Proyecto: Anlisis, Homologacin y Rediseo
Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C.
Septiembre, 2008
Proyecto: Anlisis, Homologacin y Rediseo para la Automatizacin de los Procesos
Entregable de la Fase de Diagnstico
Contenido
Descripcin del Entregable de Diagnstico
Estrategia de formulacin del modelo funcional
Modelo General y Mapa de los procesos actuales de las cuatro Secretaras
Visin de Procesos a considerar
Diagrama de contexto de los elementos para la integracin del macro-proceso
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Definicin de procesos operativos a considerar
Descomposicin de procesos operativos a considerar (Carpetas 2,3 y 4)
Apndice: Estrategia de formulacin del modelo funcional Resultados esperados de los talleres, Codificacin de subprocesos
Descripcin del Entregable del Diagnstico
Descripcin del Entregable del Diagnstico
La etapa del Diagnstico del proyecto describe el estado actual de los procesos de gestin de los recursos humanos, financieros y materiales con los que operan las Oficialas Mayores de las cuatro Secretaras involucradas.
Lo anterior implic realizar el anlisis que determin el grado de eficiencia operativa de las Oficialas Mayores en relacin a la ejecucin de sus procesos. Para ello, se identificaron las entradas, transformaciones, flujos de operacin y salidas requeridas para la gestin de cada una de las tareas encomendadas a las reas funcionales (Recursos Financieros, Recursos Humanos y Recursos Materiales), as como la identificacin de los usuarios internos y externos de las mismas.
Los objetivos de este entregable de Diagnstico se engloban en los siguientes puntos:
Facilitar el conocimiento de los procesos de cada Secretara
Identificar similitudes y diferencias en los procesos de cada Secretara de acuerdo su operacin y a la normatividad aplicable
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Identificar la factibilidad de homologacin y sistematizacin de cada proceso y subproceso
Los entregables que el Diagnstico, comprende son los siguientes:
Documentacin del diagnstico. Mapa de los procesos actuales en las 4 Secretaras Estrategia de formulacin de modelo funcional Visin de Procesos a considerar Diagrama de contexto de los elementos para la integracin del macro-proceso Definicin de procesos operativos a considerarse Descomposicin de procesos a tercer nivel - Descomposicin de procesos a primer nivel (de
acuerdo a la nota 1 de la junta de aclaraciones)
Estrategia de formulacin del modelo funcional
Nuestra estrategia de formulacin del modelo funcional resultante de las Secretaras usa como marco de referencia la metodologa Enterprise Value Delivery (EVD)
La metodologa Enterprise Value Delivery nos ayuda a definir la visin del modelo futuro, planear y preparar a las organizaciones para
la transformacin y disear los procesos y aplicaciones para su futura construccin.
Durante el desarrollo del proyecto ejecutaremos las tres primeras fases de nuestra metodologa y haremos mayor nfasis en algunos
de sus componentes, como son:
1. Gente, para atender los requerimientos relacionados con capacitacin al personal y administracin y comunicacin del cambio.
2. Procesos, para la realizacin del diagnstico, seleccin de las mejores prcticas de negocio y definicin de un modelo
funcional comn.
3. Tecnologa de Informacin, para el anlisis de factibilidad funcional y estrategia de migracin de datos.
4. Seguridad y Controles, para facilitar el cumplimiento normativo del modelo funcional comn.
5. Administracin del proyecto, para la coordinacin de recursos, as como la definicin de estndares de trabajo y
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5. Administracin del proyecto, para la coordinacin de recursos, as como la definicin de estndares de trabajo y
cumplimiento del alcance en los tiempos pactados para su desarrollo.
Administracin del cambio
La estrategia de formulacin del modelo funcional resultante contemplar la normatividad aplicable, los lineamientos estratgicos de las Secretaras, las prcticas lderes internas y externas, as como la factibilidad funcional para implementarlos
Normatividad
(Marco regulatorio federal aplicable a
Lineamientos Estratgicos
Modelo deAdministracin y Comunicacin del
Cambio
Modelo Organizacional
Estrategia general del proyecto
Roles y responsabilidades
Alcance del proyecto
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federal aplicable a las 4 Secretaras)
Modelo deAplicaciones
Modelo deInfraestructuraTcnica
Modelo de Procesos
Cambio
Estrategia de migracin de datos
Validacin de factibilidad funcional
Modelo de procesos con KPIs
Fase I Capacitacin Fase II Diagnstico Fase III Diseo
Entender modelo general
Realizar talleres de
levantamiento(65 talleres)
Desarrollar SIPOCs por Secretara / proceso
Definir mapas de procesos actuales
Analizar reas de
oportunidad
Analizar normatividad aplicable
Analizar similitudes y diferencias
Definir mejores prcticas internas
Recopilar prcticas lderes
aplicables
Analizar factibilidad de implantacin
Talleres de diseo del modelo futuro propuesto
Generar diseo detallado a nivel
actividad y reglas de negocio
Flujos de proceso Documentacin de regalas de negocio
Indicadores de medicin
Roles y responsabilidades
Capacitacin en procesos
Preparacin de talle
res de valid
acin
Actividades de Procesos
Entregable Diagnstico
Entregable Diseo
Entregable Capacitacin
El marco metodolgico del proyecto consta de tres fases
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Actividades de
Tecnologa
Adm
inistracin del cam
bio
Capacitacin en Adm
inistracin
del cam
bio y metodologas
Definir e impartir talleres de capacitacin
Definir plan de administracin y comunicacin del cambio
Definir estrategia y plan de
comunicacinComunicar y evaluar efectividad
Evaluar disposicin al
cambio
Definir herramientas de anlisis de cambio
Identificar red de agentes del cambio
Formar lderes y agentes de cambio
Identificar cambio organizacional
Identificar brechas
Generar plan de
seguimiento
Obtener sistemas de informacin
Documentar el mapa de
aplicaciones actuales
Analizar la calidad de los
datos
Desarrollar estrategia de migracin de
datos EntregableEstrategia de migracin de
datos
EntregablePlan de
administracin del cambio
EntregableDocumentacin obtenida durante
el proyecto
Diagnstico DiseoCapacitacin
La fase de diseo consta de dos pasos: definir y disear el modelo funcional resultante
Diseo del modelo de procesos resultantes hasta actividades y reglas
de negocio (nivel 3)
Definicin de la propuesta de modelo de procesos resultantes a nivel proceso/subproceso (nivel 1)
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Ilustrativo
*
*
* Los procesos y subprocesos se definirn en el mapa del modelo funcional resultante
Para definir el modelo de procesos comunes, nos apoyaremos en los resultados del diagnstico, nuestro modelo de referencia IndustryPrint Gobierno y otros aplicables
Lista de procesos susceptibles a homologar
Resultados del diagnstico
Entendimientos de los SIPOCs
Comparacin de los subprocesos de cada secretara
Anlisis de factibilidad funcional para homologacin de
Insumos para definir el mapa de procesos estndar
Se desarrollar el mapa de procesos futuro para las 4 Secretaras a nivel proceso y subproceso
As mismo se definirn los mapas de procesos particulares para cada Secretara
Modelo de procesos comunes
Insu
mo para los talleres
de visin
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Modelo de procesos basado en prcticas lderes en el sector
pblico
homologacin de procesos
1 Los subprocesos particulares de cada Secretara no formarn parte del alcance en la fase de diseo
Este modelo comprende del mapa de procesos comunes ms los subprocesos particulares de cada Secretara1
Subprocesos particulares
El mapa de procesos a homologar ser validad por los lderes del proyecto
El mapa de procesos para cada Secretara ser validado por el lder responsable de cada una de ellas
Modelo de procesos para cada Secretara
El diseo comienza con los talleres de visin de macroprocesos y procesos donde definiremos los aspectos estratgicos y los lineamientos que regirn el diseo detallado
Macro-procesos
Procesos
Visin de los macroprocesosRecursos financieros, recursos materiales y recursos humanos
Visin de los Procesos10 procesos (por definir)
Talleres de diseo Resultados esperados Participantes
Misin, visin y objetivos estratgicos de cada macroproceso
Lineamientos y caractersticas a alto nivel para el diseo
Validacin del mapa de procesos y subprocesos
Visin y objetivos estratgicos de cada proceso
Lineamientos y caractersticas a nivel proceso
Diagramas de flujo de alto nivel de cada
Oficiales Mayores de cada Secretara
Lderes funcionales Lderes Deloitte
Lderes funcionales Normatividad Personal clave de las
Secretaras Consultores Deloitte
Tctico
Estratgico
Niveles de detalle
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