Pubblica Amministrazione Digitale - provincia.bz.it · • Utilizzo delle tecnologie informatiche in tutte le fasi della: – gestione dei procedimenti amministrativi (art. ... –

AUTONOME PROVINZ BOZEN - SÜDTIROL PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO - ALTO ADIGE

Digitalizzazione della pubblica amministrazioneDigitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Pubblica Amministrazione Digitale

Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005)

e norme collegate

Dott. Thomas Perri Legal Assistant - Informatica Alto Adige (SIAG)

[email protected]

2016-2017



Codice dell’amministrazione digitale• Decreto legislativo n. 82 del 2005 (c.d. “CAD”)

• Ha ad oggetto la regolamentazione dell’informatizzazionedella Pubblica Amministrazione:– Obblighi a contenuto digitale per le pubbliche amministrazioni– Diritti digitali di cittadini e imprese– Norme sull’efficacia giuridica e probatoria dei documenti informatici



CAD e normative collegate...il treno della digitali zzazione

Regole tecniche in materia di firme

elettroniche

(DPCM 22/02/2013)

Adeguamenti organizzativi e tecnici:

Manuale di gestione documentale: Formazione documenti in digitale, Copie, Trasmissione (PEC, PE O,

etc), Protocollo informatico, etc.

http://homepage.prov.bz/intranet/protocollo_manuale_gest.jsp?lang=IT

Firma digitale con smart card, firma digitale remota,

firma automatica…,

infodok

Regole tecniche in materia di

conservazione dei documenti informatici

(DPCM 3/12/2013)

SCADENZA 12 APRILE 2017

Regole tecniche in materia di protocollo informatico

(DPCM 3/12/2013)

SCADENZA 12 OTTOBRE 2015

Regole tecniche in materia di formazione,

trasmissione, copia dei

documenti informatici

(DPCM 13/11/2014)

SCADENZA 12 AGOSTO 2016

Conservazione digitale:

convenzione con Polo Archivistico Emilia-Romagna

SPID,

Bollo digitale,

Pagamenti elettronici

Istanze on-online

Fatturazione elettronica

Regolamento EIDAS n. 910/2014

Decreto Trasparenza

Regolamento UE Privacy

Riforma del CAD: in vigore

dal 14 settembre 2016

(D.Lgs.179/2016)



Non si torna più alla carta: 12 agosto 2016 � 14 gennaio 2017

-Comunicazione n. 5 del 11/08/2016 del Direttore Gen erale: “La nostra amministrazione proseguirà nell’attività di digitalizzazione”

- art. 61 D.lgs. 179/2016 (decreto di riforma del CA D in vigore dal 14 settembre 2016: entro 4 mesi aggiornamento regole t ecniche che rimangono in vigore!)



Pubblica amministrazione digitale: cosa significa?

• Utilizzo delle tecnologie informatiche in tutte le fasi della:– gestione dei procedimenti amministrativi (art. 41)– gestione dei documenti (art. 40)

• Significa imparare una nuova lingua amministrativa!

• Fino ad oggi informatizzazione come macchina da scrivere evoluta



Fonte: https://www.iqwig.de/en/press/comments/ema-u se-of-study-data.6118.html

La sfida è vincere la resistenza al cambiamento



Principio di documentalità

• Il documento al centro dell’attivitàamministrativa:– Nel procedimento amministrativo tutto è

documentato!

– Si parte dalla digitalizzazione dei documenti



Ciclo di vita del documento

• FORMAZIONE: è la fase in cui il documento viene creato internamente o acquisito dall’esterno e acquisisce forma e contenuto definitivi (sottofasi: redazione , acquisizione, formati, sottoscrizione )

• GESTIONE: registrazione del documento nel sistema di protocollo con classificazione e fascicolazione. Gestione del documento nell’attività dell’ente: visualizzazione, copie, duplicati, trasmissione, pubblicazione, etc.

• CONSERVAZIONE: trasferimento del documento dall’archivio corrente all’archivio di deposito e successivamente all’archivio storico.



Formazione dei documenti informaticie sanzioni

• Le pubbliche amministrazioni formano (leggi: DEVONO formare) gli originali dei propri documenti , inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici

(Art. 40, D.Lgs. 82/2005 + DPCM 13/11/2014)

• Illegittimità degli originali su carta: inesistenza / annullabilità per violazione di legge (art. 21-octies legge 241/90)

• Responsabilità dirigenziale• Danno erariale



Cosa si intende per formazione dei documenti informatici?

DPCM 13/11/2014

• Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:

a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;• es. Word, Libreoffice, applicazioni informatiche che gestiscono

procedimenti amministrativi e producono automaticamente i documenti (per.es. Wassermanager, Workflow NSO, UVP, Efin usw.)

b) acquisizione dall‘esterno• documento informatico per via telematica o su supporto

informatico (es. via e-mail o su chiavetta)• acquisizione della copia per immagine su supporto informa tico

di un documento analogico � 1)protocollare la carta, 2) scansionare documento, 3) apposizione attestazione conformità, 4) firma digitale per attestare la conformità, 5) caricamento documento in eprocs (INFODOK!)



Formazione dei documenti informaticiDPCM 13/11/2014

c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraversomoduli o formulari resi disponibili all’utente;

– Es. istanze online � egovernment (2° parte del corso)

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di uninsieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo unastruttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

- Es. sistemi informatici che si scambiano informazioni senza intervento umano – cooperazione applicativa (es. fatturazione elettronica)



Formato del documento (estensione)

• Nel mondo digitale, il formato (estensione) del documento informatico è fondamentale perché influisce sul suo utilizzo, sulla gestione e conservazione.

• Nel caso di firma digitale il documento deve essere convertito in formato PDF/A prima della sottoscrizione.



Firme elettroniche• Nel mondo digitale l’efficacia giuridica e il valore probatorio di un documento variano

a seconda del tipo di firma apposta al documento stesso.

• È possibile distinguere due macro-tipologe di firme elettroniche:

– Le “firme deboli” (firma elettronica “semplice”: consentono di ricondurre in qualsiasi forma dei dati elettronici ad un soggetto, ma non assicurano l’integritàdel documento stesso. Il documento è liberamente valutabile in giudizio, tenendo conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza.

• Le firme deboli identificano , quindi non possono essere usate per gli atti ma vanno bene per gli iter approvativi dell’ente (es. gestione degli iter approvativi in un workflow in grado di tracciare le informazioni circa l’identitàdi chi ha effettuato l’approvazione, quando e in quale processo e di collegare queste informazioni al documento stesso – es. BEDE, eLIQ per verifica fattura, DEREG per i pareri, moduli PK Azes)

– Le “firme forti” (firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata e firma digitale ) sono quelle per cui il firmatario non può disconoscere semplicemente la sottoscrizione se non a querela di falso. Garantiscono l’identità dell’autore e l’integrità del documento firmato.



Firma digitalesottoscrizione

• La firma digitale è l’unico strumento paragonabile in tutto e per tutto alla sottoscrizione autografa e sostituisce timbri e allegazioni di documenti d’identità.

• Da utilizzare per sottoscrivere gli atti.• Chi firma? Direttori, sostituti e tecnici incaricati• Smart-card e PIN strettamente personali!

– Utilizzo da parte di terzi illecito civile e penale

• Firma digitale viene apposta con smart-card e lettore attraverso il software Dike 6 oppure direttamente all’interno di applicazioni (es. DEREG)

• I documenti amministrativi sono firmati in modalitàPADES (pdf)



Luogo e data nel documento e segnatura di protocollo

• Nel documento bisogna inserire sempre luogo e data. – N.B. la data riportata nel documento deve coincidere

con la data di sottoscrizione del documento con firma digitale!

– Data documento = data firma digitale = data protocollo!

• Il documento informatico non può riportare al suo interno la segnatura di protocollo per non comprometterne l’integrità (la protocollazionesegue temporalmente la sottoscrizione)



Infodok

• Con questa applicazione è possibile gestire il flusso dei documentiinformatici in uscita o interni:

– caricare un documento in formato DOC, DOCX, ODF, RTF, PDF edeventuali allegati

– inserire i dati necessari per la protocollazione e selezionare il fascicoloinformatico

– convertire il documento nel formato PDF/A

– assegnare il documento ad un firmatario per la sottoscrizione con firmadigitale

– protocollare

– trasmettere il documento ai destinatari via e-mail (ordinaria o certificata)

– produrre la copia cartacea del documento informatico (da trasmettere a mezzo posta ordinaria o raccomandata esclusivamente ai cittadini prividi domicilio digitale)



Verifica della firma e scadenza certificati

• Certificato di firma dura 2/3 anni• Necessario verificare la firma digitale dei documenti ricevuti � Dike/eProcs

� non serve lettore smart card!

• Le firme digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato.

• Riferimenti temporali opponibile ai terzi:– Segnatura di protocollo– Marca temporale– Ricevuta completa PEC– Versamento in conservazione

1 gennaio

Apposizione FD e protocollazione

ente

15 gennaio

Scadenza certificato FD

1 febbraio

Ricezione documento





• GESTIONE: registrazione del documento nel sistema di protocollo con classificazione e fascicolazione. Gestione del documento nell’attività dell’ente: visualizzazione, copie , duplicati, trasmissione , pubblicazione, etc.

• CONSERVAZIONE: trasferimento del documento dall’archivio corrente all’archivio di deposito e successivamente all’archivio storico.



Trasmissione dei documenti informatici: le notificazioni e comunicazioni

art. 8 Legge provinciale 17/1993 (ultima versione modificata da L.P. 9/2016)

• (1) L’amministrazione provvede alla comunicazione degli atti amministravie, nei casi previsti dalla legge, alla relativa notificazione.

• (2) Qualora il cittadino abbia indicato all’amministrazione il proprioindirizzo di posta elettronica certificata o un altro domicilio digitale, la comunicazione degli atti amministrativi a lui indirizzati avvieneesclusivamente per questo tramite.

• (3) In mancanza di una delle indicazioni di cui al comma 2, al cittadino èinviata, con posta ordinaria, una copia cartacea del documento informaticooriginale. Nei casi in cui sia prevista la notificazione dell’atto amministrativo, l’invio avviene mediante raccomandata con avviso di ricevimento.

• (4) La comunicazione di atti amministrativi a imprese e professionistiavviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e dellacomunicazione.

• (5) Per gli altri soggetti privati, per i quali la legge non prescrive unaspecifica modalità di trasmissione elettronica di atti amministrativi, la comunicazione di tali atti avviene ai sensi del comma 3.

• (6) Salvo che la legge non disponga diversamente, la comunicazione del documento informatico con le modalità di cui ai commi 2 e 4 equivale alla notificazione a mezzo posta.



Trasmissione documenti informatici

Pubbliche Amministrazioni

art. 47

Posta elettronica ordinaria (PEO)

Posta elettronica certificata (PEC)

Cooperazione applicativa

DESTINATARI:

Imprese e professionisti

art. 5-bis, 6-bis

Posta elettronica ordinaria (PEO)

Posta elettronica certificata (PEC)

Piattaforme dedicate (es. SUAP)

Solo se non ènecessaria una

ricevuta di consegna

Solo se non ènecessaria una

ricevuta di consegna

FAX vietato!

Gli indirizzi PEC contenuti nell’indice INI-PEC costituiscono

mezzo esclusivo di comunicazione e notifica



Trasmissione documenti informaticiCittadini – art. 3-bis

Domicilio digitale dichiarato(dichiarazione di un indirizzo PEC o PEO ed in

futuro ricavabile da ANPR

Creazione di una copia cartacea tratta dal documento informatico originale

Nel caso di obbligo di notifica, invio con raccomandata A/R altrimenti con posta

cartacea ordinaria

Assenza del domicilio digitale

art. 3-bis comma 4-bis

Invio del documento informaticooriginale via PEC/PEO

ATTENZIONE: NON INVIARE UNA COPIA MA L’ORIGINALE FIRMATO

DIGITALMENTE!!

Produzione del documento informaticooriginale



Trasmissione documenti informaticiNovità

• Domicilio digitale speciale: nuovo art. 3-bis comma 4-quinquies: – “il domicilio speciale di cui all’art. 47 del Codice civile può essere eletto anche

presso un domicilio digitale diverso da quello di cui al comma 1 (cioè quello dichiarato al comune di residenza).

– Qualora l’indirizzo digitale indicato quale domicilio speciale non rientri tra quelli indicati all’art. 1, comma 1-ter (PEC o altro servizio parificato), colui che lo ha eletto non può opporre eccezioni relative alle prove di avvenuto invio e ricezione.

• In altre parole:– Il cittadino può dichiarare per uno specifico procedimento anche un

indirizzo di posta elettronica ordinaria, es. GMAIL, YAHOO, etc.– il cittadino non può però lamentare di non avere ricevuto il documento –

bisogna avvisarlo!– La PA deve inviare sempre da PEC per avere la ricevuta di invio

• Dal 2017: attuazione ANPR– Domicilio digitale sempre ricavabile dall’anagrafe– per chi non dichiarerà il domicilio ci sarà un servizio di imbustamento

offerto da Poste



Trasmissione documenti informatici

• In tutti i casi di cui sopra, ai fini della trasmissione dei documenti tramiteposta elettronica, l’utente ricorre alla funzione di interoperabilità del protocollo informatico (nota: funziona anche con sistemi diversi da eProcs)

• Al destinatario viene inviato un messaggio di posta elettronica contenente il documento informatico, eventuali allegati e un file “segnatura.xml”

contenente la segnatura di protocollo e i rispettivi metadati.

Interoperabilità



Copia cartacea del documentoinformatico originale – art. 3bis comma 4bis

• Per i cittadini, che non hanno dichiaratoalcun domicilio digitale

• Questa copia cartacea non deve esserefirmata ulteriormente a mano

• La copia cartacea viene creata con la seguente applicazione: http://egovernment.prov.bz/AttestazioneConformita/web/common/pcfg-home.xhtml





• GESTIONE: registrazione del documento nel sistema di protocollo con classificazione e fascicolazione. Gestione del documento nell’attività dell’ente: visualizzazione, copie , duplicati, trasmissione , pubblicazione, etc.

• CONSERVAZIONE: trasferimento del documento dall’archivio corrente all’archivio di deposito e successivamente scarto o trasferimento all’archivio storico.



Conservazione dei documenti informatici

Sistema di gestione dei documenti informatici

Sistema di conservazione dei documenti informatici

Archivio corrente

(fascicoli/pratiche aperte)

Archivio di deposito

(fascicoli/pratiche chiuse)Il documento deve rimanere disponibile per

un certo periodo di tempo

Scarto(eliminazione

documenti previa nullaosta Soprintendenza

archivistica

Archivio storico

Nota: il documento/fascicolo affidato al sistema di conservazione è mantenutoanche sul sistema di gestionedocumentale per soddisfare le esigenze operative di consultazione

Regole tecniche in materia di conservazione dei doc umenti informatici(DPCM 3/12/2013)











Conservazione dei documenti informaticiObiettivi principali

• mantenere la validità legale dei documenti, garantendo nel tempo i requisiti di integrità, autenticità, accessibilità, leggibilità e riproducibilitàdelle informazioni conservate;

• rendere fruibili le informazioni nel tempo anche a coloro che non le hanno prodotte o conservate



Conservazione dei documenti informaticiModello organizzativo adottato

• Accordo con un ente pubblico, conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale � PARER – Polo Archivistico Regione Emilia Romagna

• Servizio erogato tramite il supporto tecnico/amministrativo di Informatica Alto Adige (SIAG)



Conservazione dei documenti informaticiRuoli e responsabilità

• Responsabile della conservazione per l’amministrazione provinciale : dott.ssa Roilo – Direttrice Archivio provinciale

• Gli enti autonomi devono nominare un loro responsabile della conservazione e aderire all’accordo con il PARER di cui PAB è ente capofila



Conservazione dei documenti informaticiCOSA e QUANDO si invia in conservazione?

Fatture elettroniche (fatturaPA) e altri

documenti contabili nativi digitali

• entro 31.12.2016 (per fatture 2015)

Registro giornaliero di protocollo (RGP)

• entro il giorno successivo a quello

di produzione

Altre tipologie di documenti senza

scadenza normativa

• quando il fascicolo che li contiene viene

chiuso

• almeno una volta all’anno

• es. decreti, delibere, documenti caricati

nel protocollo

Ipotesi di c.d. versamento anticipato

• fascicolo aperto per più di un anno

• necessità di preservare la validità

dei documenti



Domande?

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