Un fondo documental es acumulado cuando los documentos que lo
conforman se han ido acopiando sin ningn tipo de valoracin y
seleccin. Producto del desorden administrativo, en la mayora de los
casos los documentos estn dispersos en varios depsitos
Qu es un FDA? gbtgfdsLa primera fase se recolecta datos sobre
aspectos generales tales como:Entidad y dependencia responsable del
fondo.Nmero y ubicacin de los depsitos.Personas
responsables.Estructura de archivos de la entidad.Nmero de fondos
almacenados.Evaluacin de la importancia de cada
fondo.Antecedentes.Entidad o entidades productoras.Panorama de
riesgos.Programa de salud ocupacional.Diagnstico del FDASe hace a
partir de la observacin, recoleccin, sistematizacin y anlisis de
los datos necesarios para poder definir cules de los procesos
requeridospara la valoracin,Primera Fase: Preparar fsicamente el
FDA para su valoracin y seleccin
Dadas las caractersticas de un FDA, es recomendable que su
organizacin se implemente en dos fases:El cuadro de clasificacin se
elabora a partir del levantamiento de las funciones, procesos y
actividades de la entidad productora del Fondo Documental. A partir
del cuadro de clasificacin se elabora tabla de valoracin en la que
se registran los valores primarios y secundarios de cada serie o
subserie.,Cuadro de clasificacin y valoracin de la entidad
productora
Los cuadros orgnicos y funcionales deben ser conocidos y estar a
la vista y disposicin de todo el personal involucrado en la
organizacin del FDAEl conocimiento de la estructura orgnica y
funcional de la entidad, aporta los criterios necesarios para la
clasificacin, valoracin y descripcin de un FDAConocer la entidad
productora y su historia
Cuadros de evolucin orgnica y funcional de la entidad
productora
Estas tareas preparatorias pueden ser desarrolladas por personal
de la entidad responsable de custodiar el FDA, o por personal
contratado.PREPARARCION PARA LA INTERVENCIN
La organizacin de los FDA deber cumplirse en etapas sucesivas,
al final de las cuales, dichos fondos quedarn seleccionados,
organizados y puestos al servicio, bien sea en los archivos
administrativos o en el archivo histrico
Cmo organizar un FDA PREPARAR LA INTERVENCIN Conocer la entidad
productora y su historia Cuadros de evolucin orgnica y funcionalde
la entidad productora Cuadro de clasificacin y valoracin
INTERVENCIN Primera Fase: Preparar fsicamente el FDA para su
valoracin y seleccin Diagnstico del FDA Elaborar propuesta tcnica y
econmica Gestionar los recursos del proyecto reas de trabajo e
insumos Recomendaciones para el xito de la propuesta Conservacin
preventiva Organizacin Valoracin del FDA Seleccin, retencin y
eliminacin Segunda Fase: Procesar para poner al servicio 30
Diagnstico 30 Propuesta tcnica 31 Transferencia de documentos 31
Recepcin de documentos 33 Procesar tcnicamente la documentacin
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