RAPPORT NOVEMBER 2016

ARBEJDSTILSYNET

BEDRE ARBEJDSMILJØ

GENNEM DIGITALISERING

ET STRATEGISK SCENARIE

cxzcxz

2

Indhold

1. Indledning........................................................................................................................................ 4

2. Resume............................................................................................................................................ 5

3. Metodisk tilgang, gennemførte analyser, formål og anvendelse ....................................................... 7

3.1 Rekruttering til brugerinddragelse.............................................................................................. 7

3.2 Selve brugerinddragelsen ........................................................................................................... 9

3.3 Rolleprofiler ............................................................................................................................. 10

3.4 Antagelser om, hvad der skaber effekt ..................................................................................... 11

3.5 Metoderefleksion..................................................................................................................... 12

3.6 Dataanalyse ............................................................................................................................. 14

4. Afsæt ............................................................................................................................................. 16

4.1 De fællesoffentlige rammer ..................................................................................................... 16

4.2 Arbejdstilsynets strategiske udfordringer ................................................................................. 16

4.3 Den teknologiske udvikling ....................................................................................................... 17

4.4 Udviklingen i virksomheds- og arbejdslivsformer ...................................................................... 19

4.5 Erfaringer og best practice-cases .............................................................................................. 22

4.6 Brugernes centrale udfordringer .............................................................................................. 24

5. Strategiens elementer ................................................................................................................... 29

5.1 Strategiske pejlemærker .......................................................................................................... 29

5.2 Understøttende tiltag og principper ......................................................................................... 34

6. Det strategiske scenarie ................................................................................................................. 38

6.1 Vision ....................................................................................................................................... 38

6.2 Strategiske valg ........................................................................................................................ 38

6.3 Fremtidsbilledet ....................................................................................................................... 38

6.4 Implikationer for teknologivalg og dataanvendelse .................................................................. 40

6.5 Fire to-be brugerrejser ............................................................................................................. 46

7. Idekatalog ...................................................................................................................................... 60

Oversigt ......................................................................................................................................... 62

Ide 1: Virksomhedens arbejdsmiljøportal ....................................................................................... 65

Ide 2: Dialogorienteret tilsynsværktøj ............................................................................................ 74

Ide 3: Egenkontrolværktøj.............................................................................................................. 80

Ide 4: Executive dashboard ............................................................................................................ 84

3

Ide 5: Mit sunde arbejdsliv (app) .................................................................................................... 91

Ide 6: Fælles referencestruktur for handlingsorienterede vejledninger .......................................... 95

Ide 7: Arbejdsmiljøhåndbogen (app) .............................................................................................. 99

Ide 8: Videreudvikling af Online APV ............................................................................................ 104

Ide 9: ”Social medie-strategi” ....................................................................................................... 108

8. High-level roadmap...................................................................................................................... 113

8.1 Forslag til overordnet roadmap .............................................................................................. 113

8.2 Implementeringsmæssige overvejelser .................................................................................. 115

9. Den korte bane ............................................................................................................................ 118

9.1 Indledning .............................................................................................................................. 118

9.2 Generelle tekniske overvejelser ............................................................................................. 119

9.3 Social medie-strategi .............................................................................................................. 119

9.4 Fælles referencestruktur ........................................................................................................ 120

9.5 Executive dashboard .............................................................................................................. 122

9.6 Egenkontrolværktøj version 1 ................................................................................................ 125

9.7 Virksomhedens arbejdsmiljøportal version1 ........................................................................... 138

Bilag ................................................................................................................................................ 152

Bilag 1: Segmenteringsrapport ..................................................................................................... 152

Bilag 2: Brugerrejserapport .......................................................................................................... 152

Bilag 3: To-be brugerrejser i A3-format ........................................................................................ 152

Bilag 4: Arbejdsmiljøportalen, wireframe 6 .................................................................................. 152

4

1. Indledning Rambøll Management Consulting og In2media (herefter Rambøll/In2media) præsenterer i nærværende rapport et digitalt strategisk scenarie for Arbejdstilsynet. Hensigten med scenariet er at pege frem mod nytænkende, digitale veje til at påvirke nøgleaktører i danske virksomheder til et øget fokus på egenindsats for bedre arbejdsmiljø.

Rapporten indledes med en redegørelse for vores metodiske tilgang til gennem en række analyseaktiviteter at identificere målgrupper, segmentere dem, brugerinddrage dem samt ikke mindst levendegøre dem i form af rolleprofiler med detaljerede, individuelle brugerrejser. Denne analysedel af projektet optegner Arbejdstilsynets digitale situation (as-is) som bagtæppe for den næste del.

I den næste del af rapporten tager vi et kvalificeret kig i krystalkuglen i form af et strategisk scenarie for Arbejdstilsynets digitale tilstedeværelse i fremtiden (to-be), inkl. en række ideer, der beskrives med henblik på at gøre konkret prioritering mulig og vejen til potentiel implementering kort.

Projektet er gennemført på opdrag fra Arbejdstilsynet i perioden august til december 2016.

Hvis rapporten skal bidrage til forhåbninger om, at Arbejdstilsynet kan realisere sine ambitioner, er det nødvendigt at finde en balance på en knivsæg. På den ene side af knivsæggen står Arbejdstilsynet med sin viden, sine kanaler og strategiske mål. På den anden side står virksomheder midt i en medievirkelighed, der ikke har reserveret ledig plads til en eksklusiv digital vej ind for Arbejdstilsynet. Virksomheder modtager mange digitale budskaber, og deres fokus er på meget andet end arbejdsmiljø.

En forudsætning for på en omkostningseffektiv måde at få succes med at stimulere flere virksomheder til et bedre arbejdsmiljø er derfor, at Arbejdstilsynet får virksomhedernes opmærksomhed og på kort bane formår at levere værdi til dem. To punkter gør det rimeligt at antage, at Arbejdstilsynet vil få held med sit forehavende:

1. For det første er Arbejdstilsynet den centrale kilde til data om arbejdsmiljø. Dette giver et enestående afsæt for at målrette information og viden om arbejdsmiljø til virksomhederne på en dynamisk måde, der til enhver tid matcher den konkrete virksomhed, anledning og kontekst.

2. For det andet har Arbejdstilsynet en omfattende kontakt til virksomhederne om arbejdsmiljø: Især ved tilsyn, men også gennem fx ulykkesregistrering i EASY og gennem callcentret. Det giver en enestående mulighed for dels at indsamle yderligere data om arbejdsmiljøet, dels er kontakten lig med kanaler til at nå virksomhederne gennem målrettet information, vejledning og rådgivning knyttet direkte til et konkret (erkendt eller uerkendt) behov.

Rambøll/In2medias analyse har blotlagt, at der er et uudnyttet potentiale i disse to punkter, og vi peger i det strategiske scenarie på, hvordan potentialet kan forløses.

Vi har i udviklingen af scenariet tilstræbt at finde balancen mellem det ambitiøse og det realistiske, men hele tiden forankret i brugernes virkelighed. Det indebærer, at vi har afstået fra at foreslå initiativer, som bevæger sig ud på ”the bleeding edge of technology”, og som vi ikke inden for en rimelig tidshorisont tror på vil kunne gøre en meningsfuld forskel for arbejdsmiljøet (fx virtual reality). Vi har også afstået fra at inddrage teknologier, som vi vurderer altovervejende vil være uden for AT’s kontrol/påvirkningssfære som fx den øgede brug af sensorer og Internet of Things, og som desuden er karakteriseret ved en meget lav grad af standardisering og derfor er vanskelig at inddrage som fundament i centralt udviklede tiltag. Endelig har vi afstået fra perspektiver, der indebærer dramatiske omkalfatringer af hele den måde, arbejdsmiljøarbejdet organiseres på (fx i form af en markant ændret arbejdsdeling mellem AT, BAR’erne og VFA), da vi mener, de ligger uden for scopet af denne analyse.

5

2. Resume Denne rapport beskriver et strategisk scenarie for, hvordan man i fremtiden kan opnå bedre arbejdsmiljø gennem digitalisering. Scenariet bygger dels på workshops og interviews med 37 medarbejdere, arbejdsmiljørepræsentanter, arbejdsledere og ledere fra et bredt spektrum af virksomheder, dels på tidligere undersøgelser udarbejdet for Arbejdstilsynet. Derudover er der også inkluderet overvejelser om den teknologiske udvikling og udviklingen i virksomheds- og arbejdslivsformer samt erfaringer fra udvalgte danske cases, der viser, hvordan man gennem digitalisering kan nå sine målgrupper på nye måder.

Scenariet tager desuden afsæt i en række strategiske udfordringer, som udviklingen stiller Arbejdstilsynet overfor: Fremvæksten af nye virksomhedstyper og arbejdslivsformer, de mange små virksomheder med lav kapacitet og viden om arbejdsmiljø, den hurtige teknologiske udvikling og hastigt skiftende teknologiske fokus samt konflikten mellem myndighedsrollen og rollen som rådgiver og vejleder. Scenariet forsøger på forskellig vis at adressere disse udfordringer.

Visionen for scenariet er, at flere virksomheder i fremtiden i højere grad er motiverede for og i stand til selv at drive indsatsen for det gode arbejdsmiljø i et dialogpræget samarbejde med Arbejdstilsynet, bl.a. ved hjælp af digitale værktøjer og datadrevet information leveret gennem disse værktøjer.

Fundamentet for scenariet er et sæt strategiske pejlemærker, som adresserer disse strategiske udfordringer, samt de centrale udfordringer, der blev identificeret i brugerinddragelsen:

Sikre transparens, overblik og sammenhæng for alle aktører i arbejdsmiljøprocesserne.

Synliggøre virksomhedens indsatser på arbejdsmiljøområdet og de effekter, disse indsatser skaber.

Sikre let adgang til situationsrelevante rådgivningsressourcer, der hvor behovet opstår.

Understøtte tilsynet som anledning til dialog, anerkendelse og motivation.

Sikre adgang til basisværktøjer til arbejdsmiljøarbejdet for små virksomheder.

Sikre motivation og viden i kontekst af nye og/eller løsere organisations- og arbejdslivsformer. Scenariet tegner et fremtidsbillede, der er kendetegnet ved:

En høj grad af egenkontrol i virksomhederne, evt. obligatorisk, understøttet af et digitalt egenkontrolværktøj.

Et tilsyn, der er fokuseret på virksomheder, der ikke er modne til egenkontrol, og parallelt hermed er fokuseret på både at opbygge motivation og kapacitet og derfor anlægger en anerkendende og samarbejdsorienteret tilgang, samtidig med at det dog forsat har påbud og andre sanktioner i værktøjskassen. Dette tilsyn understøttes af et dialog- og samarbejdsorienteret tilsynsværktøj.

Redskaber og strategier, der når dem, der slet ikke har arbejdsmiljø på agendaen, og dem, hvis løse tilknytning til arbejdsmarkedet i praksis gør arbejdsmiljø til en privat sag. Her er fokus navnlig på apps og brug af sociale medier.

Integration af handlingsrettet, kontekstrelevant information i alle digitale værktøjer, så vejen fra fx at registrere en ulykke, observere et problematisk forhold i en egenkontrol eller forberede sig på et tilsyn til vejledninger og cases, der viser, hvordan problemerne kan afhjælpes og forebygges, er så kort som mulig.

At Arbejdstilsynets data, viden og til en vis grad digitale løsninger eller komponenter heraf stilles systematisk og lettilgængeligt til rådighed for andre, som ønsker at udvikle løsninger på arbejdsmiljøområdet.

6

Aktiv og udbredt brug af Arbejdstilsynets data til aktivt at målrette information, interaktion og personalisering af brugergrænseflader og til at pushe information til brugerne, der nøje matcher de behov, de har i den konkrete kontekst, henunder brug af big data-analyseværktøjer til at identificere trends og tendenser, bl.a. i de data der genereres af brugernes adfærd og registreringer i de digitale løsninger.

En høj grad af udefra- og ind-tænkning og forankring i brugernes samlede brugerrejse, således at brugerne oplever relevans, helhed, sammenhæng og konsistens i services og kommunikation.

Dette fremtidsbillede er konkretiseret i et idekatalog, i en række to-be brugerrejser og i skitseeksempler på, hvordan udvalgte dele af løsningerne kunne fungere. Idekataloget indeholder bl.a.:

Et forslag til en ”Virksomhedens arbejdsmiljøportal”, der integrerer, udvikler og udvider den funktionalitet, der i dag findes i OnlineAT, EASY og At.dk.

Et app-baseret egenkontrolværktøj med dyb integration af handlingsorienteret viden og cases.

Et executive dashboard, der kobler virksomhedens bundlinje(r) til arbejdsmiljøet og gør det muligt at sammenligne sig med andre tilsvarende virksomheder.

En app-baseret arbejdsmiljøhåndbog, der bringer arbejdsmiljøet ned i lommen på medarbejderne. En mulig plan for implementering af scenariet - i form af de løsninger, der beskrives i idekataloget - er beskrevet i en high-level roadmap. Implementeringen af udvalgte løsninger er yderligere konkretiseret i form af et bud på en plan på den korte bane, der også giver et groft bud på udgifter og ressourcebehov ved udvikling og drift af de valgte løsninger. Bud, som skal kvalificeres i et efterfølgende afklaringsarbejde i forhold til de enkelte løsningsforslag. Fremtidsbilledet og de forslåede ideer til løsninger har en række implikationer for teknologivalg og dataanvendelse, heriblandt:

Den hurtige teknologiske udvikling betyder, at Arbejdstilsynet er nødt til at agere agilt og platformsuafhængigt for at sikre en kort udviklingstid fra ide til kernefunktionalitet, cross-platformudvikling og en høj grad af platformuafhængig lagring af og tilgang til Arbejdstilsynets data.

Den høje grad af personalisering i de nye værktøjer kan stille krav, som Arbejdstilsynets CMS-system ikke kan honorere, og evt. også krav, som ikke kan rummes inden for rammerne af Virk.dk.

Der lægges op til en stærk øget registrering af data fra virksomhederne – både data, der registreres i de nye løsninger, og data, der genereres af brugernes adfærd i løsningerne. Dette rejser en række privacy- og databeskyttelsesmæssige spørgsmål, som skal adresseres.

Den automatiske brug af data i målretningen af information og tilpasning af brugerflader stiller større krav til præcision og kvalitet i indsamling, bearbejdning, berigelse og strukturering af data.

Hvis Arbejdstilsynets viden og data også skal anvendes som indlejrede elementer i eller til at understøtte tredjepartsløsninger, kræver det dels en teknisk infrastruktur, der gør dette muligt, dels en mere modulær tilgang til udviklingen af løsninger.

Da der således er mange – også teknologiske – ubekendte i implementeringen af scenariet, foreslås det, at Arbejdstilsynet afsætter en pulje til - i samarbejde med virksomheder, leverandører og udviklings-, uddannelses- og forskningsmiljøer - at gennemføre eksperimenter, pilotforsøg og andre aktiviteter, der i lille skala og for lave omkostninger kan bidrage til konkret at afdække teknologiernes muligheder og udfordringer. Arbejdstilsynets væsentligste bidrag her vil i de fleste tilfælde være viden og data om arbejdsmiljø.

7

3. Metodisk tilgang, gennemførte analyser, formål og anvendelse I dette afsnit beskriver vi den anvendte metodiske tilgang til at udvikle et strategisk scenarie for at skabe bedre arbejdsmiljø gennem digitalisering, specifikt gennem udvikling af Arbejdstilsynets nye eller eksisterende digitale platforme. Afsnittet redegør nærmere for følgende:

1. Rekruttering til brugerinddragelse

2. Selve brugerinddragelsen

3. Rolleprofiler

4. Databrug.

3.1 Rekruttering til brugerinddragelse

En afgørende konklusion fra opstartsfasens desk research var, at der ikke fandtes en enkel formel til at segmentere Arbejdstilsynets målgrupper og beskrive deres brugssituationer, herunder behov og anledninger.

Brugerundersøgelsen af Arbejdsstilsynets kommunikationsindsats (Rambøll, 2016) viste, fx at der er stor forskel på lederes og arbejdsmiljørepræsentanters viden, motivation og refleksionsgrad i forhold til øget egenindsats for arbejdsmiljø, og at forskellene tilsyneladende ikke kan forklares systematisk med tilhørsforhold til enten små eller store arbejdspladser, geografi, brancher eller offentlig hhv. privat sektor. Brugerundersøgelsen lægger dermed op til, at forskellene, der bl.a. kommer til udtryk som en bred vifte af forskellige digitale præferencer, ikke alene kan forklares med objektive arbejdsplads-faktorer, men at bl.a. personlige faktorer også må regnes med.

Det stemmer overens med opfattelsen blandt de medarbejdere i Arbejdstilsynet, vi har været i dialog med, og er siden blevet bekræftet af brugerinddragelsen.

At hensyn til målet om at udvikle et detaljeret og realistisk strategisk scenarie har vi fastholdt kompleksiteten i målgruppesegmenteringen og udmøntet den i en kortlægning af Arbejdstilsynets målgrupper ud fra flere vinkler:

Roller på arbejdspladser (personparametre) Vi har for det første opdelt Arbejdstilsynets målgrupper ud fra, hvilke roller de varetager på arbejdspladsen, dvs. om de repræsenterer ledelsen, medarbejderniveauet eller arbejdsmiljøorganisationen. Dertil kommer mindre formaliserede roller, som angår hver enkelt persons ressourcer, motivation og viden.

Arbejdspladsparametre

Målgrupperne er for det andet rubriceret ud fra forskellige arbejdspladsers objektive træk – såsom ressourceomfang, størrelse, branche, type m.m.

Anledninger For det tredje har vi skelnet mellem målgrupper, ud fra hvilke anledninger der udløser, at de opsøger og efterspørger information og vejledning (pull) eller er modtagelige over for information om arbejdsmiljø (push).

Ved at gøre anledninger til element i målgruppesegmenteringen bliver det muligt at nuancere den statiske og i sig selv utilstrækkelige forståelse af fx branche eller stillingsbetegnelse og i stedet fange det, der går på tværs af sådanne betegnelser. Fx ved at fokusere på, hvad en oplevelse af nærved-ulykker udløser på tværs af brancher og stillingsbetegnelser, og i hvilket omfang oplevelsen definerer et touch point for Arbejdstilsynet i relation til at igangsætte en ønskværdig brugerrejse, som peger frem mod udvikling af et digitalt scenarie, der kan medvirke til et forbedret arbejdsmiljø.

8

Samlet set er disse tre sæt af parametre bragt i spil i en ramme for, hvordan arbejdsmiljø forstås og håndteres på den enkelte arbejdsplads. Parametrene blev drøftet på en segmenteringsworkshop hos Arbejdstilsynet d. 8. september 2016 med henblik på dels prioritering, dels operationalisering i lyset af den forestående rekruttering af deltagere til brugerworkshops og interviews. På workshoppen deltog repræsentanter for tilsynscentrene, Arbejdstilsynets fagkontorer samt kontorerne for it og kommunikation. De tre sæt af parametre er beskrevet i denne figur:

Figur 1: Digitaliseringens kontekst

Parametrene danner til sammen en segmenteringsmatrice (se særkilt rapport herom vedlagt som bilag 1), som efterfølgende er anvendt til at rekruttere deltagere til workshops og interviews, ligesom de bygger bro til beskrivelsen af rolleprofiler.

Der går med andre ord en lige linje fra indkredsningen af de centrale karakteristika (eller parametre) ved Arbejdstilsynets målgrupper, over rekrutteringen til brugerinddragelse, over tilrettelæggelsen af selve brugerinddragelsen, til udarbejdelsen af brugerrejser og rolleprofiler, samt endelig til det strategiske scenarie, inkl. idekataloget.

Andre eksterne aktørers rolle

Gruppen ”Andre eksterne aktører” dækker over alle andre aktører, som på den ene eller anden måde kunne tænkes at påvirke eller have potentialet til at påvirke virksomhedens og aktørernes motivation og kapacitet til at handle i forhold til at skabe et bedre arbejdsmiljø. Det kan være rådgivere som fx advokater og revisorer, eller det kan være andre aktører i virksomhedens værdikæde som fx leverandører, samarbejdspartnere og kunder eller andre aktører involveret i forskellige servicerejser såsom Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, læger og kommuner. Da vi ikke på forhånd havde indikationer af, hvem der her kunne tænkes at spille en signifikant rolle blandt disse aktører, valgte vi at lade brugerinddragelsen vise, hvem om nogen der kunne have en sådan rolle.

Brugerinddragelsen viste meget få og sporadiske eksempler på, at andre eksterne aktører havde haft en betydning: Nogle store virksomheder samarbejdede med leverandører om specialtilpasning af maskiner, så de var mere sikre, mens andre samarbejdede om udvikling af fx rengøringsmidler, som var mere arbejdsmiljøvenlige. En stor entreprenørvirksomhed samarbejdede med betonelementleverandører om,

9

hvordan man kunne sikre elementer bedst under transport, oplagring og montage, og en iværksætter mente, at dem, der havde rådgivet ham i forbindelsen med etableringen af hans virksomhed og de netværk, han deltog i, kunne være gode kanaler at introducere ”arbejdsmiljø” igennem, men havde ikke nogen erfaringer med, at det faktisk var sket. Men langt de fleste deltagere havde ikke – heller ikke på opfordring – beretninger eller forestillinger om inddragelse af andre eksterne aktører. De spiller derfor ikke en central rolle i det strategiske scenarie eller i idekataloget.

En mere systematisk og dybere analyse af andre eksterne aktøres mulige roller vil have krævet, at en væsentlig del af de ressourcer, der anvendes på involveringen af de centrale aktører i virksomheden, i stedet var anvendt på inddragelse af disse potentielle aktører. Det fravalgte vi, da vi anså, at en inddragelse af de centrale aktører, der var så bred som mulig, havde støre betydning for undersøgelsens kvalitet og udsagnskraft.

3.2 Selve brugerinddragelsen

På baggrund af ovenstående har Rambøll/In2media produceret en detaljeret segmenteringsmatrice, et aktørlandkort samt et overblik over anledninger (se segmenteringsrapporten). Segmenteringsmatricen er anvendt til at rekruttere deltagere til workshops og interviews, mens aktørlandkortet og overblikket over anledninger er bragt i spil som væsentlige indholdselementer i brugerinddragelsen.

Brugerinddragelsen har med en enkelt undtagelse alene omfattet virksomhedsinterne aktører, da det er deres ”brugerrejser”, man har ønsket at kortlægge. Den enkelte undtagelse er en arbejdsmiljøkonsulent, der dels arbejder internt for en stor rådgivningsvirksomhed, dels eksternt som arbejdsmiljørådgiver for andre virksomheder. Derudover er der ikke inddraget aktører uden for virksomhederne.

Der er samlet set rekrutteret 37 personer med følgende stillings- eller rollebetegnelser fra følgende brancher:

Brancher

(repræsenterer forskellige antal medarbejdere og forskellige antal P-numre)

Stillingsbetegnelse eller rolle

Bygge og anlæg

Dagtilbud

Detailhandel

Forsyningsvirksomhed

Hospitaler

Hotel og restauration

Industrivirksomhed

Jobcentre

Servicevirksomhed

Skoler

Socialøkonomisk virksomhed

Start-ups

Statslige styrelser og lignende

Ungdomsuddannelser

Arbejdsmiljøchef

Arbejdsmiljøkonsulent

Arbejdsmiljøkoordinator

Arbejdsmiljøleder

Arbejdsmiljørepræsentant

Arbejdsmiljørådgiver

Barchef

Café-chef

Driftschef

Ejer

Inspektør

Konsulent

Kvalitets- og Arbejdsmiljøchef

Kvalitetschef

Leder

Lærer

Murer

Pædagog

Sygeplejerske

Tjener

Tømrer

Uddannelsesleder

Viceinspektør

Figur 2: Repræsentanter i brugerinddragelsen

10

Rekrutteringen har først og fremmest taget udgangspunkt i objektive arbejdspladsparametre, da dette dels var ressourcemæssigt muligt, dels sikrede denne tilgang en høj grad af overensstemmelse med den hidtidige segmentering af virksomheder hos Arbejdstilsynet. Personparametrene spiller imidlertid direkte ind på den endelige rekruttering på baggrund af indgående drøftelser på fx segmenteringsworkshoppen.1 Drøftelser, der desuden har beriget den videre proces med viden om, hvilke aktører på den enkelte arbejdsplads man kan møde, hvilke anledninger de reagerer på, hvilken niveau af viden de typisk har, hvordan de reflekterer over arbejdsmiljøet, og hvilke tilgængelige touch points der findes til dem.

Personparametrene har i forlængelse heraf været styrende for, hvad der er blevet afdækket (og hvordan) på interviews og i brugerworkshops, ligesom de i høj grad kommer til udtryk i de endelige rolleprofiler og det strategiske scenarie.

I praksis er brugerinddragelsen gennemført på denne vis:

2 workshops à 3 timers varighed med hver 7 deltagere

5 telefoninterviews à 30-60 minutters varighed

18 interviews ved besøg hos virksomheden à 30-90 minutters varighed.

3.3 Rolleprofiler

Næste skridt efter brugerinddragelsen har været at udkrystallisere særligt karakteristiske rolleprofiler for Arbejdstilsynets potentielle og reelle brugere. Disse rolleprofiler er anvendt i relation til detaljerede brugerrejser, der samler op på brugerinddragelsens input angående ikke mindst digitale touch points, barrierer og fremmere.

Rolleprofilerne er et sæt adfærdsbaserede roller eller personaer, som udgør operationelle kondenseringer af indsigterne fra desk research, dialogen med Arbejdstilsynet og fra brugerinddragelsen. Rolleprofilerne fremstår som idealiserede, fiktive personaer, segmenteret ud fra adfærd og ansvar i forhold til begivenheder og kontaktpunkter med Arbejdstilsynet. Dvs. de udgør en kombination af deres position i værdikæden, deres motivation, viden, touch points og de begivenheder, de står over for i det daglige.

Hver rolleprofil udgør sammen med den pågældende personas brugerrejse et redskab til at konkretisere såvel den situation, vi prøver at løse (as-is), som den strategi, vi foreslår som løsning (to-be).

Der er udarbejdet følgende rolleprofiler, som tager afsæt i prioriteringerne fra segmenteringsworkshoppen, og som samtidig (og ikke mindst!) afspejler de input, som brugerinddragelsen har givet:

1. Birgitte, 29 år, pædagog på en mindre skole

2. Carsten, 26 år, indehaver af start-up (onlinetjeneste)

3. Kåre, 33 år, teknisk projektleder og arbejdsmiljørepræsentant i en større it-virksomhed

4. Jette, 50 år, projektleder og arbejdsmiljørepræsentant på et jobcenter

5. Vicky, 40 år, viceinspektør på en skole med 700 elever og 80 ansatte

1 Et konkret eksempel er, at ’medarbejder’ er tilføjet til segmenteringsmatricen på baggrund af en diskussion på segmenteringsworkshoppen, hvor

deltagere fra Arbejdstilsynet påpegede, at medarbejderen dels er en nøgleaktør, dels må forventes at have sin særegne profil, hvad angår touch point,

viden, motivation, refleksionsniveau m.m.

11

6. Jens, 48 år, smed, arbejdsleder og arbejdsmiljørepræsentant for et hold montører på en stor

virksomhed inden for bygge og anlæg

7. Frederik, 43 år, kvalitetschef i en lille café og natklubskæde

8. Ove, 61 år, COO i et stort entreprenørselskab.

Hver rolleprofil er udarbejdet med henblik på at præsentere de parametre, som definerer dels rollen og dels arbejdspladsen, men der er dog foretaget en prioritering af indhold.

3.4 Antagelser om, hvad der skaber effekt

Der er ikke i projektet udviklet en forandringsteori. Transmissionen som ovenfor beskrevet fra brugerinddragelse samt viden i og om Arbejdstilsynet til først brugerrejser og dernæst til digitalt scenarie med konkrete forslag kan imidlertid siges at bygges på en klar antagelse om en kausal sammenhæng.

Sammenhængen er følgende:

Aktivitet Resultater på kort sigt Resultater på mellemlang sigt

Resultater på lang sigt

Arbejdstilsynet udvikler nye digitale løsninger

De digitale løsninger anvendes af brugerne

Brugernes får øget kapacitet og motivation til at gøre en (evt. øget) indsats for arbejdsmiljø

Arbejdsmiljøet på danske arbejdspladser forbedres, herunder falder antallet af arbejdsulykker

Tabel 1: Antagede kausale sammenhænge

Centralt i denne kausalitetsantagelse, der er udviklet løbende gennem dialog og workshops med Arbejdstilsynet, er motivation og kapacitet. Tankegangen er, at hvis virksomhedsrepræsentanter er tilstrækkeligt motiveret – af bundlinje, omsorg for kolleger, bevidsthed om egen sikkerhed og sundhed, ærekærhed etc. – og hvis de har den nødvendige kapacitet – dvs. viden, overblik, ressourcer, redskaber, handlemuligheder m.m.2 – vil de alt andet lige øge deres egenindsats for arbejdsmiljøet. Vi ser motivation og kapacitet som centrale underliggende drivere for adfærd, der bidrager til at skabe et bedre arbejdsmiljø, som fx når virksomheder følger systematisk op på arbejdsulykker og lignende utilsigtede hændelser, registrerer nærved- og arbejdsulykker samt farlige forhold og lærer af disse, fx ved at lave en årsagsanalyse.

Motivation og kapacitet spiller desuden sådan sammen, at øget motivation også skaber vilje til at gøre noget ekstra for at øge kapaciteten, og øget kapacitet kan bidrage til at styrke motivationen, fordi kapacitet øger oplevelsen af handlerum, hvilket kan virke motiverende.

Det er Rambøll/In2medias vurdering, at projektets analysedel har bekræftet denne kausalantagelse, og at den kommer til udtryk i brugerrejserne.

2 Og der tænkes her naturligvis på kapacitet ikke bare til at handle i almindelighed, men til at handle meningsfuldt og korrekt i forhold til at

skabe et bedre arbejdsmiljø.

12

3.5 Metoderefleksion

En væsentlig del af udgangspunktet for projektet har været at finde nye veje til et bedre arbejdsmiljø gennem anvendelse af it. Deri ligger et ønske om og forventninger til innovation og også om muligt disruption i den måde ”arbejdsmiljø” formidles på og den måde, arbejdsmiljøarbejdet understøttes.

Projektet kan karakteriseres som et innovationsprojekt funderet på et kvalitativt analysedesign. Hermed mener vi, at projektet på en gang stræber efter (hvor det giver mening) at ”bryde ud af” eller ”disrupte” Arbejdstilsynets eksisterende digitale scenarie for at kunne pege på nye potentialer, samtidig med at vi forsøger at rodfæste innovationen i dels eksisterende viden (via desk research), viden fra workshops med Arbejdstilsynet og viden fra kvalitativ brugerinddragelse.

Disruption

Kort fortalt beskriver ”disruption” iflg. Christensen et al.3 en proces, der begynder, når en (mindre) virksomhed med færre ressourcer har succes med at udfordre en etableret spiller på markedet, særligt ved at målrette indsatsten til oversete kundegrupper for senere at udvide den nye tilgang til andre dele af markedet. I deres opfattelse sker ”disruption” først, når den nye spiller i større omfang har fat i mainstream-kunderne.

Oversat til en offentlig kontekst ser vi ”disruption” som en proces, hvor man bryder med et etableret paradigme. Det kan ske ved at adressere oversete målgrupper på nye måder, men også ved at adressere brede målgruppers behov på nye måder. I denne rapport ser vi navnlig elementer af disruption i forhold til den foreslåede ændring af tilgangen til tilsynet (dialog, samarbejde og egenkontrol) og i tilgangen til nye virksomhedstyper og arbejdslivsformer.

Rent metodisk har vi tilstræbt gennem brugerinddragelsen at afdække arbejdsmiljørelaterede behov, der ikke i dag blev adresseret, uanset om det så var hos bestemte målgrupper eller hos bredere grupper af brugere. Hvor vi har vurderet, at adressering af brugernes behov kræver brud med etableret praksis, har vi set et potentiale for ”disruption”, men det har ikke været et mål i sig selv.

Innovation

Inspireret af Edison et al. 4 ser vi innovation som udvikling og/eller anvendelse af nye værdiskabende metoder eller redskaber. Det kan både være fornyelse eller udvidelse af eksisterende eller udvikling af nye produkter og services. Innovation kræver altså ikke, at man selv udvikler nye metoder eller redskaber, eller at metoderne eller redskaberne i sig selv er nye. Det er anvendelsen af metoderne og redskaberne på en konkret problemstilling, der er ny. Innovation kræver heller ikke, at der sker radikale forandringer, men kan fx indebære forandringer i eksisterende løsninger. Innovation indebærer dog altid i et eller andet omfang noget nyt – og altså ikke ”blot” en fortsættelse af en hidtidig kurs.

Det er langt fra alle strategiske pejlemærker eller ideer i denne rapport, der i denne forstand er ”innovative”. På en række områder er det vores vurdering, at Arbejdstilsynet allerede er på rettet kurs, og det handler derfor på disse områder om at fastholde og styrke denne kurs og måske accelerere udviklingen.

3 Christensen, Clayton M., Raynor, Michael E., McDonald, Rory: What is disruptive innovation? Harvard Business Review, December 2015, pp. 44-53

4 Edison, H., Ali, N.B., & Torkar, R. (2013). "Towards innovation measurement in the software industry". Journal of

Systems and Software 86(5), pp. 1390–407

13

Projektet balancerer med andre ord mellem at bevare forbindelsen til, hvad vi ved, og samtidig bane nye vej ind i det ukendte. Denne balancegang byder på en række metodiske udfordringer, der alle er versioner af spørgsmålet: Hvordan kan man ridse et fremtidsscenarie op på baggrund af nutiden?

Rambøll/In2medias bud på en løsning har brugerrejser som et helt centralt element. Brugerrejser rummer følgende tre overordnede fordele for projektet:

1. Brugerrejserne flytter fokus fra, hvad vi ved om Arbejdstilsynets digitale praksis og muligheder, og til, hvordan brugerne agerer og hvorfor – bl.a., men ikke udelukkende, i forhold til Arbejdstilsynet.

2. Brugerrejserne danner billeder af konkret, mulig praksis og understøtter derfor innovation og mulighederne for disruption.

3. Brugerrejserne knytter an til Arbejdsstilsynets kontekst, da brugerne er rekrutteret på baggrund af en segmentering ud fra eksisterende viden.

Det er centralt for projektet, at det strategiske scenarie skal være forankret i brugernes behov. Men det indebærer ikke kun en forankring af de behov, de eksplicit har givet udtryk for, men også implicitte behov, som vi har kunnet udlede af deres fortællinger, fx ud fra deres beskrivelser af de barrierer, de oplever, og af, hvad der motiverer dem i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. Der ligger et ikke uvæsentligt element af fortolkning her.

Og det er da også kendetegnende for den metodiske tilgang, at det ikke er muligt – og ikke giver mening - at etablere en stram kausal- eller evidenskæde fra brugerudsagn over strategiske pejlemærker til strategisk scenarie, idekatalog og roadmaps. Selvom alle dele af rapporten er forankret i brugernes perspektiv, og der refereres til brugerudsagn og behov, er der i hver delproces i analysen et fortolkningselement, og i overgangen mellem hver delproces sker der, hvad man kunne kalde ”kreative spring”.

Det skal understreges, at projektets analysedel ikke er repræsentativ. Dertil er datamaterialet for smalt. Det styrker imidlertid analysedelens resultater, at brugerrespondenterne er udvalgt med udgangspunkt i, at de varierer på en række centrale segmenteringsparametre, som bl.a. kan forventes at have betydning for deres digitale viden og adfærd. Der er ovenfor redegjort for, hvilke parametre der er tale om, og hvordan de er udvalgt. Kort fortalt handler det om:

Roller på arbejdspladsen (personparametre): medarbejder, arbejdsmiljørepræsentant, arbejdsleder, leder/chef (eller ansvarlig for det strategiske-/planlægningsmæssige aspekt af arbejdsmiljøarbejdet), evt. ejer.

Objektive træk ved arbejdspladsen (arbejdspladsparametre): fx størrelse, branche, type m.m.

Anledninger (tværgående parameter): deltagere, der har erfaringer med forskellige typer af anledninger til, at arbejdsmiljøproblemer kommer (eller burde komme) på banen. Der er her tale om et delvist indirekte rekrutteringskriterier, idet vi dels har benyttet os af lister fra AT over virksomheder, som har fået varslet tilsyn, haft tilsyn, fået påbud eller har indrapporteret ulykker, dels har anlagt en vurdering af, hvor forskellige andre typer af anledninger kunne tænkes at forekomme.

14

3.6 Dataanalyse

Dataanalysen indgår som del af den samlede analyse med brugerrejserne som afsæt for at identificere databehov.

Rambøll/In2media har afgrænset data således:

Indgår i dataanalysen Indgår IKKE i dataanalysen

• Data omfatter strukturerede data og ikke-strukturerede data, der kan lagres i it-systemer. Eksempler er data om virksomheder, arbejdsskader og produkter.

• Tekst af større omfang er en særlig form for data, som ikke behandles her.

• Billeddata (foto, grafiske præsentationer) behandles ikke her.

Tabel 2: Data, som er indgået i analysen

Big data

Der er ikke en klar grænse for, hvornår data bliver til big data. Men den klassiske ”definition” fra Doug Laney5 bygger på tre kriterier – de tre V’er:

• Volumen: Store datamængder ofte fra mange forskellige kilder.

• Velocity (hastighed): Der genereres løbende store mængder af nye data, som man ofte skal kunne reagere på relativt hurtigt.

• Variation: Data kommer i mange forskellige formater fra strukturerede til ustrukturerede, fra tal og tekst til billeder og videoer.

Datasæt, der opfylder et eller flere af disse kriterier, vil typisk have et omfang og en kompleksitet, som kræver særlige ressourcer at behandle.

For at afdække, hvilke data der er til rådighed, og hvordan de bruges, har Rambøll/In2media i forbindelse med analysen modtaget beskrivelse af Arbejdstilsynets systemer og de data, Arbejdstilsynet råder over. På det grundlag har Rambøll/In2media udarbejdet en oversigt, som er blevet analyseret i en workshop med Arbejdstilsynets medarbejdere.

For at tilstræbe, at også dataanalysen balancerer i forhold til, hvad vi ved og kan bane nye veje ind i det ukendte, er analysen tilrettelagt, så den inddrager både forretningsmodel, forretningsprocesser (optimering, nyudvikling) og data (hvilke data har Arbejdstilsynet nu, hvilke er åbenbart mulige, hvilke skal efterspørges).

5 Laney, Douglas( 2001): "3D Data Management: Controlling Data Volume, Velocity and Variety" Gartner.

15

Forretningsstrategier

• Nuværende: De tre hovedopgaver består af ”tilsyn”, ”kommunikation” og ”regulering og arbejdsmiljøudvikling”

• Er andre hovedopgaver mulige?

• Disruptive løsninger (som banker, der flytter kunder fra skranken til homebanking, og Uber, der sætter sig mellem kunder og chauffører/biler)

Forretningsprocesser

• Udvikling af nuværende processer og interaktioner

• Udvikling af nye processer og interaktioner

Dataanvendelser

• Udvælgelse til risikobaseret tilsyn

• Styring af præsentation (pull)

• Styring af push

• Dataanalyser efter mønstre

• Ekspertsystem som IBM’s Watson

Data

• Nuværende data (indhold, struktur, anvendelse)

• Mulige data

• Arbejdsmiljødata

• Erhvervslivsdata

• Sundhedsdata

Tabel 3: Perspektiver inddraget i dataanalysen

I brugerworkshoppene har Rambøll/In2media afdækket brugernes behov for funktionalitet, information og i nogle tilfælde data. Karakteristisk for brugernes fortællinger er, at de fleste ikke specifikt efterspørger ”data” (heller ikke, når de er blevet bliver spurgt direkte til det), men de problemer og behov, de giver udtryk for, kræver ofte øget brug af data for at kunne imødekommes – og det afspejles i ideerne i idekataloget.

Desuden har Rambøll/In2media analyseret, hvordan Arbejdstilsynet anvender data til forskellige formål:

1. Analyse 2. Formidling og hjælp til virksomhedernes eget arbejde med arbejdsmiljø 3. Tilsyn og hændelser.

Rambøll/In2media har særskilt analyseret, hvilke muligheder Arbejdstilsynet har for at anvende big data.

Resultatet af disse analyser indgår i de følgende afsnit i rapporten.

16

4. Afsæt

4.1 De fællesoffentlige rammer

Arbejdstilsynets arbejde med digitalisering sker i sammenhæng med digitaliseringen af den offentlige sektor generelt og inden for rammerne af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi.

Det betyder, at Arbejdstilsynet kan bygge på den generelle udvikling med obligatorisk digitalisering for virksomhederne, som betyder, at en meget stor del af danske virksomheder har en høj digitaliseringsgrad. Det er både drevet af digitaliseringen af banksektoren og af den offentlige sektors krav til digital kommunikation med virksomhederne, fx obligatorisk Digital Post for virksomheder fra 2014.

Det betyder også, at Arbejdstilsynet kan (og i mange tilfælde SKAL) basere sine løsninger på fællesoffentlige løsninger som NemID, NemLog-in, Digital Post og Virk.dk, som er resultater af tidligere fællesoffentlige digitaliseringsstrategier.

Den seneste fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 giver yderligere muligheder og stiller yderligere krav til Arbejdstilsynet, herunder øgede krav til brugervenlighed og tryghed, og at offentlig digitalisering skal give gode vilkår for vækst.

Kravene om brugervenlighed betyder, at den offentlige sektor generelt skal udvikle løsninger, så de tager udgangspunkt i at løse virksomhedernes og borgernes behov, og at løsninger skal tænkes sammen på tværs af myndigheder.

Det betyder også større krav til, at det offentlige genbruger data og ikke beder virksomhederne om at indtaste oplysninger, som det offentlige allerede har adgang til.

Kravet om tryghed betyder, at løsningerne skal være sikre og beskytte virksomhedernes fortrolige oplysninger.

Disse krav udgør en del af fundamentet for det strategiske scenarie og for de løsninger, der foreslås i idekataloget.

4.2 Arbejdstilsynets strategiske udfordringer

Vi ser følgende strategiske udfordringer som særligt relevante i forhold til et digitaliseringsscenarie:

• Nye virksomhedstyper og ændret arbejdsmarked betyder, at medarbejdere oftere vil have løsere (både organisatorisk og fysisk) tilknytninger til en arbejdsplads og måske slet ikke opfatte sig som medarbejdere. Disse virksomhedstyper og medarbejdere kan være svære at nå og vil ofte slet ikke have arbejdsmiljø på dagsordenen.

• Små virksomheder med lav kapacitet og viden om arbejdsmiljø er fortsat svære at nå, særligt hvis de aldrig har kontakt til Arbejdstilsynet (fx via At.dk, EASY, tilsyn eller callcenter).

• Det teknologiske fokus flytter sig hurtigt – fra hjemmesider til sociale medier, til apps og videre, og de digitale løsninger skal derfor i deres grundfunktionalitet kunne overføres meningsfuldt og effektivt til nye teknologier, samtidig med at de udnytter de til enhver tid værende teknologiers muligheder optimalt.

• Myndighedsrollen er – og vil i stigende omfang være – et utilstrækkeligt afsæt for at ændre adfærd og understøtte den ønskede adfærd hos virksomheder og medarbejdere, men myndighedes- og rådgiverollen kan være vanskelig at forene, og der er mange andre aktører i rådgivningsfeltet.

17

• Der er en stærk tendens til, at mere og mere i samfundet bliver datadrevet. Arbejdstilsynet har allerede i dag mange data, men udnytter dem kun i begrænset omfang. Arbejdstilsynet registrerer også mange data, som ikke umiddelbart har en form eller kan sammenstilles på en måde, der gør dem egnet til analyse eller til at bringe dem i spil i forhold til virksomhederne.

• De fællesoffentlige løsninger: NemID, NemLog-in, Digital Post og Virk.dk er stærke fundamenter for den digitale udvikling, men de stiller også, i deres nuværende form, Arbejdstilsynet over for nogle udfordringer, hvis man skal opfylde virksomhedernes behov og realisere det strategiske scenarie. Det handler blandt andet om samspillet med virksomhedernes egne processer, om brugervenlighed, om at give alle aktører let adgang til relevante løsninger og data og om distribution af information direkte til de relevante aktører i virksomhederne.

På den korte bane må udviklingen baseres på løsningerne, som de er, men Arbejdstilsynet kunne overveje en mere aktiv rolle sammen med andre myndigheder i forhold til at arbejde på bedre fællesoffentlige løsninger, der i højere grad gør det muligt at udvikle løsninger, der matcher virksomhedernes virkelighed og behov.

4.3 Den teknologiske udvikling

Den teknologiske udvikling går hurtigt, men det kan ofte være svært at forudse, hvor hurtigt nye teknologier udbredes, og hvilke nye måder man kan udnytte de eksisterende teknologier på, der finder fodfæste. Vi har i denne gennemgang taget udgangspunkt i de teknologier og tendenser, vi allerede nu eller inden for en overskuelig årrække tror, vil kunne komme til at blive relevante for arbejdsmiljøarbejdet.

Brugerne tager hurtigt nye teknologier til sig: Arbejdstilsynets informationsindsats påvirkes af den kraftige udvikling i brugernes teknologi til informationssøgning. Medarbejderne får i stigende omfang adgang til digitale løsninger, enten stillet til rådighed af arbejdsgiveren eller med eget udstyr, typisk en smartphone. Det betyder, at en stadig stigende del af virksomheder og personalegrupper kan nås digitalt og anvender digitale redskaber i deres arbejde. Et eksempel er, at tablets anvendes i byggeriet, så man kan koble produktionen med information, der er målrettet konkrete arbejdsprocesser. Som led i det arbejde er der i idekataloget beskrevet portal- og app-løsninger og strukturering af indhold, der vil muliggøre disse koblinger.

Øget personalisering: Øget fokus på den enkelte og den enkeltes behov er både en samfundsmæssig tendens og en tendens, der præger den teknologiske udvikling. Brugerne forventer således i stigende omfang, at de løsninger, de anvender, tilpasser sig deres behov og kontekst, og at den information, de får, er målrettet og relevant.

Automatisering: Den teknologiske udvikling gør det muligt dels at indsamle langt flere og mere detaljerede data og input om brugerens adfærd på tværs af forskellige løsninger og teknologier og samtidig – i real time – analysere disse data, så de kan bidrage til øget brugertilpasning, målretning og aktiv formidling (push) af information til brugerne. Udviklingen gør det også muligt ved hjælp af sproggenkendelse og –generering på nogle områder at automatisere dialogen med brugerne i en langt højere kvalitet end tidligere, fx ved brug af ”chatbots”, eller blot ved en mere ”naturlig” interaktion i brugergrænsefladerne i det hele taget. Endelig er der gradvist opstået en større villighed til og bedre forudsætninger for til en hvis grad at automatisere sagsbehandling og afgørelser (teknologien til at gøre dette har været til rådighed længe, men data- og regelgrundlaget har i det offentlige i et vist omfang manglet).

Big data: Der er udviklet en række avancerede analyseredskaber og kunstige intelligenser, som letter analysen af big data og fx muliggør mere præcise tilpasninger af visning af indhold og intelligente svar

18

(IBM’s Watson). Ekspertsystemer kan desuden mindske eller på anden måde dække behovet for opmærkning af data og bistå med at besvare spørgsmål fra brugerne. Nogle ekspertsystemer kan således danne metadata til opmærkningen og dermed reducere det ofte store manuelle arbejde med at opmærke tekst.

Disse teknologier bliver bedre og mere præcise, samtidig med at de falder i pris og bliver mere tilgængelige for organisationer af Arbejdstilsynets størrelse.

Internet of Things: Der sker ændringer i produktionen med maskiner, der opsamler data og er koblet på virksomhedens netværk (Industrial Internet of Things - IIoT). Det betyder, at virksomhederne i højere grad selv vil opsamle data, som i princippet kunne bruges til forebyggelse af arbejdsmiljøproblemer og efterforskning af opståede problemer eller ulykker. Der kan samlet set være tale om meget store datamængder, der ville kunne karakteriseres og skulle behandles som ”big data”.

Her er der imidlertid både tekniske og principielle barrierer. Industriudstyr og sensorer bygges efter mange forskellige standarder og anvendes på mange forskellige måder - og i vidt forskeligt omfang. Det gør det teknisk vanskeligt at indsamle data, men det gør det også vanskeligt at vide, hvilken status de data, der indsamles, har, da konteksten, udstyrets opsætning etc. kan variere markant. De principielle barrierer handler både om datasikkerhed og anonymitet (se nedenfor).

Mobility og nye formater og teknologier: Brugernes forventninger til kanal, form og indhold ændres sideløbende med den teknologiske udvikling. Brugerne vænnes til brugergrænseflader, der tilpasser sig deres udstyr og indhold, små skærmstørrelser og hurtig kommunikation, hvor og når behovet opstår.

Det er vigtigt at adskille ”mobility” og ”nye formater”, selvom det ene som regel implicerer det andet. Mobility handler i høj grad om at tænke, hvilke typer af information og redskaber man kan have brug for, og hvilke data der evt. kan opsamles – når man er ude i marken i sammenhænge, hvor man ikke typisk har pc’en som primært arbejdsredskab. Sommetider handler det om at gøre et komplet værktøj tilgængelig på tværs af formater, andre gange om at gøre netop det element af værktøjet, som giver mest mening ”i marken”, tilgængelig i en form, der er optimeret til de mobile formater.

Nye formater og teknologier handler om grænseflader, skærmformater og in- og output-muligheder. De omfatter ikke blot de allerede etablerede ”nye” formater som smartphones og tablets (med stor variation i skærmstørrelser), men også fremvoksende formater som fx smartwatches og smartbands og augmented reality. Disse formater åbner helt nye muligheder for og måder at gøre data og arbejdsmiljørelevant information tilgængelig på. Samtidig giver de nye muligheder for at indsamle data om brugernes fysiske adfærd og helbredsrelaterede indikatorer, som på længere sigt kunne bruges til at give ny viden om brugeradfærd og arbejdsmiljø og dermed målrette information til brugerne.

Tale til tekst/tekst til tale: Teknologien til talegenkendelse og tale til tekst-generering på dansk har efterhånden nået en kvalitet, så den kan erstatte tastning inden for veldefinerede domæner som fx arbejdsmiljødomænet. Det gør det muligt at betjene digitalt udstyr hands-free og at diktere fx observationer fra en rundgang på arbejdspladsen i forbindelse med en egenkontrol. Og det gør det muligt at få læst indhold fra løsningerne højt på en måde, der ikke (som det var tilfældet med teknologien i dens tidligere version) kræver tilvænning at forstå. Men selvom disse teknologier efterhånden er indbygget i operativsystemerne, er de endnu ikke altid fuldt tilgængelige for tredjeparts applikationer, og det kræver ofte, at man tager særlige designmæssige hensyn, når løsningerne udvikles, hvis man skal have fuldt udbytte af disse funktioner.

Indlejrede funktionalitet: Data stilles i stigende omfang til rådighed på tværs af løsninger og platforme ved hjælp af API’er og webservices. På tilsvarende måde kan noget af den funktionalitet, man stiller til rådighed i en app, gøres tilgængelig for og igennem andre apps. På længere sigt vil man i nogle tilfælde

19

helt kunne droppe at udvikle stand alone-apps og ”nøjes” med at udvikle kernefunktionaliteter, der kan stilles til rådighed i andre apps. Nogle har spået app’ens død, men vi forventer, at apps og indlejrede funktionaliteter vil leve side om side, da brugeroplevelsen ofte bedst kan sikres gennem velgennemtænkte apps, der så kan hente dele af deres funktionalitet og data andre steder.

Teknologidrevet udvikling af virksomheds- og arbejdslivsformer: Den teknologiske udvikling påvirker også arbejdet i virksomhederne og virksomhedsstrukturen. Blandt andet muliggør den nye former for virksomheder og nye former for tilknytning mellem virksomhed og medarbejdere (se mere herom nedenfor).

Robotteknologi: Robotteknologi udgør en særlig variant af ”nye arbejdslivsformer”. De medarbejdere, der ikke ligefrem bliver erstattet af robotteknologi (og automatiserede systemer), kan opleve, at deres arbejdsopgaver og arbejdsindhold på nogle områder radikalt forandres. Det kan betyde større ansvar, øget specialisering, måske større ensformighed – alt sammen noget, der kan have konsekvenser for det psykiske arbejdsmiljø. Derudover ligger der en række nye risici i interaktionen med robotter i produktionen. Alt dette kan skabe et behov for at udvikle nye arbejdsmiljømæssige standarder, regler, metoder og virkemidler. Vi vurderer dog, at disse forhold ligger uden for denne undersøgelses område.

Vi vender tilbage til, hvilke konsekvenser vi ser den teknologiske udvikling kunne få for Arbejdstilsynet i afsnit 6.4 om ”Teknologi og data” i kapitlet om det strategiske scenarie.

4.4 Udviklingen i virksomheds- og arbejdslivsformer

Arbejdstilsynet står over for at gentænke sine digitale løsninger i en tid, hvor både virksomheds- og

arbejdslivsformer er under forandring. I det følgende giver vi en kort karakteristik af disse forandringer,

ligesom vi eksemplificerer, hvad udviklingen stiller af krav til de digitale løsninger.

Forskeren Agi Csonka skriver om udviklingen i virksomhedsformer, at der opstår fleksible eller

hyperfleksible virksomheder i kølvandet på ”dramatiske ændringer i teknologi og markedsvilkår […] hvor

markedsvilkår er under konstant forandring. For at kunne reagere hensigtsmæssigt på disse betingelser,

må virksomheder også til stadighed forandre sig, og hele tiden være ekstremt følsomme og

tilpasningsdygtige over for nye signaler”.6 Ifølge Csonka er der tale om ”fremtidens virksomheder”, som

er karakteriseret af en anderledes organisering af arbejdet, af nye ledelsesformer samt af relationer

mellem virksomheder, der i stigende grad minder om netværksformationer.7

Mennesker, der arbejder i de hyperfleksible virksomheder, kan se frem til, at deres arbejdsliv også

forandrer sig. Nogle forskere peger fx på, at der for medarbejderne følger et krav med om engagement

og konstant faglig udvikling. Det kan føre til øget psykisk belastning, herunder stress.8 En sammenhæng,

som også Arbejdstilsynet tager højde for i sin faglige prioritering af arbejdsmiljøindsatsen:

”Et arbejdsmarked i hastig forandring kræver en øget fleksibilitet og vedvarende efteruddannelse af

arbejdsstyrken. Nogle lande har oplevet en betydelig stigning i antallet af psykiske sygdomme inden for

det sidste årti. De stigende kognitive krav og kompleksiteten på arbejdspladserne på grund af ny

teknologi, nye ledelsessystemer og arbejdsprocesser kombineret med høje arbejdskrav og stigende

6 Agi Csonka: Det fleksible arbejde, Socialforskningsinstituttet (1999:31)

7 Agi Csonka: Det fleksible arbejde, Socialforskningsinstituttet (1999:33-37)

8 Jf. fx Jesper Tynell: ’Det er min egen skyld – nyliberale styringsrationaler inden for Human Ressource Management’, Tidsskrift for ARBEJDSLIV, nr. 2,

(2002) og Pernille Bottrup, Annette Kamp og Klaus T. Nielsen: ’Selvteknologier – magt og styring i det ny arbejde’, Tidsskrift for ARBEJDSLIV, nr. 1,

(2008). Udviklingen henimod de nye arbejdslivsformer er i øvrigt så tidligt som i 1983 slået an af forskeren Thomas Højrup med begreberne ’den

karrierebundne livsform’ og ’den selvstændige livsform’. Disse to former står i modsætning til en traditionel lønarbejderlivsform i kraft af s in

sammenblanding af fritid og arbejdsliv samt arbejdets høje prioritering (Thomas Højrup: Det glemte folk (1983))

20

usikkerhed på arbejdsmarkedet, har ført til en voksende følelsesmæssig og mental belastning blandt

medarbejdere. Der er behov for mere fokus på de komplekse effekter af disse forandringer i

arbejdsmiljøet, og et behov for mere opmærksomhed på arbejdsevnen og udviklingen af et sundt

mentalt helbred og trivsel.”9

Det er imidlertid ikke kun i de fleksible eller hyperfleksible virksomheder, at arbejdslivet antager nye

former. Det gælder i både de fleksible og i mere traditionelle virksomheder, at ”Arbejdslivet, som vi

kender det, er under stærk forandring,” som ungdomsforsker Mette Lykke Nielsen skriver i kronikken

’Prekariatet kommer!’.10 Kronikkens titel henviser til britiske Guy Standings The Precariat: The New

Dangerous Class (2011). Prekariatets medlemmer er karakteriseret ved at skifte mellem ustabile og

kortvarige ansættelser uden klare fremtidsudsigter, fx i hvad Lykke Nielsen kalder ”midlertidige

projektorientererede deltidsjob”. Disse deltidsjobs med løs tilknytning til arbejdspladsen for den enkelte

ses både i traditionelle virksomheder – fx i rengørings-, restaurations- og hotelbranchen – og i nye

former for virksomheder.

For Arbejdstilsynet lægger udviklingen i arbejdslivs- og virksomhedsformer op til overvejelse på en

række punkter, herunder disse fire:

For det første bliver segmentering af virksomhederne som modtagere af Arbejdstilsynets indsatser

stadig mere kompliceret, i takt med at fleksibiliteten i virksomhedernes organisering af arbejde, ledelse

og relationer stiger. Det kan pege på et behov for at supplere klassisk segmentering med personaer og

brugerrejser, som giver et perspektiv på individniveau af målgrupperne.

For det andet må ’arbejdsplads’ tilsyneladende forstås som et vidt og flydende begreb; arbejdsmiljøet

kan ikke i alle virksomheder sikres alene ved at se på arbejdsgiverens adresse. Det kan udfordre

lovgivningen på arbejdsmiljøområdet (men ikke kun der)11 og gøre det nødvendigt at levere andre

former for digital understøttelse.

For det tredje medfører forventningerne til medarbejdernes engagement og udvikling tilsyneladende en

øget oplevelse af præstationspres, som for nogle ender med stress. Det kalder på en høj prioritering i

arbejdsmiljøindsatsen af det psykiske arbejdsmiljø (som allerede findes i Fremtidens arbejdsmiljø 2020).

For det fjerde bliver behovet for et godt arbejdsmiljø mere nærværende for den enkelte som følge af

den øgede oplevelse af ansvar for egen trivsel i de nye virksomhedsformer. Noget, der kan skabe

modtagelighed over for Arbejdstilsynets budskaber på medarbejderniveau.

Det er ikke indgået som en del af projektet at lave en repræsentativ kortlægning af de nye arbejdslivs-

og virksomhedsformer. Vi kan derfor ikke ud fra projektet sige, hvor udbredte de er, i hvilke brancher

man oftest møder dem, og hvordan de spiller ind på forskellige roller i virksomhedernes værdikæde.

Brugerinddragelsen har dog givet eksempler på de nye arbejdslivs- og virksomhedsformer, og de

kommer derfor til syne på flere måder i to-be brugerrejserne, fx:

9 Jf. Arbejdstilsynet: Fagligt grundlag for prioritering af arbejdsmiljøindsatsen. Fremtidens arbejdsmiljø 2020 (2010:38)

10 Mette Lykke Nielsen; ’Prekariatet kommer! Et arbejdsliv uden sikkerhedsnet giver unge nye udfordringer’, i Tidsskriftet Kommunen d. 6. marts 2016

11 Udfordringen mærkes fx også skattelovgivning, jf. fx:

http://borsen.dk/opinion/blogs/view/17/4258/nye_virksomhedstyper_disrupter_skatteretten.html

21

1. Frederik, 43, Driftschef, Café og bar

I Frederiks stab er der flere ansatte med løs tilknytning, som deler det fællestræk med prekariatets

medlemmer, at de varetager en opgave i en kort periode og uden klare fremtidsudsigter.

2. Carsten, 26, Ejer af start-up Carsten driver en virksomhed, der i høj grad er fleksibel – både hvad angår organisering af arbejdet,

ledelsesformen og relationen til andre virksomheder. For Carstens medarbejdere er

arbejdslivsformen tilsvarende fleksibel.

3. Ove, 61, Leder, Stor entreprenørvirksomhed

I projekterne, som Ove er ansvarlig for, indgår der flere underleverandører, herunder også helt små

virksomheder, i nogle tilfælde bestående af en person. De deler det fællestræk med prekariatets

medlemmer, at de varetager en opgave i en kort periode og uden klare fremtidsudsigter.

Vi knytter konkret an til, hvad udviklingen i virksomheds- og arbejdslivsformer betyder for

Arbejdstilsynets fremtidige digitale platforme i gennemgangen af forslagene i idekataloget. Følgende er

derfor blot eksempler i overskriftsform afledt fra projektets brugerinddragelse på, hvilke kendetegn de

digitale løsninger kan rumme for at imødekomme udviklingen:

Menige ”medarbejdere” som målgruppe: De digitale løsninger skal målrettes flere end ledere og arbejdsmiljørepræsentanter. Mange medarbejdere oplever i stigende grad selv et ansvar for egen trivsel, og det gør det oplagt at stile digitale løsninger til dem. Den enkelte er i højere grad nødt til at fungere som ”varetager” af sit eget arbejdsmiljø, som jo veksler fra job til job, og som vedkommende så at sige ”tager med sig”. Behovet for målretning mod medarbejdere understøttes også af, at organiseringen af nye virksomhedstyper er løsere, og at formelle roller og ansvar i forbindelse med arbejdsmiljø derfor ikke nødvendigvis er klart defineret og kommunikeret. Det kan derfor i højere grad være de menige medarbejdere, der bringer arbejdsmiljøviden og perspektiver ind i virksomhedens dagligdag og får det sat på dagsordenen.

Øget personalisering: Den løsere organisering og tilknytning til en specifik arbejdsplads peger på, at en teknisk udvikling i retningen af øget personalisering af digitale platforme kan sikre, at brugere rammes bedre i det konkrete behov, dvs. med det niveau af viden og motivation, som han eller hun besidder.

Øget brug af netværk: Der er en mulig vej ind for Arbejdstilsynets budskaber gennem de fysiske og mediebårne netværk, som medarbejdere og ledere anvender, og som ikke er etableret af Arbejdstilsynet. Det er relevant at se i den retning, da løst tilknyttede medarbejdere og ledere af fleksible virksomheder ifølge vores brugerinddragelse fx benytter netværk med mentorer og advokater samt sociale medier og ikke altid uden videre tænker på Arbejdstilsynet som leverandør af relevant information.

Disse perspektiver er alle på forskellig vis inddraget i det strategiske scenarie og i idekataloget.

22

4.5 Erfaringer og best practice-cases

Centralt for det strategiske scenarie er ønsket om at øge motivationen og kapaciteten til at handle i forhold til arbejdsmiljøet såvel for de brugere, Arbejdstilsynet allerede i dag er i kontakt med, som for nye grupper af brugere. I den sammenhæng kan det være givtigt at hente inspiration fra, hvad andre har gjort for at nå sine målgrupper (eksisterende som nye) på nye måder. Vi har her samlet en række udvalgte eksempler. Vi har valgt at fokusere på danske eksempler, da kendskab til konteksten har stor betydning for muligheden for at vurdere eksemplernes overførbarhed til en arbejdsmiljøsammenhæng.

MobilePay

MobilePay er efterhånden et noget slidt eksempel, men det er også et meget godt eksempel. MobilePay har forenklet og konkretiseret betalinger mellem individer på en måde, så langt flere i dag foretager sådanne betalinger digitalt, end det tidligere var tilfældet. Det gælder ikke bare borgere, der allerede var netbank-brugere, men også en del borgere, der hidtil havde veget tilbage for digitale betalinger. Blandt de centrale årsager til løsningens succes er, at den dels bygger på data, brugeren allerede har og er fortrolig med (telefonnummeret som forbindelsesled – ofte knyttet til navne og måske billeder i brugerens adressebog), dels udgør et centralt tryghedselement i fysiske betalinger: Kvitteringen, som trækker på erfaringer med papir og mekanik. Løsningen bygger således på brugernes sociale netværk og fysiske/rumlige erfaringer, hvilket gør den både velkendt og intuitiv - selv for førstegangsbrugere. En anden central årsag til løsningens succes er, at den blev lanceret med én og kun én funktionalitet, der til gengæld var den funktionalitet, der gjorde en forskel og var stor nok til, at den hurtigt tog fart.

Læringen i forhold til Arbejdstilsynets løsninger er dels betydningen af at designe løsningerne udefra og ind med udgangspunkt i brugernes verdensbillede, viden og erfaringer, dels at identificere den/de kernefunktonalitet(-er), som definerer løsningen – og fokusere på disse i første version.

e-Smiley/e-Audit

På levnedsmiddelområdet er kontrolsystemet baseret på egenkontrol suppleret med tilsyn. Det obligatoriske egenkontrolprogram er ligeledes baseret på obligatoriske risikoanalyser, som hjælper virksomhederne med at identificere, hvilke faktorer de særligt skal være opmærksomme på i deres produktion. e-Smiley løsningen er en digital løsning til egenkontrol, som hjælper virksomhederne med at gennemføre, huske og dokumentere kontrolprocesserne. Et særligt modul, e-Audit standard, gør det desuden muligt for virksomheden at gennemføre ”kontrolbesøg” hos sig selv og dermed at kontrollere deres egenkontrol. Derudover findes der også et e-sensormodul (med tilhørende hardware), der kan monitorere og dokumentere temperaturen i køle- og fryseskabe.

e-Smiley løsningen er et eksempel på, hvordan processer, som af virksomhederne ofte opleves som tunge og bureaukratiske, kan forenkles og smidiggøres gennem digital understøttelse på en måde, der også gør processerne mere transparente og selvdokumenterende, og desuden gør det lettere for menige medarbejdere (også dem medmindre gode læse- og it-kundskaber) at bidrage. Dette giver også et andet udgangspunkt for tilsynet, der – ideelt set – i højere grad kan fokusere på de forhold, som de digitale løsninger har vanskelige ved at fange, og på rådgivning og vejledning. Sensorløsningen er også interessant, men der vil som oftest på arbejdsmiljøområdet være behov for langt flere og mere komplekse målinger for at opnå en effektiv monitorering, og ofte vil det kræve langt dyrere sensorudstyr.

23

Banedanmark – Mobile kontrolskemaer

Banedanmark fik i 2015-2016 udviklet en håndholdt mobilløsning til understøttelse af mobile kontrolskemaer i forbindelse med vedligeholdelse og drift af infrastruktur. Løsningen gør det muligt for den enkelte jernbanearbejder i afdelingen Produktion og Teknisk drift at arbejde digitalt og mobilt med 200-250 forskellige kontrolskemaer på iPads og udføre kontrolopgaver uanset fysisk lokation. Det kunne fx være "i sporet” på de fysiske jernbanestrækninger. Den mobile løsning rummer også et værktøj til oprettelse og vedligehold af kontrolskemaer, så Banedanmarks superbrugere nemt kan udføre disse opgaver. Den mobile løsning er integreret til relevante baggrundssystemer, herunder SAP, så der foregår en sømløs udveksling af data. Med mobilløsningen har Banedanmark opnået den ønskede effektiviseringsgevinst ved at spare tid på håndtering af de tidligere papirudgaver af kontrolskemaerne, så den enkelte jernbanearbejder har fået frigivet mere tid til kerneopgaven; kontrolarbejdet "i sporet”. Ligeledes har Banedanmark med mobilløsningen opnået en kvalitetsforbedring med mere opdateret og retvisende data, større ensartethed i data og et digitalt løft af medarbejderne. Læringen i forhold til Arbejdstilsynets løsninger er her, at man kan opnå succes med at stille digitale datadrevne registreringsredskaber til rådighed for menige medarbejdere i marken, hvis værktøjerne er tilpasset brugernes forudsætninger, tager udgangspunkt i deres virkelighed og understøtter udførelsen af opgaver, der giver mening for dem.

DSB – Den digitale rygsæk

Som led i sin fortsatte digitaliseringsproces udstyrede DSB i 2014/2015 lokomotivførere med en iPad, hvor alle informationer, certifikater, dokumenter, forskrifter mv. var placeret. Det er sket med udvikling af en række apps, som lokomotivførerne kan anvende på deres iPads. Herved kan de bl.a. slå op i deres sikkerhedsmanualer og indrapportere hændelser, fejl og mangler direkte på iPad’en.

DSB har i den daglige drift et stort behov for at kunne distribuere vigtig sikkerhedsdokumentation til lokomotivførerne og samtidig kunne modtage rapporteringer om eventuelle fejl og mangler. Lokomotivførerne havde hidtil fået udleveret sikkerhedsinstrukserne i papirform, hvilket betød, at de måtte medbringe store sikkerhedsbøger i togene og manuelt opdatere indholdet. Skulle de indrapportere fejl, krævede det, at de i slutningen af arbejdsdagen loggede på en stationær computer i en såkaldt pc-café. DSB havde derfor den ambition at optimere både arbejdsprocessen for lokoførerne og distributionen af sikkerhedsdokumenter og manualer.

Den mobile løsning er integreret til allerede eksisterende SharePoint-løsning, så der foregår en sømløs udveksling af data.

Løsningen har markant forbedret den daglige arbejdsgang for lokomotivførerne, og DSB har været i stand til at optimere deres arbejdstid. De slipper for at slæbe på de tunge opslagsværker, og der bliver indberettet flere hændelser og uregelmæssigheder i infrastrukturen end tidligere. Alle disse forbedringer betyder i sidste ende, at oplevelsen for de rejsende optimeres.

Læringen i forhold til Arbejdstilsynets løsninger er, at der er en væsentlig synergi at hente i at integrere regler og viden, dokumentation m.m. i samme digitale økosystem, som man registrer problemer, hændelser og handlinger i. Integrationen forstærker gensidigt værdien af registrering og viden – fordi registreringen kan ske i tæt tilknytning til viden om baggrund og handlemuligheder og dermed får et formål og en effekt, der rækker videre end blot og bart en registrering.

24

4.6 Brugernes centrale udfordringer

Brugerinddragelsen (se separat brugerrejserapport) viser, at omdrejningspunkterne for de centrale udfordringer for aktørerne i virksomhederne er motivation (hvorfor skal vi forholde os til at gøre noget ved arbejdsmiljøet) og kapacitet (viden, ressourcer, redskaber, evnen til at handle på (potentielle) problemer).

Motivationen kan mangle, fx fordi man ikke mener, at man har nogen problemer, eller den kan være til stede, men have behov for at blive bekræftet og styrket. Manglende motivation er ikke nødvendigvis det samme som modvilje (negativ motivation), men kan blot være en form for ”ikke-stillingtagen”. Lav motivation betyder ofte også lav villighed til at opbygge kapacitet. Motivationen kan have karakter af ”motivation fra neden”, der knytter sig til personlige værdier og mål som tryghed, sikkerhed, trivsel, sundhed, omsorg for andre, anerkendelse for indsatsen, og at det er så let som muligt at udføre arbejdet. Og motivation kan have karakter af ”motivation fra oven”, der knytter sig til virksomhedens mål som fx produktivitet, bundlinje og renommé. De motivationsformer, der er i fokus her, handler alle om positiv motivation, altså motivation til at ville og kunne.

Kapacitet handler om virksomhedens evne til at arbejde systematisk og professionelt med arbejdsmiljø. Kapaciteten kan mangle generelt – altså man har ingen viden, ressourcer eller redskaber - eller specifikt, fx hvis har svært ved at finde konkrete, handlingsorienterede løsninger på specifikke problemer, eller hvis man mangler viden, ressourcer og redskaber til at tilrettelægge og gennemføre en APV på en fornuftig og tilfredsstillende måde. Virksomheder med stor kapacitet har fokus på andre udfordringer i deres arbejde med arbejdsmiljøet end virksomheder med lavere kapacitet. Kapacitet hænger ofte sammen med størrelse.12

Kapacitet og motivation kan mappes ind i en traditionelle kan-/vil-opdeling. Det er dog vores opfattelse, at det sjældent handler om vilje til et godt arbejdsmiljø, men om at se meningen – altså om motivation. Kapacitet og motivation er gensidigt afhængige, sådan at øget motivation kan bidrage til en indsats for at øge kapaciteten, og øget kapacitet kan bidrage til at øge motivationen – og omvendt.

Figur 3: Motivation og kapacitet - omdrejningspunktet for brugernes udfordringer

12 Brugerundersøgelsen af Arbejdsstilsynets kommunikationsindsats (Rambøll, 2016) side 12

Medarbejderens (indre) motivation: Tryghed, sikkerhed,

trivsel, sundhed, omsorg, anerkendelse,

lethed

Redskaber, viden, rådgivning, understøtte

handling

Virksomhedens motivation: Kobling

til bundlinje(r) og

renommé

Koble ”arbejdsmiljø” til det, der motiverer den enkelte ”medarbejder”,

understøtte dialog. Arbejdsmiljø fra neden

Koble ”arbejdsmiljø” til

det, der motiverer

virksomheden: Arbejdsmiljø fra

oven

Kan godt

Kan ikke

Vil godt Vil ikke

+Kapacitet +Motivation

+Motivation

-Kapacitet

+Kapacitet -Motivation

-Motivation

-Kapacitet

Understøt/tilfør motivation

- det kan skabe vilje til at øge kapaciteten

Tilfør kapacitet - det kan øge motivationen

25

Brugerinddragelsen viste desuden vigtigheden af, at kapacitet i form af viden og ressourcer er let at omsætte i handling, og at den viden og de redskaber, der stilles til rådighed for virksomhederne, derfor i så høj grad som muligt understøtter handling.

En anden væsentlig pointe fra brugerinddragelsen er ønsket om, at interaktionen med Arbejdstilsynet i højere grad bliver præget af dialog. Dialog har den dobbelte effekt, at den dels har et formidlingsaspekt, der understøtter opbygning af kapacitet, dels har et anerkendelsesaspekt, der understøtter opbygningen af motivation.

Pointen ligger i forlængelse af en undersøgelse af dialog i det risikobaserede tilsyn, hvoraf det fremgår, at både varslingen og selve besøget i flere tilfælde medfører, at der gennemføres konkrete arbejdsmiljøtiltag. Eksempelvis har varslingen i et tilfælde medført, at virksomhederne ajourførte arbejdspladsvurderinger, mens andre virksomheder uden påbud igangsatte et eller flere arbejdsmiljøtiltag efter tilsynet. Dertil kommer, at tilsynene berettes at give øget motivation og engagement i forhold til virksomhedens eget arbejdsmiljø.13

På baggrund af brugerinddragelsen er det vores antagelse, at kapacitetsopbygning og navnlig motivation vil kunne danne afsæt for mere læring og for mere langsigtet effekt og spredning. Hvor påbud, bøder m.m. er udtryk for udøvelse af magt og myndighed, bygger motivationsopbyggende aktiviteter på dialog, inddragelse og anerkendelse og taler til aktørernes faglighed, selvforståelse og identitet. Det er i højere grad aktiviteter, der giver mulighed for aktiv medskabelse og medejerskab.

Figur 4: Forskellige typer af interaktion i forhold til magt/myndigheds- og medejerskab/medskabelsesdimensionen

13 Jf. Evaluering af dialog i det risikobaserede tilsyn, 2014

Magt og myndighed

Medejerskab &

aktiv medskabelse

Anerkendelse

Inddragelse

Vejledning

Dialog

Påbud

Bøde Oftere kortsigtet, lokal effekt

Oftere læring og langsigtet effekt og

spredning

Rådgivning

Er altid latent til stede, men kan være mere eller mindre styrende

for interaktionen og

framingen af situationen

Her opbygges

motivation

Her opbygges kapacitet

26

Brugerinddragelsen viser, at disse behov for kapacitet og motivation kommer til udtryk i seks centrale udfordringer:

1. At skabe og bevare transparens, overblik og sammenhæng i arbejdsmiljøarbejdet/-processerne:

Har man medarbejdere spredt på mange lokationer, og har man evt. flere “sager” i gang med Arbejdstilsynet, kan det i dag være svært at bevare overblikket og sikre den nødvendige og tilstrækkelige registrering af det, der sker. Ulykker og nær-ulykker og observationer registreres forskellige steder - en del af kontakten med Arbejdstilsynet formidles gennem OnlineAt og dertil kommer forskellige mere eller mindre hjemmestrikkede interne registrerings- og opfølgningssystemer. Det gør det svært at sikre det samlede overblik. Det kan også være svært for den enkelte medarbejder eller for arbejdsmiljørepræsentanterne at give input og bevare overblikket i det efterfølgende forløb i forhold til de hændelser, observationer etc., de selv er involverede i.

2. Adgang til ressourcer og redskaber til at understøtte arbejdsmiljøarbejdet:

Mange mindre virksomheder savner helt simple redskaber til at understøtte arbejdsmiljøarbejdet. Det kan fx være redskaber til at designe eller udfør en APV, redskaber til at registrere hændelser/nær-hændelser eller redskaber til at understøtte, at den relevante viden om arbejdsmiljø er tilgængelig dér, hvor den skal bruges.

3. At sikre motivation og viden, særligt til nye virksomheds- og medarbejderformer:

At sikre motivation og viden kan være en udfordring, særligt i forhold til nye virksomheder og løst tilknyttede medarbejdere. Når medarbejderne er mere eller mindre “privatpraktiserende”, og man sjældent ser dem, eller når medarbejdernes tilknytning er løs og måske midlertidig, kan det være svært at motivere og forsyne dem med relevant viden om arbejdsmiljø.

4. At få adgang til sammenlignelig viden i form cases, data og nøgletal:

Flere af deltagerne i interviews og workshops gav udtryk for, at det kunne styrke viljen til at investere i arbejdsmiljøet, hvis indsatsen kunne kobles til bundlinjen eller til virksomhedens renommé. Men de fandt samtidig, at det kan være vanskeligt for ledere og arbejdsmiljøansvarlige at synliggøre og konkretisere effekterne af arbejdsmiljøarbejdet (eller af ikke at gøre noget), og hvad det betyder for virksomhedens bundlinjer. Og det kan være vanskeligt at sammenligne sig med andre og gøre det på basis af data, man kan have tillid til.

5. Adgang til kontekstrelevant, handlingsorienteret rådgivning knyttet til konkrete arbejdsmiljøproblemer/-opgaver:

Mange af deltagerne gav udtryk for, at de havde behov for rådgivning om, hvordan de kunne løse helt konkrete arbejdsmiljøproblemer – rådgivning, som kunne være svær at få/finde, og som de ofte fandt ville være særlig relevant i forbindelse med tilsynsbesøg.

6. Mulighed for en dialogorienteret interaktion med Arbejdstilsynet og for (også) at blive anerkendt for den indsats, man faktisk gør for arbejdsmiljøet:

Mange af deltagerne gav udtryk for, at de gerne så, at kontakten med Arbejdstilsynet, særligt omkring tilsynene, var mere dialogorienteret, og at kontakten ikke alene (som mange oplevede det) var fokuseret på fejlfinding, men også anerkendte virksomhedernes vilje og indsats.

27

Disse udfordringer gælder for alle de typer af virksomheder, vi har talt med i brugerinddragelsen, men de er mere markante for nogle typer end for andre. Det, der navnlig adskiller virksomhederne, i forhold til hvor meget de seks udfordringer fylder, er dels deres kapacitet til at arbejde med arbejdsmiljø, dels arbejdskraftens grad af tilknytning til virksomheden.

Forskellige tilknytningsgrader og -former giver i deltagernes fortællinger forskellige udfordringer for arbejdsmiljøarbejdet. Der kan være stor forskel på, hvor ”bundet” medarbejderne er til en bestemt fysisk lokation. I nogle virksomheder, fx inden for bygge og anlæg og rengøring, er medarbejdere spredt på en række til tider midlertidige lokationer, og man ser dem sjældent eller aldrig i ”hovedsædet”. I andre virksomheder – som fx start-ups og i café-/barmiljøet - har medarbejderne ofte løsere former for tilknytning til virksomheden og har måske ikke den klare ”medarbejderidentitet”, som arbejdsmiljøarbejdet typisk er bygget op omkring14. I denne type virksomhed er der ofte et lavt niveau af viden om arbejdsmiljø og/eller udskiftningen af medarbejdere er stor, og medarbejderne er så løst tilknyttet virksomheden, at det er svært at dele viden og sikre motivationen for den enkelte medarbejder.

”Start-ups”

Der findes ikke nogen veletableret definition af en ”start-up” virksomhed. Det tætteste på en sådan er nok Wikipedia, som definerer en start-up som typisk en nyetableret, hurtigt voksende virksomhed, som tilstræber at opfylde behov i markedet ved at tilbyde innovative produkter, processer eller services.15 Sådanne virksomheder er ofte, men ikke udelukkende, baseret på digital innovation. Ikke alle start-ups vokser lige hurtigt, og mange har en relativt kort levetid. Vi mener derfor, at det snarere er et spørgsmål om en forretningsmodel baseret på relativt hurtig vækst end realiseret vækst, der er det centrale i dette kriterie. Yderligere kendetegnene for mange start-ups er, fortæller vores informanter, at de ofte har relativt uerfarne ledere og har meget lidt fokus på de formelle krav til det at drive virksomhed (herunder arbejdsmiljøet) og i stedet har fokus på produktet og markedet. De kan også, navnlig i de første år, have karakter af netværk af ”frie” agenter end af virksomheder med traditionel ledelse og medarbejdere. En del start-ups, blandt andet inden for it- og modebranchen, bygger desuden i større eller mindre grad på ”medarbejdere” baseret uden for Danmark.

I brugerinddragelsen har vi talt med to start-ups. Den ene er en it-virksomhed (med en hel del medarbejdere uden for Danmark), den anden en socialøkonomisk virksomhed (med løst tilknyttede medarbejdere med mange forskellige etniske baggrunde spredt over hele landet).

Alt andet lige vil større virksomheder ofte (men ikke nødvendigvis) have større kapacitet til at arbejde med arbejdsmiljø end små, mens graden af tilknytning kan variere inden for alle størrelser af virksomheder.

Udfordringen med adgangen til handlingsorienteret rådgivning og ønsket om dialog og anerkendelse kunne i forskellig form findes hos alle typer af virksomheder.

14 Denne vurdering bygger ikke på videnskabelig litteratur eller systematiske undersøgelser, men dels på informanter, der har dybt kendskab til start-up

virksomheder, dels på personligt branchekendskab til café-/barmiljøet og på udsagn fra brugerdeltagere fra start-ups og café-/barmiljøet. Start-ups og

café-/barmiljøet har ofte den løse tilknytning til fælles. I start-up virksomhedernes tilfælde kan den løse tilknytning med tiden blive fast (men ikke

nødvendigvis), i café-/barmiljøet vil der antageligt altid være en stor gruppe af løsere tilknyttede medarbejdere. Det er altså tilknytningsgraden (om den

så er et fasefænomen eller permanent), der er interessant her, snarere end virksomhedstypen som sådan.

15 https://en.wikipedia.org/wiki/Startup_company, vores oversættelse

28

Figur 5: Centrale udfordringer mappet op imod virksomhedens kapacitet og arbejdskraftens tilknytning

Virksomhedens kapacitet

Arbejds-

kraftens tilknytning

Høj

Høj Lav

Lav

Overblik &

sammenhæng Særligt i forhold til

hændelser og

tilsyn

Ressourcer &

redskaber Til at understøtte

arbejdsmiljø-

arbejdet

Motivation &

viden Til nye

virksomheder og

løst tilknyttede medarbejdere

Cases, data og

nøgletal Synliggøre

indsatser og

effekter

Rådgivning

Dialog

Anerkendelse

Eksempel: Start-up, bar,

detailkæde, gadeplansprojekter

Eksempel: Entreprenør, stort

rengøringsfirma, styrelse med mange decentrale lokationer

Eksempel: Smedeværksted, dagtilbud

Eksempel: Maskinfabrik, elektronikvirksomhed, hospital

29

5. Strategiens elementer

5.1 Strategiske pejlemærker

De strategiske pejlemærker afspejler direkte de udfordringer, brugerinddragelsen og desk researchen har udpeget (beskrevet i afsnit 4.6). Pejlemærkerne udgør fundamentet for det strategiske scenarie. De suppleres af et sæt understøttende tiltag og principper og af et idekatalog med eksempler på løsninger og tiltag, der kunne bidrage til at realisere de mål, pejlemærket opstiller.

Det overordnede formål med strategien er at bidrage til et bedre arbejdsmiljø gennem en digital understøttelse virksomhedernes aktørers motivation og kapacitet til at handle i forhold til arbejdsmiljøproblemer.

Figur 6: Strategiske pejlemærker

Pejlemærkerne uddybes i det følgende.

5.1.1 Sikre transparens, overblik og sammenhæng for alle aktører

Rationale: Det kan være vanskeligt for ledere og arbejdsmiljøansvarlige at fastholde et samlet og sammenhængende overblik over hændelser og tilsynsprocesser, navnlig hvis medarbejderne befinder sig på mange forskellige lokationer. De oplever ikke, at disse behov i dag opfyldes af OnlineAt og EASY.

For Arbejdsmiljørepræsentanter kan det være vanskeligt at sikre sig et overblik over, hvilke hændelser der er registreret, og hvilken opfølgning der sker samt at sikre sig overblik over tilsynsprocesser og at se sammenhængen mellem APV og evt. handling og opfølgning. Det kan gøre det svært for dem at se "det store billede" og se effekten af de ting, de har været involveret i.

Bedre arbejdsmiljø gennem digital understøttelse af motivation, kapacitet og handling

Sikre transparens, overblik og sammenhæng for alle aktører

- I forhold til hændelser, tilsynsprocesser, APV

- For de arbejdsmiljøansvarlige, arbejdsmiljørepræsentanter og medarbejdere, der er involveret

Synliggør virksomhedens indsatser og dens effekter

- Information, der kan kobles til bundlinjen og renomméet

- Sætte virksomhedens indsats og resultater i relief

- Kobles til eksempler på relevante effektfulde indsatser

Let adgang til situationsrelevante rådgivningsressourcer

- Let at finde praksisorienteret vejledning og rådgivning med udgangspunkt i den konkrete situation og kontekst

- Uanset hvem der har udarbejdet materialet

Understøtte tilsynet som anledning til dialog, anerkendelse

og motivation

- En mere differentieret tilgang, hvor tilsynet kan munde ud i andet end påbud – men også i registrering af vejledning og evt. graduerede påbud

- En tilsynsproces, der er grundlæggende lagt til rette som en dialog- og samarbejdsproces

Sikre adgangen til basisværktøjer - Simple, lettilgængelige værktøjer

målrettet situation og kontekst - Hjælpe til de basale processer i

arbejdsmiljøarbejdet - Fokus på den korteste og

simpleste mulige vej fra viden til handling

Sikre motivation og viden i kontekst af nye og/eller løsere organisations-

og arbejdslivsformer - Arbejdsmiljøet på radaren og på

dagsordenen - Redskaber til at nå og engagere

de løst tilknyttede medarbejdere - Disse medarbejdere skal have

redskaber til på tværs af ansættelsesforhold at passe på egen sikkerhed og trivsel

30

Noget tilsvarende gælder for den enkelte medarbejder, der kan have svært ved at se effekten af en hændelse eller observation, han har været involveret i, eller hvad der sker i forlængelse af den APV, han har deltaget i.

Antagelsen er, at øget transparens, overblik og sammenhæng for alle aktørerne vil betyde en større motivation for dem i forhold arbejdsmiljøarbejdet og dermed en mere effektiv indsats.

Data: Bedre digitale værktøjer vil kunne være en kilde til (delvist anonymiseret) viden om hændelser, handleplaner, opfølgning mv., som det i dag er vanskeligt at opsamle.

Et bedre overblik kræver, at virksomheden har adgang til relevante data om sig selv. Her kan Arbejdstilsynet bidrage med de data om virksomheden, der er registreret i Arbejdstilsynets ATIS, OnlineAt og Easy.dk.

Et bedre overblik kræver desuden, at virksomheden kan se sig selv i sammenligning med andre tilsvarende virksomheder. Det kræver, at Arbejdstilsynet viser data fra egne systemer i anonymiseret form.

Arbejdstilsynets eksisterende data kunne desuden anvendes til at give information og vejledning målrettet den konkrete hændelse/situation og den konkrete virksomheds "hændelsesprofil".

Dette pejlemærke kræver således ikke nye data, men alene bedre præsentation af eksisterende data.

Andre aktører: Anvender virksomheden eksterne arbejdsmiljørådgivere, er det vigtigt, at de har adgang til portalen og kan følge med i virksomhedens processer og - hvor relevant og med virksomhedens tilladelse - handle på virksomhedernes vegne.

Eksisterende løsninger: OnlineAt, EASY og til dels At.dk.

5.1.2 Synliggør virksomhedens indsatser og dens effekter

Rationale: Virksomhedernes arbejdsmiljøindsats motiveres af mange faktorer som fx omsorg for medarbejderne, bundlinjen, produktiviteten, renomméet. Men særlig koblingen til bundlinje og produktivitet er ofte “usynlig” for beslutningstagerne.

Antagelsen er, at en tydeliggørelse af omkostningerne ved ulykker og sygdom og en mulighed for let at sammenligne sig selv med tilsvarende virksomheder kan virke motiverende for leder/ejere/bestyrelsesmedlemmer og kan anvendes som en ressource i argumentationen for et godt arbejdsmiljø af andre aktører som fx arbejdsmiljøkoordinatorer, arbejdsmiljørepræsentanter og andre.

Effekten på arbejdsmiljøet afhænger dels af, at det billede, der tegnes, er troværdigt (selvom det nødvendigvis må være en indikation og ikke en eksakt beregning), og af, at der i umiddelbar forlængelse af omkostningsoverblikket/benchmarkingen kan findes handlingsanvisende og tilgængelig information og evt. inspiration fra andre tilsvarende virksomheder. Overblikket skal ikke kun resultere i viden og indsigt, men også i positiv motivation.

Data: Denne synliggørelse kræver en omfattende sammenkobling af Arbejdstilsynets eksisterende data og data fra andre kilder for at kunne give et retvisende billede.

Heri indgår Arbejdstilsynets data om virksomheden og hændelser her i ATIS, OnlineAt og Easy.dk. I disse data indgår ikke tal for omkostninger ved ulykker og sygdom.

Tal for omkostninger ved ulykker og sygdom indgår i analyser fra Arbejdstilsynet og andre. På grundlag af disse generelle tal kan der vises mulige omkostninger for virksomheden. Det kræver, at omkostninger til ulykker og sygdom kan fordeles på et relevant antal kategorier. Synliggørelse af indsatser og deres

31

effekter forventes ikke at kræve præcise data i forhold til konkrete indsatser og hændelser, men snarere gennemsnitstal, der kan illustrere effekter.

I det omfang virksomhederne selv tilføjer egne data, kan disse evt. opsamles anonymt, ligesom data om brugen af dashboardet kan give indikationer om, hvad virksomhederne fokuserer på.

Andre aktører: Brancheforeninger, arbejdsgiverforeninger, og måske også fagforeninger, udarbejder i dag alle muligvis forskellige former for statistik på fx ulykker inden for deres fagområde. Man kunne undersøge, om det var muligt at samarbejde omkring dette pejlemærke.

Eksisterende løsninger: Vi kender ikke til eksisterende løsninger, der understøtter dette pejlemærke.

5.1.3 Let adgang til situationsrelevante rådgivningsressourcer

Rationale: Brugerne giver på tværs af virksomhedstyper, brancher etc. udtryk for, at det kan være vanskeligt at finde frem til konkret, kontekstrelevant, handlingsrettet, formidlingsegnet (typisk mundtligt) vejledning og rådgivning om, hvordan man adresserer et givent (potentielt) arbejdsmiljøproblem. Det kan altså være vanskeligt at handle på den motivation, man allerede har.

De efterlyser desuden mere konkret vejledning og rådgivning i forbindelse med tilsyn, hvor man ofte sammen med den tilsynsførende er helt tæt på de konkrete situationer/problemer, hvor den konkrete vejledning/rådgivning kunne være maksimalt relevant.

En udfordring er, at der er mange forskellige mulige kilder til den efterspurgte type af vejledning/rådgivning, herunder BAR’erne, VFA og i et vist omfang Arbejdstilsynet, men også andre virksomheder, som har udarbejdet eget materiale, leverandører osv. Noget af dette materiale er tilgængeligt på nettet, men svært at finde, noget er ikke tilgængeligt på nettet.

En anden udfordring er, at Arbejdstilsynet på grund af sin myndighedsrolle er nødt til at være tilbageholdende med at give konkret vejledning/rådgivning.

Der er derfor behov for bedre redskaber til at koble situation, anledning og regler sammen med de materialer, der findes (uanset fra hvilken kilde), og for at disse også kan komme i spil i forbindelse med tilsynet. Det opbygger kapacitet og understøtter motivation.

Data: Dette strategiske fokusområde kunne bringe de godkendte tilbagemeldinger, som registreres i forlængelse af påbud, i spil på en ny måde og som kilde til inspiration.

Arbejdstilsynets data om tilbagemeldingerne i ATIS skal kunne præsenteres i anonymiseret form i forbindelse med vejledninger. Da tilbagemeldingerne har været til internt brug i Arbejdstilsynet, kan der blive behov for at ændre indholdet i dem, for at de kan være egnede til at vise eksternt.

Præsentation af konkret, kontekstrelevant vejledning på digitale medier kræver dels, at vejledningen er tilgængelig digitalt, dels at den er opmærket med emne og klassifikation, så vejledninger meget præcist kan præsenteres som svar på et spørgsmål. Opmærkningen kan fx klassificere, at en vejledning omhandler LØFT, AF PERSON, FRA GULV. Dette behandles i forbindelse med ”fælles referencestruktur”.

Det kan også bidrage til at skabe nye data, om hvilke typer af virksomheder der efterspørger hvilke typer af materiale i hvilke situationer og anledninger, og hvilke materialer der blev brugt hvor meget og med hvilken (selverklæret) effekt. Disse data opsamles fra websteder og anvendes til at tilpasse præsentationen af indhold på websteder.

Andre aktører: Dette strategiske fokusområde forudsætter velvilligt samarbejde fra alle de aktører, der udarbejder den type materiale, der efterspørges, inkl. virksomheder, der selv producerer materiale. De

32

skal stille materiale til rådighed på en systematisk måde - og også gerne selv trække på denne fælles ressource i deres arbejde.

Eksisterende løsninger: At.dk, BAR og VFA-hjemmesider.

5.1.4 Understøtte tilsynet som anledning til dialog, anerkendelse og motivation

Rationale: Alle typer af virksomheder efterspørger dialog i forbindelse med tilsynet, og at tilsynet ikke kun fokuserer på fejlfinding, men også anerkender (give positivt fedback på) den indsats, virksomheden gør, og tager udgangspunkt i deres behov. Virksomheder, som allerede synes, de har gjort meget, eller synes, de viser, at de er motiverede for at gøre en indsats for arbejdsmiljøet, oplever det som uretfærdigt og demotiverende at få et påbud for en mindre ting, samtidig med at de ikke får nogen anerkendelse for det, de faktisk gør.

Det er derfor vores antagelse, at en systematisk tilrettelæggelse af tilsynet som en proces, der står på tre ben (dialog, anerkendelse og påbud og evt. en form for graduering af påbud og en formel registrering af anerkendelse) ville kunne styrke/befæste motivationen og øge spredningseffekten. En formel registrering af anerkendelse kan godt, men behøver ikke, have karakter af en egentlig godkendelse af foreslåede eller udførte løsninger. Den kan også have mere generel karakter i form af ”ros” for den indsats, man gør, og evt. for konkrete gode løsninger.

En øget egenkontrol (fx i form af certificering, tro og love-erklæringer, CRS-regnskaber med arbejdsmiljøgennemgang og revisorerklæringer) kan formodentlig på mange måder supplere og til en hvis grad erstatte tilsynet, men det er vores vurdering, at den stærkeste form for anerkendelse og den stærkeste motivationseffekt skabes ”relationelt” i den personlige kontakt.

Data: I dag anvendes data som redskab til at målrette tilsynet og i mindre grad til at måle effekten af tilsynet. En formel registrering af anerkendelse (og evt. af ”milde påbud”) og en grad af dokumentation af ”dialogen” ville sammen med en øget fokus på at de data, der registreres i forbindelse med tilsynet, er analyseegnede, kunne genere nye data, som kan bruges i målretningen.

Indsamlingen af data om anerkendelse, ”milde påbud” og dokumentation af dialogen vil kræve, at Arbejdstilsynets systemer udvides med disse funktioner. For at lette inddateringen og sikre struktur i data vil det være en fordel, at registreringen sker ved brug af lister (fx drop-down) og kun i mindre grad fritekst.

Andre aktører: De medarbejdere fra virksomheden, der er involveret i tilsynet, kan ønske at involvere andre aktører, særligt i forhold til opfølgningen på påbud etc. Det kan fx være arbejdsmiljørådgivere, arbejdsgiverorganisationer eller centrale arbejdsmiljøenheder/HR-funktioner etc.

Eksisterende løsninger: Vivi.

5.1.5 Sikre adgangen til basisværktøjer

Rationale: Flere af virksomheder, og navnlig de mindre, har givet udtryk for, at de synes, det er svært at komme i gang med APV og hændelsesregistrering og finde relevant handlingsrettet information i de store informationsmængder på nettet. De mangler simple lettilgængelige værktøjer, som kan hjælpe dem med at få sat arbejdsmiljøarbejdet i system og understøtte processerne. Ofte er der få – sommetider kun en enkelt person – som har arbejdsmiljø som en (måske sekundær) del af sine arbejdsopgaver, og gode lettilgængelige værktøjer ville til dels kunne kompensere for manglen på ressourcer.

33

Markedet tilbyder i et vist omfang løsninger, men virksomhederne kender dem ikke, de matcher ikke deres behov (er måske for komplicerede) eller er for dyre til, at den arbejdsmiljøansvarlige kan få lov at bruge penge på dem.

Antagelsen er, at simple lettilgængelige værktøjer både ville kunne øge virksomhedens kapacitet og dens motivation til at yde en indsats på arbejdsmiljøområdet.

Det er ikke givet, at Arbejdstilsynet selv skal stå for udviklingen af sådanne løsninger. I det omfang der allerede findes gode, lettilgængelige løsninger, der er til at betale også for mindre virksomheder, kan Arbejdstilsynets rolle være at gøre dette marked mere gennemskueligt. Arbejdstilsynet kan også bidrage til at kvalificere markedet gennem udvikling af design frameworks og API’er, der gør det muligt for de kommercielle løsninger at trække på Arbejdstilsynets data og evt. at dele data med Arbejdstilsynet i anonymiseret form.

Det er dog vores indtryk fra brugerinddragelsen, at mange af de eksisterende løsninger er for dyre og/eller komplekse, navnlig for de mindre virksomheder, og at der er behov for simple, billige (gratis) basisløsninger, der kan imødekomme deres behov.

Data: Løsningerne vil kræve adgang til vejledninger, der er opmærket, så de kan præsenteres målrettet (som i Let adgang til situationsrelevante rådgivningsressourcer).

Løsningerne kan også kræve adgang til ikke-virksomhedshenførbare data om arbejdsmiljøindsatser, som er beskrevet i Synliggør virksomhedens indsatser og dens effekter.

Disse data skal kunne udstilles af Arbejdstilsynet gennem API.

Andre aktører: Dette strategiske pejlemærke kræver et samarbejde med markedet – dvs. med dem, der allerede i dag udvikler løsninger i dette felt.

Eksisterende løsninger: Arbejdstilsynets APV-guide og Online APV-værktøj, en række løsninger i markedet.

5.1.6 Sikre motivation og viden i kontekst af nye og/eller løsere organisations- og arbejdslivsformer

Rationale

Flere medarbejdere vil i fremtiden have løsere tilknytning til arbejdspladserne, oftere skifte arbejdsplads og måske have flere samtidige arbejdspladser. Samtidig vil flere virksomheder være opbygget i løsere strukturer, fx baseret på netværk og mere løse samarbejdsformer.

At nå nye virksomhedstyper og de løst tilknyttede ”medarbejdere” med viden om arbejdsmiljø og skabe motivation til at handle på denne viden kræver nye redskaber og nye kommunikationsformer. Der skal kommunikeres digitalt på en måde, der svarer til deres digitale adfærd, og de må nås ad andre kanaler end de traditionelle, bl.a. gennem de (sociale) netværk, vedkommende indgår i, og ikke nødvendigvis med AT som afsender. Derudover må vedkommende i højere grad fungere som varetager af sit eget arbejdsmiljø, som jo veksler fra job til job, og som vedkommende så at sige ”tager med sig”. Her kunne der være en mulighed for at koble sig på den selvmonitoreringsbølge, som der i dag findes et hav af apps og gadgets (fx smartwatches) til at understøtte.

Ikke alle medarbejdere med en løsere tilknytning til virksomhederne og med ofte skiftende arbejdssteder og ansættelsesforhold er ansat i nye virksomhedstyper: Det gælder fx det såkaldte ”prækariat”16, som bl.a. omfatter en del medarbejdere i fx restaurations-, hotel- og rengøringsbranchen,

16 Standing, Guy (2001):”The Precariat – The new dangerous class”, Bloomsburry Revelations, London

34

som har korte ansættelser og/eller få timer om ugen, og korttidsansatte i bygge- og anlægsbranchen, som også ofte skifter arbejdssted og arbejdsgiver. Blandt disse er der en ikke uvæsentlig gruppe, som har ringe læse- og/eller danskkundskaber, og som derfor kan have behov for løsninger, der i høj grad er baseret på visuelle virkemidler og/eller på tekst på deres eget sprog. Denne gruppes behov bør indtænkes i alle relevante løsninger, rettet mod menige medarbejdere. En del af disse løst ansatte medarbejdere arbejder i ”traditionelle” virksomheder, som allerede i et eller andet omfang har arbejdsmiljøet på dagsordenen, men – viser brugerunddragelsen – måske kan have svært ved inddrage de løst ansatte i dette arbejde eller måske endog ”glemmer” dem lidt.

Data: En målrettet kommunikation til rådgivere og til medarbejderne kræver data, der kan anvendes til at målrette viden og redskaber dels til rådgivernes fokusområder (økonomi, renomme, rekruttering etc.), dels til forskellige sociale platforme, dels til at skræddersy information til ”medarbejderne” i forhold til deres konkrete jobs og deres arbejdsmiljø-”historie”.

Det kræver opmærkning af information og adgang til data og information, udstillet af Arbejdstilsynet i API.

Andre aktører: I forhold til nye virksomheder spiller andre aktører som fx mentorer, investorer, advokater, revisorer og iværksætternetværk en nøglerolle, da de ofte har kontakten til de nye virksomhedstyper, længe før en evt. startpakke fra Arbejdstilsynet når dem. Det er ofte også dem, virksomhederne lytter til. I forhold til de løst tilknyttede medarbejdere vil det være sociale, for nogles vedkommende faglige netværk (digitale eller analoge) og evt. også fagforeninger, der kan spille en rolle ift. at få dem til selv at tage hånd om deres (skiftende) arbejdsmiljø i første omgang og på længere sigt at udfordre arbejdsgiverne.

Eksisterende løsninger: Startpakken.

5.2 Understøttende tiltag og principper

Ud over de strategiske pejlemærker ser vi behov for at arbejde med en række principper og tiltag, som kan understøtte realiseringen af det strategiske scenarie. Meget af dette er noget, Arbejdstilsynet allerede gør, og som det er vigtigt at fastholde og styrke, hvis strategien skal gennemføres.

5.2.1 Samarbejde med markedet om API’er, design frameworks etc.

Der findes allerede en lang række løsninger, inkl. apps, som på forskellige vis er beregnet til at understøtte arbejdsmiljøarbejdet. Heraf er nogle meget dyre og/eller komplekse. Der er altså allerede et ”marked”, som evt. løsninger fra Arbejdstilsynet skal finde sin position i (markedet er i denne sammenhæng de virksomheder, der udbyder digitale løsninger med relevans for arbejdsmiljøfeltet).

For de deltagere i brugerinddragelsen, der overhovedet var opmærksomme på eksistensen af sådanne redskaber, virkede det som om, det for en del var ret tilfældigt, at de var faldet over redskabet.

Det kunne være relevant at kortlægge dette marked og gøre det mere transparent og tilgængeligt for virksomhederne, så de lettere kunne se, hvad der fandtes, og hvilken relevans det havde for den konkrete virksomhed.

Arbejdstilsynet kunne samarbejde med markedet om at stille data til rådighed gennem API’er og gøre det muligt at dele data med Arbejdstilsynet i anonymiseret form.

Arbejdstilsynet kunne anspore udviklingen af nye/bedre apps ved at udvikle design frameworks, som kunne stilles til rådighed for udviklerne, og evt. etablere et netværk mellem Arbejdstilsynet og de virksomheder, der udvikler løsningerne.

35

Arbejdstilsynet kunne evt. på udvalgte områder selv stå for udviklingen af ”basis”-apps, som kunne stilles til rådighed for markedet som open source-projekter.

API og design frameworks

API: Et API er en snitflade, som Arbejdstilsynet kan stille til rådighed for programmører. Med et API kan andre myndigheder eller virksomheder hente eller aflevere data efter nærmere regler fra egne it-systemer. Til et API hører er et sæt vejledninger og eventuel kode, der beskriver, hvordan et API kan anvendes. Det kan være teknisk og/eller brugergrænsefladeorienteret. Et design framework gør det lettere for andre programmører at udvikle færdige løsninger (men det er ikke i sig selv en løsning).

Et design framework er et sæt designprincipper (herunder funktionelle designs), metoder, konventioner, designbiblioteker og best practice, som både kan bidrage til, at forskellige løsninger har en passende grad af ens adfærd og funktionalitet til fungere som inspiration for udviklingen af løsninger. Den fungerer som en slags template, man kan tage udgangspunkt i.

5.2.2 Samarbejde med dem, der rådgiver virksomhederne om at inkludere arbejdsmiljø i deres rådgivning

De små virksomheder og de nystartede virksomheder har ofte ikke arbejdsmiljø på dagsordenen, har lav motivation og viden og ingen kontakt til Arbejdstilsynet eller andre kilder til viden om arbejdsmiljø.

En måde at nå disse virksomheder på er gennem deres rådgivere, fx revisorer og advokater, og for nystartede virksomheder gennem mentorer, investorer og netværk mellem start-ups som fx Amino.dk.

En måde at nå rådgiverne på kunne være at koble viden om ”arbejdsmiljø” til det perspektiv, der er centralt for rådgiveren, fx bundlinjen for revisoren, compliance for advokaten og renommé, effektivitet, rekruttering (og bundlinje) for dem, der rådgiver start-ups.

Rådgiverne ville skulle have adgang til information/redskaber, der gør det let at koble viden om arbejdsmiljø, den konkrete virksomheds profil og rådgiverenes særlige perspektiv – og herudfra udlede det minimum af information, der kunne være relevant for virksomheden.

Man kunne desuden overveje, om der kunne etableres et samarbejde med centrale leverandører og måske endog vigtige og toneangivende kunder (hvor sådanne findes) inden for relevante brancher om at give dem en rolle i at bringe ”arbejdsmiljøet” ud i særlig de små virksomheder.

5.2.3 Systematisk opsamling af data fra alle punkter i værdikæden på en måde, så de kan skabe værdi og er analyseegnede

Overalt, hvor der er interaktion mellem Arbejdstilsynet og virksomhederne, er der et potentiale for at generere data, der dels kan belyse virksomhedernes adfærd i videns- og informationssøgning, dels kan belyse deres konkrete arbejdsmiljøadfærd. Det er imidlertid ikke alle steder, hvor der i dag sker en systematisk opsamling af viden, og/eller en opsamling, som har en form, der gør data egnet til efterfølgende analyse og operationalisering.

I alle kontaktpunkter (herunder callcentret og tilsynet) bør der derfor ske en kortlægning af, hvilke typer af data der ville kunne opsamles, og værdien af at opsamle dem set ud fra kriterier som:

I hvor høj grad der ville kunne gereneres data, som kan have værdi for at skabe et bedre arbejdsmiljø, fx ved at kunne målrette information, målrette tilsyn, bidrage til benchmarking m.m., eller øge de digitale løsningernes evne til ”automatisk” at tilpasse sig den konkrete virksomhed og situation.

36

I hvor høj grad de kan opsamles som en integreret del af processerne og derfor med ingen eller minimal belastning for opgaven/af medarbejderne.

I hvor høj grad data vil kunne opsamles med en tilstrækkelig systematik og kvalitet til, at de kan gøres ”analyseegnede”.

I vurderingen skal det indgå, at data kan anvendes til forskellige formål, hvilket har betydning for, om det er muligt at indsamle data og anvende dem efter hensigten.

Arbejdstilsynets analyseaktiviteter omfatter en lang række opgaver, der kan anvende data, der ikke er virksomhedshenførbare, fx statistiske data og big data fra sociale medier om tendenser i arbejdsmiljø. Afhængigt af analyseopgaven er der behov for større eller mindre grad af præcision i data.

Informationsformidling kan tilrettelægges på grundlag af analyser af brugerbehov og brugeradfærd, mens dynamiske brugertilpassede websider kræver mere præcis information om brugerne og deres adfærd. Den type information indsamles af fx Facebook og Google og anvendes til at tilpasse indholdet (typisk reklamer) til den enkelte bruger.

Hvor der hos det store flertal af brugere af webløsninger er forholdsvis stor åbenhed i forhold til at afgive oplysninger, kan det ikke forventes at være tilfældet i forhold til Arbejdstilsynets websteder. Hvis brugeren selv skal indtaste oplysninger, viser erfaringen, at det primært sker, hvor brugeren ser en værdi heri: Kan Arbejdstilsynet tilbyde brugerne værdi ved at afgive oplysninger? Og vil nogle brugere foretrække at holde oplysninger om virksomhedstilknytning og arbejdsmiljøforhold for sig selv af frygt for at skabe problemer? Det betyder begrænsninger i, hvilke oplysninger der kan indsamles, så Arbejdstilsynet kan målrette informationen.

For Arbejdstilsynet er det en yderligere udfordring, at virksomhedshenførbar information kræver, at brugeren afgiver troværdig information om sin virksomhedstilknytning eller logger ind med NemID-medarbejdersignatur. Sidstnævnte opleves som besværligt og er derfor med det nuværende NemID ikke en relevant vej til at indsamle information, som er nice to know.

En mellemvej vil være, at indsamlede data forbliver i virksomhedens varetægt og under virksomhedens kontrol. Arbejdstilsynet vil i så fald ikke have adgang til data, medmindre virksomheden godkender, at data overføres anonymt eller som virksomhedshenførbare data. Løsningen til dataindsamling bliver derved primært et værktøj for virksomhedens eget arbejdsmiljøarbejde. Der er flere tekniske løsninger til dette – fx er Digital Post et eksempel på en løsning, hvor kun virksomheden har adgang til dokumenterne.

Arbejdstilsynet skal også overveje, hvor mange data der ønskes indsamlet ud over de data, der kræves i forbindelse med hændelser og tilsyn. Det skyldes, at Arbejdstilsynets adgang til virksomhedens oplysninger vil kunne opfattes som en de facto-godkendelse af de løsninger, som virksomheden beskriver. Eller modsætningsvis, at Arbejdstilsynet vil blive klandret for ikke at have skredet ind over for oplysninger om alvorlige arbejdsmiljøproblemer.

Så selvom det på den ene side er muligt at indsamle data fra flere led i værdikæden og anvende de indsamlede data langt bedre end nu, så er der også grænser for, hvor mange yderligere data det er muligt og ønskeligt at indsamle.

37

5.2.4 Information skal så vidt muligt pushes til brugeren i den kontekst, hvor den skal bruges

Brugerne skal præsenteres for information, der er umiddelbart relevant for den konkrete situation, de står i. Er man ved at indberette en ulykke, skal man præsenteres for viden om forebyggelse af denne type ulykke. Får man varslet et tilsyn, skal man præsenteres for viden om, hvordan man undgår og afhjælper arbejdsmiljøproblemer af den type, som tilsynet vil fokusere på. Sammenligner man sig med andre virksomheder i samme branche, skal man have information om, hvilke typer ulykker/problemer de typisk har, og eksempler på, og hvad man kan gøre ved det. I alle disse tilfælde er der tale om ”push”-information, som præsenteres i umiddelbar sammenhæng med og ligger i naturlig forlængelse af en efterspørgsel (pull), som giver information, der gør det muligt at ramme ret præcist i forhold til brugerens aktuelle (og evt. uerkendte) behov. Denne form for kontekstuelt forankret ”push”-kommunikation kan have en ”nudging”-effekt, idet den gør det lettere og mere naturligt for brugeren at tage ”det næste skridt”, særligt hvis den information, der pushes, er handlingsorienteret.

5.2.5 Alle løsninger skal tage udgangspunkt i de enkelte aktørers motivation og handlingsrettede behov

Designet af konkrete løsninger skal tænkes udefra og ind, dvs. starte med, hvad man ved (eller designprocessen kan underbygge) motiverer de enkelte aktører til at tænke på/handle i forhold til ”arbejdsmiljø”, hvad deres konkrete behov er i relevante situationer, og hvilke kompetencemæssige forudsætninger de har for at anvende forskellige typer af værktøjer og information.

Denne bagud-mapping - fra motivation, behov og forudsætninger - bør være styrende for, hvordan løsningens funktionalitet skal designes, måden man navigerer i løsningen på og for den form, den information og viden, som løsningen leder frem til, får. Dette gælder også, selvom der er tale om løsninger, der følger af politiske opdrag. Det forhold, at der er en given ramme og mål med en opgave, gør ikke udefra- og ind-tænkningen i, hvordan løsningen designes, mindre relevant, måske snarere mere. Løsningen skal så at sige bygge bro mellem det offentliges politisk/bureaukratiske udgangspunkt og referenceramme og brugerens udgangspunkt og referenceramme. Lykkes det, er sandsynligheden for, at det politiske mål imødekommes, alt andet lige større17.

5.5.6 Digitale løsninger designes med udgangspunkt i et overordnet servicedesign

De digitale løsninger vil altid skulle fungere i et økosystem, der består af andre kontaktpunkter (hvoraf ikke alle er digitale) med andre aktører (som ikke alle er en del af det ”formelle” arbejdsmiljøfelt). Derfor skal løsningerne designes med udgangspunkt i et sammenhængende servicedesign, der sikrer et effektivt samspil med andre kontaktpunkter, løsninger og aktører.

Det gælder fx i forhold til forskellige websites/portaler, apps, callcenter og tilsyn, det gælder i forhold til de processer, ”arbejdsmiljø” er eller ideelt set burde være indlejret i (fx etablering af virksomhed eller nye produktionsfaciliteter), og det gælder i forhold til andre aktørers funktioner i og omkring virksomheden.

Meget i et sådan servicedesign kan være uden for Arbejdstilsynets kontrol. Det kan dels adresseres ved at gøre de digitale løsninger robuste overfor, hvad der evt. sker up- eller down-stream i en proces, dels ved at etablere formelle eller uformelle samarbejder med centrale aktører om at sikre sammenhænge på tværs.

17 Denne antagelse bygger på undersøgelser, der viser, hvad der skaber oplevelsen af retfærdighed i mødet mellem borgere og myndigheder, se Skaarup,

Søren 2016: The mediation of Authority, Ph.D.-afhandling, Syddansk Universitet, Odense.

38

6. Det strategiske scenarie

6.1 Vision

Visionen for det strategiske scenarie er, at flere virksomheder i fremtiden i højere grad er motiverede for og i stand til selv at drive indsatsen for det gode arbejdsmiljø i et dialogpræget samarbejde med Arbejdstilsynet, bl.a. ved hjælp af digitale værktøjer og datadrevet information leveret gennem disse værktøjer.

6.2 Strategiske valg

Realiseringen af det strategiske scenarie indebærer nogle grundlæggende strategiske valg for Arbejdstilsynet:

Skal det i højere grad være muligt for virksomheder at udøve egenkontrol?

Skal tilsynet i langt højere grad end i dag være orienteret mod dialog, samarbejde, vejledning og anerkendelse med påbud og andre sanktioner som et ud af mange redskaber?

Skal Arbejdstilsynet selv stå for udvikling af løsninger og værktøjer, eller skal Arbejdstilsynets rolle i højere grad være at stille metoder, viden og data til rådighed, som andre kan bruge i udviklingen af løsninger?

Skal Arbejdstilsynet udvide sin målgruppe til at også omfatte menige medarbejdere?

I det strategiske scenarie er disse valg truffet. Scenariet tegner en fremtid, hvor der er svaret ja til egenkontrol, dialogisk tilsyn og udvidelse af målgruppen til også at omfatte medarbejderne, og hvor Arbejdstilsynet har en aktivt rolle i at promovere, understøtte og kvalificere udviklingen af grundliggende værktøjer til brug for små virksomheder og menige medarbejdere, eller – hvis det er nødvendigt for at sikre, at de basale værktøjer er til rådighed for virksomhederne - selv står for at udvikle dem. Disse valg gør det muligt at tegne et fremtidsbillede

6.3 Fremtidsbilledet

Det fremtidsbillede, det strategiske scenarie tegner, er et scenarie kendetegnet ved:

En høj grad af egenkontrol: Mange af de virksomheder, der har den nødvendige motivation og kapacitet, kontrollerer selv deres arbejdsmiljø ved hjælp af et app-baseret egenkontrolværktøj, der ud fra de arbejdsmiljøproblemer, AT’s data viser, er typiske for den pågældende branche og virksomhedstype, og som guider virksomheden gennem en inspektion af arbejdspladsen. Integreret i denne proces tilbyder værktøjet adgang til handlingsorienteret vejledning og cases, der viser, hvordan de problemer, man måtte støde på, kan løses og forebygges. Egenkontrollen vil omfatte mange af de virksomheder, Arbejdstilsynet i dag ikke fører tilsyn med. For de virksomheder, der gennemfører egenkontrol, vil Arbejdstilsynets rolle i højere grad være som videns- og vejledningsressourcer end som kontrollant, og vejledningen vil foregå primært via telefon, chat eller anden form for digital understøttet dialog. Digital Post får her en mindre rolle som den formelle adviserings- og kommunikationskanal, mens dialogen lever i de interaktive værktøjer – og på telefonen.

39

En anerkendende tilgang til tilsynet: Når mange virksomheder udfører egenkontrol, kan tilsynet være endnu mere fokuseret på de virksomheder, der mangler motivation/kapacitet (uden at det behøver at være udtryk for egentlig negativ motivation). Udgangspunktet for dette tilsyn bør i udgangspunktet være dialog, inddragelse og anerkendelse (men sanktioner er stadig en del af værktøjskassen, særligt for de negativt motiverede). Dialogen understøttes af et tilsynsværktøj, der i sin grundlæggende opbygning er dialogorienteret og en digital understøttelse af processen omkring tilsynet, som gør processen langt mere interaktiv og transparent for brugerne. Også her er der en tæt interaktion mellem tilsynsværktøjet og de procesunderstøttende værktøjer og adgangen til kontekstrelevant handlingsorienteret vejledning og cases, så vejen til handling altid er så kort som mulig. Processen omkring tilsynet vil i mindre grad være baseret på udveksling af dokumenter og i højere grad på et interaktivt flow inde i de digitale løsninger, som, når behovet melder sig, kan fastholdes i dokumentform.

Transparens, overblik og involvering for alle virksomhedens aktører: Det er let for virksomhederne at skabe sig et samlet overblik over, følge med i og bidrage til de processer, de måtte have i gang – og have haft med Arbejdstilsynet (egenkontrol, ulykker/hændelsesrapportering, tilsyn, påbud etc.). Det gælder ikke bare ledere og arbejdsmiljøansvarlige, men også arbejdsmiljørepræsentanter og menige medarbejdere, der har en aktie i disse processer, uanset hvor de geografisk befinder sig. På samme måde er det let for virksomhederne at involvere eksterne rådgivere (fx arbejdsmiljørådgivere) i disse processer ved at invitere dem inden for i de digitale redskaber. Omdrejningspunktet herfor er en arbejdsmiljøportal, der med et virksomhedscentrisk perspektiv integrerer handlingsorienteret viden, interaktion og procesoverblik og en række app-baserede værktøjer, der bringer ”arbejdsmiljøet” ned i lommen på den enkelte medarbejder og gør det let for den enkelte fx at registrere observationer, nær-ulykker og ulykker og at få viden om, hvordan de observerede forhold kunne udbedres og forebygges. Disse løsninger er designet, så de er lette at anvende, også for brugere med begrænsede it-kundskaber og begrænsede skrive-/læsefærdigheder.

Redskaber og strategier, der når dem, der slet ikke har arbejdsmiljø på radaren, og dem, hvis løse tilknytning til virksomhederne i praksis gør arbejdsmiljøet til en privat sag: Medarbejdere med løsere tilknytning til virksomhederne, med skiftende arbejde, deltidsarbejde, freelance-arbejde osv. nås gennem apps, der gør det let for dem at holde styr på deres egen sundhed og tryghed på tværs af arbejdsforhold og over tid. De motiveres til at bruge disse apps dels gennem en social medie-strategi, der bidrager til at plante bevidstheden om betydningen af deres arbejde for sundhed og tryghed i deres hoveder, gennem en kobling af disse apps til den aktuelle sundheds- og fitness-app-trend og endelig ved at nå dem med de basale budskaber om ansvaret for egen tryghed og sundhed i arbejdslivet gennem netværk, (fag-)foreninger og rådgivere.

Handlingsrettet information integreret overalt: Uanset hvilket værktøj brugerne anvender, vil der være mulighed for at finde handlingsrette information i umiddelbar tilknytning til det, man foretager sig, om det så er egenkontrol, forberedelse af eller opfølgning på et tilsyn, registrering af en ulykke eller en observation eller blot søgning efter information om bestemte emner. Dette sikres gennem en referencestruktur for handlingsrette information, der er fælles for AT, branchemiljørådene og Videnscenter for Arbejdsmiljø, og dermed mapper al den handlingsorienterede viden, disse institutioner tilbyder. For Arbejdstilsynets vedkommende inkluderer det de løsninger, der registreres, når virksomhederne får godkendt løsninger på problemer, de har fået påbud om.

40

Og endelig nogle kendetegn ved scenariet, der handler om tilgang til teknologi, data og udvikling:

AT digitalt – overalt: Arbejdstilsynet stiller ikke bare data, viden og digital funktionalitet til rådighed i form af egne stand-alone løsninger, men også gennem API’er, design frameworks og plug-ins, der kan anvendes af andre som en del af fundamentet for deres løsninger og indlejres i andre løsninger og digitale økosystemer. Disse integrationskomponenter giver ikke kun mulighed for, at andre kan trække på AT’s data, men også for at andre i anonymiseret form kan dele data, fx i form af registrering af hændelser og observationer, APV-målinger eller egenkontrol, med Arbejdstilsynet.

Aktiv og udbredt brug af data: Arbejdstilsynets data om arbejdsmiljø i bred forstand anvendes aktivt til at målrette information, interaktion og personalisering af brugergrænseflader til at pushe information til brugeren, der nøje matcher de behov, han har i den konkrete kontekst, og dermed nudge ham i retning af en ønsket adfærd og til effektiv procesunderstøttelse, fx i forbindelse med egenkontrol og tilsyn. AT anvender desuden big data-analyseværktøjer, der kan identificere trends og tendenser i store mængder ustrukturerede data, bl.a. data genereret af brugerens adfærd og registreringer i de digitale løsninger. Output fra disse værktøjer kan fx bistå med at identificere behov, før de opstår, og udpege områder for tilsyn.

En høj grad af udefra- og ind-tænkning og forankring i hele brugerens rejse: I implementeringen af det strategiske scenarie anlægges en tilgang, hvor alle digitale løsninger og al formidling er tænkt med udgangspunkt i hele brugerens rejse og på tværs af medier og kanaler, således at brugerne oplever helhed, sammenhæng og konsistensen i services og kommunikation. Det forudsætter en konsekvent udefra- og ind-tænkning i design, tilrettelæggelse og eksekvering. De enkelte digitale løsninger kan godt have en afgrænset opgave, men de skal designes, så de spiller effektivt sammen med øvrige løsninger, kanaler og kommunikation, som brugeren typisk møder på sin rejse.

6.4 Implikationer for teknologivalg og dataanvendelse

Det strategiske scenarie har en række implikationer for Arbejdstilsynets brug af teknologi og data. Disse implikationer konkretiseres i idekataloget, men de centrale elementer opsummeres her.

Brugerne tager hurtigt nye teknologier til sig

Det indebærer, at Arbejdstilsynet i sin tilgang til udvikling af løsninger er nødt til at agere agilt og i videst muligt omfang platformsuafhængigt. Agilitet betyder kort tid fra ide til kernefunktionalitet (minimum viable product), og at det kan rulles ud til de første brugere gennem hurtige og løbende iterationer baseret på brugerens erfaringer og input. Platformuafhængighed betyder, dels at man i designprocesserne længst muligt arbejder med konceptuelle designs, der ikke i alt for høj grad er bundet til en bestemt teknologi eller platform, men kan ”oversættes” til andre teknologier og platforme, dels at man, der hvor det er muligt uden at gå på kompromis med løsningernes kvalitet, arbejder med cross-platformsudviklingsværktøjer og responsive browseragnostiske designs. Endelig betyder platformsuafhængighed også, at det vil være nødvendigt i høj grad at sikre en platforms- og anvendelsesuafhængig lagring af og tilgang til data, fx gennem API’er og webservices.

Øget personalisering

Moderne Content Management Systems (CMS) har en række funktioner til at tilpasse indhold til brugerne. Hvis det ikke allerede er til rådighed i Arbejdstilsynets CMS, kan det kræve opgradering eller udskiftning til et nyt CMS. Man kan muligvis også her komme i konflikt med de rammer og retningslinjer, der gælder for Virk.dk. Hvorvidt Arbejdstilsynets CMS kan imødekomme de behov, det strategiske

41

scenarie og idekataloget opstiller, må komme an på en nærmere analyse. Det samme gælder spørgsmålet om evt. begrænsninger af funktionaliteten som følge af Virk.dk.

Tilpasning af websites (hjemmeside, portal, dashboard mv.), så brugerne får lettere og systematisk adgang til handlingsrettet information (adresseret i ide 6 i idekataloget) kræver blandt andet, at Arbejdstilsynet opsamler og anvender data fra sine websteder om brugeren og hans eller hendes adfærd. Som udgangspunkt vil de tekniske løsninger, Arbejdstilsynet bruger, kunne levere en række logs, der kan analyseres med henblik på brugeradfærd. Første skridt er derfor at aktivere de ønskede logs. Næste skridt er at analysere disse logs i standard-analyseværktøjer med henblik på at tilpasse webstederne. Det er en løbende opgave at gennemføre denne type analyser og tilrette webstederne. Tilsvarende kan der opsamles logs fra apps.

Automatisering

Øget (real time) brugertilpasning af information og brugerflader er efterhånden ved at være mainstream på mange websites og i mange apps. Og det indgår da også som et element i flere af løsningerne i ide-kataloget. Her ligger den største udfordring efter vores opfattelse ikke i teknologien, men i privacy og databeskyttelseshensyn (se nedenfor). Det er vores vurdering, at chatbots endnu ikke har en kvalitet, der gør dem egnede til anvendelse på et så relativt komplekst område som arbejdsmiljøområdet. Når brugerne ønsker rådgivning og vejledning, har de ofte brug for en ”oversættelse” mellem deres egen forståelse af situation og behov og den arbejdsmiljøfaglige forståelse og terminologi, og denne vurderer vi, at chatbots endnu ikke er i stand til at levere. Til gengæld er det fuldt ud muligt at anvende data om brugeradfærd og –input til at gøre løsningerne mere ”naturlige” og ”dialogorienterede”, og det indgår da også som et princip i mange af løsningerne i idekataloget. Endelig ser vi store muligheder i at automatisere sagsbehandling og ”afgørelser”, der hvor der ikke er behov for at pålægge virksomhederne sanktioner eller andre byrder. Forslaget til et ”egenkontrolværktøj” er et eksempel herpå. Men i det øjeblik, at der skal gives påbud eller på anden måde pålægges virksomheden byrder, anser vi det (baseret bl.a. på den nyeste forskning18) for afgørende, at der er mennesker involveret, både i afgørelsen og formidling af afgørelsen, dels for at sikre afgørelsens kvalitet, men også i høj grad dels for at sikre, at den opleves retfærdig.

Big data

Arbejdstilsynets analyseaktiviteter får i kraft af den teknologiske udvikling adgang til store datamængder i form af fx brugeradfærd og søgemønstre samt erhvervsstatistik og har dermed mulighed for at behandle disse store datamængder (big data).

Når data ikke ”bare” skal bruges i aggregeret form til statistiske formål, men også i stigende omfang direkte og automatisk i målretningen af information og tilpasning af brugerflader, stiller det større krav til data. Uanset analyseredskabernes kvalitet og tilgængelighed vil en øget indsamling og navnligt en øget anvendelse af data derfor stille øgede krav til præcision og kvalitet i indsamling, bearbejdning, berigelse og strukturering af data. Det er ikke muligt inden for denne undersøgelses rammer at sige noget mere præcist om dette, men mulighederne for og omkostningerne herved bør indgå som et element i foranalysen til nye tiltag.

18 Se Skaarup 2016: The mediation of Authority, Ph.d.-afhandling, Syddansk Universitet, Odense – navnlig afsnittene om forhandling af magt og

myndighed.

42

Mobility og nye formater og teknologier

Tilpasning af information og løsninger til brug på smartphones og tablets kan i et vist omfang håndteres ved at bruge responsivt design, og/eller cross-platformsudviklingsværktøjer. I det omfang der ikke er noget, der taler imod det (som fx løsningens kompleksitet – som det er tilfældet med forslaget til en ”Virksomhedens arbejdsmiljøportal”), anbefaler vi, at alle webløsninger udvikles som ”mobile first”, således at man først udvikler designet, så det fungerer optimalt på fx en smartphone/tablet (alt efter hvad use casen nu tilsiger). Men i det omfang man skal anvende de fremvoksende formater som smartwatches og augmented reality, eller når man vil anvende de sensorer, der sidder i telefoner, tablets, smartwatches og smartbands, så kræver det native apps, som specifikt er bygget til formatet og teknologien, og det indebærer udvikling til hver af de ønskede operativsystem (Android, iOS og Windows). Med app-teknologi fås en løsning, der er optimeret til udstyret og kan udnytte udstyrets sensorer, kamera etc.

Indlejrede funktionalitet

Arbejdstilsynet er en videns- og ikke en teknologivirksomhed. I det omfang Arbejdstilsynets viden og data kan anvendes som indlejrede elementer i eller til at understøtte tredjepartsløsninger, bør disse muligheder udnyttes. Det kan, som beskrevet ovenfor, ske ved, at man stiller API’er til rådighed evt. suppleret med design frameworks, som det fx foreslås i forbindelse med forslagene om en fælles referencestruktur for handlingsorienteret vejledning og for videreudvikling af APV-værktøjet. Men man kunne også forestille sig, at AT selv fik udviklet færdige komponenter, der kunne indlejres i nogle af de gængse entrepriseplatforme (fx Slack og SharePoint), der byggede på sådanne API’er og design frameworks, således at disse komponenter, de data og den funktionalitet, de stillede til rådighed, kunne blive en del af de eksisterende digitale økosystemer. Desuden kan man i dag udvikle apps, som kan stille dele af deres funktionalitet til rådighed for andre apps19. Der er dog her tale om en meget ny teknologi, som stiller ganske store krav til den enkelte løsning – krav som er vidt forskellig fra platform til platform. På nær der, hvor der er tale om interoperabilitet mellem apps, AT selv har ansvaret for, vurderer vi ikke, at man inden for en overskuelig tidshorisont vil kunne opnå noget væsentligt med indlejrede funktionaliteter i apps, som ikke kan opnås med API’er, design frameworks og andre mere veletablerede teknologier. Vi anbefaler derfor, at man satser på de sidstnævnet teknologier og evt. eksperimenterer med funktionalitetsdeling i lille skala.

Privacy og databeskyttelse

Mange af de beskrevne teknologiske muligheder indebærer en øget opsamling af data om den enkelte bruger/virksomhed. Man kan, som fx Borger.dk gør, ”nøjes” med at indsamle data fra den konkrete session og lagre dem lokalt og kun synligt for brugerne, men det vil ikke være tilstrækkeligt for mange af de løsninger, der er forslået i denne undersøgelse. De kræver i langt de fleste tilfælde en mere permanent lagring af data om virksomheden og om brugeradfærd i AT’s systemer, og det kræver et centralt register, hvor disse data lagres sikkert, og som løsningen kan få adgang til at vise.

Det er langt fra givet, at brugerne/virksomhederne ønsker at afgive disse oplysninger, medmindre de kan sikres anonymitet. Hvis de opsamlede data skal anvendes aktivt til at tilpasse brugerfladen og målrette information, kan det være vanskeligt (omend ikke umuligt) at sikre anonymiteten, og det kan rejse en række databeskyttelsesmæssige spørgsmål, som det fører for vidt at komme ind på her. De større krav til det offentlige om at respektere brugernes privacy betyder dog, at Arbejdstilsynet ikke har samme frihedsgrader som private aktører.

19 I Android hedder denne teknologi AIDL i IOS hedder den App Extensioons

43

Endelig kan indsamlingen af data fra fx IIoT betyde, at Arbejdstilsynet skal vurdere, om data herfra vil kunne betyde implicit godkendelse af de bagvedliggende arbejdsforhold eller en forpligtelse til at reagere på data (fx data fra møllevingeproduktionen).

Opsummering af scenariets implikationer for data

Arbejdstilsynet har gennem mange år arbejdet med at anvende it i sit arbejde. Det gælder både i forhold til information og dialog med virksomhederne (fx At.dk og OnlineAt.dk) og til at understøtte tilsynsarbejdet, og det er vores vurdering, at Arbejdstilsynet har et godt udgangspunkt og grundlæggende behersker de teknologier, der er nødvendige for at håndtere nye datakilder og store datamængder.

Det strategiske scenarie stiller dog også nye krav til Arbejdstilsynets måde at arbejde med data på, navnligt:

1. Jo flere forskellige datakilder og dataformater og jo flere ustrukturerede data, der inddrages, jo større bliver behovet for at arbejde med analyseredskaber beregnet til big data.

2. Når data, der hidtil har været anvendt primært til statistikformål, nu skal anvendes til at målrette information og dynamisk personalisere brugerflader, så kan det kræve en form for ”redaktionel” indsats at kvalitetssikre og evt. berige disse data, så de får en karakter, der gør dem velegnede til disse nye anvendelser.

3. Hvis Arbejdstilsynet skal have adgang til de data, som virksomhederne frivilligt registrerer i de nye værktøjer, når de bruger dem, kræver det, at det kan ske på en måde, der sikrer anonymiteten. Dette kan både være en teknisk og organisatorisk udfordring.

Som beskrevet i Metodisk tilgang/Dataanalyse har Rambøll/In2media gennemført en analyse af behov for data, data til rådighed og data, der kan indsamles i fremtiden. Analysen er bl.a. gennemført for at afdække, om de data, Arbejdstilsynet indsamler i dag, modsvarer de behov, som virksomhederne har.

Vi har analyseret data i forhold til, hvordan Arbejdstilsynet anvender data til forskellige formål:

Analyse Formidling og hjælp til virksomhedernes eget arbejde med arbejdsmiljø Tilsyn og hændelser

Baggrunden for denne skelnen er, at der er forskellige forudsætninger og betingelser for data til de tre formål.

Analyseformål Data til Arbejdstilsynets analyser kan – afhængigt af analysens formål - ske på grundlag af både statistiske data og virksomhedshenførbare data, ligesom der kan indgå data fra mange forskellige kilder, herunder også så store datamængder, at de kan karakteriseres som big data. Databehandlingen vil typisk kræve behandling af store datamængder og kun, hvor der indgår virksomhedshenførbare data, er der store krav til at sikre fortroligheden.

Arbejdstilsynet afprøver løbende nye datasæt til analyseformål, hvoraf nogle vurderes at være brugbare, mens andre sorteres fra (fx data fra Google Analytics).

For den del af data, som stammer fra Arbejdstilsynets egne systemer, og som bygger på tilsynsførendes og virksomheders registreringer, er der en løbende afvejning af analysebehov, muligheder og ressourceanvendelse i forhold til registrering. Flere og mere detaljerede registreringer (som kan være gavnlige til analyser) kræver, at it-systemerne kan håndtere registrering, og at den registrerende har kompetencer og ressourcer til at udføre registreringen. Det begrænser, hvilke data der alene kan indhentes til analysebrug. Ofte må man nøjes med data registreret til andre formål.

44

Rambøll/In2media er ikke i øvrigt i analysen stødt på forhindringer i forhold til Arbejdstilsynets anvendelse af data til analyseformål, ligesom Arbejdstilsynet løbende afsøger nye datakilder.

Formidling og hjælp til virksomhedernes eget arbejde med arbejdsmiljø Formidlingsopgaven foreslås løst med en række af ideerne: 1. Virksomhedens arbejdsmiljøportal, 3. Egenkontrolværktøj, 4. Executive dashboard, 5. Mit sunde arbejdsliv (app), 6. Fælles referencestruktur for handlingsorienterede vejledninger, 7. Arbejdsmiljøhåndbogen, 8. Videreudvikling af Online APV, 9. Social medie-strategi.

Formidlingsopgaven bygger på flere datasæt:

Data om virksomheden og dens arbejdsmiljø i Arbejdstilsynets systemer (fra virksomheden selv, fra tilsynsførende), fra andre kilder som CVR.

Data om andre virksomheder og deres arbejdsmiljø i anonymiseret form fra samme kilder. Data om virksomhedens adfærd i informationssøgningen. Disse data viser noget om

virksomhedens informationsbehov, der kan bruges til at optimere informationsformidlingen. Data kan også bruges til at udlede noget om den specifikke virksomheds arbejdsmiljø, hvis virksomheden er identificeret. Ellers kan data bruges til at sige noget generelt om arbejdsmiljøet.

I forbindelse med informationssøgningen kan virksomheden blive bedt om at afgive oplysninger.

Der er en række udfordringer forbundet med data til formidling.

Arbejdstilsynet kan (hvis det er teknisk muligt) vise virksomhedens egne data fra tilsynets systemer og andre åbne systemer som CVR. Derimod er der begrænsninger i at vise data fra andre nationale systemer som NemRefusion (sygedage) og eIndkomst. Det kan kun ske i en form, hvor kun virksomheden selv kan se data. Data om fravær, som kunne være relevante i arbejdsmiljøsammenhæng, findes kun i virksomhedens egne systemer og er ikke tilgængelige for Arbejdstilsynet. Rambøll/In2media har ikke afdækket, hvilke muligheder der er for at hente data fra disse systemer.

Det er begrænsninger i, hvilke data om virksomhedens adfærd på nettet der kan indsamles og kobles til en konkret virksomhed, idet det kræver et login med NemID. Besværet afholder mange fra at logge ind. Der kan også være hensyn til virksomhedernes og borgernes privacy - et forhold, der får øget vægt med EU’s forordning om persondatabeskyttelse (GDPR), der træder i kraft i maj 2018.

Der er begrænsninger i, hvor meget det er muligt at få brugerne til at inddatere. Brugerne vil normalt kun være motiverede til at indtaste data, når de forventer at få noget ud af det. Og det kan være en udfordring.

Det er Rambøll/In2medias vurdering, at Arbejdstilsynet kan anvende eksisterende data bedre i forhold til brugerne (og forbedre værktøjerne til at præsentere information og data).

Herefter kan der løbende arbejdes med at udvide de data, der indsamles og præsenteres. Det kan ske trinvist og i sammenhæng med, hvilke data det er muligt at indsamle, fx fra brugerne og brugernes brug af løsningerne. I takt med at mængden, kompleksiteten og heterogeniteten af data dermed øges, begynder data at få karakter af Big Data, noget der kan kræve særlige analyseværktøjer og – strategier.

Tilsyn og hændelser Kernen i Arbejdstilsynets data er de tilsynsførendes tilsynsregistreringer og virksomhedernes egne registreringer i forbindelse med hændelser og tilsyn. Der er tale om overvejende manuelle og dermed ressourcekrævende registreringer, hvilket begrænser omfang og detaljeringsgrad. Det er fx vanskeligt at opnå høj kvalitet i detaljerede registreringer, når registreringerne skal gennemføres af virksomheder,

45

hvor medarbejderne har meget forskellige forudsætninger og motivation for at gennemføre registreringen.

I den udstrækning, det er muligt at gennemføre registreringer maskinelt i forbindelse med tilsynet eller fra virksomhedens systemer, kan der med forholdsvist få ressourcer indhentes flere data.

Disse data indeholder forholdsvis præcis viden om virksomhederne og kan anvendes både i forbindelse med samspillet mellem virksomhed og Arbejdstilsynet og i forbindelse med analyser og formidling (som nævnt ovenfor). Data er i vid udstrækning bestemt af lovgivning og regler, hvilket betyder, at virksomhederne er forpligtet til at gennemføre registreringer.

Der er i flere ideer forslag til nye registreringer. Der er nævnt en række barrierer for at kunne opnå flere registreringer med tilstrækkelig kvalitet, og enhver udvidelse af kravet om registreringer skal derfor overvejes nøje i forhold til, om virksomhederne kan forventes at registrere med den fornøden kvalitet. Hertil kommer politiske ønsker om at begrænse virksomhedernes administrative byrder.

De datasæt og datamængder, der er tale om her, har ikke et omfang eller en karakter, der kan klassificere dem som big data.

Barriererne for at indsamle flere data er ikke kun ressourcemæssige og tekniske. Også hensyn til fortrolighed omkring virksomhedsdata begrænser, hvilke data Arbejdstilsynet kan indsamle, medmindre data kan indsamles i anonymiseret form. Hertil kommer, at det kan være problematisk for Arbejdstilsynet at indsamle og lagre data, idet det kan opfattes som en implicit godkendelse af arbejdsmiljøforhold. Derfor kan det i nogle tilfælde være at foretrække ikke at indsamle data, medmindre der kan skabes klare aftale- og forventningsmæssige rammer om indsamlingen.

Det er på den baggrund Rambøll/In2medias vurdering, at der er muligheder for at registrere yderligere data om tilsyn og hændelser, men at det forudsætter tekniske og aftalemæssige rammer, der sikrer virksomhedernes anonymitet, undtagen når de selv vælger at fravige den, og sikrer entydighed i den formelle ansvarsfordeling.

Rambøll/In2media har vurderet, om Arbejdstilsynet vil kunne opsamle data fra virksomhedernes ERP-systemer, fx data om antal medarbejdere og sygefravær. Ud over de tekniske problemer med at opsamle data fra mange forskellige systemer er der de juridiske og sikkerhedsmæssige barrierer for opsamling af denne type data, som er fortrolige. Hvad angår antal medarbejdere, vil adgang til eIndkomst give en (teknisk set) enklere indsamling af data. Rambøll/In2media har ikke analyseret, om dette er juridisk muligt.

En pulje til eksperimenter?

En del af de omtalte teknologier er på nuværende tidspunkt meget omkostningstungt. Nogle af teknologierne er stadig forholdsvis umodne. Det kan være svært at vide, i hvor høj grad disse teknologier ville kunne bidrage til et bedre arbejdsmiljø i et omfang, der retfærdiggør omkostningerne, og det kan svært at forudse, i hvor høj grad de vil få en udbredelse, der gør det meningsfuldt for Arbejdstilsynet at engagere sig i dem.

Frem for en ”vent og se”-strategi, anbefaler vi, at Arbejdstilsynet arbejder med virksomheder, leverandører og udviklings-, uddannelses- og forskningsmiljøer om eksperimenter, pilotforsøg og andre aktiviteter, der i lille skala og for lave omkostninger kan bidrage til konkret at afdække teknologiernes muligheder og udfordringer. I nogle tilfælde vil det formodentlig være meningsfuldt, at Arbejdstilsynet i begrænset omfang kan bidrage økonomisk til sådanne projekter, men vi forventer, at Arbejdstilsynets væsentligste bidrag ofte vil være deres viden og data om arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet kunne evt. afsætte en mindre mængde ressourcer (penge og navnlig tid) til en ”udviklingspulje”, der kunne trækkes

46

på i forbindelse med sådanne projekter. Det vil dog formodentlig kræve et væsentligt opsøgende arbejde fra Arbejdstilsynets side at få sådanne samarbejder op at stå - navnligt i de første år.

6.5 Fire to-be brugerrejser

Scenariets konkrete betydning for aktørerne i virksomhederne er illustreret i fire to-be brugerrejser beskrevet ud fra perspektiverne fra fire af de personaer, der blev konstrueret på baggrund af brugerinddragelsen (beskrivelserne af alle otte personaer og as-is brugerrejserne findes i brugerrejserapporten).

I brugerrejserne omtales en række mulige fremtidige digitale løsninger, som er nærmere beskrevet i idekataloget nedenfor.

To-be brugerrejserne illustrerer med udgangspunkt i fire af de personaer, der blev konstrueret som resultat af brugerinddragelsen (se bilag 2), hvordan disse personaers arbejde med arbejdsmiljø kunne se ud, hvis det strategiske scenarie blev realiseret. Rejserne tager ikke direkte afsæt i de as-is brugerrejser, der blev beskrevet for personaerne i brugerrejserapporten, men illustrerer, hvordan en række af de problemstillinger, der blev introduceret i brugerinddragelsen, kunne adresseres med digitale løsninger. De skal ses som eksempler, der på forskellig vis kan overføres til andre brancher og hændelsestyper.

Der er tale om et drømmescenarie, og to-be rejserne beskriver da også en ”virkelighed”, hvor alt er lykkedes, og alle er glade. Drømmescenariets retning er defineret af de strategiske pejlemærker, som næppe alle kan opnås i fuldt omfang, og de løsninger fra idekataloget, der indgår i to-be rejserne vil næppe alle kunne realiseres i det omfang og med den kompleksitet, der er beskrevet i rejserne. Ligesom der ligger en grad af ”kreativt spring” i overgangen fra brugerinddragelsen til de strategiske pejlemærker og i endnu højere grad fra de strategiske pejlemærker til idekataloget, ligger der også et sidste kreativt spring i beskrivelsen af to-be brugerrejserne. Sådanne spring er både nødvendige og uundgåelige, hvis man skal forsøge at bryde med vante forestillinger og fremgangsmåder. Samtidig vil den opmærksomme læser kunne genkende mange problemstillinger fra brugerinddragelsen, som de strategiske pejlemærker tydeligt har aftegnet, og finde, at mange elementer i de fremtidige brugerrejser ligger mere eller mindre i forlængelse af allerede kendte løsninger og metoder.

Selvom vi har forsøgt at få mange detaljer med i brugerrejserne, siger det sig selv, at der nødvendigvis må være endnu flere, der er udeladt, og at mange elementer kun er overfladisk beskrevet. Historierne rummer potentialer for at tænke videre, dybere og bredere, og det er også en væsentlig del af formålet med dem; at være et afsæt fornytænkning, ikke et endemål.

6.5.1 Læsevejledning

Hvordan læses brugerrejsen?

Hver brugerrejse er bygget op omkring en primær, formel anledning, der er illustreret med en stor trekant. Denne anledning er også angivet i beskrivelsen af personaen og er den anledning, brugerrejsen er struktureret omkring.

Anledninger og begivenheder

Til venstre for den centrale anledning ser man de anledninger og begivenheder, der går forud for den centrale anledning, og til højre dem, der følger efter. Formelle anledninger, dvs. de anledninger, vi i vores brugerinddragelse har taget udgangspunkt i, er markeret med en trekant, mens alle andre begivenheder er markeret med en cirkel.

47

Attitude

En stiplet linje går gennem hele forløbet og viser den relative frustration eller utilfredshed, den enkelte persona oplever ved forløbet. Bevæger linjen sig nedad, viser det en øget utilfredshed eller frustration, som personaen (og dermed de personer, der ligger til grund for personaen) oplever i forløbet.

Touch points

De firkantede kasser viser de ressourcer eller kontaktpunkter, der er i spil under en anledning eller begivenhed. De grå kasser viser virksomhedens egne aktører, mens de orange viser eksterne aktører. De røde kasser viser digitale kontaktpunkter, mens de grønne illustrerer ressourcer eller viden, der ikke er digitale. Det kan være en aktørs viden, en papirpamflet eller noget mere abstrakt som en aktørs opfattelse af virksomhedskultur.

Udfordringer

Udråbstegn angiver udfordringer i forhold til brugerrejsen. Udfordringer er typisk forhold, der er til gene for personaen, forhold, der ikke giver mening for personaen, eller forhold, der fraholder en persona at udføre bestemte handlinger. Men der kan også være tale om en udfordring i forhold til, at personaen har en adfærd eller viden, der kan vise sig som en udfordring i forhold til den ønskede adfærd.

Generelt er udfordringer udtryk for forhold, der skal imødekommes eller tages til efterretning i strategiarbejdet.

Muligheder

Plusset angiver muligheder. Der kan både være tale om ideer, som personaen udtrykker, der kunne gøre hans eller hendes liv nemmere, men der kan også være tale om forhold eller holdninger hos personaen, der kan være til gavn for at opnå den i projektet ønskede adfærd.

Generelt er muligheder udtryk for ideer eller holdninger, der kan hjælpe med at udvikle og prioritere ideer i strategiarbejdet.

NB: Da det kan være vanskeligt at læse brugerrejserne i A4-format, er de vedlagt i A3-format som bilag 3.

! Har opfattelsen af, at APV laves fra bunden hver

gang som et multiple choice-spørgeskema, og at der

ikke udarbejdes handleplaner eller følges op.

+ Der spørges til fysisk og psykisk arbejdsmiljø; der er både fokus på trivsel, og der snakkes om

det på arbejdspladsen.

48

6.5.2 Brugerrejse 1: Birgitte, pædagog, skole

49

Arbejdspladsen Skolen, Birgitte arbejder på, arbejder motiveret og målrettet med arbejdsmiljø, men mangler kapaciteten til at systematisere arbejdet. Det har medført, at de enkelte aktiviteter bliver planlagt ad hoc, og der kommer til at mangle en sammenhæng og systematik i arbejdet. Skolen har hverken ressourcerne eller kompetencerne til en systematisk monitorering og indsats i forhold til arbejdsmiljøet.

Det handler altså i høj grad om at understøtte handling for denne arbejdsplads. Dvs. hjælpe dem med værktøjer og ressourcer til at systematisere deres arbejde, så de kan få overblik og sammenhæng i arbejdet med arbejdsmiljø og på den måde blive bedre til at synliggøre handling og effekt.

Helt konkret kan man gå ind og hjælpe skolen med arbejdsmiljørunderinger (egenkontrol) og hændelses-registreringen (fx ulykker, nær-ulykker og observationer af farlige forhold) og begynde at opsamle data, så skolen kan begynde at arbejde systematisk med løbende forbedringer af

arbejdsmiljøet. Skolen kan desuden i virksomhedens arbejdsmiljøportal sammenligne sig med andre skoler, fx på antallet af ulykker, ulykkestyper og fraværs- og ulykkesfrekvenser, som de selv har indtastet på de enkelte hændelser. Heraf fremgår Birgittes sygemelding også. Her kan de også se en oversigt over gennemførte handlingsplaner som opfølgning på hændelser, herunder ulykker, så de løbende kan følge op på fremdriften.

Det vil også give dem mulighed for henter erfaringer fra andre skoler, så de kan lære af lignende arbejdspladser og lade sig motivere på de områder, hvor de har store udfordringer. Systematiseringen af arbejdet vil også skabe en kontinuitet og mulighed for synliggørelse og deling, således at den enkelte medarbejder kan se, hvad der sker med det input, de kommer med, hvordan man arbejder med det, og hvad resultatet er. Og især synliggørelsen af arbejdet med arbejdsmiljø, således at de involverede medarbejdere føler sig orienteret, kan være med til at holde fokus på arbejdsmiljø og bidrage til at motivere aktørerne.

Strategiske pejlemærker i fokus

De med mørkeblåt fremhævede pejlemærker er særligt i fokus i denne brugerrejse.

Kan godt

Kan ikke

Vil godt Vil ikke

+Kapacitet +Motivation

+Motivation -Kapacitet

+Kapacitet -Motivation

-Motivation -Kapacitet

Understøt/tilfør motivation

- Det kan skabe vilje til at øge kapaciteten

Tilfør kapacitet - Det kan øge motivationen

Sikre transparens, overblik og

sammenhæng for alle aktører

Synliggør virksom-hedens

indsatser og dens effekter

Let adgang til situations-relevante

rådgivnings-ressourcer

Understøtte tilsynet som anledning til

dialog, anerkendelse og motivation

Sikre adgangen til

basisværktøjer for små

virksomheder

Bedre arbejdsmiljø gennem digital understøttelse af motivation og handling

Sikre motivation og

viden i kontekst af

nye organisations- og arbejdslivs-

former

50

To-be brugerrejsen

51

6.5.3 Brugerrejse 2: Carsten, leder/ejere af start-up virksomhed

52

Arbejdspladsen Som ejer af en start-up har Carsten ingen viden om eller umiddelbar motivation for at tænke over arbejdsmiljø. Arbejdsmiljø vil typisk være lig med trivsel - at arbejdet er sjovt – men ellers er vidensniveauet og den umiddelbare motivation til at beskæftige sig med „arbejdsmiljø“ lav. Der er ikke her tale om negativ motivation, altså egentlig modvilje, men om manglende motivation. Samtidig er kapaciteten også lav, da nystartede eller små virksomheder er meget pressede og har en masse andre punkter på deres agenda lige fra at skaffe kapital til at få deres produkt ud over rampen, så udfordringen er her at få dem med og måske at sætte baren på et niveau, der er realistisk i forhold til deres situation.

Det handler altså om at få arbejdsmiljø på dagsordenen, for forudsætningen for både kapacitet og motivation er kendskab, og det er her, den helt store udfordring er.

For at skabe kendskab til Arbejdstilsynet og arbejdsmiljø i det hele taget er det vigtigt at tage udgangspunkt i den adfærd, som denne målgruppe har, og prøve at være til stede i de kanaler, de

anvender, og på en måde, de kan forstå. Helt konkret handler det om at sikre, at der bliver talt om arbejdsmiljø i ikke-AT-ejede og distribuerede digitale kanaler som fx sociale medier og netværksgrupper samt at understøtte alternative aktører såsom mentorer, interesseorganisationer, fagorganisationer m.fl., der er i kontakt med denne målgruppe, med materiale og viden, så de har mulighed for at gøre deres indflydelse gældende.

Dernæst gælder det om at få formidlet argumenterne for og krav til arbejdsmiljø, de som minimum skal overholde, på en måde, så den passer ind i deres behov og adfærd, og at gøre det nemt at handle på den viden, man får, og gerne på en måde, så der er kort fra handling til oplevesen af effekt. Ellers er der en risiko for, at man taber denne målgruppe i kommunikationen.

Strategiske pejlemærker i fokus

De med mørkeblåt fremhævede pejlemærker er særligt i fokus i denne brugerrejse

Kan godt

Kan ikke

Vil godt Vil ikke

+Kapacitet +Motivation

+Motivation -Kapacitet

+Kapacitet -Motivation

-Motivation -Kapacitet

Understøt/tilfør motivation

- Det kan skabe vilje til at øge kapaciteten

Tilfør kapacitet - Det kan øge motivationen

Sikre transparens, overblik og

sammenhæng for alle aktører

Synliggør virksom-hedens

indsatser og dens effekter

Let adgang til situations-relevante

rådgivnings-ressourcer

Understøtte tilsynet som anledning til

dialog, anerkendelse og motivation

Sikre adgangen til

basisværktøjer for små

virksomheder

Bedre arbejdsmiljø gennem digital understøttelse af motivation og handling

Sikre motivation og

viden i kontekst af

nye organisations- og arbejdslivs-

former

53

To-be brugerrejsen

54

6.5.4 Brugerrejse 3: Frederik, driftschef café-/barkæde

55

Arbejdspladsen I restaurationsbranchen er især hygiejne og fødevaresikkerhed ofte i høj fokus, men det gælder ikke nødvendigvis arbejdsmiljøet. Disse virksomheder har faktisk kapaciteten og evnen til at arbejde systematisk ud fra et sæt regler for at sikre kundernes sikkerhed, men giver i brugerinddragelsen udtryk for, at det er besværligt at overholde reglerne for egen sikkerhed.

I forhold til disse virksomheder handler det om to ting: For det første handler det om at motivere de ansvarlige og medarbejderne til at forstå, at arbejdsmiljø kan være lige så afgørende for succes som fødevaresikkerhed.

Og for det andet at gøre det meget, meget enkelt at se og forstå de arbejdsmiljømæssige udfordringer, der kan være på arbejdspladsen, og at handle på det.

Helt konkret har vi set på to områder, hvor man kan gå ind og understøtte disse virksomheders arbejdsmiljø.

Det ene er at gå ind og tilpasse kommunikation og krav til den situation, de er i, med meget mobile, distribuerede eller løst tilknyttede medarbejdere. Det handler om at få helt grundlæggende ideer omkring arbejdsmiljø ind i deres tankesæt og ikke nødvendigvis det helt store apparat fra starten af. Og det handler om at få givet dem nogle meget lette og mobile værktøjer, der kan sænke opfattelsen af en administrativ byrde for dem. For det andet handler det om at bruge tilsynet som en mulighed for dialog og for at hjælpe disse virksomheder til at finde løsninger på de udfordringer, der er i branchen, og at anerkende den indsats, de gør, også selvom alt ikke er i orden, og der evt. er forhold, der nødvendiggør et påbud – det skaber motivation og en oplevelse af retfærdighed hos virksomheden.

Strategiske pejlemærker i fokus

De med mørkeblåt fremhævede pejlemærker er særligt i fokus i denne brugerrejse

Kan godt

Kan ikke

Vil godt Vil ikke

+Kapacitet +Motivation

+Motivation -Kapacitet

+Kapacitet -Motivation

-Motivation -Kapacitet

Understøt/tilfør motivation

- Det kan skabe vilje til at øge kapaciteten

Tilfør Kapacitet - Det kan øge motivationen

Sikre transparens, overblik og

sammenhæng for alle aktører

Synliggør virksom-hedens

indsatser og dens effekter

Let adgang til situations-relevante

rådgivnings-ressourcer

Understøtte tilsynet som anledning til

dialog, anerkendelse og motivation

Sikre adgangen til

basisværktøjer for små

virksomheder

Bedre arbejdsmiljø gennem digital understøttelse af motivation og handling

Sikre motivation og

viden i kontekst af

nye organisations- og arbejdslivs-

former

56

To-be brugerrejsen

57

6.5.6 Brugerrejse 4: Ove, leder i stor entreprenørvirksomhed

58

Arbejdspladsen Hos de store virksomheder, certificerede og ikke-certificerede, hvor både motivation og kapaciteten er stor, handler det om at sikre en god dialog ved at skabe sammenhæng og synlighed i processen og understøtte virksomhederne i deres i forvejen gode arbejde.

De arbejder allerede systematisk og målrettet med arbejdsmiljøet, men kan alligevel godt have behov for at trække på konkret viden om, hvordan man kan løse specifikke udfordringer. Og de har brug for, at deres interaktion med Arbejdstilsynet er let og smidig, og at der let for dem at få overblik over og bidrage til de processer, de måtte have gang i med Arbejdstilsynet.

Selv i disse organisationer kan det indimellem være vanskeligt at skabe forståelse i toppen for, hvorfor der skal investeres i arbejdsmiljøet, og her kan virksomhederne have brug for hjælp til at koble arbejdsmiljøet til bundlinjen og til at se, hvordan man præsterer i forhold til sammenlignelige virksomheder.

I visse brancher, som fx bygge- og anlæg og rengøring, kan medarbejderne være spredt på mange forskellige lokationer, og det kan være en særlig udfordring at bevare overblikket over arbejdsmiljøarbejdet, fx i forhold til observationer, hændelser, tilsyn og påbud, og at sikre, at de relevante medarbejdere har mulighed for at blive inddraget i de processer, de retteligt er en del af. Det handler om at hjælpe med at sikre kommunikation, sammenhæng og tydelighed i disse organisationer. Selvom det ikke specifikt er Arbejdstilsynets opgave, kan Arbejdstilsynet opnå gode resultater ved at hjælpe organisationen med at få et overblik og sikre, at de rigtige aktører får den rigtige viden. Her mener vi, at virksomhedens arbejdsmiljøportal kan være et effektivt redskab til at skabe dialog og overblik, hvor virksomheden kan se hele sagshistorikken, dokumentationen og følge og bidrage til sagen, således at der ikke går information tabt, og at der ikke opstår misforståelser.

For det andet mener vi, at det er her, Arbejdstilsynet virkelig kan spille ind med data i forhold til at udnytte den unikke position, Arbejdstilsynet har på dette område. Men det er også en mulighed for at udnytte den vilje og kapacitet, der er i virksomhederne, til at indsamle data og i endnu højere grad systematisere arbejdet med arbejdsmiljø og skabe et endnu stærkere grundlag for at skabe viden gennem viden.

Strategiske pejlemærker, støttetiltag og principper i fokus

De med mørkeblåt fremhævede pejlemærker er særligt i fokus i denne brugerrejse

Kan godt

Kan ikke

Vil godt Vil ikke

+Kapacitet +Motivation

+Motivation -Kapacitet

+Kapacitet -Motivation

-Motivation -Kapacitet

Understøt/tilfør motivation

- Det kan skabe vilje til at øge kapaciteten

Tilfør kapacitet - Det kan øge motivationen

Sikre transparens, overblik og

sammenhæng for alle aktører

Synliggør

virksom-

hedens

indsatser og

dens effekter

Let adgang til situations-relevante

rådgivnings-ressourcer

Understøtte tilsynet som anledning til

dialog, anerkendelse og motivation

Sikre adgangen til

basisværktøjer for små

virksomheder

Bedre arbejdsmiljø gennem digital understøttelse af motivation og handling

Sikre motivation og

viden i kontekst af

nye organisations- og arbejdslivs-

former

59

To-be brugerrejsen

60

7. Idekatalog Ideerne i idekataloget er konkrete illustrationer af, hvordan man med digitale redskaber ville kunne understøtte den kurs, der udstikkes af de strategiske pejlemærker. Da det strategiske scenarie er tænkt som et ”drømmescenarie”, kan de forslåede løsninger godt være ambitiøse og krævende at gennemføre, selvom de alle er teknisk mulige.

For hver ide er der gjort rede for deres strategiske forankring, samt hvilke centrale udfordringer for brugerne (identificeret i brugerinddragelse) løsningen er tænkt at adressere. Samtidig er ideerne i kataloget udviklet i en kreativ proces, hvor Rambøll/In2media med afsæt i resultaterne fra brugerinddragelsen og de strategiske principper har trukket på viden om erfaring med design og udvikling af forretningskritiske digitale løsninger såvel som på input og ideer fra Arbejdstilsynet samt viden hentet gennem desk research på tidligere undersøgelser, udført for Arbejdstilsynet. Det indebærer, at ideerne, omend de er tydeligt forankret i brugerinddragelse og strategiske pejlemærker, ikke i alle detaljer kan spores tilbage til et givent input eller kilde.

For hver af ideerne har vi også vurderet den mulige effekt på arbejdsmiljøet og arten samt omfanget af de omkostninger, der ville være forbundet med at føre ideen ud i livet. Effektantagelserne bygger på den tidligere beskrevne ”forandringsteori” om, at arbejdsmiljøet forbedres, hvis man øger aktørernes motivation og kapacitet til at arbejde med arbejdsmiljø. For hver ide argumenteres der for, hvordan den foreslåede løsning vil kunne bidrag til dette. Derudover er det imidlertid ikke muligt inden for dette projekts rammer at gå yderligere i detaljer med sammenhængen mellem tiltag og effekt. Overvejelserne om omkostninger må ligeledes i sagens natur være af meget overordnet og skitseagtig karakter.

Der er tale om ideer, der i høj grad skal valideres, kvalificeres og videreudvikles gennem yderligere undersøgelser, herunder yderligere brugerinddragelse. En sådan proces kan føre til radikale forandringer af den oprindelige ide. Og det er ofte typisk for denne type projekter, at det sker i et eller andet omfang. Forhindringer, der ikke kan ryddes af vejen, kan være en drivkraft for en sådan radikal omtænkning.

Der er for nogle af ideerne tale om videreudvikling af eksisterende løsninger. Set ud fra et strategisk perspektiv, er det imidlertid relevant at inkludere disse eksisterende løsninger, selvom der er mere eller mindre konkrete planer for at videreudvikle dem. I en praktisk sammenhæng vil der naturligvis være behov for at prioritere, mens det strategiske perspektiv fordrer en så komplet fremstilling som mulig af den samlede vifte af løsninger.

Brugernes udsagn kan og skal ikke ses som en evaluering af de eksisterende løsninger. Flere af brugerne har ingen personlige erfaringer med løsningerne og kender dem måske knap nok. Vi har derfor sammenholdt de behov og udfordringer, brugerne gav udtryk for, med, hvad vi gennem en relativt overfladisk gennemgang har kunnet se i de løsninger, vi har haft adgang til eller på anden måde haft indblik i. De forslag, der bygger på eksisterende løsninger, tager derfor ikke bare afsæt i disse, men også i hvad vi ser som afstanden mellem, hvad de kan i dag, og hvad vi – med udgangspunkt i brugerinvolveringen – ser de skal kunne i fremtiden for at kunne realisere de strategiske pejlemærker.

Der vil altid være nogen, der ikke nås i et digitalt scenarie

Det digitale scenarie og forslagene i idekataloget er rettet mod aktører i og omkring virksomhederne (ledere, arbejdsledere, arbejdsmiljøansvarlige, arbejdsmiljørepræsentanter, medarbejdere samt eksterne rådgivere som fx arbejdsmiljørådgivere og revisorer), som dels er i stand til at benytte sig af digitale redskaber, dels har et minimum af motivation (eller gennem nogle af de foreslåede løsninger kan bibringes denne motivation) til at handle i forhold til arbejdsmiljøet. Dette felt omfatter både virksomheder, der i dag får tilsyn, og virksomheder, der ikke gør.

61

Aktører uden for dette felt skal nås ad andre veje – ikke mindst gennem det opsøgende arbejde, der ligger i tilsynet og gennem forskellige former for informationsaktiviteter. Fx kan et tilbud om en halv times online-sparring med Arbejdstilsynet (evt. pr. video) og/eller en (morsom) instruktionsvideo måske være det, der får bolden til at rulle for nogle mindre virksomheder: ”Book en halv times online-/telefonsparring med Arbejdstilsynet, hvis du vil undgå påbud og bøder i fremtiden!” eller ”Mange små virksomheder brænder fingrene på arbejdsmiljøet og får bøder og påbud for det. Med denne video får du let og hurtigt at vide, hvad du kan gøre”.

For virksomheder med lave digitaliseringskompetencer skal Arbejdstilsynet tage stilling til, om ressourcerne anvendes bedst ved at bidrage (igen evt. sammen med andre myndigheder) til oplæring af virksomhederne, så de kan indgå i et digitalt baseret samarbejde, eller om Arbejdstilsynet skal have papirbaserede løsninger til denne gruppe af virksomheder. For de virksomheder/medarbejdere, hvor det er læse- og/eller danskkundskaber, der er den væsentligste hindring, kan teknologien hjælpe et stykke ad vejen (fx ved i høj grad at benytte sig af billeder, video og lyd(tale) og ved evt. at tilbyde information/interfaces på andre sprog). Imidlertid skal mange af disse virksomheder/medarbejdere antageligt nås indirekte/personligt gennem andre.

Fremtiden er mere end digital Indholdet i dette idekatalog er i sagens natur digitalt – de præsenterede ideer taler ind i et digitalt strategisk scenarie. Det er imidlertid vigtigt indledningsvist at slå fast, at Arbejdstilsynets digitale profil hverken i dag eller i fremtiden bør anskues som en isoleret ø. Sammenhæng på tværs af digitale og analoge platforme er et kodeord – og vil sandsynligvis fortsat være det i en fremtid, hvor second og third screen sameksisterer med samtaler, håndskrivning, fælles udvikling foran white boards m.m.

Det handler om tværmedialitet, der af medieforskeren Anja Bechmann Petersen defineres som: ”[…] kommunikativ arbejdsdeling mellem platforme, hvor brugerens øgede opmærksomhed, handlefrihed eller loyalitet er i centrum, eller en produktionsform, hvor synergien mellem platforme er i fokus”. Og hvor: ”Brugerne kan foretage noget forskelligt, alt efter hvilken platform vedkommende opsøger og derigennem tilføje et nyt aspekt til brugen af konceptet.”20

Tværmedialitet er konkret en nøgle til succes med en øget digitalisering på fx disse måder:

Nogle virksomheder bliver opmærksomme på digitale løsninger ad analoge kanaler, fx efteruddannelse eller rådgivning. Det kan udnyttes med klare henvisninger.

Nogle virksomheder vil have præference for analoge kanaler, og de digitale løsninger skal derfor bygge bro til dem – fx med angivelse af nummeret til callcentret i en portal.

For Arbejdstilsynet er der en strategisk fordel ved at indlejre de digitale løsninger i den primære analoge kanal, tilsynet, da tilsynet og de fremtidige digitale løsninger har potentiale for at understøtte hinanden bedre og forlænge effekten af Arbejdstilsynets tiltag før, under og efter tilsyn.

20 Bechmann Petersen, Anja og Rasmussen, Steen: På tværs af medierne, Ajour (2007)

62

Oversigt

Indplacering af ideerne i kapacitet-/tilknytningsmatricen

Ideerne i idekataloget søger at adressere alle de fire felter som i den matrice, hvor de udfordringer, der blev identificeret i brugerinddragelsen, blev placeret i. Nogle ideer adresserer flere områder i lige høj grad, andre er primært (omend aldrig udelukkende) rettet mod et område.

Figur 7: Placering af ideerne i forhold til virksomhedernes kapacitet og medarbejdernes tilknytning

Virksomhedens kapacitet

Arbejds-kraftens

tilknytning

Høj

Høj Lav

Lav Eksempel: Start-up, bar, detailkæde,

gadeplansprojekter

Eksempel: Entreprenør, stort

rengøringsfirma, styrelse med mange decentrale lokationer

Eksempel: Smedeværksted,

dagtilbud

Eksempel: Maskinfabrik,

elektronikvirksomhed, hospital

Initiativer:

8. Videreudvikling af Online APV

6. Fælles referencestruktur (lettere adgang til handlingsorienteret information)

4. Executive dashboard

(via rådgivere)

Initiativer:

2. Dialogorienteret tilsynsværktøj

5. ”Arbejdsmiljøhåndbogen”

Initiativer:

7. Arbejdsmiljøhåndbogen (leder/ejer)

5. Mit sunde arbejdsliv (medarbejdere)

9. Social medie-strategi

4. Executive dashboard (via rådgivere)

Initiativer:

1. Virksomhedens arbejdsmiljøportal

2. Dialogorienteret tilsynsværktøj

3. Egenkontrolværktøj

63

Kobling mellem ideerne og de strategiske pejlemærker

Strategisk pejlemærke Sikre transparens, overblik og sammen-hæng for alle aktører

Sikre adgang til basisværk-tøjer for små virksomheder

Sikre motiva-tion og viden i kontekst af nye organisations- og arbejdslivs-former

Synliggør virksom-hedens indsatser og dens effekter

Let adgang til situations-relevante rådgivnings-ressourcer

Understøtte tilsynet som anledning til dialog, aner-kendelse og motivation Ide

1. Virksomhedens arbejdsmiljøportal

2. Dialogorienteret tilsynsværktøj

3. Egenkontrolværktøj

4. Executive dashboard

5. Mit sunde arbejdsliv (app)

6. Fælles referencestruktur for handlingsorienterede vejledninger

7. Arbejdsmiljøhåndbogen

8. Videreudvikling af Online APV

9. Social medie-strategi

Tabel 4: Kobling mellem ideerne og de strategiske pejlemærker

Indplacering af ideerne i prioriteringsmatricen

Ideerne er alle placeret i en prioriteringsmatrice ud fra en vurdering af dels de forventede omkostninger ved at realisere ideen, dels den positive effekt, vi antager, den vil kunne tænkes at have på arbejdsmiljøet. I vurderingen af ”Omkostninger” indgår ikke alene antagelser om direkte økonomiske omkostninger, men også om teknologisk og organisatorisk kompleksitet. En nærmere argumentation for placeringerne kan findes under de enkelte ideer. Det er i sagens natur subjektive vurderinger, og skalaerne er ikke absolutte, men relative – dvs. at den dyreste og mest effektfulde ide er den, der er placeret længst oppe i højre hjørne. Den billigste og mindst effektfulde er placeret i nederst i venstre hjørne.

Matricen er opdelt i fire områder:

Et område til ideer, der umiddelbart skønnes at have et ugunstigt forhold mellem omkostninger og effekt. Sådanne ideer kan enten helt forkastes eller videreudvikles, så forholdet bliver mere gunstigt.

Et område for quick wins – det vil sige ideer, der har relativt lille effekt, men til gengæld også er forbundet med relativt lave omkostninger. Vores vurdering er, at ingen af ideerne hører til her. Det skyldes dels, at der har været et ønske om, at det strategiske scenarie skulle være ambitiøst (et drømmescenarie), dels at Arbejdstilsynet på en række områder allerede er ganske langt med digitalisering, og at mange quick wins derfor formodentlig allerede er realiseret.

Et område for ”Blue sky”-ideer, hvor der er tale om ideer, som vurderes at kunne få stor effekt, men hvor omkostningerne også kan være store. Her vil der i høj grad være tale om strategiske investeringer.

Endelig et område for ideer, der vurderes at kunne have en tilstrækkelig stor effekt til at være interessante og omkostninger, der ikke er for høje.

64

Figur 8: Samlet prioriteringsmatrice

Sammenhæng mellem ideerne og sammenhæng i processerne

Der er på en række områder sammenhæng og overlap mellem ideerne, og flere af dem kunne formodentlig efter en nærmere analyse samtænkes. Vi har dog valgt at fastholde dem som selvstændige ideer, da de adresserer forskellige perspektiver og løsninger på brugernes udfordringer, og vi har ment, at disse ville stå skarpere ved at blive præsenteret hver for sig. For nogle af ideerne er der også en pointe i, at de over for brugerne fremstår som ”stand alone”-løsninger med en klar profil. Det udelukker naturligvis ikke, at de i høj grad kan bygge på samme fundament under motorhjelmen. I det omfang man måtte beslutte at kombinere flere ideer, vil det naturligvis påvirke både omkostninger og effekt. De mest oplagte sammenhænge oplistes her:

Virksomhedens arbejdsmiljøportal er på mange måder omdrejningspunktet for de fleste af ideerne. Det er her processen omkring tilsyn og egenkontrol lever, executive dashboard og Online APV er forankret her, og arbejdsmiljøhåndbogen er i realiteten et app-view ind i dele af portalens informationsunivers og funktionalitet.

Der er en del overlap mellem tilsynsværktøjet og egenkontrolløsningen, som kunne pege i retning af at se dem som to versioner af det samme redskab.

Og der er en række lighedspunkter mellem ”Mit sunde arbejdsliv” og arbejdsmiljøhåndbogen, der kunne føre til, at disse blev tænkt sammen til en løsning, hvis det kunne gøres uden at øge kompleksiteten for brugerne.

Omkostning

Positiv effekt

Høj

Lav

Lille Stor

Høj værdi

Lav værdi

Blu

e Sk

y

Quick wins

Virksomhedens arbejdsmiljøportal

Dialogorienteret tilsynsværktøj

Egenkontrol- værktøj

Executive dashboard

Mit sunde arbejdsliv

Arbejdsmiljø-håndbogen

Social medie-strategi Videreudvikling af APV-værktøjet

Fælles referencestruktur

65

Udgangspunktet for alle ideerne har været de udfordringer, brugerne har beskrevet, og de brugerrejser, de har været igennem. Ideerne er således ikke alene tænkt som redskaber til at løse brugernes opgaver i enkelte, diskrete touch points, men til at understøtte den samlede proces, brugerne skal igennem, fx i forbindelse med et tilsyn og en APV-proces. Det er ofte her – i en utilstrækkelig understøttelse af hele brugerrejsen for alle de aktører, der er involveret i den – at nogle af de eksisterende løsninger kommer til kort. Når det er sagt, så er det ikke altid optimalt at lade en løsning håndtere alt, da der kan være dele af processerne, der er – og måske også skal være – så forskellige fra virksomhed til virksomhed, at det ikke giver mening at forsøge at understøtte dem i et værktøj. Her er det så meget desto vigtigere, at løsningerne spiller godt sammen med den virkelighed, der omgiver dem, og er lette at integrere med de mest almindeligt forekommende måder at løse opgaverne på. Hvor langt den enkelte løsning – og løsningerne i sammenhæng – skal gå, må bero på en nærmere analyse. I dette katalog er ideerne beskrevet som ret vidtgående med det formål at tegne konturerne af et drømmescenarie.

I det omfang der i beskrivelserne af ideerne refereres til personaer eller brugerrejser kan disse findes i Brugerrejserapporten, der er vedlagt som bilag til denne rapport.

Ide 1: Virksomhedens arbejdsmiljøportal

Vurdering af effekt og omkostninger

Det er vores vurdering, at løsningen vil have stor effekt på arbejdsmiljøarbejdet i de pågældende virksomheder, da den fuldt udfoldet: 1) væsentligt forenkler virksomhedens indgang til AT-relaterede processer og viden, 2) letter den interne kommunikation og vidensdeling med og involvering af alle berørte aktører i virksomheden (ledere, HR-ansvarlige, arbejdsmiljøansvarlige, arbejdsmiljørepræsentanter, medarbejdere), 3) sikrer en langt mere direkte sammenhæng mellem tilsyn, hændelser, virksomhedens profil og aktørernes anvendelsesmønstre – og adgang til handlingsorienteret viden og ressourcer.

Løsningen ville kunne være en stor hjælp i understøttelsen af virksomhederne (ikke mindst de mindre virksomheder) ift. at systematisere deres arbejde og vil desuden kunne være med til at lette kommunikationen i større virksomheder. Det er vores vurdering, at effekten er høj, både i sig selv og som understøttelse til de øvrige initiativer. Der er en dog en risiko for, at det kan blive en høj cost og ingen værdi, hvis man vælger at implementere det ”rent” teknisk og ikke brugercentreret.

Der skal samtidig ikke være nogen tvivl om, at omkostningerne til udviklingen også vil være høje, da der er tale om en meget kompleks løsning, dels fordi dens kompleksitet i høj grad skal være ”under motorhjelmen” og derfor skjult for brugerne, dels fordi løsningen kræver en række integrationer mellem systemer og datakilder, som kan være komplicerede at etablere.

66

Løsningen

En integration af OnlineAt, At.dk og EASY (inklusiv digital forebyggelse) til en integreret arbejdsmiljøportal for virksomheden, der kan fungere som single point of contact for virksomhedens dialog og processer med Arbejdstilsynet, for registrering af hændelser og for arbejdsmiljøviden af specifik relevans for virksomheden, for de indrapporterede hændelser eller for de tilsynsprocesser, virksomheden har været/er i gang med samt bidrage til at understøtte hensigtsmæssige processer i det forebyggende arbejde.

En sådan portal skal blandt andet:

Integrere information, transaktion og kommunikation, så dette ikke skal foregå i forskellige værktøjer/kanaler, men kan foregå sammenhængende i et værktøj.

Være det, virksomheden ser, når de logger på At.dk.

Være det centrale og eneste nødvendige adgangspunkt i virksomhedernes kommunikation med Arbejdstilsynet.

Være mere brugervenlig og brugercentreret, særligt i forhold til understøttelse af den samlede brugerrejse, end de nuværende værktøjer er hver for sig.

Kunne tilpasse sig/skaleres, så den afspejler den konkrete virksomhed, fx i forhold til branche og størrelse.

Udgøre et handlingsorienteret (call to action) værktøj til konkret rådgivning i form af ulykkesanalyse, handlingsplaner, statistik mv.

Opsamle data til brug for executive dashboard eller lign.

Understøtte dialog og vidensdeling, ikke bare mellem Arbejdstilsynet og virksomheden, men også mellem virksomhedens egne aktører internt og evt. eksterne aktører, som virksomheden vælger at inddrage.

Understøtte distributionen af information fra Arbejdstilsynet i virksomheden (herunder fx adviseringer af tilsyn).

Understøtte den lettest mulige adgang for diverse aktører (NemID-problematikken, se nedenfor).

Sikre, at information om mulige løsninger/handlinger stilles til rådighed (pushes), integreret i selve tilsyns- og hændelsesregistreringsprocesserne – og hvor relevant – i forbindelse med anden informationssøgning i portalen.

Understøtte både den pligtige registrering af ulykker og – i anonymiseret form – andre typer af hændelser, virksomheden måtte ønske at registrere, og samtidig gøre det let for virksomheden (og de involverede aktører i og uden for virksomheden) at få overblik over disse registreringer.

Omkost-

ning

Positiv effekt

Høj

Lav Lille Stor

67

Understøtte advisering om vigtige hændelser i portalen (fx omkring tilsynet) via andre kanaler (fx sms til arbejdsmiljørepræsentanterne – hvis de ikke har en app til formålet).

Kunne tilpasse sig den enkelte virksomheds/brugers niveau og behov, således at den er lige tilgængelig og anvendelig for nybegyndere og den lille virksomhed som for den, der arbejder professionelt med arbejdsmiljø i en stor virksomhed.

Portalen bør desuden være det sted, man kan tilgå andre af de værktøjer, der omtales i idekataloget som fx executive dashboard og APV-værktøjet.

Det er en kompliceret opgave at konstruere en sådan portal på en effektiv måde. Den skal på en gang lykkes med at adressere fx følgende opgaver:

Integrationen mellem funktionaliteten i OnlineAt, EASY og informationen på At.dk (og evt. information, der linkes til via en evt. fælles referencestruktur, se ide 6) skal være sømløs. Tanken er altså ikke et OnlineAt med links fra hjemmesiden, men en integreret løsning.

Portalen skal balancere mellem på den ene side en mærkbar forenkling på forsiden med henblik på at give overblik og på den anden side en omfattende kompleksitet i indholdet og i dybden.

Indholdet skal opmærkes (frem for samles hierarkisk i en traditionel webtaksonomi) på en måde, som understøtter præcis søgning, differentierede brugerindgange og deling af indhold.

Indholdet skal differentieres i områder eller niveauer med henblik på, at brugere med forskellige rettigheder kan tilgå netop det, de hver især har rettigheder til.

Der vil derfor være tale om et omfattende udviklingsarbejde, der stiller store krav til de tekniske rammer og den redaktionelle kapacitet.

Rationalet

Strategisk forankring: Initiativforslaget er forankret i de strategiske pejlemærker: Sikre transparens, overblik og sammenhæng for alle aktører og let adgang til situationsrelevante rådgivningsressourcer samt ressourcer og værktøjer til små virksomheder.

Målgruppe: Aktører i virksomhederne, som er motiverede for arbejdsmiljøarbejdet, fx arbejdsmiljøansvarlige, HR-ansvarlige (særligt ift. det psykiske arbejdsmiljø), arbejdsmiljørepræsentanter, arbejdsledere. Eksempler på personaer ift. brugerinddragelse kunne være Birgitte, Jens eller Ove.

Centrale udfordringer for brugerne: Brugerinddragelsen tegner et billede af, at virksomheder, især virksomheder med flere p-numre/arbejdslokationer og virksomheder med løst tilknyttet arbejdskraft, kan have svært ved at skabe overblik og sammenhæng i kommunikationen omkring de processer, de har med Arbejdstilsynet. De kan have svært ved at komme fra de formelle processer omkring et tilsyn eller anmeldelse af en arbejdsulykke eller observationen af et potentielt farligt forhold til viden om, hvad man kunne gøre ved problemerne samt have svært ved at finde konkret rådgivning og handlingsorienteret viden.

Jo mere distribueret (mange p-numre/lokationer, mobil eller løst tilknyttet arbejdskraft), jo sværere er det for de forskellige aktører i virksomheden at følge med i forløbet. Dette skyldes både, at få af aktørerne har adgang til de systemer, der er involveret (NemID-problematikken), og at distributionen af information videre, fx til underliggende p-numre, kan opleves som besværlig. Dertil kommer, at det kan være vanskeligt for den lejlighedsvise bruger at orientere sig i og anvende systemerne, som de er i dag.

68

Det betyder blandt andet, at der går viden tabt i kommunikationen med Arbejdstilsynet. Det kan lede til misforståelser, konflikter og i visse tilfælde en negativ attitude til Arbejdstilsynet og arbejdet med arbejdsmiljø.

En større virksomhed uden mange p-numre, men med en meget siloopdelt organisation og arbejdsmiljøorganisation kan også opleve disse udfordringer. Det samme kan en mindre virksomhed med få p-numre, hvis ejeren (og dermed den juridisk ansvarlige og modtager af post i e-Boks) ikke deltager i driften af virksomheden, som det ses i fx nogle start-ups, hvor ejeren starter mange virksomheder og overlader driften til en driftsansvarlig21.

Behovet for en integreret indgang til al information og funktionalitet af relevans for den enkelte bruger/kunde kan genfindes i erfaring fra andre lignende projekter (Berendsen, Danske Bank, Falck, Statsforvaltningen, CBB Mobil, Mærsk). Også her har brugerne behov for en simpel og nem måde at få et overblik og for at have et kontaktpunkt, de kan komme videre fra, og hvorfra man kan distribuere materiale, viden og opgaver, fx handlingsplan for forebyggelse. Dette gælder både i offentligt og privat regi, hvor der er sagsforløb, der involverer flere aktører, og hvor der er tidsfrister og indsigelsesmuligheder på spil.

Brugerundersøgelsen22 viser desuden et behov for/potentiale i en højere grad af brugertilpasning af indholdet på At.dk, bedre opsamling af data om brugeradfærd og mere brug af fx blogs, chat og muligheder for kommentering og deling. Der er, understeges det i brugerundersøgelsen, behov for segmentering til at forstå de forskellige typer af modtagere, men man skal ikke kommunikere segmenteret. Man skal personalisere kommunikationen ud fra en række karakteristika ved segmenterne. Dvs. en tilgang, der er centreret omkring virksomhed-/personprofiler, samt en dynamisk kommunikationsmodel, der trækker på virkemidler ud fra data om modtager fra såvel adfærdsdata, segmentprofil samt interaktionshistorik (desk research – rapport om kommunikationsindsatsen).

Brugerudsagn:

(Om OnlineAt) ”Svært at finde rundt i, hvis man overhovedet kan finde frem til de rigtige ting (jeg havde en studentermedhjælp, der gav op), og at alle oplysninger ikke var tilgængelige. Jeg har kun en gang oplevet, at de har varslet et tilsyn via OnlineAt. Jeg har ikke oplevet, at man kan følge sagerne”.

(Om kommunikationen med Arbejdstilsynet) ”Al korrespondance med Arbejdstilsynet ligger i OnlineAt, men det kan være et hyr inde i virksomhederne at holde styr på, hvem det er, man har udståender med”.

(Om tilgængelighed i forhold til oplysninger) ”Kræver NemID og de oplysninger, jeg har brug for (som rådgiver), er andre virksomheders påbud og korrespondance med Arbejdstilsynet”.

”Der er ikke meget vidensdeling mellem virksomheder, når det kommer til, hvordan problemer effektivt kan løses. Det er uheldigt, da mange virksomheder ofte har ensartede problematikker”.

”Kunne være godt at kunne trække ulykkesdata på udførte opgaver (fx rengøring på trappe), konsekvens (fx brækket ben), årsag (våde overflader), alder, anciennitet, ulykkesfrekvens (LTIF), tabte arbejdsdage (LWDF) mv.”.

”Kunne være fint at have adgang til detaljer om alvorlige ulykker til skræk og advarsel for andre”.

”Ville gerne kunne se detaljer om krav til andre virksomheder, der ligner os selv eller vores kunder. Det kunne være anonymiserede påbud, så man kan forberede sig på, hvad Arbejdstilsynet går efter”.

21 Et perspektiv, vi er blevet gjort opmærksomme på gennem samtaler med en fremtrædende rådgiver for og investor i start-ups.

22 Brugerundersøgelsen af Arbejdstilsynets kommunikationsindsats (Rambøll, 2016)

69

”Uanset om der registreres direkte i EASY eller via eget system, kan den lokale sikkerhedskoordinator/arbejdsmiljørepræsentant eller den berørte medarbejder (og til tider heller ikke den lokale leder) se, hvad der er registeret, hvad der sker efterfølgende etc.”.

”Problem med EASY er, at arbejdsmiljøkoordinatorerne ikke kan blive oprettet som bruger (noget med NemID) og derfor benytter en andens login – og en andens e-mail. Og sådan er det stadig, trods mange henvendelser til EASY-supporten”.

Flere af deltagerne i workshops og interviews kendte ikke til OnlineAt, EASY eller callcentret, men kendte At.dk. Ud af 25.000 tilbagemeldinger på tilsyn i 2015 blev kun 1.700 udført digitalt via OnlineAt. Dette tal skal vokse, da digitale tilbagemeldinger kan danne grundlag for vidensdeling og best practice, som mange virksomheder forespørger. Desuden vil en øget digitalisering generere brugbare data for Arbejdstilsynet.

Den største udfordring for virksomhederne lader til at være adgangen via erhvervs NemID, der både kan være svær at anskaffe, administrere og en udfordring i forhold til at dele viden mellem virksomhedens egne aktører, hvis fx administratoren af virksomhedens e-Boks modtager et link til tilbagemelding på en sag i OnlineAt og sender dette videre til den ansvarlige på det område, der så ikke kan logge ind med virksomhedens NemID.

Bidrag til bedre arbejdsmiljø: Brugerinddragelsen viser, at motivation og kapacitet til at handle, herunder adgang til målrettet og veltimet viden, der let kan omsættes til handling, øger sandsynligheden for, at virksomhederne gør en indsats i forhold til at skabe et godt arbejdsmiljø. Dette bekræftes af andre tidligere analyser. Og kapacitet og motivation kan gensidigt styrke hinanden.

En portal som den foreslåede vil kunne øge aktørernes muligheder for indsigt, inddragelse, handling og systematisk forebyggelse ved at give den aktør i virksomheden, der indberetter hændelser eller ulykker, deltager i tilsyn eller tager ansvar for arbejdsmiljøet, mulighed for at få indsigt i og blive inddraget i processen.

Derudover vil en integreret portal gøre det lettere at opsamle data og føre statistik på processerne. Portalen vil kunne levere data til executive dashbord om fx ulykkesårsager, fraværs- og ulykkesfrekvens23 samt statistik, herunder til benchmarking. Gennem en samlet portal og monitorering af dialog og sagsgange kan man sikre en større digitalisering af dialogen og dermed data, der kan anvendes til at analysere og optimere processerne. Når fx tilbagemeldinger på påbud og ulykkesanalyse/forebyggende handlinger digitaliseres, kan disse data tagges, kategoriseres og anvendes til digital vidensdeling i form af best practices, gode løsninger og eksempler, man kan bruge på tværs af sagerne.

For virksomheder, der ikke får tilsyn (eller gennemfører egenkontrol, se ide nummer 3) og ikke har indrapporteret ulykker – og som derfor ikke har nogle AT-relaterede processer – vil portalen først og fremmest være en customiseret indgang til arbejdsmiljøressourcer og til Arbejdstilsynet, som vil øge virksomhedens kapacitet (viden/handling). Motivationen for disse virksomheder til at oprette sig på og anvende portalen vil være et ønske om at få målrettet information og adgang til viden, der er relevant for netop denne virksomhed. Der forudsættes altså et minimum af motivation, og portalen når ikke umiddelbart de virksomheder, hvor denne motivation (eller kapaciteten til meningsfuldt at anvende digitale værktøjer) mangler.

23 Sygefravær og antal ulykker i forhold til antal arbejdstimer.

70

Afsæt

Afsættet for portalen er OnlineAt, EASY og At.dk. Vurderingen af det nuværende set-up er baseret dels på det, brugerne har fortalt, dels vores designfaglige vurdering af løsningerne, set ikke bare isoleret, men i forhold til de brugerrejser som løsningerne indgår i. Løsningerne kan hver for sig have mange udmærkede kvaliteter, men de understøtter ikke i tilstrækkelig grad de samlede processer, brugerne beskriver.

OnlineAt har til formål at give virksomhederne et overblik, hvilket den til en vis grad også gør i dag ift. tilsynsprocessen. Det, OnlineAt mangler i forhold til tilsynsprocessen, er – efter vores vurdering – en brugeroplevelse, der giver et mere målrettet og differentieret overblik til den enkelte samt et interaktionsdesign, der understøtter og opfordrer mere til digital dialog og samtidig giver et klart overblik over dialoghistorik. Dertil kommer, at der mangler funktioner til at dele indholdet med andre parter og inddrage dem i processen, enten via notifikationer eller direkte adgang.

Ud over tilsynet mangler hele integrationen til ulykkesdelen fra EASY med samme overblik over forløb og dialog som ved tilsyn. Her skal man også kunne dele og inddrage andre i processen, enten via direkte adgang eller advisering.

Der mangler også en effektiv sammenkobling mellem OnlineAt, EASY og den arbejdsmiljøviden (her særligt den handlingsorienterede viden), der til dels ligger på At.dk, dels hos BAR’erne og andre. Denne viden er særdeles relevant netop i forbindelse med tilsynsprocesser, ulykker og andre hændelser.

Sidst, men ikke mindst, ser vi et behov for et bedre overblik over virksomhedens stamdata og muligheden for at vedligeholde disse. Desuden at disse er integreret med de værktøjer, den tilsynsførende bruger, således at der er mulighed for at indsamle og vedligeholde information om virksomheden, der kan anvendes dels til at målrette indsatserne, dels kommunikation.

OnlineAt stiller i dag en del af de oplysninger, virksomhederne efterspørger, til rådighed, men virksomhederne fortæller om tre problemstillinger: tilgængelighed, brugervenlighed og kendskab.

Tilgængelighed for alle involverede: Det er svært at komme ind på OnlineAt (NemID), og det er begrænset, hvem der kan komme ind. Det er kun personer med en officiel rolle i forhold til virksomheden, der kan logge ind med NemID til erhverv, og det er ikke altid kun de personer, der er brug for at involvere i forhold til sagernes videre forløb. Virksomhederne har ifølge eget udsagn et behov for at kunne se, hvad der sker i forhold til Arbejdstilsynet og kunne dele dette overblik med flere aktører inden for og uden for virksomheden. Selvom Arbejdstilsynet faktisk informerer virksomheden om varslinger, påbud, deadlines m.m., tyder virksomhedernes input på, at denne information ofte enten strander i virksomhedernes e-Boks/OnlineAt eller hos de medarbejdere i virksomheden, der har adgang til e-Boks/OnlineAt. Vores antagelse er, at en forudsætning for, at flere aktører i virksomheden engagerer sig i arbejdet med arbejdsmiljø – eller i hvert fald ikke aktivt fravælger det på grund af manglende brugervenlighed på de digitale løsninger – er, at de kan følge med, føler sig inddraget, hørt og anerkendt. En gentagende finding fra brugerinddragelsen er, at virksomhedens aktører ”ikke ved, hvad der så skete”, ”ikke hører noget i flere måneder”, ”får et påbud, uden at de oplever at være blevet hørt”, hvilket sikkert ikke er tilfældet, men manglen på overblik og sammenhæng i virksomheden giver aktørerne opfattelsen af, at der ikke sker noget, hvilket igen skaber en negativ attitude til processen.

Brugervenlighed: De respondenter, der kender til OnlineAt, udtrykte utilfredshed med systemets brugervenlighed og havde svært ved at finde det, de skulle. Om dette er udtryk for en generel tendens, eller om der er tale om enkelte misforståelser, er noget, der må afdækkes nærmere i et evt. udviklingsprojekt.

71

Kendskab: Vi har en formodning om, ud fra anvendelsen af OnlineAt (hvor kun 1.700 ud af 25.000 tilbagemeldinger blev foretaget via systemet) samt respondenternes svar, at der er et begrænset kendskab eller adgang til portalen.

Constraints og udfordringer for implementering

En af forudsætningerne for at gøre OnlineAt til et samarbejds- og dialogværktøj er tilgængeligheden. Platformen er underlagt en del administrative og lovmæssige constraints i form af NemID for erhverv og Virk.dk-platformen. På den lange bane bør der arbejdes på at gøre de fællesoffentlige løsninger mere fleksible og brugervenlig, så de i mindre grad begrænser mulighederne for at lave brugervenlige løsninger. På den korte bane må man søge at skabe den bedst mulige sammenhæng for brugerne inden for de givne rammer. Det kan fx være gennem hjælp, der gives i løsningerne og i kommunikationen til brugerne, og gennem konsistent anvendelse af de forskellige begreber, der knytter sig til de fælles-offentlige komponenter. Her er det som altid vigtigt at huske på de store forskelle, der kan være, både i forudsætninger og i behov for store og små virksomheder.

NemID/NemLog-in: Den nuværende funktionalitet i NemID/NemLog-in betyder, at alle, der skal have adgang til portalen, skal gøre det med en medarbejdersignatur, som mange virksomheder har udfordringer med at administrere, og som mange af aktørerne derfor ikke har. Skal eksterne aktører have adgang, kræver det desuden brug af en fuldmagtsløsning, som få kender. Det vil fra 2017 blive muligt for ejere af virksomheder at anvende deres personlige NemID. Hvis portalen skal fungere som et samarbejdsredskab på tværs af virksomheden og med dens omverden, skal der findes en løsning, der gør det så let som muligt at tildele og administrere adgange.

NemID og NemLog-in

Alle medarbejdere i virksomheder, der skal tilgå offentlige tjenester (det omfatter også ejere af enkeltmandsvirksomheder), skal have et NemID-medarbejderlogin, som skal bestilles, og hvor der skal betales (undtagen for det første i hver virksomhed).

Fra februar 2017 vil det være muligt for ejere af virksomheder (tegningsberettigede) at anvende deres private NemID i forbindelse med virksomheden, hvilket særligt vil være en lettelse for de mange enkeltmandsvirksomheder, som udgør størstedelen af virksomhederne, målt i antal.

I større virksomheder skal medarbejdernes rettigheder til at læse og indberette information administreres. Det samme gælder fuldmagter til eksterne som fx revisorer, advokater, arbejdsmiljørådgivere og andre rådgivere (som kan være hvem som helst, virksomheden ønsker at trække på).

For Digital Post sker det i Digital Post-løsningen, mens det for indberetninger på Virk.dk sker i NemLog-in’s brugeradministration (FBRS).

På længere sigt forventes det, at også medarbejdere kan anvende deres private NemID i virksomhedssammenhæng, men det vil fortsat kræve administrativt arbejde fra virksomhedens side at knytte medarbejderens private NemID til virksomheden og tilknytte rettigheder.

Der er ligeledes planer om at lægge brugeradministrationen for Digital Post sammen med brugeradministrationen for Virk.dk.

Virk.dk: Vores erfaring med Virk.dk (på projekter som ATP NemRefusion samt e-Boks-projektet) er, at der lægges nogle meget stramme rammer for designet af løsninger som fx denne portal, der ikke understøtter en selvbetjeningsløsning, men i højere grad er et informationssøgningssite. Dette kan medføre en dårligere brugeroplevelse ift. selvbetjening end det, man ellers kunne opnå. Man kunne

72

derfor overveje i designprocessen at gøre det tydeligt, hvad det betyder for det konkrete projekt, og tage en dialog med Virk.dk om emnet. På den korte bane kan bindingerne til Virk.dk betyde, at man må fokusere på de elementer i portalen, der meningsfuldt kan ”rummes” inden for Virk.dk’s rammer. Hvad det er, kommer an på en nærmere analyse.

Digital post: Digital Post fra Arbejdstilsynet sendes til den juridisk ansvarlige enhed, som kan ligge adskillige led fra den enhed, posten faktisk vedrører. Posten skal så sendes videre, evt. gennem flere led. Vedrører posten flere enheder, skal den måske splittes op, evt. flere gange. Det er en kilde til fejl og forsinkelser i kommunikationen, der i nogle tilfælde ikke synes at nå frem til rette vedkommende i tide, om overhovedet. I forbindelse med udviklingen af portalen bør hele kommunikationsflowet gentænkes (man kunne fx sende e-mails automatisk til relevante personer, der skulle handle på det registrerede), så det bliver lettere at nå dem, kommunikationen faktisk involverer, hurtigt og gerne direkte. Det kunne blandt andet overvejes, hvilken rolle Digital Post skal have i kommunikationen.

Data

Portalens funktionalitet vil i høj grad afhænge af brug af Arbejdstilsynets dataressourcer. Når virksomheden er logget på, skal alt, de ser, være målrettet netop denne virksomheds profil og processer. Det kræver adgang til data om processerne og om virksomheden/brugeren, og det kræver en sammenkædning af disse typer af data med fx data/vidensressourcer om regler, mulige løsninger mv. I anvendelsen af portalen vil der desuden kunne opsamles data, der yderligere kan understøtte målretningen, så man kan pushe personaliseret information til brugerne, som både er baseret på deres (detaljerede) profil OG på deres adfærd i portalen, fx i form af den frekvens, de besøger forskellige dele af portalen med, søgehistorik, den vej, de bruger til at finde frem til en given side, etc. Disse data kan for brugere, der er logget på, gemmes i Arbejdstilsynets systemer (med brugerens accept) på en måde, så de er tilgængelige for brugeren som en ressourcer, der kan trækkes på, for at forbedre brugeroplevelsen og kun tilgængeligt for Arbejdstilsynet i anonymiseret form. For brugere, der ikke er logget på, kan data opsamles efter samme model som Borger.dk, hvor data indsamles til den konkrete session og kun er synligt for brugeren.

I tabellen herunder præsenteres et overblik over data til ”Virksomhedens arbejdsmiljøportal”:

Data u

d

Hvilke data præsenteres Eksisterende data: Alle Arbejdstilsynets data om virksomheden fra ATIS, EASY og andre systemer i Arbejdstilsynet: tilsynsrapporter, påbud, arbejdsulykker. Data om virksomheden fra CVR med relevans for arbejdsmiljø: branche, antal medarbejdere. Arbejdstilsynets data om branchens status: tilsyn, påbud, arbejdsulykker, arbejdsmiljøproblemer, ulykkesforebyggelse. Nye data: Hvis virksomheden indtaster data om sygefravær, arbejdstimer og personaleomsætning, kan disse vises til virksomheden og i anonymiseret form til andre virksomheder. Kræver udbygning af AT’s systemer.

Formål Ved at præsentere virksomheden for alle relevante, sammenstillede data spares virksomheden for selv at skabe dette overblik. Ved at præsentere data om virksomheden i sammenligning med branchen får virksomheden dels en mulighed for at sammenligne sig med ligesindede, dels får Arbejdstilsynet (og portalens software) mulighed for at målrette information ud fra data: Hvis virksomheden

73

afviger på en dimension fra branchen, kan der vises tekster/links vedrørende dette.

Problemer og risici Data fra den enkelte virksomhed kan have en karakter, så større virksomheder ikke ønsker, at de skal være tilgængelige for de personer, der har arbejdsmiljøopgaverne. Den enkelte virksomhed skal selv give adgangsrettigheder til de forskellige datasæt for den medarbejder, der anvender portalen.

Data in

d

Hvilke data inddateres af virksomheden

Eksisterende data: Hændelser i virksomheden. Nye data: Detaljeret brugerprofil (rolle i virksomhed og arbejdsmiljøarbejde). Virksomheden kan også inddatere oplysninger om sygefravær, arbejdstimer og personaleomsætning. På grundlag af brugerprofil kan der opsamles data om brugerens adfærd på website.

Formål At virksomheden kan inddatere i samme værktøj, som de anvender til at søge information.

Problemer og risici Brugerne kan være tilbageholdende med at inddatere brugerprofil og fortrolige oplysninger om sygefravær mv. ud fra privacy-hensyn, eller fordi det ikke giver dem værdi. Krav om inddatering i Virk.dk kan være en hindring for at søge information og inddatere i samme website. I større virksomheder kan der være problemer med at give medarbejdere rettigheder til de data, der skal henholdsvis læses og inddateres.

Tabel 5: Overblik over mulig dataanvendelse og datagenerering i ”Virksomhedens arbejdsmiljøportal”

Personalisering af portalen forventes at ske med funktionalitet i Arbejdstilsynets CMS. Moderne Content Management Systems (CMS) har en række funktioner til at tilpasse indhold til brugerne på basis af brugernes profil og historik. Det bygger på indsamling af data om brugerens adfærd på grundlag af cookies eller login. Dette er nærmere beskrevet i ide 9: ”Social medie-strategi”.

Derudover kan avancerede ekspertsystemer som fx IBM’s Watson besvare spørgsmål og finde relevant information på grundlag af analyser af tekster, billeder, lyd og data. Det betyder, at portalen kan udbygges med besvarelse af spørgsmål på grundlag af ekspertsystemets kunstige intelligens og de data og vejledninger, der kan stilles til rådighed for ekspertsystemet. Ekspertsystemet kan i et vist omfang besvare spørgsmål, uden at informationen er opmærket, men det kræver dog overvågning af systemet, så eventuelle forkerte svar kan bruges til at optimere systemet.

Alternative aktørers rolle

Portalen vil, som beskrevet her, give virksomheden mulighed for at give eksterne (arbejdsmiljø-) rådgivere adgang til udvalgte processer (fx en konkret tilsynsproces/alle tilsynsprocesser) eller til hele portalen med forskellige typer af rettigheder. I den sammenhæng er det vigtigt, at der i designet tages højde for, at nogle rådgivere er rådgivere for flere virksomheder. Man kunne fx overveje at lave en særlig indgang for rådgivere, der kunne give dem et overblik over alle de virksomheder, der har adgang, og evt. om der er noget, der skal handles på i forhold til den enkelte virksomhed (fx et varslet tilsyn, eller en registreret hændelse).

74

Eksempel:

Henrik, der er arbejdsmiljøansvarlig på et stort advokatkontor, har fået et tilsyn og gennemgår den sammen med den tilsynsførende på arbejdspladsen. Sammen dokumenterer de løbende det, de ser. Der var et par ting, blandt andet noget udstyr og afdækning i forbindelse med renovering af nogle af mødelokalerne, de var lidt uenige om. Den tilsynsførende tog det meget roligt og sagde, at Henrik straks efter tilsynet ville kunne se det på virksomhedens arbejdsmiljøportal. Han ville her have tid til sammen med sine folk at komme med feedback og yderligere information. Den tilsynsførende anbefalede også Henrik at tage fat i en arbejdsmarkedskonsulent med netop det speciale og sende sagen til ham via OnlineAt. Efter tilsynet blev besøgsrapporten tilgængelig i portalen. Henrik går ind, læser det hele igennem og kan blandt andet se, at han har en 14 dages frist til at komme med indsigelser, inden der kommer en afgørelse. Han tager fat i arbejdsmiljøkonsulenten og sender et sagslink til ham sammen med et brugernavn og et password, portalen har genereret til Henrik til formålet. Konsulenten får det kigget igennem, og sammen formulerer de en række indsigelser via portalen. Et par dage senere svarer den tilsynsførende, at det er fyldestgørende, og at er ikke sker mere ved det. I samme omgang har Henrik også et par arbejdsulykkesager, der er i proces, hvoraf den ene snart nærmer sig en deadline. Henrik får også konsulenten til at kigge på opgaven og sammen laver de en plan for sagens videre fremdrift.

Et eksempel på, hvordan elementer af denne løsning kunne se ud, kan findes i afsnit 9.7

Ide 2: Dialogorienteret tilsynsværktøj

Vurdering af effekt og omkostninger

Det er vores vurdering, at løsningen vil have gavnlig effekt på motivationen, der hvor en samarbejdsorienteret tilgang til tilsynet er oplagt, og hvor løsningen vil understøtte begge parter i arbejdet. I tilsyn, hvor der er konflikt, vil løsningen sandsynligvis i nogle tilfælde bidrage til at dæmpe konflikten, mens den i andre tilfælde vil være uden virkning. En mere dialogorienteret tilgang, understøttet af et digitalt redskab, der dels dokumenterer processen, dels giver let og direkte adgang til relevante vidensressourcer, vil også kunne bidrage til at øge kapaciteten, særligt til at omsætte observationer til handlinger.

Omkostningerne til den tekniske udvikling er ikke uvæsentlige, men der kan tages afsæt i det eksisterende tilsynsværktøj. Imidlertid er der dels tale om en grundlæggende ændring af tilsynet med de evt. organisatoriske omkostninger, det kan medføre, dels skal der gennemføres en række integrationer til de underliggende systemer; Noget der kan være særligt komplekst, hvis løsningen også skal kunne fungere offline.

75

Løsningen

Et dialog- og samarbejdsunderstøttende tilsynsværktøj, der inddrager virksomhedens repræsentant som aktiv medspiller i tilsynet, og samtidig kan bidrage til en øget dataindsamling som en del af tilsynet. Et sådant værktøj bør være meget visuelt orienteret og anvendes som dialogredskab mellem den tilsynsførende og virksomheden, hvor man sammen ser på skærmen (co-browsing), gennemgår agenda og proces og sammen er enig om, hvad der noteres ned og dokumenteres. Tilsynsværktøjet skal spille tæt sammen med virksomhedens arbejdsmiljøportal, som er der, hvor virksomheden har overblik over processen, og hvor dialogen med Arbejdstilsynet foregår uden for selve tilsynet. Det er i portalen, at tilsynet varsles, at virksomheden kan forberede sig på tilsynet, evt. ombooke det, og registrere evt. tiltag foretaget forud for tilsynet. Og det er i portalen, at dialogen om tilsynsrapport, handlingsplaner m.m. foregår efter tilsynet.

Værktøjet vil blandt andet kunne:

Tage udgangspunkt i de opmærksomhedspunkter, virksomheden har fået tilsendt forud for tilsynet, hvad virksomheden ellers selv ønsker at sætte fokus på og på de ting, der observeres under besøget.

Trække på virksomhedens historik hos Arbejdstilsynet (tidligere tilsyn, påbud, hændelser etc.).

Ud fra de emner, der gennemgås, og de ting, der observeres direkte, pege på relevant handlingsorienteret materiale, herunder hvad andre virksomheder har gjort i forbindelse med tilsyn (opfølgning på påbud).

Inkorporere introduktioner på forskellige sprog (evt. også som lydfiler) som supplement til tolkning over telefon.

Inkorporere muligheden for at dokumentere med andet end tekst, fx fotos, video eller tale (evt. med mulighed for tale til tekst).

Anvendes til at indsamle data. Dette gælder både digitaliseringen af dialogen, så man kan arbejde med den fremadrettet (fx observationer, tilbagemeldinger etc.) og en mere nuanceret registrering af resultatet af tilsynet, som ud over påbud kunne være vejledning og anerkendelse.

Gennemføre en konkret ulykkesanalyse, som virksomheden kan arbejde videre med i portalen.

Omkost-

ning

Positiv effekt

Høj

Lav Lille Stor

76

Tilsynsværktøjet kan i et vist omfang samtænkes med egenkontrolværktøjet (ide nummer 3). Vi forestiller os ikke i første omgang, at det skal være samme værktøj, men at en række funktionaliteter og designelementer kan være fælles for dem begge. I yderste konsekvens kunne man forestille sig, at der var tale om to versioner af det samme værktøj. Om det er den rette løsning, kommer an på en nærmere analyse. Det vigtigste er, at de to værktøjer/versioner effektivt understøtter de processer/de brugere, de er tiltænkt, uden at eventuelle fælles elementer komplicerer interfacet/processen.

Rationalet

Strategisk forankring: Dette initiativ understøtter de strategiske pejlemærker: Understøtte tilsynet som anledning til dialog, anerkendelse og motivation samt adgang til situationsrelevante rådgivningsressourcer.

Målgruppe: Målgruppen er de tilsynsførende og de aktører, de møder i virksomheden.

Centrale udfordringer for brugerne: Opfattelsen hos mange af de adspurgte er, at tilsynet svinger meget i kvalitet, afhængig af den enkelte tilsynsførende. Oplevelsen er, at graden af viden og indsigt i branchen og i de konkrete forhold på arbejdspladsen svinger meget, og afgørelser afhænger meget af den tilsynsførendes erfaring og viden.

Samlet set foreslår vi at udarbejde et dialogbaseret tilsynsværktøj, som løser disse udfordringer:

Udfordringer, som et dialogorienteret digitalt tilsynsværktøj kunne bidrage til at løse

Udfordring Løsning

Nogle brugere oplever vilkårlighed og svingende kvalitet.

En fast, digital ramme medfører ensartethed i tilsynet.

Nogle brugere opfatter tilsynet som en ”black box” – sammenhænge mellem tilsyn, dialog og påbud står ikke altid klart.

Et digitalt tilsynsværktøj, der er bygget op omkring processen eller flowet, gennem tilsyn, dialog og påbud, ”inviterer” brugeren inden for på rejsen.

Nogle brugere oplever kontakten med Arbejdstilsynet som en demotiverende envejskommunikation med begrænsede feedback-muligheder.

Et digitalt tilsynsværktøj, der er designet til at understøtte dialog før, under og efter tilsynsbesøget vil motivere ved at give brugeren en klar og vigtig rolle i dialogen omkring tilsynet.

Nogle brugere oplever tilsyn og påbud som ”skrankepaveri” og skrivebordsrationale med begrænset kontakt til virksomhedens virkelighed.

Et digitalt, dialogbaseret tilsynsværktøj understøtter virksomhedens mulighed for at italesætte egne behov, drøfte dem med den tilsynsførende og finde frem til værdiskabende løsninger.

Tabel 6: Udfordringer fra brugerinddragelsen som et dialogorienteret digitalt tilsynsværktøj kunne bidrage til at løse

Brugerundersøgelsen anbefaler også, at der investeres i tilsynet som kommunikationskanal. Brugerundersøgelsen udpeger entydigt tilsynsbesøg som den bedst kendte indgang for arbejdspladserne til Arbejdstilsynet. Tilsynet er rammen om det centrale touch point på arbejdspladsernes brugerrejser, hvor der er en åben kanal (kommunikation før, under og efter), mulighed for at tage pejling af og bearbejde ledelses- og arbejdsmiljørepræsentanternes grad af systematisering og refleksion, ligesom en målrettet formidling kan skræddersys ud fra denne pejling”. (Desk research - seks anbefalede

77

indsatsområder i rapport om kommunikationsindsatsen).

Brugerudsagn:

(Om tilsynet) ”Måtte gerne få mere fokus på det forebyggende og være mere proaktive, mere ”rådgivende” – han mener, at man godt kan give sparring uden at påtage sig et juridisk ansvar”.

(Om forskelle på tilsynsførende) ”Store forskelle, både i faglig og branchemæssig indsigt og i tilgang. Nogle tilsynsførende er flinke nok, andre er sure og tvære”.

(Om forberedelse og inddragelse) ”Arbejdstilsynet burde selv sende en form for tjekliste ud før et tilsyn. Så kunne virksomheden være godt forberedt. Man kunne evt. dele den udfyldte liste med Arbejdstilsynet før mødet, så man kan bruge den som udgangspunkt for dialog”.

(Om uhensigtsmæssig proces ved manglende indsigt i hændelsesforløb) ”En måned efter en ulykke: En sur AT-mand dukker op. Han læser dem lektien om, hvad reglerne er og understreger vigtigheden af, at de hurtigt retter op på problemet – hvilket de for længst har gjort. Og han siger, at de skal skrive ind i systemet, hvad de har gjort. Han synes at have næsen i sine procedurer snarere end ude i virkeligheden. Svært at tage seriøst”.

”De giver påbud på ting, men vil ikke give svar på, hvordan man løser det eller forholde sig til, om den løsning, man foreslår, er okay”.

”Har været tilmeldt dialogbaseret tilsyn, men oplevede, at det lignede det almindelige tilsyn temmelig meget, men ikke, som de forventede, en fornuftig snak om tingene. Arbejdstilsynet arbejder på en måde, der ikke lægger op til dialog og samarbejde mellem aktørerne på arbejdspladsen”.

Bidrag til bedre arbejdsmiljø Tilsynet er det vigtigste touch point i forhold til virksomhederne og i forhold til at nå dem på godt og ondt. En så afgørende kontakt vil uanset være med til at definere virksomhedens opfattelse af Arbejdstilsynet og dens oplevelse af tilsynet som meningsfuldt og retfærdigt og som noget, der peger ud over de konkrete observationer og evt. påbud. Det er vores vurdering, at virksomhedernes opfattelse af Arbejdstilsynet i højere grad vil falde positivt ud, hvis tilsynet gennemføres som en dialog- og samarbejdsproces, med mulighed for anerkendelse såvel som påtale. Tilsynet ville dermed kunne spille en større rolle for opbygning/understøttelse af motivation og kapacitet til arbejdet med arbejdsmiljø i virksomhederne. Værktøjet vil kunne understøtte den tilsynsførende i at anlægge en dialog- og samarbejdsorienteret tilgang og motivere til opfølgende handling på baggrund af fx en ulykkesanalyse.

Modtagernes velvilje er nødvendig og hårdt tilkæmpet

Betingelsen for at komme i mål med en dialogbaseret tilgang til tilsynet er, at Arbejdstilsynet betragter virksomhederne som aktører i egen ret med holdninger, viden. Arbejdstilsynet kan med andre ord betragte virksomhederne som kunder, der skal modtage en efterspurgt og værdifuld ydelse fra Arbejdstilsynet, fx viden som understøtter en sund forretningsdrift.

Hos den amerikanske marketingguru Seth Godin er der inspiration at hente til, hvordan man med det udgangspunkt vinder opmærksomhed for sin sag. Godin kalder det ”permission marketing”. Det handler om at vinde tillid og opmærksomhed, hvorefter døren er åben for at kommunikere yderligere.

På sin blog skriver Seth Godin blandt andet følgende:

“Permission marketing is the privilege (not the right) of delivering anticipated, personal and relevant messages to people who actually want to get them.

It recognizes the new power of the best consumers to ignore marketing. It realizes that treating people with respect is the best way to earn their attention.

Pay attention is a key phrase here, because permission marketers understand that when someone

78

chooses to pay attention they are actually paying you with something precious […].

Real permission works like this: if you stop showing up, people complain, they ask where you went”.

Se: http://sethgodin.typepad.com/

Afsæt

I princippet indeholder ViVi-værktøjet i dag meget af det, der skulle til for at opfylde de behov, dette initiativ adresserer: historik fra tidligere besøg, sager og ulykker, adgang til tidligere afgørelser og ulykkesanmeldelser, branchetjeklister og visuelle dialogværktøjer. Værktøjet har dog samtidig i sit design meget karakter af et indtastningssystem, hvor der skal registreres en masse information. Og deltagerne i brugerinddragelsen ser ikke ud til at have oplevet tilsynet som en dialog.

Det er ikke værktøjet i sig selv, der afgør, om tilsynet opleves som dialogisk, samarbejdende og arenkendende – det er i høj grad den tilsynsførendes tilgang til tilsynet, der har betydning her. Et værktøj kan imidlertid i større eller mindre grad i sit design, sin grundfunktionalitet og det flow, det er bygget op omkring, understøtte og ”nudge” i retning af et mere dialogorienteret tilsyn. Og værktøjet kan i højere grad designes som et vindue ind til de processer og den viden, der er adgang til på virksomhedens arbejdsmiljøportal, så der skabes en – også for virksomheden – tydelig og transparent sammenhæng mellem de forskellige elementer i tilsynsprocessen, herunder ikke mindst adgangen til relevant, handlingsorienteret information i alle led i processen.

Constraints og udfordringer

En ændret tilgang til tilsynet kan ud over teknologiunderstøttelse også kræve et ændret mindset og dialogkompetencer, evt. tilvejebragt gennem uddannelse, hos nogle af de tilsynsførende og måske ændringer i lovgivningen. Øget fokus på dialog kan også betyde, at tilsynet tager længere tid – i en situation, hvor der i forvejen er knappe ressourcer. Argumentet ville her være, at denne tid er en god investering i et bedre arbejdsmiljø.

Data

Værktøjet vil på en række områder trække på Arbejdstilsynets data. Det kan være data om den konkrete tilsynsproces, om virksomhedens arbejdsmiljøhistorik (tilsyn, påbud, ulykker, opfølgning på påbud), om branchespecifikke udfordringer etc. Værtøjet vil desuden kunne genere data om selve tilsynsprocessen og i et vist omfang direkte dokumentere dialogen.

I tabellen herunder præsenteres et overblik over data til ”Det digitale tilsynsværktøj”:

Data u

d

Hvilke data præsenteres Eksisterende data Alle Arbejdstilsynets data om virksomheden fra ATIS, EASY og andre systemer i Arbejdstilsynet: tilsynsrapporter, påbud, arbejdsulykker. Data om virksomheden fra CVR med relevans for arbejdsmiljø: branche, antal medarbejdere. Arbejdstilsynets data om branchens status: tilsyn, påbud, arbejdsulykker, arbejdsmiljøproblemer. Nye data Detaljerede registreringer af resultater af tilsynet (fx vejledning og anerkendelse).

Formål Ved at præsentere virksomheden for alle relevante, sammenstillede data skabes et grundlag for dialogen.

Problemer og risici Data fra den enkelte virksomhed kan have en karakter, så større virksomheder ikke ønsker, at de skal være tilgængelige for de

79

personer, der har arbejdsmiljøopgaverne. Den enkelte virksomhed skal selv give adgangsrettigheder til de forskellige datasæt for den medarbejder, der anvender tilsynsværktøjet. Der kan kun vises data, som den tilsynsførende har adgang til (da det er et værktøj til fælles brug).

Data in

d

Hvilke data inddateres af virksomheden

Eksisterende data Observationer i virksomheden (både tilsynsførende og medarbejder). Tilbagemeldinger fra virksomheden. Nye data Detaljerede registreringer af resultater af tilsynet (fx vejledning og anerkendelse).

Formål At anvende det fælles værktøj til at indsamle en større mængde af data.

Problemer og risici Registrering af data vil være tidskrævende. I større virksomheder kan der være problemer med, hvad medarbejderen, der deltager i tilsynet, kan oplyse.

Tabel 7: Overblik over mulig dataanvendelse og datagenerering i ”Det dialogorienterede tilsynsværktøj”

Teknologien bygger på apps til tablets. Teknologien er velkendt og moden.

Eksempel:

Dorthe, der er arbejdsmiljørepræsentant på et stort hotel, få et uvarslet tilsyn og tager imod den tilsynsførende. Den tilsynsførende viser i sit digitale værktøj, hvad det betyder at få et uvarslet risikobaseret tilsyn, hvad Dorthe kan forvente, der kommer til at ske, og hvad den tilsynsførende gerne vil se. Den tilsynsførende fortæller også, at han nu sætter tilsynet i gang, så Dorthes chef bliver underrettet direkte med en besked, men at hun også er velkommen til at ringe til ham.

Sammen går de igennem tilsynet, og den tilsynsførende kan se, at mange af de forhold, der blev registreret ved sidste tilsyn, er bragt i orden, så han skriver en bemærkning om de gode forbedringer. Der er stadig småting, og sammen dokumenterer de dem. Dorthe har nogle spørgsmål til, hvad planen var sidste gang (da hun er ny), og den tilsynsførende kan vise den handlingsplan, der blev udarbejdet dengang via værktøjet. Dorthe synes, det er mærkeligt, at hun ikke har hørt det, så det vil hun følge op på. De bliver færdige, og Dorthe får en mail med tilsynsrapporten, som hun også umiddelbart kan finde på virksomhedens arbejdsmiljøportal, hvor hun kan følge op på tilsynet. Den tilsynsførende spørger, om virksomhedens kontaktpersoner stadig er de samme Da Dorthe kigger på sin tablet, kan hun se, at der er kommet ny chef i forhold til det, den tilsynsførende har stående. Det retter de, og rapporten sendes også til de ansvarlige i virksomheden.

80

Ide 3: Egenkontrolværktøj

Vurdering af effekt og omkostninger

Blandt andet baseret på erfaringer fra Fødevarestyrelsen er det vores vurdering, at løsningen vil kunne have en væsentlig (direkte) virkning på arbejdsmiljøet for de virksomheder, der tager løsningen i anvendelse, idet vi mener, den både øger deres kapacitet og deres motivation, herunder deres bevidsthed om risikoelementer ift. arbejdsmiljø. Derudover kan løsningen også have en gavnlig indirekte effekt, da den kan bidrage til, at tilsynet ville kunne fokuseres yderligere på de virksomheder, der ikke er modne til egenkontrol.

De største omkostninger ligger formodentlig ikke i udgifterne til selve den virksomhedsrettede løsning, men til de omfattende organisatoriske ændringer og ændringer i backend-systemer, som vil være nødvendige.

Løsningen

En række virksomheder gennemfører allerede forskellige former for ”egenkontrol”: arbejdspladsvurderinger, risikovurderinger, løbende APV’er etc. Disse aktiviteter kunne samtænkes med et egentligt ”egenkontrol”-værktøj, der gør det muligt for virksomheden at gennemføre en ”inspektion” af arbejdspladsen, både på eget initiativ og på Arbejdstilsynets initiativ, og i begge tilfælde indrapportere disse data til Arbejdstilsynet (for inspektioner på eget initiativ, evt. i anonymiseret form). Arbejdstilsynet kunne udsende opmærksomhedspunkter eller temaer, som de ønsker, skulle indgå i virksomhedens næste kontrol. Virksomheden kan så enten foretage en særskilt inspektion i forhold til Arbejdstilsynets udmelding eller udføre dette som en del af en inspektion, de ville have foretaget alligevel. ”Egenkontrol” kan ses som en slags ”certificering light” og kan erstatte forskellige former for hjemmestrikkede løsninger i virksomhederne.

Værktøjet skal på en simpel måde kunne koble de opmærksomhedspunkter/temaer, der indgår i inspektionen (Arbejdstilsynets og virksomhedens egne) såvel som de forhold, der observeres, til relevante, handlingsorienterede vejledningsressourcer, cases m.m. (herunder hvad andre virksomheder har indberettet, at de har gjort ved tilsvarende problemer).

Værktøjet skal gøre det enkelt for virksomheden at give tilbagemelding til Arbejdstilsynet på, hvad man har gjort for afhjælpe evt. problemer, både på kort og på længere sigt. Arbejdstilsynet skal derefter godkende rapporten/planene og kan evt. forsyne denne godkendelse med kommentarer og links til vejledning og rådgivning. Det vil nok være væsentligt, at virksomheden kun i helt særlige tilfælde ville kunne blive ramt af sanktioner (påbud eller lign.) på basis af det, de indrapporterer i en egenkontrol.

Omkost-ning

Positiv effekt

Høj

Lav Lille Stor

81

Samtidig vil det være en fordel, hvis der i Arbejdstilsynets tilbagemelding (som på det almindelige tilsyn) formelt ville kunne registreres ”anerkendelse” – under forudsætning af, det kan ske på en måde, der ikke formelt eller i brugerens opfattelse udgør en egentlig godkendelse.

Løsningen ville formodentlig skulle bestå både af et ”modul” i virksomhedens arbejdsmiljøportal og af en app, der kan anvendes i marken. Man kunne også forestille sig, at der kunne stilles et API til rådighed, så egenkontrollen kunne integreres i evt. eksisterende ”tilsynsværktøjer”, virksomheden allerede anvender, eller at egenkontrolfunktionaliteten eller elementer af den kunne stilles til rådighed som ”plug-ins” til andre apps, som fx ”Mit sunde arbejdsliv” og ”Arbejdsmiljøhåndbogen”.

Man kunne med fordel samtænke elementer af designet og den bagvedliggende infrastruktur og processer fra en dialogorienteret tilsyns-app og dette værktøj.

Rationalet

Strategisk forankring Dette initiativ er forankret i de strategiske pejlemærker: Understøtte tilsynet som anledning til dialog, anerkendelse og motivation og let adgang til situationsrelevante rådgivningsressourcer.

Målgruppe Målgruppen er de arbejdsmiljøansvarlige (og HR-ansvarlige i forhold til det psykiske arbejdsmiljø) i virksomheder, der allerede har en høj kapacitet og motivation til at arbejde systematisk med arbejdsmiljø. Eksempler på personaer ift. brugerinddragelses kunne være Kåre, Vicky, Jens og Ove.

Centrale udfordringer for brugerne Flere (men ikke alle) af de virksomheder, der allerede i dag arbejder systematisk med arbejdsmiljø, oplevede tilsynet som noget, der havde ringe betydning og måske snarere blev opfattet som en forstyrrelse. Det, der var i fokus, var deres egne kvalitetsprocesser- og redskaber, som til dels synes at have de samme formål som tilsynet. Der er altså tale om virksomheder, som har en høj motivation og kapacitet, men som ikke oplever, at tilsynet bidrage til at øge nogle af delene.

Brugerudsagn;

”Det er super nemt med Fødevarestyrelsens egenkontrol. Så ved man, hvad man skal og ikke skal. Jeg ved det ikke rigtig med Arbejdstilsynet. Jeg tror, vi ville få mange bøder, hvis de kom i dag”.

”Aktiv APV – hvad skal vi lave? Gisp – hvad skal vi huske at gøre? Så tager man det op på en kort møde med medarbejderne, før arbejdet går i gang. Hvis det er nyt arbejde, så laver man en ny APV. Det er hele tiden. Nogle gange laver vi 5 APV’er på en uge, andre gange 1 på et par måneder. Gennemfører det på papir; det ligger i mapper. Så kan man altid går ind og se, hvad der er brug for i løbet af arbejdsopgaverne”.

Bidrag til bedre arbejdsmiljø Ved til en vis grad at integrere en egenkontrol i virksomhedens egne ”kontrol”-processer kan man så at sige piggybacke på virksomhedernes eksisterende kapacitet og motivation. Det kan desuden bidrage til at styrke kapacitet og motivation, ikke mindst hvis den feedback, man får fra Arbejdstilsynet, er dialogorienteret, konstruktiv og nyttig. Dermed understøtter man et bedre arbejdsmiljø i virksomhederne, samtidig med at man kan fokusere det udegående tilsyn på de virksomheder, der ikke har tilstrækkelig kapacitet og/eller motivation til at gennemføre egenkontrol.

82

Afsæt

Afsættet for en egenkontrolløsning ville være de systemer, der i dag understøtter tilsynsprocessen, og de brancherettede APV/risikovurderingsværktøjer, der allerede findes. Der vil dog formodentlig skulle ske nogle relativt omfattende tilpasninger af backoffice-delen, og der vil skulle udvikles helt nye og differentierede interfaces til både virksomhederne og til dem, der skal monitorere egenkontrollen i Arbejdstilsynet. Antageligt vil det ideelle, men også mest komplekse, være at designe en helt ny tilsynsproces – med tilhørende værktøjer – der understøtter både det traditionelle tilsyn og egenkontrollen i de samme systemer.

Constraints og udfordringer

Ud over udviklingen af nye digitale værktøjer vil dette initiativ kræve lovændring og formodentlig også organisatoriske ændringer i Arbejdstilsynet. Det vil desuden være en fordel i en eller anden grad at kunne integrere egenkontrollen med de værktøjer, virksomhederne allerede anvender, fx til risikovurdering, løbende APV etc., men det kan vise sig teknisk vanskeligt. Det vil være afgørende for succesen, at virksomhederne oplever egenkontrollen og de redskaber, der understøtter den, som en meningsfuld støtte til deres arbejdsmiljøarbejde – og ikke som et besværligt sidespor. Det stiller store krav til graden af og formen for brugerinddragelse og til løsningens design.

Data

Udvælgelsen af, hvilke virksomheder der skal tilbydes egenkontrol og de temaer/emner, der skal fokuseres på, vil – ligesom for det traditionelle tilsyn – i høj grad være baseret på Arbejdstilsynets data, herunder data om tidligere besøg og hændelser i virksomheden, hvilke påbud er typisk givet i en given branche, og hvordan man undgår dem. Derudover vil egenkontrollen gøre det muligt at få data om arbejdsmiljøproblemer, og hvordan de afhjælpes i langt flere virksomheder end i dag. Disse data kan sammen med virksomhedens tilsyns- og hændelseshistorik blandt andet anvendes i forbindelse med Arbejdstilsynets udvælgelse af temaer til egenkontrollen og vises til virksomheden, så de ved, hvor der tidligere har været forhold, der kan have betydning.

I tabellen herunder præsenteres et overblik over data til egenkontrolværktøj:

Data u

d

Hvilke data præsenteres

Eksisterende data Alle Arbejdstilsynets data om virksomheden fra ATIS, EASY og andre systemer i Arbejdstilsynet: tilsynsrapporter, påbud, arbejdsulykker. Data om virksomheden fra CVR med relevans for arbejdsmiljø: branche, antal medarbejdere. Arbejdstilsynets data om branchens status: tilsyn, påbud, arbejdsulykker, arbejdsmiljøproblemer, ulykkesforebyggelse. Nye data Data fra EASY Forebyggelse (nævnt som ny, da nuværende Forebyggelse udfases i 2017). Data fra eIndkomst om antal arbejdstimer i virksomheden/antal medarbejdere.

Formål Ved at præsentere virksomheden for alle relevante, sammenstillede data skabes et grundlag for virksomhedens egenkontrol.

Problemer og risici Data fra den enkelte virksomhed kan have en karakter, så større virksomheder ikke ønsker, at de skal være tilgængelige for de personer, der har arbejdsmiljøopgaverne. Den enkelte virksomhed skal selv give adgangsrettigheder til de forskellige datasæt for den medarbejder, der anvender tilsynsværktøjet.

83

Data in

d

Hvilke data inddateres af virksomheden

Eksisterende data Observationer fra egenkontrol i virksomheden (både tilsynsførende og medarbejder). Nye data Data i EASY Forebyggelse (nævnt som ny, da nuværende Forebyggelse udfases i 2017).

Formål At bruge det fælles værktøj til, at virksomheden kan opnå bedre arbejdsmiljø.

Problemer og risici Registrering af data vil være tidskrævende. Såfremt data overføres til Arbejdstilsynet som virksomhedshenførbare data, vil der være risiko for, at virksomhederne vil afholde sig fra frivilligt at foretage egenkontrol, medmindre – og i det omfang det sker med virksomhedens samtykke – den ønsker Arbejdstilsynets tilbagemelding på hele eller dele af egenkontrollen. Ligeledes kan der være en risiko for, at Arbejdstilsynet pådrager sig et ansvar ved ikke at reagere på informationer (implicit godkendelse). Hvis data overføres som anonyme data, vil der stadig være en risiko for tilbageholdenhed hos virksomhederne (kan vi regne med anonymitet). Arbejdstilsynet vil kunne bruge data i sit analysearbejde, men ikke i forhold til tilsynet med den enkelte virksomhed.

Tabel 8: Overblik over mulig dataanvendelse og datagenerering i ”Egenkontrolværktøj”

Relevante teknologier er apps til smartphones og tablets og webteknologier til pc’er.

Data kan indsamles i Arbejdstilsynets systemer eller kan stilles til rådighed efter samme model som Borger.dk, hvor data indsamles til den konkrete session og kun er synlige for brugeren. Her vil der som nævnt kunne være problemer i større virksomheder med at give den enkelte bruger adgang til alle data.

Alternative aktørers rolle

Som for det ”almindelige” tilsyn vil der også her være eksterne arbejdsmiljørådgivere, som vil skulle have adgang til værktøjet i større eller mindre grad. Og også her kunne det være relevant at lave en særlig rådgiverudgave for dem, der rådgiver flere virksomheder.

Eksempel

Sophie er viceskoleinspektør og er arbejdsmiljøansvarlig på en stor skole. De er tilmeldt Arbejdstilsynets egenkontrolprogram og har netop fået en besked om, at der ligger et nyt oplæg til arbejdsplads-gennemgang på virksomhedens arbejdsmiljøportal. De skal typisk lave en egenkontrol en gang om året, men laver ofte flere, fx i forbindelse med at de har indrettet nye lokaler, eller at de er blevet opmærksomme på et arbejdsmiljøproblem, de ikke tidligere har haft fokus på. De har op til denne egenkontrol selv oprettet nogle punkter, de gerne vil kigge på, og det viser sig, at flere af dem svarer til dem, Arbejdstilsynet foreslår. Sophie sætter sig nu sammen med arbejdsmiljøgruppen på skolen og går kontroltemaerne og punkterne igennem og bliver enige om, hvilke ekstra punkter de gerne selv vil have med. De lægger en plan for, hvordan arbejdspladsgennemgang skal foregå, så man bedst får mulighed for at se det, der skal observeres på, samtidig med at man ikke forstyrrer undervisningen mere end nødvendigt. Planen skrives ind i egenkontrolværktøjet. De trækker derefter kontroltemaer/punkter og planen ud som et samlet dokument i pdf, lægger den på skolens intranet og sender en mail ud til alle ansatte om det.

84

Bevæbnet med en tablet, foretager de nu gennemgangen over et par dage. Undervejs dokumenterer de med tekst og fotos og en enkelt lille film de ting, de ser. De finder både forhold, der skal gøres noget ved nu, noget der skal forebygges, og forhold, der er rigtigt gode løsninger på ift. nogle af de punkter, de skal observere på. Efter turen rundt på arbejdspladsen, samles arbejdsmiljøgruppen igen og gennemgår observationerne. De bliver enige om, hvordan de forskellige observationer skal ”rates” - fra ”Alvorligt – gør noget straks” over ”Forebygges” til ”God løsning på problemet”. De bruger egenkontrolværktøjet til at finde eksempler på, hvordan andre har løst de problemer, de har identificeret, og finde handlingsrettede vejledninger, de kan lade sig inspirere af. De bliver derefter enige om en handlingsplan for enkelte punkter, som de skriver ind i værktøjet med datoer for, hvornår det skal være ordnet, og/eller hvornår der skal laves opfølgning. Ved et enkelt punkt er de ikke helt sikre på, om den løsning, de overvejer, er farbar, så de åbner en chat inde i værktøjet med Arbejdstilsynets callcenter. Her kan de delet det, de har skrevet, med en AT-medarbejder, der siger, at hun synes, det ser fornuftigt ud og kommer med et par ideer til, hvad de ellers kan gøre. Denne chat bliver automatisk en del af dokumentationen af egenkontrollen.

De ting, der skal gøres noget ved straks, får de ordnet i løbet af få dage. De skriver ind i opfølgningsdelen af værktøjet og dokumenterer med billeder der, hvor det er relevant.

Efter en uge får de tilbagemelding fra Arbejdstilsynet, som godkender deres rapport og handlingsplan med et par tilføjelser om nogle af tiltagene, som den tilsynsførende synes, de skulle overveje at gøre på en anden måde. I tilbagemeldingen – som er koblet direkte til punkterne i rapporten og handlingsplanen – er der direkte links til eksempler på de løsninger, de mener, der kunne overvejes. Den tilsynsførende har markeret to af de ”gode ideer”, de selv har registreret, som noget, han synes kunne være værd at dele med andre. Det siger det ja til (ved at sætte et kryds).

Et eksempel på, hvordan elementer af denne løsning kunne se ud, kan findes i afsnit 9.6

Ide 4: Executive dashboard

Vurdering af effekt og omkostninger

Antagelsen er, at løsningen vil kunne bidrage til at motivere ledelse og andre beslutningstagere i virksomhederne til at interessere sig for og investere i arbejdsmiljø. Samtidig giver løsningen mulighed for at koble viden om omkostninger ved forskellige typer af hændelser, og hvad sammenlignelige virksomheder gør, til viden om, hvordan forskellige arbejdsmiljømæssige udfordringer kan adresseres. Effekten på arbejdsmiljøet er dog indirekte, og det vil langt fra være alle virksomheder, der i dag mangler motivation, der kan flyttes på denne måde.

De tekniske omkostninger til at etablere selve dashboardet skønnes at være begrænsede, men der kan ligge en del omkostninger i tilvejebringelse og sammenstilling af det nødvendige datagrundlag.

85

Løsningen

Executive dashboard er tænkt som et redskab, der viser virksomhedens arbejdsmiljønøgletal, fx baseret på registrerede hændelser og APV, sammen med statistik for tilsvarende virksomheder og økonomiske beregninger af effekten af fx ulykker og langtidssygdom. Dashboardet gør det også muligt for aktører, der er involveret i flere virksomheder (fx bestyrelsesmedlemmer eller ejere), at se data fra alle de virksomheder, der er involveret.

Dashboardet kunne fx vise virksomhedstypens virksomhedsprofil, sygefravær ift. branche/lands-gennemsnit (data herom kan evt. indsamles i arbejdsmiljøportalen som led i registreringen af ulykker/hændelser), de økonomiske konsekvenser af antallet af ulykker/fravær etc. Alt sammen baseret på tilgængelige data og på data, virksomheden selv lægger ind (data, som Arbejdstilsynet kun kan se i anonymiseret form). Virksomheden kan evt. eksplicit give tilladelse til, at Arbejdstilsynet trækker på specifikke data om virksomheden der, hvor det kræver virksomhedens samtykke.

Dashboardet kan desuden give adgang til en oversigt over typiske arbejdsmiljøudfordringer i branchen og til caseeksempler, der viser, hvad tilsvarende virksomheder har gjort og opnået med henblik på at sikre, at der også er et handlingsrettet element.

For virksomheder, der endnu ikke har nogen historik at analysere på, enten fordi de er nye eller små og derfor aldrig har haft nogle arbejdsmiljørelaterede hændelser (og måske aldrig får det), kan et dashboard bruges til at vise de statistisk set oftest forekommende problemer i branchen (en slags forecast) og ”simulere” effekten af sådanne problemer i branchen og vise, hvordan det står til med arbejdsmiljøet i sammenlignelige, etablerede virksomheder.

Det er oplagt at tænke dashboardet som en del af ”Virksomhedens arbejdsmiljøportal”, hvorfra det naturligvis også skal være tilgængeligt. Vi ser det dog som en fordel, hvis det også kan tilgås som et ”selvstændigt” værktøj eller fra andre portaler, da det for den del af målgruppen kan være afgørende for interessen, at de ikke skal forholde sig til andet end netop dashboardet.

Omkost-

ning

Positiv effekt

Høj

Lav Lille Stor

86

Rationalet

Strategisk forankring Pejlemærke: Synliggørelse af indsatser og effekter.

Målgruppe Ledere, ejere, bestyrelsesmedlemmer, rådgivere – særligt i forhold til større virksomheder (også i den offentlige sektor). Arbejdsmiljøansvarlige kan også være en del af målgruppen i det omfang, de kan tænkes at anvende værktøjet i deres argumentation opad i organisationen for at prioritere arbejdsmiljøarbejdet. Eksempler på personaer ift. brugerinddragelses kunne være Carsten eller Frederik.

Centrale udfordringer for brugerne Det er i dag ofte meget lidt synligt for virksomhederne, hvad arbejdsmiljøproblemer koster, og hvordan de selv præsterer i forhold til sammenlignelige virksomheder. Det er med andre ord besværligt at skabe en kobling mellem arbejdsmiljøet og bundlinjen.24 Det kan have betydning for en leder/ejer, der aldrig har gjort sig særlige overvejelser om arbejdsmiljø, for en arbejdsmiljøansvarlig, der gerne vil have nogle argumenter at bruge over for ledelsen for at prioritere arbejdsmiljøet, og for rådgivere, der gerne vil sikre fx en ny virksomhed en god start.

Brugerudsagn

”Mentorer, investorer, advokater, revisorer og andre, der rådgiver iværksættere, har ikke fokus på arbejdsmiljø og ved meget lidt om det. Det er slet ikke en del af rammen, man tænker i, når man skal starte en ny virksomhed”. (Indsigter fra samtale med direktøren for en start-up og med en, der rådgiver start-ups).

”Det kunne hjælpe at få et indblik i et landsdækkende statistiksystem i, hvor mange fysiske/psykiske hændelser der har været på tværs af arbejdspladser og se, hvad har andre virksomheder gjort i lignende situationer”.

Jeg kan ikke få vores ejere til at investere i arbejdsmiljøet; De vil vide, hvilken forskel det gør på bundlinjen”.

Bidrag til bedre arbejdsmiljø Tidligere undersøgelser indikerer25, at lederes og ejeres motivation for at prioritere arbejdsmiljøet (når vi ikke taler traditionelle små virksomheder) i høj grad er koblet til bundlinjen – enten direkte i form af økonomiske effekter eller indirekte gennem renommeet. Hvis man gør effekterne af problemer i arbejdsmiljøet tydelige for dem (motivation) og kobler dem til eksempler på, hvad andre har opnået, og hvad andre har gjort (kapacitet), kunne det betyde øget motivation – og evt. igangsættelse af handling.

Samtidig vil der kunne opsamles anonymiserede data fra brugen af værktøjet, som blandt andet kunne anvendes til yderligere at målrette den information, der gives i værktøjet.

24 En kobling, som er vigtig for virksomhederne generelt set. Brugerundersøgelsen af Arbejdstilsynets kommunikationsindsats (Rambøll, 2016) viser

således, at det for alle virksomheder er en afgørende motivationsfaktor, når arbejdsmiljø kan knyttes til en sund forretning. Forretning skal dog forstås

bredere end som ene og alene bundlinje. Det handler fx også om medarbejdernes trivsel.

25 Brugerundersøgelsen af Arbejdstilsynets kommunikationsindsats (Rambøll, 2016), ”Hvor skal vi hen? – Motivation af den øverste ledelse kræver

nytænkning” (MindLab 2016).

87

Afsæt

Udgangspunktet for løsningen er de relevante data, Arbejdstilsynet har/har adgang til i dag eller umiddelbart kan få adgang til, samt de modeller for beregningen af omkostninger ved ulykker etc., som måtte være udviklet. Der er ikke i dag nogen løsninger, der sætter disse data i spil på den måde, som initiativet her skitserer.

Constraints og udfordringer

Det kan være vanskeligt at tilvejebringe et tilstrækkeligt datagrundlag til at kunne give meningsfulde tal for alle typer af virksomheder og for såvel ulykker som langtidssygdom. For mindre virksomheder gælder desuden, at de tit ikke har ulykker/sygdom nok til, at en sammenligning med andre giver mening. Endelig kan de direkte omkostninger ved fx sygdom være små, fordi det offentlige giver refusion, og det vil derfor være vigtigt at synliggøre (mulige) indirekte omkostninger som fx tabt produktion/indtjening fra medarbejderen, missede deadlines etc.

Det vil være en udfordring at nå virksomheder, der ikke af sig selv efterspørger denne type data. De ville i givet fald skulle nås gennem deres rådgivere (se ”Underliggende støtte-tiltag og principper” ovenfor).

Som alternativ/supplement til et rent datadrevet dashboard kunne man overveje at udvikle en modenhedsmodel, der sammenholder virksomhedens selverklærede arbejdsmiljøindsats (baseret på en række spørgsmål til centrale elementer i godt arbejdsmiljøarbejde) med deres ulykkesfrekvens, fraværs-omfang (evt. her også helt/delvist egenrapporteret) og/eller andre væsentlige performanceorienterede nøgletal. En sådan model kunne vise, hvad dem, der performer bedst, gør i forhold til dem, der performer dårligst, evt. opdelt (i grove træk) efter branche og virksomhedstype.

Data

I sagens natur vil en sådan løsning trække på mange af de data, Arbejdstilsynet har til rådighed/adgang til. Brugen af løsningen ville – som nævnt - også kunne generere data, der kunne anvendes til at øge målretningen. I tabellen herunder præsenteres et overblik over data til ”Executive dashboard”:

Data u

d

Hvilke data præsenteres

Eksisterende data Alle Arbejdstilsynets data om virksomheden fra ATIS, EASY og andre systemer i Arbejdstilsynet: tilsynsrapporter, påbud, arbejdsulykker. Data om virksomheden fra CVR med relevans for arbejdsmiljø: branche, antal medarbejdere. Arbejdstilsynets data om branchens status: tilsyn, påbud, arbejdsulykker, arbejdsmiljøproblemer. Nye data Evt. nye datasæt, som det vælges at opsamle fra virksomhederne (fx data om sygefravær)

Formål Ved at præsentere virksomheden for alle relevante, sammenstillede data spares virksomheden for selv at skabe dette overblik. Fx vil arbejdsmiljøstatistikker, der sætter antal arbejdsulykker i forhold til antal arbejdstimer, give bedre information. Ved at præsentere data om virksomheden i sammenligning med branchen får virksomheden dels en mulighed for at sammenligne sig med ligesindede, dels får Arbejdstilsynet (og portalens software) mulighed for at målrette information ud fra data: Hvis virksomheden afviger på en dimension fra branchen, kan der vises tekster/links vedrørende dette.

88

Problemer og risici Data fra den enkelte virksomhed kan have en karakter, så større virksomheder ikke ønsker, at de skal være tilgængelige for de personer, der har arbejdsmiljøopgaverne. Den enkelte virksomhed skal selv give adgangsrettigheder til de forskellige datasæt for den medarbejder, der anvender portalen.

Data in

d

Hvilke data inddateres af virksomheden

Eksisterende data Hændelser i virksomheden. Detaljeret brugerprofil (rolle i virksomhed og arbejdsmiljøarbejde). Nye data Virksomhederne kan også inddatere oplysninger om sygefravær, arbejdstimer og personaleomsætning. Virksomhederne kan registrere hændelser med relevans for arbejdsmiljø. Virksomhederne kan inddatere oplysninger om omkostninger til arbejdsmiljørelaterede hændelser.

Formål At virksomheden kan inddatere i samme værktøj, som de anvender til at søge information.

Problemer og risici Brugerne kan være tilbageholdende med at inddatere brugerprofil og fortrolige oplysninger om sygefravær, omkostninger mv. ud fra privacy-hensyn, eller fordi det ikke giver dem værdi. Omkostninger til arbejdsmiljørelaterede hændelser kan være vanskelige at opgøre, hvilket kan betyde, at omkostningerne vil blive registreret meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Det kan begrænse deres anvendelighed. Krav om inddatering i Virk.dk kan være en hindring for at søge information og inddatere i samme website. I større virksomheder kan der være problemer med at give medarbejdere rettigheder til de data, der skal henholdsvis læses og inddateres.

Tabel 8: Overblik over mulig dataanvendelse og datagenerering i ”Executive dashboard”

Personalisering af portalen forventes at ske med funktionalitet i Arbejdstilsynets CMS. Moderne Content Management Systems (CMS) har en række funktioner til at tilpasse indhold til brugerne på basis af brugernes profil og historik. Det bygger på indsamling af data om brugerens adfærd på grundlag af cookies eller login. Dette er nærmere beskrevet i ide 9: ”Social medie-strategi”.

Derudover kan avancerede ekspertsystemer, fx IBM’s Watson, besvare spørgsmål og finde relevant information på grundlag af analyser af tekster, billeder, lyd og data. Det betyder, at portalen kan udbygges med besvarelse af spørgsmål på grundlag af ekspertsystemets kunstige intelligens og de data og vejledninger, der kan stilles til rådighed for ekspertsystemet. Ekspertsystemerne kan i et vist omfang besvare spørgsmål, uden at informationen er opmærket, men det kræver dog overvågning af systemet, så eventuelle forkerte svar kan bruges til at optimere systemet.

Data kan indsamles i Arbejdstilsynet i kopi eller kan stilles til rådighed efter samme model som Borger.dk, hvor data indsamles til den konkrete session og kun er synligt for brugeren. Det kan begrænse funktionaliteten i ekspertsystemet, som så ikke umiddelbart kan få adgang til virksomhedens data.

89

Alternative aktørers rolle

Som nævnt, vil vejen til de virksomheder, der ikke af sig selv opsøger denne type information, ofte skulle gå gennem deres rådgivere: fx revisorer, advokater, mentorer og ikke mindst brancherepræsentanter. Det indebærer, at man kan vise data, der kobler sig på disse aktørers forskellige domæner, fx økonomi, compliance, viability og renommé, og at man kan motivere rådgiverne til at inddrage værktøjet i deres rådgivning.

Man kunne også overveje at samarbejde med fx arbejdsgiverorganisationer og fagforeninger, som i et vist omfang kunne tænkes allerede at have data om ulykker m.m., og/eller som kunne være interesserede i at være med til at tilvejebringe et bedre datagrundlag.

Eksempel

Torben er bestyrelsesmedlem i flere mindre virksomheder, mest start-ups som han specialiserer sig i, men han interesserer sig også for mere traditionelle virksomheder, som ligger inden for hans interesseområde. Han ejer blandt andet sammen med en ven to ølbarer i København. Han deltager jævnligt i netværksmøder inden for de brancher, han har interesser i, og i et af disse hørte han for nylig om et redskab, der kunne give overblik over arbejdsmiljøet i en eller flere virksomheder, og hvad det kan betyde for bundlinjen. Han har bedt ”hans” virksomheder give ham adgang, og da han logger på ”Executive dashboard” første gang, kan han se en oversigt over virksomhederne og ud for hver virksomhed en status, der viser, om de har registreret ulykker, har fået varslet eller haft besøg af Arbejdstilsynet eller fået påbud eller lignende. Når han klikker på virksomheden, skal han første gang svare på nogle spørgsmål om virksomheden, der kan hjælpe til at definere dens profil. Herefter kan han se, hvad de typiske arbejdsmiljøproblemer er i sådanne virksomheder, hvad de typisk betyder for bundlinjen og renomméet, og han kan se eksemler på forskellige mulige løsninger på disse problemer, og hvordan andre virksomheder har adresseret disse problemer. For de af hans virksomheder, der har indrapporteret ulykker, fået påbud etc., kan han desuden sammenligne dem med andre tilsvarende virksomheder.

Torben beslutter, at han fremover vil have dette redskab med på møder med virksomhederne og bruge det som udgangspunkt for at drøfte, hvad de gør/kan gøre ift. arbejdsmiljøet.

Eksempel fra en privat virksomhed

Berendsen dashboardet er business intelligence som en service. Det er et redskab, Berendsen stiller til rådighed for deres kunder for at hjælpe dem med at performanceoptimere deres egen brug af Berendsens produkter i forhold til deres produktion. Det kan være at hjælpe kunden med at monitorere, om tøjet vaskes ofte nok til at leve op til certificeringskrav. Det kan være, om der er tøj i overskud, dvs. om de har et for stort lager i forhold til faktisk forbrug. Det kan være at kigge på pris pr. medarbejder eller hotelværelse for at se, om der er afdelinger i forretningen, der er mindre effektive.

90

91

Ide 5: Mit sunde arbejdsliv (app)

Vurdering af effekt og omkostninger

”Mit sunde arbejdsliv” er vores bedste bud på en digital løsning til en delmængde af den nye ”løst” tilknyttede medarbejdertype med den viden, vi har om denne type. For dem, der tager løsningen til sig, vil effekten på deres arbejdsmiljø formodentlig være høj. Men udfordringen er og bliver at få dem til det. Samtidig er der ganske store omkostninger forbundet med at lave en god app med den relativt høje kompleksitet ”bag facaden”, som denne app ville have.

Løsningen

Løsningen er rettet mod den nye ”medarbejder”-type, de ”frie fugle” eller ”prækariatet”. Tanken er, at man, når man begynder på et nyt job, let og hurtigt kan:

Afsøge, hvilke ting man skal være særlig opmærksom på i denne type job/virksomhed for at passe godt på sig selv, hvordan man selv kan forebygge skader/uheld, og hvilke krav man eventuelt vil kunne stille til arbejdsgiveren (det sidste ville ikke være typisk for denne type medarbejdere). Løsningen hjælper med at udføre en slags meget forenklet ”risikoanalyse” for et konkret arbejde.

Give forslag, som kobler sig på egen virkelighed og ikke på ideelle fordringer. Hvis man fx laver meget af sit arbejde på caféer, eller mens man er på farten, nytter det ikke noget at komme med bud på siddestillinger, der antager, at man har en indstillelig kontorstol og et hæve-sænkebord – men snarere at komme med råd til, hvordan man kan minimere belastningerne under de forhold, der nu en gang er.

Slå ”arbejdssundheds”-relaterede spørgsmål op og få et begrænset antal mulige svar (baseret på virksomhedsprofil/jobtype og egen profil) at vælge imellem og derfra få kort og præcis information.

Registrere, hvilke ”belastninger” det given job udsætter en for (ud fra et afgrænset sæt af mulige belastninger relevant for denne type arbejde, fx graden af tunge løft, graden af stress, graden af udsættelse for forskellige miljøpåvirkninger, graden af stillesiddende arbejde etc.). Man kan også registrere retrospektivt om tidligere arbejdsforhold, når man tager app’en i brug.

Registrere, hvad man selv opfatter som arbejdsbetinget sygdom.

Man kan registrere flere samtidige jobs i app’en og også jobs af kort varighed. Så interfacet skal være meget simpelt og let anvendeligt.

Omkost-ning

Positiv

effekt

Høj

Lav Lille Stor

92

App’en kan evt. anvende de redskaber, der i dag findes i smartphones, til registrering af fysisk aktivitet og andre helbredsoplysninger og fx sættes til at give forskellige alarmer, når en given belastning er i fare for at blive for høj over tid.

Man kunne også forestille sig, at man kunne dele sin ”arbejdssundhedsstatus” med udvalgte personer (fx kæresten eller udvalgte venner), så de kunne se, om man ”passer på sig selv” – noget man kender fra forskellige fitness-, sundheds- og diæt-apps. Eller man kunne sammenligne sig med andre med samme ”profil” som en selv (fx nogle, der fokuserer på fitness, diæt eller vægttab).

Tanken er, at app’en følger individet fra job til job og vil over tid fungere som en slags personlig arbejdsmiljølog.

Som de andre løsninger vil app’en med brugerens tilladelse kunne dele data anonymt med Arbejdstilsynet.

En native-app skal udvikles og vedligeholdelse til i hvert fald to mobile operativsystemer (Android og iOS), hvilket man undgår ved at bruge webteknologi. Når vi alligevel foreslår en app til denne ide – og ikke et website – er det fordi, vi tror, det er centralt i forhold til målgruppen, at det fremstår som en kontinuerlig brugeroplevelse med performance, design og UX på niveau med andre app-baserede services, med hvilke brugerne i dag er forvænte med. En app udvider mulighederne for brug af sensorer (heriblandt kamera) samt muligheder for løbende at engagere brugeren via push-notifikationer og lokationsspecifikke interaktioner. En native-app giver således markant bredere rammer for at engagere brugeren end et responsivt website samt et mere solidt grundlag for tidssvarende brugeroplevelser generelt.

Rationalet

De fleste skifter i dag job mange gange i løbet af deres arbejdsliv, og flere skifter også branche. Samtidig er der en voksende gruppe, som ikke har et typisk ansættelsesforhold, men er løst tilknyttet som freelancere, konsulenter, netværksagenter etc., og som ikke har en traditionel ”medarbejder”-identitet. De har skiftende arbejdssteder og arbejder ofte hjemme, på caféer, i bilen etc. Deres ”arbejdsmiljø” er ikke knyttet til en bestemt virksomhed eller fysisk lokation, men er noget, de ”har med sig”.

Strategisk forankring: Sikre motivation og viden i kontekst af nye organisations- og arbejdslivsformer.

Målgruppe: ”Frie fugle” med løsere tilknytning til arbejdspladserne og jævnlige skift i arbejdskontekst. Et eksempel på personaer ift. brugerinddragelses kunne være Carstens ”medarbejdere”, men også løst-/kortids-ansatte medarbejdere i fx hotel- og restaurationsbranchen og inden for undervisning kunne være i målgruppen.

Centrale udfordringer for brugerne Den nye ”medarbejder”-type oplever ikke, at de kan have et potentielt problem i forhold til deres ”arbejdsmiljø”, men nok at de kan have et i forhold til deres sundhed. De er måske typisk heller ikke længe nok i et enkelt job til, at de begynder at forbinde evt. gener med specifikke arbejdsmiljø-betingelser.

Denne ide er ikke baseret direkte på brugerudsagn, men på interviews med ledere, blandt andet en start-up og en socialøkonomisk virksomhed, om deres udfordringer med at arbejde med ”arbejdsmiljø” og involvere deres ”medarbejdere”. Derudover baserer vi denne ide på fremherskende teknologiske og livsstilsmæssige trends.

93

Den nye type af medarbejder tænker ikke nødvendigvis sig selv som medarbejder og forbinder ikke sin sundhed med ”arbejdsmiljø”. Nogle af denne medarbejdertype kan antageligt nås ved at koble løsningen på deres motivation til at leve sundt og på den aktuelle bølge af selvmonitorerings- og sundheds-apps, fitness-armbånd, smartwatches etc. Motivationen for disse brugere vil altså være ”min personlige sundhed”, som bygger broen til den arbejdsrelaterede sundhed og sikkerhed. Tanken er, at brugen af app’en gradvis opbygger bevidsthed, viden og kapacitet til at tænke arbejdsrelateret sundhed med i sin hverdag.

Afsæt

Afsættet for denne løsning er alene Arbejdstilsynets viden og data om arbejdsmiljøproblemer i de relevante brancher.

Constraints og udfordringer

Der er her tale om en løsning, der skal nå brugere, der er svære at nå. Det betyder, dels at det kan være svært at få løsningen ud til brugerne, dels at det kan være svært at koble sig på deres evt. eksisterende sundhedsmotivation. Det gør det blandt andet oplagt at tænke i, hvordan Mit sunde arbejdsliv kan understøttes tværmedialt, fx med kommunikation i samarbejde med Start & Vækst, med relevante fagforeninger og gennem sociale medier, målrettede reklamer eller med GO-CARDs, delt ud på caféer. Da der desuden er tale om en app, man typisk ikke bruger til daglig – ja, måske endog med ganske store mellemrum – kan den let komme til at være endnu en app, man downloadede, fordi den lød interessant, men som man siden glemte alt om, hvis ikke det kan lykkes at forankre dens relevans i noget, man i forvejen gør, fx for nogle dele af målgruppen, i forhold til sundhed, fitness etc.

Særligt de unge/yngre brugere, som ofte ser sundheds- og belastningsproblemer som noget, der ligger langt ude på den anden side af horisonten, kan være svære at nå. Her kunne man måske forestille sig, at et socialt/komparativt element kunne have betydning, men det er ret usikkert. Et alternativ kunne være at indbygge app’ens kernefunktionalitet i eksisterende sundheds-/fitness-apps, men dels har selve kernefunktionaliteten et omfang, der kan gøre dette mindre attraktivt, dels vil det kræve, at det kunne gøres på en måde, så alle private aktører, der ønsker det, kunne gøre det. Og så taler man måske snarere om et designkoncept og et sæt API’er end om en app (se ”Støttetiltag og principper” ovenfor).

En app skal løbende vedligeholdes, og det koster. Men det gælder for denne som for de andre apps i idekataloget, at en stor del af vedligeholdelsen ligger i vedligeholdelsen af de bagvedliggende data og informationsressourcer og ikke i app-interfacet, data og informationsressourcer, der langt hen ad vejen også tjener som fundament for andre løsninger (fx virksomhedens arbejdsmiljøportal). Det er heller ikke givet, at alle data, som er tilgængelige i app’en, skal ligge i app’en. Fx kan videoer med fordel ligge på eksempelvis YouTube, som alle smartphones har en player til.

Data

Løsningen vil i høj grad trække på Arbejdstilsynets data om forskellige risici i forskellige brancher/ jobtyper. Samtidig vil løsningen med brugernes tilladelse kunne give Arbejdstilsynet anonymiserede data om brugernes registreringer af risici og belastninger, som kan anvendes blandt andet til yderligere at målrette informationen.

94

I tabellen herunder præsenteres et overblik over data til app’en ”Mit sunde arbejdsliv”:

Data u

d

Hvilke data præsenteres Eksisterende data Arbejdstilsynets data om udvalgte branchers status: tilsyn, påbud, arbejdsulykker, arbejdsmiljøproblemer. Nye data De sundhedsoplysninger mv., som brugerne indtaster.

Formål Ved at præsentere data om den udvalgte branche får brugeren mulighed for at sammenligne sig med ligesindede.

Problemer og risici Virksomheder uden klart branchetilhørsforhold, eller hvor brugeren ikke kender branchen, kan betyde, at der ikke kan vises målrettet information.

Data in

d

Hvilke data inddateres af brugeren

Nye data Branche. Egne sundheds- og arbejdsmiljøoplysninger.

Formål At brugeren kan få målrettet information og svar på spørgsmål baseret på egen situation. Data kan overføres anonymt til Arbejdstilsynet.

Problemer og risici Brugerne kan være tilbageholdende med at inddatere brugerprofil ud fra privacy-hensyn, eller fordi det ikke giver dem værdi.

Tabel 9: Overblik over mulig dataanvendelse og datagenerering i ”Mit sunde arbejdsliv”

Alternative aktørers rolle

Udvikling og afprøvning af løsningen kunne med fordel ske i samarbejde med virksomheder (fx Falck), der allerede har succes med sundheds-apps, og med relevante netværk, der kan nå disse medarbejdertyper. Man kunne også samarbejde med andre aktører, der kan have en interesse i at udvikle denne type værktøjer til deres interessenter (fx fagforeninger). Det samme gælder udbredelsen af app’en, hvor navnlig netværk og sociale medier kunne tænkes at kunne spille en rolle.

Eksempel

Caspar er freelance grafiker. Hans arbejdsplads er hans laptop – og så den store skærm, han har derhjemme. Han er typisk på et projekt 1-3 måneder ad gangen, sommetider arbejder han hos kunden, sommetider hjemme og ofte på farten, på en café, eller hvor han ellers kan komme til det. Indimellem har han længere projektansættelser, og i perioder har han også lejet sig ind i et freelance-kontorfælleskab, men det har han ikke altid råd til, synes han. Caspar går meget op sin sundhed og i fitness og har flere forskellige sundheds-/fitness-apps, han bruger jævnligt, og han er også begyndt at bruge et smartwatch. På tv-skærmen nede i fitnesscentret så han for nylig et spot, der handlede om en app, der kunne hjælpe en med at passe på sig selv i arbejdslivet. Han downloadede den med det samme, mens han var på løbebåndet.

Når man åbner app’en, kan man vælge at se små, korte videoer, hvor 10 kendte fortæller, hvordan de passer på sig selv i deres arbejdsliv (man vælger selv, hvilke og hvor mange man vil se). Eller man går direkte til et konfigureringsbillede, hvor man ved at svare på nogle simple spørgsmål og rate nogle af dem med en ”slider” (fx hvor stor en del af arbejdsdagen sidder du ned: 0-100 %) kan sætte app’en op til at fokusere på det, der er vigtigt med det arbejde, man selv har. Det tager fem minutter, og så er han klar.

Han kan nu se de fem vigtigste ting, han skal være opmærksom på, hvis han vil passe på sig selv. Hvert emne er kort beskrevet og har link til en lille YouTube-video, der viser, hvordan man kan forebygge og

95

løse problemer. Caspar er meget interesseret i alt, hvad der har med siddestillinger etc. at gøre, så det bruge han lidt tid på. App’en har fået at vide, at han har skiftende arbejdssteder og meget stillesiddende arbejde, og han får derfor også mulighed for at se alternative løsninger. Fx er der en, der hedder ”at arbejde på en café”, der giver ham nogle god fif til, hvordan han med simple midler (som han kan have med sig i rygsækken) kan sidde nogenlunde fornuftigt, også på caféen.

Caspar opdager nu, at der er en funktion, der hedder ”Dit arbejdsliv”. Her kan man oprette ”Arbejdspladser” og svare på nogle få spørgsmål om hver af sine arbejdspladser for derefter at få et samlet billede af de belastninger, man aktuelt udsætter sig selv for. Man kan, hvis man vil, også oprette tidligere arbejdspladser, og det giver mulighed for at se noget om belastninger over tid. Casper opretter de forskellige typer af arbejdssteder, han har nu, og cirka hvor meget tid han er på hver. App’en fortæller ham, at han samlet set udsætter sig selv for belastninger, der kan give ryg- og nakke-skulderproblemer, og den rater de forskellige arbejdspladser ud fra, hvilke der giver størst problemer.

Endelig opdager Caspar, at app’en kan bruge de sensorer, der er i hans smartphone, så han fx kan sætte den til at give en alarm, hvis han har siddet for meget ned, gået for lidt etc.

Efterhånden bliver det en vane for Caspar, hver gang han begynder at arbejde et nyt sted, at hive app’en frem, lave et check af arbejdsstedet og sørge for, at han får indrettet sin arbejdsplads optimalt.

Amanda er studerende og arbejder på deltid på en bar. Der er fuld fart på, når hun er på arbejde, og oplæringen er minimal og består mest af sidemandsoplæring. Hun har også et andet deltidsjob, hvor hun gør rent på et hotel. Hun kan godt mærke, at hun indimellem har ondt forskellige steder, men tilskriver det i første omgang, at hun nok bare er i dårlig form. Men så ser hun en omtale på Facebook af den her app, der kan hjælpe en med at passe på sig selv i arbejdslivet. Hun downloader den på et øjeblik og har på 15 min. fået oprettet sine to arbejdspladser og fået et overblik over, hvad hun skal passe på samt adgang til små videoer om hvordan. Blandt andet går det op for hende, at hun løfter helt forkert, når hun skal flytte rundt på ølkasser og fustager, og at der er noget galt med de redskaber, de bruger på hotellet. Hun viser videoen om, hvordan man skal løfte, til de andre på baren, og det fører til, at de tager en snak med barchefen om at få en fagperson ud en dag og give dem et ”løftekursus”. Hun taler med sin chef på hotellet, og han lover, at de snart vil få nogle bedre redskaber (der er billeder i app’en af, hvad det fx kunne være).

Ide 6: Fælles referencestruktur for handlingsorienterede vejledninger

Vurdering af effekt og omkostninger

Teknisk er det ikke en kompleks opgave at lave et registreringssystem og en webservice, der stiller det til rådighed for forskellige løsninger. Men etableringen af taksonomierne, den indledende registrering og den løbende vedligeholdelse vil være ressourcekrævende. Vi mener til gengæld, at effekten af at gøre det lettere for de mange, der faktisk er motiverede for at finde handlingsorienteret information, at finde den og at integrere denne mulighed i alle løsningerne, som skitseret i dette idekatalog, kan være stor. Et eksempel på dette er den opmærkning af data om butikker mv, der betyder, at Google kan vise åbningstider, ”lukket nu” og anden central information. Det vil bringe handlingsorienteret information væsentlig tættere på i de situationer, hvor der er behov for det, også for de brugere, der i dag har begrænset kapacitet og motivation.

96

Løsningen

Løsningen skal gøre det muligt at mappe handlingsorienterede vejledninger op imod en fælles emnestruktur, uanset hvor de ligger, og hvilken sitestruktur der anvendes, der hvor de ligger. Man skal kunne søge direkte i emneordsdatabasen, men den skal også kunne stilles til rådighed for andre systemer som en service.

Den fælles temastruktur kunne fx bestå af:

En systematisk, hierarkisk emneordsliste, hvor topniveauet kan være temaer som fx mobning, løft, etc., som så kan underinddeles evt. i flere niveauer, hvor relevant.

En brancheliste (gerne simplere end det fulde branchekodesystem).

En hierarkisk liste over situationer/opgaver.

En hierarkisk liste over materialetyper/maskiner, fx fustager, vinkelslibere, betonelementer.

En liste over medie-/indholdsformer, fx video, tekst, tegneserie, fotoserie, casebeskrivelse, regel etc.

Tanken er, at det materiale, man ønsker at stille til rådighed, dels registreres (med URL og emneord m.m.) i den fælles temastruktur, dels (hvor det er muligt) tagges med de nøgleord, der vælges i strukturen (så de kan findes af søgemaskiner ud fra samme emneord).

Registreringen skal være så simpel som mulig. Fx kan man ”nøjes” med at kræve, at materialet registreres på topniveau i alle eller udvalgte lister, nævnt ovenfor. Materialet registreres desuden med oplysninger om udgiver og evt. begrænsninger i adgang og i brugen af materialet.

Løsningen (eller noget tilsvarende) er på mange måder en forudsætning for mange af ideerne i dette katalog, da de stor set alle i et eller andet omfang forudsætter, at man let kan mappe fra problemer, hændelser, observationer etc. til handlingsorienteret viden.

Rationalet

Der findes en mængde handlingsorienteret vejledningsmateriale, som virksomhederne kan anvende direkte i formidlingen af løsninger på konkrete arbejdsmiljøproblemer/spørgsmål. De er bare vanskelige at finde. En registrering af disse materialer i en fælles temastruktur kunne være et redskab, der kunne binde de mange forskellige rådgivnings- og vejledningsressourcer sammen, uden at det ville kræve, at de enkelte aktører skulle ændre fundamentalt i deres eksisterende websites etc.

Strategisk forankring Let adgang til situationsrelevante rådgivningsressourcer.

Omkost-

ning

Positiv effekt

Høj

Lav Lille Stor

97

Målgruppe Alle aktører i virksomhederne, der er interesserede i at opsøge handlingsorienteret vejledning om arbejdsmiljøspørgsmål. Eksempler på brugerinddragelse ift. personaer, hvis behov kunne adresseres af denne løsning, kunne være Kåre, Vicky og Frederik.

Centrale udfordringer for brugerne Et gennemgående brugerbehov er muligheden for at kunne koble konkrete arbejdsmiljørelaterede problemer/spørgsmål med konkret, kontekstrelevant, handlingsorienteret viden og meget gerne viden, som er velegnet til at videreformidle til ”manden på gulvet” – en formidling, som ofte sker mundtligt. Parallelt hermed giver mange af brugerne udtryk for et ønske om at kunne få denne type vejledning i forbindelse med tilsyn.

De fleste af deltagerne i brugerinddragelsen havde forsøgt at finde handlingsrettet information og havde haft svært ved at finde det eller havde slet ikke fundet noget. At finde information forudsætter både motivation og kapacitet. Man skal naturligvis i første omgang være villig til at opsøge information, og så skal man have tilstrækkelig viden og tid til at søge. Opleves det som svært og tidskrævende at finde noget, man kan bruge, vil man på et eller andet tidspunkt give op (og her kan høj motivation gøre, at man bliver ved længere). Opleves det omvendt som let at finde det, kan det i sig selv bidrage til at styrke motivationen.

I det omfang de relevante ressourcer overhovedet findes, findes de hos mange forskellige aktører, herunder de ”officielle” som BAR’erne og VFA og i et vist omfang hos Arbejdstilsynet selv eller hos andre virksomheder, leverandører etc. Informationen vil ofte være struktureret og benævnt og skulle fremsøges på forskellige måder hos de forskellige aktører, og det gør det svært og tidskrævende at finde netop den handlingsorienterede vejledning, der kunne være relevant for den konkrete situation. I forhold til tilsynssituationen er der yderligere den udfordring, at konkret rådgivning kan komme i strid med myndighedsrollen.

Brugerundersøgelsen26 understreger også behovet for at få de eksisterende formidlingsprodukter ud at virke og leve. De vurderes typisk til at være af høj kvalitet, men at kun få kender dem, og slutbrugerne angiver, at det er svært at finde relevant – dvs. aktuel og specifikt løsningsorienteret viden på At.dk, er blandt årsagerne til den udbredte brug af Google.

Brugerudsagn:

Behovet for at kunne finde relevant handlingsrettet information i direkte forlængelse af en konkret observation eller et konkret problem eller hændelse er afspejlet implicit eller eksplicit i brugerudsagnene, vist ved flere af de øvrige ideer i kataloget.

Bidrag til bedre arbejdsmiljø Når virksomheden/aktøren er motiveret for at opsøge information, der kan hjælpe ham til at handle i forhold til et arbejdsmiljøproblem, skal vejen fra motivation til handling være så kort som muligt. Det handler altså om at møde motivation med ressourcer, der opbygger kapacitet til at handle. I det omfang det kan gøres let tilgængeligt at finde handlingsorienterede ressourcer, er det antagelsen, at det i sig selv kan befæste/styrke motivationen.

26 Brugerundersøgelsen af Arbejdstilsynets kommunikationsindsats (Rambøll, 2016).

98

Afsæt

Den eksisterende emnestruktur på At.dk og de egnede materialer, Arbejdstilsynet selv måtte have, kunne være et afsæt. Dertil kommer registreringerne af virksomhedernes opfølgning på tilsyn, som ofte vil have en konkret og handlingsrettet karakter.

Constraints og udfordringer

Man skal kunne blive enig om et emneords-inventar med den nødvendige og tilstrækkelige detaljeringsgrad, og det kan måske vise sig vanskeligt. Aktørerne skal desuden være villige til at bruge ressourcer på at registrere/tagge deres materialer og på at vedligeholde denne registrering, så forældet materiale fjernes, og nyt materiale løbende tilføres. Derudover skal materialet systematisk relateres til situationer, arbejdsprocesser, brancher og fag/jobtype, hvilket kan være ressourcekrævende. Det er derfor vigtigt, at man finder det nødvendige og tilstrækkelige detaljeringsniveau i registreringen.

Data

Ud over eksisterende emneordsstrukturer og andre eksisterende klacificeringshierarkier er der ikke umiddelbart nogle af Arbejdstilsynets data, der synes at komme i spil. Men brugen af løsningen vil kunne generere data om, hvad der søges efter, af hvem, og om de finder det – og hvis der indbygges en feedback-mekanisme – hvad de får ud af det. Jævnfør beskrivelsen af ide 9.

Alternative aktørers rolle

En del relevante vejledninger kan være udarbejdet af andre virksomheder eller af leverandører – eller sågar af virksomhedens kunder. I det omfang disse er villige til at stille et sådant materiale til rådighed for andre, vil det kunne øge løsningens værdi. Det forudsætter dog, at der sker en form for kvalitetssikring af, at materialet har en hvis lødighed, og at nogen påtager sig ansvaret for at fjerne materialet, når det ikke længere er relevant. Materiale fra virksomheder, leverandører etc. ville formodentlig som nævnt skulle have anden status end materiale fra ”officielle” kanaler.

Eksempel

Bjarne er barchef i en ølbar i indre by. Han får besøg af tilsynsførende Susanne fra Arbejdstilsynet. På sin runde med Bjarne bemærker Susanne, at pladsen i kælderen, hvor fustagerne står, er meget trang, og at de står i flere etager. Hun spørger Bjarne, hvordan de håndterer flytningen af fustagerne. Han forklarer den lidt omstændelige procedure, de har været nødt til at indføre. Susanne anerkender, at de har forsøgt at finde en arbejdsmiljømæssig forsvarlig procedure, men kan stadig se nogle udfordringer. Bjarne spørger, om hun ikke kan foreslå en bedre måde at gøre det på. Susanne trykker ”Find råd” på sin tablet og vælger temaet ”Løft”, branchen ”Caféer, barer og restauranter” og materialet ”Fustager”. Hun kan nu se, at der er fire hits. Hun trykker og får en oversigt: Der er en vejledning fra en BAR, der er en video fra et bryggeri, en planche fra et stort udskænkningssted i Tivoli. Hun vælger at se videoen sammen med Bjarne – og den giver ham en god ide til, hvordan de kan gribe det bedre an. Hun spørger, om han vil have tilsendt et link til det materiale, de har fundet, og det vil han gerne. Linket linker både til de tre materialer, men også til den søgning, Susanne lavede, så han selv kan arbejde videre med den, hvis han vil.

99

Ide 7: Arbejdsmiljøhåndbogen (app)

Vurdering af effekt og omkostninger

Den informationsmæssige infrastruktur for denne app ligger i høj grad i ”Virksomhedens arbejdsmiljøportal”, men det vil være en stor opgave at gøre den centrale funktionalitet tilgængelig på en simpel måde i en app. Og gode apps er relativt dyre at udvikle. Samtidig er det vores vurdering, at det at få arbejdsmiljøet ”i lommen” på ejeren af en nystartet virksomhed og menige medarbejdere og arbejdsmiljørepræsentanter i alle typer virksomheder kan have en ganske stor arbejdsmiljømæssig effekt.

Løsningen

Løsningen er en app, som kan fungere som en håndbog, et værktøj og en adgang til indblik i virksomhedens arbejdsmiljøprocesser. Der er langt hen ad vejen tale om en app-udgave af ”Virksomhedens arbejdsmiljøportal”, men i en forenklet form og målrettet forskellige aktører. Tanken er, at denne ene app kan anvendes af ejeren af en nystartet virksomhed til at komme i gang med det mest basale i arbejdsmiljøarbejdet (og her altså fungere som en interaktiv, målrettet ”startpakke”), at den kan anvendes af arbejdsmiljørepræsentanter til at understøtte deres rolle i arbejdsmiljøarbejdet og af menige medarbejdere. Hvilket ”ansigt” app’en har, afhænger af den rolle brugeren har defineret for sig selv.

Tanken med at have en app til tre forskellige målgrupper er, dels at folk skifter roller, som tiden går, og at det derfor er en fordel, at man allerede har app’en på sin telefon og kender den, dels at det er lettere at vedligeholde og markedsføre en app end tre. Desuden vil størstedelen af den bagvedliggende infrastruktur være den samme for alle tre. Hvis kompleksiteten i en sådan ”fleksibel” app er for stor, kan man overveje at udvikle tre apps med en fælles identitet som ”Arbejdsmiljøhåndbogen: Den nystartede virksomhed”, ”Arbejdsmiljøhåndbogen: Medarbejderen”, ”Arbejdsmiljøhåndbogen: Arbejdsmiljørepræsentanten”.

Der er både indholdsmæssigt og konceptuelt et vist overlap mellem denne ide og ideen om ”Mit sunde arbejdsliv”. Men hvor den sidste er rettet mod de ”frie fugle”, uden nogen stærk tilknytning til en enkelt arbejdsplads, er den første rettet mod aktører med mere fast tilknytning til en virksomhed og med større sandsynlighed for at være involveret i ”traditionelle” arbejdsmiljøprocesser som tilsyn, (indberettede) ulykker og APV. Vi har skønnet, at målgrupperne for og ”identiteten” på de to apps er tilstrækkelig forskellige til, at det giver mening i hvert fald i konceptfasen at arbejde med to apps, og at

Omkost-ning

Positiv

effekt

Høj

Lav Lille Stor

100

det kun ville gøre en i forvejen kompleks app endnu mere kompleks, hvis den skulle kunne have endnu en ”identitet”.

App’en kan konfigureres til at passe til virksomhedstype, branche, størrelse og arbejdsmiljøerfaring og til, hvilken rolle man har i virksomheden.

Med app’en kan man som nystartet virksomhed fx:

Lave en ”risikoanalyse” af arbejdspladsen og processerne med udgangspunkt i de mest centrale risici for den pågældende type virksomhed (og her skal løsningen fokusere på de 3-5 risici, der har størst betydning).

Få handlingsrettet info om, hvordan man kan forebygge de identificerede risici – og evt. om, hvad andre har gjort.

Få besked om tilsyn og kunne ombooke tilsyn (altså uden i første omgang at skulle tilgå arbejdsmiljøportalen eller åbne e-Boks).

Registrere observationer og hændelser i et simpelt interface, der i høj grad bygger på billeder, videoer, tale og brug af grafiske symboler (så lidt tekst som muligt) – han kan også vælge i stedet at lave en anmeldelse til Arbejdstilsynet.

Slå arbejdsmiljøspørgsmål op og få handlingsorienterede svar.

Når virksomheden vokser, kunne app’en for medarbejdere desuden have to medarbejderrettede områder, som alt efter, hvordan virksomheden konfigurerer den, kunne have funktioner som fx:

Min trivsel (evt. i sammenhæng med APV-værktøjet): o Her kan medarbejdere se, hvad han selv svarede ved den seneste APV. o Sammenligne med, hvad den samlede APV viser (mine kollegers trivsel). o Sammenligne med, hvad APV fra andre i samme branche viser. o Besvare APV’er – som kan være større, årlige undersøgelser eller små, månedlige

barometermålinger.

Min tryghed: o Her kan medarbejderen se, hvilke hændelser (ulykker, stress, mobning, nær-hændelser,

observationer) han evt. selv har indberettet, og hvad der er gjort ved dem. o Se hvilke hændelser, der er indberettet på arbejdspladsen, og hvad der er gjort ved dem. o Registrere hændelser og observationer.

Derudover kan app’en indeholde virksomhedsspecifikke moduler og bruges af virksomheden til både at pushe vigtig information, spørgeskemaer, tests, quizzer eller sågar ”spil” ud til medarbejderne.

Endelig kunne app’en have særlige moduler for arbejdsmiljørepræsentanter, med fx:

En AMR-håndbog.

Et nyhedsmodul for arbejdsmiljørepræsentanter, hvor Arbejdstilsynet kunne pushe målrettet information ud.

Et netværksmodul, hvor arbejdsmiljørepræsentanterne kan være i kontakt med kolleger i tilsvarende virksomheder.

Adgang til nogle af de samme funktionaliteter som den nystartede virksomhed.

Introduktion til app’en kunne være et element i AMR-uddannelsen.

Endelig kunne udvalgte kernefunktioner i app’en findes på andre sprog end dansk, og/eller man kunne installere et særligt modul i app’en, der giver en introduktion til arbejdsmiljø for fremmedsprogede.

101

Som for de øvrige apps i idekataloget er en alternativ mulighed at udarbejde design frameworks og API, som gør det muligt for andre at indbygge tilsvarende funktionaliteter i deres apps.

Alternativet til den høje grad af brugertilpasning, som gør app’en meget kompleks under overfladen, kunne være at se den som en APP-familie med en fælles designmæssig identitet og en fælles kerne af funktionaliteter eller – mere radikalt – at se app’ens funktioner som plug-in elementer, der sammensættes til de forskellige versioner af arbejdsmiljøhåndbogen, eller indlejres som plug-ins i andre apps som fx egenkontrolværktøjet eller ”Mit sunde arbejdsliv”.

Rationalet

Strategisk forankring Sikre adgangen til basisværktøjer for små virksomheder, let adgang til situationsrelevante rådgivnings-ressourcer, sikre transparens, overblik og sammenhæng for alle aktører.

Målgruppe Ledere i nystartede virksomheder, arbejdsmiljørepræsentanter og medarbejdere i alle typer virksomheder (måske på nær de ”frie fugle”). Det oplagte eksempel på personaer ift. brugerinddragelse kunne være Carsten (leder af nystartet virksomhed), og for de andre to roller kunne det være Birgitte (medarbejder) og Jette (arbejdsmiljørepræsentant).

Centrale udfordringer for brugerne For den nystartede virksomhed er der rigtig meget, man skal tage stilling til og have overblik over. Arbejdsmiljø kommer let i baggrunden her og dukker måske først op, når Arbejdstilsynet kommer på besøg, eller der sker en ulykke. Her er der brug for et eget simplet værktøj, der kan hjælpe med at få styr på det absolut mest basale. Der er ikke brug for masser af information, men for noget, man kan bruge til at ”analysere” risici – og forebygge dem i handling.

Desuden kan medarbejderne – og til dels arbejdsmiljørepræsentanterne – opleve, at det er svært at følge med i de arbejdsmiljøprocesser, man selv har været en del af (fx en hændelse, observation eller APV), og for medarbejdernes vedkommende også aktivt at deltage fx ved at indrapportere observationer og hændelser eller ved selv at finde løsninger på et konkret problem.

Brugerudsagn:

”Arbejdsmiljø dukkede først op, da Arbejdstilsynet efter et år meddelte, at de ville komme på besøg”.

”Arbejdstilsynet laver lange vejledninger, man ikke har tid til at læse. Tager for lang tid at grave det ud af den megen tekst, som er relevant for virksomheden/situationen, særligt når man intet ved om arbejdsmiljø i forvejen”.

”Arbejdsmiljøet kommer kun på dagsordenen, når der sker noget – hvis folk falder over noget eller er synligt utilpas på grund af manglende ventilation eller for høje temperaturer i et lokale. Det er ellers ikke noget, man taler om. Ikke noget, der tages op af ledelsen. Jeg er aldrig blevet orienteret om rettigheder og regler, og det er mig bekendt ikke noget, der berøres, når nye medarbejdere skal introduceres”.

”Vi har ingen procedure, ud over at de principielt skal ”vises” APV-mappen. Om de så får det, om de kigger i den, og om de tager noget af det ind, der står – er en helt anden sag”.

102

Bidrag til bedre arbejdsmiljø For den nystartede virksomhed er det antagelsen, at der er en klar sammenhæng mellem kapacitet – altså oplevelsen af, at det her er noget, jeg kan finde ud af og magte – og motivation – det giver mening og gør en positiv forskel. Giver man virksomheden et simplet handlingsorienteret redskab, er antagelsen, at man får skabt en god spiral og en god begyndelse på arbejdsmiljøarbejdet.

For den enkelte medarbejder handler det først og fremmest om at opbygge kapacitet ved gøre det meget let for dem at handle (observationer, hændelser, problemløsning) og at gøre arbejdsmiljø-processerne – særligt dem, de selv har en aktie i – transparente. De skal kunne se, at det, de gør (fx registreringer, APV), styrker motivationen.

For arbejdsmarkedsrepræsentanterne er det antagelsen, at motivationen er til stede, og at det først og fremmest handler om at understøtte opbygningen af kapacitet – gennem adgang til at følge med i processer, deltagelse i netværk med andre arbejdsmiljørepræsentanter og adgang til nyheder og information, rettet mod dem.

Afsæt

Afsættet er den eksisterende startpakke og eksisterende materialer til arbejdsmiljørepræsentanterne.

Constraints og udfordringer

Som omtalt tidligere, kan det være vanskeligt at nå nystartede virksomheder, at nå dem tidligt i forløbet og at få dem til at handle på den information, de får. Det vil kræve, at man kan gøre brug af tværmediale faktorer, herunder alternative aktører som rådgivere og investorer (som kan nå virksomheden direkte og allerede inden, den er registreret officielt) og/eller en højere grad af opsøgende virksomhed (telefonopkald, mails uden for e-Boks etc.) til virksomheden, så snart den er registreret (evt. målrettet særlige brancher).

En løsning som denne kommer kun ”i lommen” på menige medarbejdere, hvis virksomheden aktivt promoverer det. Det skal virksomheden kunne se en fordel i, fx fordi det øger forebyggelsen og mindsker antallet af hændelser. Men det betyder så også, at app’en vil have størst chance for udbredelse i de virksomheder, der allerede er motiverede/har styr på arbejdsmiljøarbejdet.

Data

Den høje grad af konfigurerbarhed i løsningen betyder, at den i høj grad må trække på Arbejdstilsynets data om forskellige typer af arbejdsmiljøudfordringer, i forskellige typer af virksomheder, brancher mv. Samtidig vil app’en kunne generere en mængde data om hændelser, risikoanalyser og videnssøgningsadfærd, som kan bruges til at målrette information og aktiviteter (herunder tilsyn).

I tabellen herunder præsenteres et overblik over data til ”Arbejdsmiljøhåndbogen”:

Data u

d

Hvilke data præsenteres Eksisterende data Arbejdstilsynets data om udvalgte branchers status: tilsyn, påbud, arbejdsulykker, arbejdsmiljøproblemer. Nye data Virksomhedens egen APV og øvrige oplysninger, der inddateres af brugeren – se nedenfor.

Formål Ved at præsentere data om den udvalgte branche får brugeren mulighed for at sammenligne sig med ligesindede.

Problemer og risici Virksomheder uden klart branchetilhørsforhold, eller hvor brugeren ikke kender branchen, kan betyde, at der ikke kan vises målrettet information.

103

Adgang til virksomhedens egen APV kræver, at der oprettes en central registrering heraf.

Data in

d

Hvilke data inddateres af brugeren

Nye data Branche. Egne sundheds- og arbejdsmiljøoplysninger. APV.

Formål At brugeren kan få målrettet information og svar på spørgsmål, baseret på egen situation. Data kan overføres anonymt til Arbejdstilsynet.

Problemer og risici Brugerne kan være tilbageholdende med at inddatere brugerprofil ud fra privacy-hensyn, eller fordi det ikke giver dem værdi.

Tabel 10: Overblik over mulig dataanvendelse og datagenerering i ”Arbejdsmiljøhåndbogen”

Udbygges app’en med træk på data fra Arbejdstilsynet, kan der vises samme data, som nævnt i ide 1 og 2.

Opsamling af virksomhedens APV vil kræve et centralt register, hvor disse data lagres sikkert, og som løsningen kan få adgang til at vise. Det vil kræve adgangskontrol med fx NemID og NemLog-in.

Alternative aktørers rolle

Som nævnt, vil rådgivere kunne have en rolle i at få app’en ud til nystartede virksomheder. Men her kunne et samarbejde med andre myndigheder – som har kontakt med virksomheder i en tidlig fase – også være en mulighed. Det kunne fx være Fødevare- eller Erhvervsstyrelsen.

Eksempel

Carsten er ejer og leder af en start-up. Han har ikke skænket ”arbejdsmiljø” en tanke, før hans mentor nævnte for ham, at det nok var noget, han skulle overveje at sætte sig lidt ind i, både fordi han kunne få besøg af Arbejdstilsynet en dag, fordi det kunne bidrage til en høj og stabil produktivitet, og fordi det var god medarbejderpleje og dermed kunne være med til at gøre virksomheden attraktiv for nye medarbejdere. Mentoren viste ham en app, han synes, han skulle downloade.

Da Carsten åbner app’en, bliver han præsenteret for 10 spørgsmål, han skal besvare om sin virksomhed. Svarmulighederne er givet på forhånd, og selvom han skal tænke over nogle af spørgsmålene, går det ret hurtigt med at besvare dem. For hvert spørgsmål er der mulighed for at få yderligere information. Det vælger han for et af dem, og det leder ham til en 45-sekunders video på YouTube, der forklarer, hvad det handler om. Da han er færdig med at besvare spørgsmålene, viser app’en ham fem ting, han som minimum skal være opmærksom på i forhold til arbejdsmiljøet i hans virksomhed. For hver af de fem ting kan han se, hvor stort et problem det typisk er for virksomheder som hans, og hvad man kan gøre for at forebygge det. Informationen er kort og visuel (ofte videoer), og der er link til yderligere handlingsrettet information. Carsten har også mulighed for at bede om ”fem ny udfordringer” (andre ting, der kunne vær relevante at forholde sig til i forhold til virksomhedens arbejdsmiljø), men det venter han med. Han vælger dog muligheden: ”Mind mig om det senere – om en måned”.

Allerede inden måneden er gået, får Carsten imidlertid besked om, at Arbejdstilsynet kommer på besøg. Da han oprettede sig på app’en, skrev han også virksomhedens CVR-nummer, og derfor får han beskeden i app’en, samtidig med at han får brev i e-Boks. Han kan også direkte i app’en se de temaer og opmærksomhedspunkter, tilsynet vil fokusere på, og her kan han genkende alle de fem opmærksomhedspunkter, han oprindeligt forholdte sig til, plus nogle få yderligere. Han har mulighed for at få mere information om de enkelte punkter og mulighed for direkte i app’en at skrive, hvordan han har valgt at håndtere dem. Han har også mulighed for at ombooke mødet med Arbejdstilsynet, hvilket

104

han straks gør, da de gerne vil tale med nogle af hans medarbejdere, og han skal finde en dag, hvor de få faste medarbejdere, han har, og han selv har tid.

Inden Arbejdstilsynet kommer, sker der imidlertid det, at hans assistent falder over en ledning i det nyetablerede og endnu ikke helt ryddelige kontor, hvor der slet ikke er stik nok til alt det grej, de har installeret. Hun vrikker om på foden og ender med at tage på skadestuen, hvor det viser sig, at hun har brækket en knogle i foden. Hun vælger derfor at arbejde hjemmefra i en periode. Da Carsten et par dage senere har sin mentor i telefonen, nævner han uheldet, og mentoren siger, at det vist da er noget, man skal fortælle Arbejdstilsynet om, men han er ikke helt sikker. Carsten husker, at der vist var en knap i app’en, der hed noget med ”Ulykker”. Og ganske rigtigt. Her kan han hurtigt og let registrere det, der er sket. Han benytter sig af lejligheden til at tage et billede af ledningskaoset som en del af registreringen. Da han er færdig med registreringen, får han tilbudt information om, hvordan han kan forebygge, at der sker noget tilsvarende igen. Det har han været lidt i tvivl om, da lokalets indretning gør det svært at undgå ledninger på gulvet. Men det viser sig, at der findes simple og billige løsninger – som i hvert fald kan løse problemet, indtil der bliver penge til en mere permanent løsning.

Ide 8: Videreudvikling af Online APV

Vurdering af effekt og omkostninger

I sin grundform – som et APV-designværktøj med tilknyttede cases og handlingsorienteret viden – ville løsningen være relativt simpel at udvikle, og Arbejdstilsynet har allerede systematiseret den nødvendige viden for en række brancher. Omkostningerne vurderes derfor at være i den lavere ende.

Selvom effekten på arbejdsmiljøet antageligt ikke er i den høje ende, er det dog vores vurdering, at det, at det gøres lettere (også for de små virksomheder at designe en APV med gode velformulerede spørgsmål) og nemmere i designprocessen at få inspiration via fx cases og handlingsorienteret viden, vil kunne føre til bedre APV’er og mere læring i forbindelse med udarbejdelsen.

Løsningen

Løsningen skal gøre det muligt ud fra virksomhedsprofilen interaktivt at kunne designe et APV-spørgeskema med udgangspunkt i et sæt af temaer og spørgsmål, udarbejdet og kvalitetssikret af Arbejdstilsynet. Udvælgelsen kan understøttes gennem en interaktiv afdækning af, hvor virksomheden kan have særlige udfordringer (en form for risikoanalyse). Man kan tilpasse spørgsmålene, så de er relevante for ens organisation, vælge spørgsmål til og fra og tilføje egne spørgsmål. Output er et spørgeskema, som man kan printe eller bruge som udgangspunkt for at konstruere et survey i et

Omkost-ning

Positiv

effekt

Høj

Lav Lille Stor

105

surveyværktøj. Der er således ikke tale om udelukkende en digital tjekliste, men om et dynamisk, interaktivt, databaseret værktøj.

Løsningen kunne tilbyde, at man kan se, hvordan andre lignende virksomheder har konstrueret deres APV (i anonymiseret form).

Løsningen kunne også indeholde funktionalitet, der gør det muligt at afvikle en ”basis”-APV, altså sende links til skemaet ud til medarbejderne (som evt. kunne besvare dem i deres ”Mit sunde arbejdsmiljø”-app), give dem mulighed for at svare og opsamle data til efterfølgende analyse. Løsningen kunne desuden indeholde en mulighed for at danne en simpel grafisk rapport (som er kort og overskuelig) og eksportere data til analyse i andre værktøjer.

Løsningen kunne hjælpe med/give inspiration til, hvordan en APV-proces kan designes.

Endelig kunne løsningen gøre det let at finde handlingsorienterede vejledning gennem en klar kobling til andre digitale løsninger (inklusiv hvad andre har gjort), relateret til de identificerede problemer, og konstruere (og derefter kommunikere) en handleplan som opfølgning på APV’en og gennemføre en senere opfølgning på handleplanen.

I det omfang løsningen ville blive anvendt til at afvikle APV, kunne den tilbyde, at man kan sammenligne resultaterne med andres.

Centralt for løsningen er, at man guides interaktivt gennem hele designprocessen og evt. efterfølgende opstillede handlingsplan etc. Man skal ikke læse store mængder af tekst andre steder, selv omforme tjeklister til gode spørgsmål eller huske at tage højde for forhold, løsningen ikke tager højde for.

Rationalet

Strategisk forankring Sikre adgangen til basisværktøjer for små virksomheder.

Målgruppe Arbejdsmiljøansvarlige (som også kan være medarbejdere i administrative eller HR-lignende funktioner) i mindre virksomheder/virksomheder med få ressourcer afsat til arbejdsmiljøarbejdet. Eksempler på personaer ift. brugerinddragelse kunne være Frederik og Vicky.

Centrale udfordringer for brugerne Mindre virksomheder finder det i vanskeligt at finde ud af, hvordan de skal konstruere deres APV og få den afviklet på en simpel måde. De oplever, at de er nødt til at genopfinde den dybe tallerken og stykke en APV sammen fra forskellige kilder, de finder på nettet. Og de oplever, at det er svært at formulere spørgsmålene, så de kan forstås og fungere. Det kan betyde, at de er længere om at komme i gang med APV, end de burde, at APV’en får en ringere kvalitet, end den burde have, og at den ikke bliver brugt til så meget, fordi den er besværlig at rapportere og følge op på. Vi er i brugerinvolveringen ikke stødt på nogen, der har anvendt eller kendt til Online APV.

Brugerudsagn:

”Med 15-20 fritgående (og timelønnede) konsulenter kan det være svært at nå dem alle og sikre sig feedback fra dem om, hvordan det går”.

”Der er ikke rigtigt nogen, der systematisk følger op på, at der sker noget ved det – med tiden bliver en del glemt – til næste APV”.

”Arbejdstilsynet har APV-guide, men den er mere en tjekliste ja/nej, ikke særlig dialogskabende, meget fokus på Arbejdstilsynets behov = regler. Mangler meget af trivselsområdet.

106

”Risikovurdering på alle byggesager minder meget om APV. Måske de to ting kan tænkes sammen, så APV-processen bliver mere proaktiv? Kan også tænkes sammen med drills og stikprøver”.

”Den (APV) har vi haft som spørgeskema i ny og næ. Så skal vi svare på spørgsmål om ledelse, fysisk og psykisk arbejdsmiljø – multiple choice – så bliver den vel sendt ind og behandlet af nogen et sted. Jeg kan ikke huske, at vi har en opfølgning. Det kan jeg ikke huske… Jeg mener, at det er fra scratch hver gang. Ikke nogen handleplaner”.

Bidrag til bedre arbejdsmiljø Et redskab, der gør det lettere for de virksomheder, der i dag har motivationen, men finder det vanskeligt at designe, gennemføre, følge op på og få noget ud af en APV, og som gør det lettere at inddrage medarbejderne i processen, ville underbygge motivationen, styrke kapaciteten og bidrage til, at APV’erne faktisk blev gennemført i en god kvalitet, og at der blev fulgt op på dem.

Afsæt

Arbejdstilsynet har allerede i dag et Online APV-værktøj og en række APV-tjeklister, som dog i sin nuværende form ikke synes at understøtte hele processen digitalt – altså fra interaktiv udvælgelse af temaer og spørgsmål, over afvikling af APV’en, identifikation af områder, der skal gøres noget ved, finde viden/inspiration til at handle, opstille en handlingsplan, kommunikere den digitalt og følge op på den.

Der findes en række APV-værktøjer på markedet, men det er vores indtryk (ud fra de få, vi har set), at de ofte er omfangsrige, komplekse og relativt dyre, at de afrapporterer i en form, der kan være svær at overskue for den ansvarlige i en mindre virksomhed, at de ikke er koblet til ressourcer, der kan hjælpe til at handle på den viden, man får, og at de ikke understøtter udarbejdelse og opfølgning på handlingsplaner eller understøtter en let kommunikation af resultatet til deltagerne.

Constraints og udfordringer

Den største udfordring, som vi ser for dette initiativ, er, at Arbejdstilsynet – hvis man gik videre end ”kun” et APV-designværktøj – ville bevæge sig ind i et felt, hvor der er mange kommercielle aktører, og hvor man risikerer at spille private aktører af banen. Et alternativ til selv at udvikle afviklings- og opfølgningsdelen af værktøjet kunne derfor være at stille API’er, design frameworks og andre ressourcer til rådighed og samarbejde med markedet om at få udviklet løsninger, der dækker det skitserede behov. Det er dog ikke givet, at markedet er interesseret i at dele data, da det kan være en konkurrence-parameter, at man fx kan tilbyde forskellige former for benchmarking til egne kunder. Hvorvidt Arbejdstilsynet selv skal udvikle en løsning (fordi markedet evt. ikke leverer noget, der opfylder brugernes behov), eller om man skal vælge design framework/API-tilgangen, er et strategisk valg, som under alle omstændigheder forudsætter en dialog med markedet.

Data

Løsningen ville kunne opsamle data om, hvilke spørgsmål der stilles i hvilke typer virksomheder, og hvis den også indeholder afviklingsdelen (eller sådanne data kan overføres fra andre løsninger via et API), kunne data om besvarelser, handleplaner og opfølgning i anonymiseret form deles med Arbejdstilsynet.

107

I tabellen herunder præsenteres et overblik over data til ”Videreudvikling af Online APV”:

Data u

d

Hvilke data præsenteres Nye data Adgang til anonymiserede APV-data fra virksomheder. Virksomhedens egen APV.

Formål Ved at præsentere APV fra udvalgte brancher får brugeren mulighed for at sammenligne sig med ligesindede.

Problemer og risici Adgang til virksomhedens egen APV kræver, at der oprettes en central registrering heraf.

Data in

d

Hvilke data inddateres af brugeren

Nye data APV.

Formål At brugeren kan få en let løsning til APV.

Problemer og risici Brugerne kan være tilbageholdende med at inddatere APV ud fra privacy-hensyn.

Tabel 11: Overblik over mulig dataanvendelse og datagenerering i ”Videreudvikling af Online APV”

Udbygges app’en med træk på data fra Arbejdstilsynet, kan der vises samme data, som nævnt i ide 1 og 2.

Opsamling af virksomhedens APV vil kræve et centralt register, hvor disse data lagres sikkert, og som løsningen kan få adgang til at vise. Det vil kræve adgangskontrol med fx NemID og NemLog-in.

Alternative aktørers rolle

I et eller andet omfang ville det formodentlig være nødvendigt eller i hvert fald en fordel at samarbejde med markedet, også selvom man ”kun” implementerer designdelen af løsningen. Fx kunne man forestille sig, at det færdige design kan eksportere i et format, der vil gøre det lettere at opsætte i de forskellige survey-værktøjer. Man kunne også forestille sig, at Arbejdstilsynet stiller et API til rådighed for kommercielle APV-værktøjer, der direkte kunne trække på de data, der skal til for at konstruere APV-spørgeskemaet og evt. gøre det muligt at dele resultaterne i anonymiseret form.

Eksempel

Morten er direktør i en nystartet socialøkonomisk virksomhed. De fleste medarbejdere er ansat på timebetaling eller deltid og arbejder rundt omkring i landet som mentorer for udsatte borgere. De skal for første gang lave en APV og er meget i tvivl om, hvordan de skal gribe det an. Han ringer til Arbejdstilsynets hotline, og de foreslår ham, at han kan bruge Arbejdstilsynets APV-værktøj. Han finder det på Arbejdstilsynets hjemmeside, og efter at have oprettet en ”profil” for sin virksomhed ved at svare på en række spørgsmål får han vist et sæt af temaer, der kunne være relevant at have med i sin APV. For hvert tema er der et sæt af spørgsmål, man kunne stille til medarbejderne.

Morten sætter sig ned med et par af de medarbejdere, der er på kontoret den dag, og går spørgsmålene igennem. For hvert spørgsmål kan man se lidt om, hvad baggrunden for spørgsmålet er, og der er også links til materialer om, hvordan man kan arbejde med netop dette problem. De vælger ud, hvilke de synes er relevante for dem, og benytter sig af muligheden for at tilføje nogle spørgsmål selv – inden for et par af temaerne. De vælger så at trykke på ”Del”. Det generer et link, de kan klippe ind i en mail, som de kan sende ud til alle medarbejderne. Ved at klikke på linket kan medarbejderne gå ind og stemme om, hvilke spørgsmål de gerne vil have med og også selv tilføje nogen, hvis de synes. De kan på samme måde som Morten gå ind og se de uddybende forklaringer og det vejledningsmateriale, der linkes til, hvis de ønsker.

108

Morten og de to medarbejdere på kontoret går medarbejdernes feedback igennem og vælger det endelige sæt af spørgsmål ud. Igen generer de et link, som sendes ud til alle medarbejdere. Denne gang åbnes spørgeskemaet, når man trykker på linket.

Morten kan løbende følge med i, hvor mange der har svaret. Og da alle svarene er i hus, kan han – og i øvrigt alle medarbejderne – se en let overskuelig statstik over, hvad der er svaret.

Inden Morten og de to medarbejder på kontoret går i gang med at lave en handleplan, inviterer han medarbejderne til at skrive, hvad de tænker, der kunne/bør gøres. Igen kan de hente inspiration i det materiale, der linkes til direkte i det billede, hvor man får overblikket over resultaterne. Morten kan efterfølgende se et samlet overblik over, hvad medarbejderne foreslår. Det er kun nogle få, der har foreslået noget, men det er gode forslag, som han tager med i den videre proces, hvor han sammen med de to medarbejdere laver en endelig handlingsplan. Den sender han også links til ud til alle medarbejderne. Hvert punkt i handleplanen har en deadline/opfølgningsdato, og man kan skrive resultaterne af opfølgningen direkte ind i løsningen og dokumentere den med tekst, videoer etc.

I hele processen har der intet været printet på papir, og de geografisk spredte medarbejdere er blevet inddraget hele vejen. Den samlede proces er desuden selvdokumenterende.

Ide 9: ”Social medie-strategi”

Vurdering af effekt og omkostninger

Løsningen

Vi ser et behov for, at Arbejdstilsynet er med til at sætte arbejdsmiljø på dagsordenen, også på ikke selv-ejede medier (altså som Arbejdstilsynet ikke ejer, og hvor de ikke selv er afsender), samt det vi kalder distribuerede medier såsom sociale medier og digitale forums (hvor der er mange forskellige afsendere af budskaber, og det ikke er ejerne af platformen, der er afsender af budskaberne, men dem der samtidig er modtagere).

Løsningen er som oftest, at man etablerer en målsætning for, hvad det er, man ønsker. I dette tilfælde ser vi to målsætninger: Understøttelse af SEO (søgemaskineoptimering) i egne kanaler samt synlighed (også via SEM) over for målgrupper, der p.t. ikke kommer i kontakt med Arbejdstilsynets digitale kanaler.

I forhold til understøttelse af SEO vil Arbejdstilsynet gennem en øget snak om arbejdsmiljø på sociale platforme være med til at skabe en højere search ranking på nøglebegreber inden for arbejdsmiljø og er

Omkost-

ning

Positiv effekt

Høj

Lav Lille Stor

109

dermed med til at øge synligheden af materialet på egne platforme, hvis der er et sammenfald i emne mellem det, der tales om på sociale medier, og det man taler om på egne kanaler. Her gælder det om at performe på sociale signaler som likes, shares, tagging og views, hvilket oftest skabes, hvis man ikke selv er afsender af alt, men er god til at skabe debat og aktivere det sociale netværk gennem influencers og netværksgrupper.

”Sociale medier får en større og større rolle på søgeresultaterne i fremtiden, da næsten alle bruger meget tid på fx Facebook hver dag. Derfor bør du også være til stede på de sociale medier, hvor dit publikum er, og bruge tid på at opbygge en følgere. Alle de store søgemaskinerne som Yahoo, Bing, Yandex og Google bruger sociale signaler som ranking factors. Derudover kan din aktivitet på sociale medier give din virksomhed meget branding, omtale og trafik, hvilket indirekte påvirker dine placeringer og giver dig flere penge på bundlinjen. Som minimum vil jeg altid gøre brug af Google+ og Facebook. Twitter, Pinterest, LinkedIn og Instagram vil jeg også gøre brug af, hvis bare dele af min målgruppe befinder sig der.” (Kilde: Riismedias SEO guide 2016)

I forhold til synligheden over for grupper, der normalt ikke kommer i kontakt med Arbejdstilsynets digitale kanaler, handler det især om at få influencers og sociale netværk aktiveret og få arbejdsmiljø på agendaen i de kredse, hvor denne målgruppe befinder sig, fx i start-up-netværk, erfa-grupper, arrangementskalendere m.m.

Rationalet

Strategisk forankring Forslaget er forankret i det strategiske pejlemærke: Sikre motivation og viden, der handler om at få gjort arbejdsmiljø synligt og noget, der skal tages stilling til.

Målgruppe Den primære målgruppe er de nye, utraditionelle aktører i det nye arbejdsmarked, såsom start-ups, løsarbejdere, freelancere som i højere grad benytter sig af digitale, sociale fagnetværk og netværksgrupper til at søge viden og svar, end i den klassiske arbejdspladsstruktur, hvor de kan spørge arbejdsledere, HR og AMR. En anden vigtig målgruppe er de unge – uanset hvordan de er tilknyttet virksomhederne. Eksempler på personaer ift. brugerinddragelse kunne være Carsten og hans medarbejdere og Frederik og hans medarbejdere.

Centrale udfordringer for brugerne Den centrale udfordring for denne målgruppe er, at de ikke kender til Arbejdstilsynet, arbejdsmiljø eller de regler, de er underlagt som aktører på arbejdsmarkedet. De har ikke været i kontakt med Arbejdstilsynet eller andre aktører, der har formidlet viden om arbejdsmiljø, eller har måske ikke sat sig ind i det materiale, der var tilgængeligt, grundet manglende forudsætninger eller andre forventninger til kommunikationsformen. Derfor er det helt centralt i forhold til denne målgruppe at få mulighed for at blive eksponeret over for dem i de kanaler, de benytter sig af, samt at kommunikationen foregår på en måde og fra kilder, de finder troværdige. Derfor er disse netværksgrupper og influencers vigtige brikker, da det i vores undersøgelse ser ud til, at det er her, de søger viden og erfaring.

110

Bidrag til bedre arbejdsmiljø Kendskab og motivation er en forudsætning for at få denne målgruppe til at gøre noget ift. arbejdsmiljø. Derfor er det også en forudsætning, hvis Arbejdstilsynet ønsker at opnå resultater i form af et bedre arbejdsmiljø for denne gruppe, at de kender til arbejdsmiljø og ved, at det har en betydning for dem.

Afsæt

Arbejdstilsynets tilstedeværelse på de sociale medier i dag er ret begrænset, og en hurtig screening af de sociale signaler, der er på fx Facebook, viser en meget lav aktivitet. Derfor er dette et indsatsområde, hvor der kan skabes markante resultater hurtigt.

Constraints og udfordringer

Den største udfordring ved en sådan strategi er hele det redaktionelle arbejde omkring indhold og budskaber. Der skal på baggrund af forretningsmålene udarbejdes et ”messaging framework”, der beskriver, hvad man ønsker at sætte på dagsordenen, hvordan og med hvilke konkrete metoder man vil gribe det an (kanal og distributionsstrategi). Og så skal der opsættes KPI’er for at måle på og optimere indsatsen, så man er sikker på at opnå det, man gerne vil. Det kræver et organisatorisk set-up, der kan varetage dette, og som har mandatet til at reagere real time, da de sociale medier ikke venter på lange bureaukratiske godkendelsesprocesser af posts og indlæg.

Data

Data fra sociale medier spiller en stor rolle i forhold til at tracke brugernes adfærd. Data om brugerne er i høj grad også vigtig i forhold til at kunne målrette og segmentere sin indsats på de sociale medier.

I tabellerne herunder præsenteres et overblik over data til ”Social medie-strategi”:

Data fra Arbejdstilsynets sites:

Data in

d

Hvilke data opsamles af Arbejdstilsynet

Nye data Hvordan kommer brugerne til Arbejdstilsynets sites (fra Google, Borger.dk, Virk.dk eller andet)? Søgeadfærd (hvilke søgninger gennemfører brugerne på Arbejdstilsynets sites, hvilke mønstre er der i søgningerne). Hvilken brugeradfærd er der på Arbejdstilsynets sites?

Formål At Arbejdstilsynet får indsigt i brugeradfærd med henblik på at kunne tilpasse form og indhold på sites, både statisk/manuelt og dynamisk (ud fra regler i CMS).

Problemer og risici Dataopsamlingen kan indebære opsamling af brugeradfærd fra cookies, som kræver brugeraccept.

Tabel 12: Overblik over mulig dataanvendelse for ”Social medie-strategi”

111

Data fra sociale medier:

Data in

d

Hvilke data opsamles af Arbejdstilsynet

Nye data

Der er basalt set tre typer af data, man typisk opsamler.

1: Basale data om følgere og bidragsydere. Primært deres aktivitet (altså egagement score, likes, share og comments), men også segmentdata hvis de har givet tilladelse til det.

2: Man kan lægge tracking scripts ind på alle de links, man lægger på Facebook, så man kan se, at en besøgende kommer fra Facebook, når han lander på fx At.dk. Det, man typisk gør, er at lave et push på Facebook, altså en kampagne eller besked med et forskelligt link til forskellige profiler. Så en mand får et link og en kvinde et andet. En, der arbejder i byggeindustrien, får et link, en akademiker et andet. Og så kan man bruge det segmentdata, der klistrer til det link, til at berige sine webstedsprofiler.

3: Det sidste er, at man køber en betalingstjeneste, der forbinder cookies fra en lang række sites med brugerens Facebook-login. Det virker typisk kun over for privatpersoner, der ofte er ”logget” ind på Facebook via deres browser. Det gør, at når en besøgende kommer til At.dk, vil man kunne se, om han er logget ind på Facebook, og hvis han er det, kan man se den samlede historik på, hvad han har lavet i den periode, den cookie har været på hans computer. Disse data er anonymiseret, men er virkelig værdifulde.

Formål At Arbejdstilsynet får indsigt i brugeradfærd med henblik på at kunne tilpasse form og indhold på sites, både statisk/manuelt og dynamisk (ud fra regler i CMS).

Problemer og risici Ud over de begrænsninger der ligger i persondatalovgivningen, kan der også være principielle/politiske barrierer for, hvor meget man ønsker at trække på viden om borgerens adfærd på sociale medier – uden for Arbejdstilsynets egen Facebook-side, også selvom det sker anonymt og (i princippet) med brugerens accept. Dertil kommer, at det er approksimerede data. Der er utrolig meget gætværk. Derfor virker de oftest bedst i en kommerciel sammenhæng, hvor man kan sammenligne data med fx konverteringer og salg, og hvor man tør løbe en risiko for ikke helt at ramme plet (brugere af sociale medier kender til annoncer, der er i bedste fald irrelevante).

Tabel 13: Overblik over mulig datagenerering fra ”Social medie-strategi”

Alternative aktørers rolle

For at dette skal lykkes, er det vigtigt at alliere sig med alternative aktører, da Arbejdstilsynet ikke bør være afsender på alt på disse medier. Netværksgrupper, fagorganisationer med et stort reach og influencers med en stor social kraft er blandt de vigtigste aktører at alliere sig med, når man ønsker at være med til at få emner på dagsordenen på de sociale medier.

112

Eksempel

Jannick er freelance programmør og arbejder for en del forskellige bureauer og virksomheder. Han er oftest hos dem, han arbejder for, 2-3 dage om ugen og arbejder ellers hjemme resten af tiden. Han er en del af et programmørnetværk, der har en erfa-gruppe, der mødes en gang om måneden. De bruger Facebook til at koordinere disse møder, og det er også her programmet og keynote-speakers bliver offentliggjort. Der bliver også diskuteret forskellige emner, lige fra nyeste programmeringsteknikker til skærmhovedpine og stress.

En af disse diskussioner handler om computer-nakke, hvor en ergoterapeut med speciale i arbejdsstillinger har lavet en kort video om risikoen for nakkeskader for it-arbejdere og giver tre regler til at undgå computerhovedpine. Det er fx, at man skal huske at stille krav om en ordentlig siddeplads hos sin arbejdsgiver, hvordan man indstiller skærmen til lange arbejdsdage, og hvor vigtig højden af stolen er.

Ergoterapeuten samarbejder med Arbejdstilsynet, er ofte gæsteskribent og foredragsholder og er med til at sætte ergonomi på dagsordenen hos de nye, unge på arbejdsmarkedet.

113

8. High-level roadmap I denne rapport har vi beskrevet en række forslag til, hvordan det strategiske scenarie kan realiseres. Forslagene har forskelligt omfang og kompleksitet og forventet forskellig effekt på arbejdsmiljøet (se prioriteringsmatricen på side 63). Idekataloget skal ses som en bruttoliste over mulige projekter, der kan bidrage til at realisere scenariet, og forslaget til oveordnet roadmap skal da også blot ses som en skitse for den situation, hvor man valgte at udvikle alle de forslåede løsninger.

Fælles for forslagene er, at de skal gennemføres, mens Arbejdstilsynet fortsat udfører sine opgaver, og at de involverer aktive digitale løsninger. Derfor skal der ske en trinvis gennemførelse af tiltagene under hensyn til de ressourcer, der kan frigøres til opgaverne og til driften af de kørende systemer.

En række af forslagene indebærer, at Arbejdstilsynet skal anvende de data, de har i dag, på nye måder og indsamle nye data fra brugerne og fra brugernes anvendelse af løsningerne. Det er vores vurdering, at man kan komme i gang med de første versioner af værktøjerne i de to første faser med det data, Arbejdstilsynet allerede har, men at det kan kræve et mere systematisk overblik og en større eller mindre grad af berigelse af disse data. Et første skridt kunne være, at AT skaber et mere formelt (dvs. nedskrevet) grundlag for at arbejde med data og fastlægger mål og indsatser i forhold til løsningernes forskellige anvendelsesformål og funktionaliteter. Det vil indebære beskrivelse af, hvordan data indsamles og bearbejdes i dag, og hvordan det kan ændres for at nå de ønskede mål. Det vil indebære en mere detaljeret analyse af data- og databerigelsesbehovet i de enkelte løsninger, hvilket blandt andet kræver, at man bevæger sig længere ind i en egentlig løsningsdesignproces.

I takt med, at mængden, kompleksiteten og heterogeniteten af data dermed øges, begynder data at få karakter af big data – noget, der kan kræve særlige analyseværktøjer og -strategier.

Scenariets implikationer for data belyses yderligere i afsnit 8.2.3.

8.1 Forslag til overordnet roadmap

Den foreslåede roadmap skal ses som en grovskitse til en mulig implementeringsrækkefølge. Konkrete økonomiske, organisatoriske eller tekniske forhold, som ligger uden for dette projekts rækkevide at afdække, kan betyde, at prioriteringen skulle se anderledes ud. Prioriteringen uddybes yderligere i kapitel 8 for de projekter, der foreslås gennemført på den korte bane (fase 1 og 2).

Figur 17: High-level roadmap

114

Vi har opdelt implementeringen i tre delvist overlappende faser:

I fase 1 etableres løsninger, som på forskellig vis danner fundamentet for de øvrige løsninger. Det drejer sig om:

Executive dashboard: Her vurderer vi, at løsningen ikke er voldsomt teknisk kompliceret, og at Arbejdstilsynet allerede i vidt omfang har de nødvendige data. Elementer af executive dashboard ville desuden indgå i flere af de øvrige løsninger.

Social medie-strategi: Her er der ikke tale om væsentlige tekniske udfordringer, men til gengæld om et initiativ, der dels forventes i sig selv at have en effekt på arbejdsmiljøet, dels kan være en væsentlig driver for udbredelsen og brugen af flere af de øvrige løsninger.

Den fælles referencestruktur er også et projekt, der bør igangsættes relativt tidligt, da det indgår i fundamentet for en række af løsningerne, der forudsætter, at der er etableret en eller anden form for fælles referencestruktur, der gør, at man let - og ud fra et konkret problem, hændelse eller spørgsmål - kan finde kontekstrelevant og handlingsrettet information fra de officielle kilder (AT, BAR’erne og VFA).

I fase 2 etableres første version af de helt centrale redskaber. Forundersøgelserne til disse igangsættes allerede i fase 1, når konturerne af de første tre løsninger er kendte.

Den helt centrale løsning i idekataloget er virksomhedens arbejdsmiljøportal. Det er også i sin fulde implementering et omfattende, komplekst og ressourcekrævende projekt, som bør implementeres trinvist, både af hensyn til ressourcerne (økonomiske såvel som organisatoriske) og af hensyn til mulighederne for læring undervejs. Da portalen til dels bygger på allerede eksisterende løsninger, er det dog muligt, at man relativt hurtigt kan få en version 1 på banen. Det er dog efter vores vurdering vigtigt, at det sker inden for et gennemtænkt design for den samlede portal, og at man holder fast i fokus på at skabe en integreret løsning - og ikke ”bare” en samling af individuelle løsninger.

Egenkontrolværktøjet version 1: En basisudgave af værktøjet, der er frivilligt at anvende for virksomhederne, ville være velegnet som pilot/test bed for en mere omfattende udgave, som skulle bruges i forbindelse med et formelt egenkontrolregime.

I fase 3 implementeres de app-baserede værktøjer, der på forskellig vis er afhængig af den infrastruktur, der er etableret, og de erfaringer, der er høstet i de to første faser. Forarbejderne til de to første kan evt. påbegyndes allerede i fase 2, når konturerne af egenkontrolværktøjet og arbejdsmiljøportalen er kendt:

Arbejdsmiljøhåndbogen: Denne løsning er langt hen ad vejen ”Virksomhedens arbejdsmiljøportal” i en lommeudgave - i versioner målrettet forskellige typer af brugere. Det vurderes, at udviklingen af en sådan håndbog giver bedst mening, når portalen er etableret, og man har gjort sig erfaringer med den. Dog kan forarbejderne formodentlig godt påbegyndes, når konturerne af portalen begynder at tegne sig, og man vil kunne anvende brugerinddragelsen i forbindelse med udviklingen af portalen til også at genere viden og input til håndbogen.

Et dialogorienteret tilsynsværktøj er også et centralt projekt, idet det understøtter det skifte i tilgangen til tilsynet, som scenariet lægger op til. Men der er her tale om et projekt, der har en væsentlig kompetencemæssig, kulturel og organisatorisk dimension, og som på forskellig vis forudsætter, at den del af processen, der ikke finder sted ved selve tilsynet, lever i portalen. Der er desuden en række mulige sammenhænge mellem tilsynsværktøjet og egenkontrolværktøjet,

115

som tilsiger, at udviklingen af tilsynsværktøjet burde påbegyndes, når man har fået erfaringer med egenkontrolværktøjet. Dog kan forundersøgelserne, som for arbejdsmiljøhåndbogen godt kan påbegyndes i slutningen af fase 2, og brugerinddragelsen fra udviklingen af egenkontrolværktøjet danne en del af baggrunden for udviklingen af tilsynsværktøjet.

Mit sunde arbejdsliv: Her er der tale om en løsning, der også ville have gavn af at bygge på erfaringer fra (og teknologien bag) portalen – og fra arbejdsmiljøhåndbogen, som kan være med at definere indhold og scope for denne løsning.

Videreudvikling af Online APV: Dette initiativ bygger i høj grad på eksisterende løsninger (herunder både APV-tjeklisterne og det nuværende Online APV) med en række tilføjelser og udvidelse, herunder ikke mindst muligheden for samarbejde om designet og en højere grad af integration af handlingsorienteret viden om de forskellige temaer og problemstillinger. Netop det sidste ville have gavn af, at den fælles referencestruktur var på plads. Derudover er der en række mulige sammenhænge/overlaps med arbejdsmiljøportalen og med egenkontrolværktøjet, som gør, at vi vurderer, at dette projekt først bør starte, når portalen og egenkontrolværktøjet er i drift.

Inden dette program kan sættes i værk, vil det dog være nødvendigt at tage stilling til de grundlæggende strategiske valg, der er opridset i begyndelsen af kapitel 6. Desuden kan det for egenkontrolværktøjet og tilsynsværktøjet være nødvendigt med lovændringer og interessentinvolvering, hvis egenkontrollen fx skulle gøres obligatorisk (som den er på levnedsmiddelområdet), eller hvis den forslåede anerkendende og dialogorienterede ”drejning” af tilsyn kræver lovændringer.

Endelig er der med de stiplede ”videreudviklings”-bokse i roadmappen indikeret, at alle løsningerne løbende videreudvikles, og at man allerede, når (eller måske endog før) første version er i drift, begynder at tegne konturerne af næste version og i øvrigt løbende forbedrer og optimerer.

8.2 Implementeringsmæssige overvejelser

8.2.1 Organisatorisk implementering

Den skitserede roadmap ovenfor tager primært udgangspunkt i de forventede effekter og i de datamæssige og tekniske afhængigheder mellem initiativerne. Men alle projekterne indebærer i større elle mindre omfang tilpasning af Arbejdstilsynets processer og den måde, arbejdet organiseres på. For nogle af projekterne er der også udvikling af nye kompetencer og ny kultur på spil.

Vi anbefaler derfor, at man lægger lige så meget vægt på den organisatoriske som på den ledelses- og kompetencemæssige implementering, og at man sikrer sig, at de tre perspektiver tager hensyn til og støtter hinanden. Som overgribende ramme for implementeringen af tiltagene foreslår vi, at Arbejdstilsynet tager afsæt i følgende implementeringsdrivers, som implementeringsforskeren Dean Fixsen står bag27:

27 http://nirn.fpg.unc.edu/learn-implementation/implementation-drivers

116

Figur 18: Fixens implementeringsdrivere

I forbindelse med alle ideerne vil implementeringen således kræve:

1. Fokus på hvilke kompetencer medarbejdere i Arbejdstilsynet skal besidde for at komme i mål med ideen. Det gælder ikke mindst de tilsynsførende, fx i forbindelse med det dialogorienterede tilsynsværktøj, men det handler også om fx målgruppeforståelse hos indholdsproducenterne til de andre løsninger.

2. Fokus på de organisatoriske rammer. 3. Fokus på ledelse, herunder ressourcer, rammesætning, tidsperspektiv og strategisk fundering.

De tre punkter udgør ifølge Fixsen de nødvendige elementer i en vellykket implementering. Det svarer i denne sammenhæng til at sige, at de digitale løsninger, som vi foreslår, kun kan forventes at få luft under vingerne og komme i mål, hvis de bakkes op af målrettet kompetenceudvikling, strategisk prioritering, daglig ledelsesmæssig opbakning og en indretning af organisationen, som flugter med driften af de digitale løsninger. Eller med andre ord: Ingen af de digitale løsninger vil hver for sig og med isoleret fokus på den tekniske udvikling kunne gøre nogen forskel.

8.2.2 Udviklingsmetode

Forudsætningen for succes med alle de brugerrettede løsningsforslag er en stærk brugerdreven proces med absolut fokus på brugervenlighed for alle de typer af aktører, de enkelte løsninger er rettet imod. Og det er vigtigt, at denne brugervenlighed forankres i et overordnet servicedesign for den samlede brugerrejse, der tager højde for, hvad der sker i de touch points, der er uden for AT’s kontrol. Servicedesignet bør således som udgangspunkt gå forud for løsningsdesignet og danne en ramme for dette. Vi anbefaler, at man involverer brugerne i alle led i processen og gerne der i processen, hvor det er relevant, og i co-creation, hvor fagfolk, brugere og designere arbejder sammen.

Flere af løsningerne er meget komplekse og omfattende. Frem for at udvikle dem i store langvarige (og dyre) projekter anbefaler vi, at man for hver løsning arbejder med at definere den minimale kerne, som gør løsningen relevant for en central gruppe af brugere (minimal viable product). Det kan fx være brancher/brugertyper, som er motiverede og/eller lette at få fat i, og som vil være mest tilbøjelige til at bruge løsningen.

117

Det gør det muligt at gøre brugerinvolveringen mere fokuseret og arbejde mere i dybden med brugerne end ved en mere omfattende løsning. Det gør det muligt at lære af det/de første trin, før man tager det næste og – om alt skulle være - at skifte kurs eller helt stoppe projektet. Det indebærer samtidig en blødere implementering, hvor man kan ”nøjes” med at sætte løsningen i drift i forhold til en begrænset del af funktionaliteten og af brugere - noget der også kan have betydning, når man arbejder på områder, hvor der allerede er eksisterende, kørende systemer, der helt eller delvist omfatter nogle af de funktioner, den nye løsninger dækker.

I den sammenhæng er det vigtigt at understrege, at brugerinvolvering ikke alene betyder at lytte til, hvad brugerne siger, men også at observere, hvad de faktisk gør i – og i det omfang det er relevant – og uden for de digitale løsninger. Heri ligger kilden til megen tavs viden og til de typer af viden, der kan bruges til nudging.

8.2.3 Implikationer for data

Arbejdstilsynet har allerede i dag omfattende brug af data til analyser og har adgang til mange data fra egne databaser og fra fx Danmarks Statistik og survey-data om arbejdsmiljø og helbred i Danmark fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet har gennem årene fået data fra andre kilder for at afprøve mulighederne heri.

I forhold til gennemførelse af analyser, har arbejdstilsynet i dag tilstrækkelig kapacitet til at analysere de i dag tilgængelige data. Der vil dog fortsat være brug for at gennemføre analyser på nye datasæt og vurdere, om de kan bidrage til et bedre arbejdsmiljø eller til, at Arbejdstilsynet kan løse sine opgaver bedre og billigere. I det omfang nye data øger kompleksiteten og heterogeniteten af de data der skal analyser, kan der blive behov for at anvende analyse-værktøjer og strategier beregnet på Big Data.

En høj grad af egenkontrol, transparens og overblik for virksomhedens aktører Begge disse indsatser indebærer, at virksomheden får adgang til flere og bedre data.

For data fra Arbejdstilsynet gælder, at der allerede stilles data til rådighed på OnlineAt, og at grundlaget derfor er til stede.

Såfremt der ønskes flere data til virksomhederne, kan disse stilles til rådighed ved, at data hentes til OnlineAt eller Virk.dk på en måde, så det kun er virksomheden, der har adgang til og kan se data.

Det vil således være en vurdering af omkostninger i forhold til gevinster, før sådanne tiltag iværksættes. Ligeledes skal det vurderes, om de medarbejdere, der skal bruge data, i praksis kan få adgang hertil, idet det kræver, at virksomheden vil give dem adgang og rent praktisk kan administrere deres rettigheder hertil.

Der er således tale om tiltag, der kræver en længere forberedelse og implementering, evt. med udbud af udvikling.

Såfremt der ønskes flere data indsamlet i forbindelse med hændelser og tilsyn, kræver det:

Vurdering af det praktisk mulige i at inddatere data, herunder om den ekstra tid, der medgår, har en effekt, der overstiger omkostningerne.

Tilpasning i Arbejdstilsynets systemer til opsamling af data, lagring og visning. Der kræves således tilpasninger af flere systemer, hvilket betyder omkostninger og tidsforbrug.

118

9. Den korte bane

9.1 Indledning

Projekterne, som vi forslår gennemfør på den korte bane (dvs. 2017 og et stykke ind i 2018), er grundigt beskrevet i idekataloget. En del af de implementeringsmæssige overvejelser er desuden beskrevet i high-level roadmappen. Her vil fokus derfor være på at skitsere en struktur for et projekt i form af de afklaringer, overvejelser og projekttrin, hvert projekt kunne indeholde, såvel som nogle meget grove overslag over mulige omkostningerne ved hvert projekt – overslag, som i sagens natur skal tages med alle mulige forbehold.

Ved flere af projekterne har vi inkluderet en afklaringsfase, som har karakter af yderligere feasibility-studier eller en art af ”forprojekter” til de enkelte projekter.

Der, hvor det giver mening i forhold til projekternes karakter og omfang, forslår vi, at projekterne etableres i en første udgave, der afgrænses til det nødvendige og tilstrækkelige, der skal til, for at opnå en effekt, der gør en forskel. Når projektet i sin første udgave har demonstreret, at den ønskede effekt kan opnås, er der derefter grundlag for at afgøre, om og hvordan man skal gå videre med næste fase, og hvilken effekt man der skal gå efter.

Følgende model illustrerer to kernetilgange til prioritering af projekters omfang baseret på indsats versus værdi/effekt:

Figur 19: Prioriteringsmodeller

Begge tilgange har afsæt i en vurdering af, hvilken effekt en given indsats har. Effekt er for alle projekterne ideelt set lig med effekten på arbejdsmiljøet, fx antal påbud, ulykker etc. For nogle af projekternes vedkommende kan det dog være nødvendigt i hvert fald i første fase at arbejde med mere indirekte indikatorer. Visse projekter kan endog vise sig ikke at kunne bidrage med tilstrækkelig effekt set i forhold til den nødvendige indsats og bør derfor droppes (det vi kalder ”the long tail”).

Men selvom det kan virke som om, slutresultatet bliver det samme uanset model, viser alle praktiske erfaringer, at der ofte er en betydelig forskel: På grund af ”law of diminishing returns” vil en klassisk ”3 måneder til leverance”-projekttilgang føre til, at hvert projektforløb bidrager med stadig mindre værdi, og det ses derfor ofte, at projekter skæres af tidligt, fordi de kun bidrager med en mindre gevinst, og ”nu har vi jo høstet den store gevinst”. Vælges i stedet en mere strategisk tilgang, hvor der fra starten, med

119

begrænset indsats, leveres gevinster, der er store nok, er viljen oftere til stede til at tage yderligere projektrunder, da der jo ligger tilsvarende gevinster forude.

Vi har til den korte bane udvalgt de ideer, vi vurderer, Arbejdstilsynet er bedst positioneret til at skabe effekt med, og som står mål med indsatsen inden for en overskuelig tidshorisont. Det vil sige, projekter, hvor vi vurderer, at det datamæssige grundlag er til stede eller relativt let kan tilvejebringes, projekter, hvor de nødvendige teknologier er modne og evt. allerede er til rådighed for AT, og projekter, der kan skæres til, så de - eventuelt i en første udgave - kan etableres uden behov for lovændringer. Vi har ikke i udvælgelsen taget hensyn til, om AT ville kunne skaffe de nødvendige midler til investering i de nye løsninger.

Vurderingerne af ressourceforbrug og omkostninger er for de fleste af løsningerne meget usikre. Der er en lang række faktorer, der kan medføre både højere og lavere ressourcetræk og udgifter. Dels er der en række forudsætninger (ikke mindst organisatoriske), vi ikke har tilstrækkeligt detailkundskab til at kunne vurdere præcist, dels har projekternes endelige scope stor betydning. Vurderingerne her skal altså kun tages som indikationer, og der vil være behov for en mere grundig afdækning af omkostninger og ressourcebehov. Dette kan fx ske i projekternes afklaringsfase, der samtidig kan være med til at klarlægge scope. Vi forslår derfor, at man kan overveje at dele beslutningen om projekter, der hvor ressourcebehovene er særlig usikre, så man først træffer beslutning om den endelige implementering efter afklaringsfasen.

Endelig er der, som tidligere beskrevet, en række forhold omkring databehov og berigelse af data, som først kan afklares, når man bevæger sig dybere ned i arbejdet med konkrete løsningsdesigns. Det er vores opfattelse, at alle løsningerne kan etableres med udgangspunkt i data, Arbejdstilsynet har adgang til i dag, eller ville kunne få adgang til. Men det er ikke muligt inden for rammerne af dette projekt nærmere at afklare karakteren af og omkostningerne herved.

9.2 Generelle tekniske overvejelser

I det omfang nye løsninger ikke umiddelbart og med fordel kan implementeres i regi af platform-/driftsset-ups, som AT allerede råder over, kunne man med fordel overveje at lægge nye værktøjer i en cloud-løsning. Det gør implementeringen simplere, letter skaleringen og giver ofte også adgang til de nyeste teknologiske platforme. Sidst, men ikke mindst, betyder det, at man kan vente med at træffe de endelige teknologivalg (og etablere de endelige teknologiske bindinger), til man har fået erfaringer med løsningen.

9.3 Social medie-strategi

Succeskriterium: Den sociale medie-strategi har som målgruppe brugere, der i dag har lav kapacitet og lav motivation til at beskæftige sig med arbejdsmiljø. Målet med den sociale medie-strategi er at øge opmærksomhed og kendskab og derigennem skabe motivation for at interessere sig for arbejdsmiljøet både ift. brugernes aktivitet på de sociale medier, temaer, der handler om arbejdsmiljø, og opsøgning af yderligere information/værktøjer etc. Samtidig har en social medie-strategi til formål at øge søgemaskineankringen for AT og for centrale arbejdsmiljøtemaer/ressourcer. Umiddelbare KPI’er vil typisk være elementer, man kan tracke: Det kan være exposures, likes, shares etc., og man kan opstille en engagement-score udregnet på, hvor meget den dialog, man lægger ud på sociale medier, interageres med. Ved siden af dette kan man med andre redskaber (fx surveys) måle ændringer i målgruppens opmærksomhed, viden, motivation og handling ift. til arbejdsmiljøet.

Afhængigheder. SoMe-strategien bør tænkes sammen med den samlede content eller kommunikationsstrategi, så man taler om det samme på alle platforme (sætter dagsordenen).

120

Hensyn til den længere bane: Man bør sikre sig, at det administrations- og målingssystem, man bruger, er det samme, dvs. at det er skalérbart.

Fasemæssig afgrænsning: Man kan begynde med et simpelt KPI framework og en messaging frame, som gradvis kan udvides, efterhånden som man kan se, hvad de har af effekt.

Proces:

Afklaring

Organisatorisk afklaring:

Projektet kræver etablering af en SoMe-indholdsredaktionsfunktion, der kan monitorere den sociale medieaktivitet og stå for de løbende målinger og justeringer.

Kompetencer: Det kræver medarbejdere med viden om, hvordan man arbejder med SoMe og SoMe-strategier.

Datamæssig afklaring: Udarbejdelse af SoMe-strategi kræver ikke datamæssig afklaring.

Teknisk afklaring:

Man skal vælge et social medie-analyseredskab som fx Falcon Media og et web analytics-redskab (hvis det ikke allarede haves) og etablere en virksomhedskonto på relevante sociale medier.

Implementering

KPI-workshop og proces: Her fastlægges KPI’er og målekriterier og metoder.

Hypotesedannelse: Her arbejdes der med at skabe de hypoteser (om brugeradfærd, behov etc.), man konstruerer sit indhold ud fra. Altså hypoteser om, hvad der vil have effekt, herunder:

a. Scope for, hvilke typer af budskaber man vil teste

b. Research af området, evt. brugerinddragelse

c. Hypotesedannelse

d. Test af hypoteser, gerne brugertests

e. Validering og færdiggørelse af hypoteser.

Der laves kommunikationsramme og kanalstrategi. Hvad taler vi om, hvorhenne og hvordan, ud fra hypoteserne:

a. Messaging framework: Hvilke emner taler vi om

b. Kanalstrategi: Hvor taler vi om det

c. Kommunikationsguide: Hvordan taler vi om det.

Omkostninger:

Etablering

Ca. 400.000 kr. i konsulentomkostninger og 200 arbejdstimer i AT til workshops, strategiudarbejdelse mv.

Løbende drift

Redaktion: Til eksekvering af den løbende strategi på sociale medier, herunder opdatering af posts og svar på eventuelle henvendelser på alle de medier, som bliver taget i brug. Derudover også til løbende at måle og justere i forhold til de mål, der er sat. Anslået ¼ årsværk.

Licens til medie-analyseredskab (ca. 5.000 – 10.000 kr. pr. måned).

9.4 Fælles referencestruktur

Succeskriterium: Antagelsen er, at den fælles referencestruktur har indirekte effekt på arbejdsmiljøet. Den skal gøre det lettere at finde/pushe handlingsrettet, kontekstuelt relevant materiale, både i

121

forbindelse med generelle søgninger og i umiddelbar forlængelse af fx indrapportering af ulykker og andre hændelser, egentilsyn eller varsling af tilsyn, påbud osv. På den korte bane er succeskriteriet derfor, at den fælles referencestruktur gør det lettere at give adgang til denne information, fx i egenkontrolværktøjet, i executive dashboard og i version 1 af virksomhedens arbejdsmiljøportal.

Afhængigheder: Projektet har ikke umiddelbart nogle afhængigheder til andre projekter eller platforme. Tanken er, at den fælles referencestruktur skal tilgås fra andre løsninger via et API/webservice (hvis den implementeres som en database) eller via søgemaskiner (hvis den implementeres gennem tagging af materialet).

Forudsætninger: Forudsætningerne, for at projektet kan gennemføres og blive en succes, er:

At de centrale aktører (AT, BAR’erne og Videnscenter for Arbejdsmiljø) vil spille med og kan blive enige både om emneordsinventaret, teknologien og placering/fordeling af den ”redaktionelle” opgave. Her kan det blandt andet blive en udfordring i den igangværende omstrukturering af BAR’erne. Dette skal afklares, før projektet sættes i gang.

At der hos de centrale aktører findes tilstrækkeligt velegnet materiale til, at det giver mening at implementere projektet (hvad der udgør velegnet materiale, er også noget, der skal afklares i de indledende faser af projektet). Materialetyper: Blandt de kriterier, man kunne anvende for at kunne vurdere, hvilket materiale der ville egnet, kunne fx være: At det er konkret, handlingsanvisende, kort og overskueligt. At der gøres god brug af illustrationer, videoer eller andet multimedieindhold. At det er baseret på ”real life”-cases (fx de opfølgninger på påbud, virksomhederne sender ind ifm. tilsynet).

Hensyn til den længere bane: I design og implementering er det vigtigt at tage højde for, at konceptet skal kunne skaleres og administreres. Skalering indebærer, dels at mængden af registreret materiale vokser, dels at antallet af forespørgsler, fx til en database, vokser. Der er formodentlig ikke tale om voldsomme datamængder eller meget stor trafik, men det er vigtigt, at skalerbarheden er tænkt med fra starten. Løsningen skal også gøre det så let som muligt at administrere såvel emneordsinventaret som registreringerne (herunder at ”afregistrere” forældet materiale) – også når materialemængden vokser.

Fasemæssig afgrænsning: Vi vurderer ikke, at dette projekt er egnet til at opdele i faser, hvor der først etableres en minimal løsning, men at den fulde løsning bør etableres med det samme.

Proces:

Afklaring

Organisatorisk afklaring:

Alliancer: Det skal afklares, om de centrale spillere vil deltage, og hvordan samarbejdet skal organiseres.

Indhold: Det skal undersøges, hvad der findes af tilgængeligt materiale og dets egnethed til at fungere som praktiske, handlingsorienterede vejledninger.

Redaktion/ressourcer: Det skal afklares, hvilken karakter og omfang vedligeholdelsen af emneordsinventaret og registreringen vil have, og hvor mange ressourcer og hvilken type kompetencer det kræver.

Hvis ikke den organisatoriske afklaring ender med succes (alliancer/samarbejder etableres, der findes tilstrækkeligt med egnet indhold, og man kan finde frem til et redaktionelt set-up, der kan gennemføres med et acceptabelt ressourceforbrug), stoppes projektet der.

Behovsafklaring: Der vil være behov for yderligere brugerinvolvering for at få nærmere afklaret, hvilke typer af materialer der opfylder de forskellige brugertypers behov. Man kan

122

evt. teste forskellige materialetyper ift. forskellige brugertyper. Hvis behovsafklaringen (mod forventning) skulle vise, at det materiale, der er til rådighed, ikke opfylder brugernes behov, stoppes projektet der.

Datamæssig afklaring: Det skal afklares, hvilke data der skal anvendes til opmærkning af indhold.

Teknisk afklaring:

Valg af teknologi: Det skal afklares, om referencestrukturen skal være baseret på en database med en API/webservice og/eller på tagging af materialet.

Valg af platform: Det skal afklares, hvilken type teknologisk platform referencesystemet skal implementeres i.

Driftsscenarie: Det skal afklares, hvordan og hvor løsningen skal driftes

Specifikation: Specifikation til leverandør af krav til teknisk platform og drift.

Implementering

”Udbud” af teknisk platform og drift (hos begrænset antal leverandører eller evt. blot placeringen af opgaven hos eksisterende leverandør).

Etablering af ”redaktion”.

Etablering af emneordsstrukturen (kan gøres, før den tekniske platform er på plads).

Etablering af teknisk platform, inkl. APIR/webservice.

Registrering af materiale.

Omkostninger:

Etablering

Etablering af emneordsstruktur og indledende registrering: ½ årsværk (ud fra en antagelse om, at der allerede findes et solidt grundlag at lave strukturen på, og at mængden af materiale, der skal registreres til at begynde med, ikke overstiger 500 materialer).

Etablering af platform: 300.000 kr. (idet vi antager, at der ikke er tale om en teknisk kompliceret løsning).

Løbende drift

”Redaktion”: ½ årsværk (idet vi antager, at tilvæksten/afgangen ikke vil være voldsom stor).

Drift: 20.000 kr. pr. år (idet vi antager, at der er tale om begrænsede datamængder og begrænset datatrafik).

9.5 Executive dashboard

Succeskriterium: Formålet med executive dashboard er at koble arbejdsmiljøet til virksomhedens bundlinje og renommé for derigennem at motivere til øget fokus på virksomhedens arbejdsmiljø, og at denne motivation (ved hjælp af værktøjet) omsættes til handling. Målgruppen er først og fremmest beslutningstagere, der har fokus på disse parametre. Det centrale succeskriterium er, at kendskab, motivation og viljen til handling øges hos målgruppen.

Afhængigheder: Executive dashboard er afhængig af dels adgangen til de nødvendige data (se nedenfor), dels den fælles referencestruktur, som skal sikre den direkte adgang til relevant handlingsrettet information.

Forudsætninger: De centrale forudsætninger for succes er: Adgang til data: Løsningen kræver adgang til data og beregningsmetoder, der gør det muligt meningsfuldt at opgøre virksomhedens udgifter til arbejdsmiljørelaterede hændelser (ulykker, sygdom), til visning af statstik for de typiske arbejdsmiljøproblemer for tilsvarende virksomheder og til at sammenligne virksomhedens arbejdsmiljø med andre tilsvarende virksomheder.

123

Fasemæssig afgrænsning: Løsningen kan udrulles i faser.

Første fase: Etablering af den minimale løsning, der kan give en meningsfuld effekt. Hvad det er, afhænger af de data og modeller, der er til rådighed. Det kan enten være muligheden for at se de bundlinjemæssige konsekvenser af eget arbejdsmiljø eller muligheden for at benchmarke sin arbejdsmiljøindsats op i mod sammenlignelige virksomheder baseret på statistiske data og suppleret med data, virksomheden selv indtaster (men uden økonomiske beregninger). En yderligere afgræsning i første fase kan være en afgrænsning i forhold til brancher eller virksomhedstørrelse, hvis der fx er nogle brancher/typer af virksomheder, man har bedre data for og/eller kan give et mere overbevisende bundlinje-/benchmarkbillede af end andre. Endelig kan man i første fase vælge ikke at implementere links til handlingsorienteret viden koblet op på de branchetypiske/virksomhedsspecifikke problemstillinger, dashboardet peger på.

Anden fase: Etablering af den del, der ikke blev etableret i første fase, plus evt. udvidelse til andre brancher/virksomhedstyper og tilkobling af handlingsorienteret viden og cases.

Tredje fase: Evt. udbygning med survey-baseret modenhedsmodel til at supplere den databaserede benchmarking.

Hensyn til den længere bane: Hvis projektet udrulles i faser, er det vigtigt, at der fra starten tages højde for, at designet skal kunne rumme den fulde funktionalitet, også selvom denne ikke kommer til udtryk i den første version.

Proces:

Afklaring

Organisatorisk afklaring:

Alliancer: Det kunne være en fordel at tage en dialog med andre organisationer (fx Dansk Byggeri), som udarbejder forskellige former for statstikker og benchmarking på arbejdsmiljøområdet, for at undersøge muligheder for samarbejde og navnlig arbejdsgiversidens holdninger til benchmarking/omkostningsberegninger på dette område. Sådanne samarbejder/organisationernes velvilje ville styrke projektet, men anses dog ikke som forudsætninger for, at projektet kan gennemføres.

Kompetencer: Har/kan AT opbygge de nødvendige kompetencer til at udvikle og videreudvikle datamodeller og dashboardet?

Modenhedsmodel: Det skal afklares, om den datadrevne benchmarking skal suppleres med en modenhedsmodel baseret på tilbagevendende surveys hos arbejdsmiljøansvarlige og direktører/ejere i virksomhederne, og i hvor høj grad udviklingen og driften af en sådan model kræver ekstern bistand.

Behovsafklaring: Det vil være nødvendigt at involvere centrale interessenter i målgruppen yderligere for at finde ud af, hvad dashboardet minimalt skal kunne tilbyde for at være interessant, relevant og have effekt. Hvis målgruppens behov ikke kan opfyldes med de data/modeller, der er til rådighed eller kan etableres, kan projektet ikke realiseres.

Datamæssig afklaring:

Udgangspunktet er, baseret på den information Rambøll/In2media fik på dataworkshoppen, at AT kan opbygge en meningsfuld første udgave af dashboardet med de data, AT allerede råder over eller relativt let kan få adgang til. Det ligger dog uden for scope af dette projekt at afklare, i hvor høj grad det er tilfældet. Er det ikke tilfældet, skal det afklares, om AT med en indsats, der står mål med de forventede effekter, kan skaffe de data og de modeller, fx for at kunne koble arbejdsmiljø til

124

omkostninger, som skal til for at lave et overbevisende produkt. Hvis det ikke er tilfældet, kan projektet ikke realiseres.

125

Teknisk afklaring:

Valg af teknologi og platform: Interfacet til dashboardet forventes ikke at være voldsomt komplekst, og løsningen lægger ikke op til dybe integration med mobile enheder. Den kan derfor udvikles som et adaptivt webdesign, men gerne designet som ”mobile first”, så det sikres, at den er velfungerende på mobile enheder.

Driftsscenarie: Løsningen antages ikke at omfatte store data- eller trafikmængder og vil derfor antageligt kunne afvikles enten inden for AT’s eksisterende driftsset-up eller evt. i en cloud-løsning.

Specifikation: Specifikation af krav til løsningen og dens drift.

Implementering (fase 1):

Evt. etablering af samarbejder/alliancer

Etablering af brugerinvolveringsproces

Evt. etablering af adgang/integration af data, man ikke i dag har adgang til/integreret i sin datamodel

Udvikling af beregnings-/benchmarkmodeller

”Udbud” af udvikling og design af løsningen

Udvikling og design

Test og yderligere brugerinvolvering inden videreudvikling (fase 2 og 3).

Omkostninger:

Etablering

Etablering af det datamæssige fundament og udvikling af beregnings-/benchmarkmodeller: Antages at lægge beslag på et årsværk - ud fra den betragtning, at AT allerede er ganske langt, men at det samtidig kan være et ganske stort arbejde at nå frem til noget, der giver mening i en dashboard-sammenhæng.

Etablering af platform: 3/4 mio. til ekstern bistand – ud fra den antagelse, at der er tale om et teknisk og designmæssigt relativt simpelt projekt.

Løbende drift

Løbende vedligeholdelse af modeller: Antages at kræve ¼ årsværk - ud fra den betragtning, at det er noget, der relativt let kan integreres i den nuværende organisering af arbejdet med data og analyser.

Drift: Det antages, at løsningen kan driftes inden for AT’s eksisterende driftsset-up.

9.6 Egenkontrolværktøj version 1

Succeskriterium: Egenkontrolværktøjets formål er at forbedre arbejdsmiljøet ved at øge virksomhedernes kapacitet (opmærksomhed, viden, handlingskapacitet) og derigennem også deres motivation til at gøre en indsats for et bedre arbejdsmiljø. Mulige succeskriterier for projektet kunne være: Nedbringelse af antallet af (alvorlige) ulykker og arbejdsrelateret sygdom i virksomhederne. Mere indirekte kriterier kunne være: Målbar øgning i opfattelsen af egen motivation, viden og handlingskapacitet ift. til at yde en indsats for et bedre arbejdsmiljø.

Afhængigheder: Egenkontrolværktøjet bygger i sin grundide på allerede eksisterende redskaber (tjeklister, APV-værktøjet etc.), men der er her ikke tale om statiske lister, men om at kontroltemaerne generes dynamisk og tilpasset virksomheden på basis af data fra tilsyn, ulykkesregistrering etc. og på basis af virksomhedens historik. Desuden vil særligt den helt centrale handlingsrettede del af værktøjet have behov for at trække på den fælles referencestruktur. Mange virksomheder foretager allerede arbejdspladsrunderinger, risikovurderinger eller (fysisk) APV, fx af nye arbejdspladser, og

126

egenkontrolværktøjet vil i høj grad kunne tjene som et redskab til at understøtte disse processer (der i princippet alle er variationer over samme tema; en gennemgang af arbejdspladsen for at kortlægge problemer og risici i arbejdsmiljøet).

Forudsætninger: De centrale forudsætninger for succes er solid brugerinvolvering: En forudsætning for succes er, at denne løsning udvikles i tæt samarbejde med relevante brugergrupper (se mere nedenfor).

Fasemæssig afgrænsning: Vi anbefaler, at egenkontrolværktøjet implementeres i to faser:

Første fase: Etablering af værktøjet i en version, der ikke involverer AT i processen. I denne version skal det være muligt at vælge, hvilke temaer (ud fra lister over temaer med relevans for virksomhedens branche/type/størrelse etc.), som man vil udføre egenkontrol på, at registrere observationer og handlingsplaner og i processen få viden om de forskellige problemstillinger og inspiration til, hvordan de kan forebygges/løses. Man kan evt. vælge at dele sine registreringer anonymt med AT, men derudover har AT ikke nogen rolle i processen. En yderligere afgræsning i første fase kunne være at fokusere på bestemte brancher, hvor man har gode data og/eller har en forventning om en højere motivation for at anvende et sådant værktøj. En sådan afgræsning kan også gøre en tæt og intensiv brugerinvolvering lettere.

Anden fase: I denne fase revideres og udvides løsningen (baseret på brugerinvolvering og – feedback fra fase 1), så AT nu kan pushe en obligatorisk egenkontrol ud til virksomhederne (baseret på risikoanalyser mv.). Her kan man også trække på erfaringerne fra et evt. pilotprojekt i AT omkring obligatorisk skriftligt tilsyn med ulykker (ikke en del af de strategiske scenarier). Det indebærer, at AT udvælger kontroltemaerne (virksomheden kan dog stadig vælge at inkludere flere), at der er indbyggede tidsfrister og rykker-/reminderprocedurer i flowet, og at den endelige rapport skal sendes til AT, der (enten for alle eller stikprøvevis) kan kontrollere og godkende/kommentere den. I denne fase kan løsningen desuden udvides til at omfatte flere brancher.

Hensyn til den længere bane: Selvom værktøjet ikke i første fase inkluderer AT i processen, skal det såvel i brugergrænsefladen som i systemdesignet være bygget op til senere at kunne rumme AT-involveringen på en sømløs måde.

Proces:

Afklaring

Organisatorisk afklaring:

Evt. alliancer: AT bør overveje, om man i fase 1 evt. kunne gå i samarbejde - ikke bare med virksomheder inden for en bestemt branche, men mere formelt med branchen om at give input til udvikling af løsningen.

Forankring: Det skal afklares, hvor egenkontrolværktøjet/processen skal forankres organisatorisk, og hvilken form for redaktion/administration den vil kræve.

Bemanding af hjælpe-/chat-funktion: I det omfang løsningen aktivt promoverer brug af fx AT’s callcenter (evt. via en chat-funktion), hvis man har behov for hjælp, skal det afklares, om callcentret har de nødvendige ressourcer/kompetencer til at levere denne assistance.

Afklaring af tilsynets rolle: I fase 2 lægges der op til, at tilsynet skal have en mere aktiv rolle, fx ved at godkende eller via stikprøver, og kontrollere de rapporter, der kommer ud af egenkontrollen. Tilsynet kan også have en rolle i (videre-) udviklingen af løsningen, særligt i samspil med den fysiske tilsynsproces. Indholdet og omfanget af tilsynets rolle og evt. afledte ressource- og kompetencemæssige behov bør afklares.

127

Behovsafklaring: Det vil som nævnt være afgørende for projektets succes, at man fra starten og hele vejen gennem udvikling, implementering og den videre tilpasning af løsningen har et tæt samarbejde med relevante brugere. I fase 1 kunne det være brugere i en enkelt branche, hvor motivationen for at avende løsningen er høj, eller brugere fra flere brancher, som repræsenterer forskellige typer af brugsscenarier/forskellige grader af motivation/kapacitet. Disse tilgange kan også kombineres, så man fokuserer på en bestemt branche/målgruppe, men også involverer udvalgte brugere, som på væsentlige parametre ”fraviger” fra den branche/målgruppe, der er i fokus. Dermed kan man til en vis grad forebygge, at man kommer til at udvikle en løsning, der i for høj grad er skræddersyet til en given målgruppes særlige behov og forudsætninger.

Datamæssig afklaring: Det skal afklares, i hvor stort omfang AT skal opsamle data fra løsningen, når den ikke bruges til ”obligatoriske” kontroller, og i givet fald hvordan dette kan ske på en måde, der gør virksomhederne trygge ved, at deres anonymitet er sikret. Det skal ligeledes afklares, om det kan ske, uden at AT derved indirekte kommer til at acceptere det indberettede.

Til første fase skal AT på grundlag af analyser udvælge brancher eller andre virksomhedsgrupper, hvorfra der kan forventes gode resultater af egenkontrol. Det ske på grundlag af de data om virksomheder og arbejdsmiljø, som AT har til rådighed i dag.

Til anden fase kan AT udvælge kontroltemaer på samme grundlag.

Teknisk afklaring:

Valg af teknologi og platform: Egenkontrolværktøjet lægger op til at være noget, der bruges ”i marken”, og at en del af rapporteringen (af både observationer og udbedrende/forebyggende handlinger) kan ske i form af billeder, videoer eller endog lyd. Det peger imod at udvikle løsningen som en app, der dog formodentlig uden problemer vil kunne udvikles i et cross-platformsudviklingsredskab. Samtidig er der dog også en case for, at løsningen har en webkomponent, fx så andre i virksomheden, end dem der er direkte involveret i egenkontrollen, kan ”følge med”, eller så større tekstmængder kan indtastes eller evt. dokumentation kan uploades lettere, end det typisk er muligt i en mobil løsning. Løsningen kan dog godt i første omgang lanceres uden end sådan webindgang, og denne kan senere udvikles inden for rammerne af virksomhedens arbejdsmiljøportal.

Driftsscenarie: Vi vurderer, at der ikke er tale om store data- eller trafikmængder, og at fase 1 derfor ville kunne driftes inden for AT’s eksisterende driftsset-up eller evt. i en cloud-løsning.

Udviklingsmodel: Der er tale om en løsning, der udvikles fasevis og i tæt dialog med brugerne, og hvor der skal være plads til læring undervejs i processen. Vi anbefaler derfor et agilt scrum-baseret udviklingsforløb.

Specifikation: Udarbejdelse af udbudsmateriale.

Implementering (fase 1):

Evt. etablering af samarbejde med udvalgt branche/etablering af brugerinvolveringsproces.

Udarbejdelse af servicerejser og kontekstuelt servicedesign for løsningen i samarbejde med brugere.

UX-design og testning.

Udvikling af løsningen (fase 1), som fx kunne opdeles i følgende testbare og fuldt anvendelige delleverancer:

Udvikling af den underliggene database, herunder evt. database til at opsamle de data, løsningen genererer (hvis man vælger at gøre dette i fase 1).

128

Udvikling af kontroltema-vælgeren: Dvs. den del af løsningen, hvor man ved at specificere virksomhedstype, branche etc. kan få en oversigt over væsentlige arbejdsmiljøtemaer, man kunne lave egenkontrol på, inkl. uddybende/handlingsrettet information i forhold til disse temaer. Denne delleverance bør inkludere muligheden for at genere en rapport.

Udvikling af observationsdelen: Så man for de valgte temaer kan udføre observationer/kontrol.

Udvikling af handlingsplansdelen: Så man for de observerede udfordringer/problemer kan registrere, hvad man har gjort/agter at gøre ved dem.

Udvikling af opfølgningsdelen: Så man kan følge op på handlingsplanen efter den tid, der i planen er specificeret for de enkelte indsatser.

Omkostninger:

Etablering

Udvikling og etablering af løsningen (fase 1) baseret på en cloud-baseret database og en app vurderes at koste 3 mio. kr. (hvis løsningen kan anskaffes over SKI eller andre rammeaftaler)

Løbende drift

Vi vurderer, at løsningen kan driftes inden for AT’s eksisterende driftsset-up og/eller for relativt beskedne beløb i skyen.

Ud over omkostningerne til den tekniske udvikling og drift vil der være omkostninger til løbende monitorering, opsamling af behov for videreudvikling, tilpasning af temaer etc., som vi anslår til maks. ¼ årsværk - og til brugersupport i callcentret, som vi, alt efter omfanget og karakteren af den support, man ønsker at yde, anslår til at udgøre fra ¼ årsværk og opefter (ressourceforbruget stiger, når antallet af virksomheder, der anvender løsningen, vokser).

Der vil desuden være behov for udviklerressourcer til løbende udvikling og tilpasning i et længerevarende agilt forløb (200.000-500.000 kr. pr. år).

Eksempel med wireframes

For egenkontrolværktøjet og for virksomhedens arbejdsmiljøportal (afsnit 9.7) er der udarbejdet wireframes, som i skitseform illustrerer, hvordan centrale elementer i løsningerne kunne fungere. Der er vigtigt at understrege, at der er tale om skitser og ikke egentlige designforslag, og at de kun skal tjene som illustrationer af centrale principper. Wireframes er ledsaget af ”fortælling”, der forklarer, hvad det er, man ser, og hvordan de skitserede løsningelementer kunne anvendes. Som det er tilfældet for mange af løsningerne, tager de udgangspunkt ikke bare i de brugerbehov, der er identificeret i brugerinddragelsen, i de strategiske pejlemærker, i de teknologiske muligheder og tendenser, men også i større eller mindre omfang i de eksisterende løsninger, der allerede på forskellig vis understøtter dele af den funktionalitet, de nye løsninger indeholder.

Det nye ved egenkontrolværktøjet er først og fremmest, at det gør det let for virksomhederne at foretage en systematisk og videns-/databaseret gennemgang af deres arbejdsmiljø, og at det umiddelbart er let at finde ud af, hvordan de kan handle på det, de observerer. Tanken er, at man lærer, mens man handler, og at de valg og registreringer, man foretager i løsningen, anvendes til at ”pushe” information, der understøtter denne handling.

129

Ud over at kunne bruges frivilligt af virksomheden til at gennemføre en arbejdspladsgennemgang/ risikovurdering, når det passer virksomheden, kan værktøjet også bruges som led i en mere formaliseret kontrolproces, hvor AT pålægger virksomheden at gennemføre en egenkontrol. Det er det første scenarie, vi har illustreret med wireframes. Det viste design er en app-løsning, da der bl.a. lægges op til brug af den mobile enheds kamera.

Egenkontrolværktøjet kan virksomheden finde i arbejdsmiljøportalen. Værktøjet skal downloades, men det er i dag noget, de fleste har erfaring med, og som typisk tager få minutter. Virksomheden skal registrere sig som bruger på værktøjet i arbejdsmiljøportalen med brug af et medarbejder-NemID, men herefter kan man anvende løsningen ved brug af et kodeord. I portalen kan man oprette adgang for lige så mange medarbejdere, det skal være (med hver deres kodeord). Brugeren kan for hver enkel egenkontrol vælge, om han vil dele resultatet med AT i anonymiseret form.

Løsningen trækker i udstrakt grad på AT’s data om ulykker, tilsyn og påbud i forskellige brancher og virksomhedstyper og på den konkrete virksomheds historik. Disse data kobles så (via den foreslåede fælles referencestruktur for handlingsorienteret materiale) til konkret handlingsorienteret viden.

Hvis træk på disse data skal ende i meningsfulde og overskuelige resultater, fx i egenkontrolværktøjet, vil det formodentlig kræve en del arbejde at forædle data, så de er velegnede til dette formål. Det har ikke været muligt inden for rammerne af denne undersøgelse mere detaljeret at beskrive, hvilke data, hvordan og med hvad de skal beriges. Det vil være noget, der kan afklares i forarbejdet til et egentligt udviklingsprojekt.

Løsningen kan potentielt også generere en mængde data om disse egenkontroller, der i større eller mindre omfang kan deles anonymt eller ikke-anonymt med AT. Sådanne data kan bidrage til at berige AT's viden om de problemer, virksomhederne identificerer, og hvordan de løser dem - og det kan igen anvendes til at målrette den information, der pushes ud i denne (og andre) løsninger, og til at generere flere gode caseeksempler, virksomhederne kan lade sig inspirere af. Igen vil en kortlægning af præcist, hvilke data det kunne være, bedst kunne foretages i forbindelse med forarbejdet til et egentligt udviklingsprojekt.

130

1. Når virksomheden starter en ny egenkontrolproces op, får de fra AT et forslag til temaer, som de skal se nærmere på baseret på de data, AT har om ulykker/problemer i bestemte brancher og virksomhedstyper – og på den enkelte virksomheds historik (herunder hvad de evt. for nylig har udført kontrol på). Brugeren kan så (typisk i samråd med arbejdsmiljørepræsentant og andre) sætte flueben ved, hvilke temaer de vil fokusere på denne gang.

Ud over de temaer, AT har valgt ud baseret på data, kan virksomheden selv tilføje yderligere temaer, hvis der er noget, de ønsker at se nærmere på. Her kan de få inspiration ved at se, hvilke temaer andre tilsvarende virksomheder har tilføjet (baseret på data fra brugen af løsningen). De kan også gå på opdagelse i bruttolisten over temaer eller søge efter bestemte temaer/problemer (via knappen ”Tilføj nyt tema” – er ikke vist i wireframes).

Ved hvert tema er der mulighed for at se, hvad det handler om, hvorfor det er vigtigt, og hvor ofte det forekommer som et problem i den pågældende branche/virksomhedstype (fx i form af ulykker eller påbud) (det er noget, man ser, hvis man klikker på temateksten - er ikke vist i wireframes).

131

2. Når man trykker på ”Start egenkontrol”, får man listen over de temaer, man har valgt. Man kan altid gå tilbage og tilføje/fjerne temaer, fx hvis man under sin runde på arbejdspladsen ser ting, der ikke er i orden (man kan dog ikke fjerne pålagte temaer, hvis det er en AT-initieret egenkontrol).

132

3. Når man trykker på et valgt tema, får man en ”observations”-oversigt – dvs. de forhold, man for det givne tema skal observere på.

Ud for hvert forhold kan man få mere viden om, hvordan man observerer, hvad man skal kigge efter, og hvordan man vurderer det, man ser. Det kan både være i form af tekst, billeder, video og lyd. Denne information vises som et overlay. Her et eksempel med tekst:

Hvis man er i tvivl om, hvordan man skal forstå, eller hvad man skal gøre ved et givent problem, eller om den løsning, man overvejer, er brugbar, kan man starte en chat op med AT (eller ringe), hvor man kan vælge at dele observationen (dvs. tekst, billeder etc.) og et evt. bud på en løsning med AT, så de kan se, hvad det handler om. AT kan så evt. pushe yderligere information/forslag ud i løsningen.

”Chat” og ”Ring” kan implementeres som et plug-in, der er til rådighed alle steder i løsningen og følger med ned, når brugeren scroller ned, så brugeren hele tiden kan tage kontakt til AT’s callcenter, hvis det bliver nødvendigt undervejs.

133

4. Trykker man ”Ja” ud for et observationspunkt, kan man beskrive årsagen eller skrive kommentarer både i tekst, billede, video og lyd (hvor relevant). Man kan beskrive, hvordan man har tænkt sig at løse det, og man kan få inspiration til løsningen (se næste side).

134

5. Inspiration til løsningen kan både være i form af links til handlingsorienteret materiale og i form af eksempler på, hvordan andre har løst tilsvarende problemer.

Vi forestiller os, at disse eksempler og cases som hovedregel vil være tilgængelige som pdf-filer, og at de derfor typisk ikke vil være praktiske at anvende på en smartphone, men snarere på en tablet – eller måske på en pc eller i print. Men man kan orientere sig i den, og så i app’en trykke på ”Send til min e-mail” eller ”Print” (hvis ens netværk og set-up tillader det). Man kan også lave bogmærker til materiale, man vil vende tilbage til.

Herunder er vist, hvordan et videoeksempel kan præsenteres.

135

6. Når man har gennemført sine observationer, har man en samlet oversigt over de problemer, man har observeret, og man kan gå i gang med at oprette en handlingsplan (næste billede).

136

7. Når man har registreret sine observationer for alle temaerne og evt. har registreret, hvad man kunne gøre for at afhjælpe evt. problemer, kan man opstille en handlingsplan. Handlingsplanen tager udgangspunkt i temaet og observationer og de forslag til løsninger, man eventuelt allerede har identificeret. Man kan her tilføje yderligere løsninger/handlinger, få yderligere inspiration, angive hvem der skal gøre noget, og sætte deadlines og datoer for, hvornår man skal følge op på, om løsningen har den ønskede effekt.

137

8. Sidste skridt i egenkontrollen er opfølgningen. Når tidspunktet for opfølgning på en given indsats er nået, får alle involverede en notifikation i deres app. Man kan så gå ind i opfølgningsbilledet og se en oversigt over de punkter, der er deadline på (ikke vist). For hvert punkt kan man registrere, hvad man har gjort (hvis man har gjort noget andet, end det der stod i handlingsplanen) og evt. dokumentere med billeder/video/lyd. Man kan registrere en vurdering af, i hvor høj grad indsatsen har haft den ønskede effekt, og evt. sætte en ny opfølgningsdato på, hvis det er noget, man ønsker at følge løbende op på i en længere periode.

Man kan når som helst generere en ”rapport” over forløbet, som man kan sende til/dele med andre.

138

9.7 Virksomhedens arbejdsmiljøportal version1

Succeskriterium: Formålet med portalen er at bidrage til et bedre arbejdsmiljø ved at 1) lette adgangen til AT-relaterede processer og viden, 2) lette den interne kommunikation og vidensdeling mellem aktørerne i virksomheden, 3) sikre en mere direkte sammenhæng mellem tilsyn, hændelser, virksomhedens profil, behov og adfærd m.m. og adgang til handlingsorienterede ressourcer og viden. Succeskriteriet for fase 1 kunne være, at virksomhederne oplever, at det er blevet lettere at få overblik over arbejdsmiljøprocesserne (tilsyn og ulykker) og lettere at finde handlingsorienteret materiale til at omsætte viden til handling.

Afhængigheder: Projektet har afhængigheder til (det nye) At.dk, (det nye) EASY og OnlineAt. Projektet er desuden afhængig af den fælles referencestruktur i forhold til sammenkoblingen med handlingsorienteret materiale.

Forudsætninger: De centrale forudsætninger for succes er:

Solid brugerinvolvering: De centrale brugergrupper skal involveres fra starten og hele vejen

gennem projektet, så det sikres, at portalen i sin opbygning tager udgangspunkt i deres behov

og forudsætninger.

Individuel tilpasning: Portalen skal fremstå individuelt tilpasset (fx på basis af en oprettet profil)

og udvikle sig dynamisk, fx med en prioritering af indholdet ud fra, hvad lignende virksomheder

har fundet relevant, så den også er lettilgængelig og relevant for den lille virksomhed med lav

kapacitet.

Sømløs integration: Portalen skal for brugeren fremstå som et integreret hele, og ikke som et

antal komponenter klistret sammen af en tynd front.

Fasemæssig afgrænsning: Vi anbefaler, at virksomhedens arbejdsmiljøportal implementeres i mindst to faser:

Fase 1: Her implementeres det minimalt relevante produkt, som vi foreslår består af:

En videreudvikling af OnlineAt, så den i højere grad designes som et dialog- og

samarbejdsredskab for hele tilsynsprocessen, og således at der kobles handlingsorienteret

vejledning på (efter samme principper som skitseret for egenkontrolværktøjet).

En indlejring af OnlineAt i At.dk, så den fremstår som en integreret del af virksomhedens

arbejdsmiljøportal, når man er logget på.

Fase 2: En indlejring af (det nye) EASY i portalen, så det fremstår som en integreret del, og så

processerne omkring ulykker/hændelser integreres i de aktivitetsoversigter og flows, der

handler om tilsynet, så der kobles handlingsorienteret viden på ulykkes-

/hændelsesrapportering, ligesom der gør på tilsynsprocessen. Hertil kan komme data om

sygefravær m.v., såfremt AT vælger at indsamle disse data.

Videre faser: Kan udbygges med fx løsning på adgang for medarbejdere, arbejdsmiljø-

repræsentanter m.fl., med chat-funktion og med den personalisering, som man allerede er i

gang med at udtænke ift. At.dk.

Hensyn til den længere bane: Det er væsentligt for en vellykket integration, at der allerede i første fase foreligger et gennemarbejdet design, der kan rumme den fulde kompleksitet, også selvom den ikke er afspejlet i første version.

139

Proces:

Afklaring

Organisatorisk afklaring:

Organisering af portalens drift: Rammerne for og forankringen af den indholdsmæssige

drift af portalen skal afklares. Portalen samler elementer, der har rødder i forskellige

dele af organisationen, men det er vigtigt, at der, når den går i drift, er en klar forankring

af ansvaret for helheden og sammenhængen på tværs af elementer og processer – en

form for ”chefredaktør”/brugerrejseansvarlig.

Behovsafklaring: Vi anbefaler, at man allerede fra starten af projektet etablerer et

brugerinvolveringsset-up, der sikrer, at man får engageret centrale brugergrupper og kan

trække på dem gennem hele projektet. Vi foreslår, at denne brugerinvolvering forankres hos

AT (og ikke hos eksterne samarbejdspartenere), og at AT til dette formål udpeger en særlig

brugerinvolveringsansvarlig på projektet. Det første skridt i brugerinvolveringen tænker vi

bør være en dybere behovsafklaring end den, der har været mulig i nærværende projekt.

Datamæssig afklaring:

I første fase anvendes eksisterende data i Arbejdstilsynet.

I anden fase indgår data fra en løsning svarende til EASY Forebyggelse, idet en sådan

funktion først skal bygges, og der skal indsamles tilstrækkelig data til formidlingsformål.

Teknisk afklaring:

Valg af teknologi og platform: Som udgangspunkt antager vi, at platformen skal

implementeres som en webløsning og lever i AT’s nye CMS. Det skal dog afklares, i

hvilket omfang al portalens funktionalitet kan implementeres i dette CMS. Desuden skal

det afklares, i hvilket omfang Virk.dk’s designkrav evt. kan kollideres med det ideelle

interaktionsdesign for portalen. Begrænsninger i CMS’en/Virk.dk’s design kan medføre,

at det bliver vanskeligere at implementere visse dele af portalens funktionalitet

tilfredsstillende.

Platformens kompleksitet betyder, at det ikke er givet, at den kan implementeres

tilfredsstillende i et responsivt design, og som gør den attraktiv at anvende på mobile

enheder. Tanken er, at der senere udvikles en ”Arbejdsmiljøhåndbog”-app, som udgør

den mobile indgang til platformen.

Driftsscenarie: Da AT allerede drifter portalens hovedkomponenter, antager vi, at den

samlede portal også kan driftes inden for rammerne af AT’s generelle driftsset-up.

Udviklingsmodel: Der er som for egenkontrolværktøjet tale om en løsning, der udvikles

fasevis og i tæt dialog med brugerne, og hvor der skal være plads til læring undervejs i

processen. Vi anbefaler derfor et agilt scrum-baseret udviklingsforløb.

Specifikation: Der skal udarbejdes en specifikation, som kan ligge til grund for et udbud.

Implementering (fase 1):

Udbud

Etablering af det organisatoriske set-up – som vi foreslår allerede er på plads i

udviklingsfasen

140

Etablering af brugerinvolveringsproces

Udarbejdelse af servicerejser og af kontekstuelt servicedesign for løsningen i samarbejde

med brugere

UX-design og testning (altså forud for den tekniske udvikling/implementering)

Udvikling af løsningen (fase 1) som opdelt i testbare og fuldt anvendelige delleverancer

(hvilke og hvor mange må afklares ved en nærmere analyse).

Omkostninger:

Etablering

En del af omkostningerne til etablering af portalen vil antageligt henhøre under andre projekter

(At.dk, EASY). Det anslås, at udgifterne til udvikling af det ”ekstra”, portalen udgør i fase 1, vil

ligge på ca. 1. mio. kr., hvoraf de fleste antageligt vil skulle bruges på brugerinvolvering og UX-

design (under forudsætning af at løsningen kan implementeres i AT’s nye CMS). Derudover

anslås, at der i alt vil skulle afsættes et årsværk i AT til at gennemføre projektet

Løbende drift

Vi vurderer, at løsningen kan driftes inden for AT’s eksisterende driftsset-up.

Redaktion/brugerrejseansvarlige: Vi forestiller os, at der skal anvendes ca. tre årsværk til at

vedligeholde portalen såvel i forhold til indhold, løbende brugerdialog, monitorering af

portalens anvendelse og tilrettelæggelse/styring af videreudvikling.

Eksempel med wireframes

Det nye ved arbejdsmiljøportalen er, at den integrerer det procesoverblik, som i dag findes i OnlineAt, ulykkesregistrering, som i dag findes i EASY, og nyheds- og vidensformidling, som i dag findes i At.dk, i ét samlet interface, som, når virksomheden er logget på, giver en virksomhedscentreret indgang til processer og information og kobler de forskellige processer og dele af processer sammen i ét samlet flow.

Portalen skal i høj grad tilpasse sig den enkelte virksomhed, sådan at man kun bliver præsenteret for information, der er direkte relevant for virksomheden eller for virksomheder af tilsvarende type. Den vil altså fremstå væsentligt simplere for den lille nystartede virksomhed end for den store virksomhed med mange p-numre, og dens indhold og funktionalitet vil være forskelligt, alt efter om man logger på med en ledelsesrolle, en arbejdsmiljørepræsentantrolle eller som menig medarbejder.

Portalen er det sted, hvor alle aktører i og omkring virksomheden, som har en rolle at spille i forhold til forskellige arbejdsmiljøprocesser, kan dele deres viden om disse processer og information.

Portalen fungerer også som virksomhedens ”back-end” til andre værktøjer, bl.a. egenkontrolværktøjet, arbejdsmiljøhåndbogen og tilsynsværktøjet. Det er her, man kan få et samlet overblik over de registreringer og processer, der bliver født og lever i de øvrige værktøjer, og i visse tilfælde også arbejde sømløst videre på ting, der er påbegyndt andre steder.

Forudsætningen for, at portalen i høj grad kan tilpasse sig virksomheden og brugeren og målrettet pushe kontekstrelevant information til dem, er, at den i vidt omfang trækker på data om, hvad der vigtigt i forhold til forskellige brancher og typer af virksomheder og på virksomhedens/brugerens historik. Der er tale om data, der allerede i dag i vidt omfang findes i struktureret form hos AT, men da disse data ikke alle - og ikke i det påtænkte omfang - hidtil har været anvendt til dynamisk

141

brugertilpasning af brugerflader og information, vil det formodentlig være nødvendigt med en vis forædling af data. De nærmere detaljer udredes bedst i forbindelse med et konkret udviklingsprojekt.

Portalen vil også kunne generere en mængde data om brugernes adfærd – ud over hvad der registreres af konkrete data, fx i forbindelse med en tilsynsproces eller en ulykkesregistrering. Disse data kan dels bruges til at forbedre portalens muligheder for at tilpasse sig brugeren, dels bidrage til AT’s viden om virksomhedernes adfærd til brug for videreudvikling af løsninger og indsatser. Som for egenkontrolværktøjet vil man også her i forbindelse med et konkret udviklingsprojekt skulle afklare, i hvilket omfang sådanne data skal lagres hos AT, og om det kan gøres på en måde, så virksomhederne har tillid til, at det sker anonymt.

Det er desuden vigtigt at afklare, om portalen med den påtænkte funktionalitet kan implementeres i AT’s CMS-system, og om det kan rummes inden for rammerne af Virk.dk’s design – i det omfang, det kræves.

Der er tale om et ganske komplekst værktøj, og de efterfølgende wireframes kan derfor kun antyde, hvordan dele af funktionaliteten kunne tage sig ud. Det er som for egenkontrolværktøjet vigtigt at understrege, at der her ikke er tale om designoplæg, men om en principskitse, der i en endelig implementering formodentlig vil komme til at se væsentlig anderledes ud.

142

1. Portalens forside indeholder (ud over kontaktinfo etc.) fire hovedelementer:

4. En nyheds-/datablok: Her kan man se i) til venstre - den seneste nyhed af høj relevans for netop denne type virksomhed og gå videre til flere tilsvarende nyheder og ii) til højre - se en slags ”barometer” for, hvordan det står til med arbejdsmiljøet på denne type virksomheder. Klikker man der, kan man få en tematiseret oversigt over ulykkerne/påbuddene, som man kan dykke ned i for at få flere detaljer, og man kan se, hvilke afhjælpende/forebyggende tiltag skolerne har foretaget, og få inspiration til, hvordan man selv kan forebygge lignende forhold/ulykker (ikke vist).

5. En blok, der viser evt. nye ting, virksomheden skal forholde sig til, fx varslet tilsyn eller en pålagt egenkontrol.

6. En blok, der viser aktive processer. Det kan fx være et varslet tilsyn, man er begyndt at forberede sig på, et tilsyn, der er afholdt, og hvor man skal give feedback til AT, eller en ulykkesregistrering, hvor man endnu ikke har lavet en forebyggelsesplan. Man kan udvide blokken for at se evt. flere aktive processer og for at se afsluttede processer.

7. En ”ulykkes”-blok, der viser i) til venstre - de seneste registrerede ulykker. Klikker man her, kommer man ned i ulykkesregistreringen og opfølgningen på denne. Man kan vælge at se flere registrerede ulykker i) til højre - en ”knap”, der blot hedder ”Forebyg ulykker” – den åbner et ”forebyggelsesunivers”, der dels (datadrevet) er baseret på virksomhedens profil, dels på aktuelle forebyggelseskampagner/nyheder/cases (vises ikke her).

I det følgende vil vi dykke dybere ned i et af portalens elementer – det, der handler om tilsyn, og som grundlæggende er en

143

videreudvikling af OnlineAt. Det, der særligt adskiller de viste elementer fra OnlineAt, som det er i dag, er:

At tilsynsprocessen ikke er baseret på dokumenter og e-post, men er bygget op som et interaktivt dialogorienteret forløb.

At der overalt i processen er umiddelbar adgang til kontekstrelevant handlingsorienteret viden om, hvordan man kan håndtere de arbejdsmiljøproblemer, der dukker op i processen.

At ”egenkontrol” er indbygget som en mulighed i processen, således at virksomhedens forberedelse til tilsynet, hvis de ønsker det, kan ske på en systematisk måde, der kan mappes direkte ind i rammen for tilsynsbesøget.

At det er muligt at invitere andre (fx medarbejdere eller samarbejdspartnere) med ind i processen, så det ikke ”bare” bliver et samarbejde mellem de traditionelle aktører og den tilsynsførende, men også med andre stakeholders. Denne del er dog ikke vist i de wireframes, vi har udarbejdet.

At der systematisk er mulighed for at dokumentere alting med både tekst og billeder, men også lyd.

144

2. Klikker man på ”Kommende tilsyn”, får man ud over mulighed for at aftale nyt tidspunkt/periode også mulighed for:

At oprette påmindelser til sig selv eller andre – som dels popper op i portalen, når man logger på, men som også kan sendes pr. sms eller e-mail.

At dele med andre – dvs. invitere andre indenfor til at kigge med i processen, evt. også bidrage til den. Det kan fx være udvalgte medarbejdere (eller i princippet alle medarbejder), og invitationen med link kan sendes via mail. De links, der sendes med mailen, kan være ”engangslink”, dvs. de gælder kun til denne tilsynsproces. Skal de inviterede også have mulighed for at bidrage, er der en adgangsproblematik, som skal tænkes nærmere igennem. Vi har ikke vist denne del af portalen i disse wireframes.

Man kan forberede sig til tilsynet (reelt udføre en egenkontrol forud for tilsynet).

Man kan få yderligere information om, hvad et tilsyn er og formelt indebærer, hvorfor det er vigtigt, og hvem der skal være til stede/hvem man skal have adgang til under tilsynet.

145

3. Tilsynets anmeldes med et sæt udvalgte temaer, som AT vil fokusere på. For hvert tema kan man se, hvad det handler om, hvorfor det er vigtigt, hvor ofte der er problemer (ulykker/påbud) ifm. med dette tema på andre skoler, og hvordan der er handlet på det.

Virksomheden kan som forberedelse til synet gennemføre en ”egenkontrol” på de udvalgte temaer (se næste billede).

146

147

148

4. Virksomheden kan gennemføre en egenkontrol på de udvalgte temaer forud for tilsynet, dvs. gå ud og observere, registrere udbredte tiltag og/eller opsætte handlingsplaner. Denne ”egenkontrol” kan den tilsynsførende kigge ind i, inden tilsynet afvikles.

Man kan i princippet implementere en webudgave af egenkontrolløsningen her, men vi foreslår, at den afvikles i egenkontrolværktøjet.

149

5. Når tilsynet afvikles, registrerer den tilsynsførende og virksomheden i samarbejde, hvad der observeres, og ideelt set også i forbindelse med selve besøget, hvilke reaktioner der skal tages på det observerede (anerkendelse, vejledning, påbud) (se detaljer på næste side).

Tilsynsrapporten foreligger derfor ofte i umiddelbar forlængelse af tilsynet – eller evt. kort derefter. Der er tale om en interaktiv ”rapport” (se næste side).

Handlingsplan/afhjælpning: Hvis der ikke i forbindelse med tilsynet (eller ved en evt. forudgående ”egenkontrol”) blev registreret afhjælpende tiltag/handlingsplaner, skal virksomheden nu gøre dette for de punkter, der er givet vejledning/påbud på. Det kan de dokumentere både i tekst, billeder, video og lyd (handlingsplansdelen – dvs. planerne for at afhjælpe forhold, der ikke kan afhjælpes umiddelbart - er ikke vist i disse wireframes).

Godkendelse af afhjælpning/handlingsplan: Endelig skal AT godkende handlingsplanen/afhjælpningen, evt. med tilknyttede kommentarer og/eller links til yderligere vejledningsmateriale/cases.

150

6. Den sidste wireframe er ganske omfattende og vises derfor her i to dele (men udgør en side). Den viser, hvordan tilsynsprocessen kan gennemføres som en interaktiv, dynamisk og dialogpræget proces. For eksemplets skyld indeholder det viste skærmbillede flere faser på en gang: Altså både observationer, der er ført helt til ende med reaktion fra AT, feedback fra virksomhed og endelig afgørelser/feedback fra AT OG observationer og feedback fra AT, som virksomheden endnu ikke har reageret på.

Øverste del af siden:

Nederste del vises på næste side, den indeholder:

Tilsyn: Når tilsynet afvikles, registrerer den tilsynsførende og virksomheden i samarbejde, hvad der observeres, og ideelt set også i forbindelse med selve besøget, hvilke reaktioner der skal tages på det observerede (anerkendelse, vejledning, påbud). Det er naturligvis den tilsynsførende, der har det sidste ord her. Hvis fx virksomhedens egenkontrol og udbedrende tiltag har afhjulpet/forebygget et problem, får virksomheden en anerkendelse for det. Er problemet ikke helt ordnet, kan de få registreret en ”vejledning”.

Rapport: Hvis ”reaktionerne” aftales i forbindelse med tilsynet, og tilsynsførende og virksomhed er enige, godkender begge parter rapporten. Har virksomheden kommentarer til et evt. påbud, kan de også registreres med det samme, så efterfølgende partshøring ikke er nødvendig. Kan processen ikke afsluttes på stedet, gøres rapporten tilgængelig i portalen, når den er klar. Rapporten er bygget op omkring tilsynstemaerne (plus evt. yderligere temaer, der måtte være komme til under tilsynet). For hvert tema kan man se, hvilke observationer der er gjort (evt. dokumenteret med video, billeder etc.), hvilke handlinger der er udført/aftalt, og hvilken reaktion (anerkendelse, vejledning, påbud) AT har givet.

Partshøring: Virksomheden har mulighed for at kommentere den tilsynsførendes feedback eller godkende den, uanset om den indeholder påbud eller ej. En godkendelse betyder blot, at virksomheden er enig i rapporten og ikke har yderligere kommentarer. Kommentarerne kan igen indeholde både tekst, billeder, video og lyd.

Afgørelse: Hvis rapporten lægger op til påbud, kan AT nu enten – på basis af virksomhedens kommentarer – vælge at lade det påtænkte påbud bortfalde eller fastholde det. Påbuddet vises i tilsynsoversigten ud for det tema, det

handler om.

Da denne side kan være vanskelig at læse i A4-format er den vedlagt i A3-fomat som bilag 4.

151

152

Bilag

Bilag 1: Segmenteringsrapport

Vedlagt

Bilag 2: Brugerrejserapport

Vedlagt

Bilag 3: To-be brugerrejser i A3-format

Vedlagt

Bilag 4: Arbejdsmiljøportalen, wireframe 6

Vedlagt