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EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA - SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S.A.S

Presentación del proyecto

Sociedad de Activos Especiales S.A.S.Vicepresidencia Administrativa y FinancieraGrupo Interno de Trabajo de Archivo y Correspondencia

Diseño e implementación del Sistema Integral de Administración Documental y Centralización del Archivo

Entidad

Nombre del proyecto

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TEMAS ARCHIVISTICO A RESALTAR CON EL PROYECTO

RECUENTO HISTÓRICO DE LA ENTIDAD Y CONTEXTUALIZACIÓN DEL LOGRO EN EL TEMA ARCHIVÍSTICO

Siguiendo los linea-mientos del Mapa Es-

tratégico de la Sociedad de Activos Especiales SAE

SAS, en particular el objetivo estratégico que se relaciona

con “Normalizar la información y su utilización a través de la consolida-

ción, desarrollo, uso y apropiación de Tics y prácticas adecuadas de gestión documental”, la en-

tidad, dirigida por la doctora María Virginia Torres de Cristancho, quien ha desempeñado cargos directivos importantes en diferen-tes entidades a nivel Nacional y Distrital, reitera su compromiso y exigencia no solo por el cumplimiento de las normas, sino porque está convencida que uno de los activos más importantes de una organización, después de su recurso humano, son los documen-tos que produce, en donde debe primar la correcta organización no solo de las piezas documentales que se generan, sino de todo el sistema que los gestiona.

Es importante resaltar que el Sistema Integral de Gestión Docu-mental, no se debe entender como solución informática en forma

La Sociedad de Activos Especiales SAE SAS fue creada mediante escritura pública 204 del 06 de febrero de 2009, producto de la es-cisión de dos sociedades denominadas AGROPECUARIA DE IN-VERSIONES S.A.S y AGROPECURIA DE DESARROLLO LTDA. Mediante Acta 01 del 25 de marzo de 2009, la Asamblea Extraordi-naria de Accionistas aprueba la reforma de estatutos sociales de la sociedad AGROPECUARIA DE INVERSIONES SAS. y cambia su denominación social por SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIA-LES SAE S.A.S, modificando su objeto social.

La Sociedad de Activos Especiales es una Sociedad de econo-mía mixta, autorizada por la Ley, de naturaleza única, sometida al régimen del derecho privado, que tiene por objeto adquirir, admi-nistrar, comercializar, intermediar, enajenar y arrendar a cualquier título, bienes muebles, inmuebles, unidades comerciales, empre-sas, sociedades, acciones, cuotas sociales y partes de interés en sociedades civiles y comerciales, sin distinción de su modalidad de constitución, así como el cobro y recaudo de los frutos producto de los mismos, respecto de los cuales se haya decretado total o

tácita, debe concebirse como el conjunto de componentes orgáni-cos, funcionales, normativos, de procesos y procedimientos que interactúan entre sí para lograr un objetivo, en nuestro caso, esta-blecer y dar cumplimiento a la política y directrices determinadas para la gestión documental, que garanticen la adecuada conser-vación, manejo y administración de la documentación que se pro-duce, respondiendo al cumplimiento de las normas y optimizando los procesos de transparencia y acceso oportuno a la información, elementos fundamentales para la correcta y asertiva toma de de-cisiones.

En este sentido, la SAE ha venido trabajando en su primera fase en los siguientes aspectos:

• Elaboración y aplicación de instrumentos archivísticos• Plan Institucional de Archivos• Tablas de Retención Documental• Centralización del archivo• Cultura Organizacional • Seguridad y acceso a la información

parcialmente medidas de incautación, extinción de dominio, comi-so, decomiso, embargo, secuestro o cualquier otra que implique la suspensión del poder dispositivo en cabeza de su titular o el tras-lado de la propiedad del bien a la Nación, por orden de autoridad competente conforme a los procedimientos establecidos por la ley para tales fines.

La ley 1708 de 2014, en su artículo 90 designa a la Sociedad de Activos Especiales SAE-SAS como administradora de los Bienes del Fondo de Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado - FRISCO, con el objetivo de fortalecer el sec-tor justicia, la inversión social, la política de drogas, el desarrollo rural, la atención y reparación a las víctimas de actividades ilícitas. En este sentido todos los archivos e información que manejaba la extinta Dirección Nacional de Estupefacientes correspondiente a los bienes del FRISCO fue entregado a la SAE (artículo 11 del Decreto 1335 de 2014).

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SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN

El volumen documental entregado a la SAE, correspondía a un 95% del total del fondo documental existente, lo que implicaba en-trar a analizar el estado en que se encontraban dichos archivos, te-niendo en cuenta que, en adelante, muy buena parte de la correcta toma de decisiones dependería su forma de organización. En este sentido, se da inicio a la creación de una serie de mecanismos que aseguren que la documentación entregada y la nueva producida cuente con una estructura de organización que proporcione un alto nivel de seguridad y acceso oportuno a la información.

Se crea entonces el Grupo Interno de Trabajo de Archivo y Corres-pondencia para que lidere cada uno de los procesos que girarán en materia de gestión documental.

El archivo que actualmente se

administra en la So-ciedad de Activos Especiales SAE

SAS, presentaba las siguientes condicio-nes:

• Expedientes almacenados en ca-jas Ref. X200 y X300 en pilas o torres construidas directamente sobre el piso

• No se contaba con ningún mueble especial ni improvisado para el almacenamiento y disposición de las cajas.

• Cajas en un avanzado estado de deterioro debido al peso que te-nían que resistir las unidades de almacenamiento colocadas en las filas inferiores, que en algunos ca-sos eran hasta de 5 hileras sobre ellas.

• Los archivos se encontraban dis-tribuidos en el edificio de la calle 53 con carrera 13 (Oficinas anti-guas de la extinta DNE), locales comerciales y casas deshabitadas que no tenían ninguna condición ambiental que asegurará la con-servación del material documen-tal.

• El tiempo de ubicación de un ex-pediente tardaba en promedio 35 minutos, situación que afectaba la oportuna toma de decisiones.

• No existía un inventario docu-mental actualizado, aspecto que

colaboraba para la consecución inoportuna de la información.

• La carencia de procedimientos de consulta, circulación y présta-mo, organización, disposición del material y mantenimiento, entre otros, impedía que se llevará un control de las operaciones, au-mentando el riesgo de pérdida y extravío de la información.

• Oficinas con material documental disperso, debajo de los escrito-rios, sobre las mesas de trabajo y en sitios o muebles que utilizaban para guardar material de archivo.

• Funcionarios, poco y nada inte-resados y sobre todo sin ningún conocimiento en los procesos y temas de gestión documental.

• No se contaba con ningún instru-mento archivístico

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SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN

La consecución de las nuevas instalaciones, su dotación en es-tantería tipo industrial y adecuación de la infraestructura física y tecnológica garantizan hoy en día la adecuada conservación y dis-posición del fondo documental.

Se cuenta con una sala de consulta con 23 puestos de trabajo equipados con su computador, con acceso a internet y escáner para disponibilidad de los usuarios que permanentemente utilizan las instalaciones del archivo. De otra parte, para el área adminis-trativa se ha dispuesto de 20 puestos de trabajo con sus respecti-vos puntos de red y tres (3) puestos de trabajo para realizar proce-sos de digitalización, tarea que se desarrolla en forma diaria para evitar el préstamo de material documental físico.

Se dispone de un comedor dotado con 30 puestos para que el personal, tanto administrativo como usuarios que visitan las insta-laciones lo utilicen en sus horarios de almuerzo.

Actualmente las oficinas de la SAE se ven liberadas de expedien-tes y material de archivo en físico, los funcionarios se han acos-tumbrado por difícil que parezca a consultar su documentación en medio digital.

Se cuenta con instrumentos archivísticos como el PINAR, ya apro-bado y en proceso de ejecución; se tiene el Programa de Gestión Documental, para aprobar por parte del Comité de Desarrollo Ins-titucional y posterior implementación; las Tablas de Retención Do-cumental debidamente convalidadas por el Archivo General de la Nación, las cuales conocen y aplican todos los funcionarios para el direccionamiento de las piezas documentales que produce.

El tiempo de ubicación de un expediente son 2 minutos, contados desde el momento de localización en la base de datos hasta su retiro de la estantería.

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ASPECTOS A RESALTAR PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS

5.1 Voluntad Administrativa

El aspecto de mayor relevancia para el logro de nuestros objetivos ha sido y sigue siendo, no solo la exigencia sino el apoyo perma-nente de la alta gerencia, su propósito radica en que los procesos de gestión documental se conviertan en una disciplina que asegu-re la correcta administración y conservación de las evidencias que se producen diariamente.

5.2 Consecución y dotación de las instala-ciones del archivo

• Fundamental la ubicación del sitio que se decidió para concentrar y unificación de los archivos que administra la SAE. Se decide ubicar un espacio que ofrezca la posibi-lidad de utilizar la altura para racionalizar los espacios de almacenamiento.

• La dotación de los muebles o estantería tipo industrial, cuya determinación básicamente obedeció a:

• La distribución de las áreas de la bodega,

• La capacidad mayor de almacenamiento que ofrece de la altura de la bodega,

• El peso de los archivos vs la resistencia de las pla-cas construidas en la bodega,

• La disposición del material para consulta. Las ban-dejas de la estantería tienen medidas para almace-nar cajas ref. X200 para que se pueda consultar por un lado y el otro, en un anaquel se almacenan hasta 88 cajas, se consultan 44 cajas de un lado y 44 cajas del otro lado

• La circulación del aire entre pasillos, y las condicio-nes de temperatura y humedad relativa

• La adecuación de la infraestructura tecnológica se consi-deró uno de los mejores aciertos, tanto administradores como usuarios cuentan con todas las herramientas de trabajo, generando un ambiente de comodidad y confort para el desarrollo de sus correspondientes tareas.

5.3 Centralización del Archivo

Tener el control del fondo documental que produce la entidad a nivel nacional fue un paso gigantesco, convencer a toda la comu-nidad de la SAE para entrar al concepto de oficina sin archivos es un tema que ha exigido permanente acompañamiento para lograr un cambio del paradigma, sobre todo porque este nuevo escenario exige que los funcionarios se conviertan en uno más de los roda-mientos del mecanismo, en este caso sistema. La centralización del archivo de la SAE ha sido un éxito que viene en aumento, con ello se ha logrado:

• Ya no se presta material físico a las áreas, cuando exis-ten consultas masivas los usuarios de desplazan a las instalaciones del archivo,

• Se disminuyó el grado de pérdida y extravío del material documental

• Se disminuyó el deterioro del soporte físico (papel), ya no se manipula el expediente, este se digitaliza para su consulta.

• Los usuarios actualmente crean las nuevas unidades do-cumentales procediendo a ordenar y foliar los primeros documentos que conforman el expediente, asignando los rótulos con su respectiva descripción documental y elaborando la hoja de control. El material creado se re-mite al archivo diligenciando el FUID, siendo objeto de una previa revisión para verificar la calidad del producto entregado antes actualizar el inventario.

• Los usuarios direccionan las piezas documentales que se producen a las unidades documentales que son del área correspondiente. La entidad se ahorra un promedio de $90.000 diarios por identificar 40 documentos para inser-tar en las unidades documentales, esta actividad ya no la desarrolla el equipo de gestión documental, lo hacen directamente los funcionarios identificando el código de las TRD y el nombre del respectivo expediente.

5.4 Ejecución del Plan Institucional de Archivos

El Plan Institucional de Archivos (PINAR), ha sido por ahora el ins-trumento que ha determinado los planes y proyectos que se deben ejecutar a corto, mediano y largo plazo. Se ha venido cumplien-

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do con los planes establecidos en donde se formula, además de planear la intervención archivística de un volumen de documentos que se encuentran es estado de represamiento en donde se espe-ra la cristalización de un convenio con el SENA, la digitalización de los expedientes, y la adquisición de una solución informática que integre los procesos de correspondencia y archivo, que cumpla con una serie de requerimientos funcionales que ya ha establecido la Sociedad.

5.5 Elaboración, convalidación, capacita-ción e implementación de Tablas de Reten-ción Documental

Por considerar que uno de los instrumentos archivísticos de mayor relevancia son los Cuadros de Clasificación y Tablas de Retención Documental, la Sociedad desde el primer semestre del año 2015 ha venido trabajando en forma concentrada en su elaboración, siendo nuestro primer propósito definir la estructura del sistema de clasificación documental que se implementaría en la entidad. La herramienta fue evaluada por el Archivo General de la Nación, quien nos orientó en algunos temas particulares tanto de carácter misional como transversal, ajustes que una vez aplicados nos ha permitido contar con el instrumento convalidado.

Definitivamente, el componente de capacitación como herramienta principal de la gestión del cambio ha sido vital y determinante para establecer una nueva cultura organizacional en términos de ges-tión documental.

La Sociedad de Activos Especiales viene realizando sesiones de capacitación y talleres en temas archivísticos desde mediados del 2015, en total por año se capacitan más de 250 funcionarios. La transferencia del conocimiento, se ha hecho a nivel grupal, en for-ma personalizada y realizando mesas de trabajo en donde por lo general los asistentes participan en forma activa exponiendo ideas y expresando sus posiciones.

Una de las estrategias que más ha funcionado consiste en realizar actividades puntuales en un corto tiempo y no hacer exposiciones largas y tediosas que distraigan la atención de los asistentes por la extensión de los temas.

5.6 Seguridad y acceso a la información

La iniciativa que se ha llevado a cabo, mientras se adquiere la herramienta que en la actualidad está en proceso de contratación, es la siguiente:

• Se creó una carpeta electrónica compartida que utiliza toda la entidad

• Al interior de dicha carpeta se encuentran creadas todas las áreas que conforman la estructura orgánica

• Cada carpeta electrónica, de cada área, contiene:

• Un archivo en formato Excel que contiene todas las unidades documentales pertenecientes a la depen-dencia. El archivo se actualiza a medida que ingre-

san nuevos expedientes

• Los expedientes que se han sido digitalizadas de la dependencia. Las unidades documentales se digita-lizan a medida que realizan las solicitudes.

• Una carpeta “temporal” en donde se cargan las imá-genes de los expedientes que son de otra área y que la dependencia requiere consultar. Para cargar un expediente en esta carpeta se requiere el permiso del Jefe de la dependencia; los expedientes coloca-dos en esta carpeta se eliminan cada 15 días.

• Los archivos están restringidos para copiar en USB o CD, enviar por medio de correo electrónico, e im-primir.

5.7 Comunicación efectiva y sinergia entre áreas

El proyecto de implementación del sistema integral de gestión do-cumental se ha venido trabajando con todas las áreas, en especial con la Oficina Asesora de Planeación, la Oficina de Gestión de la Información y la Gerencia de Talento Humano, cualquier determi-nación que involucre la participación de alguna de las áreas es objeto de análisis y discusión antes de pasar al siguiente nivel.

De otro lado, el Programa de Gestión Documental (PGD) ya está listo para aprobación del Comité, este instrumento será otra herra-mienta de la planeación que nos permita trabajar en forma particu-lar para lograr las metas de carácter particular.

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