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Documentación del producto PUBLICSAP Business ByDesign FP3.5

Compras

Tabla de contenidos

1 Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

2 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72.1 Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72.2 Compras operativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152.3 Aprovisionamiento de activos en compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162.4 Automatización de Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192.5 Reembolso de impuesto sobre el valor añadido a empresarios locales en el extranjero . . . . . . . . . . 222.6 Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232.7 Asignación de costes en Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282.8 Tiempo y gastos de proyecto entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292.9 Traslado de stock entre empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342.10 Procesamiento de pedido de terceros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

3 Compra por autoservicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433.1 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Procesamiento de carritos de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433.2 Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Cree un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Cree un carrito de compra a nombre de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Añadir una posición con límite a un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Retirar de aprobación un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Cancele un artículo solicitado en un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Confirmar una entrega de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Confirmación rápida de entrega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Confirmar la entrega de una posición límite de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Cancelar una entrada de mercancías y servicios de un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Crear una devolución de mercancías para un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Cancelar una devolución de mercancías para un carrito de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4 Solicitudes de compra y pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644.1 Vista Solicitudes de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Guía rápida de solicitudes de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

4.2 Vista de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Guía rápida de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

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Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1004.3 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Supervisión de creación automática de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Pedidos por mes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110Seguimiento de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Entregas previstas por semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Pedidos por asignación de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Seguimiento de solicitud de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Solicitudes de compra por asignación de costes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

4.4 Tareas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Configuración: Creación automática de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

5 Entradas de mercancías y servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1265.1 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías . . . . . . . . . . . 126Cantidades en entradas de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías . . . . . . . . . . . 129

5.2 Vista productos a entregar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Guía rápida para pedidos para entregar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

5.3 Vista Entradas y devoluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Guía rápida Entradas y devoluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

5.4 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Seguimiento de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Entregas previstas por semana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Pedidos por asignación de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

6 Facturación de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1526.1 Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Tipos de factura de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Verificación de factura de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Determinación de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Detalles de Determinación de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Determinación de retención de impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Determinación de cuentas automática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Flujo de documentos a contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

4 © 2012 SAP AG. Reservados todos los derechos • P U B L I CSAP Business ByDesign FP3.5

Tabla de contenidos

Asientos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Anulación de asientos contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

6.2 Vista tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Guía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

6.3 Vista entrada de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Guía rápida para entrada de factura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

6.4 Vista facturas y abonos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . 263Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

6.5 Vista Autofacturaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Guía rápida para Autofacturación (en Facturación de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

6.6 Vista Factura periódica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Guía rápida para Facturas periódicas (en Facturación de proveedores) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

6.7 Vista informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Facturas con excepciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Estadísticas de pagos: Descuento por pronto pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302Seguimiento de facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

6.8 Tareas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

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1 Compras

ResumenEl área empresarial Compras le permite gestionar el ciclo de vida de las compras operativas. Esto cubre lasactividades para controlar y gestionar de manera centralizada los pedidos, la colaboración de pedidos y las entradasde mercancías y servicios para la entrega de productos. Puede integrar y automatizar las tareas de compras, comola creación de pedidos, la recepción de confirmaciones de pedidos y la verificación de facturas de proveedor, lo quereduce errores y simplifica el proceso de aprovisionamiento en su totalidad. Además, el aprovisionamiento porautoservicio permite a los empleados crear, supervisar y controlar sus propios carritos de compra de mododescentralizado, lo que otorga a los compradores más tiempo para concentrarse en otras tareas.

RelevanciaEl área empresarial Compras es relevante si necesita comprar stock para la fabricación o para la venta directa a losclientes. También es relevante si necesita comprar servicios o materiales que no son de almacén para las operacionesdiarias de la empresa y si desea gestionar los costes de compras de manera centralizada. Los siguientes paquetesempresariales están asociados al área empresarial Compras:

● Gestión de pedidos y solicitudes de compra (obligatorio) ● Aprovisionamiento por autoservicio (opcional) ● Facturación de proveedor (obligatorio)

Beneficios ● Intercambio de información mejorada entre los negocios y con los socios

La solución del sistema soporta la integración de los procesos de compras con otros procesos empresarialesfundamentales, como la gestión de la cadena logística, los proyectos y la contabilidad financiera. Esto significaque los empleados de todos los departamentos pueden acceder y monitorizar la información apropiadarelacionada con las compras. Por ejemplo, cuando un empleado crea una solicitud de los materialesnecesarios para un proyecto, el comprador y el jefe de proyectos responsable disponen de la información alinstante. Del mismo modo, los empleados y los compradores pueden pedir productos en línea de catálogosactualizados de proveedores externos.

● Mayor eficacia mediante la automatización de los procesos empresarialesEl sistema le ayuda a automatizar los procesos, lo que significa que se requiere de una participación mínimade los empleados para realizar tareas rutinarias. Por ejemplo, el software puede determinar automáticamentela fuente de aprovisionamiento y puede crear y enviar el pedido. Con la verificación de facturas integrada, elsistema permite a los empleados crear facturas con o sin referencia a un pedido. El sistema uneautomáticamente las referencias y detecta las excepciones, como los duplicados y las variaciones en lasfacturas electrónicas. Los empleados sólo tendrán que participar cuando ocurran estas excepciones.Además, el sistema contabiliza las facturas y gestiona el pago una vez que se reciben las mercancías.

● Mayor enfoque en las tareas y los proyectos estratégicosLa solución ofrece a los empleados y directores de compras una visión priorizada de sus tareas diarias. Laslistas de trabajo, con alertas y excepciones, permiten a los empleados saber exactamente las actividades decompras que deben realizar. Además, el soporte para el aprovisionamiento por autoservicio del sistemapermite a los compradores simplificar y acelerar los procesos de compra y reducir el volumen de tareas decompras rutinarias.


Compras

2 Conceptos básicos

2.1 Gestión de relación con proveedores

ResumenLa gestión de relación con proveedores le permite consolidar sus relaciones con los proveedores, para mejorar losprocesos de aprovisionamiento, reducir costos y convertir su relación con los proveedores en una ventajacompetitiva.La gestión de relación con proveedores integra por completo los procesos de aprovisionamiento operativo yestratégico –desde generación de demanda y aprovisionamiento de materiales y servicios nuevos hasta negociaciónde contratos y supervisión de documentos de compra, incluidas las facturas– con el resto de los procesosempresariales, como logística, gestión de proyectos y gestión financiera. En consecuencia, puede colaborar con susproveedores de forma más eficiente, automatizar procesos y evaluar continuamente la eficacia de las actividadesde aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.Además, la gestión de relación con proveedores proporciona poderosas herramientas para informes que permitenun alto grado de transparencia del proceso y proporcionan una mejor perspectiva del rendimiento de las comprasoperativas y estratégicas para ayudarlo a obtener ahorros considerables. Los informes estándar ayudan a suempresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, analizar el desarrollo de precios y gastos, además de hacerseguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.

ComprasLa gestión de relación con proveedores asiste a su proceso de compras para que el proceso de aprovisionamientosea automatizado mediante, por ejemplo, la supervisión y la gestión centralizada de las compras en toda la empresa,lo cual reduce el volumen de tareas de compra habituales. La verificación de facturas automatizada también estáincluida en el proceso de aprovisionamiento, además de la notificación automática a Finanzas de datos relevantespara contabilidad, de pagos e impuestos que están vencidos, y de pagos a proveedores no residentes, cuando seanpertinente.

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Figura 1: Proceso de compra

El proceso de compra estándar se produce de la siguiente manera:1. De acuerdo con la configuración, se crea una demanda de una de las siguientes maneras:

● Para pedir materiales o servicios no de almacén, se puede crear un carrito de compra con catálogos quesirva como solicitud de autoservicio, en el centro de trabajo Página principal. Para obtener másinformación, consulte Procesamiento de carritos de compra [página 43].

● Para pedir materiales de almacén, se puede crear una propuesta de compra en el centro de trabajoPlanificación de aprovisionamiento. Para obtener más información, consulte Iniciar producción ycompras.

● Para solicitar servicios externos para un proyecto, se puede liberar una solicitud de compra en el centrode trabajo Gestión de proyectos. Para obtener más información, consulte Guía rápida de proyectos.

2. El sistema crea automáticamente una solicitud de compra basada en la demanda ingresada. Para obtenermás información, consulte Procesamiento de solicitud de compra [página 67].

3. El sistema busca automáticamente fuentes de aprovisionamiento, como contratos o precios de lista, y, siestá disponible, las asigna a la demanda. Si es necesario, un comprador también puede asignar manualmenteuna fuente de aprovisionamiento o datos de un pedido existente.Si no hay una fuente de aprovisionamiento disponible para un producto específico, un comprador puedehacer que el sistema cree una solicitud de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento ycontratación, la cual inicia el proceso de solicitud de oferta.Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento.

4. Según la configuración, el sistema puede crear automáticamente un pedido basado en una solicitud decompra. Un comprador también puede crear un pedido manual o directamente de una solicitud de compra.Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedido [página 79].

5. Si el sistema creó una solicitud de compra automáticamente, también la envía automáticamente al proveedoro a una impresora local. Si un comprador creó un pedido manualmente, el sistema lo envía automáticamenteal proveedor una vez que el comprador hace el pedido manualmente.

6. Según la configuración, el sistema puede enviar el pedido como un formulario estándar, un formulariointeractivo o por intercambio de datos electrónicos (EDX), que puede automatizar completamente la creaciónde la confirmación de pedido y actualizar el proceso en el sistema. En el resto de los casos, el compradoringresa manualmente la confirmación de pedido en el sistema. Para obtener más información, consulteConfirmaciones de pedido [página 84].

7. Según el origen de la demanda, la entrega de materiales y servicios se maneja de las siguientes formas:


Conceptos básicos

● Para los materiales o servicios no de almacén, un comprador o el empleado solicitante pueden confirmarla entrega de materiales o la finalización de servicios (entrada de mercancías y servicios). Para obtenermás información, consulte Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución demercancías [página 126].

● Para los materiales de almacén, un empleado de almacén puede confirmar la entrega de materiales(entrega entrante). Para obtener más información, consulte Procesamiento de entregas entrantes.

● En el caso de los servicios provistos para los proyectos, según las parametrizaciones del pedido, elsistema puede crear automáticamente una entrada de mercancías y servicios en la hoja de horas detrabajo completada por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los jefesde proyecto). Si es necesario, una persona responsable también puede crear entradas de mercancías yservicios manualmente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de trabajo de proyecto.

8. Para las autofacturaciones y las facturas periódicas, el sistema crea automáticamente una factura deproveedor. En el resto de los casos, un contable ingresa manualmente una factura de proveedor con o sinreferencia a documentos anteriores. El contable también puede escanear facturas en el sistema. Además,un contable puede también procesar solicitudes de anticipo de proveedores antes de la entrega o suministrode los materiales o servicios que se han pedido. Para obtener más información, consulte Procesamiento defactura de proveedor con referencia [página 215].El sistema verifica automáticamente una factura del proveedor y, si es necesario, genera excepciones porinconsistencias, como variación de precio o factura duplicada. Luego, se puede transmitir la excepción a laparte correspondiente para que la aclare o la acepte. Para obtener más información, consulte Tratamientode excepciones [página 197].

9. Si no hay excepciones o una vez que se resuelven todas las excepciones, el sistema contabilizaautomáticamente la factura del proveedor para desencadenar el proceso de pago.El sistema notifica a la gestión financiera de: ● Datos relevantes para contabilidad ● Pagos e impuestos que están vencidos ● Pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente.

Para obtener más información, consulte Pagos salientes.

AprovisionamientoLa gestión de relación con proveedores asiste sus actividades de aprovisionamiento al determinar, negociar ydocumentar fuentes de aprovisionamiento para sus demandas. Además, gestiona el ciclo de vida completo delcontrato y proporciona a los empleados y proveedores información actualizada y precisa sobre los precios. Tambiénpuede hacer un seguimiento del rendimiento del proveedor y supervisar su rendimiento mediante la identificaciónde proveedores más y menos eficientes, productos y categorías de productos. Para obtener más información,consulte Aprovisionamiento.


Figura 2: Proceso de aprovisionamiento

El proceso de aprovisionamiento estándar se produce de la siguiente manera:1. Se identifica una demanda de aprovisionamiento en una de las siguientes maneras:

● El sistema no puede encontrar ninguna fuente de aprovisionamiento existente para materiales oservicios que están contenidos en solicitudes de compra.

● Vence un contrato de compra existente y es necesario renovarlo.2. El sistema crea automáticamente una solicitud de aprovisionamiento basada en una solicitud de compra que

es necesario aprovisionar o en un contrato de compra que vence.3. Un comprador puede crear manualmente una solicitud de oferta y enviarla a uno o varios ofertantes. El

sistema también puede crear, automáticamente, una solicitud de oferta basada en una solicitud deaprovisionamiento y enviarla el proveedor.

4. El sistema recibe ofertas de uno o varios ofertantes. Un comprador puede comparar, adjudicar o rechazarofertas.

5. El sistema crea un pedido o un contrato de compra como documento siguiente basado en la oferta ganadora.

Para obtener más información, consulteProcesamiento de solicitud de compra [página 67], Procesamiento decontrato de compra y Procesamiento de solicitud de oferta.

Características clave de Gestión de relación con proveedoresPara simplificar el proceso de aprovisionamiento operativo y estratégico de su empresa, la gestión de relación conproveedores lo ayuda a integrar y automatizar procesos y evaluar continuamente la eficiencia de las actividades deaprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.

IntegraciónLa gestión de relación con proveedores integra completamente los procesos de aprovisionamiento operativo yestratégico con lo siguiente:

● Gestión de cadena logísticaPara materiales de almacén, la gestión de relación con proveedores interactúa con la gestión de cadenalogística mediante: ○ La recepción de solicitudes de compra por medio de planificación de aprovisionamiento ○ La recepción de datos de especificación de productos para ser usados en las solicitudes de compra y

los pedidos


Conceptos básicos

○ La notificación a planificación de aprovisionamiento sobre los pedidos creados y sus cambios ○ La recepción de información de entregas y devoluciones entrantes al proveedor, que, luego, actualiza

automáticamente los pedidos dentro de la gestión de relación con proveedores La gestión de relacióncon proveedores también transfiere, a Facturación de proveedores en Gestión de relación conproveedores, información de entregas y devoluciones entrantes al proveedor confirmadas.

○ La reconciliación de la cantidad entregada en facturas de proveedores contabilizadas y entregasentrantes confirmadas

○ La anexión de documentos de inspección de calidad, definidos dentro de planificación de calidad, apedidos o contratos de compra, y su envío a proveedores para ayudar a garantizar que se lleven a cabolas inspecciones de calidad que correspondan

○ La creación de facturas de proveedores basadas en pedidos de terceros ○ La creación de documentos de compra basados en traslados de stock entre empresas

● Gestión de relación con clientesPara el aprovisionamiento de terceros, Gestión de relación con proveedores interactúa con Gestión derelación con clientes de la siguiente manera: ○ Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una posición de pedido o de orden de servicio

como asignación de costes en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancías y servicios o lafactura del proveedor.

○ Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una dirección de cliente como dirección deentrega en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancías y servicios o la factura del proveedor.

● Gestión de proyectosPara los servicios proporcionados para proyectos, Gestión de relación con proveedores interactúa conGestión de proyectos de la siguiente manera: ○ Recibe solicitudes de compra de proyectos con asignación de costes a proyectos ○ Crea carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y servicios, y facturas de proveedores con

asignación de costes a proyectos ○ Envía información acerca de la creación de carritos de compra, pedidos, entradas de mercancías y

servicios, y facturas de proveedores a Gestión de proyectos ○ Asigna proyectos a solicitudes de oferta y contratos para hacer el seguimiento de proyectos de compra,

y de solicitudes de oferta y contratos de compra relacionados con cualquier otro tipo de proyecto ○ Crea entradas de mercancías y servicios basadas en hojas de horas de trabajo aprobadas, para

proyectos, que están completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto en sunombre

● Gestión financieraAl usar documentos de compra, por ejemplo, pedidos, entradas de mercancías y servicios contabilizadas ofacturas de proveedores contabilizadas, Gestión de relación con proveedores notifica a Gestión financierade lo siguiente: ○ Asignación de costes (centros de coste, proyectos, pedidos de cliente, órdenes de servicio) ○ Información del libro mayor (basada en la categoría del producto o el grupo de determinación de cuenta) ○ Impuestos ○ Gastos

AutomatizaciónAl automatizar el proceso de aprovisionamiento, la gestión de relación con proveedores minimiza la intervención deempleados necesaria para completar las tareas. La siguiente es una descripción de la automatización que se puedellevar a cabo en los pasos individuales en un proceso de aprovisionamiento estándar:

● Ingreso de demanda


○ Un empleado puede ingresar una demanda directamente en el sistema mediante el autoservicio. Si unempleado añade productos de catálogos a un carrito de compra, el sistema determina automáticamenteel precio y el proveedor, y también puede crear el pedido automáticamente.

○ En la planificación de aprovisionamiento, el sistema puede crear propuestas de compraautomáticamente y liberarlas en solicitudes de compra.

● Aprobación ○ El sistema puede transferir automáticamente documentos de compra, como carritos de compra,

pedidos, entradas de mercancías y servicios, contratos de compra o facturas de proveedores, para suaprobación.

○ Al usar de límites de aprobación, los autorizadores pueden controlar automáticamente el gasto. ● Determinación de fuente de aprovisionamiento

Si está disponible, el sistema asigna automáticamente fuentes de aprovisionamiento adecuadas basadas encontratos o precios de lista. Si existen varios contratos para un producto, el comprador puede utilizarregulaciones por cuota para poder determinar qué proveedor suministra qué cantidad del producto, o elcomprador puede definir un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento fija.Según el volumen de compras y a la importancia de las mercancías y servicios que se deben comprar, esposible que no negocie contratos con su proveedor. En este caso puede usar precios de lista como alternativasimplificada para actualizar los datos maestros de precio y automatizar el proceso de compra.Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento.

● Negociación de contrato de compra con el proveedor actual ○ Una vez que un comprador decide renegociar un contrato existente directamente con el proveedor

actual, el sistema crea automáticamente una solicitud de aprovisionamiento en la que se basa para crear,además, una solicitud de oferta. El sistema envía automáticamente la solicitud de oferta al proveedoractual.

○ Cuando un comprador acepta una oferta, el sistema crea automáticamente un contrato de comprabasado en la oferta.

Para obtener más información, consulte Negociación de un contrato. ● Determinación de impuestos

El sistema determina automáticamente los impuestos según el país de la empresa, el proveedor y el tipo deproducto suministrado. Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos[página 158]Determinación de impuestos [página 223] y Determinación de retención de impuestos[página 179]Determinación de retención de impuestos [página 230].

● Creación de pedidoSi el sistema determina automáticamente la fuente de aprovisionamiento, también puede crearautomáticamente un pedido según las parametrizaciones definidas. Para obtener más información, consultePedidos creados automáticamente [página 83].

● Envío de pedidosEl sistema envía automáticamente los pedidos a los proveedores mediante los canales de salida definidos,como fax, formularios de impresión o formularios interactivos por correo electrónico o por intercambio dedatos electrónicos (EDX).

● Confirmaciones de pedidoSi el sistema envía un pedido a un proveedor por medio de un correo electrónico con un formulario interactivoanexo o intercambio de datos electrónicos (EDX), el sistema crea automáticamente una confirmación depedido en el sistema basada en la respuesta del proveedor, y notifica al comprador sobre las desviacionesdel pedido.

● Entradas de mercancías y servicios para proyectos


Conceptos básicos

Según las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automáticamente entradas de mercancíasy servicios para proyectos basadas en hojas de horas de trabajo que fueron completadas por prestatarios deservicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los prestatarios de servicios).

● Facturas de proveedor ○ El sistema puede recibir facturas electrónicas de proveedores por medio de EDX sin necesidad de realizar

ningún esfuerzo manual. ○ Mediante la autofacturación, el sistema crea automáticamente facturas de proveedores basadas en

entradas de mercancías y servicios, y entregas entrantes contabilizadas. Para obtener más información,consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones [página 285].

○ Mediante el uso de facturas periódicas, por ejemplo, los pagos periódicos de alquileres, leasing o seguros,el sistema crea automáticamente facturas de proveedores en fechas de vencimiento definidas según lainformación que su empresa ha introducido en plantillas del sistema. Para obtener más información,consulte Facturas periódicas para facturas de proveedor [página 294].

○ Un contable puede escanear facturas en papel en vez de introducirlas manualmente. El sistema buscaautomáticamente el número de pedido y lo añade como referencia a la factura del proveedor. El sistemacrea una propuesta de factura basada en el número de pedido. Para obtener más información, consulteGuía rápida para Entrada de facturas (en Facturación de proveedores) [página 210] y Cargar facturasde proveedor escaneadas mediante el servicio de carga automática.

Para obtener más información acerca de la automatización del proceso de aprovisionamiento, consulteAutomatización de Gestión de relación con proveedores [página 19].

AnálisisVarios informes de gastos de Gestión de relación con proveedores, como Gastos totales por categoría de gasto,Gastos por proveedor, Gastos por producto o Gastos por categoría de producto proporcionan una perspectiva delrendimiento de las actividades de compra y aprovisionamiento, proporcionan transparencia a los gastos de comprasy a las categorías de gastos como gastos de contratos o de compras irregulares, y le permiten identificaroportunidades de reducción de costes. Los informes estándar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento delos proveedores, como la fiabilidad de precios, analizar el desarrollo de precios y gastos, y hacer seguimientos delas solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.

Determinación de preciosEl sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra,solicitudes de oferta, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del producto o serviciopara el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también le permite definircondiciones de precio. Estas condiciones representan factores que se aplican cuando se calcula el precio: porejemplo, cantidad, fecha, producto, descuentos o recargos, etc. Estos factores variables tienen influencia en el valortotal. Se pueden combinar varias condiciones de precio. Para obtener más información, consulte Determinación deprecios en Gestión de relación con proveedores [página 23].

Función organizativaLas funciones organizativas se usan para establecer autorizaciones para los procesos en los centros de trabajo.Estas funciones limitan las autorizaciones de unidades y empleados a acceder a ciertos documentos, como pedidos,devoluciones de mercancías, contratos de compra o facturas. Las autorizaciones se determinan de acuerdo a laasignación organizativa de los empleados, que se define en las categorías de trabajo correspondiente. En el sistema,Gestión de tareas empresariales hace referencia a las categorías de trabajo definidas para las funcionesorganizativas, para determinar los destinatarios de las tareas. Para obtener más información acerca de funcionesorganizativas y categorías de trabajo relevantes para Gestión de relación con proveedores, consulte Comprasestratégicas, Compras operativas y Facturación de proveedores.


Escenarios empresariales con Gestión de relación con proveedores

Ciclo de aprovisionamiento (stock)El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisitoque puede generarse de un sistema de planificación como, por ejemplo, un sistema de planificación de la necesidadesde material (MRP).Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de lademanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática o manual de fuentes deaprovisionamiento, el envío del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación defacturas y el pago.Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).

Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como porejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos.Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto quenecesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, ocontables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada odescentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas deproyecto en contabilidad financiera.Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crearautomáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar losproveedores apropiados.Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de clienteu órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

Ciclo de aprovisionamiento (servicios)El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoríay la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de lacompra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,directamente por el comprador mediante un pedido.Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfierendirectamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio delista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente desuministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado.Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para lasdemandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso deaprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Aprovisionamiento estratégicoLos escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratégico le permiten identificar y seleccionar nuevosproveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir lasnecesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definición de las necesidades de un producto


Conceptos básicos

hasta la identificación y selección de los proveedores más adecuados y, finalmente, la negociación y creación de uncontrato de compra con el proveedor seleccionado.Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento estratégico.

Gestión de catálogos de productosEl escenario empresarial Gestión de catálogos de productos permite que su empresa utilice catálogos para gestionarde manera centralizada los materiales no de almacén requeridos para utilizarse, como los materiales de oficina, losmateriales de muestra para ingeniería, sistemas informáticos o máquinas. Este escenario no se utiliza paraproductos que se almacenarán ya que se pueden obtener directamente a partir de una asignación de cuenta. Loscompradores pueden gestionar un catálogo. Estos crean sus propios catálogos internos y acceden a los catálogosexternos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catálogos abierta (OCI). Este escenariotambién permite a su empresa especificar los proveedores y las categorías de productos estándar para los catálogos.Los catálogos publicados se pueden utilizar en otros escenarios de aprovisionamiento.Para obtener más información, consulte Gestión de catálogos de productos.

2.2 Compras operativas

ResumenLa solución SAP Business ByDesign hace que las compras operativas sean más rápidas y eficaces al integrarprocesos de compras operativas en los centros de trabajo, tales como Solicitudes de compra y pedidos o Facturaciónde proveedores, haciendo posible un proceso simplificado y sin problemas. La solución comprende todas lasfunciones y procesos que como comprador necesite planificar, gestionar y evaluar con respecto alaprovisionamiento de productos de sus proveedores. Le permite actualizar solicitudes de compra, asignar fuentesde aprovisionamiento y transferir datos de las solicitudes de compra a los pedidos, utilizando opciones de creaciónpredefinidas. Puede supervisar, actualizar o cancelar pedidos e iniciar procesos subsiguientes, como la confirmaciónde confirmaciones de pedidos, la recepción de mercancías y el tratamiento de excepciones en las facturas deproveedores.En la solución, los procesos de compras operativas están incorporados a los siguientes paquetes de configuraciónempresarial.

Aprovisionamiento de material en stockEl aprovisionamiento de material en stock soporta a su empresa en la compra eficiente de productos para cumplircon los requisitos, por ejemplo, para producción o ventas. En este escenario intervienen numerosas funciones degestión de la empresas, desde la planificación de aprovisionamiento, las compras, la gestión de inventario y lacreación de facturas hasta la gestión de pagos y la contabilidad financiera.

Aprovisionamiento de servicios y materiales que no están en stockEl aprovisionamiento de material y servicios ajeno al almacén le permite aprovisionar productosindependientemente de los procesos de ejecución de producción y almacén, de manera que simplificaconsiderablemente el aprovisionamiento de productos para uso interno. En este escenario intervienen numerosasfunciones empresariales dentro de la compañía, desde la compra, la gestión de entregas y la gestión de facturashasta la contabilidad de pagos y la contabilidad financiera. El aprovisionamiento de servicios se admite como unavariación.

Gestión de pedidos y solicitudes de compraLa Gestión de pedidos y solicitudes de compra le permite aprovisionar materiales o servicios de proveedoresexternos. La automatización del proceso de aprovisionamiento, como agrupar las solicitudes de compra en pedidos,


reduce el margen de error y el tiempo empleado en las tareas rutinarias. La Gestión de pedidos y solicitudes decompra abarca:

● Solicitudes de compraLas solicitudes de compra le permiten gestionar las demandas de la planificación de necesidades de material,los carritos de compra o los proyectos que han de ser aprovisionados externamente. Las solicitudes decompra no se pueden crear manualmente.

● PedidosPuede gestionar y supervisar los pedidos para obtener los productos pedidos a tiempo, en la ubicacióncorrecta y en la cantidad solicitada. Los pedidos se pueden crear automática o manualmente.

● Confirmaciones de pedidoSe suelen utilizar las confirmaciones de pedido para controlar el aprovisionamiento de las posicionesadquiridas necesarias para la producción. Pueden ser creadas manualmente por el comprador o ser enviadasautomáticamente por el proveedor. Si han sido enviadas por el proveedor, el comprador solo deberá ocuparsede las confirmaciones de pedido divergentes. El comprador también puede recordarle al proveedor lasconfirmaciones de pedido que faltan.

● Entradas de mercancías y serviciosPuede contabilizar entradas de mercancías y servicios, y puede recordarle al proveedor que faltan entregas.Si necesita devolver un material ya registrado en el sistema, puede contabilizar una devolución de mercancías.Si necesita cancelar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías, puede crear unacancelación de la entrada de mercancías y servicios o una cancelación de la devolución de mercancías en elsistema.

Aprovisionamiento autoservicioEl aprovisionamiento por autoservicio le ayuda, como comprador, a gestionar eficazmente el aprovisionamiento deservicios externos planificados y no planificados, así como de materiales que no están en stock, desencadenadospor empleados (utilizando carritos de compra) o por solicitudes de compra de los proyectos. Los servicios tambiénpueden aprovisionarse directamente mediante la creación manual de pedidos. En este escenario intervienennumerosas funciones empresariales dentro de la compañía, desde la compra, la confirmación de servicios y lagestión de facturas hasta la contabilidad financiera y de pagos y la gestión de proyectos.

Consulte tambiénProcesamiento de solicitud de compra [página 67]Procesamiento de pedidos [página 79]Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 126]

2.3 Aprovisionamiento de activos en compras

ResumenExiste una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles variasvariantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto aaprovisionar.Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador sueletrabajar de antemano en estrecha colaboración con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antesde pedir mercancías y servicios con una asignación de cuenta a este activo fijo.


Conceptos básicos

Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador portátil nuevo), el activofijo se suele crear automáticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancías. Por esemotivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creación de activos fijos en la Gestiónfinanciera.

Requisitos previos

● Los materiales individuales nuevos sólo pueden crearse en el pedido para materiales no de stock o bien alintroducir la entrada de mercancías y servicios.

● En el pedido, solo se pueden crear materiales individuales siempre que no se haya contabilizado ningunaentrada de mercancías y servicios para esta posición.

● Se puede asignar un nuevo material individual a un material individual existente en la columna Pertenece amaterial individual de la ficha Posiciones . Esto crea una referencia Pertenece a entre estos dos materialesindividuales.

Si asigna un material individual a otro material individual, este material individual debe hallarse enpreparación (la entrada de mercancías y servicios aún no ha sido contabilizada, pero existe elmaterial individual) o debe ser activo (ya se ha contabilizado la entrada de mercancías y servicios).Si el material individual al que se hace referencia utilizando la referencia Pertenece a es parte deotro documento, asegúrese de que el material individual se procesa primero en Gestión financiera(después de que se haya contabilizado una entrada de mercancías y servicios) antes de asignarloa otro material individual.Asegúrese también de que se toma el material individual con el valor más alto como referenciaPertenece a a fin de garantizar que se procese primero en Gestión financiera y se cree un activo fijo(si se cumplen los criterios para la creación de activos fijos). La relación Pertenece a se tendráentonces en cuenta correctamente y todos los materiales individuales asignados se asignarán almismo activo fijo.

● Si desea asignar un nuevo material individual a otro material individual nuevo, el otro material individualdeberá ser guardado primero y tener su propio ID.

Se pueden crear hasta 100 materiales individuales para una posición de pedido.

Flujo de procesoEl aprovisionamiento de activos ofrece variantes diferentes:

Creación de nuevos materiales individuales en el pedido

1. En el pedido, el comprador crea materiales individuales de forma manual utilizandoMateriales individuales nuevos . En este caso, será obligatorio contabilizar también una entrada de mercancías

y servicios para este pedido.2. El sistema crea a continuación una cantidad de materiales individuales, en función de la cantidad pedida.3. A continuación, el comprador puede añadir una descripción del material individual y asignar un material

individual existente como referencia Pertenece a. A continuación, Gestión financiera verificará y evaluará laasignación. El material individual se asigna al mismo activo fijo que el material individual que se utiliza comoreferencia Pertenece a.


Se hace un pedido de un monitor nuevo para un PC de sobremesa existente. Utilizando la referenciaPertenece a, se asigna este monitor al PC de sobremesa. En Gestión financiera, el monitor seasignará al mismo activo fijo que el PC de sobremesa.

Una vez el usuario grabe el pedido, se visualizará el ID del material individual.4. Después de haber creado el pedido, el contable puede crear manualmente activos fijos relacionados con los

nuevos materiales individuales. En caso contrario, los activos fijos se crean automáticamente en cuanto secontabiliza la entrada de mercancías y servicios basándose en las reglas que dependen de la empresa, lacategoría de producto y el límite de activación.La creación manual de activos fijos se utiliza generalmente en casos más complejos.

5. El comprador o el operador de almacén contabiliza una entrada de mercancías y servicios cuando se hanentregado las mercancías pedidas. En muchos casos se asignan IDs de inventario a las mercancías recibidas.

Si se hace un pedido de un monitor nuevo y un PC de sobremesa nuevo al mismo tiempo, seasignará la referencia Pertenece a una vez se confirme la recepción de mercancías y servicios.

6. Si un activo fijo se ha creado automáticamente, se creará una tarea para que el contable verifique que el activofijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.

Creación de nuevos materiales individuales en una entrega de mercancías y serviciosSi se han creado materiales individuales en un pedido, se visualizarán y podrán ser actualizados en la entrada demercancías y servicios que se crea para confirmar la entrega de las posiciones pedidas. En caso contrario, tambiénse pueden individualizar materiales cuando se entregan los materiales y se contabiliza la entrada de mercancías yservicios:

1. El comprador crea una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega de las posiciones pedidas.Al hacer clic en Nuevos materiales individuales , el comprador desencadena la creación de materialesindividuales para las posiciones confirmadas en la entrada de mercancías y servicios.

2. El sistema crea las posiciones de material individual. El número de posiciones creadas es igual a la cantidadentregada confirmada en la entrada de mercancías y servicios, que, por defecto, es la cantidad pedida de laposición de pedido.

3. A continuación, el comprador puede actualizar una descripción del material individual, un ID de inventario oasignar un material pedido a un material individual existente. Así, Gestión financiera utiliza esta asignaciónpara crear activos fijos de forma correspondiente.

4. Los activos fijos se crean automáticamente en cuanto se contabiliza la entrada de mercancías y servicios.5. Si un activo fijo se ha creado automáticamente, se creará una tarea para que el contable verifique que el activo

fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.

Creación de materiales individuales y activos previa al proceso de compraEste escenario se utiliza generalmente en casos empresariales más complejos.

1. El contable crea manualmente los nuevos activos fijos necesarios y los correspondientes materialesindividuales después de la alineación con el comprador responsable.

2. El comprador crea entonces un pedido con asignación de cuenta a estos materiales individuales.3. El comprador o el operador de almacén contabiliza una entrada de mercancías y servicios cuando se han

entregado las mercancías pedidas.

Los ID de inventario pueden asignarse en la pantalla correspondiente del material individual que seutiliza para la asignación de cuentas.

4. El contable introduce la factura y verifica la asignación de cuenta antes de que se contabilice.


Conceptos básicos

Aprovisionamiento de activos mediante una factura de proveedor sin referencia de pedido

El contable crea una factura de proveedor sin referencia de pedido.Es posible asignar las posiciones de factura a materiales individuales existentes o crear materiales individualesnuevos. Los activos fijos de estos materiales individuales se crean en función de las reglas actualizadas una vez seha contabilizado la factura de proveedor.

La referencia Pertenece a no se soporta en la factura de proveedor. En el caso en el que un activo fijo secorresponda con diversos materiales individuales, el activo fijo y los materiales individuales deberáncrearse manualmente y la factura de proveedor necesitará contabilizarse con una asignación de cuenta adichos materiales creados manualmente.

Consulte tambiénAprovisionamiento de un activo fijo

2.4 Automatización de Gestión de relación con proveedores

ResumenPara ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestiónde relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerirque haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir lasconfiguraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas yprocesa las transacciones automáticamente.

Creación automática de pedidoEn el sistema, la opción de creación estándar está predeterminada como creación manual de pedidos. Si esnecesario, se puede modificar esta opción de creación estándar. Las normas pueden definirse o con el ajuste precisoo mediante el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra. Puede seleccionar una de las siguientesparametrizaciones para cada categoría de producto:

● Crear pedido manualmenteEl comprador crea manualmente pedidos desde la solicitud de compra.

● Crear pedido automáticamenteCuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea lospedidos manualmente. Cuando se ha asignado una fuente de aprovisionamiento, el sistema crea pedidosautomáticamente.

Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempreasigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.

Determinación de fuenteCuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permitedeterminar automáticamente la fuente en base al criterio siguiente:

● Regulación por cuotas


Usted define un número de cuota (participación de necesidades proporcionadas) y el sistema distribuye lanecesidad en el ratio de número de cuota asignada mediante múltiples fuentes de aprovisionamiento(múltiples contratos para el producto). El sistema hará el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadaspara cada fuente de aprovisionamiento.El sistema decide sobre la secuencia de asignación calculando la valoración de cuota para cada fuente deaprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor más bajo de lavaloración de cuota.

● Fuentes de aprovisionamiento fijasPuede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempreselecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra.

Si también existe una regulación por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridadmáxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulación por cuotas no se utiliza para determinar lafuente.Para obtener más información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento.

Determinación de cuentas de pedidos con texto librePuede definir un grupo de determinación de cuentas para los materiales y los servicios para cada ID de categoría deproducto durante la actividad de ajuste preciso.El sistema hará referencia a estos datos y automáticamente asignará un grupo de determinación de cuentas cuandolos pedidos se realicen para artículos con texto libre usando la categoría de producto designada.Para más información, consulte Definir clasificación fiscal para artículos con texto libre [página 123]Definirclasificación fiscal para artículos con texto libre [página 306].

AutofacturacionesPuede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar elproceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significaque estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidosy las cantidades en las entradas de mercancías y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de losproveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre.Cada ejecución de autofacturación crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturación. Laasignación de los pedidos a la autofacturación es automática, si se ha seleccionado la autofacturación para dichoproveedor. Puede deseleccionar la autofacturación para un pedido específico, si desea excluir dicho pedido de laejecución de autofacturación planificada.El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturación necesarios para la factura. El sistema creafacturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor.Para obtener más información, consulteGuía rápida Autofacturaciones (en Facturación de proveedores)[página 281].

Facturas periódicasPara algunos procesos de facturación, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facturevarias veces en intervalos periódicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas periódicas ayudan a suempresa a crear dichas facturas periódicas de forma automática y sin recibir las facturas correspondientes de losproveedores para iniciar la creación de facturas.Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas periódicas no solo aumenta la eficiencia del proceso defacturación, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Lasfacturas periódicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soportasu empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditoría.


Conceptos básicos

Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso deaprobación definido, no pueden crearse mediante las facturas periódicas.

Para obtener más información, consulteGuía rápida Facturas periódicas (en Facturación de proveedores)[página 291].

Usar formularios interactivosEsta automatización permite a sus proveedores poder responder electrónicamente. Los proveedores utilizan elformulario interactivo, por ejemplo, pedidos, para enviarle la respuesta, como el comprador responsable. Cuandoel sistema recibe este fichero del formulario interactivo por parte del proveedor, el sistema actualiza el documentorelevante con los datos confirmados y cambia el estado. La actualización del formulario interactivo está disponiblepara:

● Confirmación de pedido ● Oferta de proveedor ● Clarificación de factura de proveedor

Debe contactar con SAP para establecer los requisitos técnicos. El proveedor con el que desea comunicarsemediante el formulario interactivo debe tener Adobe Reader™ o Adobe Acrobat™ instalados.

Entrada y salida de documentos usando el intercambio de datos electrónicoEsta automatización le permite aceptar documentos de forma electrónica de sus socios comerciales con un serviciode la empresa. El intercambio de datos electrónico le permite comunicarse con sus socios comerciales mediantelos mensajes XML.El intercambio de mensajes entre Ud. y sus socios comerciales requiere una configuración inicial que debe realizarseindividualmente para cada socio comercial. SAP debe realizar la configuración necesaria del sistema.Probablemente también habrá requisitos previos para su socio comercial, según el tipo de documentos que quieraintercambiar.

Liberación automática de propuestas de compraEn el centro de trabajo Control de aprovisionamiento en la parte de la solución Gestión de la cadena logística, elsistema libera las propuestas de compra generadas por la planificación para crear solicitudes de compra en el centrode trabajo Pedidos y solicitudes de compra . El sistema lo consigue llevando a cabo una ejecución de datos en masaen intervalos de tiempo fijados para ejecutar este proceso.Esta automatización se ha prestablecido durante la configuración y puede desactivarse o modificarse durante elajuste preciso, o en el centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Pueden crearse múltiples ejecuciones paralos parámetros tales como, artículo, recurso, categoría de producto y área de planificación.Para obtener más información, consulteGuía rápida para Entrada de facturas (en Facturación de proveedores).

Consulte tambiénPedidos creados automáticamente [página 83]AprovisionamientoTratamiento de excepciones [página 197]


2.5 Reembolso de impuesto sobre el valor añadido a empresarioslocales en el extranjero

ResumenEn ciertos casos, los empresarios locales que reciben entregas u otros servicios en el extranjero pueden reclamarreembolsos del impuesto al valor añadido (IVA soportado) en el extranjero que se le ha cobrado. Este procedimientotambién se conoce como procedimiento de reembolso de IVA soportado.Sin embargo, la oficina fiscal federal de Alemania (Bundeszentralamt für Steuern - BZSt) no es responsable delreembolso.Los reclamos de reembolsos de IVA se deben realizar, con toda la documentación necesaria, en la autoridad del paísdonde se pagó el IVA.Cada autoridad extranjera proporciona su propio formulario de solicitud en su idioma. Para reclamar en la UE,también puede usar el formulario USt 1 T(EG). Este formulario respeta el patrón de la Sexta Directiva del consejo(77/388/CEE). Sin embargo, algunos países requieren que los formularios estén en su idioma nacional.

Enviar un reclamo de reembolso del impuesto al valor añadidoPara determinar en el sistema el IVA soportado acumulado en el extranjero, siga los siguientes pasos:

1. En la vista Informes del centro de trabajo Gestión fiscal, seleccione el informe Posiciones de impuestos sobreproducto: Pendientes.

2. En la Entrada variable, introduzca el período por el que solicita una lista del IVA soportado devengado en elextranjero en el campo Fecha de vencimiento de impuestos y seleccione OK.

3. Luego seleccione Filtrar e introduzca las parametrizaciones que se indican a continuación:1. En la lista desplegable de País, seleccione Editar.

2. En la lista desplegable Mostrar herramienta: seleccione Rango de valores.

3. Seleccione las siguientes parametrizaciones y, luego, confirme sus entradas con Añadir y OK: ● Signo: Excluir

● Operador: igual

● Desde: por ejemplo, DE para Alemania, si usted y su empresa están ubicados en Alemania.

4. Si es necesario, puede limitar las posiciones que se van a visualizar según los eventos fiscales pertinentespara el IVA soportado. Para esto, seleccione Editar en la lista desplegable de Tipo de evento fiscal, ylimitar su informe a eventos fiscales usados para realizar compras.

5. Puede calcular los totales según la residencia fiscal para determinar la fecha de vencimiento del IVAsoportado por país.

4. El sistema no soporta, actualmente, el proceso de reembolso de IVA soportado. Puede usar los resultadosdel informe para completar el formulario pertinente para la autoridad fiscal responsable.

Contabilización del reembolso de IVA soportadoEl IVA soportado en el extranjero se contabiliza en el sistema de la siguiente manera:

1. La factura entrante se contabiliza en débitos:EUR 19 IVA soportado en el extranjero


Conceptos básicos

EUR 100 Combustible netoa EUR 119 Débitos a acreedor Miller

2. Entonces, se reclama el IVA soportado de la autoridad fiscal extranjera, y la cuenta bancaria recibe el pagoentrante que no se puede asignar en este paso:EUR 19 Banco a EUR 19 Asignación de pagos

3. La cuenta Asignación de pagos se debe corregir de forma manual, y el pago entrante se contabiliza enOtros ingresos:EUR 19 Asignación de pagos en EUR 19 Otros ingresos

4. La cuenta de ingresos se debe compensar con la cuenta IVA soportado en el extranjero:EUR 19 Otros ingresos con EUR 19 IVA soportado en el extranjero

2.6 Determinación de precios en Gestión de relación con proveedores

ResumenLa determinación de precios se refiere a calcular precios y valores totales, costes normales de productos y servicios.La determinación de precios se implementa centralmente en el sistema y se conecta a todos los procesosempresariales relevantes. Para facilitar su uso, todos los parámetros necesarios se definen previamente en elsistema.La determinación de precios está disponible en todos los documentos empresariales relacionados con el procesode aprovisionamiento.El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catálogos, contratos de compra,solicitudes de oferta y ofertas, pedidos y precios de lista, según su volumen de compra, la importancia del productoo servicio para el éxito de su empresa y la importancia de la relación con los proveedores. El sistema también lepermite definir condiciones de precio. Estas condiciones de precio representan factores que se aplican cuando secalcula un precio, por ejemplo, descuentos o recargos, entre otros. Estos factores variables tienen influencia en elvalor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio.


La determinación del precio determina qué necesidades para una condición de precio en particular se tienen quecumplir antes que el sistema tenga en cuenta el componente de precio. Por ejemplo, el porte no se toma enconsideración en posiciones de servicio.La determinación del precio contiene la secuencia en la que el sistema tiene en cuenta las condiciones de precios.Calcula los impuestos y precios netos y brutos. La determinación del precio determina qué totales parciales se tomanen consideración y hasta qué punto dicha determinación se puede procesar manualmente. La determinación delprecio determina qué método utiliza el sistema para calcular los porcentajes de descuentos y recargos.

Cuando documentos de un sistema hereditario migran al sistema, éste no realiza cálculos adicionales deprecios. Así se garantiza que los precios sean los mismos en ambos sistemas.

Condiciones del precioEl sistema contiene las siguientes condiciones de precio:

DescuentosUn descuento es una reducción del precio de un producto especificado por el proveedor.Los siguientes descuentos se pueden introducir de forma manual:

● Descuento manual (valor)Puede bajar el precio por un valor establecido.

● Descuento manual (porcentaje)Puede bajar el precio en un porcentaje establecido.

● Descuento manual (valor/cantidad)Puede bajar el precio según la cantidad.

Los siguientes descuentos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores: ● Descuento (valor)

Baja el precio según un valor especificado. ● Descuento (porcentaje)

Baja el precio según un porcentaje especificado. ● Descuento (valor/cantidad)

Baja el precio según la cantidad.

RecargosUn recargo es una tasa adicional para un producto o un propósito específico.Los siguientes recargos se pueden introducir de forma manual:

● Recargo manual (valor)Puede aumentar el precio por un valor establecido.

● Recargo manual (porcentaje)Puede aumentar el precio por un porcentaje establecido.

● Descuento manual (valor/cantidad)Puede aumentar el precio según la cantidad.

Los siguientes recargos se pueden aplicar de forma automática si tiene un acuerdo con los proveedores: ● Recargo (valor)

Aumenta el precio según un valor especificado. ● Recargo (%)

Aumenta el precio según un porcentaje especificado.


Conceptos básicos

● Recargo (valor/cantidad)Aumenta el precio según la cantidad.

EscalasPuede establecer descuentos por cantidad. La escala que defina determina cómo se calculan los valores. Porejemplo, define una escala de precios de manera que una sola caldera cuente 500 dólares pero, si compra al menos10 calderas, el precio baja a 450 dólares cada una.

Descuentos, recargos y escalas de preciosDependiendo del precio que se utilice, se pueden definir los siguientes descuentos, recargos y escalas:

● CatálogosSolamente puede cargar y actualizar los catálogos de los proveedores y los catálogos personalizados en losque estén disponibles los precios netos. No puede crear y actualizar descuentos, recargos y escalas.

● Contrato de compraPuede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios.

● OfertasPuede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios.

● PedidosPuede definir descuentos y recargos de valor o porcentaje.

● Precios de listaPuede determinar el precio de un producto entregado o un servicio prestado por un proveedor con o sin escalade precios.

Condiciones del precio adicionalesDiferencias de redondeoLas diferencias de redondeo pueden ocurrir según la cantidad de decimales que se usa como dato maestro de preciopara la cantidad base y la moneda.Las diferencias de redondeo también ocurren para las monedas que no tienen monedas de baja denominación, porejemplo, francos suizos o dólares australianos. Para estas monedas, el sistema hace un redondeo hacia el valor máscercano, por ejemplo, 0 centavos o 5 centavos.Para compensar las diferencias de redondeo, puede:

● Modificar el importe manualmente en el documento, por ejemplo, en los pedidos. ● Actualizar los datos maestros del precio correspondientemente. Este es el caso de los contratos y los precios

de lista. Para compensar, puede modificar la cantidad base en los datos maestros de precio del producto.

Pedro crea un pedido para un artículo que cuesta 0,008 USD cada uno. El sistema redondea el precio a0,1 USD. Para compensar esta inexactitud, Pedro modifica la cantidad del pedido a 100 unidades, lo cualresulta en un precio de 0,80 USD cada 100 unidades.

Diferencias de conversión de monedaDurante el cálculo de precio, se produce la conversión de moneda según los tipos de cambio actualizados en losdatos maestros si la moneda de los datos maestros de precio es diferente a la moneda del documento. Cuando seconvierten las monedas, puede ocurrir una inexactitud debido al redondeo en el cálculo de precio.

La reconversión de moneda es necesaria solamente para la aprobación de carritos de compra.

También puede ocurrir una inexactitud si se vuelve a convertir a la moneda que se usa como fuente deaprovisionamiento.


Para compensar, el sistema verifica si existen descuentos o recargos y los aplica según corresponda. Si no existeningún descuento o recargo, no se vuelve a convertir la moneda.

Pedro crea un carrito de compras con dos artículos. El primer artículo está en dólares estadounidenses.El segundo artículo, tomado de un contrato, tiene un precio de 10 CNY. La moneda del primer artículoque aparece listado en el documento es la moneda que utiliza el sistema como moneda del documento.Como la moneda del documento es USD, el sistema convierte la moneda del segundo artículo en un tipode cambio de 0,14608, lo que resulta en un precio de 1,4608 USD. El sistema redondea el precio a 1,46USD.Si el precio del segundo artículo se vuelve a convertir a CNY, el resultado es 9,99 CNY. Entonces el sistemaverifica si existe un recargo. Si existe un recargo, el sistema lo aplica al resultado determinado de formacorrespondiente. Si no existe ningún recargo, el sistema no convierte el precio, lo cual resulta en el preciooriginal de 10 CNY.

Valor neto total de la posiciónSe calcula sumando todos los valores netos de la posición. No es posible modificar este valor.PorteEsta condición del precio cubre el importe del transporte de mercancías. Por ejemplo, se le carga un importe fijo deporte o el cargo depende del peso neto de las mercancías recibidas. El sistema distribuye los costes de porte enposiciones de facturas de proveedores. La distribución es proporcional a los valores netos de las posiciones de lafactura del proveedor.ImpuestosLa condición de precio cubre requisitos impositivos. Todos los impuestos se calculan según requisitos legales.Para obtener más información, consulte:

● Cálculo de impuesto de país extranjero para servicios ● Determinación de impuestos [página 158]Determinación de impuestos [página 223] ● Determinación de retención de impuestos [página 179]Determinación de retención de impuestos

[página 230]

Esquema de determinación de preciosPara determinar qué precio se debe usar si hay varios precios disponibles, el sistema sigue una secuencia definida.Los precios están listados en prioridad ascendente.

● Precio históricoEl precio histórico es un precio anterior en un pedido. Los precios históricos se utilizan en comprasocasionales.

● Precio de catálogoSe utilizan los precios de catálogo para artículos que compran con frecuencia los empleados en escenariosde autoservicio sin crear datos maestros sin crear datos maestros para los productos.

● Precio de listaLos precios de lista se usan, por ejemplo, cuando no hay ningún catálogo o contrato disponible de unproveedor, para productos de importancia media (sin contrato) pero que se compran con gran frecuencia.Con los precios de lista, puede automatizar sus procesos de compra.

● Precio de contratoLos contratos de compra se crean para productos o categorías de productos que se compran con frecuenciaa proveedores con los que se anticipa una relación a largo plazo.

● Precio manual/precio manual del proveedor


Conceptos básicos

Un precio manual es el precio que se introduce manualmente en un documento de aprovisionamiento. Losprecios manuales se usan generalmente cuando se recibe un precio del proveedor que difiere de los preciosanteriores.Un precio manual del proveedor es el que ingresa el proveedor.

Aunque el sistema determina el precio, usted puede sustituir la propuesta que determina el sistema.

Susana crea un pedido de un producto que está disponible. El precio de lista es el precio más adecuadoy el sistema utiliza al proveedor del precio de lista como fuente de aprovisionamiento. Si un precio manualo un contrato se encuentran disponibles, Susana puede sustituir el sistema y utilizar al proveedor delcontrato, o puede introducir un precio manual y el proveedor que corresponde como fuente deaprovisionamiento.

¿Qué precios están disponibles para qué tipo de documento?Los precios que están disponibles dependen del tipo de documento que desea crear.Carrito de compra

● Precio de catálogo ● Precio de lista ● Precio manual

Solicitud de compra ● Precio histórico ● Precio de catálogo ● Precio de contrato ● Precio manual ● Precio de proveedor manual

Pedido ● Precio histórico ● Precio de catálogo ● Precio de contrato ● Precio manual ● Precio de proveedor manual

Los precios de proveedor manual se usan solamente en confirmaciones de pedidos.

Entrada de mercancías y servicios ● Precio de lista ● Precio de contrato ● Precio de proveedor manual

Factura de proveedor ● Precio de lista

Los precios de lista se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en unaexcepción de precio.

● Precio de contratoLos precios de contrato se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en unaexcepción de precio.


2.7 Asignación de costes en Compras

ResumenAl crear un carrito de compra, un pedido, una entrada de mercancías y servicios o una factura de proveedor paragastos, servicios o materiales que no están en stock, debe introducir una asignación de costes en la que se agrupenlos costes incurridos para la transacción empersarial. Los documentos subsiguientes heredan la asignación decostes especificada.

Requisitos previos ● Cuando desee utilizar posiciones de pedido de cliente, posiciones de orden de servicio o proyectos como

asignaciones de objetos, deberá seleccionar las áreas empresariales relevantes durante la definición delalcance seleccionada.

● Para seleccionar una posición de pedido de cliente o una posición de orden de servicio para la asignación decostes, el pedido relevante debe estar liberado en el sistema.

Tipos de asignación de cuentaEn general, los siguientes tipos de asignación de cuenta son posibles:

● Centros de coste ● Contrato de cliente ● Materiales individuales

Únicamente las posiciones de materiales, de servicios o con límite de los pedidos, las entradas de mercancíasy servicios y las facturas de proveedor pueden ser asignadas a los materiales individuales. El sistemacontabiliza la posición asignada al activo fijo que se encuentra asignado al material individual. Las posicionesde pedido y las posiciones de entrada de mercancías y servicios únicamente pueden contabilizarse enmateriales individuales ya existentes.Para obtener más información, consulte Materiales individuales y Materiales y adquisiciones individuales.También puede crear un nuevo registro para facturas de proveedor si no hay ningún registro del materialindividual en su sistema. Cuando se crea un nuevo material individual, puede crearse automáticamente unnuevo activo fijo en el centro de trabajo Activos fijos.

● Tareas de proyectoPueden utilizarse distintos tipos de proyecto, por ejemplo, proyectos de desarrollo, eventos o recopilacióninterna de costes.

● Posiciones de pedido de clienteÚnicamente los carritos de compra, los pedidos, las entradas de mercancías y servicios y las facturas deproveedor avanzados pueden ser asignados a las posiciones de pedido de cliente.

● Posiciones de orden de servicioÚnicamente los carritos de compra, los pedidos, las entradas de mercancías y servicios y las facturas deproveedor avanzados pueden ser asignados a las posiciones de orden de servicio.

El sistema SAP Business ByDesign proporciona varios informes para analizar la asignación de costes, por ejemplo: ● Pedidos por asignación de costes [página 116]Pedidos por asignación de costes [página 149] ● Solicitudes de compra por asignación de costes [página 119]


Conceptos básicos

● Gastos por asignación de costes

Proceso de aprobaciónLa persona responsable del objeto de coste (por ejemplo, el jefe de proyectos o el jefe del centro de coste) tiene queaprobar los carritos de compra asignados a este objeto contable (pero no el superior directo del solicitante).Según las parametrizaciones de la configuración empresarial, el superior directo o la persona responsable del objetode coste estará a cargo de la aprobación de pedidos.

Ejemplos

Tarea de proyectoAkron Heating Technologies Inc. crea un nuevo proyecto para gestionar un evento próximo de un cliente. Por motivosde supervisión, todos los costes relacionados deben ser asignados a este proyecto directamente. Cuando PeterGreene, el comprador de Akron, solicita un servicio de catering para el evento, crea un pedido y elige la tarea deproyecto para la asignación de costes.

Pedido del clienteAkron Heating Technologies Inc, vende piezas para sistemas de calefacción a su cliente, Lyon Heating Inc. KateJacob crea un pedido de cliente para dichas piezas. Sin embargo, Akron no cuenta con la técnica relevante o elpersonal calificado para ensamblar las piezas. Kate se comunica con un proveedor de servicios externo y lo contratapara llevar a cabo la instalación, e incluye esta tarea en el pedido de cliente. Peter Greene, el comprador de Akron,crea un pedido para el trabajo del proveedor de servicios externo y elige la posición de pedido de cliente relevantepara la asignación de costes.

Orden de servicioAkron vendió un sistema de calefacción a Lyon Heating Inc. hace un tiempo atrás, el mismo año. El cliente informóuna falla mecánica y solicitó la reparación. Jeffrey Goldman crea una orden de servicio para el servicio de reparación.Akron no cuenta con técnicos de servicio que tengan las habilidades necesarias para reparar la falla dentro de lascercanías del cliente. Jeffrey, entonces, contrata un proveedor de servicios externo para realizar la tarea e incluyeeste trabajo en el pedido de cliente. Peter crea un pedido para el trabajo del proveedor de servicios externo y eligela posición de orden de servicio relevante para la asignación de costes.

2.8 Tiempo y gastos de proyecto entre empresas

ResumenTiempo y gastos de proyecto entre empresas les permite a las empresas adociadas que pertenecen al mismo grupocorporativo y que están trabajando técnicamente en el mismo sistema SAP Business ByDesign que trabajeneficientemente de forma conjunta en los proyectos.En la industria de servicios profesionales, una empresa que ejecuta un proyecto para un cliente o internamente nodebería tener la capacidad de ocupar el proyecto solo con sus empleados. Sin embargo, una empresa asociadapodría ser capaz de proporcionar los empleados necesarios. Si es así, la empresa dueña del proyecto (empresacompradora) le pide los servicios necesarios a la empresa asociada (empresa vendedora), que automáticamentecrea un pedido ed cliente y un proyecto interno. Los empleados de la empresa vendedora, con los que se ocupa elproyecto de cliente en la empresa compradora, registran sus tiempos y notifican sus gastos directamente al proyectode la empresa compradora. Además, dichos tiempos y gastos se asignan automáticamente al proyecto entreempresas en la empresa vendedora, y las entradas de mercancías y servicios se crean automáticamente en la


empresa compradora. Entonces, los procesos de facturación se desencadenan automáticamente entre dosempresas.Utilizando procesos de ventas, de compras y de facturación estándar, pero ocultando la relación de la empresa conlos empleados cuando se trata del registro de tiempos y notificación de gastos, Tiempos y gastos de proyecto entreempresas les permite a las empresas ejecutar proyectos de forma eficiente ocupándolos con empleados de variasempresas asociadas.

Requisitos previosLa empresa compradora y la vendedora trabajan en el mismo sistema SAP Business ByDesign y se han registradocomo cliente y proveedor en el sistema respectivo. Los datos de ventas para lso servicios requeridos también sehan registrado.Para garantizar el procesamiento correcto de pedidos de cliente, la empresa vendedora debería crear unaorganización de ventas aparte para ventas entre empresas para almacenar los precios de venta específicos entreempresas y para estandarizar todos sus servicios como basados en proyecto de tiempo y material. Los precios deventas entre empresas deberían estar en línea con los precios de compra entre empresas.Parametrizaciones de configuración

Normalmente un usuario clave efectúa las opciones de configuración. Si no dispone de la autorizaciónnecesaria, póngase en contacto con su usuario clave.

Las siguientes funciones deben estar activadas en su solución. Para hallar estas opciones empresariales, vaya alcentro de trabajo Configuración empresarialy seleccione su proyecto de implementación. Seleccione

Editar alcance de proyecto , y luego el área empresarial relevante, además de la casilla de selección para cada uno delos conceptos empresariales:

● Ventas Servicios basados en proyecto de ventas ● Compras Aprovisionamiento de material fuera de stock y de servicios ● Compras Compras de servicios entre empresas asociadas


Conceptos básicos

Flujo de proceso

Tiempo y gastos de proyecto entre empresas

1. Venta de clientea. La empresa compradora crea un proyecto de cliente que está ocupado parcial o totalmente con

empleados de la empresa vendedora. Como alternativa, la empresa compradora puede ejecutar unproyecto interno. En ambos casos, la empresa compradora libera los proyectos.

b. La empresa compradora solicita servicios basados en tiempos a la empresa vendedora.c. En la empresa compradora, el representante de ventas crea una pedido de cliente para un cliente y fija

un enlace al proyecto de cliente a nivel de posición.

Esta etapa no es relevante para los proyectos internos.

2. Pedidos y ventas entre empresasa. El comprador operativo prepara un pedido consistente que contiene servicios y gastos para el proyecto

en la empresa compradora.

Una posición de límite de gastos debe indicarse manualmente en el pedido para permitir quelos gastos se notifiquen. Esto se realiza seleccionando una posición Límite (no una posiciónGasto) y añadiéndoble un producto de gastos. De forma ideal, debería crearse una posición delímite de gastos por proyecto. . Además, el indicador Se requiere registro de tiempos se fijaautomáticamente en el pedido o debe fijarse manualmente (si el pedido se crea manualmente).

El pedido puede crearse automáticamente desde una solicitud de compra basada en un proyecto omanualmente por el comprador después de él y el contacto de proyecto hayan acordado qué serviciosdeben ofrecerse. Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedidos [página 79].Utilizando el intercambio de datos electrónicos (EDX), la empresa compradora envía el pedido a laempresa vendedora.


b. En la empresa vendedora, el sistema crea automáticamente un pedido mediante comunicación B2B(Business to Business). Este pedido de cliente ● está enlazado con un proyecto entre empresas. ● Tiene una programación de facturas. Esta se desencadena mediante la actividad de ajuste preciso

Plantilla de programación de facturas para pedidos de cliente entre empresas.

En casos excepcionales, un pedido de cliente debe revisarse manualmente y la generación delproyecto entre empresas también debe desencadenarse manualmente. Este es el caso, porejemplo, si una posición tiene un precio fijo en vez de un tipo de tiempo y de material. Entonces,el tipo de posición debe cambiarse a tiempo y material y el proyecto entre empresas debegenerarse manualmente haciendo clic sobre Crear proyecto en el pedido de cliente.

3. Registro de tiempos y notificación de gastos entre empresasa. Los empleados de la empresa vendedora pueden registrar tiempos en la tarea de proyecto de la empresa

compradora en la hoja de tiempos de Self-Service de empleados. La posición de pedido, incluidos elservicio y la tarea, está disponible para registrar tiempos en la hoja de tiempos del empleado. Cuandose liberan los tiempos de proyecto, se envían automáticamente para su autorización, si es que esta esnecesaria. Para obtener más información, consulte Editar hoja de tiempos.

b. Los empleados de la empresa vendedora pueden notificar gastos directamente en la tarea de proyectode la empresa compradora en el Self-Service del empleado. Todas las tareas de proyecto a las que elempleado está asignado directa o indirectamente están automáticamente disponibles para su selección.Cuando se selecciona una tarea de proyecto de la empresa compradora, el sistema encuentrainmediatamente el proyecto entre empresas correspondiente, el pedido y la posición de pedido, y losmuestra a título informativo. Para obtener más información, consulte Crear nuevo informe de gastos.

c. El gestor de proyecto de la empresa compradora autoriza los tiempos registrados y el informe de gastos.

En caso de que una pedido contenga más de una posición de límite de gastos y, por tanto, quehaya más de una posición de pedido de cliente con un producto de gastos, el sistema proponeuna de las posiciones de pedido de cliente.

d. En base a los tiempos registrados y a los gastos notificados, el sistema crea entradas de mercancías yde servicios, que incluyen la información de contabilidad especifica en los tiempos registrados y en losinformes de gastos, así como una referencia al pedido y a la tarea de proyecto correspondientes.

4. Facturación de cliente y entre empresasa. Utlizando las entradas de mercancías y de servicios, la empresa compradora puede crear solicitudes de

factura de proyecto. Para obtener más información, consulte Facturación de proyecto.

Esta etapa no es relevante si se ejecutan proyectos internos.

b. Los empleados de la empresa compradora crean una ejecución de factura que convierte las solicitudesde factura de proyecto en facturas y las activa. Después, programan la ejecución de factura para crearfacturas de cliente. Para obtener más información, consulte Guía rápida de ejecuciones de factura.

Esta etapa no es relevante si se utilizan proyectos internos en la etapa 1a.

c. El sisetma crea solicitudes de factura de proyecto según la programación de facturas de las posicionesde pedido de cliente para tiempos y gastos entre empresas. Las solicitudes de factura de proyecto seliberan automáticamente de forma que las solcitudes de factura de cliente se creen en el centro de


Conceptos básicos

trabajo Facturación de cliente. El sistema factura automáticamente dichas solicitudes de facturas decliente y las facturas se liberan automáticamente.Para obtener más información, consulte Programación de facturas.

d. En la empresa compradora, el sistema crea una factura de proveedor en base a los datos enviados porla empresa vendedora, verifica los datos respecto a las posiciones de entradas de mercancías y deservicios y contabiliza la factura de proveedor si no hay excepciones. El contable del emisor de la faacturapuede visualizar la factura de proveedor contabilizada en la vista Facturas y notas de crédito del centrode trabajo Facturación de proveedor.Si hay alguna excepción, el sistema graba la factura en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturaciónde proveedor. El contable clarifica las excepciones y contabiliza la factura manualmente.Para obtener más información, consulte Guía rápida para trabajo (en facturación de proveedor)[página 189].

5. Contabilidada. Empresa vendedora: Las contabilizaciones son iguales que con los proyectos del cliente. Los registros

de tiempos acreditan el centro de coste y la posición de pedido de cliente adeuda (Coste de mercancíasvendidas) como el primer objeto de asignación de gastos; el segundo es el proyecto entre empresas.Los gastos de viaje se cargan en la cuenta de deudas y en el proyecto entre empresas.La factura de cliente se contabiliza en débitos, mientras que los beneficios se contabilizan en una cuentade beneficios de ventas. Como en los gastos, para beneficios, el primer objeto de asignación de beneficioses la posición de pedido de cliente, mientras que el segundo es el proyecto entre empresas.Para obtener más información, consulte Proyectos de cliente.

b. Empresa compradora: Para proyectos internos, los gastos se contabilizan en el proyecto. Para proyectosde cliente, se contabilizan en la combinación de pedido de cliente/proyecto.Los gastos de servicios se contabilizan en la cuenta de gastos y en la cuenta de compensación Deudassin facturar.Si el proyecto es de cliente, la factura de cliente se contabiliza para créditos, mientras que los beneficiosse contabilizan en la cuenta de beneficios. El objeto de asignación de cuenta es la combinación de pedidode cliente/proyecto.Las facturas de proveedor se contabilizan en la cuenta de deudas y en la cuenta de compensaciónCompras en tránsito. El objeto de asignación de cuenta es el proyecto.Cuando los servicios se confirman y la factura de proveedor se registra en el sistema, las cuentas decompensación deben compensarse respecto a las otras con una ejecución de compensación GR/IR.Para obtener más información y un ejemplo de contabilización, consulte Compensación GR/IR.

Si una empresa y sus subsidiarias se tratan como una empresa única para la declaracióntributaria, los impuestos solo los declara la empresa principal (de notificación) del grupo. Losbalances de las cuentas subsidiarias de IVA / impuestos de ventas e Impuestos soportados setransfieren a las cuentas de la empresa declarante Impuestos por cobrar e Impuestos porpagar. Los balances de las cuentas de la empresa declarante IVA/Impuestos de ventas eImpuestos soportados se transfieren a la cuenta de Impuestos por pagar.Para obtener más información y un ejemplo de contabilización, consulte Grupo de declaraciónde impuestos.

Consulte tambiénProcesos entre empresas en SAB Business ByDesignTiempos y gastos de proyecto entre empresas (escenario empresarial)


2.9 Traslado de stock entre empresas

ResumenPuede utilizar el traslado de stock entre empresas para transferir stock de o a empresas asociadas con el fin decumplir las exigencias de los clientes. Cuando los productos pedidos no están en stock en la empresa receptora,pueden solicitarse de la empresa emisora asociada. Siempre que sea posible, el sistema soporta y acelera esteproceso automatizando la creación de los documentos comerciales implicados.Este escenario también se soporta en un escenario externoo logístico. es decir, uno de los almacenes — el almanacénemisor o receptor — no pueden ser gstionados por la empresa asociada, si no solo por un proveedor de almacén.este documento también proporciona un ejemplo del flujo de procesos si la empresa asociada emisora y/o receptoraha externalizado sus actividades de almacenaje a un proveedor de almacén.

Requisitos previosDebe tener, como mínimo, dos empresas asociadas para realizar traslados de stock entre empresas. Ambasempresas deben utilizar el mismo sistema Business ByDesign y deben estar conectadas por líneas de transporte.Ambas empresas asociadas deben ser creadas durante la definición de la gestión organizativa. Para cada empresa,el sistema crea automáticamente un socio comercial correspondiente con los roles Cuenta y Proveedor.Se deben efectuar las siguientes parametrizaciones si desea utilizar el traslado de stock entre empresas:

● Definición del alcance:Debe seleccionar el concepto empresarial Compras entre empresas asociadas durante la definición dealcance.Esto activa todos los requisitos previos de definición de alcance para el intercambio automático de losdocumentos comerciales relacionados.

● Datos maestros: ○ En el maestro de productos, se deben activar las fichas Compras y Ventas. ○ Se deben actualizar por igual, para ambas empresas, los precios y otras condiciones (como descuentos

por pronto pago) a fin de evitar excepciones durante el proceso de facturación de proveedor, por ejemplo,desviaciones de precio.

● Datos maestros para pedidos de cliente:Para permitir la creación de un pedido de cliente mediante un mensaje A2A, se deben actualizar los siguientesdatos y las responsabilidades:1. Determine un "Empleado responsable - ventas" como contacto para el cliente corporativo en el centro

de trabajo Gestión de clientes, en la vista Clientes de la ficha Contactos en la secciónResponsabilidades.

2. Defina los datos maestros relevantes para el cliente en el centro de trabajo Gestión de clientes, en la vistaClientes de la ficha Datos de ventas. Asigne la cadena de distribución relevante (organización de ventasy canal de distribución) al cliente y actualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la moneda, lascondiciones de pago, las condiciones de entrega y la prioridad de entrega para este cliente.Para obtener más información, consulte Guía rápida de clientes.

3. Determine los datos maestros relevantes para el producto en el centro de trabajo Portafolio de productosy servicios o en el centro de trabajo Datos de producto, en la vista Productos de la ficha Ventas. Asignela cadena de distribución relevante (organización de ventas y canal de distribución) al producto yactualice los datos de ventas, como, por ejemplo, la unidad de medida para este producto.


Conceptos básicos

4. Asegúrese que la distribución del trabajo para ventas esté actualizada correctamente en el centro detrabajo Gestión organizativa, vista Distribución de trabajo en Ventas y marketing.

● Canal de comunicación:En el escenario Traslados de stock entre empresas, se debe fijar el canal de salida Intercambio de datoselectrónicos interno dentro del centro de trabajo Datos de socio comercial, en la ficha Comunicaciónen Colaboración para los siguientes documentos comerciales: ○ Para el proveedor creado automáticamente para la empresa emisora en la vista Proveedores:

○ Pedido ○ Para el cliente creado automáticamente para la empresa receptora en la vista Clientes:

○ Confirmación del pedido de cliente ○ Notificación de envío saliente ○ Factura de cliente/nota de crédito

● Este documento también contiene información sobre el flujo del proceso si la empresa asociada emisora y/o receptora trabaja con un proveedor de almacén. Para obtener más información sobre las parametrizacionesadicionales que deben efectuarse en caso de trabajar con proveedores de almacén, consulte Procesamientode entregas en logística por medio de terceros — Requisitos previos y características.

La utilización del escenario Logística por medio de terceros está sujeta al acuerdo de licencia de unadd-on de comunicación del proveedor de almacén a través del SAP Store. Tenga en cuenta que elacuerdo de licencia del add-on de comunicación del proveedor de almacén puede estar sujeto atasas adicionales.

Flujo de proceso

A continuación se detalla el flujo de procesos asociado con el traslado de stock entre empresas:1. Empresa receptora: El comprador de la empresa receptora crea un pedido para los productos necesarios en

el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y lo envía a la empresa emisora.

La empresa emisora se identifica mediante el socio comercial de tipo "proveedor" que corresponde.

Para obtener más información, consulte Guía rápida de pedidos [página 75].2. Empresa emisora: De acuerdo con este pedido, se crea automáticamente un pedido de cliente en la empresa

emisora. Para este pedido de cliente, el sistema realiza automáticamente una verificación ATP con el objetivode comprobar si las cantidades solicitadas se pueden proporcionar en el tiempo de entrega solicitado.


3. Empresa emisora: Si los pedidos de cliente se configuran para la liberación automática, el sistema libera elpedido de cliente y envía automáticamente una confirmación de pedido a la empresa receptora una vez seha creado el pedido de cliente y es consistente con el precio solicitado en el pedido. De lo contrario, el agentecomercial debe liberar manualmente el pedido de cliente e iniciar una confirmación de pedido. A continuación,se crea automáticamente la confirmación de pedido que corresponde.Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedidos de cliente.

4. Empresa emisora: En el centro de trabajo Control de logística de salida, vista Demanda de cliente, elplanificador de aprovisionamiento de la empresa emisora libera la demanda de cliente que corresponde.. Elplanificador de logística verifica que los pedidos se cumplan en función de su prioridad. A continuación, secrea automáticamente una propuesta de entrega.Para obtener más información, consulte Guía rápida de demanda de cliente.

5. Empresa emisora: Este paso depende de si la empresa asociada emisora gestiona un almacén interno o si haexternalizado sus actividades de almacén a un proveedor de almacén. ● Almacén gestionado internamente

En el centro de trabajo Logística de salida, vista Control de entrega, lista de trabajo Propuestas deentrega, el responsable de almacén verifica la propuesta de entrega y contabiliza una salida demercancías mediante el botón Contabilizar salida de mercancías. Esto da como resultado la creaciónautomática de una entrega de salida.Para obtener más información, consulte Guía rápida de control de entrega.La entrega de salida se puede ver en el centro de trabajo Logística de salida, vista Entregas salientes.

Si los artículos están en tránsito, de manera que hay una diferencia de tiempo entre lacontabilización de las mercancías y la entrada de mercancías, éstas no aparecen visibles en losinventarios de la empresa emisora ni receptora.Para verificar las entregas en el tránsito entre empresas, utilice la tarea Entregas en tránsitoentre empresas en Tareas comunes. Estas entregas en tránsito entre empresas se basan en lainformación de traslado de stock entre empresas.Para obtener más información, consulte Contabilizaciones de inventario.

Continúe con el paso 6. ● Almacén gestionado externamente

a. Procesamiento de las propuestas de entrega y creación de solicitudes de logística por medio deterceros:En el centro de trabajo Logística por medio de terceros, en la subvista Propuestas de entrega, el jefede la cadena logística verifica las propuestas de entrega y crea solicitudes de logística por mediode terceros —si no se han creado automáticamente en una ejecución automática. Esta informaciónse envía al proveedor de almacén mediante un mensaje B2B.

b. Recepción de la información de entrega saliente:Una vez el proveedor de almacén ha procesado la solicitud de entrega y enviado las mercancías ala empresa asociada receptora, la información de entrega saliente se envía mediante un mensajeB2B a la empresa asociada emisora. El jefe de la cadena logística puede verificar la entrega salienteen la subvista Entregas salientes del centro de trabajo Logística por medio de terceros.

Para obtener más información, consulte Procesamiento de entregas salientes en logística por medio deterceros.


Conceptos básicos

Si los artículos están en tránsito, de manera que hay una diferencia de tiempo entre lacontabilización de las mercancías y la entrada de mercancías, éstas no aparecen visibles en losinventarios de la empresa emisora ni receptora.Para verificar las entregas en el tránsito entre empresas, utilice la tarea Entregas en tránsitoentre empresas en Tareas comunes. Estas entregas en tránsito entre empresas se basan en lainformación de traslado de stock entre empresas.Para obtener más información, consulte Contabilizaciones de inventario.

Continúe con el paso 6.6. Empresa receptora: Cuando se libera la entrega saliente, la empresa receptora recibe automáticamente una

notificación de envío en forma de notificación de entrega entrante. El procedimiento a seguir ahora dependede si la empresa asociada receptora gestiona un almacén interno o si ha externalizado sus actividades dealmacén a un proveedor de almacén. ● Almacén gestionado internamente

El responsable de almacén de la empresa receptora verifica la notificación de entrega entrante en elcentro de trabajo Logística de entrada, en la vista Notificaciones de entrega entrante. El responsable dealmacén puede contabilizar directamente una entrada de mercancías con el botón Contabilizar entradade mercancías en esta vista.Tenga en cuenta que la opción de contabilizar la entrada de mercancías en la vista Pedidos se ha fijadoen inactiva para este escenario, para evitar la posibilidad de contabilizar por partida doble la entrada demercancías. Esto es, para el proceso de transferencia de estocs entre empresa, el responsable dealmacén de la empresa receptora debe contabilizar siempre la entrada de mercancías en la vistaNotificaciones de entregas entrantes.Para obtener más información, consulte Guía rápida de entregas entrantes.

Si la dirección de la empresa receptora no es la misma que la dirección del cliente que pidió lasmercancías, y si sus canales de comuncación se han configurado adecuadamente, el sistemaenviará dos notificaciones de envío; una a la parte que recibe las mercancías físicamente(destinatario de las mercancías) y otra a la parte que pidió las mercancías (cliente).

Continúe con el paso 7. ● Almacén gestionado externamente

El jefe de la cadena logística de la empresa receptora puede supervisar la notificación de entrega entranteen el centro de trabajo Logística por medio de terceros, en la subvista Notificaciones de entregaentrante. Esta notificación de entrega entrante también se envía al proveedor de almacén de formaautomática mediante un mensaje de B2B para informarle acerca de la recepción esperada.Una vez el proveedor de almacén ha recibido las mercancías y procesado la entrega, la información deentrega entrante se envía mediante un mensaje B2B a la empresa receptora, lo que desencadena lacreación de una entrega entrante. Este documento contiene una referencia a la notificación de entregaentrante. El jefe de la cadena logística puede verificar entonces la entrega entrante en la subvistaEntregas entrantes del centro de trabajo Logística por medio de terceros.Al recibir el mensaje B2B, el sistema libera la entrega entrante de acuerdo con las parametrizacionesestándar del sistema siempre que los datos sean consistentes. En caso de existir inconsistencias, secreará con el estado No liberado.Para obtener más información, consulte Procesamiento de entregas entrantes en logística por mediode terceros.Continúe con el paso 7.

7. Empresa emisora: Cuando se cumple un pedido de cliente, el agente comercial de la empresa emisora abrela vista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturación a clientes, selecciona las posiciones relevantesy crea la factura con el botón Acción de seguimiento. A continuación, se envía la factura de cliente a la empresa


receptora y los datos de facturación de cliente se transfieren a contabilidad para la recepción de pagos. Losdatos son visibles en la vista Asientos contables del centro de trabajo Libro mayor.Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura.

Durante todo este proceso, puede revisar, en cualquier momento, el estado de cumplimiento depedido del pedido de cliente. Si desea comprobar el estado de cumplimiento de pedido, abra elpedido relevante en el centro de trabajo Pedido de cliente y verifique el flujo de documentos quemuestra todos lo documentos que fueron creados.

8. Empresa receptora: Cuando se contabiliza la factura de cliente, la factura de proveedor se contabilizaautomáticamente en la empresa receptora y se puede verificar en el centro de trabajo Facturación deproveedores, en la vista Facturas y notas de crédito. El sistema envía la información a la gestión financiera.Puede ver esta información como asientos contables en el centro de trabajo Libro mayor.

9. Empresa receptora: A continuación, se comunica el importe de pago a contabilidad financiera para iniciar elproceso de pago. Para obtener más información acerca de los procesos de pago, consulte Pagos salientesautomáticos iniciados internamente y Pagos salientes manuales iniciados internamente.

2.10 Procesamiento de pedido de terceros

ResumenComo planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempeña como coordinador deprocesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de órdenes de terceros para queun proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envío directo de un producto a un cliente.El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso típico basado en los escenarios empresariales Gestión de pedidosy Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona elproducto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo envíe a la direccióndel cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Según la información de envío del proveedor,la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso.Para obtener más información, consulte los escenarios empresariales:

● Gestión de pedidos (Procesamiento de pedido de terceros — material) ● Gestión de pedidos (venta de stock) ● Ciclo de aprovisionamiento (stock)

Requisitos previos

Opción de configuración


Está permitida la gestión de pedidos de terceros en su configuración de solución. Para encontrar esta opciónempresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vistaProyectos deimplementación . Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto .Para este ejemplo de proceso empresarial, se ha llevado a cabo la configuración para los escenarios empresarialesGestión de pedidos y Ciclo de aprovisionamiento (stock).Además, para la gestión de pedidos de terceros, se ha definido lo siguiente:En Definición de alcance estos conceptos empresariales deben estar activados en la secuencia siguiente:


Conceptos básicos

● El concepto empresarial Vender productos estándar en el paquete empresarial Portafolio de productos yservicios para ventas.

● El concepto empresarial Pedido de cliente en el paquete empresarial Vender productos y servicios. ● El concepto empresarial Gestión de pedidos de terceros en el paquete empresarial Solicitud de compra y

gestión de orden. ● En el concepto empresarial Solicitudes de compra del paquete empresarial Solicitud de compra y gestión de

orden, la pregunta sobre definición de alcance ¿Desea que los pedidos se creen automáticamente a partir desolicitudes de compra? se ha respondido con Sí.

Si su empresa no tiene productos en stock pero siempre entrega directamente a través de proveedores, tiene quedeseleccionar el concepto empresarial Envío en el concepto empresarial Logística de salida. Este conceptoempresarial se selecciona automáticamente si se seleccionan los conceptos empresariales Vender productosestándar y Pedido de cliente.Se han procesado los siguientes datos maestros:

● En el maestro de productos, el producto está definido como un producto de compra y venta, lo que significaque tanto el estado de la ficha Compras como el estado de las organizaciones de ventas en la ficha Ventasestán fijadas como Activo. Esto se hace en la vista Materiales del centro de trabajo Datos de producto.

● Se ha creado un contrato de compra o una lista de precios para uno o más proveedores cuyo producto puedeser entregado en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación.

● El producto se asigna a una categoría de producto para la cual se ha activado una creación automática depedido. En este caso, el pedido, se crea automáticamente cuando se envía el pedido de cliente. Esto se llevaa cabo en el centro de trabajo Gestión de pedidos y solicitudes de compra (tarea común Definir creaciónautomática de pedido de cliente).

Flujo de proceso

Procesamiento de pedido de terceros


1. Crear pedido de clienteEn la vista Pedido de cliente del centro de trabajo Pedidos de cliente el representante de ventas crea un pedidode cliente para una cuenta e introduce una posición para un producto.El sistema: ● Efectúa una determinación de fuente de aprovisionamiento para determinar un origen. Para los objetivos

de este escenario, este producto se puede suministrar por un proveedor. Por eso, el sistema fija elindicador Cumplimiento en Externo y propone automáticamente un proveedor.El representante de ventas puede modificar el proveedor asignando un nuevo origen delaprovisionamiento.Para obtener más información, consulte Guía rápida de pedidos de cliente.

● Desencadena una verificación de disponibilidad que se basa en el tiempo de procesamiento delproveedor. Si tiene un contrato de compra con el proveedor, el tiempo de procesamiento del proveedorse toma de este contrato. En caso contrario, el tiempo de procesamiento del proveedor se toma delmaestro de productos donde puede ser definido específicamente para el proveedor.Por ejemplo, si la fecha de entrega confirmada es posterior a la fecha de entrega solicitada a causa deltiempo de procesamiento del proveedor, se visualiza un semáforo ATP en ámbar. La cantidad solicitadase ha confirmado para la fecha de entrega solicitada o una fecha posterior dependiendo del tiempo deaprovisionamiento del proveedor.Para obtener más información, consulte Verificación de disponibilidad en escenarios de gestión depedidos de terceros.

● Solicita una valoración del producto para determinar el previo de venta específico para el proveedor ycalcula el margen de beneficio del pedido de cliente.Para obtener más información, consulte Margen de beneficio.

2. Crear el pedidoEl representante de ventas graba y libera los pedidos de cliente y envía una confirmación de orden al cliente.Dependiendo de las configuraciones de salida, utiliza el correo electrónico, el fax o la impresión para hacerloo se envía un mensaje B2B automáticamente al cliente.El sistema: ● Fija el estado del pedido de cliente y el estado de entrega en el pedido de cliente a En ejecución. ● Crea una demanda del cliente con el tipo de entrega Terceros en la vista Demanda de cliente del centro

de trabajo Control de logística de salida. El estado de liberación de la demanda de cliente se fija enLiberado y el estado de entrega en No iniciado.Después de que haya liberado el pedido de cliente ya no puede cambiar el proveedor en el pedido decliente.Para obtener más información, consulte Guía rápida de demanda de cliente.

● Crea una solicitud de compra y un pedido en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos se hadefinido como objetico de este escenario la creación automatizada de pedidos.El pedido tiene el tipo de proceso Terceros. El estado de este pedido se fija en Enviado lo que significaque el proveedor ha sido informado.Para obtener más información, consulte Guía rápida de pedidos [página 75].

● Muestra el pedido del tipo de proceso Terceros, en la vista Supervisión de pedidos del centro de trabajoControl de aprovisionamiento. Aquí el planificador de aprovisionamiento no puede supervisar el progresodel pedido desde una perspectiva de planificación y logística.Para obtener más información, consulte Guía rápida de supervisión de pedidos.

3. Recibir la confirmación de aprovisionamientoUna vez que el proveedor ha respondido al pedido, el comprador crea un pedido o una confirmación de registrode la cantidad entregada y la fecha de entrega confirmada por el proveedor. Esto se hace en la vistaPedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.Para obtener más información, consulte Crear un pedido de confirmación [página 102].El sistema:


Conceptos básicos

● Cambia el estado del pedido de Enviado a Confirmación recibida. ● Actualiza la demanda del cliente con repartos que contienen datos de cantidades y entregas basados

en la confirmación del proveedor. ● Crea un pedido de terceros en la vista Pedidos de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de órdenes

de terceros. El pedido de terceros tiene el estado Pedido.4. Recibir la confirmación de la entrega

Una vez que el proveedor ha enviado el producto al cliente y le ha enviado una copia de la nota de entrega, elcomprador o el representante de ventas la registra yendo a la vista Pedido de terceros del centro de trabajoCumplimiento de orden de tercero y creando una notificación de entrega de terceros.Para obtener más información, consulte Guía rápida para Pedidos de terceros.El comprador o el representante de ventas graba y libera la notificación de entrega de terceros.El sistema: ● Crea una entrega entrante con el estado Liberada. ● Crea una entrega saliente con el estado Liberada. ● Crea una confirmación de mercancías y actividad basada en el información en la entrega de salida de

terceros. Esta confirmación se envía a Contabilidad financiera. Basándose en la entrega saliente, elsistema crea una solicitud de factura de la entrega de salida. Esto es visible en la vista Solicitud defactura del centro de trabajo Facturación de cliente con el estado Para ser facturado.Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura.

● Actualiza la cantidad total de entrada de mercancías en el pedido. La posición aparece en la vistaPosiciones de documento de compras del centro de trabajo Valoración de inventarios.Para obtener más información, consulte Guía rápida de documentos de compras.

● Cambia el estado del pedido a Siguiente documento creado y el estado de entrega a Entregadocompletamente y lo actualiza con la cantidad total de entrega.

● Actualiza la fecha final de entrega en el pedido de cliente. La posición aparece en la vista Posiciones dedocumento de ventas del centro de trabajo Gastos e ingresos.Para obtener más información, consulte Guía rápida Posiciones de documento de ventas.

● Cambia el estado de entrega en el pedido de cliente a Finalizado y actualiza la cantidad entregada. Elestado global del pedido de cliente permanece en En proceso.

● Cambia el estado de entrega de la demanda de cliente en a Finalizado. ● Actualiza el reparto de la demanda de cliente con las cantidades cumplidas y la fecha de envío. ● Informa a la facturación de proveedores que se puede verificar una factura para el pedido.

5. Recibir la factura del proveedorUna vez el proveedor le ha enviado la factura, el contable crea y contabiliza una nueva factura del proveedorcon referencia al pedido de terceros en la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturación deproveedores.Para obtener más información, consulte Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentosprecedentes [página 237].El sistema: ● Graba el documento en la vista Facturas y notas de crédito del centro de trabajo Facturación de

proveedores.Para obtener más información, consulte Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en facturaciónde proveedores) [página 263].

● Envía los detalles de la transacción al libro mayor.El sistema crea un asiento contable para la factura del proveedor, contabiliza la factura del proveedorcomo pagable en el libro mayor y libera la factura para su pago.Para obtener más información, consulte Guía rápida de asientos contables.

● Actualiza el estado del pedido a Finalizado y fija el estado completado de la factura a Facturado.


6. Crear la factura del clienteBasándose en la solicitud de factura de entrega de salida, el contable crea y libera la factura del cliente en lavista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturación a clientes. O bien el contable espera hasta lapróxima ejecución de factura programada cuando el sistema procesa automáticamente las solicitudes defactura y libera la factura.Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura.El sistema: ● El sistema crea un asiento contable para la factura para el cliente y contabiliza la factura del cliente como

ingresos y créditos como partida individual en el libro mayor. Además, crea una posición abierta en lacuenta del cliente. Cuando se recibe el pago, esta posición abierta se compensa. El pago se contabilizacomo un cobro en el libro mayor.

● Actualiza el estado del pedido de cliente a Acabado. Si no existen otras posiciones el sistema fija el estadodel pedido de cliente en Completado.


Conceptos básicos

3 Compra por autoservicio

3.1 Conceptos básicos

3.1.1 Procesamiento de carritos de compra

ResumenEn los procesos de autoservicio, los empleados pueden utilizar carritos de compra para adquirir servicios ymateriales que no están en stock. Pueden crear carritos de compra para ellos mismos y realizar un seguimiento deellos en nombre de otros empleados o para proyectos.Pueden seleccionar los productos que desean pedir de catálogos, de listas de artículos pedidos anteriormente o deartículos sugeridos por el sistema. Si los productos necesarios no están disponibles, también pueden proporcionarmanualmente descripciones de estos productos, de manera que el departamento de compras pueda intentarencontrar un proveedor para ellos.

La validación de productos para catálogos es posible en carritos de compra. Esto le asegura que, si copiaun artículo de una cesta de la compra antigua a una nueva y dicho artículo fue seleccionado originalmenteen un catálogo, el sistema valida el artículo en el catálogo existente. Esto significa, si el catálogo se haactualizado y, por ejemplo, el artículo ya no se encuentra en el catálogo, obtendrá un mensaje advirtiendoque el producto ya no está disponible. Si el precio del artículo se ha modificado, el sistema actualizará elprecio en el carrito de la compra automáticamente.

Los costes de los productos o servicios pedidos pueden asignarse a un centro de coste, un proyecto, una posiciónde pedido de cliente o una posición de orden de servicio.Dependiendo del valor neto toal y otras condiciones de aprobación, que se pueden configurar en Gestión deaplicaciones y usuarios, el carrito de la compra se envía para que sea aprobado y después se transfiere a lassolicitudes de compras para el departamento de compras. Una vez se han entregado los materiales o se hancompletado los servicios, los empleados pueden confirmarlos utilizando entradas de mercancías y servicios. Si seha suministrado el material erróneo o dicho material suministrado está dañado, podrán devolverlo utilizandodevolución de mercancías.

Requisitos previosOpciones de configuración

Las parametrizaciones de configuración se suelen llevar a cabo por un usuario clave. Si no cuenta con laautorización requerida, póngase en contacto con el usuario clave.

Lo siguiente debe seleccionarse durante la determinación de alcance: ● El paquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio además de las opciones empresariales siguientes:

○ Metabúsqueda incluidas cestas de la compra anteriores ○ Entrada descentralizada de mercancías y servicios

SAP Business ByDesign FP3.5Compra por autoservicio P U B L I C • © 2012 SAP AG. Reservados todos los derechos 43

○ Artículos recomendados de la cesta de la compra ○ Autorización de cesta de la compra

● Concepto empresarial Aprovisionamiento de servicios y materiales que no están en stock

Lo siguiente debe seleccionarse durante la determinación de alcance: ● Autorización de cesta de la compra ● Gestión de tareas empresariales para el aprovisionamiento de autoservicio ● Parámetros para catálogos externos debe activarse si se desea utilizar la validación de producto para

catálogos.

IntegraciónEl procesamiento de carro de la compra está integrado con lo siguiente:

● Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la entrada manual de carros de la compra: ○ Procesamiento de peticiones internas para una confirmación rápida y detallada de las entregas de

pedidos mediante el aprovisionamiento por autoservicio y los carritos de compra. ○ Procesamiento de la gestión de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de

los prestatarios de servicios mediante el registro de tiempos. También le permite, opcionalmente, laaprobación y evaluación de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectosy compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los prestatarios de servicioo confirmarlo.

● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos de seguimiento y a lafinalización o cancelación de solicitudes de compra: ○ Procesamiento de solicitudes de compras que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de

todos los pedidos y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos

y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○ Gesión de proyectos, que le permite obtener un resumen particular de los gastos de proyecto para todos

los materiales, servicios y gastos vinculados, los costes asignados al proyecto. ○ Procesamiento de entrada mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas

de mercancías y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales y la finalización deservicios.

○ Procesamiento de facturas de proveedor que le permite verificar todas las facturas introducidas en elsistema y compararlas con los pedidos y las entradas de mercancías y servicios correspondientes.

Flujo de proceso1. Un empleado/a crea un carro de la compra para si mismo en nombre de un colega o para un proyecto. El

empleado selecciona los productos solicitados de un catálogo, una lista de artículos pedida previamente oartículos recomendados, o los introduce manualmente al carro de la compra.

Si aún no se ha definido los detalles exactos del material solicitado o los servicios, el empleadotambién puede crear un artículo límite [página 96] con un límite de valor máximo.

El empleado añade información tal como la cantidad solicitada, la asignación de cuenta y los detalles deentrega, y finaliza el carro de la compra. El empleado/a puede hacer un seguimiento del estado del carro dela compra y cancelar artículos posteriormente si sucede que ya no se necesitan.Para obtener más información, consulte:


Compra por autoservicio

● Cree un carrito de compra [página 45] ● Cree un carrito de compra nombre de [página 47] ● Añadir una posición con límite a un carrito de compra [página 49] ● Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra [página 50] ● Cancelar un artículo solicitado en un carrito de compra [página 52]

2. Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en En aprobación y enviará la tarea al autorizadordesignado. El autorizador puede aceptar o rechazar el carro de la compra o volver a enviarlo a revisar.Para obtener más información, consulte Procesar una solicitud de aprobación.

3. El sistema convierte el carro de la compra en una o varias solicitudes de compra basadas en la fuente deaprovisionamiento. ● Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido automáticamente y lo envía al

proveedor. ● Si falta cualquier información en la solicitud de compra, un comprador debe añadirla manualmente, crear

uno o más pedidos y enviarlos a los proveedores.Para obtener más información, consulte Crear un pedido manualmente [página 100].

4. Cuando se ha suministrado el material o los servicios se han completado, el empleado que creó el carro dela compra crea una entrada de mercancías y servicios para confirmar el suministro. Una vez se hacontabilizado la entrada de mercancías y servicios, el sistema fijará el estado del carro de la compra enEntregado y lanzará procesos de seguimiento en Facturación de proveedor y Finanzas.Para obtener más información, consulte: ● Confirmar una entrega de un carrito de compra [página 53] ● Confirmación rápida de entrega [página 55] ● Confirmar la entrega de una posición límite de un carrito de compra [página 57]

5. Si el material suministrado se ha dañado o se ha entregado el material equivocado, el empleado puede crearuna devolución de la mercancías para devolver el material al proveedor. Una vez se ha contabilizado la entradade mercancías y servicios, el sistema fijará el estado del carro de la compra en Entregado parcialmente oPedido y lanzará procesos de seguimiento en Facturación de proveedor y Finanzas.Para obtener más información, véase Crear una devolución de mercancías de un carrito de compra[página 60].

Consulte tambiénProcesamiento de solicitud de compra [página 67]Procesamiento de pedidos [página 79]Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancías [página 126]Proceso de aprobación

3.2 Tareas

3.2.1 Cree un carrito de compra

ResumenSi desea comprar materiales o servicios que necesita para su trabajo diario, por ejemplo, equipo informático o cursosde formación, puede solicitar estos productos directamente creando un carrito de compra.


Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligerasdiferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener másinformación, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar.Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcancerelevante.

Procedimiento1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Ir a comprar .

También puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. Haga clic enNuevo y seleccione Carrito de compra.

2. En la etapa 1 Seleccionar productos, seleccione materiales o servicios que desea solicitar: ● De un catálogo:

Seleccione el catálogo desde el que desea solicitar y buscar el producto necesario. Para obtener másinformación consulte Añadir un artículo de un catálogo.

● De artículos previamente solicitados o recomendados:En la lista Visualizar seleccione Artículos previamente solicitados o Artículos recomendados y haga clicen Ir . Seleccione el producto que desee solicitar de la lista, introduzca la cantidad y haga clic en

Añadir a carrito de compra .

● Utilizando la búsqueda:Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar y haga clic en Ir .

3. En la etapa 2 Editar carrito de compra, revise los artículos que ha seleccionado e indique o actualice los datosdel artículo, tales como la Fecha de entrega o Cantidad en caso necesario.

4. Si desea añadir otros artículos o productos que no ha podido encontrar en ningún catálogo, haga clic enAñadir fila , seleccione a continuación el Tipo de artículo, introduzca una Descripción de producto para estos

artículos, la Fecha de entrega y la Cantidad necesaria.5. Si desea eliminar un artículo de la lista, seleccione el artículo y haga clic en Eliminar .6. En la etapa 3 Controlar, introduzca o actualice la asignación de costes y detalles de entrega si es necesario:

● Dependiendo de si se crea el carrito de compra para el mismo usuario o para un proyecto, seleccioneCentro de coste o Proyecto en el campo Asignar. Los valores facturados de sus compras se pagan através del centro de coste o proyecto asignado.

El centro de coste por defecto es aquél al cual pertenece el usuario. Puede modificarlo encaso necesario.

● Su nombre se ha introducido como Nombre de destinatario en los datos Entregar a. Puede modificarla dirección en caso necesario.

● Si el sistema ha determinado que se va a desencadenar un proceso de aprobación para este carritode compra, se visualizará el nombre del autorizador cuando haga clic en Visualizar detalles deaprobación. Si fuera necesario, puede introducir información adicional para el autorizador en el campoComentarios.

7. Grabe sus entradas.8. Para solicitar el carrito de compra, haga clic en Finalizar .



ResultadoEl carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobación (si el sistema ha iniciado un proceso deaprobación) o Solicitado. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado, se crea automáticamente una solicitudde compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo envía al proveedor. Si faltacualquier información en la solicitud de compra, un comprador debe añadirla manualmente, crear uno o más pedidosy enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado o Parcialmentesolicitado.Puede seguir el estado de su carrito de compra [página 50] desde la vista Autoservicios haciendo clic enSeguimiento de mis carritos de compra. Si su carrito de compra se ha creado para un proyecto, también puedeacceder a él en el centro de trabajo Gestión de proyectos haciendo clic en Seguimiento de Mis carritos de comprabajo Tareas comunes.

AlternativasTambién puede crear un carrito de compra en nombre de un colega. Para obtener más información, consulte Crearun carrito de compra en nombre de [página 47]. Si aún no conoce los detalles exactos de los materiales o serviciosque desea solicitar, también puede añadir un artículo con límite a su carrito de compra [página 49].

3.2.2 Cree un carrito de compra a nombre de

ResumenSi desea comprar materiales o servicios a nombre de un compañero, puede solicitar dichos productos creando uncarrito de compra. Como asistente personal, por ejemplo, puede que tenga que pedir ciertos materiales o serviciospara su gestor o sus colegas de equipo. Los costes se cargan automáticamente al centro de coste del empleadopara el que se ha creado el carrito de compra.


Procedimiento1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) .

También puede iniciar esta actividad desde Seguimiento de mis carritos de compra. Haga clic enNuevo y seleccione Carrito de compra (avanzado).

Si desea crear un carrito de compra para un proyecto, también puede ir a Gestión deproyectos Tareas comunes Ir de compras (siempre y cuando tenga acceso a este centro detrabajo).


2. En el paso 1 Definir estándares, en Comprar en nombre de, indique el nombre o el ID del empleado para el querealiza la compra.

3. En Entrega, el nombre del empleado para el que realiza la compra se ha indicado comoDestinatario. Actualiceeste campo cuando sea requerido.

4. Indique Entrega/Lugar de servicio y el Cliente cuando sea requerido.

En los procesos de gestión de pedidos de terceros, el Cliente es el responsable para el que se hacomprado el material o servicio.

5. Actualice los datos de asignación de costes, si es requerido, en Cargar a. Según si ha creado un carrito decompra para un compañero o para un proyecto, seleccione Centro de costes, Contrato de cliente, Tarea deproyecto, Pedido de cliente, o Orden de servicio en el campo Asignado a . Los valores facturados de suscompras ser pagarán tal y como corresponde.

Si selecciona Centro de coste, el centro de coste por defecto es el centro de coste del Destinatario.Puede modificarlo en caso necesario.

6. Los datos de Dirección de envío se transfieren de Lugar de entrega/servicio. Actualícelo si es necesario.7. En la etapa 2 Seleccionar productos, seleccione materiales o servicios que desea solicitar:

● De un catálogo:Seleccione el catálogo desde el que desea solicitar y buscar el producto necesario. Para obtener másinformación consulte Añadir un artículo de un catálogo.

● De artículos previamente solicitados o recomendados:En la lista Visualizar seleccione Artículos previamente solicitados o Artículos recomendados y haga clicen Ir . Seleccione el producto que desee solicitar de la lista, introduzca la cantidad y haga clic en

Añadir a carrito de compra .

● Utilizando la búsqueda:Introduzca el producto que desee solicitar en el campo Buscar y haga clic en Ir .

8. En la etapa 3 Editar carrito de compra, revise los artículos que ha seleccionado e indique o actualice los datosdel artículo, tales como la Fecha de entrega o Cantidad en caso necesario.

● Si tiene un Proveedor preferente para un artículo, puede indicar este proveedor en laficha Datos básicos .

● Si los detalles de envío de un artículo, por ejemplo, el destinatario o la dirección de envío, divergen delresto del carrito de compra, puede especificarlos en la etiqueta Enviar a .

● Si desea especificar un artículo con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos .

9. Si desea añadir otros artículos o productos que no ha podido encontrar en ningún catálogo, haga clic enAñadir fila , seleccione a continuación el Tipo de artículo, introduzca una Descripción de producto para estos

artículos, la Fecha de entrega y la Cantidad necesaria.

Si aún no conoce los detalles o la cantidad de los materiales o servicios que desea solicitar, tambiénpuede añadir un artículo con límite a su carrito de compra [página 49].

10. Si desea eliminar un artículo de la lista, seleccione el artículo y haga clic en Eliminar .11. Si el sistema ha determinado que se va a desencadenar un proceso de aprobación para este carrito de compra,

se visualizará el nombre del autorizador cuando haga clic en Mostrar detalles de aprobación. Si fueranecesario, puede introducir información adicional para el autorizador en el campo Comentarios.

12. Grabe sus entradas.13. Para solicitar el carrito de compra, haga clic en Finalizar .



ResultadoEl carrito de compra se graba en el sistema con estado En aprobación (si el sistema ha iniciado un proceso deaprobación) o Solicitado. Una vez se ha modificado su estado a Solicitado, se crea automáticamente una solicitudde compra. Si se ha completado la solicitud de compra, el sistema crea un pedido y lo envía al proveedor. Si faltacualquier información en la solicitud de compra, un comprador debe añadirla manualmente, crear uno o más pedidosy enviarlos a los proveedores. El estado del carrito de compra entonces se modifica a Solicitado o Parcialmentesolicitado.Puede seguir el estado de su carrito de compra [página 50] desde Resumen de autoservicios haciendo clic enSeguimiento de mis carritos de compra. ISi su carrito de compra se ha creado para un proyecto, también puedeacceder a él en el centro de trabajo Gestión de proyecto haciendo clic en Seguimiento de mis compras.

AlternativasSi desea crear un carrito de compra para usted o para un proyecto, puede empezar con Ir de compras en lugar deIr de compras (avanzado). Para obtener más información, consulte Creación de un carrito de compras [página 45].

3.2.3 Añadir una posición con límite a un carrito de compra

ResumenSi quiere crear un carrito de compra pero no sabe los detalles exactos o las cantidades de material o serviciorequeridas, puede añadir un artículo con límite [página 96] a su carrito de la compra.Por ejemplo, si un servicio, como reparación, debe realizarse pero no sabe la cantidad de horas que se necesitarán,puede añadir una posición con límite a su carrito de compra y asignar el importe máximo que puede costar lareparación. Una vez haya finalizado la reparación, se pueden añadir los detalles al entradas de mercancías y serviciosque confirma la finalización [página 57] del servicio.


Requisitos previosHa creado un carro de compra utilizando la función Ir a comprar (avanzada). Para obtener más información, consulteCrear un carrito de compra en nombre de [página 47].

Procedimiento1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Ir a comprar (avanzada) .2. En el carrito de compra, vaya al paso 3 Editar carrito de compra.3. Para añadir la posición de límite al carrito de compra, haga clic en Añadir fila .4. Seleccione Límite como Tipo de posición.


5. Introduzca los datos siguientes en la página de ficha Datos básico . ● Una Descripción de producto que describe el servicio o el material que necesita ● La Fecha de entreganecesaria o Período de servicio ● Un Valor límite para especificar la cantidad máxima que puede costar el material o el servicio

Si se excede el valor límite cuando el material o servicio se confirma en una entrada demercancías y servicios, el sistema desencadena un proceso de aprobación.

● La Categoría de producto de su posición - disponible ● Un proveedor preferido para la posición - si tiene un proveedor

6. Si los detalles de envío de una posición de límite, por ejemplo, el destinatario o la dirección de envío, divergendel resto del carrito de compra, puede especificarlos en la etiqueta Enviar a .

7. Si desea especificar una posición de límite con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos .

8. Grabe sus entradas.

ResultadoLa posición de límite se ha añadido a su carrito de compra. Ahora puede proceder con el pedido de su carrito decompra como lo hace habitualmente. Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombrede [página 47].Una vez el estado de su carrito de compra cambia a Pedido y se crea la petición de compra, un comprador debeencontrar un origen apropiado de aprovisionamiento para el material o servicio descrito en la posición de límite,crear una orden de compra y enviarla al proveedor.

3.2.4 Realizar el seguimiento del estado de la cesta de la compra

ResumenDespués de crear un carrito de compra, puede supervisar su estado para ver, por ejemplo, si ya se ha pedido, si seestá procesando actualmente en el departamento de compras, o si aún se tiene que aprobar. Si un autorizador noha aprobado el carrito de compra pero lo ha devuelto para que lo revise, tiene que revisarlo y volver a pedirlo.


Procedimiento1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Seguimiento de mis carritos de compra .

Si se ha creado el carrito de compra para un proyecto, también puede ir a Gestión deproyectos Tareas comunes Seguimiento de mis carritos de compra (siempre y cuando tengaacceso a este centro de trabajo).



2. Se abre la vista Mis solicitudes. A partir de aquí, puede buscar su carrito de compra: ● Carritos de compra – Abrir lista todos los carritos de compra que aún no se han pedido (En

preparación), que aún estén En aprobación, que el autorizador ha devuelto para que se revisen (Enrevisión), o que actualmente se estén procesando en el departamento de compras (Trabajosolicitado). También lista los carritos de compra en los que algunas o todas las posiciones se hanpedido (Pedido o Parcialmente pedido) y los carritos de compra en los que algunas posiciones ya sehan entregado y confirmado con una entrada de mercancías y servicios (Parcialmente entregado).

● Carritos de compra – Abiertos para confirmación lista todos los carritos de compra en los que algunaso todas las posiciones se han pedido (Pedido o Parcialmente pedido) y se pueden confirmar con unaentrada de mercancías y servicios una vez se hayan entregado. También lista los carritos de compraen los que algunas posiciones ya se han entregado y confirmado con una entrada de mercancías yservicios (Parcialmente entregado).

● Carritos de compra – Finalizados lista todos los carritos de compra en los que todas las posiciones sehan entregado y confirmado con una entrada de mercancías y servicios (Entregado) y carritos decompra en los que todas las posiciones se han Cancelado.

ResultadoSe visualiza una lista de carritos de compra que puede seguir procesando.Si un carrito de compra tiene el estado En preparación o En revisión, puede seleccionarlo y hacer clic en Editar pararealizar las modificaciones necesarias. Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra[página 45] y Crear un carrito de compra en nombre de [página 47]. También puede borrar el carrito de compra(consulte Borrar un carrito de compra).Si un carrito de compra ya no está en preparación ni en revisión puede, por ejemplo, retirarlo de la aprobación,cancelar los artículos solicitados en el carrito de compra o confirmar la entrega. Para obtener más información,consulte:

● Retirar de aprobación un carrito de compra [página 51] ● Cancele un artículo solicitado en un carrito de compra [página 52] ● Confirmación rápida de entrega [página 55] ● Confirmar una entrega de un carrito de compra [página 53] ● Confirmar la entrega de una posición límite de un carrito de compra [página 57] ● Cancelar una entrada de mercancías y servicios de un carrito de compra [página 58] ● Crear una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 60] ● Cancelar una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 61]

3.2.5 Retirar de aprobación un carrito de compra

ResumenSi, después de haber creado un carrito de compra, resulta que ya no necesita los artículos solicitados, y el carritode compra está actualmente en aprobación, puede retirar de aprobación el carrito de compra.



Requisitos previosEl carrito de compra aún no ha sido solicitado. Su estado es En aprobación.



2. Se abre la vista Mis solicitudes. Busque su carrito de compra.3. Seleccione un carrito de compra y haga clic en Retirar de la aprobación .

Además, si desea revisar el carrito de compra antes de retirarlo, también puede abrirlo haciendoclic en el ID de carrito de compra, luego en Ver todos y en Retirar de la aprobación .

ResultadoEl estado del artículo del carrito de compra vuelve a ser En preparación. Puede editarlo de nuevo y eliminar cualquierartículo que ya no necesite.

3.2.6 Cancele un artículo solicitado en un carrito de compra

ResumenSi, después de crear un carrito de compra, resulta que ya no necesita un artículo solicitado en el carrito, podrácancelar la cantidad solicitada de ese artículo.


Requisitos previosEl estado del artículo que desea cancelar es Solicitado, Pedido, Pedido parcialmente o Entregado parcialmente.



Si actualmente el carrito de compra está En aprobación, no será posible cancelar un artículo. Sin embargo,puede retirar el carrito de compra de la aprobación [página 51] y a continuación eliminar los artículos delcarrito de compra.



2. Se abre la vista Mis solicitudes. Busque su carrito de compra.3. Haga clic en ID de carrito de compra.

Se abre el carrito de compra.4. Haga clic en Visualizar todo .5. Seleccione el artículo que desea cancelar y haga clic en Cancelar cantidad solicitada .

En lugar de acceder al artículo desde el carrito de compra (haciendo clic en ID de carrito decompra), también puede cancelarlo directamente desde la lista de Detalles del artículo en la vistaMis solicitudes. Para ello, seleccione el carrito de compra de la lista, después seleccione el artículoque desea cancelar de la lista Detalles del artículo debajo de la lista de carritos de compra y hagaclic en Cancelar cantidad solicitada .

ResultadoEl estado del artículo del carrito de compra se modifica a Cancelado. El sistema cancela la cantidad abierta de esteartículo en la solicitud de compra relacionada. Ya no son posibles más pedidos o entregas de este artículo. Sinembargo, si el artículo ya se ha pedido parcialmente, la entrega de la cantidad que ya se ha pedido todavía seráposible.Si ya se ha creado el pedido para el artículo que se ha cancelado ahora, el comprador deberá cancelar elcorrespondiente artículo del pedido manualmente y actualizar cualquier documento siguiente como, por ejemplo,las entradas de mercancías y servicios o las facturas de proveedor. El comprador debe realizar un seguimiento conel proveedor para cancelar cualquier entrega o la devolución de cualquier artículo ya entregado. También puededevolver los artículos directamente en el carrito de compra creando una devolución de mercancías. Para obtenermás información, consulte Crear una devolución de mercancías de un carrito de compra [página 60].

3.2.7 Confirmar una entrega de un carrito de compra

ResumenUna vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayancompletado, puede crear una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega.


Procedimiento1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmación .3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .5. Seleccione los artículos que desee confirmar y haga clic en Confirmación rápida de entrega para crear una

entrada de mercancías y servicios.El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos del carrito de compra se transfierenautomáticamente a la entrada de mercancías y servicios.

6. Introduzca la Información general sobre la entrada de mercancías y servicios: ● El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos. ● La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. En caso necesario puede

modificarla a una fecha más temprana pero no es posible fijarla a una fecha posterior. ● El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.

7. Introduzca los datos del artículo: ● Detalles de artículo ● Cantidades [página 129] ● Detalles de entrega ● Detalles de asignación de cuenta

8. Si desea individualizar los materiales suministrados, seleccione el artículo y haga clic enMateriales individuales nuevos .

Los detalles de material individual se visualizan en la ficha Datos básicos. Puede actualizar la Descripción dematerial individual, introducir un ID de inventario y asignar el material individual a otro material individual(Pertenece al material individual). Si el material individual pertenece a un activo fijo, el activo fijo se visualizará.Para obtener más información, véase Aprovisionamiento de activos en compras[página 16]Aprovisionamiento de activos en compras [página 87].

Si hace clic en Materiales individuales nuevos , la cantidad de posiciones de mercancías y serviciosde entrada creada es igual a la cantidad suministrada confirmada de mercancías y servicios deentrada. Si desea crear materiales individuales para una posición, la cantidad suministrada no debeser superior a 100.

9. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en las fichas Notas y Anexos .

10. Si no desea confirmar un artículo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artículo yhaga clic en Eliminar .

11. Grabe sus entradas.12. Haga clic en Contabilizar .

Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe lasentradas. El estado del carrito de compra no varía, y los bienes y los servicios recibidos estándisponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparación. Recibirá una tarea en lalista de trabajo para completarla más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavíaesté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello,seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .



ResultadoUna vez contabilizada la entrada de mercancías y servicios, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas ydevoluciones con uno de los estados siguientes:

● Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en En aprobación y enviará la tarea al autorizadordesignado.

● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente a Liberado.

Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambienaLiberados, su estado cambia a Rechazado.

El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas,el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento defactura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento de excepciones [página 197]. También transfierelos datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material individual y lasasignaciones de activos fijos, si cabe.

Antes de transferir los datos, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente enFinanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

Cuando se han confirmado todos los artículos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia aEntregado y el carrito de compra se añade a la lista Carrito de compra – Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aúnhay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmación, la cesta de la compra permanecerá enla lista Carrito de compra – Abrir para confirmación con el estado Parcialmente entregado.

AlternativasSi los materiales que ha pedido ya han sido entregados o ya se han completado los servicios y todos los artículoshan sido entregaods, también puede confirmar el pedido haciendo doble clic. Para obtener más información,consulte Entrega de confirmación rápida [página 55]. Si desea confirmar la entrega de un artículo con límite,consulte Confirmar la entrega de un artículo con límite para un carrito de compra [página 57].

3.2.8 Confirmación rápida de entrega

ResumenUna vez se hayan entregado los materiales que ha solicitado en un carrito de compra o los servicios se hayancompletado, puede crear una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega. Si se ha entregado unartículo como se había solicitado, puede confirmarlo haciendo un par de clics.

Requisitos previosEl artículo del carrito de compra para el que desea confirmar la entrega se ha entregado exactamente como se habíasolicitado.


Procedimiento1. Vaya a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmación .3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .5. Seleccione el artículo que desee confirmar y haga clic en Confirmación rápida de entrega para crear una entrada

de mercancías y servicios.

En lugar de acceder al artículo desde el carrito de compra (haciendo clic en ID de carrito decompra), también puede confirmarlo directamente desde la lista de detalles del artículo en la vistaMis solicitudes. Para hacerlo, seleccione el carrito de compra de la lista, seleccione después elartículo que desee confirmar de la lista de Detalles del artículo debajo de la lista de carritos de compray haga clic en Confirmación rápida de entrega .

El sistema genera y contabiliza una entrada de mercancías y servicios. Los datos del carrito de compra setransfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.

ResultadoSi la entrada de mercancías y servicios está contabilizada, se añade a la lista de entradas en la vista Entradas ydevoluciones con estado Liberada.Una vez liberada la entrada de mercancías y servicios, el sistema envía dicha entrada a Facturación deproveedores para la verificación de facturas, tratamiento de excepciones y procesos de pago. Para obtener másinformación, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento deexcepciones [página 215]. Esto también transfiere los datos a Finanzas y contabiliza aquí la entrada de devoluciónde mercancías.


Cuando se han confirmado todos los artículos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia aEntregado y el carrito de compra se añade a la lista Carrito de compra – Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aúnhay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmación, la cesta de la compra permanecerá enla lista Carrito de compra – Abrir para confirmación con el estado Parcialmente entregado.

AlternativasTambién puede crear una entrada de mercancías y servicios si el artículo que ha solicitado no se ha entregado comose ha solicitado, por ejemplo, si sólo se ha entregado la mitad de la cantidad de artículo solicitada o si desea confirmarvarios artículos de una vez. Para obtener más información, consulte Confirmación de una entrega de un carrito decompra [página 53].



3.2.9 Confirmar la entrega de una posición límite de un carrito decompra

ResumenSi no conoce los detalles del material o servicio que quiere o la cantidad que necesita cuando cree un carrito de lacompra, puede añadir un artículo con límite al carrito de la compra [página 49], que tenga un límite de valor asignado,más que un precio concreto. Una vez entregado el material o finalizado el servicio, conocerá dichos detalles, portanto, los podrá confirmar en la entrada creando una entrada de mercancías y servicios.

Procedimiento1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .2. Se abre la vista Mis solicitudes. Se visualizan todos los carritos de compra que se abren para la confirmación .3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra que desea confirmar.4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .5. Seleccione los artículos que desee confirmar y haga clic en Confirmación rápida de entrega para crear una

entrada de mercancías y servicios.El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos del carrito de compra se transfierenautomáticamente a la entrada de mercancías y servicios.

6. Introduzca la Información general sobre la entrada de mercancías y servicios: ● El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos. ● La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. Si fuera necesario, puede

cambiarlo. ● El ID de nota de entrega es un ID proporcionado por el proveedor para la entrega.

7. Los artículos con límite están enumerados en la tabla superior en la sección Artículos de la pantalla.

Los artículos con límite se han transferido desde el carrito de la compra. Cuando creó el carrito dela compra, los detalles de los artículos y las cantidades todavía no estaban definidos. Ahora conocelos detalles de los materiales entregados o de los servicios finalizados, de manera que los puedeespecificar en la entrega de mercancías y servicios.

Seleccione artículo con límite en la tabla superior en la sección Artículos y haga clic en Añadir línea .Se añade un artículo nuevo a la lista de artículos en la parte inferior de la sección Artículos.


Como alternativa también puede añadir artículos de un catálogo.

9. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos .


10. Si no desea confirmar un artículo incluido en la lista de bienes y servicios recibidos, seleccione el artículo yhaga clic en Eliminar .


Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe lasentradas. El estado del carrito de compra no varía, y los bienes y los servicios recibidos estándisponibles en la vista Entradas y devoluciones con estado En preparación. Recibirá una tarea en lalista de trabajo para completarla más tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavíaesté En preparación, podrá borrarla si no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello,seleccione el documento de la lista Entradas y devoluciones y haga clic en Borrar .


● Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en En aprobación y enviará la tarea al autorizadordesignado.

● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente a Liberado.


El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas,el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento defactura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento de excepciones [página 197]. Esto tambiéntransfiere los datos a Finanzas y contabiliza aquí la entrada de devolución de mercancías.


Cuando se han confirmado todos los artículos del carrito de compra, el estado del carrito de compra cambia aEntregado y el carrito de compra se añade a la lista Carrito de compra – Concluido en la vista Mis solicitudes. Si aunhay otras posiciones de la cesta de la compra pendientes de confirmación, la cesta de la compra permanecerá enla lista Carrito de compra – Abrir para confirmación con el estado Parcialmente entregado.

3.2.10 Cancelar una entrada de mercancías y servicios de un carritode compra

ResumenDespués que haya contabilizado una entrada de mercancías y servicios para un carrito de compra [página 53], puedeque sea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento.

Puede cancelar posiciones de entrada de mercancías y servicios completas o posiciones individuales. Aúnasí, no es posible cancelar sólo una cantidad parcial de una posición.



Requisitos previosEl carrito de compra para el cual desea cancelar la entrada de mercancías y servicios ya se ha confirmado, por loque el estado es Entregado o Parcialmente entregado.

Procedimiento1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.

Se visualizarán todos los carritos de compra que ya se han confirmado.3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear la entrada de mercancías

y servicios.4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .5. Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la entrada de mercancías y servicios y haga clic en

Entradas y devoluciones .6. Seleccione la entrada de mercancías y servicios y haga clic en Cancelar documento .

El sistema genera una cancelación de entrada de mercancías y servicios. Los datos de la entrada demercancías y servicios se transfieren automáticamente a la cancelación.

7. Introduzca la Fecha de contabilización:

La Fecha de contabilización se fijará automáticamente en la fecha en la que se ha contabilizado laentrada de mercancías y servicios. Podrá ajustarla si es necesario.

8. Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, selecciónelas y haga clic en Eliminar .9. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos.10. Haga clic en Contabilizar .

ResultadoUna vez se contabiliza la cancelación, se añade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones del centrode trabajo Entradas de mercancías y servicios con el estado Liberado.La entrada de mercancías y servicios original, además, permanece en el sistema, pero su estado se actualiza comoCancelado (si todas las posiciones fueron canceladas) o Parcialmente cancelado (si solo algunas posiciones fueroncanceladas).El estado del carrito de compra vuelve a Pedido o Parcialmente pedido (si todas las posiciones fueron canceladas)o Parcialmente entregado (si solo algunas posiciones fueron canceladas).El sistema envía la cancelación de la entrada de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para laverificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información,consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento de excepciones[página 197]. También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualizael material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener más información sobre los materialesindividuales, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16]Aprovisionamiento de activos encompras [página 87].



AlternativasTambién puede cancelar una entrega de mercancías y servicios desde la vista Entradas y devoluciones del centrode trabajo Entradas de mercancías y servicios. Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada demercancías y servicios o devolución de mercancías [página 142].

3.2.11 Crear una devolución de mercancías para un carrito de compra

ResumenSi un material que ha pedido en un carrito de compra está dañado o se ha entregado un material erróneo, lo puededevolver al proveedor. Si ya ha confirmado la entrega [página 53], podrá crear y contabilizar una devolución demercancías con referencia a la entrada de mercancías y servicios que se ha creado para ese material.

Requisitos previosEl carrito de compra para el que desea crear una devolución de mercancías tiene el estado Entregado o Entregadoparcialmente.

Procedimiento1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra: Concluidos.

Se visualizarán todos los carritos de compra que ya se han confirmado.3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea crear una devolución de

mercancías.4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .5. Seleccione la posición que desea devolver y haga clic en Entradas y devoluciones .6. Haga clic en Nueva devolución de mercancías .

El sistema genera una devolución de mercancías. Los datos de la entrada de mercancías y servicios setransfiere automáticamente a la devolución de mercancías.


La Fecha de contabilización se fijará automáticamente en la fecha en la que se ha contabilizado laentrada de mercancías y servicios. Podrá ajustarla si es necesario.

8. Si en la lista hay posiciones para las que no desea crear una devolución de mercancías, selecciónelas y hagaclic en Eliminar .

9. Si la cantidad devuelta de una posición difiere de la cantidad propuesta por el sistema, actualice la Cantidaddevuelta para visualizar la cantidad que se devuelve realmente.

Si se ha asignado un material individual a un elemento, la cantidad siempre es 1 y no se puedemodificar.

10. Si la fecha de devolución de una posición difiere de la fecha propuesta por el sistema, actualice el campoFecha de devolución para visualizar cuando se devuelve realmente la posición.





Si no desea contabilizar la devolución de mercancías de forma inmediata, grabe sólo las entradas.De esta manera, la devolución de mercancías estará disponible en la vista Entradas y devolucionescon el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla más tarde.Mientras la devolución de mercancías todavía esté En preparación, podrá borrarla si no deseaconfirmar la entrega después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas ydevoluciones y haga clic en Borrar .

ResultadoSi la devolución de mercancías está contabilizada, se añadirá a la lista de devoluciones en la vista Entradas ydevoluciones con el estado Liberada. El estado de la correspondiente entrada de mercancías y servicios se modificaráa Mercancías devueltas. El carrito de compra se añadirá a la lista Carritos de compra: Abrir para confirmación con elestado Pedido o Pedido parcialmente.El sistema envía la cancelación de la entrada de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para laverificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información,consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento de excepciones[página 197]. También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualizael material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Si, por ejemplo, crea una devolución de mercancíaspara un elemento para el que se ha creado un material individual, el estado del material individual cambia aBloqueado cuando se contabiliza la devolución de mercancías. El material individual ya no se podrá asignar a otromaterial individual, y tampoco se podrá utilizar en un activo fijo. Para obtener más información sobre los materialesindividuales, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16]Aprovisionamiento de activos encompras [página 87].


AlternativasTambién puede crear la devolución de mercancías desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajoEntradas de mercancías y servicios. Para obtener más información, consulte Creación de una devolución demercancías [página 141].

3.2.12 Cancelar una devolución de mercancías para un carrito decompra

ResumenDespués que haya contabilizado una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 60], puede quesea necesario cancelarla, por ejemplo, ya que ha encontrado un error en una entrada de datos en el documento.


Puede cancelar posiciones de devolución de mercancías o posiciones individuales completas . Aún así, noes posible cancelar sólo una cantidad parcial de una posición.

Requisitos previosEl carrito de compra para el que desea cancelar la devolución de mercancías ya se confirmó y posteriormente sedevolvió, por lo que el estado de dicho carrito se volvió a fijar como Pedido o Parcialmente pedido.

Procedimiento1. Diríjase a Página principal Resumen de autoservicios Confirmar entregas .2. Se abre la vista Mis solicitudes. Seleccione Carritos de compra — Abierto para confirmación.

Se visualizan todos los carritos de compra que aún se tengan que confirmar.3. Haga clic en ID de carrito de compra del carrito de compra para el que desea cancelar la devolución de

mercancías.4. Se abre el carrito de compra. Haga clic en Visualizar todo .5. Seleccione las posiciones para las que desea cancelar la devolución de mercancías y haga clic en

Entradas y devoluciones .6. Seleccione la devolución de mercancías y haga clic en Cancelar documento .

El sistema genera una cancelación de devolución de mercancías. Los datos de la devolución de mercancíasse transfieren automáticamente a la cancelación.


La Fecha de contabilización se fijará automáticamente en la fecha en la que se ha contabilizado ladevolución de mercancías. Podrá ajustarla si es necesario.

8. Si en la lista hay posiciones que no desea cancelar, selecciónelas y haga clic en Eliminar .9. Si desea especificar los artículos con más detalle, puede añadir notas y anexos en la ficha Notas y Anexos.10. Haga clic en Contabilizar .

ResultadoUna vez se contabiliza la cancelación, se añade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones del centrode trabajo Entradas de mercancías y servicios con el estado Liberado.El estado de la devolución de mercancías cambia a Cancelado.El estado del carrito de compra se modifica a Entregado o Parcialmente entregado.El sistema envía la cancelación de devolución de mercancías a Facturación de proveedores para la verificación defacturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulteProcesamiento de factura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento de excepciones [página 197].También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el materialindividual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener más información sobre los materiales individuales,consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16]Aprovisionamiento de activos en compras[página 87].




AlternativasTambién puede cancelar una devolución de mercancías desde la vista Entradas y devoluciones del centro de trabajoEntradas de mercancías y servicios. Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancíasy servicios o devolución de mercancías [página 142].


4 Solicitudes de compra y pedidos

4.1 Vista Solicitudes de compra

4.1.1 Guía rápida de solicitudes de compra

Como comprador, tiene que gestionar todo tipo de demandas de productos de los que debe proveerse de maneraexterna. La vista Solicitudes de compra en el centro de trabajo Solicitudes y órdenes de compra le permite procesary monitorizar todas las solicitudes de compra recibidas basadas en proyectos de la gestión de proyectos,proposiciones de compra de planificación de necesidades de material (MRP) y carritos de compra por autoservicio.Al recibir una solicitud de compra, el solicitante puede haber asignado una fuente de aprovisionamiento a cadaproducto. Si una fuente de aprovisionamiento no está asignada a un producto, habrá que asignarla de forma manual.Dependiendo de la configuración que ha seleccionado para la creación automática de compras, si toda la informaciónestá completa el sistema crea automáticamente una orden de compra y la envía a continuación al proveedor o se laenvía manualmente desde la vista Órdenes de compra.


Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Gestionar y controlar proyectos, habrá ligerasdiferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener másinformación, consulte Lo que funciona diferente en gestionar y controlar proyectos.Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcancerelevante.

Conceptos básicos

Procesamiento de solicitud de compraEl procesamiento de solicitudes de compra le permite actualizar y transferir los datos de las solicitudes de compraa los pedidos. Las solicitudes de compra se liberan de otras áreas de dentro de su empresa a su departamento decompras y pueden basarse en lo siguiente:

● Propuestas de compra de la planificación de materiales ● Carritos de compra de la compra por autoservicio ● Proyectos de la gestión de proyectos

Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad específica dentro de untiempo determinado. Estos productos pueden ser:

● Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas


Solicitudes de compra y pedidos

● Material no de almacén, como ordenadores portátiles o impresoras ● Servicios, como consultoría o servicios de limpieza ● Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado o los servicios

aún se desconocen.

Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 96] y Posiciones conlímite [página 96].El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automáticamente; el usuariosólo recibirá excepciones en su lista de trabajo, como resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere,algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo desolicitudes de compra con el mismo proveedor.Para transferir automáticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente deaprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puedeasignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud deaprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, para iniciar el proceso de solicitud deoferta.Para obtener más información, consulte Procesamiento de solicitud de compra [página 67].

Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en asignar fuente de aprovisionamientoSe puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:

● Puede asignarla en cada solicitud de compra o en un pedido cuando cree un pedido manualmente. ● Puede asignar la misma fuente de aprovisionamiento a múltiples solicitudes de compra dentro del pool de

trabajo de las solicitudes de compra.

El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporcionauna lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes deaprovisionamiento.La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento concontratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista rankingsiempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuadaal final.Para obtener más información, consulte Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente deaprovisionamiento [página 70]Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente deaprovisionamiento [página 90].

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como porejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos.Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto quenecesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, ocontables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada odescentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas deproyecto en contabilidad financiera.Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crearautomáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar losproveedores apropiados.Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de clienteu órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

SAP Business ByDesign FP3.5Solicitudes de compra y pedidos P U B L I C • © 2012 SAP AG. Reservados todos los derechos 65

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoríay la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de lacompra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,directamente por el comprador mediante un pedido.Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfierendirectamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio delista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente desuministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado.Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para lasdemandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso deaprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (stock)El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basándose en un requisitoque puede generarse de un sistema de planificación como, por ejemplo, un sistema de planificación de la necesidadesde material (MRP).Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificación de lademanda y la creación de un pedido, pasando por la asignación automática o manual de fuentes deaprovisionamiento, el envío del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancías y servicios, la verificación defacturas y el pago.Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).

Tareas

Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedidoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 72].

Asignar una fuente de aprovisionamientoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 73].

Cancelación de una cantidad pendiente en una solicitud de compraPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 74].



4.1.2 Conceptos básicos

4.1.2.1 Procesamiento de solicitud de compra

ResumenEl procesamiento de solicitudes de compra le permite actualizar y transferir los datos de las solicitudes de compraa los pedidos. Las solicitudes de compra se liberan de otras áreas de dentro de su empresa a su departamento decompras y pueden basarse en lo siguiente:

● Propuestas de compra de la planificación de materiales ● Carritos de compra de la compra por autoservicio ● Proyectos de la gestión de proyectos

Las solicitudes de compra contienen productos que se deben comprar en una cantidad específica dentro de untiempo determinado. Estos productos pueden ser:

● Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas ● Material no de almacén, como ordenadores portátiles o impresoras ● Servicios, como consultoría o servicios de limpieza ● Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado o los servicios

aún se desconocen.

Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 96] y Posiciones conlímite [página 96].El sistema puede gestionar todas las etapas de este proceso de solicitud de compra automáticamente; el usuariosólo recibirá excepciones en su lista de trabajo, como resultado de datos inconsistentes o que faltan. Si lo prefiere,algunas etapas se pueden gestionar manualmente, como por ejemplo, agrupar en un pedido individual un grupo desolicitudes de compra con el mismo proveedor.Para transferir automáticamente una solicitud de compra a un pedido de cliente, debe asignarse una fuente deaprovisionamiento. El sistema intenta asignar una fuente de suministro. Si esto no es posible, el comprador puedeasignar una fuente de aprovisionamiento manualmente o hacer que el sistema cree una solicitud deaprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, para iniciar el proceso de solicitud deoferta.

Requisitos previosLa activación del paquete empresarial Gestión de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo enla configuración empresarial.

Las opciones de configuración se suelen llevar a cabo por un usuario clave. Si no tiene la autorizaciónrequerida póngase en contacto con el usuario clave.

En la empresa se ejecutan uno o más de los siguientes procesos empresariales: ● Procesos de aprovisionamiento básico ● Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestión de inventario (planificación

de necesidades de material)


● Aprovisionamiento de servicios externos (gestión de proyectos) ● Aprovisionamiento por autoservicio electrónico por parte de los empleados (compras por autoservicio)

Según los procesos empresariales, el grado de integración necesario en las áreas empresariales relacionadas y elnivel de automatización que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresarialesadicionales en las siguientes áreas:

● Planificación y control de cadena logísticaPaquete empresarial Control de aprovisionamiento y logística, concepto empresarial Transferencia acompras.

● Gestión de configuración de cadena logísticaPaquete empresarial Diseño de cadena logística.

● Gestión de proyectosPaquete empresarial Planificación y ejecución de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento delproyecto.

● AprovisionamientoPaquete empresarial Aprovisionamiento y contratación.

● ComprasPaquete empresarial Aprovisionamiento por autoservicio

● Soporte y servicios integradosPaquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Cálculo de impuestos.

● Determinación de precios de productos y serviciosPaquete empresarial Determinación de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios delista.

IntegraciónEl procesamiento de solicitud de compra está integrado con:

● Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creación de solicitudes de compra: ○ Procesamiento de gestión de proyectos, el cual lo mantiene informado acerca del rendimiento del

proyecto y le permite controlar el trabajo, los costes y las programaciones del proyecto. ○ Procesamiento de aprovisionamiento por autoservicio, el cual permite a sus empleados crear y realizar

un seguimiento de las solicitudes internas de productos, para ellos mismos o en nombre de otrosempleados.

○ Procesamiento de planificación de requisitos de materiales, el cual permite planificar y controlar lademanda de los materiales de almacén y su entrega.

● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos de seguimiento y a lafinalización o cancelación de solicitudes de compra: ○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos

y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○ Procesamiento de aprovisionamiento y procesamiento de solicitud de oferta, el cual le permite crear y

enviar solicitudes de oferta, comparar ofertas de proveedor y determinar ofertas ganadoras, las cualespueden transferirse luego a un pedido.

Etapas de proceso1. El solicitante introduce datos en el sistema

La creación automática de una solicitud de oferta está basada en la información que introduce un solicitanteen un documento precedente del sistema para el producto, incluida la cantidad, el precio y la fecha de entrega.



● Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestión de inventarioEn el centro de trabajo Planificación de aprovisionamiento, el planificador de aprovisionamiento crea unapropuesta de compra, ya sea manualmente o mediante la planificación de necesidades de material si unproducto se debe aprovisionar externamente. Cuando se libera la propuesta de compra, el sistema laenvía al departamento de compras.Para obtener más información, consulte: Disponibilidad de fuente de aprovisionamiento para propuestasde compra.

● Aprovisionamiento de servicios externosEn el centro de trabajo Gestión de proyectos, el jefe de proyectos selecciona y abre un proyecto de lalista que se encuentra en la vista Proyectos. En la vista Trabajo y solicitudes del editor Proyecto, el jefede proyectos crea una solicitud de compra, completa la información relevante y luego envía la solicitudde compra al departamento de compras.

● Aprovisionamiento por autoservicio de materiales o servicios no de almacénLos empleados pueden solicitar productos mediante la creación de carritos de compra en la vistaAutoservicios del centro de trabajo Página principal. Los empleados también pueden comprar en nombrede otro empleado. Una vez liverado el carrito de compras, el sistema crea una solicitud de compra en elcentro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.

2. El sistema crea la solicitud de compraEl sistema crea una solicitud de compra basada en la planificación de necesidades de material, en las compraspor autoservicio o en la gestión de proyectos.

Puede cancelar la cantidad abierta de una posición en una solicitud de compra, es decir, la cantidadque todavía no se ha transferido a un pedido. También puede volver a abrir la cantidad cancelada

3. El sistema propone una fuente de aprovisionamiento (si está disponible)Para las propuestas de compra, se utiliza la fuente de determinación de propuesta de compra pero es posiblesustituirla manualmente. La fuente de aprovisionamiento asignada se transfiere a la solicitud de compra. Ladeterminación de fuente siempre intenta asignar una fuente de aprovisionamiento válida mediante loscriterios de determinación de fuente de aprovisionamiento del motor de aprovisionamiento. Para obtenermás información, consulte Determinación de fuente de aprovisionamiento.Únicamente cuando no hay una fuente de aprovisionamiento disponible, aparecerá una solicitud de comprasin asignar en la lista de trabajo. Se debe asignar manualmente una fuente de aprovisionamiento.

4. Si corresponde, el sistema envía un mensaje acerca de la información que falta.El sistema envía un mensaje si los datos en una solicitud de compra son inconsistentes o están incompletos.Esto crea una tarea para el comprador, en la vista Solicitudes de compra del centro de trabajo Solicitudes decompra y pedidos.

5. El comprador completa la solicitud de compra manualmente si fuera necesario.El comprador asigna manualmente una fuente de aprovisionamiento de una lista de proveedores.Para obtener más información, consulte: Asignar una fuente de aprovisionamiento [página 73]

Si no hay fuentes de aprovisionamiento disponibles, el comprador solicita al sistema que cree unasolicitud de aprovisionamiento en la vista Solicitudes de aprovisionamiento en el centro de trabajoAprovisionamiento y contratación. En función de la solicitud de aprovisionamiento, se crea unaPetición de oferta para el pedido y se envía a proveedores potenciales que pueden enviar sus ofertas.El comprador puede así seleccionar el proveedor que más le convenga y crear el pedido basado enla oferta ganadora. Para obtener más información, consulte Procesamiento solicitud de oferta yProcesamiento de oferta de proveedor.

6. El sistema convierte solicitudes de compra en pedidos.Dependiendo de las parametrizaciones de la creación automática de pedidos, el sistema puede convertir losdatos de una solicitud de compra individual en un pedido dentro del centro de trabajo Solicitudes de compra


y pedidos. Si la solicitud de compra no se ha convertido automáticamente en un pedido, también puedeagrupar manualmente varias solicitudes de compra asignadas a la misma fuente de aprovisionamiento yhacer un solo pedido para reducir costes, por ejemplo, al reducir los costes de entrega. Puede ver todos lospedidos a continuación, en la vista Pedidos.Para obtener más información, consulte: Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido[página 72]

El sistema envía automáticamente a los proveedores todos los pedidos completos que se crean a partir de solicitudesde compra. . Éstos aparecen enumerados en la vista Pedidos con el estado Enviados. Los pedidos que se debenprocesar manualmente se enumeran con el estado En preparación.

Consulte tambiénProcesamiento de pedidos [página 79]Pedidos creados automáticamente [página 83]

4.1.2.2 Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en asignarfuente de aprovisionamiento

ResumenSe puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:



El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporcionauna lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes deaprovisionamiento.La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento concontratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista rankingsiempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuadaal final.La lista se clasifica mediante el método "Olympic". Esto significa, por ejemplo, que si hay dos proveedores que sonigualmente apropiados, ambos se enumeran en primer lugar, el siguiente proveedor más apropiado se enumerarátercero y así sucesivamente.El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un árbol de criterios inflexible ypreviamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en función delprimer criterio. Si esto no da como resultado una única fuente más adecuada, se utiliza el siguiente criterio paradecidir cuál es el proveedor más adecuado y así sucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes deaprovisionamiento disponibles.

Criterios de clasificaciónLos criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes:

1. Fuentes de aprovisionamiento fijas



En el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede asignar un contrato o un precio de lista a unproducto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente deaprovisionamiento fija asignada tiene la clasificación más alta.

2. Tipo de fuentea. Contratos

Si los proveedores están actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posición másalta dentro de la clasificación de fuente de aprovisionamiento.La clasificación de los contratos está determinada por las siguientes reglas en orden descendente:1. Regulación por cuotas

Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales.Si existe una regulación por cuotas para dos o más contratos para un determinado producto, esposible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.

2. PrecioEste criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.

3. CumplimientoEste criterio sólo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio.Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.

4. RetrasoSi ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, secompararán los contratos disponibles en función del tiempo que toma a los proveedores entregarlos productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.

b. Precios de listaEstos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista seclasifican únicamente en orden ascendente.

Un contrato siempre siempre tiene prioridad más alta que un precio de lista, a menos que se hayafijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.

Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automáticamente pedidos existentes, loscuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como unindicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar unafuente de aprovisionamiento, el único criterio utilizado para clasificarlos es el precio.

Consulte tambiénAprovisionamientoDeterminación de fuente de aprovisionamientoPrecios de listaProcesamiento de contrato de compraProcesamiento de pedidos [página 79]


4.1.3 Tareas

4.1.3.1 Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido

ResumenPuede agrupar manualmente varias solicitudes de compra con el mismo proveedor y crear un solo pedido. Puedeseguir agrupando las solicitudes de compra si utiliza el proveedor más uno de los datos siguientes:

● Fecha de entrega ● Fecha y dirección de entrega


Requisitos previosLos pedidos de compra que quiere agrupar son consistentes y no tienen estado de seguimiento.

Procedimiento1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.2. Para filtrar la lista de solicitudes de compra, seleccione Solicitudes de compra asignadas de la lista

Visualizar.3. Para seleccionar varias solicitudes de compra, mantenga pulsada la tecla CTRL y seleccione las líneas de las

solicitudes de compra que desea agrupar.

Los conflictos de datos de producto en un pedido pueden producirlos cualquiera de los siguientesfactores:

● La unidad de procesamiento de compras del maestro de productos no se ha actualizado parael producto especificado en la solicitud de compra. Tiene que verificar el maestro deproductos y añadir la unidad de compra de procesamiento si fuera necesario.

● El estado de compra que se encuentra en los datos maestros del producto no permiten quese compre. Tiene que verificar el estado de compra en el maestro de productos y permitir lacompra del producto si fuera necesario.

● La solicitud de compra no contiene una categoría de producto. Debe registrar la categoríade producto en la solicitud de compra.

4. Haga clic en Agrupar y ordenar y seleccione la opción apropiada.



Puede agrupar solicitudes de compra Por proveedor o por proveedor y más criterios, como fechade entrega o dirección de entrega.

5. El sistema genera automáticamente una lista de uno o varios pedidos en función de los criterios seleccionadosy visualiza la lista en la actividad rápida Agrupación y pedido. Si es necesario, puede realizar las siguientesmodificaciones en los pedidos:

● Para eliminar una solicitud de compra de un pedido, seleccione un pedido de compra. En Detalles,seleccione una solicitud de compra y haga clic en Eliminar de la agrupación .

● Para editar un pedido, selecciónelo y haga clic en Editar para abrir eleditorPedido de compra. Unavez finalizada la edición, haga clic en Volver a Agrupación y pedido .

Si quiere agrupar muchos pedidos de compra y uno de estos contiene una dirección gestionadaexternamente, la dirección de entrega sirve como criterio de agrupación.Esto significa que se crea un pedido de compra distinto por cada solicitud de pedido con unadirección de entrega distinta.

6. Para verificar qué aspecto tendrá el documento de pedido, selecciónelo y haga clic en Previsualizar .7. Grabe el pedido y envíelo al proveedor.

● Para grabar un borrador de pedido, selecciónelo y haga clic en Grabar . ● Para grabar y enviar el pedido al proveedor, selecciónelo y haga clic en Pedido .

ResultadoEl nuevo pedido se graba en el sistema. Puede ver el pedido en la vista Pedidos.

4.1.3.2 Asignar una fuente de aprovisionamiento

ResumenEn el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, puede asignar manualmente fuentes de aprovisionamientodisponibles a solicitudes de compra.

Procedimiento1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Solicitudes de compra.2. En la lista Visualizar, seleccione Solicitudes de compra no asignadas.3. Seleccione una o más solicitudes de compra.4. Haga clic en Asignar fuente de aprovisionamiento .

También puede asignar una fuente de suministro a una posición de solicitud de compra individual.Seleccione la solicitud de compra y haga clic en Editar para abrirla. Seleccione la ficha Posiciones y la ficha Fuente de aprovisionamiento , y haga clic en

Asignar fuente de aprovisionamiento para abrir la actividad rápida.

5. En la actividad rápida Asignar fuente de aprovisionamiento, verifique las fuentes de aprovisionamientodisponibles y asigne una a cada solicitud de compra.


a. En la tabla Solicitudes de compra, seleccione una o varias solicitudes de compra.b. En la tabla Fuentes de aprovisionamiento disponibles, seleccione una fuente de aprovisionamiento de

la lista y haga clic en Asignar a solicitud de compra seleccionada . El sistema introduce automáticamenteel Proveedor y Precio bruto para la solicitud de compra seleccionada. También puede asignar unafuente de aprovisionamiento a todas las solicitudes de compra de la lista con el mismo producto a lavez haciendo clic en Asignar a todas las solicitudes de compra .

Puede eliminar una fuente de aprovisionamiento de una solicitud de compra seleccionandoesa solicitud de compra y haciendo clic en Eliminar fuente de aprovisionamiento . El sistemaelimina automáticamente el Proveedor y el Precio bruto para la solicitud de compraseleccionada.

Si no hay ninguna fuente de aprovisionamiento disponible para una solicitud de compra,puede hacer clic en Solicitud de aprovisionamiento rápido . El sistema crea automáticamenteuna solicitud de aprovisionamiento en la lista de trabajo de la vista Solicitudes deaprovisionamiento del centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación. La personaresponsable utiliza la solicitud de aprovisionamiento para crear una solicitud de oferta, queenvía a los ofertantes. La oferta de proveedor ganadora se utilizará para crear un pedido parael producto solicitado. Para obtener más información, consulte Crear una solicitud de oferta.

6. Grabe la solicitud de compras con la fuente de aprovisionamiento asignada.

ResultadoLa solicitud de compra con la fuente de aprovisionamiento asignada queda grabada en el sistema. Puede ver lasolicitud de compra en la vista Solicitudes de compra. En este punto se visualiza en la lista Visualizar en Solicitudesde compra asignadas.

4.1.3.3 Cancelación de una cantidad pendiente en una solicitud decompra

Procedimiento1. Ir a Solicitudes y pedidos de compra Solicitudes de compra 2. Seleccione la solicitud de compra que desee cancelar y haga clice en Editar .3. Vaya a la ficha Posiciones.4. Seleccione las posiciones que desea cancelar.5. Haga clic en Acciones y seleccione Cancelar cantidad abierta.

ResultadoHa cancelado la cantidad abierta.

También puede reabrir la cantidad para una posición si es necesario. Para hacerlo, haga cliec enAcciones y seleccione Volver a abrir cantidad



4.2 Vista de pedidos

4.2.1 Guía rápida de pedidos

Como comprador debe gestionar todo tipo de demandas de productos y asegurar que los productos se entregan atiempo y en las cantidades solicitadas.Los pedidos se pueden crear manualmente en la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra ypedidos o el sistema genera automáticamente pedidos a partir de las ofertas del proveedor adjudicadas o de lassolicitudes de compra. Las solicitudes de compra se crean desde la planificación de necesidades de material (MRP)o la gestión de proyectos o por empleados que utilizan la compra por autoservicio.La vista Pedidos le permite crear, procesar y supervisar todos los pedidos y documentos relacionados, tales comoconfirmaciones de pedidos. Puede visualizar un pool de trabajo de todas las tareas relacionadas con los pedidos,las confirmaciones de pedidos y las entregas, especialmente aquellas que traten con alertas y excepciones.En la vista Pedidos, puede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra. Complete losdetalles del pedido, seleccione los productos y fuentes de aprovisionamiento necesarios y envíe el pedido alproveedor seleccionado. Si no encuentra el producto que desea en los catálogos del proveedor, puede introduciruna posición de texto libre. Puede sea necesario crear una solicitud de aprovisionamiento para encontrar una fuentede aprovisionamiento.Puede crear una posición límite cuando desconozca los datos exactos de los materiales, servicios o gastosrelacionados que se van a necesitar. En lugar de introducir información específica del producto en el pedido, puedefijar el límite de valor de la posición límite en el pedido en el valor máximo que pueden costar los materiales, servicioso gastos relacionados que no estén planificados.En el caso que desee solicitar una posición por segunda vez, pero que tenga otra fecha de entrega o asignación decostes, puede copiar la posición de pedido.

Si copia una posición de pedido, la referencia a documentos anteriores (por ejemplo, carritos de la compra,proyectos o solicitudes de compra) también se copia. Si no desea que se copie esta referencia, y la posicióntodavía no se ha enviado al proveedor, podrá borrarla en el flujo de documentos de esta posición.Si copia un pedido completo, la referencia a documentos anteriores no se copia (por ejemplo, para pedidosde materiales en stock o pedidos de terceros).


Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Gestionar y controlar proyectos, habrá ligerasdiferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener másinformación, consulte Lo que funciona diferente en gestionar y controlar proyectos.Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcancerelevante.


Conceptos básicos

Procesamiento de pedidosEl tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener:

● Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas ● Material no de almacén, como ordenadores portátiles o impresoras ● Servicios, como consultoría o servicios de limpieza ● Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos ● Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos

relacionados aún se desconocen.

Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 96] y Posiciones conlímite [página 96].Para obtener más información, consulte Procesamiento de pedido [página 79].

Pedidos creados automáticamenteLa creación automática de pedidos le permite definir si un pedido se crea automáticamente o manualmente a partirde una solicitud de compra.El uso de la creación automática de pedidos es importante si desea automatizar parte del proceso deaprovisionamiento. Esto ahorra tiempo, puesto que sólo tiene que crear pedidos manualmente en casos en los queno se haya asignado ninguna fuente de aprovisionamiento a la solicitud de compra.Se puede acceder a esta actividad mediante la tarea automática Definir creación automática de pedidos del centrode trabajo Solicitudes de compra y pedidos y mediante el centro de trabajo Configuración empresarial.


Para obtener más información, consulte Pedidos creados automáticamente [página 83].

Confirmaciones de pedidoUna confirmación del pedido (PO) es una confirmación de un proveedor para entregar cantidades especificadas deproductos a precios también especificados dentro de cierto tiempo.Una confirmación de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviacionesdel pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como comprador, puedeaceptar o rechazar las desviaciones.En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmación de la PO, elsistema actualiza el pedido original.Para obtener más información, consulte Confirmaciones de pedido [página 84].

Recibir y procesar confirmaciones de pedidosEn la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, cuando un proveedor confirma un pedido(PO), el sistema creará automáticamente una confirmación de pedido o bien deberá crearla el usuario manualmente.Una confirmación de pedido de un proveedor se puede recibir e introducir en el sistema de las siguientes maneras:

● De forma automática, por formulario interactivo o por business-to-business (BSB)Cuando un proveedor envía electrónicamente la confirmación de un pedido, el sistema crea automáticamenteuna confirmación de pedido.



● Manualmente mediante formulario de impresión como fax, correo o adjunto de correo electrónico.Cuando un proveedor envía una confirmación de pedido por fax, correo convencional o correo electrónico,puede crear manualmente una confirmación de pedido utilizando la actividad rápida Nueva confirmación depedido.

Para obtener más información, consulte Entrada y procesamiento de confirmaciones de pedido [página 85].

Aprovisionamiento de activos en comprasExiste una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles variasvariantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto aaprovisionar.Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador sueletrabajar de antemano en estrecha colaboración con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antesde pedir mercancías y servicios con una asignación de cuenta a este activo fijo.Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador portátil nuevo), el activofijo se suele crear automáticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancías. Por esemotivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creación de activos fijos en la Gestiónfinanciera.Para obtener más información, consulte Aprovisionamiento de activos en compras [página 16]Aprovisionamientode activos en compras [página 87].

Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente de aprovisionamientoSe puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:



El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporcionauna lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes deaprovisionamiento.La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento concontratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista rankingsiempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuadaal final.Para obtener más información, consulte Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente deaprovisionamiento [página 70]Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en Asignar fuente deaprovisionamiento [página 90].

Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como porejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos.Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto quenecesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, ocontables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada odescentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas deproyecto en contabilidad financiera.Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crearautomáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar losproveedores apropiados.


Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de clienteu órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).



Tareas

Crear un pedido manualmentePara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 100].

Añadir condiciones del precioPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 101].

Crear una confirmación de pedidoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 102].

Crear una confirmación de pedido con programa de repartoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 103].

Cancelar un pedidoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 104].



Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o más pedidosPara obtener más información acerca de esta tarea, véase aquí [página 105]aquí[página 133].


4.2.2.1 Procesamiento de pedidos

ResumenEl tratamiento de pedidos le permite crear, actualizar y enviar pedidos que pueden contener:

● Materiales de estoc, como piezas de recambio o materias primas ● Material no de almacén, como ordenadores portátiles o impresoras ● Servicios, como consultoría o servicios de limpieza ● Gastos relacionados con materiales o servicios pedidos ● Limite las posiciones si la información exacta detallada o la cantidad del material solicitado, servicios o gastos

relacionados aún se desconocen.

Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 96] y Posiciones conlímite [página 96].Los materiales o servicios se pueden seleccionar de catálogos de proveedores internos o externos o añadir al pedidocomo descripciones de texto libre. Los costes de estos productos se pueden asignar a un centro de coste, unproyecto, una posición de pedido de cliente, una posición de servicio, un contrato de cliente o un material individual.Los documentos anteriores a un pedido pueden ser solicitudes de compra u ofertas de proveedor. El sistema puedetratar automáticamente la mayoría de las etapas del proceso de pedidos. . Transfiere las solicitudes de compra apedidos. El comprador solamente recibirá excepciones (como resultado de datos inconsistentes o faltantes) en lavista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. También puede crear manualmente un pedidosin documento precedente.Según la configuración, el pedido se integra directamente con la planificación de gestión de proyectos, compras deautoservicio y necesidades de material.Se puede necesitar una aprobación si el valor neto total de una posición de pedido supera las tolerancias predefinidaso si se supera el valor máximo de una posición con límite.Un proyecto o una tarea de proyecto que existe en la gestión de proyectos se puede añadir como cuenta asignadapara un material, servicio o gasto no de almacén en una posición de pedido. El sistema verifica si existe un proyectoo una tarea de proyecto y si está disponible para añadirla como una referencia en el pedido. Puede asignar la posiciónde pedido al proyecto o a la tarea de proyecto. Una vez que se asigna la tarea de proyecto, el sistema almacena losdetalles de la posición de pedido en el proyecto o tarea de proyecto que corresponde.Si se selecciona, el procesamiento de pedidos también proporciona funciones para tratar las confirmaciones depedido de los proveedores que correspondan. Una confirmación de pedido comprueba si los servicios o materialespedidos se pueden entregar conforme a la fecha, la cantidad y el precio solicitados.Para los materiales o servicios no de almacén, puede decidir si se necesita, o no, de una entrada de mercancías yservicios para el pedido. También puede decidir confirmar la entrada de mercancías y servicios para un serviciomediante la Gestión de tiempos de personal (TLM).Las condiciones de precio, incluidos los descuentos y recargos, se pueden aplicar al precio que se cobra por unproducto en un pedido o contrato de compra. Las condiciones de precio se basan en los contratos, las listas de


precios o la información de proveedor y producto y pueden tener un período de validez fijo. Además del precio regulardel producto, se puede añadir un recargo debido a costes de entrega adicionales, por ejemplo. Un descuento puedeser resultado de un descuento comercial, de cantidad, o de efectivo.Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos y facturación deproveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros.En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no seregistró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamente el impuesto aplicable en el procesode facturación de proveedor.Para obtener más información consulte: Cálculo de impuesto de país extranjero para servicios

Requisitos previosLa activación del paquete empresarial Gestión de pedidos y solicitudes de compra es el principal requisito previo enla configuración empresarial.

Las opciones de configuración se suelen llevar a cabo por un usuario clave. Si no tiene la autorizaciónrequerida, póngase en contacto con el usuario clave.

En la empresa, están en ejecución uno o más de los siguientes procesos empresariales: ● Procesos de aprovisionamiento básico ● Aprovisionamiento de productos externos con emplazamiento de stock y gestión de inventario (planificación

de necesidades de material) ● Aprovisionamiento de servicios externos (gestión de proyectos) ● Aprovisionamiento por autoservicio electrónico por parte de los empleados (compras por autoservicio)

Según los procesos empresariales, el grado de integración necesario en las áreas empresariales relacionadas y elnivel de automatización que desee lograr, es posible que tenga que seleccionar paquetes y conceptos empresarialesadicionales en las siguientes áreas:

● Planificación y control de cadena logísticaPaquete empresarial Control de aprovisionamiento y logística, concepto empresarial Transferencia acompras.

● Gestión de configuración de cadena logísticaPaquete empresarial Diseño de cadena logística.

● Gestión de proyectosPaquete empresarial Planificación y ejecución de proyecto y concepto empresarial Aprovisionamiento delproyecto.

● AprovisionamientoPaquete empresarial Aprovisionamiento y contratación.

● ComprasPaquetes empresariales Aprovisionamiento por autoservicio y Facturación de proveedores.

● Soporte y servicios integradosPaquete empresarial Entorno empresarial y concepto empresarial Cálculo de impuestos.

● Determinación de precios de productos y serviciosPaquete empresarial Determinación de precios de productos y servicios y concepto empresarial Precios delista.

IntegraciónEl procesamiento de pedidos se puede integrar con:



● Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creación de pedidos: ○ Procesamiento de solicitudes de compra, en las que usted o el sistema pueden transferir solicitudes de

compra finalizadas a pedidos según la categoría de producto. ● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y a la

finalización o cancelación de pedidos: ○ Procesamiento de entrada de mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas

y devoluciones de mercancías y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entrega de materiales node almacén y la finalización de servicios.

○ Procesamiento de la gestión de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo delos prestatarios de servicios externos mediante el registro de tiempos. También le permite,opcionalmente, la aprobación y evaluación de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se puedenutilizar para proyectos y compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por losprestatarios de servicio o confirmarlo.

○ Procesamiento de entregas entrantes que le permite crear, actualizar o cancelar entregas ydevoluciones. También le permite verificar que las entregas entrantes sean consistentes con los pedidoscorrespondientes.


○ Procesamiento de débitos, que le permite tratar salidas de pagos y todas las actividades asociadas conestos pagos.

Flujo de proceso1. Crear pedido

Procesamiento automático de pedidosSegún las parametrizaciones definidas en el ajuste preciso, una vez que finaliza la solicitud de compra (ocuando finaliza una solicitud de oferta y se adjudique la oferta) el sistema crea automáticamente un pedidoen el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.El pedido requiere información acerca de: ● Comprador ● Proveedor ● Posiciones de pedido, tales como tipo de posición (material, servicio, gasto, límite), tipo de proceso, ID

de producto o descripción, ID de categoría de producto, cantidad, fecha de entrega, precio y lugar deentrega/servicio, destinatario y asignación de cuenta (solo para materiales que no están en stock yservicios).

El sistema propone automáticamente un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento, si estádisponible.Procesamiento manual de pedidosPuede crear manualmente un pedido sin referencia a una solicitud de compra en la vista Pedidos o desdeTareas comunes en el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos. También puede crear un pedido apartir de una solicitud de compra existente en la vista Solicitudes de compra.Un pedido puede estar compuesto de varias solicitudes de compra, si tienen el mismo proveedor. Otroscriterios para agrupar varias solicitudes de compra en un pedido surgen de la combinación del proveedor yuno de los siguientes: fecha de entrega; o fecha y lugar de entrega.Es posible abrir un pedido antiguo y copiar los detalles para crear un nuevo pedido.

También puede especificar los pedidos como entregados por completo o facturados por completohaciendo clic en Finalizar Entrega o Finalizar Factura.


Si no desea especificar un precio fijo para un servicio o material no gestionado en almacén, puedeasignar un límite de valor superior con el tipo de posición Límite.

Para obtener más información consulte: Crear un pedido manualmente [página 100]2. Enviar pedido

Si definió la creación automática de pedidos en el ajuste preciso, el sistema envía automáticamente el pedidofinalizado al proveedor y actualiza el estado a Enviado. Los pedidos con datos incompletos aparecerán en lalista de trabajo para el procesamiento manual en la vista Pedidos.Cuando crea manualmente un pedido que contiene todos los datos necesarios, incluida la fuente deaprovisionamiento, haga clic en Pedido para enviar el pedido al proveedor El sistema fija el estado enEnviado.El sistema envía automáticamente la siguiente información: ● El pedido al proveedor ● Información relevante para contabilidad al Libro mayor ● Una notificación de vencimiento de factura a Facturación de proveedores ● Una notificación de pedido a Control de aprovisionamiento o Gestión de proyectos (si se configuró)

Si el pedido hace referencia a un contrato, el sistema genera automáticamente liberacionesrespecto a este contrato.

El canal de salida para el pedido se puede fijar desde el centro de trabajo Base deproveedores en la vista Proveedores. Seleccione el proveedor y marque Editar . El canal desalida se actualiza desde la ficha Comunicación en Colaboración.Si no se actualiza ningún canal de salida para el proveedor, el sistema fija el canal de salida enel estándar del sistema. En este caso, una vez que se solicita el pedido, el mensaje deconfirmación está incompleto ya que falta el canal de salida.Luego de que se envió el pedido, este canal de salida se muestra en la ficha Historial de salida

3. Autorizar pedido (opcional)Según las parametrizaciones de aprobación de su solución, es posible que el pedido necesite ser aprobadopor un gerente o autorizador designado. Si se supera el valor neto total del pedido, el aprobador puede aceptaro rechazar el pedido o reenviarlo para la revisión en el centro de trabajo Mi área de responsabilidad. Paraobtener más información, consulte Procesos de aprobación.

4. Crear confirmación de pedido (opcional)Una vez que el proveedor confirma el pedido, utilice el sistema para crear una confirmación de pedido, ya seade manera automática o manual.Si recibe confirmaciones de pedidos de los proveedores mediante fax, carta o como anexo de correoelectrónico, es necesario procesar las confirmaciones de pedido manualmente. Si el proveedor acepta elpedido en su totalidad como fue solicitado, puede hacer clic en Confirmación rápida de pedido en la vistaPedidos y el sistema crea la confirmación de pedido automáticamente. De otro modo, puede utilizar laactividad rápida Nueva confirmación de pedido en la vista Pedidos para crear y procesar las confirmacionesde pedido en detalle.

Si el proveedor utiliza Adobe Interactive Forms, puede automatizar completamente la creación dela confirmación de pedido y actualizar el proceso en el sistema. El sistema verifica automáticamentesi la cantidad y la fecha de entrega de esta confirmación de pedido coinciden con la cantidad y lafecha del pedido. Únicamente las excepciones dan como resultado etapas de procesamientomanual.

Para obtener más información consulte: Confirmaciones de pedido [página 84]



El sistema ahora está listo para tratar la entrega de los productos solicitados. Los procesos de entrada de mercancíasy servicios se inician para materiales que no están en stock o servicios, los procesos de entrada de almacén paramateriales en stock.

Consulte tambiénPedidos creados automáticamente [página 83]Confirmaciones de pedido [página 84]Determinación de impuestos [página 158]Determinación de impuestos [página 223]Determinación de retención de impuestos [página 179]Determinación de retención de impuestos [página 230]Parametrizaciones de documento de seguimientoProcesamiento de solicitud de compra [página 67]Gestión de pedidos de terceros [página 38]Gestión de pedidos de terceros [página 91]Gestión de pedidos deterceros [página 219]

4.2.2.2 Pedidos creados automáticamente

ResumenLa creación automática de pedidos le permite definir si un pedido se crea automáticamente o manualmente a partirde una solicitud de compra.El uso de la creación automática de pedidos es importante si desea automatizar parte del proceso deaprovisionamiento. Esto ahorra tiempo, puesto que sólo tiene que crear pedidos manualmente en casos en los queno se haya asignado ninguna fuente de aprovisionamiento a la solicitud de compra.Se puede acceder a esta actividad mediante la tarea automática Definir creación automática de pedidos del centrode trabajo Solicitudes de compra y pedidos y mediante el centro de trabajo Configuración empresarial.


Opción de creación estándarEn el sistema, la opción de creación estándar establece, inicialmente, la creación manual de pedidos en todos loscasos. Si es necesario, se puede modificar esta opción de creación estándar.

● Crear pedido manualmenteEn todos los casos, el comprador crea manualmente los pedidos a partir de solicitudes de pedido.

● Crear pedido automáticamenteCuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea lospedidos manualmente. En el resto de los casos, el sistema crea pedidos automáticamente.

Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempreasigna automáticamente dicha fuente de aprovisionamiento.

Opciones de creación adicionalesAdemás de la opción de creación estándar, el comprador también puede fijar opciones de creación para categoríasde producto específicas. Estas opciones de creación son las mismas que las que pueden seleccionarse para la opción


de creación estándar. Al configurar las opciones de creación para categorías de producto específicas, puede utilizarrangos y conjuntos de valores en lugar de indicar cada categoría de producto de manera individual.

Requisitos previosSe requiere lo siguiente:

● Usted tiene asignado el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos o Configuración empresarial a finde poder actualizar las parametrizaciones para la creación automática de pedidos en la actividad Creaciónautomática de pedidos.

● Las categorías de producto para las cuales el comprador desea definir opciones de creación fueronactualizadas en el centro de trabajo Datos de producto.

IntegraciónLa creación automática de pedidos está integrada con los siguientes centros de trabajo:

● Solicitudes de compra y pedidos ● Portafolio de productos ● Datos de producto

Consulte tambiénAñadir una opción de creación de pedido para una categoría de producto específicaAutomatización de Gestión de relación con proveedores [página 19]

4.2.2.3 Confirmaciones de pedido

ResumenUna confirmación del pedido (PO) es una confirmación de un proveedor para entregar cantidades especificadas deproductos a precios también especificados dentro de cierto tiempo.Una confirmación de PO puede ser plenamente confirmada sin desviaciones o solo parcialmente. Las desviacionesdel pedido original respecto a cantidades, fechas de entrega o precios se pueden registrar. Como comprador, puedeaceptar o rechazar las desviaciones.En el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, si acepta las modificaciones a la confirmación de la PO, elsistema actualiza el pedido original.

Creación de una confirmación de pedidoLa confirmación de pedido permite a los proveedores responder a sus pedidos. Con esta respuesta, el proveedorpuede aceptar los términos y condiciones del pedido, proponer modificaciones para determinados aspectos delpedido o rechazarlo.Se puede crear una confirmación de pedido:

● Automáticamente



Los proveedores pueden enviar su respuesta a un pedido en formato XML de forma electrónica mediante elintercambio de datos electrónicos (EDX) o como formulario interactivo. El sistema utiliza la información delarchivo XML o del formulario interactivo para crear una confirmación de pedido de manera automática.Si el proveedor utiliza Adobe Interactive Forms, puede automatizar completamente la creación de laconfirmación de pedido y actualizar el proceso en el sistema. El sistema verifica automáticamente si lacantidad y la fecha de entrega de esta confirmación de pedido coinciden con la cantidad y la fecha del pedido.Únicamente las excepciones dan como resultado etapas de procesamiento manual.

● ManualmenteAlternativamente, los proveedores pueden comunicar los detalles de la confirmación de pedido en unformulario de impresión por fax o por correo electrónico como anexo. Como el comprador, usted introduciráestos detalles manualmente en el sistema.Antes de guardar una nueva confirmación de pedido, puede ejecutar una verificación de sistema para verificarque los datos estén correctos.El sistema compara la confirmación de pedido con el correspondiente pedido para verificar la existencia dedesviaciones. En caso de existir desviaciones, la confirmación de pedido deberá pasar un proceso deaprobación en el que deberá decidir, si aceptar o rechazar las modificaciones. Si rechaza las modificaciones,el pedido permanecerá sin modificaciones. Si acepta las modificaciones, el sistema actualizará el pedido enconsecuencia.

Para un pedido confirmado sin desviaciones por un proveedor, en la vista Pedidos puede hacer clic enConfirmación rápida de pedido para crear la confirmación de pedido en un solo paso.

Para obtener más información, consulte: Crear una confirmación de pedido [página 102] y Crear una confirmaciónde pedido con programa de entrega [página 103].

Consulte tambiénRecibir y procesar confirmaciones de pedidos [página 85]Procesamiento de pedidos [página 79]Automatización de Gestión de relación con proveedores [página 19]

4.2.2.4 Recibir y procesar confirmaciones de pedidos

ResumenEn la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, cuando un proveedor confirma un pedido(PO), el sistema creará automáticamente una confirmación de pedido o bien deberá crearla el usuario manualmente.Una confirmación de pedido de un proveedor se puede recibir e introducir en el sistema de las siguientes maneras:

● De forma automática, por formulario interactivo o por business-to-business (BSB)Cuando un proveedor envía electrónicamente la confirmación de un pedido, el sistema crea automáticamenteuna confirmación de pedido.

● Manualmente mediante formulario de impresión como fax, correo o adjunto de correo electrónico.Cuando un proveedor envía una confirmación de pedido por fax, correo convencional o correo electrónico,puede crear manualmente una confirmación de pedido utilizando la actividad rápida Nueva confirmación depedido.


Flujo de procesoA continuación se describen los distintos métodos para recibir y procesar una confirmación de pedido:

Recibir confirmaciones de pedido por formulario interactivo (entrada automática del sistema)Un proveedor recibe un pedido como formulario interactivo y devuelve electrónicamente la confirmación de pedidocorrespondiente.Si el proveedor:

● Acepta el pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automáticamente al crear una confirmación depedido y modificar el estado del pedido a Confirmado.

● Acepta el pedido con desviaciones, en las que se han llevado a cabo modificaciones a la cantidad pedida o lafecha de entrega, el sistema lo confirma automáticamente al crear una confirmación de pedido y modificarel estado del pedido a Desviación en la confirmación.

● Rechaza el pedido, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla,lo que cancela el pedido y modifica el estado a Rechazado.

Recibir confirmaciones de pedido por comunicación B2B (entrada automática del sistema)Un proveedor envía una confirmación de pedido por comunicación B2B. El sistema registra automáticamente laconfirmación de pedido y confirma todas o algunas de las posiciones del pedido, según la respuesta del proveedor.Si el proveedor:

● Acepta todo el pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automáticamente al crear una confirmaciónde pedido y modificar el estado del pedido a Confirmado.

● Acepta determinadas posiciones del pedido sin desviaciones, el sistema lo confirma automáticamente alcrear una confirmación de pedido y cambiar el estado del pedido en el sistema a Parcialmente confirmado. ○ Si el proveedor acepta las posiciones restantes, el sistema lo confirmará automáticamente al crear

confirmaciones de pedido adicionales y al modificar el estado de las posiciones de pedido aConfirmado y el estado del pedido a Parcialmente confirmado.

○ Si el proveedor rechaza las posiciones restantes, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo depedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla. El sistema cancela automáticamente las posiciones restantesen el pedido. Puede crear un nuevo pedido para las posiciones restantes y enviarlo a otro proveedor.

● Acepta todo el pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, el sistemacrea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y resolver las desviaciones. ○ Si acepta las desviaciones, el sistema actualiza el pedido a partir de la confirmación de pedido. El pedido

actualizado se envía al proveedor automáticamente. ○ Si rechaza las desviaciones, el sistema confirma automáticamente el pedido como fue creado

originalmente. ● Acepta determinadas posiciones del pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de

entrega, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y resolver lasdesviaciones. ○ Si se aceptan las desviaciones, las posiciones seleccionadas se actualizan y se envía un mensaje al

proveedor. ○ Si rechaza las desviaciones, el sistema confirma automáticamente el pedido como fue creado

originalmente. ● Rechaza el pedido, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo de pedidos. Debe abrir la tarea y aceptarla.

El sistema cancelará automáticamente el pedido y enviará un mensaje de cancelación al proveedor.



Recibir confirmaciones de pedido por fax, correo o correo electrónico (entrada manual)Un proveedor le envía una confirmación de pedido como formulario de impresión por fax, correo o correo electrónico.Usted registra manualmente la confirmación de pedido en el sistema y confirma todo el pedido.Si el proveedor:

● Acepta todo el pedido sin desviaciones, debe hacer clic en Nueva confirmación de pedido para aceptar el pedidoy crear una confirmación de pedido o puede hacer clic en Confirmación de pedido rápida para crear laconfirmación de pedido en una etapa.

● Acepta todo el pedido pero modifica algunos campos, como cantidad, valor o fecha de entrega, debe hacerclic en Nueva confirmación de pedido para crear manualmente una confirmación de pedido. ○ Si acepta las desviaciones, puede actualizar el pedido. ○ Si graba las desviaciones, el sistema confirma automáticamente el pedido como fue creado

originalmente.

Si una confirmación de pedido tiene desviaciones pero el pedido no está actualizado cuando se crea laconfirmación, el sistema crea una tarea en la lista de trabajo para indicar que hay una desviación. En la vistade la lista de trabajo Pedidos puede abrir el pedido en la pantalla Pedido para actualizar los camposeditables, como cantidad o valor.

Actualizar confirmaciones de pedidoSe puede usar la actividad rápida Modificar confirmación de pedido para actualizar una confirmación de pedidoexistente en el sistema.Se accede a la pantalla Modificar confirmación de pedido en la lista de trabajo de la vista Pedidos haciendo clic en elenlace Confirmación de pedido en la fila del pedido seleccionado. Esto abre la lista de Confirmaciones de pedido parapedido. A continuación seleccione la confirmación del pedido que desea modificar y haga clic en

Modificar confirmación de pedido . Puede modificar la cantidad confirmada, la fecha de entrega o el precio de un pedidoconfirmado y su pedido correspondiente si selecciona la partida individual, indica la información en el campo quecorresponde y hace clic en Aceptar desviaciones .

4.2.2.5 Aprovisionamiento de activos en compras

ResumenExiste una gran variedad de productos que se pueden pedir en una empresa y, por lo tanto, son posibles variasvariantes de proceso en el aprovisionamiento de activos, dependiendo del valor y la complejidad del producto aaprovisionar.Si el producto a aprovisionar es de gran valor y complejidad (por ejemplo, un edificio nuevo), el comprador sueletrabajar de antemano en estrecha colaboración con el contable. Entonces se crea el activo fijo en el sistema antesde pedir mercancías y servicios con una asignación de cuenta a este activo fijo.Si el producto a aprovisionar es de poco valor y complejidad (por ejemplo, un ordenador portátil nuevo), el activofijo se suele crear automáticamente en el sistema en el momento de contabilizar la entrada de mercancías. Por esemotivo, en compras se utilizan materiales individuales, lo que puede llevar a la creación de activos fijos en la Gestiónfinanciera.

Requisitos previos


● Los materiales individuales nuevos sólo pueden crearse en el pedido para materiales no de stock o bien alintroducir la entrada de mercancías y servicios.

● En el pedido, solo se pueden crear materiales individuales siempre que no se haya contabilizado ningunaentrada de mercancías y servicios para esta posición.

● Se puede asignar un nuevo material individual a un material individual existente en la columna Pertenece amaterial individual de la ficha Posiciones . Esto crea una referencia Pertenece a entre estos dos materialesindividuales.

Si asigna un material individual a otro material individual, este material individual debe hallarse enpreparación (la entrada de mercancías y servicios aún no ha sido contabilizada, pero existe elmaterial individual) o debe ser activo (ya se ha contabilizado la entrada de mercancías y servicios).Si el material individual al que se hace referencia utilizando la referencia Pertenece a es parte deotro documento, asegúrese de que el material individual se procesa primero en Gestión financiera(después de que se haya contabilizado una entrada de mercancías y servicios) antes de asignarloa otro material individual.Asegúrese también de que se toma el material individual con el valor más alto como referenciaPertenece a a fin de garantizar que se procese primero en Gestión financiera y se cree un activo fijo(si se cumplen los criterios para la creación de activos fijos). La relación Pertenece a se tendráentonces en cuenta correctamente y todos los materiales individuales asignados se asignarán almismo activo fijo.

● Si desea asignar un nuevo material individual a otro material individual nuevo, el otro material individualdeberá ser guardado primero y tener su propio ID.

Se pueden crear hasta 100 materiales individuales para una posición de pedido.

Flujo de procesoEl aprovisionamiento de activos ofrece variantes diferentes:

Creación de nuevos materiales individuales en el pedido

1. En el pedido, el comprador crea materiales individuales de forma manual utilizandoMateriales individuales nuevos . En este caso, será obligatorio contabilizar también una entrada de mercancías

y servicios para este pedido.2. El sistema crea a continuación una cantidad de materiales individuales, en función de la cantidad pedida.3. A continuación, el comprador puede añadir una descripción del material individual y asignar un material

individual existente como referencia Pertenece a. A continuación, Gestión financiera verificará y evaluará laasignación. El material individual se asigna al mismo activo fijo que el material individual que se utiliza comoreferencia Pertenece a.

Se hace un pedido de un monitor nuevo para un PC de sobremesa existente. Utilizando la referenciaPertenece a, se asigna este monitor al PC de sobremesa. En Gestión financiera, el monitor seasignará al mismo activo fijo que el PC de sobremesa.

Una vez el usuario grabe el pedido, se visualizará el ID del material individual.4. Después de haber creado el pedido, el contable puede crear manualmente activos fijos relacionados con los

nuevos materiales individuales. En caso contrario, los activos fijos se crean automáticamente en cuanto secontabiliza la entrada de mercancías y servicios basándose en las reglas que dependen de la empresa, lacategoría de producto y el límite de activación.La creación manual de activos fijos se utiliza generalmente en casos más complejos.



5. El comprador o el operador de almacén contabiliza una entrada de mercancías y servicios cuando se hanentregado las mercancías pedidas. En muchos casos se asignan IDs de inventario a las mercancías recibidas.

Si se hace un pedido de un monitor nuevo y un PC de sobremesa nuevo al mismo tiempo, seasignará la referencia Pertenece a una vez se confirme la recepción de mercancías y servicios.

6. Si un activo fijo se ha creado automáticamente, se creará una tarea para que el contable verifique que el activofijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.

Creación de nuevos materiales individuales en una entrega de mercancías y serviciosSi se han creado materiales individuales en un pedido, se visualizarán y podrán ser actualizados en la entrada demercancías y servicios que se crea para confirmar la entrega de las posiciones pedidas. En caso contrario, tambiénse pueden individualizar materiales cuando se entregan los materiales y se contabiliza la entrada de mercancías yservicios:

1. El comprador crea una entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega de las posiciones pedidas.Al hacer clic en Nuevos materiales individuales , el comprador desencadena la creación de materialesindividuales para las posiciones confirmadas en la entrada de mercancías y servicios.

2. El sistema crea las posiciones de material individual. El número de posiciones creadas es igual a la cantidadentregada confirmada en la entrada de mercancías y servicios, que, por defecto, es la cantidad pedida de laposición de pedido.

3. A continuación, el comprador puede actualizar una descripción del material individual, un ID de inventario oasignar un material pedido a un material individual existente. Así, Gestión financiera utiliza esta asignaciónpara crear activos fijos de forma correspondiente.

4. Los activos fijos se crean automáticamente en cuanto se contabiliza la entrada de mercancías y servicios.5. Si un activo fijo se ha creado automáticamente, se creará una tarea para que el contable verifique que el activo

fijo se ha creado correctamente tal y como se esperaba.

Creación de materiales individuales y activos previa al proceso de compraEste escenario se utiliza generalmente en casos empresariales más complejos.

1. El contable crea manualmente los nuevos activos fijos necesarios y los correspondientes materialesindividuales después de la alineación con el comprador responsable.

2. El comprador crea entonces un pedido con asignación de cuenta a estos materiales individuales.3. El comprador o el operador de almacén contabiliza una entrada de mercancías y servicios cuando se han

entregado las mercancías pedidas.

Los ID de inventario pueden asignarse en la pantalla correspondiente del material individual que seutiliza para la asignación de cuentas.

4. El contable introduce la factura y verifica la asignación de cuenta antes de que se contabilice.

Aprovisionamiento de activos mediante una factura de proveedor sin referencia de pedido

El contable crea una factura de proveedor sin referencia de pedido.Es posible asignar las posiciones de factura a materiales individuales existentes o crear materiales individualesnuevos. Los activos fijos de estos materiales individuales se crean en función de las reglas actualizadas una vez seha contabilizado la factura de proveedor.


La referencia Pertenece a no se soporta en la factura de proveedor. En el caso en el que un activo fijo secorresponda con diversos materiales individuales, el activo fijo y los materiales individuales deberáncrearse manualmente y la factura de proveedor necesitará contabilizarse con una asignación de cuenta adichos materiales creados manualmente.

Consulte tambiénAprovisionamiento de un activo fijo

4.2.2.6 Clasificación de fuentes de aprovisionamiento en asignarfuente de aprovisionamiento

ResumenSe puede asignar una fuente de aprovisionamiento a un producto de distintas maneras:



El sistema siempre verifica si existen fuentes de aprovisionamiento disponibles, como un contrato, y le proporcionauna lista generada de forma automática, en orden de aptitud llamada una clasificación de fuentes deaprovisionamiento.La clasificación de fuentes de aprovisionamiento es una lista que muestra fuentes de aprovisionamiento concontratos o precios de lista que coinciden con el producto deseado o con la categoría de producto. La lista rankingsiempre se visualiza con la fuente de aprovisionamiento más adecuada al principio y acaba con la menos adecuadaal final.La lista se clasifica mediante el método "Olympic". Esto significa, por ejemplo, que si hay dos proveedores que sonigualmente apropiados, ambos se enumeran en primer lugar, el siguiente proveedor más apropiado se enumerarátercero y así sucesivamente.El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento de la lista mediante un árbol de criterios inflexible ypreviamente parametrizado. El sistema compara todas las fuentes de aprovisionamiento disponibles en función delprimer criterio. Si esto no da como resultado una única fuente más adecuada, se utiliza el siguiente criterio paradecidir cuál es el proveedor más adecuado y así sucesivamente, hasta que se clasifican todas las fuentes deaprovisionamiento disponibles.

Criterios de clasificaciónLos criterios utilizados para comparar y clasificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles son los siguientes:

1. Fuentes de aprovisionamiento fijasEn el centro de trabajo Aprovisionamiento y contratación, puede asignar un contrato o un precio de lista a unproducto como la fuente de aprovisionamiento fija. Cuando se pide este producto, la fuente deaprovisionamiento fija asignada tiene la clasificación más alta.

2. Tipo de fuentea. Contratos



Si los proveedores están actualmente bajo contrato con el comprador, se les otorga una posición másalta dentro de la clasificación de fuente de aprovisionamiento.La clasificación de los contratos está determinada por las siguientes reglas en orden descendente:1. Regulación por cuotas

Si ya existe un contrato, el sistema verifica y compara todas las regulaciones por cuotas actuales.Si existe una regulación por cuotas para dos o más contratos para un determinado producto, esposible utilizarla como base para la capacidad del proveedor de completar el pedido.

2. PrecioEste criterio compara los diferentes precios del proveedor para el producto solicitado.

3. CumplimientoEste criterio sólo se aplica a los contratos y es relevante si existen contratos con el mismo precio.Se selecciona en primer lugar el contrato con la menor cantidad liberada.

4. RetrasoSi ninguno de los criterios anteriores resulta en una fuente de aprovisionamiento adecuada, secompararán los contratos disponibles en función del tiempo que toma a los proveedores entregarlos productos solicitados una vez especificada la fecha de entrega por el comprador.

b. Precios de listaEstos son los precios de los productos solicitados emitidos por el proveedor. Los precios de lista seclasifican únicamente en orden ascendente.

Un contrato siempre siempre tiene prioridad más alta que un precio de lista, a menos que se hayafijado al precio de lista como la fuente de aprovisionamiento fija.

Si no hay un contrato o un precio de lista disponible, el sistema busca automáticamente pedidos existentes, loscuales pueden ser utilizados como ejemplos de negocios anteriores con un proveedor y, de este modo, como unindicador de la capacidad para aprovisionar el producto. Cuando se utilizan pedidos como la base para asignar unafuente de aprovisionamiento, el único criterio utilizado para clasificarlos es el precio.

Consulte tambiénAprovisionamientoDeterminación de fuente de aprovisionamientoPrecios de listaProcesamiento de contrato de compraProcesamiento de pedidos [página 79]

4.2.2.7 Procesamiento de pedido de terceros

ResumenComo planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempeña como coordinador deprocesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de órdenes de terceros para queun proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envío directo de un producto a un cliente.El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso típico basado en los escenarios empresariales Gestión de pedidosy Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona elproducto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo envíe a la dirección


del cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Según la información de envío del proveedor,la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso.Para obtener más información, consulte los escenarios empresariales:


Requisitos previos





● El concepto empresarial Pedido de cliente en el paquete empresarial Vender productos y servicios. ● El concepto empresarial Gestión de pedidos de terceros en el paquete empresarial Solicitud de compra y

gestión de orden. ● En el concepto empresarial Solicitudes de compra del paquete empresarial Solicitud de compra y gestión de

orden, la pregunta sobre definición de alcance ¿Desea que los pedidos se creen automáticamente a partir desolicitudes de compra? se ha respondido con Sí.







Flujo de proceso


1. Crear pedido de clienteEn la vista Pedido de cliente del centro de trabajo Pedidos de cliente el representante de ventas crea un pedidode cliente para una cuenta e introduce una posición para un producto.El sistema: ● Efectúa una determinación de fuente de aprovisionamiento para determinar un origen. Para los objetivos









3. Recibir la confirmación de aprovisionamientoUna vez que el proveedor ha respondido al pedido, el comprador crea un pedido o una confirmación de registrode la cantidad entregada y la fecha de entrega confirmada por el proveedor. Esto se hace en la vistaPedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.Para obtener más información, consulte Crear un pedido de confirmación [página 102].El sistema: ● Cambia el estado del pedido de Enviado a Confirmación recibida. ● Actualiza la demanda del cliente con repartos que contienen datos de cantidades y entregas basados

en la confirmación del proveedor. ● Crea un pedido de terceros en la vista Pedidos de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de órdenes

de terceros. El pedido de terceros tiene el estado Pedido.4. Recibir la confirmación de la entrega

Una vez que el proveedor ha enviado el producto al cliente y le ha enviado una copia de la nota de entrega, elcomprador o el representante de ventas la registra yendo a la vista Pedido de terceros del centro de trabajoCumplimiento de orden de tercero y creando una notificación de entrega de terceros.Para obtener más información, consulte Guía rápida para Pedidos de terceros.El comprador o el representante de ventas graba y libera la notificación de entrega de terceros.El sistema: ● Crea una entrega entrante con el estado Liberada. ● Crea una entrega saliente con el estado Liberada. ● Crea una confirmación de mercancías y actividad basada en el información en la entrega de salida de


● Actualiza la cantidad total de entrada de mercancías en el pedido. La posición aparece en la vistaPosiciones de documento de compras del centro de trabajo Valoración de inventarios.



Para obtener más información, consulte Guía rápida de documentos de compras. ● Cambia el estado del pedido a Siguiente documento creado y el estado de entrega a Entregado

completamente y lo actualiza con la cantidad total de entrega. ● Actualiza la fecha final de entrega en el pedido de cliente. La posición aparece en la vista Posiciones de

documento de ventas del centro de trabajo Gastos e ingresos.Para obtener más información, consulte Guía rápida Posiciones de documento de ventas.






● Actualiza el estado del pedido a Finalizado y fija el estado completado de la factura a Facturado.6. Crear la factura del cliente

Basándose en la solicitud de factura de entrega de salida, el contable crea y libera la factura del cliente en lavista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturación a clientes. O bien el contable espera hasta lapróxima ejecución de factura programada cuando el sistema procesa automáticamente las solicitudes defactura y libera la factura.Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura.El sistema: ● El sistema crea un asiento contable para la factura para el cliente y contabiliza la factura del cliente como




4.2.2.8 Tipos de procesos de posiciones de pedido

ResumenEl tipo de proceso clasifica el tipo de proceso de aprovisionamiento para una posición de pedido en la vistaPedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos . Según el tipo de posición, están disponibles distintostipos de procesos.

CaracterísticasMaterialesPara posiciones de material, son posibles los siguientes tipos de procesos:

● No gestionado en stockPara el aprovisionamiento de materiales necesarios para el consumo más que para ser almacenados en stock,por ejemplo ordenadores portátiles o impresoras, el tipo de proceso es No gestionado en stock.

● En stockPara el aprovisionamiento de aquellos materiales que se supone que van a añadirese al almacén ycontabilizase en la cuenta de inventario, por ejemplo piezas de recambio o materiales primarios, el tipo deproceso es En stock.

● A tercerosPara el aprovisionamiento de materiales suministrados a un tercero, el tipo de proceso es A terceros.

Servicios, límites y gastosPara posiciones de servicio, posiciones con limitación y posiciones de gasto, son posibles los siguientes tipos deprocesos:

● DirectoPara el aprovisionamiento de posicionies de servicio, con límite y de gasto que su empresa ha pedidodirectamente, el tipo de proceso es Directo.

● A tercerosPara el aprovisionamiento de posicionies de servicio, con límite y de gasto pedidos para un tercero, el tipo deproceso es A terceros.

Consulte tambiénProcesamiento de pedidos [página 79]Procesamiento de pedido a terceros [página 38]Procesamiento de pedido a terceros [página 91]Procesamiento depedido a terceros [página 219]Posiciones con límite [página 96]

4.2.2.9 Posiciones con límite

ResumenEn la solución SAP Business ByDesign, las posiciones con límite son posiciones que tienen asignado un límite devalor máximo en lugar de un precio en un documento de compra. Las posiciones con límite se utilizan en un carrito



de compras o en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiere o la cantidad quenecesita.Cuando crea una posición con límite en un carrito de compra o en un pedido, no se especifican los materiales,servicios ni gastos relacionados. Esta información se proporciona más adelante en la entrada de mercancías yservicios o en la factura de proveedor. Por ejemplo, si debe realizarse un servicio, como una reparación, pero nosabe la cantidad de horas que se necesitarán, puede añadir una posición con límite al pedido y asignar el importemáximo que puede costar la reparación. Una vez que se completa la reparación, puede completar los detalles en eldocumento de seguimiento que corresponde.Si se supera el límite de valor de una posición con límite, el documento se contabiliza pero es enviado para suaprobación al gerente o aprobador designado que corresponde.

Crear una posición con límiteCuando no conoce los detalles de un material o servicio no de almacén que necesita, puede crear una posición conlímite en un carrito de compra o pedido.

Posiciones con límite en carritos de compraCuando añade posiciones con límite a los carritos de compra, sólo debe proporcionar una descripción de producto,una categoría de producto, una fecha de entrega y un límite de valor.Los empleados que compren en nombre de colegas pueden añadir posiciones con límite a sus carritos de compra.Para ello, deben hacer clic en:

● Ir de compras (avanzado) en la vista Autoservicios del centro de trabajo Página principal. ● Nuevo carrito de compra en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Gestión de proyectos. ● Ir de compras en el panel Tareas comunes del centro de trabajo Equipo de proyecto.

Para obtener más información, consulte Crear un carrito de compra en nombre de [página 47].

Posiciones con límite en pedidosLos pedidos que se crean a partir de solicitudes de compra generadas por carritos de compra pueden contenerposiciones con límite previas. Sin embargo, también puede crear manualmente pedidos, con o sin referencia asolicitudes de compra, y añadir posiciones con límite.Cuando añade posiciones con límite a los pedidos, debe proporcionar una descripción de producto, una categoríade producto, una fecha de entrega y un límite de valor.Para añadir posiciones con límite, los compradores que crean pedidos pueden:

● Seleccionar una solicitud de pedido de la lista que se encuentra en la vista Solicitudes de compra del centrode trabajo Solicitudes de compra y pedidos y luego hacer clic en Nuevo pedido

● Creandi un nuevo pedido de compra en la vista Pedidos de compra del centro de trabajo Solicitudes de compray pedidos.

Para más información, consulte Agrupación de solicitudes de compra y creación de un pedido [página 72] y Crearun pedido manualmente [página 100].

Confirmar un material, servicio o gasto relacionado para una posición con límiteComo comprador, puede confirmar detalles de posiciones con límite en las entradas de mercancías y servicios conreferencia a pedidos. Si no se requiere de entradas de mercancías ni servicios, puede entonces, como contable,confirmar los detalles de posición con límite en las facturas de proveedor correspondientes.


Posiciones con límite en entradas de mercancías y serviciosCuando se entregan las posiciones de un pedido, puede crear una entrada de mercancías y servicios e incluir losdetalles de la posición con límite. En este momento, conocerá las cantidades y precios finales de los materiales,servicios o gastos relacionados a la posición con límite, de manera que puede introducir los detalles en la entradade mercancías y servicios. Aquí se introduce el tipo de posición (material, servicio, gasto), el ID de producto (si estádisponible), la cantidad entregada, el precio neto, y la fecha de entrega, período de servicio o período de gasto.Si hay un contrato asignado, el sistema introduce automáticamente el precio y la descripción del contrato. Estainformación no puede ser actualizada.Las entradas de mercancías y servicios son creadas por:

● Compradores en el centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios. ● Empleados en cualquiera de los centros de trabajo Página principal, Gestión de proyectos, o Equipo de

proyecto.

Para obtener más información, consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para posiciones con límiteabiertas [página 137].

Posiciones con límite en facturas de proveedorRecibirá el precio de la posición con límite junto con la factura de proveedor. Debe introducir manualmente el precioen el sistema mediante el centro de trabajo Facturación de proveedores. El sistema verifica si está incluido en elcontrato asignado. Se mostrará una advertencia si el precio que introdujo es más bajo que el precio de contrato. Semostrará un error si el precio es mayor que el precio de contrato.Si hay una entrada de mercancías o servicios, la factura de proveedor ya contendrá todos los detalles de la posicióncon límite.

Límites de valorEl límite de valor de una posición con límite en un pedido, un carrito de compra o una entrada de mercancías yservicios es el importe máximo que se puede gastar en la compra de productos dentro de esa posición con límite.Si un contrato está asignado a la posición con límite, el campo Valor límite muestra el importe máximo que se puedegastar en ese contrato.

Sólo se puede asignar un contrato por posición con límite.

Por lo general, el campo Otro límite de valor muestra el importe máximo adicional que puede gastar en la comprade productos sin contrato pero también puede incluir productos de otros contratos distintos del asignado a laposición con límite.En ese caso, el límite de valor es el total de los límites del contrato asignados más cualquier otro límite de valor. Estopuede incluir otro contrato pero ese contrato no se adjunta a la posición con límite y se trata como posición sincontrato.El campo Otro límite de valor sólo puede ser utilizado si especificó un contrato para la posición (el límite de valor).

Cuando un contrato ya está asignado a la posición con límite, se incluye Otro límite de valor y no debeexceder el Límite de valor..

Si no especifica el otro límite de valor, el sistema le permite gastar tanto como desee.



Límites de valor en detalleCuando crea una nueva posición con límite del pedido, sólo los campos ID de contrato y Límite de valor estánpreparados para la entrada. Si únicamente especifica un límite de valor, las posiciones introducidas en la entradade mercancías y servicios con referencia a esa posición con límite del pedido se cubren hasta el límite de valorespecificado. Si se especifica un ID de contrato o se lo asigna a ese límite de valor en la posición con límite del pedido,el límite de valor total se relaciona a ese contrato y a todas las posiciones sin contrato.Una vez que introduce un ID de contrato para el límite de valor en el pedido, también podrá especificar Otro límitede valor en el pedido para posiciones sin contrato o posiciones de otros contratos distintos del asignado al campoLímite de valor. El valor de Otro límite de valor debe ser menor o igual al Límite de valor y se incluye en el Límite devalor, el cual equivale al total del límite de valor y el otro límite de valor.Cuando introduce posiciones en la entrada de mercancías y servicios con referencia a la posición con límite delpedido, el sistema verifica el Límite de valor y el Otro límite de valor.

Si se exceden estos límites, se muestra un mensaje de advertencia. Si se exceden los límites, aún puedecontabilizar la entrada de mercancías y servicios pero se la envía al gerente o al aprobador designado parasu aprobación. Se crea la factura de proveedor con una excepción y se la envía para su aprobación.

Si no especifica un contrato, puede introducir el precio que desee para la posición con límite.Si especifica un contrato en el pedido, cuando introduce los detalles en la entrada de mercancías y servicios o en lafactura de proveedor, el sistema verifica si el producto es parte del contrato y verifica el precio.

● En la entrada de mercancías y servicios, el sistema introduce automáticamente la descripción y el precio delproducto, si los encuentra. No puede modificar estos detalles.

● En la factura de proveedor, debe introducir manualmente el precio. El sistema verifica si el producto es partedel contrato especificado. Se mostrará una advertencia si el precio es más bajo que el contrato. Se mostraráun error si el precio es mayor que el contrato.

SI el producto no es parte del contrato especificado, debe introducir manualmente el precio. El sistema acepta elprecio sin realizar una verificación. Si el producto es parte de otro contrato, el sistema no verifica el precio respectoa ese contrato.

EjemplosEjemplo ALímite de valor = 1000 (cuando hay un contrato asignado)Otro límite de valor = 200Esto significa que el límite de valor para las posiciones de contrato es igual a 1000 pero puede ser disminuido a 800si se introducen posiciones sin contrato.Ejemplo BLímite de valor = 1000 (cuando no hay un contrato asignado)Otro límite de valor = 0Esto significa que 1000 es el límite de valor para todas las posiciones sin contrato. Debido a que no hay un contratoasignado, no se puede introducir un importe para Otro límite de valor y se utiliza cero como importe estándar.


4.2.3 Tareas

4.2.3.1 Crear un pedido manualmente

ResumenEn el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, puede crear manualmente un nuevo pedido y especificarsus detalles.

Procedimiento1. Inicie la tarea común Nuevo pedido de, que pertenece al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.

También puede ir a Solicitudes de compra y pedidos Pedidos , hacer clic en Nuevo y, acontinuación, seleccionar Pedido.

2. Introduzca el Proveedor.

Por otro lado, también puede introducir primero un artículo. Si una fuente de aprovisionamiento seasigna al artículo, el Proveedor se completará automáticamente.

3. Si es necesario, escriba o actualice la información general asociada al pedido, como las condiciones de pagoe Incoterms.

4. Para añadir un artículo, haga clic en Añadir fila .

También puede añadir un artículo de un catálogo de proveedores. Para obtener más informaciónconsulte Añadir un artículo de un catálogo.

5. En la lista Tipo de artículo, seleccione el tipo de artículo para el producto: material, servicio, gasto o límite.6. En la lista Tipo de proceso, seleccione el tipo de proceso de aprovisionamiento. Para obtener más información,

consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 96].7. Introduzca el ID de producto.

También es posible crear un artículo de texto libre indicando la descripción y la categoría delproducto. La información del producto relacionada debe especificarla manualmente.Para pedidos con artículos de texto libre, debe indicarse el grupo de determinación de cuentas parala categoría de producto.

8. Introduzca la cantidad requerida del producto.Normalmente, un contrato o precio de lista está asociado al pedido o a un artículo, así que el sistemavisualizará automáticamente el precio bruto. El sistema calculará y visualizará el valor neto esperado. Si nohay ningún contrato o precio de lista asociado con el pedido o el artículo, podrá especificar el precio brutomanualmente.

9. Indique el ID de lugar de entrega o servicio.10. Dependiendo del tipo de artículo, en la sección Detalles, introduzca la fecha de entrega, período de servicio

o período de gastos.



Si no introduce una fecha de entrega manualmente, el sistema propondrá una fecha de entregaautomáticamente (hoy + 7 días).

11. Introduzca los detalles de asignación de una cuenta (en caso de que se aplique).12. Indique otra información que se le solicite.

Los detalles de asignación de cuenta sólo pueden introducirse si el tipo de proceso es No gestionadoen stock o Externalizado. Para obtener más información, consulte Asignación de costes en Compras[página 28].

13. Repita estos pasos para añadir información sobre otros productos relacionados con este pedido.

Puede crear un pedido de productos gratuitos, es decir, libres de gastos, modificando manualmenteel precio a cero y desmarcando la casilla de selección Factura obligatoria. En el pedido haga clic en

Visualizar todo que abre el editor. La casilla de selección Factura obligatoria está en la ficha Datosbásicos de la vista Artículos.

El impuesto de país extranjero es aplicable cuando la empresa necesita aplicar impuestosextranjeros. Es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si laempresa no se registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamenteel impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor. En todos los documentos decompra, como pedidos o facturas de proveedor, el sistema verifica el país del proveedor. Cuandohace clic en la ficha Impuestos, el sistema introduce automáticamente el código de impuesto y laresidencia fiscal. Esto ayuda a hacer el cálculo de impuestos. Para obtener más informaciónconsulte: , Cálculo de impuesto de país extranjero para servicios

14. Grabe el pedido. ● Para grabar un borrador de pedido, haga clic en Grabar . A continuación, podrá editar o completar el

pedido si lo selecciona y lo abre en el editor Pedido. ● Para grabar y enviar el pedido completo al proveedor, haga clic en Pedido .

También puede especificar los pedidos como entregados por completo o facturados por completohaciendo clic en Finalizar Entrega o Finalizar Factura.

AlternativasEn lugar de crear el pedido de forma manual, también puede agrupar varias solicitudes de compras y crear el pedidode compras basado en dichas solicitudes. Para obtener más información, consulte Agrupar solicitudes de comprasy crear un pedido [página 72].

4.2.3.2 Añadir una condición de precio

ResumenPuede añadir una condición de precio, como un descuento o un recargo, a una posición de pedido para influir en elvalor total cuando se está calculando el precio. La asignación de condiciones de precio puede depender, por ejemplo,del volumen de compras, la relevancia del producto o servicio para el éxito de su empresa y la importancia de larelación con los proveedores.


Requisitos previosSe está creando un nuevo pedido (manual o de una solicitud de compras) o se está editando un pedido existente.

Procedimiento1. Seleccione la ficha Posiciones y luego la ficha Precios en la parte inferior de la pantalla.

Cuando esté creando un nuevo pedido, haga clic en Visualizar todo para visualizar la etiqueta Posiciones .

2. Haga clic en Añadir fila .3. Seleccione el Precio/Componente de precio e introduzca la información requerida.

Puede especificar el descuento o el recargo como un porcentaje, un valor o un valor por cantidad.Para obtener más información, consulte Determinación de precios en Gestión de relación conproveedores [página 23].

4.2.3.3 Crear una confirmación de pedido

ResumenEn el centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos puede crear una confirmación de pedido basándose en larespuesta de un proveedor a un pedido enviado por usted.

Procedimiento1. Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione la vista Pedidos.2. En la lista Mostrar, seleccione Pedidos sin confirmar (por completo) y, a continuación, seleccione el pedido

que desee confirmar.3. Haga clic en Confirmación de oferta nueva .

Si el pedido es confirmado por el proveedor sin desviaciones, haga clic enConfirmación rápida del pedido para aceptar de inmediato todo el pedido. El sistema informa en un

mensaje de que la confirmación del pedido se ha grabado y actualiza el estado del pedido.

4. Si hay desviaciones del pedido original (resaltadas en rojo), indique las modificaciones de cantidad, fecha deentrega o precio en la confirmación del pedido. Si no hay desviaciones, vaya a la etapa siguiente.

5. Fije el estado del proveedor. Existen los estados siguientes: ● Aceptado ● Pendiente ● Rechazado

El estado de proveedor indica si el proveedor ha aceptado o rechazado alguna o todas las posicionesdel pedido o si la respuesta todavía está pendiente.



6. Grabe la confirmación del pedido y actualice el pedido original en caso necesario. ● Si no hay desviaciones del pedido original, haga clic en Grabar . El sistema crea la confirmación del

pedido. Haga clic en Cerrar para volver a la vista Pedidos. ● Si hay desviaciones del pedido original, y las desea aceptar directamente, haga clic en

Aceptar desviaciones . El sistema actualiza el pedido con las modificaciones introducidas en la etapaprevia.

● Si existen divergencias y hace clic en Grabar , se creará la tarea Verificar confirmación de pedidodivergente en la vista Pedidos.Para obtener más información, véase Tarea: Verificar confirmación de pedido divergente.

● Si una confirmación de pedido se crea sin referencia a un pedido pero se basa en una posición depedido de cliente nueva, se creará la tarea Verificar confirmación de pedido de cliente divergente. Si latarea se acepta, se creará una partida nueva en el pedido con referencia a esta posición y fecha deconfirmación de pedido.

Si el comprador rechaza la confirmación de pedido en la tarea Verificar confirmación de pedidodivergente, se creará una confirmación de pedido y el pedido se confirmará completamente tal ycomo se ha ordenado.

ResultadoLa confirmación del pedido se graba en el sistema. Si hay desviaciones en la confirmación de pedido y las ha aceptado,el sistema actualizará el pedido de forma correspondiente.

En la vista Pedidos, puede observar confirmaciones de pedidos para un pedido seleccionado haciendo clicen el enlace en la columna Confirmación de pedido. Esto abre la lista de Confirmaciones de pedido parapedido. También puede editar la confirmación de un pedido haciendo clic en la actividad rápida

Modificar confirmación de pedido .

4.2.3.4 Crear una confirmación de pedido con programa de reparto

ResumenSi un proveedor no puede enregar la cantidad completa de un producto pedido en la fecha solicitada, el proveedorpuede crear una confirmación de pedido con programa de reparto que refleje las cantidades de entrega y fechasposibles en el centro de trabajo Solicitudes y pedidos de compra.

Procedimiento1. El comprador crea un pedido para una cantidad de posiciones específica para una fecha concreta.2. El proveedor envía una confirmación de pedido mediante correo electrónico, XML o formulario interactivo.

Si el proveedor no puede entregar la cantidad total del pedido en la fecha solicitada, puede confirmar múltiplesrepartos con relación a la fecha de entrega.


El comprador envía un pedido para 10 posiciones que deberían entregarse el 10 de diciembre.El proveedor envía una confirmación de pedido con tres números de reparto. Tres posicionespueden entregarse el 1 de diciembre, tres posiciones pueden entregarse el 12 de diciembre y cuatropueden entregarse el 15 de diciembre.

3. El comprador recibe una tarea de notificación acerca de esta desviación. El comprador puede tanto aceptarcomo rechazar este programa de reparto.

Si la cantidad total y la fecha de entrega son idénticas en el pedido y la confirmación de pedido, perola confirmación de pedido contiene números de reparto adicionales, se genera una tarea denotificación.

4. Si el comprador acepta el programa de reparto, el pedido se actualiza con esos números de reparto. Lainformación por tanto se envía a planificación de aprovisionamiento y se utiliza como los datos más actualespara la planificación y para la entrada de mercancías y servicios.Si existen múltiples números de reparto para una confirmación de pedido, se visualiza un icono activo en latabla Posiciones.Cuando se haya actualizado el pedido, el icono se visualizará también en el pedido si existe más de un númerode reparto. Asimismo, la ficha Programa de reparto solo se visualiza en el pedido si existe más de un númerode reparto.

4.2.3.5 Cancelar posición de pedido

ResumenSi no necesita más una posición de pedido después de haver enviado el pedido al proveedor, puede cancelarla einformar al proveedor sobre esta cancelación.

Requisitos previosEl estado del pedido es Enviado.

Si el estado del pedido todavía es En preparación, simplemente puede eliminar la posición de pedido oelmininar todo el pedido.

Procedimiento1. Ir a Solicitudes y pedidos de compra y seleccionar Pedidos de compra.2. Seleccione la solicitud de compra que desee cancelar y haga clice en Editar .3. Vaya a la ficha Posiciones .4. Seleccione el artículo que desea cancelar y haga clic en Cancelar cantidad solicitada .

También puede cancelar todas las posiciones de pedidos haciendo un solo clic enCancelar pedido .



ResultadoEl proveedor recibe una notificación de cancelación.Si desea solicitar estas posiciones canceladas en otro momento, puede copiar los datos del pedido cancelado paracrear otro de nuevo.

Si se ha cancelado un pedido, pero se ha recibido y aceptado la entrega entrante correspondiente, no seráposible crear la factura de proveedor con referencia a este pedido.En este caso, deberá contabilizar una factura de proveedor sin referencia a pedido. Más tarde, deberácargar el valor de la factura de proveedor en la cuenta de inventario de materiales.

4.2.3.6 Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o máspedidos

ResumenPuede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stocko la finalización de servicios. La entrada de mercancías y servicios se puede crear en relación con uno o más pedidos.

Requisitos previosDeben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artículosdel pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para más de un pedido, deberán tener el mismoproveedor.

Procedimiento1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Pedidos para entregar Mostrar por documentos .2. Seleccione Mostrar: Pedidos pendientes o Mostrar: Pedidos atrasados.

Los Pedidos pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios que aúnno se han completado. Los Pedidos atrasados se refieren al material que no fue suministrado hastala fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en este período.También puede restringir la visualización de materiales (pendientes o retrasados) o solo losservicios.

3. Seleccione los pedidos para los que desea crear una entrada de mercancías y servicios y haga clic enNueva entrada de mercancías y servicios .

El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes setransfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.

4. Introduzca la Información general sobre la entrada de mercancías y servicios.: ● El Proveedor se transfiere automáticamente desde los pedidos. ● La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. En caso necesario puede









Si no desea contabilizar la entrada de mercancías y servicios de forma inmediata, sólo grabe lasentradas. De esta manera, la entrada de mercancías y servicios estará disponible en la vista Entradasy devoluciones con el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarlamás tarde. Mientras la entrada de mercancías y servicios todavía esté En preparación, podrá borrarlasi no desea confirmar la entrada después de todo. Para ello, seleccione el documento de la listaEntradas y devoluciones y haga clic en Borrar .


● Si se requiere una aprobación, el sistema fijará el estado en Aprobación y enviará la tarea al autorizadordesignado.

● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado se cambiará automáticamente a Liberado.


Si el estado de entrada de mercancías y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiará aDocumento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artículos o uncomprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado.El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas,el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento defactura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento de excepciones [página 197]. También transfierelos datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución de mercancías y actualiza el material individual y lasasignaciones de activos fijos, si cabe.




AlternativasTambién puede crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes. Para obtener másinformación, consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes[página 135].

4.3 Vista informes

4.3.1 Documentos liberados por contrato

ResumenMuestra todos los documentos que se han retirado en relación con un contrato especificado. Muestra al compradorla intensidad de uso de un contrato en cuanto a documentos liberados por contrato.

Características

Ejecución del informeAntes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para lasvariables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variablesobligatorias se indican con un asterisco (*).

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los documentos liberados por contrato.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● El Estado del contrato se limita a Liberado. ● El Estado de vencimiento se limita a No vencido y A punto de vencer.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.Desde este informe, puede navegar hasta:

● Pedidos por proveedor [página 115]Pedidos por proveedor [página 148] ● Pedidos por producto [página 114]Pedidos por producto [página 147] ● Seguimiento de contratos ● Seguimiento de pedidos [página 111]Seguimiento de pedidos [página 145] ● Contratos con vencimiento

Consulte tambiénVista InformesResumen de informes en Gestión de relación con proveedores


Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores

4.3.2 Historial de precios por producto y proveedor

ResumenEste informe muestra el historial de precios por producto y proveedor suministrador a lo largo de los últimos 12meses en base a un precio promedio calculado basado en los valores de factura. También puede verificar lascantidades facturadas para ver la importancia del producto comprado para la empresa.

Características

Ejecución de informeAntes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para lasvariables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variablesobligatorias se indican con un asterisco (*).

Análisis de informeEste informe muestra las cantidades aprovisionadas y los precios medios por proveedor para productos, en funciónde la unidad de medida en base mensual para un período de tiempo determinado.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● Ejercicio/Mes de la factura se restringe a los últimos 12 meses. ● Estado de contabilización se limita a Contabilizado.


● Gastos por proveedor ● Gastos por producto ● Fiabilidad de precio

Consulte tambiénVista InformesResumen de informes en gestión de relación con proveedoresResumen de fuentes de datos en gestión de relación con proveedores

4.3.3 Supervisión de creación automática de pedidos

ResumenVisualiza el porcentaje de pedidos creados de forma automática por unidad de compras durante los últimos 12 mesesy su correspondiente valor de compras y subtotales. En este informe, puede verificar el grado de automatización decompras para una sola unidad de compras o para todas.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.



VistasCon este informe están disponibles las siguientes vistas:

● Supervisión de creación automática de pedidosMuestra el número y porcentaje de pedidos creados de forma automática por unidad de compras durantelos últimos 12 meses así como el importe y el porcentaje correspondientes del valor de compras y el subtotalen formato de tabla o como gráfico.

● Tasa de creación automática de pedidos por mesMuestra el porcentaje de los pedidos creados de forma automática y el porcentaje correspondiente del valorde compras en formato de tabla o como gráfico. Usted, como comprador, puede verificar el grado deautomatización de compras para la unidad de compras a la que está asignado.

Características

Ejecutar el informeAntes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para lasvariables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variablesobligatorias se indican con un asterisco (*).Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:

● Trimestre/Año del pedidoPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos en un trimestre o añodetrminado.

● Unidad de comprasPuede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una unidad de compras.

● Estado de pedidoPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de procesamiento de unpedido. Los estados incluyen: ○ En preparación ○ Finalizado ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado ○ Sin confirmar ○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Cancelado

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los pedidos creados de forma automática por unidades de compras.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● El Estado de cancelación excluye Solicitud de cancelación y Cancelado. ● El Estado de cancelación de posición excluye Solicitud de cancelación y Cancelado. ● Fecha de los pedidos se restringe al último año. ● El Estado del pedido se limita a Pedido.


Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.Desde este informe, puede desplazarse hacia Seguimiento de pedidos [página 111]Seguimiento de pedidos[página 145].


4.3.4 Pedidos por mes

Visualiza el volumen de pedidos, el número de pedidos y el número de posiciones de pedido por unidad de comprasdurante los últimos 12 meses, cuatro trimestres o tres años. El comprador puede visualizar la carga de trabajo deldepartamento de compras a lo largo de un período de tiempo especificado.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.


● Pedidos por mesMuestra el volumen de pedidos y el número de posiciones de pedido por unidad de compras y como total detodas las unidades de compras de los últimos 12 meses.

● Posiciones de pedido por mesMuestra el número de posiciones de pedido por mes en una vista gráfica en el resumen del centro de trabajo.

● Volumen de pedidos por mesMuestra el valor neto de pedidos por mes en una vista gráfica en el resumen del centro de trabajo.

Características

Ejecución de informeAntes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para lasvariables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variablesobligatorias se indican con un asterisco (*).Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:

● Estado de pedidoPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ En preparación ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado ○ Sin confirmar



○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Documento de seguimiento creado ○ Finalizado

Análisis de informeEste informe muestra un análisis del valor neto de los pedidos por mes.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● Estado de cancelación excluye Cancelado. ● Estado de cancelación de posición excluye Cancelado. ● Año de los pedidos se restringe a los últimos 12 meses.


● Pedidos por proveedor [página 115]Pedidos por proveedor [página 148] ● Pedidos por producto [página 114]Pedidos por producto [página 147] ● Documentos liberados por contrato [página 107]Documentos liberados por contrato

[página 144]Documentos liberados por contrato [página 300] ● Pedidos por asignación de costes [página 116]Pedidos por asignación de costes [página 149]


4.3.5 Seguimiento de pedidos

ResumenEste informe muestra todos los pedidos que se han creado durante los últimos siete días. No obstante, puedemodificar el período de tiempo. Es posible verificar el valor, el precio, la cantidad y el estado del pedido.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros juntocon uno o varios de los campos siguientes:

● ID de pedido de cliente ● Cliente ● ID de pedido del cliente ● Proceso siguiente


Características

Ejecutar el informeAntes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para lasvariables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variablesobligatorias se indican con un asterisco (*).Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:

● Estado de pedidoPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ En preparación ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado ○ Sin confirmar ○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Cancelado ○ Documento de seguimiento creado ○ Finalizado

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los pedidos según el estado.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.Desde este informe, puede navegar hacia:






4.3.6 Entregas previstas por semana

ResumenVisualiza las entregas esperadas de posiciones de pedido por semana para las próximas ocho semanas. Si deseaver detalles de pedido, añada ID de pedido a su informe y haga clic con el botón derecho del ratón en ID relevante,seleccione Ir a y elija Visualizar detalles.

Características


● Estado de pedidoPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para un estado de pedido específico.Los estados incluyen: ○ Enviado ○ Documento de seguimiento creado ○ Confirmación recibida

● Semana de entrega (próximas 8 semanas)Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para las posiciones de pedido. De manera estándar,el valor se establece como las próximas 8 semanas, incluida la semana actual.

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de las entregas previstas de posiciones de pedido según el número de posicionesde pedido previstas por semana natural. Este informe también muestra el número total de posiciones de pedidopara el período especificado.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● Estado de cancelación excluye Cancelado. ● Estado de cancelación de posición excluye Cancelado. ● Semana de entrega está restringido a los últimos siete días. ● Estado de procesamiento de entrega excluye Finalizado y No relevante. ● Estado de entrega excluye Entregado y No relevante.


Consulte tambiénVista InformesResumen de informes en Gestión de relación con proveedores


Resumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores

4.3.7 Pedidos por producto

ResumenEste informe muestra todos los pedidos por producto que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puedemodificar el período de tiempo. Puede verificar el estado del pedido, por ejemplo, si ha sido autorizado o se ha enviadoal proveedor.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.

Características

Ejecutar el informeAntes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para lasvariables. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variablesobligatorias se indican con un asterisco (*).Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:

● Estado de pedidoPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ En preparación ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado ○ Sin confirmar ○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Documento de seguimiento creado ○ Finalizado

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los pedidos por producto.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● Estado de cancelación excluye Cancelado. ● La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos siete días, inclusive hoy. ● El Estado de cancelación de posición excluye Cancelado.


● Pedidos por proveedor [página 115]Pedidos por proveedor [página 148] ● Documentos liberados por contrato [página 107]Documentos liberados por contrato




Consulte tambiénVista InformesResumen de informes en Gestión de relación con proveedoresResumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores

4.3.8 Pedidos por proveedor

ResumenEste informe muestra todos los pedidos por proveedor que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puedemodificar el período de tiempo. Es posible verificar la cantidad, el valor y el estado del pedido.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.

Características

Ejecución del informeAntes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para lasvariables. Debe realizar la selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variablesobligatorias se indican con un asterisco (*).Hay información adicional disponible para las siguientes variables seleccionadas:

● Estado de pedidoMuestra los datos relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ En preparación ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado ○ Sin confirmar ○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Documento de seguimiento creado ○ Finalizado

● Fecha de creación de un pedido (últimos 7 días)Visualiza los datos relevantes para los pedidos creados en o desde una fecha determinada. Por defecto, elvalor se establece como los últimos 7 días, incluida la fecha actual.

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los pedidos por proveedor en función de la cantidad pedida y el valo neto/límite.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● Estado de cancelación excluye Cancelado. ● La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.


● Estado de cancelación de posición excluye Cancelado.


● Pedidos por producto [página 114]Pedidos por producto [página 147] ● Documentos liberados por contrato [página 107]Documentos liberados por contrato



4.3.9 Pedidos por asignación de cuenta

ResumenEste informe muestra todos los pedidos por asignación de costes que se han creado a lo largo de los últimos 7 días.Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar los valorestotales por asignación de costes y el estado de los pedidos.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros juntocon uno o varios de los campos siguientes:

● ID pedido de cliente ● Cliente ● ID pedido del cliente ● Proceso siguiente


● Pedidos por centro de costeMuestra todos los pedidos por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro de coste y elestado de los pedidos.

● Pedidos por proyectoVisualiza todos los pedidos por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el estado de lospedidos.

● Pedidos por pedido de clienteVisualiza todos los pedidos por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido de cliente yel estado de los pedidos.

● Pedidos por orden de servicio



Visualiza todos los pedidos por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden de servicio yel estado de los pedidos.

Características


● Estado de cabeceraPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ En preparación ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado ○ Sin confirmar ○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Documento de seguimiento creado ○ Finalizado

● Fecha de creación de un pedido (últimos 7 días)Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos creados en los últimos 7 días.De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificar el valor.

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los pedidos por asignación de cuenta, de acuerdo con la cantidad pedida, elvalor neto y el valor neto en moneda de empresa, permitiéndole analizar los pedidos a un nivel más operativo porasignación de cuenta.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● El Estado de cancelación excluye Rechazo de cancelación y Cancelado. ● La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy. ● El Estado de cancelación de posición excluye Rechazo de cancelación y Cancelado.



[página 144]Documentos liberados por contrato [página 300]



4.3.10 Seguimiento de solicitud de compra

ResumenEste informe muestra todos las solicitudes de compra que se han creado durante los últimos siete días. No obstante,puede modificar el período de tiempo. Es posible verificar el valor de la solicitud de compra, el precio, la cantidad yel estado de la solicitud de compra.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros juntocon uno o varios de los campos siguientes:


Características


● Estado posteriorPuede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o más estados posteriores.Los estados incluyen: ○ No asignado ○ Sin actividad siguiente ○ Pedido creado ○ Solicitud de aprovisionamiento creada ○ Contrato creado ○ Plan de entregas

● Fecha de creación de solicitud de compraPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para solicitudes de compra creadas en losúltimos 7 días. De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificarel valor.

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de las solicitudes de compra según los estados posteriores.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● La Fecha de creación de solicitud de compra está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.




● Solicitudes de compra por asignación de costes [página 119]


4.3.11 Solicitudes de compra por asignación de costes

ResumenEste informe muestra todas las solicitudes de compra por asignación de costes que se han creado a lo largo de losúltimos 7 días. Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificarlos valores totales por asignación de costes y el estado de las solicitudes de compras (por ejemplo, si ya se haasignado una fuente de aprovisionamiento o si se han creado documentos de seguimiento).El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros juntocon uno o varios de los campos siguientes:



● Solicitudes de compra por centro de costeMuestra todas las solicitudes de compra por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centrode coste y el estado de las solicitudes de compra.

● Solicitudes de compra por proyectoVisualiza todas las solicitudes de compra por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y elestado de las solicitudes de compra.

● Solicitudes de compra por pedido de clienteVisualiza todas las solicitudes de compra por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedidode cliente y el estado de las solicitudes de compra.

● Solicitudes de compra por orden de servicioVisualiza todas las solicitudes de compra por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por ordende servicio y el estado de las solicitudes de compra.


Características


● Estado posteriorPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado posterior de un pedido. Losestados incluyen: ○ Sin actividad siguiente ○ Pedido creado ○ Solicitud de aprovisionamiento creada ○ Contrato creado ○ Plan de entregas

● Fecha de creación de la solicitud de comprasPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para solicitudes de compra creadas en losúltimos 7 días. De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificarel valor.

Análisis del informeEste informe visualiza un análisis de las solicitudes de compra por tipo contable.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● La Fecha de creación de solicitud de compra está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.


● Seguimiento de solicitud de compra [página 118]




4.4 Tareas comunes

4.4.1 Configuración: Creación automática de pedidos

Resumen

Este documento contiene detalles e instrucciones en función de las parametrizaciones de configuración.Normalmente un usuario clave efectúa las opciones de configuración. Si no dispone de la autorizaciónnecesaria, póngase en contacto con su usuario clave.

Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccionesu proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, acontinuación, la actividad de la lista de actividades.Esta actividad permite a los compradores definir si un pedido se crea automáticamente o manualmente a partir deuna solicitud de compra. Un comprador puede fijar una opción de creación estándar que cubra todas las categoríasde producto que no poseen su propia opción de creación específica. La opción de creación define si los pedidos:

● Deben crearse siempre manualmente a partir de solicitudes de compra.Ésta es la opción de creación estándar predefinida con la categoría de producto *.

● Deben crearse manualmente en los casos en los que no existen fuentes de aprovisionamiento asignadas a lasolicitud de compra. En el resto de los casos, se crea automáticamente un pedido. Si existe una fuente deaprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempre asigna automáticamente dichafuente de aprovisionamiento.

Además de la opción de creación estándar, el comprador también puede fijar opciones de creación para categoríasde producto específicas. Estas opciones de creación son las mismas que las que pueden seleccionarse para la opciónde creación estándar. Al configurar las opciones de creación para categorías de producto específicas, puede utilizarrangos en lugar de indicar cada categoría de producto de manera individual. Para utilizar rangos, seleccione eloperador Contiene patrón (CP) e indique el inicio de la categoría de producto junto con un asterisco. Por ejemplo,CP 10-* fija una opción de creación para todas las categorías de producto que comienzan con 10-.

Requisitos previosSe actualizaron las categorías de producto para las que desea definir opciones de creación.

Procedimiento1. Definir nueva opción de creación

a. Para definir nuevas parametrizaciones de una opción de creación, haga clic en: ● Añadir fila para añadir una nueva fila en la parte inferior de la lista. ● Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte específica de la lista. El sistema añade la

nueva fila sobre el registro seleccionado en la lista.


También puede copiar una opción de creación existente y sobrescribir la copia con diferentesentradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en

Pegar para insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores.

b. En la columna Categoría de producto, seleccione la categoría de producto para la que desea definiruna opción de creación.

Debe definir una opción de creación estándar, la cual debe ser la entrada más genérica. Laopción de creación estándar tiene la Categoría de producto *.Asegúrese de que la opción de creación estándar sea la última entrada en la lista, ya que elsistema siempre utiliza la primera entrada que encuentra. La entrada más específica debeencontrarse siempre en la parte superior de la tabla y la más genérica en la parte inferior dela tabla, por ejemplo:

● 10-10-10 ● CP 10-10-* ● CP 10-* ● *

c. En la columna Opciones de creación, seleccione una de las siguientes opciones de creación para lacategoría de producto: ● Crear pedidos manualmente

Esta opción determina que el sistema no crea automáticamente los pedidos. El compradorresponsable debe crear siempre los pedidos manualmente a partir de las solicitudes de compra.Ésta es la opción de creación estándar predefinida. Es posible modificarla.

● Crear pedidos automáticamenteEsta opción determina que el comprador siempre debe crear manualmente los pedidos para lasposiciones sin fuente de aprovisionamiento. El sistema crea automáticamente el pedido para lasposiciones con fuente de aprovisionamiento.

d. Haga clic en Grabar y activar para grabar las entradas.El sistema asigna un número de secuencia interno a cada opción de creación definida.

2. Modificar parametrizaciones existentes de la opción de creacióna. Para modificar parametrizaciones existentes de la opción de creación, sobrescriba los datos que desea

modificar. Puede modificar la categoría de producto, la opción de creación de una categoría deproducto específica o ambas.

b. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.3. Eliminar parametrizaciones existentes de la opción de creación

a. Para eliminar parametrizaciones existentes de la opción de creación, seleccione la fila que deseaeliminar y haga clic en Eliminar .Si elimina la parametrización estándar de la opción de creación, asegúrese de definir una nuevaentrada estándar.

b. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.

EjemploExisten tres solicitudes de compra:

● 5001 para consultoría sin fuente de aprovisionamiento ● 5002 para consultoría con fuente de aprovisionamiento



● 5004 para servicios de asesor con fuente de aprovisionamiento

Categoría de producto Opción de creación

3456 – Consultoría Crear pedidos automáticamente

* (Opción de creación estándar) Crear pedidos manualmente

Resultado: El sistema convierte automáticamente la solicitud de compra 5002 en un pedido porque existe una fuentede aprovisionamiento, y la opción de creación permite la creación automática del pedido. El comprador responsablerecibe las solicitudes de compra 5001 y 5004 para continuar el procesamiento. La solicitud de compra 5001 contieneuna posición con una categoría de producto que posee una opción de creación específica, pero para la cual no existeninguna fuente de aprovisionamiento. La solicitud de compra 5004 contiene una posición para la cual es relevantela opción de creación estándar. El comprador debe crear manualmente los pedidos para estas dos solicitudes decompra.

4.4.2 Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre


Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccionesu proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, acontinuación, la actividad de la lista de actividades.Esta actividad permite definir los atributos para las posiciones de documentos de compras que no tienen un ID deproducto, sino una entrada con texto libre. Las parametrizaciones se utilizan para determinar factores influyentes,como los tipos de tasa de impuesto, los motivos de exención y los puntos de servicio imponibles de acuerdo con losrequisitos legales del país que corresponde. La clasificación fiscal es necesaria, por ejemplo, si desea utilizar laautofacturación.


PasosDefinir nueva parametrización de clasificación fiscal

1. Para definir una nueva parametrización de clasificación fiscal, haga clic en: ● Añadir fila para añadir una nueva fila en la parte inferior de la lista. ● Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte específica de la lista. El sistema añade la nueva fila

sobre el registro seleccionado en la lista.


También puede copiar una parametrización existente y sobrescribir la copia con diferentesentradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en Pegarpara insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores.

2. Para cada parametrización que desee definir, realice lo siguiente:a. En la columna Categoría de producto, seleccione la categoría de producto.b. En la columna Tipo de tasa de impuesto, seleccione el tipo de tasa de impuesto.

Algunos ejemplos de tipo de tasa de impuesto son: Estándar, Porte, Reducida. Por ejemplo, una tasade impuesto reducida puede ser válida para ciertas categorías de producto en un país determinado.

c. Para cualquier posición que esté exenta de impuestos, seleccione el motivo de exención fiscal en lacolumna Motivo de exención fiscal. Por ejemplo, un motivo de exención fiscal puede deberse a unproducto exento de impuestos, al estado o gobierno local o al movimiento de mercancías entre estadosmiembros de la Unión Europea.Para el resto de las posiciones, deje el campo en blanco.

d. Para los servicios, en la columna Punto de servicio imponible, seleccione: ● Verdadero - Si el servicio está sujeto al pago de impuestos en el lugar donde se realiza.

● Falso - Si el servicio está sujeto al pago de impuestos en la empresa del prestatario de servicios.

e. En la columna País, seleccione el país para el cual las parametrizaciones son válidas, por ejemplo, EE.UU..

f. Para aquellos países que cuentan con impuestos específicos de región o estado, introduzca la regiónpara la cual las parametrizaciones son válidas en la columna Región. Por ejemplo, Utah.

g. En la columna Tipo de impuesto, seleccione el tipo de impuesto, por ejemplo, Impuesto sobreventas.

3. Haga clic en Grabar y activar para grabar las entradas.El sistema asigna un número de secuencia interno a cada parametrización definida.

Modificar parametrización de clasificación fiscal existente1. Para modificar una parametrización existente, sobrescriba los datos que desea modificar.

Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.

Eliminar parametrización de clasificación fiscal existente1. Para eliminar una parametrización existente de la tabla, seleccione la fila que desea eliminar y haga clic en

Eliminar .2. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.

Tareas de seguimientoSi estableció un Punto de servicio imponible, asigne la clasificación en la ficha Evento fiscal de la actividadDeclaraciones de impuestos para mercancías y servicios para el país relevante.

Ejemplo ● Clasificación fiscal en EE. UU., categoría de producto: hardware para PC.

Nombre del campo Valor

Categoría de producto Hardware para PC




Tipo de tasa de impuesto Estándar

Motivo de exención fiscal en blanco

Punto de servicio imponible en blanco

País EE. UU.

Región Todas

Tipo de impuesto Impuestos de EE. UU. e impuestos sobre ventas

Resultado:Susan Ladier reside en Estados Unidos. Crea un carrito de compra con una posición de la categoría de productoHardware para PC. La posición no tiene un ID de producto. El pedido creado contiene esta posición con una tasa deimpuesto conforme a la clasificación antes mencionada.


5 Entradas de mercancías y servicios


5.1.1 Procesamiento de entrada de mercancías y servicios ydevolución de mercancías

ResumenLa entrada de mercancías y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar losiguiente:

● Entrega de materiales ● Cierre de servicios ● Gastos relacionados con un pedido ● Entrega de artículos con límite [página 96] (en la entreda de mercancías servicios y , pueden especificarse

los detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se han entregado)

Los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para confirmar la entrega de artículos que ellosu otros empleados han pedido mediante pedidos.Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada demercancías y servicios para sus carritos de compra.Puede que sea necesaria una aprobación si la cantidad de la entrada de mercancías y servicios excede ciertastolerancias.En los casos en los que se han completado los servicios y se han proporionado las hojas de horas de trabajo porparte de los prestatarios de servicios, el sistema crea automáticamente entradas de mercancías y servicios de lasentradas de las hojas de horas de trabajo una vez éstas hayan sido aprobadas. Las entradas de mercancías y servicioscreadas desde Gestión de tiempod de personal (GTP) no necesitan aprobación.

Los procesos de entrada de mercancías y servicios no admiten la entrada de materiales de almacén. Partede la solución de la gestión de cadena logística admite la entrada de materiales de almacén en su almacénmediante los procesos de entrada.Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrega del proveedor.

La devolución de mercancías puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo,porque éste esté en mal estado o se haya entregado el material equivocado.

Requisitos previosOpciones de configuración

Las opciones de configuración se suelen llevar a cabo por un usuario clave. Si no tiene la autorizaciónrequerida pongáse en contacto con el usuario clave.


Entradas de mercancías y servicios

● Para habilitar la funcionalidad del tratamiento de entradas de mercancías y servicios y de devolución demercancías, los conceptos empresariales Entrada de mercancías y servicios y materiales que no están enstock y Aprovisionamiento de servicios en Solicitud de compra y gestión de pedidos deben seleccionarsedurante la definición de alcance de su solución.

● Para habilitar la funcionalidad del tratamiento del carrito de compra, el paquete empresarialAprovisionamiento por autoservicio debe seleccionarse durante la definición de alcance de la solución.

IntegraciónEl tratamiento de la entrada de mercancías y servicios y la devolución de mercancías se integra en lo siguiente:

● Procesos de entrada relacionados con documentos que conducen a la creación manual entradas demercancías y servicios: ○ Procesamiento de peticiones internas para una confirmación rápida y detallada de las entregas de

pedidos mediante el aprovisionamiento por autoservicio y los carritos de compra. ○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos

y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○ Procesamiento de la gestión de tiempos de personal que le permite administrar las horas de trabajo de

los prestatarios de servicios mediante el registro de tiempos. También le permite, opcionalmente, laaprobación y evaluación de estos datos de tiempo. Los datos de tiempo se pueden utilizar para proyectosy compras con el objetivo de realizar un seguimiento del trabajo realizado por los prestatarios de servicioo confirmarlo.

● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y a lafinalización o cancelación de la entrada de servicios y mercancías o devoluciones de mercancías: ○ Gesión de proyectos, que le permite obtener un resumen particular de los gastos de proyecto para todos

los materiales, servicios y gastos vinculados, los costes asignados al proyecto. ○ Procesamiento de aprovisionamiento por autoservicio, el cual permite a sus empleados crear y realizar

un seguimiento de las solicitudes internas de productos, para ellos mismos o en nombre de otrosempleados.


Flujo de procesoEntrada de mercancías y servicios

1. Una vez el distribuidor ha entregado un material o finalizado un servicio solicitado en un pedido, el compradorcrea y contabiliza una entrada de mercancías y servicios para todos o algunos de los artículos, según si sehan entragado todos los artículos.Para obtener más información, consulte: ● Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o más pedidos [página 105]Crear una entrada de

mercancías y servicios para uno o más pedidos [página 133] ● Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de uno o más pedidos [página 135] ● Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de límite abierto [página 137]

SAP Business ByDesign FP3.5Entradas de mercancías y servicios P U B L I C • © 2012 SAP AG. Reservados todos los derechos 127

Si el material entregado o el servicio finalizado fue solicitado en un carrito de compra, el empleadoque creó el carrito de compra también puede confirmar el pedido. Para más información, consulteConfirmar la entrega de un artículo con límite de un carrito de compra [página 53], Confirmaciónrápida de entrega [página 55], y Confirmar la entrega de un artículo con límite de un carrito decompra [página 57].

2. Para determinar si es necesaria una aprobación, el sistema compara la cantidad entregada o el valor de losproductos en la entrada de mercancías y servicios con la cantidad pedida o con el valor en el pedido o el carritode compra: ● Si la cantidad entregada o el valor es inferior o igual a la cantidad o valor pedido, el sistema no inicia un

proceso de aprobación.

Para los artículos con límite, si el total del valor neto de todos los artículos es inferior o igual allímite de la posición de pedido referenciada, no es necesaria ninguna aprobación.

● Si la cantidad o el valor entregado es mayor que la cantidad o valor pedido, el sistema envía una tareasolicitando la aprobación de la entrada de mercancías y servicios a la persona responsable de los objetoscontables actualizados en el recibo o al responsable del centro de coste o al jefe de proyectos. Elresponsable del centro de coste o el jefe de proyecto puede aprobar, entregar o devolver la entrega demercancías y servicios para que sea revisada.

Para los artículos con límite, si el total del valor neto de todos los artículos es inferior o igual allímite de la posición de pedido referenciada, no es necesaria ninguna aprobación.

Para obtener más información, consulte Procesar una solicitud de aprobación.3. El sistema fija el estado de la entrada de mercancías y servicios en Liberado, cambia el estado del pedido

correspondiente a Documento de seguimiento creado. Si el proceso de liberación se cancela antes de que losbienes y el servicio recibidos cambien aLiberados, su estado cambia a Rechazado. Cuando se hayan entregadoy facturado por completo todos los artículos o un comprador los finaliza de forma manual, el estado del pedidocambia a Finalizado. Si la entrada de mercancías y servicios fue creada para un carrito de compra, el estadodel carrito de compra cambia a Entregado (si se han entregado todos los artículos) o Parcialmenteentregado (si sólo se han entregado algunos artículos). El sistema desencadena procesos posteriores enFacturación de proveedores y Finanzas.

Entrada de mercancías y servicios1. Si un comprador comete un error cuando crea una entrada de mercancías y servicios, puede corregirlo

cancelando algunos o todos los artículos en la entrada contabilizada.2. El sistema crea una cancelación de la entrada de mercancías y servicios con la información acerca de los

artículos cancelados.3. La entrada de mercancías y servicios existente permanece en el sistema, pero su estado cambia a

Cancelado (si todas los artículos fueron cancelados) o Parcialmente cancelado (si solo algunos artículosfueron cancelados).

Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías[página 142].Devolución de mercancías

1. Si algunos o todos los artículos entregados tienen que ser devueltos al proveedor después de que se hayacontabilizado la entrada de mercancías y servicios, ya sera porque se ha entregado el material equivocado oestá defectuoso, el comprador crea y contabiliza una devolución de mercancías.Para obtener más información, consulte Creación de una devolución de mercancías [página 141].



Los procesos de devolulción de mercancías no adminten la devolución de servicios, posiciones degastos o materiales de almacén. Parte de la solución de la gestión de cadena logística admite ladevolución de materiales de almacén en su almacén mediante los procesos de salida. Para obtenermás información, consulte Procesamiento de entrega del proveedor.

2. El sistema fija el estado de la devolución de mercancías en Liberado, cambia el estado de la entrada demercancías y servicios correspondiente a Mercancías devueltas y el estado del pedido o carrito de compracorrespondiente a Documento siguiente creado, y desencadena procesos siguientes en Facturación deproveedores y Finanzas.

Cancelar devolución de mercancías1. Si el comprador comete un error cuando crea una devolución de mercancías, puede corregirlo cancelando

algunos o todos los artículos en la devolución de mercancías contabilizada.2. El sistema crea una cancelación de la devolución de mercancías con la información acerca de los artículos

cancelados.3. La devolución de mercancías existente permanece en el sistema, pero su estado cambia a Cancelado (si todas

los artículos fueron cancelados) o Parcialmente cancelado (si solo algunos artículos fueron cancelados).

Para obtener más información, consulte Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías[página 142].

Consulte tambiénCantidades en entradas de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías [página 129]Aprovisionamiento de activos en compras [página 16]Aprovisionamiento de activos en compras [página 87]

5.1.2 Cantidades en entradas de mercancías y servicios ydevoluciones de mercancías

ResumenLas siguientes cantidades son relevantes en losprocesos de entrada de mercancías y servicios y de devolución demercancías [página 126]:

● Cantidad pedidaIndica la cantidad que se pidió para una posición. Se transfiere del pedido que corresponde y se muestracuando el usuario crea o cancela una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías.Por ejemplo: Arthur Major pide tres ordenadores portátiles para su departamento. La Cantidad pedida esigual a 10.

● Cantidad entregadaIndica la cantidad que se confirmó para una posición en una entrada de mercancías y servicios. Por defecto,el campo Cantidad entregada en la entrada de mercancías y servicios está prerrellenado con la Cantidadpedida del correspondiente pedido y el usuario lo puede actualizar.

Si el usuario introduce una Cantidad entregada que es superior a la Cantidad pedida se debe aprobarla entrada de mercancías y servicios antes de que pueda ser liberada.

A continuación, Se transfiere a los documentos de seguimiento y se muestra allí si el usuario cancela unaentrada de mercancías y servicios o si crea o cancela una devolución de mercancías.


Por ejemplo: Al día siguiente, se entregan seis de los diez ordenadores portátiles que Arthur pidió. Arthur creauna entrada de mercancías y servicios para confirmar la entrega. La Cantidad entregada es igual a 6.

Si se ha definido un programa de entrega para un pedido, la cantidad entregada propuesta en laentrada de mercancías y servicios se reduce a la cantidad que se ha pedido para el reparto actual.Para más información, véase Crear una confirmación de pedido con programa de entrega[página 103].

● Cantidad entregada totalIndica la suma de las cantidades que ya se confirmaron para una posición mediante entradas de mercancíasy servicios. Se muestra cuando el usuario crea o cancela una entrada de mercancías y servicios o unadevolución de mercancías.Por ejemplo: Una semana después, se entregaron dos ordenadores portátiles más. Arthur crea otra entradade mercancías y servicios para confirmar la entrega. La Cantidad entregada de esta entrada de mercancíasy servicios es igual a 2. La Cantidad entregada total ahora es 8.

● Cantidad pendienteIndica la cantidad que todavía esta pendiente para una posición, es decir, que todavía no se confirmó en unaentrada de mercancías y servicios. El sistema calcula la cantidad y la muestra cuando el usuario crea unaentrada de mercancías y servicios:Cantidad pendiente = Cantidad pedida – Cantidad entregada totalPor ejemplo: Arthur ahora confirmó la entrega de ocho ordenadores portátiles. Aún no se entregaron dosordenadores. Por lo tanto, la Cantidad pendiente es 2.

● Cantidad devueltaIndica la cantidad devuelta al proveedor si el usuario crea una devolución de mercancías para una posición.Por ejemplo: Uno de los ordenadores entregados está roto, entonces Arthur debe devolvérselo al proveedor.Arthur crea una devolución de mercancías. La Cantidad devuelta es igual a 1.

● Cantidad canceladaIndica la cantidad cancelada cuando el usuario cancela una entrada de mercancías y servicios o unadevolución de mercancías. Se transfiere de la entrada de mercancías y servicios o de la devolución demercancías que está siendo cancelada.

Únicamente puede cancelar posiciones de devolución de mercancías o de entrada de mercancíasy servicios completas. No es posible cancelar sólo una cantidad parcial de una posición. Por lo tanto,la cantidad cancelada de una posición equivale a la cantidad entregada o devuelta de esta posiciónen la entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías que corresponde y no se puedemodificar en la cancelación.En las cancelaciones de entrada de mercancías y servicios: Cantidad cancelada = CantidadentregadaEn las devoluciones de mercancías: Cantidad cancelada = Cantidad devuelta

Por ejemplo: Arthur se dio cuenta de un error en el documento de devolución de mercancías que creó. Por lotanto, cancela la devolución de mercancías. La Cantidad cancelada es igual a 1.

Consulte tambiénPedidos para entregar [página 131]Entradas y devoluciones [página 139]



5.2 Vista productos a entregar

5.2.1 Guía rápida para pedidos para entregar

Todos los pedidos que requieran una entrada de mercancías y servicios aparecen enumerados en la vista Pedidospara entregar, en la que los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para ellos. Los pedidospermanecen en esta vista hasta que se hayan entregado por completo o se concluyan manualmente.Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios.La vista consta de las siguientes subvistas:

Mostrar por documentosAquí puede acceder a los pedidos pendientes y atrasados y crear entradas de mercancías y servicios para ellos.

Mostrar por artículosAquí puede acceder a los artículos de pedidos pendientes y atrasados y a los artículos de límite abierto y crearentradas de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes.


Conceptos básicos

Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancíasLa entrada de mercancías y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar losiguiente:

● Entrega de materiales ● Cierre de servicios ● Gastos relacionados con un pedido ● Entrega de artículos con límite [página 96] (en la entrada de mercancías servicios y pueden especificarse los

detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se han entregado)

Los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para confirmar la entrega de artículos que ellosu otros empleados han pedido mediante pedidos. También pueden individualizar la mercancía entregada, asignarlaa otra mercancía individual y a activos fijos.Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada demercancías y servicios para sus carritos de compra.La devolución de mercancías puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo,porque éste esté en mal estado o se haya entregado el material equivocado.Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución demercancías [página 126].




Tareas

Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o más pedidosPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 105]aquí[página 133].

Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de uno o máspedidosPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 135].

Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de límite abiertoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 137].



5.2.2 Tareas

5.2.2.1 Crear una entrada de mercancías y servicios para uno o máspedidos

ResumenPuede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stocko la finalización de servicios. La entrada de mercancías y servicios se puede crear en relación con uno o más pedidos.

Requisitos previosDeben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artículosdel pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para más de un pedido, deberán tener el mismoproveedor.

Procedimiento1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Pedidos para entregar Mostrar por documentos .2. Seleccione Mostrar: Pedidos pendientes o Mostrar: Pedidos atrasados.

Los Pedidos pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los servicios que aúnno se han completado. Los Pedidos atrasados se refieren al material que no fue suministrado hastala fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados en este período.También puede restringir la visualización de materiales (pendientes o retrasados) o solo losservicios.

3. Seleccione los pedidos para los que desea crear una entrada de mercancías y servicios y haga clic enNueva entrada de mercancías y servicios .

El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes setransfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.













● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado se cambiará automáticamente a Liberado.






AlternativasTambién puede crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes. Para obtener másinformación, consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes[página 135].

5.2.2.2 Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos deuno o más pedidos

ResumenPuede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stocko la finalización de servicios. El recibo de bienes y servicios puede crearse para las posiciones pertenecientes adistintos pedidos.

Requisitos previosDeben haberse enviado uno o varios pedidos al proveedor y deben haberse suministrado algunos o todos los artículosdel pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para artículos de pedidos diferentes, deberán tenerel mismo proveedor.

Procedimiento1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Pedidos para entregar Mostrar por posiciones .2. Seleccione Posiciones de pedido pendientes o Artículos de pedidos atrasados.

Las Posiciones de pedido pendientes se refieren al material que no se ha suministrado o a los serviciosque aún no se han completado. Los Artículos de pedidos atrasados se refieren al material que no fuesuministrado hasta la fecha de suministro especificada o a servicios que no fueron completados eneste período. También puede restringir la visualización de materiales (pendientes o retrasados) osolo los servicios.

3. Seleccione los artículos del pedido para los que desea crear una entrada de artículos y mercancías y hagaclic en Nueva entrada de artículos y servicios .El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes setransfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.



5. Introduzca los datos del artículo: ● Detalles de artículo ● Cantidades [página 129]


● Detalles de entrega ● Detalles de asignación de cuenta









● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente el estado a Liberado.






AlternativasTambién puede crear un recibo de bienes y servicios para uno o más pedidos. Para obtener más información,consulteCrear una entrada de mercancías y servicios para artículos de uno o más pedidos [página 105]Crear unaentrada de mercancías y servicios para artículos de uno o más pedidos [página 133].

5.2.2.3 Crear una entrada de mercancías y servicios para artículos delímite abierto

ResumenPuede crear una entrada de mercancías y servicios para supervisar la entrega de materiales que no están en stocko la finalización de servicios. La entrada de mercancías y servicios puede crearse para artículos con límite[página 96], es decir, artículos que tienen asignados un límite de valor máximo en lugar de un precio en un pedido.Los artículos con límite se utilizan en un pedido cuando no conoce los detalles del material o servicio que requiereo la cantidad que necesita. Una vez entregado el material o finalizado el servicio, conocerá dichos detalles, por tanto,los podrá introducir en la entrada de mercancías y servicios.

Requisitos previosDeben haberse enviado uno o varios pedidos con artículos con límite al proveedor y deben haberse suministradoalgunos o todos los artículos del pedido. Si desea crear una entrada de mercancías y servicios para artículos conlímite abierto de pedidos diferentes, deberán tener el mismo proveedor.

Procedimiento1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Pedidos para entregar Mostrar por posiciones .2. Seleccione Mostrar: Artículos con límite abiertos para pedido.3. Seleccione los artículos con límite para los que desea crear una entrada de artículos y mercancías y haga clic

en Nueva entrada de artículos y servicios .El sistema genera una entrada de mercancías y servicios. Los datos de los pedidos correspondientes setransfieren automáticamente a la entrada de mercancías y servicios.



5. Los artículos con límite están enumerados en la tabla superior en la sección Artículos de la pantalla.

Los artículos con límite se han transferido desde los pedidos correspondientes. Cuando creó lospedidos, los detalles de los artículos y las cantidades todavía no estaban definidos. Ahora conocelos detalles de los materiales entregados o de los servicios finalizados, de manera que los puedeespecificar en la entrega de mercancías y servicios.

Seleccione artículo con límite en la tabla superior en la sección Artículos y haga clic en Añadir línea .


Se añade un artículo nuevo a la lista de artículos en la parte inferior de la sección Artículos.6. Introduzca los datos del artículo:

● Detalles de artículo ● Cantidades [página 129] ● Detalles de entrega ● Detalles de asignación de cuenta

Como alternativa también puede añadir artículos de un catálogo.






● Si no se requiere ninguna aprobación, el estado cambiará automáticamente el estado a Liberado.

Si el proceso de liberación se cancela antes de que los bienes y los servicios recibidos cambien aLiberados, su estado cambia a Rechazado.

Si el estado de entrada de mercancías y servicios es Liberado, el estado del pedido correspondiente cambiará aDocumento de seguimiento creado. Cuando se hayan entregado y facturado por completo todos los artículos o uncomprador los finaliza de forma manual, el estado del pedido cambia a Finalizado.El sistema envía las entradas de mercancías y servicios a Facturación de proveedores para la verificación de facturas,el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento defactura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento de excepciones [página 197]. Esto tambiéntransfiere los datos a Finanzas y contabiliza aquí la entrada de devolución de mercancías.




5.3 Vista Entradas y devoluciones

5.3.1 Guía rápida Entradas y devoluciones

La vista Entradas y devoluciones proporciona un resumen de todos los materiales entregados, servicios realizadosy gastos relacionados. Desde aquí, los compradores pueden visualizar, actualizar y cancelar entradas de mercancíasy servicios y devoluciones de mercancías.Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Entradas de mercancías y servicios.La vista consta de las siguientes subvistas:

Mostrar por documentosAquí puede acceder a las entradas existentes de mercancías y servicios y devoluciones de mercancías, creardevoluciones de mercancías para mercancías liberadas y entradas de servicios y cancelar entradas completas demercancías y servicios y devoluciones de mercancías.

Mostrar por artículosAquí puede acceder a las posiciones de las entradas existentes de mercancías y servicios y devoluciones demercancías, crear devoluciones de mercancías para posiciones de entradas de mercancías y servicios liberadas ycancelar entradas de mercancías y servicios o posiciones de devoluciones de mercancías individuales.


Conceptos básicos

Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución de mercancíasLa entrada de mercancías y servicios puede utilizarse como documentos internos de control para confirmar losiguiente:

● Entrega de materiales ● Cierre de servicios ● Gastos relacionados con un pedido ● Entrega de artículos con límite [página 96] (en la entrada de mercancías servicios y pueden especificarse los

detalles y las cantidades de materiales o servicios que ya se han entregado)

Los compradores pueden crear entradas de mercancías y servicios para confirmar la entrega de artículos que ellosu otros empleados han pedido mediante pedidos. También pueden individualizar la mercancía entregada, asignarlaa otra mercancía individual y a activos fijos.Los empleados que han pedido productos usando los carritos de compra pueden crear y contabilizar la entrada demercancías y servicios para sus carritos de compra.


La devolución de mercancías puede utilizarse cuando debe devolverse un material a un proveedor, por ejemplo,porque éste esté en mal estado o se haya entregado el material equivocado.Para obtener más información, consulte Procesamiento de entrada de mercancías y servicios y devolución demercancías [página 126].



Tareas

Crear una devolución de mercancíasPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 141].

Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancíasPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 142].



5.3.2 Tareas

5.3.2.1 Crear una devolución de mercancías

ResumenSi necesita devolver un material a un proveedor, podrá crear y contabilizar una devolución de mercancías conreferencia a la entrada de mercancías y servicios que se ha creado para ese material.

Requisitos previosLa entrada de mercancías y servicios para los que quiere crear una devolución de mercancías tiene el estadoLiberada.

Sólo puede devolver una cantidad de materiales que sea igual o inferior a la cantidad suministrada en laentrada de mercancías y servicios referenciada.

Procedimiento1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Entradas y devoluciones Visualizar por documentos 2. Seleccione la entrada de mercancías y servicios para la que desea crear una devolución de mercancías.

Si quiere crear una devolución de mercancías para un artículo concreto en una entrada demercancías y servicios, también puede ir a la subvista Mostrar por artículos de la vista Entregas ydevoluciones y seleccionar el artículo allí.

3. Haga clic en Nueva devolución de mercancías .El sistema genera una devolución de mercancías. Los datos de la entrada de mercancías y servicios setransfiere automáticamente a la devolución de mercancías.

4. Introduzca la Fecha de contabilización.

La Fecha de contabilización se fija automáticamente a la fecha actual. Podrá ajustarla si es necesario.

5. Si en la lista hay posiciones para las que no desea crear una devolución de mercancías, selecciónelas y hagaclic en Eliminar .

6. Si la cantidad devuelta de una posición difiere de la cantidad propuesta por el sistema, actualice la Cantidaddevuelta para visualizar la cantidad que se devuelve realmente.

Si se ha asignado un material individual a un elemento, la cantidad siempre es 1 y no se puedemodificar.

7. Si la fecha de devolución de una posición difiere de la fecha propuesta por el sistema, actualice el campoFecha de devolución para visualizar cuando se devuelve realmente la posición.




Si no desea contabilizar la devolución de mercancías de forma inmediata, grabe sólo las entradas.De esta manera, la devolución de mercancías estará disponible en la vista Entradas y devolucionescon el estado En preparación. Recibirá una tarea en la lista de trabajo para completarla más tarde.Mientras la devolución de mercancías todavía esté En preparación, podrá borrarla si no deseaconfirmar la entrega después de todo. Para ello, seleccione el documento de la lista Entradas ydevoluciones y haga clic en Borrar .

ResultadoSi la devolución de mercancías está contabilizada, se añadirá a la lista de devoluciones en la vista Entradas ydevoluciones con el estado Liberada. El estado de los pedidos relacionados vuelve a cambiar de Documento creadoterminado para revisión (si todas las entregas y facturas se han contabilizado) o sigue siendo Documento deseguimiento creado (si aún quedan cantidades abiertas para entregar o facturar).El sistema envía la devolución de mercancías a Facturación de proveedores para la verificación de facturas, eltratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtener más información, consulte Procesamiento defactura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento de excepciones [página 197]. También transfierelos datos a Finanzas, contabiliza la devolución de mercancías y actualiza el material individual y las asignaciones deactivos fijos, si cabe. Si, por ejemplo, crea una devolución de mercancías para un elemento para el que se ha creadoun material individual, el estado del material individual cambia a Bloqueado cuando se contabiliza la devolución demercancías. El material individual ya no se podrá asignar a otro material individual, y tampoco se podrá utilizar enun activo fijo. Para obtener más información sobre los materiales individuales, consulte Aprovisionamiento deactivos en compras [página 16]Aprovisionamiento de activos en compras [página 87].


AlternativasTambién puede crear una devolución de mercancías en relación con una entrada de mercancías y servicios paraposiciones que se encuentren en un carrito de la compra. Para obtener más información, consulte Crear unadevolución de mercancías de un carrito de compra [página 60].

5.3.2.2 Cancelar una entrada de mercancías y servicios o devoluciónde mercancías

ResumenDespués de contabilizar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías, puede que seanecesario cancelarla, por ejemplo, porque ha encontrado un error en una entrada de datos del documento.

Puede cancelar toda la entrada de mercancías y servicios o artículos individuales. Sin embargo, no se puedecancelar solo una cantidad parcial de un artículo.



Requisitos previosLa entrada de mercancías y servicios o la devolución de mercancías que desea cancelar tiene el estado Liberada.

Procedimiento1. Vaya a Entradas de mercancías y servicios Entradas y devoluciones Visualizar por documentos 2. Seleccione la entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías que desea cancelar.

Si quiere cancelar un artículo concreto en una entrada de mercancías y servicios o una devoluciónde mercancías, también puede ir a la subvista Mostrar por artículos de la vista Entregas ydevoluciones y seleccionar el artículo allí.

3. Haga clic en Cancelar documento.

Si desea editar el documento antes de cancelarlo, también puede seleccionar el documento en lalista y hacer clic en Editar Una vez editado el documento, haga clic en

Cancelar la entrada de mercancías y servicios o Cancelar devolución de mercancías .

El sistema genera una cancelación de entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías. Losdatos de la entrada de mercancías y servicios o devolución de mercancías correspondiente se transfierenautomáticamente a la cancelación.

4. Introduzca la Fecha de contabilización para la cancelación.

La Fecha de contabilización se fija automáticamente en la fecha actual. Podrá ajustarla si esnecesario.

5. Si en la lista hay artículos que no desea cancelar, selecciónelas y haga clic en Eliminar . Esos artículospermanecerán en la entrada de mercancías y servicio o la devolución de mercancías original.


7. Haga clic en Contabilizar .

ResultadoUna vez contabilizada la cancelación, se añade a la lista de documentos en la vista Entradas y devoluciones con elestado Liberada.La entrada de mercancías y servicios o la devolución de mercancías original permanece en el sistema, pero su estadose actualiza como Cancelada (si todos los artículos fueron cancelados) o Parcialmente cancelada (si solo algunosartículos fueron cancelados).El sistema envía la cancelación de la entrada de mercancías y servicios o de la devolución de mercancías a Facturaciónde proveedores para la verificación de facturas, el tratamiento de excepciones y los procesos de pago. Para obtenermás información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con referencia [página 215] y Tratamiento deexcepciones [página 197]. También transfiere los datos a Finanzas, contabiliza el recibo de devolución demercancías y sevicios y actualiza el material individual y las asignaciones de activos fijos, si cabe. Para obtener másinformación sobre los materiales individuales, consulte Aprovisionamiento de activos en compras[página 16]Aprovisionamiento de activos en compras [página 87].



AlternativasTambién puede cancelar una entrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías que ha sidocontabilizada para los artículos de un carrito de compra. Para obtener más información, consulte Cancelar unaentrada de mercancías y servicios o una devolución de mercancías para un carrito de compra [página 58] y Cancelaruna devolución de mercancías para un carrito de compra [página 61].

5.4 Vista informes



Características






Consulte tambiénVista Informes



Resumen de informes en Gestión de relación con proveedoresResumen de fuentes de datos en Gestión de relación con proveedores

5.4.2 Seguimiento de pedidos

ResumenEste informe muestra todos los pedidos que se han creado durante los últimos siete días. No obstante, puedemodificar el período de tiempo. Es posible verificar el valor, el precio, la cantidad y el estado del pedido.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros juntocon uno o varios de los campos siguientes:

● ID de pedido de cliente ● Cliente ● ID de pedido del cliente ● Proceso siguiente

Características


● Estado de pedidoPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ En preparación ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado ○ Sin confirmar ○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Cancelado ○ Documento de seguimiento creado ○ Finalizado

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los pedidos según el estado.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas.


Desde este informe, puede navegar hacia: ● Pedidos por proveedor [página 115]Pedidos por proveedor [página 148] ● Pedidos por producto [página 114]Pedidos por producto [página 147] ● Documentos liberados por contrato [página 107]Documentos liberados por contrato



5.4.3 Entregas previstas por semana

ResumenVisualiza las entregas esperadas de posiciones de pedido por semana para las próximas ocho semanas. Si deseaver detalles de pedido, añada ID de pedido a su informe y haga clic con el botón derecho del ratón en ID relevante,seleccione Ir a y elija Visualizar detalles.

Características


● Estado de pedidoPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para un estado de pedido específico.Los estados incluyen: ○ Enviado ○ Documento de seguimiento creado ○ Confirmación recibida

● Semana de entrega (próximas 8 semanas)Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para las posiciones de pedido. De manera estándar,el valor se establece como las próximas 8 semanas, incluida la semana actual.

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de las entregas previstas de posiciones de pedido según el número de posicionesde pedido previstas por semana natural. Este informe también muestra el número total de posiciones de pedidopara el período especificado.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● Estado de cancelación excluye Cancelado.



● Estado de cancelación de posición excluye Cancelado. ● Semana de entrega está restringido a los últimos siete días. ● Estado de procesamiento de entrega excluye Finalizado y No relevante. ● Estado de entrega excluye Entregado y No relevante.



5.4.4 Pedidos por producto

ResumenEste informe muestra todos los pedidos por producto que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puedemodificar el período de tiempo. Puede verificar el estado del pedido, por ejemplo, si ha sido autorizado o se ha enviadoal proveedor.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.

Características

Ejecutar el informeAntes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante selecciones de valores para lasvariables. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variablesobligatorias se indican con un asterisco (*).Hay información adicional disponible para la siguiente variable seleccionada:

● Estado de pedidoPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ En preparación ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado ○ Sin confirmar ○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Documento de seguimiento creado ○ Finalizado


Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los pedidos por producto.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● Estado de cancelación excluye Cancelado. ● La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos siete días, inclusive hoy. ● El Estado de cancelación de posición excluye Cancelado.


● Pedidos por proveedor [página 115]Pedidos por proveedor [página 148] ● Documentos liberados por contrato [página 107]Documentos liberados por contrato



5.4.5 Pedidos por proveedor

ResumenEste informe muestra todos los pedidos por proveedor que se hayan creado en los últimos 7 días. No obstante, puedemodificar el período de tiempo. Es posible verificar la cantidad, el valor y el estado del pedido.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.

Características


● Estado de pedidoMuestra los datos relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ En preparación ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado



○ Sin confirmar ○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Documento de seguimiento creado ○ Finalizado

● Fecha de creación de un pedido (últimos 7 días)Visualiza los datos relevantes para los pedidos creados en o desde una fecha determinada. Por defecto, elvalor se establece como los últimos 7 días, incluida la fecha actual.

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los pedidos por proveedor en función de la cantidad pedida y el valo neto/límite.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● Estado de cancelación excluye Cancelado. ● La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy. ● Estado de cancelación de posición excluye Cancelado.


● Pedidos por producto [página 114]Pedidos por producto [página 147] ● Documentos liberados por contrato [página 107]Documentos liberados por contrato



5.4.6 Pedidos por asignación de cuenta

ResumenEste informe muestra todos los pedidos por asignación de costes que se han creado a lo largo de los últimos 7 días.Algunos ejemplos de asignaciones de costes son el centro de coste, el proyecto, etc. Puede verificar los valorestotales por asignación de costes y el estado de los pedidos.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros juntocon uno o varios de los campos siguientes:




● Pedidos por centro de costeMuestra todos los pedidos por centro de coste. Puede verificar los valores totales por centro de coste y elestado de los pedidos.

● Pedidos por proyectoVisualiza todos los pedidos por proyecto. Puede verificar los valores totales por proyecto y el estado de lospedidos.

● Pedidos por pedido de clienteVisualiza todos los pedidos por pedido de cliente. Puede verificar los valores totales por pedido de cliente yel estado de los pedidos.

● Pedidos por orden de servicioVisualiza todos los pedidos por orden de servicio. Puede verificar los valores totales por orden de servicio yel estado de los pedidos.

Características


● Estado de cabeceraPuede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ En preparación ○ En aprobación ○ En revisión ○ Rechazado ○ Sin confirmar ○ Enviado ○ Confirmación recibida ○ Documento de seguimiento creado ○ Finalizado

● Fecha de creación de un pedido (últimos 7 días)Puede usar esta variable para visualizar datos que son relevantes para pedidos creados en los últimos 7 días.De manera estándar, el valor se establece en los últimos 7 días. Sin embargo, puede modificar el valor.

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de los pedidos por asignación de cuenta, de acuerdo con la cantidad pedida, elvalor neto y el valor neto en moneda de empresa, permitiéndole analizar los pedidos a un nivel más operativo porasignación de cuenta.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● El Estado de cancelación excluye Rechazo de cancelación y Cancelado.



● La Fecha de creación de pedido está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy. ● El Estado de cancelación de posición excluye Rechazo de cancelación y Cancelado.



[página 144]Documentos liberados por contrato [página 300]



6 Facturación de proveedores


6.1.1 Tipos de factura de proveedor

ResumenEn el centro de trabajo Facturación de proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales pararegistrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturación de proveedores puedebasarse en la documentación subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, así como lastransacciones independientes.Dependiendo de sus necesidades empresariales, la Facturación de proveedor le proporciona características paracrear los siguientes tipos de facturas de proveedor:

● FacturasPara mercancías o servicios; se pueden introducir las facturas recibidas de los proveedores manualmente,con o sin referencia a un pedido u otro documento anterior. Las facturas también se pueden crearautomáticamente para ciertos proveedores seleccionados utilizando la autofacturación y los planes defacturación.

● Notas de créditoPara mercancías devueltas o diferencias de determinación de precios; cuando la empresa devuelvemercancías o reclama servicios, el proveedor normalmente emite una nota de crédito con un importe igualo inferior a la factura original y reembolsa el dinero a la empresa. Como contable, puede indicar notas decrédito con referencia a la factura o pedido anterior. También puede indicar los debes y los créditosposteriores con referencia a la factura o la nota de crédito anterior.

● Facturas de aduanaPara las mercancías facturadas que necesitan un impuesto de aduana o de importación, la autoridadaduanera puede ejecutar una factura de aduana que obliga a la empresa a pagar impuestos o derechos deaduana para importar o exportar mercancías.

● Debes y créditos posterioresPara ajustar el valor de una factura o una nota de crédito que ya se ha contabilizado. Normalmente, se indicaun debe o un crédito posterior cuando posteriormente ocurre una modificación del precio, por ejemplo, paralos productos con precios que se modifican con frecuencia; o cuando otros costes se tienen que cobrar oabonar, por ejemplo, los costes de porte para mercancías que ya se han facturado.

● Cancelación de facturaPara cancelar una factura o una nota de crédito que ya se ha contabilizado. Se cancelará la contabilizaciónen finanzas y se anulará el pago.

● AnticiposPara algunos procesos de facturación, un ratio del importe de pago bruto que se tiene que fijar para cubrirun conjunto definido de mercancías y servicios pedidos se tiene que pagar antes de la entrega de estasmercancías o de la provisión de estos servicios.

Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos y facturación deproveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros.En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no se

152 © 2012 SAP AG. Reservados todos los derechos • P U B L I CSAP Business ByDesign FP3.5Facturación de proveedores

registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamente el impuesto aplicable en el procesode facturación de proveedor.Para obtener más información, consulte Cálculo de impuestos en el extranjero para servicios, Determinación deimpuestos [página 158]Determinación de impuestos [página 223], y Determinación de retención de impuestos[página 179]Determinación de retención de impuestos [página 230].

Facturas de proveedorUna factura de proveedor registra la obligación del destinatario de las mercancías o de los servicios para el proveedory normalmente se crea al finalizar el servicio o al entregar las mercancías. La factura de proveedor registra los detallesde la transacción y contabiliza la transacción financiera en los pasivos de la empresa destinataria. La factura severifica con el pedido colocado con los proveedores y cualquier variación o discrepancia se registra como unaexcepción. Todas las excepciones se tienen que resolver o aclarar para contabilizar la factura. Una vez que la facturase ha contabilizado, los detalles de la transacción se transfieren a finanzas, se indican en un libro y la factura se liberapara su pago. Puede liberar una factura para su pago sin especificar los detalles en un libro de contabilidad si así lodesea, por ejemplo, para pagar la factura cuando los detalles de la transacción estén incompletos con el fin debeneficiarse de un descuento del proveedor por pronto pago.Si una factura ya se ha contabilizado y pagado, se puede cancelar en el sistema. La cancelación anula la factura ycrea automáticamente una cancelación de factura en su sistema. Si la factura ya se ha pagado, puede crear un abonocon referencia al pedido original. Si una factura se ha introducido en el sistema pero no se ha contabilizado todavíay no tiene un estado de borrador, ésta se puede invalidar. La anulación de una factura significa que la informaciónde la factura se ha retenido en su sistema aunque la factura no puede enviarse a la siguiente etapa de procesamiento.No se puede borrar una factura que se ha grabado en el sistema, aunque solo se haya grabado como borrador.Cuando se ha grabado una factura, solo se puede invalidar.En la mayoría de casos, las facturas creadas contienen referencias a documentos de compra. En estos casos, sereutilizan los datos relevantes para la facturación de una entrega entrante, una entrada de mercancías y servicios oun pedido confirmados para el proceso de facturación.Las facturas se crean:

● Manualmente al introducir directamente las facturas en el sistema, con o sin referencia a documentos decompras anteriores.

● Automáticamente a partir de los documentos de compra anteriores utilizando autofacturaciones.

Cuando se crea una factura de proveedor, los datos se comparan con los datos de compras que se han reunido enel documento de compra anterior. Se verifica que la factura sea exacta y consistente. El análisis consiste enverificaciones de los datos de facturación de proveedor, como el valor total, asignaciones de cuentas, toleranciasde cantidades y de impuestos y además busca facturas duplicadas. El procesamiento posterior de la factura deproveedor depende de los resultados de la verificación:

● Si las verificaciones de una factura de proveedor tienen éxito, la factura se procesa automáticamente. Sepuede pagar la factura o importe de factura de derechos de aduana pendiente o se puede crear la nota decrédito.

● Si fallan las verificaciones de una factura de proveedor, se asignan tipos de excepción predefinidos a la factura.Antes de procesar la factura, se tienen que solucionar los errores que causaron las excepciones. Una vez quelos usuarios autorizados hayan resuelto las excepciones, se puede pagar la factura o importe de factura dederechos de aduana pendiente o se puede crear la nota de crédito. Las facturas que contengan excepcionesse resuelven en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores.

SAP Business ByDesign FP3.5Facturación de proveedores P U B L I C • © 2012 SAP AG. Reservados todos los derechos 153

Notas de créditoLas notas de crédito son facturas que registran un valor de crédito para una transacción en lugar de un debe y secrean con referencia a una transacción de debe anterior. Las notas de crédito se crean cuando ya se han liquidadolas mercancías o los servicios pedidos con anterioridad, aunque estas mercancías y estos servicios todavía no sehayan entregado o prestado o se hayan devuelto al proveedor.Las notas de crédito se crean:

● Manualmente al introducir directamente las notas e crédito en el sistema, con o sin referencia a documentosde compras anteriores, como una devolución de mercancías.

● Automáticamente a partir de documentos de compras anteriores.

Las notas de crédito se introducen, verifican y contabilizan del mismo modo que las facturas. En la contabilidad, unanota de crédito se trata como una factura de proveedor y también se la denomina factura de proveedor.

Facturas de aduanaLas facturas de aduana son facturas que se crean cuando un transportista por separado importa mercancías yservicios pedidos de un proveedor externo. El importe total a pagar consiste en el impuesto de importación o elderecho de aduana pagado solo a la autoridad aduanera. Se paga el precio de las mercancías o de los serviciosutilizando una factura por separado emitida por el proveedor.Se introducen las facturas de aduana directamente en el sistema, con o sin referencia a documentos de comprasanteriores.Se introducen, verifican y contabilizan las facturas de aduana del mismo modo que las facturas y las notas de crédito.

Débito posterior y crédito posteriorLos débitos posteriores son facturas que se introducen posteriormente para un valor de débito adicional en unafactura o nota de crédito que ya se ha contabilizado. Un débito posterior aumenta la deuda en la factura contabilizadaa la que se refiere o reduce el crédito en la nota de crédito contabilizada a la que se refiere. La contabilización de undébito posterior no afecta a la cantidad de la factura o la nota de crédito a la que se refiere.Los créditos posteriores son notas de crédito que se introducen posteriormente para un valor de crédito adicionalen una factura o nota de crédito que ya se ha contabilizado. Un crédito posterior reduce la deuda en la facturacontabilizada a la que se refiere o aumenta el crédito en la nota de crédito contabilizada a la que se refiere. Lacontabilización de un crédito posterior no afecta a la cantidad de la factura o la nota de crédito a la que se refiere.Se introducen, verifican y contabilizan los débitos y créditos del mismo modo que otras facturas y notas de crédito.

Cancelación de facturaLas cancelaciones de facturas son facturas que se crean automáticamente en el sistema cuando el usuario cancelauna factura o nota de crédito contabilizada desde la vista Facturas y notas de crédito. Al hacer esto, el sistema abrela pantalla Nueva cancelación de factura.La cancelación de factura cancela el valor de la deuda en el sistema que creó la factura original o cancela el valor delcrédito en el sistema que creó una nota de crédito original. Cuando el sistema crea una cancelación de factura, lafactura o nota de crédito original a la que se refiere obtiene el estado Cancelado.


Consulte tambiénProcesamiento de solicitud de anticipo para facturas de proveedorTratamiento de excepciones [página 197]Contabilizaciones operativas atrasadasFacturas periódicas para facturas de proveedor [página 294]Verificación de factura de proveedor [página 155]Guía rápida para trabajo [página 189]Guía rápida para entrada de factura [página 210]Guía rápida para facturas y notas de crédito [página 263]Guía rápida para autofacturaciones [página 281]Guía rápida para planes de facturación [página 291]

6.1.2 Verificación de factura de proveedor

ResumenAl inicio del proceso de verificación de facturas, el sistema recoge los datos de la factura de proveedor y realiza lasverificaciones en los cálculos, por ejemplo, de los importes de impuestos, de la información interna o externa quefalta y de posibles facturas duplicadas. Si la factura de proveedor contiene referencias a documentos precedentes,el sistema, siempre que sea posible, recoge los datos relevantes para la facturación de estos documentos y loscompara con los datos de una factura de proveedor entrante. La comparación se aplica si la factura de proveedorcontiene una referencia a uno o más documentos precedentes, como puede ser un pedido, una entrada demercancías y servicios, una entrega entrante, un precio de lista o un contrato de compra. El sistema efectúa lasverificaciones tras enviar la factura de proveedor para contabilizarla.Si los datos son correctos y están completos, el sistema envía la factura de proveedor para pagarla o para liberarlapara abonarla. Si los datos contienen errores, como, por ejemplo, desviaciones, duplicados o información odocumentos que faltan, el sistema inicia un proceso de tratamiento de excepciones antes de que se puedacontabilizar la factura de proveedor.El proceso de verificación de facturas es relevante para los siguientes tipos de factura de proveedor:

● Facturas y facturas de autofacturación creadas por autofacturación, como las facturas periódicas. ● Notas de crédito ● Facturas de aduana ● Carga posterior ● Descargo posterior ● Anticipos

La cancelación de facturas no es relevante para la verificación de facturas. El sistema creaautomáticamente la cancelación de facturas cuando se cancela un documento de facturación. No estánregistradas por el usuario y por consiguiente, no están sujetas al proceso de verificación de factura o altratamiento de excepciones resultante.


Requisitos previosEn la actividad de ajuste preciso Excepciones de factura de proveedor, se han configurado parametrizaciones decriterios de excepción y tratamiento de excepciones para determinados tipos de excepciones.Ha iniciado uno de los siguientes procesos:

● Procesamiento de factura de proveedor con referencia ● Procesamiento de factura de proveedor sin referencia ● Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones

Flujo de proceso1. Seleccione Contabilizar

En la tarea correspondiente del centro de trabajo Facturación de proveedores, seleccione Contabilizar parael documento de facturación que desea liberar para pago o crédito.

2. Se verifica el documento de facturaciónEl sistema inicia la verificación de factura. El análisis consiste en verificaciones de los datos de facturación,como el valor total, asignaciones de cuenta, variaciones de impuestos y verificaciones de posibles duplicados.Si el documento de facturación hace referencia a un documento anterior (por ejemplo, un pedido), el sistematambién realiza verificaciones de los datos del documento anterior, como variaciones de precio o cantidad,y si se espera una entrada o entrega de mercancías y servicios. Si su empresa no especifica los pedidos o laentrada de mercancías y servicios en el sistema, el proceso automatizado de verificación de facturas no podrácomparar las facturas con sus documentos correspondientes.Para obtener más información sobre las distintas verificaciones que están definidas en la configuraciónempresarial, consulte Excepciones de factura de proveedor.

3. Se contabiliza el documento de facturaciónSi los datos son consistentes, el documento de facturación se actualiza en la vista Facturas y notas decrédito y el sistema establece el estado en Contabilizado.Los datos del documento de facturación son consistentes si se cumple las siguientes condiciones: ● Los datos de facturación coinciden con los datos de los documentos anteriores, toda la información es

correcta y está disponible, y todos los documentos anteriores requeridos existen ● Los datos de facturación son distintos a los datos de los documentos anteriores dentro de las tolerancias

(por ejemplo, variaciones de precio, impuestos o cantidad) definidas en la configuración empresarial.Para obtener más información, consulte Excepciones de factura de proveedor.

Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente enFinanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.Para obtener más información, consulte Contabilizaciones operativas tardías.El sistema transfiere el documento de facturación a Finanzas para que se libere para pago o crédito.O

4. Las excepciones se envían para aclaraciónSi los datos no son consistentes, el sistema crea excepciones de factura y las envía como tareas que requierenaclaración.De acuerdo a las parametrizaciones de la configuración empresarial, las excepciones de facturación se envíanpara su aclaración. (Las excepciones de facturación se definen en el centro de trabajo Configuraciónempresarial, en la vista Lista de actividades. En el paso de Ajuste preciso, seleccione Excepciones de facturade proveedor). ● Transferencia manual


El sistema envía tareas de aclaración a los contables responsables, los cuales pueden aclarar lasexcepciones ellos mismos en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores otransferirlas a otras personas responsables para su aclaración.

● Transferencia automáticaSegún el tipo de excepción, el sistema envía las tareas de aclaración a la persona pertinente, por ejemploa un comprador o a un proveedor.

Para obtener más información acerca de las parametrizaciones de configuración, consulte Excepciones defactura de proveedor.

5. El documento de facturación está ContabilizadoUna vez que todas las excepciones relacionadas con un documento de facturación están aclaradas yaceptadas, puede enviar el documento para su contabilización. El documento de facturación se actualiza enla vista Facturas y notas de crédito y el sistema establece el estado en Contabilizado.El contable responsable también puede aceptar una excepción sin aclaración y contabilizar el documento defacturación para pago o crédito.Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente enFinanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

Dependiendo de las parametrizaciones de configuración, el sistema podría iniciar un proceso deaprobación en el que su jefe debe aprobar la factura.

Consulte tambiénProcesamiento de factura de proveedor con referencia [página 215]Procesamiento de factura de proveedor sin referencia [página 229]Procesamiento de factura de aduanaProcesamiento de solicitud de anticipo para facturas de proveedoresProcesamiento de factura de proveedor usando autofacturación [página 285]Tratamiento de excepciones [página 197]Tipos de factura de proveedor [página 152]Gestión de relación con proveedores [página 7]Guía rápida para trabajo [página 189]Guía rápida para entrada de factura [página 210]Guía rápida para autofacturaciones [página 281]Guía rápida para planes de facturación [página 291]


6.1.3 Determinación de impuestos

6.1.3.1 Determinación de impuestos

Resumen

El sistema proporciona un evento fiscal y utiliza los números resultantes para generar informes deimpuestos. Este informe creado automáticamente no sustituye la calificación fiscal del cliente o del propiousuario. SAP no asume responsabilidad por la exactitud del informe creado automáticamente o el informede impuestos generado.

Como regla, las empresas tienen la obligación legal de calcular los impuestos sobre los productos que compran ovenden, o sobre los servicios que utilizan, y de recaudar estos impuestos, que deben pagar sus clientes. Despuésde que se proporcionaron los productos o servicios, los impuestos se deben declarar y pagar a las autoridadesfiscales relevantes.Los impuestos se calculan para documentos comerciales como pedidos, facturas, notas de crédito o anticipos.Debido a que las leyes de cálculo de impuestos son diferentes en cada país, su empresa enfrenta el desafío de calcularel impuesto correcto para cada transacción comercial. El sistema le ayuda calculando de forma automática elimpuestos para los siguientes tipos:

● Impuesto sobre el valor añadido (IVA)Este impuesto es recaudado en muchos países, en especial en los de la Unión Europea. Hay muchasdiferencias regionales. Por ejemplo, en algunos países, como Canadá y Australia, el impuesto sobre el valorañadido se recauda como "Impuesto sobre mercancías y servicios".

● Impuesto sobre ventas y consumoEste impuesto se recauda, por ejemplo, en los Estados Unidos y, de manera similar, en Canadá (impuestoprovincial sobre ventas).

● Retención de impuestosEste impuesto se recauda de diferentes maneras en varios países. El sistema puede calcular la retención deimpuestos para los Estados Unidos.

Además, el sistema ofrece una herramienta de gestión de informes que le brinda un control efectivo sobre ladeclaración obligatoria de estos impuestos.

Requisitos previos ● Ha creado los Datos maestros para determinación de impuestos [página 164]. ● Definir el alcance de la solución para el cálculo de impuestos

Las siguientes actividades son necesarias para definir el alcance de la solución para el cálculo de impuestos: ○ El alcance de la solución para el cálculo de impuestos está especificado en el sistema en la Configuración

empresarial, debajo de Soporte y servicios integrados. El concepto empresarial Cálculo de impuestosestá ubicado en el paquete empresarial Entorno empresarial.

○ Si, además, necesita calcular los impuestos en sus ofertas, active la opción relevante en Alcance. En elpaso Preguntas, navegue hasta el área empresarial Ventas y seleccione Nueva operación > Ofertas concálculo de impuestos.


ElementosEl sistema recopila los datos relevantes de los documentos comerciales disponibles para calcular correctamentelos impuestos aplicables. Como usuario, debe configurar su sistema con la información necesaria para sus casosempresariales. SAP ha preconfigurado una gran cantidad de casos empresariales pero, en algunos casos, deberáampliar su sistema.Para obtener más información sobre la determinación de impuestos y cómo el sistema fusiona y clasifica datos,consulte Elementos para determinación de impuestos [página 166].

Determinación de número de identificación fiscalEn los siguientes casos, se determina de nuevo el número de identificación fiscal:

● Se ha modificado la fecha del impuesto ● Se ha modificado el grupo de declaración de impuestos, comprador o vendedor ● El número de identificación fiscal es incorrecto ● Se ha modificado el país del impuesto

Números de impuesto sobre el valor añadido (IVA)Para entregas de exportaciónPara obtener la exención fiscal para entregas dentro de la comunidad, debe registrar, entre otras cosas, el númerode IVA del receptor del servicio, que se va a utilizar para recibir las mercancías.Si hay varios números de IVA asignados al registro maestro del cliente, el sistema selecciona el número de IVA segúnlos siguientes criterios:

● El número de IVA del país en el que está ubicado el destinatario de las mercancías. ● Si no se introduce el número de IVA del país de entrega en los datos maestros, el sistema busca otros números

introducidos en los datos maestros y selecciona un número diferente del número del país desde el cual seenvían las mercancías.

● Si sólo hay un número de IVA para el país en el que se inicia el envío de las mercancías, o si no hay ningúnnúmero, los requisitos previos para una entrega dentro de la comunidad no se han cumplido y la entrega debeser gravada a la tasa de impuestos relevante.

Si el número de IVA se introdujo en los datos maestros, se mostrará automáticamente en la factura. Puedesobrescribirlo en la ficha Impuestos en el documento. De todos modos, sólo puede sobrescribir utilizandolos números que ha introducido previamente en el registro maestro de cuentas.

Para otros servicios realizados en el extranjeroSegún la directiva de la UE 2008/8/CE y la legislación fiscal específica de país, existe una regulación nueva, enparticular para comisiones B2B refereridas al lugar en que se realizar los servicios.Por lo general, el lugar en que se suministran los servicios sirve como dirección de destinatario del servicio. Si elservicio se proporciona en una sucursal de otro país, la dirección de esa sucursal extranjera es válida. Como ejemplopuede consultar § 3a (2) de la Ley alemana del impuesto sobre el valor añadido (UStG).Para distinguir entre las empresas y los individuos como destinatarios del servicio, el sistema (árbol de decisión deimpuestos) verifica si se ha introducido un número de IVA en los datos maestros de la cuenta. Si falta el número deIVA, el caso comercial se trata como un servicio que se ha realizado para un individuo.


Por lo tanto, es importante recordar introducir el número de IVA al introducir los datos maestros de lacuenta.

Mecanismo de inversión del sujeto pasivoMecanismo de inversión del sujeto pasivo significa, en algunos casos, que el cliente es, por ley, responsable del IVA,y está obligado a pagarlo a la autoridad fiscal correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura sinIVA, pero con una notificación indicando que la deuda fiscal se transfiere al cliente. El cliente debe calcular y pagarel IVA a la autoridad fiscal, y normalmente puede reclamar la deducción de IVA soportado. La transferencia de ladeuda fiscal al receptor del servicio se llama mecanismo de inversión del sujeto pasivo.Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos con mecanismo de inversión de sujeto pasivo[página 172].

Impuestos en la gestión de pedidos para tercerosEn escenarios de ventas típicos, las transacciones tienen lugar directamente entre una empresa y un cliente, ambossocios comerciales están ubicados en el mismo país y la empresa produce y entrega una mercancía o serviciodirectamente al cliente. En tales escenarios no se necesitan regulaciones de impuestos especiales. Pero en el eventoen que uno o más parámetros de este escenario empresarial difieren de la situación típica, por ejemplo, direccióndel cliente y direcciones de entrega no son iguales, se aplican regulaciones especiales dependiendo de la complejidadde los escenarios.Para obtener más información, consulte Impuestos en la gestión de pedidos para terceros y transacciones en cadena[página 175].

Fecha relevante para la declaración de IVALa fecha utilizada para la declaración de IVA depende del documento comercial. Por ejemplo, en la factura delproveedor se utiliza la fecha de recepción y, en la factura del cliente, la fecha del impuesto. Pero si lo desea, puedeintroducir además una fecha de vencimiento de impuesto modificada.Para obtener más información sobre la fecha de vencimiento del impuesto, consulte Fecha de vencimiento deimpuesto de posiciones de impuesto.

Introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientoscontablesPuede introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientos contables de la siguiente forma:

● Pedidos de clienteVaya al centro de trabajo Pedidos de cliente y seleccione Nuevo pedido de cliente o uno existente para sutratamiento. Seleccione Visualizar todos. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiquetaImpuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición seleccionada en Código de impuesto.

● Facturas o notas de créditoVaya al centro de trabajo Facturación de cliente y seleccione Nueva factura manual o una factura o nota decrédito existente para su tratamiento. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiquetaImpuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición de factura seleccionada en Código deimpuesto.

● Pedido


Vaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione Nuevo pedido o uno existente para sutratamiento. Seleccione Visualizar todos Posiciones . En la etiqueta Datos básicos, en Impuestosseleccionar el código de impuesto correspondiente para la posición de pedido seleccionada.

● Factura de proveedorVaya al centro de trabajo Factura de proveedor y seleccione Nueva factura sin pedido o una factura existentepara su tratamiento. En la etiqueta Resumen seleccione el código de impuesto correspondiente para laposición de factura seleccionada.

Árbol de decisión de impuestosEl sistema utiliza el árbol de decisión de impuestos para determinar correctamente un evento fiscal. El árbol dedecisión de impuestos consta de una secuencia de preguntas lógicamente conectadas que el sistema determinacomo verdaderas o falsas después de compararlas con los datos introducidos en los documentos. De esta manera,los hechos se limitan hasta que el evento fiscal y el método de cálculo de impuestos correcto se ha determinado.Las preguntas se comparan con los datos introducidos en el documento y se responden; el proceso subyacentepuede ser representado como flujo de proceso. Las preguntas del siguiente ejemplo se utilizan para determinar elevento fiscal “Exportación a tercer país” para una empresa radicada en Alemania.

Cada país tiene asignado un árbol de decisión de impuestos.


Flujo de proceso

El flujo del proceso para determinación de impuestos describe una muestra de cómo se determina un evento fiscalpara una factura:

1. El agente comercial crea y graba una factura manual.2. Una vez introducidos los datos necesarios, el sistema transfiere datos relevantes para impuestos para la

determinación de impuestos, como: ● Ubicación del proveedor o el comprador ● Atributos fiscales del socio comercial

Uno de estos atributos es el motivo de exención fiscal que depende de ciertas leyes específicas de cadapaís.

● Atributos fiscales de los productosEl tipo de tasa de impuesto y el motivo de exención fiscal pueden ser diferentes para cada país, regióny tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no están sujetos aimpuestos, de manera que el motivo de exención fiscal debe ser asignado en los datos maestros de losproductos. Normalmente, los productos se gravan a tasa de impuesto estándar, y no se necesitan otrasentradas.

3. El sistema utiliza los datos relevantes para impuestos a fin de activar la determinación de impuestos, y losdatos se procesan automáticamente en un árbol de decisión de impuestos.

4. El sistema calcula los impuestos en base a los siguientes componentes: ● Evento fiscal ● Tipos de impuestos ● Tipos de tasas de impuestos como tasa estándar de impuesto sobre el valor añadido ● Tasa de impuesto como un porcentaje ● Importe gravable


5. El sistema incluye el resultado de la determinación y el cálculo de impuestos en el pedido. El impuestocalculado se visualiza en la ficha Determinación de precios y en la ficha Impuestos de la ficha Posiciones .Todos los detalles de impuestos determinados por el sistema se muestran en la ficha Impuesto. Por ejemplo: ● Residencia fiscal ● Código de impuesto ● Código de domicilio fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Estados Unidos ● Región fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Canadá ● Fecha de impuesto ● En una tabla con una fila para cada tipo de impuesto se enumera lo siguiente:

○ Base gravable ○ Tipo de tasa de impuesto ○ Tasa de impuesto ○ Motivo de exención fiscal, si es necesario ○ Importe del impuesto ○ Tipo de deducibilidad (sólo para documentos de compra) ○ Parámetros específicos de cada país (si es necesario), como indicadores para impuesto diferido

(en Francia o la India), código de jurisdicción fiscal (Estados Unidos) o región (Canadá).

Sin embargo, no todas las transacciones relevantes para impuestos pueden ser reconocidasautomáticamente y con exactitud por el sistema.Por lo tanto, recomendamos sobrescribir los datos manualmente en el documento, en caso de queel sistema no determine la residencia fiscal correcta o el código de impuesto correcto para latransacción. Si debe modificar manualmente la residencia fiscal en el documento, la ayuda paraentradas muestra sólo los países para los que se crea una autoridad fiscal y los acuerdos fiscales seactualizan para su empresa. Sin embargo, también puede introducir otra residencia fiscal en el quelas ventas se deben informar por motivos fiscales. Luego, el sistema muestra los códigos deimpuestos específicos para este país. Recuerde que debe crear la autoridad fiscal para este país.Luego, debe volver a activar la determinación de impuestos en el documento, de manera que sepueda encontrar el número de identificación fiscal correcto para la transacción. Para países quetienen tasas de impuesto múltiples, puede introducir el criterio de cálculo de impuestosmanualmente.Tenga en cuenta que si los datos relevantes para impuestos, como el país donde se presta el servicioo donde se encuentra el receptor de las mercancías fue modificado en un documento siguiente deuna transacción comercial, no se determinan la Residencia fiscal ni el Código de impuesto. Estoafecta, por ejemplo, a modificaciones en datos de dirección en una confirmación de servicio creadapara una orden de servicio, o modificaciones en una factura de proyecto creada para un pedido decliente.

Consulte tambiénProcesamiento de parteDeterminación de impuestos — EE.UU. [página 178] (Este documento cubre conceptos específicos para los EstadosUnidos, tales como el cálculo de impuestos de entregas en Tejas y California, nexo.)


6.1.3.2 Detalles de Determinación de impuestos

6.1.3.2.1 Datos maestros para la determinación de impuestos

Para asegurar que la determinación de sus procesos de ventas se ejecuta correctamente, ha creado los siguientesdatos maestros:

Autoridad fiscalEn el centro de trabajo Gestión fiscal ha creado un registro de datos maestros de cada autoridad fiscal responsablede la empresa.

Acuerdos fiscales de la empresaHa asignado un acuerdo fiscal de la empresa en el registro e datos maestros para la autoridad fiscal. Introduce unnúmero de identificación fiscal para el tipo de impuesto para confirmar que su empresa está registrada y que hadeclarado los impustos a la autoridad relevante.

Certificado de exención fiscal en los datos maestros de cuentaEn países como Estados Unidos, Francia e Italia, cuentas como las de las organizaciones si ánimo de lucro puedenestar exentas del pago de impuestos durante un cierto período de tiempo. Para estas cuentas se define un númerode certificado de exención apropiado y la fecha de validez en los datos maestros de la cuenta. Estas entradas sonnecesarias para las transacciones de pago. Si la exención es válida el día del pago, no se contabilizan impuestos. Elnúmero de certificado de exención se indica automáticamente en el documento de pago. En los datos maestros dela cuenta se puede indicar un motivo de exención de impuestos.

Código de domicio fiscal en las daots maestros de la cuenta para Estados UnidosHa creado un domicilio fiscal en los datos maestrs de la cuenta.

EmpresaLos datos de la empresa, como la empresa, la dirección y el código de domicilio fiscal se indican en la gestiónorganizativa.

ProductosSi no indica otra información en un registro maestro de producto, el producto se grava con la tasa de impuestosestándar. Si queire modificar la tasa de impuesto estándar de varios países, debe asignar el tipo de tasa de impuestoy, si es necesario, el motivo de exención de impuestos del producto relevante en los datos maestros.


ServiciosPara servicios, debe especificar qué tipos de servicios ofrece y como se deben gravar o quien está sujeto a impuestoen una transacción comercial concreta, de forma que el sistema determine los códigos fiscales relevantes. Indiquesus servicios en la vista Servicios del centro de trabajo Portafolio de productos y servicios y si es necesario asignarlosal motivo de exención de impuestos relevante en la ficha Impuestos , o especifique si el servicio paga impuestos enla ubicación donde se proporcionan los servicios:Específicos para la Unión Europea

● Algunos servicios siempre están gravados en la oficina central de la empresa que proporciona el servicio,incluso si se proporcionan en una cuenta situada fuera del país. En los registros de datos maestros de estosservicios, asegúrese de que no se indicado nada en el campo Motivo de exención fiscal de la ficha Impuestos , y de que no se ha fijado el indicador Sujeto a impuestos en destino. Según la Directiva 2008/8/EC y su implementación en el Acta anual de impuestos 2009, a partir del 1 de enero de 2010, esta es la reglabásica para servicios que se proporcionan para un consumidor particular final en el extranjero.

● Algunos servicios siempre deben estar gravados en la ubicación donde se proporcionan, como los trabajosde construcción o edificación. Para estos servicios fijar el indicador Sujeto a impuestos en destino en la ficha Impuestos . Aquí el sistema verifica la ubicación del destinatario de mercancías (o la ubicación donde seproporciona el servicio). La tansacción no se grava a nivel nacional si la ubiación donde se proporciona elservicio es el extranjero. En este caso, la empresa que proporciona las mercancías o servicios debe gravar latransacción comercial en el país de destino y registrarla también allí. Según la Directiva 2008/8/EC y suimplementación en el Acta anual de impuestos 2009, a partir del 1 de enero de 2010, ello es necesario, porejemplo, para trabajos con propiedades muebles tangibles de un consumidor particular final en el extranjero.

● Otros servicios como los proporcionados por una empresa situada en el extranjero o trabajos específicos segravan según el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Para obtener más información, consulteMecanismo de inversión del sujeto pasivo [página 172].Desde el punto de vista del vendedor, la transacción se debe informar, pero el impuesto adeudado setransfiere a la cuenta. Si este motivo de exención de impuesto se indica en el registro maestro de servicios,el sistema aplica la regla de inversión del sujeto pasivo a la transacción de ventas correspondiente. La notaque hace referencia a la invesión del impuesto adeudado (mecanismo de inversión del sujeto pasivo) seimprime en la factura. El motivo relvante de exención de impuestose debe indicar oara el servicio en la ficha Impuestos . De acuerdo a la Directiva 2008/8/ED y su implementación en el Acta anual de impuestos 2009,desde el 1 de enero de 2010, esta es la regla básica para servicios que se proporcionan para una empresa enel extranjero. La regla básica determina automáticamente si la central de la empresa que brinda lasmercancías o los servicios se encuentra en cualquier estado miembro de la UE. En el caso de las cuentasnacionales, sin embargo, el sistema no reconoce automáticamente la regla de de inversión del sujeto pasivo.Cuando sea aplicable, el usuario debe sobrescribir manualmente el código de impuestos en los documentosde ventas (§13b (1) N. 2 - 5). Para ello puede crear su propio código de impuestos y la frase legal en laconfiguración empresarial. Para más información, véase Impuesto sobre mercancías y servicios: Guía deconfiguración [página 176]. El evento fiscal y el código del motivo de exención fiscal correpondientes yaestán disponibles en el sistema.

Consulte tambiénImpuestos sobre mercancías y servicios: Guía de configuración [página 176]Determinación de impuestos [página 158]Determinación de impuestos [página 223]


6.1.3.2.2 Elementos de la determinación de impuestos

ResumenLas secciones siguientes le ofrecen un resumen de los elementos de la determinación de impuestos y sus relaciones:

Tipo de impuesto y tipo de tasa de impuestoTodo tipo de impuesto en un evento fiscal tiene un tipo de tasa de impuesto y una tasa de impuesto que se aplica ala base imponible (en la mayoría de los casos, el importe neto) para calcular el importe de impuesto para el tipo deimpuesto pertinente.Las tasas de impuesto están representadas en el sistema por tipos de tasa de impuesto – en el ejemplo de Alemania,la tasa de impuesto del 19% para el impuesto sobre el valor añadido corresponde al tipo de tasa de impuestoestándar. De esta forma, es fácil representar dependencias temporales. Si la tasa de impuesto para este tipo deimpuesto cambia debido a una nueva ley, se puede definir una tasa de impuesto nueva en el sistema para una fechade validez específica sin tener que crear un nuevo código de impuesto.Especificidades de país

● India y CanadáPara jurisdicciones fiscales como India y Canadá, donde existe más de un tipo de impuesto, se pueden utilizarlos campos siguientes: Tipo de tasa de impuesto y Motivo de exención fiscal, así como Tipo de deducibilidadpara documentos de compras.

● AlemaniaEl tipo de tasa de impuesto estándar se calcula para el impuesto sobre el valor añadido sobre la base delimporte neto. Esto significa que, si la tasa de impuesto es el 19%, se calcula un importe de impuesto de 19euros para un importe neto de 100 euros.

Tasa de impuestoEspecificidades de país

● Canadá y Estados UnidosPara Canadá, los impuestos se configuran previamente para cada provincia y territorio en Canadá, y paracada estado en los Estados Unidos. No obstante, antes de utilizar el sistema, se tiene que verificar si estastasas de impuesto aún son válidas, de acuerdo con las modificaciones legislativas recientes.

Evento fiscalEn el evento fiscal, el sistema determina el método de tasación a utilizar para la transacción comercial de acuerdocon:

● los tipos de impuesto que son aplicables ● si la transacción comercial es imponible o no ● si la transacción comercial está sujeta a impuestos o no ● la tasa de impuesto que es aplicable

Para transacciones comerciales transnacionales, el sistema utiliza un árbol de decisiones de impuestos tanto parael país de salida como para el país receptor con el fin de determinar el método de tasación utilizado en el eventofiscal para cada país. Los árboles de decisiones relevantes se determinan por los países introducidos en el


documento, en particular por los países del proveedor y del destinatario de mercancías. Otras jurisdicciones fiscalespueden ser la:

● ubicación de la residencia fiscal del vendedor que proporciona un servicio ● ubicación de la residencia fiscal del comprador para el que se proporciona un servicio ● ubicación en la que se tiene que proporcionar el servicio

Implicaciones del evento fiscal para otras áreas: ● Para calcular el impuesto, el evento fiscal considera lo siguiente:

○ tipo de impuesto vencido ○ procedimiento para cálculo de impuestos ○ motivos de exención fiscal, si es necesario

● Para determinar el impuesto, el evento fiscal especifica lo siguiente: ○ criterios de asignación para los informes de impuestos ○ el campo en el que se visualiza el impuesto en la declaración de impuestos:

puede asignar eventos fiscales a los campos del formulario de la declaración de impuestos para el paísrelevante. Para obtener más información, consulte Declaraciones de impuestos para mercancías yservicios.

● En contabilidad, el evento fiscal controla la determinación de cuentas.

Naturalmente, existen más eventos fiscales en el sistema para otras transacciones comerciales habituales. Noobstante, no puede crear sus propios eventos fiscales.Especificidades de país

● AlemaniaEjemplos de eventos fiscales ○ 10: Adquisición nacional 1) ○ 100: Adquisición intracomunitaria ○ 310: Aprovisionamiento nacional de mercancías y servicios ○ 400: Aprovisionamiento intracomunitario (§4 Nr. 1b Ley del IVA)

De acuerdo con la Directiva 2008/8/CE y su implementación bajo el Acta anual de impuestos 2009, elaprovisionamiento de servicios intracomunitario también se tiene que declarar en las declaraciones del IVAa partir del 1 de enero de 2010. Con este fin, se han introducido campos nuevos en la declaración del IVA:campos 21, 46 y 47. Para utilizar estos campos para servicios prestados en un estado miembro extranjerode la Unión Europea, existen dos eventos fiscales nuevos para Alemania y todos los demás miembros UEválidos a partir del 1 de enero de 2010. ○ Venta 455 "Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo" ○ 155 "Compra de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo"

Se pueden producir errores si se utilizan estos eventos fiscales con una fecha del impuesto anterior.

Tipo de deducibilidadAdemás de la tasa de impuesto, también cuenta el porcentaje en el que el IVA soportado es deducible. Dependiendodel tipo de empresa o el tipo de volumen de negocios saliente en el que se ha incorporado un determinado volumende negocios entrante, el IVA soportado se puede deducir en un porcentaje del 100%, 0% o un porcentajedeterminado específicamente para la empresa. Con este fin, se definen tipos de deducibilidad que representan elporcentaje. Los dos tipos de deducibilidad utilizados con mayor frecuencia son Totalmente deducible (100%) y Nodeducible (0%).


Código fiscalEl método adecuado para calcular impuestos viene determinado por una combinación de tipo de impuesto, eventofiscal y tipo de tasa de impuesto, y por el tipo de deducibilidad para el IVA soportado del volumen de negocios. Puededefinir el código fiscal en el sistema para evitar errores cuando estos parámetros se introduzcan de forma manual.Cada código fiscal representa una combinación unívoca de los parámetros siguientes:

● En ventas ○ Evento fiscal ○ Tipos de impuesto ○ Tipos de tasa de impuesto correspondientes

● En compras ○ Evento fiscal ○ Tipos de impuesto ○ Tipos de tasa de impuesto correspondientes ○ Tipos de deducibilidad

Esto hace posible definir todos los parámetros representados por un código fiscal en el documento seleccionandoun código fiscal, sin tener que introducir cada parámetro de forma individual.Los impuestos se pueden calcular de forma automática solo para los productos del maestro de productos. Esto esporque, a veces, tiene que introducir el código fiscal manualmente, especialmente en compras. Como alternativa,puede introducir una categoría de producto, de manera que el tipo de tasa de impuesto para esta categoría se puedautilizar y, así, permitir el cálculo de impuestos automático.El sistema utiliza un código fiscal unívoco para un evento fiscal solo para los países que tienen un tipo de impuesto.Especificidades de país

● Canadá e IndiaEn ambos países se pueden considerar varios tipos de impuesto para un evento fiscal. India, por ejemplo,utiliza varios tipos de impuesto y cada tipo de impuesto tiene varios tipos de tasa de impuesto y tipos dededucibilidad, El número de combinaciones posibles que pueden resultar hace que sea imposible trabajar deforma eficiente con códigos fiscales. En estos países, el código fiscal corresponde al evento fiscal.

● AlemaniaDe acuerdo con la Directiva 2008/8/CE y su implementación bajo el Acta anual de impuestos 2009, elaprovisionamiento de servicios intracomunitario también se tiene que declarar en las declaraciones del IVAa partir del 1 de enero de 2010. Con este fin, se han introducido campos nuevos en la declaración del IVA:campos 21, 46 y 47.Para utilizar estos campos para servicios prestados en un estado miembro extranjero de la Unión Europea,existen dos códigos fiscales nuevos para Alemania y todos los demás miembros UE válidos a partir del 1 deenero de 2010: ○ Compras: 430 "Compra de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo, tasa estándar, completamente

deducible ○ Ventas: 530 "Venta de servicios de la UE, inversión del sujeto pasivo" ○ Excepción para Italia: En Italia, el código fiscal para ventas es: 540 "Venta de servicios de la UE, inversión

del sujeto pasivo"

Región exentaEn muchos países existen regiones y áreas que tienen un estado especial en la legislación fiscal. Por ejemplo,Büsingen y Helgoland están exentas del impuesto sobre el valor añadido alemán. En la configuración empresarial,


puede definir las regiones exentas de las normativas impositivas nacionales o que tienen un estado especial. Estasregiones pueden corresponder a regiones políticas, comunidades o zonas libres de impuestos y se derivandirectamente del código postal.

Código de domicilio fiscalLos niveles de domicilio fiscal se consideran en el cálculo de impuestos si los impuestos son a nivel de estado,condado y ciudad pero no a niveles nacionales de gobierno. Los diferentes niveles de un código de domicilio fiscalrepresentan diferentes niveles administrativos. El ajuste preciso de esta actividad garantiza que el sistema utilizatodos los niveles administrativos para determinar la tasa de impuesto para cada autoridad.En algunos países, no obstante, otros niveles de gobierno tienen jurisdicción fiscal. En estos casos, puede adaptarlos.Defina tasas de impuesto después de haber actualizado el código de domicilio fiscal.Especificidades de país

● Estados UnidosEn los Estados Unidos, los impuestos los recaptan no solo los estados, sino también los condados y lasciudades; para ventas nacionales, la tasación, por lo tanto, depende del estado, del condado y de la ciudaden la que su empresa y el destinatario de mercancías se encuentren. Con este fin, puede introducir un códigode domicilio fiscal en los datos maestros de la empresa y del cliente.El código de domicilio fiscal representa la ubicación de su empresa, de su cliente o de su proveedor en unaestructura jerárquica, de manera que un país puede tener varios estados que, a su vez, pueden tener variasciudades y municipios.El código de domicilio fiscal se estructura como sigue: ○ 2 caracteres alfanuméricos para el primer nivel; es el código de estado estándar ○ 6 caracteres alfanuméricos para el segundo nivel; por ejemplo, el condado ○ 6 caracteres alfanuméricos para el tercer nivel; por ejemplo, la ciudad ○ 1 carácter alfanumérico para el cuarto nivel, por ejemplo, la ubicación o el área

No es necesario utilizar los cuatro niveles. El número de niveles utilizados depende del estado.Esta función actualmente se utiliza solo en los Estados Unidos.Para los Estados Unidos, los códigos de domicilio fiscal se han preconfigurado en el sistema en el nivel deestado de EE.UU. Tiene que introducir más niveles, según sea necesario. Si un código de domicilio fiscal nose ha asignado a un cliente, el sistema utiliza el estado de los EE.UU. de la dirección como código de domiciliofiscal.Ejemplo

Código de domicilio fiscal - Descripción Código de domicilio fiscal Tasación en %

Estado de Nueva York NY 4%

Condado de Albany NYAL0181 4%

Condado de Allegany NYAL0221 4,5%

En el código de domicilio fiscal NYAL0181, NY es Estado de Nueva York, AL0181 es Condado de Albany en elEstado de Nueva York. Para el Condado de Albany, se consideran dos niveles de código de domicilio fiscal, yse impone un 8% (4% + 4%) de impuesto. Para el Condado de Allegany, se impone un 8,5% (4% + 4,5%).

● CanadáOtros países como Canadá tienen tasas de impuesto que dependen de regiones. Es debido a que Canadáestá dividido en provincias y territorios. En estos casos, utilice el campo Región.


Exención fiscalLa exención fiscal es una exención de todos los impuestos o de determinados que se imponen en un país. En lamayoría de los casos, la base de la exención fiscal viene determinada por requerimientos legales. En algunos casos,se pueden aplicar sin tener que considerarlos.Para garantizar la transparencia, muchos legisladores requieren que el motivo de la exención fiscal se especifiqueen los documentos relevantes, como facturas. Los motivos de exención fiscal se facilitan en el sistema, no se puedenmodificar y se asignan a un tipo de impuesto.Los certificados de pago directo de un cliente y de organización exenta son aplicables hasta que se revoquen.Los certificados de exención fiscal se determinan automáticamente en un documento de ventas.Puede asignar motivos de exención fiscal relevantes a los datos maestros de producto y cliente, seleccionando laentrada relevante en los campos Motivo de exención fiscal.Para obtener más información, consulte Procesamiento del certificado de exención fiscal [página 171].Especificidades de país

● Estados UnidosPara los Estados Unidos, están disponibles varios tipos de certificado de exención fiscal: ○ Certificado de pago directo - continuo ○ Certificado de organización exenta - continuo ○ Certificado de uso exento - continuo ○ Certificado de uso exento - individual ○ Certificado de reventa - continuo ○ Certificado de reventa - individual

También hay que añadir el estado.Solo se pueden encontrar automáticamente los siguientes tipos de certificados de exención fiscal, dado quesolo en estos casos es seguro que siempre se aplican los certificados de exención: ○ Certificado de pago directo – continuo ○ Certificado de organización exenta – continuo

Para todos los demás tipos de certificados necesitará la información del cliente de si se puede utilizar elcertificado para la transacción actual.A continuación, deberá asignar los tipos manualmente en una transacción de venta.

Información del texto legalLa información de texto legal es una explicación textual de los motivos de exención impresos en facturas. Estostextos explican la razón por la cual determinadas transacciones están exentas de impuestos, lo que le permitecumplir con los requisitos legales.La información de texto legal está impresa en una factura de cliente, si, por ejemplo, es aplicable una exención fiscal.No obstante, si los textos no están disponibles en el idioma requerido, el sistema el texto en inglés para la factura.


6.1.3.2.3 Procesamiento de certificado de exención fiscal

ResumenUna exención fiscal es una exención de todos o determinados impuestos estatales o nacionales por la que parte delos impuestos que normalmente se recolectarían de un individuo o una organización no se cobran.Un certificado de exención fiscal es un certificado que envía un cliente a una empresa para reclamar la exención delimpuesto sobre las ventas. En este sistema, el certificado de exención fiscal contiene la siguiente información:

● Indica el período de tiempo durante el cual se pueden aplicar las exenciones fiscales. ● Indica si las exenciones fiscales se aplican a una sola transacción de ventas o a varias. ● Indica si el importe exento (acumulado) supera el importe máximo cuando las exenciones se aplican en varias

transacciones de ventas.

Esto se aplica a los Certificados de exención fiscal para Francia solamente.

● Indica el motivo de la exención fiscal

En Francia, un cliente puede solicitar la exención del IVA a las autoridades. Si se le concede, el clienterecibe una carta de confirmación que incluye un número de licencia y el período por el cual está exentode IVA. El cliente envía esta carta a un proveedor que deberá tener en cuenta la exención fiscal cuando leemita facturas. El proveedor no puede incluir impuestos en las facturas del cliente durante el período devalidez de la licencia de exención.

Requisitos previosEl cliente ha solicitado la exención fiscal a la autoridad fiscal y ha recibido un certificado de exención fiscal. Estecertificado se ha asignado a la cuenta.

Flujo de procesoLos siguientes pasos explican el flujo de procesos típico para el Certificado de exención fiscal de cliente en lafacturación a clientes.

1. Cuando crea un pedido de cliente, una orden de servicio o una factura de cliente, el sistema busca certificadosde exención existentes y asigna uno válido automáticamente. Puede rechazar la propuesta y evitar que laexención se aplique en el nivel de cabecera o partida individual.Puede asignar en forma manual un certificado existente y el motivo de la exención relevante en el nivel decabecera o partida individual.

Al crear o ver un pedido de cliente, una orden de servicio o una factura de cliente, puede observarun conjunto de elementos (campos, enlaces, botones, casillas de verificación). Estos elementos sóloson visibles si la empresa vendedora está ubicada en EE. UU. o Francia.

2. También puede crear un certificado nuevo si no existe y asignarlo de inmediato al documento de ventas ofacturación. El sistema le permite introducir la información de exención fiscal relevante enviada por el clientedirectamente en el documento comercial.Para obtener más información, consulte Crear certificados de exención fiscal


3. El certificado registra y muestra el total de los importes exentos. El importe exento de cada certificado quesurge de durante el proceso de facturación se acumula en el certificado correspondiente.

En Francia, puede fijar un importe máximo de impuestos que no puede superarse. El sistema evitaque el importe acumulado supere el límite durante el proceso de creación de factura si un certificadosólo permite que haya un importe limitado exento. La cancelación de facturas de facturas queincluyen certificados anula la acumulación realizada anteriormente.

En el centro de trabajo Gestión de clientes, en la vista Informes, puede supervisar en tiempo real los certificados deexención fiscal creados en el sistema y enviados a la empresa.

6.1.3.2.4 Determinación de impuestos con mecanismo de inversióndel sujeto pasivo

ResumenAl impuesto sobre el valor añadido (IVA) se le cargan ingresos de la venta de mercancías y servicios. Esto significaque un empresario emite una factua que incluye el IVA a un cliente (como receptor del servicio) y paga el IVA a laautoridad fiscal responsable. En consecuencia, el empresario es el contribuyente sujeto a IVA.En algunos casos, no obstante, el cliente es, por ley, responsable del IVA, y está obligado a pagarlo a la autoridadfiscal correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura sin IVA, pero con una notificación indicandoque la deuda fiscal se ha transferido al cliente. El cliente debe calcular y pagar el IVA a la autoridad fiscal, ynormlamente puede reclamar la deducción de IVA soportado. La transferencia de la deuda fiscal al receptor delservicio se llama Mecanismo de inversión del sujeto pasivo e invierte la responsabilidad fiscal.

Determinación automática de impuestos con mecanismo de inversión del sujetopasivoEspecificidades de país de AlemaniaA algunos servicios, como los ofrecidos por una empresa ubicada en el extranjero, o los servicios ofrecidos para unreceptor de servicios ubicado en el extranjero, se les aplican los impuestos según el mecanismo de inversión delsujeto pasivo. Desde la perspectiva del vendedor, hay que informar de la transacción, pero la deuda fiscal setransfiere al cliente. Según la directiva 2008/8/EC y su implementación de acuerdo con la Ley Anual de Impuestosde 2009, a partir del 1 de enero de 2010, esta es la regla básica para servicios prestados a una empresa extranjera.Esta regla básica se determina automáticamente si la central de la empresa que proporciona las mercancías o losservicios está en un Estado miembro de la UE. No hay que introducir ningún código de exención fiscal en el maestrode servicios.Para Alemania, el sistema actualmente solo cubre la transferencia de la deuda fiscal para otros sereviciosproporcionados por un empresaraio ubicado en el extranjero si estos servicios se proporcionan en el propio país(Apart.13b pár.1 nº 1 Ley IVA), o si una empresa alemana proporciona unos tales servicios a un receptor de serviciosubicado en el extranjero.El flujo de proceso para la determinación de impuestos describe el evento de determinación de impuestos 240 —Adquisición de inversión de sujeto pasivo Ap.13b II 1 nº 1 UStG, evento fiscal 312 — Exportación de servicios, inversióndel sujeto pasivo, y las anomalías a tener en cuenta:

1. Crear un pedido de cliente, un pedido o una factura.


2. Mientras se está procesando el documento, el sistema transfiere los datos fiscales relevantes para ladeterminación de impuestos. Son ejemplos de datos fiscales relevantes del mecanismo de inversión del sujetopasivo: ● Ubicación del proveedor o el comprador

○ Venta de un servicio ○ La empresa vendedora debe estar ubicada en Alemania.

La dirección del vendedor se utiliza como base, y el sistema normalmente utiliza la direcciónestándar de su empresa a menos que haya sobreescrito la dirección el el pedido de cliente, enla ficha Partes implicadas .

○ El receptor del servicio debe estar ubicado en el extranjero.La ubicación donde se realiza la prestación del servicio se utiliza y no debe estar en Alemania.Si el receptor de un sevicio es un particular, el servicio solo está sujeto al mecanismo deinversión del sujeto pasivo si este se presta en la Unión Europea (UE). Si las posiciones de unafactura contienen servicios prestados en distintas ubicaciones (según la dirección del receptorde las mercancías o servicios en la ficha Partes implicadas ),esas direcciones se utilizanprimero.

○ Compra de un servicio ○ El proveedor debe estar ubicado en el extranjero.

La dirección del proveedor se utiliza como base, y el sistema utiliza la dirección estándar. ○ El receptor del servicio debe estar ubicado en Alemania.

La ubicación de prestación del servicio es decisiva. También es posible que posicionesindividuales de factura contengan distintas ubicaciones en las que se han prestado servicios(según la dirección del receptor de servicios). En este caso se utiliza como prioridad.

● Atributos fiscales de los productosEl tipo de tasa de impuesto y el motivo de exención fiscal pueden ser diferentes para cada país, regióny tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no están sujetos aimpuestos, de manera que el motivo de exención fiscal debe ser asignado en los datos maestros de losproductos.Introduzca las siguientes opciones para el mecanismo de inversión del sujeto pasivo en los datosmaestros de servicios en las fichas Ventas > Impuestos y Compras > Impuestos , según sea necesario: ○ Motivo de exención fiscal: Comprador responsable del IVA

○ La casilla Sujeto a impuestos en destino no debe estar seleccionada.3. El sistema procesa todos los datos fiscales relevantes para la determinación de impuestos.4. El sistema calcula el impuesto utilizando los siguientes componentes:

● Evento fiscal, por ejemplo 240 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo Ap. 13b II 1 nº 1 UStG paracomprar o 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo para ventas

● Códigos de impuestos ● Tipo de impuesto ● Tipo de tasa de impuesto, como la tasa completa del impuesto sobre el valor añadido con la que se

determina la tasa del impuesto como porcentaje, por ejemplo el 19%. ● Importe gravable

5. El sistema introduce el resultado de la determinación del impuesto y el cálculo del impuesto en el documentoque se está procesando actualmente. El impuesto calculado se visualiza en la ficha Determinación deprecios.Todos los detalles del impuesto determinado por el sistema se visualizan en la ficha Detalles delimpuesto, como Residencia fiscal y Código del impuesto de la residencia fiscal.

Si se determina la inversión del sujeto pasivo para un pedido de cliente o una factura manual, en lafactura impresa se visualiza una nota de que el cliente debe pagar el impuesto.


Puede encontrar más información sobre el proceso general de la determinación de impuestos en Determinación deimpuestos [página 158]Determinación de impuestos [página 223].El sistema no puede procesar otros escenarios de mecanismo de inversión del sujeto pasivo en la determinaciónautomática de impuestos, por tanto se deben verificar de forma manual.

Control manual del mecanismo de inversión del sujeto pasivoEn algunos países hay también otros procesos de venta o compra que están sujetos a la inversión de sujeto pasivo,pero el sistema no los puede determinar automáticamente, como por ejemplo en Alemania ventas según la §13b (5)UStG o compras según §13b (2).Especificidades de país de Alemania

● Para las unidades de radio móviles y los circuitos integrados con una fecha de impuestos a 1 de julio de 2011y un importe de factura de como mínimo 5000 euros, la inversión del sujeto pasivo se aplica según el pár.13b(2) nº 10 UStG.En este caso tiene que modificar manualmente el código de impuesto por uno de los siguientes: ○ 15 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG ○ 515 — Suministro de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG

● Para estos procesos, el sistema proporciona los eventos fiscales 313 — Suministro de inversión de sujetopasivo §13b V UStG y 50 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 4, 6 - 9 UStG, 11 — Adquisiciónde inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 2 UStG, 12 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 3UStG, 13 — Adquisición de inversión de sujeto pasivo §13b II 1 nº 5 UStG y 240 — Adquisición de inversión desujeto pasivo §13b II 1 nº 1 UStG. Pero debe crear su propio código fiscal en su sistema.

● Si obtiene sus ingresos de ventas según la §13b (5) UStG, debe introducir manualmente el código fiscal.

Eventos fiscales grabados en el sistemaEspecificidades de país de AlemaniaLos siguientes eventos fiscales están actualmente grabados en el sistema y se pueden utilizar para crear códigosde impuestos para Alemania:

● Compras: ○ 11 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 2 UStG ○ 12 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 3 UStG ○ 13 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 5 UStG ○ 50 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 4, 6 – 9 UStG ○ 240 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 1 UStG ○ 15 — Adquisición de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG

● Ventas: ○ 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo ○ 313 — Suministro de inversión del sujeto pasivo § 13b V UStG ○ 315 — Suministro de inversión del sujeto pasivo §13b II 1 nº 10 UStG

El sistema proporciona los siguientes códigos de impuestos y combinaciones de eventos fiscales y los determinaautomáticamente:

● El código de impuesto 504 — No imponible (mecanismo de inversión del sujeto pasivo) está vinculado alevento fiscal 312 — Exportación de servicios, inversión del sujeto pasivo


● El código de impuesto 530 — Venta de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo vinculada al evento fiscal455 — Venta de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo

Para compras, código fiscal 430 — Compra de servicios en UE, inversión del sujeto pasivo, tasa estándar, totalmentededucible con el evento fiscal 155.Si necesita más códigos de impuestos, puede crearlos en Definir códigos de impuestos de la actividad Impuestossobre mercancías y servicios en Configuración empresarial Proyectos de implementación Lista deactividades Ajuste preciso .

Cuando crea un código de impuesto, asegúrese de que proporciona el tipo de impuesto en Detalles.

6.1.3.2.5 Tasación del procesamiento de pedidos de terceros

ResumenLos escenarios del procesamiento de pedidos de terceros involucra como mínimo tres partes: Vendedor, cliente yproveedor.Un procesamiento de pedido de terceros es una transacción de ventas efectuada por varias partes para una posición,en la que la posición se envía directamente desde el proveedor al cliente o al destinatario de las mercancías.Para más información respecto al proceso general en el sistema, véase Procesamiento de pedido de terceros[página 38]Procesamiento de pedido de terceros [página 91]Procesamiento de pedido de terceros [página 219].La transacción en cadena significa aprovisionamiento de mercancías entre tres o más entidades legales, en la quelas obligaciones contractuales de todas las partes en la cadena se descargan por un movimiento individual demercancías del primer proveedor en la cadena hasta el cliente final.Desde un punto de vista de tasación, son de interés los escenarios en los que las transacciones de ventas cruzanfronteras y se deben determinar las sujetas a impuestos.Esto también tiene un impacto dentro del país en el que se deben pagar las tasas. En los procesos siguientes, elsistema soporta al usuario visualizando mensajes de advertencia y lanzando una verificación de los códigos de tasas:

● El usuario es un proveedor en una transacción en cadena e introduce una parte del destinatario de lasmercancías distinta a la cuenta. El sistema visualiza el mensaje si las oficinas centrales del destinatario de lamercancía y la empresa están en países diferentes.

● En un trato con terceros, el usuario es la empresa que crea un pedido de cliente al que se ha asignado unproveedor externo. El proveedor externo suministra la mercancía directamente al cliente. Estastransacciones no suelen facturarse automáticamente durante una ejecución de factura.

Específicos de cada país en el caso de que el vendedor y el proveedor sean diferentes: ● Alemania: Estas transacciones no se facturan automáticamente durante una ejecución de factura si la oficina

central de su empresa está en Alemania.

El impuesto sobre el valor añadido para las transacciones en cadena se trata de forma distinta, especialmente si laposición se transporta más allá de la frontera. Es necesario decidir sobre la base de caso por caso a qué compañíaimplicada se le permite emitir una factura exenta de impuestos. Si la tasa no se ha calculado automáticamente deforma correcta en esta transacción, o si la tasa se ha calculado incluso si la transacción está exenta de tasas,modifique el código de tasa y, en caso necesario, el país de la tasa en la etiqueta Tasas de forma correspondiente.


Acuerdo triangular intracomunitarioUn acuerdo triangular intracomunitario es un procesamiento especial de pedido a terceros en el que todos losparticipantes se encuentran en distintos estados miembros de la UE. En determinadas circunstancias, unasimplificación se puede aplicar en los acuerdos triangulares intracomunitarios. Los requisitos previos para laaplicación de este proceso son:

● Las tres empresas de la transacción empresarial para el mismo artículo. ● Todas las empresas participantes se registran en estados miembros de la UE con fines de impuestos sobre

el valor añadido. ● El artículo pasa directamente desde el primer proveedor al cliente final. ● El artículo pasa de un estado miembro de la UE a otro. ● El primer proveedor de la primera empresa es responsable del transporte del artículo.

Especificidades de país ● Alemania: Si se puede aplicar la simplificación a la transacción triangular, entonces el código fiscal 512 -

Transacción triangular puede introducirse manualmente en la factura.

6.1.3.2.6 Impuestos sobre mercancías y servicios: Guía deconfiguración

En esta actividad de configuración puede crear y modificar parámetros necesarios para la determinación deimpuestos en procesos de ventas, compras y servicios, como por ejemplo, domicilios fiscales, conversiones demoneda, regiones con tratamiento fiscal especial, información de texto legal y códigos de impuestos. Estosparámetros los requiere el sistema para determinar impuestos exigibles de un documento empresarial.Para cumplir con los requisitos legales específicos de un país, se necesitan los tipos de conversión de moneda. Estoincluye la clase de tipo de cambio y las clases de conversión que deben utilizarse para convertir los importes deimpuesto de la moneda del documento a la moneda del informe.Para acceder a la actividad de configuración Actualizar partes implicadas, vaya al centro de trabajo Configuraciónempresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y hagaclic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación, la actividad Impuesto sobremercancías y servicios de la lista de actividades.

Requisitos previosHa finalizado la actividad Opciones de impuestos para compras de los procesos de compras.Para encontrar esta actividad, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectosde implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccionela fase Ajuste preciso y a continuación, la actividad Opciones de impuestos para compras de la lista de actividades.

Conceptos básicos

Determinación de impuestosComo regla, las empresas están obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran ovenden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Después de que se hayan suministrado los productos, los


impuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un cálculoautomático de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor añadido (IVA),impuesto sobre ventas y consumo, retención de impuestos. El sistema también proporciona una herramienta degestión de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos.Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 158]Determinación de impuestos[página 223].

Datos maestros para la determinación de impuestosPara obtener más información, consulte aquí [página 164].

Tareas

Definir tipo de conversión de moneda1. Para crear una nueva conversión de moneda, haga clic en Añadir fila .2. Seleccione el país para el cual el tipo de cambio es válido.3. Introduzca la fecha para el fin del período de validez para el tipo de cambio y el tipo de

conversión.4. Introduzca la clase del tipo de cambio utilizado, por ejemplo, el tipo de cambio histórico

y el tipo de cambio fijado por la normativa de la UME.5. SI es necesario, modifique el tipo de conversión que tiene por defecto en Valor medio

a o bien Valor de la oferta o bien Valor vendedor.6. Grabe las entradas.

Definir regiones con tratamiento fiscal especial1. Para definir una región con tratamiento fiscal especial, haga clic en Añadir fila .2. Seleccione el país de la región con tratamiento fiscal especial.3. Introduzca un código para la región con tratamiento fiscal especial.4. Introduzca una descripción para la región.5. Seleccione el estado de la región con tratamiento fiscal especial.6. Opcional: Bajo Detalles, introduzca el Código postal.7. Grabe las entradas.

Definir los esquemas de tipo impositivo1. Para definir tasas de impuesto y fechas de validez, haga clic en Añadir fila .2. Seleccione un país para el que desea crear un esquema de tipo impositivo.3. Seleccione los tipos de impuestos aplicables de los impuestos que deben declararse y

pagarse a las autoridades fiscales respectivas, como el impuesto sobre el valorañadido, el impuesto sobre ventas y consumo, y la retención de impuestos.

4. Seleccione el tipo de tasa de impuesto; por ejemplo, estándar, reducida o tasa deexención.

5. Introduzca la fecha a partir de la cual la tasa de impuesto es válida.6. Introduzca la tasa como un porcentaje.7. Grabe las entradas.


Definir frases estándar para información de textos legales

Se recomienda que cree una frase estándar específica de un país, ya que los motivosde exención pueden cambiar según el país. Si una frase estándar no está disponibleen el idioma requerido, en las facturas se imprime el texto en inglés. En esta vista sevisualizan todos los idiomas.Para introducir los textos legales para un idioma específico, debe iniciar la sesión enel sistema en el idioma correspondiente.

1. Para definir frases estándar para la información de texto legal, haga clic enAñadir fila .

2. Seleccione el país para el cual la información de texto legal es válida.3. Seleccione el tipo de impuesto aplicable para el cual se necesitan textos legales, como

por ejemplo, el impuesto sobre el valor añadido, el impuesto sobre ventas y consumo,y la retención de impuestos.

4. Seleccione el número del motivo de exención fiscal.5. Verifique la selección del campo Idioma. Este campo está preconfigurado según el

idioma en el que ha iniciado la sesión y debe corresponder al idioma del texto legal.6. Introduzca el texto legal explicando la base legal de la exención.

Este texto se incluirá en las facturas cuando sea necesario.7. Grabe las entradas.

Definir códigos de impuestoPara obtener más información, consulte aquí.

Actividades siguientesUna vez finalizadas estas tareas, le recomendamos revisar las tareas de las actividades específicas de país que seannecesarias para los países definidos en el alcance.

6.1.3.3 Determinación de impuestos: Estados Unidos

Aquí puede encontrar la información fiscal específica para los Estados Unidos.

Tributación de entregasLos impuestos sobre las entregas de materiales dentro de Estados Unidos se determinan en función de la legislacióndel estado de destino (entrega). Solo en el caso de California y Texas los impuestos de las entregas se establecenen función del estado de origen (procedencia). Los impuestos sobre prestaciones de servicios se determinan deacuerdo con la legislación del estado de destino.Puede añadir sus propias combinaciones en la configuración empresarial y decidir qué combinación se basa en elorigen o en el destino para una transacción intraestatal, lo que significa que tanto el punto de procedencia como elde destino se encuentran dentro del mismo estado de Estados Unidos. Para acceder a la actividad, diríjase al centrode trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de


implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación, la actividadImpuesto sobre mercancías y servicios: Estados Unidos de la lista de actividades.

EnlaceEl enlace es una conexión entre un contribuyente y un estado donde el contribuyente tiene que pagar impuestos.Las reglas para establecer la conexión entre las dos partes varían de un estado a otro. No obstante, con este enlaceel estado está obligado a recaudar el impuesto de ventas para las ventas.Por tanto, una venta dentro de un estado en particular sólo estará sujeta a impuestos en el sistema si la empresavendedora tiene enlace en el estado.Si el vendedor no tiene enlace, no se determinará ningún impuesto sobre la venta y el sistema asignará el código deimpuesto 507 – Venta no sujeta a impuesto según reglas de enlace al documento de ventas.Eso significa que la compañía vendedora emite una factura sin impuestos a causa del enlace. La transacción seregistra estadísticamente en el registro de impuestos.Si su empresa tiene enlace en un estado, debe tener preparadas las siguientes parametrizaciones:

● Haber creado una autoridad fiscal para ese estado en el centro de trabajo Gestión fiscal. Para obtener másinformación, consulte la Guía rápida para Autoridades fiscales (gestión fiscal).

● Haber creado entradas en el sistema para cada autoridad fiscal ante la cual se han presentado declaracionesde impuestos.

● Haber creado un acuerdo fiscal de la empresa para cada autoridad fiscal que sea relevante. ● Haber introducido un número de registro fiscal para el acuerdo fiscal de la empresa. Eso documenta que la

empresa está registrada en el estado donde está situada la autoridad fiscal, y proporciona la base de ladeterminación del enlace en la determinación de impuestos.

Si el acuerdo fiscal de empresa se ha creado correctamente para un estado, y se lleva a cabo una venta en dichoestado, la determinación de impuestos funciona tal como se describe en la Determinación de impuestos[página 158]Determinación de impuestos [página 223].

6.1.4 Determinación de retención de impuestos

ResumenUna empresa u otro tipo de organización realiza pagos a varias entidades durante un período contable. Estos pagosse pueden clasificar en dos tipos básicos según el lugar donde tienen inicio dentro de la organización:

● Pagos de nóminaPagos dentro de una organización, por ejemplo, a los empleados

● Pago de acreedoresPago a las organizaciones y los individuos externos a la empresa como proveedores, accionistas y titularesde deudas.

La retención ocurre en ambas categorías pero este documento trata únicamente las retenciones que se producencon respecto a los pagos de acreedores. Uno de los objetivos principales de la retención de impuestos en los pagosde acreedores es asegurar que se pague el impuesto sobre la renta a la autoridad fiscal por estos pagos querepresentan ingresos.

Base imponibleLa base imponible para la retención se encuentra determinada por leyes específicas de país.


● En los Estados Unidos y Francia, la base imponible es el importe pagado, incluidos los descuentos y elimpuesto sobre ventas y consumo o IVA.

● En el Reino Unido, la base imponible es el importe neto pagado de descuentos e impuestos. ● Otros países tienen reglas similares.

Imposición de retención de impuestosLa retención de impuestos se recauda de los pagos a proveedores o prestatarios de servicios pero cada país tieneleyes específicas que rigen el modo y tiempo para imponer impuestos a los pagos:

● En Francia y Estados Unidos, el proveedor sólo paga impuestos cuando no proporciona información sobreidentificación fiscal.

● En el Reino Unido, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se paga la factura. ● En China, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se recibe la factura. ● En India, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se recibe la factura o al momento

del pago, según lo que ocurra primero. ● En todos los casos, se debe entregar a la autoridad fiscal y al proveedor un informe de los importes pagados

a un proveedor por el período contable. Si se retienen impuestos, también es necesario informarlo a ambaspartes.

● Por lo general, los proveedores sujetos a la retención son las empresas no constituidas, las asociaciones ylos trabajadores autónomos, sobre todo, los extranjeros.

Mercancías y servicios imponiblesComo ocurre con la base imponible y la imposición de impuestos, la retención de impuestos sobre mercancías yservicios está determinada por reglas específicas de país. El importe umbral de impuestos y la imposición deretención de impuestos también depende de la fiscalidad de las mercancías y los servicios. Los pagos se clasificansegún las mercancías y los servicios subyacentes proporcionados por el proveedor.

Cálculo de retención de impuestosResumenNo todas las transacciones están sujetas a la retención de impuestos. La retención de impuestos se aplica si secumplen las siguientes condiciones:

● El comprador (la empresa de compra) está obligada por ley a aplicar la retención ● El proveedor está sujeto a la retención ● El producto es relevante para la retención

Como resultado, los siguientes objetos de datos maestros contienen atributos específicos para la retención deimpuestos:

● Acuerdo fiscal de empresa ● Proveedor ● Producto

Atributos en detalleElementos de datos maestros necesarios


Objeto dedatosmaestros

Elementos de datosmaestros Descripción

Autoridadfiscal/Acuerdofiscal deempresa

Indicador de retención deimpuestos

Si el indicador está seleccionado, la empresa aplicará la retención de impuestoscuando corresponda.

Proveedor Código de paísCódigo de tipo de impuestoCódigo de tipo de tasa deimpuesto

Si no se determina ninguna entrada para un país, esto implica que el proveedorno está sujeto a la retención.Un código de tipo de tasa de impuesto puede estar asignado a un país y tipo deimpuesto en particular. En este caso, el proveedor está sujeto a la retención.En la mayoría de los casos, sólo hay un código de tipo de tasa de impuestodisponible ya que las tasas de retención de impuestos no dependen delproveedor.En algunos países, existen retenciones de impuestos en las cuales la tasa estáinfluenciada por el proveedor. En este caso, hay varios códigos de tipo de tasade impuesto disponibles.

Producto Código de paísCódigo de tipo de impuestoRetención de impuestosCódigo de tipo de ingresos

Un producto sólo está sujeto a la retención de impuestos si se proporciona unaclasificación.

Términos y definiciones ● Tipo de ingresos

Clasifica las mercancías y los servicios a informar en las ubicaciones adecuadas de los formularios requeridoslegalmente. La tasa de retención de impuestos se puede almacenar en el tipo de impuesto sobre la renta perotambién en el proveedor, según las normas del país.

● Árbol de decisión fiscalLa funcionalidad de la solución que determina el Evento fiscal depende de los parámetros y los atributosrecibidos por parte de las aplicaciones de llamada, como la gestión de relación con proveedores con facturasentrantes y pagos de salida relacionados.

● Código de tipo de tasa de impuestoUn código que representa el tipo de tasa de impuesto como se encuentra definido por ley para la clasificaciónde tasas de impuesto. Una tasa de impuesto específica deriva del Código de tipo de tasa de impuesto que estáen relación con la entrada de la aplicación de llamada, por ejemplo, la factura de proveedor.

● Tipo de impuestoUn atributo específico del Evento fiscal determinado por el Árbol de decisión fiscal. Esto representa el tipo deimpuesto que se calcula y es específico de país. La retención de impuestos es un ejemplo de tipo de impuesto.

● Código de tipo de evento de retención de impuestosSe utiliza en el cálculo de impuestos para determinar el tipo y la tasa del impuesto que corresponde ydetermina cómo y cuándo se informan y se pagan los impuestos a las autoridades fiscales.

Requisitos previosPara que sea posible contabilizar la retención de impuestos e informar de los importes al proveedor y a lasautoridades fiscales, el sistema propone un código de retención de impuestos en el documento de compras pararepresentar el evento fiscal, el tipo de tasa de impuesto y el tipo de ingresos. El código de retención de impuestospermite al sistema calcular el importe del impuesto. Puede seleccionar un código de retención de impuestos distintopara reemplazar el propuesto por el sistema, si es necesario.Además, debe consultar las siguientes entradas y verificar si se adaptan a sus necesidades:

● Autoridad fiscal de la empresa que está sujeta a la retención de impuestos


● Acuerdo fiscal de empresaHay un indicador de retención de impuestos que debería estar indicado para la empresa en particular

● Se deben introducir los diversos números de identificación fiscal que se utilizan para los informes ● Proveedor

El registro maestro de proveedor indica si el proveedor está sujeto a la retención de impuestos. En algunospaíses aquí también se especifica la tasa de impuesto

● ProductoEl registro maestro de producto indica si el producto está sujeto a la retención de impuestos. Aquí se almacenael código de ingresos, el cual describe los tipos de servicios o materiales. Si no fue especificado por elproveedor, sobre la base del código de ingreso, se especifica la tasa de impuesto.

Flujo de procesoEl flujo de proceso para la retención de impuestos describe el proceso continuo de cálculo de impuestos, en el cualse retienen los impuestos al momento de la creación de la factura o del pago y se remite a la autoridad fiscal. Duranteeste proceso, usted trabaja con los centros de trabajo Facturación de proveedores y Mantenimiento sociocomercial.

1. Usted recibe una factura del proveedor, por ejemplo, para la entrega de mercancías, e introduce estos datosen el sistema.

2. El sistema verifica en el registro de datos maestros de proveedor si se introdujo el tipo de tasa de impuestopara la retención de impuestos. Si no hay ningún tipo de tasa de impuestos, el sistema no calcula una retenciónde impuestos para la factura de proveedor.

3. Luego, el sistema verifica en los datos maestros de producto si se introdujo un tipo de ingresos. Si este no esel caso, el sistema no calcula una retención de impuestos para el documento de compra. Si se actualizó untipo de ingresos, el sistema continúa con el paso siguiente.

4. El sistema determina el evento fiscal mediante el árbol de decisión de retención de impuestos del paísrelevante.

5. El sistema verifica el evento fiscal para determinar si la combinación de proveedor y producto está sujeta ala retención de impuestos o no. Si la combinación está sujeta a la retención de impuestos, el sistema continúacon la siguiente etapa.

6. En este momento, el sistema introduce el código de retención de impuestos relevante en el documento decompra. Se trata de una combinación de tipo de tasa de impuestos, tipo de ingresos y evento fiscal. El sistemacalcula el importe de la retención de impuestos basado en esta combinación. La tasa de impuesto está basadaen los siguientes parámetros y depende del país relevante: ● Tipo de ingresos y tipo de tasa de impuestos ● Tipo de ingresos y porcentaje

6.1.5 Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación deproveedores

ResumenCuando recibe una factura de proveedores por servicios, parte del importe de impuestos se puede usar como créditode impuestos para sus obligaciones fiscales. Si aplica un esquema de aplazamiento de impuestos, no puede deducireste crédito fiscal de sus obligaciones fiscales hasta que pague su factura. Este proceso de aplazamiento deimpuestos se aplica a algunos países como Francia e India.


Si su empresa paga solamente parte del importe de la factura, el impuesto aplazado a pagar es la proporción delimporte pagado de la factura. Por ejemplo, si su empresa paga un tercio del importe bruto de la factura al proveedor,su empresa está autorizada a reclamar un tercio del importe de impuesto de esta factura como crédito fiscal.

En India, no puede reclamar el crédito fiscal para un impuesto aplazado en una factura hasta que no pagatoda la factura.

Requisitos previosTiene establecida la casilla de selección Autorización para diferir impuestos para sus proveedores en Francia quetienen autorización para diferir impuestos. En el centro de trabajo Base de proveedores, seleccione la vistaProveedor, a continuación, seleccione el proveedor de la tabla y seleccione Editar General para visualizar lapantalla de edición del proveedor.

Flujo de procesoEl flujo de procesos para el pago diferido de impuestos se describe a continuación.

1. Usted recibe un documento de facturación (por ejemplo, una factura o una nota de crédito) de su proveedor.2. El contable introduce el documento de facturación en el sistema.

El sistema propone valores estándar para el estado diferido de cada partida individual en un documento defacturación. Sin embargo, si está creando un documento de facturación partiendo de un documento anteriorcomo un pedido, el sistema transfiere los estados de las casillas de selección de aplazamiento de impuestosdel documento anterior al documento de facturación. Puede modificar estos valores si es necesario.

En India, el sistema marca la casilla de selección de aplazamiento de impuestos para todas lasposiciones de servicios en la factura y no se puede modificar esta parametrización. Sin embargo,puede verificar el estado de esta casilla de selección en las facturas en Visualizar todo Posiciones Impuestos .

3. El contable contabiliza el documento de facturación.El sistema contabiliza el documento de facturación en el libro mayor.

Como el impuesto asociado a las posiciones diferidas no está disponible aún como crédito de IVAsoportado para la empresa, el sistema no puede contabilizarlo en la cuenta de IVA soportado. Porlo tanto, por el momento, se contabiliza en una cuenta separada para impuesto diferido.

4. El proveedor transfiere el documento de facturación a su empresa y su empresa la procesa de la siguientemanera: ● Para una factura, su empresa realiza un pago y el contable lo registra en el sistema.

El sistema transfiere el importe del impuesto desde la cuenta de impuesto diferido a la cuenta de IVAsoportado habitual.Cuando el sistema prepara la declaración de impuestos al final del período actual, los impuestos diferidosse vuelven disponibles como créditos fiscales en el período del informe actual.

● En el caso de una nota de crédito, su empresa registra este importe de crédito para usarlo en pagosposteriores.


6.1.6 Determinación de cuentas automática

ResumenAl registrar una transacción comercial, no es necesario introducir cuentas de mayor. Las cuentas de mayor sedeterminan automáticamente por medio de la determinación de cuentas.

Supongamos que desea registrar una factura de proveedor para un pedido. Se introduce el pedido en elsistema como referencia. Basándose en este pedido, el grupo de determinación de cuentas se almacenaen los datos maestros de material. Para este grupo de determinación de cuentas, el sistema deriva de losdatos de configuración la cuenta de mayor en la que se ha realizado la contabilización.

Requisitos previosPara permitir que el sistema determine la cuenta de mayor correcta para una transacción empresarial en particular,el sistema utiliza las opciones predefinidas para la determinación de cuentas. Puede visualizar y editar estasopciones.Para obtener más información, consulte Definir determinación de cuentas para cada libro auxiliar.

Proceso de determinación de cuentas para una transacción comercialLa manera como se determinan las cuentas de mayor para las transacciones comerciales individuales tambiéndefine la interacción entre las diferentes asignaciones en la configuración empresarial y los datos maestros. Alregistra una transacción comercial, el sistema selecciona las cuentas de mayor asignadas según los datos maestros,los grupos de determinación de cuentas y el perfil de determinación de cuentas. El proceso de determinación decuentas generalmente se mostrará de la siguiente manera:Como se describe en el diagrama superior, el proceso de contabilización de una transacción comercial es comosigue:

1. Creación de la transacción comercialEl sistema introduce manualmente o genera automáticamente la transacción empresarial (como en unaejecución de factura o de pagos pendientes). Se puede introducir o generar la transacción empresarial endiferentes centros de trabajo. Una transacción comercial siempre contiene detalles en relación a laempresa< relevante, los datos maestros implicados y los importes a contabilizar.

2. Determinación de grupos de determinación de cuentasEl sistema deriva los grupos de determinación de cuentas correspondientes de los datos maestros incluidosen la transacción comercial.

3. Determinación de sistema contable, plan de cuentas y perfiles de determinación de cuentas ● El sistema determina qué sistemas contables utiliza la empresa especificada en la transacción comercial. ● A partir de los sistemas contables, el sistema determina qué planes de cuentas se utilizan. ● El sistema determina qué perfiles de determinación de cuentas utiliza la empresa para los sistemas

contables.4. Determinación de cuentas

El sistema utiliza los grupos de determinación de cuentas y posiblemente otros factores (como la monedade la transacción comercial) para determinar las cuentas de mayor almacenadas en el perfil de determinaciónde cuentas.


5. ContabilizaciónPara cada sistema contable, el sistema crea un asiento contable con las partidas individuales que contienenlas cuentas de mayor determinadas. La estructura del asiento contable está predefinida en el sistema.

Para obtener más información, consulte Configuración empresarial de determinación de cuentas para unatransacción comercial.Hay reglas o excepciones de determinación adicionales para cada transacción comercial individual. Para una facturade texto libre de proveedor, por ejemplo, debe introducir el grupo de determinación de cuentas indirectamentecuando registra la transacción comercial. Para contabilizaciones salariales en centros de coste, los datos maestrosno tienen ningún efecto en la determinación de cuentas.Para obtener información detallada acerca de la configuración de la determinación de cuentas para transaccionesempresariales en particular, consulte Documentación sobre la determinación de cuentas especial.

6.1.7 Flujo de documentos a contabilidad

ResumenUna tarea de finanzas importante es registrar, valorar y actualizar los datos de las transacciones empresariales, Estotiene lugar mediante asientos contables.Asientos contablesCada transacción empresarial que afecta valores genera un asiento contable [página 186]asiento contable[página 234] en contabilidad. Los asientos contables siempre se generan automáticamente, no los puede crearmanualmente. Los asientos contables se generan a partir de documentos originales, documentos de asientoscontables y ejecuciones de valoración.Documentos originalesLa mayoría de transacciones empresariales que afectan a contabilidad se originan en las aplicaciones operativas enforma de documentos como pueden ser facturas de proveedor, confirmaciones de servicio y pagos. Dado que losasientos contables se basan en estos documentos, se les denomina documentos originales.Documentos de asientos contablesCon el fin de realizar asientos contables de ajuste, por ejemplo, puede crear asientos contables directamente encontabilidad con documentos de asientos contables en la vista Documentos de asientos contables.Ejecuciones de valoraciónLas ejecuciones de valoración (como las de depreciación) también generan asientos contables. Se crean ejecucionesde valoración en los distintos libros de contabilidad durante el cierre de fin de período.

La función de flujo de documentos ilustra de forma gráfica de qué modo los asientos contables estánrelacionados con los documentos originales, los documentos de asiento contable y las ejecuciones devaloración que los generan.


Flujo de documentos a contabilidad

6.1.8 Asientos contables

ResumenCada transacción comercial que afecte a la contabilidad se registra como asiento contable. Los asientos contablessiempre se generan automáticamente, no los puede crear manualmente.Los asientos contables pueden basarse en documentos originales, documentos de asientos contables y ejecucionesde valoración:

● Documentos originalesTransacciones comerciales de registros de documentos fuente iniciados en áreas de aplicación fueraContabilidad financiera y de gestión como facturas de proveedor, facturas de clientes y pagos.Para visualizar documentos originales, abra la vista Documentos originales.

● Documentos de asiento contableLas transacciones comerciales de bonos de asiento contable introducidas directamente en Contabilidad degestión y financiera como entradas de ajuste.


Para visualizar los documentos de asientos contables, abra la vistaDocumentos de asientos contables. ● Ejecuciones de valoración

Las ejecuciones de evaluación generan asientos contables para tareas periódicas en Contabilidad de gestióny financiera como la ejecución de depreciación, la ejecución de bono de asiento contable recurrente o laejecución del método de conversión de moneda extranjera.Para visualizar los asientos contables desde una ejecución de valoración, abra la vista asociada para laejecución de valoración.

Lógica de contabilizaciónEl principio básico de la contabilización es que el débito debe ser igual que el crédito. Un asiento contable no secontabiliza hasta que el total de todas las entradas de débito sea igual al total de todas las entradas de crédito.Para permitir la contabilidad paralela , puede crear un sistema contable para cada principio de contabilidad y asignarsus empresas al sistema contable que desean usar. Cuando se generan asientos contables, el sistema contableaparece de la siguiente manera:

● Cuando graba un documento original en una de las aplicaciones operacionales, el sistema envía los datoscontables en el documento a la contabilidad en la forma de una transacción comercial Si utiliza contabilidadparalela, se genera automáticamente un asiento contable en cada uno de los sistemas contables.

● Puede especificar un sistema contable al crear un documento de asiento contable. En este caso, el asientocontable se crea únicamente en ese sistema contable. Si no especifica un sistema contable particular, elsistema crea un asiento contable en cada uno de los sistemas contables de la empresa.

● Puede especificar un sistema contable al crear una ejecución de valoración. En este caso, los asientoscontables se crean únicamente en ese sistema contable. Si no especifica un sistema contable, la ejecuciónde valoración se ejecuta para todos los sistemas contables. Esto significa que se generan asientos contablesen cada sistema contable asignado a la empresa.

En todos los casos mencionados anteriormente, se producen derivaciones y valoraciones que puede influirparcialmente en la configuración.Para obtener más información, consulte: Creación automática de asientos contablesEl siguiente diagrama refleja el proceso de creación de un asiento contable.

Creación de asientos contables

Estructura de asientos contablesCada asiento contable tiene la misma estructura.Consta de una cabecera de asiento contable que almacena la información que se aplica al asiento contable en sutotalidad. Esto incluye lo siguiente:


● Tipo de asiento contableEl tipo de asiento contable clasifica el asiento contable y controla la asignación de IDs de asientos. SAP entregalos tipos de asientos contables para todos los tipos de transacciones comerciales.Para obtener más información, consulte Tipos de asiento contable y rangos de números.

● Fecha de documentoLa fecha del documento es la fecha de la transacción del documento original, como la fecha de la factura. Sino hay una fecha de disponible, se aplica la fecha de entrada.

● Fecha de contabilizaciónLa fecha de contabilización es la fecha para la cual se registra la información del documento original en lacontabilidad. La fecha de contabilización se usa para obtener el ejercicio fiscal y el período contable. Antesde la contabilización, el sistema verifica si el período está abierto.Para obtener más información, consulte Derivación de la fecha de contabilización.

Un asiento contable también contiene partidas individuales. Las partidas individuales son las posiciones valoradasdel documento original y siempre contienen las líneas de débito y crédito, además de las cuentas.

Excepción: Algunas transacciones comerciales contienen partidas individuales resumidas que no sonrelevantes para el libro mayor. Estas partidas individuales no aparecen en el asiento contable. Para obtenermás información, consulte: Contabilizaciones no relevantes para el libro mayor.

Consulte tambiénDocumentos de asientos contablesDocumentos originalesEjecuciones de valoración

6.1.9 Anulación de asientos contables

ResumenNo es posible anular asientos contables directamente. Si desea anular un asiento contable, necesita anular eldocumento fuente, el documento de asiento contable o la ejecución de valoración que ha generado la entrada.Si se anula un documento fuente, un documento de asiento contable o una ejecución de valoración:

● El documento fuente, documento de asiento contable o ejecución de valoración recibe el estado Anulado. ● Por cada asiento contable original se genera un asiento contable de anulación en todos los sistemas contables

afectados. ● Cada asiento contable anulado recibe el estado Anulado y una referencia a la entrada de diario anulada.

Requisitos previos ● Los tipos de asiento contable para los asientos contables de anulación están predefinidos por SAP y no se

pueden modificar. ● A cada tipo de asiento contable se le asigna un tipo de asiento contable de anulación. Esta asignación también

está predefinida por SAP y no se puede modificar. ● Se han asignado rangos de números a los tipos de asientos contables para anulaciones.

Para obtener más información, consulte Tipos de asiento contable y rangos de números.


Creación automática de asientos contables de anulaciónEl sistema genera asientos contables de anulación de forma similar a la creación automática de asientos contables.Existen las diferencias siguientes:

● El tipo de asiento contable del asiento contable de anulación es el mismo que el tipo de asiento contable delasiento contable que se va a anular.

● La fecha de contabilización de anulación por defecto propuesta por el sistema es la fecha de contabilizaciónde los asientos contables que se van a anular. Puede modificar la fecha de contabilización de anulaciónmanualmente.

● Por cada partida individual del asiento contable que se va a anular se genera una partida individual deanulación. El sistema se asegura que no se haya anulado ninguna partida individual. Las partidas individualesanuladas reciben la etiqueta Anulado.En las parametrizaciones para los sistemas contables y la empresa se ha especificado si se permiten lascontabilizaciones negativas. ○ Si se permiten contabilizaciones negativas, el sistema contabilizará las partidas individuales en la misma

parte de la cuenta que la partida individual que se va a anular, pero con importes negativos. ○ Si no se permiten contabilizaciones negativas, el sistema contabilizará las partidas individuales en la

misma parte de la cuenta que la partida individual que se va a anular, pero con importes negativos. ● La cabecera de los asientos contables de anulación contiene referencias a los asientos contables de anulación

y datos adicionales sobre la anulación (como por ejemplo la fecha de anulación).

Consulte tambiénCasos especiales de anulaciónAsientos contables [página 186]Asientos contables [página 234]

6.2 Vista tareas

6.2.1 Guía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores)

La vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores le ofrece un resumen de todas las tareas de Gestiónde tareas empresariales abiertas (BTM) y todos los documentos de facturación que aún no se han contabilizado. Lavista siempre visualiza la carga de trabajo actual, ya que el sistema automáticamente elimina las tareas BTMfinalizadas de la lista de trabajo y traslada documentos contabilizados e invalidados a la vista Facturas y notas decrédito.En Visualizar puede visualizar las listas filtradas para tareas pendientes BTM y documentos de facturación que aúndeben procesarse.Las listas siguientes están disponibles:

● Tareas abiertasLas siguientes tareas BTM existen para los documentos de facturación: ○ Clarificar excepciones para factura de proveedor

Para obtener más información, véase Clarificar excepciones de factura de proveedor [página 200].


○ Finalizar factura de proveedorPara obtener más información, vése Completar factura de proveedor [página 201].

○ Revisar factura de proveedorPara obtener más información, consulte Revisar factura de proveedor [página 202].

○ Verificar facturas de aduana para factura de proveedor canceladaPara obtener más información, véase Verificar facturas de aduana para factura de proveedor cancelada[página 202].

○ Cancelar factura si es necesario; documento de compras anterior canceladoPara más información, véase Cancelar factura en caso necesario; Documento de compra previocancelado [página 203].

○ Cancelar factura si es necesario; documento de compras anterior modificado o bloqueadoPara más información, véase Cancelar factura en caso necesario; Documento de compra previocancelado o bloqueado [página 204].

● Documentos con excepcionesCuando un usuario crea un documento de facturación manualmente y hace clic en Verificar o

Contabilizar , o cuando el sistema recibe un documento de facturación como mensaje B2B, el sistema verificalos datos y, en caso necesario, crea excepciones para errores en función de las parametrizaciones en laconfiguración empresarial. El sistema añade los documentos de facturación con errores a esta lista y crea latarea Clarificar excepciones para la factura de proveedor. Para contabilizar una factura, en primer lugar debeclarificar todas las excepciones.Para obtener más información, véase Clarificar excepciones de factura de proveedor [página 200].

MéxicoLas facturas de México y las notas de crédito siempre se añaden a la lista Documentos conexcepciones una vez se ha cargado el fichero XML con la información de su proveedor de México alsistema SAP Business ByDesign, utilizando para ello la ejecución de la entrada del fichero del centrode trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios. Los documentos de facturación siempre tienen, comomínimo, una excepción de factura (Información interna errónea/falta) ya que la asignación de cuentano es parte del fichero XML proporcionado.Para obtener más información acerca de los documentos de facturación de México, véaseProcesamiento de facturas: México.

● Documentos en preparaciónCuando un usuario graba un borrador incompleto de un documento de facturación, el sistema lo añade a estalista y crea la tarea Factura del proveedor completa.Para obtener más información, vése Completar factura de proveedor [página 201].

● Documentos listos para contabilizarCuando un usuario que no está autorizado a contabilizar documentos de facturación hace clic en

Contabilizar , o bien cuando un usuario graba un documento de facturación que está finalizado y no contieneerrores, el sistema añade el documento a esta lista y crea la tarea Factura del proveedor completa.Para obtener más información, vése Completar factura de proveedor [página 201].

● Documentos en aprobaciónDependiento de los parámetros de la configuración empresarial, el sistema envía un documento defacturación para autorización anterior al pago, lo añade a esta lista y crea la tareaAutorizar factura deproveedor, la cual el gestor o el autorizador alternativo recibe en la vista Autorizaciones del centro de trabajoGestión de mi área. El sistema contabiliza los documentos aprobados e invalida los documentos rechazadosde forma automática.Para obtener más información, consulte Autorizar factura de proveedor.

● Documentos examinados en proceso


Cuando una factura examinada o nota de crédito se cre automáticamente utilizando la ventana decolaboración SAP, el documento tiene o el estado Listo para contabilizar, En Proceso o Excepción (cuando elsistema no pudo recuperar toda la información del documento examinado). Para que su uso sea fácil, elsistema añade el documento a esta lista y crea la tarea Finalizar factura del proveedor o Clarificar excepcionespara facturas del proveedor.El sistema también añade el documento a la lista Documentos listos para contabiblizar o a la lista Documentoscon excepciones.Para obtener más información, véase Cargar facturas de proveedor examinadas mediante el servicio de cargaautomática.

● Documentos contabilizados con falta de entregaEsta lista visualiza documentos con posiciones cuyas cantidades exceden la que es entregada. Algunasposibles razones son la falta de entrega, la cantidad entregada fue reducida o la entrega se canceló despuésde la contabilización del documento. Como resultado, el sistema crea para estos documentos las excepcionesVariación de cantidad o Falta documento de entrada o devolución. Los contadores pueden aclarar lasexcepciones al contabilizar la entrega faltante, al cancelar el documento o al solicitar una nota de crédito alproveedor. Si no desea realizar un seguimiento de las excepciones, puede eliminar los documentos de estalista al hacer clic en el botón Eliminar factura de las facturas contabilizadas con lista de entregas que falta en lapantalla de excepción.

● Todos los documentos en procesoEsta lista visualiza todos los documentos que no se han contabilizado aún.


Conceptos básicos

Gestión de tareas empresarialesGestión de tareas empresariales (BTM) garantiza que las actividades relacionadas con un proceso empresarial desu organización se completen para cumplir los objetivos empresariales definidos. Mediante el uso de BTM, el sistemadirige el trabajo de los usuarios y les permite recibir, gestionar y completar de forma eficiente posiciones de la gestiónde las tareas empresariales relacionadas con un proceso empresarial. El sistema crea posiciones de gestión detareas empresariales cuando requiere información de un usuario sobre un documento comercial relacionado. Estasposiciones se crean para que los usuarios puedan verificar, modificar y poner en claro información, completarposiciones o tomar decisiones como parte del proceso empresarial.Para obtener más información, consulte Gestión de tareas empresariales [página 194].

Gestión de excepcionesEl centro de trabajo Facturación a proveedores permite la verificación de facturas que incluye la gestión deexcepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crédito, una factura de aduana o undébito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datoscon cualquier otro documento de compra anterior.La gestión de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificación aconsecuencia de uno o más mensajes de error. En función del tipo de excepción, se especifica el proceso declarificación y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepción. El proceso de clarificación siempre


se registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor sepuede enviar a Finanzas para su contabilización.Para obtener más información, véase Gestión de excepciones [página 197].

Tipos de factura de proveedorEn el centro de trabajo Facturación de proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales pararegistrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturación de proveedores puedebasarse en la documentación subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, así como lastransacciones independientes.Para obtener más información, consulte Tipos de factura de proveedor [página 152].

Verificación de factura de proveedorSegún sus requisitos empresariales, pueden procesarse distintos tipos de facturas de proveedor, como facturas onotas de créditos. En la mayoría de los casos, las facturas de proveedor vienen precedidas por procesos de compray seguidas de procesos como pagos, gestión de pagos y libro mayor. Este proceso le describe cómo introducirmanualmente en el sistema facturas de proveedores con referencia a documentos anteriores tales como pedidos,entradas de mercancías y servicios, entregas entrantes o contratos de compra.

Si su empresa no ingresa en el sistema pedidos, entradas de mercancías y servicios, u otros documentosde compras precedentes, este proceso no es relevante para sus necesidades.

Para obtener más información, consulte Verificación de factura de proveedor [página 155].





Tareas

Clarificar excepciones para factura de proveedorPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 200].

Finalizar factura de proveedorPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 201].

Revisar una factura de proveedorPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 202].

Verificar facturas de aduana para factura de proveedor canceladaPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 202].

Cancelar una factura si es necesario; documento de compras anteriorcanceladoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 203].

Cancelar una factura si es necesario; documento de compras anteriormodificado o bloqueadoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 204].

Crear una tarea, notificación o alertaPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 205].

Crear una solicitud de aclaraciónPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 207].

Exportar tareas y documentos a Microsoft ExcelPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 209]aquí[página 258].



6.2.2.1 Gestión de tareas empresariales

ResumenGestión de tareas empresariales (BTM) garantiza que las actividades relacionadas con un proceso empresarial desu organización se completen para cumplir los objetivos empresariales definidos. Mediante el uso de BTM, el sistemadirige el trabajo de los usuarios y les permite recibir, gestionar y completar de forma eficiente posiciones de la gestiónde las tareas empresariales relacionadas con un proceso empresarial. El sistema crea posiciones de gestión detareas empresariales cuando requiere información de un usuario sobre un documento comercial relacionado. Estasposiciones se crean para que los usuarios puedan verificar, modificar y poner en claro información, completarposiciones o tomar decisiones como parte del proceso empresarial.

Categorías de posiciones de Gestión de tareas empresarialesCada posición de gestión de tarea empresarial se crea según un tipo de tarea predefinido en el sistema. El tipo detarea define un conjunto de propiedades de la posición de gestión de tarea empresarial, como la categoría, tipo dedocumento comercial, prioridad, distribución del trabajo y fechas de entrega. El sistema crea posiciones de gestiónde tareas empresariales basado en una de las siguientes categorías de tipo de tarea:

Tarea

Unidad de trabajo asignada a un usuario o grupo de usuarios.

Alerta

Tarea con la prioridad más alta posible que requiere la acción inmediata del usuario.

Notificación

Elemento informativo que generalmente no requiere ninguna acción del usuario.

Aclaraciones

Tarea creada manualmente cuando un usuario le pide a otro más información sobre un documento comercial o unaposición de gestión de tareas empresariales, y la respuesta al pedido. Es un proceso flexible de preguntas yrespuestas.


Tarea automática

Tarea técnica que se utiliza para realizar una acción en un documento comercial. Se crea automáticamente cuandoun documento comercial anterior del proceso la desencadena. No se necesita ninguna acción del usuario ya que laacción necesaria se genera automáticamente con el proceso empresarial anterior. Las tareas automáticas noaparecen en las listas de trabajo de los usuarios empresariales.

Casos de uso de las posiciones de Gestión de tareas empresariales

NotificacionesSe envía una notificación para informar al usuario sobre pasos de procesos anteriores que se han realizado en elsistema o sobre hitos especiales que se han alcanzado en un proceso empresarial. Ni el usuario ni el sistema tienenque realizar alguna actividad para mantener el proceso empresarial en funcionamiento. Las notificaciones siempreaparecen en la subvista Entrada, ubicada en la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal del usuario.Si el usuario confirma las notificaciones, se eliminan de la bandeja de entrada. Si el usuario no las confirma, caducanuna vez que pasa el tiempo especificado. Por ejemplo, Notificación de aprobación de solicitud de ausencia.

VerificacionesUna tarea de verificación se crea para informar al usuario que verifique que el proceso empresarial previo se realicecomo se espera. La configuración del sistema no permite suprimir este elemento. Es posible que sea necesariocompletar estas tareas de forma manual. Las tareas de verificación aparecen en las listas de trabajo de los usuarioscomo tareas. Por ejemplo, Verificación de confirmación de pedido divergente.

EscalacionesLas tareas de escalación se crean para incluir a un empleado superior en un proceso empresarial si están en riesgolas fechas de entrega. La escalación no interrumpe el proceso empresarial ya que se crea aparte de la tarea original.Una vez que se completa la tarea original, la escalación se cierra automáticamente. Las escalaciones puedenaparecer en cualquier lista de tareas y generalmente se asignan a los empleados más senior. Las tareas de escalaciónse pueden identificar en el sistema según su asunto, que comienza con Escalación: o Atrasado:. Por ejemplo,Atrasado: Completar datos de remuneración.

DecisionesSe crea una tarea de decisión cuando hay por lo menos dos alternativas posibles para continuar un procesoempresarial. El sistema espera a que el usuario tome una decisión antes de continuar el proceso empresarial. Estastareas generalmente aparecen en la lista de trabajo del centro de trabajo del usuario. Se cierran automáticamenteuna vez que se realizan los cambios necesarios en el documento comercial al que hace referencia la tarea. Adiferencia de las aclaraciones, las modificaciones y los cierres, las tareas de decisión sólo permiten que los usuariosejecuten acciones específicas pero no les dan acceso a la modificación de otros atributos del documento comercial.Las tareas de aprobación son un tipo de tareas de decisión que se utiliza en escenarios de aprobación. Por ejemplo,Aprobación de solicitud de ausencia.

Tarea de aclaraciónEl sistema crea tareas de aclaración cuando se interrumpe el proceso empresarial porque los datos disponibles delpaso siguiente del proceso no concuerdan con los requisitos. Por ejemplo, si el valor de un campo obligatorio no escorrecto. El sistema crea una tarea de aclaración para avisar al usuario que revise los datos. Estas tareasgeneralmente aparecen en las listas de trabajo de los centros de trabajo. Se cierran automáticamente una vez que


se realizan los cambios necesarios en el documento comercial al que hace referencia la tarea. Por ejemplo, Aclaraciónde Excepciones de factura de proveedor.

ModificacionesSe crean tareas de modificación si los datos necesarios para ejecutar un paso del proceso empresarial estándisponibles pero es necesario modificarlos. Estas tareas generalmente aparecen en la lista de trabajo del centro detrabajo del usuario. Se cierran automáticamente una vez que se realizan los cambios necesarios en el documentocomercial al que hace referencia la tarea. Un ejemplo de tarea de modificación es la solución de inconsistencias enlos datos de producto en una solicitud de compra.Las tareas de revisión son un tipo de tareas de modificación que se utiliza en escenarios de aprobación. Por ejemplo,Revisión de carrito de compras.

CierresSe crean tareas de cierre si los datos necesarios para ejecutar un paso posterior del proceso empresarial soncorrectos pero están incompletos, y, por lo tanto, es necesario completarlos. Estas tareas generalmente aparecenen la lista de trabajo del centro de trabajo del usuario. Se cierran automáticamente una vez que se realizan loscambios necesarios en el documento comercial al que hace referencia la tarea. Por ejemplo, Cierre de pedido.

Asignación de posiciones de Gestión de tareas empresarialesEn SAP Business ByDesign, los procesos empresariales están lo más automatizados posible. El trabajo restante querequiere la interacción del usuario con el sistema se asigna automáticamente a las personas responsables que sedeterminen.El sistema utiliza el modelo de trabajo basado en excepciones para asignar posiciones de gestión de tareasempresariales a los usuarios y les proporciona listas de trabajo. Esto garantiza que los documentos comerciales querequieren la acción del usuario se asignen al usuario según excepciones predefinidas del proceso automatizado.Para asignar posiciones de gestión de tareas empresariales a los usuarios, el sistema distribuye la carga de trabajobasado en lo siguiente:

● El tipo de posición de gestión de tarea empresarial. ● Distribución de trabajo definida durante la configuración organizativa. ● Cualquier regla de distribución de trabajo del empleado definida. ● Los derechos de acceso del usuario.

Para obtener más información, consulte Distribución de trabajo.Una lista de trabajo de centro de trabajo muestra todas las posiciones asignadas a un usuario. Los centros de trabajo,incluido el centro de trabajo Principal, le proporcionan al usuario un resumen de la carga de trabajo del contextocomercial del centro de trabajo. El sistema prioriza las tareas de la lista de trabajo, lo cual proporciona a los usuariosuna orientación, para el trabajo diario, sobre qué tarea se debe completar primero.

Procesamiento de posiciones de Gestión de tareas empresarialesUna vez asignadas las posiciones de gestión de tareas empresariales, los usuarios procesan las posiciones paraasegurar el flujo del proceso empresarial.Para obtener más información, consulte:Utilización de tareas, notificaciones y alertas [página 205]Utilización de solicitudes de aclaración [página 207]

Las tareas se pueden completar tanto automáticamente, según una lógica empresarial definida, comomanualmente, por medio del usuario.


● Tareas automáticasLa mayoría de las tareas se definen con una condición de compleción automática relacionada a la lógicaempresarial definida. Una vez que se cumple la condición, el estado de la tarea se establece automáticamenteen Completada.Por ejemplo, cuando un jefe recibe una tarea de Aprobación de solicitud de ausencia abierta, generalmentela aprueba y el estado de la solicitud se establece en Aprobada. Cuando un jefe aprueba la solicitud, la tarease cierra automáticamente, el estado se establece como Completada, y desaparece de la lista de trabajo deljefe.

● Tarea manualSi no se define una condición de compleción automática, las tareas se deben completar manualmente. Luegode realizar las acciones necesarias en el documento comercial relacionado a la tarea, el usuario completa lastareas correspondientes haciendo clic en Completada. Esta acción cambia el estado de la tarea aCompletada y desaparece de la lista de tareas abiertas. Los usuarios también pueden ver las tareascompletadas. En la vista Bandeja de entrada del centro de trabajo de la vista Trabajo en el centro de trabajoPrincipal seleccione la opción Artículos cerrados de la lista desplegable Mostrar.

● Confirmar notificacionesLas notificaciones se confirman en vez de completarse. Se pueden confirmar haciendo clic en Confirmar paraindicar que se ha leído la notificación. Esta acción cambia el estado de la notificación a Confirmada ydesaparece de la lista de trabajo.Si la notificación se envió a varios usuarios, sólo se completa una vez que todos los usuarios la hayanconfirmado.Si el usuario no confirma una notificación manualmente, se elimina de la lista de trabajo cuando se cumplesu fecha de vencimiento. El hecho de que una notificación se tenga que confirmar de forma automática omanual está predefinido y no se puede modificar en la configuración.

Consulte tambiénFechas y plazos de Gestión de tareas empresariales

6.2.2.2 Tratamiento de excepciones

ResumenEl centro de trabajo Facturación a proveedores permite la verificación de facturas que incluye la gestión deexcepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crédito, una factura de aduana o undébito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datoscon cualquier otro documento de compra anterior.La gestión de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificación aconsecuencia de uno o más mensajes de error. En función del tipo de excepción, se especifica el proceso declarificación y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepción. El proceso de clarificación siemprese registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor sepuede enviar a Finanzas para su contabilización.El tratamiento de excepciones es aplicable para los siguientes tipos de factura de proveedor:

● Facturas ● Facturas de aduana ● Notas de crédito ● Solicitudes de anticipo


Requisitos previos ● Durante la configuración empresarial, se seleccionó Procesamiento de excepción de factura en el paquete

empresarial Facturación de proveedores. ● En la actividad de ajuste preciso Excepciones de factura de proveedor, se verificaron las parametrizaciones

de configuración predefinidas y se ajustaron conforme a las necesidades empresariales, en caso de serrequerido.

● Si utiliza formularios interactivos con los proveedores, se definieron los requisitos técnicos y el proveedorinstaló Adobe Reader o Adobe Acrobat.

Tipos de excepciónEl sistema crea una o más excepciones si una factura de proveedor contiene errores. Según las parametrizacionesen Excepciones de factura de proveedor, los errores se asignan a diferentes tipos de excepciones. Una vez que seresuelven todas las excepciones relacionadas a una factura de proveedor, esta se puede contabilizar. Todas lasacciones que se llevaron a cabo en relación a una excepción se asientan en un registro de acciones.Pueden ocurrir los siguientes tipos de excepciones:

● Falta información externa o es erróneaUna factura de proveedor contiene información incompleta o errónea acerca del proveedor, por ejemplo, faltaun número de factura de proveedor.

● Falta información interna o es erróneaUna factura de proveedor contiene información interna incompleta o errónea, por ejemplo, falta unaasignación de costes.

● Falta documento de entrada o devoluciónUna factura de proveedor contiene posiciones para las cuales no hay un documento de entrada o devolución.

● Referencia a pedido faltanteUna factura de proveedor contiene posiciones de factura sin referencia a un pedido. El sistema busca pedidosque puedan ser utilizados como referencia mediante la información de la empresa de compra, el proveedory el producto, como el tipo de producto, el ID, la categoría y la descripción. Si corresponde, el contable puedeseleccionar uno de los pedidos propuestos como referencia, lo que facilita el procesamiento en la Gestiónfinanciera.

● Falta factura o nota de créditoUna factura o nota de crédito contiene posiciones de nota de crédito cuya cantidad supera la cantidadfacturada, o posiciones de crédito o débito posteriores cuya cantidad supera la cantidad facturada oacreditada.

● Posible duplicadoUna factura de proveedor se identifica como un posible duplicado.

Los criterios para verificar posibles duplicados se pueden definir durante el ajuste preciso. Si no sedefinen parametrizaciones, se utilizan los siguientes criterios de manera estándar: Número defactura de proveedor (similar), Fecha de facturación (hasta 7 días de diferencia), ID de proveedor(idéntico) e Importe bruto (idéntico).

● Variación de precio/cantidad/impuestoUna factura de proveedor contiene una variación de precio, cantidad o impuestos que supera los límites detolerancia de la excepción o no coincide con el precio, cantidad o importe de impuestos del documento decompras anterior al que hace referencia.


● Error durante simulación de asiento contableSe utiliza una factura de proveedor sin errores para simular un asiento contable en la contabilidad financiera.Se eleva la excepción si la simulación da como resultado errores.Si se contabiliza la factura de proveedor, el sistema crea tareas en la gestión financiera. Si no se contabilizala factura de proveedor, tendrá que contabilizarla de manera manual una vez que se corrijan los errores enla contabilidad financiera.

● OtrosUna factura de proveedor contiene errores que no se pueden asignar a ningún otro tipo de excepción.

● MúltipleUna factura de proveedor contiene más de uno de los tipos de excepción recién mencionados.

Resolución de excepcionesTodos los documentos con excepciones se muestran en la vista Resumen o Trabajo del centro de trabajo Facturaciónde proveedores.Las excepciones de factura se resuelven en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. En lavista Trabajo puede acceder a una lista de tareas filtrada anteriormente y relacionada con los documentos que nose pueden contabilizar. La vista Trabajo funciona como una ubicación central donde se puede resolver cualquierproblema con las facturas de proveedor que la empresa recibe. Puede resolver las excepciones desde la vistaExcepciones del editor Factura de proveedor o Nota de crédito. Se deben resolver o aceptar las excepciones antesde que se pueda contabilizar la factura de proveedor.

Transferencia de excepcionesAlgunas veces se debe transferir una excepción a otro usuario, por ejemplo, un gerente, para obtener másaclaraciones a fin de resolver la excepción.Existen tres maneras para aclarar excepciones:

● Los usuarios asignados a un grupo de facturación, como los contables, tratan las excepciones. ● Los usuarios asignados a un grupo de facturación, como los contables, transfieren manualmente las

excepciones a partes externas o internas. ● Las excepciones se transfieren automáticamente a las partes externas o internas.

Si las excepciones se transfieren a usuarios internos, como los contables, el sistema genera una tarea en la lista detrabajo del usuario.Si las excepciones se transfieren a proveedores externos o a los emisores de la factura, se envía un correo electrónicocon un formulario anexo interactivo o de sólo lectura que muestra la factura de proveedor y las excepciones. Si seenvía el formulario interactivo, el destinatario del correo electrónico corrige los datos de factura de proveedor queocasionaron la excepción y vuelve a enviar el formulario como un anexo al correo electrónico. También es posibleañadir notas o anexos a la excepción para explicar más detalladamente las razones por las que se aceptó o rechazóuna excepción. Si se envía el formulario de sólo lectura, el destinatario del correo electrónico lo imprime, corrige losdatos de facturación que ocasionaron la excepción y vuelve a enviar el formulario por correo electrónico o fax. Si losdatos que se recibieron son correctos, se resuelve la excepción.

Consulte tambiénGuía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 189]


6.2.3 Tareas

6.2.3.1 Tarea - Clarificar excepciones para factura de proveedor

ResumenLa tarea se ha planteado porque la factura del proveedor tiene una o más excepciones. Se deben resolver lasexcepciones antes de que se pueda contabilizar la factura de proveedor.Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.

RelevanciaLa tarea es relevante para todos los empleados a los que se les asigna la vista Tareas del centro de trabajo Facturacióndel proveedor y los que tienen autorización para esta factura.El contable recibe esta tarea en la vista Tareas del centro de trabajo Facturación de proveedores.Para obtener más información, consulteGuía rápida para Trabajo (en Facturación de proveedores) [página 189].

RespuestaPara responder a esta tarea, abra la tarea, seleccione la ficha Excepciones y verifique las excepciones.Dependiendo de la excepción y de su proceso empresarial, tiene las siguientes opciones:

● Corregir la excepción directamente, por ejemplo, si los datos internos se han perdido. ● Acepte la excepción si es posible. Por ejemplo, puede aceptar excepciones para entradas de mercancías y

servicios faltantes o devoluciones, variaciones de precio, variaciones de cantidad o variaciones fiscales. ● Envíe la excepción a la persona responsable de la tarea para pedir información adicional para solucionar la

excepción.

Una vez se hayan resuelto todas las excepciones, el sistema completará la tarea y la eliminará de la lista de trabajo.Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 197].

ConfiguraciónLos atributos de esta tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.Es posible configurar determinados elementos de las excepciones de facturas mediante la actividad de ajuste precisoExcepciones de facturas de proveedor. Para obtener más información, consulte Excepciones de factura deproveedor.

Consulte tambiénGestión de tareas empresariales [página 194]


6.2.3.2 Tarea: Completar factura de proveedor

ResumenSi un contable graba una factura borrador de proveedor o un empleado contabiliza una factura pero no se permitecontabilizar documentos de facturación, el sistema asigna el estado en proceso y crea una tarea para completar lafactura de proveedor.Para obtener más información, consulte Categoría de tareas de la contabilidad adicional.Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.


RespuestaPara responder a esta tarea, seleccione una de las siguientes medidas:

● Abrir y completar la factura de proveedor. Cuando haya enviado la oferta de proveedor, el sistema cerrará latarea y la eliminará de la lista de trabajo. Para completar la tarea: ○ Abra el editor de facturas de proveedor de la lista de trabajo. ○ Añada los datos que falten o realice modificaciones si es necesario. ○ Para verificar la consistencia de la factura de proveedor, haga clic en Verificar . ○ Para liberar la factura de proveedor completada para el pago, haga clic en Contabilizar .

Si hay un proceso de aprobación en curso, el sistema envía el pedido primero para su aprobación. ● Invalide la factura del proveedor.

Cuando haya invalidado la oferta de proveedor, el sistema cancelará la tarea y la eliminará de la lista de trabajo.

ConfiguraciónEs posible configurar determinados elementos de esta tarea mediante la actividad de ajuste preciso Gestión detareas empresariales para Facturación de proveedores, por ejemplo, un usuario clave puede desactivar la tarea.



6.2.3.3 Tarea – revisar factura de proveedor

ResumenLa tarea se inicia porqué un autorizador devuelve una factura de proveedor para que el empleado responsable larevise.Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es siempre un día después de lacreación.


RespuestaPara responder a esta tarea, abra la tarea y seleccione una de las siguientes medidas:

● Verifique los comentarios del autorizador o contacte el autorizador directamente. ● Si es necesario, modifique la factura de proveedor y vuelva a contabilizarla. ● Bloquee la factura del proveedor. ● Invalide la factura del proveedor para finalizar el proceso de facturación de proveedores.

La tarea finaliza y se elimina de la lista de trabajo cuando la factura de proveedor se contabiliza de nuevo o se invalida.

ConfiguraciónLos atributos de este tipo de tarea vienen predefinidos por completo y no se pueden configurar.


6.2.3.4 Tarea: Verificación de facturas de aduana para factura deproveedor cancelada

ResumenEl sistema plantea esta tarea porque se ha cancelado una factura de proveedor y, como mínimo, hay una factura deaduana asignada al pedido referenciado.


Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es una semana después de la creaciónde la tarea.


RespuestaPara responder a esta tarea, abra la tarea y proceda como sigue:

1. Abra el pedido referenciado2. Verifique que el flujo de documentos de la posición de pedido acceda a la factura de aduana.3. Decida si es necesario cancelar la factura de aduana.4. Elimine la tarea de la lista de trabajo, hágalo de forma manual.


Consulte tambiénGestión de tareas empresariales [página 194]Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación de proveedores) [página 263]Procesamiento de factura de aduana

6.2.3.5 Tarea: Cancelar factura si es necesario. Documento decompras anterior cancelado

ResumenEl sistema inicia esta tarea para una factura o nota de abono contabilizada de un proveedor porque uno o másartículos de un documento precedente, como por ejemplo, un pedido o una entrega de mercancías, se ha cancelado.

Anular una entrega de mercancías y servicios tiene consecuencias en la contabilidad. Para obtener másinformación, consulte Efectos en la contabilidad por anular una entrega de mercancías y servicios.

Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.



RespuestaPara responder a esta tarea, verifique el documento precedente y cancele la factura o nota de crédito asignados.Para obtener más información, consulte Cancelar un documento de facturación [página 280].Una vez que se ha cancelado la factura o la nota de crédito o bien se ha finalizado la tarea manualmente, la tareaqueda finalizada y el sistema la borra del pool de trabajo.Para obtener más información acerca de finalizar las tareas automáticamente o manualmente, consulte Trabajarcon tareas, notificaciones y alertas [página 205].


Consulte tambiénGestión de tareas empresarialesGuía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación de proveedores) [página 263]

6.2.3.6 Tarea: Cancelar factura en caso necesario; documento decompras anterior modificado o bloqueado

ResumenEl sistema inicia esta tarea para una factura o nota de abono contabilizada de un proveedor porque se han modificadoo bloqueado uno o más artículos de un documento precedente, como por ejemplo, una entrega entrante.Este tipo de tarea siempre tiene una prioridad media. La fecha de vencimiento es un día después de la creación.



RespuestaPara responder a esta tarea, verifique el documento precedente y seleccione una de las siguientes medidas:

● Cancele la factura o nota de crédito asignada. ● Cree una nota de crédito para la factura o cree una factura para la nota de crédito.

Si cancela la factura o la nota de crédito o bien finaliza la tarea manualmente, la tarea queda finalizada y el sistemala elimina de la lista de trabajo.


Consulte tambiénGestión de tareas empresariales [página 194]Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación de proveedores) [página 263]

6.2.3.7 Trabajar con tareas, notificaciones y alertas

ResumenLas tareas, notificaciones y alertas le permiten informar a otro usuario acerca de un documento comercial querequiera verificaciones o modificaciones o deba completarse. Puede crear tareas, notificaciones y alertas conreferencia a posiciones de gestión de tareas empresariales y a documentos comerciales.

Tareas creadas por el sistemaCuando el sistema crea una tarea, se visualiza como Nueva en la lista de trabajo relevante.Visualizará las posiciones de gestión de tareas empresariales que estén asociadas a las vistas y derechos de accesode centros de trabajo que tenga asignados. Puede ejecutar la tarea abriéndola, haciendo clic en el enlace, o puedeacceder al documento relacionado haciendo clic en Editar . A continuación le asignarán la tarea como procesadorde la misma.Si se asigna una tarea a varias personas responsables, permanece en las listas de trabajo de todas ellas hasta quese completa. Todos los responsables pueden ver quién ha transferido la tarea para su procesamiento.

Estados de posiciones de gestión de tareas empresarialesLas tareas pueden tener los siguientes estados: Nueva, En curso, Completada y Cancelada.Las notificaciones pueden tener los siguientes estados: Nueva, En curso, Confirmada, Completada y Cancelada.Las alertas pueden tener los siguientes estados: Nueva, En curso, Completada y Cancelada.


Creación manual de tareas, notificaciones y alertas1. Seleccione la posición de gestión de tareas empresariales o el documento comercial relevante, haga clic en

Nueva y seleccione la opción correspondiente: Tarea, Notificación o Alerta.2. Complete los campos obligatorios.

● En el campo Para, introduzca el ID de empleado o busque al empleado con la ayuda para entradas.Tenga en cuenta que solamente puede introducir o seleccionar empleados que tengan derechos deacceso al documento comercial relacionado para el que crea la tarea, notificación o alerta.

● Para las tareas, en el campo Fecha de vencimiento, introduzca la fecha en la que espera una respuesta.Para las notificaciones, en el campo Fecha de caducidad, introduzca la fecha en la que la notificacióncaducará.Para las alertas, no puede introducir una fecha de vencimiento ya que requieren una acción inmediata.

● En el campo Asunto, introduzca el asunto de la tarea, notificación o alerta. El asunto se muestra en laentrada de trabajo del destinatario.

● En el campo Prioridad, establezca la prioridad en Baja, Media, Alta o Muy alta.Para las alertas, la prioridad se fija por defecto en la prioridad más alta disponible, por ejemplo Muyalta. El valor por defecto no puede modificarse.

Puede introducir los detalles de la solicitud en la ficha Notas y añadir anexos relevantes en la fichaAnexos.

3. Envíe o cancele la tarea, notificación o alerta. ● Para enviar la tarea, notificación o alerta, haga clic en Grabar y cerrar . ● Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .

Puede hacer un seguimiento de sus tareas, notificaciones y alertas desde la vista Trabajo del centro de trabajo Páginaprincipal. En la vista Tareas delegadas, seleccione Creada por mí de la lista desplegable Mostrar.

Recepción de tareas, notificaciones y alertasPuede recibir tareas, notificaciones y alertas creadas manualmente en la vista Trabajo del centro de trabajo Páginaprincipal. En la subvista Bandeja de entrada, seleccione Posiciones abiertas de la lista desplegable Mostrar. Tambiénpuede seleccionar Tareas abiertas, Notificaciones abiertas o Alertas abiertas como corresponda.

Procesamiento de tareas, notificaciones y alertasPara visualizar el documento comercial relacionado y para hacer alguna modificación relevante después de leer lasinstrucciones detalladas en el campo Descripción, haga clic en el enlace del asunto de la posición de gestión de tareasempresariales, o haga clic en Editar .Una vez que comience a procesar una tarea, notificación o alerta, el estado se fijará en En curso.

Seguimiento de tareas, notificaciones y alertas creadas manualmentePuede hacer un seguimiento del progreso de las posiciones de gestión de tareas empresariales que haya creadodesde la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. En la vista Tareas delegadas, seleccione Creada pormí de la lista desplegable Mostrar.También puede ver todas las tareas completadas desde la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. Desdela lista desplegable Visualizar, seleccione Posiciones cerradas.

Detalles genéricos de las tareasPara ver los detalles de las tareas, seleccione la opción Abrir detalles del menú contextual o desde Acciones .En los detalles de la tarea introduzca información como la persona responsable, el proceso, el estado, etc.


El enlace Documento relacionado inicia la pantalla del documento comercial relacionado.La ficha Notas visualiza los detalles de la posición y los comentarios introducidos por el empleado que envió laposición y por todos los procesadores anteriores. La etiqueta Anexos muestra todos los documentos anexos.También puede añadir notas y anexos.Según la tarea, están disponibles las siguientes acciones.

● Modificar prioridad ● Transferir

Asigna la posición a otra persona para su procesamientoTenga en cuenta que solamente puede transferir tareas a empleados que tengan derechos de acceso aldocumento comercial relacionado con la tarea, notificación o alerta.

● Completar ● Confirmar

Las notificaciones se confirman en lugar de completarse. ● Cancelar

Si necesita más información antes de procesar la posición, puede crear una solicitud de aclaración haciendo clic enNueva y, luego, seleccionando Solicitud de aclaración.

Consulte tambiénGestión de tareas empresariales [página 194]Trabajar con Solicitudes de aclaración [página 207]

6.2.3.8 Trabajar con Solicitudes de aclaración

ResumenLas solicitudes de aclaración le permiten solicitar información sobre posiciones de gestión de tareas empresarialeso sobre documentos comerciales de otro usuario. Puede crear solicitudes de aclaración con referencia a posicionesde gestión de tareas empresariales y a documentos comerciales.Tenga en cuenta que la creación de solicitudes de aclaración no afecta al flujo de procesos empresariales. Porejemplo, si crea una solicitud de aclaración sobre un pedido, la solicitud de aclaración no evitará que se procese elpedido.Los destinatarios pueden abrir solicitudes de aclaración sin tener en cuenta si tienen acceso a la tarea o al documentocomercial en cuestión.Cuando crea una solicitud de aclaración, ésta se visualiza como Nueva en la lista de trabajo del usuario relevante.Cuando el destinatario procesa la solicitud de aclaración, se modificará el estado de la solicitud de aclaración comoEn aclaración.Las solicitudes de aclaración pueden tener los siguientes estados: Nueva, En aclaración, Aclarada y Concluida.

Creación de solicitudes de aclaración1. Seleccione la posición de gestión de tareas empresariales o el documento comercial relevante, haga clic en

Nueva y seleccione Solicitud de aclaración.2. Complete los campos obligatorios.

● En el campo Para, introduzca el ID de empleado o busque al empleado con la ayuda para entradas.


● En el campo Fecha de vencimiento, introduzca la fecha en la que espera una respuesta. Por defecto estres días a partir de la fecha actual.

● En el campo Asunto, introduzca el asunto para la solicitud de aclaración. El asunto se muestra en laentrada de trabajo del destinatario. Por defecto, el campo Asunto o bien se completa con el nombre dela posición de gestión de tareas empresariales para la que solicita la aclaración, o bien se deja en blancoen caso de que la solicitud de aclaración sea para un documento comercial. Sin embargo, el valor pordefecto puede modificarse.

● En el campo Prioridad, establezca la prioridad en Baja, Media, Alta o Muy alta. Por defecto, la prioridadse establece en Media.

Puede introducir los detalles de la solicitud en la ficha Notas y añadir anexos relevantes en la fichaAnexos.

3. Envío o cancelación de la solicitud de aclaración. ● Para enviar la solicitud de aclaración, haga clic en Grabar y cerrar . ● Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .

Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajo Páginaprincipal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Creada por mí desde la lista desplegableMostrar.

Respuesta a las solicitudes de aclaraciónPuede recibir solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajo Página principal. En la subvistaBandeja de entrada del centro de trabajo, seleccione Posiciones abiertas o Aclaraciones abiertas de la listadesplegable Mostrar.Una vez haya iniciado el proceso de la solicitud de aclaración, el estado de la aclaración se fija en En aclaración.

1. Para comenzar el proceso de la solicitud de aclaración, abra los detalles de la aclaración o haga clic enEditar .

El enlace Documento relacionado inicia la pantalla del documento comercial relacionado. El enlace Tarearelacionada, que sólo se visualiza si el solicitante hace referencia a una tarea específica, inicia los detalles deesta tarea.La etiqueta Notas muestra los detalles de la solicitud y los comentarios introducidos por el empleado queenvió la solicitud de aclaración y los procesadores anteriores. La etiqueta Anexos muestra todos losdocumentos anexos.

2. Responda a la solicitud de aclaración, reenvíela o ciérrela. ● Para responder a una solicitud de aclaración, haga clic en Responder .

En la etiqueta Notas, en Comentario interno, puede introducir cualquier información o comentariorelevantes. También puede añadir anexos en la ficha Anexos.

● Para asignar la solicitud a otra persona para su procesamiento, haga clic en Transferir .En el campo Para, introduzca el ID de empleado o busque al empleado con la ayuda para entradas.Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajoPágina principal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Transferidas por mídesde la lista desplegable Mostrar.

● Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .

Recepción de respuestas a las solicitudes de aclaraciónLa solicitud de aclaración tiene el estado Aclarada.

1. Para visualizar la respuesta a su solicitud de aclaración, abra los detalles de la aclaración o haga clic enEditar .


● Si tiene más preguntas, utilice Responder para contestar al empleado que ha respondido. ● Para transferir la solicitud de aclaración a otro usuario, haga clic en Acciones , luego, seleccione

Transferir.

Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración en la vista Trabajo del centro de trabajo Páginaprincipal. En la subvista Tareas delegadas del centro de trabajo, seleccione Transferidas por mí desde la listadesplegable Mostrar.

2. Complete o cierre la solicitud de aclaración. ● Haga clic en Acciones , luego, seleccione Completar. A continuación, el sistema cierra la solicitud de

aclaración.Puede hacer un seguimiento de sus solicitudes de aclaración cerradas desde la vista Trabajo del centrode trabajo Página principal. Desde la lista desplegable Mostrar, seleccione Posiciones cerradas.

● Para cerrar la pantalla sin grabar las modificaciones, haga clic en Cerrar .

Consulte tambiénGestión de tareas empresariales [página 194]Trabajar con Tareas, notificaciones y alertas [página 205]

6.2.3.9 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel

ResumenPuede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Luego, puede utilizarMicrosoft Excel para organizar y analizar los datos.Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.

Requisitos previosVaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal para asegurarse de quese cumplen los siguientes requisitos previos:

● Debe haber instalado el último add-In para Microsoft Excel.Haga clic en Instalar software adicional.

● Las parametrizaciones de su navegador se han efectuado con éxito.Haga clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC.

Para obtener más información, consulte Instalar software adicional.

Procedimiento1. Antes de poder exportar los datos, debe estar visualizándolos. Dependiendo de los datos que desee exportar,

seleccione una de las opciones. ● Para exportar datos de un informe, abra el informe y seleccione si desea exportar la tabla o el gráfico

haciendo clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla. ● Para exportar datos de una lista de trabajo, abra la lista de trabajo y haga clic en Ir.

2. Para exportar datos desde un gráfico, una tabla o una lista de trabajo, haga clic en Exportar y, luego, en AMicrosoft Excel.


La lista completa de datos que visualiza en la pantalla se exportará a Microsoft Excel.

Si ha personalizado la lista de trabajo mediante Personalizar Esta pantalla , las opciones depersonalización que ha realizado también aparecerán en el documento de Microsoft Excel que se hadescargado. Por ejemplo, si ha movido o borrado columnas, éstas aparecerán en el mismo orden en eldocumento excel.

3. Seleccione el idioma o la plantilla en el diálogo que aparece. ● Si solamente hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo

Exportar a Microsoft Excel. En este diálogo, puede seleccionar el idioma. ● Si hay más de una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo Lista

de plantillas. En este diálogo puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel que desee utilizar parala exportación. La plantilla determinará el formato que tendrán los datos exportados. Se visualiza laversión de Microsoft Excel y el idioma que son relevantes para cada plantilla.

4. Haga clic en Descargar.5. Aparece un mensaje que muestra que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de

exportar desde el sistema SAP Business ByDesign. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer conlos datos exportados.Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles:

● Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene unnombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel paraorganizar los datos y grabar la hoja de trabajo.

● Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombreapropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga secomplete exitosamente, aparecerá un mensaje.Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.

6. Para adaptar la plantilla, seleccione Editar plantilla en la barra de herramientas de SAP Business ByDesign.Se abrirá el editor de plantillas.Con el editor, podrá hacer las siguientes modificaciones en las plantillas:

● Cambiar el nombre de una columna ● Cambiar el orden de las columnas seleccionando Desplazar hacia arriba y Desplazar hacia abajo

● Ocultar una columna desmarcándola en Visible

Haga clic en Generar para grabar las modificaciones en la plantilla.

Un usuario clave tiene que cargar la plantilla adaptada de la vista Actualización de plantillas deOffice al sistema SAP Business ByDesign.

6.3 Vista entrada de facturas

6.3.1 Guía rápida para entrada de factura

En la vista Entrada de facturas del centro de trabajo Facturación de proveedor puede crear documentos defacturación, como facturas con o sin referencia, facturas de aduana, notas de crédito y solicitudes de anticipos queha recibido del proveedor por fax o correo electrónico. Puede crear estos documentos manualmente, escanearloso cargarlos automáticamente al sistema. Una vez haya creado un documento de facturación, puede grabarlo comoun borrador para seguir procesándolo o liberarlo para el pago contabilizándolo en gestión financiera.


Para crear facturas y notas de crédito con referencia a documentos anteriores, el sistema visualiza las listassiguientes en la vista Entrada de facturas:

Todos los pedidos a facturarVisualiza todos los pedidos para los que se espera una factura o una entrega faltante y que tienen el estado Nofacturado, Parcialmente facturado, Facturado y Parcialmente entregado o Facturado y No entregado. Los pedidospueden tener los siguientes tipos de proceso: no gestionado en stock, en stock, a terceros.Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 96].

Pedidos con importe de factura excesivoVisualiza todos los pedidos que contienen una cantidad facturada mayor que la cantidad de entrega o de pedido, ypara los cuales no se esperan más entregas, devoluciones de mercancías o facturas. Por el contrario, la posibilidadde una nota de crédito sí está prevista. Los pedidos pueden tener los siguientes tipos de proceso: no gestionado enstock, en stock, a terceros.Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 96].

En la vista Pedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos, un comprador puede especificarque no se esperan más entregas o facturas para una posición de pedido.

Todos los pedidosVisualiza todos los pedidos, independientemente de su estado. Los pedidos pueden tener los siguientes tipos deproceso: no gestionado en stock, en stock, a terceros.Para obtener más información, consulte Tipos de proceso de posiciones de pedido [página 96].

Todas las entregas a facturarVisualiza todas las entradas de mercancías y servicios, entregas entrantes y entregas de terceros para las que seespera una factura y que tengan el estado No facturado o Parcialmente facturado.

Todas las devoluciones de mercancías a facturarVisualiza todas las devoluciones de mercancías y entregas salientes para las que se espera una nota de crédito yque tengan el estado No facturado o Parcialmente facturado.


Conceptos básicos

Procesamiento de pedido para tercerosComo planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempeña como coordinador deprocesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de órdenes de terceros para queun proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envío directo de un producto a un cliente. Puedetratarse de un proveedor externo o de una empresa asociada en un escenario multisociedades.Para obtener más información, véase Procesamiento de pedido para terceros [página 38]Procesamiento de pedidopara terceros [página 91]Procesamiento de pedido para terceros [página 219].


Tratamiento de excepcionesEl centro de trabajo Facturación a proveedores permite la verificación de facturas que incluye la gestión deexcepciones de factura. Una vez que se contabiliza una factura, una nota de crédito, una factura de aduana o undébito posterior, el sistema verifica el documento buscando datos que falten o datos incorrectos, y coteja los datoscon cualquier otro documento de compra anterior.La gestión de excepciones de factura clasifica y registra excepciones que se producen durante la verificación aconsecuencia de uno o más mensajes de error. En función del tipo de excepción, se especifica el proceso declarificación y se determinan las acciones necesarias para resolver la excepción. El proceso de clarificación siemprese registra en un log de procesamiento. Una vez que se han resuelto las excepciones, la factura de proveedor sepuede enviar a Finanzas para su contabilización.Para obtener más información, véase Tratamiento de excepciones [página 197].

Determinación de impuestosComo regla, las empresas están obligadas legalmente a calcular los impuestos en los productos que compran ovenden y a recaudar estos impuestos a sus clientes. Después de que se hayan suministrado los productos, losimpuestos deben declararse a las autoridades fiscales respectivas. El sistema le permite proporcionar un cálculoautomático de impuestos sustancial para los siguientes tipos de impuestos: Impuesto sobre el valor añadido (IVA),impuesto sobre ventas y consumo, retención de impuestos. El sistema también proporciona una herramienta degestión de informes que le proporciona un control efectivo de las declaraciones obligatorias de estos impuestos.Para obtener más información, véase Determinación de impuestos [página 158]Determinación de impuestos[página 223].

Determinación de retención de impuestosUna empresa u otro tipo de organización realiza pagos a diversas entidades a lo largo de un ejercicio fiscal. Estospagos se pueden clasificar en dos tipos básicos en función de dónde se inician dentro de la organización:



La retención ocurre en ambas categorías pero este documento trata únicamente las retenciones que se producencon respecto a los pagos de acreedores. Uno de los objetivos principales de la retención de impuestos en los pagosde acreedores es asegurar que se pague el impuesto sobre la renta a la autoridad fiscal por estos pagos querepresentan ingresos.Para obtener más información, consulte Determinación de retención de impuestos [página 179]Determinación deretención de impuestos [página 230].

Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación de proveedoresCuando recibe una factura de proveedores por servicios, parte del importe de impuestos se puede usar como créditode impuestos para sus obligaciones fiscales. Si aplica un esquema de aplazamiento de impuestos, no puede deducireste crédito fiscal de sus obligaciones fiscales hasta que pague su factura. Este proceso de aplazamiento deimpuestos se aplica a algunos países como Francia e India.Si su empresa paga solamente parte del importe de la factura, el impuesto aplazado a pagar es la proporción delimporte pagado de la factura. Por ejemplo, si su empresa paga un tercio del importe bruto de la factura al proveedor,su empresa está autorizada a reclamar un tercio del importe de impuesto de esta factura como crédito fiscal.



Para obtener más información, consulte Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación de proveedores[página 182]Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación de proveedores [página 233].

Asientos contablesCada transacción comercial que afecte a la contabilidad se registra como asiento contable. Los asientos contablessiempre se generan automáticamente, no los puede crear manualmente.Los asientos contables pueden basarse en documentos originales, documentos de asientos contables y ejecucionesde valoración:


● Documentos de asiento contableLas transacciones comerciales de bonos de asiento contable introducidas directamente en Contabilidad degestión y financiera como entradas de ajuste.Para visualizar los documentos de asientos contables, abra la vistaDocumentos de asientos contables.

● Ejecuciones de valoraciónLas ejecuciones de evaluación generan asientos contables para tareas periódicas en Contabilidad de gestióny financiera como la ejecución de depreciación, la ejecución de bono de asiento contable recurrente o laejecución del método de conversión de moneda extranjera.Para visualizar los asientos contables desde una ejecución de valoración, abra la vista asociada para laejecución de valoración.

Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 186]Asientos contables [página 234].


Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como porejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniería o activos fijos.Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto quenecesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, ocontables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada odescentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas deproyecto en contabilidad financiera.Si existe un catálogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podrá crearautomáticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podrá enviar solicitudes de oferta para determinar losproveedores apropiados.


Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de clienteu órdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).


Tareas

Crear una factura o nota de crédito con referencia a documentos precedentesPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 237].

Reacción ante un pedido con cantidad de la factura en excesoPara reaccionar a un pedido facturado que contiene una cantidad facturada mayor que lacantidad de entrega o de pedido y para el cual no se esperan más entregas, devoluciones demercancías o facturas, puede proceder con una de las acciones siguientes:

● Crear una nota de crédito por cantidad de la factura en exceso.Seleccionar el pedido facturado y hacer clic en Nueva nota de crédito .Para obtener más información, consulteCrear una factura o nota de crédito conreferencia a documentos precedentes [página 237].

● Cancelar la factura con una cantidad en exceso y crear una nueva factura para lacantidad de entrega o de pedido real.1. Copiar el ID del pedido para el que desea cancelar la factura.2. Para buscar la factura, seleccione la vista Facturas y notas de crédito y haga clic

Avanzado.3. Seleccione Pedido como el Tipo de referencia e introduzca el ID de pedido en el

campo ID de referencia.4. Haga clic en Ir y seleccione el pedido.5. Haga clic en Cancelar documento .

Para obtener más información, consulte Cancelar un documento de facturación[página 280].

6. Seleccione la vista Entrada de facturas y cree una nueva factura para la cantidadde entrega o pedido real seleccionando el pedido y haciendo clic en

Nueva factura .


Para obtener más información, consulteCrear una factura o nota de crédito conreferencia a documentos precedentes [página 237].

Crear una factura o nota de crédito sin un pedidoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 241].

Crear una factura de aduanaPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 246].

Cree una solicitud de anticipoPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 249].

Crear una factura o nota de crédito escaneadaPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 252].

Exportar documentos a facturar a Microsoft ExcelPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 209]aquí[página 258].

Crear una factura o nota de crédito con Microsoft ExcelPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 259].


6.3.2.1 Procesamiento de facturas de proveedor con referencia

ResumenSegún sus requisitos empresariales, pueden procesarse distintos tipos de facturas de proveedor, como facturas onotas de créditos. En la mayoría de los casos, las facturas de proveedor vienen precedidas por procesos de compray seguidas de procesos como pagos, gestión de pagos y libro mayor. Este proceso le describe cómo introducirmanualmente en el sistema facturas de proveedores con referencia a documentos anteriores tales como pedidos,entradas de mercancías y servicios, entregas entrantes o contratos de compra.


Este proceso describe cómo ingresar manualmente en el sistema facturas con referencia a documentos anteriores.Como parte del proceso, puede:

● Grabar una factura incompleta sin especificar los detalles obligatorios.La factura tiene el estado de Borrador. Puede finalizar la factura más adelante en la vista Facturas y notas decrédito.

● Contabilizar una factura.Una vez que la factura se ha contabilizado, los detalles se registran en un libro y la factura se libera para supago. El sistema efectúa una verificación de validación de facturas. Si se encuentran excepciones, el sistema


no contabiliza la factura y le asigna el estado de Excepción. Es necesario resolver las excepciones antes deque la factura se pueda contabilizar. Puede hacer esto en la vista Trabajo.

● Cancelar una factura que ya se contabilizó.Cuando se cancela una la factura, el sistema crea de manera automática una Factura de cancelación. Lafactura original tiene el estado Cancelado.

● Anular una factura que se ha grabado pero no se ha contabilizado.La factura permanece en el sistema pero tiene el estado de Anulado.

● Cargue en el sistema cualquier factura no electrónica de un proveedor después de haberla escaneado.Puede visualizar y verificar la factura cargada antes de contabilizarla.

● Introduzca una referencia a un documento de compra con fines informativos.El sistema no usará esta referencia de ninguna manera. También puede borrar cualquier referencia que sehaya especificado.

● Verifique los detalles de la factura para asegurarse que estén completos y sean correctos todos los detallesnecesarios.

Requisitos previosSolicitudes de compra y pedidos, Entradas de mercancías y servicios, Entregas entrantes, Contratos de compra yFacturación de proveedores están configurados en su sistema.Uno de los siguientes documentos correspondientes a la factura de proveedor que desea procesar está disponibleen el sistema y aún no está facturado completamente.

● Pedido ● Entrada de mercancías y servicios ● Entrega entrante ● Contrato de compra

IntegraciónEl procesamiento de facturas de proveedor con referencia se integra con los siguientes procesos:

● Procesos de entrada relacionados a documentos que conducen a la entrada manual o la creación automáticade facturas de proveedor: ○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos

y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○ Procesamiento de entrada mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas


○ Procesamiento de entregas entrantes que le permite crear, actualizar, cancelar o borrar entregas ydevoluciones. También le permite verificar que las entregas entrantes sean consistentes con los pedidoscorrespondientes.

○ Procesamiento de contrato de compra, que le permite hacer pedidos de productos según precios ycondiciones establecidas previamente entre usted y sus proveedores habituales mediante la creación,actualización y el seguimiento de contratos de compra, y acceder a la información del ciclo de vidacompleto del contrato.

● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y al pago o lacancelación de una factura de proveedor:


○ Procesamiento de pedidos, en los que el sistema compara los valores de la factura de proveedor creadacon los valores del pedido correspondiente, por motivos de verificación.

○ Procesamiento de contrato de compra, en el que, al contabilizar la factura, el sistema actualiza el historialde liberación del contrato correspondiente con detalles de la factura del proveedor.

○ Procesamiento de débitos, que le permite tratar pagos salientes y todas las actividades asociadas conestos pagos.

○ Procesamiento de gestión de pagos, que le permite hacer un seguimiento de todos los aspectos de suspagos salientes y de sus modalidades de pago. También le permite realizar asignaciones de pagos, yvisualizar y procesar sus estados de cuentas bancarias.

○ Contabilidad general, que le permite gestionar su estructura contable y realizar tareas contablesimprescindibles como arrastre de saldos, ajustes de contabilización, informes y actualizaciones de tiposde cambio de monedas extranjeras.

Flujo de proceso1. Datos de facturación enviados por los documentos precedentes

Cuando se crean documentos precedentes en segundo plano, como pedidos, entregas entrantesconfirmadas o entradas de mercancías y servicios, el sistema envía los datos relativos a facturación de estosdocumentos a la facturación de proveedores y crea una solicitud de factura de proveedor.

2. Crear facturaa. EL proveedor envía una factura de proveedor, por ejemplo mediante fax, correo electrónico o con SAP

Enterprise Service Definition (SAP ESD).b. En la vista Entrada de facturas del centro de trabajo Facturación de proveedores, introduzca

manualmente la factura de proveedor con referencia al documento precedente, por ejemplo, el pedido,la entrada de mercancías y servicios o el pedido de envío directo, etc.

En la vista Entrada de facturas, no es posible seleccionar un contrato de compra en la lista dedocumentos precedentes.

c. El sistema hace coincidir el documento precedente con la solicitud de factura de proveedor quecorresponde y copia en la factura de proveedor los datos relativos a facturación de la solicitud de facturade proveedor.

d. Al grabar la factura de proveedor, el sistema comunica al documento precedente los valores y lascantidades reales en la factura de proveedor.

3. Se verifica la facturaEn la vista Entrada de facturas del centro de trabajo Facturación de proveedores es posible verificar la factura: ● En la Vista principal o en la vista General, puede especificar y consultar información general relacionada

con la totalidad de una factura, como el emisor de la factura, el número de factura de proveedor, la fechade factura y el valor total. Puede indicar y consultar la información específicamente relacionada con losimpuestos, la modalidad de pago y el socio comercial que envió la factura.

Por motivos de conformidad, durante la definición de alcance es posible definir que cada facturade proveedor sea contabilizada en una cuenta de conciliación por separado. Esto hace que susbalances contabilizados sean más transparentes en la contabilidad financiera. Su empresapuede necesitar que una cuenta de mayor refleje el balance total de varias cuentas del libroauxiliar. Para ello, seleccione la cuenta que corresponde en la lista desplegable del campoCuenta de reconciliación.Para obtener más información, consulteCuentas de reconciliación.


● En la vista Posiciones puede introducir y consultar la información relacionada con las posiciones defacturas individuales como la información sobre el precio, la imputación y los socios comerciales queintervienen. Las condiciones de precio, incluidos los descuentos y recargos, se pueden aplicar al preciode un producto en un pedido o contrato de compra. Las condiciones de precio se basan en los contratoso la información de proveedor y producto, y pueden tener un período de validez fijo. Además del precioregular del producto, se puede añadir un recargo debido a costes de entrega adicionales, por ejemplo.Un descuento puede ser resultado de un descuento comercial, de cantidad, o de efectivo.En la ficha Posiciones del editor Factura de proveedor, puede desmarcar la casilla de selección Relevantepara el descuento si no desea registrar las posiciones en la factura como relevantes para un descuentopor pronto pago. La casilla de selección Relevante para el descuento se selecciona automáticamente enuna factura creada y determina si se aplicará un descuento por pronto pago, como se define en lascondiciones de pago, durante el pago. No tiene efecto en los precios introducidos en una factura. Losrecargos se pueden introducir como posiciones adicionales, como costes de entrega, o se pueden añadiral precio de una posición existente a nivel de posición.Además, en la vista Posiciones, puede clasificar posiciones de costes no planificados de facturas deproveedor y asignarlas a las posiciones sin costes de las mismas facturas de proveedor. Además, puederedistribuir las cantidades facturadas de una posición de pedido entre varias entregas.Para obtener más información, consulte Distribución de costes de factura de proveedor.

● La vista Excepciones visualiza los errores o las desviaciones de la factura. Aquí puede acceder a lainformación de excepciones y resolverlas.

● Cuando hace clic en la ficha Impuestos, el sistema introduce automáticamente el código de impuesto yla residencia fiscal. Esto ayuda a hacer el cálculo de impuestos. El impuesto de país extranjero es válidocuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros. Es posible recibir una factura de proveedorcon impuestos extranjeros incluso si la empresa no se registró con la autoridad fiscal extranjera. Elsistema determina automáticamente el impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor.En todos los documentos de compra, como pedidos o facturas de proveedor, el sistema verifica el paísdel proveedor.

Contabilice la factura cuando los datos sean correctos. Luego, el sistema verifica la consistencia de la facturade proveedor. Para obtener más información, consulte Verificación de factura de proveedor [página 155].

4. Aprobar factura (opcional)Según las parametrizaciones de configuración, antes de contabilizar una factura de proveedor, el sistemapuede iniciar un proceso de aprobación. El sistema envía una tarea que solicita la aprobación de la factura deproveedor a su jefe.En el centro de trabajo Mi área de responsabilidad (Compras), su responsable puede hacer una de lassiguientes cosas: ● Aprobar la factura ● Transferir la tarea a otro empleado responsable de la aprobación ● Rechazar la factura

El sistema invalida la factura rechazada. ● Devolverle la factura para que la revise

5. Se contabiliza la facturaUna vez que se verifica la factura, y se la aprueba si es necesario, el sistema la contabiliza.El sistema notifica: ● Compra de los valores y las cantidades de la factura. ● Finanzas de:

○ Datos relevantes para contabilidad ○ Pagos e impuestos que están vencidos ○ Pagos a proveedores no residentes, cuando sean relevantes


Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos yfacturación de proveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicarimpuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjerosincluso si la empresa no está registrada con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determinaautomáticamente el impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor. Para obtener másinformación, consulte Cálculo de impuestos en el extranjero para servicios, Determinación de impuestos[página 158]Determinación de impuestos [página 223], y Determinación de retención de impuestos[página 179]Determinación de retención de impuestos [página 230].Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente enFinanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

6.3.2.2 Procesamiento de pedido de terceros

ResumenComo planificador de aprovisionamiento, agente comercial o comprador que se desempeña como coordinador deprocesamientos de orden a terceros de la empresa, puede usar el procesamiento de órdenes de terceros para queun proveedor, en lugar de la empresa, coordine y supervise el envío directo de un producto a un cliente.El siguiente es un ejemplo de un flujo de proceso típico basado en los escenarios empresariales Gestión de pedidosy Ciclo de aprovisionamiento (stock). Su empresa vende un producto a un cliente. Sin embargo, no proporciona elproducto al cliente usted mismo. En cambio, lo pide a un proveedor y le pide al proveedor que lo envíe a la direccióndel cliente. El proveedor emite una factura a nombre de su empresa. Según la información de envío del proveedor,la empresa, a su vez, factura al cliente. Es posible realizar variantes en el flujo de proceso.Para obtener más información, consulte los escenarios empresariales:


Requisitos previos





● El concepto empresarial Pedido de cliente en el paquete empresarial Vender productos y servicios.


● El concepto empresarial Gestión de pedidos de terceros en el paquete empresarial Solicitud de compra ygestión de orden.

● En el concepto empresarial Solicitudes de compra del paquete empresarial Solicitud de compra y gestión deorden, la pregunta sobre definición de alcance ¿Desea que los pedidos se creen automáticamente a partir desolicitudes de compra? se ha respondido con Sí.





Flujo de proceso


1. Crear pedido de clienteEn la vista Pedido de cliente del centro de trabajo Pedidos de cliente el representante de ventas crea un pedidode cliente para una cuenta e introduce una posición para un producto.


El sistema: ● Efectúa una determinación de fuente de aprovisionamiento para determinar un origen. Para los objetivos








3. Recibir la confirmación de aprovisionamientoUna vez que el proveedor ha respondido al pedido, el comprador crea un pedido o una confirmación de registrode la cantidad entregada y la fecha de entrega confirmada por el proveedor. Esto se hace en la vistaPedidos del centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos.Para obtener más información, consulte Crear un pedido de confirmación [página 102].El sistema: ● Cambia el estado del pedido de Enviado a Confirmación recibida.


● Actualiza la demanda del cliente con repartos que contienen datos de cantidades y entregas basadosen la confirmación del proveedor.

● Crea un pedido de terceros en la vista Pedidos de terceros del centro de trabajo Cumplimiento de órdenesde terceros. El pedido de terceros tiene el estado Pedido.

4. Recibir la confirmación de la entregaUna vez que el proveedor ha enviado el producto al cliente y le ha enviado una copia de la nota de entrega, elcomprador o el representante de ventas la registra yendo a la vista Pedido de terceros del centro de trabajoCumplimiento de orden de tercero y creando una notificación de entrega de terceros.Para obtener más información, consulte Guía rápida para Pedidos de terceros.El comprador o el representante de ventas graba y libera la notificación de entrega de terceros.El sistema: ● Crea una entrega entrante con el estado Liberada. ● Crea una entrega saliente con el estado Liberada. ● Crea una confirmación de mercancías y actividad basada en el información en la entrega de salida de


● Actualiza la cantidad total de entrada de mercancías en el pedido. La posición aparece en la vistaPosiciones de documento de compras del centro de trabajo Valoración de inventarios.Para obtener más información, consulte Guía rápida de documentos de compras.

● Cambia el estado del pedido a Siguiente documento creado y el estado de entrega a Entregadocompletamente y lo actualiza con la cantidad total de entrega.

● Actualiza la fecha final de entrega en el pedido de cliente. La posición aparece en la vista Posiciones dedocumento de ventas del centro de trabajo Gastos e ingresos.Para obtener más información, consulte Guía rápida Posiciones de documento de ventas.






● Actualiza el estado del pedido a Finalizado y fija el estado completado de la factura a Facturado.6. Crear la factura del cliente


Basándose en la solicitud de factura de entrega de salida, el contable crea y libera la factura del cliente en lavista Solicitudes de factura del centro de trabajo Facturación a clientes. O bien el contable espera hasta lapróxima ejecución de factura programada cuando el sistema procesa automáticamente las solicitudes defactura y libera la factura.Para obtener más información, consulte Guía rápida para solicitudes de factura.El sistema: ● El sistema crea un asiento contable para la factura para el cliente y contabiliza la factura del cliente como



6.3.2.3 Determinación de impuestos

Resumen

El sistema proporciona un evento fiscal y utiliza los números resultantes para generar informes deimpuestos. Este informe creado automáticamente no sustituye la calificación fiscal del cliente o del propiousuario. SAP no asume responsabilidad por la exactitud del informe creado automáticamente o el informede impuestos generado.

Como regla, las empresas tienen la obligación legal de calcular los impuestos sobre los productos que compran ovenden, o sobre los servicios que utilizan, y de recaudar estos impuestos, que deben pagar sus clientes. Despuésde que se proporcionaron los productos o servicios, los impuestos se deben declarar y pagar a las autoridadesfiscales relevantes.Los impuestos se calculan para documentos comerciales como pedidos, facturas, notas de crédito o anticipos.Debido a que las leyes de cálculo de impuestos son diferentes en cada país, su empresa enfrenta el desafío de calcularel impuesto correcto para cada transacción comercial. El sistema le ayuda calculando de forma automática elimpuestos para los siguientes tipos:

● Impuesto sobre el valor añadido (IVA)Este impuesto es recaudado en muchos países, en especial en los de la Unión Europea. Hay muchasdiferencias regionales. Por ejemplo, en algunos países, como Canadá y Australia, el impuesto sobre el valorañadido se recauda como "Impuesto sobre mercancías y servicios".

● Impuesto sobre ventas y consumoEste impuesto se recauda, por ejemplo, en los Estados Unidos y, de manera similar, en Canadá (impuestoprovincial sobre ventas).

● Retención de impuestosEste impuesto se recauda de diferentes maneras en varios países. El sistema puede calcular la retención deimpuestos para los Estados Unidos.

Además, el sistema ofrece una herramienta de gestión de informes que le brinda un control efectivo sobre ladeclaración obligatoria de estos impuestos.

Requisitos previos ● Ha creado los Datos maestros para determinación de impuestos [página 164].


● Definir el alcance de la solución para el cálculo de impuestosLas siguientes actividades son necesarias para definir el alcance de la solución para el cálculo de impuestos: ○ El alcance de la solución para el cálculo de impuestos está especificado en el sistema en la Configuración

empresarial, debajo de Soporte y servicios integrados. El concepto empresarial Cálculo de impuestosestá ubicado en el paquete empresarial Entorno empresarial.

○ Si, además, necesita calcular los impuestos en sus ofertas, active la opción relevante en Alcance. En elpaso Preguntas, navegue hasta el área empresarial Ventas y seleccione Nueva operación > Ofertas concálculo de impuestos.

ElementosEl sistema recopila los datos relevantes de los documentos comerciales disponibles para calcular correctamentelos impuestos aplicables. Como usuario, debe configurar su sistema con la información necesaria para sus casosempresariales. SAP ha preconfigurado una gran cantidad de casos empresariales pero, en algunos casos, deberáampliar su sistema.Para obtener más información sobre la determinación de impuestos y cómo el sistema fusiona y clasifica datos,consulte Elementos para determinación de impuestos [página 166].

Determinación de número de identificación fiscalEn los siguientes casos, se determina de nuevo el número de identificación fiscal:

● Se ha modificado la fecha del impuesto ● Se ha modificado el grupo de declaración de impuestos, comprador o vendedor ● El número de identificación fiscal es incorrecto ● Se ha modificado el país del impuesto

Números de impuesto sobre el valor añadido (IVA)Para entregas de exportaciónPara obtener la exención fiscal para entregas dentro de la comunidad, debe registrar, entre otras cosas, el númerode IVA del receptor del servicio, que se va a utilizar para recibir las mercancías.Si hay varios números de IVA asignados al registro maestro del cliente, el sistema selecciona el número de IVA segúnlos siguientes criterios:

● El número de IVA del país en el que está ubicado el destinatario de las mercancías. ● Si no se introduce el número de IVA del país de entrega en los datos maestros, el sistema busca otros números

introducidos en los datos maestros y selecciona un número diferente del número del país desde el cual seenvían las mercancías.

● Si sólo hay un número de IVA para el país en el que se inicia el envío de las mercancías, o si no hay ningúnnúmero, los requisitos previos para una entrega dentro de la comunidad no se han cumplido y la entrega debeser gravada a la tasa de impuestos relevante.

Si el número de IVA se introdujo en los datos maestros, se mostrará automáticamente en la factura. Puedesobrescribirlo en la ficha Impuestos en el documento. De todos modos, sólo puede sobrescribir utilizandolos números que ha introducido previamente en el registro maestro de cuentas.

Para otros servicios realizados en el extranjeroSegún la directiva de la UE 2008/8/CE y la legislación fiscal específica de país, existe una regulación nueva, enparticular para comisiones B2B refereridas al lugar en que se realizar los servicios.


Por lo general, el lugar en que se suministran los servicios sirve como dirección de destinatario del servicio. Si elservicio se proporciona en una sucursal de otro país, la dirección de esa sucursal extranjera es válida. Como ejemplopuede consultar § 3a (2) de la Ley alemana del impuesto sobre el valor añadido (UStG).Para distinguir entre las empresas y los individuos como destinatarios del servicio, el sistema (árbol de decisión deimpuestos) verifica si se ha introducido un número de IVA en los datos maestros de la cuenta. Si falta el número deIVA, el caso comercial se trata como un servicio que se ha realizado para un individuo.

Por lo tanto, es importante recordar introducir el número de IVA al introducir los datos maestros de lacuenta.

Mecanismo de inversión del sujeto pasivoMecanismo de inversión del sujeto pasivo significa, en algunos casos, que el cliente es, por ley, responsable del IVA,y está obligado a pagarlo a la autoridad fiscal correspondiente. En este caso, el empresario emite una factura sinIVA, pero con una notificación indicando que la deuda fiscal se transfiere al cliente. El cliente debe calcular y pagarel IVA a la autoridad fiscal, y normalmente puede reclamar la deducción de IVA soportado. La transferencia de ladeuda fiscal al receptor del servicio se llama mecanismo de inversión del sujeto pasivo.Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos con mecanismo de inversión de sujeto pasivo[página 172].

Impuestos en la gestión de pedidos para tercerosEn escenarios de ventas típicos, las transacciones tienen lugar directamente entre una empresa y un cliente, ambossocios comerciales están ubicados en el mismo país y la empresa produce y entrega una mercancía o serviciodirectamente al cliente. En tales escenarios no se necesitan regulaciones de impuestos especiales. Pero en el eventoen que uno o más parámetros de este escenario empresarial difieren de la situación típica, por ejemplo, direccióndel cliente y direcciones de entrega no son iguales, se aplican regulaciones especiales dependiendo de la complejidadde los escenarios.Para obtener más información, consulte Impuestos en la gestión de pedidos para terceros y transacciones en cadena[página 175].

Fecha relevante para la declaración de IVALa fecha utilizada para la declaración de IVA depende del documento comercial. Por ejemplo, en la factura delproveedor se utiliza la fecha de recepción y, en la factura del cliente, la fecha del impuesto. Pero si lo desea, puedeintroducir además una fecha de vencimiento de impuesto modificada.Para obtener más información sobre la fecha de vencimiento del impuesto, consulte Fecha de vencimiento deimpuesto de posiciones de impuesto.

Introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientoscontablesPuede introducir o modificar códigos de impuestos en documentos de asientos contables de la siguiente forma:

● Pedidos de clienteVaya al centro de trabajo Pedidos de cliente y seleccione Nuevo pedido de cliente o uno existente para sutratamiento. Seleccione Visualizar todos. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiquetaImpuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición seleccionada en Código de impuesto.


● Facturas o notas de créditoVaya al centro de trabajo Facturación de cliente y seleccione Nueva factura manual o una factura o nota decrédito existente para su tratamiento. Seleccione la etiqueta Posiciones y desde allí vaya a la etiquetaImpuestos. Seleccione una entrada apropiada para la posición de factura seleccionada en Código deimpuesto.

● PedidoVaya al centro de trabajo Solicitudes de compra y pedidos y seleccione Nuevo pedido o uno existente para sutratamiento. Seleccione Visualizar todos Posiciones . En la etiqueta Datos básicos, en Impuestosseleccionar el código de impuesto correspondiente para la posición de pedido seleccionada.

● Factura de proveedorVaya al centro de trabajo Factura de proveedor y seleccione Nueva factura sin pedido o una factura existentepara su tratamiento. En la etiqueta Resumen seleccione el código de impuesto correspondiente para laposición de factura seleccionada.

Árbol de decisión de impuestosEl sistema utiliza el árbol de decisión de impuestos para determinar correctamente un evento fiscal. El árbol dedecisión de impuestos consta de una secuencia de preguntas lógicamente conectadas que el sistema determinacomo verdaderas o falsas después de compararlas con los datos introducidos en los documentos. De esta manera,los hechos se limitan hasta que el evento fiscal y el método de cálculo de impuestos correcto se ha determinado.Las preguntas se comparan con los datos introducidos en el documento y se responden; el proceso subyacentepuede ser representado como flujo de proceso. Las preguntas del siguiente ejemplo se utilizan para determinar elevento fiscal “Exportación a tercer país” para una empresa radicada en Alemania.

Cada país tiene asignado un árbol de decisión de impuestos.


Flujo de proceso

El flujo del proceso para determinación de impuestos describe una muestra de cómo se determina un evento fiscalpara una factura:

1. El agente comercial crea y graba una factura manual.2. Una vez introducidos los datos necesarios, el sistema transfiere datos relevantes para impuestos para la

determinación de impuestos, como: ● Ubicación del proveedor o el comprador ● Atributos fiscales del socio comercial

Uno de estos atributos es el motivo de exención fiscal que depende de ciertas leyes específicas de cadapaís.

● Atributos fiscales de los productosEl tipo de tasa de impuesto y el motivo de exención fiscal pueden ser diferentes para cada país, regióny tipo de impuesto. Por ejemplo, en los Estados Unidos, generalmente los servicios no están sujetos aimpuestos, de manera que el motivo de exención fiscal debe ser asignado en los datos maestros de losproductos. Normalmente, los productos se gravan a tasa de impuesto estándar, y no se necesitan otrasentradas.

3. El sistema utiliza los datos relevantes para impuestos a fin de activar la determinación de impuestos, y losdatos se procesan automáticamente en un árbol de decisión de impuestos.

4. El sistema calcula los impuestos en base a los siguientes componentes: ● Evento fiscal ● Tipos de impuestos ● Tipos de tasas de impuestos como tasa estándar de impuesto sobre el valor añadido ● Tasa de impuesto como un porcentaje ● Importe gravable


5. El sistema incluye el resultado de la determinación y el cálculo de impuestos en el pedido. El impuestocalculado se visualiza en la ficha Determinación de precios y en la ficha Impuestos de la ficha Posiciones .Todos los detalles de impuestos determinados por el sistema se muestran en la ficha Impuesto. Por ejemplo: ● Residencia fiscal ● Código de impuesto ● Código de domicilio fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Estados Unidos ● Región fiscal en caso de que la residencia fiscal sea Canadá ● Fecha de impuesto ● En una tabla con una fila para cada tipo de impuesto se enumera lo siguiente:

○ Base gravable ○ Tipo de tasa de impuesto ○ Tasa de impuesto ○ Motivo de exención fiscal, si es necesario ○ Importe del impuesto ○ Tipo de deducibilidad (sólo para documentos de compra) ○ Parámetros específicos de cada país (si es necesario), como indicadores para impuesto diferido

(en Francia o la India), código de jurisdicción fiscal (Estados Unidos) o región (Canadá).

Sin embargo, no todas las transacciones relevantes para impuestos pueden ser reconocidasautomáticamente y con exactitud por el sistema.Por lo tanto, recomendamos sobrescribir los datos manualmente en el documento, en caso de queel sistema no determine la residencia fiscal correcta o el código de impuesto correcto para latransacción. Si debe modificar manualmente la residencia fiscal en el documento, la ayuda paraentradas muestra sólo los países para los que se crea una autoridad fiscal y los acuerdos fiscales seactualizan para su empresa. Sin embargo, también puede introducir otra residencia fiscal en el quelas ventas se deben informar por motivos fiscales. Luego, el sistema muestra los códigos deimpuestos específicos para este país. Recuerde que debe crear la autoridad fiscal para este país.Luego, debe volver a activar la determinación de impuestos en el documento, de manera que sepueda encontrar el número de identificación fiscal correcto para la transacción. Para países quetienen tasas de impuesto múltiples, puede introducir el criterio de cálculo de impuestosmanualmente.Tenga en cuenta que si los datos relevantes para impuestos, como el país donde se presta el servicioo donde se encuentra el receptor de las mercancías fue modificado en un documento siguiente deuna transacción comercial, no se determinan la Residencia fiscal ni el Código de impuesto. Estoafecta, por ejemplo, a modificaciones en datos de dirección en una confirmación de servicio creadapara una orden de servicio, o modificaciones en una factura de proyecto creada para un pedido decliente.

Consulte tambiénProcesamiento de parteDeterminación de impuestos — EE.UU. [página 178] (Este documento cubre conceptos específicos para los EstadosUnidos, tales como el cálculo de impuestos de entregas en Tejas y California, nexo.)


6.3.2.4 Procesamiento de facturas de proveedor sin referencia

ResumenSegún sus requisitos empresariales, pueden procesarse distintos tipos de facturas de proveedor, como facturas onotas de créditos. En la mayoría de los casos, las facturas de proveedor vienen precedidas por procesos de compray seguidas de procesos como pagos, gestión de pagos y libro mayor. Este proceso describe cómo ingresarmanualmente en el sistema facturas sin referencia a documentos anteriores. Esto cubre casos en los que elproveedor envía facturas de proveedor sin referencias.

Requisitos previosFacturación de proveedores está configurado en su sistema.

IntegraciónEl procesamiento de factura de proveedor sin referencia está integrado a los siguientes procesos de salida queconducen al pago o a la cancelación de una factura de proveedor:

● Procesamiento de débitos, lo que le permite tratar pagos salientes y todas las actividades asociadas conestos pagos.

● Procesamiento de gestión de pagos, que le permite hacer un seguimiento de todos los aspectos de sus pagossalientes y de sus modalidades de pago. También le permite realizar asignaciones de pagos, y visualizar yprocesar sus estados de cuentas bancarias.

● Contabilidad general, lo que le permite gestionar su estructura contable y realizar taras contablesimprescindibles como arrastre de saldos, ajustes de contabilización, informes y actualizaciones de tipos decambio de monedas extranjeras.

Flujo de proceso1. Crear factura

a. EL proveedor envía una factura de proveedor, por ejemplo mediante fax, correo electrónico o con SAPEnterprise Data Exchange (SAP EXD). La factura de proveedor no contiene referencias a documentosprecedentes.

En la vista Entrada de facturas del centro de trabajo Facturación de proveedores, puede ingresar la factura deproveedor sin referencias a documentos precedentes.

2. Se verifica la facturaPuede verificar y contabilizar la factura. El sistema verifica la consistencia de la factura de proveedor.Para obtener más información, consulte Verificación de factura de proveedor [página 155].

3. Aprobar factura (opcional)Según las parametrizaciones de configuración, antes de contabilizar una factura de proveedor, el sistemapuede iniciar un proceso de aprobación. El sistema envía una tarea que solicita la aprobación de la factura deproveedor a su jefe.En el centro de trabajo Mi área de responsabilidad (Compras), su responsable puede hacer una de lassiguientes cosas:


● Aprobar la factura ● Transferir la tarea a otro empleado responsable de la aprobación ● Rechazar la factura

El sistema invalida la factura rechazada. ● Devolverle la factura para que la revise

4. Se contabiliza la facturaUna vez que se verifica la factura, y se la aprueba si es necesario, el sistema la contabiliza.El sistema notifica a finanzas acerca de: ● Datos relevantes para contabilidad ● Pagos e impuestos que están vencidos ● Pagos a proveedores no residentes, cuando sean relevantes

Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos yfacturación de proveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicarimpuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjerosincluso si la empresa no se registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamenteel impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor.Para obtener más información, consulte Cálculo de impuestos en el extranjero para servicios, Determinaciónde impuestos [página 158]Determinación de impuestos [página 223], y Determinación de retención deimpuestos [página 179]Determinación de retención de impuestos [página 230].Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente enFinanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.Para obtener más información, consulte Contabilizaciones operativas tardías.

6.3.2.5 Determinación de retención de impuestos

ResumenUna empresa u otro tipo de organización realiza pagos a varias entidades durante un período contable. Estos pagosse pueden clasificar en dos tipos básicos según el lugar donde tienen inicio dentro de la organización:



La retención ocurre en ambas categorías pero este documento trata únicamente las retenciones que se producencon respecto a los pagos de acreedores. Uno de los objetivos principales de la retención de impuestos en los pagosde acreedores es asegurar que se pague el impuesto sobre la renta a la autoridad fiscal por estos pagos querepresentan ingresos.

Base imponibleLa base imponible para la retención se encuentra determinada por leyes específicas de país.

● En los Estados Unidos y Francia, la base imponible es el importe pagado, incluidos los descuentos y elimpuesto sobre ventas y consumo o IVA.

● En el Reino Unido, la base imponible es el importe neto pagado de descuentos e impuestos. ● Otros países tienen reglas similares.


Imposición de retención de impuestosLa retención de impuestos se recauda de los pagos a proveedores o prestatarios de servicios pero cada país tieneleyes específicas que rigen el modo y tiempo para imponer impuestos a los pagos:

● En Francia y Estados Unidos, el proveedor sólo paga impuestos cuando no proporciona información sobreidentificación fiscal.

● En el Reino Unido, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se paga la factura. ● En China, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se recibe la factura. ● En India, los impuestos se retienen y se remiten a la autoridad fiscal cuando se recibe la factura o al momento

del pago, según lo que ocurra primero. ● En todos los casos, se debe entregar a la autoridad fiscal y al proveedor un informe de los importes pagados

a un proveedor por el período contable. Si se retienen impuestos, también es necesario informarlo a ambaspartes.

● Por lo general, los proveedores sujetos a la retención son las empresas no constituidas, las asociaciones ylos trabajadores autónomos, sobre todo, los extranjeros.

Mercancías y servicios imponiblesComo ocurre con la base imponible y la imposición de impuestos, la retención de impuestos sobre mercancías yservicios está determinada por reglas específicas de país. El importe umbral de impuestos y la imposición deretención de impuestos también depende de la fiscalidad de las mercancías y los servicios. Los pagos se clasificansegún las mercancías y los servicios subyacentes proporcionados por el proveedor.

Cálculo de retención de impuestosResumenNo todas las transacciones están sujetas a la retención de impuestos. La retención de impuestos se aplica si secumplen las siguientes condiciones:

● El comprador (la empresa de compra) está obligada por ley a aplicar la retención ● El proveedor está sujeto a la retención ● El producto es relevante para la retención

Como resultado, los siguientes objetos de datos maestros contienen atributos específicos para la retención deimpuestos:

● Acuerdo fiscal de empresa ● Proveedor ● Producto

Atributos en detalleElementos de datos maestros necesarios



Autoridadfiscal/Acuerdofiscal deempresa

Indicador de retención deimpuestos

Si el indicador está seleccionado, la empresa aplicará la retención de impuestoscuando corresponda.




Proveedor Código de paísCódigo de tipo de impuestoCódigo de tipo de tasa deimpuesto

Si no se determina ninguna entrada para un país, esto implica que el proveedorno está sujeto a la retención.Un código de tipo de tasa de impuesto puede estar asignado a un país y tipo deimpuesto en particular. En este caso, el proveedor está sujeto a la retención.En la mayoría de los casos, sólo hay un código de tipo de tasa de impuestodisponible ya que las tasas de retención de impuestos no dependen delproveedor.En algunos países, existen retenciones de impuestos en las cuales la tasa estáinfluenciada por el proveedor. En este caso, hay varios códigos de tipo de tasade impuesto disponibles.

Producto Código de paísCódigo de tipo de impuestoRetención de impuestosCódigo de tipo de ingresos

Un producto sólo está sujeto a la retención de impuestos si se proporciona unaclasificación.

Términos y definiciones ● Tipo de ingresos

Clasifica las mercancías y los servicios a informar en las ubicaciones adecuadas de los formularios requeridoslegalmente. La tasa de retención de impuestos se puede almacenar en el tipo de impuesto sobre la renta perotambién en el proveedor, según las normas del país.

● Árbol de decisión fiscalLa funcionalidad de la solución que determina el Evento fiscal depende de los parámetros y los atributosrecibidos por parte de las aplicaciones de llamada, como la gestión de relación con proveedores con facturasentrantes y pagos de salida relacionados.

● Código de tipo de tasa de impuestoUn código que representa el tipo de tasa de impuesto como se encuentra definido por ley para la clasificaciónde tasas de impuesto. Una tasa de impuesto específica deriva del Código de tipo de tasa de impuesto que estáen relación con la entrada de la aplicación de llamada, por ejemplo, la factura de proveedor.

● Tipo de impuestoUn atributo específico del Evento fiscal determinado por el Árbol de decisión fiscal. Esto representa el tipo deimpuesto que se calcula y es específico de país. La retención de impuestos es un ejemplo de tipo de impuesto.

● Código de tipo de evento de retención de impuestosSe utiliza en el cálculo de impuestos para determinar el tipo y la tasa del impuesto que corresponde ydetermina cómo y cuándo se informan y se pagan los impuestos a las autoridades fiscales.

Requisitos previosPara que sea posible contabilizar la retención de impuestos e informar de los importes al proveedor y a lasautoridades fiscales, el sistema propone un código de retención de impuestos en el documento de compras pararepresentar el evento fiscal, el tipo de tasa de impuesto y el tipo de ingresos. El código de retención de impuestospermite al sistema calcular el importe del impuesto. Puede seleccionar un código de retención de impuestos distintopara reemplazar el propuesto por el sistema, si es necesario.Además, debe consultar las siguientes entradas y verificar si se adaptan a sus necesidades:

● Autoridad fiscal de la empresa que está sujeta a la retención de impuestos ● Acuerdo fiscal de empresa

Hay un indicador de retención de impuestos que debería estar indicado para la empresa en particular ● Se deben introducir los diversos números de identificación fiscal que se utilizan para los informes


● ProveedorEl registro maestro de proveedor indica si el proveedor está sujeto a la retención de impuestos. En algunospaíses aquí también se especifica la tasa de impuesto

● ProductoEl registro maestro de producto indica si el producto está sujeto a la retención de impuestos. Aquí se almacenael código de ingresos, el cual describe los tipos de servicios o materiales. Si no fue especificado por elproveedor, sobre la base del código de ingreso, se especifica la tasa de impuesto.

Flujo de procesoEl flujo de proceso para la retención de impuestos describe el proceso continuo de cálculo de impuestos, en el cualse retienen los impuestos al momento de la creación de la factura o del pago y se remite a la autoridad fiscal. Duranteeste proceso, usted trabaja con los centros de trabajo Facturación de proveedores y Mantenimiento sociocomercial.

1. Usted recibe una factura del proveedor, por ejemplo, para la entrega de mercancías, e introduce estos datosen el sistema.

2. El sistema verifica en el registro de datos maestros de proveedor si se introdujo el tipo de tasa de impuestopara la retención de impuestos. Si no hay ningún tipo de tasa de impuestos, el sistema no calcula una retenciónde impuestos para la factura de proveedor.

3. Luego, el sistema verifica en los datos maestros de producto si se introdujo un tipo de ingresos. Si este no esel caso, el sistema no calcula una retención de impuestos para el documento de compra. Si se actualizó untipo de ingresos, el sistema continúa con el paso siguiente.

4. El sistema determina el evento fiscal mediante el árbol de decisión de retención de impuestos del paísrelevante.

5. El sistema verifica el evento fiscal para determinar si la combinación de proveedor y producto está sujeta ala retención de impuestos o no. Si la combinación está sujeta a la retención de impuestos, el sistema continúacon la siguiente etapa.

6. En este momento, el sistema introduce el código de retención de impuestos relevante en el documento decompra. Se trata de una combinación de tipo de tasa de impuestos, tipo de ingresos y evento fiscal. El sistemacalcula el importe de la retención de impuestos basado en esta combinación. La tasa de impuesto está basadaen los siguientes parámetros y depende del país relevante: ● Tipo de ingresos y tipo de tasa de impuestos ● Tipo de ingresos y porcentaje

6.3.2.6 Proceso de aplazamiento de impuestos para facturación deproveedores

ResumenCuando recibe una factura de proveedores por servicios, parte del importe de impuestos se puede usar como créditode impuestos para sus obligaciones fiscales. Si aplica un esquema de aplazamiento de impuestos, no puede deducireste crédito fiscal de sus obligaciones fiscales hasta que pague su factura. Este proceso de aplazamiento deimpuestos se aplica a algunos países como Francia e India.Si su empresa paga solamente parte del importe de la factura, el impuesto aplazado a pagar es la proporción delimporte pagado de la factura. Por ejemplo, si su empresa paga un tercio del importe bruto de la factura al proveedor,su empresa está autorizada a reclamar un tercio del importe de impuesto de esta factura como crédito fiscal.



Requisitos previosTiene establecida la casilla de selección Autorización para diferir impuestos para sus proveedores en Francia quetienen autorización para diferir impuestos. En el centro de trabajo Base de proveedores, seleccione la vistaProveedor, a continuación, seleccione el proveedor de la tabla y seleccione Editar General para visualizar lapantalla de edición del proveedor.

Flujo de procesoEl flujo de procesos para el pago diferido de impuestos se describe a continuación.

1. Usted recibe un documento de facturación (por ejemplo, una factura o una nota de crédito) de su proveedor.2. El contable introduce el documento de facturación en el sistema.

El sistema propone valores estándar para el estado diferido de cada partida individual en un documento defacturación. Sin embargo, si está creando un documento de facturación partiendo de un documento anteriorcomo un pedido, el sistema transfiere los estados de las casillas de selección de aplazamiento de impuestosdel documento anterior al documento de facturación. Puede modificar estos valores si es necesario.

En India, el sistema marca la casilla de selección de aplazamiento de impuestos para todas lasposiciones de servicios en la factura y no se puede modificar esta parametrización. Sin embargo,puede verificar el estado de esta casilla de selección en las facturas en Visualizar todo Posiciones Impuestos .

3. El contable contabiliza el documento de facturación.El sistema contabiliza el documento de facturación en el libro mayor.

Como el impuesto asociado a las posiciones diferidas no está disponible aún como crédito de IVAsoportado para la empresa, el sistema no puede contabilizarlo en la cuenta de IVA soportado. Porlo tanto, por el momento, se contabiliza en una cuenta separada para impuesto diferido.

4. El proveedor transfiere el documento de facturación a su empresa y su empresa la procesa de la siguientemanera: ● Para una factura, su empresa realiza un pago y el contable lo registra en el sistema.

El sistema transfiere el importe del impuesto desde la cuenta de impuesto diferido a la cuenta de IVAsoportado habitual.Cuando el sistema prepara la declaración de impuestos al final del período actual, los impuestos diferidosse vuelven disponibles como créditos fiscales en el período del informe actual.

● En el caso de una nota de crédito, su empresa registra este importe de crédito para usarlo en pagosposteriores.

6.3.2.7 Asientos contables

ResumenCada transacción comercial que afecte a la contabilidad se registra como asiento contable. Los asientos contablessiempre se generan automáticamente, no los puede crear manualmente.


Los asientos contables pueden basarse en documentos originales, documentos de asientos contables y ejecucionesde valoración:


● Documentos de asiento contableLas transacciones comerciales de bonos de asiento contable introducidas directamente en Contabilidad degestión y financiera como entradas de ajuste.Para visualizar los documentos de asientos contables, abra la vistaDocumentos de asientos contables.

● Ejecuciones de valoraciónLas ejecuciones de evaluación generan asientos contables para tareas periódicas en Contabilidad de gestióny financiera como la ejecución de depreciación, la ejecución de bono de asiento contable recurrente o laejecución del método de conversión de moneda extranjera.Para visualizar los asientos contables desde una ejecución de valoración, abra la vista asociada para laejecución de valoración.

Lógica de contabilizaciónEl principio básico de la contabilización es que el débito debe ser igual que el crédito. Un asiento contable no secontabiliza hasta que el total de todas las entradas de débito sea igual al total de todas las entradas de crédito.Para permitir la contabilidad paralela , puede crear un sistema contable para cada principio de contabilidad y asignarsus empresas al sistema contable que desean usar. Cuando se generan asientos contables, el sistema contableaparece de la siguiente manera:

● Cuando graba un documento original en una de las aplicaciones operacionales, el sistema envía los datoscontables en el documento a la contabilidad en la forma de una transacción comercial Si utiliza contabilidadparalela, se genera automáticamente un asiento contable en cada uno de los sistemas contables.

● Puede especificar un sistema contable al crear un documento de asiento contable. En este caso, el asientocontable se crea únicamente en ese sistema contable. Si no especifica un sistema contable particular, elsistema crea un asiento contable en cada uno de los sistemas contables de la empresa.

● Puede especificar un sistema contable al crear una ejecución de valoración. En este caso, los asientoscontables se crean únicamente en ese sistema contable. Si no especifica un sistema contable, la ejecuciónde valoración se ejecuta para todos los sistemas contables. Esto significa que se generan asientos contablesen cada sistema contable asignado a la empresa.

En todos los casos mencionados anteriormente, se producen derivaciones y valoraciones que puede influirparcialmente en la configuración.Para obtener más información, consulte: Creación automática de asientos contablesEl siguiente diagrama refleja el proceso de creación de un asiento contable.


Creación de asientos contables

Estructura de asientos contablesCada asiento contable tiene la misma estructura.Consta de una cabecera de asiento contable que almacena la información que se aplica al asiento contable en sutotalidad. Esto incluye lo siguiente:

● Tipo de asiento contableEl tipo de asiento contable clasifica el asiento contable y controla la asignación de IDs de asientos. SAP entregalos tipos de asientos contables para todos los tipos de transacciones comerciales.Para obtener más información, consulte Tipos de asiento contable y rangos de números.

● Fecha de documentoLa fecha del documento es la fecha de la transacción del documento original, como la fecha de la factura. Sino hay una fecha de disponible, se aplica la fecha de entrada.

● Fecha de contabilizaciónLa fecha de contabilización es la fecha para la cual se registra la información del documento original en lacontabilidad. La fecha de contabilización se usa para obtener el ejercicio fiscal y el período contable. Antesde la contabilización, el sistema verifica si el período está abierto.Para obtener más información, consulte Derivación de la fecha de contabilización.

Un asiento contable también contiene partidas individuales. Las partidas individuales son las posiciones valoradasdel documento original y siempre contienen las líneas de débito y crédito, además de las cuentas.

Excepción: Algunas transacciones comerciales contienen partidas individuales resumidas que no sonrelevantes para el libro mayor. Estas partidas individuales no aparecen en el asiento contable. Para obtenermás información, consulte: Contabilizaciones no relevantes para el libro mayor.

Consulte tambiénDocumentos de asientos contablesDocumentos originalesEjecuciones de valoración


6.3.3 Tareas

6.3.3.1 Crear una factura o nota de crédito con referencia adocumentos anteriores

ResumenSi su empresa introduce documentos de compras o logística en el sistema, tales como pedidos, entradas demercancías y servicios, devoluciones de mercancías, entregas entrantes y salientes o entregas para terceros, puedecrear una factura o nota de crédito con referencia a uno o más de estos documentos anteriores. Al crear una nuevafactura o nota de crédito con referencia, el sistema propone automáticamente los detalles de los documentosanteriores para la factura o nota de crédito. Como contador, puede crear facturas y notas de crédito de manera máseficiente, y el proceso es menos propenso a errores.

Procedimiento1. Vaya a Facturación de proveedores Entrada de facturas .2. Para visualizar una lista de documentos anteriores, vaya a la lista Visualizar y seleccionar una lista.

Para obtener una descripción de cada lista, consulte la Guía rápida para la entrada de facturas (en Facturaciónde proveedores) [página 210].Por otro lado, también puede buscar documentos precedentes, por ejemplo, introduciendo el ID de pedidode compra en el campo Buscar o utilizando la búsqueda Avanzada y filtrando por determinados criterios,como el estado de facturación o entrega.

3. Seleccione uno o más de los documentos anteriores, y haga clic en Nueva factura o Nueva nota de crédito .El sistema propone los detalles de los documentos anteriores en la pantalla Nueva factura o Nueva nota decrédito. Si los detalles en el pedido, tales como el código de impuesto o la asignación de costes, difieren delos detalles en la entrada de mercancías y servicios, el sistema transferirá los detalles de la entrada demercancías y servicios a la factura o nota de crédito.Además, el sistema calcula el importe bruto total y el importe total de impuestos en base a los importes deposición y las opciones de impuestos existentes.Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 158]Determinación deimpuestos [página 223].

4. Información general1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.

Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuento netoglobal o Descuento bruto global y grabe.

3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de formamanual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente una vez añadidas lasposiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular importes totales.

5. Verificar detalles de factura y nota de crédito


Verifique si los detalles de los documentos anteriores que propone el sistema coinciden con los detalles dela factura o la nota de crédito que ha recibido de su proveedor por correo electrónico o fax. Realice lasmodificaciones que sean necesarias.

No puede modificar los detalles de asignación de costes que el sistema transfiere de los documentosanteriores. Una excepción a esta regla es la asignación de cuentas de pedidos para los que no seespera ninguna entrada de material ni servicios.En este caso, puede asignar una factura o posición de nota de crédito a más de un tipo de asignaciónde cuenta. Para ello, haga clic en Detalles de distribución de costes.Puede distribuir la cantidad, el importe (solo si no existe cantidad) o el porcentaje entre los distintostipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y se pulsa INTRO, el sistema creaautomáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, el valor y el porcentaje. Paramodificar la asignación de cuenta, seleccione la fila y seleccione una asignación de cuenta nueva.Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación e cuentamúltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito.

El sistema deja en blanco los detalles de asignación de costes para las posiciones de material enstock, ya que no son relevantes para estas posiciones.

6. PosicionesEn Posiciones, haga clic en Añadir fila .Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes:

● Introduzca un ID de producto y un precio.El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, la descripción de producto y el códigode impuesto correspondientes, que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta demayor o la cuenta de mayor (origen) basada en el producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuentade mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en

Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la notade crédito.Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 158]Determinación deimpuestos [página 223] y Determinación automática de cuentas [página 184].

● Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto,un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio.El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cadacódigo de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o lacuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o quécuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en


● Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema,introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad,un precio neto y una cuenta de mayor.El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas.Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)(determinación de cuentas).

7. Asignación de costes


En Asignación de costes en la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costespara cada posición. Según el tipo de asignación de costes que se seleccione, el sistema visualiza más campospara los objetos de costes.

Asignación de costes múltiplePara asignar una posición a más de un tipo de asignación de costes, haga clic en Detalles dedistribución de costes. Puede distribuir la cantidad, el importe (sólo si no existe cantidad) o elporcentaje entre los distintos tipos de asignación de costes. Cuando se reduce el porcentaje y sepulsa INTRO, el sistema crea automáticamente una fila de tabla nueva con la cantidad restante, elimporte y el porcentaje. Para modificar la asignación de costes, seleccione la fila y seleccione unanueva asignación de costes.Si se hace clic en Vista básica , el sistema visualiza una tabla con los tipos de asignación de costesmúltiples de la posición de factura o posición de nota de crédito.

Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de costes, consulte Asignación de costes encompras [página 28].

8. Opcional: Agrupación de posicionesSi las posiciones en la factura o nota de crédito de su proveedor se encuentran agrupadas de manera diferentede las posiciones en el sistema, puede hacer que el sistema vuelva a agrupar las posiciones de acuerdo condiferentes criterios seleccionando las posiciones y haciendo clic en Agrupar .Para obtener más información, consulte Agrupar posiciones de factura y nota de crédito.

9. Opcional: Distribución de costes adicionalesEs posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, comodescuentos por pronto pago o reembolso de costes.

1. Haga clic en Añadir fila .2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripción.3. Introduzca al menos el código de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones de

factura y nota de crédito existentes.4. También se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza únicamente para clasificar

los gastos y no para la determinación de cuentas.5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuir valor de

abono de manera proporcional.El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posición adicional de coste o valor deabono entre los importes del resto de posiciones.

Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones de factura ynota de crédito.

10. Opcional: Distribución de cantidades facturadasPara visualizar la forma en la que el sistema ha distribuido las cantidades de la factura o nota de crédito entrelas posiciones de los documentos precedentes, haga clic en Detalles de distribución de costes.En la tabla Distribución de cantidades facturadas, el sistema muestra la posición y la cantidad de la posicióndel documento anterior, como la entrada de mercancías y servicios, a la que se refiere la posición de la notade crédito o factura. Esto quiere decir que la posición de la nota de crédito o factura liquida la cantidad de laposición del documento anterior. Puede ajustar la cantidad de la posición de factura o nota de crédito.

Si introduce una cantidad que excede la cantidad pendiente de la posición de referencia (es decir,la cantidad que aún no se ha facturado o acreditado), el sistema distribuye la cantidad excedenteentre las otras posiciones de la tabla. Para visualizar las cantidades de posición ya facturadas oacreditadas, haga clic en Flujo de documentos .


La última posición de la tabla siempre es una posición para la cual falta una referencia a un documentoanterior. Para obtener más información acerca del documento que falta, haga clic en Excepciones . Paraobtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 197].Puede utilizar esta posición para añadir una cantidad para la cual no exista una cantidad pendiente en losdocumentos anteriores.

11. Opcional: Plazos y retencionesSi está de acuerdo con el proveedor para pagar la factura a plazos o si se estipula una retención, haga clic enDetalles de pago.

● Plazos1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Añadir plazo .

El sistema añade inicialmente dos filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totalesde la tabla y está resaltada en amarillo.

2. En la segunda fila, puede introducir el primer plazo modificando el importe vencido o el porcentajedel plazo.

3. Pulsar INTRO.Si se pulsa INTRO automáticamente, el sistema crea automáticamente una fila nueva con elimporte vencido restante y el porcentaje. En caso necesario, puede añadir más plazos.

El sistema propone una fecha de vencimiento para cada plazo con un intervalo de tiempode un mes entre los plazos individuales. Si se especifica un intervalo de tiempo distintoentre las fechas de vencimiento de los plazos, el sistema propondrá todas las fechas devencimiento de otros plazos de forma correspondiente.

● Retenciones1. Si acuerda con el proveedor retener un porcentaje determinado del valor de factura total como

depósito de seguridad hasta que se haya entregado todo el material o todos los servicios se hayanrealizado, haga clic en Añadir retención .El sistema añade inicialmente tres filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totalesde la tabla y está resaltada en amarillo.

2. En la fila de la retención, puede introducir un importe o un porcentaje como el 5%.3. Introduzca un tipo de cuenta de reconciliación, por ejemplo, Retención de acreedores.

Para obtener más información, consulteCuentas de reconciliación.4. Pulsar INTRO.

El sistema completa la fila del plazo restante automáticamente. En caso necesario, puede añadirmás plazos.

Si los plazos de pago se han especificado para la factura, el sistema deja la fecha devencimiento del plazo en blanco y utiliza la fecha de vencimiento de la factura. Si necesitafechas de vencimiento individuales para cada plazo, borre estos plazos de pago.

12. Opcional: Descuentos, recargos y reduccionesPara obtener más información, consulte Introducir descuentos, reducciones y recargos en facturas deproveedor.

13. Completar el documentoPara completar el documento, puede:

● Verificar si el documento está completo y es correcto haciendo clic en Verificar .El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en laconfiguración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar lasexcepciones, haga clic en Visualizar excepciones .


Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 197]. ● Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic en

Acciones y seleccionando Simular asiento contable. ● Grabar un borrador del documento, que podrá completar en otro momento, haciendo clic en

Grabar .El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 201] y la visualizaen la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.

● Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar .Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de sernecesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones paradeterminados errores.

Si un empleado sin permiso para contabilizar documentos de facturación hace clic enContabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea

una tarea para todos los empleados asignados a la unidad organizativa de facturación deproveedores y todos los contables adicionales de la unidad organizativa para contabilizar lafactura.Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor[página 201].

○ Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará el documento y lo añadirá a la listaDocumentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación deproveedores. Debe aclarar las excepciones antes de poder contabilizar el documento. Paraobtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 197].

○ Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación en curso, el sistemacreará la tarea Aprobar factura de proveedor y añadirá el documento a la lista Documentos enaprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.

○ Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación en curso, o si ya se ha aprobadoel documento, el sistema lo contabilizará y lo añadirá a la lista en la vista Facturas y notas decrédito.Una vez que el documento se ha contabilizado, el sistema crea automáticamente un asientocontable para este documento, actualiza la cuenta de mayor y libera el documento para su pago.Para obtener más información, consulte Asientos contables [página 186]Asientos contables[página 234].

Consulte tambiénCrear una factura o nota de crédito sin un pedido [página 241]

6.3.3.2 Crear una factura o nota de crédito sin un pedido

ResumenPuede realizar esta acción cuando un proveedor envía una factura o nota de crédito por correo electrónico o fax queno contiene ninguna referencia porque, por ejemplo, no hay ningún pedido correspondiente o el pedido se creó fueradel sistema.Puede crear facturas o notas de crédito sin pedido en las ubicaciones siguientes:


● Facturación de proveedores Factura nueva sin pedido de cliente ● Facturación de proveedores Entrada de factura Crear Factura sin pedido de compra

Procedimiento1. Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibió de su proveedor por correo o

fax. ● Proveedor

Introduzca el ID de proveedor. Si no dispone de los detalles del proveedor en el sistema, haga clic enNuevo para crear un nuevo registro de proveedor.

● Información general1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.

Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuentoneto global o Descuento bruto global y grabe.Opcional: Si introduce una factura o una nota de crédito para una empresa mexicana, introduzcael ID de factura oficial y la fecha Aprobado el .Para obtener más información, consulte Procesamiento de facturas: México.

3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de formamanual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente una vez añadidas lasposiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular importestotales.

2. PosicionesEn Posiciones, haga clic en Añadir fila .Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes:





● Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto que se adecúe en el sistema,introduzca una descripción de producto, un tipo de producto, un código de impuesto, una cantidad,un precio neto y una cuenta de mayor.


El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas.Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)(determinación de cuentas).

3. Asignación de costesEn Asignación de costes en la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costespara cada posición. Según el tipo de asignación de costes que se seleccione, el sistema visualiza más campospara los objetos de costes.









5. Opcional: Facturación multisociedad


Opciones de configuraciónLas opciones de configuración se suelen llevar a cabo por un usuario clave. Si no cuenta con laautorización necesaria, póngase en contacto con el usuario clave.Se ha habilitado Facturación de proveedores multisociedad en la configuración de la solución. Parahallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione lavista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en

Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance, asegúrese de haberseleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras.En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Compras y seleccioneFacturación de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crédito de proveedores Entrada defacturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las empresas asociadas.Para obtener más información acerca de la definición de las reglas de contabilización entreempresas, consulte Contabilización directa a empresas asociadas: Guía de configuración.

Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de factura sinreferencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales.

1. Asegúrese de haber creado una posición de factura para cada importe de factura que desea cargar ala empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo una posición de factura.Esto es necesario ya que es posible asignar posiciones que se cargan a las empresas asociadas a soloun tipo de asignación de costes.

2. Por cada posición que se desea cargar a una empresa asociada, introduzca una empresa asociada enel campo Empresa a facturar.El sistema crea automáticamente débitos y créditos multisociedad sin contabilizar una facturaseparada para la empresa asociada. Esto significa que no se necesitará ninguna contabilizaciónmanual adicional en la gestión financiera.

El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ahí que para Alemania serecomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaración de impuestos.Para obtener más información, consulte Grupo de declaración de impuestos.

EjemploSu empresa de telefonía le ha enviado una factura que contiene una posición de factura con unimporte de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, solodesea pagar 250,00 USD de factura telefónica y desea cargar 250,00 USD a una de sus empresasasociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de factura:

● Posición 1: Importe 250,00 USDLa posición 1 se cargará a la empresa compradora.

● Posición 2: El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a facturar.La posición 2 se cargará a la empresa asociada B.

Para obtener más información acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entre empresasen SAP Business ByDesign.


● Plazos


1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Añadir plazo .El sistema añade inicialmente dos filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totalesde la tabla y está resaltada en amarillo.












● Verificar si el documento está completo y es correcto haciendo clic en Verificar .El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según las opciones en laconfiguración empresarial, el sistema crea excepciones para determinados errores. Para aclarar lasexcepciones, haga clic en Visualizar excepciones .Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 197].

● Visualizar las cuentas en la contabilidad financiera que se ven afectadas haciendo clic enAcciones y seleccionando Simular asiento contable.

● Grabar un borrador del documento, que podrá completar en otro momento, haciendo clic enGrabar .

El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 201] y la visualizaen la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.

● Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar .


Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de sernecesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones paradeterminados errores.






Consulte tambiénCrear una factura o nota de crédito con referencia a documentos anteriores [página 237]

6.3.3.3 Crear una factura de aduana

ResumenCuando se importan productos de otros países, éstos pueden estar sujetos a impuestos y derechos de aduana. Paraestos impuestos y derechos de aduana se crea una factura de aduana en base a la factura que recibió de lasautoridades aduaneras.Puede crear facturas de aduana en las ubicaciones siguientes:

● Facturación de proveedores Nueva factura de aduana ● Facturación de proveedores Entrada de factura Nuevo Factura de aduana

Procedimiento1. Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibió de la autoridad aduanera por

correo o fax.


● ProveedorIntroduzca el ID de la autoridad aduanera en el campo Proveedor. Si no dispone de los detalles de laautoridad aduanera en su sistema, haga clic en Nuevo para crear un nuevo registro de proveedorpara dicha autoridad.

● Información general1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.

Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuentoneto global o Descuento bruto global y grabe.

3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos deforma manual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente una vezañadidas las posiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcularimportes totales.

2. PosicionesEn Posiciones, haga clic en Añadir fila .Puede utilizar los siguientes tipos de posiciones en las facturas de aduana:

● Posición del Debe de IVA de importaciónEste tipo de posición contiene el importe del impuesto como un importe neto.a. Introduzca una descripción del producto y seleccione un código de impuesto que se clasifica

como IVA directo.b. Introduzca el importe del IVA de importación en el campo Importe neto.

El importe introducido se contabiliza como un importe de impuesto en la gestión financiera y sedeclarará en una declaración de impuestos. No tiene que introducir una información sobre lacantidad o el precio neto.

c. Para impuestos no deducibles, seleccione una cuenta de mayor.

En los casos en que el proveedor paga los impuestos y le exige un reembolso, la posición del Debe delIVA de importación también se puede utilizar en facturas de proveedor normales.

● Posición del Debe de derechos de aduanaEste tipo de posición no es imponible. No puede introducir un código de impuesto.a. Introduzca una descripción de producto.b. Introduzca un importe en el campo Importe neto.

El importe introducido se contabiliza como un importe de impuesto en la gestión financiera y sedeclarará en una declaración de impuestos. No tiene que introducir una información sobre lacantidad o el precio neto.

c. Seleccione una cuenta de mayor.3. Asignación de costes

En Asignación de costes en la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costespara cada posición. Según el tipo de asignación de costes que se seleccione, el sistema visualiza más campospara los objetos de costes.




4. Para actualizar el importe total bruto y el importe total de impuestos correspondientes a las posicionesañadidas, haga clic en Acciones y seleccione, a continuación, Calcular importes totales.

5. Opcional: Referencia a pedido de compraPuede añadir una referencia a un pedido haciendo clic en Visualizar todo , seleccionando Posiciones eintroduciendo el ID de pedido en la columna ID de pedido.Por consiguiente, recibirá la tarea Verificar facturas de aduanas para factura de proveedor cancelada[página 202] cuando se ha cancelado una factura o nota de crédito con referencia a este pedido. Acontinuación, puede verificar si también se debe cancelar la factura de aduana. El sistema solo envía estatarea si ha añadido la referencia al pedido en la factura de aduana. El sistema no utiliza esta referencia paraningún otro objetivo.Para volver a la pantalla Nueva factura de aduana, haga clic en Vista básica .













6.3.3.4 Cree una solicitud de factura aduanera

ResumenPara algunos procesos de compras es necesario realizar anticipos antes de la entrega de mercancías o la provisiónde servicios. En la mayoría de casos, estas solicitudes de anticipo se refieren a pedidos. Cuando un contable creauna factura final, el sistema puede determinar automáticamente si se ha realizado uno o más anticipos para unpedido y reduce el importe debido de la factura final, si es necesario.Puede crear solicitudes de anticipo en las ubicaciones siguientes:

● Facturación de proveedores Nueva solicitud de anticipo ● Facturación de proveedores Entrada de facturas Nuevo Solicitud de anticipo

Procedimiento1. Introduzca todos los datos tal como se especifica en el documento que recibió de su proveedor por correo o

fax. ● Proveedor

Introduzca el ID de proveedor. Si no dispone de los detalles del proveedor en el sistema, haga clic enNuevo para crear un nuevo registro de proveedor.

● Información general1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.


2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.Vaya a Personalizar Esta pantalla , seleccione Información general, seleccione Descuentoneto global o Descuento bruto global y grabe.Opcional: Si introduce una factura o una nota de crédito para una empresa mexicana, introduzcael ID de factura oficial y la fecha Aprobado el .Para obtener más información, consulte Procesamiento de facturas: México.

3. Opcional: Puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos de formamanual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente una vez añadidas lasposiciones haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Calcular importestotales.

2. PosicionesEn Posiciones, haga clic en Añadir fila .Puede añadir posiciones del siguiente modo:

● Introduzca el ID de producto, el ID de pedido (opcional), el código de impuesto (si no se rellenaautomáticamente) y el importe bruto/neto.El sistema encuentra la correspondiente descripción de producto y, si es posible, el código deimpuesto. Si está disponible, el sistema utilizará el ID de pedido para reducir el importe debido de lafactura final en función del importe de la solicitud de anticipo. El sistema deriva la cuenta de mayor ola cuenta de mayor (origen) en base al producto. Para ver qué cuenta de mayor o qué cuenta de mayor(original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento contable haciendo clic en Acciones y seleccionando, a continuación, Simular asiento contable una vez completada la solicitud de anticipo.Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 158]Determinación deimpuestos [página 223] y Determinación automática de cuentas [página 184].

● Si no puede encontrar ningún producto apropiado en el sistema, introduzca la descripción, el ID depedido (opcional), el código de impuesto (si no se ha rellenado automáticamente), el importe neto/bruto y una cuenta de mayor para clasificar el gasto.Si está disponible, el sistema utilizará el ID de pedido para reducir el importe debido de la factura finalen función del importe de la solicitud de anticipo. Además, el sistema utiliza la cuenta de mayorintroducida para la determinación de cuentas.Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia de pedido)(determinación de cuentas).

3. Para actualizar el importe total bruto y el importe total de impuestos correspondientes a las posicionesañadidas, haga clic en Acciones y seleccione, a continuación, Calcular importes totales.

4. Asignación de costesEn Asignación de costes en la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costespara cada posición. Según el tipo de asignación de costes que se seleccione, el sistema visualiza más campospara los objetos de costes.




5. Para completar la solicitud de anticipo, puede: ● Comprobar si la solicitud de anticipo está completa y es correcta haciendo clic en Verificar .

El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario. Según lasparametrizaciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones para ciertos errores.Para aclarar las excepciones, haga clic en Mostrar excepciones .Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 197].

● Grabar un borrador de la solicitud de anticipo que puede completar en otro momento haciendo clic enGrabar .

El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 201] y la muestraen la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.

● Liberar la solicitud de anticipo haciendo clic en Contabilizar .Antes de contabilizar la solicitud de anticipo, el sistema verifica los datos y muestra mensajes de error,si es necesario. Según las parametrizaciones en la configuración empresarial, el sistema creaexcepciones para ciertos errores.

Si un empleado que no tiene permitido contabilizar solicitudes de anticipo hace clic enContabilizar , el sistema asignará el estado En proceso a la solicitud de anticipo y creará una

tarea de contabilización de la solicitud de anticipo para todos los empleados asignados a launidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contables adicionales de launidad organizativa.Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor[página 201].

○ Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará la solicitud de anticipo y la añadirá a la listade Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación deproveedores. Debe aclarar las excepciones antes de que se pueda contabilizar la solicitud deanticipo. Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 197]

○ Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación establecido, elsistema creará la tarea Aprobar factura de proveedor y añadirá la solicitud de anticipo a la listaDocumentos en aprobación de la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.

○ Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación establecido, o si la solicitud deanticipo ya se ha aprobado, el sistema contabilizará la solicitud de anticipo y la añadirá a la listaen la vista Facturas y notas de crédito.Una vez que se ha contabilizado la solicitud de anticipo, el sistema introduce los detalles de lasolicitud de anticipo en un libro y la libera para el pago. Para obtener más información, consulteaquí.

Consulte tambiénAnticipos realizados en FinanzasContabilizaciones para anticipos (método bruto)Monitor de cuenta de proveedor


6.3.3.5 Crear una factura o nota de crédito escaneada

ResumenPara crear una nueva factura o nota de crédito, puede escanear el documento que recibe del proveedor y cargarlomanualmente como un archivo pdf en el sistema SAP Business ByDesign. Después puede anexar el archivo cargadoa la nueva factura o nota de crédito. Si el software del escáner también crea archivos txt a partir de los documentosescaneados, el sistema puede utilizar el archivo txt para proponer los detalles de la factura o nota de crédito, lo quele permite crear facturas y notas de crédito de manera más eficiente.Puede crear facturas escaneadas y notas de crédito en las ubicaciones siguientes:

● Facturación de proveedores Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito escaneada ● Facturación de proveedores Entrada de facturas Nuevo Factura escaneada/Nota de crédito

escaneada

Si el software del escáner crea tanto un archivo pdf como un archivo txt a partir de un documentoescaneado, también puede cargar automáticamente las facturas y notas de crédito escaneadas a partir dela ventana Colaboración de SAP.Para obtener más información, consulte Cargar facturas de proveedor escaneadas mediante el servicio decarga automática.

Requisitos previos ● El software del escáner crea un archivo pdf a partir de una factura o nota de crédito escaneada. ● Opcional: El software del escáner también crea un archivo txt a partir de la factura o nota de crédito escaneada. ● Opcional: El escáner está equipado con un alimentador de documentos automático.

Esto es importante al momento de escanear facturas o notas de crédito de más de una página. Sin unalimentador de documentos automático, tiene que escanear cada página de manera individual.

Opciones de configuración


La entrada de las facturas y las notas de crédito que utilizan un escáner está habilitada en la configuración de lasolución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione lavista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en

Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegúrese de que se ha seleccionado Facturación deproveedores dentro de Compras.En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Facturación de proveedores.Seleccione Facturas de proveedor y Notas de crédito y responda a las cuestiones relacionadas con la Entrada defacturas de proveedor vía escaneo.

Procedimiento1. Crear una factura o nota de crédito mediante un archivo PDF


Escanee el documento que recibe del proveedor por correo electrónico o fax.El software del escáner crea un archivo pdf a partir de la factura o nota de crédito escaneada.

2. Para cargar el archivo pdf como anexo, vaya a la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito,haga clic en Añadir y seleccione, a continuación, Archivo.

3. En la ventana nueva, busque el archivo pdf, actualice el título del documento (opcional), seleccioneDocumento original como tipo de documento y haga clic en Añadir .El sistema carga el archivo pdf y lo visualiza en la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito.

4. Si la factura o nota de crédito escaneada contiene una referencia a un pedido de compra, introduzca el ID delpedido de compra en Documentos de referencia.En base al pedido de compra, el sistema buscará la empresa compradora, el proveedor y las posiciones.




6. Verificar detalles de factura y nota de créditoVerifique si los detalles del pedido de compra que propone el sistema coinciden con los detalles de la facturao nota de crédito escaneada. Realice las modificaciones que sean necesarias.

No puede modificar los detalles de asignación de costes que el sistema transfiere desde el pedido.Una excepción a esta regla es la asignación de cuentas de pedidos para los que no se espera ningunaentrada de material ni servicios.

7. Opcional:PosicionesEn Posiciones, haga clic en Añadir fila .Puede añadir posiciones a la factura o nota de crédito de las formas siguientes:




Acciones y, a continuación, Simular asiento contable una vez se ha completado la factura o la notade crédito.


Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos [página 158]Determinación deimpuestos [página 223] y Determinación automática de cuentas [página 184].


8. Opcional:Asignación de costesEn Asignación de costes en la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costespara cada posición. Según el tipo de asignación de costes que se seleccione, el sistema visualiza más campospara los objetos de costes.














12. Opcional: Facturación multisociedad

Opciones de configuraciónLas opciones de configuración se suelen llevar a cabo por un usuario clave. Si no cuenta con laautorización necesaria, póngase en contacto con el usuario clave.Se ha habilitado Facturación de proveedores multisociedad en la configuración de la solución. Parahallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione lavista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en

Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance, asegúrese de haberseleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras.En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Compras y seleccioneFacturación de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crédito de proveedores Entrada defacturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a las empresas asociadas.Para obtener más información acerca de la definición de las reglas de contabilización entreempresas, consulte Contabilización directa a empresas asociadas: Guía de configuración.

Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de factura sinreferencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales.

1. Asegúrese de haber creado una posición de factura para cada importe de factura que desea cargar ala empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo una posición de factura.Esto es necesario ya que es posible asignar posiciones que se cargan a las empresas asociadas a soloun tipo de asignación de costes.

2. Por cada posición que se desea cargar a una empresa asociada, introduzca una empresa asociada enel campo Empresa a facturar.El sistema crea automáticamente débitos y créditos multisociedad sin contabilizar una facturaseparada para la empresa asociada. Esto significa que no se necesitará ninguna contabilizaciónmanual adicional en la gestión financiera.

El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ahí que para Alemania serecomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaración de impuestos.Para obtener más información, consulte Grupo de declaración de impuestos.


EjemploSu empresa de telefonía le ha enviado una factura que contiene una posición de factura con unimporte de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, solodesea pagar 250,00 USD de factura telefónica y desea cargar 250,00 USD a una de sus empresasasociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones de factura:


● Posición 2: El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa a facturar.La posición 2 se cargará a la empresa asociada B.

Para obtener más información acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entre empresasen SAP Business ByDesign.


● Plazos1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Añadir plazo .

El sistema añade inicialmente dos filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totalesde la tabla y está resaltada en amarillo.










14. Opcional: Descuentos, recargos y reducciones


Para obtener más información, consulte Introducir descuentos, reducciones y recargos en facturas deproveedor.












AlternativasCrear una factura o nota de crédito mediante un archivo PDF y un archivo TXT

1. Escanee el documento que recibe del proveedor por correo electrónico o fax.El software del escáner crea un archivo pdf y un archivo txt a partir de la factura o nota de crédito escaneada.


El sistema de SAP Business ByDesign utiliza el archivo txt para proponer todos los detalles de la factura onota de crédito, que después usted puede verificar y editar según corresponde. Si no cuenta con el archivotxt, tiene que introducir todos los detalles de la factura o nota de crédito manualmente.

2. Para cargar el archivo pdf como anexo, vaya a la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito,haga clic en Añadir y seleccione, a continuación, Archivo.

3. En la ventana nueva, busque el archivo pdf, actualice el título del documento (opcional), seleccioneDocumento original como tipo de documento y haga clic en Añadir .El sistema carga el archivo pdf y lo visualiza en la pantalla Nueva factura escaneada/Nueva nota de crédito.

4. Para cargar el archivo txt, haga clic en Añadir y seleccione, a continuación, Archivo.5. En la nueva ventana, añada el archivo txt, actualice el título del documento (opcional), seleccione Texto de

factura sin formato como el tipo de documento y haga clic en Añadir .6. Haga clic en Finalizar carga de documento escaneado .

El sistema recupera el ID del pedido de compra, la empresa compradora, el proveedor, el ID de documentoexterno, la fecha de la factura o nota de crédito y las posiciones del archivo txt.

7. Verifique si los detalles propuestos coinciden con los detalles de la factura o nota de crédito escaneada.Realice las modificaciones que sean necesarias.Por ejemplo, si el sistema no recupera correctamente el ID de pedido, puede reemplazarlo o añadir un ID depedido adicional como referencia al hacer clic en Actualizar referencias .

8. Para completar la factura o nota de crédito, siga los pasos 7 a 15 tal y como se describe anteriormente.

6.3.3.6 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel

ResumenPuede exportar diferentes tipos de datos del sistema SAP Business ByDesign a Microsoft Excel. Luego, puede utilizarMicrosoft Excel para organizar y analizar los datos.Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.

Requisitos previosVaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal para asegurarse de quese cumplen los siguientes requisitos previos:



Para obtener más información, consulte Instalar software adicional.

Procedimiento1. Antes de poder exportar los datos, debe estar visualizándolos. Dependiendo de los datos que desee exportar,

seleccione una de las opciones. ● Para exportar datos de un informe, abra el informe y seleccione si desea exportar la tabla o el gráfico

haciendo clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla. ● Para exportar datos de una lista de trabajo, abra la lista de trabajo y haga clic en Ir.


2. Para exportar datos desde un gráfico, una tabla o una lista de trabajo, haga clic en Exportar y, luego, en AMicrosoft Excel.La lista completa de datos que visualiza en la pantalla se exportará a Microsoft Excel.

Si ha personalizado la lista de trabajo mediante Personalizar Esta pantalla , las opciones depersonalización que ha realizado también aparecerán en el documento de Microsoft Excel que se hadescargado. Por ejemplo, si ha movido o borrado columnas, éstas aparecerán en el mismo orden en eldocumento excel.

3. Seleccione el idioma o la plantilla en el diálogo que aparece. ● Si solamente hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo

Exportar a Microsoft Excel. En este diálogo, puede seleccionar el idioma. ● Si hay más de una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo Lista

de plantillas. En este diálogo puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel que desee utilizar parala exportación. La plantilla determinará el formato que tendrán los datos exportados. Se visualiza laversión de Microsoft Excel y el idioma que son relevantes para cada plantilla.

4. Haga clic en Descargar.5. Aparece un mensaje que muestra que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de

exportar desde el sistema SAP Business ByDesign. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer conlos datos exportados.Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles:

● Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene unnombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel paraorganizar los datos y grabar la hoja de trabajo.

● Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombreapropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga secomplete exitosamente, aparecerá un mensaje.Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.

6. Para adaptar la plantilla, seleccione Editar plantilla en la barra de herramientas de SAP Business ByDesign.Se abrirá el editor de plantillas.Con el editor, podrá hacer las siguientes modificaciones en las plantillas:

● Cambiar el nombre de una columna ● Cambiar el orden de las columnas seleccionando Desplazar hacia arriba y Desplazar hacia abajo

● Ocultar una columna desmarcándola en Visible

Haga clic en Generar para grabar las modificaciones en la plantilla.

Un usuario clave tiene que cargar la plantilla adaptada de la vista Actualización de plantillas deOffice al sistema SAP Business ByDesign.

6.3.3.7 Crear una factura o nota de crédito con Microsoft Excel

ResumenEn la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturación de proveedor, puede crear facturas o notas de créditoal introducirlas en una plantilla de Microsoft Excel y cargarlas en el sistema SAP Business ByDesign.


Requisitos previosSe ha adquirido e instalado el add-in para cargar facturas de proveedor utilizando Microsoft Excel en SAP BusinessByDesign Store y se ha instalado.Vaya a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal para asegurarse de quese cumplen los siguientes requisitos previos:



Para obtener más información, consulte Instalar software adicional.Opciones de configuración


La carga de facturas de proveedor y notas de crédito mediante Microsoft Excel se ha activado en su configuraciónde la solución. Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccionela vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementación y haga clic en

Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Alcance asegúrese de que se ha seleccionado Facturación deproveedores dentro de Compras.En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Facturación de proveedores.Seleccione Facturas de proveedor y Notas de crédito y confirme la cuestión relacionada con la Entrada de facturasde proveedor vía escaneo.

PasosEn la vista Entrada de factura del centro de trabajo Facturación de proveedor, haga clic en Nuevo y, a continuación,marque Importar de Microsoft Excel.Obtener plantilla

1. Seleccione la plantilla.Seleccione la plantilla en el idioma requerido y haga clic en Descargar.

Puede seleccionar cualquier idioma que haya seleccionado durante la definición del alcance. Si sóloha seleccionado un idioma durante la definición del alcance, no obtendrá una selección de lasversiones de idioma para elegir.

2. Decida qué desea hacer con la plantilla. Seleccione una de las siguientes opciones: ● Si sólo desea utilizar la plantilla una vez, puede abrir la plantilla sin grabarla. Haga clic en Abrir. ● Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, seleccione una ubicación para grabar el fichero,

introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Después, haga clic en Abrir.

Si ha descargado y grabado previamente esta plantilla en su PC, navegue a la ubicación en la que grabó laplantilla y ábrala.

Entrar al sistema SAP Business ByDesign desde Microsoft Excel1. En la barra de herramientas SAP Business ByDesign en Microsoft Excel, haga clic en Entrar al sistema.


Si no se visualiza la barra de herramientas de SAP Business ByDesign, verifique que se haya instaladocorrectamente el add-in de Microsoft Excel (consulte Requisitos previos en este documento)

Se abre una ventana de diálogo en la que podrá introducir los datos detallados de entrada al sistema. El URLdel sistema se propone automáticamente. El URL del sistema es el URL del sistema SAP Business ByDesigncon el que está trabajando.

2. Introduzca su ID de usuario y su contraseña, y haga clic en Entrar al sistema.

Introducir detalles en la plantilla Microsoft Excel

Tenga en cuenta lo siguiente: ● La plantilla de Microsoft Excel consta de numerosas filas en la que se pueden introducir o copiar

datos. Si necesita más, añada el número de filas que sea necesario antes de empezar a introducir ocopiar datos.

● Asegúrese de que se cumplimenten los campos obligatorios (los que aparecen marcados con unasterisco).

● Para ayudarle a rellenar los detalles: ○ Algunos campos tienen listas desplegables. ○ En algunos campos puede buscar datos en el sistema SAP Business ByDesign, por ejemplo,

IDs de cuenta. Coloque el cursor en el campo, haga clic en Búsqueda en la barra de herramientasSAP Business ByDesign para buscar el sistema. Si el botón Búsqueda no está activo, no esposible llevar a cabo la búsqueda.

Introduzca o copie la factura o la información de la nota de crédito en las filas y en las columnas adecuadas.La tabla siguiente describe columnas para las que se requiere más información:

Datos de cabecera de la factura/nota de crédito

Descripción

ID de documentoNo introduzca nada en este campo.

El sistema asigna un ID de documento automáticamente una vez la factura o el abono sehan creado en el sistema SAP Business ByDesign.

Fecha de documento, fecha derecibo, fecha de contabilización

Introduzca el formato siguiente: DD.MM.AAAA

Condiciones de pago Introduzca un ID, como 0001.

Destinatario de factura, facturade, lugar de entrega, lugar derecogida

Introduzca un ID.

Entrada de factura Seleccione si desea introducir el precio y el importe de cada posición neto o bruto. Estaselección es obligatoria.

Entrada de datos Seleccione si desea que el sistema grabe o contabilice la factura o la nota de crédito unavez se haya cargado el fichero Microsoft Excel en el sistema SAP Business ByDesign.

Datos de posición Descripción

Tipo de producto Seleccione si el artículo solicitado se trata de un material o de un servicio. Esta selecciónes obligatoria.

Residencia fiscal Introduzca un código de país, como DE o US.

Precio neto, precio bruto Introduzca el precio neto o el bruto en función de su selección en la columna Entrada defactura.


Importe neto, importe bruto Introduzca el importe neto o el bruto en función de su selección en la columna Entrada defactura.

Distribuir proporcionalmente loscostes adicionales

Seleccione si desea que el sistema distribuya el importe de esta posición de formaproporcional entre los importes del resto de facturas o posiciones de nota de créditoregulares, como por ejemplo para el porte y el seguro (tipo de posición: factura) odescuentos por pronto pago o reembolso de costes (tipo de posición: Abono).

Cargo a empresa Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas y la contabilización aempresas asociadas se ha habilitado en la configuración empresarial, es posible cargarlas posiciones de factura a una de las empresas asociadas, por ejemplo, para utilidades.Para ello, introduzca una empresa en esta columna.El sistema crea automáticamente acreedores y deudores entre empresas sin contabilizaruna factura separada para la empresa socia. Esto significa que no se necesitará ningunacontabilización manual adicional en Gestión financiera.

Sólo puede cargar una posición de factura a una empresa socia si la posiciónno hace referencia a una orden de cliente.El sistema no carga impuestos a las empresas Cargo a. Por eso, para Alemaniase recomienda utilizar este proceso sólo dentro de un grupo de gestión deinformes.

Cuenta de mayor Introduzca un ID.

Orden de servicio, centro de coste,material individual, tareas deproyecto o pedido de cliente

Introduzca un ID.Por cada posición, introduzca sólo un tipo de asignación de cuenta.

Prestatario de servicios,solicitante, receptor del producto,cliente

Introduzca un ID.

Lugar de procedencia, lugar dedestino

Introduzca un ID.

Grabe sus datos1. Cuando termine de introducir todos los datos, grabe el fichero Microsoft Excel.2. Haga clic en Grabar datos en .

Se abre una ventana de diálogo que le informa de que los datos se han grabado en el sistema SAP BusinessByDesign.Después de la carga, un mensaje le informa de que los datos se han grabado en el sistema SAP BusinessByDesign.

Si no facilita toda la información solicitada o si proporciona información incorrecta, algunos de losregistros no se grabarán. Los mensajes de error resaltarán los problemas para que pueda corregirlosy volver a grabar los datos.

3. A continuación, puede desconectarse haciendo clic en Salir del sistema .

ResultadoLas facturas y notas de crédito nuevas se graban o contabilizan en el sistema SAP Business ByDesign.Para visualizar las facturas y las notas de crédito que se han creado mediante la plantilla de Microsoft Excel, pase ala vista Facturas y notas de crédito del centro de trabajo Facturación de proveedor. En visualizar seleccioneTodToduos los documentos y haga clic en Avanzado. En Introducir método, seleccione Aplicación externa y haga clic en

Ir .Si necesita realizar cambios a estas facturas o notas de crédito, debe realizarlos directamente en el sistema.


6.4 Vista facturas y abonos

6.4.1 Guía rápida para Facturas y notas de crédito (en Facturación deproveedores)

La vista Facturas y abonos del centro de trabajo Facturación de proveedores le ofrece un resumen de todas lasfacturas, facturas de clientes, abonos y solicitudes de anticipo que se han contabilizado, pagado o cancelado.Utilizando estos documentos puede crear documentos de seguimiento, como créditos y cargas posteriores, abonosy documentos de cancelación. También puede utilizar los documentos de facturación existentes como plantillaspara nuevas facturas, abonos y solicitudes de anticipo, copiándolos.


Conceptos básicos

Tipos de factura de proveedorEn el centro de trabajo Facturación de proveedores pueden utilizarse varios tipos de documentos principales pararegistrar transacciones de compras entre la empresa y sus proveedores. La facturación de proveedores puedebasarse en la documentación subyacente tal como los pedidos y los contratos de compras, así como lastransacciones independientes.Para obtener más información, consulte Tipos de factura de proveedor [página 152].

Procesamiento de débito y crédito posteriorSegún sus requisitos empresariales, pueden procesarse distintos tipos de facturas de proveedor, como facturas onotas de créditos. En la mayoría de los casos, las facturas de proveedor vienen precedidas por procesos de compray seguidas de procesos como pagos, gestión de pagos y libro mayor.Puede utilizar un débito o crédito posterior cuando quedan costes por cobrar o acreditar como, por ejemplo, losgastos de transporte de productos que ya fueron facturados.Un débito posterior es un documento de seguimiento que hace referencia a una nota de crédito o facturacontabilizada y que:

● Aumenta la deuda en la factura ● Reduce el crédito en la nota de crédito

Un crédito posterior tiene el efecto contrario. Es un documento de seguimiento que hace referencia a una nota decrédito o factura contabilizada y que:

● Reduce la deuda en la factura ● Aumenta el crédito en la nota de crédito


El importe facturado de la factura o nota de crédito original no se modifica. Este proceso describe cómo introducirmanualmente en el sistema débitos posteriores y créditos posteriores con referencia a facturas y notas de créditoanteriores.Para obtener más información, consulte Procesamiento de un crédito o débito posterior [página 265].

Procesamiento de notas de créditoSegún sus requisitos empresariales, pueden procesarse distintos tipos de facturas de proveedor, como facturas onotas de créditos. En la mayoría de los casos, las facturas de proveedor vienen precedidas por procesos de compray seguidas de procesos como pagos, gestión de pagos y libro mayor.Una nota de crédito reduce sus obligaciones con respecto al proveedor de un producto. Normalmente se crea unanota de crédito si hay un pago o una facturación en exceso, se devuelven materiales o se cancelan servicios. La notade crédito incluye información como el importe del crédito, los detalles del destinatario y del proveedor.Para obtener más información, consulte Procesamiento de abono [página 268].



Escenario empresarial: Ciclo de aprovisionamiento (servicios)El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoríay la formación, trabajo temporal o servicios de ingeniería. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de lacompra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,directamente por el comprador mediante un pedido.Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfierendirectamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio delista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automática. Si no existe fuente desuministro alguna, se puede enviar una petición de oferta para determinar un proveedor adecuado.


Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para lasdemandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso deaprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.Para obtener más información, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Tareas

Crear un crédito o debe posteriorPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 272].

Crear una nota de crédito para una facturaPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 276].

Cancelar un documento de facturaciónPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 280].

Exportar documentos de facturación a Microsoft ExcelPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 209]aquí[página 258].




6.4.2.1 Procesamiento de débito y crédito posterior

ResumenSegún sus requisitos empresariales, pueden procesarse distintos tipos de facturas de proveedor, como facturas onotas de créditos. En la mayoría de los casos, las facturas de proveedor vienen precedidas por procesos de compray seguidas de procesos como pagos, gestión de pagos y libro mayor.Puede utilizar un débito o crédito posterior cuando quedan costes por cobrar o acreditar como, por ejemplo, losgastos de transporte de productos que ya fueron facturados.Un débito posterior es un documento de seguimiento que hace referencia a una nota de crédito o facturacontabilizada y que:

● Aumenta la deuda en la factura ● Reduce el crédito en la nota de crédito

Un crédito posterior tiene el efecto contrario. Es un documento de seguimiento que hace referencia a una nota decrédito o factura contabilizada y que:


● Reduce la deuda en la factura ● Aumenta el crédito en la nota de crédito

El importe facturado de la factura o nota de crédito original no se modifica. Este proceso describe cómo introducirmanualmente en el sistema débitos posteriores y créditos posteriores con referencia a facturas y notas de créditoanteriores.

Requisitos previosSolicitudes de compra y pedidos, Entradas de mercancías y servicios, Entregas entrantes, Contratos de compra yFacturación de proveedores están configurados en su sistema.Hay una factura de proveedor o una nota de crédito disponible en el sistema y se ha contabilizado y pagado.

IntegraciónEl procesamiento de débito posterior y crédito posterior está integrado con:

● Procesos de entrada relacionados con documentos que conducen a la creación manual de débitosposteriores o créditos posteriores: ○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos

y documentos relacionados tales como confirmaciones de pedidos. ○ Procesamiento de entrada mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas



○ Procesamiento de contrato de compra que le permite hacer pedidos de productos según precios ycondiciones preestablecidas entre usted y sus proveedores habituales mediante la creación,actualización y el seguimiento de contratos de compra, y acceder a la información del ciclo de vidacompleto del contrato.

● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y al pago o lacancelación de débitos posteriores o créditos posteriores: ○ Procesamiento de pedidos en los que el sistema compara los valores de la factura de proveedor creada

con los valores del pedido correspondientes con el fin de verificarlos. ○ Procesamiento de contrato de compra en el que, al contabilizar la factura, el sistema actualiza el historial

de liberación del contrato correspondiente conforme a los detalles de la factura del proveedor. ○ Procesamiento de facturas de proveedor que le permite crear, contabilizar y cancelar facturas y notas

de crédito, y verificar todas las facturas introducidas en el sistema y compararlas con los pedidos y lasentradas de mercancías y servicios correspondientes.

○ Procesamiento de débitos, que le permite tratar pagos salientes y todas las actividades asociadas adichos pagos.

○ Procesamiento de gestión de pagos, que le permite llevar a cabo el seguimiento de todos los aspectosde sus pagos salientes y sus modalidades de pago. También le permite realizar asignaciones de pagos,así como visualizar y procesar el estado de sus cuentas bancarias.

○ Contabilidad general, que le permite gestionar su estructura contable y realizar tareas contablesimprescindibles tales scomo arrastres de saldos, ajustes de contabilización, informes y actualizacionesde tipos de cambio de monedas extranjeras.


Flujo de proceso1. Crear débito posterior o crédito posterior

Como contable, es posible crear un crédito posterior o débito posterior en la vista Facturas y notas decrédito.a. Seleccione una factura o nota de crédito contabilizada

• Según el tipo de documento que desee crear, haga clic en Nuevo, luego seleccione Crédito posterior oDébito posterior. El sistema abrirá la actividad rápida pertinente. El tipo de documento se mostrará enPosiciones, en la columna Tipo.

b. Verifique que toda la información obligatoria se ha introducido correctamente.2. Contabilizar débito posterior o crédito posterior

Una vez creado el débito posterior o crédito posterior, contabilícelo en el sistema.

Si graba un crédito posterior o débito posterior sin excepciones pero no lo contabiliza, el sistema loañadirá a la lista Documentos en preparación en la vista Trabajo.

3. El sistema validará el débito posterior o crédito posteriorEl sistema ejecutará una verificación de validación. Si se encuentran excepciones, el sistema no contabilizaráel débito posterior o crédito posterior, sino que lo añadirá a la lista Documentos con excepciones en la vistaTrabajo. Debe resolver las excepciones antes de que el débito posterior o crédito posterior se puedacontabilizar.Para obtener más información, consulte Verificación de factura de proveedor [página 155].

4. Aprobar débito posterior o crédito posterior (opcional)Según las parametrizaciones de configuración, es posible que el sistema inicie un proceso de aprobaciónantes de contabilizar el débito posterior o crédito posterior. El sistema enviará una tarea solicitando a su jefela aprobación del débito posterior o crédito posterior.En el centro de trabajo Mi área de responsabilidad (Compras), su jefe dispondrá de las siguientes opciones: ● Aprobar el débito posterior o crédito posterior ● Transferir la tarea a otro empleado que pueda encargarse de aprobarla ● Rechazar el débito posterior o crédito posterior

En ese caso, el sistema anulará el débito posterior o crédito posterior rechazado. ● Devolverle el crédito posterior o débito posterior para que lo revise

5. El sistema contabiliza el débito posterior o crédito posteriorSi no hay excepciones y no existen procesos de autorización en curso, el sistema añadirá los créditosposteriores o débitos posteriores contabilizados a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Cuando elsistema contabiliza el débito posterior o crédito posterior, los detalles se introducen en un libro y el débitoposterior o crédito posterior queda liberado. El sistema notifica: ● La compra de los valores y las cantidades del débito posterior o crédito posterior. ● Finanzas de:

○ Datos relevantes para la contabilidad ○ Pagos e impuestos a reembolsar

Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos yfacturación de proveedores. El impuesto de país extranjero es aplicable cuando la empresa necesitaaplicar impuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor conimpuestos extranjeros aunque la empresa no esté registrada en la autoridad fiscal extranjera. El sistemadetermina automáticamente el impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor.


Para obtener más información, consulte Cálculo de impuestos en el extranjero para servicios,Determinación de impuestos [página 158]Determinación de impuestos [página 223], y Determinaciónde retención de impuestos [página 179]Determinación de retención de impuestos [página 230].Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si el período contable pertinente está abiertoen Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema mostrará un mensaje de error o deadvertencia.Para obtener más información, consulte Contabilizaciones operativas tardías.

Consulte tambiénTratamiento de excepciones [página 197]Tipos de factura de proveedor [página 152]Verificación de factura de proveedor [página 155]Gestión de relación con proveedores [página 7]Guía rápida para Trabajo [página 189]Guía rápida para Facturas y notas de crédito [página 263]

6.4.2.2 Procesamiento de notas de crédito

ResumenSegún sus requisitos empresariales, pueden procesarse distintos tipos de facturas de proveedor, como facturas onotas de créditos. En la mayoría de los casos, las facturas de proveedor vienen precedidas por procesos de compray seguidas de procesos como pagos, gestión de pagos y libro mayor.Una nota de crédito reduce sus obligaciones con respecto al proveedor de un producto. Normalmente se crea unanota de crédito si hay un pago o una facturación en exceso, se devuelven materiales o se cancelan servicios. La notade crédito incluye información como el importe del crédito, los detalles del destinatario y del proveedor.Este proceso describe cómo introducir notas de crédito al sistema de forma manual con referencia a documentosanteriores. Como parte del proceso, puede:

● Grabar una nota de crédito incompleta.La nota de crédito tiene el estado Borrador. Puede completar la nota de crédito más adelante en la vistaFacturas y notas de crédito.

● Contabilizar una nota de crédito.Una vez que se ha contabilizado, los detalles se registran en un libro y la nota de crédito se libera para supago. El sistema efectúa una verificación de validación. Si se encuentran excepciones, el sistema nocontabiliza la nota de crédito y le asigna el estado de Excepción. Debe resolver las excepciones para que lanota de crédito se pueda contabilizar. Puede realizar esta acción en la vista Trabajo.

● Cancelar una nota de crédito que ya se ha contabilizado.Cuando cancela una nota de crédito, el sistema crea automáticamente una Nota de crédito de cancelación.La nota de crédito original tiene el estado Cancelada.

● Anular una nota de crédito que se ha grabado pero no se ha contabilizado.La nota de crédito permanece en el sistema pero tiene el estado Anulada.

● Cargue cualquier nota de crédito no electrónica de un proveedor después de haberla escaneado en el sistema.Puede visualizar y verificar la nota de crédito cargada antes de contabilizarla.

● Introduzca una referencia a un documento de compra con fines informativos.


El sistema no usará esta referencia de ninguna manera. También puede borrar cualquier referencia que sehaya especificado.

● Verifique los detalles de la nota de crédito para asegurarse de que todos los datos están completos y soncorrectos.

Requisitos previosSolicitudes de compra y pedidos, Entradas de mercancías y servicios, Entregas entrantes, Contratos de compra yFacturación de proveedores están configurados en su sistema.Hay una factura de proveedor disponible en el sistema y se ha contabilizado y pagado.

IntegraciónEl procesamiento de notas de crédito con referencia se integra con los siguientes procesos:

● Procesos entrantes relacionados con documentos que conducen a la creación de notas de crédito: ○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos

y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○ Procesamiento de entrada o devolución de mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y

cancelar entradas y devoluciones de mercancías y servicios a fin de realizar un seguimiento de la entregade materiales y la finalización de servicios.


○ Procesamiento de contrato de compra, que le permite hacer pedidos de productos según precios ycondiciones establecidas previamente entre usted y sus proveedores habituales mediante la creación,actualización y el seguimiento de contratos de compra, y acceder a la información del ciclo de vidacompleto del contrato.

● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y a lacontabilización o cancelación de notas de crédito: ○ Procesamiento de pedidos, en los que el sistema compara los valores de la factura de proveedor creada

con los valores del pedido correspondiente, a efectos de verificación. ○ Procesamiento de contrato de compra en el que, al contabilizar la factura, el sistema actualiza el historial

de liberación del contrato correspondiente conforme a los detalles de la factura del proveedor. ○ Procesamiento de facturas de proveedor, que le permite crear, contabilizar y cancelar facturas y notas

de crédito, y verificar todas las facturas de proveedores ingresadas al sistema y compararlas con lospedidos y las entradas de mercancías y servicios correspondientes.

○ Procesamiento de débitos, que le permite tratar salidas de pagos y todas las actividades asociadas conestos pagos.

○ Procesamiento de gestión de pagos, que le permite llevar a cabo el seguimiento de todos los aspectosde sus pagos salientes y sus modalidades de pago. También le permite realizar asignaciones de pagos,así como visualizar y procesar el estado de sus cuentas bancarias.

○ Contabilidad general, que le permite gestionar su estructura contable y realizar tareas contablesimprescindibles, como arrastre de saldos, ajustes de contabilización, informes y actualización de tiposde cambio de monedas extranjeras.


Flujo de proceso1. Cancelar factura (opcional)

En el centro de trabajo Facturación de proveedores, el contable puede seleccionar y cancelar una factura. Elsistema crea una factura de cancelación con estado Contabilizada y modifica el estado de la factura originala Cancelada.

2. Crear nota de créditoLas notas de crédito con referencia a un pedido se crean en la vista Entrada de facturas.a. Seleccione el pedido correspondiente.b. Abra la actividad rápida Nueva nota de crédito e indique los detalles de la nota de crédito:

● En las vistas Vista principal y General, puede introducir y consultar información general de latotalidad de una nota de crédito, por ejemplo, el emisor de la factura, el número de factura deproveedor, la fecha de factura y el valor total. Puede introducir y consultar información relacionadaespecíficamente con los impuestos y con el socio comercial con el que se relaciona la nota decrédito.

● En la vista Posiciones puede introducir y consultar información relacionada con posicionesindividuales de notas de crédito como el precio, la asignación de costes y los socios comercialesque intervienen.Las condiciones de precio, incluidos los descuentos y recargos, se pueden aplicar al precio de unproducto en un pedido o contrato de compra. Las condiciones de precio se basan en los contratoso la información de proveedor y producto, y pueden tener un período de validez fijo. Además delprecio regular del producto, se puede añadir un recargo debido a costes de entrega adicionales,por ejemplo. Un descuento puede ser resultado de un descuento comercial, de cantidad, o deefectivo. En la ficha Posiciones del editor Nota de crédito, puede desmarcar la casilla de selecciónRelevante para el descuento si no desea registrar las posiciones como relevantes para un descuentopor pronto pago en la nota de crédito. La casilla de selección Relevante para el descuento está seselecciona automáticamente en una nota de crédito creada y determina si se aplicará un descuentopor pronto pago, como se define en las condiciones de pago, durante el pago. No tiene efecto enlos precios introducidos en una nota de crédito. Los recargos se pueden introducir como posicionesadicionales, como costes de entrega, o se pueden añadir al precio de una posición existente a nivelde posición.Además, en la vista Posiciones, puede clasificar posiciones de costes no planificados de la nota decrédito y asignarlas a las posiciones sin costes de la misma nota de crédito. Además, puederedistribuir las cantidades facturadas de una posición de pedido para varias entregas.

● En la vista Excepción, acceda a la información de excepciones y resuelva las excepciones. ● Cuando hace clic en la ficha Impuestos, el sistema introduce automáticamente el código de

impuesto y la residencia fiscal. Esto ayuda a hacer el cálculo de impuestos. El impuesto de paísextranjero es válido cuando la empresa necesita aplicar impuestos extranjeros. Es posible recibiruna factura de proveedor con impuestos extranjeros incluso si la empresa no se registró con laautoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamente el impuesto aplicable en elproceso de facturación de proveedor. En todos los documentos de compras como pedidos, facturasde proveedores o notas de crédito, el sistema verifica el país del proveedor.

c. Verifique que toda la información obligatoria se ha introducido correctamente.


Si su empresa no ingresa en el sistema pedidos, facturas de mercancías y servicios, u otrosdocumentos de compras precedentes la vista Entrada de facturas no estará disponible. Puede crearuna nota de crédito con referencia a una factura en la vista Facturas y notas de crédito.También puede crear una nota de crédito sin referencia a un pedido en la vista Facturas y notas decrédito. Si introduce una referencia a un pedido, es solamente para su información; el sistema nousa la referencia para ninguno de sus procesos.

3. Contabilizar nota de créditoDespués de creada la nota de crédito, la contabiliza en el sistema.

Si graba pero no contabiliza una nota de crédito sin excepciones, el sistema la añade a la listaDocumentos en preparación en la vista Trabajo.

4. El sistema valida la nota de créditoEl sistema ejecuta una verificación de validación de nota de crédito. Si se encuentran excepciones, el sistemano contabiliza la nota de crédito y la añade a la lista Documentos con excepciones en la vista Trabajo. Deberesolver las excepciones para que la nota de crédito se pueda contabilizar.Para obtener más información, consulte Verificación de factura de proveedor [página 155].

5. Aprobar la nota de crédito (opcional)Según las parametrizaciones de configuración, antes de contabilizar una nota de crédito, el sistema debeiniciar un proceso de aprobación. El sistema envía una tarea solicitando aprobación de la nota de crédito asu jefe.En el centro de trabajo Mi área de responsabilidad (Compras), su jefe puede realizar una de las siguientesacciones: ● Aprobar la nota de crédito ● Transferir la tarea a otro empleado responsable de la aprobación ● Rechazar la nota de crédito

El sistema invalida las notas de crédito rechazadas. ● Devolverle la nota de crédito para que la revise

6. El sistema contabiliza la nota de créditoSi no hay excepciones y no existen procesos de autorización en curso, el sistema añade la nota de créditocontabilizada a la lista en la vista Facturas y notas de crédito. Una vez que el sistema contabiliza la nota decrédito, sus datos se registran en un libro y la nota de crédito se libera. El sistema notifica: ● Compra de: los valores y las cantidades de la nota de crédito que hace referencia a:

○ Un contrato de compra ○ Un pedido con una posición con límite de un contrato de compra para el que no hay entrada de

mercancías ● Finanzas de:

○ Datos de cancelación de factura de proveedor ○ Datos relevantes para contabilidad ○ Pagos e impuestos que se deben reembolsar

Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos yfacturación de proveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicarimpuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestosextranjeros incluso si la empresa no se registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determinaautomáticamente el impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor.


Para obtener más información, consulte Cálculo de impuestos en el extranjero para servicios,Determinación de impuestos [página 158]Determinación de impuestos [página 223], y Determinaciónde retención de impuestos [página 179]Determinación de retención de impuestos [página 230].Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinenteen Finanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o deadvertencia.Para obtener más información, consulte Contabilizaciones operativas tardías.En la contabilidad, la nota de crédito se trata como una factura de proveedor y también se la denominafactura de proveedor.

6.4.3 Tareas

6.4.3.1 Crear un crédito o débito posterior

ResumenPuede crear un débito o crédito posterior cuando quedan costes por cobrar o acreditar, por ejemplo, los gastos detransporte de productos que ya fueron facturados. Un débito posterior es un documento de seguimiento que hacereferencia a una factura o nota de crédito contabilizada, y que aumenta la deuda en la factura o reduce el crédito enla nota de crédito. Un crédito posterior tiene el efecto contrario. Es un documento de seguimiento que hace referenciaa una factura o nota de crédito contabilizada, y que reduce la deuda en la factura o aumenta el crédito en la nota decrédito.

Al crear un crédito o débito posterior, el sistema solo modifica el importe de la factura o nota de créditooriginal.Debe crear una nota de crédito si desea modificar la cantidad y el importe de la posición de factura o notade crédito original.Para obtener más información, consulte Crear una nota de crédito para una factura [página 276].

Procedimiento1. Vaya a Facturación de proveedores Facturas y notas de crédito .

Para visualizar una lista de todas las facturas y notas de crédito contabilizadas o pagadas, vaya a la listaVisualizar y seleccione una de las siguientes opciones:

● Facturas - Concluidas la semana pasada ● Notas de crédito - Concluidas la semana pasada

Como alternativa, también puede buscar una factura o nota de crédito, por ejemplo, introduciendo el ID dela factura o nota de crédito en el campo Buscar o utilizando la búsqueda Avanzada y filtrando segúndeterminados criterios.

2. Seleccione la factura o nota de crédito para la cual desea crear un débito o crédito posterior, haga clic enNuevo y, a continuación, seleccione Débito posterior o Crédito posterior.

El sistema propone los detalles de la factura o nota de crédito para la cual desea crear un débito o créditoposterior.

3. Información general


1. Introduzca al menos el ID de documento externo y la fecha.2. Opcional: Puede añadir el campo Descuento global.



4. En Posiciones, seleccione la posición que desea editar e introduzca el nuevo código de impuesto, el precioneto/bruto, el importe neto/bruto y cualquier otra información requerida.





















● Plazos


1. Para pagar la factura en plazos, haga clic en Añadir plazo .El sistema añade inicialmente dos filas a la tabla. La primera línea siempre es la línea de totalesde la tabla y está resaltada en amarillo.
















● Liberar el documento para su pago haciendo clic en Contabilizar .


Antes de contabilizar el documento, el sistema verifica los datos y visualiza mensajes de error, de sernecesario. Según las opciones en la configuración empresarial, el sistema crea excepciones paradeterminados errores.






6.4.3.2 Crear una nota de crédito para una factura

ResumenSi devuelve mercancías entregadas para las cuales ya se había contabilizado o corregido una factura contabilizadael proveedor le enviará una nota de crédito por correo electrónico o fax. Puede, entonces, crear en el sistema la notade crédito para la factura contabilizada.

Al crear una nota de crédito para una factura, el sistema modifica la cantidad y el importe de la facturaoriginal.Si solo desea modificar el importe de la factura original, cree un crédito posterior.Para obtener más información, consulte Crear un crédito o débito posterior [página 272].

Procedimiento1. Vaya a Facturación de proveedores Facturas y notas de crédito .

Para visualizar una lista de facturas contabilizadsa y pagadas vaya a la lista Mostrar y seleccione Facturas —Acabadas la semana pasada. Si aún no se contabilizó la factura, vaya a la lista Mostrar y seleccione Todos losdocumentos.


Por otro lado, también puede buscar una factura, por ejemplo, al introducir el ID de factura en el campoBuscar o al utilizar la búsqueda Avanzada y filtrar por ciertos criterios, como el estado de facturación.

2. Seleccione una factura, haga clic en Crear y después seleccione Nota de crédito.El sistema propone los detalles de la factura contabilizada o pagada en la pantalla Nueva nota de crédito.




4. Verifique los detalles y modifique los datos necesarios, como, por ejemplo, la cantidad, de acuerdo con lanota de crédito que recibió del proveedor.







● Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca una categoría de producto,un tipo de producto, una descripción de producto, una cantidad y un precio.


El sistema encuentra la categoría correspondiente de producto, y calcula el importe fiscal para cadacódigo de impuesto que puede verse en Detalles fiscales. El sistema deriva la cuenta de mayor o lacuenta de mayor (origen) basada en la categoría de producto. Para ver qué cuenta de mayor o quécuenta de mayor (original) ha determinado el sistema, puede simular el asiento haciendo clic en











abono de manera proporcional.


El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posición adicional de coste o valor deabono entre los importes del resto de posiciones.













Consulte tambiénCrear una factura o nota de crédito con referencia a documentos anteriores [página 237]Crear una factura o nota de crédito sin un pedido [página 241]


6.4.3.3 Cancelar un documento de facturación

ResumenPuede cancelar las facturas o notas de crédito contabilizadas o pagadas, y las solicitudes de anticipo contabilizadas.El sistema crea automáticamente un documento de cancelación para cada documento de facturación cancelado.El documento de facturación original permanece en el sistema y tiene el estado Cancelado.Para cancelar un documento de facturación que no fue contabilizado, invalídelo. Sólo es posible cancelar undocumento de facturación una vez que se contabiliza.

No puede cancelar los siguientes tipos de documentos: ● Solicitudes de anticipo pagadas

Se recomienda contabilizar las notas de crédito sin referencias, ya que no es posible crear unareferencia a una solicitud de anticipo.

● Documentos de cancelaciónSe recomienda copiar el documento de facturación original que se cancela y contabilizar la copia.

Procedimiento1. Para visualizar una lista de documentos de facturación contabilizados o pagados, en la vista Facturas y notas

de crédito del centro de trabajo Facturación de proveedores, vaya a la lista Mostrar y seleccione una de lassiguientes opciones:

● Facturas - Concluidas la semana pasada ● Notas de crédito - Concluidas la semana pasada ● Solicitudes de anticipo - Concluidas la semana pasada ● Facturas de aduana - Concluidas la semana pasada

Por otro lado, también puede buscar un documento de facturación al introducir el ID en el campo Buscar oal utilizar la búsqueda Avanzada y filtrar por ciertos criterios, como el tipo de documento.

2. Para cancelar una factura o nota de crédito que ya fue pagada, primero debe anular la compensación en elcentro de trabajo Débitos. Para obtener más información, consulte Cancelar una factura de proveedor.

3. Seleccione un documento de facturación y haga clic en Cancelar documento .El sistema propone los detalles del documento de facturación en la actividad rápida Nueva cancelación.

4. Verifique los detalles del documento de facturación para el cual desea crear un documento de cancelación.5. Si es necesario, introduzca una descripción y modifique la fecha de contabilización sugerida del documento

de cancelación.6. Para completar el documento de cancelación, puede:

● Grabar un borrador del documento de cancelación, que puede completar en otro momento al hacerclic en Grabar .El sistema crea automáticamente la tarea Completar factura de proveedor [página 201] y la muestraen la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores.

● Liberar el documento de cancelación al hacer clic en Contabilizar .


Si un empleado que no tiene permitido contabilizar documentos de cancelación hace clic enContabilizar , el sistema asigna el estado Preparado para contabilizar al documento y crea

una tarea de contabilización de documento de cancelación para todos los empleadosasignados a la unidad organizativa de facturación de proveedores y todos los contadoresadicionales de la unidad organizativa.Para obtener más información, consulte la tarea Completar factura de proveedor[página 201].

Si hay un proceso de aprobación establecido, el sistema crea la tarea Aprobar factura de proveedor yañade el documento de cancelación a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajo del centrode trabajo Facturación de proveedores.Si no hay ningún proceso de aprobación establecido o el documento ya fue aprobado, el sistemacontabiliza el documento y lo añade a la lista ubicada en la vista Facturas y notas de crédito. Eldocumento de facturación original que cancela también permanece en la lista ubicada en la vistaFacturas y notas de crédito y tiene el estado Cancelado.Una vez que se contabiliza el documento de cancelación, el sistema genera un asiento contable deanulación para cada asiento contable original en todos los sistemas contables afectados.Para obtener más información, consulte Anular asientos contables [página 188].

Si el documento de cancelación se crea para una factura o nota de crédito de autofacturación,se lo envía al proveedor mediante el canal de publicación definido.

6.5 Vista Autofacturaciones

6.5.1 Guía rápida para Autofacturación (en Facturación deproveedores)

En la vista Autofacturación del centro de trabajo Facturación de proveedor puede programar ejecuciones deautofacturación (AF) para crear automáticamente facturas y abonos en nombre de sus proveedores, lo que quieredecir que sus proveedores ya no tendrán que enviarle facturas o abonos nunca más. La vista también le proporcionaun resumen de todas las ejecuciones finalizadas y de sus estados, así como las facturas y abonos que el sistemahaya creado durante la ejecución. Además de programar nuevas ejecuciones, también puede reprogramar ocancelar próximas ejecuciones y mostrar el log de aplicacíon, que es donde el sistema graba toda la informaciónacerca de una ejecución AF.



Conceptos básicos

Procesamiento de factura de proveedor con AutofacturacionesPuede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar elproceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significaque estos proveedores no necesitan enviarle facturas de proveedor; en su lugar, el sistema utiliza los precios en lospedidos y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios o las entregas entrantes para crear y contabilizarlas facturas automáticamente en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de lafactura o nota de crédito creada en su nombre.


Para obtener más información, consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones[página 285].

Ejecución de datos en masa (EDM)La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transaccióncomercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales,por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos.Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcancees posible proporcionar variantes estándar de MDRs.Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programanla ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas.En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, los usuarios clave pueden supervisary programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo.Para obtener más información, consulte aquí) [página 288].

Automatización de Gestión de relación con proveedoresPara ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestiónde relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerirque haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir lasconfiguraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas yprocesa las transacciones automáticamente.Para obtener más información, consulte aquí [página 19].





Tareas

Configurar para AutofacturacionesSeleccionar un proveedor para autofacturacionesUna vez que haya acordado con su proveedor utilizar ejecuciones de autofacturación paracrear facturas y abonos en su nombre, deberá establecer la siguiente configuración:

1. Vaya al centro de trabajo Base de proveedores > vista Proveedores y seleccione unproveedor de la lista.

2. Haga clic en Editar , elija General > Compras, y seleccione Autofacturación.El sistema creará automáticamente facturas y abonos para todos los pedidos delproveedor seleccionado por medio de una ejecución AF.

Para excluir un pedido concreto de una ejecución de autofacturaciónprogramada, puede desmarcar la autofacturación en el pedido.También puede seleccionar un pedido individual para autofacturación sinseleccionar el proveedor para autofacturación.

Definir canales de comunicación


Una vez que el sistema haya creado facturas y abonos en una ejecución de autofacturación,es necesario enviar los documentos a su proveedor para que los verifique.Para definir cómo quiere enviar los docuemntos al proveedor, deberá establecer la siguienteconfiguración:

1. Vaya al centro de trabajo Base de proveedores > vista Proveedores y seleccione unproveedor de la lista.

2. Haga clic en Editar , seleccione General > Comunicación > Colaboración. Tiene lassiguientes opciones: ● Enviar facturas y abonos por correo electrónico, fax o correo ordinario

En Factura de autofacturación , seleccione Correo electrónico, Fax, o Impresora.Introduzca la dirección electrónica o el número de fax del proveedor, o introduzcael número de copias que quiere imprimir. Entonces puede enviarse la impresión asu proveedor por correo ordinario.

● Enviar facturas y abonos por XMLHaga clic en Actualizar configuración XML .Para obtener más información acerca de la configuración, consulte aquí.

Programar un proceso de autofacturación1. Para abrir la actividad rápida Programar ejecución , haga clic en Programar .2. En Programar, seleccione una de las siguientes opciones de programación:

● Iniciar inmediatamente ● Ejecutar después de job

Elija una ejecución existente. El sistema ejecutará el proceso de forma inmediatadespués de que se haya concluido la función especificada.

● Ejecución individualFije una fecha y una hora para el proceso.

● PeriodicidadElija una periodicidad para la ejecución, como por ejemplo, diariamente,semanalmente o mensualmente.

3. Haga clic en Grabar y cerrar .La ejecución de autofacturación programada crea facturas y abonos basados enentradas de mercancías o devoluciones de mercancías para todos los pedidosseleccionados para autofacturación y, si es posible, también los contabiliza. Antes decontabilizar los documentos, el sistema verifica los datos y crea excepciones paraciertos errores, de ser necesario. ● Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará la factura o el abono y los

añadirá a la lista de Documentos con excepciones en la vista Trabajo del centro detrabajo Facturación de proveedores. Debe aclarar las excepciones antes de que eldocumento se pueda contabilizar. Para obtener más información, consulteTratamiento de excepciones [página 197].

● Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobaciónestablecido, el sistema crea la tarea Aprobar factura de proveedor y añade lafactura o nota de crédito a la lista Documentos en aprobación en la vista Trabajodel centro de trabajo Facturación de proveedores.

● Si no hay excepciones y no hay ningún proceso de aprobación establecido, o si eldocumento ya fue aprobado, el sistema contabiliza la factura o nota de crédito yla añade a la lista en la vista Facturas y notas de crédito.


Una vez que el documento se contabiliza, el sistema crea automáticamente unasiento contable para ese documento, actualiza la cuenta de mayor y libera lafactura o nota de crédito para su pago. Para obtener más información, consulteAsientos contables [página 186]Asientos contables [página 234].Dependiendo del canal de comunicación que haya definido para su proveedor, elsistema envía la factura o el abono al proveedor por XML, correo electrónico o fax,o bien lo envía a una impresora.

La vista Autofacturaciones muestra una lista de todas las ejecuciones finalizadas y desus estados. Para visualizar las facturas y abonos que el sistema ha creado duranteuna ejecución, seleccione la ejecución de la lista.

Visualizar un log de aplicaciónPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí.


6.5.2.1 Procesamiento de factura de proveedor conAutofacturaciones

ResumenPuede que su empresa tenga que tratar con un número de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar elproceso de facturación puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturación (ERS). Esto significaque estos proveedores no necesitan enviarle facturas de proveedor; en su lugar, el sistema utiliza los precios en lospedidos y las cantidades en las entradas de mercancías y servicios o las entregas entrantes para crear y contabilizarlas facturas automáticamente en nombre de los proveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de lafactura o nota de crédito creada en su nombre.


Requisitos previosEstos son los requisitos:

● Solicitudes de compra y pedidos, Entradas de mercancías y servicios, Entregas entrantes, Facturación deproveedores y Liquidaciones automáticas están configurados en su sistema.

● Se acordaron las autofacturaciones entre su empresa y el proveedor. ● En la vista Compras del editor Proveedor, la casilla Autofacturaciones está marcada.

El sistema asigna automáticamente todos los pedidos para ese proveedor a Autofacturaciones. ● En la vista Comunicación del editor Proveedor, se selecciona el canal de salida para las facturas de

autofacturación y, si corresponde, se actualizan las parametrizaciones XML.

● Los siguientes documentos de compra que corresponden a la ejecución de autofacturación para un proveedorestán disponibles en el sistema y todavía no se facturaron todos en su totalidad.


○ Pedidos marcados para la autofacturación y uno de los siguientes para cada pedido: ○ Entrada de mercancías y servicios ○ Entrega entrante confirmada

Integración ● Procesos de entrada relacionados con documentos que conducen a la entrada manual o la creación

automática de facturas de proveedor: ○ Procesamiento de pedidos que le permite crear, procesar y realizar un seguimiento de todos los pedidos

y documentos relacionados, como las confirmaciones de pedidos. ○ Procesamiento de entrada mercancías y servicios que le permite crear, actualizar y cancelar entradas



● Procesos de salida que conducen a la actualización o finalización de documentos precedentes y al pago o lacancelación de una factura de proveedor: ○ Procesamiento de pedidos, en los que el sistema compara los valores de la factura de proveedor creada

con los valores del pedido correspondiente, por motivos de verificación. ○ Procesamiento de débitos, que le permite tratar pagos salientes y todas las actividades asociadas con

estos pagos. ○ Procesamiento de gestión de pagos, que le permite hacer un seguimiento de todos los aspectos de sus

pagos salientes y de sus modalidades de pago. También le permite realizar asignaciones de pagos, yvisualizar y procesar sus estados de cuentas bancarias.

○ Contabilidad general, que le permite gestionar su estructura contable y realizar taras contablesimprescindibles como arrastre de saldos, ajustes de contabilización, informes y actualizaciones de tiposde cambio de monedas extranjeras.

Flujo de proceso1. Programar ejecución de autofacturación

● En la vista Autofacturaciones del centro de trabajo Facturación de proveedores, puede especificar, porejemplo, la fecha y frecuencia de la programación de ejecución.

● En cada ejecución de autofacturación, el sistema crea facturas para todos los pedidos marcados paraautofacturación. Para excluir un pedido de una ejecución de autofacturación programada, puededesmarcar la autofacturación en el pedido relevante.

2. Datos de facturación enviados por los documentos precedentes ● El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturación necesarios para la factura. El

sistema utiliza un contrato de compra, si está implicado en el proceso, y los pedidos marcados para laautofacturación junto con uno de los siguientes documentos de compra: ○ Entrada de mercancías y servicios ○ Entrega entrante confirmada

● El sistema crea facturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor. ● La asignación de los pedidos a la autofacturación es automática, si se ha seleccionado la autofacturación

para dicho proveedor. Puede deseleccionar la autofacturación para un pedido específico, si desea excluir


dicho pedido de la ejecución de autofacturación planificada. El sistema utiliza los precios de los pedidosrelevantes y las cantidades de las entradas de mercancías y servicios o entregas entrantes relevantespara crear y contabilizar facturas en nombre de los proveedores.

3. Se verifica la facturaEl sistema verifica la consistencia de la factura de proveedor.Para obtener más información, consulte Verificación de factura de proveedor [página 155].

4. Se contabiliza la facturaUna vez que se verifica la factura, el sistema la contabiliza.El sistema notifica: ● La compra de los valores y las cantidades de una factura que hace referencia a:

○ Contrato de compra ○ Pedido con una posición con límite de un contrato de compra para el que no hay entrada de

mercancías ● Datos relevantes para contabilidad ● Pagos e impuestos que están vencidos ● Pagos a proveedores no residentes, cuando sean relevantes

Los impuestos sobre materiales y mercancías se aplican a transacciones de compra como pedidos yfacturación de proveedores. El impuesto de país extranjero es válido cuando la empresa necesita aplicarimpuestos extranjeros. En las compras, es posible recibir una factura de proveedor con impuestos extranjerosincluso si la empresa no se registró con la autoridad fiscal extranjera. El sistema determina automáticamenteel impuesto aplicable en el proceso de facturación de proveedor.Para obtener más información, consulte Cálculo de impuestos en el extranjero para servicios, Determinaciónde impuestos [página 158]Determinación de impuestos [página 223], y Determinación de retención deimpuestos [página 179]Determinación de retención de impuestos [página 230].Antes de transferir los datos a Finanzas, el sistema verifica si está abierto el período contable pertinente enFinanzas. Si el período contable está cerrado, el sistema muestra un mensaje de error o de advertencia.

5. Se notifica al proveedorSegún el formato de factura mediante el cual se notificará al proveedor, el sistema envía uno de los siguientesmensajes al sistema de facturación externo del proveedor: ● Factura de autofacturación mediante intercambio de datos electrónicos de SAP, enviada en formato

XML ● Factura de autofacturación enviada como correo electrónico con la factura de autofacturación adjunta

en modo de sólo lectura.

La factura de autofacturación también puede ser enviada al proveedor por correo o fax.Si se cancela una factura de autofacturación, también se notifica al proveedor sobre la cancelación.

6. El proveedor crea la factura de cliente en el sistema externo.El proveedor recibe la factura de proveedor generada por autofacturación y crea una factura de cliente basadaen los datos recibidos.

Consulte tambiénGuía rápida para autofacturaciones [página 281]Guía rápida Tareas [página 189]Guía rápida para facturas y notas de crédito [página 263]Verificación de factura de proveedor [página 155]Tratamiento de excepciones [página 197]Gestión de relación con proveedores [página 7]


6.5.2.2 Ejecución de datos en masa

ResumenLa ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transaccióncomercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales,por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos.Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcancees posible proporcionar variantes estándar de MDRs.Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programanla ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas.En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, los usuarios clave pueden supervisary programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo.

La ejecución en proceso de fondo de volúmenes de datos empresariales menores está gestionada mediantelas tareas automáticas de Gestión de tareas empresariales.

Características de Ejecución de datos en masa ● Un usuario final puede crear, actualizar y programar la ejecución de datos en masa. La programación se puede

hacer una sola vez, con un patrón de repetición (con la ayuda de un calendario de fábrica), o basada en eventoscomo una actividad subsiguiente después de una Ejecución de datos en masa. También puede iniciar unaejecución desde el centro de trabajo para que comience inmediatamente.

● Con las ejecuciones de datos en masa, puede automatizar tareas o actividades empresariales repetitivas,por ejemplo, las tareas de fondo que se ejecutan de noche cuando hay actividad reducida en el sistema. Lasejecuciones de datos en masa son útiles para definir trabajos asincrónicos, largos, que consumen recursos,como las ejecuciones de un día y las impresiones en masa.

● Puede definir el grado de control y automatización de las ejecuciones de datos en masa. Por ejemplo, puedeliberar solicitudes salientes de forma automática para ciertos clientes, mientras que para otros, puedeverificar manualmente la información antes de liberarlas.

● El sistema programa, de forma automática, los paquetes de trabajo para acelerar el tiempo de procesamientoen una ejecución de datos en masa.

Flujo del proceso de una ejecución de datos en masaLos usuarios finales pueden crear ejecuciones de datos en masa en los centros de trabajo individuales. Los siguientespasos explican los procesos típicos para crear una ejecución de datos en masa y programarla como un trabajo.Durante este proceso, debe acceder al centro de trabajo y al Programador de tareas.

1. El usuario crea y programa una nueva ejecución de datos en masa en su centro de trabajo mediante laintroducción de un nombre exclusivo en el campo ID de ejecución de datos en masa, y la definición deparámetros para la ejecución. Por ejemplo, en el centro de trabajo Logística de salida, el usuario seleccionaLiberación automatizada y, entonces, crea una nueva ejecución de datos en masa.

2. En el programador de tareas genérico, el usuario puede iniciar la ejecución de datos en masa inmediatamenteo programarla para que se ejecute en un horario específico, o que la desencadene un evento determinado:


● Basada en el tiempo:: se puede programar para que se ejecute inmediatamente de fondo, para que seejecute una sola vez en una fecha y hora particular o para que se ejecute como un evento periódico.

● Basada en un evento: se desencadena una vez que se completa otra tarea.3. En cualquier momento, un usuario clave puede supervisar, reprogramar o cancelar la tarea de fondo

relacionada con la ejecución de datos en masa desde la vista Tareas de fondo del centro de trabajo Gestiónde aplicaciones y usuarios. La vista Tareas de fondo le permite al usuario clave ver todas las tareas en elsistema.

4. El usuario puede ir al Registro de aplicación de cualquier ejecución de datos en masa para ver el tiempo y elestado de cada ejecución, y para verificar si hay errores, advertencias o mensajes. Cuando se produce unerror durante una ejecución de datos en masa, es posible que se produzca un impacto empresarial. El usuariopuede consultar los mensajes del registro de la aplicación para encontrar la causa exacta del error.Para más información consulte: Registro de la aplicación

Ejecución de datos en masaEn la siguiente tabla se pueden ver algunas de las muchas ejecuciones de datos en masa que se pueden definir enel sistema y los centros de trabajo en los que se definen.

Centro de trabajo Vista del centro de trabajo Subvista Ejecución de datos en masa

Gestión de aplicaciones yusuarios

Consistencia de datoscomerciales

Ejecuciones de verificacióndel flujo de datos

Ejecución de verificación delflujo de datos

Gestión de aplicaciones yusuarios

Gestión de entradas y salidas Entrada de archivos Ejecución de entrada dearchivos

Gestión de caja y liquidez Posición de caja y previsión deefectivo

Ejecuciones de previsión deliquidez

Ejecución de previsión deliquidez

Gastos e ingresos Tareas periódicas Distribución de gastosgenerales

Ejecución de distribución

Gastos e ingresos Tareas periódicas Proyectos de costes directos:Absorción de gastosgenerales

Ejecución de gastosgenerales para proyectos decostes directos

Gastos e ingresos Tareas periódicas Proyectos de gastosgenerales: Absorción degastos generales

Ejecución de gastosgenerales para proyectos degastos generales

Gastos e ingresos Tareas periódicas Órdenes de servicio:Absorción de gastosgenerales

Ejecución de gastosgenerales para órdenes deservicio

Gastos e ingresos Tareas periódicas Reconocimiento de ingresos Ejecución de reconocimientode ingresos

Facturación a clientes Ejecuciones de facturas Ejecución de factura

Facturación a clientes Ejecución de autorización detarjeta de crédito

Ejecución de autorización detarjeta de crédito

Planificación de la demanda Acciones automatizadas Ejecución de previsión Ejecución de previsión

Planificación de la demanda Acciones automatizadas Ejecución de preparación Ejecución de preparación

Planificación de la demanda Acciones automatizadas Ejecución de liberación Ejecución de liberación

Planificación de la demanda Acciones automatizadas Ejecución continua Ejecución continua

Comercio electrónico Ejecuciones de exportaciónde clientes

Ejecuciones de exportaciónde clientes

Comercio electrónico Ejecuciones de borrado depedidos de Internet

Ejecuciones de borrado depedidos de Internet



Activo fijo Tareas periódicas Depreciación Ejecución de amortización

Libro mayor Tareas periódicas Arrastre de saldos Ejecución de arrastre

Libro mayor Tareas periódicas Contabilizar documentos deasientos contables periódicos

Ejecución de documento deasiento contable periódico

Libro mayor Tareas periódicas Informes legales Ejecución de informe deasiento contable

Logística interna Acciones automatizadas Proceso de corrección denivel de inventario

Proceso de corrección denivel de inventario

Valoración de inventarios Tareas periódicas Compensación EM/RF Ejecución de compensaciónEM/RF

Valoración de inventarios Tareas periódicas Absorción de gastosgenerales en lotes deproducción

Ejecución de gastosgenerales para lotes deproducción

Valoración de inventarios Tareas periódicas Compensación WIP Ejecución de compensaciónde trabajo en proceso

Valoración de inventarios Ejecución de cambio de costede unidad en inventario

Control de logística de salida Acciones automatizadas Ejecución de actualización deconfirmación

Control de logística de salida Acciones automatizadas Ejecución de liberación deentregas pendientes

Débitos Tareas periódicas Ejecuciones de confirmaciónde saldos

Ejecución de confirmación desaldos

Débitos Tareas periódicas Conversión de monedaextranjera

Ejecución de conversión demoneda extranjera

Débitos Tareas periódicas Ejecuciones de pago Ejecución de pago

Débitos Tareas periódicas Reclasificación de débitos Ejecución de reclasificaciónde débitos

Gestión de pagos Tareas periódicas Ejecuciones de liquidación detarjeta de crédito

Ejecución de liquidación detarjeta de crédito

Gestión de pagos Tareas periódicas Conversión de monedaextranjera

Conversión de monedaextranjera para caja

Gestión de pagos Tareas periódicas Medios de pago Ejecuciones de medios depago

Control de producción Acciones automatizadas Ejecución de cierre de lotes enmasa

Control de producción Acciones automatizadas Ejecución de creación deórdenes en masa

Control de producción Acciones automatizadas Ejecución de liberación deórdenes en masa

Gestión de proyectos Gestión de modificaciones Definiciones de ejecución deinstantánea

Definiciones de ejecución deinstantánea

Créditos Tareas periódicas Ejecuciones de confirmaciónde saldos

Ejecución de confirmación desaldos

Créditos Tareas periódicas Ejecuciones de reclamación Ejecución de reclamación

Créditos Tareas periódicas Conversión de monedaextranjera

Nueva conversión de monedaextranjera para ejecución decréditos



Créditos Tareas periódicas Ejecuciones de pago Ejecución de pago

Créditos Tareas periódicas Reclasificación de créditos Ejecución de reclasificaciónde créditos

Facturación de proveedores Autofacturación Autofacturación

Facturación de proveedores Facturas periódicas Facturas periódicas Facturas periódicas:Ejecuciones

Control de aprovisionamiento Liberación automatizada Ejecución de propuesta deproducción

Ejecución de liberación depropuestas de producción

Control de aprovisionamiento Liberación automatizada Ejecución de propuesta decompra

Liberar ejecuciones depropuestas de compras

Planificación delaprovisionamiento

Planificación automatizada Ejecución de actualización deconfirmación

Ejecución de actualización deconfirmación

Planificación delaprovisionamiento

Planificación automatizada Ejecución de planificación Nueva ejecución deplanificación

Gestión fiscal Tareas periódicas Ejecuciones de informes dedeclaración recapitulativa

Ejecución de informes dedeclaración recapitulativa

Gestión fiscal Tareas periódicas Ejecuciones de declaración deimpuestos sobre ventas yconsumo

Ejecución de declaración deimpuestos sobre ventas yconsumo

Gestión fiscal Tareas periódicas Ejecuciones de declaración deIVA

Ejecución de declaración deIVA

Gestión fiscal Tareas periódicas Declaraciones de retenciónde impuestos

Ejecución de declaración deretención de impuestos

Gestión fiscal Tareas comunes Nueva ejecución dedeclaración de impuestos

Ejecución de declaración deimpuestos

Administración de tiempos Cierres del día Ejecución de cierre del día Ejecución período cierrevaloración tiempos empleado

Consulte tambiénRegistro de la aplicación

6.6 Vista Factura periódica

6.6.1 Guía rápida para Facturas periódicas (en Facturación deproveedores)

En la vista Facturas periódicas del centro de trabajo Facturación de proveedores puede crear automáticamentefacturas para pagos regulares, como por ejemplo un alquiler, un leasing o un seguro. Normalmente estos costes noimplican pedidos, entradas de mercancías y servicios u otros documentos anteriores y, en consecuencia, no sepueden crear utilizando la autofacturación. Las ejecuciones de facturas periódicas están programadas para que seejecuten una vez al día (por defecto, a las 19:00 CET). Es posible definir la recurrencia, por ejemplo, de forma semanalo mensual. Durante una ejecución se crean facturas basadas en la información introducida en la factura periódica.Además de crear nuevas facturas periódicas, también puede editar, bloquear y borrar facturas existentes.


La subvista Facturas periódicas muestra una lista de todas las facturas periódicas existentes y los documentos defactura que creó el sistema durante una ejecución.La subvista Ejecuciones muestra una lista de todas las ejecuciones finalizadas y de sus estados. También puede verel log de aplicación, en el que el sistema registra toda la información acerca de una ejecución de factura periódica.


Conceptos básicos

Facturas periódicas para facturas de proveedorPara algunos procesos de facturación, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facturevarias veces en inervalos periódicos definidos. Para optimizar este proceso, las funciones para crear facturasperiódicas ayuda a su empresa a crear dichas facturas de forma automática y sin recibir las facturascorrespondientes de los clientes para iniciar la creación de facturas. Automatizar los procesos vinculado a lasfacturas periódicas no sólo aumenta la eficiencia del proceso de facturación si no que también ayuda a su empresaa aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general.

Por defecto, el sistema programa el proceso automático de creación de facturas una vez al día.

Para obtener más información, consulte Facturas periódicas para facturas de proveedor [página 294].

Ejecución de datos en masa (EDM)La ejecución de datos en masa (MDR) es un procesamiento en masa automático de una tarea o de una transaccióncomercial. MDR permite el procesamiento en masa de datos comerciales y se utiliza en los procesos empresariales,por ejemplo, ejecuciones de facturas, ejecuciones de autorización de pagos o ejecuciones de confirmación de saldos.Cuando el usuario planifica una MDR, el sistema lo representa como un job de fondo. Durante la definición del alcancees posible proporcionar variantes estándar de MDRs.Las MDRs se crean y se actualizan en los centros de trabajo. Con el Programador de tareas los usuarios programanla ejecución para que se ejecute una vez o con regularidad en horas especificadas.En la vista Jobs de fondo del centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios, los usuarios clave pueden supervisary programar de nuevo los jobs MDR que han creado los usuarios en otros centros de trabajo.Para obtener más información, consulte aquí) [página 288].

Automatización de Gestión de relación con proveedoresPara ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestiónde relación con proveedores en la solución puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerirque haga selecciones durante la configuración de su solución o durante el ajuste precio, donde puede definir lasconfiguraciones relevantes. El sistema toma decisiones basándose en estas configuraciones predeterminadas yprocesa las transacciones automáticamente.Para obtener más información, consulte aquí [página 19].





Tareas

Crear una factura periódicaPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 295].


Exportar facturas periódicas a Microsoft ExcelPara obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 209]aquí[página 258].



Verificar una ejecución finalizada y editar facturas no registradas1. Vaya a la subvista Ejecuciones.

El sistema muestra todas las ejecuciones finalizadas con sus estados.2. Para ver los detalles de una ejecución finalizada, seleccione una ejecución y haga clic

en Mostrar log .En Resumen , el sistema muestra el número de facturas que creó durante la ejecuciónde factura periódica y si pudo contabilizarlas o no.Para obtener más información acerca del log de aplicación, consulte aquí.

3. Para editar y contabilizar facturas que el sistema no pudo contabilizar durante laejecución, vaya a la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores ,elija Todos los documentos en proceso, haga clic en Avanzados, elija Facturaperiódica como método de entrada e introduzca, por ejemplo, la fecha en la que seejecutó la ejecución en Creada el.Como alternativa, también puede ir a la subvista Facturas periódicas , seleccionar laejecución de la lista y elegir Facturas .Una vez que una factura se ha contabilizado, el sistema la añade a la vista Facturas ynotas de crédito .


6.6.2.1 Facturas periódicas para facturas de proveedor

ResumenPara algunos procesos de facturación, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facturevarias veces en inervalos periódicos definidos. Para optimizar este proceso, las funciones para crear facturasperiódicas ayuda a su empresa a crear dichas facturas de forma automática y sin recibir las facturascorrespondientes de los clientes para iniciar la creación de facturas. Automatizar los procesos vinculado a lasfacturas periódicas no sólo aumenta la eficiencia del proceso de facturación si no que también ayuda a su empresaa aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general.

Por defecto, el sistema programa el proceso automático de creación de facturas una vez al día.

En función de la información sobre periodicidad que ha introducido la empresa, el sistema crea una plantilla defactura en segundo plano, según la cual se crean las facturas periódicas requeridas cuando vencen. Esto significa


que el sistema "lee" la periodicidad y la información sobre la plantilla cada vez que se requiere una nueva facturaperiódica y copia los datos en esta nueva factura. Entre estos datos se incluyen el proveedor, el importe de la facturay los impuestos. No obstante, el sistema no solo proporciona las funciones de copia de datos, sino también deseguimiento de datos que admite su empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditoría.Como contable, puede realizar las acciones siguientes:

● Crear una plantilla de factura periódica. Esta plantilla proporcionará la información para toda periodicidad dela factura.

● Programar las veces que desea crear a factura, o programar el patrón de periodicidad para la factura, porejemplo, una vez por mes.

● Verificar la previsión de periodicidad de ejecuciones programadas y visualizar el historial de ejecucionesanteriores para la factura periódica.

● Adjuntar otros ficheros o documentos a la factura periódica.

Las facturas que se crean automáticamente a partir de facturas periódicas se pueden contabilizar inmediatamenteo mediante una etapa de confirmación intermedia. Esto supone, por una parte, que el proceso de facturación seagiliza pero, por otra, el proceso de creación automatizado de facturas puede supervisarse cuando sea necesariosegún la operación de la empresa.

Las facturas basadas en pedidos no se pueden crear mediante las funciones aquí descritas.

Requisitos previosA fin de utilizar facturas periódicas en los procesos empresariales de su empresa, es necesario seleccionar estaopción como parte de Liquidaciones automáticas durante el proceso de definición del alcance.

Flujo del procesoPara obtener más información, consulte Crear una factura periódica [página 295].

Consulte tambiénGuía rápida Facturas periódicas [página 291]Guía rápida Tareas [página 189]Guía rápida Facturas y notas de crédito [página 263]

6.6.3 Tareas

6.6.3.1 Crear una factura periódica

ResumenPuede crear una factura periódica para pagos fijos y regulares, como pagos de alquiler, de leasing o de seguros. Unavez haya creado y liberado una factura periódica, el sistema crea automáticamente facturas a partir de la facturaperiódica en una ejecución de factura periódica.


Procedimiento1. Vaya a Facturación de proveedores Facturas periódicas , haga clic en Nuevo y, a continuación,

seleccione Factura periódica.2. Paso uno: Introducir plantilla de factura

Escriba los detalles de la factura periódica: ● Introduzca el ID de proveedor en Proveedor. ● En Información general puede decidir introducir el importe total bruto y el importe total de impuestos

de forma manual o dejar que el sistema complete estos campos automáticamente haciendo clic enAcciones y seleccionando, a continuación, Calcular importes totales después de haber añadido

posiciones a la factura periódica.Opcional: Introduzca un motivo de pago.

● PosicionesEn Posiciones, haga clic en Añadir fila .Puede añadir posiciones de factura o nota de crédito de las formas siguientes: ○ Introduzca el ID de producto, la cantidad y el precio.

El sistema encuentra la categoría y la descripción del producto y el código de impuestocorrespondientes. El sistema deriva la cuenta de mayor o la cuenta de mayor (origen) en base alproducto.Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos[página 158]Determinación de impuestos [página 223] y Determinación automática de cuentas[página 184].

○ Si no puede encontrar ningún producto adecuado en el sistema, introduzca la categoría deproducto, el tipo de producto, la descripción de producto, la cantidad y el precio.El sistema encuentra el código de impuesto correspondiente.Para obtener más información, consulte Determinación de impuestos[página 158]Determinación de impuestos [página 223] y Determinación automática de cuentas[página 184].

○ Si no puede encontrar ningún producto o ninguna categoría de producto apropiados en el sistema,introduzca el tipo de producto, la descripción de producto, el código de impuesto, la cantidad, elprecio y una cuenta de mayor.El sistema utiliza la cuenta de mayor introducida para la determinación de cuentas.Para obtener más información, consulte Facturas de proveedor de texto libre (sin referencia depedido) (Determinación de cuentas).

● En la lista Tipo de asignación de costes, seleccione un tipo de asignación de costes para cada posición.Según el tipo de asignación de cuenta que se seleccione, el sistema visualiza más campos para losobjetos de costes.Para obtener más información acerca de los tipos de asignación de cuentas, véase Asignación decuenta en compras [página 28].

● Opcional: Distribución de costes adicionalesEs posible añadir y distribuir costes adicionales, como el porte o seguro, o importes de crédito, comodescuentos por pronto pago o reembolso de costes.

1. Haga clic en Añadir fila .2. Introduzca el tipo de coste en la columna Descripción.3. Introduzca al menos el código de impuesto y el importe que desea distribuir entre las posiciones

de factura y nota de crédito existentes.


4. También se puede introducir una cuenta de mayor que el sistema utiliza únicamente paraclasificar los gastos y no para la determinación de cuentas.

5. Seleccione la casilla Distribuir costes adicionales de manera proporcional o la casilla Distribuirvalor de abono de manera proporcional.El sistema distribuye de manera proporcional el importe de la posición adicional de coste o valorde abono entre los importes del resto de posiciones.

Para obtener más información, consulte Distribución de costes y cantidades entre posiciones defactura y nota de crédito.

● Opcional: Facturación multisociedad

Opciones de configuraciónLas opciones de configuración se suelen llevar a cabo por un usuario clave. Si no cuenta conla autorización necesaria, póngase en contacto con el usuario clave.Se ha habilitado Facturación de proveedores multisociedad en la configuración de la solución.Para hallar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial yseleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione el proyecto de implementacióny haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición del alcance,asegúrese de haber seleccionado Facturación de proveedores dentro de Compras.En la etapa Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Compras y seleccioneFacturación de proveedores. Seleccione Facturas y notas de crédito deproveedores Entrada de facturas de proveedores y confirme que se cargan facturas a lasempresas asociadas.Para obtener más información acerca de la definición de las reglas de contabilización entreempresas, consulte Contabilización directa a empresas asociadas: Guía de configuración.

Si su empresa es parte de un grupo de empresas asociadas, puede cargar las posiciones de facturasin referencia a un pedido de compra a sus empresas asociadas, por ejemplo, para costes adicionales.

1. Asegúrese de haber creado una posición de factura para cada importe de factura que deseacargar a la empresa asociada incluso si la factura original del proveedor contiene solo unaposición de factura. Esto es necesario ya que es posible asignar posiciones que se cargan a lasempresas asociadas a solo un tipo de asignación de costes.

2. Por cada posición que se desea cargar a una empresa asociada, introduzca una empresaasociada en el campo Empresa a facturar.El sistema crea automáticamente débitos y créditos multisociedad sin contabilizar una facturaseparada para la empresa asociada. Esto significa que no se necesitará ninguna contabilizaciónmanual adicional en la gestión financiera.

El sistema no carga impuestos a las empresas a facturar. De ahí que para Alemaniase recomiende utilizar este proceso solo dentro de un grupo de declaración deimpuestos.Para obtener más información, consulte Grupo de declaración de impuestos.


EjemploSu empresa de telefonía le ha enviado una factura que contiene una posición de factura conun importe de 500,00 USD. Dado que su empresa es parte de un grupo de empresasasociadas, solo desea pagar 250,00 USD de factura telefónica y desea cargar 250,00 USDa una de sus empresas asociadas. Para ello, se crean las dos siguientes posiciones defactura:


● Posición 2: El importe de 250,00 USD y la empresa B introducidos como empresa afacturar.La posición 2 se cargará a la empresa asociada B.

Para obtener más información acerca de los procesos entre empresas, consulte Procesos entreempresas en SAP Business ByDesign.

● Para ir a la siguiente pantalla de la actividad guiada, haga clic en Siguiente .3. Paso dos: Definir la factura periódica

Introduzca los detalles requeridos para programar la periodicidad de la factura periódica: ● En Información general, introduzca una descripción para la factura periódica y seleccione si las facturas

creadas durante la ejecución se tienen que confirmar antes de contabilizar. El sistema no incluye estadescripción en las facturas creadas durante dicha ejecución.

Una vez que haya liberado la factura periódica, el sistema automáticamente crea un ID dedocumento y lo visualiza en la subvista Facturas periódicas.El sistema incluye este ID de documento como un documento de referencia en las facturascreadas durante la ejecución de facturas periódicas.

● En Definir frecuencia, especifique el tipo de frecuencia de la factura periódica seleccionando o unpatrón de periodicidad o fechas individuales. ○ Si selecciona fechas individuales, introduzca las fechas en particular para la factura periódica. ○ Si selecciona un patrón de repetición, introduzca los detalles de dicho patrón, por ejemplo, las

fechas de inicio y fin, la frecuencia y el día del mes.

Para ir a la siguiente pantalla de la actividad guiada, haga clic en Siguiente .4. Paso tres: Previsión de factura periódica

Verifique los detalles de previsión e historial de la factura periódica.Para ir a la siguiente pantalla de la actividad guiada, haga clic en Siguiente .

5. Paso cuatro: AnexosPuede adjuntar ficheros a la factura periódica.

El sistema no visualiza anexos en las facturas que se crean a partir de la factura periódica.

Para ir a la siguiente pantalla de la actividad guiada, haga clic en Siguiente .6. Paso cinco: Revisión

Verifique los detalles que se han introducido en las pantallas previas. Para finalizar la factura periódica, puede: ● Verificar si la factura periódica está completa y es correcta haciendo clic en Verificar .

El sistema verifica los datos y muestra mensajes de error, de ser necesario.


● Grabar un borrador de la factura periódica que puede completar en otro momento al hacer clic enGrabar .

● Para liberar la factura periódica completa y cambiar a la pantalla Confirmación, haga clic en Liberar .7. Paso seis: Confirmación

Para finalizar con la creación de la factura periódica, haga clic en Cerrar .En Qué desea hacer a continuación, puede proceder del modo siguiente:

● Edite más detalles de facturas periódicas, acción que le lleva a la versión completa de la facturaperiódica donde puede hacer más modificaciones.

● Añada otra factura periódica.8. El sistema crea facturas a partir de la factura periódica en intervalos de tiempo regulares como se define en

el patrón de periodicidad. Para ello, el sistema verifica si las facturas se tienen que crear y luego crea aquellasfacturas en una ejecución.

● El sistema determina que el empleado que creó la factura periódica es el responsable de todas lasfacturas creadas durante la ejecución de facturas periódicas. Si este empleado no está asignado a unaunidad organizativa de facturación de proveedores ni definido como un contable adicional, el sistemautiliza las reglas definidas en la categoría de tareas Facturas de proveedores para determinar elempleado responsable. Para obtener más información, consulte Categoría de tareas Facturas deproveedores.

● Si el sistema detecta excepciones, no contabilizará la factura y la añadirá a la lista de Documentos conexcepciones en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Para indentificar lasfacturas con excepciones que el sistema creó durante una ejecución de facturas periódicas, haga clicen Avanzado y en Factura periódica como método de entrada.Para obtener más información, consulte Tratamiento de excepciones [página 197].

● Si el sistema no detecta ninguna excepción y hay un proceso de aprobación establecido, el sistemacrea la tarea Aprobar factura de proveedor y añade la factura de aduana a la lista Documentos enaprobación en la vista Trabajo del centro de trabajo Facturación de proveedores. Para indentificar lasfacturas en aprobación que el sistema creó durante una ejecución de facturas periódicas, seleccioneDocumentos con excepciones, haga clic en Avanzado y seleccione Factura periódica como método deentrada.

● Si no hay excepciones y no se encuentra en funcionamiento ningún proceso de aprobación, o si ya seaprobó la factura, el sistema contabilizará la factura y la añadirá a la lista en la vista Facturas y notasde crédito.Una vez que la factura se contabiliza, el sistema crea automáticamente un asiento contable para ella,actualiza la cuenta de mayor y libera la factura para su pago. Para obtener más información, consulteAsientos contables [página 186]Asientos contables [página 234].

Para visualizar las facturas que el sistema creó durante una ejecución y los estados correspondientes, vayaa la subvista Facturas periódicas, seleccione una factura periódica de la lista y elija Facturas .


6.7 Vista informes



Características







6.7.2 Facturas con excepciones

ResumenEste informe muestra las facturas con excepciones y el valor de la factura por proveedor, junto con los valores de lafactura correspondientes, el porcentaje de facturas y valores de la factura con excepciones y el número de


excepciones, así como el tipo de excepción. Para detectar problemas de proceso o fraudes potenciales, puedeverificar la frecuencia con la que se produce una excepción específica en comparación con el resto de excepcionesde facturas.

Características


● Excepciones de factura por proveedor ● Facturas con excepciones por proveedor


● Tipo de excepciónMuestra los datos relevantes para un tipo de excepción.Los tipos de excepción incluyen: ○ Falta información externa o es errónea

Una factura de proveedor contiene información incompleta o errónea acerca del proveedor, por ejemplo,falta un número de factura de proveedor.

○ Falta información interna o es erróneaUna factura de proveedor contiene información interna incompleta o errónea, por ejemplo, falta unaasignación de costes.

○ Falta entrada de mercancíasUna factura de proveedor para la cual aún no se entregaron las mercancías ni se prestaron los serviciosque fueron pedidos.

○ Referencia a pedido faltanteUna factura de proveedor contiene posiciones de factura sin referencia a un pedido o pedido de envíodirecto. El sistema busca pedidos que puedan ser utilizados como referencia mediante la informaciónde la empresa de compra, el proveedor y el producto, como el tipo de producto, el ID, la categoría y ladescripción. Si corresponde, el contable puede seleccionar uno de los pedidos propuestos comoreferencia, lo que facilita el procesamiento en la gestión financiera.

○ Falta factura o nota de créditoUna factura o nota de crédito contiene posiciones de nota de crédito cuya cantidad supera la cantidadfacturada, o posiciones de crédito o débito posteriores cuya cantidad supera la cantidad facturada oacreditada.

○ Posible duplicadoUna factura de proveedor se identifica como un posible duplicado.

○ Variación de precio/cantidad/impuestoUna factura de proveedor contiene una variación de precio, cantidad o impuesto que supera el límite detolerancia del proveedor.

○ Error durante simulación de asiento contableSe utiliza una factura de proveedor sin errores para simular un asiento contable en la contabilidadfinanciera. Se eleva la excepción si la simulación da como resultado errores. Si se contabiliza la factura


de proveedor, el sistema crea tareas en la gestión financiera. Si no se contabiliza la factura de proveedor,tendrá que contabilizarla de manera manual una vez que se corrijan los errores en la contabilidadfinanciera.

○ Otras excepcionesUna factura de proveedor contiene errores que no se pueden asignar a ningún otro tipo de excepción.

● Estado de excepciónMuestra los datos relevantes para el estado de una excepción de factura.Los estados incluyen: ○ Pendiente ○ Transferido ○ Aceptado ○ Rechazado ○ Obsoleto

● Fecha de facturaPor defecto, el valor se establece como los últimos 3 meses, incluido el mes actual.

Análisis del informeEste informe muestra un análisis de las facturas con excepciones por características, por ejemplo, el número defacturas con excepciones, el valor total de factura y la cuota de facturas con excepciones.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● Ejercicio/Mes de la factura se restringe a los últimos tres meses, incluido el mes actual.


● Seguimiento de facturas [página 304]


6.7.3 Estadísticas de pagos: Descuento por pronto pago

ResumenEl informe muestra un resumen de todos los descuentos por pronto pago que su empresa ha tomado o perdido alrealizar pagos durante un período determinado. También se muestran todos los descuentos por pronto pago quesu empresa todavía puede usar.Las posiciones canceladas no están incluidas.

Vistas ● Estadísticas de pagos: Descuentos por pronto pago


Muestra todos los descuentos por pronto pago, incluyendo aquellos disfrutados o no, en un período de tiempodeterminado, así como los descuentos por pronto pago que están disponibles actualmente. El valor pordefecto para este período es 365 días.

● Estadísticas de pagos – Principale descuentos por pronto pago perdidosMuestra los diez importes del descuento más altos que no utilizaron durante los últimos 365 días.

Características

Ejecutar el informeAntes de ejecutar el informe, puede realizar selecciones de valores para variables a fin de especificar los datos quedesea ver. Debe realizar una selección de valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variablesobligatorias están marcadas con un asterisco (*).Puede encontrar más información para las siguientes variables seleccionadas:

● Fecha de compensaciónPuede restringir la visualización de pagos que se compensaron dentro del período de tiempo especificado,como el mes actual o los últimos 14 días. El valor por defecto para esta variable es 365 días.

● Moneda de visualizaciónEste informe se muestra en la moneda de la empresa como estándar. No obstante, también puede ejecutarel informe en una moneda diferente.

● Moneda de visualización: Fecha de conversiónSi desea ejecutar este informe en una moneda que no sea la moneda de la empresa, puede especificar lafecha de conversión. En general, se toma la fecha actual como la fecha de conversión.

Para obtener más información acerca de las variables estándar, consulte Resumen de informes en Gestión financiera

Analizar el informeEste informe muestra el importe de los descuentos por pronto pago que su empresa ha disfrutado, perdido o aúnpuede usar para cada proveedor.Puede encontrar más información para los siguientes ratios:

● Descuento por pronto pago permitidoMuestra el descuento por pronto pago que puede o podía utilizar para un pago en particular.

● Descuento por pronto pago disfrutadoMuestra el descuento por pronto pago que podría utilizar según su proveedor y que ha disfrutado.

● Descuento por pronto pago adicional disfrutadoMuestra el descuento por pronto pago que ha efectuado además del importe que podría disfrutar según suproveedor. Esto significa que es la diferencia entre el importe del descuento por pronto pago total disfrutadoy el importe por pronto pago permitido.

● Descuento por pronto pago perdidoMuestra el importe por pronto pago que podría haber disfrutado pero no lo hizo.

Tiene las siguientes opciones para analizar el informe: ● Puede limitar los datos que se muestran. Para hacerlo, haga clic en el símbolo de filtro y seleccione los valores

requeridos. ● Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. ● Puede utilizar proveedores individuales mostrados para navegar directamente a un resumen de sus datos

maestros. Para hacerlo, seleccione el valor adecuado y abra el menú correspondiente.


● Si desea visualizar más importes por pronto pago que los mostrados en la vista estándar, proceda delsiguiente modo:En Columnas, seleccione la lista desplegable Ratios y después Gestionar condiciones. En la ventana de diálogoseleccione Editar. En la pantalla Editar condiciones, en la columna Valor de origen sobreescriba el valorvisualizado e introduzca el número de filas necesario. Puede grabar las modificaciones y fijar la vistamodificada como su estándar. Para obtener más información, consulte Condiciones.

Desde este informe, puede navegar hasta: ● Resumen de socio comercial ● Detalles para todas las posiciones - Proveedores ● Estadísticas de pagos: Proveedores

Para poder navegar al documento original, añada las siguientes características al informe: ● Tipo de documento original ● Número de documento y/o Referencia externa

Tiene que insertar el Tipo de documento original a la izquierda del Número de documento y la Referenciaexterna.A continuación, puede navegar hacia el documento original a partir del Número de documento o laReferencia externa.

Consulte también ● Vista Informes ● Resumen de informes en Gestión financiera ● Resumen de fuentes de datos en Gestión financiera

6.7.4 Seguimiento de facturas

ResumenEste informe muestra las facturas y las facturas de anticipo por proveedor, junto con el estado de la factura.El tipo de proceso (por ejemplo, terceros) le muestra el tipo de proceso de aprovisionamiento para esta posición.Puede seguir analizando el proceso de aprovisionamiento de terceros utilizando el tipo de proceso Terceros juntocon uno o varios de los campos siguientes:


Características



● Seguimiento de facturasVisualiza todas las facturas por proveedor, producto o asignación de cuenta de acuerdo con el estado de lafactura. En este informe, puede verificar el precio de la factura por unidad de precio, cantidad facturada,valores netos y brutos de la factura e importe del impuesto de los últimos siete días.

● Seguimiento de solicitud de anticipoVisualiza todos las solicitudes de anticipo por proveedor. El contable puede verificar el valor del anticipo y elestado de la factura (por ejemplo, si se ha contabilizado o pendiente de aprobación) de los últimos siete días.

● Facturas potencialmente relevantes para la retención de impuestosMuestra todas las facturas con un proveedor que está sujeto a la retención de impuestos, aunque las facturasen sí no contengan ninguna información de retención de impuestos.Los ratios relevantes son: ○ Valor de factura (neto) - Relevante para la retención de impuestos ○ Valor de factura (bruto) - Relevante para la retención de impuestos ○ Importe de impuestos - Relevante para la retención de impuestos


● Estado de facturaMuestra los datos relevantes para el estado de un pedido.Los estados incluyen: ○ Entrada de datos en curso ○ Solicitud de anulación ○ Partida vencida parcialmente cancelada ○ Partida vencida eliminada ○ En corrección de errores ○ Preparación finalizada ○ En aprobación ○ En revisión ○ Aprobación finalizada ○ Invalidado ○ Contabilizado ○ Cancelado

● Fecha de creación de facturaVisualiza los datos aplicables a facturas creadas durante los últimos siete días.

Análisis del informeEste informe muestra un análisis del seguimiento de factura mediante características tales como el precio de factura,valor de la factura, importe de impuesto y anticipo.Los siguientes datos se filtran para este informe:

● La Fecha de creación de factura está limitada a los últimos 7 días, inclusive hoy.



● Facturas con excepciones [página 300]


6.8 Tareas comunes

6.8.1 Configuración: Clasificación fiscal para artículos con texto libre


Para hallar esta actividad, vaya a la vista Configuración empresarial Proyectos de implementación . Seleccionesu proyecto de implementación y haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y, acontinuación, la actividad de la lista de actividades.Esta actividad permite definir los atributos para las posiciones de documentos de compras que no tienen un ID deproducto, sino una entrada con texto libre. Las parametrizaciones se utilizan para determinar factores influyentes,como los tipos de tasa de impuesto, los motivos de exención y los puntos de servicio imponibles de acuerdo con losrequisitos legales del país que corresponde. La clasificación fiscal es necesaria, por ejemplo, si desea utilizar laautofacturación.


PasosDefinir nueva parametrización de clasificación fiscal

1. Para definir una nueva parametrización de clasificación fiscal, haga clic en: ● Añadir fila para añadir una nueva fila en la parte inferior de la lista. ● Insertar fila para insertar una nueva fila en una parte específica de la lista. El sistema añade la nueva fila

sobre el registro seleccionado en la lista.

También puede copiar una parametrización existente y sobrescribir la copia con diferentesentradas. Para ello, seleccione la fila que desea copiar y haga clic en Copiar . Haga clic en Pegarpara insertar los datos copiados y sobrescribir los anteriores.

2. Para cada parametrización que desee definir, realice lo siguiente:


a. En la columna Categoría de producto, seleccione la categoría de producto.b. En la columna Tipo de tasa de impuesto, seleccione el tipo de tasa de impuesto.

Algunos ejemplos de tipo de tasa de impuesto son: Estándar, Porte, Reducida. Por ejemplo, una tasade impuesto reducida puede ser válida para ciertas categorías de producto en un país determinado.

c. Para cualquier posición que esté exenta de impuestos, seleccione el motivo de exención fiscal en lacolumna Motivo de exención fiscal. Por ejemplo, un motivo de exención fiscal puede deberse a unproducto exento de impuestos, al estado o gobierno local o al movimiento de mercancías entre estadosmiembros de la Unión Europea.Para el resto de las posiciones, deje el campo en blanco.

d. Para los servicios, en la columna Punto de servicio imponible, seleccione: ● Verdadero - Si el servicio está sujeto al pago de impuestos en el lugar donde se realiza.

● Falso - Si el servicio está sujeto al pago de impuestos en la empresa del prestatario de servicios.

e. En la columna País, seleccione el país para el cual las parametrizaciones son válidas, por ejemplo, EE.UU..

f. Para aquellos países que cuentan con impuestos específicos de región o estado, introduzca la regiónpara la cual las parametrizaciones son válidas en la columna Región. Por ejemplo, Utah.

g. En la columna Tipo de impuesto, seleccione el tipo de impuesto, por ejemplo, Impuesto sobreventas.

3. Haga clic en Grabar y activar para grabar las entradas.El sistema asigna un número de secuencia interno a cada parametrización definida.

Modificar parametrización de clasificación fiscal existente1. Para modificar una parametrización existente, sobrescriba los datos que desea modificar.

Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.

Eliminar parametrización de clasificación fiscal existente1. Para eliminar una parametrización existente de la tabla, seleccione la fila que desea eliminar y haga clic en

Eliminar .2. Haga clic en Grabar y activar para grabar las modificaciones.

Tareas de seguimientoSi estableció un Punto de servicio imponible, asigne la clasificación en la ficha Evento fiscal de la actividadDeclaraciones de impuestos para mercancías y servicios para el país relevante.

Ejemplo ● Clasificación fiscal en EE. UU., categoría de producto: hardware para PC.


Categoría de producto Hardware para PC

Tipo de tasa de impuesto Estándar

Motivo de exención fiscal en blanco

Punto de servicio imponible en blanco

País EE. UU.

Región Todas



Tipo de impuesto Impuestos de EE. UU. e impuestos sobre ventas

Resultado:Susan Ladier reside en Estados Unidos. Crea un carrito de compra con una posición de la categoría de productoHardware para PC. La posición no tiene un ID de producto. El pedido creado contiene esta posición con una tasa deimpuesto conforme a la clasificación antes mencionada.


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