Provedba ugovora

o nabavi roba

Sadržaj

Glavni sudionici

Ugovor

Početak provedbe

Isporuka

“On-the-spot” kontrola

Privremeni prihvat robe

Jamstvo / “After-sales” usluge

Konačni prihvat robe

Problemi u provedbi

Izmjene ugovora

Suspenzija

Raskid ugovora

Uloga JPP-a

Glavni sudionici

I. Ugovorne strane

• Tijelo za ugovaranje (Contracting Authority)

• IzvoĎač (Contractor)

II. Korisnik / krajnji korisnik

III. Delegacija Europske unije u

Republici Hrvatskoj (DEU)

Ugovor

Ugovor i Posebni

uvjeti

Aneks I: Opći uvjeti

Aneks II: Tehničke

specifikacije

Aneks III: Tehnička ponuda

Aneks IV: Financijska

ponuda

Aneks V: Ostali

obrasci i dokumenti

Definicije – rječnik pojmova

Rok za isporuku (Delivery period)

Trajanje provedbe (Implementation period)

Trajanje ugovora (Execution period)

Ugovor – grafički prikaz

Početak provedbe

Kontakt sa ugovarateljem

kontakt podaci u ugovoru,

S.C. Art. 4

• Dogovoriti datum početka

implementacije

(dogovor s korisnikom /

izvoĎačem)

Početak provedbe I

Nalog za početak

(Commencement order)

• Izdaje voditelj projekta

• Najkasnije 30 dana od

potpisa ugovora (S.C. Art 18):

Datum početka provedbe

Upute vezane uz program provedbe

Upute vezane uz nalog za isporuku

Početak provedbe II

Programme of Implementation S.C. 13

Obrazac prilagoĎen praksi opisanoj u S.C.

Popunjava P.M. i šalje ugovaratelju uz nalog za

početak (C.O.)

Temeljen je na stvarnom datumu početka

implementacije

Moguće su kasnije prilagodbe na temelju stvarnog

datuma izdavanja potvrde o privremenom prihvatu

Ovjera police osiguranja

Isporuka (I)

Nalog za isporuku

(Delivery order)

• Izdaje voditelj projekta

• Najkasnije 10 dana prije

isporuke

Isporuka – uz nadzor

korisnika

Isporuka (II)

Zahtjev za prihvat robe

(Request for Provisional Acceptance)

• Pismo zahtjeva

• U trenutku kad je roba spremna – G.C. 31.2

• Izjava – S.C. 29.5/6 – Delivery

• 3 primjerka P.A.

• Certificate of origin

“On-the-spot” kontrola

Prije privremenog prihvata robe

Prema godišnjem planu

Za 100% ugovora

Cilj – utvrditi izvršenost ugovornih obveza

3 vrste:

• Monitoring

• Verification

• Supervisory

Monitoring I

Tijekom perioda implementacije ugovora:

• Da bi se provjerilo da li je provedba ugovora pravodobna

• Da bi se prevenirali ili riješili potencijalno uočeni problemi i

moguće greške koje bi mogle ugroziti uspješan završetak

implementacije,

• Da bi se provjerila kompetentnost/spremnost

SPO/JPP/krajnjih korisnika i izvoĎača u administriranju i

upravljanju projekta.

• Da bi se identificirali mogući rizici za upravljanje projektom i

dodatne potrebe koje mogu rezultirati izmjenom ugovora.

Monitoring II

Nakon završetka provedbe ugovora

• Provjera korištenja predmeta ugovora u skladu sa

svrhom projekta,

• Provjera održivosti projekta

• Provjera izvršenosti ugovora u potpunosti.

Nakon završetka trajanja ugovora

• U svrhu provjere poštivanja ili ispunjavanja after

sales usluga, ako su predviĎene ugovorom.

Monitoring III

Nisu obavezni

Odabir ugovora za Monitoring provjeru

• Složenost ugovora

• Dugo trajanje provedbe (9 mjeseci)

• Visok rizik u PIU risk assessment-u

• Otvorena pitanja sa mjesečnih sastanaka

Monitoring IV

Dodatni kriteriji nakon završetka provedbe

ugovora ili nakon završetka trajanja ugovora

Više od 5 jamstvenih zahtjeva po lokaciji,

Više od 10 jamstvenih zahtjeva od strane korisnika,

Kod ugovora koji imaju velik broj i vrijednost after sales

usluga (u iznosu većem od 20% od vrijednosti ugovora)

Izvršene provjere tijekom prethodne godine i tekuće godine,

U slučaju uočenih nepravilnosti tijekom prethodnih provjera.

(Annex 2a kontrolna lista za monitoring provjeru)

Verification I

Provodi korisnik tj. JPP

Nakon zaprimanja P.A. od SAFU

Obavezan za sve ugovore, sve lokacije, i svu

opremu

Koristi se kontrolna lista (PIU manual 5.2.)

Korisnik dostavlja SAFU ili potpisani P.A. ili

izvještaj zašto P.A. nije potpisan

Verification II

Vremenski okvir

Provodi se unutar 5 dana nakon zaprimanja

proslijeĎenog zahtjeva za privremenim

prihvatom opreme

U roku od 7 dana od primitka zahtjeva, i po

izvršenoj “Verification” provjeri SPO/JPP

šalje u SAFU 3 potpisana P.A. ili očitovanje

zašto isto nije moguće

Supervisory I

Provodi SAFU (P.M. + Quality)

Vremenski okvir

Nakon verifikacijskog, bez obzira na ishod istog

Unutar 30 dana od zaprimanja zahtjeva za

izdavanjem P.A. od ugovaratelja

Cilj: Utvrditi izvršenje ugovornih obveza i

ispravnosti verifikacije JPP-a

Annex 2b kontrolna lista

Supervisory II Lokacija opreme, prisutnost opreme, količina i

kvaliteta dostavljene opreme, podudarnost s

ugovorom, izvršenost instalacije, provedenost

treninga, testiranja i dr.

Poštivanje zahtjeva o vidljivosti (visibility)

Provjera podataka navedenih u dokumentaciji

(Certificate of Origin, PAC, Contract/Addenda) i

usporedba sa dostavljenom opremom.

Fotografiranje opreme

Supervisory III

Odabir lokacija*

Do 10 lokacija – 100%

10-20 lokacija – 50%

20-40 lokacija – 30%

40-100 lokacija – 20%

100-200 lokacija 15%

* OdreĎivanje uzorka koje lokacije odabrati unutar % koji je odreĎen je u tijeku

Privremeni prihvat robe I

Provisional acceptance certificate (Annex V)

Izdati u roku od 30 dana od zahtjeva

IzvoĎač potpisuje tri primjerka i šalje SAFU,

SAFU prosljeĎuje korisniku, on „verificira‟ u

roku od pet dana, SAFU izlazi na

„supervisory‟

Zadnji potpis – voditelj projekta

Početak jamstvenog roka (S.C., Art. 32)

Privremeni prihvat robe II

P.M. u roku od 30 dana od primitka zahtjeva treba

(G.C. Art. 31.):

Izdati P.A.C.

Odbiti zahtjev, navodeći razloge, i odrediti radnje koje

ugovaratelj treba izvršiti kako bi se izdao P.A.C.

Ako P.M. ne izda potvrdu o privremenom prihvatu ili

ne odbije zahtjev u roku od 30 dana, smatrat će se da

je potvrda izdana na zadnji dan tog razdoblja. (G.C.

29.4 i 31.4.)

Jamstvo / “after-sales” usluge

Jamstveni rok - 365 dana od privremenog

prihvata robe (S.C., Art. 32)

Koje su obveze IzvoĎača?

“After-sales” usluge (S.C., Art. 33)

Konačni prihvat robe I

Final acceptance certificate (Annex V)

Izdaje voditelj projekta u roku 30 dana od

isteka jamstvenog roka ili “after-sales” usluga

Izdavanjem potvrde o konačnom prihvatu robe

završava ugovor

Svojim potpisom korisnik potvrĎuje izvršenost

ugovornih obveza od strane izvoĎača

Konačni prihvat robe II

Procedura

P.M. Popunjava 3 primjerka i šalje ih korisniku

nepotpisane

Korisnik potpisuje sva 3 primjerka i vraća ih

P.M.

P.M. Potpisuje sva 3 primjerka i šalje ih

IzvoĎaču

IzvoĎač potpisuje sva 3 primjerka, 1 zadžava,

a 2 vraća P.M.

P.M. Zadržava jedan primjerak, a drugi

dostavlja korisniku

P.M. jednu kopiju dostavlja u financije

Problemi u provedbi I

Prije isporuke

Roba se više ne proizvodi

Korisnik nije osigurao preduvjete

Problemi u provedbi II

Od isporuke do prihvata

Isporuka kasni

Roba je pogrešno isporučena

Roba nije instalirana / trening nije održan

Smjernice za vidljivost nisu poštivane

Roba ne zadovoljava pravilo porijekla

Problemi u provedbi III

Nakon privremenog prihvata robe

Roba se ne koristi ili se premalo koristi

Roba se koristi u svrhe koje nisu predviĎene

projektom

IzvoĎač odbija ili nije u mogućnosti otkloniti

kvar u jamstvenom roku

KraĎa

Izmjene ugovora

Addendum:

izmjena pravnog

statusa IzvoĎača,

zamjena robe,

produženje

provedbe…

Administrative order:

adresa IzvoĎača,

kontakt podaci,

promjena računa,

promjena mjesta

isporuke/prihvata…

Addendum ili administrative order

Izmjene ne smiju mijenjati uvjete natječaja

Izmjene moguće unutar “execution period-a”

Suspenzija

Suspenzija (G.C., Art. 23)

• proizvodnje

• isporuke

• instalacije

Voditelj projekta izdaje nalog za suspenziju

Nakon 180 dana IzvoĎač ima pravo zatražiti

nastavak provedbe ili raskinuti ugovor

Suspenzija ugovora – i u slučaju nepravilnosti

Raskid ugovora I

Od strane Tijela za ugovaranje (G.C., Art. 36)

• IzvoĎač ne ispunjava ugovorne obaveze

• IzvoĎač odbija i zanemaruje naloge

• IzvoĎač angažira podizvoĎača bez odobrenja

• IzvoĎač bankrotira, prestane s radom, biva

optužen

• IzvoĎač promijeni pravni status bez znanja

tijela za ugovaranje

• U slučaju nepravilnosti

Raskid ugovora II

Od strane IzvoĎača (G.C., Art. 37)

• Tijelo za ugovaranje ne izvršava plaćanje u

roku predviĎenom Posebnim uvjetima

• Tijelo za ugovaranje konstantno zanemaruje

svoje obveze

• Tijelo za ugovaranje suspendira isporuku na

više od 180 dana

Uloga JPP-a (I)

Odgovornost za tehničku provedbu ugovora

Upoznati krajnjeg korisnika sa sadržajem

ugovora

Osigurati preduvjete za isporuku

Carina i PDV (osigurati dokumentaciju)

Isporuka – nadzor

Trening – prisutnost djelatnika (potpisna lista)

Uloga JPP-a (II)

Visibility

Privremeni prihvat robe – supotpisnik

Jamstveni rok – kontaktirati IzvoĎača i P.M.

Izmjene ugovora – suglasnost

Konačni prihvat robe – supotpisnik

Problemi u provedbi – kontaktirati voditelja

projekta

Zaključak

U idealnom slučaju provedba je jednostavna

Česti problemi

Važnost “On-the-spot” kontrole

Utjecaj pripreme i ugovaranja na provedbu

Pažljivo pročitati ugovor

Dobra komunikacija s korisnikom

Pitanja

Kontakt

Dragan Kovačević

Savjetnik u Odjelu I, Ured za pripremu i provedbu

projekata

dragan.kovacevic@safu.hr

Hvala na pažnji!