DiscoveryPUBLICACIÓN DE LAS EMPRESAS KOCH

Volumen 26 | Número 1 | Abril 2020

Los períodos de transformación precisan de personas transformadoras.

Discovery CÓMO COMBATE KOCH LA PANDEMIA DE COVID-19

Una vez más, quiero darles las gracias por todo lo que están logrando durante estos momentos de incertidumbre y adversidad. Es un ejemplo a seguir que continuemos comprometidos a ofrecer los productos y servicios esenciales que las personas valoran y en los que confían. Este trabajo tan importante es más crucial que nunca y les doy las gracias a todos por su colaboración para cumplir nuestra visión de beneficiar a los demás.

Con el fin de seguir nuestros principios guía, nos estamos esforzando al máximo para beneficiar su salud y seguridad durante esta pandemia de COVID-19. Por este motivo, estamos tomando precauciones adicionales en nuestros lugares de trabajo para crear un entorno seguro. Como saben, seguimos las indicaciones del CDC, respetando la distancia social, instalando estaciones desinfectantes adicionales y trabajando para garantizar que nuestras instalaciones se limpian exhaustivamente. Nuestros equipos de IT han aprovechado las tecnologías basadas en la nube para desarrollar capacidades para un trabajo remoto seguro y optimizado. También nos hemos coordinado con aseguradoras para ampliar los beneficios y evitar cualquier coste asociado con las pruebas de la COVID-19.

Puede estar orgulloso de que Georgia-Pacific esté trabajando incansablemente para producir productos tan necesarios como el papel higiénico, las toallas de papel y el desinfectante de manos. Phillips-Medisize se asegura de que la cadena de suministro de sus clientes farmacéuticos y de dispositivos médicos permanezca inalterable. Molex Charles Koch, presidente y director general, Koch Industries, Inc.

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suministra piezas de los respiradores que ahora están salvando tantas vidas. Flint Hills Resources fabrica la resina utilizada para elaborar los kits de prueba de la COVID. John Zink Hamworthy Combustion utiliza impresoras 3D para ayudar a fabricar las pantallas faciales que necesitan los sanitarios. Más del 85 % de las pruebas de COVID-19 realizadas en los Estados Unidos se envían a laboratorios que utilizan las plataformas de IT sanitaria de Infor. Muchos de nuestros centros han donado productos que van desde equipos protectores vitales hasta ingredientes para los desinfectantes de manos. La comunidad Stand Together colabora con la Family Independence Initiative para lanzar #GiveTogetherNow, un conjunto de esfuerzos realizados por Internet para ayudar a las familias más azotadas por la crisis del coronavirus a recibir medios económicos inmediatos.

Me han impresionado especialmente las innovaciones de nuestros empleados de primera línea que nos permiten llevar a cabo un trabajo todavía mejor en cuanto a seguridad, eficacia y cumplimiento. Además, han encontrado nuevas formas de aportar valor para nuestros clientes que utilizarán en los años venideros.

En INVISTA, por ejemplo, una tecnología de realidad aumentada utiliza un teléfono inteligente como dispositivo informático. Se ha convertido en una herramienta crucial utilizada unas 200 veces por semana. En cooperación con Mira Labs, los empleados de INVISTA de siete sitios utilizan esta tecnología ponible y de manos libres para comunicarse telemáticamente de forma interactiva con expertos en la materia. Esto elimina la necesidad de viajar (complicado hoy en día y siempre más costoso y laborioso), ya que permite aprender y solucionar problemas en tiempo real.

Ustedes también están llevando a cabo un gran trabajo al usar muchas otras herramientas tecnológicas que hemos incorporado desde 2010. Es emocionante ver cómo nuestros empleados usan la tecnología virtual para que los contratistas puedan completar sus trabajos, incluso cuando están en cuarentena a kilómetros de distancia, y para que los clientes nos faciliten datos de inventario en tiempo real para ofrecerles un servicio más eficiente. Muchos de nuestros empleados de planta son ahora capaces de controlar de forma segura y eficiente los procesos mientras trabajan telemáticamente, algo con lo que los empleados de hace una década solo podían soñar.

Como verán en las historias en esta publicación de Discovery, las transformaciones basadas en la tecnología en Koch nos han preparado de la mejor manera para afrontar este desafío sin precedentes.

Se merecen un reconocimiento por sus contribuciones e innovaciones hoy y siempre, pero especialmente en estos momentos. Quiero que sepan lo orgulloso que me siento de todos los logros conseguidos durante esta época tan complicada.

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Cuando los gobiernos de todo el mundo comenzaron a emitir órdenes de prohibiciones y cierres en respuesta a la pandemia del coronavirus, Koch fue capaz de identificar a los empleados que se verían afectados en tiempo récord gracias a una nueva plataforma tecnológica denominada myHR.

“Esta nueva herramienta no ha podido llegar en mejor momento”, dijo Dave Robertson, presidente y director de operaciones de Koch Industries. “Ha facilitado nuestro cumplimiento y la eficacia de los equipos de medio ambiente, salud y seguridad durante la crisis, y se trata del inicio de la verdadera transformación de Koch HR”.

Por primera vez en los 80 años de historia de Koch, esta empresa está equipada con una base de datos de RR. HH. que incluye a todos los empleados que trabajan para todas las empresas Koch en cada ubicación. Hay un total de 130.000 empleados en más de 70 países.

“Cuando comenzamos a trabajar en esta idea hace tres años, sabíamos que supondría una gran mejora, pero no teníamos ni idea de que tendría tanto valor en tan poco tiempo”, dijo Walt Malone, vicepresidente de RR. HH. de Koch Industries.

PREOCUPACIÓNEn noviembre de 2016, los líderes de varias empresas Koch concluyeron que la compañía necesitaba realizar una mayor inversión en mejores plataformas tecnológicas. En lo más alto de la lista de prioridades se encontraba una nueva tecnología de RR. HH.

“Cuando los líderes empresariales observaban Koch, se daban cuenta de la falta de conectividad, ya que la mayoría de nuestras empresas, y especialmente las adquiridas más recientemente, contaban con sistemas de RR. HH. diferentes”, dijo Malone. “Nos resultaba complicado compartir conocimientos, lo que significaba que la mayoría perdían oportunidades de mejorar en su carrera”.

La imposibilidad de aprovechar los recursos de Koch también daba lugar a redundancias e ineficiencias en el funcionamiento de RR. HH., “ya que no disponíamos de acceso inmediato a la información que necesitábamos”, según Malone. “Fue una situación ineficiente”.

VISIÓN DE ALGO MEJORPara resolver estos problemas, la empresa comenzó a investigar de una forma mucho más integrada. “Queríamos implementar una solución realmente global, algo que ayudara a nuestro equipo de RR. HH. a pensar como una funcionalidad en lugar de como un conjunto de funcionalidades fragmentado y descentralizado”, afirmó Steve Feilmeier, director financiero de Koch Industries.

Los líderes también estuvieron de acuerdo en que se necesitaba una mayor seguridad de datos. Mucho más abajo en la lista de prioridades, pero igualmente importante, se encontraban mejores herramientas de formación y desarrollo, la eliminación de sistemas duplicados y menor dependencia de los registros en papel.

NOVEDADES EN myHRNo está en camino. Ya ha llegado. (Por suerte).KOCHmyHR.com

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Walt Malone es el vicepresidente de Recursos Humanos de KII.

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“Además, necesitábamos una solución con posibilidad de ampliación, algo que funcionara en todos los lugares”, dijo Malone.

Con esos objetivos a corto y largo plazo en mente, comenzó la búsqueda de un nuevo sistema.

METASLo que quería el equipo de RR. HH. era un sistema que funcionara mejor para nuestros principales grupos de interés: las empresas Koch, los empleados, los supervisores, los candidatos y el propio equipo de RR. HH.

Lo ideal sería que el nuevo sistema ayudara a los negocios a integrar las incorporaciones con mayor rapidez, a ofrecer más información sobre nuestro talento y las vacantes, y a proporcionar mayor acceso a los empleados y supervisores para que puedan tomar decisiones fundamentadas.

Los empleados deben ser capaces de ver los datos importantes (como la información sobre los salarios) en sus dispositivos móviles y disponer de formas más claras de realizar un seguimiento de las oportunidades laborales de Koch en todo el mundo.

Los supervisores precisan un acceso más fácil a la información de los empleados, un proceso de trabajo y herramientas optimizados, y mejores análisis de datos para fundamentar sus decisiones.

Para RR. HH., el objetivo era un sistema único que pudiera hacer avanzar la transformación del funcionamiento de RR. HH. con más información sobre los talentos y cómo podrían ofrecer un mejor servicio a las empresas de una manera más estratégica, ampliable y eficaz.

Para lograr todo esto, el funcionamiento de Koch HR debía someterse a una transformación.

NUESTRA ORGANIZACIÓNGracias a la gran inversión de Koch en Infor en 2017, el equipo de transformación enseguida se dio cuenta de que la mejor opción para lograr los objetivos de RR. HH. de Koch podría estar en su interior.

Infor es un proveedor tecnológico conocido por crear soluciones para empresas optimizadas y fáciles de usar. Tenía un historial impecable y muchos clientes contentos. Para estar seguros de que podía proporcionar la solución adecuada para RR. HH., Koch contrató a un conocido tercero (la consultoría Deloitte) a fin de constatar el potencial de Infor.

Deloitte no solo vio cosas muy positivas en lo que Infor podía hacer por Koch, sino que también descubrió oportunidades para aprovechar las capacidades de Infor en Deloitte. A pesar de que desarrollar ese potencial requirió más tiempo del esperado, el 2 de diciembre de 2019, Koch ya estaba lista para implementar la primera fase de la tecnología Global HR de Infor.

SOLO EL PRINCIPIOCuando se lanzó myHR el pasado diciembre, se pusieron en su lugar muchas piezas clave: myHR portal (interfaz de usuario de Koch), Global HR de Infor (software que ejecuta diferentes transacciones autoservicio), Infor Go (aplicación móvil), recibir ayuda de RR. HH. (información y gestión de casos), Birst Reporting (herramienta de creación de informes) y una serie de puntuaciones y análisis de datos para detectar las tendencias.

La transformación de Koch HR implicó algo más que nueva tecnología. Se abrieron tres nuevos centros de servicio de RR. HH. para respaldar la empresa global en Katowice, Polonia; Bangalore, India; y Shanghái, China.

Además, el contenido de myHR está ahora disponible en los ocho idiomas principales que se hablan en más del 90 % de las empresas Koch de todo el mundo: inglés, francés, alemán, japonés, coreano, chino mandarín/simplificado, polaco y español.

“Todo esto (y es una lista bastante larga) fue el primer paso de nuestro plan de tres fases”, afirmó Malone. “Queríamos comenzar a desarrollar una estructura fundamentada que incluyera en un solo sistema toda la información de nuestros empleados”. Ahora que Koch cuenta con ese fundamento, según Malone, “podemos acelerar el diseño y usar Leveraged Capabilities (como Talent Solutions, Cumplimiento y Compensación total) para fortalecer el funcionamiento de nuestros socios comerciales de RR. HH.”.

¿FUNCIONA?Uno de los beneficios principales de myHR es la forma en la que potencia el autoservicio. Las estadísticas reunidas durante los últimos cinco meses revelan que los empleados están aprovechando esas opciones. Desde diciembre:

• Alrededor de 70.000 empleados (más de la mitad de la población global de Koch) han iniciado sesión en myHR.

• Al menos 20.000 de esos inicios de sesión fueron desde dispositivos móviles.

• Se han completado más de 220.000 transacciones con el nuevo sistema (al menos 65.000 de ellas relacionadas con compensaciones).

• Ha aumentado el intercambio de información: los artículos en línea de myHR se han visualizado unas 137.000 veces.

• HR Solutions ha realizado aproximadamente 18.000 chats, ayudando a resolver problemas con más rapidez que antes.

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“Lo que vemos es que nuestros empleados, independientemente de su puesto, estaban totalmente preparados para adaptarse a este nuevo mundo del autoservicio”, afirmó Malone.

También observa que los empleados están actualizado su información personal en el sistema. Los supervisores están iniciando cambios en las compensaciones, enviando traslados y gestionando mejor a los no empleados. Los equipos de Koch HR están ahora mejor posicionados para respaldar sus negocios en términos estratégicos.

“No quiero decir que myHR sea la varita mágica para solucionar todos los problemas de RR. HH.”, indica Malone. “No prometemos perfección, pero es verdad que ya hemos visto una importante mejora en muchas áreas. Y a medida que vayamos desarrollando las siguientes fases de nuestro plan, las cosas mejorarán”.

¿CUÁLES SON LOS SIGUIENTES PASOS?Para finales de año, Malone espera ver la implementación de más funciones centradas en adquisición del talento “para mejorar la comunicación de vacantes y oportunidades, y luego adquirir, desarrollar, ubicar, recompensar y conservar el mejor talento”.

Después de eso, en algún momento de 2021 o más adelante, serán posibles tecnologías digitales más avanzadas.

“Estamos investigando aspectos como nuevas plataformas de aprendizaje y desarrollo, análisis de datos predictivos avanzados y quizás incluso asistencia para formación virtual e inteligencia artificial”.

“Nada de esto sería posible si no hubiéramos establecido una buena base para Koch con myHR”.

EL IMPERATIVO DE LA TRANSFORMACIÓNEl presidente y director general de KII Charles Koch ha dejado claro que hay que reconsiderar cómo aportar valor con los negocios y las capacidades de Koch de una forma más adecuada. “El cambio no es una elección”, dice. “Es cuestión de supervivencia”.

La transformación de Koch HR no es el único ejemplo de la empresa. Las capacidades de comunicación y legales de Koch, así como Koch Engineered Solutions (entre muchos otros), ya están siendo testigos de grandes cambios. Malone está

orgulloso de liderar uno de los grupos que está embarcado en esta aventura.

“Implementar el nuevo HR Operating Model y el nuevo sistema ha sido un proceso largo y con muchas complicaciones”, admite, “pero estamos haciendo lo correcto de la manera adecuada y por los motivos acertados”.

“Si consideramos myHR como parte de nuestra estrategia global, creemos que los empleados van a mejorar, la empresa mejorará su rendimiento y nuestros clientes obtendrán más beneficios gracias a este cambio”.

“Queremos ayudar a todos nuestros empleados a lograr la autorrealización al llevar a cabo un mejor trabajo adaptado a sus capacidades con nuestras oportunidades”, afirma Malone.

“También queremos que los supervisores dispongan de herramientas más eficientes para procesar cambios de roles, mover los talentos, disfrutar de visibilidad sobre el talento de la empresa o detectar tendencias que puedan convertirse en un contratiempo”.

A pesar de que Malone está orgulloso de los logros en materia de recursos humanos, también es consciente de lo complicado que es la organización con 130.000 empleados. Y es cauteloso a la hora de presuponer que cualquier herramienta puede encargarse de todo el trabajo: “Esto depende tanto de que cambiemos la forma en que trabajamos como de la tecnología”.

“Como empleados y supervisores, debemos seguir manteniendo conversaciones y compartiendo conocimientos en persona. Una herramienta como myHR no puede sustituir nunca las acciones razonadas y la interacción personal, pero puede mejorar y facilitar la comunicación”.

“En el fondo, un cambio como este reside en el beneficio mutuo. Y eso comienza mejorando las cosas para todos los empleados”.

Cara Channault-Reid, directora de operaciones de Koch Global Services, cree que el tiempo que ha tardado Infor en desarrollar (y Koch en implementar) myHR ha valido la pena.

myHR nos sirve de base para avanzar en nuestra inversión en capital humano, lo que permite que Koch responda rápidamente ante los cambios en la plantilla, incluidos los trabajadores eventuales, los autónomos, los contratistas y los empleados tradicionales.

Con todos los obstáculos y alteraciones que debemos afrontar en estos momentos, sería fácil pasar por alto un cambio importante (y positivo) que ocurrió el 1 de abril: la introducción de Koch Global Services Group (KGS).

KGS es el nombre de los equipos de servicios compartidos que se han denominado con más de una docena de siglas durante los últimos años, incluida KBS (de Koch Business Solutions, formada en 2001).

“Lo importante son los siguientes pasos, favorecer una continua transformación para todo Koch”, afirmó Richard Swan, presidente de KBS desde 2013. Durante una reunión mundial de los equipos con los compañeros el 1 de abril, Swan destacó la necesidad de que los empleados de KGS estuvieran “todos implicados” y “todos unidos”.

Con “todos implicados”, se refiere a que no solo debemos comprender nuestra visión y las estrategias, sino comprometernos a implementarlas. Cuando dice “todos unidos”, nos recuerda que debemos convertirnos en un equipo mundial sin fragmentaciones, trabajar como una compañía todos juntos en colaboración con nuestros socios, sean quienes sean y estén donde estén”. Swan indica que se usaron todos los colores de las empresas Koch para el cartel de “Todos implicados. Todos unidos”.

La visión de KGS requiere la innovación y transformación de la experiencia del consumidor mediante el uso de tecnología y otras soluciones de formas que permiten que las empresas Koch creen valor. Al trabajar todos juntos, el objetivo de KGS es ofrecer servicios y capacidades de soluciones comerciales y compartidos globales que ayuden a eliminar los desechos y a crear un valor de miles de millones de dólares.

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Richard Swan anuncia Koch Global Services Group el 1 de abril.

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¿QUÉ SERVICIOS OFRECE KGS?• Infraestructuras de IT, seguridad y aplicaciones con ventaja

• Asistencia técnica global

• Datos y análisis, Automatización de los procesos

• Nóminas, beneficios, contratación y reubicación

• Instalaciones y bienes raíces

• Servicios financieros globales (como registros de informes)

UNA HISTORIA DE TRANSFORMACIÓN“Hace veinte años”, apuntó Swan, “había menos de 200 empleados en esta capacidad, con un alcance más limitado de los servicios que se ofrecían, y todos ellos basados en Wichita. La compañía tenía un tamaño inferior a un sexto que el Koch Industries de hoy en día”.

Hace doce años, KBS inició un esfuerzo para combinar los equipos de infraestructuras de FHR, KII Human Resources y los equipos de las recién adquiridas INVISTA y Georgia-Pacific. En 2013, el año en que Koch adquirió Molex, KBS comenzó a establecer sitios en Europa y Asia.

“Hoy en día contamos con 1.800 empleados en 20 países que dan respaldo a una plantilla global de 130.000 empleados en más de 70 países”, dijo Swan. “Todas estas adquisiciones, incluida Guardian y, recientemente, Infor, nos han obligado a desarrollar nuestras capacidades de formas que beneficien a una organización mucho más grande y compleja”.

Y eso, según Swan, es la esencia de la existencia de KGS. “Somos un conjunto de socios de capacidades de servicio compartido y permitimos que las empresas Koch ofrezcan un valor superior”.

PRUEBA DE ÁCIDOSwan cree que la pandemia de COVID-19 ha destacado la importancia de estar preparados y de la transformación. “El hecho de que muchos de nuestros empleados basados en la oficina sean capaces de trabajar telemáticamente es posible porque estábamos preparados antes de la llegada de esta crisis”, dijo Swan.

“Con el apoyo de las empresas Koch, ya habíamos introducido herramientas de colaboración de Office 365, que ayudaron a pavimentar el camino hacia el software y las estrategias basadas en la nube del futuro. El pasado diciembre (véase la página 3), ayudamos a lanzar una nueva plataforma global para que nuestro equipo de RR. HH. la utilizara para respaldar a los empleados. Ahora es fácil ver el valor que conlleva establecer operaciones fuera de los EE. UU. que puedan ayudar a garantizar nuestra capacidad para ofrecer funciones de asistencia sin interrupción”.

Gracias al éxito de proyectos como este “y a nuestro compromiso de aprender de los errores y fracasos a lo largo del camino”, Swan está orgulloso de cómo KGS se ha ido transformando y mejorando continuamente. “Esto no va a parar nunca”.

Swan cree que KGS está ahora en un punto de inflexión. “Tenemos más empleados fuera de los EE. UU. que dentro”. Ese es el motivo por el que el lanzamiento de Koch Global Services, con su nueva estrategia y su nuevo compromiso con el servicio, es más que un cambio de nombre.

“Es una forma de centrar la atención en lo que somos como compañía global. Simplifica la forma en la que los clientes pueden contactar con su proveedor de servicios compartidos. También permite que los empleados de KGS conecten más fácilmente con cómo se espera que trabajen”.

“KGS y el lema ‘Todos implicados. Todos unidos.’ representan mejor quiénes somos y quiénes queremos llegar a ser”.

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