Quy trinh kiem soat tai lieu · Web viewCăn cứ hợp đồng đã được ký kết, P.HCQT có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện hợp đồng với nhà cung cấp,

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCHTRƯỜNG ĐẠI HỌC THỂ DỤC THỂ THAO ĐÀ NẴNG

------------------------------------

QUY TRINH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 07/2015 /QĐ-TDTTĐN ngày 15/5/2015của Hiệu trưởng Trường Đại học TDTT Đà Nẵng)

Ký mã hiệu: HCQT.QT.05

Lần ban hành: 02

Ngày ban hành: 15/5/2015

Đơn vị sử dụng: Trường Đại học TDTT Đà Nẵng

Ngày 12/5/2015 13/05/2015 14/5/2015Người biên soạn Người Kiểm tra Người Soát xét

Chức danh Chuyên viên TP. HCQT MR

Chữ ký

Họ và Tên Phạm Đức Vọng Lê Nhân Võ Văn Vũ

HCQT.QT.01*B.02*05/5/2015

QUY TRINH

QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT

Ký mã hiệu: HCQT.QT.05Ban hành lân: 02Hiệu lưc tư ngày: 15/5/2015Trang/tông sô trang: 1/16

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCHTRƯỜNG ĐẠI HỌC TDTT ĐÀ NẴNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY TRINH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT

(Ban hành kèm theo Quyết định số 07/2015 /QĐ-TDTT ĐN ngày 15 /05/2015của Hiệu trưởng Trường Đại học TDTT Đà Nẵng)

1. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:1.1. Mục đích:

Quy trình này thông nhất công tác quản lý cơ sở vật chất nhằm duy trì các hoạt động tại Trường Đại học Thể dục thể thao Đà Nẵng (sau đây gọi tắt là Trường). Quản lý cơ sở vật chất bao gồm các nội dung: mua sắm, sử dụng/vận hành, sửa chữa, duy tu/bảo dưỡng, thu hồi, điều chuyển, kiểm kê, thanh lý.

1.2. Phạm vi áp dụng:Quy trình này được áp dụng cho tất cả các đơn vị trưc thuộc Trường Đại học

TDTT Đà Nẵng.

2. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN: 2.1. Định nghĩa:

Cơ sở vật chất: bao gồm nhà cửa, kho tàng, vật kiến trúc; trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, cán bộ viên chức; vật tư, công cụ, dụng cụ; phương tiện vận chuyển; các loại tài sản khác.2.2. Từ viết tắt:

+ Bộ VHTT&DL: Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch;

+ CSVC: cơ sở vật chất;

+ CVQL: chuyên viên quản lý;

+ NĐUQ: người được ủy quyền

+ P.HCQT: Phòng Hành chính - Quản trị;

+ P.TV: Phòng Tài vụ;

QUY TRINH



+ TSCĐ: tài sản cô định.

2.3. Tài liệu viện dẫn:- Nghị định 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 qui định chi tiết và hướng dẫn thi

hành một sô điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước; Thông tư 245/2009/TT-BTC qui định thưc hiện một sô nội dung của Nghị định 52/2009/NĐ-CP;

- Nghị định 137/2006/NĐ-CP ngày 14/11/2006 qui định việc phân cấp quản lý Nhà nước đôi với tài sản nhà nước tại cơ quan hành chính, đơn vị sư nghiệp công lập, tài sản được xác lập quyền sở hữu của nhà nước;

- Quyết định sô 202/2006/QĐ-TTG ngày 31/8/2006 về việc ban hành Qui chế Quản lý tài sản Nhà nước tại đơn vị sư nghiệp công lập; Thông tư 112/2006/TT-BTC ngày 27/12/2006 hướng dẫn thưc hiện Qui chế quản lý tài sản Nhà nước tại đơn vị công lập ban hành kèm theo Quyết định sô 202/2006/QĐ-TTG ngày 31/8/2006;

- Thông tư sô 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007 hướng dẫn thưc hiện đấu thâu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan Nhà nước bằng vôn Nhà nước; Thông tư 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 sửa đôi bô sung Thông tư sô 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007;

- Luật sô 09/2008/QH12 Luật Quản lý và sử dụng tài sản Nhà nước;- Quyết định sô 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/05/2008 của Bộ Tài chính về việc

ban hành chế độ quản lý tính hao mòn TSCĐ trong các cơ quan Nhà nước đơn vị sư nghiệp công lập và các tô chức có sử dụng Ngân sách Nhà nước.

- Quy định Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất HCQT.QĐ.01 - Quy trình Kiểm soát hồ sơ HCQT.QT.01;- Quy trình xây dưng dư toán ngân sách TV.QT.02;- Quy chế Chi tiêu nội bộ TV.QC.01.

3. NỘI DUNG: 3.1. Mua sắm tài sản:

3.1.1. Nội dung mua sắm tài sản gồm:- Trang thiết bị, phương tiện làm việc của đơn vị;- Vật tư, công cụ, dụng cụ bảo đảm hoạt động thường xuyên;- Máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn;

QUY TRINH



- Các sản phẩm công nghệ thông tin gồm máy móc, thiết bị, phụ kiện, phân mềm và các sản phẩm khác, bao gồm cả lắp đặt, chạy thử, bảo hành (nếu có);

- Phương tiện vận chuyển: ô tô, xe máy;- Sản phẩm in, tài liệu, biểu mẫu, ấn phẩm, sách, phim ảnh và các sản phẩm

khác để tuyên truyền, quảng bá và phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ;- Các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc trang thiết bị và phương

tiện làm việc, các dịch vụ thuê đường truyền dẫn, thuê tư vấn, dịch vụ bảo hiểm và thuê các dịch vụ khác như: thuê ô tô, tàu, thuyền ... cho sinh viên đi thưc tập;

- Bản quyền sở hữu công nghiệp, sở hữu trí tuệ; các loại tài sản khác.* Giá trị mua sắm sau đây được hiểu là giá trị của một lân mua sắm. Điều kiện

nhận biết TSCĐ theo quy định hiện hành.3.1.2. Giá trị mua sắm dưới 100 triệu đồng:3.1.2.1. Lưu đồ khái quát:

TT Trách nhiệm Sơ đồ qui trình Biểu mẫu

QUY TRINH



01

02

03

04

05

06

07

CVQL CSVC

CVQL CSVC, Trưởng P. HCQT, Trưởng P.TV

Hiệu trưởng

Bộ VHTT&DL

Trưởng P.HCQT, Trưởng P.TV,Hiệu trưởng

P.HCQT, P.TV; các đơn vị liên quan; Hiệu trưởng

P.HCQT, P.TV; các đơn vị liên quan.

TV.QT.02*B.08HCQT.QT.05*B.01

HCQT.QT.05*B.02

HCQT.QT.05*B.03

HCQT.QT.05*B.04HCQT.QT.05*B.05

HCQT.QT.05*B.06

HCQT.QT.05*B.07

3.1.2.2. Diễn giải:1. Tiếp nhận nhu cầu mua sắm tài sản: Chuyên viên P.HCQT căn cứ biểu

TV.QT.02*B.08 do các đơn vị gửi đến, xây dưng kế hoạch mua sắm tài sản phục vụ

giảng dạy học tập và quản lý năm (N+1) của Trường theo biểu HCQT.QT.05*B.02

báo cáo Trưởng P.HCQT xem xét. Thời gian thưc hiện tháng 7 hằng năm.

2. Xây dựng danh mục mua sắm: Trưởng P. HCQT phôi hợp cùng Trưởng P.TV

căn cứ dư toán được giao và kế hoạch mua sắm để điều chỉnh danh mục mua sắm tàiv

sản năm (N+1) của Trường theo biểu HCQT.QT.05*B.02. Thời gian thưc hiện tháng

1 hàng năm (N+1).

Xây dưng danh mục mua sắm

Tiếp nhận, tập hợp nhu câu mua sắm

Mua sắm, lưa chọn nhà cung cấp; ký kết hợp đồng

Nghiệm thu bàn giao, thanh lý hợp đồng

Lập hồ sơ thanh toán, đưa tài sản vào sử dụng

Phê duyệt danh mục mua

sắm

Xem xét; trình Bộ phê duyệt

QUY TRINH



* Lưu ý: Trường hợp phát sinh nhu câu mua sắm tài sản đột xuất: Đơn vị có nhu

câu lập đề nghị mua sắm tài sản theo biểu HCQT.QT.05*B.01 (nêu rõ lý do cân trang

bị, lý do chưa/ không lập dư toán mua sắm theo Quy trình TV.QT.03) chuyển

P.HCQT xem xét, phôi hợp với P.TV trình Hiệu trưởng phê duyệt.

3. Xem xét trình Bộ VHTT&DL phê duyệt: Trưởng P.TV trình Hiệu trưởng xem

xét ký duyệt danh mục mua sắm của Trường năm (N+1). Thưc hiện điều chỉnh, bô

sung trình ký duyệt lại trong trong trường hợp Hiệu trưởng chưa thông nhất danh mục

mua sắm. Báo cáo lãnh đạo Bộ VHTT&DL phê duyệt theo biểu HCQT.QT.05*B.03.

4. Bộ VHTT&DL phê duyệt: Việc chuyển hồ sơ phê duyệt được thưc hiện bằng

đường bưu điện. Lãnh đạo Bộ VHTT&DL phê duyệt danh mục, trong trường hợp

chưa được thông nhất, thưc hiện lại tư mục 3.

* Lưu ý: mục 3 và mục 4 chỉ áp dụng đôi với TSCĐ.

5. Mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp; ký kết hợp đồng mua bán:

- Căn cứ danh mục tài sản mua sắm được Hiệu trưởng/ Bộ VHTTDL phê duyệt,

theo kế hoạch của nhà trường và đề nghị của các bộ phận liên quan; Trưởng P.HCQT

đề xuất việc mua sắm tài sản, trình Hiệu trưởng/NĐUQ phê duyệt theo biểu

HCQT.QT.05*B.04.

- Sau khi đề xuất được Hiệu trưởng/NĐUQ phê duyệt; P.HCQT liên hệ tìm ít

nhất 03 báo giá của 03 nhà cung cấp khác nhau về tài sản dư định mua, phôi hợp với

P.TV lập Biên bản xét chọn đơn vị cung cấp hàng hoá theo biểu HCQT.QT.05*B.05,

trình Hiệu trưởng/NĐUQ phê duyệt (đôi với tài sản có giá trị tư 20 triệu đồng trở

lên).

- P.HCQT thông báo cho nhà cung cấp được lưa chọn soạn thảo hợp đồng (tài

sản có giá trị tư 05 triệu đồng trở lên); hợp đồng được Trưởng P.TV kiểm tra, ký

nháy trước khi trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký duyệt. Căn cứ hợp đồng đã được ký kết,

P.HCQT có trách nhiệm theo dõi việc thưc hiện hợp đồng với nhà cung cấp, kịp thời

QUY TRINH



báo cáo Hiệu trưởng về những vấn đề phát sinh trong quá trình thưc hiện hợp đồng để

có biện pháp giải quyết phù hợp.

6. Nghiệm thu, bàn giao, thanh lý hợp đồng:

- Căn cứ hợp đồng và thông báo của nhà cung cấp; P.HCQT tô chức nghiệm thu

tài sản, thành phân gồm: Đại diện P.HCQT, đại diện đơn vị được trang bị tài sản (đôi

với TSCĐ), đại diện nhà cung cấp theo biểu HCQT.QT.05*B.06.

- Việc nhận bàn giao TSCĐ (tư nhà cung cấp cho đơn vị sử dụng) cân phải đảm

bảo các yêu câu sau: chuẩn bị đây đủ các điều kiện để lắp đặt tài sản; tiếp nhận đây

đủ các tài liệu (hướng dẫn sử dụng, vận hành) và phụ kiện kèm theo máy, thiết bị. Tài

sản phải được vận hành thử nghiệm, hiệu chỉnh để đạt được các thông sô làm việc

theo thiết kế; trong trường hợp việc lắp đặt tài sản do nhà cung cấp thưc hiện, phải có

sư giám sát của chuyên viên P.HCQT và đại diện đơn vị sử dụng tài sản. P.HCQT

phôi hợp với P.TV làm thủ tục nhập kho (mẫu sô C20-HD), xuất kho (mẫu sô C20-

HD) và bàn giao tài sản cho đơn vị sử dụng theo biểu TV.QT.03*C26-HD. P.HCQT

phôi hợp với P.TV trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký thanh lý hợp đồng.

7. Lập hồ sơ thanh toán, đưa tài sản vào sử dụng: P. HCQT lập hồ sơ thanh toán

theo Qui trình Tạm ứng, thanh toán TV.QT.03; P.TV ghi sô TSCĐ, dụng cụ của nhà

trường theo qui định (mẫu sô C26-HD). Các đơn vị sử dụng tài sản tiến hành ghi sô

theo dõi TSCĐ tại đơn vị theo biểu HCQT.QT.05*B.07.

3.1.3. Giá trị mua sắm trên 100 triệu đồng:

* Nguyên tắc: Áp dụng đôi với tài sản cùng chủng loại, đồng bộ có giá trị tư

100 triệu đồng trở lên cho một lân mua sắm; không áp dụng đôi với việc mua sắm tài

sản tư nguồn vôn của các dư án, quĩ phát triển hoạt động sư nghiệp.3.1.3.1. Lưu đồ khái quát:


QUY TRINH



01

02

03

04

05

06

07

CVQL CSVC

CVQL CSVC, Trưởng P.HCQTTrưởng P.TV

Hiệu trưởng

BVHTT&DL

Trưởng P.HCQT, Trưởng P.TV,Hiệu trưởng

P.HCQT, P.TV; các đơn vị liên quan; Hiệu trưởng

P.HCQT, P.TV; các đơn vị liên quan

TV.QT.02*B.08HCQT.QT.05*B.01

HCQT.QT.05*B.02

HCQT.QT.05*B.03

Theo Quy định của Luật Đấu thâu.


HCQT.QT.05*B.07

3.1.3.2. Diễn giải:1. Tiếp nhận, tập hợp nhu cầu mua sắm TS: Thưc hiện như điểm 1. mục 3.1.2.22. Xây dựng danh mục mua sắm: Thưc hiện như điểm 2. mục 3.1.2.23. Lập dự án: Trưởng/phó P.HCQT phôi hợp với trưởng P.TV để xây dưng danh

mục mua sắm/ đâu tư tài sản năm (N) của Trường trên cơ sở xem xét, trao đôi với các đơn vị theo biểu HCQT.QT.05*B.02 để trình Hiệu trưởng/NĐUQ xem xét;

4. Trình Bộ VHTT&DL xem xét và phê duyệt: Căn cứ danh mục tài sản dư định đâu tư mua sắm trong năm được Hiệu trưởng thông nhất. Trưởng/phó P.HCQT phôi hợp với P.TV đề xuất thuê đơn vị tư vấn đủ năng lưc xây dưng tờ trình phê duyệt chủ trương mua sắm, kế hoạch đấu thâu, hồ sơ mời thâu trình Hiệu trưởng ký để gửi Bộ VHTT&DL xem xét, phê duyệt theo biểu HCQT.QT.05*B.03.

Xây dưng danh mục mua sắm

Tiếp nhận, tập hợp nhu câu mua sắm

Thưc hiện Kế hoạch đấu thâu

Ký hợp đồng, nghiệm thu, bàn giao, thanh lý

Lập hồ sơ thanh toán; đưa tài sản vào sử dụng

Phê duyệt danh mục mua sắm

Lập dư án

QUY TRINH



5. Thực hiện kế hoạch đấu thầu: Sau khi Bộ VHTT&DL phê duyệt kế hoạch đấu thâu, Hiệu trưởng chi đạo Trưởng/ phó P.HCQT phôi hợp với các đơn vị liên quan thưc hiện các bước sau:

- Liên hệ đăng thông báo mời thâu theo qui định tại Luật đấu thâu; phát hành hồ sơ mời thâu; trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký quyết định thành lập Tô chuyên gia đấu thâu và Tô chuyên gia tư vấn cho Tô Chuyên gia đấu thâu (nếu thấy cân thiết)/ thuê đơn vị tư vấn thưc hiện công tác đấu thâu.

- Phôi hợp với các đơn vị có liên quan/ đơn vị tư vấn tô chức mở thâu và xét thâu đôi với các hồ sơ dư thâu của nhà thâu với sư chủ trì của Hiệu trưởng;

- P.HCQT tập hợp hồ sơ gồm: biên bản mở thâu, biên bản xét thâu, báo cáo kết quả đấu thâu đã được Hiệu trưởng/NĐUQ ký, gởi Bộ VHTT&DL/ Hiệu trưởng (nếu được uỷ quyền) xem xét phê duyệt kết quả đấu thâu.

- Sau khi có Quyết định phê duyệt kết quả đấu thâu, Trưởng/phó P.HCQT trình Hiệu trưởng/ NĐUQ ký thông báo trúng thâu và gửi cho các nhà thâu tham gia đấu thâu; phôi hợp với các đơn vị có liên quan thương thảo hợp đồng với nhà cung cấp trúng thâu.

6. Ký hợp đồng, theo dõi việc thực hiện hợp đồng, nghiệm thu, bàn giao tài sản; thanh lý hợp đồng: Trưởng/phó P.HCQT trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký hợp đồng với nhà cung cấp; giao các hồ sơ có liên quan đến gói thâu (bản phô tô hồ sơ dư thâu, hợp đồng) cho các đơn vị có liên quan để cùng theo dõi tiến độ thưc hiện hợp đồng;

Việc tô chức nhận bàn giao, nghiệm thu tài sản tư nhà cung cấp; và thanh lý hợp đồng thưc hiện như khoản 6 mục 3.1.2.2.

7. Lập hồ sơ thanh toán, đưa tài sản vào sử dụng: Thưc hiện như khoản 7 mục 3.1.2.2.

3.2. Sửa chữa TS:3.2.1. Lưu đồ khái quát:


QUY TRINH



01

02

03

04

05

06

P.HCQT

P.HCQTP.TV

Hiệu trưởng/ NĐUQ

P.HCQT/ Đơn vị cung ứng

P.HCQT, P.TV Đơn vị liên quan.

P.HCQT, P.TV

HCQT.QT.05*B.01

HCQT.QT.05*B.02

HCQT.QT.05*B.04

HCQT.QT.05*B.06

3.2.2. Diễn giải:

1. Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa: Định kỳ hàng năm/ đột xuất, trên cơ sở theo dõi

tình hình sử dụng, khai thác và sửa chữa tài sản, các đơn vị có trách nhiệm đề xuất tài

sản cân được sửa chữa, gởi về P.HCQT theo mẫu HCQT.QT.05*B.01. Thời gian

thưc hiện tháng 12 hàng năm và khi các đơn vị có nhu câu.

2. Xây dựng kế hoạch sửa chữa: P.HCQT có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra

đề nghị của các đơn vị về việc sửa chữa CSVC. Xây dưng kế hoạch sửa chữa CSVC

theo mẫu HCQT.QT.05*B.02 trình Hiệu trưởng phê duyệt để thưc hiện. Thời gian

thưc hiện tháng 01 hàng năm /khi phát sinh nhu câu.

* Ghi chú: Đôi với các đề xuất cân được sửa chữa của các đơn vị, Trưởng

P.HCQT xây dưng kế hoạch thưc hiện chậm nhất là 10 ngày làm việc sau khi tiếp

nhận yêu câu, đồng thời phải phản hồi thời gian sữa chữa để đơn vị đề xuất biết.

Tiếp nhận yêu câu sửa chữa

Phê duyệt

Thưc hiện sửa chữa, Tài sản

Lập hồ sơ thanh toán,Lưu hồ sơ

Xây dưng kế hoạch sửa chữa

Nghiệm thu, bàn giao và đưa vào sử

dụng

QUY TRINH



- Nếu CSVC đang còn thời gian bảo hành thì P.HCQT liên hệ đơn vị cung ứng

để thưc hiện công tác bảo hành theo thỏa thuận

3. Phê duyệt: Hiệu trưởng xem xét phê duyệt kế hoạch sửa chữa. Nếu chưa

thông nhất với kế hoạch, Hiệu trưởng trả về P.HCQT để chỉnh sửa hoàn thiện, trình

Hiệu trưởng ký lại. Thời gian chỉnh sửa không quá 03 ngày làm việc.

4.Thực hiện sửa chữa: Căn cứ kế hoạch được Hiệu trưởng phê duyệt,

Trưởng/phó P.HCQT triển khai kế hoạch sửa chữa CSVC, cụ thể như sau:

- Giá trị tư 5 đến dưới 20 triệu đồng:

+ Những công việc nhân viên P.HCQT thưc hiện được: P.HCQT tiến hành lập

dư trù kinh phí cụ thể cho tưng loại công việc, trình Hiệu trưởng/NĐUQ phê duyệt và

thưc hiện hợp đồng giao khoán theo Quy trình tạm ứng thanh toán TV.QT.03.

+ Những công việc sửa chữa phức tạp phải thuê ngoài: Trưởng/ phó P.HCQT

yêu câu một sô đơn vị bên ngoài xây dưng dư toán; xem xét, đánh giá, lưa chọn đơn

vị có giá báo hợp lý và đảm bảo các yêu câu về sửa chữa trình Hiệu trưởng/NĐUQ

phê duyệt, ký hợp đồng để thưc hiện. P.HCQT theo dõi, nghiệm thu và thanh toán

theo quy định hiện hành và Quy trình tạm ứng thanh toán TV.QT.03

- Giá trị sửa chữa tư 20 đến dưới 100 triệu đồng:

+ Các bước thưc hiện như khoản 3, 4, 5, mục 3.1.2.2.

- Giá trị sửa chữa trên 100 triệu đồng:

+ Các bước thưc hiện như khoản 3, 4, 5, 6 mục 3.1.3.2.

5. Nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng: Thưc hiện như khoản 6 mục 3.1.2.2/

7 mục 3.1.3.2. Chỉ ký biên bản nghiệm thu khi công việc sửa chữa đảm bảo đúng các

yêu câu về chất lượng, mỹ thuật.

6. Lập hồ sơ thanh toán, đưa tài sản vào sử dụng: Thưc hiện như khoản 7 mục

3.1.2.2

3.3. Điều chuyển:

3.3.1 Đối tượng:

QUY TRINH



Tài sản dư thưa, không còn nhu câu sử dụng khi thưc hiện sắp xếp, giải thể, sát

nhập, thay đôi chức năng nhiệm vụ các đơn vị; tài sản sử dụng vượt so với tiêu

chuẩn, định mức theo quy định của cơ quan có thẩm quyền; tài sản phục vụ hoạt động

của dư án khi dư án kết thúc; tài sản mua sắm, đưa vào sử dụng nhưng khai thác

không hết công suất.

3.3.2 Lưu đồ khái quát:


01

02

03

04

05

Trưởng các đơn vịTrưởng P.HCQT

P.HCQTP.TV


P.HCQT

P.HCQT, P.TV Đơn vị liên quan.

HCQT.QT.05*B.08

HCQT.QT.05*B.09

HCQT.QT.05*B.10

HCQT.QT.05*B.07

3.3.3 Diễn giải

1. Tiếp nhận đề nghị điều chuyển tài sản: Trưởng các đơn vị lập đề nghị điều

động tài sản khi đơn vị không có nhu câu sử dụng theo biểu HCQT.QT.05*B.08 hoặc

đề nghị xin điều chuyển tư đơn vị khác về đơn vị mình (phải có sư xác nhận của hai

đơn vị đề nghị giao và nhận) gởi cho Trưởng P.HCQT.

2. Tổng hợp đề xuất, lập danh mục tài sản cần điều chuyển: Chuyên viên/nhân

viên P.HCQT tông hợp nhu câu điều chuyển, trao đôi với các đơn vị, xem xét mức độ

hợp lý của các đề nghị; lập danh mục tài sản cân điều chuyển theo biểu báo cáo

Trưởng P.HCQT.QT.05*B.09 trình Hiệu trưởng ký duyệt.

Tiếp nhận yêu câu điều chuyển tài sản

Phê duyệt

Thưc hiện điều chuyển

Lưu hồ sơ

Lập danh mục tài sản cân điều chuyển

QUY TRINH



Thời gian thưc hiện không quá 3 ngày làm việc sau khi nhận được đề xuất.

3. Phê duyệt: Hiệu trưởng/NĐUQ xem xét, ký duyệt danh mục tài sản cân điều

chuyển. Nếu Hiệu trưởng chưa thông nhất với đề xuất, P.HCQT nhận lại để điều

chỉnh bô sung để trình ký lại hoặc thông báo cho đơn vị có nhu câu điều chuyển lý do

không điều chuyển tài sản.

Thời gian thưc hiện không quá 2 ngày làm việc.

4. Thực hiện điều chuyển: Sau khi có phê duyệt của Hiệu trưởng/NĐUQ về việc

điều động tài sản, P. HCQT tiến hành lập Biên bản điều chuyển tài sản giữa các đơn

vị có liên quan theo biểu HCQT.QT.05*B.10.

Thời gian thưc hiện không quá 2 ngày làm việc sau khi được phê duyệt.

5. Lưu hồ sơ: Biên bản được lập thành 04 bản (01 bản giao cho đơn vị giao, 01

bản giao cho đơn vị nhận, 01 bản giao cho P.TV, 01 bản P.HCQT lưu). P. TV ghi

tăng, giảm tài sản trong sô tài sản Trường; đơn vị nhận tài sản ghi tăng, đơn vị giao

tài sản ghi giảm, trong sô theo dõi tài sản tại đơn vị theo mẫu HCQT.QT.05*B.07.

3.4. Kiểm kê TS:

3.4.1. Lưu đồ khái quát:


QUY TRINH



01

02

03

04

05

Trưởng P.TV

P.TV, P.HCQTHội đồng kiểm kê


Hội đồng kiểm kê,

P.TV, P.HCQT

HCQT.QT.05*B.11

HCQT.QT.05*B.12

3.4.2 Diễn giải:

1. Thành lập Hội đồng kiểm kê, đánh giá tài sản: Căn cứ kế hoạch công tác

năm, Trưởng P.TV đề xuất Hiệu trưởng quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê, đánh

giá TS cô định năm (gọi tắt là Hội đồng) theo biểu HCQT.QT.05*B.11. Thời gian

thưc hiện tháng 12 hàng năm.

2. Xây dựng kế hoạch kiểm kê, thực hiện kiểm kê:

- Thường trưc Hội đồng xây dưng kế hoạch kiểm kê trình Chủ tịch Hội đồng phê

duyệt theo biểu HCQT.QT.05*B.12.

- Căn cứ kế hoạch kiểm kê, Hội đồng triển khai kế hoạch trên nguyên tắc tuân

thủ các qui định của Nhà nước về công tác kiểm kê đánh giá tài sản. Thời gian thưc

hiện tháng 1 hàng năm.

3. Báo cáo kết quả kiểm kê: Thường trưc Hội đồng căn cứ kết quả kiểm kê, xây

dưng dư thảo báo cáo kết quả kiểm kê, lấy ý kiến góp ý báo cáo thông qua cuộc họp

Hội đồng; chỉnh sửa, bô sung, hoàn thiện trình Chủ tịch hội đồng ký duyệt. Thời gian

thưc hiện chậm nhất là 10 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt kiểm kê.

Thành lập Hội đồng kiểm kê

Phê duyệt

Thưc hiện kiểm kê, báo cáo kết quả kiểm kê

Lưu hồ sơ

Xây dưng kế hoạch kiểm kê

QUY TRINH



4. Lưu hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ kiểm kê được lưu tại P.TV và P.HCQT.

3.5. Thanh lý tài sản:

3.5.1. Đối tượng: Tài sản hết hạn sử dụng, tài sản không có nhu câu sử dụng

nhưng không thể điều chuyển cho đơn vị khác sử dụng, tài sản đã hư hỏng không thể

sử dụng được hoặc chi phí sửa chữa quá lớn không bảo đảm hiệu quả.

3.5.2 Lưu đồ:


01

02

03

04

05

Chuyên viên P.HCQT, CBVC các đơn vị, Trưởng P.HCQT

P.HCQT, P.TV

Hiệu trưởng/NĐUQ

P.TV, P.HCQT

P.TV, P.HCQT

HCQT.QT.05*B.08


3.5.3 Diễn giải:

1. Tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra tình trạng của tài sản thanh lý: Căn cứ báo cáo

kết quả kiểm kê tài sản hằng năm/ Giấy đề nghị thanh lý tài sản của các đơn vị theo

biểu HCQT.QT.05*B.08; Chuyên viên quản lý CSVC của P.HCQT phôi hợp với

các đơn vị có tài sản đề nghị thanh lý cùng kiểm tra mức độ hư hỏng và đôi chiếu với

sô sách quản lý tài sản tại đơn vị và của Trường, trên cơ sở đó thông kê danh mục tài

sản cân thanh lý trình Trưởng P.HCQT xem xét.

Tiếp nhận yêu câu thanh lý tài sản

Phê duyệt

Thưc hiện thanh lý, báo cáo kết quả

Lưu hồ sơ

Kiểm tra tình trạng TS, lập danh mục, thành lập HĐ

thanh lý TS

QUY TRINH



2. Lập danh mục tài sản cần thanh lý, thành lập hội đồng thanh lý: Trưởng P.

HCQT phôi hợp với Trưởng P.TV lập đề xuất thanh lý tài sản theo biểu

HCQT.QT.05*B.13

- Đôi với công cụ, dụng cụ: Hiệu trưởng phê duyệt.

- Đôi với tài sản cô định: Hiệu trưởng ký trình Bộ VHTTDL phê duyệt.

Căn cứ kết quả phê duyệt của Hiệu trưởng/ Bộ VHTT&DL, Trưởng P.TV lập đề

xuất trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký quyết định thành lập Hội đồng thanh lý tài sản của

Trường (gọi tắt là Hội đồng) theo biểu HCQT.QT.05*B.11. Thành phân Hội đồng

gồm: đại diện Ban giám hiệu, P.HCQT, P.TV, Công đoàn, Trưởng ban thanh tra nhân

dân.

3. Thực hiện thanh lý tài sản: Hội đồng thưc hiện các nhiệm vụ sau:

- Tiến hành kiểm tra, đánh giá hiện trạng tài sản, lập báo cáo và đề xuất phương

án thanh lý tài sản trình Hiệu trưởng/ Chủ tịch Hội đồng quyết định theo biểu

HCQT.QT.05*B.14. - Thưc hiện thanh lý tài sản theo đúng qui định hiện hành về thanh lý tài sản.

4. Báo cáo: Trưởng P.TV lập báo cáo gửi Bộ VHTT&DL về tình hình thanh lý

TSCĐ trong năm cùng kỳ với báo cáo kiểm kê TSCĐ hàng năm. (Đính kèm danh

mục tài sản đã thanh lý).

5. Lưu hồ sơ: Hội đồng chuyển hồ sơ đến P.HCQT, đơn vị có tài sản thanh lý và

P.TV để ghi giảm tài sản trong sô sách tại đơn vị và của Trường.

3.6. Quy định về công tác sử dụng, vận hành:

a) Công tác sử dụng và vận hành CSVC: Thưc hiện theo Quy định Quản lý, sử

dụng CSVC của Trường Đại học TDTT Đà Nẵng;

b) Đôi với tài sản là thiết bị phục vụ giảng dạy, nghiên cứu khoa học, y học có

liên quan như:

- Thước đo, đồng hồ bấm giờ, lưc kế bóp tay: CVQL P.HCQT lấy mẫu đi kiểm

định ở đơn vị chức năng (có thẩm quyền); các đơn vị quản lý và sử dụng các thiết bị

QUY TRINH



định kỳ hằng năm đôi chiếu 01 lân (thời điểm do đơn vị sử dụng quy định) để sử

dụng theo biểu HCQT.QT.05*B.15.

- Đôi với các thiết bị, dụng cụ bảo đảm an toàn trong tập luyện (như mũ bảo vệ

đâu, bảo vệ hạ bộ, găng tay, áo giáp...):

+ Khi mua sắm phải đảm bảo theo yêu câu của đơn vị đề nghị; các nhà cung cấp

thiết bị phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép.

+ Các đơn vị sử dụng thường xuyên kiểm tra định kỳ về mức độ an toàn của các

thiết bị. Nếu xét thấy không đảm bảo an toàn thì không đưa vào sử dụng, đề nghị sửa

chữa hoặc thanh lý.

4. HỒ SƠ CÔNG VIỆC:

TT Hồ sơ gồm Bộ phận lưu Thời gian lưu

01 Giấy đề nghị mua sắm/ sửa chữa / thanh lý/ điều chuyển tài sản P.HCQT, P.TV 20 năm

02 Giấy đề xuất mua sắm/ sửa chữa / thanh lý/ điều chuyển tài sản P.HCQT, P.TV 20 năm

03 Dư toán mua sắm/sửa chữa tài sản P.TV 20 năm

04 Biên bản xét chọn nhà cung cấp P.TV 20 năm

05 Biên bản nghiệm thu và bàn giao tài sản

P.HCQT và ĐV liên quan 20 năm

06 Sô theo dõi tài sản và công cụ dụng cụ tại nơi làm việc

P.HCQT và ĐV liên quan

Cho đến khi thay thế

07 Sô theo dõi đôi chiếu thước đo và đồng hồ bấm giờ Các ĐV liên quan Cho đến khi

thay thế

08 Biên bản điều chuyển tài sản P.HCQT và ĐV liên quan

Cho đến khi thanh lý tài sản

09 Quyết định thành lập Hội đồng Kiểm kê/ thanh lý tài sản


10 Kế hoạch kiểm kê P.HCQT và ĐV liên quan 03 năm

11 Danh mục tài sản thanh lý, phương án thanh lý


12 Biên bản huỷ tài sản P.HCQT và ĐV liên quan Vĩnh viễn

QUY TRINH



Các nội dung kiểm soát khác tuân theo Quy trình kiểm soát hồ sơ HCQT.QT.01

5. PHỤ LỤC, BIỂU MẪU:

- HCQT.QT.05*B.01: Giấy đề nghị mua sắm/ sửa chữa tài sản;

- HCQT.QT.05*B.02: Giấy đề xuất phê duyệt danh mục tài sản cân mua sắm/

sửa chữa trong năm ...;

- HCQT.QT.05*B.03: Dư toán mua sắm/ sửa chữa;

- HCQT.QT.05*B.04: Giấy đề nghị về việc mua sắm/ sửa chữa tài sản phục vụ

công tác chuyên môn;

- HCQT.QT.05*B.05: Biên bản xét chọn nhà cung cấp hàng hoá;

- HCQT.QT.05*B.06: Biên bản nghiệm thu và bàn giao tài sản;

- HCQT.QT.05*B.07: Sô theo dõi tài sản và công cụ, dụng cụ tại nơi làm việc;

- HCQT.QT.05*B.08: Giấy đề nghị điều chuyển/ thanh lý tài sản;

- HCQT.QT.05*B.09: Giấy đề xuất phê duyệt danh mục tài sản cân điều chuyển/

thanh lý;

- HCQT.QT.05*B.10: Biên bản điều chuyển tài sản;

- HCQT.QT.05*B.11: Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê/ thanh lý tài sản;

- HCQT.QT.05*B.12: Kế hoạch tô chức kiểm kê tài sản năm ...;

- HCQT.QT.05*B.13: Giấy đề xuất Danh mục tài sản cân thanh lý năm ...;

- HCQT.QT.05*B.14: Phương án về việc bán thanh lý tài sản năm ...;

- HCQT.QT.05*B.15: Sô theo dõi đôi chiếu thiết bị đo và bấm giờ.

HIỆU TRƯỞNG

Lê Đức Chương

Documents

Quy trinh kiem soat tai lieu · Web viewCăn cứ hợp đồng đã được ký kết, P.HCQT có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện hợp đồng với nhà cung cấp,