Proyecto SEIFP Version Final

7/23/2019 Proyecto SEIFP Version Final

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PROYECTO: Sistema

Estandarizado de Informacin

Financiera de Proyectos(SEIFP)


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(S IFP)

Contenido1. Resumen ejecutivo ..................................................................................................................3

2. Introduccin ..............................................................................................................................5

3. Planteamiento del problema ...................................................................................................6

3.1 Explicacin del proyecto .................................................................................................6

3.2 Oportunidad para el proyecto .........................................................................................6

3.3 Evaluacin y seleccin de las alternativas ...................................................................6

3.4 Objetivos generales y especficos ...............................................................................103.5 Justificacin ....................................................................................................................11

4. Etapa de inicio ........................................................................................................................12

4.1 Mapa conceptual de expectativas ...............................................................................12

4.2 Acta de constitucin del proyecto ................................................................................13

4.3 Estructura detallada de trabajo (EDT) ........................................................................19

5. Planificacin del equipo ........................................................................................................21

5.1 Mapa conceptual............................................................................................................21

5.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de la organizacin ..........................22

5.3 Diagrama organizacional del Proyecto .......................................................................23

5.4 Matriz de roles y funciones ...........................................................................................23

5.5 Matriz de responsabilidades.........................................................................................255.6 Plan de gestin del personal ........................................................................................26

6. Planificacin de las comunicaciones ...................................................................................28


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7.6 Mapa de riesgos ............................................................................................................42

7.7 Matriz de administracin de riesgos ............................................................................43

7.8 Plan de gestin de riesgos ...........................................................................................44

8. Planificacin de adquisiciones .............................................................................................49

8.1 Mapa conceptual............................................................................................................49

8.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de la empresa .................................50

8.3 Plan de compras y contrataciones ..............................................................................52

8.4 Plan de gestin de compras y contratos ....................................................................539. Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................56

9.1 Conclusiones ..................................................................................................................56

9.2 Recomendaciones .........................................................................................................56

10. Bibliografa ..............................................................................................................................57

11.Anexos ....................................................................................................................................58

Anexo 1. Esquema bsico del sistema ...............................................................................58

Anexo 2. Diagrama general de la implementacin del proyecto ....................................59


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1. Resumen ejecutivoEl presente documento constituye el plan general para la gestin del

proyecto Sistema Estandarizado de Informacin Financiera de Proyectos(SEIFP), que consiste en el desarrollo e implementacin de unaaplicacin informtica para el registro y generacin de informacinfinanciera de los proyectos de desarrollo implementados por el gobiernode Honduras, y financiados por organismos financieros y otros miembrosde la cooperacin internacional.

El cuerpo principal del documento se conforma por la seccin 2, que es

una introduccin en la que se plantea de forma general el proyecto, sualcance, beneficiarios costos y otros elementos para una apreciacinrpida del proyecto.

La seccin 3 de este plan comprende el planteamiento del problema y,adems de explicar el proyecto y la oportunidad para el mismo, incluyelos resultados de las tcnicas aplicadas para identificar el problema aresolver y la seleccin de la alternativa con ms probabilidad de xito

para resolver el mismo. En esta misma seccin se incluye el objetivogeneral y los objetivos especficos que busca alcanzar el proyecto, y lajustificacin del mismo.

La seccin 4 comprende las actividades y documentos relacionados conlos procesos de inicio. Incluye el Acta de constitucin del proyecto y laDeclaracin del alcance, as como la estructura detallada de trabajo oEDT.

La seccin 5 corresponde a la planificacin del equipo, que contempla elanlisis de los factores ambientales y de los activos de la empresa; eldiagrama organizacional diseado para el Proyecto; las matrices deRoles y Funciones y la de Responsabilidades y el plan de gestin del


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el anlisis de los factores ambientales y activos de la organizacin quepodran influir en la gestin de las compras. El detalle de los procesos de

compra que se harn, incluyendo su cuantificacin y otros elementosclava, se encuentran en el Plan de Adquisiciones que forma parte de estaseccin. As mismo, en esta seccin se ha desarrollado elcorrespondiente Plan de Gestin del rea de adquisiciones.

En la seccin 9 se incluyen las conclusiones y recomendacionesreferentes a este plan de gestin del proyecto.

La bibliografa consultada y los anexos estn incorporados en la seccin

10 y 11 respectivamente.


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2. IntroduccinEl Proyecto consiste en el desarrollo e implementacin de una aplicacin

electrnica que permita el apropiado registro y generacin de informacinfinanciera de los proyectos de desarrollo en el pas, implementados porel Gobierno.

El proyecto se plantea como una solucin al problema de generacin deinformacin no confiable, incompleta e inoportuna que se ha observadoen los proyectos y que impacta en la oportuna implementacin de losproyectos.

Los principales beneficiarios con esta intervencin sern los mismosproyectos (100 a atender con este proyecto) la Secretara de HaciendaNacional y los organismos internacionales que financian el desarrollo.

El proyecto se ejecutar desde una Unidad Ejecutora de Proyectos (UEP)adscrita a la Secretara de Hacienda Nacional. Tendr un costo estimadoen USD 413,500.00 provenientes de la cooperacin internacional y suplazo para ejecucin y cierre es de 7 meses.


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3. Planteamiento del problema

3.1 Explicacin del proyectoEl proyecto consiste en el desarrollo de una solucin electrnica para elregistro y manejo de informacin financiera, para ser implementado enlos proyectos de desarrollo administrados por el gobierno de Honduras yque son financiados con fondos de organismos internacionales, conacceso remoto para operar el sistema y consultar informacin. El sistemase instalar en un servidor central en Tegucigalpa y al mismo tendrn

acceso inicialmente al menos 100 de los proyectos de desarrollo que seencuentran en implementacin a nivel nacional.

En resumen, el proyecto busca mejorar la implementacin de losproyectos de desarrollo mediante un mejoramiento que en la generacinde informacin financiera que permita reducir los tiempos dedesembolso, mejorar las calificaciones en auditora y evaluaciones de losproyectos y la reducir los costos de reproceso de la informacin.

3.2 Oportunidad para el proyectoUno de los mayores problemas que se presentan en la ejecucin de losproyectos es la confiablidad y consistencia en la informacin financieraque se genera. Cada organismo financiador solicita la informacin enformatos diferentes, y los proyectos deben registrar los datos y generarla informacin en medios o con herramientas no apropiadas (algunasinclusive se registran manualmente), poco confiables o muy vulnerables

a errores o manipulaciones.Adicionalmente, la informacin que se genera generalmente no estactualizada o es incompleta, con lo que la tarea de preparar y presentarinformes financieros absorbe una gran cantidad del tiempo de las


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Prieto en el Manual 42, formulado para el Instituto Latinoamericano y delCaribe de Planificacin y Economa Social (ILPES).

Las dos alternativas de solucin al problema central, con mayoresposibilidades de xito son: 1) Mejorar (y desarrollar donde no haya) lossistemas de informacin particulares actuales de los proyectos; y 2)Desarrollar una aplicacin que integre todos los proyectos.

La alternativa identificada es la de desarrollar una aplicacin que integretodos los proyectos, identificada siguiendo la metodologa de anlisiscualitativo y cuantitativo de seleccin de alternativas de proyectos

propuesta por Hugo Camacho, Luis Cmara, Rafael Cascante y HctorSainz en su obra El Enfoque del marco lgico: 10 casos prcticos, parala Fundacin CIDEAL de Cooperacin e Investigacin.

Los resultados de este anlisis se muestran en la siguiente pgina.


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rbol de problemas

rbol de objetivos

Registrosmanuales

Aplicaciones norobustas

Aplicacionesparticularizadas

Informacin no confiable, incompleta e inoportuna

Demoras en la implementacin de proyectos

Demora en losdesembolsos

Malos resultadosen auditora

Malascalificaciones al

proyecto

Altos costos dereproceso

Mejorada la implementacin de proyectos

Mejorados lostiempos de

Reducidosinformes de Mejoradas las

Reducidos lostiempos de


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Anlisis de alternativas

Anlisis cualitativo

CriteriosAlternativa 1:

Mejorar los sistemasactuales

Alternativa 2:Desarrollar una

aplicacin integralVinculacin con losbeneficiarios prioritarios

Media Alta

Recurso disponibles Baja MediaTiempo estimado para ellogro de los objetivos

Media Alta

Contribucin a los objetivosgenerales Media Alta

Adecuacin a lasprioridades de losinteresados

Media Alta

Viabilidad Baja Alta

Notas tcnicas:La vinculacin con los beneficiarios prioritarios en la alternativa 2 seconsidera alta dado que los beneficiarios prioritarios (proyectos yorganismos financiadores) son los ms afectados con la falta deinformacin financiera confiable, completa y oportuna.

Los recursos disponibles se calificaron en funcin del objetivo que seplantea. En el caso de la alternativa 2 este criterio se considera mediodado que no obstante el costo que pudiera significar, el inters de losfinanciadores en disponer de un sistema integrado en lugar de diversossistemas aislados.

El tiempo estimado para el logro de los objetivosse califica en funcin dela probabilidad del menor tiempo esperado para que se realicen las


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Anlisis cuantitativo

Criterios Coefic.

Alternativa 1:

Mejorar los sistemasactuales

Alternativa 2:

Desarrollar unaaplicacin integral

Valor Calif. Valor Calif.Vinculacin conlos beneficiariosprioritarios

5 2 10 3 15

Recursodisponibles

3 1 3 2 6

Tiempo estimado

para el logro delos objetivos

5 2 10 3 15

Contribucin a losobjetivosgenerales

5 2 10 3 15

Adecuacin a lasprioridades de losinteresados

3 2 6 3 9

Viabilidad 3 1 3 3 9

Total 42 69

Notas tcnicas:El coeficientecorresponde a la incidencia que se estima tiene el criteriopara el logro del objetivo general de Mejorada la implementacin de

proyectos, en la escala de 1 a 5, donde ente ms alto el coeficiente, msefecto tiene.

La valoracin cuantitativa de los criterios para cada alternativa estdirectamente relacionada con la valoracin cualitativa del cuadro anterior(Alta=3; Media=2 y Baja=1).

L lifi i d it i d lt ti lt d l


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Ob jeti vo s especfic os

1) Establecer una plataforma de registro ordenado y estandarizado delas operaciones financieras de los proyectos.

2) Automatizar y estandarizar la preparacin de informes de ejecucinfinanciera de los proyectos.

3.5 JustificacinEn la actualidad, y solamente considerando sus tres principalesfinanciadores, Honduras administra ms de 120 proyectos de desarrollo

(esta cantidad puede ser hasta 4 veces ms si se consideran otrosorganismos multilaterales y bilaterales), de los que se debe generarinformacin contables presupuestaria y financiera al menos una vez cadatrimestre.

Cada uno de esos proyectos maneja sus registros de formaindependiente, utilizando en el mejor de los casos aplicaciones contablescomerciales, que no responden a la demanda de informacin de los entes

financiadores, el gobierno de Honduras y los mismos proyectos. Aunquelas inversiones efectuadas en los sistema actuales (cuando se disponede ellos) vistos individualmente suelen no ser muy altas (alrededor deUSD 7,500 por sistema) en su conjunto si representan altos costos, a losque se debe agregar el costo adicional de generar informacin por otrosmedios para completar las demandas de los usuarios.

Sumado a lo anterior, la informacin que se genera nos siempre es

contante, confiable o comparable, por lo que frecuentemente los informesfinancieros son cuestionados por los usuarios. Eso representa no solocosto financiero sino tambin de credibilidad en la apropiada gestin delos proyectos.


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4. Etapa de inicio4.1 Mapa conceptual de expectativas

En el siguiente mapa conceptual se registran las expectativas de losinteresados del proyecto, en funcin de los problemas identificados, lasolucin propuesta y el impacto y efectos que esa solucin producir.

Mapa conceptual de expectativas


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4.2 Acta de constitucin del proyecto

Nombre del Proyecto Siglas

Sistema Estandarizado de InformacinFinanciera de Proyectos

SEIFP

Descripcin del proyecto: Que, quien como, cuando y donde

Contratacin de una firma especializada para proveer de una solucin electrnicapara el registro y manejo de informacin financiera, para ser implementado en los

proyectos de desarrollo administrados por el gobierno de Honduras en susdiferentes secretaras de estado y que son financiados con fondos de organismosinternacionales, con acceso remoto para operar el sistema y consultarinformacin, instalada la solucin en un servidor central en Tegucigalpa y elacceso al sistema desde 100 proyectos.Definicin del producto del proyecto: descripcin del producto o servicio ocapacidad a generar

Una aplicacin electrnica que permita de forma estandarizada el registro,procesamiento y generacin de informacin presupuestaria, contable y financierade los proyectos, diferenciada por financiador, atendiendo los requerimientos deinformacin y la estructura de financiamiento de cada organismo, ya sea denaturaleza multinacional o bilateral, donaciones o crditos.Definicin de requerimientos del proyecto: Funcionales, no funcionales, decalidad

El sistema debe ser del tipo modular integrado, con acceso remoto va intraneto internet.

El sistema debe ser totalmente automtico. La actualizacin de los registros


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El desarrollador deber entregar los correspondientes manuales de desarrollo,instalacin, usuario y de mantenimiento. Capacitar al menos 2 personas en

cada proyecto en la operacin del sistema; y a un equipo de 5 tcnicos a nivelcentral en la instalacin y mantenimiento del mismo. El sistema debe cumplir las estndares de calidad ISO 9000-4 (proporciona

las directrices para el servicio de facilidades del software como soporte deusuarios) y la norma ISO 9126 (identifica los atributos clave de calidad parael software)

Objetivos del Proyecto: En base a la triple restriccin

1) Establecer una plataforma de registro ordenado y estandarizado de lasoperaciones financieras de los proyectos.2) Automatizar y estandarizar la preparacin de informes de ejecucin financiera

de los proyectos.

Finalidad del proyecto: fin ltimo

Automatizar y estandarizar la generacin de informes y reportes financieros

peridicos y especficos que se presentan a los entes financiadores de losproyectos, y que estos se generen sobre una base de registro confiable.Justificacin del proyecto

Cualitativa CuantitativaUno de los mayores problemas que sepresentan en la ejecucin de losproyectos es la confiablidad y

consistencia en la informacinfinanciera que se genera. Cadaorganismo financiador solicita lainformacin en formatos diferentes y

En la actualidad, solamenteconsiderando sus tres principalesfinanciadores de proyectos, Honduras

administra ms de 120 proyectos dedesarrollo (esta cantidad puede serhasta 4 veces ms si se consideranotros organismos multilaterales y


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operada, minimice las probabilidadesde esos errores o manipulaciones, y

que los informes se generenoportunamente. Adems, al teneracceso remoto, los principalesinvolucrados es decir, losfinanciadores, los ejecutores y elgobierno, podrn acceder a los datos einformacin en cualquier momento ydesde cualquier lugar.

su conjunto si representan altos costos,a los que se debe sumar el costo

adicional de generar informacin porotros medios para completar lasdemandas de los usuarios.

Sumado a lo anterior, la informacin quese genera nos siempre es contante,confiable o comparable, por lo quefrecuentemente los informes financieros

son cuestionados por los usuarios. Esorepresenta no solo costo financiero sinotambin de credibilidad en la apropiadagestin de los proyectos.

Designacin del Director de Proyecto

Nombre: Luis Martnez

Reporta a: Juan GlvezSupervisa a: Consultores desarrolladores de la aplicacin. Personal del proyecto

Niveles de autoridad: Puede afectar presupuesto, as como el personal de lasunidades colaboradoras

Cronograma de Hitos del Proyecto

Diseo conceptual (45 das)Desarrollo del sistema (105 das)Pruebas (32 das)Instalacin final (18 das)


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Principales amenazas del proyecto (riesgos)

Falta de apoyo del personal de los proyectos de desarrollo para colaborar conlos consultores en los estudios, diseos, desarrollo y adopcin del sistema

Inters comercial de los proveedores en adaptar una aplicacin existente y nodesarrollar una nueva personalizada.

Principales Oportunidades del proyecto

Mercado local de proveedores con suficiente experiencia para desarrollar la

aplicacin propuesta Inters del gobierno de Honduras en la administracin transparente de los

proyectos de desarrollo

Inters de los organismos financiadores en que la informacin que sepresente sea oportuna y confiable

Presupuesto Preliminar del proyecto

El presupuesto global estimado es de USD 413,500.00

Patrocinador que autoriza el proyecto

Nombre: Carlos Rosales Centeno

Empresa: Secretara de Hacienda Nacional

Cargo: Secretario de EstadoFecha: Junio 10 de 2015


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Declaracin del alcance

Nombre del proyecto Siglas del proyecto

Sistema Estandarizado de InformacinFinanciera de Proyectos

SEIFP

Descripcin del alcance del proyecto

Requisitos: condiciones o capacidades quedebe poseer o satisfacer el producto para

cumplir con contratos, normas,especificaciones.

Caractersticas: propiedades fsicas,qumicas, energticas, o sicolgicas,

que son distintivas del producto, y/o quedescriben su singularidad.

Escrito en lenguaje tipo sql, compatible consistema de Administracin FinancieraGeneral (SAFG) del gobierno

La estructura de las bases de datos concapacidad para manejo de al menos 999

proyectosFuncin multimoneda, con conversinautomtica de HNL a USD, EUR Y SDR

Formulacin automtica de conciliaciones delas cuentas bancarias, caja y activos fijos

Salida de informes a pantalla, archivo eimpresora

Sistema de respaldo (copia y recuperacin)de datos en lnea

Manuales tcnicos y de usuario en impreso yen electrnico

Transferencia y registro de propiedad deldi f t f d l bi d l

Estructura modular integrada decontabilidad, presupuesto y tesorera

Articulado en lnea SAFGAcceso remoto a travs de la

plataforma de internet

Privilegios de usuario jerarquizadospara operar, autorizar, consultar ygenerar informacin

Generacin de informacin porfuente de financiamiento, categorade gastos, line u objeto de gasto,componente, subcomponente yactividad de POA


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Comerciales Entregada la garanta de calidad de obra, en la forma de fianza,emitida por un banco o compaa aseguradora nacional

Suscrito el contrato de servicios de mantenimiento del sistemapara al menos 36 meses.Ambientales No aplica

Sociales No aplica

Entregables del proyecto: productos intermedios y finales en cada fase del proyecto

Fase del proyecto Productos entregables

1. Diseo Documento conteniendo el diseo conceptual del sistema.Debe incluir al menos: los requerimientos de todos losinvolucrados; la estructura del catlogo de cuentas; elmodelo de los reportes que generar el sistema; laestructura de privilegios para los usuarios y las directricesde trazabilidad y auditora de las transacciones.

2. Desarrollo Estudio del sistema, con el planteamiento tcnico paradesarrollar el sistema.

Pruebas iniciales en 10 proyectos La aplicacin misma, cumpliendo con todos los

requerimientos tcnicos y funcionales e incorporando losajustes que pudieran resultar de las pruebas preliminares.

Pruebas finales en los mismos 10 proyectos Manuales tcnicos y de usuario, presentados en versin

impresa y electrnica. Cinco ejemplares impresos delmanual tcnico y cinco en versin electrnica; diez del

manual de usuarios y cinco en versin electrnica3. Instalacin Sistema instalado y operando en 100 proyectos Capacitacin de 3 das para dos usuarios por cada

proyecto.


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Restricciones del Proyecto: factores que limitan el rendimiento del proyecto, de un procesodel proyecto, o las acciones de planificacin

Internos de la organizacin Ambientales o externos a la Organizacin

Oportunidad y habilidades del personaldel proyecto para validar los productosintermedios y finales del proyecto

Fecha en la que debe ser entregado elsistema. Por su relacin con laplanificacin operativa y presupuestaria

anual de los proyectos y del mismogobierno, deber estar concluido einstalado antes de que finalice el tercertrimestre del ao.

Diversidad de criterios a satisfacer paralos diferentes usuarios de la informacinque se genere

Disposicin del personal de los proyectosen colaborar con el diseo, estudio,desarrollo e implementacin del sistema

Los proyectos y el mismo gobiernodisponen de los equipos necesarios, en eltiempo requerido, para instalar y operar elsistema

Supuesto del proyecto: factores que para cumplimiento del proyecto se consideranverdaderos.

Internos de la organizacin Ambintales o externos

Los servicios de consultora para eldiseo conceptual y el desarrollo delsistema son contratados oportunamente

Se dispone de los recursos financierossuficientes y oportunos para financiarlos contratos. Los consultores trabajanen horarios continuos, fines de semanay das festivos

Existen en el mercado nacional,profesionales habilidades y capacidadespara elaborar el diseo conceptual ydesarrollar el sistema

El gobierno del pas otorga losautorizaciones necesarias para asegurarla interface operativa del sistema con elSAFG

4.3 Estructura detallada de trabajo (EDT)El Proyecto estar adscrito a la Secretara de Hacienda Nacional, donde

h d U id d Ej t d P t (UEP) l j i


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5. Planificacin del equipo

5.1 Mapa conceptual


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5.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de laorganizacin

Factores ambientales. Se tiene como factores ambientales aquellosfactores externos que tienen influencia sobre el proyecto.

En ese contexto, al ser el proyecto ejecutado por una unidad constituidaespecficamente para tal fin, adscrita a la Secretara de HaciendaNacional aunque desconcentrada de la misma, influyen en suimplementacin la cultura, valores, legislacin e infraestructura de esa

Secretaria.

Por lo anterior los funcionarios del proyecto en el ejercicio de susfunciones debern enmarcarse en el propsito de la Secretara deHacienda Nacional de ser una institucin eficiente, innovadora y eficaz enla administracin de la Hacienda Pblica, dentro de un marco delegalidad, justicia y honestidad. La actuacin de los funcionarios delproyecto debe reflejar apego a esta visin.

En su vinculacin con la Secretara, el Proyecto depender directamentedel Secretario de Estado, lo que lo posiciona en un nivel alto dentro de laestructura organizacional que asegurar el respaldo y apoyo de lasautoridades al ms alto nivel.

La estructura legal en la que se desarrollar el proyecto es lacorrespondiente al sector pblico del pas, por lo tanto estar sujeto alcumplimiento de disposiciones relacionadas con otros entes estatales,tales como el Tribunal de Cuentas, Secretara de Planificacin y laContralora de la Nacin. De igual manera, estar sujeto al cumplimiento


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En lo referente al equipo del proyecto, la Secretara de Hacienda cuenta,con polticas, manuales y procedimientos de administracin de personal

que ordenan y regulan el actuar de cada funcionario.El Proyecto se apegar a estos instrumentos de gestin, que incluyenguas, procedimientos y formularios aprobados para la seleccin ycontratacin del personal.

Existe en la Secretara, y ser adoptado por el Proyecto, un sistema deevaluacin del desempeo que relaciona los resultados particulares de

cada empleado en su puesto, con los resultados de toda la unidad (eneste caso, el Proyecto).

Por otro lado, la Secretara cuenta con bases de datos completas sobrelos proyectos de desarrollo y sus datos contables, que sern utilizadospara cargar los saldos iniciales una vez instalado el sistema.

Relacionado con el desarrollo del sistema, se cuenta con una unidad de

infotecnologa que ha desarrollado un protocolo actualizado para eldesarrollo de aplicaciones informticas, y que apoyar al proyecto en elproceso de revisin y aceptacin de productos.

5.3 Diagrama organizacional del Proyecto

Coordinacin


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Matriz de roles y funciones


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5.5 Matriz de responsabilidadesPor la estrategia definida para a implementacin del proyecto, la mayora

de la responsabilidad por la ejecucin de las actividades recae en losconsultores tcnicos contratados para el diseo conceptual, desarrollo dela aplicacin y capacitacin a usuarios.


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5.6 Plan de gestin del personalConsiste en dar seguimiento al desempeo de los miembros del

Proyecto, proporcionando retroalimentacin, resolviendo problemas ygestionando cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto. Paradirigir el proyecto es necesario tener habilidades de comunicacin, serobjetivo, gestin de conflictos, negociacin y sobre todo liderazgo, ascomo planes de estimulacin y recompensas para el equipo del proyecto.

Dentro de las entradas para este proceso se encuentra la asignacin delpersonal, el plan para la direccin, la evaluacin del desempeo, losinformes de desempeo y los procesos de la organizacin.

Gestin de conflictos.El conflicto puede producirse por diferencias deopinin sobre cmo se debe hacer el trabajo, cunto trabajo se debehacer, o con qu nivel de calidad se debe hacer el trabajo. Para minimizaresta fuente de conflicto, un plan de trabajo formal, suficientementedivulgado y aceptado por todas las partes es lo recomendado.

Asignacin de recursos. Se puede presentar el conflicto con relacin a

las personas asignadas a trabajar en una actividad especfica o sobre lacantidad de recursos asignados ms ciertas tareas. La seccin del plande proyecto roles y responsabilidades deja muy claro quin debe hacerqu. El que el plan de proyecto sea compartido con los miembros delequipo previo al inicio de su ejecucin, propicia el exponer las razonesde tales asignaciones.

Diseo del Programa.El conflicto puede ser el resultado de diferencias

de opinin sobre el orden en que se debe hacer el trabajo o sobre laduracin del mismo. En la etapa de planeacin del proyecto es importanteconcertar con los especialistas tcnicos que adelantarn las tareas eltiempo necesario y suficiente para adelantar las actividades del


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2

3

4

5

Definicin del objetivo de la

conversacin

Describir el hecho o la

conducta.

Apoyar con datos

Expresar la reaccin propia

hacia la conducta.

Sealar consecuencias de la

conducta o hecho

mencionado.

Plantear accin de cambio

esperado.

Acordar pasos posteriores.

Actualizacin del plan para la direccin de personal del proyecto. Serealizarn diagnsticos donde se analizarn la conveniencia onecesidades de introducir modificaciones al planteamiento inicial,producidas normalmente por la propia evolucin del Proyecto Si dichas


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6. Planificacin de las comunicaciones

6.1 Mapa Conceptual


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Factores ambientales. Tradicionalmente, en el marco de la culturaorganizacionalde la Secretaria de Hacienda Nacional (entidad a la queest adscrita el proyecto, las comunicaciones oficiales entre supervisory supervisados (independientemente de los mandos intermedios),comunicaciones con proveedores y otros involucrados en laimplementacin, se hacen de manera escrita y firmada por elCoordinador del Proyecto. Si la comunicacin es entre ministerios u

otras dependencias pblicas fuera de la estructura de la Secretara deHacienda Nacional, la comunicacin debe ser entonces formada por elSecretario o Sub Secretario de estado. Lo anterior deber tomarse enconsideracin al momento de preparar comunicaciones que tenganplazo perentorio de entrega.

Aunque o se tiene una normativaoficial en tema de comunicaciones, siexiste un sistema de estndares que aplican a diferentes documentos y

medios utilizados para la comunicacin oficial: Los informes de avancese presentan en versin impresa y electrnica; la comunicacin internaes a travs de memorando impresos; el correo electrnico es solamentepara uso oficial y para impulsar o tratar temas operativos rutinarioscotidianos; las reuniones deben convocarse con suficiente antelacin;de todas las reuniones se debe levantar un acta o minuta y darle elseguimiento a los acuerdos.

Act ivo s d e la organizacin. La Secretara cuenta con un eficientesistema de informacin gerencial en plataforma electrnica, en el que seregistran todas las actividades relacionadas con los proyecto desde el


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Lista de involucrados

Rol general Stakeholders

Patrocinador Secretaria de Hacienda NacionalEquipo de proyecto SEIFP

Director de proyecto: Luis MartnezEquipo tcnico del Proyecto

Usuarios / clientes Organismos financieros internacionales

Usuarios / clientesEquipo clave de los proyectos de desarrollo(Director, administrador y planificador)

Proveedores Desarrollador de aplicaciones

Matriz influencia / poder

Poder sobre el Proyecto

Baja Alta

Influenciasobre

elpro

yecto

Alta Equipo tcnico

del Proyecto Secretara de Hacienda

Nacional Director del Proyecto

Baja Organismos financierosinternacionales

Poder: Nivel de AutoridadInfluencia: Involucramiento activo

Matriz intereses / poder

Poder sobre el Proyecto

Bajo Medio Alto


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Matriz influencia / Impacto

Impacto sobre el Proyecto

Bajo Alto

Influenciasobreel

proyecto Alta

Equipo clave de losproyectos de desarrollo

Secretara de HaciendaNacional

Desarrollador deaplicaciones Director del Proyecto Equipo tcnico del

ProyectoBaja Organismos financieros

internacionalesInfluencia: Involucramiento activoImpacto: Capacidad para efectuar cambios


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Registro de involucrados

Identificacin Evaluacin Clasificacin

Nombre

Empresa y

puesto Localizacin

Rol en

el proyecto

Informacin

de contacto

Requerimientos

Primordiales

Expectativas

principales

Influencia

total

Fase de

mayor inters

Interno /

Externo

Apoyo /

Neutral /Opositor

Ricardo Martnez SecretaraHaciendaNacional/Director deSistemas

Tegucigalpa Patrocinador 2222-2222 Participacin enel diseo

Compatibilidad delsistema con lossistemas actuales

Alta Diseo ydesarrollo delsistema

Externo Apoyo

RigobertoAntnez

Coordinadortcnico/SEIFP

Tegucigalpa Ejecutor 3333-3333 Coordinacin Funcionalidad delsistema

Alta Todo elproyecto

Interno Apoyo

Luis Martnez Director/SEIFP

Tegucigalpa Ejecutor 3333-3333 Coordinacin Funcionalidad delsistema

Alta Todo elproyecto

Interno Apoyo

Frank Smith Gerente deProyectos/Organismofinanciero 1

Tegucigalpa Usuario/Cliente 4444-4444 Informacin Funcionamiento delsistema

Media Implementacin Externo Apoyo

Dennis Lance Gerente deProyectos/Organismofinanciero 2


Media Implementacin Externo Neutral

Luigi Petrini Gerente deProgramas/Organismofinanciero 3


Media Implementacin Externo Apoyo

Alfredo Soto DirectorProyecto 1

Choluteca Usuario/Cliente 5555-5555 Informacin Operatividad delsistema

Alta Diseo,Pruebas,implementacin

Externo Neutral

SistemasIntegrales

Desarrolladoraplicaciones

San PedroSula

Proveedor 6666-6666 Insumos Funcionalidad delsistema

Media Todo elproyecto

Externo Apoyo


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Estrategia de gestin de involucrados

InvolucradoInters en el

Proyecto

Impacto Estrategia

Patrocinador Alto Alto Participacin en reuniones de planificacin.

Integrar en reuniones de revisin de avancesEquipo del ProyectoSEIFP

Normal Alto Participar en reuniones de planificacin.

Participacin directa en la supervisin.Organismos financierosinternacionales

Alto Bajo Informar peridicamente el avance

Participar como observadores en pruebasPersonal clave de losproyectos de desarrollo

Normal Bajo Participacin en reuniones de planificacin yde revisin de avances.

Coordinacin suministro de insumosProveedor Alto Alto Coordinacin semanal

Supervisin directa

Integrar comit de planificacin y revisin deavances

6.4 Matriz de comunicacinInvolucrado Medio/contenido Formato

Responsable deComunicar

Secretara deHaciendaNacional

Informe mensual deavanceso Avances fsicoso Avances

financieroso Evaluacin del

desempeo delproyecto

o Retos enfrentadoso Actividades

Impreso ydigital /PDF)

Coordinadorgeneral

Preparacin:Seguimiento yevaluacincon insumosde Sistemas ySupervisin


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Involucrado Medio/contenido FormatoResponsable de

Comunicar

Personal clave deproyectos dedesarrollo

Minutas quincenalesde reuniones derevisin y supervisinde avances

Impreso ydigital /PDF) Coordinadorgeneral


Desarrolladoresde la aplicacin

Minutas quincenalesde reuniones derevisin y supervisinde avances

Impreso ydigital /PDF)

Coordinadorgeneral


Equipo del

proyecto SEIFP

Informacin de las

reuniones decoordinacinsemanaleso Temas tratadoso Seguimiento

actividadeso Avances

operativoso Resoluciones

Presentaci

n dialogadaen reunionessemanales

Correoselectrnicos

Coordinador

general

Preparacin: rearesponsablede la reunin


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35

6.5 Calendario de eventosMes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Jul-2015

Ago-

2015

Sep-2015

Oct-2015

Nov-201

Dic-2015

Ene-2016

SimbologaSmbolo Significado Inicio del proyecto

Reuniones para diseo de sistemaReuniones de consulta con interesados para diseo conceptual

Reuniones de supervisin y revisin de avances

Reuniones quincenales con el equipo del proyecto

Presentacin informes mensuales de avance

Fin del proyecto


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6.6 Plan de gestin de las comunicacionesEl proyecto entiende y buscar la comunicacin efectiva. La efectividad

de la comunicacin depende del correcto entendimiento, la sintona delas partes y por lo tanto la consecucin de los objetivos marcados. Esdecir, el xito de la comunicacin consiste en que el receptor entiendacul es el mensaje emitido por el emisor.

Las comunicaciones del proyecto deben estar sustentadas eninformacin, por lo tanto toda comunicacin que se produzca debertener la caracterstica de informativa y ser oportuna, exacta y veraz.

Para asegurar lo anterior, la informacin que se incluya en lascomunicaciones de deber ser tomada de los registros oficiales delproyecto, fsicos o electrnicos, debidamente actualizados. Cadamiembro del equipo deber mantener en los dispositivos dealmacenamiento, la documentacin que genere o se relacione con lasactividades que le correspondan, y actualizar el registro en el sistema deinformacin gerencial.

Las comunicaciones sern entregadas a los destinatarios por mediosdiferentes, atendiendo su rol en la ejecucin del proyecto. Al patrocinardel proyecto y a los organismos financieros internacionales lacomunicacin ser oficial, por escrito y la remisin firmada por elCoordinador General del Proyecto. La entrega ser por consejera ycomo medio alterno, remisin de la documentacin por correoelectrnico en formato PDF sin embargo, posteriormente y a la brevedad

se enviar la documentacin impresa.

Las comunicaciones con los proveedores sern siempre por escrito, en


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De toda comunicacin, ya sea interna o externa, el rea funcional lagener debe hacer el seguimiento de la recepcin de la misma por partedel destinatario. Una vez confirmada la recepcin, una comunicacintelefnica deber generarse desde el proyecto para asegurar lacomprensin del mensaje que se enva.


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7. Planificacin de los riesgos

7.1 Mapa conceptual


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Factores ambientales. Los ejecutores del proyecto debern estarconscientes de que para alcanzar los objetivos en el plazo y con elpresupuesto asignado, deben identificar y evaluar los riesgos a los quese puede exponer, para as poder planificar las respuestas y tratar dedisminuir su impacto negativo o potenciar el impacto positivo quepudieran tener.

En ese sentido la Secretara de Hacienda Nacional, a la que est adscritael proyecto, tiene como prctica en todas sus operaciones identificar losriesgos y evaluar su impacto y probabilidad de ocurrencia a fin de poderpriorizar aquellos que pudieran afectar ms fuertemente en los objetivos.

Aunque no se cuenta con estudios formales, se tiene referencia que losproyectos de este tipo (desarrollo se software) han experimentadoalgunos riesgos caractersticos. Estas referencias son tomadas en

consideracin en la identificacin de los riesgos, ms adelante en estaseccin.

Act ivos de la org anizacin.Para la planificacin de la gestin de losriesgos se utilizan las plantillas y mtodos ya desarrollados por laSecretara de Hacienda Nacional.

Adems, el sistema de archivo de la Secretara registra documentacinde otros proyectos ejecutados, que tambin proporcionan alguna

orientacin sobre los principales riesgos enfrentados en su oportunidad,y la forma en que fueron planificadas su gestin y administrados losmismos.


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a los proyectos y que la revisin de estos por parte del personal de losproyectos tambin toma ms tiempo del estimado.

Tambin se consider que la naturaleza de este proyecto requiere depersonal de direccin con capacidades y habilidades suficientes paraconducir el equipo y las relaciones con todos los interesados, para que elproyecto cumpla con alcanzar sus objetivos en el plazo indicado y con elpresupuesto previsto.

Partiendo de los documentos de diseo del proyecto, algunos proyectosde desarrollo que se vern impactados con la implementacin de la

aplicacin electrnica estn por terminar su ejecucin dentro de los 24meses siguientes a la terminacin de este proyecto. Esto podra causaralgn desinters del personal de estos en proporcionar informacin,datos o aportes a los consultores.

Una revisin de escritorio rpida arroj como resultado que no todos losproyectos que se beneficiaran de la aplicacin disponen en estemomento del equipo que podra ser requerido para operar la misma.

Adems, algunos de estos proyectos han agotado ya el presupuestoconvenido con el financiador para adquisicin de equipo de cmputo.

Otro tema relevante considerado es que por mejoras que se estnplaneando en el sistema de registros presupuestarios y financieros delgobierno central, algunas modificaciones a la estructura del plan decuentas nacional podra presentarse en los prximos dos aos. De igualmanera, y dado los diferentes avances tecnolgicos en lenguajes deprogramacin, debe quedar asegurada la especificacin decompatibilidad de los lenguajes entre la aplicacin que se desarrolle y laplataforma de la Secretara con la que estar conectada y relacionada.

C lt d d t li i id tifi t i l


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7.4 Anlisis cualitativo de los riesgosSe evalu la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto de impacto

de cada riesgo.Con el analista de riesgos se construy la siguiente tabla para lavaloracin cualitativa de probabilidades e impactos de los riesgos,considerando la ocurrencia de eventos en proyectos anteriores:

Probabilidad ImpactoMuy alta Muy bajo

Alta BajoModerada ModeradoBaja AltoMuy baja Muy alto

La tabla de riesgos del proyecto, cualitativamente evaluada incluyendo laoportunidad de ocurrencia del riesgo, queda de la siguiente manera:

Riesgos Probabilidad Impacto Ocurrencia

Entrega tarda de los productos por

parte de los consultores Alta Muy alto Al final

Contratacin tarda de los consultores Moderada Muy alto Al inicio

Falta de liderazgo y habilidades de

gestin del CoordinadorModerada Alto

Durante la

ejecucin

Cambios en los sistemas de registros

del gobierno centralBaja Alto Al final

Discrepancias tcnicas entre el equipo

del proyecto y el de los contratistas

Moderada Alto Durante

Falta de apoyo de los proyectos a los

consultoresBaja Moderado

Al inicio y en

las pruebas

Falta de equipos en los proyectos de En las


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Todos los riesgos con valor de 4 en adelante sern considerados riesgoalto; los mayores o iguales a 1.00 pero menores a 4.00 riesgosmoderados;y los menores a 1 riesgo bajo.

Conforme esta valoracin, los riesgos del proyecto quedan valorados as:

Riesgos Probab. Impacto ValorEntrega tarda de los productos por parte de losconsultores

8 0.8 6.4

Contratacin tarda de los consultores 5 0.8 4

Falta de liderazgo y habilidades de gestin delCoordinador 5 0.4 2

Cambios en los sistemas de registros delgobierno central

3 0.4 1.2

Discrepancias tcnicas entre el equipo delproyecto y el de los contratistas

5 0.4 2

Falta de apoyo de los proyectos a losconsultores

3 0.2 0.6

Falta de equipos en los proyectos de desarrollo 3 0.2 0.6

Incumplimiento de especificaciones 5 0.4 2

7.6 Mapa de riesgosSobre la base del anlisis anterior, se tipificaron los riesgos atendiendosu valoracin:

Riesgos Probab. Impacto Valor TipoEntrega tarda de los productos

por parte de los consultores

8 0.8 6.4 Alto

Contratacin tarda de losconsultores

5 0.8 4 Alto

Falta de liderazgo y habilidades5 0 4 2 Moderado


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Con esta tipificacin se construy el siguiente mapa de los riesgos, quepone en perspectiva el grado de cada uno de esos riesgos:

Riesgos Valoracin y Tipo de riesgoBajo Moderado Alto

Entrega tarda de los productos por partede los consultores

6.4

Contratacin tarda de los consultores 4Falta de liderazgo y habilidades degestin del Coordinador

2

Cambios en los sistemas de registros delgobierno central

1.2

Discrepancias tcnicas entre el equipo delproyecto y el de los contratistas 2

Falta de apoyo de los proyectos a losconsultores

0.6

Falta de equipos en los proyectos dedesarrollo

0.6

Incumplimiento de especificaciones 2

7.7 Matriz de administracin de riesgosPara construir la matriz de administracin de riesgos, se define primerola estrategia del proyecto para dar respuesta a cada tipo de riesgo,vinculado a su valoracin Probabilidad-Impacto.

Tipo de riesgo Valoracin Estrategia (Respuesta)Alto Ms de 7.00 EvadirAlto 4.007.00 Reducir

Moderado 1.00


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Riesgo Tipo Respuesta Plan decontingencia

Responsable

Cambios en los

sistemas deregistros delgobierno central

Moderado

(1.2)

Reducir Comunicacin

constante con laSecretara deHaciendaNacional

Encargado

rea tcnica

Discrepanciastcnicas entre elequipo delproyecto y el delos contratistas

Moderado(2)

Reducir Retroalimentacinpositiva

Revisin de rolesy funciones

Coordinador

Falta de apoyode los proyectosa losconsultores

Bajo (0.6) Reducir

Suscripcin deactas decompromiso

Coordinador

Falta de equiposen los proyectosde desarrollo

Bajo (0.6) Reducir Evaluacintemprana deinventarios

Acompaamientoen definicin de

especificaciones Acompaamientoen procuracin derecursos

Encargadorea tcnica

Incumplimientodeespecificaciones

(Moderado(2)

Reducir Supervisin msfrecuente

Informes deavanceperidicos

Supervisor

7.8 Plan de gestin de riesgosLos riesgos del proyecto se gestionaran atendiendo cada uno de los


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Proceso Descripcin HerramientasAnlisis Cuantitativo Es el proceso de analizar

numricamente el efecto de

los riesgos identificadossobre los objetivosgenerales del proyecto.

1. Anlisis cualitativo2. Anlisis estadsticos de

probabilidades3. Histograma de sucesos4. Tcnicas de modelado5. Juicio de expertos

Respuestas a losriesgos

Es el proceso de desarrollaropciones y acciones paramejorar la oportunidades yreducir las amenazas a losobjetivos del proyecto

1. Anlisis cuantitativo2. Estrategias de

respuesta definidas3. Juicio de expertos

Control de los riesgos Es el proceso deimplementar los planes derespuesta a los riesgos

1. Plan para la direccindel proyecto2. Registro de riesgos3. Informes desempeo

del trabajo

Para la puntuacin de los riesgos durante la etapa de anlisis cuantitativoy cuantitativo se utilizar la siguiente escala (subseccin 7.5, supra):

Impacto

Probabilidad 0.05Muy bajo

0.10Bajo

0.20Moderado

0.40Alto

0.80Muy alto

Muy alta (10) 0.50 1.00 2.00 4.00 8.00Alta (8) 0.40 0.80 1.60 3.20 6.40Moderada (5) 0.25 0.50 1.00 2.00 4.00Baja (3) 0.15 0.30 0.60 1.20 2.40Muy baja (1) 0.05 0.10 0.20 0.40 0.80

El valor del riesgo ser el resultado de multiplicar el peso asignado a cadacualidad en la Probabilidad, por el peso asignado a cada cualidad en el


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Los datos relacionados con las distintas actividades y procesos degestin de los riesgos se registraran en los sistemas de seguimiento dela Secretara de Hacienda Nacional, en donde se tienen procesosdefinidos para la custodia, administracin y seguridad de los mismos.

El equipo administrador del riesgo estar conformado por el Coordinadory los encargados de cada rea funcional, a los que se suma el Expertoen Riesgos y el Experto en Anlisis Cuantitativo de la Secretara deHacienda Nacional. Los roles, responsabilidades, costos de cadaactividad as como la oportunidad en que se desarrollan y la periodicidadde las mismas, se muestra en el plan general de gestin de riesgos, en

la siguiente pgina. El presupuesto se calcula por cada vez que seejecute la actividad sobre la base del tiempo invertido por el personal(60% del costo); materiales y otros gastos de oficina (20%) y equipoinformtico y otros similares (20%).


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Plan general de gestin de riesgos

Proceso/actividadRoles y responsabilidades en el proceso

Presupuestoen USD

Oportunidad PeriodicidadLder Soporte

Resto delequipo

Identificacin de losriesgos

Coordinador

Responsable directo

Especialista eriesgos de la SHN

Proporcionaorientacin; plantillasy herramientas

Ejecuta laactividad

400.00 Al inicio delproyecto

Durante laevaluacinmensual deavance

Una vez

Mensualmente

Anlisis cualitativo Experto en riesgos dela SHN

Coordina y dirige elproceso; provee

directricesinstitucionales y facilitael proceso

Responsable tcnico

Recopila datos;proporcionaherramientas;

consolida resultados

Ejecuta laactividad

200.00 Durante laevaluacinmensual deavance

Mensualmente

Anlisis Cuantitativo Experto en anlisiscuantitativo de la SHN

Coordina y dirige elproceso; proveedirectricesinstitucionales y facilitael proceso

Experto en riesgosde la SHN

Recopila datos,proporcionaherramientas; analizaresultados

Ejecuta laactividad

200.00 Durante laevaluacinmensual deavance

Mensualmente

Respuestas a los

riesgos

Encargado rea

tcnicaCoordina y dirige elproceso; proveedirectricesinstitucionales y facilitael proceso

Supervisor

Recopilainstrumentos; integraevaluacionesanteriores;proporcionaherramientas; generay documentainformes;

Ejecuta la

actividad

150.00 Durante la

evaluacinmensual deavance

Mensualmente


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Proceso/actividadRoles y responsabilidades en el proceso

Presupuestoen USD

Oportunidad PeriodicidadLder Soporte

Resto delequipo

Control de losriesgos

Supervisor

Coordina y dirige elproceso; proveedirectricesinstitucionales y facilitael proceso; coordinaregistro de actividadesdel plan de gestin deriesgos; coordina laactualizacin del plande gestin de riesgos

Encargado reatcnica

Recopila datos,evala avances;prepara mediciones;analiza desviaciones;proporcionaherramientas;consolida ydocumenta informes

Ejecuta laactividad

200.00 Durante laevaluacin

mensual deavance

Mensualmente


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8. Planificacin de adquisiciones

8.1 Mapa conceptual


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8.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de la empresaLas adquisiciones del proyecto se concentrarn en dos categoras:

1) Contratacin de servicios de consultora. Incluye la contratacin deconsultores de base para la coordinacin y ejecucin del proyecto,as como el consultor para el desarrollo del diseo conceptual delsistema y la firma consultora que desarrollar el sistema.

Si bien el producto principal del proyecto que es la aplicacinelectrnica se considera un bien intangible, por la naturalezaparticular del mismo y condiciones y trminos en que debe sercontratado, se adquirir a travs de un servicio de consultora.

Se remarca que, conforme se indic en las Exclusiones del Proyectode la Declaracin del Alcance (subseccin 4.2 supra), la seleccin ycontratacin del desarrollador de la aplicacin la harn losorganismos internacionales a travs de una agencia internacionalespecializada en compras. La participacin del Proyecto ser en la

etapa de formulacin de TdR y en la evaluacin de propuestas.2) Adquisicin de bienes.Se incluye la compra de materiales y tiles

impresiones, dispositivos de almacenamiento, gastos dealimentacin, alquiler de locales y dems materiales necesarios paralos talleres de capacitacin a los usuarios del sistema.

Como tambin se indica en la referida seccin del alcance, con el

proyecto no se adquirirn computadoras, servidores y dems equipode cmputo. Se utilizarn los disponibles en la Secretara deHacienda Nacional y en los proyectos.


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Por el lado de los consultores para implementar el proyecto, el mercadolocal ofrece profesionales en diferentes reas (sistemas, informtica,administracin, contabilidad, auditoria, leyes, otros) que se hanespecializado en Administracin de Proyectos, por lo que suidentificacin y contratacin tambin es factible.

Aunque en el mercado se encuentre productos disponibles similarescomo ser sistemas ERP y otros sistemas modulares integrados, losrequisitos de cada involucrado en el proyecto, principalmente losorganismos requieren de una atencin e integracin precisa, no siemprealcanzable en un sistema comercial.

Act ivo s de la organizacin. Para las adquisiciones el Proyecto utilizaruna versin homologada de normas y procedimientos de adquisicin,acordada entre la Secretara de Hacienda Nacional y los organismosfinanciadores internacionales y cuya adopcin tiene el carcter deexcepcional. Estas normas incluyen un conjunto de directrices,procedimientos y modelos de formulario para las diferentes etapas delos procesos, considerando el tipo de adquisicin bien, obra o servicio)

y la modalidad del proceso (licitacin o concurso pblico internacional;licitacin o concurso pblico nacional; comparacin de precios). Estasnormas han sido utilizadas en la implementacin de otros proyectos y elrea de adquisiciones de la secretara de Hacienda pone a disposicindel Proyecto, estas y dems herramientas en el tema de adquisiciones(Sistema Pblico de Adquisiciones; bases de datos de proveedores conevaluacin de su desempeo; archivos electrnicos editables para laformulacin de documentos, entre otros.

En cuanto a equipo de cmputo, la Secretara de Hacienda dispone devarios servidores y uno de los mismos ser asignado para la instalaciny operacin del sistema Tambin en los proyectos se dispone de


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8.3 Plan de compras y contratacionesLas compras representan el plan global de inversiones del Proyecto. Los valores se muestran en USD.

Descripcin Medida Cant. P.U TotalCriterio principal de

seleccinTipo de contrato

Duracincontrato

Inicio delcontrato

Fin delcontrato

Consultores individuales

Coordinador Mes 7 3,500 24,500 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016

Encargado asuntos legales Mes 7 2,000 14,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016

Asistente administrativo Mes 7 1,000 7,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016

Encargado de adquisiciones Mes 7 2,000 14,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016

Encargado de sistemas Mes 7 3,000 21,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016

Supervisor tcnico Mes 7 3,000 21,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016

Encargado de S&E Mes 7 3,000 21,000 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 7 meses Jul-2015 Ene-2016

Diseo conceptual del sistema Global 1 6,500 6,500 Calificaciones de consultores Precio fijo cerrado 1.5 mes. Jul-2015 Ago-2015

Firmas consultoras

Desarrollo e implementacin del SEIPF Global 1 275,000 275,000 Calidad y el precio Precio fijo cerrado 6 meses Ago-2015 Ene-2016

Bienes

Materiales para capacitaciones Lote 1 2,000 2,000 Precio evaluado ms bajo Precio fijo cerrado 5 das Ene-2016 Ene-2016

Alimentacin y local capacitacin Z-1 Lote 1 2,500 2,500 Precio evaluado ms bajo Precio fijo cerrado 2 das Ene-2016 Ene-2016



Total 413,500

NOTA: Para las capacitaciones los proyectos se agruparn por zona geogrfica: Z-1 centro-sur; Z-2 norte-oriente; y Z-3 occidente


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8.4 Plan de gestin de compras y contratosLas acciones de compras de Proyecto deben enmarcarse en los

principios internacionales en esta materia:- Mejor valor por el dinero;- Equidad, integridad y transparencia- Competencia efectiva

La gestin de las adquisiciones involucra a diferentes miembros delproyecto y la responsabilidad por la oportunidad y calidad de lo que seadquiere es compartida entre el rea solicitante del proceso, el rea de

adquisiciones, el rea de asistencia legal y la coordinacin general delProyecto.

Para los procesos, en las diferentes etapas, se utilizarn las directrices ylos documentos estndar vigentes, desarrollados por la Secretara deHacienda Nacional (que recoge los principios indicados anteriormente) ydisponibles en la pgina webwww.shn.gob,entre los que encuentran lossiguientes:

Directrices de adquisiciones y contrataciones de la cooperacininternacional

Manual de adquisiciones y contrataciones que contiene entreotros:- Documento estndar para licitacin pblica internacional- Documento estndar para licitacin pblica nacional- Documento estndar para solicitud de cotizacin- Documento estndar para solicitud de propuestas- Modelos de contratos- Modelos de orden de compra- Procedimientos para la preparacin de procesos solicitud
http://www.shn.gob/http://www.shn.gob/http://www.shn.gob/http://www.shn.gob/


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Las compras de bienes y otros servicios sern formalizadas medianterdenes de compra y se pagarn contra la entrega del producto o losservicios.

Los criterios principales para la seleccin de proveedores y su usodependiendo del tipo de proceso, son los siguientes:

Precio evaluado ms bajo: Se utilizar para la compra de bienes oservicios diferentes a los de consultora. Se seleccionar al proveedorcuya oferta haya cumplido con las especificaciones tcnicas y dems

requerimientos formales solicitados en la licitacin o en la solicitud deofertas, y que presente el precio evaluado ms bajo. Por precio evaluadose tiene aquel precio que ha sido revisado y ajustado en funcin decorreccin de errores, y que adems es aceptado por el ofertante.

Calificaciones de los consultores.Se utilizar para la seleccin de losconsultores individuales. Se evaluarn las hojas de vida de loscandidatos en base a una tabla que considere la formacin acadmica,

la experiencia general y la experiencia especfica. Se seleccionar alcandidato que presente el puntaje ms alto en esta evaluacin.

Seleccin basada en la calidad y el precio.Se utilizar para seleccionarla firma consultora que desarrollar el sistema. Este criterio consideratanto la evaluacin de la propuesta tcnica y la oferta de precio delproponente, donde la propuesta tcnica tiene un peso de 80 puntos y lafinanciera 20, para totalizar 100. En la evaluacin tcnica se considerar:

Las calificaciones de la firma proponente en trminos de experiencia enel desarrollo de sistemas similares y referencias de servicios anteriores;la calificacin del personal clave propuesto para la consultora; y la

d l l d b j S l id


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El proceso se generar desde el rea que requiera el insumo y se debeconsiderar el plazo mnimo de 10 das entre el requerimiento y elsuministro del insumo.

El principal insumo para identificar candidatos a proveedores ser la basede datos de proveedores de la Secretara de Hacienda Nacional.

Cada contrato que se suscriba deber tener el visto bueno del Encargadode Asuntos Legales, quien velar por el cumplimiento de lasdisposiciones tanto de la Secretara de Hacienda como de los

organismos financiadores del Proyecto.Al finalizar cada contrato, se har una evaluacin de desempeo delproveedor y los resultados se remitirn a Secretara de HaciendaNacional, para actualizar las bases de datos de proveedores.


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9. Conclusiones y recomendaciones

9.1 Conclusiones Planificar la gestin del proyecto permite conocer a profundidad la

naturaleza del mismo, su alcance, recursos y limitaciones. Para la efectiva planificacin de las diferentes reas del proyecto

se requiere de profesionales con capacidades especficas ysuficientes en administracin y gestin de proyectos, en concursocon profesionales con experiencia en os aspectos tcnicos

centrales del mismo. La planificacin de la gestin debe hacerse de forma responsable

y al inicio del proyecto La planificacin del proyecto debe proporcionar guas suficientes

para el apropiado manejo de todas las reas del proyecto,facilitando y ordenando la implementacin.

9.2 Recomendaciones Evaluar regularmente el plan de gestin de cada una de las reas

incluidas en este documento, y documentar y registraroportunamente los cambios.

Hacer seguimiento constante a los elementos exgenos a laadministracin del proyecto (aspectos institucionales, condicionesde mercado, avances tecnolgicos, otros) a fin de plantearestrategias para anticiparse a los cambios.

Comunicar este plan de gestin a todos los miembros de la

organizacin, proporcionando espacios para su anlisis ycompartir puntos de vista. Implementar el proyecto en funcin de sus resultados, ms all de

los aspectos procedimentales


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10. Bibliografa(2003). En PMI, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos(5a. ed.).

(2007). En Rivarola, & Lledo, Gestin de Proyectos.Buenos Aires: Prentice Hall - Pearson

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Fundacin CIDEAL de Cooperacin e Investigacin. (2001). En El Enfoque del marco lgico: 10

casos prcticos(pgs. 31-33). Madrid.

Instituto de Investigacin en Informtica. (s.f.). Recuperado el 22 de Junio de 2015, de

http://sedici.unlp.edu.ar/bitstream/handle/10915/19289/Documento_completo.pdf?sequ

ence=1.

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Metodologa del Marco Lgico para la planificacin, el seguimiento y la evaluacin de

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Junta de Galicia. (s.f.). Como elaborar el plan de comunicacin. Recuperado el 11 de Junio de 2015,

de http://cristinaaced.com/pdf/planComunicacion_BIC%20Galicia.pdf.


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11. Anexos

Anexo 1. Esquema bsico del sistema


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Anexo 2. Diagrama general de la implementacin del proyecto

Conformacin UEP

Contratacin del personal

Equipamiento

Diseo Conceptual

Contratacin del consultor

Revisin requerimienos de interesados

Formulacin del Diseo Conceptual

Desarrollo de la aplicacin

Validacin del Diseo Conceptual

Desarrollo del estudio tcnico

Desarrollo de los mdulos del sistema

Pruebas del sistema

Instalacin en equipos de 10 proyectos

Prueba del sistema

Ajustes derivados de las pruebas

Pruebas finales

Instalacin del sistema

Instalacin de versin final en los 100proyectos

Capacitacin de usuarios

Documentacin de funcionamientocero defectos

Cierre del proyecto

Constancia de recepcin

Suscripcin de contrato demantenimiento

Entrega de productos a la Secretara deHacienda Nacional

Desmovilizacin de la UEP

Documents

Proyecto SEIFP Version Final