Protocolo de actuación de acuerdos con empresas

Protocolo de Acuerdos con Empresas

Dpto. de Comunicación: Rafael Gilabert. 955 40 84 90. [email protected]

ProtocoloAcuerdos con empresas_cerrando el acuerdo

_comunicando el acuerdo

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¿Para qué sirve este protocolo?

Condiciones del acuerdo

Ofreceremos a trabajadores y familiares directos un 10% de descuento en tratamientos y limpieza y valoración anual gratis

Con este documento, pretendemos estandarizar un protocolo de actua-ción que ayude a las clínicas a cerrar acuerdos o convenios con empresas, organizaciones o asociaciones locales de cualquier índole.

Dichos acuerdos se cerrarán dentro de los siguientes términos: 10% de descuento en tratamientos, así como valoración y limpieza bucal anual gra-tis para los trabajadores y familiares directos de trabajadores en nuestra clínica Dental Company.

Protocolo de

Acuerdos con

Empresas


_Cerrando el acuerdo


¿Qué empresa escoger?

Hay que pensar en el número de trabajadores y en el perfil de pacientes que vendrían

Para llevarlos a cabo, seguiremos siempre los siguientes pasos:

1. El asesor de clínica es la persona que debe tomar la iniciativa de bus-car en su localidad con qué empresas o asociaciones puede ser interesante cerrar un acuerdo. El criterio princi-pal que deberá tener en cuenta es el número de trabajadores, aunque

también se recomienda pensar en el perfil de pacientes que vendrían de esas empresas o asociaciones.

2. Una vez se hayan decidido las empresas con las que se quiere hacer el acuerdo, el asesor lo comunicará a Rafael GIlabert, responsable de comunicación, a través del correo [email protected].


_Cerrando el acuerdo

Material de apoyo gráfico

Para cerrar el acuerdo, el asesor contará con un dossier de empresa, un borrador de cartel y un modelo de carta

3. Para que el asesor de clínica no se reúna con el responsable de la em-presa en cuestión sin ningún apoyo gráfico, desde el departamento de Comunicación y Marketing le manda-remos lo siguiente:

a. Un dossier de empresa para explicar gráficamente qué es Dental Company.

b. Un borrador de cartel con las condiciones del acuerdo. Éste irá personalizado con los datos de la clínica y el nombre de la empresa (y logotipo, si estuvie-ra disponible). Este borrador servirá exclusivamente para en-

señarlo. Así, el responsable de la empresa podrá hacerse una idea de cómo sería un cartel de-finitivo que podría ir colgado en un tablón de anuncios o algún elemento de similares carac-terísticas. Una vez el asesor de clínica haya recibido el diseño en su correo electrónico, lo im-primirá en su impresora.

c. Un modelo de carta con las condiciones del acuerdo en for-mato Word. Una vez lo reciba el asesor, sólo tendrá que persona-lizarlo con los datos de contacto de su clínica y el nombre de la empresa a la que vaya a dirigir-

se. Este modelo de carta le servirá para mostrar al responsable de di-cha empresa otra forma de comuni-car las condicio-nes del acuerdo a sus empleados.

4. Con este material, el asesor se reunirá con el representan-te de la empresa e intentará cerrar el acuerdo con las condiciones antes destacadas.

Ejemplode cartel




_Comunicando el acuerdo

Cómo comunicar el acuerdo

Se puede hacer a través de carteles pegados en la empresa o de cartas hacia los empleados

5. Una vez se haya cerrado, habrá que decidir con dicho representante cómo se va a comunicar el acuerdo entre los trabajadores de la empresa. Existen varias fórmulas:

a. A través de uno o varios carteles que se colgarán en el recinto de trabajo, en un lugar propicio para su buena visuali-zación. La impresión de los mis-mos debe encargarse a través del correo [email protected]. Para una mejor optimi-zación de la inversión, se recuer-

da que es interesante mandar a imprimir en tramos de cuatro (4, 8, 12…). Si necesitas más información a este respecto, contacta con el departamento de Comunicación y Marketing. Desde Central, se recomienda la impresión de carteles para que exista siempre en la empresa un estímulo que sirva de recorda-torio.

b. El método más directo para hacer llegar el mensaje a los empleados es a través de cartas.

En la carta, que es un medio de comunicación que permite una lectura más reposada, incluire-mos detalladamente y punto por punto todo lo que ofrece-mos. Así, nuestros servicios para los trabajadores y familiares directos de trabajadores de la empresa en cuestión serán los siguientes:

1. Valoración y diagnóstico gratuito.2. Limpieza bucal gratuita.3. Valoración y diagnóstico

con cirujano maxilofacial y ortodoncista gratuita.4. Estudio periodoncial gratuito.5. Consulta urgente gra-tuita.6. Radiografía intraoral gratuita.7. Ortopantomografía gratuita.8. Telerradiografía gratuita.9. Fluoraciones gratuitas para menores de 15 años.10. Descuento de un 10% en tratamientos.



Lo ideal y lo normal

Lo ideal es que nos den los datos de los trabajadores para que mandemos las cartas nosotros. Peso eso no será lo normal

Con las cartas, pueden darse dos tipos de situaciones:

i. Lo ideal es que nos faciliten los datos de contacto de los trabajadores. En este caso, nos encargaríamos de hacer envíos de cartas personaliza-das desde nuestra clínica.

ii. Lo normal, sin embargo, es que, por cuestiones de la Ley de Protección de Datos, no nos los faciliten, por lo que no podremos remitirlas no-sotros directamente. Lo más usual es que nos comuni-quen la cantidad de personas

que trabajan en la empresa para que nosotros imprima-mos el mismo número de cartas y se las entreguemos. En función de lo que prefiera el representante de la em-presa, las ensobraremos con nuestros sobres corporativos o las entregaremos simple-mente dobladas para que él las adjunte en la nómina.





Otras formas de comunicar

También se puede hacer por medio de Internet e inclu-so con la entrega de tarjetas de Dental Company

c. Las empresas que disponen de intranet o de una página web pueden comunicarlo digital-mente a través de un banner. Esto se solicitará al Departa-mento de Comunicación y Mar-keting a través del correo [email protected]. En este caso ocurre igual que con las cartas: si disponemos de los correos electrónicos de los empleados, haremos un envío de la información desde el co-rreo de dirección de la clínica.

d. Se puede solicitar también a través del correo anterior el

envío de tarjetas de PVC plas-tificadas, que se entregarían a los trabajadores de la empresa. Éstas servirían para que pudiera identificarse en nuestra clínica y así poder acceder a las condicio-nes del acuerdo. En cualquier caso, se trata de una medida opcional, ya que el trabajador puede identificarse en la clíni-ca con la última nómina o con cualquier otro documento que le acredite como tal. La función principal de estar tarjetas es la fidelización y el recuerdo de la marca.



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Haciendo un seguimiento

Tan importante como hacer un acuerdo es realizar un seguimiento posterior que incluya saber si se ha comunicado correctamente

6. Una vez esté todo cerrado, habrá que contabilizar las primeras visitas que nos lleguen en virtud del acuerdo con objeto de medir su efectividad.

7. Es fundamental que no pen-semos que ya está todo el trabajo hecho. Igual de trascendente que concretar el acuerdo es realizar un seguimiento para asegurarnos de que tanto trabajadores como familia-res directos conocen a Dental Com-pany y las condiciones especiales que les ofrecemos. Así, durante el primer año, cada 3

meses a partir de la fecha de cierre, se realizará una acción de recuerdo. Desde el segundo año, este procedi-miento pasará a tener una periodici-dad de 6 meses. Dicha operativa se desarrollará de la siguiente manera:

a. En primer lugar, el asesor vi-sitará la empresa y se cerciorará de que los empleados conocen los términos del acuerdo.

b. Si efectivamente los emplea-dos están al tanto del mismo, se propondrán al representante de

la empresa las siguientes posibi-lidades:

i. Crear una carta o un co-rreo electrónico que sirva para recordarlo. Así, aprove-charíamos para reforzar el mensaje.

ii. Si se considera oportuno, premiar la fidelidad de los empleados de esa empresa con otra promoción añadi-da. Las condiciones de ésta dependerán del criterio del asesor de clínica, en común

acuerdo con el jefe de zona.

iii. Se puede plantear la opción de realizar una charla y/o revisiones bucodenta-les en la empresa. Si vas a iniciar esta acción, por favor, ponte en contacto con el departamento de Comunica-ción y Marketing.

c. Si, por el motivo que sea, el acuerdo no se ha comunicado correctamente, habrá que iniciar todo el procedimiento de nuevo.



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Posibilidad de generalizar el acuerdo

Si existiera la posibilidad de que todas las clínicas se beneficiaran del acuer-do al que estás llegando, comunícalo al Dpto. de Comunicación y Mk.

Si el tamaño de la empresa, organi-zación o asociación con la que se ha cerrado el acuerdo trasciende la lo-calidad donde se encuentra la clínica y es de carácter regional o nacional, puede que interese hacer extensible el convenio al resto de centros de Dental Company.

En este caso, una vez el asesor ha realizado el acuerdo particular para su clínica, puede proponer al repre-sentante de la empresa la posibilidad

de generalizarlo para que todas nues-tras clínicas se beneficien. Si la respuesta de la empresa es po-sitiva, el director de clíncia se pondrá en contacto con el Departamento de Comunicación y Marketing a través del correo [email protected].

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