RADICACION EN APLICATIVO ORFEO - Normatividad UPNmpp.pedagogica.edu.co/download.php?file=radicacion_en_el_sistema... · INSTRUCTIVO RADICACIÓN EN EL APLICATIVO ORFEO Código: INS001GDO

INSTRUCTIVO

RADICACIÓN EN EL APLICATIVO ORFEO

Código: INS001GDO Versión: 02

Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 1 de 23

Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional

OBJETIVO

Orientar al usuario interno del aplicativo ORFEO sobre los pasos a seguir para realizar el proceso de radicación de documentos de salida (1), entrada (2) y memorando (3); así como anexo o asociado.

NORMATIVIDAD

Ley 527 de 1999, Ley de Mensaje de datos, comercio electrónico y firmas digitales.

Decreto 2364 de 2012, Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.

Directiva Presidencial Nº 04 de 2012 Por la cual se establecen los criterios generales de eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

Acuerdo 060 de 2001 AGN, Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Archivo General de la Nación.

Acuerdo 027 de 2006 AGN, Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

Circular Externa 005 de 2012 AGN, Por la cual se establecen recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa de Cero Papel.

Norma Técnica Colombiana 3393 ICONTEC Documentación elaboración de cartas comerciales.

Norma Técnica Colombiana 3397 ICONTEC Documentación elaboración de memorandos.

Resolución 133 de 2006 UPN. Por la cual se definen los funcionarios responsables de expedir, elaborar y firmar certificaciones, diplomas y carnés en la Universidad Pedagógica Nacional.

Resolución N° 0135 de 2015 UPN Por la cual se definen los lineamientos para la Gestión de Comunicaciones Oficiales en la Universidad Pedagógica Nacional.

Resolución N° 0650 de 2015 UPN Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 0135 de 2015.

Guía 3: Documentos electrónicos. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Archivo General de la Nación.

Guia001GDC UPN Guía para el mejor uso del papel

RESPONSABLE

Subdirección de Servicios Generales – Archivo y Correspondencia

APLICACIONES

ORFEO

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DEFINICIONES

ASUNTO: Síntesis del contenido de un documento, generado por una acción

administrativa.

COMUNICACIÓN OFICIAL: Documento recibido o producido en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

COPIA: Reproducción exacta de un documento.

DESTINATARIO: Persona natural o jurídica a quien se le remite una comunicación

oficial.

FOLIO: Hoja.

NÚMERO DE RADICADO: Identificación numérica asignada por el aplicativo

ORFEO, que consta de 15 dígitos que corresponden a: año, código de la

dependencia, consecutivo y tipo de radicación.

RADICACIÓN: Procedimiento por el cual una institución asigna un numero

consecutivo a sus comunicaciones oficiales recibidas o producidas, dejando

constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su

trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

REMITENTE: Persona natural o jurídica quien remite una comunicación oficial.

TIPO DE RADICACIÓN: Categorías determinadas mediante las cuales se clasifican

las comunicaciones oficiales. En el aplicativo ORFEO se encuentran definidas las

siguientes: (1) Salida, para las comunicaciones oficiales externas enviadas; (2)

Entrada, para las comunicaciones oficiales recibidas de una persona natural o

jurídica y (3) Memorandos, asignado a las comunicaciones oficiales internas.

DESCRIPCIÓN:

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INGRESO AL APLICATIVO

1. Identifique el icono de navegador Mozilla Firefox y de click para iniciar.

2. En la barra de direcciones digite: documentacion.pedagogica.edu.co y oprima Enter

o

3. Digite nombre de usuario y contraseña, oprima

4. El aplicativo le presenta dos opciones para radicar por el módulo de radicación o el

de carpetas, que puede ver en la parte izquierda y, tres tipos de radicado que son:

Salida: se identifica con el número 1 al final del radicado; Entrada se identifica con el

número 2 al final del radicado y Memorando se identifica con el número 3 al final del

radicado.

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RADICACIÓN DE SALIDA (1)

1. Inicie con Salida, en el módulo de radicación y oprima en la palabra .

2. Esta pantalla presenta la opción de verificar si existen antecedentes del radicado,

que puede buscar por las diferentes opciones; Para este ejemplo no existe

radicación previa, oprima .

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3. Se presentan 3 posibles formas de radicación.

Nuevo: Se utiliza para crear un registro nuevo. Como anexo: Permite anexar un documento a un radicado existente. Asociado: Permite relacionar con una radicación previa

Para este caso seleccione .

NOTA: Para la radicación como anexo o asociado, vaya al ítem radicación como anexo

o asociado.

4. El aplicativo presenta el Módulo de radicación en donde quedaran consignados los

datos del destinatario; Oprima nuevamente .

5. Digite los datos de la consulta necesarios (Documento y/o Nombre), y oprima

.

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Nota: en este tipo de radicado el campo usuario permanece igual.

6. Seleccione el destinatario, de los resultados de la búsqueda, oprimiendo

COLOCAR COMO .

7. Verifique en DATOS A COLOCAR EN LA RADICACIÓN si es correcta la

información, de ser así oprima

.

8. El sistema lo llevará nuevamente al Módulo de Radicación, esta vez con los datos

validados.

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9. Complete los campos y oprima .

10. El aplicativo arrojara el número de radicado que le corresponden a su registro.

11. Si requiere, radicar una copia interna, busque y seleccione la dependencia a la que

remitirá y oprima .

12. El sistema registrará el cambio, informando a la dependencia que se le ha copiado

un registro.

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Con el número de registro termina el proceso de radicación de salida. Tenga en cuenta este

número de radicación para los pasos siguientes.

RADICACIÓN DE ENTRADA (2)

Las dependencias autorizadas para realizar este tipo de radicación son: Subdirección de

Servicios Generales- Archivo y Correspondencia, Instituto Pedagógico Nacional (IPN)

ventanilla contigua a la Secretaría Académica, Centro de Lenguas, Oficina de Control

Interno Disciplinario – Investigaciones Disciplinarias y Secretaría General - PQRSF, para lo

cual se asigna el usuario con el permiso definido en el aplicativo.

1. Inicie con: Entrada en el módulo de radicación, oprima en la palabra Entrada.

2. Esta pantalla presenta la opción de verificar si existen antecedentes del radicado,

que puede buscar por las diferentes opciones; Para este ejemplo no existe

radicación previa, por consiguiente oprima .


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Nuevo: Se utiliza para crear un registro nuevo. Como anexo: Permite anexar un documento a un radicado existente. Asociado: Permite relacionar con una radicación previa.


4. El aplicativo presenta el Módulo de Radicación en donde quedaran consignados los

datos del remitente; Oprima nuevamente

5. Digite los datos de la consulta necesarios que considere (Documento y/o Nombre), y

oprima .

Nota: en este tipo de radicado el campo usuario permanece igual.

6. Seleccione el destinatario, de los resultados de la búsqueda, oprimiendo COLOCAR

COMO .

7. Verifique en DATOS A COLOCAR EN LA RADICACIÓN si es correcta la

información, de ser así oprima

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8. El sistema lo llevara nuevamente al Módulo de Radicación, esta vez con los datos

validados.

9. Complete los campos, para este tipo de radicación (entrada) debe seleccionar la

dependencia destino; oprima .

10. El aplicativo arroja el número de radicado que le corresponde a su registro.

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11. Si desea copiar, seleccione la dependencia y oprima

12. El sistema registrará el cambio, informando a la dependencia que se ha copiado un

registro.

13. Para adjuntar la imagen (en pdf ) correspondiente a la radicación de entrada oprima

14. Marque el registro y oprima

15. Registre lo pertinente y oprima

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16. Verifique que ha seleccionado el archivo a adjuntar y oprima

17. El sistema informará que la acción de asociar imagen ha finalizado.

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Con esta actividad finaliza el proceso de radicación de entrada. Tenga en cuenta este

número de radicación para los pasos siguientes.

RADICACIÓN MEMORANDO (3)

1. Inicie con Memorando en el módulo de radicación, oprima en la palabra Memorando.

2. Esta pantalla presenta la opción de verificar si existen antecedentes del radicado que

puede buscar por las diferentes opciones; Para este ejemplo no existe radicación previa,

oprima .


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Nuevo: como su nombre lo indica, se utiliza para crear un nuevo registro;

Como anexo: permite anexar un documento a un radicado existente

Asociado: Permite relacionar con una radicación previa.


4. El aplicativo presenta el Módulo de Radicación en donde quedaran consignados los

datos del destinatario; Oprima nuevamente .

5. Digite los datos de la consulta necesarios (Documento y/o Nombre), y oprima

.

Nota: en este tipo de radicado el campo USUARIO debe ser cambiado por FUNCIONARIO.

6. Seleccione el destinatario, de los resultados de la búsqueda, oprimiendo COLOCAR

COMO .

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7. Verifique en datos a colocar en la radicación si es correcta la información, de ser

correctos oprima .

El sistema lo llevara nuevamente al Módulo de Radicación, esta vez con los datos validados.

8. Complete los campos, oprima .

9. El aplicativo arroja el número de radicado que le corresponde a su registro.

10. Si requiere radicar copia, seleccione la dependencia a la que remitirá y oprima

.

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1. El sistema registrará el cambio, informando a la dependencia que se le ha copiado

un registro.

A diferencia de las radicaciones de salida y entrada, los memorandos deben ser

reasignados para que el registro llegue a la bandeja del destinatario.

11. En el módulo de carpetas seleccione la opción .

12. Digite el número de registro o búsquelo en el listado que se despliega, verifique datos e

ingrese, seleccionando la fecha del radicado.

13. Seleccione la pestaña y luego

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14. Elija la plantilla correspondiente.

15. Elabore y guarde memorando.

Nota: tenga en cuenta que los campo de la plantilla que se encuentran en color rojo son

los que deben reemplazarse, los campo que se encuentran entre asteriscos no deben ser

modificados y los de color negro hacen parte de la estructura del documento, por lo que

tampoco se deben cambiar.

16. Seleccione la opción y valide los siguientes campos:

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17. Seleccione el memorando previamente guardado y oprima y

18. En la pestaña se visualizara el archivo como adjunto, luego asigne

radicación.

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19. El aplicativo le informara que el memorando ha sido radicado y le permitirá ver el

documento adjunto.

20. Busque nuevamente el radicado en el módulo carpetas opción verifique datos

y valide.

21. Busque el icono reasignar y oprímalo

Nota: El permiso de reasignación en el aplicativo está activo por defecto para el jefe de la

dependencia, los demás usuarios deberán solicitar al administrador de la aplicación la

activación respectiva.

Seleccione del listado la dependencia destino y oprima

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22. Busque el funcionario destinatario, registre en el recuadro blanco las observaciones

correspondientes y oprima , de ser necesario informe y/o agende.

23. El aplicativo le informará que ha completado la acción

Con esta actividad finaliza el proceso de radicación Memorando. Es necesario tener en

cuenta el número de radicación para los pasos siguientes.

RADICACIÓN COMO ANEXO Y ASOCIADO

1. Seleccione el tipo de radicado que desea realizar.

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Nota: Para radicar un documento como anexo o asociado, se debe tener como referencia un

campo del formulario de radicación (Referencia, N° de radicado, Expediente, etc.). La

radicación como anexo hace referencia a: anexar un documento a un radicado existente, por

su parte el asociado permite relacionar con una radicación previa.

2. Consulte de acuerdo con los campos que presenta el pantallazo y oprima

3. Seleccione el registro al que corresponde el anexo y oprima radicar o

según sea el caso.

4. Verifique los datos del radicado y realice los cambios que sean necesarios, según

corresponda. Para radicaciones como anexo se debe seleccionar la misma

dependencia de acuerdo con el usuario destino.

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5. Una vez realizados los cambios oprima

6. El sistema arrojará el número asignado a esta radicación.

Con esta actividad finaliza el proceso de radicación como anexo y asociado. Es necesario

tener en cuenta el número de radicación para los pasos siguientes.

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

28-11-2013 01 Creación del Documento

25-04-2016 02 Actualización de íconos, imágenes, cambio en

redacción de algunas actividades

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Equipo de Trabajo

Proceso de Gestión

Documental

Fernando Méndez Díaz

Líder Proceso Gestión

Documental

Adolfo León Atehortúa Cruz

Rector

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