Ps 04 Functii Sensibile

PRIMARIA

Casa Corpului Didactic Braov

Departament:PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALEEdiia: 1Nr.de ex.: 5

Revizia: -Nr.de ex. : -

Cod: P.O. ______

Pagina ____ din 22

Exemplar nr.: 1

Casa Corpului Didactic BrasovPROCEDURA DE SISTEM

FUNCTII SENSIBILEEdiia: 1Nr.de ex.: 6

Revizia: -Nr.de ex. : -

Cod: P.S. 04

Pagina 1 din 17

Exemplar nr.: 1

Nr. 924/15.11.20121. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Elemente privind responsabilii/

operatiuneaNumele si

prenumeleFunctiaDataSemnatura

12345

1.1.Elaborat Craciun MirelaContabil sef15.11.2012

1.2.Verificat Sabau VivianaProfesor metodist15.11.2012

1.3Aprobat Popa MihaelaDirector15.11.2012

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Editia/ revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei

1234

2.1.Editia 1xx

2.2.Revizia 1

2.3Revizia 2

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale Scopul difuzriiExemplar nr.CompartimentFunciaNumele i prenumeleData primiriiSemntura

12345678

3.1.Aplicare1ConduceredirectorPopa Mihaela15.11.2012

3.2.Aplicare2ProgrameProfesor metodistMitrea Carmen15.11.2012

3.3.Aplicare3ProiecteProfesor metodistSabau Viviana15.11.2012

3.4.Aplicare4Biblioteca/edituraBibliotecarClinciu Simona15.11.2012

3.5.Aplicare5InformatizareInformaticianCondurache Paul15.11.2012

3.6.Aplicare6Financiar

- administrativContabil sefCraciun Mirela15.11.2012

3.7.Eviden6Financiar


3.8.Arhivare6Financiar


3.9.Informare6Financiar


4. Scopul procedurii operationale4.1. Scopul procedurii este asigurarea unui cadru organizaional i procedural unitar pentru desfurarea procesului de stabilire a funciilor sensibile la nivelul CCD Brasov, ntocmire a inventarului acestora i a listei salariailor care le ocup, descriind modul n care sunt identificate acestea, dar i cum sunt stabilite i implementate aciunile/msurile/dispozitivele de control.Aplicarea prezentei proceduri trebuie s furnizeze asigurri rezonabile c obiectivele i misiunea CCD Brasov vor fi ndeplinite.Domeniul de aplicare5.1. Procedura este aplicat la nivelul CCD Brasov, respectiv la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul CCD Brasov, pentru identificarea funciilor sensibile i ntreprinderea aciunilor necesare care s permit implementarea prevederilor standardului de control intern 'Funcii sensibile'.CCD Brasov analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, lista functiilor sensibile identificate la nivelul instituiei i elaboreaz masurile de asigurare a rotaiei salariailor care ocup aceste funcii.6. Documente de referin aplicabile activitatii procedurale

6.1. Ordinul MFP nr. 946 / 2005 *republicat - pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu completrile i modificrile ulterioare6.2. Decizia CCD Brasov nr. ______/_____________________ privind constituirea i stabilirea atribuiilor Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerial al CCD Brasov6.3 Regulamentul de organizare i funcionare a Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerial al CCD Brasov

6.4. Legea 53/2003 codul muncii, cu completrile i modificrile ulterioare6.5. Legislaie aplicabil n domeniul muncii n vigoare.

7. Definiii i prescurtri ale termenilor utilizati in procedura operationala7.1. Definitii ale termenilor

Prezenta procedur utilizeaz termenii definii de documentele de referin indicate, legislaia aplicabil domeniului de activitate a CCD Brasov7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. Crt.AbreviereaTermenul abreviat

1.P.S.Procedura de sistem

2.EElaborare

3.VVerificare

4.AAprobare

5.Ap.Aplicare

6.Ah.Arhivare

7.Grup de lucruGrup de lucru n vederea de monitorizrii , coordonrii i ndrumrii a dezvoltrii sistemului de control managerial al CCD Brasov.

8.CCD BrasovCasa Corpului Didactic Brasov

9.ComisiaComisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control intern/managerial

10.SCMISistemul de control managerial intern al CCD Brasov

11.FFormular

8. Descrierea procedurii operationale

8.1. Aspecte prealabile, formulareStandardul 4 Funcii sensibile" face parte din seciunea 'Mediul de control' al codului controlului intern, care cuprinde probleme legate de organizare, managementul resurselor umane, etic, deontologie i integritate.In descrierea standardului se specific faptul c entitatea public identific funciile considerate ca fiind sensibile i stabilete o politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii.Standardele de control intern/managerial definite prin ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 republicat acioneaz interdependent, n funcie de corelaiile obiective existente ntre ele. Astfel, pentru ntrirea sistemului de control intern/managerial, managementul de vrf trebuie s aplice msuri care s conduc la valorificarea i maximizarea influenelor potenial benefice ale interdependenelor dintre standarde. In cazul abordat de prezenta procedur, standardul 4 'Funcii sensibile' i standardul 1 Etic, integritate" sunt strns corelate, interdependente i asociate.Funciile sensibile ale entitii publice, respectiv ale compartimentelor sale, trebuie clar definite, nregistrate i actualizate. Astfel, pentru fiecare funcie sensibil identificat este necesar realizarea unei analize de risc, cu instituirea unor controale corespunztoare.Nu toate entitile publice au aceleai funcii sensibile, fiecare conductor de entitate avnd dreptul i responsabilitatea de a identifica funciile pe care le consider a fi sensibile, adic acele funcii care prezint un risc semnificativ pentru realizarea obiectivelor entitii.Nu toate compartimentele entitii au funcii sensibile, standardul recomand ca bun practic existena preocuprii permanente din partea managementului pentru identificarea acestora i abordarea unei strategii bazate pe analiza riscurilor.8.1.1. Completarea formularului Lista funciilor sensibile - cod: F-01-PS-04CCD BrasovLista funciilor sensibileData:.....(0)...............Aprobat, Preedinte Comisie SCMI(1)

Nr. crt.Denumire compartimentFuncia sensibil?Ocupant funcie sensibilObservaii5

(2)(3)(4)(5)(6)

Verificat, Intocmit,(7)

(8)

CmpCompletarea cmpului

0Data la care se elaboreaz i aprob Lista funciilor sensibile

1Semntura persoanei care aprob Lista

2Numar curent n List

3Denumirea compartimentului n care a fost identificat funcia sensibil

4Denumirea funciei sensibile identificate

5Numele si prenumele persoanei care ocup funcia sensibil

6Observaii

7Numele, prenumele i semntura persoanei care verific Lista (consilier etic)

8Numele, prenumele i semntura persoanei care ntocmete Lista (conductor compartiment)

8.1.2. Completarea formularului Planul de rotatiepentru functiile sensibile cod: F-02-PS-04CCD BrasovPlan de rotaie pentru funciile sensibileData:........(0)............Aprobat, Preedinte Comisie SCMI(1)

Nr. crt.Denumire compartim entFuncia sensibilOcupant funcie sensibilData rotaei

Noua funcie ocupatNoul ocupant al funciei sensibileObservaii

(2)(3) (4)(5) (6)(7)(8)(9)

Verificat,(10)

Intocmit,(11)

CmpCompletarea cmpului

0Data la care se elaboreaz si aprob Planul de rotaie a funciilor sensibile

1Semntura persoanei care aprob Planul de rotaie

2Numar curent

3Denumirea compartimentului n care a fost identificat funcia sensibil

4Denumirea funciei sensibile identificate

5Numele i prenumele persoanei care ocup funcia sensibil la momentul ntocmirii Planului

6Data la care se face rotaia

7Denumirea funciei pe care o va ocupa salariatul care realizeaz rotaia

8Numele i prenumele persoanei care va ocupa funcia sensibil dup efectuarea rotaiei

9Observaii

10Numele, prenumele i semntura persoanei care verific Planul (director CCD)

11 Numele, prenumele i semntura persoanei care ntocmete Planul (consilier etic)

8.2. Cerine generale ale standardului Functii sensibile"Ca cerin general, acest standard de control intern/managerial prevede c instituia public trebuie s: Realizeze un inventar al funciilor sensibile ntocmeasc o list a salariailor care ocup aceste funcii sensible Elaboreze un plan de rotaie a salariailor care ocup funcii sensibile, astfel nct un angajat s nu fie activ n acea funcie mai mult de 5 ani.Funcia sensibil este considerat acea funcie care prezint un risc semnificativ n raport cu obiectivele entitii, iar planul de rotaie a personalului trebuie s aib n vedere manifestarea unui efect minim asupra instituiei i a angajailor si.

Managementul la cel mai nalt nivel (preedintele Comisiei) are obligaia instituirii sistemelor de control care s conduc la inerea sub control a riscurilor ce pot pune n pericol realizarea obiectivelor instituiei.Astfel, acesta coordoneaz procesul de stabilire i gestionare a funciilor sensibile.Procesul demareaz cu angajamentul preedintelui Comisiei privind implementarea prevederilor standardului de control intern/managerial nr. 4, rezultatul acestui proces fiind reprezentat de Lista functiilor sensibile, lista angajatilor care ocup aceste funcii i planul de rotaie ales.8.3. Desfurarea procesuluiProcesul de implementare a prevederilor Standardului de control intern/managerial nr. 4 implic derularea succesiv a urmtoarelor activiti:1. deciderea inventarierii anuale a funciilor sensibile2. inventarierea funciilor sensibile la nivelul compartimentelor din cadrul instituiei3. ntocmirea listelor ce conin funciile sensibile identificate la nivelul compartimentelor instituiei4. transmiterea listelor ntocmite la nivelul compartimentelor instituiei ctre preedintele Comisiei SCMI5. analizarea proiectului de list a funciilor sensibile de ctre preedintele Comisiei i conductorul departamentului resurselor umane de la nivelul instituiei6. finalizarea listei funciilor sensibile7. elaborarea planului de rotaie8. aprobarea listei funciilor sensibile i a planului de rotaie. 8.3.1. Deciderea inventarierii anuale a funciilor sensibileAnual preedintele Comisiei decide realizarea inventarului funciilor sensibile la nivelul CCD Brasov. Aceasta se realizeaz cu ocazia primei edine a Comisiei pentru anul n curs, cnd se aprob i obiectivele instituiei.Preedintele Comisiei formuleaz totodat i ndrumri privind criteriile ce trebuie aplicate pentru a realiza un inventar al acelor funcii care pot prezenta un risc semnificativ n raport cu obiectivele instituiei.Zonele cu risc nalt n care se poate manifesta riscul apariiei unei funcii sensibile sunt considerate urmtoarele:a. accesul la informaii confidenialeb. gestionarea banilorc. puterea i monopoluld. garantarea drepturilor/puterilor personaluluie. evaluarea i consiliereaf. achiziia public de bunuri si serviciig. conformitatea cu normele legaleh. activitile cu influen direct asupra cetaenilor i companiilori. performana individului.8.3.2. Realizarea inventaruluiIn conformitate cu prevederile codului de etica, un profesor metodist din cadrul CCD Brasov este numit prin decizie a directorului consilier de etic. Acesta va ntocmi, pe baza listelor furnizate de compartimentele CCD Brasov, un proiect al listei funciilor sensibile la nivelul CCD.Directorul CCD Brasov verific aceast list sub aspectul conformitii ei cu prevederile legale n vigoare i cu criteriile stabilite de preedintele Comisiei.In urma verificrii, directorul CCD Brasov avizeaz lista ntocmit.

8.3.3. Finalizarea listei funciilor sensibileDecizia final de aprobare a Listei funciilor sensibile aparine preedintelui Comisiei.Acesta aprob Lista n urma consultrilor cu directorul CCD Brasov, consilierul de etic.Lista este valabil un an de la data aprobrii ei. Dup aprobare, persoanele care ocup respectivele funcii sunt ntiinate de coninutul respectivei Liste, prin semntur.8.4. Planul de rotaieProiectul Planului de rotaie a ocupanilor funciilor sensibile se ntocmete odat cu ntomirea proiectului Listei funciilor sensibile.Elaborarea, avizarea i aprobarea acestuia se fac de ctre aceleai funcii implicate n procesul de elaborare a Listei funciilor sensibile.Standardul 4 prevede faptul c un angajat nu va ocupa o funcie sensibil mai mult de cinci ani, n cazul existenei unei excepii de la aceast regul trebuind s existe o explicaie a acestei excepii.Msura rotaiei este recomandat a fi utilizat numai n cazul n care nu pot fi identificate i aplicate i alte msuri de control intern care se dovedesc a fi eficace n gestionarea unor riscuri de acest tip.Anual, odat cu aprobarea Listei se aprob i Planul de rotaie, avnd n vedere completarea coloanelor 7 si 8 referitoare la o funcie sensibil.8.5. Riscuri i controlCu privire la funciile sensibile se pot realiza controale n urmatoarele zone: Organizaie/cultural Organizare administrativ/controale interne Politic de personal Politic de securitate8.6. Pstrarea i arhivarea documentelor

Pstrarea documentelor - se face n cadrul CCD Brasov pentru un interval de timp de minimum 5 ani de la ultima actualizare.Arhivarea se face cu respectarea prevederilor Nomenclatorului arhivistic aprobat la nivelul CCD Brasov.9. Responsabiliti

9.1. Preedintele Comisiei Aprob Lista functiilor sensibile i Planul de rotaie, dup consultarea cu funciile responsabile desemnate n cadrul acestei proceduri.9.2. Directorul CCD Brasov Avizeaz, n urma verificrii, Lista funciilor sensibile i Planul de rotaie. Asigur condiiile necesare implementrii prevederilor procedurii9.3. Consilierul de etic Intocmete Lista funciilor sensibile i Planul de rotaie la nivelul CCD Brasov n baza propunerilor primite de la compartimentele CCD.9.4. efii compartimentelor din cadrul CCD Brasov Intocmesc propunerile privind Lista funciilor sensibile i Planul de rotaie la nivelul compartimentului pe care l conduc Asigur condiiile de aplicare a Planului de rotaie10. Anexe, inregistrari, arhivari

10.1. AnexeAnexa 1 : Lista funciilor sensibileAnexa 2 : Planul de rotaie pentru funciile sensibile10.2 InregistrriLista funciilor sensibile cod: F-01-PS-04Planul de rotaie pentru funciile sensibile cod: F-02-PS-04ANEXA 1CCD BVLista funciilor sensibileData:Aprobat, Preedinte Comisie SCMI

Nr. crt.Denumire compartimentFuncia sensibilOcupant funcie sensibilObservaii

Verificat, Director CCD

Intocmit,Consilier de etic-

ANEXA 2CCD BVPlan de rotatie pentru funciile sensibileData

Aprobat, Preedinte Comisie SCMI

Nr. crt.Denumire compartim entFuncia sensibilOcupant funcie sensibilData rotaieiNoua funcie ocupatNoul ocupant al funciei sensibileObservaii

Verificat, Director CCD

Intocmit,Consilier de etic-

11. Cuprins

Numarul

componentei

in cadrul

procedurii

operationaleDenumirea componentei din cadrul procedurii operationalePagina

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii 1

2.Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii 2

3.Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei procedurii 3

4.Scopul procedurii 4

5.Domeniul de aplicare a procedurii 5

6.Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale6

7.Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura 7

8.Descrierea procedurii 8

9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii13

10.Anexe, inregistrari, arhivari14

11.Cuprins17

PAGE

Documents

Ps 04 Functii Sensibile