46
UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE JUTIAPA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE POSTGRADOS MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS REINGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS DOCENTE: INGA. M.A. CLAUDIA ESMERALDA VILLELA PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DE METODOLOGÍA CICLO DE DEMING, APLICADO A LA UNIDAD INTEGRAL DE ADSCRIPCIÓN, ACREDITACIÓN DE DERECHOS Y DESPACHO DE MEDICAMENTOS EN ASUNCIÓN MITA, JUTIAPA –IGSS- JUTIAPA, MAYO DE 2014 Fluvia Alejandra Ramos Salguero 1328-00-9558 Viviana Azucely Montoya Payes (Coordinadora) 1328-07-8145 Mayra Consuelo Mencos Samayoa 1328-07-8164 Silvia Carolina Cortéz Méndez 1328-07-8168 Brayan Anibal Salguero López 1328-07-8170 Edgar Amilcar Salazar Falla 1328-01-7380

Proyecto uia final

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Proyecto uia final

UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE JUTIAPA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN DE POSTGRADOS

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

REINGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS

DOCENTE: INGA. M.A. CLAUDIA ESMERALDA VILLELA

PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DE METODOLOGÍA CICLO DE

DEMING, APLICADO A LA UNIDAD INTEGRAL DE ADSCRIPCIÓN,

ACREDITACIÓN DE DERECHOS Y DESPACHO DE MEDICAMENTOS

EN ASUNCIÓN MITA, JUTIAPA –IGSS-

JUTIAPA, MAYO DE 2014

Fluvia Alejandra Ramos Salguero 1328-00-9558

Viviana Azucely Montoya Payes (Coordinadora) 1328-07-8145

Mayra Consuelo Mencos Samayoa 1328-07-8164

Silvia Carolina Cortéz Méndez 1328-07-8168

Brayan Anibal Salguero López 1328-07-8170

Edgar Amilcar Salazar Falla 1328-01-7380

Page 2: Proyecto uia final

INDICE

I. INTRODUCCION

II. ANTECEDENTES DEL IGSS

2

A. Organigrama de la institución 4

B. Misión 5

C. Visión

D. Objetivos

III. MARCO TEORICO

6

A. Reingeniería

B. Reingeniería de Procesos

1. Comprensión profunda del proceso 7

2. Esencial 8

3. Implantar

4. En Profundidad

5. Proceso

6. Cliente

7. Espectacular 9

8. Modificar el Propósito del Trabajo

9. Fundamentos del negocio

10. Estrategias Corporativas

C. Ciclo de Deming 10

1. Planear

2. Hacer 11

3. Verificar

4. Actuar

IV. APLICACCION DE LA METODOLOGIA

14

A. Planear

1. Objetivos de la UIA de Asunción Mita Jutiapa

a. Objetivos Operativos

2. Descripción de las Fases de Proyecto 15

3. Etapas de la Reingeniería 16

a. Preparación

b. Identificación

c. Solución 17

d. Transformación

Page 3: Proyecto uia final

e. Modelo de Implantación 18

f. Cronograma de Actividades

20

B. Proceso a Rediseñar

23

1. Descripción del Puesto Actual 26

2. Descripción de la Propuesta del Proceso

28

3. Beneficios en Reingeniería

30

4. Cuáles son los Beneficios

a. Para el Afiliado

b. Para la Organización

C. Verificación del Proceso

32

1. Desarrollo de Etapa

33

D. Acciones a Tomar

34

1. Propuesta

a. Proceso de Admisión

b. Justificación

2. Objetivos

3. Asociaciones

4. Cronograma de Implementación 35

5. Nuevo Proceso

36

V. Comentarios

37

VI. Bibliografía

39

VII. Anexos 40

Page 4: Proyecto uia final

ROLES ASIGNADOS

COORDINACIÓN DEL DESARROLLO DEL PROYECTO

VIVIANA

INTRODUCCIÓN MAYRA

ANTECEDENTES ALEJANDRA

ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN VIVIANA

MISIÓN ALEJANDRA

VISIÓN ALEJANDRA

OBJETIVOS VIVIANA

MARCO TEÓRICO:

REINGENIERÍA MAYRA, VIVIANA

REINGENIERÍA DE PROCESOS MAYRA, VIVIANA

CICLO DE DEMING MAYRA, VIVIANA

APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA:

ETAPA: PLANEAR MAYRA, BRYAN

ETAPA HACER: PROCESO A REDISEÑAR ALEJANDRA

ETAPA VERIFICAR: VERIFICACIÓN DEL PROCESO EDGAR, VIVIANA

ETAPA ACTUAR: ACCIONES A TOMAR CAROLINA, VIVIANA

COMENTARIOS ALEJANDRA

ANEXOS VIVIANA

REVISIÓN REDACCIÓN VIVIANA

DISEÑO Y ESTÉTICA CAROLINA

DISEÑO DE PREZI BRYAN

IMPRESIÓN DEL TRABAJO BRYAN

Page 5: Proyecto uia final

I. INTRODUCCIÓN

Las empresas e instituciones se ven en la necesidad de evaluar sus procesos,

personal, estrategias, objetivos, equipo, instalaciones, etc. Con el propósito de poder

establecer si son los adecuados para poder responder a la exigencias de su entorno, razón

que ha motivado la realización del proyecto de aplicación del ciclo de Deming, en la

reestructuración del proceso de Admisión y Acreditación de Derechos de la Unidad del

IGSS de Asunción Mita, Jutiapa.

La reingeniería es una herramienta utilizada por los administradores, propietarios y

ejecutivos de una empresa o institución para poder realizar un diagnóstico de

determinado proceso evaluando cada una de las actividades que lo conforman y establecer

cambios que permitan hacerlo más eficaz. Considerando que lo que funcionó en el paso

no necesariamente debe funcionar en el presente.

El presente trabajo presenta un análisis del proceso de Admisión y Acreditación de

Derechos, en el cual se evalúa el funcionamiento de cada una de las actividades que lo

conforman, los recursos utilizados, las responsabilidades de cada participante dentro del

mismo, tiempo de realización de actividad. La aplicación del ciclo de Deming a la

reestructuración de este proceso pretende sistematizar cada una de las etapas

estableciendo tiempos para su ejecución, situación que pretende minimizar el grado de

incertidumbre, resistencia al cambio, imprecisiones y el ser preventivos y no reactivos

ante un entorno globalizado.

El trabajo se compone de una parte introductoria en la cual se da a conocer los

antecedentes de la institución, visión, misión, se presenta un marco teórico donde se

define que es reingeniería, reingeniería de procesos, el ciclo de Deming (planificar, hacer,

verificar, actuar), aplicación de la metodología, programa de implementación, cronograma

de actividades, descripción del proceso actual, flujogramas del proceso actual , propuesta

del proceso, evaluación de la implementación del proyecto para poder realizar feedback.

Page 6: Proyecto uia final

2

II. ANTECEDENTES DEL IGSS

Como una consecuencia de la segunda guerra mundial y la difusión de ideas

democráticas, se derrocó al gobierno del General Ponce Vaides y se eligió un gobierno

democrático, bajo la presidencia del Dr. Juan José Arévalo Bermejo. El Gobierno de

Guatemala de aquella época, gestionó la venida al país, de dos técnicos en materia de

Seguridad Social. Ellos fueron el Lic. OSCAR BARAHONA STREBER (costarricense) y el

Actuario WALTER DITTEL (chileno), quienes hicieron un estudio de las condiciones

económicas, geográficas, étnicas y culturales de Guatemala. El resultado de este estudio lo

publicaron en un libro titulado "Bases de la Seguridad Social en Guatemala".

Al promulgarse la Constitución de la República de aquel entonces, el pueblo de

Guatemala, encontró entre las Garantías Sociales en el Artículo 63, el siguiente texto: "SE

ESTABLECE EL SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO". La Ley regulará sus alcances,

extensión y la forma en que debe de ser puesto en vigor.

El 30 de Octubre de 1946, el Congreso de la República de Guatemala, emite el

Decreto número 295, "LA LEY ORGÁNICA DEL INSTITUTO

GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL". Se crea así "Una Institución

autónoma, de derecho público de personería jurídica propia y plena capacidad para

adquirir derechos y contraer obligaciones, cuya finalidad es aplicar en beneficio del pueblo

de Guatemala, un Régimen Nacional, Unitario y Obligatorio de Seguridad Social, de

conformidad con el sistema de protección mínima" (Cap. 1°, Art. 1°).

Según acuerdos Nos. 1121 y 1122 de Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de

Seguridad Social –IGSS-, ambos de fecha 24 de febrero de 2003, se acuerda la extensión

de cobertura de los programas de enfermedad y maternidad en el Departamento de

Jutiapa, a partir del 22 de mayo de 2003, el cual fue publicado en el diario oficial el 21 de

febrero, con vigencia a partir del 28 de febrero del mismo año.

Page 7: Proyecto uia final

3

Despacho de Medicamentos las que se encuentran ubicadas en: Asunción Mita,

Moyuta y Jutiapa.

Sin embargo, el acuerdo No. 30/2003 el Gerente del Instituto pacta el Instructivo el

cual tiene como objeto fijar la estructura orgánica, funcional y administrativa de las

Oficinas y Unidades Integrales de Adscripción, Acreditación de Derechos y Despacho de

Medicamentos, para lograr de manera ordenada, eficiente y oportuna el desarrollo

administrativo conforme a las políticas Institucionales dictadas por la Junta Directiva.

En base al Acuerdo número 1119 emitido por Junta Directiva de fecha 10 de febrero

de 2003, se crean las Unidades Integrales de Adscripción, su finalidad es cumplir con los

planes, programas y proyectos interinstitucionales dictados por la Junta Directiva e

instruidos por la Gerencia, para la cobertura de los programas de Enfermedad, Maternidad

e Invalidez, Vejez y Sobrevivencia.

En cuanto a la estructura organizacional, las Unidades Integrales de Adscripción

administrativamente dependen directamente de la Dirección Departamental del IGSS en

Jutiapa y de ella todos los Servicios Contratados; sin embargo financieramente es el

Consultorio IGSS Jutiapa el que tiene la figura como Unidad Ejecutora.

Page 8: Proyecto uia final

4

A. Organigrama de la Institución

Page 9: Proyecto uia final

5

B. Misión:

“Proteger a nuestra población asegurada, contra la pérdida o deterioro de la salud

y del sustento económico, debido a las contingencias establecidas en la ley; administrando

los recursos en forma adecuada y transparente”.

C. Visión:

“Ser la institución moderna de Seguro Social, caracterizada por su permanente

crecimiento y desarrollo, que cubre a la población que por mandato legal le corresponde,

así como por su solidez financiera, excelente calidad de sus prestaciones con eficiencia y

transparencia de su gestión”.

D. Objetivos:

Identificar procesos obsoletos dentro de las actividades de la institución.

Rediseñar procesos para mejorar la productividad

Presentar propuesta de mejora radical de procesos identificados con deficiencias.

Page 10: Proyecto uia final

6

III. MARCO TEÓRICO

A. Reingeniería

Es la revisión fundamental y el rediseño radical de los procesos empresariales con el

fin de provocar mejoras espectaculares en los rendimientos y resultados.

En esta definición encontramos cuatro palabras claves. Comencemos con la que está

más cerca del final; con el concepto de mejoras <<espectaculares>>. La reingeniería no se

refiere a lograr mejoras marginales en su empresa. No se trata de hacer las cosas un 5 ó

un 10 por 100 mejor. Se trata de lograr verdaderos saltos cuantitativos en los resultados;

realizar rupturas en los rendimientos que sean verdaderas conquistas. Los resultados

pueden medirse de muy distintas maneras: reducción de los costes, incremento de la

rapidez, mayor precisión.

La segunda palabra clave es <<radical>>. Radical significa llegar hasta la raíz de las

cosas. La reingeniería no se refiere a mejorar lo que ya existe. Por lo contrario, se refiere

a tirarlo todo a la basura y comenzar de nuevo; comenzar con la tradicional página en

blanco y reinventar cómo debe hacerse el trabajo.

La tercera palabra clave de la definición es <<procesos>>. Por proceso entendemos

un conjunto de tareas interrelacionadas que juntas crean valor para los clientes.

La cuarta palabra clave de la definición es <<rediseñar>>. La reingeniería trata sobre

el diseño de cómo debe realizarse el trabajo. La reingeniería se basa en la premisa de que

el diseño de los procesos (como se hace el trabajo) es de fundamental importancia. El

punto de partida para el éxito de la organización radica en poseer procesos bien

diseñados. (Hammer, 1997)

B. Reingeniería de Procesos

El Termino reingeniería de procesos, también conocido como rediseño de procesos

(RdP) se debe a Michael Hammer. La teoría que publicó Hammer en 1991 se basaba en

Page 11: Proyecto uia final

7

romper con la forma clásica de gestionar en la empresa con la finalidad de optimizar la

producción. Para ello, hay que introducir innovaciones profundas y radicales orientadas,

preferentemente, a la mejora de la calidad y precio de los productos que compiten en el

mercado. Este nuevo enfoque hace que la empresa mejore su posicionamiento

competitivo en el sector, obtenga más oportunidades de negocio, satisfaga más al cliente y,

por consiguiente, genere más beneficios.

La base de partida en el planteamiento de la RdP es que, determinadas soluciones

que se aplican en las empresas, normalmente basadas en la resolución de problemas

puntuales que afectan a departamentos o a los procesos, no tienen en cuenta la visión

global del problema y, en consecuencia, no se produce la solución óptima de acuerdo con

los objetivos estratégicos de la empresa. (Mora Martínez, 2003)

Una comprensión fundamental y profunda de los procesos de cara al valor añadido

que tiene para los clientes, para conseguir un rediseño en profundidad de los procesos e

implementar un cambio esencial de los mismos para alcanzar mejoras espectaculares en

medidas críticas del rendimiento (costos, calidad, servicio, productividad, rapidez)

modificado al mismo tiempo el propósito del trabajo y los fundamentos del negocio, de

manera que manera que permita establecer si es preciso nuevas estrategias corporativas.

1. Comprensión profunda de los procesos.

En primer lugar supone conocer de verdad el negocio, para determinar los procesos

substanciales que constituyen el mismo.

Supone asimismo no dar nada por sentado, en contra del análisis tradicional que

toma a los inputs y outputs del proceso como supuestos y mira sólo dentro del proceso

para medir lo que ocurre.

Supone comprender qué hace realmente el cliente con el producto del proceso,

para así poder evaluar el valor añadido que dicho producto tiene para el cliente.

Page 12: Proyecto uia final

8

2. Esencial.

Supone hacer preguntas fundamentales:

¿Por qué se hacen las cosas de esta manera?

¿Por qué de esta forma?

Supone no dar nada por aceptado, incluso si se lleva mucho tiempo realizándose de

esa manera.

3. Implantar.

Supone no sólo cambiar los procesos actuales y rediseñaros, sino dejar funcionando

eficazmente unos nuevos procesos, consecuencia de dicho rediseño.

4. En profundidad.

Significa llegar a la raíz de las cosas y de las situaciones.

No plantearse sólo modificar o mejorar etapas de algún proceso, sino plantearse

incluso qué debe hacer en primer lugar y luego cómo debe hacerse.

5. Proceso.

Conjunto de actividades que, con un input recibido, es capaz de crear un producto

de valor para el cliente.

Dichas actividades están relacionadas unas con otras e integradas de manera

coherente y terminan con la entrega del producto o servicio al cliente. Necesitan

expresamente la entrega de un producto o servicio.

Por tanto, los departamentos funcionales como constituyen un proceso, aunque

realizan una misma tarea que alimenta a varios procesos. No es por tanto, un análisis de

tareas.

6. Cliente.

Que recibe el producto o servicio del proceso, y quien valora lo que para el vale

dicho producto o servicio.

Page 13: Proyecto uia final

9

Aunque puede ser interno y externo, en la reingeniería se contemplan especialmente

los externos.

7. Espectacular.

Cambio total.

La mejora espectacular exige desprenderse de lo viejo y sustituirlo por algo nuevo,

con resultados asimismo espectaculares.

No se trata, por tanto, de modificaciones o incrementos marginales que además de

exigir cuidadosos ajustes, sólo obtendríamos pequeños resultados.

8. Modificar el propósito del trabajo.

La reingeniería se apoya, no sólo en las nuevas tecnologías, sino sobre todo en la

nueve concepción del trabajo y en la nueva capacitación de los trabajadores, factores

cambios que definen el nuevo propósito del trabajo y que deberán quedar implantados en

la nueva cultura de la empresa al terminar un proceso de Reingeniería global en la misma.

9. Fundamentos del negocio.

Normalmente el propósito de la Reingeniería no es cambiar el negocio, pero muchas

veces como consecuencia del mismo se pueden abrir nuevos horizontes para la empresa.

Lo que cambia de manera básica en la Reingeniería son los fundamentos en los que

descansa el negocio, la manera de trabajar, la compenetración con los proveedores y

sobre todo la nueve visión del cliente.

10. Estrategias corporativas.

La Reingeniería se entronca en las estrategias corporativas y forma parte de ella. Hay

que tener en cuenta que la Reingeniería se aplica sobre todo a los procesos empresariales

y de gestión, por lo que tiene que estar presente cuando se analice o se implante una

nueva estrategia. (González, 1998)

Page 14: Proyecto uia final

10

C. Ciclo de Deming

Para Pastor, & Pérez Villa, (2007), el ciclo “Planificar- Hacer- Verificar- Actuar” fue

desarrollado inicialmente en la década de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado

luego por W. Edwards Deming, razón por la cual es frecuentemente conocida como

“Ciclo de Deming”. Dentro del contexto de un SGC, el PHVA es un ciclo dinámico que

puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organización y en el sistema de

procesos como un todo. Está íntimamente asociado con la planificación, implementación,

control y mejora continua, tanto en la realización del producto como en otros procesos

del sistema de gestión de la calidad.

Tomado de: Mora Martínez, J. R. (2003). Guía Metodológica para la Gestión Clínica por Procesos.

De igual manera Pastor, & Pérez Villa, (2007), indica que el Ciclo de Deming o Círculo de

Calidad de Shewhart consiste en cuatro etapas:

1. Planear: primero se definen los planes y la visión de la meta que tiene la empresa,

en dónde quiere estar en un tiempo determinado.

Una vez establecido el objetivo, se realiza un diagnóstico, para saber la situación

actual en que nos encontramos y las áreas que es necesario mejorar, definiendo su

problemática y el impacto que puedan tener en su vida.

Page 15: Proyecto uia final

11

Después se desarrolla una teoría de posible solución, para mejorar un punto y por

último se establece un plan de trabajo en el que probaremos la teoría de solución.

2. Hacer: en esta etapa se lleva a cabo el plan de trabajo establecido anteriormente,

junto con algún control para vigilar que el plan se esté llevando a cabo según lo

acordado. Para poder realizar el control existen varios métodos, como la gráfica

de GANTT en la que podemos medir las tareas y el tiempo.

3. Verificar: aquí se comparan los resultados planeados con los que obtuvimos

realmente. Antes de esto, se establece un indicador de medición, porque lo que no

se pude medir, no se puede mejorar en una forma sistemática. El mejor de los

ejemplos puede ser un deportista que entrena para calificar a las olimpiadas: a él se

le pone a competir semanalmente con rivales de su mismo nivel, y aquí es cuando

puede verificar si en verdad está logrando aumentar su rendimiento.

4. Actuar: con esta etapa se concluye el ciclo de calidad: si al verificar resultados se

logró lo que teníamos planeado entonces se sistematizan y documentan los

cambios que hubo; pero si al hacer una verificación nos damos cuenta que no

hemos logrado lo deseado, entonces hay que actuar rápidamente y corregir la

teoría de solución y establecer un nuevo plan de trabajo.

El círculo de Calidad se transforma en un proceso continuo de mejora; una vez que

se logren los objetivos del primer esfuerzo hay que seguirlo estableciendo y dejar de

planear, hacer, verificar y actuar hasta resolver la problemática.

El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso pueden lograrse

aplicando el concepto de PHVA en todos los niveles dentro de la organización. Esto aplica

por igual a los procesos estratégicos de alto nivel, tales como la planificación de los

Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) o la revisión por la dirección, y a las actividades

operacionales simples llevadas a cabo como una parte de los procesos de realización del

producto.

En el SGC la planeación estratégica debe ir unida al Ciclo PHVA (PACD): planear,

hacer, verificar, actuar (Plan, Act, Check, Do).

Page 16: Proyecto uia final

12

El modelo de procesos para las normas muestra los cuatro elementos principales de

la ISO 9001 de ISO 9004 siguiendo el ciclo PHVA. La correlación es la siguiente:

Planear= responsabilidad gerencial / gestión de los recursos: establecer cómo se

está y planear cómo se hará, lo cual equivale a “lograr el compromiso”.

Hacer= gestión de los procesos, es decir, poner en marcha los procesos bajo

reglas preestablecidas para “obtener validez estadística en los datos”, empleando

técnicas de análisis de datos.

Verificar= Medición, análisis / mejoría: verificación de las reglas preestablecidas y

evaluación para “iniciar mejoramiento”.

Actuar = (medición), análisis/mejoría + responsabilidad gerencial: ajustar las reglas

preestablecidas, es decir, “iniciar cultura de mejoramiento continuo.

Tomado de: Vélez Bedoya, A. R. (2007). Los Clásicos de la Gerencia.

Page 17: Proyecto uia final

13

Para Miranda González, Chamorro Mera, & Rubio Lacoba. (2007) una vez finalizado el ciclo,

este volverá a repetirse nuevamente partiendo del conocimiento acumulado en el anterior

ciclo, lo que supone un modelo de mejora continua que difiere por completo del sistema

tradicional de gestión.

Según Deming, para aplicar este estilo de gestión hay que luchar contra una serie de

<<enfermedades mortales>> y <<obstáculos>>… Entre las enfermedades mortales

incluye la falta de constancia en el objetivo de mejora de la calidad, el énfasis de muchas

empresas en los beneficios a corto plazo, la evaluación de rendimiento anual, la elevada

movilidad de directivos entre las empresas, los costes médicos (bajas por enfermedad,

accidentes laborales, etc.) excesivos derivados de la falta de motivación de los

trabajadores, costes de garantía muy elevados y la gestión basada exclusivamente en cifras

visibles.

Entre los obstáculos cita las deficiencias educativas en relación a métodos estadísticos,

la creencia de que la mejora es responsabilidad del departamento de calidad y que los

problemas provienen de los trabajadores o que solo es necesario cumplir con lo

especificado.

Page 18: Proyecto uia final

14

IV. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA

A. Planear

Planear: primero se definen los planes y la visión de la meta que tiene la empresa en

dónde quiere estar en un tiempo determinado.

Una vez establecido el objetivo, se realiza un diagnóstico, para saber la situación

actual en que nos encontramos y las áreas que es necesario mejorar, definiendo su

problemática y el impacto que puedan tener en su vida.

1. Objetivos de la UIA de Asunción Mita, Jutiapa:

a. Objetivos Operativos

Aumentar la demanda de los afiliados y derechohabientes de los municipios

de Agua Blanca, Santa Catarina Mita, Asunción Mita, Atescatempa y Jerez,

brindando servicios de calidad, oportunos y eficientes.

Solicitudes de Consulta para exámenes especiales en tiempos oportunos.

Elaboración de suspensiones de labores y altas de patronos.

Consultas con médicos contratados en enfermedad común y emergencias

Elaboración y conformación de expedientes médicos.

Despacho de medicamentos de calidad.

Abastecimientos y recepción de medicamentos en tiempos oportunos

Gestión oportuna de pagos a proveedores.

Pagos de pasajes a afiliados.

Control presupuestario actualizado para tomar decisiones correctas, para

que loa controles sean oportunos en las diferentes áreas que conforman la unidad.

Page 19: Proyecto uia final

15

2. Descripción de las Fases del Proyecto

Fuente: Inspiración Propia.

Page 20: Proyecto uia final

16

3. Etapas de la Reingeniería:

a. Preparación:

En esta etapa se definirán las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la

reingeniería así como la integración del equipo encargado del proceso el cual estará

conformado por:

Líder: Jefa o encargada de Unidad.

Comité Directivo: Directivos de la institución, Jefa de Unidad y

Coordinador de Tecnologías e Información.

Dueño del proceso: Secretaria de Admisión.

Equipo de Reingeniería: Equipo de Asesores.

b. Identificación:

En esta etapa del proceso se procederá a familiarizarse con la institución conociendo

cuál es su razón de ser, objetivos, estructura organizativa, políticas, valores,

estrategias. También se establecerán cuáles son los procesos que se desarrollan

dentro de la Unidad, así como aquellos que agreguen valor para los usuarios, los

recursos utilizados para su realización, flujo del proceso y el personal responsable de

cada uno.

Luego del análisis de la institución y sus procesos se determinará qué proceso necesita

ser rediseñado.

c. Solución:

Luego de identificar el proceso que debe ser rediseñado, a través del análisis de cada

una de sus actividades con el propósito de establecer en que momento del flujo del

proceso se detectan las principales dificultades en la realización efectiva del mismo.

Para poder brindarle al usuario un servicio más eficaz y eficiente, se hace necesario el

poder estructurar el nuevo proceso, definiendo cuáles serán las nuevas actividades que

lo conformarán, el flujo que deberá seguir cada etapa, así como los recursos tanto

Page 21: Proyecto uia final

17

material como humano, cambios en la estructura organizacional, se dará a conocer el

nuevo proceso para que los colaboradores puedan familiarizarse con este, entre otros

elementos que serán necesarios para lograr el mejoramiento de forma eficaz. Dicha

propuesta del nuevo proceso deberá ser presentada a los responsables del proceso

para su aprobación.

d. Transformación:

Al contar con el proceso identificado, analizado y rediseñado, se deberá realizar una

prueba, para poder establecer si todo aquello que ha sido establecido de forma teórica

realmente funciona al trasladarlo a la práctica, permitiendo al mismo tiempo el poder

corregir posibles inconvenientes y lograr que los colaboradores y usuarios puedan

experimentar los cambios y poder hacer aportaciones acerca de la efectividad de este.

Es indispensable la realización de esta etapa donde luego de un proceso de

capacitación del personal, tendrán la oportunidad de poder estar en interacción con

cada uno de los elementos que constituyen en proceso. Esta etapa tiene como

objetivo principal el establecer la efectividad del nuevo proceso, a través del

establecimiento de controles y evaluación.

Page 22: Proyecto uia final

18

e. MODELO DE IMPLEMENTACIÓN

ACTIVIDAD SUB-ACTIVIDADES OBJETIVOS RESPONSABLE

Preparación Reconocer la necesidad.

Desarrollar consenso ejecutivo.

Capacitar al equipo.

Planificar el cambio.

Establecer la necesidad de implementar la

reingeniería de procesos. Determinar quienes integraran el equipo

de trabajo y poder capacitarlos.

Responsables de la

unidad.

Identificación Identificación del modelo

de servicio orientado al cliente.

Identificar actividades que

agregan valor (entiéndase como

aquellas actividades del proceso

que son consideradas como

esenciales, sin las cuales sería

prácticamente imposible su

realización eficiente, viéndose

reflejadas en la satisfacción del

usuario).

Conocer los procesos

que se deben rediseñar.

Entender la estructura del

proceso.

Entender el flujo del

proceso. Referenciar el

Determinar cuáles son las actividades que

integran los procesos y cuales añaden

valor al servicio.

Determinar cuáles son los recursos

utilizados en la realización del proceso

seleccionado.

Equipo de trabajo

Page 23: Proyecto uia final

19

rendimiento.

Solución

Reexaminar conexiones

en los procesos.

Consolidar interfaces e

información.

Redefinir alternativas.

Reubicar y reprogramar.

Modularizar.

Comprender cuales son los problemas y

errores cometidos en la realización del

proceso así como determinar cuáles son

las oportunidades, costos y beneficios.

Reorganizar cada uno de las actividades

del proceso así como los recursos que

intervienen en cada, para poder definir

alternativas que den vida al nuevo

proceso.

Equipo de Trabajo

Transformación Ejecutar diseño técnico.

Desarrollo de planes de

prueba y de introducción.

Evaluar al personal

Construir sistema.

Capacitar al personal.

Prueba piloto.

Desarrollar el nuevo proceso, que

permita la implementación de una prueba

piloto, la cual será evaluada y que

pretende lograr la mejora continua.

Evaluar y realizar mejoras del proceso

antes de ser implementado totalmente.

Equipo de trabajo

Page 24: Proyecto uia final

20

f. Cronograma de Actividades

Proyecto: Reingeniería del Proceso de Admisión y Acreditación de Derechos

Proceso: Servicios Médicos UIA Asunción Mita, Jutiapa

ABRIL 2014

MAYO 2014

JUNIO 2014

JULIO 2014

AGOSTO

2014

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

ETAPA DEL PROYECTO:

PREPARACIÓN

1. Reconocer la necesidad.

2. Desarrollar consenso

ejecutivo.

3. Capacitar al equipo.

4. Planificar el cambio

ETAPA DEL PROYECTO:

IDENTIFICACIÓN

1. Identificar modelo de

servicio orientado al cliente.

2. Identificar actividades de

valor.

3. Correlacionar los recursos.

4. Fijar prioridades del

proceso

MESES

DESCRIPCIÓN

Page 25: Proyecto uia final

21

5. Correlacionar organización

6. Entender la estructura del

proceso.

7. Entender el flujo del

proceso.

8. Identificar actividades de

valor (entiéndase como aquellas

actividades del proceso que son

consideradas como esenciales, sin

las cuales sería prácticamente

imposible su realización eficiente,

viéndose reflejadas en la

satisfacción del usuario).

9. Referenciar el rendimiento.

10. Determinar problemas,

errores y oportunidades del

proceso.

11. Determinar impulsadores

del rendimiento.

ETAPA DEL PROYECTO: SOLUCIÓN

1. Reubicar y programar

controles.

2. Modularizar.

3. Especificar

implementación.

Page 26: Proyecto uia final

22

4. Definir cargos y equipos.

5. Diseñar planes de carrera.

ETAPA DEL PROYECTO:

TRANSFORMACIÓN

1. Ejecutar diseño técnico.

2. Desarrollar planes de

prueba y de introducción.

3. Evaluar al personal.

4. Hacer prueba piloto.

5. Rendimiento y transición.

6. Mejora continua.

Page 27: Proyecto uia final

23

B. Proceso a Rediseñar: Admisión y Acreditación de Derechos

La Unidad Integral de Adscripción, Acreditación de Derechos y Despachos de

Medicamentos en Asunción Mita, Jutiapa, como Unidad Médica Administrativa del Instituto

Guatemalteco de Seguridad Social, brinda los servicios Acreditación de Derechos,

Despacho de Medicamentos y atención Medica a sus afiliados que se encuentran ubicados

en los Municipios de Agua Blanca, Santa Catarina Mita, Asunción Mita, Atescatempa y

Jerez.

Actualmente, todas las empresas que cuentan con 03 empleados en adelante deben

cumplir obligatoriamente con la inscripción de los mismos al régimen del Seguro Social,

con lo cual adquiere derechos de Seguridad Social y obligaciones para atención medica por

los riesgos de Accidentes desde el mismo momento en que es inscrito, para el caso de

Enfermedad Común, Pediatría y Maternidad deben cumplir con ciertas aportaciones para

tener el derecho de atención médica tanto en afiliadas, afiliados, beneficiaria esposa e hijos

hasta los 07 años, así mismo la prestación en dinero por suspensiones del trabajador

activo.

Tomando en cuenta que la demanda se ha incrementado en porcentajes

alarmantes, el personal de dicha Unidad se ve imposibilitado para atender a su población

afiliada y demandante de sus servicios de atención de calidad, razón por lo cual se ha

analizado puntos más vulnerables para una Reingeniería de procesos, en este caso a una

área crítica, tal y como lo es la Admisión y Acreditación de Derechos, siendo este un

punto medular que inicia el proceso de atención médica.

Actualmente la cantidad de inscripción y acreditación de derechos oscila entre 15 a

25 por día; el proceso actual:

Se tienen horarios de atención de 08:00 a 10:00 y de 13:00 a 15:00 horas.

En el proceso actual, el afiliado debe presentar en el caso de la acreditación de

derechos para él, fotocopia de DPI, fotocopia de la tarjeta de afiliación y Certificado de

Page 28: Proyecto uia final

24

Trabajo, en papel el cual tiene vigencia de 02 días hábiles y el certificado electrónico que

es impreso por la persona encargada dentro de la Unidad, el cual tiene vigencia de un día.

Para el caso de las beneficiarias esposas adicional a los documentos descritos

anteriormente DPI de la esposa y certificación de matrimonio extendido por Renap y si es

por maternidad prueba de embarazo.

Para el caso de Beneficiario hijo es necesario Fotocopia de DPI de ambos padres,

fotocopia de la tarjeta de afiliación por cual tiene el derecho y partida de nacimiento.

Para el caso de los Pensionados Fotocopias del DPI, Tarjeta de Afiliación y

Resolución en donde el Instituto les otorga la Pensión.

Si cumple con presentar todos los requisitos a satisfacción la persona es inscrita,

llenando el formulario que corresponde.

Si la persona no llena los requisitos deberá completarlos si fuera en el tiempo

correspondiente para que el certificado tenga vigencia, si no en muchos casos el afiliado

deberá solicitar nuevamente al patrono un nuevo certificado con nuevas fechas, lo que a

veces repercute en pérdida de tiempo por parte del afiliado, gastos en pasajes, pérdida de

tiempo por parte del patrono y otros trámites burocráticos. Lo que también agrega

malestar, inconformidad y malos comentarios por parte del mismo.

En tal sentido se propone realizar una reingeniería al proceso de Inscripción y

Acreditación de Derechos el cual se detalla a continuación:

Realizar un software compatible con las aplicaciones que actualmente posee el

Instituto en el Sistema Informático SI-IGS de la plataforma institucional, mediante la cual el

patrono pueda adquirir los accesos para realizar las gestiones pertinentes en cuanto a la

Inscripción y Acreditación de derechos de aquellos afiliados que cumplan con los

requisitos mínimos de aportación. Para ingresar a la plataforma lo podrán hacer

ingresando a través de la dirección por internet http://www.igssgt.org.

Page 29: Proyecto uia final

25

En este software el Patrono podrá ingresar desde la comodidad de su oficina o

desde el mismo lugar en donde tenga una computadora y acceso a internet e ingresar a la

dirección antes descrita, en la opción de Inscripción y Acreditación de Derechos, allí

podrá llenar los formularios correspondientes, el cual deberá llenar todas y cada una de

las casillas de manera obligatoria; así mismo, deberá anexar escaneados los documentos

que correspondan según sea el caso a la Inscripción y Acreditación que aplique

Cuando el patrono haya cumplido con cada una de las fases del proceso de

Inscripción y Acreditación de Derechos, el mismo sistema re direccionará al afiliado a la

Unidad Médico-Administrativa que le corresponde, sobre todo cuando el trabajador

labora lejos del lugar de residencia. Tomando en cuenta que el sistema automáticamente

generará un aviso a la persona que por jurisdicción le corresponda para que esta lo revise

y que en automático si está bien este sea autorizado e impreso para que se le pueda

elaborar al afiliado su expediente médico, así mismo asignarle en el sistema una cita para

que tenga derecho a que un médico pueda atender su consulta médica.

Si por algún motivo no se pudiera por deficiencias en el proceso, este será

devuelto al patrono para que realice las correcciones necesarias, para posteriormente se

vuelva a revisar y autorizar mediante firmas electrónicas.

Con la puesta en marcha de este proceso se hace eficiente el quehacer diario de la

Secretaria encargada de Admisión, el afiliado ya no tiene que pedir permiso a su patrono

para realizar este trámite personalmente en la Unidad del IGSS que le corresponde, así

mismo se reduce en gran manera la afluencia de personas a las Unidades Medico-

Administrativas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-.

Generando en el afiliado mayor satisfacción, porque reduce su costos y reduce sus quejas

e inconformidades.

Page 30: Proyecto uia final

26

1. Descripción del Proceso Actual de Admisión y Acreditación de

Derechos

No. Responsable Descripción

a) Afiliado 1. Se presenta a sede y entrega documentos requeridos para afiliación

b) Recepción y/o agente de seguridad

2. Recibe documentos y orienta a afiliado para verificar si cumple con los requisitos

3. Si cumple con requisito traslada a secretaria documentos

4. No cumple con requisitos, comunica al afiliado e indica tiempo prudente para solventar la situación

c) Secretaria Admisión 5. Si cumple con requisitos secretaria elabora formularios correspondientes

6. Entrega formularios a afiliado para revisión de datos y firmas.

7. Entrega tarjeta de citas

d) Recepción y/o agente de seguridad

8. Asigna cita a afiliado 9. Anota en agenda de citas y afiliado

informa a secretaria fecha de cita medica

e) Secretaria Admisión 10. Recibe notificación de fecha de cita 11. Anota fecha de cita y despide al afiliado

f) Afiliado 12. Agradece y se retira de la Unidad

Page 31: Proyecto uia final

27

– PROCESO ACTUAL - Inscripción y Acreditación de Derechos

Re

ce

pció

n y

/

o A

ge

nte

de

Se

gu

rid

ad

Se

cre

taria

Ad

mis

ión

Afilia

do

Inicio

Afiliado se

presenta a la

Unidad del IGSS

que corresponda

Orienta a afiliado

para verificar si

cumple con todos

los requisitos

SI / NO

Se da un tiempo

prudente para

enmendar e iniciar

de nuevo el

proceso

Secretaria elabora

Formularios

correspondientes

Entrega al afiliado

el formulario para

revisión y firma si

sus datos están

correctos

Afiliado regresa a

recepción para

que se le coloque

cita

Secretaria entrega

Tarjeta de Citas al

afiliado y remite a

admisión

Anota en Agenda

cita y afiliado

informa a

secretaria fecha

de cita médica

Afiliado informa a

Secretaria fecha

de cita

Secretaria anota

fecha y despide al

afiliado

Afiliado agradece

y se retira de la

Unidad

FIN

Page 32: Proyecto uia final

28

2. Descripción de Propuesta del Proceso de Admisión y Acreditación de

Derechos

No. Responsable Descripción

a) Patrono 1. Solicita rol de adscripción a los servicios del IGSS

2. Con rol habilitado, tiene la obligatoriedad de inscribir a sus trabajadores y/o beneficiados cuando proceda

3. Escanear documentación correspondiente

b) Unidad Médica que corresponda

4. Recibe solicitud para verificar y autorizar 5. Si cumple con requisitos, autoriza la

inscripción y el sistema de manera automática asigna fecha para cita medica

6. No cumple con requisitos, devuelve a patrono para correcciones y otorga tiempo prudencial.

c) Patrono 7. Realiza correcciones 8. Recibe informe con la confirmación de la

inscripción realizada.

Page 33: Proyecto uia final

29

- PROCESO DE REINGENIERÍA-

INSCRIPCIÓN Y ACREDITACIÓN DE DERECHOS

Un

ida

d M

éd

ica

qu

e

co

rre

sp

on

da

Pa

tro

no

Inicio

solicita habilitación

de este rol en el

sistema

Inscribe a sus

trabajadores y/o

beneficiados

cuando proceda

Para ello deberá

escanear toda la

documentación

correspondiente

Persona

autorizada de

Unidad médica

que corresponda

verifica y autorizar

No / Si

Procede a

autorizar la

inscripción y

automáticamente

en el sistema se le

asigna fecha para

cita medica

Se devuelve para

correcciones y en

un plazo de

tiempo pueda

corregir

Remite informe al

patrono

confirmando la

inscripción

FIN

Page 34: Proyecto uia final

30

3. Beneficios en Reingeniería de Proceso de Admisión y Acreditación de

Derechos

4. Cuáles son los beneficios al realizar una reingeniería de esta índole en

este proceso?

Para todas las Unidades Médico Administrativas del Instituto Guatemalteco

de Seguridad Social –IGSS- nivel nacional, el brindar servicios eficientes y a

la vanguardia de la tecnología a toda su población afiliada no importando en

el área geografía del territorio nacional se encuentre.

Disminuir la cantidad de personas que a diario se dan cita a las Unidades

Médicas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS- para realizar

este proceso de Inscripción y Acreditación de Derechos.

Reducir papelería

Expedientes digitales

a. Para el afiliado

No tendrá necesidad de presentarse al Instituto Guatemalteco de Seguridad

Social –IGSS- para realizar el trámite.

Reducir gastos en pasajes

Reducir gastos de copias y documentaciones

Evitará malestares e incomodidad por espera de atención

Aumentará la comodidad y satisfacción

b. Para la organización

Disminuirá considerablemente los permisos para realizar estas diligencias

por parte de sus trabajadores.

Optimización de los Recursos Económicos, materiales y el más importante

el Recurso Humano.

Eficientización de todos los procesos relacionados con su personal.

Page 35: Proyecto uia final

31

Disminución en gran escala de quejas y malos entendidos por parte de

trabajadores y personal del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –

IGSS-.

En la comodidad de su oficina o en cualquier lugar que se encuentre y que

tenga un dispositivo con el cual se pueda conectar a la página institucional,

puede realizar este proceso.

No es necesario apersonarse a las Unidades Médicas del Instituto

Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-, solo en el caso de la atención

médica.

Conocer la gama completa de servicios médicos y prestaciones en dinero

que presta el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-.

Page 36: Proyecto uia final

32

C. Verificación del Proceso

ACTIVIDAD A

MEDIR

INDICADOR

METODOLOGÍA PARA

MEDIR

RESULTADO

ACCIONES A TOMAR

Ingreso de Solicitudes para

Afiliación

No. de solicitudes Semanales

Se lleva un registro diario

del número de personas

que asisten hacer el trámite

de solicitud de afiliación y

se elabora un reporte

semanal.

Las colas y el largo trámite para

afiliación hacen que el número de

solicitudes que ingresa

semanalmente se acumulen,

debido a que existen personas

que se retirara y/o vuelven

posteriormente.

Habilitación, e

implementación de una

aplicación para que el

patrono pueda enviar las

solicitudes vía on-line, en la

página

http://www.igssgt.org.

Rechazo de Papelería

Índice de rechazo de papelería

El registro se lleva

diariamente midiendo No.

de solicitudes rechazadas

vrs No. de solicitudes

ingresadas.

El nivel de desconocimiento de

los requisitos fundamentales para

la inscripción es evidente en los

asociados.

Socialización de opción de

información en la página

http://www.igssgt.org. para

que cada usuario conozca al

100% los requisitos

fundamentales para el

tramite.

Asignación de Citas

Tiempo promedio de asignación de

citas

El registro se mide a través

de No. de citas asignadas

vrs horas laboradas.

El tiempo que conlleva el proceso

de asignación de citas es

demasiado alto, debido al

proceso tan burocrático que

existe actualmente.

Asignación de citas de

manera automática a través

del sistema tecnológico a

implementar.

Page 37: Proyecto uia final

33

1. Desarrollo de la etapa de Verificación

Para la verificación del proceso, se realizó a través del análisis de la información que la

unidad recopila a diario, en relación al trabajo realizado por cada responsable de la

actividad. Los indicadores diseñados para medir la viabilidad de las actividades del proceso

anterior, permitieron identificar las fallas cometidas dentro del mismo, así mismo permiten

medir el nivel de cumplimiento del actual proceso.

Dentro de la metodología utilizada para medir los indicadores, se analizó la

información con la que la institución cuenta, en relación a la atención a las personas

interesadas en inscribirse al seguro social, logrando con ello obtener los resultados en los

cuales se pudo evidenciar los inconvenientes resultantes del procedimiento manual de

admisión, de igual manera la metodología permitirá medir el nivel de los mismos

indicadores en relación al proceso rediseñado.

Page 38: Proyecto uia final

34

D. Acciones a Tomar

Para poder solucionar los inconvenientes que se han observado en la atención a los

afiliados se propone realizar una reingeniería del proceso de admisión y acreditación de

derechos.

1. Propuesta

a. Proceso de admisión y acreditación de derechos.

La UIA de Asunción Mita, brinda atención médica a los afiliados del IGSS en las áreas

de Asunción Mita, Santa Catarina Mita y Agua Blanca; dicha unidad enfoca sus esfuerzos

por prestar a los afiliados, atención médica de calidad para conservar la seguridad social.

b. Justificación:

Por medio de la verificación realizada al Proceso de admisión y acreditación de

derechos, en la UIA de Asunción Mita, se ha detectado que dicho proceso implica algunas

complicaciones al momento de realizar la afiliación correspondiente, debido a que el

interesado debe cumplir con los requisitos para formar parte de dicha afiliación, y de

alguna manera, el proceso se vuelve extenso para el afiliado, provocando demoras en

tiempo de atención, así como dificultades al momento de no contar con la documentación

completa.

2. Objetivos:

Aumentar la cantidad de afiliados y derechohabientes de los municipios que

tiene a su cargo la UIA de Asunción Mita.

Solicitudes y consultas en tiempos oportuno.

Evitar aglomeración de personas para proceso de afiliación.

3. Acciones:

Tomando en cuenta los inconvenientes que se han tenido en la administración y

acreditación de derechos, se hace necesaria implementación de un nuevo proceso que

permita poder realizar dicha acreditación en línea, lo cual permitirá que el patrono pueda

acreditar a su colaborador dentro de los servicios prestados por el IGSS, esto a través de

Page 39: Proyecto uia final

35

la web, creando una aplicación dentro del portal del IGSS http://www.igssgt.org, que permita

a los patronos solicitar autorización para la inscripción del colaborador.

Por medio de este proceso, la persona no tendrá que presentarse físicamente a las

instalaciones de la UIA, sino que bastara con tener una computadora y servicio a internet

para que de forma sencilla, rápida y segura el patrono pueda realizar la solicitud de

admisión del colaborador, la cual le permitirá registrarse en línea, al cumplir con todos los

requerimientos, el sistema lo trasladara para la unidad que le corresponda según sea su

ubicación geográfica, por medio de este proceso, también se programa la fecha de

atención, en la cual el afiliado imprime su boleta ya asignada y se presenta a su consulta, lo

que brindara mayor satisfacción al mismo.

4. Cronograma de implementación de propuesta:

ACTIVIDAD MAYO 2014 JUNIO 2014 JULIO 2014

RESPONSABLE I II III IV I II III IV I II III IV

Diseño de aplicación

Personal de Tecnologías de Información

Diseño de manual del

usuario

Personal de Tecnologías de Información

Capacitación a usuarios colaboradores del IGSS

Personal de Tecnologías de Información

Comunicación de nueva metodología a patronos

Jefe de Unidad Personal de Tecnologías de Información

Implementación de sistema del sistema

Jefe de Unidad Personal de Tecnologías de Información

Evaluación del sistema

Jefe de Unidad Personal de Tecnologías de Información

Ajustes Finales

Jefe de Unidad Personal de Tecnologías de Información

Page 40: Proyecto uia final

36

5. Nuevo Proceso:

No. Responsable Descripción

a) Patrono 1. Solicita rol de adscripción a los servicios del IGSS

2. Con rol habilitado, tiene la obligatoriedad de inscribir a sus trabajadores y/o beneficiados cuando proceda

3. Escanear documentación correspondiente

b) Unidad Médica que corresponda

4. Recibe solicitud para verificar y autorizar 5. Si cumple con requisitos, autoriza la

inscripción y el sistema de manera automática asigna fecha para cita medica

6. No cumple con requisitos, devuelve a patrono para correcciones y otorga tiempo prudencial.

c) Patrono 7. Realiza correcciones 8. Recibe informe con la confirmación de la

inscripción realizada.

Page 41: Proyecto uia final

37

V. COMENTARIOS

La reingeniería es un proceso radical, que abarca el cambio integral desde su inicio

hasta su final.

El Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS- / Unidad Integral de

Adscripción y Acreditación de Derechos y Despacho de Medicamentos en

Asunción Mita, Jutiapa; es una entidad semi autónoma de servicio, que atiende a las

poblaciones afiliadas de los municipios de Agua Blanca, Santa Catarina Mita,

Asunción Mita, Atescatempa y Jerez; brindando atención medica en las áreas de

Medicina general, Consulta Externa, Pediatría y Maternidad.

Actualmente los procesos de Inscripción y Acreditación de derechos es un trámite

manual, bastante complejo y que requiere de la presencia del afiliado.

La propuesta de reingeniería al proceso de Inscripción y Acreditación de Derechos

es ambiciosa, porque pretende hacer eficiente y eficaz el actual proceso,

minimizando tiempos y optimizando recursos de diferente índole, tanto para el

Instituto, Patrono y Afiliado.

La propuesta se fundamenta en un sistema de información que tenga conexión a la

plataforma que utiliza el Instituto, el cual estará en línea y será utilizado a nivel

nacional.

Los patronos tendrán habilitado los roles para realizar el proceso, si y solo si que

el colaborador cumpla con los tiempos previamente establecidos para la

acreditación de derechos y los patronos estén al día con sus pagos.

Este proceso podrá ser realizado desde la misma comodidad de su oficina sin la

necesidad de autorizar al afiliado permiso para gestionar este trámite, optimizando

recursos.

Los beneficios al implementar este proceso son para el Instituto, para el Patrono y

para el afiliado, reduciendo la insatisfacción por pérdida de tiempo, mala atención y

servicio, entre otros.

Page 42: Proyecto uia final

38

Así mismo, el sistema tendrá la capacidad de remitir al afiliado a la Unidad Medico-

Administrativa que le corresponda, sin tener la necesidad de perder tiempo,

agilizando los servicios.

Page 43: Proyecto uia final

39

VI. BIBLIOGRAFÍA

Departamento Administrativo de la Función Pública. (2006). Guía de diagnóstico para

Implmentar el Sistema de Gestión de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá, Colombia:

Libertad y Orden.

Gómez, I. (s.f.). Calidad y Gestión Empresarial ISO 9001 e ISO 14001. Recuperado el 31 de

01 de 2014, de Calidad y Gestión Empresarial ISO 9001 e ISO 14001:

http://hederaconsultores.blogspot.com/2009/07/politica-de-calidad-segun-iso-

90012008.html

González, J. A. (1998). Reingeniería de Procesos Empresariales. FUNDACIÓN

CONFEMENTAL.

Grupo Vértice. (2010). Gestión de la Calidad. España: Vértice.

Hammer, M. &. (1997). La Revolución de la Reingenieria. Madrid: Díaz de Santos.

Miranda González, F. J. (2007). Introducción a la Gestión de la Calidad. Madrid: Delta

Publicaciones.

Mora Martínez, J. R. (2003). Guía metodológica para la gestión clinica por procesos. Madrid:

Díaz de Santos.

Pastor Emilio Pérez Villa, F. N. (2007). Reflexiones para implementar un sistema de gestión de

la calidad (ISO 9001:2000) en cooperativas y empresas de economía solidaria. Bogotá

Colombia: Educc .

Raymond L. & Manganelli, M. M. (2004). Como hacer Reingeniería. Bogotá, Colombia: Grupo

Editorial Norma.

Rincón, D. R. (2000). Guía Metodológica para la Implementación de la norma ISO 9001 en

empresas productoras de Software. Medellín: Universidad EAFIT.

Sancho, J. (06 de 02 de 2014). Metodos Aplicados a la Reingenieria de procesos. Recuperado

el 21 de 04 de 2014, de Metodos Aplicados a la Reingenieria de procesos:

http://octavopucesajenlui.blogspot.com/

Vélez Bedoya, A. R. (2007). Los Clásicos de la Gerencia. Colombia: Editorial Universidad del

Rosario.

Page 44: Proyecto uia final

40

VII. ANEXOS

Información sobre requisitos de afiliación

Page 45: Proyecto uia final

41

Page 46: Proyecto uia final

42

Acceso aplicación para afiliación

Espacio para aplicación

Inscripción Nuevos Afiliados