QUY TẮC ỨNG XỬ CỦA UPM

QUY TẮC ỨNG XỬ CỦA UPM

Mọi sự lựa chọn đều quan trọng

Quy tắc ứng xử của UPM 2

CAM KẾT CỦA CHÚNG TA

Lời nói đầu của Tổng giám đốc điều hành 4

1. Cam kết liêm chính 5

NHÂN SỰ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UPM

2. Tôn trọng con người và quyền con người 6

3. Quan tâm đến tác động của môi trường và an toàn

sản phẩm của UPM 7

LIÊM CHÍNH TRONG KINH DOANH

4. Không dung thứ hành vi tham nhũng và hối lộ 8

5. Hiểu biết về đối tác kinh doanh 10

6. Tuân thủ luật cạnh tranh 12

TÀI SẢN CỦA CHÚNG TA

7. Bảo vệ tài sản và thông tin của UPM 14

CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CHÚNG TA VÀ CÁC BÊN HỮU QUAN KHÁC

8. Có trách nhiệm với các nguồn lực 16

9. Cách chúng ta gắn kết với các bên hữu quan và xã hội 17

NÊU LÊN MỐI QUAN NGẠI CỦA BẠN

10. Tuân thủ là trách nhiệm của mọi nhân viên 18

Phụ lục


Bất cứ khi nào có nghi ngờ về cách ứng xử

Hãy tự hỏi bản thân:

• Điều này có nhất quán với Quy tắc ứng xử của UPM không?

• Điều này có hợp pháp không?

• Điều này có đạo đức không?

• Liệu mình có muốn đọc về điều này trên các phương tiện truyền thông hay trên báo không?

Nếu câu trả lời là “Không” cho bất kỳ câu hỏi nào trong số những câu này thì cách đơn giản nhất là bạn không nên làm.

Hãy hỏi những người khác: Đường dây trợ giúp về Quy tắc ứng xử

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan tới Quy tắc ứng xử, vui lòng liên hệ: [email protected]

Để biết thêm thông tin về tính liêm chính và các chính sách của UPM, vui lòng truy cập mạng nội bộ của UPM (dành cho nhân viên của UPM): codeofconduct.upm.com hoặc website của công ty UPM: www.upm.com/codeofconduct

Mọi sự lựa chọn đều quan trọng

mailto:[email protected]

http://www.upm.com/codeofconduct


Các bạn đồng nghiệp thân mến,

UPM đã trải qua một quá trình thay đổi lớn lao kể từ khi chúng ta khởi động Quy tắc ứng xử vào năm 2006. Hiện nay, UPM đang hoạt động ở một số lĩnh vực kinh doanh trên toàn cầu. Chúng ta đã tiến hành điều chỉnh lại Quy tắc ứng xử của công ty nhằm đáp ứng tốt hơn với khuôn khổ pháp lý và môi trường kinh doanh phát triển ngày càng nhanh.

Trong công việc hàng ngày, bất cứ khi nào đối diện với thách thức, chúng ta phải ghi nhớ rằng việc tuân thủ pháp luật và hành xử có trách nhiệm và đạo đức là nền tảng cho tất cả các hoạt động kinh doanh của UPM. Các giá trị của UPM và Quy tắc ứng xử này phản ánh các tiêu chuẩn liêm chính của chúng ta đó là: điều đúng đắn phải làm là gì. Nguyên tắc hàng đầu của chúng ta là không làm tổn hại các tiêu chuẩn liêm chính của mình trong bất kỳ tình huống nào.

Việc tuân thủ luật pháp và các quy định, đặc biệt là luật cạnh tranh và luật chống tham nhũng, là cơ sở vững chắc khiến UPM trở thành một đối tác kinh doanh đáng tin cậy và cách hành xử có đạo đức và trách nhiệm của chúng ta tạo nên giá trị lâu dài cho UPM cũng như các bên hữu quan.

Tất cả chúng ta đều có vai trò quan trọng trong việc hiện thực hóa các tiêu chuẩn liêm chính. Tôi hy vọng rằng các bạn, không ngoại lệ với bất kỳ ai, sẽ đọc kỹ Quy tắc ứng xử này và có lựa chọn đúng đắn trong công việc hàng ngày của mình.

Trân trọng,

Jussi PesonenChủ tịch kiêm Tổng giám đốc điều hành




Các giá trị của UPM là sự khởi đầu cho tất cả hoạt động của chúng ta. Chúng ta tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành trong tất cả các hoạt động của UPM. Tại UPM, chúng ta thừa nhận các Mục tiêu phát triển bền vững của Liên hợp quốc. Những mục tiêu này cũng tương đồng với mục tiêu phát triển bền vững và tiến bộ không ngừng của chúng ta. Là thành viên của Hiệp ước toàn cầu của Liên hợp quốc, chúng ta coi trọng mười nguyên tắc của hiệp ước này. Đó là những nguyên tắc liên quan tới quyền con người, lao động, môi trường và chống tham nhũng.

Cam kết liêm chính1.

Liêm chính nghĩa là làm điều đúng đắn

Tìm hiểu thêm• 10 nguyên tắc của Hiệp ước toàn cầu của Liên hợp quốc

• Các mục tiêu phát triển bền vững của Liên hợp quốc

Tin tưởng và được tin

tưởng

Các giá trị của UPM

Mạnh dạnđổi mới

Cùngnhau thành

công

https://www.unglobalcompact.org/what-is-gc/mission/principles

https://sustainabledevelopment.un.org/sdgs


UPM cam kết theo đuổi Tuyên ngôn quốc tế về nhân quyền của Liên hợp quốc. Tuyên ngôn này bao gồm các quyền phổ biến của con người như quyền tự do suy nghĩ, có ý kiến, biểu đạt, tự do tôn giáo, quyền được nhóm họp một cách hòa bình cũng như quyền không bị phân biệt đối xử vì lý do sắc tộc, tuổi tác, quốc tịch, giới tính hoặc xu hướng tình dục. UPM thúc đẩy sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên. UPM đặt mục tiêu trao quyền và gắn kết nhân viên ở tất cả các cấp độ nhờ tinh thần lãnh đạo có trách nhiệm.

Mọi người đều phải tôn trọng quyền con người do LHQ đề ra trong các hoạt động của UPM và nỗ lực thúc đẩy việc thực hiện trong tầm ảnh hưởng của UPM. Do đó,

các bạn không được phép chấp nhận việc sử dụng lao động cưỡng bức hoặc lao động trẻ em trong bất kỳ hoàn cảnh nào.

Đây là cơ hội cho tất cả mọi người góp phần xây dựng một nơi làm việc đầy cảm hứng, đa dạng và gắn kết. Bạn cần cố gắng hết mình để góp

phần xây dựng một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho tất cả các nhân viên làm việc tại UPM.

Nhân viên được khuyến khích phát triển cá nhân và phát triển sự nghiệp nhằm đảm bảo đạt được thành công trong công việc.

Tôn trọng con người và quyền con người

• Làm hết sức mình để thúc đẩy sự đa dạng về năng lực, kinh nghiệm, nền tảng và không phân biệt đối xử với bất kỳ ai vì lý do sắc tộc, tuổi tác, quốc tịch, giới tính hoặc xu hướng tình dục.

• Xây dựng và khuyến khích một nền văn hóa cho phép tồn tại các quan điểm khác nhau và mọi người đều có cơ hội đóng góp.

• Nghĩ cách cải thiện bầu không khí ở nơi làm việc và truyền cảm hứng cho những người khác.

• Chăm lo cho sức khỏe thể chất và tinh thần của mình tại nơi làm việc và gương mẫu đi đầu.

• Đảm bảo rằng bạn biết các yêu cầu về an toàn tại nơi làm việc của mình, làm theo và gương mẫu đi đầu. An toàn bắt đầu từ chính bản thân tôi!

• Có trách nhiệm với sự phát triển cá nhân và sự nghiệp.

Điều đúng đắn cần làm là gì?

2.

Tìm hiểu thêm• Tuyên ngôn toàn cầu về nhân quyền của LHQ

Đóng góp và gắn kết nhân viên


http://www.un.org/en/universal-declaration-human-rights/


UPM tuân thủ luật pháp hiện hành về môi trường và thừa nhận tác động của mình đối với không khí, nước, đất và đa dạng sinh học. UPM đặt mục tiêu giảm thiểu các tác động tiêu cực trong các hoạt động của mình. Tác động và trách nhiệm trực tiếp hay gián tiếp của các hoạt động của UPM đối với môi trường đều sẽ được tính toán và đánh giá liên tục.

Tất cả nhân viên đều phải chú ý tới các vấn đề về môi trường trong công việc hàng ngày. Để làm được điều này, chúng tôi kỳ vọng tất cả nhân viên hành động có trách nhiệm, chia sẻ những cách làm tốt nhất và tăng cường sử dụng công nghệ tiên tiến. Tất cả hành động có thể tác động tiêu cực tới con người và tự nhiên sẽ được xem xét một cách thận trọng.

Nhân viên sẽ quản lý các vấn đề môi trường của UPM một cách có hệ thống theo nguyên tắc cải tiến không ngừng được hướng dẫn bởi các hệ thống quản lý môi trường đã được quốc tế công nhận.

UPM nỗ lực hướng tới việc quản lý sản phẩm có tính đến toàn bộ vòng đời của sản phẩm đó. Tất cả nhân viên đều có trách nhiệm quan tâm tới sự an toàn của sản phẩm một cách nghiêm túc.

Quan tâm tới tác động môi trường và an toàn sản phẩm của UPM

3.

Cắt giảm, tái sử dụng,

tái chế!

• Có hiểu biết về tác động môi trường cũng như yêu cầu pháp lý đối với công việc và nơi làm việc của bạn.

• Tránh các rủi ro không cần thiết và hành động trước khi xảy ra vấn đề.

• Chia sẻ với mọi người những cách làm tốt nhất.

• Tiến hành tất cả các phép tính, các phương pháp phân tích và các báo cáo một cách trung thực và chính xác.

• Không lãng phí tài nguyên (nước, năng lượng, nguyên liệu thô) và sử dụng những tài nguyên này thật hiệu quả.

• Xử lý cẩn thận hóa chất và tất cả chất thải theo đúng hướng dẫn.

• Báo cáo tất cả hoạt động có thể gây rủi ro cho môi trường.

• Đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra (ví dụ các tiêu chuẩn về gắn nhãn sinh thái).




Không dung thứ hành vi tham nhũng và hối lộ

Làm việc tiếp xúc với chính phủ

• Không tặng, đề nghị hoặc nhận bất cứ thứ gì có giá trị cho hoặc từ các quan chức chính phủ mà không hỏi ý kiến Bộ phận pháp lý.

• Cần hiểu rằng thuật ngữ “quan chức chính phủ” được mở rộng trong các điều luật chống tham nhũng khác nhau và thường bao gồm bất kỳ viên chức, nhân viên, đại diện hoặc ứng cử viên nào của các ban ngành, cơ quan chính phủ, doanh nghiệp nhà nước hoặc do nhà nước quản lý; chính quyền thành phố; xứ đạo; đảng chính trị; hoặc tổ chức quốc tế công.


4.


Nguyên tắc hướng dẫn của chúng ta rất rõ ràng: không dung thứ hành vi tham nhũng và hối lộ dưới bất cứ hình thức nào. Chúng ta không bao giờ đề nghị hoặc trả tiền hối lộ cho quan chức chính phủ hoặc các cá nhân riêng lẻ. Chúng ta cũng không bao giờ gạ gẫm hoặc nhận hối lộ.

Cụ thể là bạn không được phép dù trực tiếp hay gián tiếp thông qua một bên thứ ba thay mặt cho UPM để tặng, đề nghị, gạ gẫm hoặc nhận bất cứ thứ gì có giá trị nhằm mục đích làm ảnh hưởng không đúng đến một quyết định kinh doanh hay nói cách khác là đề nghị hoặc đạt được một lợi thế kinh doanh không chính đáng.

Thứ có giá trị nên được hiểu theo nghĩa rộng và bao gồm bất cứ khoản thanh toán, khoản vay, khấu trừ, đóng góp từ thiện hoặc chính trị, khoản bồi hoàn, quà tặng, thẻ quà tặng, bữa ăn, giải trí, việc làm hoặc chỗ thực tập, cơ hội kinh doanh, dịch vụ hoặc các lợi ích khác.

Không nhượng bộ, không bào chữa, không ngoại lệ!


• Lưu lại bản ghi các khoản chi liên quan tới tất cả các món quà hoặc chiêu đãi, bữa ăn, đi lại hoặc giải trí, bao gồm tên, chức danh của những người tham dự, ngày tháng và số lượng (các) khoản chi đó. UPM sẽ thanh toán các khoản chi hợp lý có liên quan tới công việc của nhân viên, đồng thời thanh toán các khoản chi cho đối tác kinh doanh theo đúng thủ tục nội bộ.

Đóng góp chính trị, tài trợ và quyên góp từ thiện

• Tuân theo chính sách của UPM về tài trợ và quyên góp. Đảm bảo rằng mỗi hợp đồng tài trợ đều xác định cụ thể mục tiêu và các mục tiêu đó đều được thực hiện. Bất kỳ khoản quyên góp nào của UPM đều phải tuân thủ các điều khoản của luật doanh nghiệp và luật chống hối lộ.

• Không đóng góp liên quan đến yếu tố chính trị hoặc nói cách khác là không thay mặt UPM ủng hộ các ứng cử viên, đảng phái hoặc nhóm chính trị.

Các bên thứ ba

• Đừng quên rằng bạn và UPM có thể phải chịu trách nhiệm đối với các hành xử không đúng của bên thứ ba, ví dụ như một đại lý, tư vấn, cố vấn, đối tác liên doanh, đối tác tại địa phương, nhà phân phối hoặc nhà cung cấp hành động đại diện cho UPM.

• Lưu tâm một cách xác đáng và phù hợp và đưa vào các điều khoản hợp đồng như đã được chỉ rõ trong các chính sách của UPM trước khi ký mới hoặc gia hạn hợp đồng với bất kỳ bên thứ ba nào được nhắc tới ở trên.

• Chỉ thanh toán tiền hoa hồng và phí cho các bên trung gian nếu điều đó là hợp lý và chính đáng.

Chi phí quà tặng, chiêu đãi, đi lại và giải trí

• Không đề nghị, đưa hoặc nhận quà hoặc chiêu đãi, bữa ăn, đi lại hoặc giải trí hoang phí, dùng để gây ảnh hưởng tới các quyết định kinh doanh hoặc đảm bảo việc được đối xử ưu tiên, hoặc có thể dẫn tới những hành vi sai trái.

Kiểm soát tài chính

• Không làm giả bất kỳ sổ, hồ sơ lưu hay sổ sách kế toán nào của công ty.

• Không lưu thông tin về các khoản chi mà không có tài liệu hoặc giải thích hỗ trợ theo yêu cầu về thủ tục nội bộ của UPM.

• Báo cáo các giao dịch, thanh toán hoặc khoản chi đáng ngờ cho đại diện Bộ phận pháp lý hoặc Kiểm toán nội bộ của UPM.

Các hình thức tham nhũng hoặc gian lận khác

• Hãy ghi nhớ rằng việc đưa, đề nghị hoặc nhận hối lộ, tiền lại quả hoặc các khoản chi khác từ cá nhân các bên nhằm mục đích gây ảnh hưởng tới quyết định kinh doanh hoặc để đảm bảo được đối xử ưu tiên là vi phạm pháp luật cũng như các chính sách của công ty.

• Tránh các tình huống trong đó lợi ích cá nhân có thể xung đột với lợi ích của UPM.

• Không tư lợi cá nhân từ các cơ hội của UPM hoặc tiến hành hoạt động kinh doanh cạnh tranh.






Nắm rõ các bên liên quan

• Nắm rõ về khách hàng và đối tác kinh doanh. Do đó, phải nắm được và duy trì những thông tin cập nhật liên quan đến họ bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng về tín dụng hoặc tài chính và đối chiếu các đối tác kinh doanh với danh sách trừng phạt hiện hành.

Giao dịch

• Lưu giữ hồ sơ hoàn chỉnh và chính xác về tất cả các giao dịch kinh doanh.

• Không nhận các khoản thanh toán bằng tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt mà không tuân thủ các quy định về thủ tục nội bộ hiện hành.

• Không bỏ qua các dấu hiệu cảnh báo như cấu trúc thanh toán phức tạp hoặc bất thường, nhiều khoản chi từ các bên khác nhau, yêu cầu thanh toán cho một tài khoản hoặc bên thứ ba không liên quan hoặc tăng một lượng lớn số lượng đặt hàng không nhất quán với thói quen đặt hàng thông thường của khách hàng và thiếu lý do kinh doanh rõ ràng.

• Hỏi ý kiến Bộ phận pháp lý nếu bạn có thắc mắc về bất kỳ giao dịch nào.


5.


Bằng cách nắm rõ về khách hàng của mình và các đối tác kinh doanh khác, chúng ta có thể giảm thiểu rủi ro liên quan tới các hoạt động kinh doanh bất hợp pháp. Do đó, bạn phải chọn lựa đối tác kinh doanh cẩn thận và yêu cầu họ cũng phải tuân thủ pháp luật hiện hành trong công việc kinh doanh.

Tuân thủ tối đa tất cả các điều luật về chống rửa tiền và chế độ trừng phạt thương mại áp dụng cho công việc kinh doanh của chúng ta. Trong thực tế hoạt động, điều này có nghĩa là chúng ta sẽ giám sát khách hàng và các đối tác kinh doanh khác nhằm tránh bất kỳ giao dịch nào với các bên đang bị trừng phạt. Đồng thời điều này cũng có nghĩa là phải lưu tâm chi tiết hơn để xác định và giải quyết các rủi ro về tuân thủ khác.

Hiểu biết về đối tác kinh doanh

Bạn có biết rõ đối tác kinh doanh của mình không?


Luật cạnh tranh bảo vệ và thúc đẩy cạnh tranh có hiệu quả. Luật cạnh tranh nghiêm cấm các hợp đồng, thỏa thuận hoặc hành động khác làm hạn chế sự cạnh tranh. Luật cũng quy định hành vi của các công ty lớn. Do đó, hành động của chúng ta phải luôn tuân theo pháp luật hiện hành về quản lý cạnh tranh.

Trong thực tế hoạt động, điều này có nghĩa là:

• Chúng ta không được phép tham gia vào việc làm giá, phân phối thị trường hoặc khách hàng, gian lận trong đấu thầu, tẩy chay hoặc hạn chế sản xuất đối với các đối thủ cạnh tranh.

• Chúng ta không được phép thảo luận hoặc trao đổi thông tin nhạy cảm với đối thủ cạnh tranh nếu điều đó vi phạm luật cạnh tranh hiện hành.

• Bất kỳ liên hệ hoặc hợp đồng thương mại nào với đối thủ cạnh tranh cũng như việc tham gia vào các hiệp hội thương mại và ngành nghề đều phải tuân theo hướng dẫn nội bộ của UPM.

• Chúng ta không được phép ký kết hoặc tham gia vào các hợp đồng hoặc hoạt động thương mại cấm cạnh tranh với khách hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp hoặc các đối tác kinh doanh khác.

• Nếu chúng ta ở vị trí chiếm lĩnh thị trường, chúng ta không được lạm dụng vị trí đó.

Tuân thủ luật cạnh tranh6.

Làm việc với các đối thủ cạnh tranh

• Tránh tất cả các liên hệ không cần thiết với đối thủ cạnh tranh. Tất cả các liên lạc với đối thủ cạnh tranh phải có mục đích rõ ràng và hợp pháp.

• Không cung cấp thông tin, không thảo luận, không đàm phán hoặc không tham gia bất kỳ hợp đồng nào với đối thủ cạnh tranh có liên quan đến các vấn đề thương mại như định giá, chi phí, lượng sản xuất, chiết khấu, tỉ lệ hoạt động, phân bố thị trường, đóng cửa nhà máy v.v. Điều khoản cấm này áp dụng cho các thảo luận với tất cả các đối thủ cạnh tranh của UPM trong tất cả các dịp, bao gồm các sự kiện (xã hội) không chính thức, các cuộc gặp tình cờ, v.v.

• Nếu đối thủ cạnh tranh xúi giục thảo luận liên quan đến bất kỳ chủ đề nhạy cảm nào được nhắc đến ở trên, hãy lập tức từ chối trả lời hoặc bình luận, đồng thời thông báo cho Bộ phận pháp lý.



Thành công trong kinh doanh được xây dựng dựa trên sự tuân thủ


Trao đổi thông tin bên ngoài

• Không chia sẻ thông tin thương mại với bên thứ ba bên ngoài (vd: RISI) mà không hỏi ý kiến Bộ phận pháp lý trước.

Trao đổi thông tin nội bộ

• Nếu bạn làm trong một lĩnh vực/đơn vị kinh doanh của UPM có đối thủ cạnh tranh cũng là khách hàng, không được chia sẻ thông tin với đối thủ về những mảng kinh doanh khác của UPM hoặc giá của các sản phẩm khác ngoài sản phẩm nằm trong kế hoạch giao dịch.

Báo giá

• Không thông báo/công bố công khai việc tăng giá trước khi hỏi ý kiến Bộ phận pháp lý.

Tham gia hiệp hội thương mại

• Không tham gia các cuộc họp mà không có chương trình của cuộc họp.

• Xem chương trình họp trước khi tham dự để đảm bảo cuộc họp có chủ đề hợp pháp. Trong trường hợp bạn có bất kỳ vấn đề nghi ngại nào, vui lòng hỏi ý kiến Bộ phận pháp lý.

• Phản đối ngay khi có chủ đề bị nghiêm cấm trong luật cạnh tranh – nếu điều này không có tác dụng thì cần ngay lập tức rời khỏi cuộc họp đồng thời thông báo cho Bộ phận pháp lý. Nếu có thể, lưu thành văn bản việc bạn phản đối và/hoặc rời cuộc họp trong biên bản họp.

• Kiểm tra xem biên bản họp có phản ánh đúng nội dung thảo luận của cuộc họp không. Yêu cầu chỉnh sửa và thay đổi, nếu cần.

• Không chia sẻ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào có khả năng ảnh hưởng đến việc cạnh tranh tại các cuộc họp của hiệp hội thương mại mà không hỏi ý kiến của Bộ phận pháp lý trước.

• Lưu ý rằng luật cạnh tranh áp dụng cho tất cả các cuộc họp bên lề/không chính thức cũng như các cuộc họp chính thức.

Quan hệ với nhà phân phối, khách hàng và nhà cung cấp

• Không hạn chế quyền tự do quyết định giá bán lại của khách hàng.

• Hỏi ý kiến của Bộ phận pháp lý trước khi tham gia bất kỳ hợp đồng hạn chế nào (hợp đồng độc quyền hoặc phi cạnh tranh) với nhà cung cấp hoặc khách hàng.

Lạm dụng vị trí chiếm lĩnh thị trường

• Liên hệ với Bộ phận pháp lý khi bạn nghĩ rằng thị phần của UPM vượt quá 40% đối với một sản phẩm có liên quan hoặc tại một khu vực địa lý để xác định xem liệu có rủi ro rằng UPM đang chiếm lĩnh thị trường và liệu điều này có ảnh hưởng tới hành vi của UPM.






Trong công việc hàng ngày, chúng ta được giao phó tài sản và thông tin bảo mật của UPM cũng như của các đối tác kinh doanh và UPM mong muốn chúng ta xử lý cẩn thận những tài sản và thông tin đó. Theo đó, bạn sẽ không được sử dụng các tài sản của UPM hoặc dịch vụ của những nhân viên khác vì lợi ích của bản thân nếu có xung đột với lợi ích của UPM. Bạn cũng phải thực hiện những biện pháp thích hợp để bảo vệ tính bảo mật và an toàn dữ liệu và thông tin cũng như xử lý và duy trì dữ liệu cá nhân tuân theo luật pháp hiện hành.

Là một công ty được niêm yết công khai, tất cả các thông tin công khai của UPM sẽ phải được thực hiện theo pháp luật và quy định hiện hành của sở giao dịch chứng khoán. Chúng ta phòng tránh lạm dụng thị trường bằng cách đặt ra những hạn chế về việc mua bán, tiết lộ và các cách thức sử dụng thông tin nội bộ khác.

Những quyết định được đưa ra phải lưu tâm tới lợi ích của UPM và dựa trên đánh giá rủi ro thích hợp. Tiến trình chấp nhận đã được thực hiện trong toàn bộ tổ chức, bao gồm các khoản đầu tư và dừng đầu tư. Các tiến trình này bao gồm hành xử giảm thiểu rủi ro, ví dụ như các điều khoản về cá nhân có thẩm quyền, các hạn chế về tiền tệ và phân chia trách nhiệm. Tất cả giao dịch sẽ được lưu lại một cách chính xác và công bằng trong sổ sách và bản kê khai.

Bảo vệ tài sản và thông tin của UPM7.

• Bảo vệ tài sản trí tuệ của UPM, chẳng hạn như các phát minh, bằng sáng chế, nhãn hiệu đăng ký và tên miền bằng cách duy trì đầy đủ các biện pháp bảo vệ về pháp lý hoặc bảo mật.

• Cân nhắc xem bạn có thông tin nội bộ không và tuân theo bất kỳ hạn chế nào về việc mua bán và tiết lộ.

• Không thảo luận những vấn đề bảo mật ở khu vực công cộng hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội.

• Sử dụng công cụ CNTT phù hợp và tuân thủ chính sách của UPM về an ninh thông tin nhằm bảo vệ tính bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu trước các rủi ro mạng.

• Tuân theo các thủ tục chấp nhận của UPM và khung quản lý chi nhánh khi đưa ra quyết định trong các nhóm công ty thuộc UPM.

• Không tư lợi cá nhân từ các cơ hội của UPM hoặc tiến hành hoạt động kinh doanh cạnh tranh.



Phòng tránh, bảo vệ, chú ý!


UPM cam kết hành xử có trách nhiệm đối với các nguồn lực và yêu cầu các nhà cung cấp của mình cũng tuân thủ luật pháp hiện hành và chia sẻ các nguyên tắc đã được đề ra trong Quy tắc ứng xử này. UPM đặt ra các yêu cầu và yêu cầu các nhà cung cấp của mình phát triển các yêu cầu đó hơn nữa trong chuỗi cung ứng của họ. Những yêu cầu này liên quan đến – ví dụ như – nguồn gốc của các nguyên liệu thô, điều kiện làm việc công bằng và nghiêm cấm lao động trẻ em và lao động cưỡng bức.

Mọi người đều phải chăm lo cho lợi ích cao nhất của UPM khi lựa chọn và làm việc với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ được đánh giá một cách thường xuyên và có hệ thống dưới góc độ kinh tế, xã hội và môi trường.

Có trách nhiệm với các nguồn lực

• Hãy cân nhắc xem liệu bạn có đầy đủ thông tin về nhà cung cấp chưa.

• Trao đổi một cách rõ ràng các yêu cầu của UPM cho nhà cung cấp biết.

• Lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên các tiêu chuẩn đã được xác định từ trước.

• Không thực hiện bất kỳ cam kết cố định nào nếu bạn có bất kỳ quan ngại nào về hành vi đạo đức của nhà cung cấp đó.

• Lưu ý các thông tin bảo mật và chỉ chia sẻ những thông tin về sản phẩm hoặc giá cả cần thiết cho khách hàng đó.

• Theo dõi hoạt động của nhà cung cấp và hành động khi thấy bất kỳ sai phạm nào.


8.

CHUỖ I CUNG ỨNG CỦA CHÚNG TA VÀ CÁC BÊN HỮU QUAN KHÁC

Mỗi lựa chọn đều tạo nên sự khác biệt!


Cách chúng ta gắn kết với các bên hữu quan và xã hội

9.


CHUỖ I CUNG ỨNG CỦA CHÚNG TA VÀ CÁC BÊN HỮU QUAN KHÁC

Đối thoại với cổ đông bắt đầu

bằng sự tin cậy

• Hỏi ý kiến Bộ phận pháp lý trước khi bắt đầu hợp tác với chính quyền địa phương cho dù là đầu tư hoặc tham gia dự án phát triển nào tại cộng đồng địa phương.

• Đảm bảo rằng các khoản tài trợ được thông qua phù hợp với chính sách của UPM về tài trợ và quyên góp.

• Cởi mở trong đối thoại mang tính xây dựng với các bên hữu quan sao cho phù hợp với chính sách của UPM về tiết lộ thông tin.

Mục tiêu của chúng ta là trở thành đối tác đáng tin cậy của các bên hữu quan chính. Chúng ta hướng đến mục tiêu hiểu các bên hữu quan cũng như những kỳ vọng cụ thể của họ và tham gia đối thoại với nhiều bên hữu quan khác nhau nhằm thảo luận về mục tiêu, nguyên tắc hoạt động và thách thức của UPM. Chúng ta tôn trọng quyền đưa ra ý kiến khác nhau nhằm mục tiêu thúc đẩy đối thoại với các bên hữu quan và xã hội.

Chúng ta tham gia vào việc phát triển cộng đồng địa phương thông qua các dự án và sáng kiến khác nhau. Khi UPM trở thành đối tác của chính quyền địa phương trong những dự án hoặc sáng kiến như vậy, chúng ta phải đảm bảo tính liêm chính trong hành động của mình và tuân thủ đầy đủ luật pháp hiện hành về chống tham nhũng và chính sách của công ty.


NÊU LÊN MỐ I QUAN NGẠ I CỦA BẠN


Tất cả chúng ta đều có trách nhiệm trong việc nâng cao tính liêm chính và tiêu chuẩn đạo đức của UPM. Chúng ta không ngừng tuyên truyền về tầm quan trọng của việc tuân thủ quy tắc ứng xử đến toàn bộ nhân viên và người đại diện cho UPM. Nếu nghi ngờ có vi phạm, chúng ta sẽ nhanh chóng lên tiếng. Bằng cách này, chúng ta có cơ hội xử lý vấn đề và sửa đổi kịp thời.

Quy tắc ứng xử này tạo nền tảng cho các chương trình tuân thủ khác nhau của chúng ta. Những chương trình này sẽ giải quyết chi tiết hơn các chủ đề đã được thảo luận ở đây. Là một phần của Quy tắc ứng xử, chúng ta đang áp dụng một hệ thống giúp xác định cách thức phát hiện các rủi ro về tuân thủ; cách phản ứng trước các rủi ro này; cũng như cách thức kiểm soát và theo dõi các rủi ro đó.

Tất cả nhân viên đều phải báo cáo các trường hợp vi phạm Quy tắc ứng xử này hoặc các chính sách khác của UPM, cho dù đó chỉ là nghi ngờ hoặc đã được chứng kiến, cho quản lý của mình hoặc người đại diện Bộ phận pháp lý của UPM hoặc Bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc sử dụng kênh Báo cáo vi phạm của UPM. Các báo cáo sai phạm sẽ được xem xét cẩn thận và việc bảo mật sẽ được duy trì tới mức cao nhất có thể. Bất kỳ người nào báo cáo sai phạm với tinh thần thiện chí sẽ không bị trả thù vì đã báo cáo.

Tất cả hành vi vi phạm pháp luật hiện hành, Quy tắc ứng xử này hoặc chính sách của công ty có thể dẫn tới việc bị kỷ luật, từ khiển trách tới chấm dứt lao động.

Tuân thủ là trách nhiệm của mọi nhân viên

• Nhân viên vi phạm chính sách của UPM sẽ phải chịu kỷ luật bao gồm và ở mức cao nhất là chấm dứt lao động. Các hình thức kỷ luật khác bao gồm khiển trách, cảnh cáo và cắt thưởng.

• Ví dụ về những vi phạm có thể dẫn tới bị kỷ luật:

• Vi phạm các chính sách của UPM

• Yêu cầu người khác vi phạm các chính sách của UPM

• Không nhanh chóng báo cáo vi phạm chính sách của UPM, dù đó là vi phạm đã biết rõ hoặc còn đang nghi ngờ

• Không cộng tác với điều tra của UPM về các vi phạm chính sách có thể xảy ra

• Trả thù nhân viên khác vì đã báo cáo quan ngại về tính liêm chính.

• Những hậu quả khác có thể xảy ra do vi phạm bao gồm trừng phạt dân sự (ví dụ các thiệt hại, vi phạm hợp đồng) và trừng phạt hình sự (ví dụ phạt tiền, bỏ tù).

• Bạn có thể khiếu nại hoặc bày tỏ mối quan ngại của mình liên quan tới việc vi phạm Quy tắc ứng xử của UPM:

Hậu quả của việc vi phạm

Báo cáo vi phạm

10.

Trang web:

www.upm.com/reportmisconduct

Email: [email protected]

Gửi thư:

UPM-Kymmene CorporationHead of Internal Audit/ComplaintPO Box 380FI-00101 Helsinki, Finland

NÊU LÊN MỐ I QUAN NGẠ I CỦA BẠN

http://www.upm.com/reportmisconduct

mailto:[email protected]

www.upm.com Prin

ted

2016

. Cop

yrig

ht: U

PM-K

ymm

ene

Cor

pora

tion.

The

Cod

e of

Con

duct

is a

vaila

ble

in s

ever

al la

ngua

ges.

In c

ase

of a

con

fl ict

bet

wee

n th

e la

ngua

ge v

ersio

ns, t

he E

nglis

h la

ngua

ge v

ersio

n pr

evai

ls.

http://www.upm.com

Documents

QUY TẮC ỨNG XỬ CỦA UPM