Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PT TRUSTINDO PRIMA KARYA
PROSEDUR SISTEM
PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL
TPK-06. Rev.K 20/06/2016
Samarinda, 20 Juni 2016
Disahkan Oleh :
Ir. Kurnia
Direktur Utama
Nomor Salinan :
Distribusi Kepada :
Status Distribusi : √ Dikendalikan
Tidak Dikendalikan
TPK-06 Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
i
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ......................................................................................................... ..... i
1. RUANG LINGKUP ......................................................................................... 1
2. ACUAN ......................................................................................................... 1
3. ISTILAH DAN DEFINISI ................................................................................ 1
4. PERSYARATAN UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA ............................ 1
4.1. Persyaratan Umum ........................................................................................ 1
4.2. Persyaratan Sumber Daya ............................................................................ 2
5. PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL ........................................ 5
5.1. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk ETPIK yang Telah Memiliki S-LK dan
Seluruh Pemasoknya Telah Memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP .............. 5
5.2. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui Pelaksanaan VLBB bagi Eksportir
Produk Industri Kehutanan yang belum bersertifikat S-LK ............................. 7
5.3. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk ETPIK dan ETPIK Non- Produsen yang
Telah Memiliki S-LK yang Diterbitkan oleh LVLK selain dari PT Trustindo
Prima Karya ................................................................................................... 8
5.4. Penerbitan Dokumen V-Legal ........................................................................ 9
5.5. Perpanjangan dan Penggantian Dokumen V-Legal ..................................... 11
5.6. Pembatalan Dokumen V-Legal .................................................................... 12
5.7. Sub - Kontrak .............................................................................................. 13
5.8. Evaluasi Penerbitan Dokumen V-Legal ....................................................... 13
5.9. Publikasi, Pelaporan, Dokumentasi Penerbitan Dokumen V-Legal .............. 13
6.0 DOKUMENTASI .......................................................................................... 15
7.0 LAMPIRAN .................................................................................................. 15
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
1
1. RUANG LINGKUP
Prosedur sistem ini mencakup persyaratan umum Klien Dokumen V-Legal dan
PT Trustindo Prima Karya (Penerbit Dokumen V-Legal), persyaratan sumber
daya penerbit Dokumen V-Legal; tata cara penerbitan, perpanjangan,
penggantian dan pembatalan Dokumen V-Legal; serta publikasi, pelaporan dan
dokumentasi Dokumen V-Legal.
2. ACUAN
Prosedur sistem sertifikasi legalitas kayu ini menggunakan acuan normatif
berdasarkan:
a. ISO/IEC 17065:2012 Penilaian Kesesuaian - Persyaratan untuk Lembaga
Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa.
b. Peraturan Menteri Kehutanan No. P.30/MenLHK/Setjen/PHPL.3/3/2016
tentang Standar dan Pedoman PelaksanaanPenilaian Kinerja Pengelolaan
Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK)
c. Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan No.
P.14/PHPL/SET/4/2016 tentang Pedoman Penerbitan Dokumen V-Legal
d. Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 25/M-DAG/PER/4/2016 tentang
Perubahan atas Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 89/M-
DAG/PER/10/2015 tentang ketentuan Eksport Produk Industri Kehutanan.
3. ISTILAH DAN DEFINISI
Prosedur ini tidak menggunakan istilah dan definisi yang spesifik, setiap istilah
dan definisi mengacu kepada istilah dan definisi yang ada pada refernsi standar
dan peraturan perundangan yang diacu pada referensi di Panduan Mutu
Manajemen (TPK-MS Rev. K:01/06/2016).
4. PERSYARATAN UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA
4.1. Persyaratan Umum
4.1.1. Klien Dokumen V-Legal harus merupakan badan hukum, atau bagian yang
disebut dari badan hukum, sehingga badan hukum tersebut dapat bertanggung
jawab secara hukum atas seluruh kegiatan penerbitan Dokumen V-Legal.
4.1.2. Pemohon atau calon Klien penerbitan dokumen V-Legal yang dapat mengajukan
permohonan kepada PT Trustindo Prima Karya adalah :
a. Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen yang telah memiliki Sertifikat
Legalitas kayu (S-LK) yang diterbitkan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya
dan seluruh pemasoknya telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP.
b. Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen yang belum mendapat S-LK
dilakukan dengan mekanisme Verifikasi Legalitas Bahan Baku (VLB) dengan
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
2
batas waktu pelaksanaan VLBB Sementara adalah sampai dengan 31
Agustus 2016.
c. Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen yang telah memiliki S-LK
yang diterbitkan oleh LVLK selain dari PT Trustindo Prima Karya,
dikarenakan LVLK yang bersangkutan dicabut penetapannya oleh Direktur
Jenderal atas nama Menteri Kehutanan.
4.1.3. Pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal oleh PT Trustindo Prima Karya harus
berdasarkan pada Perjanjian atau Kontrak yang berkekuatan hukum mengenai
ketentuan kegiatan penerbitan Dokumen V-Legal kepada Klien. Kontrak
penerbitan Dokumen V-Legal harus mempertimbangkan tanggung jawab PT
Trustindo Prima Karya dan Kliennya.
4.1.4. PT Trustindo Prima Karya melaksanakan sendiri pekerjaan penerbitan Dokumen
V-Legal pada seluruh Klien, tidak melakukan sub kontrak untuk seluruh dan/atau
sebagian pekerjaannya kepada pihak lain.
4.1.5. Kebijakan dan prosedur penerbitan Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya
diterapkan dan berlaku sama bagi seluruh Klien (tidak diskriminasi).
4.1.6. Seluruh informasi milik Klien yang diperoleh atau dibuat selama pelaksanaan
penerbitan Dokumen V-Legal dianggap sebagai rahasia. Kecuali informasi yang
disediakan oleh Klien untuk publik, atau ketika disepakati bersama (misalnya
untuk tujuan menanggapi keluhan).
4.1.7. PT Trustindo Prima Karya menyediakan informasi publik terkait kegiatan
penerbitan Dokumen V-Legal melalui Website PT Trustindo Prima Karya dan
Website SILK (Sistem Informasi Legalitas Kayu – Kementerian Lingkungan Hidup
dan Kehutanan).
4.2. Persyaratan Sumber Daya
4.2.1. Sumber daya PT Trustindo Prima Karya untuk pelaksanaan penerbitan Dokumen
V-Legal terdiri dari personil atau kelompok personil dengan jabatan:
a) Pengambil Keputusan;
b) Penerbit/Penandatangan Dokumen V-Legal;
c) Auditor VLBB ; dan
d) Supporting staff, terdiri dari Pengelola Sistem Informasi Penerbitan
Dokumen V-Legal dan IT Programmer.
4.2.2. Setiap personil atau kelompok personil yang terlibat dalam pelaksanaan
penerbitan Dokumen V-Legal diangkat oleh Direktur Utama berdasarkan hasil
seleksi pemenuhan standar kompetensi melalui prosedur pengangkatan
karyawan/jabatan di PT Trustindo Prima Karya.
4.2.3. Pengambil Keputusan bertindak sekaligus menjadi Penanggung jawab
penerbitan Dokumen V-Legal pada Lokasi Penerbitan yang ditetapkan. Setiap
Lokasi Penerbitan Dokumen V-Legal harus memiliki minimal 1 (satu) personil
Pengambil Keputusan.
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
3
4.2.4. Fungsi dan kriteria kompetensi (kualifikasi) setiap personil pelaksanaan
penerbitan Dokumen V-Legal.
1) Pengambil Keputusan
Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang:
Melakukan review (kajian) terhadap hasil audit/verifikasi/VLBB/ pemenuhan
persyaratan penerbitan/perpanjangan /pembatalan Dokumen V-Legal dan
memutuskan dapat atau tidak Dokumen V-Legal
diterbitkan/diperpanjang/dibatalkan.
Kriteria Kompetensi (Kualifikasi) :
a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya, minimal setingkat Manajer,
b. Pendidikan minimal S-1 bidang Kehutanan,
c. Memiliki sertifikat pelatihan calon auditor VLK Industri; dan
d. Memiliki pengalaman sebagai auditor VLK Industri.
2) Penerbit/Penandatangan Dokumen V-Legal
Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang:
a. Melakukan verifikasi surat permohonan V-Legal, Invoice, dan Packing List,
b. Membuat neraca kayu dari klien yang mencakup kecukupan volume
pasokan, pemakaian bahan baku, hasil produksi, pengeluaran produk
dengan memperhatikan faktor rendemen
c. Menandatangani Dokumen V-Legal (penerbitan) dan/atau penundaan
penerbitan dokumen V-Legal
d. Melakukan input data/profil klien V-Legal dalam Portal SILK
http://slik.dephut.go.id
e. Membuat laporan penerbitan, pembatalan, dan ketidaksesuain penerbitan
V-Legal kepada instansi terkait secara periodik,
f. Meminta dokumen PEB dari klien dan membuat laporan penerbitan PEB,
g. Memastikan seluruh penerbitan dokumen V-Legal telah dilengkapi dengan
semua persyaratan yang diperlukan untuk terbitnya dokumen V-Legal,
h. Mendokumentasikan rekaman penerbitan dokumen V-legal,
Kriteria Kompetensi (Kualifikasi) :
a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya,
b. Pendidikan minimal S-1 bidang Kehutanan,
c. Memiliki sertifikat pelatihan calon auditor VLK Industri,
d. Memiliki pengalaman sebagai auditor VLK Industri,
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
4
e. Memahami standar dan pedoman penerbitan dokumen V-Legal dari
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan beserta aturan terkait
lainnya,
f. Memahami mekanisme ekspor produk industri kehutanan; dan
g. Menguasai teknik informatika pada sistem informasi penerbitan dokumen
V-Legal PT Trustindo Prima Karya.
3) Auditor VLBB
Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang:
Melakukan pemeriksaan langsung di lapangan untuk menilai kesesuaian izin
dokumen pasokan bahan baku, dan produk yang akan diekspor berdasarkan
informasi permohonan penerbitan Dokumen V-Legal.
Kriteria Kompetensi (Kualifikasi) :
a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya atau Sub Kontrak,
b. Pendidikan minimal S-1 bidang kehutanan, pertanian, ekonomi atau
industri,
c. Memiliki sertifikat pelatihan calon auditor VLK Industri; dan
d. Memiliki pengalaman sebagai auditor VLK Industri.
4) Supporting Staff
Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang:
Membantu tugas Penerbit/Penandatangan Dokumen V-Legal dalam
pengelolaan sistem informasi Penerbitan dokumen V-Legal terkait input data,
publikasi, dan dokumentasi serta pemeliharaan dan up grading software dan
hardware sistem informasi Penerbitan dokumen V-Legal.
Kriteria Kompetensi (Kualifikasi) :
a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya atau Sub Kontrak,
b. Pendidikan minimal D-3 bidang Teknik Informatika; dan
c. Memahami prosedur sistem pelaksanaan Penerbitan Dokumen V-Legal
PT Trustindo Prima Karya.
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
5
5. PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL
5.1. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk Eksportir Produk Industri Kehutanan yang
Telah Memiliki S-LK dan Seluruh Pemasoknya Telah Memiliki S-PHPL atau S-LK
atau DKP
5.1.1. Kontrak Penerbitan Dokumen V-Legal
a. Manajer Sertifikasi Industri bertanggung jawab untuk menyiapkan kontrak
penerbitan dokumen V-Legal dengan klien yang akan mengajukan
penerbitan dokumen V-Legal. Isi kontrak setidaknya berisi :
- Pihak yang akan melakukan penerbitan dokumen V-Legal (PT Trustindo
Prima Karya),
- Pihak pemohon penerbitan dokumen V-Legal (klien),
- Rincian biaya penerbitan dokumen V-Legal dan tata cara pembayaran
- Hak dan kewajiban PT Trustindo Prima Karya sebagai lembaga penerbit
dokumen V-Legal,
- Hak dan kewajiban klien yang mengajukan permohonan V-Legal,
- Penyelesaian perselisihan
- Force majeure
b. Kontrak sertifikasi dianggap sah apabila ditandatangani oleh kedua belah
pihak setelah terjadi kesepakatan biaya penerbitan dokumen V-Legal dan
semua hak dan kewajiban masing-masing pihak yang merupakan dasar
dalam melakukan kegiatan penerbitan dokumen V-Legal,
c. Direktur Utama bertangung jawab untuk menandatangani kontrak penerbitan
dokumen V-Legal,
d. Kontrak dibuat dua eksemplar dan dikirimkan ke alamat pemohon dan dibuat
satu copy sebagai file.
5.1.2. Permohonan Verifikasi Penerbitan dokumen V-Legal
a. Setelah kontrak ditandatangani kedua belah pihak, pemohon dokumen V-
Legal mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab
mengajukan/menandatangani permohonan V-Legal kepada PT Trustindo
Prima Karya dengan menggunakan surat penetapan atau surat kuasa oleh
pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akte notaris.
b. Pemohon dokumen V-Legal mengajukan permohonan penerbitan dokumen
V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan mengisi formulir
permohonan penerbitan V-Legal (VLK-13) dengan dilampiri salinan Invoice
dan Packing List barang yang akan diekspor.
c. Pemohon dokumen V-Legal mengirimkan salinan dokumen LMK atau
laporan persedian, dokumen/daftar pesanan produk, salinan dokumen
angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
6
yang terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor, apabila
diperlukan PT Trustindo Prima Karya akan meminta contoh produk yang akan
diekspor.
d. Permohonan penerbitan dokumen V-Legal juga dapat dilakukan dengan
menggunakan cara web-form pada Aplikasi Pelayanan Penerbitan Dokumen
V-Legal PT Trustindo Prima Karya (TrustSys).
5.1.3. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal Eksportir Produsen dan Eksportir Non
Produsen
a. Petugas Penerbit dokumen V-Legal bertanggung jawab untuk menerima dan
mencatat setiap permintaan penerbitan dokumen V-Legal yang dikirimkan ke
PT Trustindo Prima Karya.
b. Petugas Penerbit dokumen V-Legal melakukan verifikasi pada setiap
pelaksanaan ekspor meliputi dokumen LMK, dokumen/daftar pesanan
produk dan dokumen pasokan bahan baku terkait kayu dan produk kayu yang
akan diekspor, rendemen, salinan dokumen angkutan hasil hutan yang sah,
salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok dan apabila
diperlukan contoh produk yang akan di ekspor.
c. Pemohonan Eksportir non-produsen mengirimkan salinan LMK atau laporan
persediaan setiap bulan dari seluruh industri pemasoknya kepada PT
Trustindo Prima Karya dan juga mengirimkan salinan Nota Angkutan/surat
jalan pembelian produk yang berasal dari industri pemasoknya disertai
dengan salinan S-LK atau DKP dari pemasok tersebut kepada PT Trustindo
Prima Karya.
d. Petugas Penerbit dokumen V-Legal memastikan bahwa setiap bulan klien
melaporkan dokumen LMK atau laporan persedian produk yang digunakan
sebagai acuan untuk membuat neraca stock kayu, neraca stock kayu
memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian bahan baku dengan
memperhatikan faktor rendemen dalam proses produksi, neraca stock kayu
ini sebagai data pokok verifikasi penerbitan V-Legal.
e. Apabila dalam verifikasi terdapat perbedaan antara data pada dokumen LMK
atau laporan persedian dengan salinan dokumen angkutan hasil hutan yang
sah dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok, maka
Petugas Penerbit V-Legal PT Trustindo Prima Karya meminta klarifikasi
terlebih dahulu kepada klien dan apabila diperlukan akan melakukan
pemeriksaan fisik secara sampling.
f. Petugas Penerbit V-Legal bertanggung jawab memastikan pemohon secara
teratur mengirimkan rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari
pemasok yang berisi informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S-
PHPL atau SLKatau DKP dari pemasok sebagai acuan untuk memperbaharui
data pasokan neraca stock kayu. Apabila diperlukan, PT Trustindo Prima
Karya dapat meminta asli dokumen angkutan dan dokumen S-PHPL atau S-
LK atau DKP dari pemasok.
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
7
g. Dalam hal eksportir produsen menerima kayu bongkaran/ kayu bekas (daur
ulang) termasuk sampah kayu bukan dari kayu lelang yang dilengkapi surat
keterangan/ berita acara dari Dinas yang membidangi kehutanan atau dari
Aparat Desa/Kelurahan merupakan DKP dan terhadap produk olahan
tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
h. Dalam hal eksportir produsen menerima kayu olahan dari Hutan Hak yang
dilengkapi S-LK atau DKP, terhadap produk olahan tersebut dapat
dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
i. Petugas Penerbit V-Legal bertanggung jawab memastikan bahwa tidak ada
produk yang diekspor menggunakan kayu yang berasal dari kayu lelang,
dokumen V-Legal tidak akan diterbitkan jika pemohon menggunakan kayu
dari kayu lelang.
5.2. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui Pelaksanaan VLBB bagi Eksportir Produk
Industri Kehutanan yang belum bersertifikat S-LK.
5.2.1. Pengaturan Pelaksanaan VLBB Sementara
a. VLBB Sementara adalah penelusuran legalitas bahan baku yang dilakukan
oleh LVLK sebagai penerbit Dokumen V-Legal Terhadap pemasok
kayu/produk kayu atau pelaku ekspor yang belum memiliki S-LK, untuk
memastikan bahwa bahan baku yang digunakan pemasok atau pelaku
ekspor benar-benar berasal dari kawasan hutan yang telah memiliki S-PHPL
atau S-LK atau DKP
b. Permohonan pelaksanaan VLBB-sementara hanya dapat dilakukan oleh
pemegang IUI dan pemegang TDI kepada LVLK dan ditembuskan ke
Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Produksi Lestari Kementerian
Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Direktur Jenderal Industri Kecil dan
Menengah Kementerian Perindustrian, dan Direktur Jenderal Perdagangan
Luar Negeri, Kementerian Perdagangan.
c. Batas akhir pelaksanaan VLBB-Sementara adalah sampai dengan 31
Agustus 2016.
d. Pelaksanaan VLBB Sementara hanya dapat dilakukan apabila sudah ada
kontrak kerjasama antara PT Trustindo Prima Karya dengan pelaku usaha
untuk dilakukan kegiatan sertifikasi dalam rangka mendapatkan S-LK.
e. Setelah ada kesepakatan atau kontrak kerjasama sertifikasi legalitas kayu
dengan calon auditee, selanjutnya PT Trustindo Prima Karya akana
menyampaikan surat pemeberitahuan akan dilaksanakan VLBB terhadap
audiee kepada Direktur Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan untuk dapat
dilakukan pencatatan.
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
8
5.2.2. Tata Cara Pelaksanaan VLBB Sementara
a. Berdasarkan surat permohonan VLBB dari audite Manajer Sertifikasi Industri
akan menentukan dan menunjuk jumlah dan nama auditor, serta jumlah hari
dalam kegiatan VLBB.
b. Auditor PT Trustindo Prima Karya akan membuat jadwal VLBB dan akan
mengirimkan jadwal VLBB kepada pemohon untuk dimintakan
persetujuannya.
c. Pelaksanan VLBB meliputi pemerikasaan :
- Pemeriksaan perizinan pemasok (minimal memiliki SIUP),
- Pemeriksaan dokumen pasokan bahan baku dari pemasok yang belum
memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP dan kesesuaiannya dengan
lapaoran mutasi kayu atau laporan persediaan,
- Pemeriksaan bahan baku dilakukan pada seluruh pemasok yang belum
memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP,
- Dalam hal asal usul pasokan kayu dari hutan hak yang menggunkan
Nota Angkutan dan/atau SKAU, maka verifikasi dilakukan secara
sampling.
d. Berdasarkan hasil audit lapangan auditor akan membuat laporan VLBB, dari
hasil laporan VLBB tersebut auditor membuat rekomendasi hasil VLBB untuk
diteruskan kepada penanggung jawab Penerbit V-Legal PT Trustindo Prima
Karya.
e. Laporan VLBB dan rekomendasi hasil VLBB digunakan sebagai data pokok
untuk penerbitan Dokumen V-Legal
f. Setelah pelaksanaan VLBB, pemohon dokumen V-Legal mendaftarkan
petugas yang bertanggung jawab mengajukan/menandatangani permohonan
V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan menggunakan surat
penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum
dalam akte notaris.
g. Pemohon dokumen V-Legal VLBB mengajukan permohonan penerbitan
dokumen V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan mengisi formulir
permohonan penerbitan V-Legal (VLK-13 ) dengan dilampiri salinan Invoice
dan Packing List barang yang akan diekspor.
h. Dokumen V-Legal melalui VLBB sementara hanya diterbitkan selama proses
sertifikasi langsung.
i. Setelah auditee dinyatakan telah memiliki S-LK, PT Trustindo Prima Karya
akan menyapaikan surat kepada Direktur Pengolahan dan Pemasaran Hasil
Hutan untuk penghentian penerbitan V-Legal melalui VLBB
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
9
5.3. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk Eksportir Produsen dan Eksportir Non-
Produsen yang Telah Memiliki S-LK yang Diterbitkan oleh LVLK selain dari PT
Trustindo Prima Karya
5.3.1. Penerbitan V-Legal dengan mekanisme ini dilakukan apabila LVLK penerbit
dokumen V-Legal Eksportir Produsen atau Eksportir Non-Produsen asalnya
dibekukan akreditasinya oleh Lembaga Akreditasi (KAN) dan dicabut
penetapannya oleh Direktur Jenderal atas Nama Menteri.
5.3.2. Pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya
akibat LVLK pemohon dibekukan oleh Lembaga Akreditasi dilakukan apabila
usulan pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo
Prima Karya telah diketahui oleh Direktur.
5.3.3. Pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya
akibat LVLK pemohon dicabut penetapannya oleh Direktur Jenderal atas nama
Menteri dilakukan apabila usulan pengalihan penerbitan dokumen V-Legal
kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya telah ditetapkan oleh Direktur Jenderal
atas nama Menteri.
5.3.4. Pemohon V-Legal harus tunduk dan mengikuti mekanisme atau prosedur
penerbitan yang dilakukan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya.
5.3.5. Penerbitan dokumen V-Legal pada LVLK PT Trustindo Prima Karya berakhir
apabila telah mendapatkan persetujuan atau penetapan kembali sebagai LVLK
dan penerbit dokumen V-Legal oleh Menteri.
5.4. Penerbitan Dokumen V-Legal
PT Trustindo Prima Karya menyediakan mekanisme Penerbitan dokumen V-
Legal dengan berbagai cara yaitu secara online (melalui Aplikasi Pelayanan
Penerbitan Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya (TrustSys) dan melalui
Portal SILK) dan penerbitan dokumen V-Legal secara manual.
5.4.1. Penerbitan V-Legal secara Online
5.4.1.1. Apabila dokumen dan data-data pemohon dokumen V-Legal dari pemohon sudah
lengkap dan sesuai, maka petugas penerbit dokumen V-Legal berkewajiban
untuk mengirimkan data untuk penerbitan dokumen tersebut ke sistem informasi
LIU untuk di verifikasi kecukupannya dengan menggunakan aplikasi TrustSys
dan/atau menggunakan Portal SILK dilakukan dengan cara web-form,
5.4.1.2. Setelah data dari pemohon dinyatakan “MEMENUHI” persyaratan maka dokumen
V-Legal akan diterbitkan oleh PT Trustindo Prima Karya selambat-lambatnya 3
(tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan penuhi persyaratannya.
Apabila dalam hal penerbitan Dokumen V-Legal memerlukan kegiatan inspeksi
dan/atau pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang akan diekspor,
maka PT Trustindo Prima Karya menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
10
lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan inspeksi dan/atau
pemeriksaan fisik.
5.4.1.3. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-legal dinyatakan “TIDAK
MEMENUHI”, PT Trustindo Prima Karya tidak menerbitkan Dokumen serta akan
menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian Penerbitan V-Legal (VLK-14) dan akan
menyampaikan laporan tersebut kepada Direktur Jenderal.
5.4.1.4. Pemohon menyerahkan salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari
kalender sejak tanggal terbitnya dokumen V-Legal.
5.4.1.5. Dokumen V-Legal yang tidak dapat dipastikan penggunaannya dalam waktu 30
(tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya karena tidak dikirimkan salinan
PEB yang dibuktikan dengan pengiriman salinan PEB kepada LVLK, maka
pelayanan penerbitan Dokumen V-Legal selanjutnya ditunda sampai dengan
Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen menyampaikan laporan PEB
yang diminta.
5.4.1.6. PT Trustindo Prima Karya akan menerbitkan dokumen V-Legal dibuat 7 (tujuh)
rangkap, dengan peruntukan sebagai berikut :
a. Lembar ke-1 (warna putih), untuk otoritas kompeten negara tujuan,
b. Lembar ke-2 (warna kuning), untuk pabean negara tujuan,
c. Lembar ke-3 (warna putih) untuk Importir,
d. Lembar ke-4 (warna putih) untuk LVLK,
e. Lembar ke-5 (warna putih), untuk Eksportir,
f. Lembar ke-6 (warna putih), untuk Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu,
g. Lembar ke-7 (warna putih), untuk Pabean Indonesia.
5.4.2. Penerbitan V-Legal secara Manual
PT Trustindo Prima Karya akan melakukan penerbitan dokumen dengan
ketentuan sebagai berikut :
a. Dalam hal Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena kahar
(force majeure).
b. Keadaan kahar (force majeure) sebagaimana dimaksud pada dapat berupa:
- Bencana alam berupa banjir, gempa bumi, longsor, bencana- bencana
lainnya yang terjadi secara alami, dan/atau,
- Kebakaran, pemadaman listrik, dan pencurian peralatan, dan/atau,
- Kerusakan dan tidak berfungsinya sarana dan prasarana pendukung
sistem aplikasi Sistem Informasi Legalitas Kayu selama lebih dari 4
(empat) jam.
c. Keadaan kahar (force majeure) berupa bencana alam dinyatakan oleh
Pejabat berwenang, sedangkan kebakaran dan kerusakan melalui surat
edaran Direktur Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan dan
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
11
disampaikan kepada LVLK, Inatrade, INSW, dan competent
authority/pejabat yang berwenang di negara tujuan.
d. Penerbitan Dokumen V-Legal dilakukan dengan mengisi Dokumen V-Legal
yang diperuntukkan untuk penerbitan secara manual (ditandai dengan
stempel “MANUAL” di sebelah kanan atas).
e. Pengisian dapat dilakukan dengan tulis tangan, mesin ketik maupun dengan
alat elektronik lainnya. Dokumen V-Legal ditandatangani pejabat yang diberi
kewenangan oleh PT Trustindo Prima Karya serta dibubuhi cap PT Trustindo
Prima Karya. Pejabat tersebut adalah pejabat yang specimen tanda
tangannya telah disampaikan kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas
Kayu.
f. Dokumen V-Legal dalam bentuk manual yang telah diterbitkan oleh PT
Trustindo Prima Karya disampaikan kepada LIU, Inatrade, dan INSW.
g. Dalam keadaan kondisi kahar (force majeure) telah berakhir yang
disampaikan melalui surat edaran dan/atau pemberitahuan secara elektronik
oleh pejabat yang berwenang, maka penerbitan DokumenV-Legal secara
manual tidak berlaku lagi.
h. Setelah SILK online kembali berfungsi maka PT Trustindo Prima Karya
bertanggung jawab untuk melakukan entry Dokumen V-Legal yang dibuat
secara manual.
5.5. Perpanjangan Dan Penggantian Dokumen V-Legal
5.5.1. Perpanjangan Dokumen V-Legal
5.5.1.1 Pemohon dapat melakukan perpanjangan dokumen V-Legal kepada PT Trustindo
Prima Karya dalam hal terjadi force majoure atau sebab-sebab yang sah lainnya
di luar kendali Eksportir Produsen atau Eksportir Non-Produsen, PT Trustindo
Prima Karya dapat memperpanjang masa berlaku selama-lamanya 2 (dua) bulan.
5.5.1.2. Pemohon membuat dan mengajukan surat permohonan perpanjangan dokumen
V-Legal yang berisi alasan perpanjangan dokumen V-Legal dengan melampirkan
dokumen V-Legal lembar ke 5.
5.5.1.3. Petugas Penerbit dokumen V-Legal melakukan verifikasi terhadap kebenaran
alasan perpanjangan tersebut, apabila dinyatakan sesuai, maka PT Trustindo
Prima Karya akan memperpanjang masa berlaku dokumen V-Legal selambat-
lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan alasan
terjaadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya dan dilaporkan ke LIU.
5.5.1.4. Dokumen V-Legal perpanjangan waktu harus berisi informasi dan referensi yang
sama dengan Dokumen V-Legal yang diperpanjang, dan diberi tanda "Validated
On" pada kotak 18 dan dilaporkan kepada LIU.
5.5.1.5. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut tidak
dapat diterima, LVLK tidak memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal.
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
12
5.5.2 Penggantian Dokumen V-Legal karena Hilang atau Rusak
5.5.2.1. Pemohon dapat mengajukan penggantian dokumen V-Legal dengan membuat
surat permohonan penggantian kepada PT Trustindo Prima karya dalam hal
terjadi kerusakan atau kehilangan Dokumen V-Legal Lembar ke-1 dan/atau
Lembar ke-2, dalam surat permohonan tersebut memuat alasan penggantian
dengan melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-5.
5.5.2.2. Petugas penerbit Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya melakukan
verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut.
5.5.2.3. Apabila hasil verifikasi dan alasan penggantian dapat diterima, maka PT
Trustindo Prima Karya akan menerbitkan penggantian Dokumen V-Legal
selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak diterimanya
permohonan penggantian dan melaporkannya ke LIU.
5.5.2.4. Dokumen V-Legal pengganti harus berisi informasi dan referensi yang sama
dengan Dokumen V-Legal yang digantikan, dan diberi tanda “Replacement
Licence” pada kotak 18 dan dilaporkan kepada LIU.
5.5.2.5. Dengan diterbitkannya Dokumen V-Legal pengganti, maka Dokumen V-Legal
yang hilang/rusak dinyatakan tidak berlaku.
5.5.2.6. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut tidak
dapat diterima, maka PT Trustindo Prima Karya tidak mengganti DokumenV-
Legal.
5.6. Pembatalan Dokumen V-Legal
5.6.1.
Pembatalan Dokumen V-Legal dilakukan terhadap:
a. Dokumen V-Legal tidak digunakan karena tidak jadi ekspor dan/atau terjadi
perubahan dalam PEB.
b. Dokumen V-Legal telah digunakan namun terjadi gagal ekspor dalam hal:
- barang yang diekspor hilang atau rusak sebelum sampai di Negara tujuan;
dan/atau
- terjadi perubahan tujuan ekspor.
5.6.2.
Pemohon dapat melakukan pembatalan dokumen V-legal kepada PT Trustindo
Prima Karya dalam hal terjadi gagal ekspor dengan menyebutkan alasan
pembatalan serta melampirkan dokumen V-Legal Lembar ke-1, 2, 3, 5, dan 7.
5.6.3. Dalam hal terjadi barang yang di ekspor hilang atau rusak sebelum sampai di
negara tujuan, maka Dokumen V-Legal Lembar ke 1, 2, 3, dan 5 dikembalikan
kepada PT Trustindo Prima Karya.
5.6.4. Petugas PT Trustindo Prima Karya akan melakukan verifikasi terhadap
kebenaran gagal ekspor dan apabila hasil verifikasi dinyatakan terjadi gagal
ekspor, maka PT Trustindo Prima Karya membatalkan Dokumen V-Legal
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
13
selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya laporan pembatalan
dan melaporkannya ke LIU dan otoritas pabean Indonesia.
5.6.5. Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan tidak terjadi gagal ekspor, maka PT
Trustindo Prima Karya tidak membatalkan Dokumen V-Legal.
5.7. Sub – Kontrak
5.7.1. Dalam hal LVLK PT Trustindo Prima Karya tidak dapat menjadi penerbit dokumen
V-Legal, LVLK PT Trustindo Prima Karya melakukan kerjasama penerbitan
Dokumen V-Legal dengan LVLK lain yang telah terakreditasi oleh KAN dan
ditetapkan sebagai penerbit Dokumen V-Legal oleh Kementerian Lingkungan
Hidup dan Kehutanan.
5.7.2. Kerjasama dilakukan setelah LVLK PT Trustindo Prima Karya melakukan
verifikasi dengan LIU bahwa LVLK tersebut benar merupakan LVLK penerbit
Dokumen V-Legal.
5.7.3. Kontrak kerjasama Penerbitan Dokumen V-Legal dibuat antara Direktur Utama
LVLK PT Trustindo Prima Karya dengan LVLK penerbit Dokumen V-Legal selama
jangka waktu satu tahun atau hingga LVLK PT Trustindo Prima Karya ditetapkan
sebagai penerbit dokumen V-Legal dengan sepengetahuan Direktur bidang
pengolahan dan pemasaran hasil hutan.
5.7.4. Dalam hal LVLK PT Trustindo Prima Karya telah ditetapkan menjadi penerbit
Dokumen V-Legal, penerbitan Dokumen V-Legal bagi Eksportir Produsen dan
Eksportir Non Produsen dikembalikan dari LVLK lain yang menjalin kontrak
kerjasama penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK PT Trustindo Prima Karya
kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya atas sepengetahuan Direktur bidang
pengolahan dan pemasaran hasil hutan.
5.8. Evaluasi Penerbitan Dokumen V-Legal
5.8.1. LVLK Trustindo Prima Karya melakukan monitoring dan evaluasi terhadap
mekanisme dan pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal untuk memastikan
kepatuhan terhadap ketentuan penerbitan Dokumen V-Legal sesuai ketentuan
dari Kementerian Kehutanan dilakukan setahun satu kali bersamaan dengan
kegiatan internal audit.
5.8.2. Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Auditor Internal yang ditunjuk oleh
Direktur Utama LVLK Trustindo Prima Karya.
5.8.3. Hasil dari monitoring dan evaluasi berupa laporan dengan penjelasan temuan,
tindakan perbaikan yang harus dilakukan untuk menutup temuan.
5.8.4. Hasil monitoring dan evaluasi diserahkan pada Direktur Utama yang selajutnya
akan dibahas dalam Rapat Tinjuan Manajemen.
5.9. Publikasi, Pelaporan, Dokumentasi Penerbitan Dokumen V-Legal
Manajer Sertifikasi V-Legal berkoordinasi dengan petugas penerbit dokumen V-
Legal untuk membuat, melaporkan, dan mempublikasikan penerbitan dokumen
V-Legal. Penanggung jawab V-Legal bertanggung jawab untuk memastikan
pelaporan telah disampaikan kepada pihak-pihak terkait
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
14
5.9.1. Pelaporan
5.9.1.1. Pelaporan V-Legal yang dilakukan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya meliputi
:
a. Menyampaikan Dokumen V-Legal lembar ke-1, ke-2, ke-3, ke-5, dan ke-7
kepada Eksportir Produsen atau Eksportir Non-Produsen, serta lembar ke-6
kepada LIU. Untuk Lembar ke-6 disampaikan 1 (satu) minggu sekali setiap
hari Senin
b. Menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal cq. LIU
paling lambat 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan.
c. Menyampaikan laporan Dokumen V-Legal yang dibatalkan kepada LIU dan
otoritas pabean Indonesia. Laporan kepada LIU disampaikan 1 (satu) minggu
sekali setiap hari Senin.
d. Menyampaikan laporan Dokumen V-Legal yang diperpanjang kepada LIU
dan otoritas pabean Indonesia setiap 1 (satu) minggu sekali setiap hari senin.
e. Menyampaikan laporan Penggantian Dokumen V-Legal yang rusak atau
hilang kepada LIU dan otoritas pabean Indonesia setiap 1 (satu) minggu
sekali setiap hari Senin.
f. Menerbitkan ringkasan publik penerbitan Dokumen V-Legal yang
disampaikan kepada LIU selambat-lambatnya setiap tanggal 10 (sepuluh)
bulan berikutnya dan dimuat dalam portal SILK serta portal Penerbit
Dokumen V-Legal.
g. Menyampaikan rekapitulasi Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur
Jenderal setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada Kementerian
Perdagangan dan Kementerian Perindustrian.
h. Menyampaikan rekapitulasi laporan PEB bulan sebelumnya kepada LIU
paling lambat setiap tanggal 10 (sepuluh) bulan berikutnya.
Menyampaikan ringkasan publik mengenai penerbitan Dokumen V-Legal dan
Laporan Ketidaksesuaian, kepada Direktur Jenderal setiap 3 (tiga) bulan
dengan tembusan kepada KAN, Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri,
Kementerian Perdagangan dan Direktur Jenderal Industri Agro, Kementerian
Perindustrian.
5.9.2. Publikasi
5.9.2.1. Publikasi V-Legal yang dilakukan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya meliputi :
a. Publikasi tentang tata cara permohonan penerbitan dokumen V-Legal, surat
permohonan dokumen V-Legal, mekanisme pengaduan, dan banding dapat
dilihat pada website PT Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net)
b. Publikasi daftar dan profil klien yang diterbitkan dokumen V-Legal pada
website PT Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net) dan portal SILK
TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal
15
c. Publikasi ringkasan publik penerbitan Dokumen V-Legal pada website PT
Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net) dan portal SILK
d. Publikasi mengenai ringakasan publik penerbitan Dokumen V-Legal dan
Laporan Ketidaksesuaian pada website PT Trustindo Prima Karya
(www.trustindo.net).
5.9.3. Dokumentasi Dokumen V-Legal
5.9.3.1. Penerbit V-Legal bertanggung jawab untuk mendokumentasikan dokumen V-
Legal lembar ke 4 yang diterbitkan, perpanjangan, penggantian, dan pembatalan
secara hard copy yang disimpan dalam file per klien atau secara soft copy dalam
media elektronik.
5.9.3.2. Pengarsipan dokumen V-Legal sekurang-kurangnya di simpan selama 4 tahun.
6.0. DOKUMENTASI
Prosedur ini didokumentasikan dalam hard copy dan soft copy dapat berbahasa
Indonesia atau bahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status dan legalitas
yang sama.
7.0. LAMPIRAN
7.1. VLK-13 : Surat Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal
7.2. VLK-14 : Laporan Ketidaksesuaian Penerbitan V-Legal
7.3. VLK-15 : Laporan VLBB