Qualitätsbewertung CAF Erfahrungen des Workshop im Polizeipräsidium Münster am 7. und 8. Februar 2002

Qualitätsbewertung CAF

Erfahrungen des Workshop

im Polizeipräsidium Münster

am 7. und 8. Februar 2002

12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung 2

Inhalt

CAF – das Instrument vorstellen Der Workshop – unsere Erfahrungen CAF – die bisherigen Ergebnisse Ausblick – wie geht es weiter ?


CAF – Was ist das ?

Gemeinsames europäisches Qualitätsbewertungssystem,

basierend auf EFQM und Speyerer Qualitätswettbewerb,

organisiert durch EIPA

Common Assessment Framework


Prinzipien CAF – Europa:

1. es entspricht dem besonderen Charakter von Verwaltungsorganisationen und ist für diese besonders geeignet,

2. es ist mit den wichtigsten Organisationsmodellen vereinbar, die sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch im privaten Sektor in Europa zum Einsatz gelangen.


Zielsetzung CAF – Europa:1. Es soll den Verwaltungsorganisationen, die eine Verbesserung ihrer

Managementfähigkeit anstreben, an Qualitätsmanagement interessiert sind und dazu eine einfache Form der Selbstbewertung vornehmen wollen, als „erster Einstieg„ im Umgang mit diesen Instrumenten dienen.

2. Es soll als Bindeglied zwischen den verschiedenen Modellen und Methoden des Qualitätsmanagements dienen, die in den öffentlichen Verwaltungen der EU-Mitgliedstaaten eingesetzt werden, indem es einen gewissen Grad der Vergleichbarkeit der Ergebnisse, die derzeit mit unterschiedlichen Systemen erzielt werden, sicherstellt.

3. Es soll die Einführung von leistungsvergleichenden Untersuchungen (benchmarking) von Einrichtungen des öffentlichen Sektors ermöglichen.


CAF im PP Münster – Warum ?

Instrument ausprobieren Qualität unserer Arbeit bestimmen Stärken – Schwächen – Analyse ermöglichen Verbesserungsmöglichkeiten erkennen Ergebnisvergleich aus Mitarbeiter- und

Bürgerbefragung


... und auch darum:

Für den Einsatz in Teilbereichen der Behörde testen

Vergleichsmöglichkeit für andere Bewertungssysteme schaffen (innosys)

Erfahrungen weiterleiten (DHV, EIPA)


Organisation CAF

• Workshop über zwei Tage planen

• Moderationsteam (mind. 3) einsetzen

• Repräsentatives Bewertungsteam strukturieren und einladen

• Arbeitsbogen „übersetzen“

• Technische Unterstützung planen


Der Workshop

Mit Unterstützung eines

Moderatorenteams bewerten 13

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die

Qualität


Das Bewertungsteam

Zu berücksichtigen: Dienststellen Status Funktion Geschlecht Personalrat Gleichstellungs-

beauftragte

Zusammensetzung: Dezernent VL UA/L GS FueGr/L BP/PSD SB Ermittlungsdienst SB Verwaltung SB Wachdienst


Ablauf des Workshop

Einführung in das CAF-Verfahren Erster Bewertungsdurchgang Erörterung anhand der Ergebnisse Zweiter Bewertungsdurchgang Bewertung des Verfahrens


CAF – ein Arbeitsbogen

Insgesamt 9 Themenfelder mit Indikatoren

Kriterien zur Befähigung, Effizienz interner Abläufe

Kriterien zu Ergebnissen, externe Ergebnisse und Wirkungen


Fakten zum Arbeitsbogen• 9 Themenfelder• 40 Kriterien• 224 einzelne

Aussagen• 5 Bewertungsstufen

2 Durchgänge erforderlich


Diskussionen zum Arbeitsbogen zum Verfahren zu den Inhalten zu eigenen

Erfahrungen und Erkenntnissen aus der Behörde


Spielregeln

Eine Bewertung erfolgt nur aufgrund

der eigenen Wahrnehmung, nicht nach dem Hören-Sagen.

Im Team ist die Bewertung offen, nach außen ist es

eine Bewertung des Teams.


Zum CAF-Verfahren

Gut Bedingt geeignet Für ein PP ungeeignet Ein Anstoß Verbesserungswürdig Überambitioniert Bietet Ansätze


Kritik am CAF

Europäisches Instrument – Sprache Europäisches Instrument – Strukturen Europäisches Instrument – Abstraktion Fünf-Stufen-Bewertung, besser sechs Feld „Keine Bewertung“ –

Ergebnisverfälschung


Subjektiv - Objektiv

Subjektive Meinung, Beobachtung, Erfahrung werden abgefragt

Teilnehmer empfinden Ergebnisse als nicht

objektiv


Nutzen CAF ?

• Ergebnisse müssen interpretiert werden

• Unmittelbar aus den Punktwerten können keine Maßnahmen abgeleitet werden

• Nicht der Punktwert an sich stellt das Ergebnis dar, sondern die individuelle Gewichtung der jeweiligen Behörde


Fazit

Verfahren wird kritisch, aber als anwendbar beurteilt

CAF kann mit geringem Aufwand eingesetzt werden

Ergebnisse scheinen für strategische Steuerung geeignet

Endgültige Einschätzung kann erst nach der angestrebten Analyse erfolgen


Noch mal CAF ?

• Arbeitsbogen um behörden-spezifische Kriterien ergänzen

• Weiterentwicklung der Verrechnungssoftware

• Ablauf Workshop


Ergebnis CAF

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

3.3

3.4

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

5.7

5.8

6.1

6.2

6.3

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

8.1

8.2

8.3

8.4

9.1

9.2

9.3

Erster Durchlauf Zw eiter Durchlauf

So ... oder so.


Qualität - allgemein

• Entwicklungsfähig• In den meisten Bereichen zu verbessern• Thema• Ist höher wie von mir persönlich eingeschätzt• Nicht system- sondern personenbezogen gut• Schon ganz gut, aber nicht gut genug• Gut, aber noch ausbaufähig• Zufriedenstellend, in Teilbereichen noch verbesserungswürdig• Kann sich sehen lassen


Qualität - Zahlen

Entsprechend der Leitlinie CAF und der Spielregeln werden veröffentlicht:

Die Bewertung des Teams Zahlen der zweiten Bewertung Zahlen für 9 Themenfelder Zahlen für 40 Kriterien


Allgemeines zur BewertungThemenfelder 1 - 5 Themenfelder 6 - 9

Noch nicht eingeleitet / umgesetzt

1Keine Ergebnisse /

Ergebnisse rückläufig

Vor kurzem in Angriff genommen

2Ergebnisse zeigen gewisse

Verbesserungen

Teilweise umgesetzt 3Ergebnisse zeigen mehrjährigen

Verbesserungstrend

Bereits umgesetzt 4Angestrebte Leistungsziele

erreicht

Permanenter Qualitätsverbesserungszyklus

5Konstant Ergebnisse auf hohem

Niveau


Konkrete Bewertung

w urde noch nicht

einge-leitet/umge

setzt

w urde vor kurzem in Angriff

genommen

w urde teilw eise

umgesetzt

ist bereits umgesetzt

ein permanent

er Qualitätsverbesserungszyklus

ist eingeführt

Durchschnitt

N

1.3.1Vereinbarung von messbaren Zielen auf allen Organisationsebenen

2 0 5 4 2 3,31 13

1.3.2Umfassende Information der MitarbeiterInnen

1 1 8 3 0 3,00 13

1.3.3Beratung und Unterstützung der MitarbeiterInnen

0 2 8 3 0 3,08 13

1.3.4Anregung und Unterstützung von Eigenverantw ortung

0 2 4 7 0 3,38 13

1.3.5 Gew ährung von Vertrauen 0 3 4 6 0 3,23 13

1.3.6Vermittlung von Handlungssicherheit durch eine klare Linie

0 1 8 3 0 3,17 12

1.3.7Rückkoppelung von Leistungsergebnissen

0 3 9 1 0 2,85 13

1.3.8Anerkennung der Leistung Einzelner und von Teams 0 3 9 1 0 2,85 13

3 15 55 28 2 3,11

Beurteilen Sie anhand von Beobachtungen und Erfahrungen, inwieweit die folgenden Merkmale auf die Führungsebene Ihrer Organisation zutreffen

Bewertung


Diagramm 9 Themenfelder

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

4,00

4,50

5,00

1 2 3 4 5 6 7 8 9


Ergebnisse ThemenfelderFührungsebene 3,13

Organisationspolitik und -strategie 3,07

Personalmanagement 3,10

Externe Partnerschaften und Ressourcen 3,04

Prozess- und Veränderungsmanagement 3,21

Kunden-, Bürgerorientierte Resultate 2,73

Mitarbeiterzufriedenheit 2,59

Auswirkungen auf die Gesellschaft 2,93

Leistungsergebnisse der Organisation 2,16


40 Kriterien

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

4,00

4,50

5,00


Ausblick - intern

Vertiefte, allgemeine Ergebnisanalyse Stärken und Schwächen Analyse Abgleich mit anderen Informationen /

Kennzahlen Entwicklung einer Strategie Wiederholung und Weiterentwicklung CAF


Ausblick - extern

Erfahrungen und Daten zur Verfügung stellen

Internationale Datenbank (EIPA) Vergleich mit anderen Instrumenten Externe Zertifizierung Benchmarking


Zum Schluss

Fragen Sie uns

... nach Begriffen ?

... nach Erfahrungen ?

Wir unterstützen

... bei ersten Gedanken !

... bei der Organisation !

Documents

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