pwc - CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO · INTOSAI International Organisation of Supreme Audit Institutions ... Contraloría General del Estado y PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda

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PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda.

Contrato de prestación de servicios de auditoría No. 026-CGE-DAyS-AE-2014

Contraloría General del Estado

INFORME GENERAL

Informe de la auditoría de gestión a los procesos habilitantes de: Asesoría, subproceso de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional; y, de Apoyo, subproceso de Gestión Financiera de la Contraloría General del Estado; por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 al 30 de junio de 2014 con el fin de emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles sobre los componentes auditados

DC2 - información de distribución restringida

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

Auditoría de gestión a los procesos habilitantes de: Asesoría, subproceso de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional; y, de Apoyo, subproceso de Gestión Financiera de la Contraloría General del Estado; por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 al 30 de junio de 2014 con el fin de emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles sobre los componentes auditados


Quito - Ecuador

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Siglas y abreviaturas

BID Banco Interamericano de Desarrollo

CGE Contraloría General del Estado

Cía. Ltda. Compañía Limitada

CUR Comprobante Único de Registro

DPyEl Dirección de Planificación y Evaluación Institucional

DTIyC Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones

IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

INTOSAI International Organisation of Supreme Audit Institutions

PAC Plan Anual de Control

PAI Plan Anual de Inversión

POA Plan Operativo Anual

PwC AE PwC Asesores Empresariales Compañía Limitada

DC2 - Información de distribución restringida

ín d ic e

C arta de P resentac ión ............................................................................................................................ ..

C AP ÍTU LO 1......................................................................................................................................................

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA............................................................................................................. 2

M otivo de la Auditoría ............................................................................................................................2

Objetivos de la Aud itoría ....................................................................................................................... 2

Alcance...................................................................................................................................................... ..

Base legal....................................................................................................................................................

M is ión ....................................................................................................................................................... ..

Estructura Orgánica................................................................................................................................ 4

Mapa de procesos................................................................................................................................... 5

CAPÍTU LO I I ...................................................................................................................................................9

RESULTADOS DEL EXAMEN........................................................................................................................ 9

Seguimiento al cumplim iento de recomendaciones............................................................................. 9

Ejecución y seguimiento de la Planificación Estratégica Instituc iona l................................................9

Evaluación de la Planificación Operativa Anual....................................................................................12

Gestión de Actualización del Catastro................................................................................................... 14

Elaboración del Plan Anual de C ontro l.................................................................................................. 15

Seguimiento de la ejecución del Plan Anual de Control y Evaluación de la Ejecución de los Planes Anuales de C on tro l................................................................................................................................... 17

Elaboración de comunicaciones internas y externas..........................................................................19

Seguimiento al proceso de predeterminación de responsabilidades.............................................. 21

Cumplimiento de la Planificación Estratégica Institucional................................................................21

Proceso de Gestión de Remuneraciones...............................................................................................24

Elaboración de la proforma presupuestaria......................................................................................... 26

Pago de proveedores................................................................................................................................27

Gestión de Viáticos................................................................................................................................... 28

Anexos.............................................................................................................................................................30


Quito, 6 de enero de 2015

DoctorCarlos Pólit Faggioni Contralor General del Estado Presente

De nuestra consideración:

La empresa PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda. efectúo la Auditoría de Gestión a los procesos habilitantes de: Asesoría, subproceso de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional; y, de Apoyo, subproceso de Gestión Financiera de la Contraloría General del Estado; por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 al 30 de junio de 2014 con el fin de emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles sobre los componentes auditados, se realizó en cumplimiento con el contrato de prestación de servicios de auditoría No. 026-CGE-DAyS-AE-2014 firmado el 20 de agosto del 2014.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado, en cumplimiento con el contrato referenciado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contengan exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,

CaRePW

" Z J J L C r s > < T . S V ¡

los Loaiza M. jresentante LegalC Asesores Empresariales Cía. Ltda.

F e c h a d - * " - -Cargo y fi

Ref. Informe Aprobado el:


CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo de la Auditoría

La ejecución de la Auditoría de Gestión de los procesos de la Gestión de Planificación y

Evaluación Institucional y la Gestión Financiera se realizó de acuerdo al contrato de

prestación de servicios de auditoría No. 026-CGE-DAyS-AE-2014 suscrito entre la

Contraloría General del Estado y PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda. el 20 de agosto

de 2014.

Objetivos de la Auditoría

- Determinar el grado de cumplimiento de objetivos, metas, procedimientos,

directrices y lineamientos establecidos y aplicados por los sub procesos auditados y

sus respectivas administraciones de gestión; a fin de emitir un informe que contenga

las recomendaciones de mejoras técnicas y operativas.

Evaluar el sistema de control interno y los soportes tecnológicos que manejan los

sub procesos sujetos a auditoría; así como, las políticas y procedimientos adoptados

por la administración para proporcionar una seguridad razonable para el logro de los

objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos, sustentados en la

normativa legal y técnica vigente.

Evaluar la implementación y operación de los objetivos estratégicos, planes

operativos alineados al plan estratégico institucional, métodos y procedimientos, así

como el grado de confiabilidad de la información.

Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normativas y reglamentarias

aplicables, así como las políticas, planes y programas establecidos.

Efectuar el seguimiento de las recomendaciones que se desprenden de las auditorías

efectuadas, tomando como base el último informe de auditoría de gestión practicado

por auditores externos o internos, así como de la auditoría realizada por la Contraloría

General de Chile en el año 2012.

2DC2 - Información de distribución restringida

Alcance

La Auditoria de Gestión se realizó a los procesos habilitantes de: Asesoría, subproceso de

Gestión de Planificación y Evaluación Institucional; y, de Apoyo, subproceso de Gestión

Financiera de la Contraloría General del Estado; por el período comprendido entre el 1 de

enero de 2012 al 30 de junio de 2014 con el fin de emitir comentarios, conclusiones y

recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles sobre los componentes

auditados.

Base legal

El 2 de diciembre de 1927, como consecuencia del asesoramiento prestado al país, por la

Misión Kemmerer, entró en vigencia la Ley Orgánica de Hacienda, publicada en el

Registro Oficial N° 448 de 16 de noviembre de 1927, que crea la Contraloría General de la

Nación, como departamento independiente del gobierno, con el objeto de realizar el

control fiscal, compilar cuentas y constituir la oficina central de la Contabilidad del Estado.

Con el Decreto Ley 1065-A se reforma a la ley Orgánica de Hacienda de 1927; tales

enmiendas son codificadas en 1960, estableciendo que la Contraloría debe tener un

sistema moderno de control (Sistema Integrado de Administración Financiera y Control)

con el fin de precautelar la economía, efectiva y eficiente administración de los recursos

humanos, materiales y financieros, para controlar oportunamente los fondos fiscales y

satisfacer las necesidades del servicio público y del desarrollo del país.

En la Constitución de 1967 se le asignaron, además, funciones de fiscalización y se

cambió la denominación de "Contraloría General de la Nación" por la de Contraloría

General del Estado. A continuación se indica la principal normativa legal que regula a la

institución:

• Constitución de la República del Ecuador

• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y sus reglamentos

• Ley Orgánica de Servicio Público

• Estatuto Orgánico por Procesos de la Contraloría General de Estado

• Y demás disposiciones relacionadas

3DC2 - información de distribución restringida

La presente auditoría comprendió la revisión de los procesos en dos unidades

organizacionales: la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y la Dirección

Financiera.

Misión

De acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos la Dirección de

Planificación y Evaluación Institucional tiene como misión la siguiente:

“Planificar, coordinar y realizar seguimiento y evaluación de los planes y lineamientos de acción estratégica y operativa, para garantizar el cumplimiento de las políticas, objetivos, y metas institucionales a corto y largo plazo”.

Por otro lado, la misión de la Dirección Financiera es la siguiente:

“Planificar e implementar medidas de control para obtener recursos financieros suficientes y administrarlos de manera eficaz, con calidad, oportunidad, transparencia y ética para cumplir con los objetivos institucionales”.

Estructura Orgánica

La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional está conformada por: a)

Administración de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, b) Administración de

Información, Seguimiento y Evaluación.

La Dirección Financiera se estructura con los Administradores de Gestión de: 1)

Contabilidad, 2) Presupuesto, 3) Tesorería, 4) Determinación y Recaudación de Ingresos

Institucionales.


F in a n c ie r a

- cf t e i tW n C o n tab ilid ad

O es tif ln P f « M p u c iY «

<3«sti6n T e io r e i ia

CG » s t ) « n D « t * r m t n * c i < i r i y

R ecau d ac ión d e in gresos institucfOrmN»;.

Mapa de procesos

Para ejecutar la misión descrita anteriormente, la Dirección de Planificación y Evaluación

Institucional, realiza los siguientes procesos:

• Gestión de Planificación Estratégica Institucional

- Elaboración de la Planificación Estratégica Institucional

• Formulación de políticas, instructivos e insumos para la elaboración del PAC y del

POA

- Elaboración de políticas


- Elaboración de instructivos para la formulación del PAC

Elaboración de instructivos para la formulación del POA

• Gestión de Planificación Operativa Anual

Elaboración de la Planificación Operativa Anual

- Seguimiento de ejecución de los POA

• Gestión de Planes Anuales de Control

- Gestión de actualización del catastro

- Desarrollo del Plan Anual de Control

- Seguimiento de ejecución del PAC

Evaluación de los Planes Anuales de Control (Externo)

- Gestión de visitas de evaluación in situ

Elaboración de comunicaciones internas y externas

• Gestión de Rendición de Cuentas

Elaboración del informe de rendición de cuentas de acuerdo a lo establecido

por el Consejo de Participación Ciudadana

- Elaboración del informe de rendición de cuentas de la CGE

Con el apoyo de dichos procesos la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional,

genera los productos establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos de la Contraloría General del Estado en el Art. 47.

Por otro lado, la Dirección Financiera, realiza los siguientes procesos para el cumplimiento

de su misión:

• Gestión de presupuesto

- Elaboración de presupuesto


- Ejecución de presupuesto

Evaluación de presupuesto

Reforma de presupuesto

• Gestión de ingresos

- Determinación del 5 por mil

- Recaudación del 5 por mil

- Registro de ingresos

• Liquidación de viáticos

- Liquidación provisional

- Liquidación definitiva

• Remuneraciones

- Anticipo de sueldos

- Pago de nómina y horas extras

- Otros pagos

• Pago de adquisiciones de bienes y/o servicios

• Declaración de impuestos

Con el apoyo de dichos procesos la Dirección Financiera genera los productos

establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la

Contraloría General del Estado en el Art. 52.


Servidores relacionados

Los servidores relacionados se presentan a continuación:

Nombres y Apellidos Cargo PeríodoDesde Hasta

Carlos Pólit Faggioni Contralor General del Estado 2012-01-01 2014-06-30

Héctor Hugo Pérez MenaCoordinador de Planificación 2012-01-01 2014-06-30

Jéssika Priscila Bucheli Sánchez Coordinadora Financiera 2013-08-01 2014-06-30

Jaime Espinosa Coordinador Financiero 2012-08-01 2013-07-31

Edison Rosero Coordinador Financiero 2012-01-01 2012-07-31


CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones

Durante la ejecución de la presente auditoría se evidenció que las recomendaciones de la

auditoría efectuada por la Contraloría General de Chile en el año 2012 así como de los

exámenes realizados por la Auditoría Interna de la Contraloría General del Estado en su

mayoría han sido ejecutadas; el restante de recomendaciones se encuentra en proceso.

Ejecución y seguimiento de la Planificación Estratégica Institucional

El Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría General

del Estado, en el artículo 47, señala que es función de la Dirección de Planificación y

Evaluación Institucional:

“Dirigir y coordinar la formulación y ejecución del plan estratégico institucional... ”

La actual Planificación Estratégica Institucional, fue elaborada en el año 2012, la misma

que empezó a regir a partir del 2013 y cubre el período 2013 - 2017, dicha planificación

responde a una metodología estructurada, que fue impartida por los consultores y

facilitadores internacionales de la Iniciativa para el Desarrollo de la INTOSAI (IDI) como

organismo encargado del mejoramiento de las actividades de las entidades fiscalizadoras

de control a nivel mundial. Previamente la entidad contó con una planificación estratégica

que abarcó el periodo 2007 - 2012.

Adicionalmente, para la elaboración de la planificación estratégica se contó con el apoyo

de todas las autoridades de la institución, así como de los servidores; por lo que, es una

planificación participativa que recoge la realidad de todo el entorno de la Contraloría

General del Estado.

La planificación estratégica del período 2013-2017, contiene la matriz de implementación

del plan estratégico institucional, que constituye el vínculo entre la planificación

estratégica y la planificación operativa; documento que entre otra información mantiene

los objetivos estratégicos y específicos alineados a varios macro proyectos.


En la matriz de implementación también consta información respecto del alcance de los

macro proyectos, requerimientos de los recursos necesarios para el cumplimiento de los

objetivos, metas anuales, unidades responsables y unidades corresponsables de su

cumplimiento.

La Contraloría General del Estado en el año 2013, desplegó la planificación estratégica a

través de los planes operativos de cada una de las unidades administrativas de la

institución, los mismos que fueron evaluados en forma trimestral por parte de la Dirección

de Planificación y Evaluación Institucional, DPyEI.

En el transcurso de la auditoría de gestión, se evidenció que la DPyEI, ha desarrollado la

metodología para la evaluación del cumplimiento del plan estratégico de los años 2013 y

2014, a través de la cual evaluará los proyectos ejecutados en esos años y cómo éstos

contribuyeron al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

Al momento de elaborar la planificación estratégica no se contó con la información para

establecer la línea base y metas de cumplimiento de los siguientes indicadores

estratégicos:

• índice de eficiencia del tiempo por persona por área de gestión misional.

• Tiempo utilizado para responder los requerimientos planteados por la sociedad.

• Tiempo promedio de entrega de resultados de auditoría a interesados.

• índice de componentes auditados.

• índice de competencias, desempeño y bienestar laboral del talento humano.

• índice de desarrollo de competencias y desempeño determinado por el nivel

directivo.

• índice de cumplimiento de metas.

• Porcentaje de ejecución presupuestaria.

• Porcentaje del cumplimiento del plan anual de contratación.


Conclusiones

• La DPyEl, ha desarrollado la metodología para la evaluación del cumplimiento del

plan estratégico de los años 2013 y 2014, a través de la cual se evaluarán los

proyectos ejecutados en esos años y cómo éstos contribuyeron al cumplimiento de

los objetivos y metas institucionales.

• Sin embargo; no se ha establecido línea base y metas de cumplimiento en algunos

de los indicadores de los objetivos estratégicos al momento de la elaboración de la

planificación estratégica.

Recomendaciones

Al Contralor General del Estado

1. Dispondrá a la Dirección Técnica de Normativa y Desarrollo Administrativo en

coordinación con la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y la

Dirección Jurídica analizar la posibilidad de implementar una Unidad de gestión de

proyectos (PMO) que permita centralizar, coordinar y gestionar los proyectos de la

institución y que garantice la ejecución eficiente de los mismos alineados a los

objetivos estratégicos.

Al Coordinador de la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional

2. Dispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación respecto de los

indicadores:

En coordinación con las unidades administrativas, se establecerán líneas base

para los indicadores estratégicos (de los que aún no existe una).

Establecer metas de cumplimiento periódico para cada indicador estratégico.

En caso de que alguno de los indicadores seleccionados no sea posible

medirlo, establecerá un nuevo indicador del cual se tenga información confiable

y que apalanque la consecución del objetivo estratégico.

3. Dispondrá a la Administrador de Gestión de Información, Seguimiento y Evaluación

respecto de los indicadores:


Evaluar el cumplimiento de las metas propuestas para cada indicador

estratégico.

• Establecer acciones correctivas en base a los resultados de las evaluaciones.

Realizar informes periódicos de seguimiento y evaluación de la Planificación

Estratégica para conocimiento de las máximas autoridades.

Evaluación de la Planificación Operativa Anual

De acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la

Contraloría General del Estado, en el artículo 47, se menciona que es función de la

Dirección de Planificación y Evaluación Institucional:

.. c) Dirigir y coordinar la formulación de las políticas y lineamientos para las fases de planificación, ejecución y evaluación de los planes de control de las unidades de auditoría externa e interna y operativos anuales; d) Dirigir y coordinar la formulación y ejecución del plan estratégico institucional, de los planes de control de las unidades de auditoría externa y planes operativos anuales; e) Dirigir, coordinar e informar sobre el seguimiento y evaluación de la ejecución del plan estratégico, de los planes de control de las unidades de auditoría externa y de los planes operativos anuales”.

Adicionalmente, la norma menciona que es función de la Dirección de Planificación y

Evaluación Institucional:

uj) Coordinar, desarrollar e implementar procedimientos para vincular los planes institucionales con el presupuesto”.

Los Planes Operativos son realizados anualmente por todas las Unidades Administrativas

de la Contraloría General del Estado; para lo cual, la Dirección de Planificación y

Evaluación Institucional, elabora políticas e instructivos con los lineamientos necesarios

para la planificación, ejecución y evaluación de los POA, los cuales son aprobados por la

máxima autoridad del organismo de control mediante acuerdo.

Los POA tienen dos objetivos principales;

“1) Apoyar el cumplimiento de la Planificación Estratégica, a través de la implementación de los proyectos alineados a los macro proyectos de la matriz de implementación; y.- 2) Evaluar la ejecución de las actividades permanentes de acuerdo a las funciones y productos establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.”


El cumplimiento de las actividades permanentes se mide solamente a través de

indicadores de eficacia alineados a la planificación estratégica de la institución.

En el transcurso de la auditoría de gestión, la Dirección de Planificación y Evaluación

Institucional está desarrollando una metodología para la formulación de proyectos de

mejoramiento institucional, sobre la cual dicha Dirección menciona que esta metodología

tiene el objetivo de aportar al cumplimiento del plan estratégico 2013 - 2017 y la

valorización de los POAs.

Debido al alcance del periodo analizado en la presente auditoría de gestión, la

metodología mencionada no fue evaluada para confirmar que cumple con los objetivos

enunciados para la misma.

Así mismo, la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación conjuntamente

con la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, se encuentran desarrollando

una herramienta tecnológica para la gestión de planificación institucional que contemplará

los aspectos señalados.

Conclusión

La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional se encuentra desarrollando una

metodología para la formulación de proyectos de mejoramiento institucional y la

valorización de los POAs.

Recomendaciones

Al Coordinador de la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional

4. Dispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación, analizar la pertinencia de

establecer indicadores por procesos en lugar de indicadores por actividades, para

las Unidades Administrativas de la Contraloría General del Estado.

5. Dispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación, la aplicación para el año

2015 de la metodología desarrollada para la formulación de proyectos de

mejoramiento institucional y valorización de los POAs.

Una vez se realice la evaluación de que dicha metodología permitirá cumplir con

dichos objetivos.


6. Coordinará con la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación, con la

finalidad de que en la herramienta tecnológica que está actualmente en desarrollo,

se considere el registro de los planes estratégicos, planes operativos, planes de

inversión, procesos y/o actividades permanentes para optimizar su seguimiento y la

generación de reportes.

Gestión de Actualización del Catastro

De acuerdo a lo dispuesto en los artículos 12, literal o); 14, literal v); 18, literal I) y 21,

literal o) del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría

General del Estado, corresponde a las unidades de control a nivel nacional mantener

actualizado el catastro de las entidades bajo su ámbito de control para fines de

planificación; y el artículo 48 del mismo cuerpo legal, señala como función de la Dirección

de Planificación y Evaluación Institucional:

“Gestionar para efectos del control gubernamental, la actualización del catastro de las instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos".

La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, coordina la gestión de

actualización del catastro con las Unidades de Control, a través de la herramienta

informática denominada Plan Catastro que opera bajo un modelo cliente-servidor.

De la muestra seleccionada del Plan Catastro, se evidenció que el 3% de las instituciones

registradas no están actualizadas, por lo que la Dirección de Planificación y Evaluación

Institucional se encuentra en proceso de depuración del mismo, con la participación de las

Unidades de Control a nivel nacional, a fin de contar con información actualizada que

permita una planificación oportuna de las Acciones de Control en las entidades.

Conclusión

La DPyEl se encuentra actualizando el sistema de catastro de las unidades de control, a

fin de que estas sean consideradas de forma oportuna dentro de los planes anuales de

control.


Recomendación

Al Coordinador de la DPylE

7. Dispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación continuar con las

actividades de actualización oportuna.

Elaboración del Plan Anual de Control

De acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la

Contraloría General del Estado en el Art. 47 menciona que es función de la Dirección de

Planificación y Evaluación Institucional:

“c) Dirigir y coordinar la formulación de las políticas y lineamientos para las fases de planificación, ejecución y evaluación de los planes de control de las unidades de auditoría externa e interna y operativos anuales;.- d) Dirigir y coordinar la formulación y ejecución del plan estratégico institucional, de los planes de control de las unidades de auditoría externa y planes operativos anuales”.

La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional es responsable de coordinar el

desarrollo del Plan Anual de Control (PAC) con todas las Unidades de Control, para lo

cual se establecen políticas e instructivos con los lineamientos necesarios para la

elaboración de los mismos.

Revisados los procesos del PAC se pudo evidenciar lo siguiente:

La planificación de las acciones de control se realiza en coordinación entre Auditoría

Externa e Interna, con el objeto de evitar la duplicidad de las acciones de control dejando

constancia mediante la suscripción de un acta.

Los planes de control, una vez aprobados son cargados en herramientas tecnológicas

diferentes como son el sistema Plan Catastro para el control externo y el sistema de

Informes de Auditoria para las unidades de auditoría interna, por lo que al registrar los

imprevistos que originan cambios en la planificación de las Auditorías Internas no puede

ser visualizada en un mismo sistema entre Auditorías requiriéndose un esfuerzo adicional,

por lo que se han establecido, año a año, criterios y ponderaciones para priorizar las

acciones de control; sin embargo, no existe una herramienta automatizada que apoye

dicho proceso.


En el 2012 la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional realizó una matriz de

priorización ponderada considerando los siguientes criterios de riesgo: materialidad,

caducidad, conflictividad y área de intervención; dónde cada criterio además cuenta con

distintas variables.

Matriz que sirvió de criterio técnico para que cada Unidad de Control realice la

planificación Anual.

En el año 2013 se establecieron como criterios de priorización: la conflictividad,

materialidad, caducidad y grado de importancia de la entidad; de igual manera con la

ponderación para cada variable a ser analizada.

En el año 2014, se estableció en el instructivo que se priorizaría la ejecución de auditorías

y exámenes especiales con enfoque ambiental; además se consideró el criterio de

caducidad.

Conclusión

La CGE para la ejecución de las auditorías ha establecido, año a año, criterios y

ponderaciones para priorizar las acciones de control; sin embargo, no existe una

herramienta automatizada que apoye dicho proceso.

Recomendaciones


8. Dispondrá que la DTIyC conjuntamente con las Direcciones de Planificación y

Evaluación Institucional y Dirección de Auditorías Internas, unifique las herramientas

utilizadas para la planificación, ejecución, control y evaluación de los planes de

control externo e interno.

Al Coordinador DPEI

9. Coordinará con la DTIyC, para que en la herramienta tecnológica actualmente en

desarrollo considere un módulo que permita la automatización del subproceso de

priorización del control, que incluirá los diferentes criterios de riesgo de acuerdo a

las políticas e instructivos vigentes.


La herramienta incluirá también alertas que notifique al momento de la planificación

cuando un auditor ya ha ocupado su capacidad operativa.

Seguimiento de la ejecución del Plan Anual de Control y Evaluación de la Ejecución

de los Planes Anuales de Control

De acuerdo a lo establecido en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos de la Contraloría General del Estado esta función corresponde al Art. 47 “ej

Dirigir, coordinar e informar sobre el seguimiento y evaluación de la ejecución del plan

estratégico, de los planes de control de las unidades de auditoría externa y de los planes

operativos anuales”.

La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, realiza el monitoreo y seguimiento

constante de la ejecución de las acciones de control planificadas e imprevistas, con el fin

de apoyar el cumplimiento de la planificación anual de control y las disposiciones emitidas

por las autoridades.

Adicionalmente, la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, realiza la

evaluación trimestral de la ejecución de los planes anuales de control de las Unidades a

nivel nacional y emite los correspondientes informes para conocimiento y suscripción de

las autoridades.

Del análisis efectuado al proceso de seguimiento y evaluación de la ejecución del Plan

Anual de Control, se identificaron las siguientes observaciones:

El alcance de lo ejecutado coincide con lo planificado en un 98%, por otro lado debido a

diferentes factores las auditorías no inician en las fechas planificadas.

Durante la ejecución de la auditoría, la DPyEl en coordinación con la DTIyC, efectuaron el

cierre de las actividades complementarias en el SISCON, en razón de que la herramienta

no contemplaba esta actividad, lo cual originaba que aparezcan con estatus de

pendientes de ejecución.

En relación a las verificaciones preliminares, por falta de enlace en el SISCON de los

resultados con la orden de trabajo emitida, no se pudo evidenciar en dicho sistema que se

haya realizado una orden de trabajo para cada una de ellas.


En la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional no existe una herramienta

informática que permita dar seguimiento a los trámites y disposiciones emitidas.

Conclusiones

En el seguimiento de la ejecución del Plan Anual observamos que:

• Si bien evidenciamos que el alcance de lo ejecutado coincide con lo planificado, por

otro lado debido a diferentes factores las auditorías no inician en las fechas

planificadas.

• El sistema no permite visualizar la eliminación de los títulos de las actividades

complementarias que se ejecutan anualmente, por lo que la DTIyC conjuntamente

con la DPyEl revisaron la herramienta informática e introdujeron los correctivos

correspondientes.

• La herramienta informática actual, no contempla campos que permitan dar

seguimiento a los trámites y disposiciones emitidas, por lo que se podría dejar de

realizar una acción de control que fue dispuesta.

Recomendaciones

Al Coordinador de la DPyEl

10. Dispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación, que realice análisis

estadístico de los tiempos en las distintas etapas de ejecución de las acciones de

control: conclusión del trabajo en el campo, revisiones de control de calidad, lectura

del borrador de informe, trámite de aprobación, devoluciones de control de calidad.

Para el efecto, el Administrador de Información, Seguimiento y Evaluación brindará

la información requerida, que genera el SISCON.

11. Dispondrá al Administrador de Gestión de Información, Seguimiento y Evaluación

que en coordinación con la DTIyC automatice el proceso de seguimiento de las

verificaciones preliminares, de tal manera de generar alertas y reportes cuando las

mismas no estén asociadas a una orden de trabajo y ameriten una acción de

control. De la misma forma, que las verificaciones preliminares que dieron como

resultado una acción de control y que no tienen asociada una orden de trabajo se


incluyan automáticamente en la herramienta propuesta para la priorización de

acciones de control.

Elaboración de comunicaciones internas y externas

La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional realiza la respuesta de los trámites

internos y externos de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos de la Contraloría General del Estado, funciones y

atribuciones de la Gestión de Información, Seguimiento y Evaluación, en el Art. 4, literal

g): “Suscribir las comunicaciones relacionadas a su área funcional”.

La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, responde al siguiente tipo de

comunicaciones internas y externas:

• Pedidos y denuncias externas:

- Pedidos relacionados con acciones de control y denuncias (a excepción de

denuncias de personas naturales que son ingresadas por la Dirección de

Asuntos Éticos, Participación Ciudadana y Control Patrimonial).

- Copias certificadas de informes.

- Copias de papeles de trabajo.

- Otros.

• Pedidos internos

- Modificaciones al PAC (personal, fechas de inicio o término, alcances,

períodos de examen).

- Modificaciones a las órdenes de trabajo (alcances, personal, plazos)

cancelaciones y suspensiones temporales de acciones de control planificadas

y órdenes de trabajo emitidas.

- Requerimientos de personal y de apoyos técnicos para la ejecución de

acciones de control.


- Requerimientos de información de otras unidades administrativas (Talento

Humano, Patrocinio, Responsabilidades),

- Revisión y opinión técnica sobre proyectos normativos relacionados con la

gestión de control.

- Elaboración de propuestas técnicas.

- Otros.

Las comunicaciones internas y externas, generan la mayor parte de la operatividad del

área de Gestión de Información, Seguimiento y Evaluación, principalmente por la falta de

tecnificación del proceso y por la cantidad de requerimientos recibidos diariamente.

En 181 días laborables, entre el 2 de enero de 2014 y el 13 de noviembre de 2014, la

Dirección de Planificación y Evaluación Institucional ha recibido 2.578 trámites internos y

externos, de los cuales el 49% son externos y el 51% son internos.

La respuesta de dichos pedidos implica un proceso de análisis y recopilación de

información.

El tiempo promedio de respuesta a estas comunicaciones, desde el momento que entra a

la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional hasta el momento que sale de

dicha Dirección, es de un día.

Conclusión

La Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, elabora las comunicaciones

internas y externas que generan la mayor parte de la operatividad del área de Gestión de

Información, Seguimiento y Evaluación, principalmente por la falta de tecnificación del

proceso y por la cantidad de requerimientos recibidos diariamente.

Recomendación

Al Coordinador de la DPyEl

12. Coordinará con la DTIyC, conjuntamente con la Secretaría General, Dirección

Técnica de Normativa y Desarrollo Administrativo, Dirección de Asuntos Éticos,

Participación Ciudadana y Control Patrimonial analizarán la opción de implementar a


nivel de la Contraloría General del Estado una herramienta de gestión de

documentos.

Seguimiento al proceso de predeterminación de responsabilidades

En el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría

General del Estado, no se ha definido la Unidad Administrativa que debe realizar el

seguimiento de los procesos de predeterminación de responsabilidades que ejecutan las

Unidades de Control, por lo que desde junio de 2014, esta actividad la está realizando la

Dirección de Planificación y Evaluación Institucional.

Conclusión

En el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría

General del Estado, no está establecida la unidad responsable de realizar el seguimiento

del proceso de predeterminación de responsabilidades.

Recomendación


13. Dispondrá que ia Dirección Técnica de Normativa y Desarrollo Administrativo, revise

el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría

General del Estado, para establecer la Unidad responsable del seguimiento y

evaluación de la predeterminación de responsabilidades.

Cumplimiento de la Planificación Estratégica Institucional

Dentro de la Planificación Estratégica Institucional, la Dirección de Planificación y

Evaluación Institucional, tiene un rol importante en cuanto a la formulación y evaluación

de la misma, de acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de

la Contraloría General del Estado.

Adicionalmente, la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, aporta a la

consecución de la Planificación Estratégica a través de varios macro proyectos:


M.P.2.1,2: Investigar las áreas de riesgo con enfoque sectorial.

Este macro proyecto está planificado para el año 2015, y tiene como finalidad

contar con matrices de riesgo por sectores (según el ámbito) para que de acuerdo

al nivel de riesgo de las mismas se realice la planificación de las acciones de

control.

M.P.2.1.3: Mejorar la efectividad en la aplicación de recomendaciones.

Este macro proyecto estuvo planificado para ser ejecutado en el año 2014, con la

finalidad de coordinar con las unidades relacionadas, el diseño de un sistema que

mida la efectividad de las recomendaciones de las acciones de control; sin

embargo, a la fecha, no ha existido un avance del mismo en razón de que será

considerado dentro de los proyectos que serán financiados con el préstamo del

M.P.4.1.3: Implementar mecanismos de comunicación y coordinación interna.

Este macro proyecto está planificado para el año 2016.

En relación a este macro proyecto se han venido ejecutando actividades como

parte del proyecto de “Diseño e implementación de un sistema integrado de

información institucional” , que busca desarrollar un sistema informático

institucional único para el registro, control y administración de la información que

se genera en la Contraloría General del Estado y en las entidades estatales, sobre

las actividades de las Unidades Administrativas de la Contraloría General del

Estado a nivel nacional para la planificación estratégica, planificación operativa

anual, auditoría externa e interna y predeterminación en todas sus etapas.

M.P.4.2.1: Fortalecer el sistema de planificación, seguimiento y evaluación

institucional. Dicho proyecto está planificado para el año 2014.

En relación a este macro proyecto se ejecutó el proyecto de: “Diseño e

implementación de un sistema de planificación institucional” , durante el año 2013 y

2014 se ha desarrollado un aplicativo que permitirá una gestión más eficiente de la

planificación y evaluación tanto de los POA como de la Planificación Estratégica.


• M.P.4.2.2: Contar con información institucional para la toma de decisiones.

Este macro proyecto está planificado para que sea ejecutado en el año 2014; sin

embargo, no ha existido proyectos relacionados al mismo. Este macro proyecto

está asociado al MP4.1.3.

• M.P.4.2.3: Implementar un sistema de gestión de calidad, el mismo que está

planificado para el año 2017.

• M.P.2.5.4: Obtener de otros organismos públicos información útil para la gestión

de control.

Este macro proyecto está planificado para el año 2015. En la actualidad, la

Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, genera información de otros

organismos públicos que sirven de insumos para la generación de los planes

anuales de control. Este macro proyecto está asociado al M.P.2.1.2.

Parte de los macro proyectos se ejecutarán a través de los componentes del crédito del

BID (Contrato de Préstamo No. 3120/OC-EC entre la República del Ecuador y el Banco

Interamericano de Desarrollo BID); por lo que, incluso proyectos de distintas Unidades

Administrativas estarán incluidas dentro de los componentes de dicho programa.

En razón de esto, de acuerdo al memorando circular 812-DPyEI-GPyEI del 27 de junio de

2014, se solicitó a las Unidades Administrativas, revisar sus planes operativos y

determinar si alguno de los proyectos que fueron postulados, se encuentran incluidos

dentro de los componentes del programa.

Conclusión

La DPyEl solicitó a las unidades administrativas la revisión de sus planes operativos, para

determinar si alguno de los proyectos postulados, se encuentran incluidos dentro de los

componentes del programa financiado con crédito del BID.


Recomendación

Al Coordinador de Planificación y Evaluación Institucional

14. Dispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación, que continúe con la

coordinación, revisión y actualización de los macro proyectos, considerados dentro

de la Planificación Estratégica Institucional tanto de la Dirección de Planificación y

Evaluación Institucional como de las demás Unidades Administrativas, para

identificar los macro proyectos que puedan estar incluidos en los componentes del

BID, con el objeto de definir nuevas fechas y alcances de acuerdo a los cambios

que podrían existir.

Proceso de Gestión de Remuneraciones

La CGE procesa la nómina en el sistema SPRYN, cuyo ente rector es el Ministerio de

Finanzas, sistema que de acuerdo a la fuente de financiamiento requiere de anexos de

nómina para los servidores de nombramiento, contrato, honorarios y horas extras.

Para cada uno de los anexos del listado de personal, los descuentos internos y externos,

son recibidos por la Dirección Financiera en archivos planos, los mismos que son

revisados y modificados previo al registro de la información en la nómina de los

servidores.

Modificaciones que obedecen generalmente a ajustes manuales cuando la remuneración

no alcanza a cubrir dichos descuentos; así también, a eliminaciones de servidores

inactivos y eventuales registros duplicados que se encuentran en los archivos planos, lo

que podría ocasionar errores en los registros.

Los ajustes manuales en los descuentos ha dado lugar a que existan diferencias entre los

descuentos propuestos inicialmente por entidades generadoras (asociaciones, IESS,

retenciones judiciales, anticipos) y los realmente aplicados a los servidores. Además la

falta de una herramienta tecnológica que permita visualizar la capacidad de

endeudamiento de los servidores, ha generado que en algunos casos no perciban

ingresos debido a que los descuentos igualaron o superaron el valor de su remuneración.


Adicionalmente el registro de pagos de alícuotas de anticipos de sueldos, se realiza de

forma manual, por lo que el proceso presenta una vulnerabilidad en el registro de los

mismos.

Una vez procesada la nómina, es difícil realizar la trazabilidad de las actividades tareas y

registros efectuados durante el proceso.

Conclusiones

La falta de una herramienta tecnológica que permita visualizar la capacidad de

endeudamiento de los servidores, ha generado que en algunos casos no perciban

ingresos.

Existen varios anexos del listado de personal, lo que genera que las actividades

durante el procesamiento individual sean repetitivas.

La aplicación y ajuste de descuentos, así como la carga de pagos de alícuotas de

anticipos se realiza en forma manual lo que dificulta efectuar la trazabilidad de las

operaciones efectuadas.

• Las entidades generadoras de descuentos no cuentan con una base actualizada de

los servidores, generando información que requiere de ajustes manuales.

Recomendaciones

A la Coordinadora Financiera en coordinación con la Dirección de Tecnología

Información y Comunicación.

15. La implementación de una solución tecnológica que permita a los generadores de

descuento tener acceso en tiempo real a la base de servidores activos de manera

que puedan considerarlos antes de reportar el descuento.

16. La automatización de la carga de pagos de alícuotas de anticipos y de descuentos

internos desde los generadores de los mismos, al igual que las aplicaciones de

ajustes por diferencias y sobregiros.

17. La unificación de los anexos de nómina en una sola plataforma tecnológica que

permita un único procesamiento, asegurando la trazabilidad de las acciones y tareas


que se llevan a cabo dentro del proceso y que mediante interfaz con e-SIGEF

distribuya de forma automática la información que el sistema del Ministerio de

Finanzas requiere en los diferentes formularios.

18. Dispondrá realizar seguimiento a servidores que perciben un porcentaje bajo de su

remuneración por aplicación de descuentos a fin de, entre otros aspectos

importantes garantizar la estabilidad familiar.

Elaboración de la proforma presupuestaria

La proforma presupuestaria se realizó a partir de varios insumos entre los cuales están los

POAs, el Plan Anual de Compras, el Plan Anual de Mantenimiento, etc.; sin embargo no

se observó un alineamiento claro entre los fondos asignados y el cumplimiento de los

Planes Operativos Anuales de cada unidad.

Para la formulación de presupuestos es necesario alinear los POAs de acuerdo a sus

objetivos y actividades al presupuesto de manera que se pueda evaluar el valor del

cumplimiento de los diferentes objetivos institucionales y tomar acciones al respecto, por

lo que los POAs deben consolidar todas las actividades a realizarse por cada unidad

administrativa de manera que se asegure un alineamiento entre las actividades

realizadas, los objetivos planteados y los valores incurridos.

El presupuesto se realizó a nivel de programas (01 y 20) por lo que no se vincularon

directamente las actividades de cada unidad administrativa con el presupuesto requerido

para desarrollar dichas actividades.

Conclusión

En la elaboración de la proforma presupuestaria no se vinculó directamente las

actividades de las unidades administrativas con el presupuesto requerido para el

desarrollo de las mismas.

Recomendación


19. Dispondrá a la Coordinadora Financiera que en coordinación con la Dirección de

Planificación y Evaluación Institucional y la Dirección de Tecnología de Información


y Comunicación implementar una herramienta tecnológica que integre en la

generación de los POAs los planes: Anual de Contratación de bienes y servicios y

de Mantenimiento y cargar en la misma herramienta los Planes de Inversión Anual

(PAI) para ser considerados en el presupuesto.

Pago de proveedores

El sistema e-SIGEF requiere la carga de información de la misma factura en varios pasos del

proceso desde el devengo hasta la declaración de impuestos; sin embargo, esta es una

exigencia del e-SIGEF, cuyo ente rector es el Ministerio de Finanzas por lo que no depende

de la Contraloría General del Estado.

Para el pago de proveedores se imprime el CUR de compromiso, CUR de devengo, CUR de

regularización y solicitud de pago para ser firmados por el registrador y aprobador y

adjuntarlos a la documentación habilitante (facturas, contratos, etc.).

En las aprobaciones de los registros contables (CURs) existe repetición de actividades pues

el comprobante se aprueba en el e-SIGEF y después se imprime una vez aprobado para una

revisión y segunda aprobación en el documento físico. Esto se debe a que se mantiene una

cultura organizacional de respaldar toda transacción con un comprobante físico.

En el sistema la aprobación del CUR de compromiso la realiza el analista contable sin

embargo en la aprobación la realiza la Jefe de Presupuesto.

Conclusión

Existen dos aprobaciones de los registros contables, en el sistema e-SIGEF y en el

documento físico, (CURs).

Recomendación

A la Coordinadora Financiera

20. Dispondrá al personal de su área que se ejecuten las aprobaciones en línea, por lo

que no es necesario realizar una segunda aprobación en un comprobante físico.


Gestión de Viáticos

De conformidad a lo establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales, en el Reglamento

para el pago de Viáticos, Subsistencias, Movilización y Alimentación dentro del país para las

y los servidores y las y los obreros públicos; la liquidación previa debe realizarse antes de

que el servidor inicie la comisión y la liquidación definitiva, máximo a los cuatro días hábiles

siguientes de finalizada la comisión de servicios, con los respectivos registros contables.

En el proceso de pago de viáticos, algunos servidores efectúan la liquidación provisional y

definitiva en un solo trámite, por lo que en algunos casos la liquidación definitiva se realiza a

las semanas, meses o inclusive al siguiente año de terminada la comisión de servicios.

Las actividades relacionadas con los controles de las liquidaciones provisional y definitiva

y el registro contable de las mismas se realizan de manera manual, lo que hace que el

proceso sea lento debido a todos los registros y verificaciones.

Adicionalmente, no en todos los casos se da cumplimiento al descuento de la totalidad del

fondo global cuando el servidor no cumple con realizar la liquidación definitiva en el

término de cuatro días después de terminada su comisión de servicios como lo establece

la normativa.

Cuando efectivamente se descuenta la totalidad del fondo global, existen servidores que

realizan la liquidación definitiva lo cual genera la necesidad de reprocesos de registros

contables para revertir dicho descuento.

Conclusión

• En ciertos casos las liquidaciones se realizaron en forma tardía, aplicando

posteriormente los correctivos y descuentos en los casos que ameritaron,

procesos que se realizan en forma manual.

Recomendaciones

A ia Coordinadora Financiera

21. En coordinación con la Dirección de Tecnología, Información y Comunicación

automatizará la creación de presupuesto de viáticos al momento de planificar las

acciones de control, mediante la asignación de personal para cada acción de control


generando un cálculo automático para dicha asignación de acuerdo a los tiempos

planificados.

22. En coordinación con la Dirección de Tecnología, Información y Comunicación

automatizará la creación de liquidaciones definitivas a partir de la carga de informes

finales de las comisiones realizadas. Al ser aprobado el informe final, se cargará

automáticamente la liquidación definitiva en el sistema.

A los Directores Regionales y Delegados Provinciales

23. Dispondrán al personal a su cargo, realizar las liquidaciones definitivas de las

comisiones en los tiempos establecidos en la normativa vigente; y, en casos de

demoras en los plazos la Dirección Financiera descontará la totalidad del Fondo

Global.

Muy Atentamente,


Anexos


Para: Coordinadora de Auditoría Institucional Interna de la Contraloría General del Estado

De: PwC Asesores Empresariales

Auditoría de Gestión a los procesos habilitantes de: Asesoría,Asunto:subproceso de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional; y, de Apoyo, subproceso de Gestión Financiera de la Contraloría General del Estado; por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 al 30 de junio de 2014 con el fin de emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles sobre los componentes auditados.

La Auditoría de Gestión a los procesos habilitantes de: Asesoría, subproceso de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional; y, de Apoyo, subproceso de Gestión Financiera de la Contraloría General del Estado; por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 al 30 de junio de 2014 con el fin de emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles sobre los componentes auditados, se realizó en cumplimiento con el contrato de prestación de servicios de auditoría No. 026-CGE-DAyS-AE-2014 firmado el 20 de agosto del 2014.

Al respecto, a continuación se detalla los hechos por los cuales a criterio de auditoría, no amerita la determinación de responsabilidades:

Del análisis efectuado de conformidad al alcance de la acción de control, se desprende que los hechos comentados no afectan de manera significativa la gestión ni afectan los objetivos institucionales, además en el informe constan las recomendaciones a ser cumplidas de manera obligatoria por parte de la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y la Dirección Financiera, cumplimiento que será evaluado en futuras acciones de control.

Fecha: 6 de enero de 2015

Experto Supervisor Gerente de Contrato


CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO Nombre la unidad administrativa de control que realizo el examen

Lista de verificación

#

..................................................................................................................................................... ;..............................................

Se verificaron los aspectos siguientes de la estructura y contenido del informe de auditoría:

Gerente PwC.......... AE............

Cumple S i........ ! No

Experto Supervisor

Cumple Si ! No

Observaciones

Memorando de remisión de informe para aprobación, debe estar suscrito por el servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe, Supervisor y Jefe de Equipo de la acción de control, conforme el Formato 5 Acuerdo 026.La elaboración, trámite y aprobación de informes de auditoría y/o exámenes especiales, predeterminación y notificación de responsabilidades está regulada mediante Acuerdo 026-CG-2012, emitido el 26 de octubre de 2012, por lo que la verificación debe guardar conformidad con lo que se establece en dicho Acuerdo.

I N F O R M Ei Pasta y carátula ✓

Relación de siglas y abreviaturas utilizadas

1 Incluye todas las referidas en el informe y en orden alfabético ✓

índice ✓

2 Está estructurado con los Títulos, Subtítulos y número de páginas; verificándose que numeración guarde relación con las páginas del Informe.Carta de Presentación

3 Está dirigida a la Experta Supervisora de Auditoría designada por la Contraloría General del Estado en cumplimiento con el contrato No. 026-CGE-DAyS-AE-2014

CAPÍTULO 1 INFORMACION INTRODUCTORIA

Motivo del examen ■ /

4 La referencia de esta información, corresponde a la indicada en la orden de trabajo:■ Nombre de la Entidad

Número y fecha de orden de trabajo (Modificaciones, únicamente las que se refieren al alcance).Especifica si corresponde a una acción de control planificada o imprevista, si obedece a un imprevisto autorizado, especificar número y fecha de autorización.

s

l Objetivos del examen V

5 Los generales de la orden de trabajo y específicos de la planificaciónf Alcance del examen

6 Su referencia corresponde a la descrita en la orden de trabajo, modificaciones y/o ampliaciones autorizadas, relacionadas con el periodo y/o las áreas, rubros, cuentas, contratos, procesos o actividades a examinar. (No incluye cambio de auditores operativos, ni ampliaciones de tiempo).

y

Limitación ai alcance


# Se verificaron los aspectos siguientes de la estructura y contenido del informe de auditoría:

Gerente PwC AE

Cumple Si ! No

Experto Supervisor

Cumple Si ¡ No

Observaciones

7 Se señalan limitaciones únicamente en los casos que existe imposibilidad práctica de aplicar procedimiento de auditoría por restricciones o impedimentos impuestos por la administración de la entidad o terceros relacionados.Si provienen del auditor la imposibilidad de evaluar, se debe señalar “que se excluyen del alcance”

Base legal8 Se citan: leyes, reglamentos, decretos, acuerdos o resoluciones de

creación de la entidad y sus reformas, (número y fecha).✓

Estructura Orgánica✓

9 Se cita la estructura vigente de la entidad, unidad o área examinada. ✓

Objetivos de la entidad10 Se incluye los que constan en la normativa de creación o en el plan

estratégico y están relacionados con el objeto del examen. Además el que consta en el Estatuto Orgánico de la entidad. (Se señala la fuente de información)

Monto de recursos examinados11 Incluye elmonto total de recursos analizados en el examen especial al

rubro, componente, área o proyecto. (No solo de la muestra analizada)1. Se verificaron operaciones aritméticas; y2. Se verificó que sea la misma información que se incluye en la

síntesis

Servidores relacionados12 En la referencia de esta información constan:

1. Nombres y apellidos completos2. Cargos desempeñados conforme a contrato o acciones de personal3. Periodos de gestión (durante el período examinado)Esta información puede presentarse como anexo al final del informe guarda consistencia con la especificada en el cuadro resumen de documentos de notificación de inicio de la acción de control, comunicación de resultados y convocatoria a la conferencia final, (Formato 10)

CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones:✓

13 1. Se ubica como primer comentario del Capítulo II Resultados del examen.

2. Se cita la referencia concreta de los informes relacionados con el examen que se ejecuta, las fechas de aprobación y de recepción en la entidad.

3. Se señalan las recomendaciones incumplidas4. Situación actual encontrada que determine su incumplimiento

parcial o total5. Opiniones de los servidores sobre la falta de cumplimiento6. Por existir un número considerable de recomendaciones

incumplidas, se presentan como Anexo del informe.7. No se evalúan ni revelan seguimiento de recomendaciones sobre

informes que se encuentran en trámite de aprobación, tampoco se revela dicha condición.



Gerente PwC.....AE............

Cumple Si i No

Experto Supervisor

Cumple Si No

Observaciones

Comentarios:✓

14 1. Se comentan las deficiencias de control interno identificadas y no solucionadas en el transcurso del examen.

2. Títulos cortos, relacionados con el comentario.3. Contienen los cuatro atributos del hallazgo (condición, criterio,

causa y efecto)4. Las acciones u omisiones determinadas en los hallazgos objeto de

los comentarios no se refieren a la entidad, sino al cargo de los servidores vinculados a la desviación en su periodo de actuación. (No se señalan nombres)

5. Los comentarios no incluyen juicios de valor.6. No se incluyen términos como: "a la fecha" o "en la actualidad", se

precisa la fecha del evento.7. Los efectos están narrados en tiempo pasado y/o presente y

cuantificado, cuando el caso amerita.8. Los hallazgos se organizan y se presentan de acuerdo al orden de

presentación de las cuentas en los estados financieros y, dentro de éstos, de acuerdo a su Importancia; y, guardan relación con el alcance lo señalado en la orden de trabajo.

✓

15 ■ Se revelan las disposiciones legales inobservadas en el siguiente orden: Constitución de la República del Ecuador; leyes orgánicas; leyes ordinarias; las normas regionales y las ordenanzas distritales; los decretos y reglamentos; las ordenanzas; los acuerdos y las resoluciones; y los demás actos y decisiones de los poderes públicos. Se indica que a consecuencia de la inobservancia de la base legal antes referida, están incursos en el incumplimiento de los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77 de la LOCGE, especificando el número y letra correspondiente, así como los constantes en el estatuto orgánico de gestión de las entidades examinadas.Las leyes, reglamentos y normativas citadas están vigentes y relacionados con el hecho comentado.

✓

16 Los cargos de los funcionarios que constan observados en los comentarios del informe, son consistentes con los sujetos de responsabilidades detallados en el memorando resumen.

✓

17 Los hallazgos fueron dados a conocer a los servidores relacionados, en cumplimiento del debido proceso y derecho a la defensa (Art.76 Constitución, Art.90 LOCGE y Art.22 de su Reglamento.)1. Constan los puntos de vista de los servidores o de terceros,

recibidos durante el examen y se expone la opinión razonada del auditor, ratificando o rectificando el contenido del comentario.

2. Las transcripciones textuales, solo incluyen la parte pertinente y se observa lo indicado en el artículo 7 incisos del 10 al 14 del Acuerdo 26. (Sangría, cursiva, renglón seguido, cortes de texto, Sic, punto y dos espacios para renglón seguido, y punto y guión para otro párrafo). No contiene transcripciones íntegras ni extensas.

18 Se comprobó la consistencia de cifras expuestas en los comentarios, conclusiones, anexos y síntesis.

✓

19 En el informe con indicios de responsabilidad penal, (si existiere) los hechos están incluidos en el informe general, con referencia muy concisa del hallazgo para la predeterminación de las responsabilidades administrativas y civiles a que haya lugar.


Se verificaron los aspectos siguientes de la estructura y contenido del informe de auditoría:

Conclusiones:

Gerente PwC AE

Cumple i Si i N oi' ✓....

Experto Supervisor

Cumple Si T No

Observaciones

20 Están estructuradas tomando en cuenta la condición, criterio, causa y efecto del hallazgo, se verificó que no existen repeticiones textuales del comentario, se ha cuantlflcado el efecto que produjo la desviación. Constituye el juicio profesional que realiza el auditor como resultado de los hallazgos. Se constituyen únicamente sobre hechos señalados en el comentario.

✓

Recomendaciones:21 1 .

22

Están dirigidas a los servidores responsables de Implantarlas a fin de asegurar su cumplimiento.Están dirigidas a los cargos de los servidores de entidades en marcha y no extinguidas.Redactadas en oraciones afirmativas y simples, sin incluir expresiones como "inmediatamente" o "sin demora" u otra expresión con tono imperativo.No se sugiere el acatamiento de disposiciones legales, reglamentarias o normativas.No se sugiere proceder a realizar pagos o compromisos económicos.Lo tratado en la recomendación guarda consistencia con el hallazgo, no sugiere lo que no se comenta en el informe.Las recomendaciones contienen lineamientos de acciones correctivas precisas y no generales. (Ejemplo de carácter general: deberá tomar las acciones correctivas necesarias.).

Constan los siguientes Anexos al Informe:1. Nómina de servidores relacionados con el examen, con

direcciones domiciliarias (que sirva de base para cumplir el proceso de notificación de predeterminación y determinación de las responsabilidades)

2. Recomendaciones incumplidas (si el caso amerita)3. Otros (Que permitan aclarar aspectos técnicos y sustentan

hallazgos significativos y que se relacionan con el cuerpo del informe)Tomo de anexos independiente al informe (manejo interno de la unidad de Control)

✓

2 .

3.

4.

5.

6 .

7.

✓✓

4.

5. Notificaciones de inicio de examen a servidores y ex servidores (Formato 6a Acuerdo 026-CG)Comunicaciones de resultados provisionales (Arts.90 LOCGE y 22 de su Reglamento.)Convocatorias para la conferencia final (Formato 8, Acuerdo 026- CG)Acta (s) de conferencia final de comunicación de resultados (Formato 9, Acuerdo.026)Copia de la orden de trabajoCopia legible de la cédula de ciudadanía de los servidores convocados a la conferencia final Anexos de las responsabilidades civiles, si el caso amerita Copias certificadas de los documentos que respalden la predeterminación de responsabilidades administrativas y civiles culposas.

Esta información guarda consistencia con la especificada en el Cuadro Resumen de documentos de notificación, convocatoria, acta de

6.

7.

8 .

9.10 .

11.



Gerente PwC AE

Cumple Si i No

Experto Supervisor

Cumple Si I No

....Observaciones

conferencia final (Formato 10 Acuerdo 26); y no existen superposición de fechas, ni quedan periodos sueltos.

INFORMES CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL23 1. Se consideró el título de Capítulo II “Desarrollo de los Hallazgos” ,

formato 16 del Acuerdo 026-CG2. Se verificó que la documentación que evidencia el hallazgo que

origino la emisión del informe con indicios de responsabilidad penal (ANEXOS), están numerados y archivados manteniendo el orden de narración de los hechos descritos en el informe, como lo indica el Art. 14 del Acuerdo 026-CG-2012; detallándolos en el índice del informe; los que están debidamente certificados. Además, la certificación de los anexos están legalizados por el responsable de la unidad de control y consta el número total y real de hoias certificadas.

Memorando para predeterminación de responsabilidades2 4 Esta elaborado conforme al Acuerdo 026-CG-2013, Formato 12

(sustituido mediante reforma), y a los lineamientos recibidos paracontrol de calidad y motivación en los informes. Se verificó en elcontenido del memorando:1. En el primer párrafo introductorio, se consideró la información

relacionada con la acción de control (Tipo de Acción de Control, Alcance, Periodo, Especificar si corresponde a una acción Planificada o Imprevista, Nombre de la Entidad Examinada, Periodo examinado, Número y Fecha de Orden de Trabajo).

2. En el segundo párrafo, de los Arts. 39, 45, 52 y 53, se consideró los que corresponden, según las responsabilidades administrativas y/o civiles culposas que se predetermino.

3. Los Títulos de los comentarios y números de páginas, son igual al informe y síntesis.

4. Están adecuadamente motivadas las responsabilidades administrativas y civiles por cada sujeto de responsabilidad y guarda relación con las funciones relacionadas al cargo, previstas en los estatutos orgánicos de la entidad examinada.

5. Los sujetos de responsabilidad cuentan con: notificación inicial de acción de control, comunicación de resultados, convocatorias y constan en acta de conferencia final.

6. Los números de cédula de identidad o ciudadanía, de los sujetos de responsabilidad, fueron comprobados con información del Registro Civil.

7. Los Nombres y apellidos de los sujetos de responsabilidad, están completos.

8. Los valores de las responsabilidades concilian con ios del informe y síntesis.

9. En casos de responsabilidades civiles de los sujetos solidarias, se señala con precisión los periodos de actuación, cargos y montos que corresponden a cada uno, observando que la suma imputada por cada sujeto solidario corresponda al valor total de la responsabilidad.

10. Las responsabilidades a servidores si corresponden únicamente al periodo examinado y no se establecieron en periodos caducados.



Gerente PwC AE

Cumple Si ! No

Experto Supervisor

Cumple S i.I No

Observaciones

2 5 En razón de que en la presente acción de control no se derivaron responsabilidades, el Memorando para predeterminación de responsabilidades, suscrito por el servidor a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe, se comunica las razones por las cuales no se establecieron responsabilidades.

S I N T E S I S K 126 1. Elaborada de acuerdo al Formato 4 del Acuerdo 026.

2. Los principales hallazgos incluyen datos referentes a las desviaciones detectadas, resumen de las conclusiones y recomendaciones; y, guardan concordancia: con las páginas del informe

3. Los indicios de responsabilidad penal incluyen la información referente a los hechos constitutivos del indicio y detalle de las personas que tienen relación con los mismos y al pronunciamiento emitido por la Dirección de Patrocinio, Recaudación y Coactivas.

4. Los valores totales de las predeterminaciones de responsabilidades están conciliados en los Anexos 1 y 2 con los valores que constan en el Informe.

5. El número de Salario básico unificado del trabajador en general, SBUTG, sugeridos como sanción, están determinadas de acuerdo a lo establecido en el último párrafo del Art. 46 de la LOCGE.

ASPECTOS GENERALES2 7 1. La pasta y carátula del informe contienen el nombre de la entidad,

nombre del examen y periodo (Formato 1 y 1a Acuerdo.026) y guarda consistencia con:• Orden de trabajo

Carta de presentación■ Motivos del examen■ Alcance del examen » Síntesis del informe

2. La página siguiente a la carta de presentación es la 2 y su número está centrado en la parte inferior de cada hoja.

3. Todas las páginas del Informe a partir de carta de presentación hasta la página que contiene la firma del servidor/a a cargo de la unidad administrativa de control que emite el informe contiene la rúbrica del Supervisor, con el número de página en letras y tinta color azul, ubicado en la parte inferior izquierda, bajo el texto de la última línea y la rúbrica del Supervisor.

4. Las fechas guardan consistencia en todo el documento (forma de texto: DD de MM de AAAA o forma numérica: AAAA-MM-DD)

5. No mencionar el nombre de la entidad examinada reiteradamente.6. Los cálculos aritméticos están correctos (Adjuntar hoja de Excel

impresa con las verificaciones aritméticas)7. Se verificó la ortografía en Informe y Síntesis.8. Se corrigió la utilización de términos redundantes.9. Tipo de letra utilizado es Arial, tamaño 11.10. Espacio interlineal 1.511. El margen utilizado es de 3 cm por cada lado.12. La escritura de los valores monetarios dentro de los textos, esta

seguida del signo USD. Se utilizará la coma ( , ) para separar la parte entera del decimal y un espacio en blanco en grupos de tres cifras, para reemplazar el punto.

13. Las palabras agudas, graves y esdrújulas, escritas en mayúsculas

✓



Gerente PwC AE

Cumple Si ! No

Experto Supervisor

Cumple Si i No

Observaciones i

están tildadas

Las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, expedidas en Acuerdo 019-CG de 2002-09-05 publicado en Edición Especial N° 6 del R.O. de 10-0ct-2002, respecto al Control de Calidad de la Auditoría Gubernamental, indica: CODIGO: AG - 08 - TITULO: CONTROL DE CALIDAD DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL ‘‘EL CONTROL DE CALIDAD EN LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL SE APLICARA DURANTE TODO SU PROCESO ”

El control de calidad se relaciona con los métodos, técnicas y procedimientos empleados en la planificación, ejecución y presentación de los informes realizados por los auditores, a fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos básicos de la auditoría y establecer pautas para controlar la calidad de sus resultados.El trabajo realizado por el equipo de auditores será supervisado en forma sistemática, oportuna y documentada durante el proceso de la auditoría para asegurar su adhesión a las normas profesionales.POLÍTTICAS PARA LA PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL DE LÁS UNIDADES DE CONTROL DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y DE LAS UNIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICOPOLÍTICAS PARA LA EJECUCIÓNEl control de calidad se efectuará durante todo el proceso de la auditoría gubernamental, por parte de los auditores, supervisores de los equipos de trabajo, supervisores generales de calidad y/o administradores de gestión, supervisores provinciales, supervisores regionales, titulares de las unidades de control y directores regionales, conforme a su función, dejando constancia de tales acciones en las hojas de supervisión.

Fuente: Acuerdo 026-CG-2012 Suplemento R.O. 827 de 2012-11-09

w Vcr-ncS^

María Augusta Donoso Gerente del Proyecto

PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda.Repi

PwC Asesores

Carlos Loapa esentante Legal

Empresariales Cía. Lt&a.


SÍNTESIS DEL INFORME

1. Información general Motivo del examen

PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda.Ciudad: Quito

Acción de control: Auditoría de gestión a los procesos habilitantes de: Asesoría, subproceso de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional; y, de Apoyo, subproceso de Gestión Financiera de la Contraloría General del Estado; por el período comprendido entre el 1 de enero de 2012 al 30 de junio de 2014 con el fin de emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles sobre los componentes auditados

Contrato de prestación de servicios de auditoría No. 026-CGE- DAyS-AE-2014 de 20 de agosto del 2014

Período examinado: Desde: 1 de enero del 2012 Hasta: 30 de junio del 2014

Entidad examinada

Nombre: Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y Dirección Financiera

Dirección:Av. Juan Montalvo E4-37 y Av. 6 de diciembre

Monto de recursos examinados: No aplica

2. Principales hallazgos Ref. Pág. Inf.

Ejecución y seguimiento de la Planificación Estratégica Institucional ConclusiónLa DPyEl, ha desarrollado la metodología para la evaluación del cumplimiento del plan estratégico de los años 2013 y 2014, a través de la cual se evaluarán los proyectos ejecutados en esos años y cómo éstos contribuyeron al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Sin embargo; no se ha establecido línea base y metas de cumplimiento en algunos de los indicadores de los objetivos estratégicos al momento de la elaboración de la planificación estratégica.Recomendaciones Al Contralor General del EstadoDispondrá a la Dirección Técnica de Normativa y Desarrollo Administrativo en coordinación con la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y la Dirección Jurídica analizar la posibilidad de implementar una Unidad de Gestión de Proyectos (PMO) que permita centralizar, coordinar y gestionar los proyectos de la Institución y que garantice la ejecución eficiente de los mismos alineados a los objetivos estratégicos.Al Coordinador de la DPyElDispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación respecto de los indicadores:

• En coordinación con las unidades administrativas, se establecerán líneas base para los indicadores estratégicos (de los que aún no existe una).

• Establecer metas de cumplimiento periódico para cada indicador estratégico.• En caso de que alguno de los indicadores seleccionados no sea posible medirlo,

establecerá un nuevo indicador del cual se tenga Información confiable y que apalanque la consecución del objetivo estratégico.

Dispondrá a la Administrador de Gestión de Información, Seguimiento y Evaluación respecto de los indicadores:

• Evaluar el cumplimiento de las metas propuestas para cada indicador estratégico.• Establecer acciones correctivas en base a los resultados de las evaluaciones.• Realizar informes periódicos de seguimiento y evaluación de la Planificación Estratégica

para conocimiento de las máximas autoridades.

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Evaluación de la Planificación Operativa Anual ConclusiónLa Dirección de Planificación y Evaluación Institucional se encuentra desarrollando una metodología para la formulación de proyectos de mejoráfiiento institucional y la valorización deIOS POAS - información de distrib

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jción restringida ..

Recomendaciones Al Coordinador de la DPyElDispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación, analizar la pertinencia de establecer indicadores por procesos en lugar de indicadores por actividades, para las Unidades Administrativas de la Contraloría General del Estado.Dispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación, la aplicación para el año 2015 de la metodología desarrollada para la formulación de proyectos de mejoramiento institucional y valorización de los POAs. Una vez se realice la evaluación de que dicha metodología permitirá cumplir con dichos objetivos.Coordinará con la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación, con la finalidad de que en la herramienta tecnológica que está actualmente en desarrollo, se considere el registro de los planes estratégicos, planes operativos, planes de inversión, procesos y/o actividades permanentes para optimizar su seguimiento y la generación de reportes.Gestión de Actualización del Catastro ConclusiónLa DPyEl se encuentra actualizando el sistema de catastro de las unidades de control, a fin de que estas sean consideradas de forma oportuna dentro de los planes anuales de control. Recomendación Al Coordinador de la DPyElDispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación continuar con las actividades de

actualización oportuna.

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Elaboración del Plan Anual de Control ConclusiónLa CGE para la ejecución de las auditorías ha establecido, año a año, criterios y ponderaciones para priorizar las acciones de control; sin embargo, no existe una herramienta automatizada que apoye dicho proceso.Recomendaciones Al Contralor General del EstadoDispondrá que la DTIyC conjuntamente con las Direcciones de Planificación y Evaluación Institucional y Dirección de Auditorías Internas, unifique las herramientas utilizadas para la planificación, ejecución, control y evaluación de los planes de control externo e interno.Al Coordinador DPEICoordinará con la DTIyC, para que en la herramienta tecnológica actualmente en desarrollo considere un módulo que permita la automatización dei subproceso de priorización del control, que incluirá los diferentes criterios de riesgo de acuerdo a ias políticas e instructivos vigentes. La herramienta incluirá también alertas que notifique al momento de la planificación cuando un auditor ya ha ocupado su capacidad operativa.

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Seguimiento de la ejecución del Plan Anual de Control y Evaluación de la Ejecución delos Planes Anuales de ControlConclusionesEn el seguimiento de la ejecución del Plan Anual observamos que:

• Si bien evidenciamos que el alcance de lo ejecutado coincide con lo planificado, por otro lado debido a diferentes factores las auditorías no inician en las fechas planificadas.

• El sistema no permite visualizar la eliminación de los títulos de ias actividades complementarias que se ejecutan anualmente, por lo que la DTIyC conjuntamente con la DPyEl revisaron la herramienta informática e introdujeron los correctivos correspondientes.

• La herramienta informática actual, no contempla campos que permitan dar seguimiento a los trámites y disposiciones emitidas, por lo que se podría dejar de realizar una acción de control que fue dispuesta.

Recomendaciones Al Coordinador de la DPyElDispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación, que realice análisis estadístico de los tiempos en las distintas etapas de ejecución de las acciones de control: conclusión del

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trabajo en campo, revisiones de control de calidad, lectura del borrador de informe, trámite de aprobación, devoluciones de control de calidad. Para el efecto, el Administrador de Información, Seguimiento y Evaluación brindará la información requerida, que genera el SISCON.Dispondrá al Administrador de Gestión de Información, Seguimiento y Evaluación que en coordinación con la DTIyC automatice el proceso de seguimiento de las verificaciones preliminares, de tal manera de generar alertas y reportes cuando las mismas no estén asociadas a una orden de trabajo y ameriten una acción de control. De la misma forma, que las verificaciones preliminares que dieron como resultado una acción de control y que no tienen asociada una orden de trabajo se incluyan automáticamente en la herramienta propuesta para la priorlzación de acciones de control.Elaboración de comunicaciones internas y externas ConclusiónLa Dirección de Planificación y Evaluación Institucional, elabora las comunicaciones internas y externas que generan la mayor parte de la operatividad del área de Gestión de Información, Seguimiento y Evaluación, principalmente por la falta de tecnificación del proceso y por la cantidad de requerimientos recibidos diariamente.Recomendación Al Coordinador de la DPyElCoordinará con la DTIyC conjuntamente con la Secretaría Genera, Dirección Técnica de Normativa y Desarrollo Administrativo, Dirección de Asuntos Éticos, Participación Ciudadana y Control Patrimonial analizar la opción de implementar a nivel de la Contraloría General del Estado una herramienta de gestión de documentos.

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Seguimiento al proceso de predeterminación de responsabilidades ConclusiónEn el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría General del Estado, no está establecida la unidad responsable de realizar el seguimiento del proceso de predeterminación de responsabilidades.RecomendaciónAl Contralor General del EstadoDispondrá que la Dirección Técnica de Normativa y Desarrollo Administrativo, revise el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Contraloría General del Estado, para establecer la Unidad responsable del seguimiento y evaluación de la predeterminación de responsabilidades.

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Cumplimiento de la Planificación Estratégica Institucional ConclusiónLa DPyEl solicitó a las unidades administrativas la revisión de sus planes operativos, para determinar si alguno de los proyectos postulados, se encuentran incluidos dentro de los componentes del programa financiado con crédito del BID.Recomendación Al Coordinador de la DPyElDispondrá a la Administradora de Gestión de Planificación, que continúe con la coordinación, revisión y actualización de los macro proyectos, considerados dentro de la Planificación Estratégica Institucional tanto de la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional como de las demás Unidades Administrativas, para identificar los macro proyectos que puedan estar incluidos en los componentes del BID, con el objeto de definir nuevas fechas y alcances de acuerdo a los cambios que podrían existir.

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Proceso de Gestión de Remuneraciones ConclusionesLa falta de una herramienta tecnológica que permita visualizar la capacidad de endeudamiento de los servidores ha generado que en algunos casos no perciban ingresos.Existen varios anexos del listado de personal, lo que genera que las actividades durante el procesamiento sean repetitivas.La aplicación y ajuste de descuentos, así como la carga de pagos de alícuotas de anticipos se realiza en forma manual lo que dificulta ejecutar la trazabilidad de las operaciones efectuadas. Las entidades generadoras de descuentos no cuentan con una base actualizada de los

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servidores, generando información que requiere de ajustes manuales.RecomendacionesA la Coordinadora Financiera en coordinación con la Dirección de Tecnología Información y Comunicación.La implementación de una solución tecnológica que permita a los generadores de descuento tener acceso en tiempo real a la base de servidores activos de manera que puedan considerarlos antes de reportar el descuento.La automatización de la carga de pagos de alícuotas de anticipos y de descuentos internos desde los generadores de los mismos, al igual que las aplicaciones de ajustes por diferencias y sobregiros.La unificación de los anexos de nómina en una sola plataforma tecnológica que permita un único procesamiento, asegurando la trazabilidad de las acciones y tareas que se llevan a cabo dentro del proceso y que mediante interfaz con e-SIGEF distribuya de forma automática la información que el sistema del Ministerio de Finanzas requiere en los diferentes formularios. Dispondrá realizar seguimiento a servidores que perciben un porcentaje bajo de su remuneración por aplicación de descuentos a fin de, entre otros aspectos importantes garantizar la estabilidad familiar.Elaboración de la proforma presupuestaria ConclusiónEn la elaboración de la proforma presupuestaria no se vinculó directamente las actividades de las unidades administrativas con el presupuesto requerido para el desarrollo de las mismas. Recomendación Al Contralor General del EstadoDispondrá a la Coordinadora Financiera que en coordinación con la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación implementar una herramienta tecnológica que integre en la generación de los POAs los planes: Anual de Contratación de bienes y servicios y de Mantenimiento y cargar en la misma herramienta los Planes de Inversión Anual (PAI) para ser considerados en el presupuesto.

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Pago de Proveedores ConclusiónExisten dos aprobaciones de los registros contables, en el sistema e-SIGEF y en el documento físico, (CURs).Recomendación A la Coordinadora FinancieraDispondrá al personal de su área que se ejecuten las aprobaciones en línea, por lo que no es necesario realizar una segunda aprobación en un comprobante físico.

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Gestión de Viáticos ConclusiónEn ciertos casos las liquidaciones se realizaron en forma tardía, aplicando posteriormente los correctivos y descuentos en los casos que ameritaron, procesos que se realizan en forma manual.Recomendaciones A la Coordinadora FinancieraEn coordinación con la Dirección de Tecnología, Información y Comunicación automatizará la creación de presupuesto de viáticos al momento de planificar las acciones de control, mediante la asignación de personal para cada acción de control generando un cálculo automático para dicha asignación de acuerdo a las duraciones planificadas.En coordinación con la Dirección de Tecnología, Información y Comunicación automatizará la creación de liquidaciones definitivas a partir de la carga de informes finales de las comisiones realizadas. Al ser aprobado el informe final, se cargará automáticamente la liquidación definitiva en el sistema.A los Directores Regionales y Delegados ProvincialesDispondrán al personal a su cargo, realizar ias liquidaciones definitivas de las comisiones en los tiempos establecidos en la normativa vigente; y, en casos de demoras en los plazos la Dirección Financiera descontará la totalidad del Fondo Global.

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3.- Equipo de auditoría multidisciplinarioNombres y apellidos

Experto Supervisor de Auditoría de Gestión:

Ruth Logacho M.

Director del proyecto: Carlos Loaiza

Gerente del proyecto: María Augusta Donoso

Sénior de Consultoría: Daniela León

Experto en Tecnología de la Información:

Jorge Iván Esparza

Analista enPlanificaciónInstitucional:

Juan Muñoz

Consultores: Jaqueline Gualotuña, Verónica Ramírez, Andrés Vásconez

t)....... C y\A

Ciudad: Fecha: 6

V

Quitoude-efíéTó’dÉ

\ Carlos Loaiza M, Representante legal


2015


ENTIDAD EXAMINADA: Dirección de Planificación y Evaluación Institucional y Dirección Financiera

RESUMEN DE DOCUMENTOS DE: NOTIFICACIÓN DE INICIO DE LA ACCION DE CONTROL, COMUNICACIÓN DERESULTADOS Y CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL

PERSONAS RELACIONADAS CON EL EXAMEN O MATERIA DE A N Á LIS IS

NO TIFICACIÓN DE IN IC IO DEL EXAMEN

COMUNICACIÓNRESULTADOS

RESPUESTAAUDITADO

PROCESAMIENT O EQUIPO

A U D ITO R ÍA

CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL

RESPUESTADEL

AUDITADOAL

BORRADOR DE INFORME

PROCESAMIENT O EQUIPO DE A U D ITO R ÍA

APELLIDO S Y

NOMBRES

Cédula de c iudadan ía CARGO

Período

g es tió n

D irecc ión

d o m ic ilio

FC

No.O F IC I

O

FECHA

FC

No.O FIC I

O

FECHA

No.O FIC I

O

FECHA AT AP NA F

C

No.O FIC I

0

FECHA

No.O FIC I

0

FECHA AT AP NA

PérezMena

H éctor

1703084838

C oord inado r D irecc ión de P la n ifica c ió n

Q u ito 1 15-s e p t-2014

1 2 5 -n o v -2014

1 2 7 -n ov-2014

B ucheliSánchezJéssika

1708739170

C oord inado r a D irecc ión F inancie ra

Q uito 1 1 5 -s e p t-2014

1 2 5 -n ov -2014

1 2 7 -n ov -2014

W .....María Augijsta Donoso Gerente de Proyecto

PwC Asesores Empresariales

íarlos Loaza M. Representante Legal

PwC Asesores Empresariales

Quito, 6 de enero de 2015 LUGAR Y FECHA

EXPLICACION DE SIGLAS EMPLEADAS:

FC = FORMA DE COMUNICACIÓN:

1: NOTIFICACIÓN PERSONAL;2: NOTIFICACIÓN POR CORREO CERTIFICADO 3: NOTIFICACIÓN POR LA PRENSA (Inicio, convocatoria)

AT: ACEPTACION TOTAL AP: ACEPTACIÓN PARCIAL NA: NO HUBO ACEPTACIÓN


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pwc - CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO · INTOSAI International Organisation of Supreme Audit Institutions ... Contraloría General del Estado y PwC Asesores Empresariales Cía. Ltda