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Rapport annuel 2012
Audit interne
Agence fédérale pour la Sécurité
de la Chaîne alimentaire
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
Comité consultatif
19 juin 2013
Plan
1. Nouveautés
2. Programme d’audit 2012
– Univers d’audit
– Contenu
– Réalisation
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
227/06/2013
– Réalisation
3. Principales constatations
4. KPI de la Cellule d’audit interne
5. Suivi des plans d’action
6. Conclusions
1. Nouveautés (1)
ACFO – CAAF
- 2 membres démissionnaires, en attente de nouvelles
nominations
- Souhaite un service audit interne centralisé pour tous
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
- Souhaite un service audit interne centralisé pour tous
les SPF et parastataux de l’AR 17.08.2007
27/06/2013 3
1. Nouveautés (2)
• Composition du Comité d’audit AFSCA
� Changement du Président : Peter Maes (Quality Coaching)
� Nouveau membre : Sophie Thise (CRIOC)
� Nouveau ROI, pas encore validé par la Ministre
(changement AR 20.12.2007)
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
(changement AR 20.12.2007)
• Cellule Audit interne
� Nouvel auditeur NL à mi-temps
27/06/2013 4
2. Programme d’audit 2012 – Univers d’audit (1)
• Tableau reprenant toutes les matières « auditables » au sein de l’AFSCA
• Matières classées par:
� sujets techniques (chaîne alimentaire)
� sujets transversaux (par ex. échantillonnage)
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
527/06/2013
� sujets transversaux (par ex. échantillonnage)
� activités de soutien
• Complété année par année
• Cycle de 5 ans
� 1er cycle : 2007 – 2011
� 2ème cycle : 2012 - 2016
Univers d'audit : 1er cycle: 2007 - 2011
couverts complétement
couverts partiellement
Univers d'audit 2ème cycle: 2012 - 2016(situation le 31/12/2012)
couverts complétement
couverts
2. Programme d’audit 2012 – Univers d’audit (2)
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
627/06/2013
non couverts
couverts partiellement
non couverts
Sujets résiduels � priorité en 2012 et 2013� Commerce intracommunautaire (2012), minques, poissons (2012) et sous produits
d’origine animale (2012)
� Bois d’emballage (2013), matériaux d’emballages (2013) et Babyfood (2013)
2. Programme d’audit 2012 – Contenu (1)
Cellule Audit interne
1
Audits transversaux
DG CONT
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
27/06/2013 Titel presentatie 7
6
17
11 1 DG CONT
DG LABO
DG SGAD
ADGB
2. Programme d’audit 2012 – Contenu (2)
• Certifications dans le cadre des échanges intracommunautaires et des
exportations
• Accords passés entre l'AFSCA et les Régions en matière notamment de
contrôle des passeports phytosanitaires, des plants et des semences, et
de leur bonne application
• Contrôles réalisés dans les PIF (Zaventem)
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
• La filière œuf, de la production à la commercialisation des œufs et des
produits à base d'œufs
• Le secteur porcin
• Autoévaluation des performances des services vétérinaires (PVS)
27/06/20138
2. Programme d’audit 2012 – Contenu (3)
DG LABO
6
2
1
5
1
Management aud
Tech aud
Disp
OHSAS
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
27/06/2013 Titel presentatie 9
20
2
5
3
OHSAS
EMAS
EMAS (door cel IA)
Préaudit EMAS
Valid analyse
Ringtest
2. Programme d’audit 2012 - Réalisation (1)
• Des 13 audits opérationnels, ISO
9001 et ISO 17020
� 11 ont été réalisés
� 2 audits ont été reportés en 2013 :
– contrôles chez les négociants
de bovins, reporté en raison
de l’épidémie de la brucellose
17
15
10
12
14
16
18
Audits réalisés en 2012
Cellule Audit interne
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
de l’épidémie de la brucellose
à l’UPC de Namur;
– contrôles dans le secteur de
l'horticulture, des pépinières,
des bois et des espaces verts
prévu en automne, reporté en
raison du facteur saisonnier
27/06/2013 10
6
1 1 1
6
1 1 1
0
2
4
6
8
Audits transversaux
DG CONT DG LABO SGAD ADGB
Audits planif iés Audits réalisés
2. Programme d’audit 2012 - Réalisation (2)
DG LABO
6
3
2
1
51
Management aud
Tech aud
Disp
OHSAS
EMAS
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
1127/06/2013
20
2
5
EMAS
EMAS (door cel IA)
Préaudit EMAS
Valid analyse
Ringtest
Les 5 audits labos relatifs à la validation des méthodes hors accréditation ont été reportés
3. Principales constatations – Audits réalisés par la cellule audit interne (1)
Points positifs
• Consolidation du système qualité � mise en place et application de procédures conformes aux exigences des normes ISO 9001 et 17020
• Harmonisation des contrôles � système de check-lists de + en + efficace, mise à disposition et maîtrise par les agents d’outils et applications informatiques (ex. OMG)
• Gestion et utilisation efficaces du matériel pour les inspections et
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
12
• Gestion et utilisation efficaces du matériel pour les inspections et l’échantillonnage (ex. gestion des thermomètres, dataloggers, …).
• Instauration du contrôle de la qualité des inspections de plus en plus opérante
• Organisation et gestion du travail des CDM
• L’autoévaluation PVS a montré qu’il existe un système de coordination nationale efficace entre les différents services vétérinaires publics et privés afin d’assurer le profil indemne de la Belgique concernant les zoonoses et garantir la sécurité sanitaire des animaux et aliments
27/06/2013
Points à améliorer
• Des insuffisances dans la connaissance de la législation européenne et nationale et l’application des notes de services (ex. certification, minques, sous produits, …).
• Des insuffisances signalées concernant notamment le contrôle du travail des vétérinaires dans le cadre de l’épidémiosurveillance et le maintien des compétences des vétérinaires via les formations
3. Principales constatations – Audits réalisés par la cellule audit interne (1)
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
13
maintien des compétences des vétérinaires via les formations continues.
• Manquements dans la gestion et la qualité des enregistrements
• La gestion des agréments des opérateurs et de BOOD doit être encore améliorée.
27/06/2013
• La majorité des NC constatées sont de type B et
concernent les 5 labos et à l’AC DG LABO
• 68 NC de type A ont été relevées dans les 5 labos
3. Principales constatations – Audits réalisés par la DG LABO (1)
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
1427/06/2013
4. KPI de la Cellule d’audit interne
KPI Délai Objectif 2012 Réalisation
Réalisation du programme d’audit planifié
31 décembre 2012 80% 92,3%
Réunion de clôture < 5 jours ouvrables 100% 100%
Envoi du projet de < 15 jours ouvrables 80% 48%*
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
1527/06/2013
* Causes de non atteinte des objectifs pour le délai d’envoi de 6 projets de rapport :
- 3 � nouvel auditeur en formation + sous-estimation délai de rapportage
- 3 � dues aux changements dans le programme d'audit et chevauchements
dans les activités d'audit, sujets d’audits plus complexes (second party et
rapports multiples)
Envoi du projet de rapport
< 15 jours ouvrables < 30 jours ouvrables
80% 100%
48%* 74%*
Envoi du rapport final
< 15 jours ouvrables < 30 jours ouvrables
80% 100%
91% 95,5%
5. Suivi des plans d’action (1)
• 13 audits de suivi ont été réalisés en 2012
• les actions mises en œuvre ont été vérifiées pour un total de 426 recommandations :
� 373 clôturées (87,6%)
� 18 ouvertes après suivi (4,2%)
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
1627/06/2013
� 18 ouvertes après suivi (4,2%)
� 27 en cours après suivi (6,3%)
� 8 reformulées (1,9%)
� 12 nouvelles
5. Suivi des plans d’action (2)
Audit externe de la Cellule AI réalisé par IBZ
7 recommandations réalisées• l’indépendance "structurelle" � nouveau président du Comité d’audit;
• l‘enregistrement et le traitement des plaintes ou pistes d’amélioration;
• la supervision des activités d’audit des auditeurs DG LABO;
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
1727/06/2013
• la supervision des activités d’audit des auditeurs DG LABO;
• la mesure de l’efficacité et de l’efficience des processus dans l’élaboration du programme
d’audit;
• le scope des audits et leur communication au service audité;
• la communication et la présentation effectives des constatations au management du
service audité;
• la révision des KPI relatifs au rapportage des audits;
• back up de l’auditeur néerlandophone.
5. Suivi des plans d’action (3)
Audit externe de la Cellule AI par IBZ
7 recommandations en cours de réalisation:• le registre des conflits d’intérêts complété pour les 4 auditeurs de la Cellule AI et pas
par les auditeurs de la DG LABO ;
• la réalisation annuelle d'une autoévaluation de la conformité des activités d'audit par
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
1827/06/2013
• la réalisation annuelle d'une autoévaluation de la conformité des activités d'audit par
rapport aux normes d'audit (standards IIA, ISO 19011, Décision 2006/677)
• la réalisation annuelle d'une enquête de satisfaction auprès des audités
• l’identification systématique d'un minimum de 5 risques significatifs, sera effective
lorsque la cartographie des processus de l'Agence et la cartographie des risques
associée auront été développées au sein de l'Agence;
• une instruction décrivant les étapes clés du processus d'audit interne
• une instruction de travail définissant la manière dont les experts techniques sont
intégrés dans le processus d'audit, ainsi que leur évaluation est finalisée.
6. Conclusions
• Amélioration continue du processus d’audit interne, avec l’instauration de la classification des recommandations formulées en majeure et mineure
• Système qualité implémenté, procédures appliquées, gestion des plaintes et non-conformités, supervision du travail
• Réponse du Mgt suite aux recommandations
Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire
1927/06/2013
• Réponse du Mgt suite aux recommandations
• Développement ultérieur de l’ensemble du système de contrôle interne + Intégration des différents systèmes
• Cartographie et analyse de risque des processus