuan bersama,

dibutuhkan suatu manajemen. Hal ini agar segala sesuatu yang dirumuskan untuk menjadi

tujuan bersama tersebut dapat tercapai dengan sempurna. Segala sesuatu yang berhubungan

dengan pencapaian tujuan tersebut akan terorganisir dengan baik.

II. PEMBAHASAN MASALAH

II.1.Definisi Proses Manajemen

Proses manajemen adalah serangkaian kegiatan yang diperlukan untuk mencapai

tujuan. Proses manajemen terdiri dari :

1. Planing

2. Organizing

3. Actuating

4. Controlling

Untuk melaksanakan proses tersebut , sarana dan prasarana yang diperlukan antara

lain:

1. Kekuasaan

2. Tujuan

3. Orientasi

4. Sumber daya

Jenis kekuasaan antara lain :

Legitimasi power = formal karena posisi atau jabatan

Koersif power = kekuasaan memaksa atau menghukum

Reward power = kekuasaan memberi penghargaan

Referensi power = kekuasaan yang timbul karena keunggulan seperti kepandaian,

pengetahuan, pengalaman, kemampuan dan ketrampilan.

II.2. Macam – Macam Proses Manajemen

I. PERENCANAAN/ PLANING

Empat langkah pokok planning adalah :

1. Tetapkan tujuan

2. Rumuskan keadaan saat ini

3. Identifikasi pendukung dan penghambat tujuan

4. Kembangkan rangkaian tindakan untuk mencapai tujuan

Tipe perencanaan antara lain :

1. Strategis (jangka panjang)

2. Taktis (menengah)

3. Operasional (rendah)

Sedangkan manfaat perencanaan yaitu :

1. Mengurangi pengaruh ketidakpastian dan perubahan

2. Memfokuskan perhatian pada tujuan

3. Mendapatkan operasi yang ekonomis

4. Memudahkan pengendalian

5. Memudahkan koordinasi

6. Memudahkan pemahaman keseluruhan gambaran kerja

II. ORGANIZING

Pengorganisasian menghasilkan struktur organisasi dengan unsur :

1. Pembagian kerja

2. Anggota organisasi

3. Lingkungan tempat pelaksanaaan kerja

4. Keterkaitan antara anggota

Proses organisasi sumber daya manusia antara lain :

1. Bentuk struktur

2. Tingkat kewenangan

3. Pentang kendali

4. Staffing

5. Koordinasi

III. ACTUATING

Pelaksanaanya adalah :

1. Usaha mengatur semua anggota kelompok agar mau dan berusaha mencapai

tujuan

2. Usaha mobilitas sumber – sumber daya yang dimilki organisasi agar dapat

bergerak dalam satu kesatuan dengan merancang yang telah dibuat

Hal – hal yang diperlukan adalah :

a. Motivasi

b. Kepemimpinan

c. Komunikasi

d. Dinamika kelompok

a. Motivasi

Proses iterative antara kebutuhan dari dalam diri manusia dan dorongan untuk

bertindak / berperilaku

Teori motivasi menurut moslow, ada 5 kebutuhan dasar. Yaitu :

1. Biologis

2. Keamanan

3. Social

4. Harga diri

5. Aktualisasi diri

b. Kepemimpinan

Yaitu hubungan dimana satu orang yakni pemmpin mempengarhi pihak lain

untuk bekerja sama secara suka rela dalam usaha mengerjakan tugas – tugas yang

berhubungan untuk mencapai hal yang diinginkan oleh pemimpin tersebut.

Ada lima kerangka dasar kekuatan :

1. Kekuatan berdasarkan paksaan

2. Kekuatan untuk member penghargaan

3. Kekuatan yang sah

4. Kekuatan karena keahlian

5. Kekuatan referensi

Kepemimpinan timbul dari sejumlah hubungan kompleks yang terdapat antara :

1. Pemimpin

2. Pihak yang dipimpin

3. Organisasi yang bersangkutan

4. Nilai nilai social dan kondisi ekonomi serta politik.

Ada berbagai macam gaya kepemimpinan yang dikemukakan oleh (Psikolog

Industrial) Blake dan Mouton.

Tipe Desertur (Gaya Kepemimpinan terburuk)

Kurang perhatian, baik terhadap produksi maupun terhadap manusia.

Tipe Missionaris (Gaya yang berorientasi pada manusia)

Kurang sekali perhatian terhadap produksi, perhatian terbesar terhadap manusia.

Tipe Otokrat (Gaya yang berorientasi terhadap produksi)

Kurang sekali perhatian terhadap manusia, perhatian terbear terhadap produksi.

Tipe Kompromis (Gaya berimbang, yang kini berlaku)

Perhatian yang seimbang terhadap produksi dan manusia.

Tipe Eksketif (Gaya kepemimpinan yang paling baik)

Perhatian terbesar, baik terhadap produksi maupun manusia.

Beberapa factor factor yang mempengaruhi kepemimpinan antara lain :

Motovasi yang tinggi

Keterlibatan

Sifat sifat manusia yang positif.

Kualitas-kualitas yang umumnya dikehendaki dan dimiliki oleh seorang pemimpin

adalah :

Realitas

Banyak akal

Dapat mengambil inisiatif

Emosional stabil

Seorang komunikator yang terampil

Percaya diri

Partisifatif dalam bidang social.

Ada enam buah teori tentang kepemimpinan, antara lain :

1. Teori Keadaan (The Situation Theory)

Pada teori ini, kepemimpinan terdiri dari 4 buah variable : Pemimpin, para pengikut,

organisasi dan pengaruh-pengaruh social, ekonomi, dan politik.

Pada tudi yang dilakukan Fiedler, 3 dimensi yang digunakan untuk mengukur

efektivitas pemimpin,

Tingkat kepecayaan para pengikut terhadap pemimpin mereka

Tingkat hingga dimana pekerjaan para pengikut bersifat rutin

Derajat kekuatan yang inhaeren dengan posisi kepemimpinan.

2. Teori Kelakuan Pribadi (The Personal Behavior Theory)

3. Teori Supportif ( The Supportive Theory)

4. Teori Sosiologi ( The Sociological Theory)

5. Teori Psikologis ( The Psychological Theory)

6. Teori Otokratis ( The Autocratic Theory)

Kepemimpinan yang berdasarkan teori otokratis akan menekankan perintah-perintah,

paksaan-paksaan dan tindakan-tindakan yang agak arbitrel pada hubungan pemimpin

yang bersangkutan dengan pihak bawahan. Pemimpin cenderung memusatkan

perhatian hanya pada pekerjaan.

c. Komunikasi

Berkomunikasi merupakan salah satu diantara pembantu terpenting aktivitas-aktivitas

managerial. Ada lima macam tipe komunikasi managerial, yaitu :

1. Komunikasi Formal

Komunikasi formal meliputi rantai perintah organisasi formal. Untuk komunikasi

formal ini bersifat resmi, jalur transmisi telah digariskan, dan format telah ditetapkan.

2. Komunikasi Informal

Komunikasi informal biasanya dinamakan pohon anggur, karena kebanyakan

manager menggunakannya untuk melengkapi komunikasi formal.

3. Komunikasi Nonformal

Dapat disebabkan karena kondisi tidak sengaja dari organisasi formal yang

menyebabkan terjadinya tindakan secara tidak disengaja. Komunikasi nonformal

bersifat efektif, ia hamper selalu terdapat pada sebuah kelompok besar yang bekerja

sama dan ia cenderung bersifat kontinyu dan permanen.

4. Komunikasi Teknis

Digunakan oleh orang-orang yang bekerja dalam bidang yang sama.

5. Komunikasi tentang prosedur dan peraturan

Dalam bidang komunikasi harus terdapat :

Pengirim ( giver )

Berita ( Message)

Penerima ( receiver )

Dinamika Kelompok

Kelakuan kelompok merupakan entitas tersendiri, bukan sekedar penjumlahan dari

kelakuan kelakuan individu yang membentuk kelompok tersebut. Suatu kelompok

lebih memiliki sejumlah sifat yang bersifat eksklusif.

Beberapa hal tentang kelakuan kelompok :

1. Tujuan yang menyebabkan terbentuknya kelompok, mempengaruhi tindakan-

tindakan kelakuan kelompok yang bersangkutan.

2. Kelakuan kelompok yang cenderung lebih bersifat irrasional, dan lebih emosional

dibandingkan dengan kelakuan individual.

3. Kelompok-kelompok tertentu yang memiliki ikatan lemah, anggota mereka masuk

dan keluar

4. Pada kelompok dengan ikatan kuat, tekanan (terhadap anggota) agar anggota

menerima pandangan-pandangan kelompok lebih besar dan lebih efektif

dibandingkan dengan kelompok dengan ikatan lemah.

5. Secara typis, apabila timbul pertentangan paham dalam kelompok, maka para

anggota tertentu akan pro dan aka nada yang kontra, tetapi mayoritas akan

berpandangan kompromistis, atau jalan tengah.

6. Para ekstrimis yang tidak memiliki ikatan kuat, akan dikucilkan dari kelompok

tersebut.

7. Pada umumnya dapat dikatakan bahwa anggota kelompok yang berusaha sekuat

tenaga untuk mempengaruhi anggota yang lain merupakan orang yang paling

cenderung menerima pandangan-pandangan pihak lain.

IV. CONTROLLING

Pengawasan yang berarti mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya

mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif

sehingga hasil pekerja sesuai dengan rencana.

Apabila pengawasan jelas menunjukan bahwa perencanaan tersebut tidak

diimplementasikan maka harus diperkembangkan sebuah rencana baru atau rencana

yang dimodifikasi yaitu;

Prinsip Pengawasan:

Pengawasan efektif membantu usaha-usaha kita untuk mengatur pekerjaan yang

direncanakan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan tersebut berlangsung

sesuai dengan rencana.

Proses Pengawasan:

Pengawasan terdiri dari pada suatu proses yang dibentu dari tiga macam langkah yang

bersifat universal yakni: jumlah kesatuan yang diproduksi, jumlah kartu yang diisi

dan jumlah sampel yang dibagikan merupakan pengukuran-pengkuran yang bersifat

tangible.

Contoh-contoh hasil intangible:

1. Pengembangan para eksekutif;

2. Pembentukan moril para pekerja;

3. Efektivitas komunikasi;

4. Efisiensi pembelian.

Prinsip kekecualian (Principle Of Exception)

Pengawasan dibantu oleh tindakan memusatkan perhatian dan kekecualian-

kekecualian, atau penyimpangan-penyimpangan yang luar biasa, dari hasil atau

standar yang diharapkan. Prinsip tersebut penting dalam bidang pengawasan. Ia

menunjukan bahwa hanya kasus eksepsional memerlukan tindakan koreksi.

Mengoreksi Penyimpangan-Penyimpangan Melalui Tindakan-Tindakan Remedial.

Apabila diketumukan Penyimpangan-Penyimpangan penting maka tindakan-tindakan

cepar dan efektif merupakan suatu keharusan. Pengawasan efektif tidak dapat

mentolerir keterlambatan-keterlambatan yang tidak perlu, dialih-alih, kompromi-

kompromis tanpa kahirnya atau kekecualian-kekecualian secara berlebihan.

Pengawasan Yang Ditujukan Untuk Mengantisipasi

Setiap aktivitas dapat awasi sehubungan dengan faktor:

1. Jumlah

2. Kualitas

3. Pengguna waktu

4. Biaya

Petunjuk Pokok Untuk Melaksanakan Pengawasan Secara Efektif.

Adalah berguna untuk mengenal ciri-ciri dasar pengawasan sehingga dengan

demikian fungsi fundamental manajemen ini dapat digunakan secara menguntungkan.

Disamping itu perlu dingat bahwa pengawasan terjadi pada titik bidang dimana

terjadi perubahan.proses pengawasan tidaklah mencakup sebuah operasi secara

keseluruhan.hal tersebut menunjukkan bahwa lokasi titk-titik pengawasan harus

dipilih dengan hati-hati dengan terutama memperhatikan usaha menghindari adany

tekanan antara hubunganhubungan organisatoris.

Hanya menciptakan pengawasan tertentu tidaklah merupakan jaminan bahwa hal

tersebut akan berhasil dengan baik. Penciptaan dan penerapan pengawasan harus

memberikan cukup jaminan bahwa ia akan berhasil melaksanakan tugasnya. Ia harus

bersifat praktis dan ia harus memenuhi sebuah sarana yang dikenal dan yang

ditetapkan. Cirri lain adalah bahwa pengawasan harus dapat dilaksanakan (apabila

perlu dipaksakan).

Sebagai dasar bagi evaluasi dan standar tersebut harus menggunakan bentuk

pengukuran tertentu apabila mungkin alat pengukuran kwantitatif. Pengawasan akan

berkurang efektifitasnya, apabila standar menjadi tidak eksak. Disamping itu,

pengawasan diperlukan dan harus dilanjutkan selama sebuah rencana sedang

diimplementasikan dan menyebabkan timbulnya aktifitas-aktifitas.

Jenis-jenis pengawasan umum tersebut adalah:

Pengawasan persediaan (Inventory control)

Pengawasan produksi (Production control)

Pengawasan pemeliharaan (Maintenance control)

Pengawasan kualitas (Quality control)

Pengawasan gaji (Salary control)

Pengawasan penjualan (Sales control)

Pengawasan biaya (Cost control)

III. KESIMPULAN

Proses manajemen adalah serangkaian kegiatan yang diperlukan untuk mencapai

tujuan.

Proses manajemen terdiri dari :

1. Planing

2. Organizing

3. Actuating

4. Controlling

Proses manajemen dilakukan agar segala sesuatu yang dirumuskan sebagai tujuan

bersama dapat dicapai dengan sempurna.

http://sangjawara.blogspot.co.id/2010/01/proses-manajemen.html hari sabtu tgl 19 september 2015 jam14:13

Teori Kepemimpinan

Menurut George R Terry. Ph.D dalam bukunya Asas-Asas Menejemen

ada enam teori tentang kepemimpinan :

1.   Teori keadaan

Approach ini dalam kepemimpinan harus ada fleksibilitas sehingga

dapat menyesuaikan diri dengan situasi yang berbeda. Kepemimpinan

bersifat multidimensional. Teori ini membagi kepemimpinan menjadi 4

variabel : pemimpin, para pengikut, organisasi dan pengaruh-pengaruh

social, ekonomi, politik. Walaupun semua variable penting, banyak perhatian

ditujukan kepada organisasi dan lingkungan social, ekonomi dan politik.

Riset tentang kepemimpinan adaptif menunjukan bahwa terdapat

sejenis kepemimpinan yang paling cocok untuk situasi-situasi yang berbeda-

beda. Pada studi yang dilakukan oleh Fiedler, tiga dimensi dipergunakan

untuk mengukur effektivitas pemimpin, yang termasuk dialamnya :

A.   Tingkat kepercayaan para pengikut terhadap pemimpin mereka

B.   Tingkat hingga dimana pekerjaan para pengikut bersifat rutin atau tidak

terstrukturisasi dengan baik.

C.   Derajat kepemimpinan yang inhaeren dengan posisi kepemimpinan.

Interaksi antara ketiga macam dimensi akan menentukan apakah

kepemimpinan CAS(controlling, avtive and structuring) atau kepemimpinan

PPC(permissive, passive and considerate)bersifat paling efektif.

2.   Teori Kelakuan Pribadi

Kepemimpinan dapat pula dipelajari atas dasar kwalitas pribadi atau

pola kelakuan para pemimpin. Approach ini menekankan apa yang dilakukan

oleh pemimpin bersangkutan dalam hal memimpin.

Salah satu sumbangsih penting teori ini adalah bahwa seorang

pemimpin, dimana tindakan-tindakan pihak pimpinan dan jumlah otoritas

yang digunakan berhubungan dengan kebebasan membuat keputusan atau

partisipasi bagi pihak bawahan.

3.   Teori Supportif

Disini pemimpin ingin mengambil sikap bahwa para pengikut

melaksanakan usaha mereka sebaik-baiknya dan memimpin mereka

sebaiknya dilakukan denga cara mensupport (membantu) usaha-usaha

mereka. Untuk maksud tersebut pemimpin menciptakan suatu lingkungan

kerja yang membantu merangsang keinginan setiap pengikut untuk

melaksanakan usaha sebaik mungkin menurut kapasitas masing-masing,

bekerja sama dengan pihak lain serta mengembangkan keteram pilan dan

kemampuanya sendiri.

Pemimpin melakukan pengawasan menejerial secara umum dan

mendorong bawahanya untuk untuk menggunakan kreativitas dan inisiatif

mereka dalam hal mengerjakan detail pekerjaan mereka.

Ada yang mengatakan teori supportif sebagai teori partispatif karena

pemimpin mendorong para pengikutnya untuk turut berpartisipasi dalam

keputusan-keputusan yang diambil. Ada juga yang menyebut dengan teori

kepemimpinan demokratis karena keuntungan teori tersebut adalah bahwa

membantu pengikut dan memperlakukan mereka sebagai seorang individu

sesuai dengan harkat dan hak-hak manusia, menyebabkan pegawai menjadi

kooperatif dan puas.

4.   Teori Sosiologis

Kepemimpinan adalah usaha-usaha kerja yang membantu aktivitas-

aktivitas para pengikut dan berusaha untuk menyelesaikan setiap konflik

organisator antar para pengikut.pemimipin menetapkan tujuan dan pengikut

berpartisipasi dalam bidang pembuatan akhir, identifikasi tujuan

memberikan arah yang diprlukan oleh para pemgikut.

5.   Teori Psikologis

Approach ini tehadap kepemimpinan menyatakan bahwa fungsi pokok

seorang pemimpin adalah mengembangkan system motivasi yang baik.

Pemimpin menstimulir bawahannya untuk membantu pencapaian sasaran-

sasaran organisator maupun memuaskan tujuan-tujuan pribadi mereka

sendiri. Pemimpin seperti ini sangat memperhatikan sifat-sifat bawahan

seperti : pengkuan, kepastian emosional dan kemampuan untuk

menyesuaikan diri dengan keinginan kebutuhan orang. Progam untuk

memuaskan menjadi tantangan bagi pemimpin psikologis.

6.   Teori Otokratis

Kepemimpinan berdasarkan teori ini menekankan perintah, paksaan

dan tindakan yang agak arbitrer pada hubungan pemimpin yang

bersangkutan dengan pihak bawahan. Pemimipin ini cenderung memusatkan

perhatianya pada pekerjaan. Struktur organisasi formal selalu ditaati yang

mana sudah digariskan kepastian ekonominya. Pemimpin otokraris

menggunakan perintah-perintah disertai sanksi-sanksi dimana disiplin

merupakan yang terpenting.

http://civilizationpeople.blogspot.co.id/2011/04/teori-kepemimpinan.html hari sabtu tgl 19 september 2015 jam14:22