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Gruppe 3
10.12.2014
Vanessa Mielcarek, Igor Schmidt, Jörn Wassenberg
Student Challenge – Less is Lean
© SCHOTT AG© SCHOTT AG
Agenda
1. Vergleich theoretischer Modelle zur Prozessoptimierung
2. Übertragung von Lean aus Produktion in Administration
3. Standards als wesentliches Schlüsselelement
4. Konkrete Beispiele/ Konzepte
2
Student Challenge – Less is Lean
© SCHOTT AG© SCHOTT AG
Agenda
1. Vergleich theoretischer Modelle zur Prozessoptimierung
2. Übertragung von Lean aus Produktion in Administration
3. Standards als wesentliches Schlüsselelement
4. Konkrete Beispiele/ Konzepte
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Student Challenge – Less is Lean
© SCHOTT AG© SCHOTT AG
Das Lean Management wurde mit vier Maßnahmen sowie anhand sechs ausgewählter Kriterien verglichen
4
Methode
TPMTPM
Out-sourcingOut-sourcing
Einführungs-geschwind.
Einführungs-geschwind.
Einführungs-kosten
Einführungs-kosten
Nachhaltig-keit
Nachhaltig-keit
Mitarbeiter-motivationMitarbeiter-motivation
LeanLean
Bench-markingBench-marking
BPRBPR
Entwicklungs-potenzial
Entwicklungs-potenzial
Einsparungs-potenzial
Einsparungs-potenzial
Einführungs-geschwind.
Einführungs-geschwind.
Einführungs-kosten
Einführungs-kosten
NachhaltigkeitNachhaltigkeitMitarbeiter-motivationMitarbeiter-motivation
Entwicklungs-potenzial
Entwicklungs-potenzial
Einsparungs-potenzial
Einsparungs-potenzial
Student Challenge – Less is Lean
© SCHOTT AG© SCHOTT AG
Der Vergleich von Lean mit weiteren Restrukturierungsmaßnahmen zeigt enorme Vorteile in Bezug auf Nachhaltigkeit sowie Mitarbeitermotivation
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Methode
TPMTPM
Out-sourcingOut-sourcing
LeanLean
Bench-markingBench-marking
BPRBPR
Je nach Unternehmensphilosophie variieren die Einschätzungen der Parameter und somit die bevorzugte Wahl der Methode. Strebt ein Unternehmen eine gesamtheitliche Gewichtung der Paramater an, fällt die Wahl auf Lean.Je nach Unternehmensphilosophie variieren die Einschätzungen der Parameter und somit die bevorzugte Wahl der Methode. Strebt ein Unternehmen eine gesamtheitliche Gewichtung der Paramater an, fällt die Wahl auf Lean.
Betrachtete Methode ist besser / vergleichbar / schlechter als Lean
Einführungs-geschwind.
Einführungs-geschwind.
Einführungs-kosten
Einführungs-kosten
Nachhaltig-keit
Nachhaltig-keit
Mitarbeiter-motivationMitarbeiter-motivation
Entwicklungs-potenzial
Entwicklungs-potenzial
Einsparungs-potenzial
Einsparungs-potenzial
Einführungs-geschwind.
Einführungs-geschwind.
Einführungs-kosten
Einführungs-kosten
NachhaltigkeitNachhaltigkeitMitarbeiter-motivationMitarbeiter-motivation
Entwicklungs-potenzial
Entwicklungs-potenzial
Einsparungs-potenzial
Einsparungs-potenzial
Student Challenge – Less is Lean
© SCHOTT AG© SCHOTT AG
• Lean Produktion im produzierenden Gewerbe
weit verbreitet
• Wettbewerbsvorteile durch Lean
Administration
• Starkes Abteilungsdenken
• Gesamtheitliche Betrachtung fehlt
• Erfolgreiche Umsetzungsbeispiele vorhanden
(HR, Logistik, etc.)
• Fokus auf kurzfristigem, finanziellem Erfolg,
meist durch Kostensenkung
• Langfristig negative Performance
• Resistenz gegen die Veränderung
• Stress und Arbeitsverdichtung
• Verringerte Motivation und
Einschränkungen in der Leistung
Lean Administration:70% der klassischen Restrukturierungs-
maßnahmen scheitern:
Literatur kritisiert klassische Restrukturierungsmaßnahmen und verweist auf Lean Admin. als Herausstellungsmerkmal
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• Innerhalb Abteilungen weiterhin isolierteres Denken weit verbreitet • Ganzheitlicher Ansatz, wie in Produktion, notwendig• Lean Administration als Wettbewerbsvorteil empfohlen, da Unterscheidungsmerkmal
• Innerhalb Abteilungen weiterhin isolierteres Denken weit verbreitet • Ganzheitlicher Ansatz, wie in Produktion, notwendig• Lean Administration als Wettbewerbsvorteil empfohlen, da Unterscheidungsmerkmal
Student Challenge – Less is Lean
© SCHOTT AG© SCHOTT AG
Durch einen Branchenvergleich gelingt es der SCHOTT AG erhöhtes Rationalisierungspotenzial im administrativen Bereich aufzuzeigen
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Branche Montage-intensive Industrie
Prozessindustrie Dienstleistungs-sektor
Größe
Groß-unternehmen
Mittelständiges Unternehmen
Klein-unternehmen
Student Challenge – Less is Lean
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Agenda
1. Vergleich theoretischer Modelle zur Prozessoptimierung
2. Übertragung von Lean aus Produktion in Administration
3. Standards als wesentliches Schlüsselelement
4. Konkrete Beispiele/ Konzepte
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Student Challenge – Less is Lean
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Die Betrachtung der Lean Methoden durch eine „administrative Brille“ führt, ähnlich wie in der Produktion, zu enormen Einsparungspotenzial
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Verschwendung Produktion Administration
T - ransportationT - ransportation Unnötige Transporte
M - ovementM - ovement
Überproduktion
W - aitingW - aiting
Ausschuss und
Reparatur
I - nventoryI - nventory
Unnötige Bewegungen
O -verproductionO -verproduction
D - DefectsD - Defects
(H - uman)(H - uman)
O - verprocessingO - verprocessing
Verbesserungs-potenzial
Umsetzungs-geschwindigkeit
Wartezeiten/Liegezeiten
Hohe Lagerbestände
Überqualifiziertes
Personal
Zu hoher Einsatz von
Technologie/ Prozessen
Unnötige Informations-flüsse
Überproduktion
Qualitätsprobleme/
Rückfragen
Unnötige Bewegungen
Wartezeiten/Liegezeiten
Hohe Arbeitsrückstände/Vorräte/ Suchkosten
Überqualifiziertes
Personal
Zu hoher Einsatz von
Technologie/ Prozessen
+ + +
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Student Challenge – Less is Lean
© SCHOTT AG© SCHOTT AG
Agenda
1. Vergleich theoretischer Modelle zur Prozessoptimierung
2. Übertragung von Lean aus Produktion in Administration
3. Standards als wesentliches Schlüsselelement
4. Konkrete Beispiele/ Konzepte
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Student Challenge – Less is Lean
© SCHOTT AG© SCHOTT AG
Die Einführung von sich anpassbaren Standards führt, bei weniger Rückschritten, zur Erlangung von stetigen Qualitätsverbesserungen
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Standards ≠ Unumstößliche Gesetze
Student Challenge – Less is Lean
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Die Einführung von sich anpassbaren Standards führt, bei weniger Rückschritten, zur Erlangung von stetigen Qualitätsverbesserungen
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Standards ≠ Unumstößliche Gesetze
Student Challenge – Less is Lean
© SCHOTT AG© SCHOTT AG
Interne sowie externe Vorteile unterstreichen das Umsetzen von Lean Methoden innerhalb der administrativen Bereiche bei SCHOTT
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Vor- und Nachteile von Standards im Bereich Lean Administration für SCHOTT
Vorteile durch
Standards bei
Einführung von Lean
Admin. in SCHOTT
• Intern
• Extern
• Mitarbeiterstärkung
Nachteile durch
Standards bei
Einführung von Lean
Admin. in SCHOTT
• Ungewollte Transparenz
• Resistenz, da eigene Arbeit als Unikat gesehen wird
Einführung von Standards führtzu:
Schnellere Einarbeitung und Unabhängigkeit von Einzelpersonen
Fokussierung auf Qualitätserhöhungund Erarbeitung von neuen Lösungen
Effizienz durch gefilterte Informations-übergabe
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Die Übertragung von Lean Herangehensweisen in den adm. Bereichen erstellt Problemcluster und identifiziert präzise Verbesserungsmaßnahmen
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Kontinuierlicher Wunsch der Verbesserung
Verbesserungsmaßnahmen
Bereitschaft zur Veränderung
• Erstellung einer Wertstromanalysen (WSA) und Tätigkeitsstruktur-analysen (TSA)
• Identifikation von Schwachstellen in Workshops und Interviews
• Erarbeitung übergeordneter Konzepte, die Probleme kategorisieren bzw. clustern
• Einführung von Verbesserungsmaßnahmen
Student Challenge – Less is Lean
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Agenda
1. Vergleich theoretischer Modelle zur Prozessoptimierung
2. Übertragung von Lean aus Produktion in Administration
3. Standards als wesentliches Schlüsselelement
4. Konkrete Beispiele/ Konzepte
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Student Challenge – Less is Lean
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Das „IKAIS-Glas“ unterstützt nicht nur den Lean-Kultur-Wandel, sondern bildet die Basis für das stetige Suchen nach Verbesserungspotenzialen
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Datum
• Stärkt Teamgefühl • Kreiert gesunden Wettbewerb mit anderen Abteilungen• Hohe Sichtbarkeit als Führungsinstrument denkbar
• Stärkt Teamgefühl • Kreiert gesunden Wettbewerb mit anderen Abteilungen• Hohe Sichtbarkeit als Führungsinstrument denkbar
Gemeinsames Einreichen von Vorschlägen
Idee und Durchführung des „IKAIS Glases“
• „Ideen kreieren alle innerhalb SCHOTT“ (IKAIS)
• Verstärkung eines Tools für Verbesserungsvorschläge
• Gemeinsame Teilnahme im (Abteilungs-) Team
• Gewinnausschüttung (finanziell) an Team
• Imagestärkung durch Marketingmaßnahmen
• Tägliches „erinnern“ fördert Teilnahmebereitschaft und
Kultur/ Philosophiewandel
Student Challenge – Less is Lean
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WSA reduziert zwei Prozessschritte innerhalb der Reisekostenabrechnung
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1
2
3
4
5
67
3
1
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Vorher Nachher
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Die Einrichtung eines zentralen Büromateriallagers mit Kanban führt zu Entlastung des Büropersonals
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Vorher Nachher
• Büromaterial häufig an zentralen Stellen/
Sekretariat ausgegeben
• Hohe Wegzeiten zu Sekretariat
• Eventuelle Wartezeiten
• Sekretariat mglw. nicht besetzt
• Material nicht verfügbar, erneute Versuche
zur Beschaffung nötig
• Zusätzliche Belastung des Sekretariates
• Ablenkung von Kernaufgaben
• Einrichtung eines zentralen Büromaterial-
lagers (pro Abteilung/ Flur/ Haus)
• Keine unnötigen Wege/ Wartezeiten
• Verfügbarkeiten durch Kanbansystem
gesichert
• Höhere Bestellmengen/ Konzentration der
Einkäufe
• Kontrolle/ Überblick über
Gesamtausgabemenge
• Konzentration auf Kernaufgaben
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Eine proaktive „Ampelmeldung“ als regelmäßiger Statusbericht ermöglicht frühzeitiges Eingreifen als standortübergreifendes Team
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Vorher Nachher
• Projektstatus als Audit
• Jährliche Statusberichte
• Rückwirkende Betrachtung hat
reagierenden Charakter
• Spätes Gegensteuern
• „Unangenehmer“ Besuch
• Scham vor Meldung von negativem Status
• Unterjährlicher Austausch mit Lean
Champions in den Standorten
• Kontakt geht von den einzelnen
Standorten aus
• Entwicklung einer Unternehmenskultur
• Agieren statt reagieren
• Präventives Handeln führt zu
Einsparungen von Ressourcen und Kosten
• Hilfe wird nicht als Scheitern gesehen,
sondern Problemlösung im Team steht im
Vordergrund -> Mitarbeitermotivation
Student Challenge – Less is Lean
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Visualisierungsboard als Führungsinstrument zur Gewinnung von Informationstransparenz und Effizienzsteigerung
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Aufbau Visual Management Board
• Visuelle Unterstützung bei Meetings
• Hohe Flexibilität durch problemfreie
Gestaltung/ schnelle
Anpassungsmöglichkeit
• Überblick über Tätigkeiten anderer
Kollegen in der Abteilung
• Orientierung des aktuellen Status (auch
zwischen Meetings)
• Ständige Präsenz
• Einfache Informationsbeschaffung bei
Versäumnis des letzten Meetings
• Alle erforderlichen Materialien vor Ort
• Aufstellung von Board an häufig
frequentiertem Ort
• Begünstigte Aufgabenverteilung
Das gemeinsame Wirken aller Elemente führt zur nachhaltigen täglichen Prozessverbesserung
AbteilungsKPIs
Team Agenda
TO-DOs
Done
Beschreibung
Student Challenge – Less is Lean
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Der tägliche „9 Uhr Appell“ sorgt für vereinfachte Absprachen und gewährleistet einen gleichen Informationsstatus
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Ablauf „9 Uhr Appell “
• Regelmäßigkeit (idealerweise täglich)
• Schnelle und getaktete
Informationsweitergabe
• Durchsprache von aktuellen Terminen
(1. Runde)
• Durchsprache von aktuellen Themen
(2. Runde)
• Sprecherfolge reihum, keine redundante
Nennung
• Nutzen: Übersicht über alle Termine und
relevante Themen
• Hohe Zeitersparnis durch gebündelte
Informationen
• Zusätzliche Termine bei weiterem
Gesprächsbedarf werden angesetzt
Beschreibung
Student Challenge – Less is Lean
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Student Challenge – Less is Lean
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BACK UP !!
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Student Challenge – Less is Lean
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Verständnis von Lean Management
Lean Management ist die strukturierte Vorgehensweise, um Lean Thinking in Unternehmen
nachhaltig zu realisieren.
Die Philosophie des Lean Thinking beschreibt dabei das Streben, mehr vom Kunden
nachgefragtes Output mit weniger Einsatz von Ressourcen, Zeit, Raum und menschlichem
Aufwand zu erreichen.
Ziel ist es verschwendungsfreie und hocheffiziente Prozesse zu generieren.
Hauptziel: Verschwendung minimieren, Überflüssiges eliminieren, Prozesse harmonisieren
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Student Challenge – Less is Lean
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Lean – die Inhalte
• Werte als Kundennutzen definieren, alles andere ist Verschwendung
• Bestände reduzieren um fehlerhafte Prozesse aufzudecken
• Prozesse werden harmonisiert
• Wertstrom identifizieren Verschwendung beseitigen
• Qualität und Pull-System durch Standardisierung sind Kernelemente->> implementieren
• Gesamtheitliche Betrachtung möglich
• Fokus bei eng definierten Projektem möglich, mit späterer Ausweitung
• KVP => Perfektion
• Lean-Kulturwandel bei allen Mitarbeitern
• Methode als “Reise” sehen (kontinuierlich)
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Einführen des Fluss Prinzips
Verschwendung minimieren
Student Challenge – Less is Lean
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Ziele und Besonderheiten von Lean Management
• Instandhaltungszeit 0
• Vermeiden von Verlustzeiten im wertschöpfenden Prozess
• Beseitigung von Verschwendung in IH-Prozessen
• Unterstützen des Wertstromes zur Absicherung von Prozessstabilität und Qualität
• Erhöhen der Wirtschaftlichkeit, volle Wertschöpfung
• Konzentration auf Wurzeln des Unternehmens, um eigenen Weg entwickeln zu können
• Anschließend zügig kulturelle Veränderungen vornehmen, z.B. durch Start der Aktivitäten mit
5S
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Student Challenge – Less is Lean
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Kernprinzipien des Lean Managements
Werte aus Sicht des Kunden
Identifikation des Wertstromes
Fluss erzeugen
Pull statt Push
Standardisierung
KVP, Perfektion
Konsequente Anwendung von Lean Management
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• Stetige Anwendung eliminiert
schrittweise Verschwendung
aus den Prozessen
• Schritte sind in Industrie,
Entwicklung, Vertrieb ebenso
anwendbar wie in Service
und Administration
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Vorteile Lean Management
• Prozesssicht durchbricht das Abteilungsdenken
• Orientierung am Wertstrom zeigt globale statt lokale Optima auf
• Segmentierung und Fokussierung stärken Kernkompetenz
• Pull Prinzipien senken die Bestände und Durchlaufzeiten
• Standardisierung erhöht Produktivität und sichert die Nachhaltigkeit des KVP und verhindert
gleichzeitig Fehler und Rückfragen
• Definierte Schnittstellen sichern Informationsbasis
• Festgelegte Informationswege verhindern Doppel- und Blindleistung
• Visualisierung, Ordnung und Sauberkeit schaffen und erhalten Transparenz
• Kommunikation, Schulung und aktives Einbeziehen motiviert Mitarbeiter
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Nachteile Lean Management
• Mitarbeiter müssen ausreichend geschult werden
• Mitarbeiter stehen Veränderungen kritisch gegenüber (Verlust von Aufgaben, Ungewissheit,
Erwartungen, Umgewöhnung, Angst vor Mitarbeiterabbau)
• Gesamtheitliche Einführung dauert sehr lange
• durch KVP werden Innovationssprünge erschwert
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Alternative Ansätze
Total Productive Maintenance (TPM)
• Ganzheitliche Betrachtung der Wechselbeziehungen im System Mensch-Anlage-Umfeld
• Zielorientierte Verlustquellenbekämpfung
• Nachhaltige Qualitäts- und Produktivitätssteigerung durch KVP
• Fehler- und störungsfreie Produktion
• Strukturierte Vorgehensweise
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Vorteile:
•Durch KVP und Produktivitäts- und
Qualitätssteigerung
•Kostenersparnis
•Wettbewerbsvorteil, -positionierung
•Ausschöpfung Optimierungspotentiale
•Vorbeugende IH
Nachteile:
•Je nach Unternehmensgröße sehr
aufwendig
•Nachhaltigkeit nur bei ständiger
Einflussnahme
Student Challenge – Less is Lean
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Outsourcing
Ausgliedern bestimmter Geschäftsbereiche mit dem Ziel:
Lohnkosten zu sparen
Managementkapazitäten freisetzen
Spezialisierung
Investitionskosten vermeiden
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Vorteile Nachteile
Schnelle Durchführung Demotivation der Mitarbeiter
Spezialisierung auf das Kerngeschäft
Verlust an Kompetenzen und Know-How
Freiwerdendes Kapital durch Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten
Erschwerung der Zusammenarbeit möglich
Eventuell höhere Kosten
Student Challenge – Less is Lean
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Alternative Ansätze
Benchmark-Analyse
• Wettbewerbsanalyse
• Kontinuierlicher Vergleich mit anderen Unternehmen, Aufdeckung Leistungslücke
• Unterschiede bearbeiten
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Vorteile:
•Informationsbeschaffung
•Wirksamkeit durch konkretes Ziel
•Wettbewerbsposition bestimmbar
•Vielseitige Zielsetzung möglich
Nachteile:
•Erhebung von Datenaustausch erforderlich,
jedoch aufwendig/ schwierig
•Wettbewerber hat erweiterte Informationen
•Mentalität „Einholen statt Überholen“
•Übertragbarkeit der Ergebnisse schwierig
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Business Process Reengineering BPR
Vergleichbar mit Lean Ansatz
Radikaler Ansatz zur Restrukturierung der Geschäftsprozesse und
Ausrichtung auf den Kunden
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Vorteile Nachteile
Schnelle Durchführung Demotivation der Mitarbeiter
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Standardisierung der Administration durch Verwendung des Kanban Prinzips führt zu definierter Arbeitsverteilung sowie Glättung der Belastung
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Student Challenge – Less is Lean
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Standardisierte Visualisierung durch einheitliche Kanban Symbolik
Kanban Karten Kanban Tafel
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Kanban Supermarkt als Tool
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Nutzen: Sicherung und Fokussierung
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Standardisierung in der Administration Kanban Supermarkt
Varianten und Prinzipien
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