Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
GEMENSAM IT SAMORDNINGSFUNKTION49 KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND OCH VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN
Rapport om Samordnad vård- och omsorgsplanering via distansmöten ur ett
verksamhetsperspektiv
Rapport sammanställd 2013-10-28
Gisela Fridstedt
Systemförvaltare
ISIT-avdelningen
Sahlgrenska Universitetssjukhuset
1
Sammanfattning Möte för samordnad vård- och omsorgsplanering sker för patient som efter utskrivning från
sjukhuset har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Det är viktigt att detta
möte säkerställer informationsöverföringen mellan de olika vård- och omsorgsgivarna dels ur
patientsäkerhetssynpunkt med patientens behov i centrum och dels så effektivt som möjligt ur
de olika organisationernas perspektiv. Mötet kan ske som direktmöte, per telefon eller som
distansmöten (videomöte).
Samverkan kring IT i Väst (SITIV) beslutade 2013-04-25 att utreda möjligheten av distans-
möten för samordnad vård- och omsorgsplanering inom Västra Götaland.
Arbetet har delats upp i två arbetsgrupper dels arbetsgrupp Verksamhet och dels arbetsgrupp
IT.
Syftet för arbetsgruppen Verksamhet var att:
Kartlägga behov för ändamålsenlig vårdplanering med distansmöten för patienter, anhöriga och vård och omsorgsverksamhet.
Ta fram förslag på lämpliga regionala dokument.
Arbetsformen för arbetsgruppen har varit videomöten som fått kompletterats med
telefonuppkoppling pga. tekniska problem.
De olika behov som finns för patient, närstående och organisation har inventerats, diskuterats
och sammanställs i rapporten.
Önskemål/krav på teknik som framkommit under diskussionerna i arbetsgruppen har lämnats
till arbetsgruppen IT.
Regionala dokument har utarbetats i form av checklista för mötet vid samordnad vård- och
omsorgsplanering, checklista för ordförande, biståndshandläggare samt patientinformation.
Checklista för primärvården är i nuläget under utarbetning.
I arbetsgruppen Verksamhet har ingått:
Gisela Fridstedt systemförvaltare/utvecklingsledare ISIT- avd. Sahlgrenska Universitets-
sjukhuset sammankallande
Katarina Amundsson funktionsledare GITS
Sara Blomqvist biståndshandläggare SDF Västra Hisingen Göteborgs stad
Nina Brandström delregional samordnare SVPL för Södra Älvsborg
Eva-Karin Elkjaer vårdplaneringssjuksköterska Sahlgrenska Universitetssjukhuset Område 2
VO medicin- geriatrik- akut
Kerstin Fredriksson enhetschef Lerums kommun
Lena Larsson distriktssköterska Förvaltare/processledare SVPL Närhälsan
Lise-Lotte Rotter sjuksköterska Herrljunga kommun
Maria Skön vårdplaneringssjuksköterska område medicin, NU-sjukvården
2
Innehåll Sammanfattning ...................................................................................................................................... 1
I arbetsgruppen Verksamhet har ingått .............................................................................................. 1
Inledning .................................................................................................................................................. 3
Syftet för arbetsgruppen Verksamhet .................................................................................................... 3
Bakgrund ................................................................................................................................................. 3
Fördelar med samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video ............................................. 4
Nackdelar med samordnade vård och omsorgsplaneringar via video ............................................ 5
Kartläggning av behov ............................................................................................................................. 5
Patient ................................................................................................................................................. 5
Närstående .......................................................................................................................................... 5
Personal ............................................................................................................................................... 5
Lokalens utformning ........................................................................................................................ 6
Önskemål/krav på teknik......................................................................................................................... 6
Regionala dokument ............................................................................................................................... 6
Patientinformation .............................................................................................................................. 6
Checklista för videomötet ................................................................................................................... 6
Checklista för ordförande på videomötet ........................................................................................... 6
Checklista för biståndshandläggare .................................................................................................... 7
Checklista för primärvården ................................................................................................................ 7
Uppföljning .............................................................................................................................................. 7
Utvärdering ......................................................................................................................................... 7
Nyttokalkyl........................................................................................................................................... 7
Framtida visioner ..................................................................................................................................... 7
Bilagor ...................................................................................................................................................... 7
Önskemål/krav på tekniken vid samordnad vård och omsorgsplanering via distansmöte. ............... 8
Patientinformation .............................................................................................................................. 9
Checklista samordnad vård- och omsorgsplanering via videokonferens .......................................... 10
Vad skall ordförande för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering tänka på när en
videokonferens genomförs? ............................................................................................................. 11
Att tänka på inför samordnad vård- och omsorgsplanering som biståndshandläggare ................... 12
Referenser ............................................................................................................................................. 13
3
Inledning Vid Samverkan kring IT i Väst (SITIV):s möte 2013-04-25 beslutades att uppdrags-
beskrivning för funktion för distansmöten över huvudmannagränserna, skulle tas fram, i första
hand avgränsat till samordnad vård- och omsorgsplanering. Uppdragsbeskrivningen
godkändes av SITIV 2013-06-11.
Målet är att kunna erbjuda möjlighet till samordnad vård- och omsorgsplanering via
distansmöten för Västra Götalandsregionen (VGR) och Västra Götalands kommuner.
Uppdragsbeskrivningen blev indelad för två arbetsgrupper dels för verksamhet och dels för
IT.
Syftet för arbetsgruppen Verksamhet Kartlägga behov för ändamålsenlig vårdplanering med distansmöten för patienter,
anhöriga och vård och omsorgsverksamhet
Ta fram förslag på lämpliga regionala dokument
Arbetet i arbetsgruppen för verksamhet har i huvudsak skett via videomöten men har även fått
kompletterats per telefon pga. tekniska problem.
Bakgrund Samordnad vård- och omsorgsplanering sker för patient som efter utskrivning från sjukhuset
har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Det är viktigt att detta möte
säkerställer informationsöverföringen mellan de olika vård- och omsorgsgivarna så det blir
både patientsäkert med patientens behov i centrum samt effektivt ur de olika
organisationernas perspektiv. Mötet ibland flera möten kan ske som direktmöte, per telefon
eller som distansmöte (videomöte).
I nuläget tar de samordnade vård- och omsorgsplaneringsmötena mycket tid. Vid direktmöte
läggs mycket tid och kostnader på resor samt innebär svårigheter för närstående att delta om de
bor långt borta. Primärvården har stora svårigheter att delta pga. tidsbrist/avstånd.
Användandet av telefon vid samordnade vård- och omsorgsplaneringar skiljer sig i dag, av
olika skäl, mellan olika delar av Västra Götaland.
Samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video förekommer på många olika platser i
Sverige bl.a. Norrbottens läns landsting, Bromma.
4
Idag förekommer inom Västra Götaland samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video
dels sedan två år inom NU - sjukvården verksamhetsområde medicin och vissa kommuner
inom Fyrbodal och dels har Sahlgrenska Universitetssjukhuset område 2 verksamhetsområde
medicin, geriatrik och akut startat i juni 2013 mot en stadsdelsförvaltning (SDF), SDF Västra
Hisingen inom Göteborgs stad. Även Alingsås sjukhus har startat i mindre skala under våren
2013.
Kan samtliga patienter videovårdplaneras? Inom NU-sjukvården, som varit igång längst inom
Västra Götaland, videovårdplaneras även dementa och sängliggande patienter medans övriga
sjukhus som nyligen börjat, ännu så länge väljer ut ”lämpliga” patienter.
Utvärderingen av pilotstudien ”Vårdplanering med hjälp av video jämfört med ordinarie
vårdplanering” i Fyrbodal 2012 visade, att mötestiden minskade från 50 min till knappt 30
min, strukturen på videomötet blev tydligare och effektivare, fler närstående hade möjlighet
att närvara, patienterna var mer informerade innan mötet, patienterna kände sig delaktiga och
kunde komma till tals men poängterade även vikten av att höra och ha ögonkontakt med
övriga deltagare. Något som efterfrågades var namnskyltar på de som deltog i mötet.
Fördelar med samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video
Möjliggör möten med deltagare på skilda platser
o Säkerställer informationsöverföringen mellan sjukhus, kommun och
primärvård.
o Primärvårdens representanter har möjlighet att delta vid den samordnade vård-
och omsorgsplaneringen. Då finns även möjlighet att patientansvarig
sjukhusläkare rapporterar direkt över till patientansvarig primärvårdsläkare när
behov finns.
Sjukhus Antal samordnade vård-
och omsorgs-
planeringar
Antal samordnade
vård- och omsorgs-
planering via video
Kommentar
Sahlgrenska
Universitets-
sjukhuset
5169 2 Inom LGS-området
tillkommer 3367 patienter
som har oförändrade vård-
och omsorgsinsatser efter
utskrivning (OFVI). OFVI är
en förenklad process istället
för att genomföra en regelrätt
samordnad vård- och
omsorgs-planering
Södra Älvsborgs
sjukhus
1901
Skaraborgs sjukhus 4993
NU-sjukvården 5071 96 Tillkommer ca 800 patienter
som går hem med samma
insatser som tidigare.
Kungälvs sjukhus 1389 OFVI 400 st
Alingsås sjukhus 667
Statistik uttag ur IT-stödet KLARA SVPL och inkluderar både fysiska och telefonmöten.
Samordnade vård- och omsorgsplaneringar inom Västra Götaland 2013-01-01-06-30
5
o Närstående kan vara med via extern länk.
Sparar både miljö och ekonomi. o Minskade resekostnader
o Minskat resande, vilket är positivt ur ett miljöperspektiv.
Effektivare hantering av arbetstid. o Ökar tillgängligheten.
o Möjlighet att kunna utnyttja resurser mer flexibelt.
o Minskat resande skapar tid för annat arbete.
o Kunna tidigarelägga vårdplaneringar, vilket kan innebära tidigare hemgång för
patienten.
o Effektivare samordnadevård- och omsorgsplaneringsmöten genom tydligare
struktur.
o Kortare möten, vilket innebär att patienten orkar vara med och delta aktivt
under mötet.
Nackdelar med samordnade vård och omsorgsplaneringar via video
Strul med teknik.
Rädsla för teknik.
Kartläggning av behov Avgränsningen i nuvarande uppdrag är samordnade vård- och omsorgsplaneringar som sker
inför utskrivning från sjukhusets slutenvård, med patient och dess närstående, sjukhus
kommun samt primärvård som deltagande parter.
Patient
Finnas möjlighet att delta även som sängliggande.
Finnas möjlighet för patienter med nedsatt hörsel att delta exempelvis genom
användande av hörselapparat/teleslinga/stetoskoplurar
Närstående
Finnas möjlighet att delta via telefon om närstående inte har tillgång till webbkamera
och internetuppkoppling.
Finnas möjlighet att kunna koppla upp sig via webbkamera oberoende av var
närstående befinner sig exempelvis på jobbet eller i hemmet.
Personal
Kunna boka via dator för att slippa telefonkö. Ska vara en regional sida, samma för
samtliga vård och omsorgsgivare.
Bokning ska ske på ett ställe/allt-i-ett så inte två bokningar dvs. rum för sig och
uppkoppling via VGRIT behöver göras för samma tillfälle.
Videomötesrummen ska finnas tillgängliga dvs. att de inte är uppbokade för andra
möten, då tider för samordnade vård- och omsorgsplaneringar ofta bestäms med kort
varsel.
6
Finnas möjlighet till mobilitet.
Tillgänglighet och bokningsförfarande ska vara lika överallt i Västra Götaland (VG).
Möjlighet att kunna ”dela skrivbord” ska finnas för att gemensamt se och skriva
dokument.
Lokalens utformning Videomötesrummen bör vara av sådan storlek och möblerat så att en säng kan köras
in.
Ljus från fönster och direktljus bör undvikas då det kan försämra bildkvaliteten.
Textiler i rummet bör finnas så det inte ekar.
Mörk bakgrund, helst i blått, rekommenderas för att bättre kunna se deltagarna.
Biljud såsom tangenttryckningar ska dämpas.
Bekväma stolar och filtar bör finnas.
Placering av mikrofon är viktig för optimal ljudöverföring.
Namnskyltar, på de som deltar, bör finnas.
Önskemål/krav på teknik Önskemål/krav på tekniken har efterhand kommit fram i arbetsgruppen Verksamhet under
arbetets gång och är överlämnade till arbetsgruppen IT (bilaga 1).
De viktigaste kraven/önskemålen är bra ljud och bild, säker uppkoppling, användarvänlig
utrustning och bokningsförfarande.
Regionala dokument I uppdraget ingick att ta fram förslag på regionala dokument.
Patientinformation En patientinformationsbroschyr har utarbetats som även kan användas vid andra typer av
samordnade vård- och omsorgsplaneringar (bilaga 2).
Checklista för videomötet En checklista för videomötet har utarbetats. Checklistan gör att mötet blir mer strukturerat och
tydligt. Ordförande, som är vårdplaneraren på sjukhuset, ser till att samtliga deltagare
kommer till tals, sammanfattar och frågar patient och närstående efter respektive avsnitt att de
har förstått samt om de har ytterligare frågor (bilaga 3).
Checklista för ordförande på videomötet Denna checklista kan underlätta för den som ska leda mötet (bilaga 4).
7
Checklista för biståndshandläggare Denna checklista kan underlätta för kommunens representant (bilaga 5).
Checklista för primärvården Denna checklista håller på att utarbetas av primärvården inom VGR.
Uppföljning
Utvärdering Underlaget till utvärderingen som gjordes av pilotstudien i NU-sjukvården och Fyrbodal var
litet. Därför föreslår arbetsgruppen att en större enkätundersökning görs på de framtida
samordnade vård- och omsorgsplaneringarna via video med hjälp av ex. FOU - enheterna.
Detta dels för att öka patientsäkerheten med ett evidensbaserat arbetssätt och dels genom att
sätta fokus på det regionala samverkansarbetet för dessa patienter.
Nyttokalkyl En nyttokalkyl inkl. kostnader för utrustning, resekostnader i form av både arbetstid och
faktiska resekostnader, påverkan på längden av vårdtiden, effekt av primärvårdens deltagande
bör göras för att bättre kunna motivera och underlätta implementeringen.
Framtida visioner Närstående ska kunna närvara på videomöte genom att kunna koppla upp sig i den
närståendes närområde, på vårdcentral, kommun, sjukhus inom Västra Götaland
oberoende om den parten deltar i själva vårdplaneringen.
Planeringar i hemmet med olika vårdgivare bör kunna ske via video.
Planeringar och vårdkonferenser inom samma vårdgivare bör kunna ske via video.
Bilagor 1. Önskemål/krav på teknik
2. Patientinformation
3. Checklista för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering
4. Checklista för ordförande
5. Checklista för biståndshandläggaren
8
Bilaga 1
Till arbetsgruppen IT
Önskemål/krav på tekniken vid samordnad vård och omsorgsplanering via
distansmöte. Vid SITIVS möte 2013-04-25 beslöts att ge ett uppdrag att utreda erbjuda lösning för
distansmöten för medarbetare i Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen
dvs. över huvudmannagränserna. Inledande avgränsning är deltagare (medarbetare, patient
och närstående) inom samordnad vård- och omsorgsplanering.
Metoden ska för deltagarna vara enkel, tydlig och ändamålsenlig står det i
uppdragsbeskrivningen. För att ha kunna leva upp till detta för samordnad vård- och
omsorgsplanering via distansmöten för patient, närstående och organisation, har gruppen
Verksamhet kommit fram till följande krav på tekniken:
Videorum ska vara lättillgängliga
Ska kunna vara flera parter dvs. det ska inte vara tekniskt maximerat
Finnas en säker linje
Ska kunna visa dokument från egen dator
Optimalt ljus
Optimal bildkvalité
Optimalt ljud ex. teleslinga, hörlurar (stetoskoplurar)
Bokningssystem ska vara lätt bokat och man bör slippa boka lokal och uppkoppling
för sig.
Ska finnas möjlighet att dels kunna koppla upp sig via VGRIT och dels kunna koppla
upp sig själv. I första hand kunna boka själv det virtuella rummet. Om detta inte går
ska man kunna lägga en beställning via intranätet.
Gemensam ”telefonkatalog” ska finnas
Ska vara lätt att boka in ex. närstående på telefon på videomötet. Uppkoppling per
telefon måste vara optimal och vara enkel att göra.
Närstående ska kunna koppla upp sig hemifrån dels via webbkamera men också via
telefon.
Uppkoppling sker max 5 min innan mötet eftersom vårdplaneringsmöten kan ligga
tätt.
Lösa biljud ex från tangentbord
Hörsnäcka (för tolkning)
Kunna ha tolk uppkopplad via webbkamera
Sip-adressen bör vara dold
Support måste finnas
Användarvänlig utrustning
9
Patientinformation Bilaga 2
Att mötas förstärker och gör Din vårdkedja tryggare
Vad är ett vårdplaneringsmöte? När din sjukhusvistelse börjar närma sig sitt slut är det dags att planera
inför din utskrivning. Det är den behandlande läkaren som bedömer när
du är utskrivningsklar, det vill säga att du inte längre är i behov av
sjukhusvård. Mötet kallas för vårdplanering och sker vid behov på
sjukhuset innan utskrivning.
Det är bra att vara förberedd Tänk igenom en vanlig dag i hemmet. Vad klarade du av att göra
hemma innan du lades in på sjukhuset med t.ex. tvätt, städning,
inköp, personlig hygien och dusch?
Vad tror du att du kan behöva hjälp med när du kommer hem?
Vilka möjligheter har du att ta dig ut för att t.ex. hämta medicin, besöka din vårdcentral eller sjukgymnast?
Närstående Närstående har möjlighet att delta vid mötet på sjukhuset eller på distans
via patientens hemkommuns samtalsrum, vårdcentral eller per telefon.
Du bestämmer själv om du vill ha närstående med på mötet.
Så här går det till Vårdplaneraren på sjukhuset deltar under hela mötet och presenterar
deltagarna för dig. Vi går tillsammans med dig igenom din berättelse om
din tid på sjukhuset och planerar för utskrivning samt uppföljning.
Under mötet ansöker du hos biståndshandläggaren om den hjälp du
behöver för att ditt dagliga liv ska fungera.
Samtalsrum Samtalsrummet för videomöte ligger avskilt på sjukhuset.
Deltagare Berörd personal från sjukhuset, din hemkommun, din vårdcentral
kommer att delta tillsammans med dig och eventuell närstående
Överklagan av beslut Om du inte är nöjd med beslutet om hjälpinsatser enligt Socialtjänstlagen
kan du överklaga hos Förvaltningsrätten. Mer information kan du få från
din biståndshandläggare.
10
Checklista samordnad vård- och omsorgsplanering via videokonferens
Samtliga punkter ska gås igenom men kan ske i en annan ordning beroende på patient och organisation.
AKTIVITET VEM VAD TID
Sjukhus Efter varje informationssteg
Vårdplanerare Fråga alltid deltagarna om de har några frågor gällande informationen som de nyss fått. Om de inte har några frågor, lämnar du över till nästa steg.
Steg 1a Sjukhus Inledning och presentation
Ordförande Vårdplanerare
Inleder med att kontrollera så att alla ser varandra och att ljudet är bra. Om deltagare är med per telefon är det fördelaktigt om headset hos kommun/primärvård används. Påminn alla deltagare att stänga av sina övriga mobiltelefoner. Därefter: Presentationsrunda av samtliga deltagare, patienten presenterar sig själv. Det är viktigt att deltagare per telefon presenterar sig. Medicinska frågor kan besvaras efter mötet. 5 min
Steg 1 b Sjukhus Information
Vårdplanerare Patient Läkare sjukhus Läkare primärvård
Patientens berättelse som kompletteras ev. av vårdplaneraren/läkare. Vårdtid, inläggningsorsak, behandling/åtgärd/resultat, omvårdnadsbehov, psykosocialt, överkänslighet. Planerat datum för utskrivningsklar.
5 min
Steg 2 Kommun Primärvård
Sjuksköterska primärvård/ Sjuksköterska hemsjukvård
Egenvårdsförmåga, stomi, kateter, omläggning sår, insulin, dosettdelning, dosdispenserade läkemedel, läkemedelshantering och apoteksärenden
5 min
Steg 3 Sjukhus
Sjukgymnast Arbetsterapeut Vårdplanerare
ADL-status, förflyttningsteknik, hjälpmedel, fallriskbedömning, rehabiliteringsplanering
5 min
Steg 4 a Kommun Primärvård
Sjukgymnast Arbetsterapeut
Hembesök, bostadsanpassning, hjälpmedel, rehabiliteringsplan
5 min
Steg 4 b Kommun
Biståndshandläggare ev. övrig personal
Går tillsammans med patient igenom hjälpbehov. Hemsituation, nycklar, larmförmåga, dosett
25 min
Steg 5 Kommun
Biståndshandläggare Vårdplanerare
Informerar patient och närstående om utförare och avgifter. Sammanfattar ansökan och tar emot den muntligen. Informerar om uppföljning av respektive part. 5 min
Steg 6 Sjukhus
Vårdplanerare
Kort sammanfattning. Utskrivningsdatum och klockslag samt om t.ex. hemtjänsten ska möta upp. Svara på övriga frågor. Avstämmer med patient och närstående att informationen har förståtts. Avslutar mötet med att tacka de som deltagit. Skriver namn och telefonnummer på ansvarig myndighets-utövare i kommunen och ansvarig kontaktperson inom primärvården i patientens broschyr. 5 min
Checklistan är utarbetad av NU-sjukvården + Rev.130521av K. Klint & E.Elkjaer, verksamhetsområde Med/Ger/Akut, område 2 SU/Östra. Reviderad av regional videogrupp 2013-08-28.
Bilaga 3
11
Bilaga 4
Vad skall ordförande för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering
tänka på när en videokonferens genomförs?
Patient och närstående ska vara informerade om syftet med mötet och hur det går till.
Teknisk förberedelse
1. Meddela i god tid den (VGRIT) som ska koppla upp videokonferensen
2. Ansvarig kopplar upp 5-15 min före videokonferensen
3. Övriga deltagare samlas i god tid och när uppkopplingen är klar
4. Möblering – ordna den så att de som skall agera syns.
5. Kontrollera utrustningen och att ljuset är rätt.
6. Kontrollera så att inte videokameran har ljus riktat mot deltagare. Alla ska synas men
ingen bör ha ljus i ögonen.
12
Bilaga 5
Att tänka på inför samordnad vård- och omsorgsplanering som
biståndshandläggare
Biståndshandläggaren får kallelse och underlag till samordnad vård- och omsorgsplanering
från sjukhuset via KLARA SVPL.
Inför mötet
Biståndshandläggare tar kontakt med avdelning/vårdplaneringsteam på sjukhuset för
att få kort information om hur personen mår samt bokar tid för samordnad vård - och
omsorgsplanering.
Biståndshandläggaren går igenom tidigare utredning om personen är känd sedan
tidigare.
Biståndshandläggare har med sig information gällande avgifter samt larm. Vid
videomöte skickas detta hem tillsammans med utredning och beslut.
Vid vårdplaneringen ska biståndshandläggare få information gällande:
Varför NN kom till sjukhus.
Diagnos, sjukdom eller skada.
Påverkan, konsekvenser, vilka svårigheter i vardagen får NN, dvs. vad klarar NN
själv, vad klarar NN inte själv.
Vilken rehabilitering och habilitering får NN från sjukhuset?
Resultat av aktuell vård och behandling.
Behov av hjälpmedel.
NN:s sociala situation, hur nätverket ser ut samt boendesituation.
13
Referenser
1. SOSFS 2005:27 Socialstyrelsens föreskrifter om samverkan vid in- och utskrivning av patient i sluten vård.
2. Linder J. Vårdplanering med hjälp av video jämfört med ordinarie vårdplanering. För- och nackdelar ur patientens/brukarens perspektiv. FOU Fyrbodal.