Quản lý nội dung cho mọi doanh nghiệp-d-,-Products/2,-d-,4... · Đây là một nền tảng hiệu quả có chức năng quản lý hoạt động lưu trữ, phục hồi,

1 | DocuShare® 7.0 © 2016 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.

Quản lý nội dung cho mọi doanh nghiệp


Giải pháp đa ngành với DocuShareNếu doanh nghiệp của bạn đang tìm cách đơn giản hóa các quy trình kinh doanh, nền tảng Fuji Xerox DocuShare sẽ cung cấp những khả năng cần thiết để đáp ứng mọi thách thức trong lĩnh vực xử lý tài liệu. Đây là một nền tảng hiệu quả có chức năng quản lý hoạt động lưu trữ, phục hồi, chia sẻ, định tuyến nội dung và quản lý vòng đời tài liệu.

Bạn có thể bắt đầu tự động hóa quy trình tại một bộ phận, sau đó mở rộng sang các phòng ban khác và cuối cùng là toàn bộ nơi làm việc.


DocuShare workflow có khả năng tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng

Quản lý hợp đồng

Tài chính kế toán

Nhân sự Tổ chức Governance

• Quản lý nhà cung cấp• Lập lộ trình và phê

duyệt hợp đồng

• Quy trình thanh toán• Xử lý báo cáo chi phí

• Quản lý hồ sơ cá nhân• Thời gian của

nhân viên• Đào tạo nhân viên mới

• Quản lý chính sách và thủ tục

• Tương tác cộng đồng• Cổng thông tin nội bộ

• Quản lý tuân thủ và cấp phép

• Lưu trữ và Chính sách


Thanh toán

Cải thiện năng suấtGiảm thời gian xử lý

Quản lý hiệu quảGiảm chi phí

Tích hợp liền mạchĐơn giản hóa quy trình nhập hóa đơn, chuyển đi và phê duyệt thanh toán


Thanh toán

TRƯỚC

• Tốn thời gian và phải thủ công xử lý các hóa đơn ở nhiều định dạng khác nhau (thư, FAX và email)

• Các lỗi chủ quan có thể gây ra tổn hại về chi phí

• Hạn chế khả năng quan sát và kiểm soát quá trình xử lý

• Việc chậm thanh toán có thể làm căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp và phát sinh các khoản tiền phạt không cần thiết

• Tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm lịch sử thanh toán hoặc quá trình xử lý khi cần kiểm toán

• Khó có thể tìm lại được tài liệu khi thay đổi nhân sự

Quy trình xử lý

SAU

• Nhiều kênh để lưu trữ hóa đơn dưới dạng kỹ thuật số

• Quét thông minh với OCR• Hóa đơn gửi bằng fax• Hóa đơn gửi bằng email

• Gắn tag cho các hoá đơn với metadata, hỗ trợ tìm kiếm và trích xuất dữ liệu nhanh chóng

• Giảm không gian và chi phí lưu trữ

• Nâng cao quy trình kinh doanh và giảm chi phí vận hành bằng cách tự động hóa quy trình xử lý hoá đơn

• Theo dõi tình trạng xử lý hoá đơn và xác định vị trí đang gặp vấn đề

• Lưu trữ lịch sử xử lý hóa đơn kỹ thuật số chính xác hơn

• Đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và yêu cầu của nhà cung cấp với tốc độ cao hơn

Xử lý hoá đơn để xin phê duyệt

Bộ phận thanh toán nhận hóa đơn

Quản lý các yêu cầu cập nhật, từ

kiểm toán cho đến yêu cầu của nhà

cung cấp

TÍNH NĂNG

• Kết nối với MFD và AWMS

• Trình kết nối Docushare Scan & Print

• Lập quy tắc & định tuyến nội dung

• Tìm kiếm nhanh


Quản lý hợp đồngTối ưu hóa quy trình phê duyệt với khả năng quản lý tài liệu kỹ thuật số và tự động hóa


Quản lý hợp đồng

TRƯỚC

• Lập hồ sơ và lưu trữ các hợp đồng giấy ở tủ hoặc khu vực lưu trữ

• Việc quản lý các hợp đồng bằng giấy sẽ tốn nhiều thời gian - cần phải gửi nhiều email đến người sở hữu để theo dõi và phê duyệt

• Khó theo dõi lộ trình phê duyệt và bản hợp đồng ký kết sau cùng khi có yêu cầu

• Khó theo dõi ngày hết hạn của hợp đồng và lỡ mất ngày gia hạn, bị cắt giảm khỏi các dịch vụ đã đăng ký, v.v...

• Ảnh hưởng đến các yêu cầu tuân thủ

Quy trình xử lý

SAU

• Quét và lưu trữ tài liệu hợp đồng với DocuShare, gắn thẻ metadata vào nội dung để tạo điều kiện cho hoạt động tìm kiếm và lấy dữ liệu được nhanh chóng

• Giảm việc lưu trữ thủ công các hợp đồng giấy và giảm chi phí quản lý bản cứng

• Quy trình phê duyệt tự động giúp tăng hiệu quả cho quy trình kinh doanh và giảm chi phí vận hành

• Dễ dàng theo dõi tình hình phê duyệt

• Tự động lưu trữ bản phê duyệt và hợp đồng cuối cùng

• Tăng cường tốc độ xử lý - khả năng đáp ứng nhanh đối với các yêu cầu kiểm toán

• Tự động thông báo khi hợp đồng hết hạn hoặc cần gia hạn - người giám sát hoặc người phụ trách sẽ được thông báo về các hành động cần thiết trước khi hết hạn và đảm bảo duy trì tuân thủ

TÍNH NĂNG

• Kết nối với MFD và AWMS

• Trình kết nối Docushare Scan & Print

• Lập quy tắc & định tuyến nội dung

• Tìm kiếm nhanh

• Quản lý vòng đời

Quy trình phê duyệt hợp đồng

Lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu hợp

đồng

Đáp ứng yêu cầu cung cấp chứng từ thanh toán khi có

kiểm toán

Gia hạn hợp đồng

8 | DocuShare® 7.0 © 2016 Fuji Xerox Co., Ltd. All rights reserved.Xerox, Xerox và Thiết Kế cũng như Fuji Xerox và Thiết Kế là những nhãn hiệu hoặc nhãn hiệu đã được đăng ký của Xerox Corporation tại Nhật Bản và/hoặc các quốc gia khác.

Documents

Quản lý nội dung cho mọi doanh nghiệp-d-,-Products/2,-d-,4... · Đây là một nền tảng hiệu quả có chức năng quản lý hoạt động lưu trữ, phục hồi,