Embed Size (px)
Citation preview
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AUTOMASI
PERSURATAN MAHASISWA MENGGUNAKAN METODE
EXTREME PROGRAMMING (STUDI KASUS : UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA)
Skripsi untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat S-1 Program Studi Teknik Informatika
Diajukan oleh :
Mukhlas Imam Muhajir
11650021
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA
YOGYAKARTA
2018
ii
iii
iv
v
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji syukur hanya bagi Allah SWT atas segala
nikmat dan pertolongan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan
skripsi dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Automasi Persuratan
Mahasiswa Menggunakan Metode Extreme Programming (Studi Kasus :
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga) dengan baik.
Penulisan skripsi ini selain dalam rangka memenuhi salah satu syarat
untuk mencapai gelar kesarjanaan pada Program Studi Teknik Informatika UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta dengan lancar tanpa halangan suatu apapun dan juga
untuk membantu masyarakat dalam mencari lowongan kerja.
Dalam proses pengerjaan tugas akhir ini, penulis mengalami banyak
kendala, namun berkat ketekunan dan kerja keras ditambah dengan bantuan,
bimbingan, kerjasama, doa dari berbagai pihak membuat kendala-kendala tersebut
dapat dihadapi dan diselesaikan. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terima
kasih kepada :
1. Bapak-Ibu , kakak dan adik keluarga Kino, SH. yang tak henti-
hentinya memberikan do’a, semangat, nasihat, motivasi dan
dukungannya.
2. Bapak Prof. Drs. KH. Yudian Wahyudi Ph.D, selaku Rektor UIN
Sunan Kalijaga.
3. Bapak Dr. Murtono, M.Si., selaku Dekan Fakultas Sains dan
Teknologi UIN Sunan Kalijaga.
4. Bapak Dr. Bambang Sugiantoro, S.Si., M.T., selaku Ketua Program
Studi Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga.
5. Bapak Dr. Agung Fatwanto, S.Kom., M,Si., selaku dosen pembimbing
yang dengan sabar dan sayang memberikan masukan dan arahan
selama penyusunan skripsi.
6. Bapak dan Ibu Dosen Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga yang
telah memberikan banyak ilmu dan nasihat kepada penulis.
vi
7. Teman-teman Program Studi Teknik Informatika atas segala bantuan
dan dukungannya dalam pelaksanaan skripsi.
8. Semua pihak yang tidak mungkin penulis sebutkan satu-persatu dalam
membantu pelaksanaan dan penyusunan skripsi.
Penulis berharap semoga Allah SWT menerima dan membalas kebaikan
dan ketulusan semua pihak yang telah banyak membantu penulis dalam
menyelesaikan skripsi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dan
kelemahan dalam pelaksanaan skripsi ini. Semoga ini dapat menjadi pengalaman
berharga bagi penulis.
Akhir kata, oleh karenanya kritik dan saran yang membangun sangat
penulis harapkan dan semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat dan kebaikan
bagi banyak pihak demi kemajuan serta bernilai ibadah dihadapan Allah SWT.
Yogyakarta, 5 Juli 2018
Penyusun
Mukhlas Imam Muhajir
NIM. 11650021
vii
HALAMAN PERSEMBAHAN
“Untuk kedua orang tua tercinta, bapak Kino,SH. dan ibu Wartilah yang
dengan sabar selalu mendukung penuh anak-anaknya agar sukses dunia
akhirat. Lantunan doa yang tidak henti henti menjadi harapan dan kekuatan
saya dalam berupaya meraih kehidupan terbaik, Semoga Allah SWT selalu
memberkahi dan mengasihi bapak dan ibu, Amin.”
“Untuk kakakku Muhammad Ridwan Firdaus dan adikku Maisaroh Farida Nurrohmah,
yang senantiasa memberikan doa dan dukungan maksimal sehingga saya tak menyerah
untuk menyelesaikan skripsi ini.”
“Untuk Kerang Ajaib : Ali, Aldi, Ove, Kikit, Rosan yang selalu mendoakan
dan mendukung penulis lahir batin dalam mengerjakan skripsi ini.”
“Untuk Teman-teman Oemah55 yang menjadi rekan-rekan kebut skripsi di
masa-masa terakhir.”
“Untuk Teman – teman Kos O2 yang selalu ada dan menghibur di sela sela
penulis mengerjakan skripsi.”
“Untuk Teman-teman Teknik Informatika 2011 dari presensi pertama
sampai terakhir.”
viii
“Untuk Segenap dosen Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga. Terima
kasih ilmu dan bimbingan yang telah bapak dan ibu berikan selama ini.”
“Untuk Semua pihak yang telah membantu tetapi penulis lupa untuk
menuliskannya, semoga Allah mencatat ibadah dan amal kebaikan kalian.”
Berkat keberadaan kalian semua skripsi ini akhirnya selesai setelah sekian lama.
Sekali lagi, Terima Kasih
ix
HALAMAN MOTTO
“It Always Seems Impossible Until
Its Done”
(Nelson Mandela)
“Stay Hungry, Stay Foolish”
(Steve Job)
“Ing Ngarsa Sung Tuladha, Ing Madya
Mangun Karsa, Tut Wuri Handayani”
(Ki Hadjar Dewantara)
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................ iii
PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ............................................................. iv
KATA PENGANTAR ............................................................................................ v
HALAMAN PERSEMBAHAN ......................................................................... vii
HALAMAN MOTO ............................................................................................. ix
DAFTAR ISI ........................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiv
DAFTAR TABEL .............................................................................................. xvi
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xviii
INTISARI .......................................................................................................... xvii
ABSTRACT ...................................................................................................... xviii
BAB I – PENDAHULUAN .................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang .......................................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah ..................................................................................... 3
1.3. Tujuan Penelitian ...................................................................................... 3
1.4. Batasan Penelitian ..................................................................................... 4
1.5. Manfaat Penelitian .................................................................................... 4
1.6. Keaslian Penelitian.................................................................................... 5
BAB II – TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI ........................ 6
2.1. Tinjauan Pustaka ....................................................................................... 6
2.2. Landasan Teori.......................................................................................... 8
2.2.1. Sistem Informasi ................................................................................. 8
2.2.2. Automasi ............................................................................................ 8
2.2.3. Tata Persuratan .................................................................................. 9
2.2.4. Agile Methods .................................................................................. 10
2.2.5. Extreme Programming ..................................................................... 11
2.2.6. Object-Oriented Programming ......................................................... 15
2.2.7. UML ................................................................................................. 16
2.2.8. PHP ................................................................................................... 18
2.2.9. Codeigniter ........................................................................................ 18
2.2.10. Basis Data ......................................................................................... 19
2.2.11. PostgreSQL ...................................................................................... 19
2.2.12. Web Service ....................................................................................... 20
2.2.13. REST ................................................................................................. 20
2.2.14. REST Web Service ........................................................................... 21
2.2.15. JSON ................................................................................................ 22
BAB III – METODE PENELITIAN ................................................................. 24
3.1. Metode Pengumpulan Data ..................................................................... 24
3.1.1. Studi Kepustakaan ........................................................................... 24
3.1.2. Observasi .......................................................................................... 24
3.2. Kebutuhan Pengembangan Sistem ........................................................... 25
xi
3.2.1. Perangkat Keras dan Lunak Personal ............................................... 25
3.2.2. Perangkat Server UIN Sunan Kalijaga ............................................. 25
3.3. Metode Pengembangan Sistem ............................................................... 26
3.3.1. Kerangka Kerja Tim ......................................................................... 26
3.3.2. Proses Pengembangan Sistem ........................................................... 27
3.3.2.1. Fase Eksplorasi ..................................................................... 28
3.3.2.2. Fase Perencanaan .................................................................. 28
3.3.2.3. Fase Iterasi Menuju Rilis ...................................................... 29
1. Perencanaan .......................................................................... 29
2. Perancangan .......................................................................... 29
3. Pengkodean ........................................................................... 29
4. Pengujian ............................................................................... 30
5. Mendengarkan ....................................................................... 30
3.3.2.4. Fase Produksi ........................................................................ 31
3.3.2.5. Fase Pemeliharaan................................................................. 31
3.3.2.6. Fase Akhir ............................................................................. 31
BAB IV – ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ................................ 32
4.1. Eksplorasi ................................................................................................ 32
4.1.1. Pengumpulan User Story ................................................................. 32
4.1.2. Analisa Architectural Spike ............................................................. 34
4.2. Perencanaan ............................................................................................ 37
4.2.1. Analisa Estimasi User Story ............................................................ 37
4.2.2. Perencanaan Rilis ............................................................................ 40
4.3. Perencanaan Iterasi ................................................................................. 42
4.3.1. Perencanaan Iterasi I ....................................................................... 42
4.3.2. Perencanaan Iterasi II ..................................................................... 44
4.3.3. Perencanaan Iterasi III .................................................................... 46
4.4. Perancangan Model Sistem ..................................................................... 48
4.4.1. Diagram Sea Level Use Case .......................................................... 48
4.4.2. Diagram Aktivitas Login ................................................................. 49
4.4.3. Diagram Aktivitas Penerbitan Surat Bernomor ............................... 49
4.4.4. Diagram Aktivitas Terima pengajuan Surat .................................... 50
4.4.5. Diagram Aktivitas Penandatanganan Elektronik ............................. 51
4.5. Perancangan Basis Data ........................................................................... 52
4.6. Rancangan Antarmuka Sistem ................................................................. 59
4.6.1. Rancangan Halaman Login ............................................................. 59
4.6.2. Rancangan Halaman Utama Sistem ................................................ 59
4.6.3. Rancangan Halaman Kelola Jenis Surat .......................................... 61
4.6.4. Rancangan Antarmuka Verifikasi Persyaratan ................................ 61
4.6.5. Rancangan Subhalaman Pengisian Form ........................................ 63
4.6.6. Rancangan Antarmuka Penerbitan Surat Bernomor ........................ 63
4.6.7. Rancangan Antarmuka Halaman Riwayat Persuratan ..................... 65
xii
4.6.8. Rancangan Antarmuka Halaman Arsip Surat .................................. 65
4.6.9. Rancangan Halaman Cek Keaslian Surat ........................................ 66
4.6.10. Rancangan Halaman Penandatanganan Elektronik ......................... 67
4.6.11. Rancangan Antarmuka Monitor Status Penerbitan Surat ................ 68
BAB V – IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ............................ 70
5.1. Implementasi ........................................................................................... 70
5.1.1. Iterasi I .............................................................................................. 70
5.1.1.1. Implementasi Basis Data (I) ................................................ 70
5.1.1.2. Implementasi Web Service (I) .............................................. 71
5.1.1.3. Implementasi Aplikasi Sistem (I) ........................................ 74
1. Halaman Login ................................................................ 75
2. Halaman Utama ............................................................... 75
3. Menu Pembuatan Surat ................................................... 76
4. Verifikasi Persyaratan ..................................................... 77
5. Pembuatan Surat Langkah 2: pengisian form ................. 79
6. Halaman Kelola Master Akses Pengguna ....................... 81
7. Halaman Kelola Master Subjenis Surat .......................... 81
5.1.2. Iterasi 2 ............................................................................................. 83
5.1.2.1. Implementasi Basis Data (II) ............................................... 83
5.1.2.2. Implementasi Web Service (II) ............................................ 83
5.1.2.3. Implementasi Aplikasi Sistem (II) ....................................... 85
1. Penerbitan Surat Bernomor ................................................. 85
2. Cek Keaslian Surat .............................................................. 87
3. Riwayat Persuratan .............................................................. 88
4. Terima Pengajuan Surat ....................................................... 88
5.1.3. Iterasi 3 ............................................................................................. 90
5.1.3.1. Implementasi Basis Data (III).............................................. 90
5.1.3.2. Implementasi Web Service (III) ........................................... 91
5.1.3.3. Implementasi Aplikasi Sistem (III) ..................................... 92
1. Permohonan Perandatanganan Elektronik ........................... 92
2. Notifikasi Email dan TTE .................................................... 93
3. Monitor Status Penerbitan Surat TTE ................................. 94
4. Halaman Arsip Surat ........................................................... 94
5. Halaman Informasi .............................................................. 95
5.2. Pengujian.................................................................................................. 99
5.2.1. Pengujian Alpha ................................................................................ 96
5.2.1.1. Pengujian Penerimaan Pengguna Iterasi I ........................... 96
5.2.1.2. Pengujian Penerimaan Pengguna Iterasi II .......................... 97
5.2.1.3. Pengujian Penerimaan Pengguna Iterasi III ......................... 98
5.2.2. Pengujian Beta ................................................................................ 101
xiii
BAB VI – HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................... 105
6.1. Pengembangan Sistem Menggunakan XP ............................................ 105
6.1.1. Pengembangan Sistem Rilis I ......................................................... 105
6.1.1.1. Perencanaan dan Perancangan (I) ...................................... 105
6.1.1.2. Implementasi dan Pengujian (I) ......................................... 106
6.1.1.3. Pengujian Penerimaan Pengguna (I) .................................. 107
6.1.1.4. Evaluasi dan Project Tracker (I) ....................................... 108
6.1.2. Pengembangan Sistem Rilis II ........................................................ 112
6.1.2.1. Perencanaan dan Perancangan (II) .................................... 112
6.1.2.2. Implementasi dan Pengujian (II) ....................................... 113
6.1.2.3. Pengujian Penerimaan Pengguna (II) ................................ 114
6.1.2.4. Evaluasi dan Project Tracker (II) ...................................... 116
6.1.3. Pengembangan Sistem Rilis III ....................................................... 118
6.1.3.1. Perencanaan dan Perancangan (III) ................................... 118
6.1.3.2. Implementasi dan Pengujian (III) ...................................... 118
6.1.3.3. Pengujian Penerimaan Pengguna (III) ............................... 119
6.1.3.4. Evaluasi dan Project Tracker (III)..................................... 120
6.2. Hasil Pengujian ...................................................................................... 123
6.2.1. Hasil Pengujian Alpha .................................................................... 123
6.2.2. Hasil Pengujian Beta ....................................................................... 124
6.2.2.1. Hasil Pengujian Beta Admin ............................................. 124
6.2.2.2. Hasil Pengujian Beta Mahasiswa ...................................... 125
6.2.2.3. Hasil Pengujian Beta Pegawai Tata Usaha ........................ 127
6.2.2.4. Hasil Pengujian Beta Pejabat ............................................. 128
BAB V – KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 131
5.1. Kesimpulan ........................................................................................... 131
5.2. Saran ..................................................................................................... 132
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 133
LAMPIRAN ........................................................................................................ 135
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Sikus Hidup Proyek XP................................................................ 27
Gambar 4.1 Rancangan Arsitektur Sistem ....................................................... 36
Gambar 4.2 Sea Level Use Case ...................................................................... 48
Gambar 4.3 Diagram Aktivitas login ............................................................... 49
Gambar 4.4 Diagram Aktivitas Penerbitan Surat Bernomor ........................... 50
Gambar 4.5 Diagram Aktivitas Terima Pengajuan Surat................................. 51
Gambar 4.6 Diagram Aktivitas Penandatanganan Elektronik ......................... 52
Gambar 4.7 Relasi Basis Data .......................................................................... 53
Gambar 4.8 Rancangan Halaman login ........................................................... 59
Gambar 4.9 Rancangan Halaman Utama Pengguna Pegawai .......................... 60
Gambar 4.10 Rancangan Halaman Utama Pengguna Mahasiswa ................... 60
Gambar 4.11 Rancangan Halaman Kelola Master Jenis Surat ........................ 61
Gambar 4.12 Rancangan Subhalaman Verifikasi 1 ......................................... 62
Gambar 4.13 Rancangan Subhalaman Verifikasi 2 ......................................... 62
Gambar 4.14 Rancangan Halaman Pembuatan Surat ...................................... 63
Gambar 4.15 Rancangan Antarmuka Dialog Penerbitan Surat Bernomor ...... 64
Gambar 4.16 Rancangan Antarmuka Penerbitan Surat Bernomor Berhasil .... 64
Gambar 4.17 Rancangan Antarmuka Halaman Riwayat Persuratan ............... 65
Gambar 4.18 Rancangan Antarmuka Halaman Arsip Surat ............................ 66
Gambar 4.19 Rancangan Antarmuka Halaman Cek Keaslian Surat ................ 67
Gambar 4.20 Rancangan Halaman Penandatanganan Elektronik .................... 68
Gambar 4.21 Rancangan Halaman Monitor Status Penandatanganan ............. 69
Gambar 5.1 Implementasi Basis Data PostgreSQL (Iterasi I) ......................... 71
Gambar 5.2 Percobaan Webservice menggunakan Postman ........................... 72
Gambar 5.3 Implementasi Halaman Login ...................................................... 75
Gambar 5.4 Implementasi Halaman Utama Sistem ......................................... 76
Gambar 5.5 Implementasi Menu Pembuatan Surat ......................................... 77
Gambar 5.6 Implementasi Verifikasi Persyaratan Kondisi Gagal ................... 78
Gambar 5.7 Implementasi Verifikasi Persyaratan Kondisi Sukses .................. 78
Gambar 5.8 Implementasi Form Pengisian Grup Surat Izin ............................ 79
Gambar 5.9 Implementasi Form Pengisian Grup Surat Keterangan ................ 80
Gambar 5.10 Implementasi Preview Surat ....................................................... 80
Gambar 5.11 Implementasi Halaman Kelola Master Pengguna ...................... 81
Gambar 5.12 Implementasi Pengaturan Master Subjenis Surat ....................... 82
Gambar 5.13 Implementasi Basis Data Iterasi 2 .............................................. 83
Gambar 5.14 Implementasi Subhalaman Penerbitan Surat .............................. 85
Gambar 5.15 Implementasi Penerbitan Surat................................................... 86
Gambar 5.16 Implementasi Output Surat......................................................... 86
xv
Gambar 5.17 Implementasi Halaman Cek Keaslian Surat ............................... 87
Gambar 5.18 Implementasi Halaman Riwayat Persuratan .............................. 88
Gambar 5.19 Implementasi Halaman Terima Pengajuan Surat (1) ................. 89
Gambar 5.20 Implementasi Halaman Terima Pengajuan Surat (2) ................. 89
Gambar 5.21 Implementasi Basis Data Iterasi 3 .............................................. 90
Gambar 5.22 Implementasi Submit Permohonan ............................................ 92
Gambar 5.23 Implementasi Hasil submit permohonan .................................... 92
Gambar 5.24 Implementasi Email Permohonan TTE ...................................... 93
Gambar 5.25 Implementasi Halaman Tanda Tangan Elektronik (TTE) .......... 93
Gambar 5.26 Implementasi Halaman Monitor Pengajuan Surat ..................... 94
Gambar 5.27 Implementasi Halaman Arsip Surat ........................................... 95
Gambar 5.28 Implementasi Halaman Informasi .............................................. 95
Gambar 6.1 Hasil Pengujian Penerimaan Pengguna Iterasi I .......................... 107
Gambar 6.2 Hasil Penerimaan Pengguna Iterasi II .......................................... 114
Gambar 6.3 Hasil Pengujian Penerimaan Pengguna Iterasi III ........................ 119
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Penelitian Tinjauan Pustaka ............................................................. 7
Tabel 2.2 Analisa Komparatif Perbedaan Antar Agile Methods ...................... 10
Tabel 2.3 Simbol Use Case Diagram .............................................................. 17
Tabel 2.4 Simbol-simbol Activity Diagram ..................................................... 18
Tabel 4.1 Daftar User Stories Hasil Wawancara ............................................. 33
Tabel 4.2 Penjelasan Peran Pengguna Sistem .................................................. 34
Tabel 4.3 System Methapor .............................................................................. 35
Tabel 4.4 Master User Story ............................................................................ 38
Tabel 4.5 Rencana Rilis ................................................................................... 41
Tabel 4.6 Rencana Iterasi I............................................................................... 42
Tabel 4.7 Rencana Iterasi II ............................................................................. 44
Tabel 4.8 Rencana Iterasi III ............................................................................ 46
Tabel 4.9 Tabel MD_SUBJENIS_SURAT ...................................................... 54
Tabel 4.10 Tabel GRUP_SUBJENIS_SURAT ............................................... 54
Tabel 4.11 Tabel MD_PERSYARATAN ........................................................ 55
Tabel 4.12 Tabel CONFIG_AUTOMASI_SURAT ........................................ 55
Tabel 4.13 Tabel SESI_BUAT_SURAT ......................................................... 56
Tabel 4.14 Struktur Tabel D_HEADER_SURAT_KELUAR ......................... 57
Tabel 4.15 Struktur Tabel D_DETAIL_SURAT_KET ................................... 57
Tabel 4.16 Struktur Tabel D_DETAIL_SURAT_IZIN ................................... 58
Tabel 5.1 Dokumentasi REST API Internal Automasi Surat (Iterasi I) ........... 73
Tabel 5.2 REST API Eksternal (Iterasi I) ........................................................ 73
Tabel 5.3 REST API Internal Iterasi II ............................................................ 84
Tabel 5.4 REST API Eksternal Iterasi II .......................................................... 84
Tabel 5.5 REST API Internal Iterasi III ........................................................... 91
Tabel 5.6 REST API Eksternal Iterasi III ........................................................ 91
Tabel 5.7 Kuesioner Pengujian Penerimaan Pengguna Iterasi I ...................... 97
Tabel 5.8 Kuesioner Pengujian Penerimaan Pengguna Iterasi II ..................... 98
Tabel 5.9 Kuesioner Pengujian Penerimaan Pengguna Iterasi III.................... 99
Tabel 5.10 Rencana Pengujian Beta Fungsionalitas Admin ............................ 101
Tabel 5.11 Rencana Pengujian Beta Usability Admin ..................................... 102
Tabel 5.12 Rencana Pengujian Beta Fungsionalitas Mahasiswa ..................... 102
Tabel 5.13 Rencana Pengujian Beta Usability Mahasiswa .............................. 103
Tabel 5.14 Rencana Pengujian Beta Fungsionalitas Pegawai TU ................... 103
Tabel 5.15 Rencana Pengujian Beta Usability Pegawai TU ............................ 104
Tabel 5.16 Rencana Pengujian Beta Fungsionalitas Pegawai Pejabat ............ 104
Tabel 5.17 Rencana Pengujian Usability Pegawai Pejabat .............................. 104
Tabel 6.1 Project Tracker Pengembangan Sistem Rilis I ................................ 109
Tabel 6.2. Rangkuman Peningkatan Rilis II .................................................... 115
Tabel 6.3. Project Tracker Pengembangan Sistem Rilis II .............................. 116
Tabel 6.4. Rangkuman Peningkatan Rilis III ................................................... 120
Tabel 6.5. Project Tracker Pengembangan Sistem Rilis III ............................ 121
Tabel 6.6 Daftar Penguji Alpha ....................................................................... 123
Tabel 6.7 Hasil Pengujian Beta Fungsionalitas Admin ................................... 124
xvii
Tabel 6.8 Hasil Pengujian Beta Usability Admin ............................................ 124
Tabel 6.9 Daftar Penguji Beta Pengguna Mahasiswa ...................................... 125
Tabel 6.10 Hasil Pengujian Beta Usability Mahasiswa ................................... 126
Tabel 6.11 Hasil Pengujian Beta Fungsionalitas Mahasiswa........................... 126
Tabel 6.12 Hasil Pengujian Beta Fungsionalitas Pegawai TU ......................... 127
Tabel 6.13 Hasil Pengujian Beta Usability Pegawai TU ................................. 128
Tabel 6.14 Hasil Pengujian Beta fungsional Pegawai Pejabat ......................... 129
Tabel 6.15 Hasil Pengujian Beta Usability Pegawai Pejabat ........................... 129
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
Kuisioner Pengujian Beta untuk Admin .......................................................... 135
Kuisioner Pengujian Beta untuk Mahasiswa.................................................... 136
Kuisioner Pengujian Beta untuk Pegawai TU .................................................. 142
Kuisioner Pengujian Beta untuk Pejabat .......................................................... 143
xix
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AUTOMASI PERSURATAN
MAHASISWA MENGGUNAKAN METODE EXTREME PROGRAMMING
(STUDI KASUS : UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA)
Mukhlas Imam Muhajir
11650021
INTISARI
Pelayanan persuratan di perguruan tinggi memiliki peranan penting dalam
menunjang proses-proses inti penyelenggaraan akademik, penelitian dan
pengabdian agar tetap berjalan optimal. Atas dasar tersebut, Universitas Islam
Negeri Sunan Kalijaga mengimplementasikan sistem informasi surat sehingga
saat ini mampu mengefisienkan administrasi persuratan melalui fitur-fitur
otomatisasi didalamnya. Berdasarkan praktik pengamatan, diketahui pelayanan
persuratan telah mempermudah keperluan pegawai namun belum mempermudah
keperluan mahasiswa, kendati ada banyak permohonan surat yang diperlukan
mahasiswa. Pelayanan persuratan yang berjalan dinilai masih kurang cepat dan
kurang efisien. Oleh karena itu, sebagai solusi dibutuhkan sistem informasi baru
yang mendukung automasi pelayanan persuratan bagi mahasiswa, agar mudah
membuat surat secara mandiri dan praktis.
Pengembangan sistem dalam penelitian ini menggunakan metode Extreme
Programming. Proses pengembangan yang melibatkan aktivitas utama meliputi
planning, design, coding dan testing berlangsung secara iteratif atau berulang-
ulang sampai sistem rilis bertahap. XP memiliki alur proses yang sederhana,
praktik-praktik pengembangan handal, serta yang terpenting mengedepankan
komunikasi yang intens dengan klien sehingga mudah menyesuaikan perubahan
kebutuhan. Melalui interoperabilitas Web Service, banyak data dan modul sistem
lain yang dimanfaatkan kembali. Proses pengembangan menempuh waktu 4
bulan.
Aplikasi sistem informasi automasi persuratan mahasiswa memiliki fitur–
fitur untuk membuat 12 macam surat keluar, dengan fungsi verifikasi persyaratan
, preview cetakan surat, sampai penerbitan surat bernomor. Sistem juga dilengkapi
skema cek keaslian dan penandatanganan surat secara elektronik yang
mengandalkan QR-Code. Berdasarkan hasil implementasi dan pengujian, aplikasi
sistem ini ini terindikasi berhasil memudahkan mahasiswa dalam membuat surat-
surat untuk berbagai keperluan.
Kata Kunci : Surat Dinas, Surat Keluar, Automasi Proses Bisnis, Extreme
Programming, Sistem Informasi, Sistem Informasi Surat, Sistem Automasi Surat,
REST API, Web.
xx
DEVELOPMENT OF OFFICIAL LETTER AUTOMATION
INFORMATION SYSTEM FOR STUDENT USING EXTREME
PROGRAMMING METHOD
(CASE STUDY : SUNAN KALIJAGA STATE ISLAMIC UNIVERSITY)
Mukhlas Imam Muhajir
11650021
ABSTRACT
Administrative service of official letter in universities has an important
role in supporting the core processes of academic, research and dedication to keep
it running optimally. Like other modern organizations, Sunan Kalijaga State
Islamic University implements the official letter information system so that it is
now able to streamline the process of letter administration through the automation
features in it. Based on the observation practice, it is known that the official letter
service has facilitated the need of the employee well but has not made it easier for
the students needs. Although many letters are often required to be made by
students, the service system that runs tends to be less rapid, less efficient, and
frequent human error (officer side). Therefore, as a solution, it is necessary to
develop new information system for the automation of letter-making service,
where students can issue letters independently and practically.
Extreme Programming is system development method which used in this
research. The development process involving the main activities such as planning,
design, coding and testing which going on iteratively until the system releases
gradually. XP has a simple process flow, reliable development practices, and most
importantly emphasizes intense communication with clients so it's easy to adapt
changing needs. As an additional note, during development, many other system
modules and datas are reused through the REST Web Service based
interoperability scheme. The information system finally managed to full release in
the development process lasted four months
Official letter automation information system for student that have been
built have features to creates 12 type of letter with abilities of prerequisites
verification, printed letter preview, and issue the final letter with reference
number. Another breaktrough features available are letter with electronic
signature which take advantage of email workflow, and the online authenticity
check (for public), both utilize QR-Code technology. Based on testing result, this
information system application indicated to work well according to customer
expectations as well as the needs of students to be easy in making the letters
efficiently.
Keywords : Official Letter, Letter Service, Business Process Automation,
Information System, Extreme Programming, Official Letter Information System,
REST API , Web.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pelayanan persuratan di perguruan tinggi menempati posisi penting dalam
menunjang proses-proses inti seperti penyelenggaraan akademik, penelitian dan
pengabdian agar berjalan optimal. Surat merupakan salah satu media komunikasi
yang sangat penting untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi
(eksternal) maupun untuk berkomunikasi secara internal. Hal yang sama berlaku
di Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Berusaha meningkatkan
kualitas pelayanan terkait persuratan, UIN Sunan Kalijaga telah
mengimplementasikan Sistem Informasi Surat (SISURAT) agar proses
administrasi surat, baik surat masuk dan surat keluar yang sebelumnya masih
manual menjadi lebih praktis, otomatis, serta efisien.
Berdasarkan pengamatan terhadap praktik pemanfaatan sistem informasi
surat di lapangan, diketahui sistem tersebut mampu mempermudah dan
mempercepat pegawai dalam hal administrasi surat mulai dari proses pembuatan
surat keluar bernomor, pengelolaan dan pencarian arsip, hingga disposisi. Namun,
ternyata kemudahan yang diperoleh para pegawai belum berlaku bagi mahasiswa.
Kendati banyak surat yang sering dibutuhkan mahasiswa, seperti misalnya surat-
surat keterangan atau surat-surat terkait permohonan izin untuk keperluan luar
kampus, namun proses yang dilalui masih tidak praktis dan cukup menyita waktu.
Pelayanan pembuatan surat bagi mahasiswa dilakukan secara terpusat oleh
pegawai tata usaha masing-masing fakultas. Proses pembuatan surat diawali
mahasiswa dengan mengedit template yang disediakan di situs web fakutas agar
menjadi konsep surat, konsep surat kemudian diserahkan kepada pegawai tata
usaha bersama fotokopi lampiran persyaratan surat yang dimohonkan. Berikutnya,
apabila konsep surat dinilai sudah benar, pegawai akan menindaklanjuti
permohonan dengan melakukan input ulang konsep surat tercetak ke sistem
informasi surat untuk menerbitkan surat (memberi nomor dan mencetak), surat
2
tercetak kemudian dicarikan tanda tangan kepada pejabat berwenang dan diberi
cap. Prosedur demikian memiliki banyak kelemahan diantaranya :
1) seringnya terjadi kesalahan saat pembuatan konsep surat akibat kesalahan
pemilihan template atau saat terjadi perubahan struktural jabatan pegawai
fakultas,
2) lamanya waktu pelayanan dan salah ketik saat penginputan data oleh
pegawai tata usaha ke dalam sistem informasi surat
3) proses penandatanganan sangat tergantung keberadaan pejabat di tempat,
menjadi kendala saat pejabat sedang perjalanan dinas atau mahasiswa
hendak melakukan penelitian di daerah asal
Oleh karena itu, berdasarkan masalah-masalah yang dipaparkan diatas, wajar
apabila pelayanan persuratan mahasiswa yang berjalan dinilai masih
menyusahkan bagi mahasiswa. Sudah seharusnya diwujudkan solusi baru agar
pelayanan persuratan mahasiswa, terutama terkait pembuatan surat dapat
berlangsung lebih cepat dan efisien.
Sebelumnya UIN Sunan Kalijaga telah mengatasi permasalahan-
permasalahan operasional dengan mengembangkan berbagai sistem informasi
yang mendukung interoperabilitas tinggi. Interoperabilitas yang dimaksud yaitu
dimungkinkannya pertkukaran data antar sistem secara real time, seperti misalnya
pada kasus pelayanan pendaftaran bebas pustaka di SI Pustaka yang mensyaratkan
mahasiswa bersangkutan sudah lulus sidang/munaqosyah, untuk membuktikan
persyaratan tersebut telah terpenuhi atau belum SI Pustaka cukup melakukan
cross-check data ke SI Tugas Akhir. Contoh lain pada pengisian KRS pada SI
Akademik yang mensyaratkan uang semester telah terbayar dapat dilakukan
dengan cara cross-check data ke SI Pembayaran. Pola interoperabilitas sistem
informasi nampak sangat cocok untuk diterapkan sebagai solusi pelayanan
persuratan mahasiswa yang cepat dan efisien. Maka, bentuk solusi yang diusulkan
yaitu pengembangan perangkat lunak sistem informasi dengan kemampuan
sentralisasi akses pembuatan berbagai jenis surat, automasi verifikasi permohonan
dengan crosscheck data mahasiswa langsung ke sistem-sistem lain, automasi
3
pengisian data form, automasi penomoran dan cetak, dan tersedianya mekanisme
penandatanganan elektronik (electronic signing approvement).
Dalam mewujudkan perangkat lunak sistem informasi yang berkualitas,
diperlukan metode pengembangan yang tepat sesuai kondisi-kondisi subyek
pengembangan maupun obyek pengembangan. Beberapa kriteria berikut
menentukan metode pengembangan sistem yang cocok dipakai :
- cocok untuk kebutuhan/requirement fitur belum pasti dan sering
berubah,
- memungkinkan pelanggan (pihak UIN Sunan Kalijaga) dan
pengembang (peneliti) untuk sering berkomunikasi dan berkolaborasi
- perangkat lunak dapat dirilis secara bertahap dalam versi siap produksi
ketika nantinya beroperasi, bukan sekedar prototipe.
- memungkinkan inspeksi dari pihak pengembang maupun pelanggan,
hingga perubahan jadwal.
Berdasarkan kriteria diatas, dipilihlah Extreme Programming (XP), yang termasuk
dalam kategori pendekatan agile yang bersifat iterative (siklus aktivitas yang
berulang-ulang) dan incremental (peningkatan hasil secara bertahap). Oleh karena
itu, penelitian akan mengupas tentang rancang bangun sistem informasi automasi
persuratan mahasiswa menggunakan metode Extreme Programming .
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut maka permasalahan yang akan dikaji
dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi automasi
persuratan mahasiswa Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta menggunakan metode Extreme Programming sehingga
diharapkan tersedia solusi untuk memudahkan mahasiswa dalam
pembuatan surat-surat?
2. Bagaimana mengintegrasikan sistem informasi automasi persuratan
mahasiswa yang dibangun ke sistem informasi surat ?
4
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah agar berhasil dalam :
1. Merancang dan membangun perangkat lunak sistem informasi automasi
persuratan mahasiswa Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta menggunakan metode Extreme Programming sehingga
diharapkan tersedia solusi untuk memudahkan mahasiswa dalam
pembuatan surat-surat
2. Mengintegrasikan sistem informasi automasi persuratan mahasiswa ke
sistem informasi surat.
1.4 Batasan Penelitian
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi dikembangkan untuk dapat berjalan diatas web browser
dan mampu diakses melalui jaringan internet.
2. Istilah surat yang sering disebut dalam penelitian mengacu kepada surat
keluar yang diterbitkan oleh fakultas di universitas islam negeri sunan
kalijaga.
3. Surat-surat yang dimaksud dalam persuratan mahasiswa meliputi
kelompok surat keterangan dan surat permohonan izin.
4. Penelitian tidak membahas secara mendalam mekanisme keamanan sistem
informasi terhadap kecurangan yang mungkin dilakukan oleh mahasiswa
dan karyawan tata usaha.
5. Penelitian tidak membahas secara mendalam tentang keamanan sistem
informasi yang berjalan pada platform jaringan web.
6. Penelitian tidak membahas kehandalan performa sistem pada tingkat
traffic tertentu.
1.5 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Bagi penulis
5
Peneliti mampu mendalami dan mengasah kemampuan dalam merancang
dan membangun sistem automasi yang tepat guna dan bermanfaat untuk
organisasi atau perusahaan, serta memenuhi salah satu syarat untuk
memperoleh gelar sarjana.
2. Bagi Mahasiswa Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Hasil penelitian dapat digunakan sebagai referensi untuk kajian hingga
penelitian lainnya. Sementara produk perangkat lunak dapat memudahkan
urusan pembuatan surat apabila telah diimplementasikan.
3. Bagi Bagian Tata Usaha Sub Bagian Tata Persuratan
Produk perangkat lunak yang dihasilkan dari penelitian ini dapat
dipandang sebagai cara baru yang lebih baik dalam mengelola administrasi
persuratan sehingga siap untuk segera diimplementasikan di waktu yang
akan datang.
4. Bagi Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Sebagai laporan skripsi yang dapat digunakan untuk referensi pada
pengembangan-pengembangan selanjutnya.
1.6 Keaslian Penelitian
Penelitian dengan tema rancang bangun sistem informasi automasi
persuratan mahasiswa menggunakan metode Extreme Programming dengan studi
kasus di Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga sejauh pengetahuan peneliti
belum pernah dilakukan sebelumnya.
131
BAB VII
KESIMPULAN DAN SARAN
7.1 Kesimpulan
Berdasarkan kegiatan penelitian pengembangan yang telah dilakukan
di Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga dapat diambil beberapa
kesimpulan sebagai berikut :
1. Berhasil melaksanakan rancang bangun sistem informasi automasi
persuratan mahasiswa Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
menggunakan metode Extreme Programming (XP). Penerapan praktik-
praktik XP seperti kolaborasi tim pengembang bersama pelanggan, rilis-
rilis kecil bertahap, penetapan standar penulisan kode program, dan
pengujian penerimaan memberi dampak pada terwujudnya perangkat
lunak sistem informasi yang sesuai kebutuhan pelanggan (pihak UIN
Sunan Kalijaga) dan memiliki kualitas layak produksi. Kebutuhan
pelanggan terpenuhi berkat direalisasikannya semua user story pada
ketiga pengujian penerimaan, dengan tetap mengakomodasi perubahan-
perubahan fitur seiring pemahaman solusi yang meningkat sepanjang
proyek, sementara kualitas layak produksi ditunjukkan dengan hasil
pengujian fungsional yang mencapai 100% dan aspek usability
menunjukkan hasil positif dengan hampir semua responden menyatakan
setuju atau sangat setuju dengan pernyataan-pernyataan yang ada.
2. Berhasil menciptakan perangkat lunak sistem informasi automasi
persuratan mahasiswa yang dapat mempermudah mahasiswa UIN Sunan
Kalijaga untuk membuat surat-surat keluar secara praktis, cepat dan
efisien. Aspek automasi ditunjukkan pada tersedianya fitur-fitur sistem
seperti pembuatan surat mandiri oleh mahasiswa, monitor status
pengajuan surat , pengajuan tanda tangan elektronik, dan cek keaslian
memanfaatkan teknologi QR-Code.
3. Berhasil mengintegrasikan sistem informasi automasi persuratan
mahasiswa ke sistem informasi surat dengan cara terhubung melalui
132
mekanisme REST API Web Service. Penerapan arsitektur REST API
merupakan standar interoperabilitas yang wajib diikuti dalam
membangun sistem informasi di UIN Sunan Kalijaga. Melalui mekanisme
ini walaupun letak aplikasinya terpisah, namun kedua sistem dapat saling
bertukar data melalui REST API Web Service masing-masing. Tidak
hanya terhubung dengan sistem informasi surat, dalam hal pemanfaatan
data sistem informasi yang dibangun juga terhubung dengan SI pegawai
(SIMPEG), SI akademik, dan SI beasiswa.
7.2 Saran
Melewati proses pengembangan yang tidak mudah, peneliti akhirnya
berhasil merancang dan membangun sistem informasi automasi persuratan
mahasiswa. Selama pelaksanaan proses pengembangan sampai terciptanya
hasil akhir berupa perangkat lunak sistem informasi, masih didapati berbagai
kekurangan dan kelemahan. Oleh karena itu, untuk kebaikan pengembangan
sistem selanjutnya, maka penulis menyarankan beberapa hal, di antaranya:
1. Manajemen pengembangan sistem yang menggunakan metode Extreme
Programmig sebaiknya menggunakan bantuan perangkat lunak
kolaborasi online seperti JIRA, Pivotal Tracker, Trello, dan lain
sebagainya supaya komunikasi antar tim semakin fleksibel.
2. Melakukan praktek pengujian otomatis, agar pengujian bisa diduplikasi
saat sistem berpindah-pindah environment.
3. Melengkapi sistem dengan kemampuan notifikasi dalam beberapa cara,
seperti sms, email, ataupun whatsapp.
4. Aplikasi ini masih minim pada fitur pengaturan dan banyak tergantung
pada logika kode program yang ditulis pengembang, maka mungkin
sebaiknya fitur-fitur pengaturan seperti misalnya pengaturan template
surat dinamis dihadirkan.
5. Diperlukan kajian lanjutan untuk mengukur tingkat efektifitas
penggunaan saat sistem informasi ini sudah diterapkan.
133
DAFTAR PUSTAKA
Abrahamsson, P., Salo, O., Ronkainen, J. & Warsta, J. 2002. Agile software
development methods: Review and analysis, Espoo, Finland: VTT publication.
Beck, K. 2000. Extreme Programming explained: embrace change. Boston:
Addison-Wesley Longman Publishing co.
Beck, Kent. (2004). Extreme Programming Explained: Embrace Change, 2nd
Edition (The XP Series). USA:Addison-Wesley Press
Booch, Rumbaugh, et al.2005. The Unifed Modeling Language user Guide (2nd
ed). New York: Addison-Wesley.
Burhanudin DR. n.d. Peranan dan Fungsi Tata Persuratan dan Kearsipan Dalam
Mendukung Tugas-Tugas Pimpinan. Yogyakarta: BPAD Yogyakarta.
http://bpad.jogjaprov.go.id/article/news/site/download/id/88/t/peranan-dan-
fungsi-tata-kearsipan (diakses 30 Januari 2017).
Dumas, M., La Rosa, M., Mendling, J., Reijers, H. (2018). Fundamentals of
Business Process Management. Springer
Farid, Muhammad dan Widarti, Dinny Wahyu. (2016). Sistem Informasi Pelayanan
Surat-Surat Akademik Menggunakan Sms Gateway Di Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Brawijaya. Jurnal Dinamika Dotcom
Ferdiana, R., (2012). Rekayasa Perangkat Lunak yang Dinamis dengan Global
Extreme Programming. Yogyakarta: Andi.
Fielding, Roy Thomas (2000). Architectural Styles and the Design of Network-
based Software Architectures. Disertasi Doktoral. University of California,
Irvine.
Hutama, Pikiring Waskitha. (2016). Rancang Bangun Aplikasi Presensi Karyawan
Berbasis Android Dengan Metode Extreme Programming Pada Pt. Geschool
Cerdas Mandiri. Yogyakarta: Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.
Kadir,Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta:Andi,
Setyawan, Dedi F. 2014. Rancang Bangun Sistem Informasi Surat UIN Sunan
Kalijaga Menggunakan Pendekatan Agile Process dengan Model Extreme
Programming. Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaga.
Indrajit, R. E. (2006). Electronic Government: Strategi Pembangunan dan
Pengembangan Sistem Pelayan Publik Berbasis Teknologi
Digital.Yogyakarta: Penerbit Andi.
Jogiyanto, H.M. (1997).Sistem Informasi Berbasis Komputer. Yogyakarta: BPFE
134
Postdot, 2017. Postman Makes API Development Simple [Online],
https://www.getpostman.com/ (diakses pada: 6 Februari 2018).
Pressman, R. S. 2005. Software Engineering: A Practitioner's Approach 6th Edition.
New York: Mc Graw-Hill.
Shelly. (2015). Comparative Analysis of Different Agile Methodologies. Journal
of Computer Science and Information Technology Research, 3(1), 199-203.
Yasin, V. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek. Bogor:
Mitrawacanamedia.
Welling, L. dan Thomson, L. 2001. PHP and MySQL Web Development. Indiana:
SAMS.
WWW Consorsium, 2004, Web Services Architectures [Online],
http://www.w3.org/TR/ws-arch/ #whatis (diakses pada: Januari 2018)
