PRZEBIEG LABORATORIUM ZFPBIG – LABORATORIUM 2

1. Rozpoczęcie pracy

a) Otwórz pliki wskazane przez prowadzącego. b) Utwórz folder o nazwie ŚWIADECTWA i zapisz w nim wskazane pliki c) Wykonaj polecenia wskazane w dalszej części dalszego opracowania.

2. Analiza danych

Zadanie polega na przygotowaniu do druku świadectw dla 15 osobowej grupy. Aby zrealizować zadanie wykorzystując do tego narzędzie korespondencji seryjnej w edytorze MSWORD potrzebujmy następujące dokumenty:

Szablon świadectwa po zeskanowaniu druku świadectwa został opracowany szablon świadectwa. W miejsca gdzie należy dokonać wpisania danych ucznia naniesiono pola tekstowe o odpowiednich wymiarach. (świadectwo.docx).

Rys. 1 Fragment szablonu świadectwo

Bazę danych jest to plik (w naszym ćwiczeniu MSEXCEL), w którym zostały zawarte informacje i dane potrzebne do wypisania świadectw, a więc: dane osobowe ucznia oraz wykaz jego ocen z poszczególnych przedmiotów (bazaOcen.xls)

Tab. 1 Fragment arkusza z danymi do świadectw

Szablon powinien zostać wypełniony danymi zawartymi w arkuszu kalkulacyjnym (bazaOcen.xls) tworząc tym samym dokument seryjny, który scala te dwa dokumenty w jedną całość.

szablon baza danych

Dokument seryjny

3. Opracuj nowy arkusz

Przeanalizuj dane w arkuszu i zastanów się jak rozwiązać problem aby na świadectwie były wypisane oceny słownie, np. bardzo dobry, dobry, dostateczny, itd.

Opracuj nowy arkusz uwzględniający tą uwagę. Wykorzystaj do tego funkcję logiczna JEŻELI

4. Korespondencja seryjna

Pracując na dokumencie świadectwo.docx uruchom narzędzie Korespondencja seryjna..

Kreator realizuje opracowanie list w kilku kolejnych krokach.

Krok 1: Wybierz typ dokumentu (listy) Krok 2: Wybierz dokument początkowy (bieżący dokument) Krok 3: Wybierz adresatów (użyj istniejącej listy – przeglądaj…)

Po wskazaniu pliku z danymi (bazaOcen.xlsx) należy wskazać nazwę arkusza, który ma stanowić dane źródłowe i zaakceptować adresatów korespondencji seryjnej.

Krok 4: Napisz list

Ustawiając się kursorem w odpowiednie miejsce na szablonie świadectwa np. w miejscu przygotowanym na IMIĘ i NAZWISKO wybierz z listy, którą otworzysz uruchamiając opcje „więcej elementów”,

Odpowiednie pole zostanie wstawione. Operacje wstawiania pozostałych pól wykonaj aż do wyczerpania danych. Zwróć uwagę na opcje formatowania związane wyglądem poszczególnego pola. Będzie to docelowy format tekstu w danym polu w dokumencie seryjnym.

Krok 5: Przejrzyj listy

Na tym etapie możesz przeglądać opracowane listy. W miejsca określonych pól pojawiają się dane źródłowe odczytywane z arkusza.

Krok 6: Kończenie scalania

Na tym etapie decydujesz czy scalanie dokumentu ma zostać wysłane od razu na drukarkę czy scalone do nowego pliku (edytuj poszczególne listy). Proszę scalić dokument do nowego pliku.

W nowym pliku otrzymujemy scaloną bazę danych z szablonem świadectwa. Dokument świadectwa wypełniony jest poszczególnymi ocenami z przedmiotów i przygotowany do wydruku dla wszystkich osób, a więc ten dokument zawiera 15 stron.

5. Opracowanie zaproszenia – baza danych: tabela MSword

Opracuj samodzielnie szablon zaproszenia (wg wzoru podanego na rysunku). Korzystając z narzędzia Korespondencja seryjna… przygotuj do wydruku zaproszenia dla 5 dowolnych osób (Imię, nazwisko, nazwa firmy). Opracowane pliki (szablon-zaproszenia.docx, zaproszenie.docx, baza.mdb) zapisz w folderze SWIADECTWA.

Wskazówki:

1. Opracuj szablon zaproszenia 2. Uruchom narzędzie korespondencja seryjna… 3. Kreator:

Krok 1: Wybierz typ dokumentu listy Krok 2: Wybierz dokument początkowy użyj bieżącego dokumentu Krok 3: Wybierz adresatów wpisz nową listę (utwórz)

W otwartym oknie „Nowa lista adresatów” zdefiniuj pola, które będą Ci potrzebne do zaproszenia, tj. imię, nazwisko, nazwa firmy, resztę pól usuń – zadanie to wykonujemy poprzez wciśnięcie klawisz „Dostosuj…”

Wypełnij przygotowany formularz fikcyjnymi danymi dla pięciu osób – nowy wpis do bazy uzyskamy poprzez wciśnięcie przycisku „Nowa pozycja”

Po uzupełnieniu bazy zamykamy okno. W momencie zamykania kreator korespondencji seryjnej zapyta nas czy ją chcemy zapisać. Należy wówczas wskazać miejsce docelowe pliku (Folder SWIADECTWA) oraz nazwę baza. mdb.

Krok 4 i 5 i 6 podobnie jak w zadaniu ze świadectwem.

Pamiętaj o zapisaniu plików: szablon-zaproszenia.doc zaproszenie.doc baza.mdb