SC…. COD

Ed. 1 Rev. 0PS- 8.5.1.

ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ

PROCEDURĂ DE SISTEM

ÎMBUNĂTĂŢIREA CONTINUĂ

PS - 8.5.1.

Numele şi prenumele Semnătura DataAprobatVerificatÎntocmit

DIFUZARE Controlată Exemplar nr

Necontrolată

Documentul intră în vigoare de la data aprobării de către Directorul general

PS- 8.5.1. Pag. 1 / 9

Acest document este proprietatea exclusivă a SC ............... şi este strict confidenţial. El nu poate folosit, distribuit sau copiat fără acordul scris al conducerii .

SC…. COD

Ed. 1 Rev. 0PS- 8.5.1.

ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ

1.0. Scopul

Îmbunătăţirea continuă emană din obiectivele stabilite de managementul de la cel mai înalt nivel, care se referă la: îmbunătăţirea eficienţei interne (ca organizaţia să rămână economic competitivă), a siguranţei alimentelor, satisfacerea cerinţelor clienţilor, şi un nivel de performanţă cerută de piaţă.

Scopul acestei proceduri este să prezinte mijloacele şi metodele utilizate de organizaţie la realizarea îmbunătăţirii continue a proceselor Sistemului de Management al Siguranţei Alimentelor şi al activităţilor conexe acestuia, iar prin aceasta dezvoltarea unui sistem tot mai performant şi mai adaptat nevoilor organizaţiei.

2.0. Domeniul de Aplicare

Procedura se aplică întregului SMSA, deci tuturor proceselor acestui sistem

3.0. Definiţii şi Prescurtări

SMSA Sistem de Management al Siguranţei Alimentelor

CESA Conducătorul Echipei de Siguranţa Alimentelor

ESA Echipa de Siguranţă a Alimentelor

Îmbunătăţire continuă

Procesul de sporire a eficienţei SMSA implementat pentru realizarea îmbunătăţirii performanţelor acestuia.

Audit Proces sistematic , independent şi documentat, întreprins pentru obţinerea evidenţei şi evaluării obiective că prevederile şi cerinţele SMC sunt îndeplinite.

Discrepanţă Apariţia unei abateri de la procedură în cazul proceselor care nu se referă la fabricaţie, cum ar fi informaţii incorecte sau lipsa acestora într-un document de înregistrare a fabricaţiei, diferenţe între cantitatea livrată şi cea recepţionată de materii prime, componente de ambalare, unităţi de produs finit, etc., care pot sau nu avea un impact asupra calităţii, siguranţei sau sănătăţii alimentului, asupra personalului sau al mediului, asupra eficienţei procesului, dar care presupune un document sau înregistrare necorespunzătoare sau incompletă.

Neconformitate O lipsă de conformare cu un proces sau procedură al SMSA, un produs necorespunzător sau o deficienţă a SMSA însuşi.

Acţiune corectivă

Acţiune întreprinsă să corecteze apariţia neconformităţii şi a condiţiilor contrare SMSA.

Acţiune preventivă

Acţiune care elimină cauza unei potenţiale neconformităţi sau a altor situaţii potenţiale nedorite.

PS- 8.5.1. Pag. 2 / 9

SC…. COD

Ed. 1 Rev. 0PS- 8.5.1.

ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ

4.0. Diagrama

Model al unui Sistem de Management al Siguranţei Alimentelor, bazat pe procese, pentru îmbunătăţire continuă

PS- 8.5.1. Pag. 3 / 9

VerificăriMonitorizare;

Acţiuni corective

Monitorizare;Acţiuni corective

Planificarea şi realizarea de produse sănătoase,

sigure

Paşi preliminari

care să permită analiza

riscurilor

Întocmirea planului HACCP

Îmbunătăţire

Analiza riscurilor Stabilirea

programelor operaţionale

iniţiale

Validarea măsurilor de control

îmbunătăţire identificare

analiză

SC…. COD

Ed. 1 Rev. 0PS- 8.5.1.

ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ

5.0.Responsabilităţi

Toţi angajaţii, întreaga organizaţie trebuie să participe efectiv la realizarea îmbunătăţirii continue, la menţinerea unei atmosfere propice depistării neconformităţilor, eliminarea acestora şi perfecţionarea proceselor.

5.1.Managementul de la cel mai înalt nivel

5.1.1. Stabileşte obiectivele SMSA.5.1.2. Cu ocazia şedinţelor de analiză ale managementului analizează nivelul de realizare a obiectivelor SMSA5.1.3. Analizează constatările auditurilor şi aprobă acţiunile corective, asigurând resursele necesare îndeplinirii acestora.

5.2. CESA- Şef echipa HACCPUrmăreşte respectarea cerinţelor SMSA, identifică neconformităţile, propune acţiunile corective şi urmăreşte îndeplinirea acestora.

5.3. Toţi angajaţii Semnalează orice discrepanţă sau neconformitate potenţială sau reală din zona lor de activitate şi efectuează acţiunile corective stabilite şi aprobate de management.

6.0. Documente de referinţă

6.1. SR EN ISO 9001/2001 “Sisteme de management al calităţii. Cerinţe”.6.2. SR 13462 – 2:2002 Igiena Agroalimentara. Sistemul de Analiza Riscului şi Punctele Critice de Control (HACCP) şi Ghidul de Aplicare a Acestuia.6.3. SR 13462 – 3:2002 Igiena Agroalimentara. Principii de Stabilire a Criteriilor Microbiologice pentru Alimente6.4. SR EN ISO 22000:2005 - Sistem de management al sigurantei alimentelor. Cerinte pentru orice organizatie din lantul alimentar6.5. Manual de siguranţa alimentului

7.0. Procedura

Îmbunătăţirea trebuie să fie un proces continuu. Acesta trebuie să devină o căutare a căii spre perfecţiune. Procesul de îmbunătăţire poate fi defalcat în trei etape, după cum urmează:

Definirea procesului pe care dorim să-l îmbunătăţim Alcătuirea echipei de îmbunătăţire Identificarea procesului Studierea şi înţelegerea procesului Elaborarea planului de îmbunătăţire

PS- 8.5.1. Pag. 4 / 9

SC…. COD

Ed. 1 Rev. 0PS- 8.5.1.

ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ

Analizarea procesului Stabilirea măsurătorilor care să demonstreze că modificarea a fost efectuată. Identificarea cauzelor de bază

Îmbunătăţirea procesuluio Generarea de idei pentru îmbunătăţire

o Alegerea soluţiei optime

o Proiectarea implementării

o Implementarea modificării propuse

o Măsurarea reuşitei

o Comunicarea rezultatelor

7.1.Definirea Procesului care urmează să fie îmbunătăţit

Această fază cuprinde patru subfaze.7.1.1.Alcătuirea echipei de îmbunătăţire

În echipa de îmbunătăţire tgrebuie să fie reprezentate toate părţile implicate în procesul ce urmează să fie modificat. Echipa trebuie să aibă un conducător, capabil să coordoneze activitatea membrilor echipei. Această persoană trebuie să aibă autoritate pentru a debloca dificultăţile care se pot ivi în organizaţie sau în afara acesteia. Conducătorul echipei este răspunzător şi monitorizarea conformităţii proiectului cu obiectivele stabilite.

7.1.2. Identificarea sarcinii

Sarcina ce urmează a fi îndeplinită necesită o definiţie clară. Toţi participanţii la proiectul de îmbunătăţire trebuie să cunoască şi să fie de acord cu definirea acesteia. Echipa trebuie să fie în stare să-şi justifice obiectivele. Aceasta va include motivul pentru sarcina asumată, rezultatele aşteptate de la îmbunătăţire şi mijloacele prin care va fi determinat reuşita îmbunătăţirii. Odată definite obiectivele, acestea trebuie urmărite în continuu şi aduse la zi dacă este cazul.

7.1.3 Înţelegerea procesului existent

În cele mai multe cazuri majoritatea variaţiilor din cadrul sistemului au ca origine mai degrabă procesele decât indivizii. Ca o concluzie, înţelegerea procesului este esenţială pentru obţinerea îmbunătăţirii în cele mai multe dintre cazuri.

7.1.4.Alcătuirea planului de îmbunătăţire

PS- 8.5.1. Pag. 5 / 9

SC…. COD

Ed. 1 Rev. 0PS- 8.5.1.

ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ

Echipa de îmbunătăţire trebuie să elaboreze un plan al acţiunii pe care şi-a propus. Acest plan va stabili procesul care va fi examinat şi obiectivele echipei. În faza incipienta planul are un caracter general, dar pe parcursul aplicării planului, acesta va deveni din ce în ce mai specific, putând fi necesare şi măsuri alternative.

7.2. Analiza

Analiza cuprinde două subfaze.

7.2.1.Stabilirea măsurătorilor care să demonstreze că modificarea a fost efectuată.

Pentru a desfăşura un proces de îmbunătăţire echipa va trebuie să stabilească unde trebuie aplicată modificarea şi dacă modificarea a avut într-adevăr loc. Aceasta presupune efectuarea de măsurători înainte şi după aplicarea ideilor de modificare. Este tentantă utilizarea de măsurători ale procesului deja existente, dar acestea s-ar putea să nu fie reprezentative pentru procesul schimbat.

7.2.2. Identificarea cauzelor de bază

Aceasta este esenţială când o echipă încearcă să determine dacă o modificare este rezultatul direct al schimbării efectuate sau numai efectul acesteia. Este important în cadrul procesului de îmbunătăţire ca să se distingă cauza ş efectul.

7.3. Îmbunătăţirea procesului

7.3.1.Generarea de idei pentru îmbunătăţire

Odată obiectivele stabilite în cadrul unui anumit proces, echipa poate dezvolta idei de îmbunătăţire care vor ajuta la îndeplinirea obiectivelor propuse.

7.3.2. Alegerea soluţiei optime

După ce au fost generate o multitudine de idei de îmbunătăţire, acestea trebuie analizate în detaliu. Unele vor fi uşor de implementat, altele

PS- 8.5.1. Pag. 6 / 9

SC…. COD

Ed. 1 Rev. 0PS- 8.5.1.

ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ

aproape imposibile. Cele uşor de implementat ar putea aduce câştiguri minime, altele cu un grad mare de dificultate la implementare ar putea aduce câştiguri considerabile. La fel de adevărat este că unele modificări ar avantaja sau frustra pe unii. De aceea este nevoie de efectuarea unei analize atente a tehnicilor de modificare, pentru a obţine o imagine clară implicaţiilor.

7.3.2.1. Îmbunătăţirea Continuă

Principii

Există o multitudine principii ajutătoare pentru îmbunătăţirea continuă. Pe parcursul timpului totuşi s-au cristalizat un set de întrebări care au fost puse în mod constant:

Scopul – de ce a apărut acest pas?

Locul – trebuie efectuat în acest loc?

Secvenţa – este aceasta ordinea corectă a avenimentelor?

Personalul – persoana aceasta ar trebuie să o efectueze?

Metoda - există şi un mod mai bun de a-l efectua?

Eliminarea tuturor sarcinilor care nu adaugă valoareReducerea sau modificarea paşilorAtenţie la oportunităţi pentru a combina diferiţi paşi

Îmbunătăţirea Continuă şi Ciclul PDSA

Caracterul repetitiv şi ciclic al îmbunătăţirii continue este cel mai bine prezentat de ceea ce original s-a numit ciclul Planifică- Efectuează- Verifică -Acţionează (Plan Do Check Act) - acum cunoscut ca Planifică Efectuează Studiază Acţionează (Plan Do Study Act) .

Acest ciclu începe cu Planifică, fază ce implică colectarea şi analiza datelor pentru a formula un plan de acţiune care va îmbunătăţi performanţa. Odată planul întocmit , urmează faza Efectuează – sau implementează - a ciclului. Următoarea fază din ciclu este Studiază. Aici planul implementat este evaluat pentru a se vedea dacă a furnizat îmbunătăţirile scontate.

În final vine faza Acţionează. Pe durata aceste faze modificarea dacă aceasta a fost reuşită, este consolidată. Dacă pe durata probei se constată că modificarea nu este un succes, sunt identificate

PS- 8.5.1. Pag. 7 / 9

SC…. COD

Ed. 1 Rev. 0PS- 8.5.1.

ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ

învăţămintele din încercare şi formulate planuri de îmbunătăţire în continuare. Apoi este demarat al doilea ciclu PDSA.

7.3.3. Proiectarea implementării

Odată ce îmbunătăţirea dorită a fost proiectată, trebuie elaborat un plan de implementare a modificării. Tehnici de planificare ca cel prezentat în anexa Analiza Căilor Critice poate fi utilizat la programarea activităţilor. Aceasta este o tehnică de planificare care permite echipei de îmbunătăţire să se concentreze asupra activităţilor critice cerute de îndeplinirea cu succes a proiectului.

Echipa va trebui să decidă dacă va limita schimbarea sau o va implementa la o scară mai largă. Aceasta depinde de evidenţele acumulate pe parcursul implementării. Ca o regulă generală este ca îmbunătăţirea să fie împlementată la început pe un domeniu limitat.

7.3.4.Implementarea modificării propuse Odată îmbunătăţirea planificată, aceasta poate fi implementată.Implementarea ar trebuie efectuată în conformitate cu planul întocmit, totuşi aceasta va necesita analize constante pentru determinarea deviaţiilor care ar putea apărea.

7.3.5. Măsurarea reuşitei

Dacă implementarea este reuşită, echipa poate trece la faza următoare. Dacă rezultatele nu sunt cele aşteptate sunt schimbate ipotezele şi retestate. Eroarea de a atinge rezultatele scontate poate fi privit ca un pas pozitiv în eliminarea unei ipoteze eronate şi permite echipei să se concentreze pe alte domenii.

7.3.6. Comunicarea rezultatelor

Rezultatele muncii de îmbunătăţire trebuie comunicate atât în interiorul cât şi în exteriorul organizaţiei pentru a stimula o cultură de îmbunătăţire şi de a stimula şi pe alţii să încerce asemenea activităţi.Atât proiectele reuşitele cât şi eşecurile trebuie comunicate.Comunicarea desfăşurării şi a rezultatelor unui anumit proiect trebuie efectuate încă în faza de început al proiectului. Aceasta va permite şi altora din cadrul organizaţiei să fie ţinuţi la curent cu desfăşurarea proiectului.

PS- 8.5.1. Pag. 8 / 9

SC…. COD

Ed. 1 Rev. 0PS- 8.5.1.

ÎMBUNĂTĂŢIRE CONTINUĂ

8.0. Evaluări

Efectele acestei proceduri sunt rezultatele obţinute la implementarea planurilor de îmbunătăţire şi nivelul de realizare al obiectivelor SMSA.

9.0.Înregistrări

Această procedură cuprinde domeniile de aplicare a procedurilor referitoare la obiectivele SMSA, la acţiunile preventive şi corective. Din acest motiv înregistrările acestei proceduri sunt comune cu a celor menţionate.

Denumire documentResponsabil de păstrarea înregistrării

Cerinţe pentru păstrare

Locul Cod document

Ciclul îmbunătăţirii continue CESA 3ani Documentele SMSA

-

Analiza Căilor Critice Ghid CESA 3ani Documentele SMSA

-

Cerere de acţ.corectivă-CAR

CESA 3 ani Documentele SMSA

F-7.10.2-01

10. 0.Anexe.

- Anexa 1: Ciclul îmbunătăţirii continue, - Anexa 2 : Analiza Căilor Critice Ghid,

- Anexa 3: Cerere de acţiune corectivă F-7.10.2-01

PS- 8.5.1. Pag. 9 / 9