Upload
others
View
12
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Rapat Tinjauan Manajemen
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
SIDOARJO
Agenda Rapat Tinjauan Manajemen
Sambutan Rektor
Penyampaian Analisis, Evaluasi dan Tindak Lanjut
Perkembangan terhadap beberapa keluhan sarpras
Koordinasi pelaksanaan Sertifikasi ISO 9000:2015
Hasil Audit Mutu Akademik (AMI)
Informasi pemenang prodi dan unit berkinerja terbaik 2018/2019
Penyampaian SPI
Hasil Evaluasi
Lain - lain
Status Tindakan Tinjauan Manajemen
Status Tindakan TM Sebelumnya Status Tindakan TM Saat Ini
Hasil AMAI dihubungkan dengan Hasil Akreditasi, Sudah Ada Perubahan Pola untuk Integrasi Hasil AMI
melalui Audit dan Surveilance
Perlu ada Integrasi sistem melalui Decision Support System
(DSS)
Pembuatan Grand Desain Pengembangan Sistem yang
disesuaikan dengan Kebutuhan SPMI, SPME
Dosen di dorong untuk melakukan E-learning E-learning sudah berjalan dan berbasis sistem namun masih
32,7 % Dosen yang memanfaatkan E-learning
Pembuatan Sistem Pengaduan Sarana dan Prasarana
Pendidikan
Sistem Pengaduan sudah ada namun pelaksanaan dan
Verifikasi belum dilakukan oleh pihak terkait
Hasil Evaluasi SPME belum ditindak lanjut Masih 30% hasil evaluasi/rekomendasi SPME ditindak lanjuti
Peningkatan Dosen dalam pengisian BKD sesuai Form Isian Peningkatan Dosen dalam pengisian BKD sesuai Form Isian
masih rendah 30 %
Perubahan Isu Relevan dengan Sistem Penjaminan Mutu
•Penambahan Sistem Surveilance dalam AMI
•Restrukturisasi BPM (SPMI
dan SPME)
Internal
•Perubahan Sistem Akreditasi BAN-PT berbasis 4.0
•Rekognisi
•Manajemen Risiko
Eksternal
3,27
Dimensi Tangible/Bentuk Fisik (1-4)
Dimensi Reliability/Keandalan (5-7)
Dimensi Responsiveness/Daya Tanggap (8-10)
Dimensi Assurance/Jaminan (11-13)
Dimensi Emphaty/Empati (14-17)
Pelayanan Terendah
1 . (FAK09) Tindak lanjut terhadap keluhan yang
disampaikan oleh mahasiswa
2. (FAK11) Kejelasan informasi yang terkait proses
surat menyurat di Fakultas
3. (FAK14) Petugas memberikan perhatian
terhadap mahasiswa yang datang ke Fakultas
4. (FAK17) Petugas mudah ditemui oleh
mahasiswa
3,29 3,26 3,283,35
3,26 3,233,31
3,25 3,22 3,26 3,22 3,24 3,273,21 3,25
3,313,22
0,00
0,50
1,00
1,50
2,00
2,50
3,00
3,50
4,00
Kepuasan Mahasiswa Terhadap Pelayanan Fakultas
FAK01 FAK02 FAK03 FAK04 FAK05 FAK06 FAK07 FAK08 FAK09
FAK10 FAK11 FAK12 FAK13 FAK14 FAK15 FAK16 FAK17
3,27 3,26 3,233,29 3,28 3,27 3,29
3,21 3,213,27 3,25 3,28 3,27 3,24 3,27 3,29 3,26
0,00
0,50
1,00
1,50
2,00
2,50
3,00
3,50
Kepuasan Mahasiswa Terhadap Pelayanan Kemahasiswaan
MHS01 MHS02 MHS03 MHS04 MHS05 MHS06 MHS07 MHS08 MHS09 MHS10 MHS11 MHS12 MHS13 MHS14 MHS15 MHS16 MHS17
3,26
3,27 3,26 3,233,29 3,28 3,27 3,29
3,21 3,213,27 3,25 3,28 3,27 3,24 3,27 3,29 3,26
0,00
0,50
1,00
1,50
2,00
2,50
3,00
3,50
Kepuasan Mahasiswa Terhadap Pelayanan Kemahasiswaan
MHS01 MHS02 MHS03 MHS04 MHS05 MHS06 MHS07 MHS08 MHS09
MHS10 MHS11 MHS12 MHS13 MHS14 MHS15 MHS16 MHS17
Dimensi Tangible/Bentuk Fisik (1-4)
Dimensi Reliability/Keandalan (5-7)
Dimensi Responsiveness/Daya Tanggap (8-10)
Dimensi Assurance/Jaminan (11-13)
Dimensi Emphaty/Empati (14-17)
Pelayanan Terendah
1 . (FAK03) Kerapian ruang
Kemahasiswaan
2. (FAK08) Respon Petugas
Kemahasiswaan terhadap keluhan yang
disampaikan oleh mahasiswa
3. (FAK09) Tindak lanjut terhadap
keluhan yang disampaikan oleh
mahasiswa
3,0033,122
2,9723,115
2,944
2,584
3,1223,276 3,252
3,161 3,1153,045 3,042
3,189 3,126 3,1643,028 3,091 3,133
3,213
3,085
0,000
0,500
1,000
1,500
2,000
2,500
3,000
3,500
BR01 BR02 BR03 BR04 BR05 BR06 BR07 BR08 BR09 BR10 BR11 BR12 BR13 BR14 BR15 BR16 BR17 BR18 BR19 BR20
RATA-RATA KEPUASAN DOSEN PER ATRIBUT
Nilai Rata-rata
Pelayanan Terendah
1 . (RB06) Kebersihan Kamar Mandi
2. (BR03) Kerapian Ruang Kuliah
3. (FAK05) Ketersediaan Peralatan Mengajar di ruang Kuliah
3,0033,122
2,9723,115
2,944
2,584
3,1223,276 3,252 3,161 3,115 3,045 3,042
3,189 3,126 3,1643,028 3,091 3,133 3,213
3,085
0,000
0,500
1,000
1,500
2,000
2,500
3,000
3,500
BR01 BR02 BR03 BR04 BR05 BR06 BR07 BR08 BR09 BR10 BR11 BR12 BR13 BR14 BR15 BR16 BR17 BR18 BR19 BR20
RATA-RATA KEPUASAN DOSEN PER ATRIBUT
Nilai Rata-rata
Beban Kerja Dosen
Kontrak BKD
Evaluasi Kinerja Dosen
142; 47%157; 53%
Evaluasi Kinerja Dosen
TINGGI
RENDAH
Nilai rata-rata: 3,20
Ketidak Sesuaian dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan
KELUHAN REKOMENDASI PERBAIKAN
1. Layanan Fakultas
(FAK09) Tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan
oleh mahasiswa
(FAK11) Kejelasan informasi yang terkait proses surat
menyurat di Fakultas
(FAK14) Petugas memberikan perhatian terhadap mahasiswa
yang datang ke Fakultas
(FAK17) Petugas mudah ditemui oleh mahasiswa
Peningkatan layanan Fakultas melalui
Standart Mutu Pelayanan
Pemberlakuan Kebijakan Service Excelent
di masing-masing Fakultas
Pemberlakuan dan Sosialisasi ke Mahasiswa
terkait Jam Kerja
2. Layanan Kemahasiswaan
(FAK03) Kerapian Ruang Kemahasiswaan
(FAK08) Respon Petugas Fakultas terhadap keluhan yang
disampaikan oleh mahasiswa
(FAK09) Tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan
oleh mahasiswa
Pemberlakuan Jum’at Bersih untuk Unit
Layanan Kemahasiswaan
Peningkatan layanan Fakultas melalui
Standart Mutu Pelayanan
Ketidak Sesuaian dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan
KELUHAN REKOMENDASI PERBAIKAN
3. Layanan Kepuasan Pengguna
Kepuasan Pengguna Belum Dilakukan, Saat ini masih Bersifat
Parsial di Prodi masing-masing untuk Kepentingan Akreditasi
Laporan kepuasan Pengguna untuk segera dapat di buatkan
SOP dan mekanisme pengambilan data Pengguna
4. Layanan Kepuasan Dosen
(BR06) Kebersihan Kamar Mandi
(BR03) Kerapian Ruang Kuliah
(FAK05) Ketersediaan Peralatan Mengajar di Ruang Kuliah
Dilaksanakanya Pemantauan dan Evaluasi Kebersihan
Ruang Kuliah dan kamar mandi secara berkala
Koordinasi yang inten antara Fakultas dan DPAL untuk
Terjaminya ketersediaan Peralatan Kuliah
5. Hasil BKD
Dokumen Laporan BKD dan Kontrak BKD masih sangat
Rendah
Dibuatnya Sistem Informasi terintegrasi yang Mengikat
terkait Kegiatan Dosen (Workshop, Seminar, Publikasi,
Penelitaian, Abdimas dll)
Peningkatan Kesadaran Dosen untuk awareness terhadap
pengumpulan atau upload Dokumen BKD/LBKD
Ketidak Sesuaian dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan
KELUHAN REKOMENDASI PERBAIKAN
6. Evaluasi Kinerja Dosen
(Ind 2) Dosen memulai dan mengakhiri perkuliahan
tidak tepat waktu
(Ind 6) Dosen kurang Obyektifitas dan Transparansi
dalam memberikan Nilai dan Umpan Balik
(Ind 12) Dosen Kurang mampu menjadi Teladan
Dalam Sikap dan Prilaku
Dibuatkan Sistem Absen Pringer untuk
Dosen
Direktorat Akademik untuk dapat
menampilkan Nilai di SIM Mahasiswa
tidak hanya Nilai UTS dan NA
Dilakukan Pembinaan AIK di Tingkat
Universitas Maupun Fakultas secara
Berkelanjutan.
Pemenuhan Sasaran Mutu
Peningkatan Prosentase Status
Akreditasi Nasional dan Internasional
Tersedianya Sistem Informasi
Manajemen (SIM)
Audit Mutu Akademik
Internal dan
Eksternal
Implementasi dan Evaluasi Sasaran Mutu
Berbasis Risiko
Terselenggaranya pembelajaran berbasis AIK, hasil riset dan
Abdimas
Implementasi program penjaminan mutu internal dibidang akademik secara
menyeluruh, terjadwal, konsisten, dan
berkesinambungan di semua lini
Terwujudnya budaya mutu
berbasis kinerja
Persiapan ISO 9001:2015Recertivication ISO
• Prodi: Prodi Industri, Prodi Teknik
Informatika, Prodi Manajemen, Prodi Agroteknologi, Prodi TLM, Prodi MIK, Prodi PGSD
• Unit: BAU, DRPM, Perpustakaan,
BAA, Lembaga Bahasa, BPM
Certivication ISO
• Prodi PAI, PBA & P3TU
Pelaksanaan sesuai jadwal (Terlampir)
Ketersediaan dokumen: SOP dan hasil kerja,
hasil evaluasi
Ketelusuran seluruh proses di prodi/unit.
Analisis Risiko
Kondisi Fisik Fakultas dan Unit Kerja
Jadwal Pelaksanaan AMI
Tanggal Keterangan9 Agustus 2019 Sosialisai Pelaksanaan AMI ke tiap Fakultas dan Program Studi
dilakukan melalui surat edaran
9-17 Agustus 2019 Pengisian Form AMI dan Form identifikasi Resiko (bagi yang belum)
19 Agustus - 24 Agustus 2019 Asessmen Kecukupan (Desk Evaluasi) oleh Tim Auditor Internal
26 Agustus – 31 Agustus
2017
Pelaksanaan Asessmen Lapangan (Visitasi) ke tiap-tiap Prodi dan
Fakultas oleh Tim Auditor Internal
Kriteria Penilaian
Prodi yang memiliki Nilai Tertinggi belum tentu menjadi Prodi berkinerja terbaik apabila :
1. Memiliki temuan Mayor Lebih dari 1 (Satu)
2. Memiliki temuan Minor Lebih dari 3 (Tiga)
3. Untuk temuan Observasi diabaikan
Standar 1-7
139,9
127,268125,52
114,26
138,09
186,69178,68
163,85
153,001
174,66
90,01
141,37
167,544
103,6
154,9321875
142,913
171,741170,672
182,288173,044
168,27
147,65
117,7
164,9172,52 170,09
221,52
0
50
100
150
200
250
Standart 1 -7 Nilai Max
Jati Diri dan AIK
6,52
7,36
5,965,66
3,96
6,085,8
6,08 6,22
6,94
3,96
5,96
7,36
6,66
6,02
5,15,45
6,86
6,08
6,72
4,96
7,36
6,44
5,24
6,36
5,8
7,36
0
1
2
3
4
5
6
7
8
JATI DIRI DAN AIK
Jati Diri dan AIK Nilai Max
Laboratorium
8,41 8,41 8,41 8,41
0
10,47
8,99
10,44
8,859,26
0
10,98
10,15
9,439,04 9,24
8,59
9,93 10,18
8,939,51
8,33
10,0210,56
9,11
10,29
11,6
0
2
4
6
8
10
12
14
Lab Nilai Max
Hasil AMI
Jumlah Skor Total
154,83143,038139,89
128,33142,05
203,24193,47
180,37168,071
190,86
93,97
158,31
185,054
119,69
169,9921875157,253
185,781187,462198,548
188,694186,38
163,34
134,16
180,7187,99186,18
240,48
0
50
100
150
200
250
300
Jumlah Nilai Max
Perbandingan Hasil AMI Tahun
2017/2018 dan 2018/2019
0
50
100
150
200
250
2017-2018 2018-2019
Temuan Observasi
8
6
18
16
9
6
15
11
14 14
8
17
23
20
12 12
15
1
5
15
8
5
0
5
10
15
20
25
Observasi
Temuan Minor
1 1 1 1
6
2
5
7
2 2
1 1 1
3
7
2 2
0
1
2
3
4
5
6
7
8
Minor
Minor
Temuan Mayor
1 1
2
1
5
3
1
0
1
2
3
4
5
6
Mayor
Kriteria PenilaianTemuan Observasi
1. Prodi belum melakukan tracer study lulusan dan pengguna namun
bukti dokumen belum lengkap
2. Tidak ada data inventaris barang
3. Modul Praktikum tidak lengkap
4. Belum ada struktur organisasi Fakultas/Prodi
5. Tidak mendokumentasikan kegiatan Baca Al-Quran
6. Dokumen ada namun tidak lengkap
Temuan Minor
Belum membuat kisi-kisi soal ujian
Tidak ada pengukuran pemahaman visi misi Prodi
Tidak ada mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan Abdimas
Tidak ada mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan penelitian
RPS belum terintegrasi AIK
AC banyak yang tidak berfungsi baik
SOP tidak lengkap
Temuan Mayor
1. Penggantian nama Prodi yang tidak memiliki
bukti keabsahan
2. Jumlah dosen tetap hanya 1 (Satu)
3. Tidak memiliki standar mutu pelayanan
Laboratorium
4. Jumlah alat di laboratorium yang sangat
kurang dan banyak rusak
Prodi Berkinerja Terbaik dan
memenuhi Syarat Perlu
Berdassarkan SK Nomor 071/II.3.AU/02.00/B/KEP/IX/2019 :
1. Prodi Akutansi
2. Prodi Industri
3. Prodi Administrasi Publik
Identifikasi Risiko
Fakultas/Prodi yang telah menyerahkan Identifikasi Resiko :
PRODI
1. Psikologi
2. PGSD
3. Ilmu Hukum
4. Pendidikan Bahasa Inggris
5. Pendidikan TI
6. Perbankan Syariah
7. Administrasi Publik
8. Ilmu Komunikasi
9. Pendidikan IPA
FAKULTAS :
1. AGAMA ISLAM2. SAINS & TEKNOLOGI
Identifikasi Risiko
Unit kerja yang sudah mengumpulkan identifikasi resiko :
1. BPM
2. Perpustakaan
3. Pusat Bahasa
4. DKB
5. Kesekretariatan
SOP Fakultas dan Unit Kerja
Fakultas dan Unit kerja yang sudah mengumpulkan SOP :
1. BPM
2. FAI
3. LIK
4. DPSDM
5. DSTI
6. Kesekretariatan
7. TLM
8. FIKES
TERIMA KASIHSemoga Membawa Kemajuan dan Kebaikan untuk Umsida
dan Kita Semua
NotulasiSemoga Membawa Kemajuan dan Kebaikan untuk Umsida
dan Kita Semua
Notulensi1. Umpan balik identifikasi resiko dari BPM dan SPI2. Perbaikan manajemen berdasarkan masukan dari eksternal3. Perbaikan system 4. Review laporan keuangan (internal) secara keseluruhan5. Belum ada standar baku penilaian dan ketercapaian unit kerja dan fakultas6. Akses data di semua unit kerja7. Data penelitian dan abdimas mandiri oleh dosen belum bisa diakses oleh DRPM8. Persiapan ISO, terkait temuan tahun lalu, misal : inventaris barang9. Legalisasi oleh Rektor struktur organisasi, VMTS dan sasaran mutu unit kerja dan
fakultas10. Kepuasan kerjasama dengan pihak eksternal11. Evaluasi mengenai kegiatan yang masih berlangsung ketika waktu sholat12. Identifikasi layanan di masing-masing unit berbasis kuantitatif dan kepastian waktu13. Pemberlakuan dan tindak lanjut service excellent