Upload
kueng
View
63
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Prosjektprosess i HNT. Torhild Rio Finvik og Torstein Rønningen. Innhold. Introduksjon til prosjektprosess Rollebeskrivelse Hva er et vellykket prosjekt? Prosjektdokumentasjon Prosjektmetodikk i HNT Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen Planlegging og oppstart av prosjekt - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Prosjektprosess i HNT
Torhild Rio Finvik og Torstein Rønningen
Innhold
• Introduksjon til prosjektprosess
• Rollebeskrivelse
• Hva er et vellykket prosjekt?
• Prosjektdokumentasjon
• Prosjektmetodikk i HNT
• Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen
• Planlegging og oppstart av prosjekt
• Gjennomføring og oppfølging
• Avslutning
• Kontakt for metodestøtte
• Fagavdelingen ved Torstein Rønningen 5604 / 90049521
• FFE. Psykiatrisk Klinikk ved Torhild Rio Finvik 5627
Introduksjon til prosjektprosessen
• Prosjektlederprosessen - PLP
• ISO 9001:2008
• HNT Prosjektmetodikk
• FoU - Forskning i HNT
Hva er et prosjekt?
"Et prosjekt er aktiviteter som er avgrenset fra de aktivitetene en
organisasjon/gruppe vanligvis gjennomfører, som er avgrenset i tid og
som har et klart mål for hva man vil ha oppnådd når prosjektperioden er
over."
Definisjon av prosjektroller
Prosjekteier
Ansvar ved prosjektstart
•Oppnevner prosjektansvarlig,
styringsgruppe og prosjektleder
•Bestiller leveranse – resultatet av
prosjektet
•Definerer prosjekttype og mandat
•Ansvarlig for å få på plass
prosjektfinansiering
Ansvar ved gjennomføring
•Har det totale prosjektansvaret, som
initierer, endrer retning på eller
avbryter prosjektet dersom målene
ikke nås, eller forutsetningene endrer
seg
Prosjektansvarlig
Ansvar ved prosjektstart
•Prosjektansvarlig er leder av
styringsgruppen og skal samarbeide
nært med prosjektleder
•Oppnevner prosjektgruppe og ved
behov referansegruppe i samarbeid
med prosjektleder
Ansvar ved gjennomføring
•Overordnet styring av prosjekt
•Nødvendig rapportering til
prosjekteier
•Innkaller til styringsgruppemøter og
er ansvarlig for sakliste,
dokumentasjon og referat
Styringsgruppe
Ansvar ved prosjektstart
•Godkjenne prosjektplan
Ansvar ved gjennomføring
•Styringsgruppens viktigste oppgaver:
• Gjøre nødvendige beslutninger og følge
opp disse
• Bidra til at prosjektet får de nødvendige
ressurser
• Gi råd i problemstillinger som
prosjektansvarlig tar opp
• Gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med
i prosjektets framdrift
• Informere organisasjonen
•Styringsgruppemøtene skal avholdes med
sakliste, dokumentasjon og referat.
Prosjektleder
Ansvar ved prosjektstart
•Utarbeide prosjektplan
Ansvar ved gjennomføring
•Lede prosjektaktivitetene
•Delegere oppgaver til prosjektgruppen
•Styring/oppfølging av
• Omfang
• Kvalitet
• Framdrift
• Ressursbruk
•Rapportering
Implementeringsansvarlig
Ansvar ved prosjektstart
•Utarbeide implementeringsplan
Ansvar ved gjennomføring
•Lede implementeringsaktivitetene og sørge
for at prosjektresultatet blir realisert
•Delegere oppgaver
•Styring/oppfølging av
• Omfang
• Kvalitet
• Framdrift
• Ressursbruk
•Rapportering
Prosjektgruppe
Ansvar ved prosjektstart
•Bidra til utarbeidelse av prosjektplan
Ansvar ved gjennomføring
•Prosjektgruppen er et team som skal
utføre delegerte prosjektoppgaver fra
prosjektleder
•Teamet skal ta opp aktuelle
problemstillinger med prosjektleder og
bidra til problemløsning
Referansegruppe/ -personer
Ansvar ved prosjektstart
•Ingen
Ansvar ved gjennomføring
•Gi råd til prosjektorganisasjonen ved behov
•Prosjektleder / prosjektgruppe /
styringsgruppe / prosjektansvarlig kan drøfte
problemstillinger med personer i
referansegruppen for råd og veiledning
•All kontakt med referansegrupper skal
rapporteres til prosjektleder
•Referansegruppen har ingen myndighet i
prosjektet.
Kan være enkeltperson(er) eller grupper med spesiell kompetanse som er nyttig/ nødvendig for prosjektet
Hva kjennetegner et vellykket prosjekt?
• Klart mål som er kommunisert i organisasjonen
• Konsis, konsistent, fullstendig og entydig krav til prosjektleveranse
• Omfattende langsiktig og detaljert planlegging
• Definisjon av kvalitetskriteria for leveranse tidlig i prosjektet
• Aktiv utøvende støtte gjennom hele prosjektet
• Nøye planlagt implementering
• Realistisk estimat og plan
• Tidlig risikovurdering
• Fortløpende risikostyring
• Gjennomføre risikoanalyse ved behov – kontakt Fagavdelingen
• Måling av sannsynlighet for å lykkes gjennom hele prosjektet
• Planlegging for endringsledelse av prosesser
• Proaktiv problemløsning
• Involvering av interessenter gjennom hele livssyklusen
• Definert og konsekvent gjennomføring av endringsledelse for å
minimere muligheten for at omfanget øker
• En dyktig prosjektleder med erfaring i gjennomføring av beste praksis
• Standard programvare infrastruktur
• Standard metode for prosjekt
• Et kompetent team
• Vilje til suksess
Hva kjennetegner et vellykket prosjekt? - forts.
Prosjektdokumentasjon
• Prosjektarkiv
• ePhorte
• Prosjektplan
• Sluttrapport
• Prosjektportefølje/ lokalt prosjektarkiv på Innblikk (etter modell fra Psykiatrisk
Klinikk)
• Prosjektplan
• Statusrapporter
• Prosjektresultat
• Endringsdokument
• Avviksdokument
• Evaluerings- og valideringsrapporter
• Sluttrapport
• Arbeidsdokument må kunne deles med hele prosjektet
} Dobbelarkivering – men nødvendig (?)
Prosjektdokumentasjon – forts.
• Hvorfor dokumentere?
• Ha kontroll med prosjektet
• Krav til oss i Forvaltningsloven
• Egne prosesser – Prosjektmetodikk / PLP
• For å ha oversikt over og kontroll med enkeltprosjekt og prosjektportefølje
• Når skal vi dokumentere?
• Mandat og prosjektplan før prosjektstart
• Registrer prosjekt i prosjektporteføljen når det er besluttet å starte prosjektet
• Øvrig prosjektdokumentasjon oppdateres fortløpende
Prosjektmetodikk i Helse Nord-Trøndelag
Fra idè til prosjekt – beslutningsprosessen
Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen
• Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen
• Kontinuerlig forbedring
• Utviklingsprosjekt
• Forskningsprosjekt
• Beslutningspunkt
• Roller
• Sjekklister og hjelpeverktøy
Planlegging og oppstart av prosjekt
• Stikkord:
• Din rolle som leder
• Er mandatet klart?
• Risikovurdering eller ROS-analyse?
• Bruk av verktøy
• Har vi oversikt over alle prosjektene – prosjektporteføljen
• Er rette personer med i prosjektet? – kompetanse og egnethet
• Frigi ressurs og tilrettelegg for reell prosjektdeltakelse
• Har prosjektet budsjett og finansiering?
• Planlegg med egne styringsgruppemøter – prosjektansvarlig
Gjennomføring og oppfølging
• Gjennomføre
• Rapportere
• Etterspørre resultat og status
• Kontrollere og evaluere
• Er resultatet bærekraftig – måling 2
Avslutning og evaluering
• Godkjenning av prosjektresultat – er mandatet oppfylt?
• Behov for kvalitetssikring av delresultat?
• Er resultatet bærekraftig – måling 3
• Er det behov for ytterligere aktiviteter?