Proyek Akhir Ads

5/7/2018 Proyek Akhir Ads - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/proyek-akhir-ads 1/21

Tugas Akhir (sbgai UAS)

TUGAS PROJECT PROPOSAL

MATA KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

SISTEM INFORMASI PEMESANAN BARANG

PADA TOKO SUMBER LARIS

Disusun oleh :

Asri Istifadah C1C007111Melani Driastuti C1C007112

Puput Irmawijayanti C1C007136

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL



UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

PURWOKERTO

FAKULTAS EKONOMI

2009

BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Setiap organisasi membutuhkan sistem informasi dalam mencapai

tujuan organisasi. Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.

Dalam suatu organisasi bisnis, terdapat berbagai macam sistem

informasi, misalnya sistem informasi penjualan, pembelian, persediaan,

penggajian dan lain-lain. Sistem tersebut mempunyai tujuan masing-masing

dan merupakan suatu kesatuan yang utuh untuk menghasilkan informasi-

informasi yang diperlukan manajemen dalam rangka pengambilan keputusan.

Informasi yang berkualitas dapat menunjang kegiatan perusahaan dengan baik

sehingga pencapaian tujuan organisasi dapat lebih maksimal.

Toko Sumber Laris adalah toko kelontong yang menjual bahan-

bahan makanan dan kebutuhan sehari-hari lainnya. Diperlukan sebuah sistem

pemesanan barang yang baik agar tidak terdapat kesalahan dalam pemesanan

barang yang dilakukan.

I.2 Perumusan Masalah

1. Untuk mencatat satu nota transaksi membutuhkan waktu yang cukup lama

karena masih menggunakan pencatatan manual dan keterbatasan tenaga

manusia



2. Nota sebagai sumber data tidak terkontrol dengan baik sehingga pemilik

memiliki kesulitan untuk mengikuti perkembangan usahanya.

3. Sering Terjadi kesalahan dalam penghitungan stok

4. Sering terdapat barang kadaluarsa dalam barang yang dipesan maupun

barang yang disimpan

1.3 Pembatasan Masalah

Proyek akhir ini mencakup hanya mengenai masalah sistem

informasi pemesanan barang kepada supplier (pembelian) agar pemesanan

barang dan penyimpananya dapat terorganisasi dengan baik.

1.4 Tujuan

Penelitian ini bertujuan untuk :

1. Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Analisis dan Desain Sistem.

2. Menambah pengetahuan tentang sistem pemesanan barang

4. Mengetahui permasalahan yang terjadi di toko Sumber Laris

5. Rekomendasi sistem informasi pemesanan barang pada Sumber Laris

1.5 Metodologi Pengembangan Sistem

Proyek akhir ini menggunakan pendekatan terstruktur. Pendekatan

terstruktur yaitu pendekatan yang dilengkapi alat-alat dan teknik yang

diperlukan dalam mengembangkan sistem.

Model pengembangan yang digunakan adalah waterfall model .

Model ini menggambarkan proses software development dalam aliran

sequential linear, sehingga, apabila suatu proses dalam perkembangan

project belum terselesaikan, maka proses lain dalam project ini tidak dapat

dimulai. Jika anda telah memasuki tahap selanjutnya dalam project ini,maka anda tidak bisa kembali ke tahap sebelumnya.

Biasanya waterfall model digunakan dalam project berskala kecil, ketika

requirement ditentukan pada awal project. Biasanya model ini

menganggap bahwa requirement dari user sudah tetap dan tidak akan

berubah lagi.



Tahapan Pengembangan sistem yang digunakan yaitu

pengembangan sistem yang mengacu pada System Development Life

Cycle (SDLC), yaitu :

1. Perencanaan Sistem

2. Analisa kebutuhan sistem informasi

3. Perancangan Umum (Global Design)

4. Perancangan Detail (Detailed Design)

5. Implementasi dan Evaluasi

1.6 Sistematika Pembahasan

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan mengenai latar belakang permasalahan yang dihadapi

sistem, perumusan masalah sistem , batasan pengembangan sistem , tujuan

pengemabangan sistem, dan metodologi yang digunakan dalam

pengembangan sistem.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menguraikan landasan teori yang penulis gunakan dalam

mengembangkan sistem. Landasan teori menguraikan bagaimana cara

analisis dan pengembangan sistem dilakukan untuk memenuhi kebutuhan

user.

BAB III: ANALISA SISTEM.

Analisa sistem menguraikan secara lengkap analisa masalah yang dihadapi

sistem, kemudian evaluasi dan rekomendasi sistem yang diusulkan penulis.



BAB II

LANDASAN TEORI

II.1 Konsep Sistem Informasi Pemesanan

Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. (Jerry Fitz

Gerald, Ardra F. Fitz Gerald, Warren D. Stallings, Jr. dalam Fundamental

of Systems Analysis)

Sedangkan Sistem informasi pemesanan adalah sebuah

rangkaian terpadu yang saling berhubungan satu sama lain yang

didalamnya terdapat prosedur bagaimana sebuah perusahaan mengelola

pemesanan dari konsumen.

Sistem Informasi Pemesanan adalah suatu sistem dimana

terdapat prosedur bagaimana sebuah perusahaan mengelola pemesanan

kepada supplier sampai kepada tahap penerimaan barang.

II.2 Model Pengembangan Sistem Informasi

Proyek akhir ini menggunakan pengembangan system

informasi dengan waterfall model, yaitu menggambarkan proses software

development dalam aliran sequential linear, sehingga, apabila suatu prosesdalam perkembangan project belum terselesaikan, maka proses lain dalam

project ini tidak dapat dimulai. Jika anda telah memasuki tahap

selanjutnya dalam project ini, maka anda tidak bisa kembali ke tahap

sebelumnya.

Tahap pengembangan model ini adalah :



1. System Engineering

Menetapkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.

Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan kebutuhan pada level sistem

yaitu kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, orang dan basis

data. Pengumpulan kebutuhan ini penting dilakukan karena sistem

informasi (PL) yang akan dibangun merupakan bagian dari sistem

komputer.

2. Analisis

Menganalisis hal-hal yang diperlukan untuk pembuatan atau

pengembangan perangkat lunak. pada tahap ini dilakukan

pengumpulan kebutuhan untuk sistem informasi (PL) yang berupa data

input, proses yang terjadi dan output yang diharapkan dengan

melakukan wawancara dan observasi, hasilnya berupa diagram yang

dapat berupa diagram aliran data (DFD) dengan kamus data, diagram

keterhubungan entitas (ERD) atau diagram perubahan status (STD).

3. Design

Tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke

dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh programmer . Tiga atribut

yang penting dalam proses perancangan yaitu : struktur data, arsitektur

perangkat lunak dan prosedur rinci / algoritma.

4. Coding

Menerjemahkan data yang telah dirancang / algoritma ke dalam bahasa

pemrograman yang telah ditentukan. Jika rancangannya rinci maka

penulisan program dapat dilakukan dengan cepat.

5. Testing

Uji coba terhadap program telah dibuat . Sebelum sistem informasi

(PL) dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih

dahulu. Pengujian difokuskan pada logika internal, fungsi eksternal

dan mencari semua kemungkinan kesalahan, dan memeriksa apakah

sesuai dengan hasil yang diinginkan.



6. Maintenance

pada tahap ini sistem informasi (PL) yang telah diuji (bebas dari

kesalahan) diimplemetasikan dilingkungan pelanggan jika ditemui

kesalahan (error) maka dilakukan perbaikan atau adanya penambahan

fungsi. Sehingga faktor pemeliharaan ini penting dan dapat

berpengaruh pada\ semua tahap yang dilakukan sebelumnya

II. 3 Metodologi Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem yang akan digunakan

dalam hal ini adalah pendekatan terstruktur. Pendekatan terstruktur mengenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk

mengembangkan sistem yang terstruktur. Tujuan pendekatan terstruktur

adalah agar pada akhir pengembangan perangkat lunak dapat memenuhi

kebutuhan user, dilakukan tepat waktu, tidak melampaui anggaran biaya,

mudah dipergunakan, mudah dipahami dan mudah dirawat.

Metodologi pengembangan sistem terstruktur membutuhkan

alat dan teknik. Alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya

berupagambar atau diagram atau grafik agar lebih mudah dimengerti.

Selain berbentuk gambar, alat yang digunakan juga tidak berupa gambar

misalnya kamus data, struktur inggris, pseudocode atau formulir-formulir

untuk mencatat atau menyajikan data.

II. 3.1 Context Diagram (CD)

Pengertian dari diagram konteks adalah diagram paling atas,

yaitu diagram yang paling tidak detail dari sebuah sistem informasi yang

hanya menggambarkan aliran data ke dalam dan ke luar sistem.

II.3.2 Diagram Aliran Data (DAD)



Diagram aliran data adalah diagram yang menunjukkan aliran

data input dan output yang masuk ke dalam suatu proses bisnis, yang

merupakan alat banyu utama analis dalam mengembangkan sistem.

II.3.3 Peta Aliran Data

Batas sistem. Yaitu simbol lingkaran menggambarkan entitas

atau proses dimana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran

data keluar.

Interface atau simbol aliran data

Simbol entitas eksternal menggambarkan asal atau tujuan data di

luar sistem. Kotak menggambarkan lingkungan sistem.

Simbol file, menggambarkan tempat penyimpanan data



BAB III

ANALISIS SISTEM

III.1 Analisis dan Evaluasi Sistem Global

Pemesanan Barang ke Supplier (Pembelian) dicatat pada

order pembelian. Setelah itu barang yang dipesan dikirim ke toko Pasti

Jaya beserta nota pembelian. Barang yang dikirim dari supplier kemudian

diperiksa dan dimasukkan ke gudang.

Pembelian juga dapat dilakukan tanpa melalui order

pembelian, untuk mencegah ketidakcocokan barang yang dipesan dengan

barang yang dikirim. Pihak Toko Sumber Laris kemudian mendatangi

supplier langsung untuk memilih langsung barang yang akan dibeli.

Setelah barang diterima, nota pembelian diberikan kepada pemilik untuk

pembayaran. Pembayaran dapat dilakukan secara kredit maupun tunai.

Bukti transaksi pembelian yang diterima akan diproses untuk

pembayaran ke supplier jika transaksi tidak tunai. Jika transaksi tunai,

bukti cukup disimpan saja.

III.2 Analisis Bisnis Proses

Bisnis proses/kegiatan utama pada Toko Sumber Laris adalah

Usaha Dagang

III.2.1 Analisis Prosedur

Analisis prosedur dilakukan untuk mengetahui langkah

langkah yang dilakukan untuk menjalankan aktifitas dari system.

III.2.2 Analisis Pengkodean



Analisis Pengkodean dilakukan untuk mengetahui bagaimana

merancang suatu sistem input dan output yang baik sehingga kebutuhan-

kebutuhan organisasi dapat tercapai.

III.2.3 Evaluasi Bisnis Proses

Menurut prosedur yang dianalis, masih terdapat kekurangan

dalam sistem informasi pemesanan barang pada Sumber Laris. Atas dasar

tersebut naka dapat diketahui kekurangan bisnis proses dari Toko Sumber

Laris adalah sebagai berikut :

1. Tidak adanya fungsi khusus yang dapat mengecek dan mengetahui

langsung keadaan barang yang dipesan, kapan pemesanan kepada

supplier harus dilakukan, dan barang mana yang harus dikeluarkan

terlebih dahulu. Fungsi ini masih dilakukan secara acak oleh pegawai

toko, sehingga masih banyak terdapat kesalahan.

2. Sistem pencatatan pesanan masih dilakukan secara manual, sehingga

memerlukan waktu yang lama dan sering menyebabkan banyak

kesalahan.

3. Tidak adanya sistem stock yang memadai sehingga masih banyak

human error yang terjadi misalnya barang kadaluarsa yang menumpuk.

III.2.4 Evaluasi Pengkodean

Tidak digunakan sistem pengenalan barcode dalam

memasukkan barang ke gudang maupun dalam mengeluarkan barang dari

gudang, sehingga masih banyak terdapat kesalahan penumpukan barang

dan kesalahan penghitungan stock barang.

III.2.5 Usulan Sistem Global

Dari hasil evaluasi sistem yang meliputi evaluasi bisnis

proses, aliran data, serta pengkodeaan yang telah diuraikan diatas, maka



dihasilkan suatu solusi global yang diharapkan bisa menjadi suatu solusi

untuk meningkatkan unjuk kerja sistem. Usulan pengembangan sistem

informasi pemesanan barang pada Toko Sumber Laris adalah sebagai

berikut:

Fungsi Gudang mengecek kartu persediaan, jika persediaan

suatu barang habis, kemudian mengajukan surat permintaan pembelian

(SPP) ke bagian pembelian.

Fungsi Pembelian menerima SPP, kemudian meminta

penawaran harga dari berbagai supplier. Fungsi Pembelian menerima

penawara harga dari supplier kemudian melakukan pemilihan supplier.

Fungsi Pembelian membuat order pembelian kepada supplier yang dipilih.

Setelah mengirim penawaran harga, supplier menerima order

pembelian kemudian mengirimkan barang beserta nota pembelian ke toko

Pasti Jaya. Barang dikirim ke bagian gudang dan nota pembelian

diserahkan ke bagian akuntansi. Supplier mendapatkan pembayaran dari

kasir.

Barang terlebih dahulu diperiksa oleh fungsi penerimaan lalu

dikirim ke gudang. Fungsi penerimaan membuat Laporan Penerimaan

Barang untuk diserahkan ke bagian akuntansi.

Bagian Gudang menerima barang kemudian melakukan input

database barang. Input data barang dalam penyimpanan maupun pada saat

dikeluarkan menggunakan sistem barcode untuk mempercepat proses.

Dipilih metode FIFO (First in First Out) dalam sistem persediaan,

sehingga mengurangi resiko barang yang menumpuk dan kadaluarsa.

Data-data tentang input dan output barang dimasukkan dalam kartugudang dan kartu persediaan.

Fungsi Akuntansi menerima Laporan Pembelian, Laporan

Penerimaan Barang, dan nota pembelian dari supplier kemudian

mencocokannya untuk mencegah kecurangan. Fungsi akuntansi

mengeluarkan BKK-2 ke kasir setelah diotorisasi oleh pemilik untuk

menyelesaikan pembayaran kepada supplier.



.

III.3 Analisis Aliran Data

Aliran data merupakan hal yang penting dalam sebuah

sistem informasi. Analisis aliran data dilakukan untuk menganalisis aliran

data apa saja yang terjadi, dan proses apa saja yang harus dilakukan pada

perangkat lunak agar maksud dan tujuan dibuatnya perangkat lunak sistem

komputer akuntansi dapat tercapai, serta kebutuhan organisasi dapat

terpenuhi.

III.3.1 Diagram Konteks

Memesan Barang

Laporan

Lap

OtorisasiPembayaran

Mengirim Barang

Pembayaran

PerintahPembayaran

Sistem PemesananBarang

Supplier

Akuntansi

Pemilik

Gambar 3.1 Diagram Konteks



III.3.2 Diagram Aliran Data

Tabel Entitas dan kegiatan pada sistem pemesanan barang Toko Sumber

Laris

Entitas paragraf Kegiatan

Gudang 1

15

5

1. Mengecek Kartu Persediaan

2. Membuat Surat Permintaan Pembelian3. Menginput database barang

4. Menyimpan barang dengan metode FIFO

Pembelian 2

2

2

2

2

1. Menerima SPP dari gudang

2. Membuat dan Mengirim SPPH ke supplier

3. Memilih supplier

4. Membuat SOP dan mengirimnya ke supplier yang

dipilih

Supplier 3

3

3

1. Membuat dan mengirim SPH ke bagian pembelian

2. Mengirim barang ke bagian penerimaan

3. Mengirim nota ke bagian akuntansi

Bagian

Penerimaan

4

4

4

4

1. Memeriksa kecocokan barang dengan SOP-2

2. Membuat LPB untuk bagian akuntansi

3. Mengarsipkan LPB

4. Mengirim Barang ke Gudang

Bagian Akuntansi6

6

6

6

1. Menerima LPB & Nota

2. Membuat BKK lembar 1&2

3. Menyerahkan BKK ke pemilik untuk diotorisasi

4. Membuat Laporan Bulanan

Pemilik Toko 6

6

1. Mengotorisasi BKK 1&2

2. Menerima Laporan Bulanan

Kasir 6 1. Menerima BKK 2

2. Melakukan pembayaran ke supplier

3. Membuat Laporan Bulanan



Gambar 3.2 Diagram aliran data Fisik

Permintaan Pembelian

Surat PermintaanPenawaran Harga

SuratPenawaran Harga

SuratOrder Pembel ian-1

Barang

Barang

BuktiKas Keluar 1 &

Nota Pembe lian

LaporanPener imaan Barang

BKK (otor isasi) 2Uang

Otor isasiBKK

SOP-2

La

Laporan

Gudang

Pembelian

Pener imaan

Kasir

Supplier

Akuntansi

Pemilik



Menggambar DFD LOGIS

Entitas Paragraf Kegiatan

Membuat Permintaan Pembelian

Gudang 1

5

1. Membuat Surat Permintaan Pembelian

2. Menginput database barang

Memesan Barang

Pembelian 22

1. Membuat dan Mengirim SPPH ke supplier 2. Membuat SOP dan mengirimnya ke supplier

yang dipilih

Mengirim Barang

Supplier 3 1. Membuat dan mengirim SPH ke bagian

pembelian

Mengecek Barang

Penerimaan 4 1. Memeriksa kecocokan barang dengan SOP-2

2. Membuat LPB untuk bagian akuntansi

Membuat Laporan

Akuntansi 6 1. Membuat BKK lembar 1&22. Membuat Laporan Bulanan

Melakukan pengendalian

Pemilik 6 Menyetujui BKK

Membayar tagihan kepada supplier

Kasir 6 Membayar tagihan



Gambar 3.2 Diagram aliran data Logis

L a

Laporan

Permintaan Pembelian

Surat PermintaanPenawaran Harga

SuratPenawaran Harga

SuratOrder Pembel ian

Barang

Barang

BuktiKas Keluar 1

Nota Pembe lian

LaporanPener imaan Barang

BKK (otor isasi) 2Uang

Otor isasiBKK

MembuatPermintaan

Pembelian

MembuatPer imintaan

Penawaran Harga& SOP

Mengecek barangyang d iter ima &membuat LPB

Mengeluarkan

uang un tukpembayaran

Supplier

MengeluarkanBKK

Menye tujui BKKdengan

menandatanganinya



Gambar 3.3 Flowcart Sistem Pemesanan Barang

LPB 2

Mulai

Memb

uat

SPP

SPP 1

1

SPP

2

1

Gudang

SPP 1

1

1

Memb

uatSPPH

SPPH

1

SPH

1

SOP

1

Pembelian

Mengec

ek

Barang

SPPH

1

SPH

1

SOP

1

Supplier

Barang

Nota

1

Penerimaan

Barang

Akuntansi Kasir

LPB 1

Membuat BKK

Otori

sasi pemil

ik

BKK 2

BKK 1

Mencairkan

Kas

Pem

baya

ran

Disimp

an Menerim

a

Pembaya

ran

SISTEM PEMESANAN BARANG



BAB IV

PENUTUP

IV.1 Kesimpulan

Sistem Informasi Pemesanan Barang adalah elemen penting

dalam sebuah perusahaan dagang. Dengan sistem ini ketersediaan barang

dagangan dapat terkontrol dengan baik, tentunya dengan metode

persediaan yang tepat pula. Sistem pemesanan barang yang baik

mempunyai fungsi-fungsi otorisasi yang terpisah, tidak dilakukan oleh

satu fungsi saja. Hal ini dilakukan agar kecurangan dan ketidakefektifan

kegiatan dapat dihindari.

Sistem Informasi pemesanan barang ini merupakan bagian

dari sistem pembelian yang sangat erat kaitannya dengan penerapan sistem

persediaan. Pengembangan sistem ini merupakan sebuah pengembangan

ilmu yang mengacu pada sistem informasi akuntansi, sistem informasi

manajemen, dan tentu saja sistem informasi itu sendiri.

Komputerisasi sistem informasi pemesanan barang dapat

membuat sistem organisasi bisnis menjadi lebih efektif, efisien dan lebih

mudah dilakukan.

IV.2. SaranSistem pemesanan barang pada proyek akhir ini masih terdapat

berbagai kekurangan dari segala sisi. Untuk itu perlu dilakukan analisis

lebih lanjut mengenai sistem ini agar pemenuhan kebutuhan organisasi

dari user dapat terpenuhi secara baik.



DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat : Jakarta

Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Ofset : Jogyakarta

Erihadiyana. 2009. Jenis-jenis Model Pengembangan Sistem.

www.erihadiyana.wordpress.com .

Sistem Pembelian dan Penjualan. Petra Christian University Digital Library:

Surabaya.

http://www.erihadiyana.wordpress.com/

http://www.erihadiyana.wordpress.com/



Toko Sumber Laris No.

00000001Kompleks Pasar Wage

Purwokerto

SURAT ORDER PEMBELIAN

Kepada YTh______________ ________________________ ________________________ Tanggal________________ Kirim ke__________________ Syarat_________________ ________________________ Diperlukan__________

________________________

NoUnit

NamaBarang

SpesifikasiBarang

Satuan Kuantitas

HargaSatuan

JumlahHarga

Jumlah



Penting:_________________________________

Manajer Bagian Pembelian

Documents

Proyek Akhir Ads