Rap4Leo Projekta iesniedzēja rokasgrāmata Strādāšanai ar interneta programmu Rap4Leo, sagatavojot Leonardo da Vinci programmas mobilitātes projektu atskaites 6.0

2

IEVADS

LAIPNI LŪDZAM RAP4LEO 4

1. PIRMS SĀKAT DARBU AR PROGRAMMU

1.1. AUTORIZĒŠANĀS 5

2. DATU BĀZES GALVENĀS SASTĀVDAĻAS

2.1. 5 VEIDI, KĀ IEVADĪT INFORMĀCIJU DATU BĀZĒ 6 2.2. APZĪMĒJUMI 6 2.3. DARBĪBAS IZVĒLE 8 2.4. AIZPILDĀMĀS FORMAS 9 2.5. TABULAS 11

3. DATU IEVADĪŠANA PAR PRAKSI/APMAIŅU

RĪCĪBAS PLĀNS PA SOĻIEM 3.1. PAROLE 12 3.2. AUTORIZĒŠANĀS DATUBĀZĒ 12 3.3. DATU IEVADĪŠANA PAR PRAKSI/APMAIŅU 12 3.4. PRAKSES/APMAIŅAS DUBLIKĀTA IZVEIDOŠANA 19 3.5. PIEŠĶĪRUMA SAŅĒMĒJA ATSKAITES NORAIDĪŠANA 19

4. DATU IEVADĪŠANA PAR FINANSĒJUMU

4.1. FINANSU DATU IEVADĪŠANA 20 4.2. INFORMĀCIJAS DUBLIKĀTA IZVEIDOŠANA 24 4.3. FINANSU ATSKAITES PIEVIENOŠANA 24 4.4. ATSKAITES LEJUPLĀDĒŠANA UN IZDRUKĀŠANA 25 4.5. STARPZIŅOJUMA ATSKAITE 25

5. PIEŠĶĪRUMA SAŅĒMĒJA PRAKSES/APMAIŅAS ATSKAITE

5.1. KĀ INFORMĒT PIEŠĶĪRUMA SAŅĒMĒJU, KA JĀIESNIEDZ ATSKAITE? 25 5.2. KONKRĒTĀ PIEŠĶĪRUMA SAŅĒMĒJA ATSKAITE 27 5.3. PIEŠĶĪRUMA SAŅĒMĒJU ATSKAIŠU KOPSAVILKUMS 27

6. CITAS SVARĪGAS FUNKCIJAS

6.1. INFORMĀCIJA PAR LĪGUMU 28 6.2. INFORMĀCIJA PAR PIEŠĶĪRUMA SAŅĒMĒJIEM 30 6.3 INFORMĀCIJA PAR PARTNERIEM 30

3

7. DATU EKSPORTĒŠANA

7.1. DATU EKSPORTĒŠANA 32

8. SVARĪGI ZINĀT

NODERĪGA INFORMĀCIJA DARBAM AR RAP4LEO 33

4

Ievads Laipni lūdzam Leonardo da Vinci interneta programmā Rap4Leo – mobilitātes projektu atskaišu sagatavošanas datu bāzē! Lietošana:

Informācijas ievadīšana par piešķīruma saņēmēju prakses / apmaiņas braucieniem mobilitātes projektu ietvaros. Piešķīruma saņēmēju prakses / apmaiņas atskaišu sagatavošana

Datu bāze un atskaišu sagatavošanas programma ir izveidota speciāli Leonardo da Vinci programmas (tekstā tiek lietots saīsinājums LdV) mobilitātes projektiem.

5

1. Pirms sākat darbu ar programmu 1.1. Autorizācija

Lai strādātu ar interneta programmu Rap4Leo, Jums nepieciešama pieeja datu bāzei t.i. Lietotājvārds un Parole. Rap4Leo interneta adrese ir http://lv.Rap4Leo.org Interneta vide - Microsoft Internet Explorer 5.5

Ievadiet savu Lietotājvārdu un Paroli un spiediet „Autorizēties”. Ja esat reģistrēts datu bāzes lietotājs un esat aizmirsis savu paroli, lūdzu, ievadiet savu e-pasta adresi lauciņā „Jūsu e-pasts” un spiediet „Sūtīt”. Jums tiks automātiski nosūtīts e-pasts ar Jūsu Lietotājvārdu un Paroli.

6

2. Datu bāzes galvenās sastāvdaļas

2.1. Pieci veidi, kā ievadīt informāciju datu bāzē

2.1.1. Baltais lauciņš Baltajā laucinā nospiediet Vienu reizi datorpeles kreiso taustiņu – kad lauciņā parādās mirgojošs kursors – varat sākt ievadīt prasīto informāciju. 2.1.2. Baltais lauciņs ar atveramu izvēlni Baltajā laucinā nospiediet vienu reizi datorpeles kreiso taustiņu – parādīsies izvēlne. Izmantojiet tastatūras taustiņus ar bultiņām, lai apskatītu izvēlnes piedāvāto informāciju. Uz atbilstošās informācijas vienu reizi uzspiediet ar datorpeles kreiso taustiņu. Jūs varat arī nospiest pirmo burtu no vārda, ko vēlaties atrast atvērtajā izvēlnē. Jūs varat izvēlēties tikai vienu variantu 2.1.2. Baltais lauciņš ar atveramu izvēlni un tukšu baltu lauciņu zem tā Baltajā laucinā nospiediet vienu reizi datorpeles kreiso taustiņu – parādīsies izvēlne. Ja nepieciešams, varat izvēlēties vairākus variantus, vienu reizi nospiežot uz katra ar peles kreiso taustiņu. Jūs varat arī nospiest pirmo burtu no vārda, ko vēlaties atrast atvērtajā izvēlnē. Jūsu izvēlētie varianti parādīsies tukšajā baltajā lauciņā zem izvēlnes. Ja esat kļūdījušies izvēlē – baltajā lauciņā zem izvēles ar Peles kreiso taustiņu uzspiediet uz nepareizā varianta un Nospiediet „Pārvietot” (Remove) 2.1.4. Iezīmējamie aplīši Ar peles kreiso taustiņu vienu reizi Uzspiediet uz Jūsu izvēlētā aplīša. Iezīmētajā aplītī parādīsies punktiņš. 2.1.5. Darbību lauciņi Ar peles kreiso taustiņu uzspiediet uz lauciņa ar vajadzīgo darbības Apzīmējumu (piem., Saglabāt). SVARĪGI: Ja informācija, kas tiek prasīta ievadīt baltajos lauciņos ir melnā krāsā – lauciņi jāaizpilda obligāti. Ja tā ir pelēkā krāsā – lauciņi jāaizpilda, ja tas ir nepieciešams!

2.2. Apzīmējumi

Veikt izmaiņas

Apskatīt detalizētu informāciju

Apskatīt piešķīruma saņēmēja atskaiti Apskatīt finansu datus, kas tiks ievietoti Gala ziņojuma Excel failā

7

Izveidot starpziņojuma atslaiti

Izveidot jaunu atskaiti (Administrators) Rādīt tabulu augošā/dilstošā secībā. Šādi@izskatās.e – pasta adrese, uz kuras ar kreiso peles taustiņu uzspiežot atvērsies Jūsu e-pasta programma, kā arī jauna e-pasta vēstulīte ar norādīto adresi – ierakstiet vajadzīgo tekstu un nosūtiet adresātam. Šādi izskatās vārds, uz kura var uzspiest ar peles kreiso taustiņu, lai apskatītu tuvāku informāciju. Dažviet sistēmā šāda funkcija ir redzama. Ar kreiso peles taustiņu uzspiediet uz apzīmējuma „Miskastīte”, lai izdzēstu informāciju, kas atrodas konkrētajā tabulas ailītē. Visa informācija, kas tieši saistīta ar šo konkrēto tabulas ailīti tikas izdzēsta. Pārliecinieties, ka patiešām vēlaties neatgriezeniski izdzēst informāciju ailē. Informācija, kas tieši sasaistīta ar citiem ierakstiem datu bāzē nevar tikt izdzēsta, piemēram, Jūs nevarat izdzēst datus par piešķīruma saņēmēju, ja šis piešķīruma saņēmējs ir reģistrēts kādā no prakses/apmaiņas braucieniem.

Izgatavot prakses/apmaiņas vai finansu datu dublikātu Noraidīt piešķīruma saņēmēja iesūtīto atskaiti Veikt izmaiņas finansu datos (šie dati pēc tam parādās Gala ziņojuma Excel failā) Gala ziņojums (finansu atskaite) Excel fails Nosūtīt automātisko e-pastu

Drukāt

Bultiņas, lai pārvietotos pa konkrētās tabulas lapām. Uzspiediet ar kreiso peles taustiņu uz bultiņas pa labi, lai pārvietotos vienu lapu uz priekšu. Uzspiediet ar kreiso peles taustiņu uz bultiņas pa kreisi, lai parvietotos uz iepriekšējo lapu. Lietojiet dubultbultiņas, lai pārvietotos uz pirmo/pēdējo lapu. Jūs varat uzspiest ar peles kreiso taustiņu tieši uz lapu numuriem, lai pārvietotos uz izvēlēto lapu.

8

2.3. Darbības izvēle 2.3.1. Informācija par lietotāju, valodas izvēle un funkcija “IZIET”

Lapas augšdaļā Jūs redzēsiet savu reģistrēto vārdu, kā arī organizācijas nosaukumu. Jums ir iespēja izvēlēties citu lietošanas valodu. Lai izvēlētos kādu no piedāvātajām valodām (latviešu; angļu), uzspiediet uz tās ar peles kreiso taustiņu un interneta pārlūkprogrammas izvēlnē nospiediet darbību “Refresh” Lai beigtu darbu ar interneta programmu Rap4Leo, spiediet “Iziet” 2.3.2. Galvenā izvēlne Strādājot ar datu bāzi, kreisajā pusē vienmēr ir redzama galvenā izvēlne. Lietojot sistēmu, kā projekta iesniedzējam, galvenā izvēlne izskatās tāda, kā dota attēlā (piešķīruma saņēmējiem izvēlne ir savādāka)

Informācija par Jūsu organizāciju un kontaktpersonu Informācija par katru Jūsu projekta līgumu ar Leonardo da Vinci

Informācija par Jūsu reģistrētajām Prakses/Apmaiņas vietām

Informācija par Jūsu piešķīruma saņēmējiem

Informācija par Jūsu partnerorganizācijām

Datu eksportēšana (pārveidošana Excel failā) par piešķīruma saņēmējiem, prakses/apmaiņas vietām.

9

2.4. Aizpildāmās formas 2.4.1 Galvenās formas Attēlā redzams piemērs prakses/apmaiņas reģistrācijas formai Pamatforma: Izveidot jaunu praksi/apmaiņu un subforma Jauns piešķīruma saņēmējs. Informācija, kas ievadīta subformā, ir tieši saistīta ar pamatformu. Saglabājot informāciju subformā, tā parādās arī pamatformā.

Subforma parādās Jaunā atvērumā.

10

2.4.2. Divi dažādi veidi, kā atvērt vienu un to pašu formu Ir divi dažādi veidi, kā atvērt vienu un to pašu formu, atkarībā no tā, kādu darbību izvēlaties. Attēlā redzams prakses/apmaiņas reģistrācijas formas piemērs: Ja izvēlaties darbību Labot/Izveidot jaunu: Ja izvēlaties darbību Skatīt:

11

2.5. Tabulas

2.5.1. Ievadīto datu pārskats Attēlā redzams piemērs reģistrēto prakšu/apmaiņu tabulai. Šajā tabulā tiek piedāvāts nepieciešamības gadījumā veikt dažādas darbības, kā piemēram, labot ievadīto informāciju; skatīt ievadīto informāciju, dzēst reģistrēto praksi/apmaiņu. Dažādās tabulās piedāvāto darbību skaits var būt atšķirīgs.

2.5.2. Informācijas atlase un meklēšana. Tabulās iespējams veikt informācijas atlasi, izmantojot dažādus kritērijus. Ievadiet attiecīgo informāciju atlases lauciņos, piemēram, varat meklēt prakses/apmaiņas datus pēc uzņemošās valsts nosaukuma. Tad spiediet “Meklēt”. Jums parādīsies visas reģistrētās prakses/apmaiņas uz izvēlēto valsti.(Pārējā informācija netiks rādīta).

Meklēt pēc ievadītā kritērija.

Kad atlase veikta un vajadzīgā informācija atrasta, lai atkal parādītos visi dati, spiediet “Rādīt visu”.

Pievienot detalizētākus atlases kritērijus.

2.5.3. Navigācija

Izmantojiet bultiņas , lai pārvietotos pa lapām. Sakārtot informāciju augošā/dilstošā alfabētiskā secībā (A – Z, Z – A).

Lapas apakšdaļā ir informācija par ierakstu kopskaitu, lapu kopskaitu un lappuses numurs.

12

3. Datu ievadīšana par Praksi/Apmaiņu R ī c ī b a s p l ā n s p a s o ļ i e m

3.1. Parole

Ja esat noslēdzis 2005. gada līgumu ar Leonardo da Vinci daļu par mobilitātes projektu, bet neesat saņēmis interneta programmas Lietotājvārdu un Paroli, sazinieties ar PIA aģentūras Leonardo da Vinci daļu liene.malina@piaa.gov.lv

3.2. Autorizēšanās datu bāzē

Ievadiet interneta adresi http://lv.Rap4Leo.org un autorizācijas lapā ievadiet Jums piešķirto Lietotājvārdu un Paroli tam paredzētajos lauciņos un spiediet “Autorizēties”. Programma atvērsies ar reģistrētajiem datiem par Jūsu organizāciju. Ja vēlaties nomainīt savu Paroli Galvenajā izvēlnē spiediet “Mani dati”, tad izvēlieties darbību labot, kas atrodama pie informācijas par organizācijas kontaktpersonu. Atvērtajā formā izdzēsiet veco un ievadiet jauno paroli. Jūs varat reģistrēt vairākas kontaktpersonas savai organizācijai.

3.3. Datu ievadīšana par praksi/apmaiņu

Šajā sadaļā Jums tiks sniegta informācija, kā ievadīt informāciju (reģistrēt) praksi/apmaiņu. Pirmais solis prakses/apmaiņas reģistrēšanā ir konkrētā piešķīruma saņēmēja datus savienot ar uzņemošā partnera datiem. Plūsma ir viena vai vairāku piešķiruma saņmēmēju prakses/apmaiņas brauciens uz vienu un to pašu valsti vienā un tajā pašā laikā. Ja nepieciešams, jūs varat reģistrēt vairākas atsevišķas plūsmas (ja projektā paredzēts, ka piešķīruma saņēmēji brauks uz vairākām valstīm).Sīkāku informāciju par plūsmu reģistrēšanu atradīsiet 6.1.nodaļā – Informācija par līgumu). Jums ir jānorāda nosūtošā organizācija (visbiežāk projekta iesniedzēja). Nākamais solis ir izvēlēties jau esošu uzņemošo partnerorganizāciju (ja tā jau ir reģistrēta) vai arī reģistrēt jaunu uzņemošo organizāciju. Spiediet Saglabāt. Prakses/apmaiņas reģistrācija ir pabeigta un saglabāta. Sīkāku informāciju par finansu datu reģistrēšanu prakses/apmaiņas braucieniem atradīsiet 4.nodaļā Datu ievadīšana par finansējumu.

13

Tātad: Spiediet Prakses/Apmaiņas galvenajā izvēlnē kreisajā pusē. Tad spiediet Jauna prakse/apmaiņa (new placement) izvēlnē, kas atrodas augšdaļā. Izvēlieties atbilstošo līguma (projekta) numuru un spiediet 2.solis (Step 2.) Jauns atvērums: Izvēlieties attiecīgo plūsmu spiežot uz mazā baltā aplīša kolonnā "Izvēlieties vērtību" kreisajā pusē un tad – 3.solis (Step 3).

14

3.3.1. Izveidot plūsmu Ja plūsma, kurā vēlaties reģistrēt prakses/apmaiņas vietas, neparādās, spiediet “Jauna plūsma”. Līguma nosaukums - Projekta nosaukums Nosūtošā valsts - izvēlieties valsti (Latvija) Uzņemošā valsts – izvēlieties valsti

Spiediet Saglabāt. Plūsmas reģistrācija ir pabeigta, izvēlieties šo jaunizveidoto plūsmu, spiežot uz mazā aplīša kolonnā “Izvēlieties vērtību”. Jaunā atvērumā parādīsiies dati par konkrēto līgumu un plūsmu. Piešķīruma saņēmējs (Beneficiary) ir persona, kas projekta ietvaros tiek nosūtīta uz partnerorganizācijas valsti praksē vai apmaiņā. Ja piešķīruma saņēmējs jau ir reģistrēts datu bāzē, spiediet izvēlēties vienību, janepieciešams režistrēt jaunu piešķīruma saņēmēju, spiediet jauns piešķīruma saņēmējs (new beneficiary).

15

3.3.2. Jauns piešķīruma saņēmējs Spiediet Jauns piešķīruma saņēmējs, lai reģistrētu datus par jaunu piešķīruma saņēmēju. (Ja izvēlaties piešķīruma saņēmēju, kas jau iepriekš ir bijis kādā no plūsmām, spiediet Izvēlēties vienību [Uzmanību! Šāda situācija ir iespējama tikai, ja piešķīruma saņēmējs ir bijis vai būs pavadošā persona]) 3.3.3. Vai šī ir pavadošā persona? Spiediet aplīti pie Jā, ja šis piešķīruma saņēmējs ir pavadošā persona. Atvērumā parādīsies daži papildus informācijas lauciņi.

Jauns atvērums: Jauns piešķīruma saņēmējs (skat attēlu lapas lejasdaļā) Dzimums - izvēlieties vajadzīgo Uzvārds - ierakstiet uzvārdu Vārds - ierakstiet vārdu Dzimšanas datums (dd/mm/gggg) - ievadiet dzimšanas datumu formātā, kāds norādīts iekavās. Personas ar īpašām vajadzībām – jā/nē Adrese 1 - ievadiet pasta adresi Adrese 2 - ja nepieciešams Pasta indekss - iecadiet pasta indeksu Pilsēta - ievadiet pilsētu Pagasts/Apgabals - ievadiet pagastu, apgabalu (ja nepieciešams) Rajons - ievadiet rajonu Valsts - ievadiet valsti (Latvija) ES reģions - uz Latviju neattiecas!!! E-pasts - ievadiet piešķīruma saņēmēja e-pasta adresi (Uzmanību!!! Piešķīruma saņēmējam obligāti ir jābūt e-pasta adresei. Ja tā vēl nav izveidota, kā pagaidu variantu var ievadīt projekta iesniedzēja kontaktpersonas e-pasta adresi!!!) Tālrunis - Ievadiet tālruņa numuru Fax - Ievadiet faksa numuru, ja tāds ir Spiediet Saglabāt. Informācija tiks saglabāta un piešķīruma saņēmēja vārds un uzvārds parādīsies prakses/apmaiņas atvēruma lodziņā Piešķīruma saņēmējs (skatīt iepriekšējo attēlu 14.lpp).

16

3.3.4. Nosūtošā organizācija ir organizācija, kas ir atbildīga par piešķīruma saņēmēju nosūtīšanu uz partnerorganizācijas valsti (visbiežāk pati projekta iesniedzēja organizācija). Izvēlieties nodūtošo organizāciju no piedāvātās izvēlnes.Ja nosūtošā organizācija nav tā pati projekta iesniedzēja organizācija un neparādās piedāvātajā izvēlnē, spiediet Jauna nosūtošā organizācija (New sending partner). Piezīme: Jūs varat reģistrēt jaunu nosūtošo organizāciju tikai no valsts, kādu esat ievadījs, reģistrējot konkrēto plūsmu (Latvija). Jauns atvērums: Jauna organizācija Organizācijas nosaukums - ievadiet organizācijas nosaukumu Adrese 1 - ievadiet pasta adresi Adrese 2 - ja nepieciešams Pasta indekss - iecadiet pasta indeksu Pilsēta - ievadiet pilsētu Pagasts/Apgabals - ievadiet pagastu, apgabalu (ja nepieciešams) Rajons - ievadiet rajonu Valsts - ievadiet valsti (Latvija) ES reģions - uz Latviju neattiecas!!! Tālrunis - ievadiet tālruņa numuru Fakss - ievadiet faksa numuru, ja tāds ir Web lapa - ievadiet organizācijas web (interneta) lapas adresi Organizācijas tips - izvēlieties no dotajām vērtībām Organizācijas lielums - izvēlieties no dotajām vērtībām Organizācijas sektors - izvēlieties no dotajām vērtībām Apraksts - ja nepieciešams Komentārs - ja nepieciešams

17

Organizācijas kontaktpersona Dzimums - izvēlieties vajadzīgo Uzvārds - ierakstiet uzvārdu Vārds - ierakstiet vārdu Tālrunis - Ievadīt tālruņa numuru Fakss - ievadīt faksa numuru, ja nepieciešams E-pasts - ievadiet e-pasta adresi Komentārs - ja nepieciešams Spiediet Saglabāt. Informācija tiks saglabāta un organizācijas nosaukums tiks piedāvāts izvēlnē.

3.3.5. Uzņemošais partneris ir organizācija, kas air atbildīga par viena vai vairāku piešķīruma saņēmēju uzņemšanu. Izvēliteies vajadzīgo organizāciju no piedāvātajām vienībām. Spiežot uz kādas no piedāvātajām organizācijām, tās nosaukums parādīsies baltajā lauciņā zem izvēlnes. Spiediet Jauns uzņemošais partneris, ja vēlaties reģistrēt jaunu organizāciju. Ja organizācijas izvēlē esat kļūdījies, spiediet uz nepareizās uzņemošās organizācijas nosaukuma baltajā lauciņā zem izvēlnes un tad spiediet Pārvietot (Remove). Skatīt attēlu 14.lpp Piezīme: Jūs varat reģistrēt jaunu uzņemošo organizāciju tikai no valsts, kādu esat ievadījs, reģistrējot konkrēto plūsmu. Jauns atvērums: Jauna organizācija Organizācijas nosaukums - ievadiet organizācijas nosaukumu Adrese 1 - ievadiet pasta adresi Adrese 2 - ja nepieciešams Pasta indekss - iecadiet pasta indeksu Pilsēta - ievadiet pilsētu Pagasts/Apgabals - ievadiet pagastu, apgabalu (ja nepieciešams) Rajons - ievadiet rajonu Valsts - ievadiet valsti (Latvija) ES reģions - uz Latviju neattiecas!!! Tālrunis - ievadiet tālruņa numuru Fakss - ievadiet faksa numuru, ja tāds ir Web lapa - ievadiet organizācijas web (interneta) lapas adresi Organizācijas tips - izvēlieties no dotajām vērtībām Organizācijas lielums - izvēlieties no dotajām vērtībām Organizācijas sektors - izvēlieties no dotajām vērtībām Apraksts - ja nepieciešams Komentārs - ja nepieciešams Organizācijas kontaktpersona Dzimums - izvēlieties vajadzīgo Uzvārds - ierakstiet uzvārdu Vārds - ierakstiet vārdu Tālrunis - Ievadīt tālruņa numuru Fakss - ievadīt faksa numuru, ja nepieciešams E-pasts - ievadiet e-pasta adresi Komentārs - ja nepieciešams

18

Spiediet Saglabāt. Informācija tiks saglabāta un uzņemošās partnerorganizācijas nosaukums tiks piedāvāts izvēlnē. Att.14.lpp 3.3.6. Izbraukšanas datums (dd/mm/yyyy) jāievada formātā, kāds norādīts iekavās 3.3.7. Atgriešanās datums (dd/mm/yyyy) jāievada formātā, kāds norādīts iekavās 3.3.8. Projekta ilgums tiek izrēķināts automātiski. Esiet uzmanīgi – datu bāze automātiski izrēķina aptuveno nedēļu skaitu, kas ir tuvākais pinam nedēļu skaitam, piem., ja projekta ilgums ir nedēla un 1 diena, tas tiks noapaļots uz 1 nedēļu. Tāpēc pārliecinieties, ka nedēļu skaits ir izrēķināts atbilsoši noteikumiem, kādus katram mobilitātes projektu veidam paredz Leonardo da Vinci programma. 3.3.9. Atzīšana - Izvēlieties vērtību 3.3.10. Prakses/apmaiņas laikā pietotās svešvalodas Izvēlieties vienību. Ja pielietotas vairākas svešavalodas , uz katras no tām uzspiežot tās parādīsies baltajā lauciņā zem izvēlnes. Ja valodas izvēlē esat kļūdījies, spiediet uz nepareizās valodas baltajā lauciņā zem izvēlnes un tad spiediet Pārvietot (Remove). Skatīt attēlu 14.lpp 3.3.11. Studiju līmenis Izvēlieties vienību. Piezīme: studiju līmenis pieejams tikai profesionālo skolu audzēkņu, studentu un jauno strādnieku projektos. 3.3.12. Apmācību nozare Izvēlieties vienību. Piezīme: apmācību nozare pieejama tikai valodu pasniedzēju projektos un profesionālās orientācijas speciālistu, personālatlases speciālistu, programmu izstrādātāju projektos. 3.3.13. Spiediet Saglabāt. Informācija par praksi/apmaiņu tiks saglabāta datubāzē. Šo informāciju jūs atradīsiet nospiežot galvenajā iznēlnē kreisajā pusē Prakses/Apmaiņas, kur varēsiet to apskatīt un veikt labojumus, ja nepieciešams.

19

3.4. Prakses/Apmaiņas dublikāta izveidošana

Ja nepieciešams reģistrēt jaunu prakses/apmaiņas vietu, kas ir gandrīz identiska kādai jau esošai prakses/apmaiņas vietai, ļoti noderīga ir dublikāta izveidošanas funkcija. Šāds gadījums ir, piemēram, reģistrējot vairākus piešķīruma saņēmējus vienā un tajā pašā plūsmā, kad atšķiras tikai paša piešķīruma saņēmēja personīgie dati. Rēgistrējiet prakses/apmaiņas vietu vienam piešķīruma saņēmējam, kā aprakstīts 3.3.nodaļā.

Atrodiet šo prakses vietu galvenajā izvēlnē pie Prakses/Apmaiņas un spiediet dublikāta simboliņu. Pievienojiet informāciju par nākošo piešķīruma saņēmēju, kā arī citu informāciju, ja nepieciešams un spiediet Saglabāt.

3.5. Piešķīruma saņēmēja atskaites (ziņojuma) noraidīšana

Kad piešķīruma saņēmējs ir aizpildījis, saglabājis un pievienojis savu piešķīruma saņēmēja atskaiti, tā parādīsies simboliņa veidā pie datiem par prakses/apmaiņas vietām. Jums ir iespēja šo atskaiti apskatīt un, ja nepieciešams, noraidīt to. Lai noraidītu atskaiti, izdariet sekojošas darbības: Spiediet Prakse/Apmaiņa galvenajā izvēlnē. Spiediet uz konkrētā piešķīruma saņēmēja atskaites

noraidīšanas simbola un pievienotjiet savu komentāru, kāpēc atskaite tiek noraidīta. Spiediet Saglabāt. Šo darbību atkārtojiet katrai pieķīruma saņēmēja atskaitei, kuru nepieciešams noraidīt.

20

4. Datu ievadīšana par finansējumu Finansu moduļa mērķis ir uzkrāt finansu informāciju par katru prakses/apmaiņas vieu un katru līgumu. Šī informācija tiks iekļauta finansu atskaitēs (Starpziņojums un Gala ziņojums). 4.1 Finansu datu ievadīšana. Spiediet Līgumi galvenajā izvēlnē kreisajā pusē - parādīsies viens vai vairāki līgumi, kas saistīti ar Jūsu organizāciju (nosūtošo organizāciju). Spiediet simbolu lai reģistrētu finansu informāciju.

Parādīsies: Līguma (projekta) numurs Līguma (projekta) nosaukums Organizācijas nosaukums Piezīme: kolonnā piešķirtais finansējums parādīsies summas, kas piešķirtas projektam no LdV. Vadība un Pārraudzība no LdV finansējuma – summa, kas iztērēta no LdV finansējuma projekta vadībai un pārraudzībai. Vadība un pārraudzība no parneru finansējuma (līdzfinansējums) – Summa, kas iztērēta no partneru līdzfinansējuma vadībai un pārraudzībai. Cits finansējums vadībai un pārraudzībai – ja tāds ir. Kopsumma – tiek izrēķināta automātiski Uzkrātie bankas procenti, kas iegūti projekta darbības laikā: - ievarīt summu Palīdzība projektu sagatavošanā, ja mazais vai vidējais uzņēmums (MVU) iesniedz pirmo projekta pieteikumu – Šis lauciņš parādās, ja līguma formā ir apstiprināts finansējums Palīdzība MVU.

21

Prakses/Apmaiņas: Piešķīruma saņēmēju sarakstā parādīsies informācija, kuru esat ievadījis, reģistrējot prakses/apmaiņas vietu (galvenajā izvēlnē “Prakses/apmaiņas”): Piešķīruma saņēmējs, Uzņemošā valsts un nedēlu skaits. Kad finansu dati ir reģistrēti, piešķīruma saņēmēju sarakstā parādīsies arī kolonnas Ceļš; Apdrošināšana, Uzturēšanās; Sagatavošana (valodas un kultūras). Lai pievienotu finansu informāciju katrai prakses/apmaiņas vietai, spiediet uz simbola

Parādīsies: Līguma (projekta) nosaukums Līguma (projekta) numurs Piešķīruma saņēmējs –vārds uzvārds Ceļš no LdV finansējuma – ievadiet iztērēto summu par konkrēto piešķīruma saņēmēju Ceļš no partneru finansējuma – ievadiet iztērēto summu, ja tāda ir Ceļš no cita finansējuma avota – ievadiet iztērēto summu, ja tāda ir Ceļš kopsumma – tiek automātiski izrēķināta Apdrošināšana no LdV finansējuma – ievadiet iztērēto summu Apdrošināšana no partneru līdzfinansējuma – ievadiet iztērēto summu, ja tāda ir Apdrošināšana no cita finansējuma avota – ievadiet iztērēto summu, ja tāda ir Apdrošināšana kopsumma – tiek izrēķināta automātiski Uzturēšanās: Piezīme: Līgumiem, kam tiek pieprasīta starpziņojuma iesniegšana, jāaizpilda (Uz Latviju neattiecas!!! Starpziņojums jāiesniedz uz veidlapas, kas pievienota līguma pielikumos ar tajās prasītajiem datiem!!! Starpziņojuma izveidošanā nav jālieto Rap4Leo programma): Līdz šim samaksāts: No LdV finansējuma/No partneru finansējuma/No cita finansējuma avota. Kopsumma tiek izrēķināta automātiski. Jauns maksājums no LdV finansējuma – ievadiet summu

22

Jauns maksājums no partneru finansējuma – ievadiet summu Jauns maksājums no cita finansējuma avota – ievadiet summu, ja tāda ir Jauns maksājums kopsumma – tiek izrēķināta automātiski Ja starpziņojums netiek pieprasīts: Uzturēšanās no LdV finansējuma – ievadiet summu Uzturēšanās no Partneru finansējuma – ievadiet summu, ja tāda ir Uzturēšanās no cita finansējuma avota – ievadiet summu, ja tāda ir Uzturēšanās kopsumma tiek izrēķināta automātiski Lauciņi: Sagatavošanās (valodas un kultūras) no LdV/Partneru/cita finansējuma aizpildās automātiski, reģistrējot informāciju par finansējumu valodas un kultūras sagatavošanas finansējuma nepieciešamību. Skatīt zemāk: Iztērētā kopsumma no LdV finansējuma – tiek izrēķināta automātiski Iztērētā kopsumma no partneru finansējuma – tiek izrēķināta automātiski Iztērētā kopsumma no cita finansējuma avota – tiek izrēķināta automātiski Spiediet Ok (Labi) lai saglabātu ievadīto informāciju. Valodas un kultūras sagatavošana: Valodas un kultūras sagatavošanas tabulā redzama informācija par reģistrētu valodas un kultūras sagatavošanu: Organizācijas nosaukums, kas atbildīga par sagatavošanas nodrošināšanu, pilsēta, kurā tā notiks, Valsts, kurā tā notiks, LdV finansējums un kopsumma. To create a new entry, click the Create new button.

Lai veitu izmaiņas, spiediet . Lai dzēstu informāciju, spiediet . Parādīsies: Organizācija – ievadiet organizācijas nosaukumu Pilsēta – ievadiet nosaukumu Valsts – izvēlieties vajadzīgo valsti LdV finansējums – ievadiet iztērēto summu Partneru finansējums – ievadiet iztērēto summu, ja tāda ir Cits finansējuma avots – ievadiet summu, ja tāda ir Kopsumma – tiek izrēķināta automātiski

23

Spiediet Labi (Ok) lai saglabātu informāciju.

24

4.2 Finansu informācijas dublikāta izveidošana. Lai nebūtu jāievada viena un tā pati informācija katram piešķīruma saņēmējam atsevišķi (ja tā sakrīt), jūs varat izmatot dublikāta izveidošanas funkciju.

Finansu datu atvēruma Prakses/Apmaiņas sarakstā (atvēruma lejasdaļā), spiediet dublikāta sombolu pie konkrētās prakses/apmaiņas vietas, kuru vēlaties nokopēt.

Izvēlieties prakses/apmaiņas vietu, kurā vēlaties ievadīt nokopētos finansu datus.

4.3 Finansu atskaites pievienošana. Kad finansu dati ir pilnībā savadīti un Jums ir nepieciešams izveidot Gala ziņojumu iesniegšanai Leonardo da Vinci daļai, spiediet Pievienot finansu atskaiti, lai izveidotu Gala ziņojumu Excel failā. Nospiediet Labi (Ok) lai apstiprinātu savu izvēli pievienot atskaiti. Piezīme: Pēc atskaites pievienošanas Jūs vairs nevarēsiet tajā veikt izmaiņas, bet Jūs varēsiet apskatīt tajā savadīto informāciju, spiežot simbolu.

25

4.4 Atskaites lejuplādēšana un izdrukāšana. Spiediet Līgumi galvenajā izvēlē kreisajā pusē un parādīsies līgumu saraksts, kuri saistīti ar jūsu organizāciju (nosūtošo organizāciju). Spiediet simbolu lai izveidotu Gala ziņojumu Excel failā, kas jāiesniedz Leonardo da Vinci daļai.

Šajā atvērumā spiediet Save (saglabāt), lai saglabātu Excel failu jūsu datorā. Kad šis fails ticis saglabāts, Jūs varēsiet to Atvērt no jauna kā Excel failu. 4.5. Starpziņojums. Starpziņojuma sagatavošanā nav jālieto Rap4Leo programma. Starpziņojuma forma ir pievienota līguma ar Leonardo da Vinci daļu pielikumos – tā ir jāaizpilda un jāiesniedz Leonardo da Vinci daļai. Infrormācija Rap4Leo programmā, kas saistīta ar Starpziņojuma izveidošanu !!!nav jāņem vērā!!!

5. Piešķīruma saņēmēja prakses/apmaiņas atskaite (ziņojums). 5.1 Kā informēt piešķīruma saņēmēju, ka jāiesniedz atskaite? Jums nav iespējas piekļūt piešķīruma saņēmēja Lietotājvārdam un Parolei – tie tiek nosūtīti katram piešķīruma saņēmējam pa e-pastu, kāds reģistrēts Rap4Leo datu bāzē. Jums ir 2 iespējas, kā nosūtīt piešķīruma saņēmējam Lietotājvārdu un paroli, lai viņš varētu piekļūt šai programmai un aizpildīt piešķīruma saņēmēja prakses/apmaiņas atskaiti: 1: Nosūtīt katram piešķīruma saņēmējam atsevišķi automātisko e-pastu ar Lietotājvārdu un Paroli: Spiediet Piešķīruma saņēmēji galvenajā izvēlnē kreisajā pusē, un tad simbolu pie konkrētā piešķīruma saņēmēja, kuram vēlaties nosūtīt Lietotājvārdu un Paroli. Apstipriniet savu izvēli soiežot Ok (labi).

26

2: Atgādiniet visiem piešķīruma saņēmējiem, ka viņiem ir jāaizpilda piešķīruma saņēmēja prakses/apmaiņas atskaite: Spiediet Līgumi galvenajā izvēlnē kreisajā pusē un tad simbolu pie konkrētā līguma, lai nosūtītu automātisko e-pastu ar atgādinājumu aizpildīt atskaiti, kā arī ar Lietotājvārdu un Paroli (gadījumā, ja piešķīruma saņēmējs nav pievienojis atskaiti). Piešķīruma saņēmēju sarakstā, kam sūtīt automātisko e-pastu parādīsies tikai tie piešķīruma saņēmēju, kas NAV pievienojuši piešķīruma saņēmēja prakses/apmaiņas atskaiti (ziņojumu). Spiediet pie konkrētā piešķīruma saņēmēja, kam vēlaties nosūtīt atgādinājuma e-pastu balto kvadrātiņu (kolonnā ”Darbības”), vai arī spiediet “Izvēlēties visu” (Select all), lai nosūtītu atgādinājuma e-pastu visiem piešķīruma saņēmējiem, kas parādās konkrētajā sarakstā. Spiediet Ok (Labi), lai apstiprinātu izvēli.

27

5.2 Konkrētā piešķīruma saņēmēja prakses/apmaiņas atskaite (ziņojums). Lai apskatītu konkrētā piešķīruma saņēmēja pievienoto prakses/apmaiņas atskaiti: Spiediet Prakses/Apmaiņas galvenajā izvēlnē kreisajā pusē, un tad pie konkrētā piešķīruma saņēmēja spiediet simbolu - jūs varēsiet apskatīt konkrētā piešķīruma saņēmēja aizpildīto ziņojumu. Ja nepieciešams to noraidīt, spiežot simbolu blakus (nodaļa 3.5.)

Piešķīruma saņēmēja atskaite ir sadalīta 4 nodaļās + viena nodaļa, ja ir starpniekorganizācija:

• Piešķīruma saņēmēja personas dati. • Informācija par nosūtošo organizāciju. • Informācija par starpniekorganizāciju, ja tāda ir . • Informācija par uzņemošo organizāciju /-ām. • Atbildes uz anketas jautājumiem

5.3 Piešķīruma saņēmēju prakses/apmaiņas atskaišu kopsavilkums. Spiediet Līgumi galvenajā izvēlnē kreisajā pusē un tad simbolu pie konkrētā līguma, par kuru vēlaties apskatīt visu piešķīruma saņēmēju atskaišu kopsavilkumu.

Parādīsies kopsavilkums no piešķīruma saņēmēju atskaitēm tikai par Atbilžu uz anketas jautājumiem nodaļu.

Piezīme: Ja programmā nav reģistrēta neviena saistoša piešķīruma saņēmēja atskaite, augstākminētais simbols neparādīsies.

28

6. Citas svarīgas funkcijas 6.1. Informācija par Līgumu

Spiediet Līgumi galvenajā izvēlnē kreisajā pusē – parādīsies visi jūsu organizācijai saistošies līgumi. Piezīme: Informāciju par līgumu var izmainīt vai reģistrēt tikai un vienīgi Leonardo da Vinci daļa. Spiediet simbolu, lai apskatītu detalizētu informāciju par konkrēto līgumu.

Parādīsies jauns atvērums ar visa veida informāciju, kas saistoša konkrētajam līgumam. (skat attēlu 29.lpp.)

29

30

Maksājumi: Informācija par piešķirto finansējumu projekta iesniedzējam. Līdz šim samaksāts Jauns maksājums Kopā samaksāts Plūsma(s) (Vienas plūsmas ietvaros viens vai vairāki piešķīruma saņēmēji brauc uz vienu un to pašu uzņemošā partnera valsti)

Spiediet simbolu, lai apskatītu detalizētu informāciju par katru plūsmu.

6.2. Informācija par piešķīruma saņēmēju

Spiediet Piešķīruma saņēmēji galvenajā izvēlnē kreisajā pusē. Lai apskatītu detalizētu

informāciju par katru piešķīruma saņēmēju, spiediet simbolu. Lai izdarītu izmaiņas informācijā par piešķīruma saņēmēju, spiediet sombolu . Piezīme: Jūs nevarat izdzēst datus par piešķīruma saņēmēju, kurš ir reģistrēts kādā no plūsmām.

6.3. Informācija par partneriem

Spiediet Partneri galvenajā izvēlnē kreisajā pusē – parādīsies saraksts ar reģistrētajām

partnerorganizācijām. Spiediet lai apskatītu detalizētu informāciju un , lai izdarītu labojumus . Piezīme: Jūs nevarat izdzēst datus par partnerorganizāciju, kas ir sasaistīta ar prakses/apmaiņas vietām.

31

Lai reģistrētu vairākas organizācijas kontaktpersonas :

Spiediet simbolu pie konkrētās organizācijas. Jaunā atvērum alejasdaļā pie kontaktpersonām spiediet Jauns.

Ievadiet prasītos datus! Piezīme: Kontaktpersonas prioritāte ir kādā secībā Leonardo da Vinci daļa kontaktēsies ar dotajām personām. Spiediet Saglabāt.

32

7. Datu eksportēšana

7.1. Datu eksportēšana

Spiediet Datu eksportēšana galvenajā izvēlnē kreisajā pusē. Izvēlieties informācijas saturu, ko vēlaties eksportēt no piedāvātajiem lielumiem. Spiediet “Izveidot” (Generate). Spiediet Lejuplādēt (download generated file). Saglabājiet jaunizveidoto failu datorā un atveriet to no jauna kā Excel failu. choose “Data with separators”, click “Next”, click the “Semicolon” box and finally click “Complete”.

33

8. Svarīgi zināt N o d e r ī g a i n f o r m ā c i j a d a r b a m a r R p 4 L e o

8.1. Reģistrējot informāciju, vienmēr atcerieties to saglabāt, pretējā gadījumā ievadītā informācija tiks pazaudēta. 8.2. Ievadiet precīzi piešķīruma saņēmēju e-pastu adreses, pretējā gadījumā nebūs iespējams nosūtīt programmas automātiskos e-pastus ar Lietotājvārdu un Paroli, kā arī atgādinājumus par atskaišu pievienošanu. 8.3. Lai pārvietotu korsoru no lauciņa uz lauciņu, lietojiet Tab taustiņu uz tastatūras – tā jūs ietaupīsiet laiku pārmaiņus nelietojot tastatūru un peli. 8.4. Lauciņi, kur pieprasīta informācija melnā krāsā jāaizpilda obligāti, lauciņi, kur pieprasīta informācija pelēkā krāsā, jāaizpilda, ja attiecas uz konkrēto gadījumu. 8.5. Ja esat aizmirsis savu lietotājvārdu un/vai paroli, ievadiet savu e-pasta adresi Autorizācijas atvēruma attiecīgajā lauciņā (skatīt nodaļu 1.1.)