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Rapport de Responsabilité Sociétale 2014

Mutuelle du Personnel IBM créée le 20/09/1946. Soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualitéet au contrôle de l’ACPR sise au 61 rue Taitbout 75436 Paris cedex 9.Immatriculée le 22/07/2002 sous le numéro SIREN 391 346 236 et agréée par arrêté ministériel du 24/03/2003.

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SOMMAIRE

INTRODUCTION 3Une Mutuelle responsableLa Mutuelle s’engage en RSEEn 2014 : un focus RSE

LA CONSTRUCTION DE LA DEMARCHE RSE 6CAP 2017 et les questions centrales RSE Les parties prenantesLes enjeux

LA GOUVERNANCE 8Résultat de l’audit sur l’axe « gouvernance »Les instances Les chantiers CAP 2017

LA QUALITÉ DE SERVICE 12Résultat de l’audit en terme de qualité de service La mise en place du centre d’appel téléphoniqueAmélioration des délais de traitementEvolution des offresMise en place de Service Assistance SantéPriorité santé MutualisteMutlog Evolution du site internet (un seul site)

LA RESPONSABILITÉ SOCIALE 16Résultats de l’auditLes actions 2014

LA RESPONSABILITÉ ENVIRONNEMENTALE 18Résultats de l’auditRéduire l’empreinte carbone

ACHATS RESPONSABLES ET RAYONNEMENT LOCAL 19

BILAN ET PERSPECTIVES 2015 20

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SOMMAIRE

INTRODUCTION 3Une Mutuelle responsableLa Mutuelle s’engage en RSEEn 2014 : un focus RSE

LA CONSTRUCTION DE LA DEMARCHE RSE 6CAP 2017 et les questions centrales RSE Les parties prenantesLes enjeux

LA GOUVERNANCE 8Résultat de l’audit sur l’axe « gouvernance »Les instances Les chantiers CAP 2017

LA QUALITÉ DE SERVICE 12Résultat de l’audit en terme de qualité de service La mise en place du centre d’appel téléphoniqueAmélioration des délais de traitementEvolution des offresMise en place de Service Assistance SantéPriorité santé MutualisteMutlog Evolution du site internet (un seul site)

LA RESPONSABILITÉ SOCIALE 16Résultats de l’auditLes actions 2014

LA RESPONSABILITÉ ENVIRONNEMENTALE 18Résultats de l’auditRéduire l’empreinte carbone

ACHATS RESPONSABLES ET RAYONNEMENT LOCAL 19

BILAN ET PERSPECTIVES 2015 20

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La Mutuelle du personnel IBM, forte de près de 68 ans d’expérience en matière de protection sociale, est une des plus anciennes Mutuelles du livre 2. Elle s’emploie à garantir l’accès aux soins pour tous, en s’appuyant sur des valeurs mutualistes de solidarité et de démocratie.

Elle porte également la responsabilité économique de maintenir le service à ses adhérents dans la durée en restant indépendante et autonome.

Rien de tout cela ne peut exister sans l’investissement et la motivation de ses salariés, de ses élus délégués et administrateurs.

Chiffres Clés

48 590 personnes protégées

7 sociétés adhérentes

38,76 millions d’euros de prestations versées

41,33 millions d’euros de cotisations

93,8 % de reversement des prestations sur cotisations

Une mutuelle responsable

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La stratégie de responsabilité sociétale de la Mutuelle s’est naturellement synchronisée avec les différents groupes de travail du plan stratégique « CAP 2017 » en cours au sein de la Mutuelle, sous le pilotage d’une gouvernance transparente et démocratique :

¾ les valeurs et actions mutualistes réaffirmées dans le chantier « Valeurs, Services et Prévention » ;

¾ la volonté de rester une Mutuelle autonome, présente, fidèle et attractive pour ses adhérents, en créant un lien avec eux, dans le chantier « Pérennisation » ;

¾ le travail sur les offres et la conquête de nouveaux adhérents dans le chantier « Offres » et « Cibles et Canaux » ;

¾ l’exigence de respecter un niveau de solvabilité à la hauteur de l’engagement tout en prenant en compte les impacts sociaux, environnementaux et économiques et le besoin d’adaptabilité à l’évolution de son contexte, de compétence des équipes et de qualité de service rendu à l’adhérent dans le chantier « Organisation et moyens. »

En mai 2014, le Conseil d’Administration inscrivait la démarche RSE comme axe stratégique majeur et transversal de la Mutuelle, traduit par l’objectif d’une labellisation ISO 26000 en 2016.

L’engagement

Résultats de l’auditCet audit a donné lieu à une évaluation inspirée du modèle AFAQ ISO 26000, fournissant par thème :

• un taux d’adéquation • les points forts • les points d’amélioration

et une synthèse.

Résultats : La démarche de Responsabilité Sociétale de la Mutuelle du personnel IBM est d’un bon niveau de maturité dans le modèle AFAQ ISO 26000 (score : 565/1000)Ce résultat est le fruit de l’expression des valeurs et du mode de travail en gouvernance ouverte et démocratique de la Mutuelle. Les nombreuses actions déployées, l’orientation des offres en matière de prévoyance sont les points forts relevés par l’audit.

La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) signifie qu’une entreprise doit prendre en compte l’ensemble des impacts sociaux, économiques et environnementaux de son activité dans sa quête de pérennité et de croissance. Elle doit donc être à l’écoute des attentes et des besoins de l’ensemble de ses parties prenantes (voir page 7) pour les intégrer dans sa gouvernance au mieux des intérêts de chacun.

Conscient de la convergence de préoccupations entre les valeurs mutualistes et les valeurs associées à la RSE, Le Conseil d’Administration de la Mutuelle a fait faire en 2013 un audit transverse de l’ensemble des activités de la Mutuelle pour mesurer son niveau de compatibilité RSE et le potentiel d’améliorations à mettre en œuvre.

La Mutuelle s’engage en RSE

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En 2014 : un focus RSECe premier « Rapport RSE » témoigne de cet engagement pris et pose les bases de cette dynamique en mettant en lumière les premières réalisations sur l’ensemble des champs du développement durable et en donnant les axes forts pour l’avenir.

En 2014, les engagements concrets de la Mutuelle se sont focalisés notamment sur : ¾ la gouvernance avec le plan stratégique « CAP 2017 » ¾ l’intégration de la démarche RSE dans l'activité de la Mutuelle ¾ la qualité de service aux adhérents ¾ la responsabilité sociale.

Sans pour autant oublier : ¾ la responsabilité environnementale ¾ les achats responsables et le rayonnement local.

Jalons RSE 2014

Le témoignage de Marie-Josèphe Laurent, Directrice des opérations de la Mutuelle du Personnel IBM :

« La question fondamentale était alors de savoir en quoi les valeurs RSE allaient influencer nos décisions et nos actions, et comment.Le plan d’amélioration RSE a permis de structurer notre démarche et sa mise en œuvre dans notre gouvernance, de recenser les actions déjà menées et de les compléter d’actions nouvelles »

7 FévrierRestitution des résultats de l'audit RSE à l'ensemble des personnes interrogées (salariés et administrateurs)

23 FévrierRestitution de l'audit RSE au Conseil d'Administration

Avril Définition des enjeux, des parties prenantes et des questions centrales prioritaires avec des pistes d’action à consolider

MaiLe conseil d'administration inscrit la RSE comme axe stratégique majeur transversal à la mutuelle

Octobre à décembreIntégration des enjeux RSE et des attentes des parties prenantes à l’ensemble des chantiers de CAP 2017.

Les bases de la démarche ont été posées lors d’un séminaire interne de la Mutuelle en avril 2014.

Elle est structurée autour de 3 points forts : ¾ les questions centrales de la Responsabilité Sociétale d’Entreprise ¾ la connaissance et les attentes des parties prenantes de la Mutuelle ¾ les enjeux pour la Mutuelle.

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CAP 2017 et les questions centrales RSELes questions centrales de la RSE sont rappelées ci-dessous :

1-Valeurs/Services/Prévention Gouvernance, Question relatives aux consommateurs, Environnement, Droits de l’Homme.2. Offre, Canaux et Cibles (Développement individuel collectif/mutuelle)Questions relatives aux consommateurs, Communauté et développement local, Loyauté des pratiques.

3-Organisation et moyens Gouvernance, Relations et conditions de travail4-Pérennisation Question relatives aux consommateurs, Loyauté des pratiques.

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La Mutuelle a intégré le traitement des questions centrales majeures RSE dans le plan global stratégique CAP 2017 :

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Pérennité

Organisation

Compétences et mobilisation Image

Economique

Qualité de service aux adhérents Rayonnement

local et l’ancrage

Les enjeuxLes principaux enjeux RSE de la Mutuelle ont ainsi pu être déterminés à partir des objectifs du chantier CAP 2017 :

Les parties prenantes constituent les organisations ou individus qui ont un ou plusieurs intérêts dans les décisions ou activités d’une organisation.

L’identification des parties prenantes et le dialogue avec elles sont essentiels pour aborder la responsabilité sociétale.

En 2014, la Mutuelle du personnel IBM a identifié l’ensemble de ses parties prenantes notamment les adhérents, les entreprises adhérentes, les salariés, les administrateurs, les élus, IBM France et son partenaire Macif Mutualité, les prospects ; le recueil de leurs attentes a commencé afin de nourrir les chantiers « CAP 2017 ».

Les parties prenantes © Trueffelpix - Fotolia.com

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Un fonctionnement démocratique : les adhérents au cœur de l’organisation

Le concept de gouvernance désigne un mode de pilotage des projets basé sur une participation élargie de toutes les parties prenantes, sur une évaluation régulière de la méthode utilisée et sur la capacité à rendre compte des actions réalisées.

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Résultat de l’audit sur l’axe « gouvernance »1- Vision et déploiement stratégique de la Mutuelle : Recherche de la pérennité (projet Cap 2017), et du développement long terme, ainsi qu’un engagement de solidarité et de démocratie affirmé, sont les témoins d’une politique et d’un engagement en matière de développement durable certains.

2-Identification des parties prenantes principales : Adhérents individuels, collectifs, donneurs d’ordres, professionnels de santé, réseaux ont été identifiés…. Et font l’objet d’un travail quotidien d’entretien des relations.

3- Piliers du développement durable :Sur les 3 piliers sont bien développés les axes économiques et sociaux, et beaucoup plus en retrait l’axe environnemental qui est difficilement perceptible de par l’activité de la Mutuelle mis à part les impacts de l’activité de gestion en terme de consommation (eau, énergie, déplacement….).

4-Processus de décision remarquable :Ce processus est basé sur le vote, la préparation des dossiers par le bureau, le travail de fond dans les commissions, les échanges d’informations transparents. C’est une démonstration de la mise en application de la démocratie participative… »

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Les instancesLa gouvernance est structurée autour des instances suivantes :

¾ l’Assemblée Générale ¾ le Conseil d’Administration ¾ le bureau ¾ les commissions et groupes de travail

L’Assemblée GénéraleL’ensemble des adhérents de la mutuelle vote pour désigner ses délégués à l’Assemblée Générale.La gestion de la Mutuelle est ainsi assurée par des représentants élus des adhérents et entreprises adhérentes qui définissent ainsi les grandes orientations et les axes stratégiques de la mutuelle.Les délégués sont élus pour 3 ans.L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an pour voter la modification des textes officiels, l’approbation des comptes et des résolutions proposées par le Conseil d’Administration.Son rôle est également d’élire les membres du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’AdministrationIl est composé d’administrateurs élus par les délégués. Les sociétés adhérentes sont représentées. Il détermine les orientations de la mutuelle et veille à leur application en vertu des dispositions du code de la Mutualité. Les administrateurs de la Mutuelle bénéficient chaque année de formations et sont régulièrement informés, lors des conseils d’administrations, des évolutions règlementaires ce qui leur permet de maintenir leur compétence et d’exercer leurs responsabilités de façon éclairée.

Le bureauIl est constitué de 4 à 8 membres élus à bulletin secret par les membres du Conseil d’Administration pour 3 ans. Il est composé de la manière suivante :

¾ le président du Conseil d’Administration ¾ un ou plusieurs vice-présidents dont un premier

vice président ¾ un secrétaire ¾ un trésorier ¾ un ou plusieurs chargés de mission.

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Les commissions et groupes de travailLes réflexions du Conseil d’Administration sont alimentées par des commissions (à caractère permanent) et groupes de travail thématiques (dont l’existence ponctuelle est décidée par le conseil d’administration en fonction des besoins). Ils sont constitués par des administrateurs, des salariés de la Mutuelle et des spécialistes (délégués ou non) dont la participation a été approuvée par le Conseil d’Administration.Les commissions permanentes sont les suivantes : • Commission des recours amiables et des prestations • Commission communication• Commission des placements• Commission financière

La direction administrative Nommé par le Conseil d’Administration, le Directeur Général de la Mutuelle, aidé de ses équipes administratives a pour mission d’administrer la Mutuelle selon les lignes directrices de l’instance du Conseil d’Administration.

Nombre de réunion en 2014 :

¾ Assemblée Générale : 2 ¾ Bureau : 10 ¾ Conseil d’Administration : 11 ¾ Commission des recours amiables et

des prestations : 5 ¾ Commission Communication : 5 ¾ Commission des placements : 4 ¾ Commission financière : 5

En 2014, la Mutuelle a opéré un changement de la durée des mandats des élus : - de 2 ans à 3 ans pour les délégués- de 4 ans à 6 ans pour les administrateursCet allongement de la durée du mandat permet une plus grande implication, un meilleur suivi des travaux réalisés et in fine l’amélioration des compétences des administrateurs

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Les chantiers CAP 2017CAP 2017 traduit la volonté de donner une vision et un déploiement stratégique de la Mutuelle :

Le Conseil d’Administration a décidé en mai 2014 d’inscrire la démarche RSE comme un levier de déploiement différenciant de la stratégie CAP 2017, et de structurer la démarche RSE pour la rendre visible en affirmant son engagement réel et certain.

La Mutuelle a donc décidé de rapprocher la stratégie CAP 2017 des questions centrales de l’iso 26000 d’un point de vue méthodologique pour analyser quels champs pourraient nourrir encore plus l’engagement de la Mutuelle, contribuer à asseoir ses enjeux, quels domaines d’actions seraient ou ne seraient pas adressés.

La Mutuelle a ainsi structuré ce chantier CAP 2017 en groupes de travail, chacun ayant la responsabilité de traiter un thème différent de sa stratégie :Les quatre groupes de travail sont :

¾ Valeurs, Services et Prévention ¾ Offre, Canaux et Cibles ¾ Organisation et moyens ¾ Pérennisation

Chaque groupe de travail est piloté et coordonné par un binôme directeur/administrateur et est constitué de membres répartis entre le personnel salarié et les administrateurs élus.

La coordination de l’ensemble est assurée par un administrateur et le Directeur Général.

En réunion, et de façon consensuelle, chaque groupe de travail prépare son plan d’actions argumenté, son planning et le budget associé ainsi que les propositions de décisions à faire valider par vote par le Conseil d’Administration.

Nombre de réunion en 2014 :

¾ Valeurs, Services et Prévention : 8 ¾ Offres, Canaux et Cibles : 10 ¾ Organisation : 6 ¾ Pérennisation : 3

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Le témoignage de Marie-Josèphe Laurent, Directrice des opérations de la Mutuelle du Personnel IBM :

« Suite aux nombreuses évolutions et changements qui ont eu lieu en 2013 (nouvel outil informatique, nouveau service Tiers Payant, évolutions réglementaires …), notre objectif majeur a été d’avoir une écoute et une attention particulière vis à vis de nos adhérents pour s’assurer de leur confiance.

Au cours des rencontres avec nos adhérents sur tout le territoire français qui ont eu lieu en 2013 afin de recueillir leurs interrogations concernant la mise en place des nouveaux contrats, des nouvelles offres et leurs garanties, près de 3000 adhérents sont venus à notre rencontre à Paris, Bordeaux, Lille, Strasbourg, Montpellier, Nice, Lyon, Nantes.Leurs retours ont été pris en compte tout au long de l'année 2014.

La recherche d'un développement harmonieux de la mutuelle, la question de la pérennisation de son offre ont placé de façon renforcée la qualité de service au cœur des préoccupations pour 2014.

La Mutuelle s'est employée à développer pour ses adhérents de nouvelles offres de service qui répondent à leurs attentes et aux besoins ainsi exprimés.Ceci s’est accompagné d’un travail important sur l'image de la mutuelle, la mise en avant et la promotion de nos valeurs. »

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Résultat de l’audit en terme de qualité de service

« … Les offres de prévoyance, et tout le travail réalisé sur l’offre IBaMéo

L’ensemble des actions en faveur de la question du handicap, sur l’accompagnement des familles, et/ou des aspects participation/manifestation avec « Phare »

Les rencontres avec les adhérents par le principe du tour de France – favorisant le dialogue

Les échanges par téléphones et internet et la dématérialisation – pas de guichet physique Les frais de gestion …et les efforts sur la gestion des budgets , ainsi que la politique de reste à charge

La gestion des données et les dispositifs de protection associés avec des fortes exigences IBM… »

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La mise en place du centre d'appel téléphoniqueLe 2 janvier 2014 a été mise à disposition de nos adhérents une plateforme téléphonique dédiée de 5 personnes permettant le traitement des appels entrants et des campagnes d’appels sortants notamment pour l’adhésion individuelle des adhérents sortant du contrat collectif.Passé le premier mois de démarrage, le taux d’appels décrochés moyen pour 2014 a été de 86%.

Amélioration des délais de traitementUn plan d’amélioration de nos délais de traitement, auquel nos salariés ont été associés, a également été mis en place en 2014, avec des cibles exprimées comme suit : - Création, mise à jour de contrat : 90 % de demandes

traitées dans un délai de 5 jours maximum.- Remboursement de prestations : 90 % de demandes

traitées dans un délai de 3 jours maximum.- Prise en charge hospitalière et optique : 90% de

demandes traitées dans un délai de 2 jours maximum, et ce, pour toutes les demandes accompagnées des justificatifs nécessaires.

Ces objectifs ambitieux, qui marquent notre engagement, ont été globalement tenus en 2014.

Evolution des offresLa Mutuelle œuvre, lors de la conception de ses offres, à l’amélioration du bien-être et de l’épanouissement personnel de ses adhérents et de leurs ayants droit, et à la prise en compte des populations fragilisées.

Ainsi depuis toujours, la Mutuelle propose en inclusion des prestations médico-sociales qui attestent de son engagement en termes de lutte contre l’exclusion, les inégalités ou le handicap :- Allocation pour l'enfance handicapée, - Aide à domicile,- Aide complémentaire à l'autonomie sous

la forme d'une rente mensuelle (limitée dans le temps) dont le montant varie en fonction du degré de dépendance.

Ces prestations médico-sociales ont été également incluses dans les nouvelles offres IBaMeo confort et sérénité.

Depuis début 2014, la Mutuelle fournit à ses adhérents un nouveau service de prise en charge de l’audioprothèse au sein d’un réseau de professionnels.

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eMise en place de Service Assistance SantéMise en place du « Service Assistance Santé » au 1er juillet 2014, pour la quasi-totalité des contrats. Ce service propose aux adhérents et à leur famille un accompagnement spécifique en cas d'évènement de santé.

La Mutuelle du personnel IBM a mis en place le « Service Assistance Santé » en inclusion dans tous les contrats collectifs et individuels (hors contrat sur-complémentaire IBaMéo Plus), et ce, sans augmentation de leur cotisation pour 2014.

Ces garanties d'assurance sont assurées par la société IMA (Inter Mutuelles Assistance).

En fonction du contrat souscrit, et en réponse à des situations de vie rencontrées par les adhérents (hospitalisation, immobilisation au domicile, naissance ou adoption, aide aux aidants...), cette assistance propose des prestations suite à l’évènement (limitées dans la durée) permettant à l’adhérent de mettre en place lui-même une solution plus pérenne si nécessaire. Il peut s'agir par exemple d’aide à domicile, de rapprochement d’un proche au domicile, d’aide aux devoirs des enfants, d'une assistance juridique, d'une assistance psychologique, du portage de repas… Des services spécifiques sont proposés pour certaines pathologies lourdes. Tous ces services viennent en complément des aides à domiciles prévues

dans la majorité des offres de la mutuelle.

Les adhérents peuvent contacter par téléphone ce service 7j/7 et 24h/24 et déterminer ainsi avec le conseiller la solution la mieux adaptée à leur situation.

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Un partenariat a été conclu entre la mutuelle du personnel IBM et MUTLOG mutuelle du logement afin de proposer à ses adhérents une assurance emprunteur mutualiste.Les bénéficiaires de la Mutuelle qui souhaitent négocier un prêt immobilier ou personnel peuvent s'adresser à MUTLOG pour les garanties assurances incapacité, invalidité, décès et chômage.

Tout emprunteur est en effet libre de choisir une autre assurance que celle proposée par le préteur principal (la banque par exemple).

Priorité Santé MutualisteSouhaitant ancrer encore plus son action dans le mouvement mutualiste, la Mutuelle du Personnel IBM a adhéré à la Fédération Nationale de la Mutualité Française en janvier 2013.

A ce titre, ses adhérents bénéficient d'un accès à « Priorité Santé Mutualiste » qui est une plateforme de services à caractère médical ou médico-social et de prévention santé proposée par la Mutualité Française.

Ce service comporte : ¾ l’accès à une base d’informations médicales et

médico-sociales via le site internet PSM,

¾ l’accès à un centre d'appel au travers du numéro unique 3935. Des professionnels experts de la santé y orientent l’adhérent qui peut ainsi avoir des réponses personnalisées telles que :◦ unaccompagnementspécifique(aideàl'arrêt

du tabac, nutrition, condition physique...) sous forme d’un coaching personnalisé

◦ ou l’accès à des assistantes socialespermettant une orientation en fonction du besoin;

¾ la possibilité de participer à une grande variété de rencontres santé thématiques organisées partout en France par la FNMF sur des thématiques médicales et médico-sociales d’actualité.

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Evolution du site internet En 2014, un nouveau portail WEB a été mis en place, regroupant en un seul site Internet www.mutibm.fr les deux anciens sites. Le site propose désormais une partie publique ouverte à tous les internautes et une partie réservée aux adhérents.

Son ergonomie a été optimisée pour un meilleur accès à l’information, notamment pour la Prévention et les Services.

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La responsabilité sociale vise à prendre en compte les impacts sociaux du fonctionnement de la Mutuelle et à adopter un mode de management responsable.

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Résultats de l’audit« .. • Un investissement notable de la mutuelle en formation technique • Une prise en compte des conditions de travail par un souci d’organisation

des postes de travail et d’optimisation de l’impact des nuisances sonores. • La pratique de diversité avec le mélange des équipes « salariées-

historiques » qui apportent expérience et savoir-faire et équipes intérims qui apportent du dynamisme et un autre regard.

.. »

Les actions 2014Au sein des équipes de la Mutuelle cohabitent du personnel détaché d'IBM et des salariés intérimaires, sur 3 sites géographiques distincts, dans un contexte mouvant en perpétuelle évolution, tant par la mise en œuvre du chantier CAP 2017 que par les évolutions règlementaires.

Dans ce contexte, l'enjeu est d'avoir un management de proximité en : ◦ facilitantl’accueildesnouveauxarrivants

◦ assurantlaformationetl’adaptationaupostedetravail

◦ anticipantetaccompagnantleschangementsetlesévolutions

◦ fluidifiantlacommunicationentrelesdifférentssites

Une restructuration des services administratifs de la Mutuelle a eu lieu à compter du 1er

janvier 2014 par la création d'une Direction des opérations et d'une Direction administrative et financière rattachées à la Direction Générale, facilitant ainsi ce management de proximité.

Des réunions d'équipes au niveau de l'ensemble de la Mutuelle, par service, et par pôle ont été mises en place.

Des salariés ont été intégrés dans les groupes de travail CAP 2017.

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Réduire l'empreinte carbone

Les déplacements

Du fait de la multiplicité de ses sites, au nombre de trois, et de la centralisation des réunions des administrateurs et délégués sur Paris, la Mutuelle incite, lorsque c’est possible, tant ses salariés, que les administrateurs et les délégués, à privilégier les déplacements en train et à pratiquer le covoiturage pour les déplacements en voiture.

Les réunions téléphoniques et visioconférences

Tout au long de l'année, les salariés et administrateurs sont incités à organiser dans le cadre de leurs activités des réunions téléphoniques.Le site IBM de Bordeaux dispose d'une salle de visioconférence qui peut également être mise à la disposition de la Mutuelle.

Les groupes de travail du chantier CAP 2017 se réunissent par conférence téléphonique (Décision prise en septembre 2014)

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Résultats de l’audit« … -Le choix de certains prestataires en local : imprimerie, ….-Les préoccupations environnementales sont traitées notamment sur la maîtrise du service aux adhérents qui est dématérialisé, avec des échanges informatiques et de moins en moins papier. …. »

La Mutuelle du Personnel IBM exerce sa responsabilité environnementale en prenant conscience de ses impacts environnementaux (énergie, ressources naturelles, déchets, transport…) et en essayant de les réduire au maximum, en diminuant ses consommations ou en proposant des modes de fonctionnement alternatifs.

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Les déchets et la consommation papier La Mutuelle du personnel IBM se doit d’être attentive à la gestion de ses déchets, mais ce point est en grande partie dépendant, en particulier pour le recyclage du papier, de la politique de recyclage mise en place sur les sites d’IBM où est implantée la Mutuelle.De plus, l’envoi de certains documents papier à ses adhérents reste pour l’instant indispensable. Néanmoins, l’usage du recto-verso est systématique, afin de diminuer la quantité de papier consommée.

- La dématérialisation : La Mutuelle a lancé une étude concernant la dématérialisation de ses envois papiers et envisage de proposer à ses adhérents le choix de la réception de son journal ‘l’Esprit de Corps’ soit sous format électronique, soit sous format papier. Tous les numéros du journal sont disponibles, dans leur version électronique, sur le site Internet de la Mutuelle.

Lorsque cela est possible (pour les adhérents ayant communiqué leur adresse électronique), les décomptes de remboursement des prestations sont envoyés par mail aux adhérents.

D’autre part, la description du contenu des différentes offres proposées par la Mutuelle a été dématérialisée et est disponible, ainsi que les bulletins d’adhésion, sur le site Internet de la Mutuelle.

- Les imprimeries prestataires et le papier certifié PEFC:Les imprimeries Korus et Roulleau, prestataires de la Mutuelle ont la marque « Imprim'vert » ; ce label atteste du suivi des quantités de déchets générés, du choix des prestataires

qui en assurent le traitement vers des filières réglementaires. Sont concernés par exemple les produits chimiques, solvants, cartouches, toner, lampes, papier.

L'ensemble des documents de communication ainsi que la plupart des courriers pour les adhérents sont imprimés sur du papier certifié PEFC (Program for the Endorsement of Forest Certification schemes ). Il s'agit d'un label environnemental visant à promouvoir et à certifier la gestion durable des forêts.

- Les courriers électroniques :Les courriers électroniques envoyés par toute l'équipe salariée de la mutuelle comportent la mention : « Pensez à l’environnement. N’imprimez ce courriel que si vous en avez vraiment besoin. »

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Consciente de l’importance de l’ancrage territorial en matière de

développement durable, la Mutuelle du Personnel IBM établit des partenariats et des échanges avec des acteurs locaux.

Cet ancrage territorial, porteur d’emploi à son échelle, est obtenu en favorisant les acteurs locaux et responsables dans le choix de ses prestations et demandes de services.

Dans le cadre de son activité, le centre de gestion de Bordeaux a conclu des partenariats avec les sociétés suivantes domiciliées dans l'agglomération Bordelaise :

¾ Société Aliénor / Groupe Aquitem (Le Bouscat) : hébergement et développement du site web de la Mutuelle. Ce groupe a obtenu le label ENR en 2012 (Entreprise Numérique Responsable).

¾ Société ADECCO (Bruges) : pour l'emploi de personnels dans le cadre d'un accroissement de l'activité (le groupe ADECCO est une entreprise engagée dans la démarche RSE depuis 2008).

¾ Imprimeries Korus (Eysines) et Roulleau (Mérignac) : pour l'impression des documents de communication de la Mutuelle (courriers, plaquettes, règlements, statuts...)

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La restitution de l’audit RSE début 2014 a permis à la Mutuelle d’évaluer

ses pratiques et de mettre en place un plan d’action avec pour objectif principal la satisfaction de ses adhérents bénéficiaires et leur famille ainsi que de ses entreprises adhérentes.

Des premières réalisations en ce sens ont eu lieu en 2014 avec le chantier CAP 2017 qui a mobilisé l'ensemble de la Mutuelle. La question de la qualité de service rendue aux adhérents a été au cœur des travaux dans les différents groupes.

L'évolution des offres, la mise en place de nouveaux services tels que le Service Assistance Santé, la restructuration du site internet, les engagements en faveur de l'environnement en terme de déplacements, dématérialisation... sont autant de témoignages de cette volonté d'inscrire concrètement le développement durable dans l'activité de la Mutuelle.

La Mutuelle du personnel IBM poursuivra son engagement RSE en 2015. Ses efforts se porteront sur la prise en compte des attentes de ses parties prenantes et sur la poursuite de l'intégration de la RSE à l'ensemble de son organisation, notamment sur les questions suivantes :

¾ l'amélioration permanente de l'engagement de services

¾ la gouvernance en partageant plus largement la démarche

¾ les transports, en diminuant l'impact carbone des déplacements des élus et salariés

¾ les ressources naturelles, en assurant la promotion des éco-gestes

¾ la responsabilité sociétale, en intégrant davantage d'offres de services de prévention et d'éducation à la santé pour ses adhérents et en menant une politique d’achats responsable

¾ l’implication dans la vie locale en s’inscrivant dans des projets en lien avec des partenaires locaux.

La Mutuelle devra aussi travailler à la mise en place dans le cadre du rapport RSE, d'indicateurs et de moyens de mesure et de collecte des données.

L'engagement de tous, à tous les niveaux, dans cette démarche permettra d’atteindre le but que s’est fixé la Mutuelle d'obtenir d'ici fin 2016, la reconnaissance du statut d’entreprise socialement responsable basée sur une évaluation AFAQ 26000.

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