QMDok Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Ihr persönlicher Dokumenten-Manager BERGER Analysen und Informationstechnik GmbH A-4048 Puchenau

QMDok

Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement

Ihr persönlicher Dokumenten-Manager

BERGER Analysen und Informationstechnik GmbHA-4048 PuchenauKlingberg 3www.bergerai.at

Telefon +43 732 221090Fax +43 732 221090 36

eMail: [email protected]

BeschreibungBeschreibung

QMDok Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement

Unsere QM Dokumenten-Verwaltung - QMDok – dient zur vereinfachten Verwaltung und Archivierung von

Qualitätsmanagement Dokumenten mittels elektronischer Datenverarbeitung.

In der QMDok gibt es kein Löschen, sondern nur ein Deaktivieren.

Dies ist notwendig, um die Historie einer QM-Dokumentation zu gewährleisten.

Die QMDok hat zur genauen Bezeichnung eines QM-Dokuments ein 3-Schlüsselsystem (Abteilung, Typ des QM-Dokuments und

fortlaufende Nummer).




Für jedes QM-Dokument kann eine beliebige Anzahl von Versionen verwaltet werden. Soll ein neue Version eines QM-Dokuments

erstellt werden, bestimmt QMDok automatisch die nächste Versionsnummer.

Eine Version eines QM-Dokuments hat folgende

Entwicklungsstufen:

Entwurf – Validierung – Aktivierung – Archivierung

Wird ein QM-Dokument deaktiviert, so gelangt dieses ins Archiv. Dabei verschwindet das QM-Dokument nicht aus dem System,

sondern ist der Kategorie deaktiviert (Archiv) zugewiesen.




QMDok hat eine eigene Anwenderverwaltung, mit der geregelt wird, wer was in QMDok machen darf. (Entwerfen, Validieren, Aktivieren, Deaktivieren von QM-Dokumenten in den verschiedenen Stadien.)

Zur Erstellung eines QM-Dokuments bestimmen Sie ein

konventionelles Textverarbeitungsprogramm, welches QMDok bekannt gegeben wird.

Es ist nicht möglich, dass verschiedene Textverarbeitungsprogramme eingesetzt werden.




Da QMDok keine Makros von Textverarbeitungsprogrammen verwendet, stellt sich die Problematik der Versionskonflikte von

Textverarbeitungsprogrammen nicht. Ausgenommen der Hersteller des Textverarbeitungsprogrammes

stellt keine Abwärtskompatibilität sicher.

Die erstellten QM-Dokumente werden nicht in einem Dateisystem (z.B. C:\SOP\...) gespeichert, sondern in der

Datenbank.

Somit ist ein irrtümliches Löschen unmöglich (z.B. Löschen mit Hilfe des Window-Explorers).

QMDok ist eine Client/Server Anwendung.


ModulübersichtModulübersicht


Anmeldung QMDok

Programm-zuweisungen

Änderung Passwort

Anwender–verwaltung

Dokumenten-verwaltung

Anmeldung QMDokAnmeldung QMDok

QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnmeldung Anmeldung

QMDokQMDok

Anmeldemaske für QMDok

Hier geben Sie ihre Anwenderdaten (Anwendername, Abteilung und Passwort) ein.

Entsprechend dem Anwendernamen werden alle möglichen Abteilungen für ihn in einer Listbox

angezeigt.

Nach erfolgreicher Prüfung Ihrer Daten steht Ihnen QMDok laut ihrer Berechtigungsstufe zur Verfügung.



QMDokQMDok

Hier geben Sie Anwendername, Abteilung und Passwort ein.

Mit einem Click auf den Button Login werden Ihre Daten überprüft.

Sind sie in Ordnung, steht Ihnen QMDoklaut ihrer Berechtigungsstufe zur

Verfügung.



QMDokQMDok

Hauptmenü von QMDok.Entsprechend Ihrer Berechtigung

stehen nun einzelne Modulezur Verfügung.

AnwenderverwaltungAnwenderverwaltung

QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementAnwender-Anwender-verwaltungverwaltung

Mit diesem Modul definieren und verwalten Sie die Firmendaten, Abteilungsdaten und die QMDok-Anwender.

Firma

Abteilung 1 Abteilung 2

Anwender 1 Anwender 2 Anwender 3 Anwender 4



Mit einem Click auf den MenüpunktInstitutionsverwaltung

startet der Dialog, um dieDaten dafür zu definieren.

Mit einem Click auf den MenüpunktAbteilungsverwaltung


Mit einem Click auf den MenüpunktAnwenderverwaltung




Stammdaten der Firmaeingeben.

Mit einem Click auf den Button Speichern, werdendie Daten in die Datenbank

gespeichert.



Stammdaten der Abteilungen eingeben

Achtung Abteilung ALLE muss existieren.

Dies ist Pflicht für einenreibungslosen Betrieb.

Mit Click auf den Button Neukönnen Sie eine neue Abteilung

definieren.

Mit Click auf den Button Speichernwerden die Daten in dieDatenbank gespeichert.

Mit Click auf den Button Löschenwird eine Abteilung deaktiviert.



Stammdaten der Anwender eingeben.

Der Nachname mussin Grossbuchstabeneingegeben werden.

Abteilung und Berechtigungen könnennur aus vordefinierten

Listen ausgewählt werden.

Das Passwort wird nicht im Klartext angezeigt.

Mit Click auf den Button Neukönnen Sie einen neuen Anwender

definieren.

Mit Click auf den Button Löschenwird ein Anwender deaktiviert.


Änderung PasswortÄnderung Passwort

QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementÄnderung Änderung PasswortPasswort

Mit diesem Modul kann der Anwender sein eigenes Passwort ändern.

Dazu muss das bestehende Passwort eingegeben werden und das neue durch eine doppelte Eingabe

bestätigt werden.

Änderung PasswortÄnderung Passwort

QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementÄnderung Änderung PasswortPasswort

Altes und neusPassworteingeben


ProgrammzuweisungenProgrammzuweisungen

QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementProgramm-Programm-

zuweisungenzuweisungen

Dieses Modul erfüllt zwei Aufgaben:

1. Definition der einzelnen ModuleEine eindeutige Programm-Nr.Der Name der ausführbaren DateiBeschreibung wie sie im Hauptmenü

erscheintBestimmung der Position im Hauptmenü

2. Zuweisung der Module pro Abteilung pro Berechtigung




Mit einem Doppelclick auf das gewünschte Programm, werden die Daten in die

Bearbeitungsfelder geladen und können dort verändert werden.

Bei der Verarbeitungsart Neuanlage, wird vom System eine neueeindeutige Programm-Nr. vergeben.

Bei einer Änderung bleibt diese identisch.





Mit einem Doppelclick auf die gewünschte Zuweisung, werden die Daten in die

Bearbeitungsfelder geladen und können dort verändert werden.

Bei der Verarbeitungsart Neuanlage, wird eine neueZuweisung erstellt.

Bei einer Deaktivierung wird die Zuweisung aufgehoben.


DokumentenverwaltungDokumentenverwaltung

QMDok Dokumenten-Verwaltung für das QualitätsmanagementDokumenten-Dokumenten-

verwaltungverwaltung

Mit diesem Modul verwalten Sie Versionen von QM-Dokumenten.

Die Möglichkeit um QM-Dokumente zu ändern oder zubetrachten, hängt von Ihrem QMDok-Userlevel und

Ihrer Abteilungszugehörigkeit ab.

Ein QM-Dokument durchläuft folgenden Workflow:

Ablaufdiagramm eines QM-DokumentsAblaufdiagramm eines QM-Dokuments


Entwurf eines neuen QM-Dokuments oder Entwurf einer neuen Version eines

bestehenden QM-Dokuments

Weitergabe zur

Validierung

Ja

Validierung

Nein

NeinZurück zum

Entwurf

AktivierungJa

NeinZurück zur Validierung

Die Version dieses QM-Dokuments ist nun aktiv

QM-Dokument (Version) deaktiviert = Archiv

Ja

Nein

Dokumenten-Dokumenten-verwaltungverwaltung




Je nach QM-Dok Userlevel und ausgewähltem QM-Dokument, stehen Ihnen

die möglichen Befehle zur Verfügung.

Mit Hilfe von Filterbedingungen kann die Anzeige der QM-Dokumente

eingeschränkt werden.

Anzeige der Liste der QM-Dokumente.Für jeden einzelnen Status existiert ein Reiter, um die

Anzeige übersichtlich zu gestalten.




Ein neues QM-Dokument anlegen




Mit einem Click auf – Neue SOP anlegen – öffnet sich der Dialog, um alle

notwendigen Daten einzugeben.

Mit einem Click auf – Anlegen – Startet das Textverarbeitungsprogramm

und öffnet eine Datei mit dem festgelegten Dateinamen.

Nun schreiben sie ihr Dokument – speichern dieses –

Und beenden das Textverarbeitungsprogramm

Mit Click auf den Button Speichernwerden die Daten und das Dokument

in die Datenbank gespeichert.

Hier geben Sie alle Stammdaten für das QM-Dokument ein.

Der Button – Anlegen – steht erst zur Verfügung, wenn alle notwendigen

Pflichtfelder gefüllt sind.




Nun erscheint das QM-Dokument in der ListeEntwurf, und Sie können es weitergeben

zur Validierung.




Mit Click auf den Button Weitergabe zur Validierung

verschwindet das QM-Dokument aus der Liste Entwurf und wandert in

die Liste Validieren.




Mit Click auf den Button – Ansehen- startet das Textverarbeitungsprogramm und zeigt

das gewählte QM-Dokument an.

Mit Click auf den Button – Zurück zum Entwurf - wird das QM-Dokument wieder in den

Status Entwurf zurückgesetzt.

Mit Click auf den Button – Validieren - wird das QM-Dokument in den

Status Freigeben (Aktivieren) gesetzt.

Bei – Zurück zum Entwurf - und – Validieren – werden Sie von QM-Dok nochmals gefragt, ob Sie diese

Aktion wirklich durchführen wollen.




Das QM-Dokument ist nun in der ListeFreigeben (Aktivieren).

Für dieses Dokument erstellen Sie einen Verteiler und geben es dann frei.




Mit Click auf den Button – Zurück zum Validieren - wird das QM-Dokument wieder in den

Status Validieren zurückgesetzt.

Mit Click auf den Button – Verteiler - erscheint der Dialog zum Erstellen des Verteilers.




Für jeden einzelnen Verteiler geben Sie Person und Funktion ein.

Möchten Sie Person oder Funktion als Vorlage speichern, markieren Sie jeweils

zu Vorlagen hinzufügen.

Mit einem Click auf – Hinzufügen – wird der einzelne Verteiler in die Verteilerliste

aufgenommen.

Mit einem Click auf - Verteiler Vorgängerversion laden –

wird der Verteiler der Vorgängerversion in der Liste angezeigt.




Mit einem Click auf die Pfeilekönnen Sie die Reihenfolge des

Verteilers ändern.

Mit einem Click auf – Speichern - werden die Daten in die Datenbank

gespeichert.

Mit einem Click auf – Ändern - werden die Daten der markierten Zeile durch die

Daten von Person / Funktion ersetzt.

Mit einem Click auf – Entfernen - werden die Daten der markierten Zeile entfernt.




Mit Click auf den Button – Aktivieren - wird die neue Version des QM-Dokuments

freigegeben und die notwendigen Begleitdokumentewerden gedruckt.

Hier werden Sie auch wieder gefragt, ob Sie dieAktivierung wirklich durchführen wollen.




Das QM-Dokument ist in der ListeAktuelle.

Von diesem Dokument kann eine neue Version erstellt werden oder es kann deaktiviert werden.




Mit Click auf den Button – Deaktivieren - wird das QM-Dokument deaktiviert.

Hier werden Sie auch wieder gefragt, ob Sie dieDeaktivierung wirklich durchführen wollen.

Mit Click auf den Button – Neue Ausgabe/Entwurf - wird für das QM-Dokument eine neue Version angelegt.

Die Textverarbeitung wird gestartet, Sie können Ihre Änderungen durchführen, speichern und

die Textverarbeitung beenden.

Nun startet ein Dialog, wo Sie Änderungen an den Stammdaten durchführen können.

Unverändert bleibt der eindeutige Schlüssel, dieser kann nicht verändert werden.




Hier können sie Stammdaten ändern.

Mit einem Click auf den Button Entwurf speichernwerden die Daten in die Datenbank gespeichert.

Die neue Version ist im Status Entwurf, die aktuelle Version bleibt bis zur Freigabe dieser Version

aktiv.

Hier bestimmen Sie das Datum der neuen Version.




Von diesem QM-Dokument existieren nun 2 Versionen.Die aktuelle 1. Version und die 2. Version im Entwurfsstatus.

Wird die 2. Version freigegeben, wird die 1. Version automatisch in den Status deaktiviert gesetzt und

NICHT gelöscht.




Sie sind jetzt auf der letzten Seite der QMDok-Demo angelangt und wir hoffen,

dass Ihnen diese gefallen hat.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Sollten Sie noch zusätzliche Informationen dieser CD abrufen

wollen, so drücken Sie diesen Pfeil links oben.

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