Comunicación: Transmisión de la información de una persona (emisor) a otra (receptor), de tal forma que la última comprende el mensaje recibido.

La comunicación debe ser transmitida desde la alta dirección hasta los empleados y viceversa.

PROCESO DE LA COMUNICACIÓN:

• Desarrollo de la idea.

• Codificación.

• Transmisión.

• Recepción.

• Decodificación.

• Retroalimentación.

• Uso.

RUIDO

• Factor que perturba o confunde la comunicación, puede ser interna o externa.

PRIMERA TIPOLOGÍA

a) La comunicación descendente.

Parte de una persona con autoridad mayor hacia otra con menor jerarquía.

Ésta información se pierde o distorsiona

b) La comunicación ascendente.

De los subordinados a los superiores.

Permite a los directivos conocer las necesidades de sus subordinados

c) La comunicación cruzada.

Permite coordinar esfuerzos y resolver conjuntamente serios problemas.

De naturaleza esencialmente coordinadora

SEGUNDA TIPOLOGÍA

a) La comunicación formal.

Programada y estructurada de manera estricta por la estructura jerárquica.

b) La comunicación informal.

Tiene lugar fuera de los flujos de comunicación formal.

TERCERA TIPOLOGÍA

a) Comunicación escrita.

Pproporcional registros, referencias y defensas legales.

Se puede preparar con cuidado y dirigirla a un gran público.

Es necesario demasiado tiempo para saber si un mensaje se ha recibido y si se ha comprendido.

b) Comunicación oral o verbal.

Rápido intercambio, con retroalimentación inmediata.

No siempre ahorra tiempo. Puede ser unidireccional (orden, conferencia) o bidireccional (entrevista, reunión un comité)

c) Comunicación no verbal.

Compuesta por expresiones faciales y gestos corporales.

Se distingue el análisis de la distancia; el lenguaje morfológico; los ritmos y las pausas; además de la entonación

LAS BARRERAS DE COMUNICACIÓN

 1.Según la naturaleza de los obstáculos

a) De orden estructural. 

b) De carácter formal.

c) De naturaleza psíquica

b) Barreras en la comunicación ascendente.

-Propensión del personal a informar al

Superior únicamente lo indispensable o l

o que es grato para éste.

-Preocupación por convertir la información

que se eleva, en un medio para afirmar la

propia posición.

Una deficiente comunicación puede originar

las siguientes consecuencias:

1.No saber situarse en la complejidad de la

empresa.

2.Por no disponer de toda la información

necesaria, no sentirse en condiciones de

efectuar correctamente su cometido en la

organización.

3.No poder dar las ideas de mejora que le

surgen en el trabajo.

4.No poder aprovechar la reflexión colectiva

con sus colegas.

5.No entender la lógica de determinadas

decisiones que afectan el aspecto operativo.

6.Carecer de referencias globales con

respecto a las orientaciones estratégicas de

la empresa.

7.No puede resolver, mediante una

explicación, los malentendidos y conflictos

que se presentan.

Reglas:

1. Utilizar un lenguaje claro para el receptor. 

2. Reforzar el lenguaje oral con la expresión 

corporal. 

3. El empleo de la repetición y de varios  

canales.

Estructurar el mensaje.

5. El apoyo de la retroalimentación.

6. Conocer al receptor y sus características.

Las leyes fundamentales de la comunicación:

1. Lo verdadero no es lo que dice el emisor

sino lo que entiende el receptor.

2. Cuando el receptor interpreta mal un

mensaje, la culpa siempre es del emisor.

3. No es posible la no comunicación.

COMUNICACIÓN INTERNA:

Es orientada al publico interno que es el grupo de personas que conforman una organización y que están directamente vinculadas con ella.

Formal: donde el contenido esta referido, a aspectos laborales únicamente.

Informal: donde el contenido a pesar de estar referido a aspectos laborales, utiliza canales no oficiales.

Objetivos de la comunicación interna

El desarrollo y mantenimiento de las relaciones interpersonales.

La facilita las relaciones entre la organización y las personas que la integran.

La elaboración de la información que recibir el personal de la organización respecto a los objetivos.

Orientación y desarrollo de la información para la motivación de los comportamientos de los trabajadores.

Funciones de la comunicación interna

IMPLICACION DEL PERSONAL: significa mantener una relacion entre el individuo y la empresa para conseguir que cumpla sus expectativas en el seno de la organización.

Que el trabajador se sienta motivado

Que se le reconozca un lugar dentro de la empresa.

CONSEGUIR CAMBIO DE ACTITUDES

Mayor predisposición hacia la organización

Identificado con los objetivos de la organización

Mayor compromiso

MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD

Si transmitimos información operativa eficaz, clara, fluida y a tiempo y además el personal se encuentra identificado con los objetivos y la cultura dela organización, estamos consiguiendo una mejora en la productividad.

DIRECCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

VERTICAL DESCENDENTE

• La comunicación fluye hacia abajo a través de la estructura jerárquica de la organización.

• Tipos en función de su contenido:

o Instrucción sobre las tareas.

o Justificación del trabajo.

o Procedimientos organizacionales.

o Retroalimentación.

o Adoctrinamiento.

o Objetivos:

o Coordinación.

o Información.

o Motivación.

o Problema: relevancia de la información.

VERTICAL ASCENDENTE

• Fluye hacia arriba a través de la estructura jerárquica de la organización.

• Tipos de mensajes:

o Actividad de los subordinados.

o Problemas en el trabajo.

o Sugerencias de mejora.

o Cómo se sienten los miembros de la organización.

o Permite recoger ideas y conocer los sentimientos de sus miembros.

• Barreras: poder y estatus.

• Problema: riesgo en la comunicación.

• Medios que garanticen el anonimato (ENCUESTAS, BUZON DE SUGERENCIAS).

COMUNICACIÓN HORIZONTAL

• Tiene lugar entre miembros del mismo grupo o nivel jerárquico dentro de la organización.

• Funciones:

o Coordinación de tareas.

o Solución de conflictos.

o Apoyo social.

o Desarrollo del espíritu.

o Características:

o Gran riqueza.

o Rapidez.

EL RUMOR

“enunciado ligado a los acontecimientos cotidianos, destinado a ser creído, transmitido de una persona a otra, normalmente de boca en boca, sin que existan datos concretos que permitan establecer su exactitud. (Allport y Postman)

“ declaración destinada ser creída, que se refiere a la actualidad y se difunde sin verificación oficial. (R. Knapp)

un informe o una explicación no verificada que circula de una per-sona a otra y se refiere a un objeto, acontecimiento o cuestión de interés público. (Peterson y Girst)

“los rumores son noticias improvisadas que resultan de un proceso de discusión colectiva, en cuyo origen hay un acontecimiento importante y ambiguo”. (T. Shibutani)

HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

La herramientas de la comunicación interna son elementos instrumentales que persiguen:

a) poner en contacto los niveles internos de la organización.

b) mejorar la interacción entre dos o mas grupos o individuos de dicha organización.

c) recabar o transmitir información en cualesquiera niveles organizativos.

Sistematización de la comunicación interna

PREVENCIÓN DEL RUMOR Y PLANES DE ACCIÓN

Para el tratamiento de los rumores existentes:

Paso 1 Confirmar un rumor verdadero o aquella parte del rumor verdadera

Paso 2

Evitar una respuesta del tipo “sin comentarios”. Algunos profesionales de RR.PP. Defienden la postura uniforme de no opinar como respuesta a todos los rumores. En cualquier caso, si se responde de esa manera, explique el motivo.

Paso 3Refutar un rumor falso a través de una fuente que provenga del nivel adecuado. (Por ejemplo, un rumor que involucre a toda la empresa deberá ser negado por un miembro de alto nivel).

Paso 4

Refutar un rumor falso a través de una fuente externa confiable (Por ejemplo, los rumores entre los círculos religiosos sobre donaciones de la empresa a la iglesia de Satanás deberán ser negados por líderes religiosos reconocidos).

Paso 5 Refutar un rumor falso con un mensaje claro, fuerte, conciso y recordarle

Paso 6 Refutar un rumor falso basado en la verdad.

Paso 7 Refutar un rumor falso con mensajes coherentes (es decir, que no sean discrepantes).

Paso 1 Impedir que los rumores se conviertan en norma

Medidas preventivas básicas:

Paso 2 Luchar para aumentar y mantener la confianza y credibilidad (esdecir, acompañar las palabras con actos acordes en forma confiable).

Paso 3Mantener a su audiencia informada en forma regular a través de una serie de canales de comunicación (por ejemplo, memos en papel y vía e-mail, comunicados de prensa, “reuniones de consejo” con el CEO, conversaciones cara a cara con gerentes medios)

Paso 4Ajustar cada comunicación a las necesidades especificas de información de la audiencia receptora (por ejemplo, las implicancias de un memo a los accionistas sobre reducciones serán diferentes que las de un memo a los empleados).Establecer una línea directa contínua que abarque publicaciones electrónicas, en papel, y de preguntas y respuestas en forma regular.

Paso 5

Paso 6 Monitorear los efectos posibles de rumores respecto de los hechos externos (por ejemplo, cambios en el volumen de ventas), actitudes internas (por ejemplo, estrés en los empleados) Y comportamientos internos (por ejemplo, movimientos innecesarios de personal) de modo que se pueda intervenir en la etapa de inicio del rumor.