RANCANGAN

PERATURAN ADMINISTRASI ORGANISASI (PAO)

BADAN PENGURUS HARIAN (BPH)

HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

PERIODE 2011-2012

BAB I

SISTEM SURAT

Pasal 1

Ketentuan Pembuatan Surat

1. Surat yang dikeluarkan BPH dibuat oleh Sekretaris atas sepengetahuan Presiden

Himka.

2. Surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana kegiatan dibuat oleh sekretaris

atau divisi kesekretariatan (atas arahan kerja dari sekretaris kegiatan) dengan

sepengetahuan Ketua Pelaksana Kegiatan.

3. Surat harus dibuat rangkap 2 (satu rangkap untuk LPJ, satu rangkap lainnya

untuk arsip).

Pasal 2

Jenis Surat

1. Surat Ketetapan

yaitu surat untuk menetapkan suatu hal yang telah disepakati bersama, misal

dalam kegiatan MAHIMKA/RAKER.

2. Surat Keputusan

yaitu surat keputusan BPH Himka.

3. Surat Mandat

yaitu surat yang dikeluarkan oleh BPH Himka untuk memberi mandat kepada

perorangan atau anggota Himka.

4. Surat Tugas

yaitu surat yang dikeluarkan oleh BPH Himka sebagai bukti pendelegasian.

Contoh : surat yang dikeluarkan BPH untuk A ketika menghadiri suatu undangan

yang ditujukan pada Himka.

5. Surat Rekomendasi

yaitu surat yang dikeluarkan oleh BPH Himka untuk merekomendasikan sesuatu.

Contoh : surat rekomendasi dari BPH kepada BEMJ MIPA terkait Dana Kegiatan

Kemahasiswaan untuk tiap Himpunan di FST

6. Surat Pernyataan

yaitu surat yang dikeluarkan oleh BPH Himka

Contoh : surat pernyataan aktif sebagai pengurus Himka

7. Surat Kepanitiaan

yaitu segala jenis surat yang dibuat oleh suatu kepanitiaan dalam kegiatan Himka.

Contoh : surat undangan, surat peminjaman tempat, surat izin kegiatan, surat

permohonan menjadi pemateri, dsb.

8. Surat Umum

yaitu surat yang sifatnya selain surat no 1-8.

Pasal 3

Mekanisme Surat-Menyurat

1. Surat yang dikeluarkan oleh Badan Pengurus Harian (BPH) Himka yang

ditujukan kepada Himpunan Mahasiswa Kimia (HMK) harus ditembuskan kepada

Program Studi Kimia (Prodi) bidang kemahasiswaan.

Pasal 4

Susunan dan Model Surat

1. Susunan surat terdiri dari :

a. Kop surat

Bagian ini terdiri dari lambang Himka di sebelah kiri atas (posisi left 3,17 cm)

dan disamping kanannya terdapat tulisan BADAN PENGURUS HARIAN

(baris ke-1) HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA (baris ke-2) UIN SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA (baris ke-3) semuanya ditulis dengan huruf

kapital. Baris 1 dan 2 menggunakan jenis huruf Calibri dengan font size 16 dan

huruf ditebalkan (bold), sedangkan baris ke-3 ditulis dengan jenis huruf

Bookman Old Style, font size 26, bold.

b. Keterangan surat, meliputi:

Nomor surat (diterangkan terpisah pada pasal 5)

Perihal surat :

Lampiran :

c. Tempat dan tanggal surat (ditulis di sebelah kanan Nomor surat)

d. Nama dan alamat tujuan surat

e. Badan surat meliputi : salam pembuka, pendahuluan, isi surat, penutup dan

salam penutup

f. Jabatan, tanda tangan dan nama pengirim surat (posisi tertinggi di sebelah kiri;

posisi stampel di sebelah kiri tanda tangan dan sebagian harus mengenai tanda

tangan ybs)

g. Footer memuat tembusan (jika ada), alamat email, mailinglist, website,

*khusus untuk surat kepanitiaan (jika belum ada ketentuan footer surat di

HMK-nya), footer dirubah dengan CP, alamat email panitia/kegiatan (jika ada),

alamat website kegiatan (jika ada), no rekening dan nama pemilik rekening

kegiatan (jika ada), alamat panitia.

2. Model Surat

Pasal 5

Tata Cara Penomoran Surat

1. Nomor Surat

Nomor surat ditulis dengan angka latin mulai 001, 002, 003 dst.

2. Kode Tujuan

A : eksternal Himka

B : internal Himka non BPH

C : internal Pengurus Himka

3. Kategori Surat

a. Surat Ketetapan : Tap

b. Surat Keputusan : SK

Kop Surat

b. Keterangan surat:Nomor SuratLampiranPerihal Surat

c. Tempat dan tanggal surat

e. Badan SuratSalam PembukaPendahuluan surat--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------Isi surat---------------------------------Penutup surat-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Salam penutup f. Jabatan, tanda tangan dan

nama pengirim surat

h. footer

d. Nama dan alamat tujuan surat

c. Surat Mandat : SM

d. Surat Tugas : ST

e. Surat Rekomendasi : SR

f. Surat Pernyataan : SP

g. Surat-surat Umum : tanpa kategori surat

4. Asal Surat

a. Mahimka/Raker

b. BPH Himka

5. Bulan

Ditulis dengan angka romawi

Contoh : I = Januari ; IV = April

6. Tahun

Ditulis dengan angka latin

Contoh : 2010, 2011, dst.

Pasal 6

Format dan Contoh Penulisan Surat

1. Surat Ketetapan

Format : Nomor/TAP/ACARA/HIMKA/Bulan/Tahun

Contoh : 001/TAP/MAHIMKA/HIMKA/VII/2011

2. Surat Keputusan, Surat Mandat, Surat Tugas, Surat Rekomendasi, dan Surat

Pernyataan

Format : Nomor/Kategori Surat/Asal Surat/Bulan/Tahun

Contoh : 001/SK/BPH Himka/III/2010

3. Surat-surat Umum

Format : Nomor/Kode Tujuan/Asal Surat/Bulan/Tahun

Contoh : 001/A/BPH Himka/X/2010

4. Surat-surat Panitia Pelaksana Kegiatan

Format surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana kegiatan Himka disesuaikan

dengan keputusan dari BPH Himka.

Contoh :

BADAN PENGURUS HARIAN* HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGIUIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Sekretariat : Gedung Fakultas Sains dan Teknologi Lantai 3Jl.Ir Juanda No.95 Ciputat 15412 Tangerang Selatan, Banten

Telp (021)7493547

Ket. : *Nama Kegiatan (pihak yang mengeluarkan surat)

Pasal 7

Stempel

(Sesuai AD/ART Himka)

BAB II

MEDIA

Pasal 8

Spanduk

1. Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam spanduk antara lain:

a. Logo Himka

b. Logo Kegiatan (jika ada)

c. Nama Kegiatan

d. Tema Kegiatan

e. Waktu dan tempat Kegiatan

f. Penyelenggara kegiatan

2. Contoh :

Pasal 9

Sertifikat

1. Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam sertifikat antara

lain:

a. Logo Himka

b. Logo kegiatan (jika ada)

c. No surat (no./HIMKA/bulan/tahun)

Contoh : 001/HIMKA/VII/2012

d. Nama Kegiatan

e. Tema Kegiatan

f. Bentuk Partisipasi

g. Isi

h. Tempat dan tanggal kegiatan

i. Tanda tangan pihak terkait

2. Contoh :

Pasal 10

Plakat

1. Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam plakat antara lain:

a. Logo Himka

b. Logo kegiatan (jika ada)

c. Nama Kegiatan

d. Tema Kegiatan

e. Bentuk Partisipasi

f. Tempat dan tanggal kegiatan

2. Contoh :

BAB III

PROPOSAL

Pasal 11

Proposal kegiatan adalah rancangan kegiatan yang akan diajukan terhadap BPH

Himka atau eksternal Himka.

Pasal 12

Jenis Proposal

1. Proposal internal yaitu proposal yang diajukan terhadap BPH Himka terkait

program kerja yang telah disepakati dalam Raker Himka.

2. Proposal eksternal yaitu proposal yang diajukan terhadap pihak eksternal

Himka berupa pengajuan kerjasama untuk menunjang kegiatan Himka.

3. Proposal BPH yaitu proposal yang dibuat oleh Pengurus Himka yang berisi

kegiatan Himka selama 1 periode.

4. Proposal Kegiatan yaitu proposal yang dibuat oleh Sekretaris Panitia Kegiatan

Himka.

Pasal 13

Tata Cara Pengajuan Proposal

3. Proposal kegiatan internal maksimal diajukan dua pekan sebelum kegiatan

berlangsung kepada Sekretaris Himka (jika ditujukan kepada presiden).

4. Proposal Himka

a. Proposal kegiatan harus ditembuskan kepada bidang kemahasiswaan prodi

kimia sebagai arsip sekaligus untuk mendapatkan masukan/saran sebelum

kegiatan-kegiatan tersebut dilaksanakan. Format proposal ditentukan sendiri

oleh panitia pelaksana yang bersangkutan.

5. Proposal Kegiatan

a. Proposal kegiatan harus ditembuskan kepada BPH Himka sebagai

arsip sekaligus untuk mendapatkan persetujuan atau rekomendasi Presiden

sebelum kegiatan kegiatan tersebut dilaksanakan.

b. Format proposal ditentukan sendiri oleh panitia pelaksana yang

bersangkutan.

BAB III

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pasal 14

1. Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Himka

a. Laporan Pertanggungjawaban harus ditembuskan kepada bidang

kemahasiswaan prodi kimia sebagai arsip sekaligus untuk mendapatkan

persetujuan dari prodi. Pengiriman dapat dilakukan secara langsung atau e-

mail.

b. Laporan pertanggungjawaban harus ditembuskan kepada bidang

kemahasiswaan prodi kimia selambat-lambatnya satu bulan setelah kegiatan

berlangsung.

2. Laporan Pertanggungjawaban Panitia Pelaksana Kegiatan

a. Laporan Pertanggungjawaban harus ditembuskan kepada BPH Himka melalui

Sekretaris sebagai arsip sekaligus untuk mendapatkan persetujuan dari

presiden.

b. Laporan Pertanggungjawaban harus ditembuskan kepada BPH Himka

selambat-lambatnya satu bulan setelah kegiatan berlangsung.

c. Laporan Pertanggungjawaban minimal harus memuat:

Laporan kegiatan (tujuan, sasaran/target, ketercapaian, kendala dan

solusinya, rekomendasi)

Laporan keuangan

Presensi peserta dan panitian (pada hari H kegiatan)

Curriculum Vitae pemateri dan moderator (jika ada)

Agenda acara (sesuai kondisi hari H)

Dokumentasi kegiatan (foto maupun video yang disimpan dalam CD)

d. Pengecualian : apabila terdapat peraturan yang mengharuskan panitia

membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan dalam format yang berbeda

(misal adanya ketentuan LPJ dari sponsor utama), maka panitia cukup

menggandakan LPJ tersebut untuk kemudian dijadikan arsip di kepanitiaan

dan BPH Himka.

LAMPIRAN

1. Contoh blanko surat BPH Himka

2. Curriculum Vitae

3. Presensi Kegiatan (panitia dan peserta)

4. Point minimal yang harus ada dalam proposal

I. Latar Belakang (jelaskan tentang Himka)

II. Landasan

III. Nama Kegiatan

IV. Tema Kegiatan

V. Tujuan Kegiatan

VI. Sasaran Kegiatan

VII. Waktu dan Tempat Kegiatan

VIII. Anggaran Kegiatan (dalam bentuk lampiran)

IX. Susunan Kepanitiaan (dalam bentuk lampiran)

X. Materi dan Agenda acara (dalam bentuk lampiran)

XI. Penutup