COMPTECH

RAPPORT DE VERIFICATION

PHASE V ET VI PROJET D’APPUI A LA GESTION DE L URBANISME DE JACMEL POUR LA GESTION URBAINE DU CENTRE HISTORIQUE DE JACMEL

AOUT 2017

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 2

TABLE DES MATIERES

I. Contexte

II. Objectifs de l’audit

III. Méthodologie de l’audit

IV. Information générale sur le projet

V. Rapport d’exécution du Projet (Phase V et VI)

VI. Résultats de l’audit :

o la mise en œuvre du projet

o le système comptable du BCTH

o Conformité des dépenses du projet

Fais courants

Frais d’investissement

VII. Conclusions

VIII. Annexes

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 3

1. Contexte

L’objectif du Bureau Technique du Centre Historique (BTCH) se retrouve

dans le procès-verbal de la Réunion du Comité de Suivi et Evaluation de la

Première Commission Mixte Hispano-haïtienne de Coopération 2006-

2010.En effet, le 24 septembre 2009, s’est tenu à Port-au-Prince l’acte de

signature du procès-verbal de ladite réunion qui avait eu lieu à Madrid le 29

novembre 2006.

Le bureau technique du centre Historique (BTCH) trouve son

existence dans l’une des priorités sectorielles de la politique de l’Espagne

pour le développement d’Haïti. Ainsi, le point 3.3.8 de ce procès-verbal justifie

l’existence de ce projet et le lecteur peut se référer aux paragraphes 8 à 10

pour une meilleure compréhension de la question.

Initialement prévu en quatre phases le projet, pour des raisons de

décaissement et de capacité d absorbation1, a vu sa durée s’allonger dans le

temps. La procédure suivie est à chaque réalisation d’une phase le

bénéficiaire (BTCH) soumet à la coopération Espagnole et le Ministère du

Tourisme un rapport Technico-financier certifié afin de poursuivre son travail

(voir processus en annexe)

2-Objectif de l’audit

Notre Objectif est d’obtenir suffisamment d’assurance quant à

l’exactitude de l’état des dépenses et des recettes conformément aux dispositions

Communes2 par rapport aux prévisions chiffrées du projet. La vérification se porte sur

l’utilisation des fonds provenant de la coopération espagnole.

A cette fin, notre travail se portera sur la vérification des dépenses

pour la phase V et VI ayant pour critères les dépenses courantes et les dépenses

1Problème dû à l’instabilité politique, changement de gouvernement

2 Accord de Madrid de 2006 signé à Port-au-Prince en 2009

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 4

d’investissement conformément à la présentation adoptée dans les rapports respectifs

soumis à notre appréciation concernant les deux phases.

3-Méthodologie de l’audit

Pour réaliser notre Travail nous nous sommes appuyés sur la vérification de la mise en

œuvre du projet (Phase V et VI) se basant sur l’examen de la cohérence de l’accord de

projet et les documents le concernant. Une comparaison des actions réalisées et les

coûts déclarés aux actions prévues dans l’accord et le budget prévisionnel.

Pour vérifier l’éligibilité des dépenses nous avons pris en compte :

Leur prévision dans le budget

Leur identification et leur vérifiabilité

Leur lien direct avec le projet

Rapport coût/efficacité

Leur effectivité au cours de la vie du projet

Leur enregistrement dans les comptes appropriés

Leur paiement

Leur conformité aux dispositions de la coopération espagnole.

En ce qui a trait au financement du projet en question notre vérification a

porté sur l’analyse :

Des intérêts générés par les financements

Des autres recettes (si elles existent)

Nous avons vérifié également si le projet n’a pas bénéficié directement ou

indirectement de l’aide d’autres partenaires que celles de la coopération espagnole.

4-Information Générale sur le Projet

Débuté en mai 2014, la cinquième et la sixième phase du projet<< Renforcement

Institutionnel de la Mairie de Jacmel pour la Gestion Urbaine du Centre Historique de

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 5

Jacmel>> est intégrée dans la création du Bureau Technique du Centre Historique

(BTCH)

Le projet globalement pris, a pour objectifs :

De contribuer au développement de la métropole du Sud-est sur les plans

culturel et touristique (objectif général) et

De protéger et préserver le Centre Historique de la ville en mettant en valeur son

patrimoine touristique et culturel (objectif spécifique).

Les résultats attendus étaient de deux ordres :

Renforcer les capacités techniques, humaines et les instruments légaux de la

Mairie et de la Direction départementale du Tourisme du Sud-est (DDTSE) en

matière de planification et de gestion urbaine du Centre Historique (CH) et des

lieux ayant un potentiel touristique et culturel très élevé dans la région.

Renforcer le plan de revitalisation du centre historique de Jacmel et du plan des

ressources historiques du département impulse par le gouvernement haïtien.

Durant l’année 2015 d’importantes modifications ont été opérées telles que :

La participation à la fête patronale en avril

La journée mondiale du tourisme en septembre

La construction de 3 bâtisses à l’école sœur de Cluny en mars

L’électrification du centre d’interprétation de Jacmel en juin.

En ce qui les concerne, une évaluation de leur pertinence sera prise en compte dans

notre travail de vérification

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 6

5- Rapport d’exécution du Projet Phase V

FRAIS COURANT

Montant Prevu Depenses reelles Balance

A1-1 Embauche Personnel technique

et administratif AT local AT internat.

dans le cadre de la preservation du 564,268.00 563,086.47 1,181.53

Patrimoine

A 1-2 Acquerir les equipements

complementaires fonctionnement 553,833.00 552,279.90 1,553.10

TOTAL RE 1.1 1,118,101.00 1,115,366.37 2,734.63

FRAIS D INVESTISSEMENT

A 2-1 -1 campagnes mediatiques

sur preservation patrimoine 400,000.00 399,650.50 349.50

Centre historique de Jacmel

A2-2-1 Appui Ministere du Tourisme 2,100,000.00 2,100,000.00

A2-3 Appui Mairie /Travaux d'amenag.

A2-3-1 Execution chantier 679,059.00 673,770.75 5,288.25

A2-4Appui ACUP /Amenagement place

Mayar 877,840.00 877,148.00 692.00

TOTAL RE 1.2 4,056,899.00 4,050,569.25 6,329.75

TOTAL 5,175,000.00 5,165,935.62 9,064.38

RENFORCEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE JACMEL POUR LA GESTION URBAINE DU CENTRE HISTORIQUE DE JACMEL

PHASE 5

DU 9 OCTOBRE 2015 AU 06 octobre 2016

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 7

Rapport d’exécution du Projet Phase VI

FRAIS COURANT

Montant Prevu Depenses reelles Balance

A1-1 Embauche Personnel technique

et administratif AT local AT internat. 2,264,983.00 2,290,982.50 (25,999.50)

dans le cadre de la preservation du -

Patrimoine -

-

A 1-2 Acquerir les equipements 728,808.00 698,077.66 30,730.34

complementaires fonctionnement -

- A.1.3.1 Voyages/echanges de formation/ Ateliers/

AT local/AT International 100,000.00 102,421.60

(2,421.60)

-

-

A.1.4.1 Evaluation interne phase 5 400,000.00 243,200.00 156,800.00

-

-

A.1.5.1 Campagne médiatique sur la préservation

du centre historique (carnaval, 1er mai avec 400,000.00 243,200.00

156,800.00

TOTAL RE 1.1 3,893,791.00 3,577,881.76 315,909.24

FRAIS D INVESTISSEMENT

A 2-1 -1 campagnes mediatiques

sur preservation patrimoine

Centre historique de Jacmel

A2-2-1 Appui Ministere du Tourisme 2,500,000.00 2,500,000.00

A2-3 Appui Mairie /Travaux d'amenag.

A2-3-1 Execution chantier 535,056.00 535,056.00 -

A2-4Appui ACUP /Amenagement place

Mayar -

TOTAL RE 1.2 3,035,056.00 3,035,056.00 -

TOTAL 6,928,847.00 6,612,937.76 315,909.24

RENFORCEMENT INSTITUTIONNEL DE LA MAIRIE DE JACMEL POUR LA GESTION URBAINE DU CENTRE HISTORIQUE DE JACMEL

PHASE VI

DU 7 octobre 2016 AU 21 avril 2017

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 8

5-Résultats de l’Audit

5.1 Vérification de la mise en œuvre du projet

Conformément aux objectifs assignes á la phase V et VI nous avons procédés a trois

visites d’inspection nous ont permis de constater la réalisation effective des points

suivant :

Acquisition d’équipements et de mobiliers complémentaires pour le

fonctionnement (Observation au local du bureau)

L’amélioration de l’image urbaine du quartier des artisans (Visite Juin 2017)

Restauration de façade a la rue du commerce (Visite Juin 2017)

Appui a l’amélioration des infrastructures scolaires des sœurs de Cluny (Visite

Juillet 2017)

Soutien des travaux du centre.

Ces constats ont pu être réalisés à partir de deux visites de terrain effectuées

au cours des mois de juin et de juillet 2017 au Centre historique de Jacmel, chez les

Sœurs de Cluny et un décompte des équipements effectués au local abritant le

bureau du projet. Ainsi au cours de ces deux phases, la réalisation pleine et entière

de ces objectifs ont été atteint ce qui nous permet de constater un niveau élevé de

performance appréciable au niveau de la gestion directe du projet.

Documentation :

Accord cadre du projet

Le rapport final phase V

Le rapport intérimaire phase VI

Visites d’observation (juin et juillet 2017)

Les déclarations des bénéficiaires

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 9

5.2 Vérification du système comptable du bénéficiaire

Il a été vérifié :

si le système comptable permet d’identifier les sources de financement du projet et

les dépenses spécifiques relatives au projet encourues pendant la période découlant

des phases V et VI ;

si les dépenses/recettes effectives du projet sont enregistrées de façon

systématique et présentées suivant un référentiel acceptable.

Analyses des Revenus ( Phase V et VI)

Suite á notre analyse du système en place, il convient de noter qu’une seule

source de financement a été identifiée á travers les documents comptables.

En effet pour les phases (V et VI) sous étude, l’agence espagnole AECID a procédé á

deux décaissements totalisant la somme de deux cent cinq mille euros pour un montant

équivalant á douze million cent trois mille trois cent soixante trois gourdes et 81/100.

Voir tableau ci-dessous

L’analyse des livres comptables du projet plus précisément du journal de banque nous

a permis de constater que les imputations respectives de ces opérations ont été

effectuées á leur date exacte et leur support justificatif adéquatement archivé. Il est

important de souligner, á part l’imputation documentaire, ces mêmes transactions ont

été imputée sur une application comptable quickbooks et corroborer á partir du

document bancaire justifiant le virement effectif du dit montant.

FINANCEMENT PAR PHASES

Euro HTG

PHASE V 90,000.00 5,174,505.71

PHASE VI 115,000.00 6,928,858.10

Total ( Phase V+ VI) 205,000.00 12,103,363.81

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 10

Analyse des dépenses des Phases V et VI

Pour les dépenses, elles ont été reportées suivant deux catégories :

Dépenses courantes

Dépenses d’investissement

FRAIS COURANT

Depenses reelles Phase V Phase VI Total

A1-1 Embauche Personnel technique

et administratif AT local AT internat. 563,086.47 2,290,982.50 2,854,068.97 dans le cadre de la preservation du

Patrimoine -

A 1-2 Acquerir les equipements 552,279.90 698,077.66 1,250,357.56 complementaires fonctionnement

-

A.1.3.1 Voyages/echanges de formation/

Ateliers/ AT local/AT International102,421.60

102,421.60

A.1.4.1 Evaluation interne phase 5 243,200.00 243,200.00

-

A.1.5.1 Campagne médiatique sur la

préservation du centre historique (carnaval, 243,200.00

243,200.00

TOTAL RE 1.1 1,115,366.37 3,577,881.76 4,693,248.13

FRAIS D INVESTISSEMENT

A 2-1 -1 campagnes mediatiques

sur preservation patrimoine

Centre historique de Jacmel 399,650.50 399,650.50

A2-2-1 Appui Ministere du Tourisme 2,100,000.00 2,500,000.00 4,600,000.00

-

A2-3 Appui Mairie /Travaux d'amenag. -

-

A2-3-1 Execution chantier 673,770.75 535,056.00 1,208,826.75

-

A2-4Appui ACUP /Amenagement place -

Mayar 877,148.00 877,148.00

TOTAL RE 1.2 4,050,569.25 3,035,056.00 7,085,625.25

TOTAL 5,165,935.62 6,612,937.76 11,778,873.38

TABLEAU RECAPITULATIF DES DEPENSES EFFECTUEES AU COURS DES PHASES V et VI

DU 9 octobre 2015 AU 21 avril 2017

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 11

Notre analyse des documents et livres comptables du système nous a permis de retracer que ces opérations sont supportées par des documents justificatifs adéquats retraçable via deux applications différentes, un fichier Excel et une base de données quick books supportant les différentes opérations effectuées au cours de l’exécution des phases V et VI du dit projet. Ce qui conduit à une double présentation des données suivant deux référentiels différents

a) Fichier Excel données de projet suivant le modèle de la coopération espagnole

b) Fichier sur Quick books suivant le modèle PCGE plan comptable général de l’état haïtien

5.3 Vérification de la conformité des dépenses soumises á notre examen La cohérence arithmétique des tableaux et la cohérence entre tableaux du rapport final et la bonne affectation des dépenses ont été vérifiées. Il a également été vérifié :

si les dépenses avaient un lien direct avec le projet et étaient nécessaires à sa mise en œuvre;

si les dépenses étaient prévues dans le budget initial

si l’affectation des dépenses est correcte ;

si les dépenses sont encourues durant la durée du projet ;

si les paiements ont été exécutés par le bénéficiaire et/ou ses partenaires ; Il en résulte que les frais courants pour les phases V et VI se chiffrent a un montant de quatre million six cent quatre vingt treize mille deux cent quarante huit et treize centimes (4, 693,248.13 HTG )dont 60.81% soit (2,854,068.97 HTG ) sont affectes au paiement des charges salariales et 26.64 % soit ( 1,250,357.56 HTG) pour l’acquisition d’équipements complémentaires de fonctionnement et le reste soit environ 12. 55% (688,821.60 HTG) est imputable aux frais de voyage et d’atelier, d’évaluation interne et de campagne médiatique. L’analyse des supports au niveau de contrats de travail, de l’enregistrement et de l’exécution de la paie sur la période en question n’a décelé aucune anomalie car tous les points de contrôle ont été respectés depuis l’engagement en passant

Rapport de vérification BICH Phase V et VI 12

par l’autorisation jusqu’ á la liquidation de la dépense. En effet, tous les contrats de travail ont reçu le visa administratif d’approbation de la Cour Supérieure des Comptes, les obligations fiscales découlant des feuilles de paie ont été payées conformément à la loi en vigueur. Par contre au niveau des équipements, malgré que le processus est conforme au niveau de l’engagement et de l’exécution des achats on n’a pas pu trouve un fichier pouvant servir d’auxiliaire pour avoir un suivi permanent des actifs du projet. Le dénombrement des équipements au niveau du bureau local nous a permis de répertorier les achats effectués au cours des phases V et VI, maïs il est opportun pour faciliter le contrôle que la comptabilité mette en place un fichier de suivi de ces actifs avec des codes spécifiques d’identification Pour les dépenses d’investissement, elles ont atteint les quatre million cinquante mille cinq cent soixante neuf mille et vingt cinq centimes ( 7,085,625.25 HTG) soit 60.06% de l’enveloppe globale des phases V et VI.L’analyse des engagements et des opérations effectuées sous forme d’appui ( Ministère du Tourisme, Mairie, ACUP) nous ont permis de remarquer tous les supports comptables sont adéquats et suffisants nous permettant de croire en la fiabilité du processus. Il est important de souligner également que ces dépenses ont été effectuées dans le cadre du projet Documentation :

Accord cadre du projet

Le rapport final

Les déclarations du bénéficiaire

Autres documents (facture, lettre de demande, documents légaux fournisseur de service…)

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6- CONCLUSION

Sur base du contrôle effectué, en accord avec le programme décrit précédemment, nous estimons obtenir une assurance suffisante que le rapport financier du projet Appui a la gestion de l’Urbanisme de Jacmel pour la Gestion du Centre historique de Jacmel Haïti phase V et VI date de départ octobre 2015 au date de finition avril 2017 donne une appréciation correcte des dépenses et recettes et des investissements encourus par le Bureau Technique du Centre Historique de Jacmel en relation avec le projet susmentionné et conforme aux dispositions administratives standard du programme Junior Bien Aime (CPAH Associe Responsable Audit Comptech) (7 Aout 2017)

Révision Max E. Piard

Directeur General Comptech

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