FIMIMOficina de Coordinació de Projectes Europeus

QUÈ ÉS LA GESTIÓ DE PROJECTES?AREA PROCESS TYPE

Integration • Project plan development

• Project plan execution

• Overall change control

Scope • Initiation

• Scope planning and definition

• Scope verification

• Scope change control

Time • Activity definition

• Activity sequencing and duration estimating

• Schedule development

• Schedule control

Cost • Resource planning

• Cost estimating and budgeting

• Cost control

Quality • Quality planning

• Quality assurance

• Quality control

Human Resources • Organisational planning

• Staff acquisition

• Team development

Communication • Communications planning

• Information distribution

• Performance reporting

• Administrative closure

Risk • Risk identification and evaluation

• Risk response control

Procurement • Procurement planning

• Solicitation, selection and contract administration

• Contract close-out

PECO

CO

PECL

I

PECO

CO

PPP

CO

PP

PECO

PPEPECOCL

P

FIMIMOficina de Coordinació de Projectes Europeus

Level C - Administrative & financial support

Projects

Level B - Project Management

Level A - Scientific Direction

Partners

EC

Institution

ESTRUCTURA ORGANITZATIVA D’UN PROJECTE:

FIMIMOficina de Coordinació de Projectes Europeus

- Oficina especialitzada i autofinançada, enquadrada en el Servei de Recerca, però en dependència directa de la Direcció Administrativa i Financera.

- Funcions principals:

- Gestió de Projectes Europeus coordinats per investigadors de l’IMIM

- Gestió de Projectes Europeus coordinats per investigadors de tercers

- Activitats de formació i consultoria en gestió de projectes europeus

- Tasques:

Abans de l’inici del projecte: preparació de la proposta i negociació en cas d’èxit. Inclou assessorament en els textos de la proposta, estratègia de preparació, seguiment d’inputs dels partners, estimació d’esforços i pressupost, definició de l’estructura de gestió del projecte, descripció de tasques i WPs.

Durant el projecte: control del pla de treball, harmonització de la participació dels diferents socis i les seves contribucions (gestió del consorci), gestió financera i legal del projecte, etc. Altres tasques no científiques a decidir amb el coordinador.

FIMIMOficina de Coordinació de Projectes Europeus

Funcionament:

- El Servei de Recerca rep la demanda de les unitats/programes, i realitza un pre-anàlisi del cas, reconduint-lo (o no) cap a l’Oficina.

- L’Oficina es reuneix amb l’investigador responsable, i s’analitzen les necessitats del projecte i la possibilitat d’arribar a un acord.

- Si l’avaluació és positiva, l’Oficina (FIMIM) s’incorpora com a soci de gestió del projecte, amb un esforç i pressupost acordats amb el coordinador (com un soci més). Es negocia també la participació en altres WPs segons les necessitats (disseminació, explotació, QA, etc.).

- Si el projecte és aprovat, s’assigna un gestor de l’Oficina al projecte, en principi ubicat la major part del seu temps a la unitat/programa del Coordinador. El gestor pot ser de nova contractació; en aquest cas, la selecció es farà en cooperació amb l’IP.

FIMIMOficina de Coordinació de Projectes Europeus

Demanda de suport

en projecteseuropeus

Recepció i pre-anàlisi

del projecte

Posada enmarxa

CIRCUIT:

Unitats / Programes

de Recerca

Servei de Recerca

M. Garcia

Oficina Coordinació

Projectes Europeus

• Rol de partner*

• Sense necessitat de gestió durant el projecte

• Voluntat de contractar un gestor propi

Reunió amb l’investigador i anàlisi del

projecte

*: a no ser que l’investigador actui de “pont” representant el Coordinador

Oficina Coordinació

Projectes Europeus

• Manca de comprensió mútua sobre la gestió

• No alineació estratègica

• Manca d’acord sobre el rol de l’Oficina com a partner o el pressupost

FIMIMOficina de Coordinació de Projectes Europeus

Estructura inicial de l’Oficina

Expertise:

• European and other complex projects management, financial management, legal issues: management of EU projects since FP3, two projects already in FP7. Consultants for the Government of Catalonia and a variety of institutions in Spain.

• Dissemination and communication activities, knowledge management

• Intellectual Property Rights / Tech transfer / Exploitation of research results

• Business planning

• Training and mobility, organisation and coordination of international events and specialised training courses.

Carlos DíazHead, Project Manager

Eva MoleroProject Manager

Raquel FurióProject Manager

Nathalie VillahozProject Manager

Gestors “destacats” enProgrames/Unitats