Proses Perhubungan Awam

Pn. Kamaliah SiarapPusat Pengajian Komunikasi

USM

Proses Perhubungan AwamProses Perhubungna Awam adalah tindakan yang

diambil yang merangkumi beberapa langkah yang diambil sebelum melaksanakan program atau acara/majlis untuk memastikan kejayaannya tanpa menjejaskan kepentingan publik.

 Menurut Cutlip, et. Al (2000) perhubungan wam

adalah proses perubahan dan penyelesaian masalah dalam bahagian pengurusan yang saintifik . pengamal perhubungan awam mengaplikasikan empat langakah dalam proses penyelesaian masalah.

Proses Perhubungan AwamUsaha perhubungan awam yang berkesan adalah

hasil dari persefahaman antara organisasi dan publiknya. Persefahaman ini boleh dianggap sebagai proses perhubungan awam yang terangkum dalam langkah-langkah dibawah:

1. Mengenalpasti masalah atau peluang2. Perancangan dan pengaturcaraan3. Bertindak dan berkomunikasi dan4. Penilaian program

Langkah-Langakah dalam Proses PA

• Langkah 2

• Perancangan dan pengaturcaraan

• Langkah 3

• Bertindak dan Berkomunikasi

• Langkah 1

• Mengenalpasti masalah atau peluang

• Langkah 4

• Penilaian Program

Penilaian(How did we

do…? Analisis Situasi (What’s

happening now)

Strategy(What

should we say and why..)Perlaksana

an (How and when do we do and say it…)

Langkah-Langakah dalam Proses PA1

(Analisis Situasi

Mengenalpasti masalah

2(Strategi)Perancanga

n dan Pengaturcar

aan3

(Implementasi)

Bertindak dan

Berkomunikasi

4Penilaian Program

KATEGORI MASALAH YANG DIHADAPI PENGAMAL P.A.

1.Mengatasi masalah persepsi negatif terhadap organisasi atau produk

 a) Publik menolak produk atau dasar harga, kualiti atau tingkahlaku organisasib) Kepercayaan terhadap produk organisasi yang sesuaic) Kepercayaan negatif kakitangan yang organisasi tidak menjaga kebajikan merekad) Rungutan public terhadap bayaran perkhidmatan yang membebankane) Penurunan jumlah keahlian sesuatu persatuan/kurangnya penderma

KATEGORI MASALAH YANG DIHADAPI PENGAMAL P.A.2.Menjalankan projek tertentu  

a. Membentuk kempen awamb. Memperkenalkan produk baruc. Melaksanakan kempen derma untuk sesuatu aktivitid. Mengerakkan sokongan kakitangan terhadap keputusan organisasie. Mendapatkan persetujuan pemegang saham dalam usaha pengambilan syarikat lain

KATEGORI MASALAH YANG DIHADAPI PENGAMAL P.A.3. Membangunkan atau meluaskan program yang

sedang dijalankan

a) Mengekalkan keyakinan terhadap organisasib) Memuaskan kakitanganc) Meningkatkan sumbangand) Mendapatkan dana dari penderma secara tahunane) Membekalkan media dengan aliran berita yang ada nilai berita dan melaksanakan permintaan media dengan cepat.

 

Proses Perancangan Strategik PA

Mengenalpasti Masalah PA 1. Masalah/Peluang

- Keadaan Semasa 2. Analisis Situasi (Dalaman dan Luaran)

- Apakah pengaruh positif/negatif yang beroperasi- Siapakah yang terbabit- Bagaimanakah mereka terlibat dan menerima kesannya

Perancangan dan Pengaturcaraan (programming) 3. Matlamat Perancangan (program)

- Apakah situasi yang diinginkan

4. Publik sasaran- Siapa – dalaman dan luaran – yang perancangan perlu memberi maklum balas, jangkaui dan babitkan.

 5. Objektif

- Apa yang perlu dicapai oleh setiap publik demi merealisasikan matlamat program

 

Bertindak dan Berkomunikasi

6. Strategik Tindakan- Apakah perhubungan yang perlu dilakukan untuk mencapai perkara-perkara yang dinyatakan dalam objektif

7. Strategik Komunikasi - Apakah isi mesej yang hendak dikomunikasikan untuk mencapai objektif - Apakah media yang paling sesuai untuk menyampaikan mesej kepada publik sasaran

8. Perlaksanaan Program - Siapakah yang akan bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap tindakan dan taktik-taktik komunikasi.- Apakah aturcara dan penjadualannya.- Berapakah kos program tersebut.  

Penilaian Program

9. Rancangan Penilaian

- Bagaimanakah hendak mengukur hasil yang ditentukan dalam matlamat dan objektif program.

 

10. Maklumbalas dan Ubahsuai Program 

-Bagaimanakah hasil penilaian dilaporkan kepada pengurus program dan digunakan untuk membuat ubahsuai program.

 

Penyelidikan P.A.

Penyelidikan adalah koleksi dan interpretasi informasi yang sistematik untuk meningkatkan pemahaman.

 Organisasi perlu mendapatkan data yang tepat dan relevan mengenai publik produk dan

program untuk menjawab soalan berikut: 

i) Bagaimana hendak mengenal pasti publik.

ii) Bagaimana pengetahuan ini dikaitkan dengan rekabentuk mesej. 

iii)Bagaimana ia berkaitan dengan reka bentuk program. 

iv) Bagaimana ia dikaitkan dengan penilaian media.

v) Bagaimana ia dikaitkan dengan perlaksanaan taktik program.

 

PenyelidikanKepentingan Penyelidikan  

i) Mengenali publik yang lebih “fragmented”/ berbagai untuk komunikasi dengan publik sasaran yang tepat.Ii) Penyelidikan yang sistematik dari masa ke masa terhadap kakitangan dan pelanggan dapat merapatkan hubungan antara pengurusan dengan mereka di samping menyampaikan maklumbalas.Iii) Menjimatkan sumber dan usaha dengan menyelesaikan masalah yang tepat.

  Iv) Membekalkan fakta untuk melandaskan program P.A.  V) Menghasilkan publisiti melalui penyebaran penemuan kajian.

Vi). Mewujudkan data asas bagi menentukan kejayaan sesuatu program.Vii) Membantu menentukan program P.A. dilaksanakan tepat pada masanya sesuai dengan minat publik.viii) Mencapai komunikasi dua hala.ix) Dipercayai oleh pengurusan atasan.x) Mendedahkan masalah dan kerisauan publik sebelum mereka.

Alasan Menggunakan Penyelidikan

“Untuk memastikan yang program yang dirancangkan terbaik mungkin dan tepat, mesej yang sesuai dan menumpu pada persepsi dan sikap yang betul.”

Jenis dan Kaedah Penyelidikan 

Jenis-jenis Penyelidikan umum

i) Penyelidikan strategik. 

ii) Penyelidikan Penilaian (Evaluatif)  

Kaedah Penyelidikan P.A. i) Kaedah informal (kualitatif).

 ii) Kaedah formal (kuantitatif).

 

Kaedah Informal 1) Konteks Peribadi

- polisi- polisi pintu terbuka- mesyuarat- perbincangan  

2. Informan- Pemimpin pendapat, Mereka yang berpengaruh – penyunting, wartawan dan lain2

3. Kumpulan Fokus (Focus group)-- JKK, Rukuntetangga, Di media secara temuramah.

4. Lembaga dan Jawatankuasa- penasihat/kaunselor

 5. Bahan-bahan terbitan organisasi 6. Talian telefon 1-800-number. 7. Temuduga mendalam 8 Analisa kandungan.9 Temuduga mendalam10. Tinjauan perpustakaan 

Penyelidikan Formal1. Analisa Kandungan2. Analisa Sekunder

  3. Tinjauan (survey)- soal selidik secara temuduga atau

diposkan. 4. Persampelan dilakukan. 

- Lebih mewakili (representative)5. Penyelidikan perpustakaan6. Pengkalan data on-line

……Kaedah formal7. Analisis surat yang diterima

 8. Laporan tinjauan

9. Ppendapat melalui telefon. 

11. Kajian di tempat awam. 

12. Bersemuka

13. Kajian pelanggan 

14. Panel kajian.

15. Pengkalan data online

Kategori Penyelidikan1. Mengawasi Persekitaran

2. Audit Perhubungan Awama)Identifikasi Audieni) Publik yang relevanii) Kedudukan organisasi dengan publikiii) Isu-isu publikiv) Kuasa publikb)Imej Korporat

Kategori Penyelidikan3. Audit Komunikasi - Tinjauan keadaan komunikasi- Analisis rangkaian komunikasi- Tinjauan Jumlah Pembaca- Analisis kandungan- Tinjauan Keterbacaan

 4. Audit Sosial 5. Penyelidikan penilaian

 6. Penyelidikan saringan media 

MEMULAKAN PROJEK PENYELIDIKAN

1. Bagaimanakah hasil penyelidikan itu akan digunakan?2. Apakah populasi yang sedang diselidiki dan apakah kaedah persampelan yang digunakan. 3. Apalah teknik penyelidikan yang paling sesuai.4.  Sekirianya memilih kaedah tinjauan, apakah teknik kerja lapangan yang paling cekap sekali: tinjauan mel, telefon, temuramah bersemuka. Pastikan pro dan kontra setiap satu teknik yang digunakan.

Memulakan Penyelidikan5. Adakah soalan-soalannya terbuaka/tertutup atau kombinasi?

 6. Apakah tahap pengalaman firma penyelidikan yang dipertimbangkan dan apakah latarbelakang kakitangannya.

 7. Bagaimanakah data itu dianalisis dan hasilnya dilaporkan.

 8. Berapa cepatkah hasil penyelidikan itu diketahui. 9. Berapakah kosnya.