RBA Contabilidad Financiera

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RB CONSULTING & TRADING Reina Victoria N26 70 y La Pinta Edificio Santiago 1; Oficina No.3Telefax : 02 - 252 55 62; Celular: 08 440 72 50E-mail: [email protected] - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraCONTABILIDAD FINANCIERAINTRODUCCIN GENERALEl papel de la contabilidad en los negocios1Cada Organizacin tiene una misin primaria; por ejemplo: HOSPITALES: Proporcionar el cuidado de la salud

BUFETES DE ABOGADOS: Aconsejar a sus clientes sobre asuntos legales

FABRICANTES AUTOMOTRICES: Producir automviles

UNIVERSIDADES: Formar profesionales de primera calidad

Pero, siempre un negocio interacta con otro, analicemos en caso de los fabricantes de automviles. Estos producen vehculos; para que la empresa este en actividad necesita que la Administracin de la Empresa acte buscando fuentes de financiamiento, por un lado podran pedir prstamos a los bancos y/o crdito a los proveedores. Tambin tienen que buscar como vender los vehculos, probablemente a travs de un distribuidor o de una agencia, en todo este trayecto, tienen que: contratar personal, pagar arriendos, pagar impuestos, pagar seguros, pagar servicios, etc., etc.

Esquematicemos como se presenta un negocio:PROPIETARIOSINVIERTEN EN EL NEGOCIO

RETIRAN DEL NEGOCIOCLIENTES

PAGAN POR BIENES Y SERVICIOSVENDEN BIENES Y SERVICIOS

NEGOCIO

PRESTAN DINEROPAGA PRSTAMOS

ACREEDORESPAGAN POR BIENES Y SERVICIOS

PROPORCIONAN BIENES Y SERVICIOS

EMPLEADORESEntonces todo negocio, al interactuar con varios clientes, produce mucha informacin, que es sintetizada en la CONTABILIDAD, que es una HERRAMIENTA para que la ADMINISTRACIN tome decisiones.

Por lo tanto, la CONTABILIDAD es una funcin de SOPORTE en los negocios. A diferencia de la venta de vehculos, la cual produce dinero ($) a la EMPRESA, la Contabilidad no genera por si mismo efectivo, el beneficio est en proporcionar informacin para la TOMA DE DECISIONES.

1 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. XXI-XXIV.

2

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraEJEMPLOS:

El dueo o propietario debe decidir sobre cuanto personal contratar y como pagarlo (salario normal + comisiones o salario normal).

La administracin debe decidir sobre el financiamiento con capital prestado o con el capital de los

socios (emitir bonos, acciones en el mercado de capitales y prstamos en el mercado de dinero)

Por lo tanto, trabajar sin contabilidad es como conducir un vehculo a ciegas en cualquier parte. Por lo tanto, toda decisin se tiene que tomar contando con informacin financiera.

Qu es la contabilidad?2Es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa dicha medicin en informes y comunica los resultados a los que toman decisiones.

Se le conoce como LENGUAJE DE LOS NEGOCIOS, mientras mejor entienda este lenguaje, mejor podr manejar los ASPECTOS FINANCIEROS, de los negocios (o de su vida).

Los Estados Financieros, son los documentos que informan sobre los negocios de un individuo o de una organizacin en cantidades monetarias.

No confundir CONTABILIDAD con TENEDURA DE LIBROS el cual es un elemento procesal de la contabilidad, as como la Aritmtica es un elemento procesal de las Matemticas.

Usuarios de la informacin contable: los que toman decisionesLos que toman decisiones necesitan informacin. Mientras ms importante es la decisin ms importante es la necesidad de mayor informacin.

Quienes utilizan la Informacin ContablePersonas.- Para manejo de cuentas de Bancos, para hacer inversiones, para saber si se alquila ocompra una casa.

Negociantes.-utilizanlainformacincontablepara:Establecerobjetivosparasus

organizaciones, evaluar el progreso en el logro de ese objetivo y para tomar acciones correctivas si es necesario. Las decisiones que se basan en la informacin contable pueden ser: Si se compra o no un edificio, Qu cantidad de inventarios de mercaderas mantener?, Cunto de

efectivo pedir prestado?

Inversionistas y Acreedores.- Los Inversionistas proporcionan el dinero que necesita un negocio

para iniciar sus operaciones. Para decidir si ayudan a iniciar un negocio, los posibles Inversionistas evalan que utilidades puede esperar del nuevo negocio. Esto es el Anlisis de los Estados Financieros del nuevo negocio.El Banco antes de otorgar un prstamo, determina la habilidad del prestatario para cumplir con los pagos establecidos, por esto analiza la informacin contable disponible.

Agencias del Gobierno.- En nuestro pas el rgano del Estado que analiza la informacin

financiera para el pago de impuestos es el SERVICIO DE RENTAS INTERNAS (SRI).

Organizaciones no Lucrativas.- Para la toma de decisiones en las Universidades, Iglesias,

Organizaciones de Cooperacin (Fundaciones).

Otros Usuarios.- Los empleados y los Sindicatos para hacer demandas salariales, que se basan

en las utilidades declaradas de su empleador.

Los usuarios de la informacin contable son una poblacin diversa, pero pueden ser catalogados como: USUARIOS EXTERNOS y USUARIOS INTERNOS; esto nos permite clasificar la contabilidad en dos campos:

2 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. 4-5.

3

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financiera1. CONTABILIDAD FINANCIERA.- Proporciona informacin a personas ajenas a la compaa. Los Acreedores y Accionistas, por ejemplo, no son parte de la Administracin diaria de la Compaa. Del mismo modo las Agencias Gubernamentales y el pblico en general (SON USUARIOS EXTERNOS).

2. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.- Genera informacin confidencial, para la toma de decisiones, como es el caso de Altos Ejecutivos, Jefes Departamentales, Decanos de Universidades y Administradores de Hospitales.

La Ecuacin Contable3Es la herramienta ms bsica de la Contabilidad

A = P + CCActivos = Pasivos + Capital ContableA = ACTIVOS: Son los recursos de un negocio que se esperan sean de beneficio futuro

P = PASIVOS: Son derechos de personas ajenas. Son deudas a pagar a terceras personas. A estas personas se las conoce como ACREEDORES.Ejemplo:Un acreedor que ha prestado dinero a un negocio tiene un derecho legal a una parte de los activos, a menos que el negocio pague la deuda.

CC = CAPITAL O CAPITAL CONTABLE (PATRIMONIO). Son los derechos de los dueos del negocio.

Entonces:3 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. 12-14

4

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financiera

El propsito de un negocio es aumentar sus activos o su capital contable. Entonces considerando el

Capital Contable, este se aumenta y disminuye de acuerdo al siguiente esquema:

La contabilidad para operaciones de negocios4En trminos contables, una OPERACIN es cualquier evento que tanto afecta a la posicin financiera de la entidad del negocio como puede ser registrada confiablemente. Son mucho los eventos que pueden afectar a una compaa, incluyendo:

1. Elecciones

2. Auges y recesiones econmicas

3. Compras y ventas de inventario de mercaderas

4 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. 14-20

5

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financiera4. Pago de alquiler

5. Cobro de efectivo de los clientes y otros.

Lo importante es reconocer cul de los eventos anteriores tenemos que registrarlos?, y la respuesta es los eventos 3, 4 y 5, ya que sus importes monetarios pueden medirse confiablemente. Los efectos monetarios que las elecciones y los acuerdos y medidas econmicas macro, tienen sobre una entidad en particular no pueden medirse con confiabilidad.

Por tanto NO registramos los resultados de las elecciones y acuerdos econmicos aun cuando sus efectos pudieran ser ms fuertes para la empresa.

Consideremos algunas operaciones como ejemplo:

1. RB invierte USD $ 50.000 en su empresa consultora. Es decir se deposita $ 50.000 en un banco a nombre de la empresa RB Consulting & Trading. El efecto de esta operacin contable es:

ACTIVOS=PASIVOS+CAPITAL CONTABLE Efectivo

RB Capital+50.000+50.000

(El valor del lado izquierdo debe ser igual al del lado derecho en cada operacin)

2. RB compra un terreno para construir una oficina, pagando $ 40.000 en efectivo.ACTIVOS=PASIVOS+CAPITAL CONTABLE Efectivo + Terreno

RB Capital+50.000+50.000

-40.000 + 40.000Saldo 10.00040.00050.00050.00050.000

3. RB compra papelera y otros artculos de oficina, acordando pagar $ 500 en 30 das. Esta operacin afecta tanto a los activos como a los pasivos del negocio.

ACTIVOS=PASIVOS+CAPITAL CONTABLE

Efectivo + Terreno + Artculos de OficinaCuentaspor PagarRB Capital

Saldo 10.00040.00050.000

+500+50050.50050.500

4. RB obtiene ingresos al proporcionar servicios de Asesora Financiera a sus clientes.Supongamos que obtiene $ 5.500 y cobra este valor en efectivo.ACTIVOS=PASIVOS+CAPITAL CONTABLE

Efectivo + Terreno + Artculos de OficinaCuentaspor PagarRB Capital

S.Ant.10.00040.00050050050.000

+5.500+5.500

Saldo15.50040.00050050055.500

56.00056.000

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UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financiera5. RB realiza servicios de Asesora Financiera para un cliente, el cual no paga de inmediato. A cambio obtiene la promesa de pagar el valor de $3.000 dentro de un mes. Esta promesa se convierte en un ACTIVO (una Cuenta por Cobrar), ya que se espera cobrar el efectivo en un futuro. Se conoce a esta operacin como que se ha realizado un servicio a cuenta. Cuando una empresa realiza servicios para el cliente, la empresa obtiene INGRESOS no tomando en cuenta si recibe el Efectivo de inmediato o espera cobrarlo ms tarde. Estos $3.000 de ingresos por servicios, es tan real para el negocio RB como lo son los $ 5.500 que cobr de inmediato por servicios en la operacin anterior.

ACTIVOS=PASIVOS+CAPITAL CONTABLE Efectivo + Terreno + Artculos + Cuentas

Cuentasde Oficina por Cobrarpor PagarRB CapitalS.Ant.15.50040.00050050055.500

+3.000+3.000

Saldo15.50040.0005003.00058.500

59.00059.000

6. RB durante el mes, paga lo siguiente: Alquiler de la oficina $1.100, Sueldo de los Empleados

$ 1.200 y por servicios de Luz, Agua y Telfono (servicios) $ 400. El efecto sobre las operaciones contables es:


Cuentasde Oficina por Cobrarpor PagarRB CapitalS.Ant.15.50040.0005003.00050058.500

-2.700-1.100

-1.200

- 400

Saldo 12.80040.0005003.00050055.800

56.30056.300

Notas:Ya que los gastos tienen un efecto opuesto de los ingresos, causan que el negocio decrezca, como se muestra por los valores menores del total de activos y del capital contable total.

Cada gasto, debera registrarse por separado, aqu lo registramos juntos para simplificar

En el mundo de los negocios, se busca tener ms ingresos que gastos. El exceso del total de ingresos sobre el total de gastos, se le conoce como Utilidad Neta, Ingresos Netos o Ganancia Neta. Si el total de gastos excede el total de ingresos, el resultado se conoce como Prdida Neta.7. RB paga $ 400 a la empresa donde compr $ 500 de artculos de oficina en la operacin 3.

En contabilidad se conoce como que pag $ 400 a cuenta. El efecto sobre la ecuacin contable se presenta como:


Cuentasde Oficina por Cobrarpor PagarRB CapitalS.Ant. 12.80040.000500+3.00050055.800

- 400- 400

Saldo 12.40040.0005003.00010055.80055.90055.900

7

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financiera(El pago del efectivo a cuenta no tiene efecto sobre el activo artculos de oficina, porque el pago no aumenta ni disminuye los suministros del negocio)

8. RB remodela su casa a un costo de $8.000; pagando al contado de sus fondos personales.

Este evento NO es una operacin de RB Consulting & trading, por lo que no tiene efecto en su contabilidad. NO SE REGISTRA EN EL NEGOCIO.9. En la operacin 5, RB prest sus servicios a cuenta para un cliente. RB cobra ahora $ 1.000 al cliente. Se dice en contabilidad que Cobra el Efectivo a Cuenta. El efecto sobre la ecuacin contable es:

ACTIVOS=PASIVOS+CAPITAL CONTABLE

Efectivo + Terreno+ Artculos+ CuentasCuentas

de Oficina por Cobrarpor PagarRB Capital55.800Saldo 13.40040.0005002.00010055.80055.90055.900

El total de Activos no se ha alterado en la operacin anterior. Porque RB simplemente intercambio un

Activo por otro. El total de Pasivos y Capital Contable tambin permanecen sin alteraciones.

10. Un individuo ofrece a RB comprar parte del terreno propiedad de RB Consulting & Trading.

RB y la otra persona acuerdan un precio de venta de $ 22.000, el cual es igual a lo que esta parte del terreno le cost a RB. El negocio de RB vende el terreno y recibe $ 22.000 en efectivo. El efecto en la ecuacin contable es:

ACTIVOS=PASIVOS+CAPITAL CONTABLE Efectivo + Terreno+ Artculos+ Cuentas

Cuentasde Oficina por Cobrarpor PagarRB CapitalS.Ant. 13.40040.0005002.00010055.800

+22.000-22.000

Saldo 35.40018.0005002.00010055.800

55.90055.900

11. RB retira $ 2.100 en efectivo del negocio para su uso personal. El efecto sobre la ecuacin contable es:


Cuentasde Oficina por Cobrarpor PagarRB CapitalS.Ant. 35.40018.0005002.00010055.800

- 2.100-2.100

Saldo 33.30018.0005002.00010053.700

53.80053.800

El retiro de RB de $ 2.100 en efectivo disminuye el activo Efectivo y tambin el Capital Contable de la

Empresa.8

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraESTADOS FINANCIEROS 5Son los reportes formales de la informacin financiera acerca de la entidad. Los Estados Financieros primarios son:1. El Estado de Resultados,

2. El Estado de Movimiento de Capitales,

3. El Balance General,

4. El Estado de Flujo de Caja.

El Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias, presenta un resumen de los INGRESOS y EGRESOS (GASTOS) de una entidad por un perodo especfico, tal como un mes o un ao. Se lo considera como un video de las operaciones de la entidad durante el periodo. Este estado, contiene lo que es quiz la informacin individual ms importante acerca de un negocio, su Utilidad Neta, los ingresos menos los egresos (gastos). Si los Egresos (gastos) exceden a los Ingresos, da como resultado una Prdida Neta.El Estado de Movimiento del Capital Contable presenta un resumen de los cambios que ocurren en el Capital Contable de la entidad durante un perodo especfico, como puede ser un mes o un ao. Los aumentos en el Capital Contable surgen de las inversiones del propietario y de la utilidad neta obtenida durante el periodo. Las disminuciones resultan de los retiros del propietario y de una prdida neta durante el periodo. La Utilidad Neta o Prdida Neta vienen directamente del ESTADO DE RESULTADOS. Las inversiones y los retiros del propietario son operaciones de capital entre el negocio y su propietario, por lo que no afectan el estado de resultados.

El Balance General presenta todos los ACTIVOS, PASIVOS Y CAPITAL CONTABLE de una entidad a una fecha especfica, usualmente al final del mes o de un ao. El Balance General es como una fotografa de la entidad. Por esta razn se lo conoce tambin como Estado de Situacin Financiera.

El Estado del Flujo de Efectivo reporta el importe del efectivo ( o valores equivalentes ) que entra - las entradas de caja y el importe de efectivo que sale los pagos en efectivo o desembolsos durante un periodo. Las actividades del negocio resultan en una afluencia de efectivo neto (entradas mayores que pagos) o en una salida de efectivo neto (pagos mayores que entradas). El Estado del Flujo de Efectivo muestra el incremento o decremento neto en efectivo durante el periodo y el saldo en efectivo al final del periodo.Cada estado financiero tiene: Un Encabezado, en el cual aparece el Nombre del Negocio, El Nombre del Estado en Particular y la Fecha o Periodo cubiertos por el estado.Relaciones entre los Estados Financieros6La siguiente figura (ver abajo) muestra las relaciones entre los Estados Financieros. Se supone que las operaciones son producto de un mes de actividades para el mes de Diciembre del 20XX. Ponga atencin en la forma en que fluye la informacin entre los distintos estados financieros.

Los datos a considerarse son los mismos que se utilizaron para el anlisis de la Ecuacin Contable.

1. El Estado de Resultados para el mes de Diciembre del 20XX.

a. Informa todos los ingresos y todos los gastos durante el periodo. Los ingresos y gastos se reportan solamente en el estado de resultados.b. Se informa utilidad neta del periodo, si el total de ingresos excede al total de egresos

(gastos). Si el total de Egresos (gastos) excede al total de ingresos se reporta prdida neta.2. El Estado de Movimientos del Capital Contable para el mes que termina el 31de Diciembre del

20XX.5 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. 216 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. 22-249UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financieraa. Se inicia con el saldo del capital del propietario al principio del perodo.

RB, Consulting & TradingESTADO DE RESULTADOS (PRDIDAS Y GANANCIAS) POR EL MES QUE TERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2.0XXIngresos:

Ingresos por servicios8.500Gastos:

Gastos por salarios1.200

Gastos por alquiler1.100

Gastos por Servicios pblicos400

TOTAL DE GASTOS(2.700)UTILIDAD NETA5.800RB, Consulting & TradingESTADO DE MOVIMIENTOS DEL CAPITAL CONTABLE POR EL MES QUE TERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2.0XXRB, Capital al 1 de Diciembre del 2.0XX01Sume: Inversiones por el propietario50.000

Utilidad Neta del mes5.800

55.800

Reste: Retiros del Propietario2.100

RB, Capital al 31 de Diciembre del 2.0XX53.700RB, Consulting & TradingBALANCE GENERALAL 31 DE DICIEMBRE DEL 2.0XXACTIVOSPASIVOSEfectivo33.300Cuentas por Pagar100

Cuentas por Cobrar2.0002Artculos de Oficina500CAPITAL CONTABLETerreno18.000RB, capital53.700TOTAL DE ACTIVOS 53.800TOTAL PASIVOS YCAPITAL CONTABLE53.800RB, Consulting & TradingESTADO DE FLUJO DEL EFECTIVOPOR EL MES QUE TERMINA EL 31 DE DICIEMBRE DEL 2.0XX3Flujo de efectivo de las actividades de operacin:Ingresos

Cobros a clientes (5.500+1.000)6.500

Pagos

A los proveedores ( 1.100+ 400+400)(1.900)

A los empleados(1.200)(3.100)

AFLUENCIA DEL EFECTIVO NETO DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIN3.400Flujo del efectivo de actividades de inversin

Adquisicin de terreno(40.000) Venta de terreno

22.000

SALIDA DEL EFECTIVO NETO DE ACTIVIDADES DE INVERSIN(18.000) Flujo del efectivo de las actividades financierasInversin del propietario50.000

Retiros del Propietario( 2.100)

AFLUENCIA DEL EFECTIVO NETO DE ACTIVIDADES FINANCIERAS47.900Aumento Neto en efectivo33.300

Saldo en caja al 1 de Diciembre del 2.0XX 0Saldo en Caja al 31 de Diciembre del 2.0XX.33.30010

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financierab. Se suman las Inversiones del propietario del negocio y se suman tambin las Utilidades Netas (o restan las Prdidas Netas segn el caso). Las utilidades netas ( o prdidas netas) vienen directamente del Estado de Resultados, el cual incluye el efecto de todos los ingresos y todos los gastos del periodo. (ver flecha # 1)

c.Se restan los Retiros del Propietario.d. Se finaliza con el saldo del capital del propietario al final del periodo.3. El Balance General al 31 de Diciembre del 2.0XX (fecha especfica), el fin del periodo.

a. Reporta todos los ACTIVOS, todos los PASIVOS y el CAPITAL CONTABLE del negocio al final del periodo. Ningn otro estado reporta los ACTIVOS, y los PASIVOS.

b. Reporta que el TOTAL DE ACTIVOS es igual al TOTAL DE PASIVOS ms (+) el

CAPITAL CONTABLE TOTAL. Se basa en la ECUACIN CONTABLE.

c.Reporta el saldo final del CAPITAL CONTABLE, tomado directamente del ESTADO DE MOVIMIENTOS DEL CAPITAL CONTABLE (ver flecha # 2)

4. El Estado de Flujo de Efectivo para el mes terminado el 31 de Diciembre de 20XX.

a. Reporta el Flujo de Efectivo de los tres tipos de actividades de negocios: operacin, inversin y actividades financieras, durante el mes. Cada categora resulta para el periodo en una afluencia de efectivo neto o en una salida de efectivo neto.

b. Reporta un aumento neto en el efectivo durante el mes y termina con el saldo efectivo al

31 de Diciembre del 2.0XX. Este es el importe de efectivo a informar en el BALANCE GENERAL (ver flecha # 3).

REGISTRO DE LAS OPERACIONES7Luego de analizar el manejo contable a travs de la Ecuacin Contable, con sus correspondientes limitaciones si el nmero de operaciones es importante, nos corresponde ahora revisar que herramientas dispone el contador con el propsito de tener un mejor control y manejo de la informacin generada. En este sentido, iniciamos considerando el anlisis de las Cuentas.

Cuentas:Las cuentas es el elemento bsico en el cual se resumen las operaciones de un negocio. En estas cuentas (nombres genricos que agrupan valores de la misma naturaleza) se registran todos los cambios que han ocurrido en un Activo, Pasivo o en el Capital Contable de un negocio (empresa). Toda cuenta tiene tres partes: DEBE, HABER y SALDO (Ver Cuenta T ms adelante). Para una identificacin clara estas cuentas se agrupan en los llamados MAYORES que son la identificacin exacta de los movimientos efectuados en una determinada cuenta en un perodo definido.

Las cuentas se agrupan en tres categoras atendiendo a la ecuacin contable:

Activos = Pasivos + Capital ContableActivos: Son los recursos que dispone el negocio (empresa) para sus operaciones y que se espera que produzcan beneficios en el futuro. Entre los activos tenemos:

EFECTIVO:

DOCUMENTOS POR COBRAR (Doc. X Cob): CUENTAS POR COBRAR (Ctas. X Cob): GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO: TERRENOS:

EDIFICIOS:

EQUIPOS DE OFICINA:

7 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. 46 - 51

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UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraMAQUINARIA: MUEBLES Y ENSERES:

Pasivos: Son las deudas que tiene el negocio (empresa) con terceros por sus operaciones normales. Entre los pasivos tenemos:

DOCUMENTOS POR PAGAR: (Dctos x Pag) CUENTAS POR PAGAR: (Ctas x Pag) PASIVOS ACUMULADOS:

BONOS

PRSTAMOS HIPOTECARIOS CESANTAS CONSOLIDADAS

Capital Contable: Es el derecho que tienen los propietarios (accionistas) en los activos del negocio.

CAPITAL: Son los aportes que ha hecho el socio o socios a la empresa y es el derecho del propietario/s a los activos del negocio. Despus de restar el total de Pasivos del total de Activos, lo que queda es el capital del socio o de los socios. Las inversiones del propietario se registran directamente en la cuenta del capital.

RETIROS: Son el caso opuesto a las inversiones de parte de los socios. Se produce cuando un socio o socios retiran fondos para su uso personal. Los retiros de los socios disminuyen el Capital Contable.

INGRESOS O VENTAS: Al aumento del Capital Contable debido a la entrega de bienes o servicios a los clientes se le llama ingresos. El mayor contiene tantas cuentas de ingresos como sean necesarias.

GASTOS: Al costo de operar un negocio se lo llama gasto. Los gastos tiene el efecto opuesto a los ingresos, por lo que disminuye el Capital Contable. Un negocio necesita una cuenta por separado para cada tipo de gastos,Ejemplos: Gastos Salarios, Alquiler, Publicidad, Servicios, Ventas, Administracin, Finanzas, otros. Los negocios tienden a minimizar sus gastos para maximizar la utilidad neta.CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE8Es uno de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ms importante, el mismo que dice No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. Significa que, toda operacin que se realice en la empresa ser registrada en Cuentas Deudoras que reciben valores y en Cuentas Acreedoras que entregan valores. Cada operacin afecta por lo menos a dos cuentas. Por ejemplo: la inversin en efectivo que hace el socio RB de $ 50.000, increment tanto la cuenta de efectivo como la cuenta de capital del negocio. Quedara incompleto registrar nicamente el incremento en el efectivo de la entidad sin registrar su incremento en el capital contable.

Si consideramos una compra de suministros (artculos de oficina) al contado. Entonces por un lado tendremos una disminucin del Efectivo y aumenta los Suministros. Etc.

LA CUENTA T9El formato ms usual es el que se conoce como CUENTA T, ya que toma la forma de la letra mayscula T . La lnea vertical de la letra divide la cuenta en dos lados izquierdo y derecho. El ttulo (nombre) de la cuenta se sita en la parte superior (lnea horizontal). Por ejemplo, la cuenta efectivo de un negocio aparece en el siguiente formato de cuenta T.

8 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. 51 - 529 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. 52 - 5412

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraEfectivoDebeHaberEl lado izquierdo de la cuenta es conocido como DEBE, y al lado derecho se le conoce como

HABER.

AUMENTOS Y DISMINUCIONES EN LAS CUENTASEl tipo de una cuenta determina como se registran en ella los aumentos y las disminuciones. Los aumentos en los ACTIVOS se registran en el lado izquierdo(debe). Las disminuciones en los ACTIVOS se registran en el lado derecho (haber). A la inversa, los aumentos en los PASIVOS y el CAPITAL CONTABLE, se registran en el lado derecho, las disminuciones en los PASIVOS y el CAPITAL CONTABLE se registran en el lado izquierdo. Por otro lado, se debe entender los trminos tambin utilizados en contabilidad como son CARGOS y ABONOS donde respectivamente significan: Izquierdo y Derecho.

A la diferencia entre Cargos y Abonos se lo conoce como Saldo, Podemos crean tantas cuentas como sean necesarias; al proceso de crear una cuenta T para preparacin de registros de una operacin, se le conoce como Abrir una Cuenta. Es as que abrimos las cuentas: Efectivo, Capital Social; Terreno, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Retiros, Etc.Se podra registrar todas las operaciones directamente en cada una de las cuentas; sin embargo, esta manera de contabilizar no es prctica, porque no proporciona un registro claro de cada operacin. Suponga que necesita saber que cuentas fueron afectadas por una operacin en particular; si consideramos nuestras cuentas del mayor, esta informacin no responde nuestra pregunta, pues la contabilidad por partida doble afecta siempre por lo menos a dos cuentas. Por lo tanto se tendra que buscar a travs de todas las cuentas hasta encontrar ambos lados de una operacin en particular. Para ahorrar tiempo, los contadores llevan un registro de cada operacin en un diario y luego transfieren esta informacin a las cuentas.

13UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraREGISTROS DE OPERACIONES EN LOS DIARIOS10En la prctica, los contadores registran primero las operaciones en un DIARIO (Diario General), el cual es un registro cronolgico de las operaciones de la entidad. El proceso del registro en el diario sigue los siguientes pasos:

1. Identificar la operacin desde los documentos fuente. Ejemplos: Facturas, Comprobantes de

Depsito, Cheques, Otros Documentos.

2. Especificar cada cuenta afectada por la operacin y clasificarla por tipo (Activo, Pasivo, Capital

Contable).

3. Determinar si cada cuenta aumenta o disminuye por la operacin

4. Usar las reglas de Cargo y Abono, para determinar si se carga o abona la cuenta, para registrar su aumento o disminucin.

5. Anotar la operacin en el Diario, incluyendo una breve explicacin para el asiento del diario. El lado del cargo del asiento se anota primero e inmediatamente despus, el lado del abono. Elpaso # 5 se lo conoce como anotar la operacin en el diario o hacer el asiento de diarioo asentar la operacin en el diario.Ejemplo: Apliquemos los cinco pasos para asentar en el diario la primera operacin del departamento contabilidad de RB Consulting & Trading. La inversin en el negocio fue de $ 50.000 en efectivo.

Paso 1.- Los documentos fuente son los Comprobantes de Depsito de RB en el banco, y un cheque de $ 50.000, el cual est girado contra una cuenta personal de RB.

Paso 2.- Las cuentas afectadas por la operacin son Efectivo y RB Capital Social. El Efectivo es una cuenta de ACTIVO y RB Capital Social es una cuenta de CAPITAL CONTABLE.

Paso 3.- Ambas cuentas afectan en $ 50.000. Por lo tanto, efectivo es la cuenta de activo que se

incrementa y RB Capital Social es la cuenta de Capital Contable que se aumenta.

Paso 4.- Se carga a Efectivo para registrar un aumento en esta cuenta de activo. Se abona a RB Capital Social, para registrar un aumento en esta cuenta de capital contable.

Paso 5.- El asiento del DIARIO es:LIBRO DIARIO

Pgina NN.

FECHADESCRIPCIN(Cuentas y Explicacin)REF.CARGO (Debe)ABONO (Haber)

Diciembre, 8Efectivo

RB, Capital Social50.00050.000

Inversin inicial del propietario

El DIARIO, ofrece informacin que las cuentas del mayor no proporcionan. Cada asiento del diario muestra el efecto completo de una operacin de negocios. Es el proceso manual de registro de las operaciones; para un sistema computarizado los proceso son los mismos, la diferencia radica en que todo el proceso lo hacen el programa internamente y no lo podemos ver.

La presentacin anterior es como se ve el diario en un proceso manual de registro que es el primer paso que hace el contador antes de pasar a las cuentas de MAYOR o proceso de MAYORIZACIN.Pasemos a analizar el flujo de la informacin contable:El proceso se inicia con la aceptacin de una operacin, luego se pasa a la generacin de un Documento Fuente, posteriormente se hace el anlisis, se registra en el Diario y posteriormente se pasa a los Mayores.


14UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraTRANSFERENCIAS DE INFORMACIN (PASES) DEL DIARIO AL MAYOR11Pasar significa transferir los importes del DIARIO a las cuentas apropiadas en el MAYOR. Los Cargos (lado izquierdo) en el DIARIO son transferidos como Cargos al MAYOR y los Abonos (lado derecho) en el DIARIO son transferidos como Abonos al MAYOR.

Presentemos como se vera la primera operacin DE INVERSIN del DIARIO a los MAYORES (o

MAYORIZACIN). Las computadoras realizan esta tediosa tarea rpidamente y sin ningn error.LIBRO DIARIO

Pgina NN.FECHADESCRIPCINREF.CARGOABONO (Cuentas y Explicacin)

(Debe)(Haber)Diciembre, 8Efectivo50.000

RB, Capital Social50.000

Inversin inicial del propietarioEfectivoRB Capital Social50.00050.000Presentado de este modo las transferencias entre DIARIO Y MAYOR, todas y cada una de las transacciones registradas en el diario tienen que ser pasadas a sus respectivos mayores, con lo cual se obtiene un movimiento por cuenta de las operaciones que han tenido lugar en un determinado periodo para una empresa.

Finalmente, se obtiene un SALDO (Abonos Cargos) en cada una de las cuentas de mayor y para comprobar que todos los movimientos responda al principio de la partida doble, el Contador prepara lo que se conoce como BALANCE DE COMPROBACIN (que no es un Estado Financiero, sino una herramienta utilizada por el contador para verificar que todos los DEBE y HABER CUADREN (estn iguales).


15

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraBALANCE DE COMPROBACINEs una lista de todas las cuentas con sus saldos, iniciamos la presentacin con los ACTIVOS, luego los PASIVOS y finalmente el CAPITAL CONTABLE. sta proporciona una verificacin cuidadosa al mostrar si el total de los CARGOS es igual al total de los ABONOS. Un Balance de Comprobacin puede hacerse en cualquier momento en que los pases estn actualizados, pero el momento ms comn es al final del periodo.

RB CONSULTING & TRADING BALANCE DE COMPROBACINAL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX

TTULO DE LA CUENTADEBEHABER

Efectivo7.500,00

Artculos de oficina500,00

Terreno40.000,00

Cuentas por pagar100,00

RB, Capital Social50.000,00

RB, Retiros2.100,00

SUMAN50.100,0050.100,00

Nota Importante: No confunda el Balance de Comprobacin con el Balance General. Los Contadores preparan un Balance de Comprobacin para sus registros internos. La Compaa reporta su situacin financiera tanto interior como exterior al negocio - en el Balance General, que es un Estado Financiero Formal.

DETALLES DE LOS DIARIOS Y MAYORESEn la prctica, el DIARIO y los MAYORES presentan detalles adicionales que dejan un rastro a travs de los registros contables para referencias en el futuro. Por ejemplo, un proveedor podra facturarnos dos veces el mismo artculo que compramos en cuenta abierta. Para probar que pagamos la factura, debemos buscar los registros de CUENTAS POR PAGAR y buscar el asiento en el DIARIO que registr nuestro pago. Para ver cmo funciona esto, veamos ms de cerca el DIARIO y el MAYOR.

DIARIO (ver abajor) el formato de DIARIO ms ampliamente usado consta de un nmero de pgina de Diario que aparece en la esquina superior derecha. Como lo indican los encabezados de la columna el DIARIO despliega la siguiente informacin:

1. Fecha. Que indica cuando ocurri la operacin. El ao aparece slo cuando se inicia el diario o cuando el ao ha cambiado. La fecha se registra para cada operacin.

2. Ttulo de la Cuenta. Para registrar los nombres de cada cuenta y el detalle o glosa.

3. Referencias de Pases. Abreviada como REF. pase.

4. Debe. La misma que registra el valor cargado

5. Haber. Que muestra el valor abonado.

MAYOR (Presentamos en formato de Cuenta T). Este formato presenta el Cdigo de la cuenta en la esquina superior derecha, cada cuenta tiene su propio cdigo de identificacin..

16UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraConsideremos los pases y sus referencias para control.LIBRO DIARIORB Consulting & Trading

Pgina 1FECHADESCRIPCINREFCARGOABONO (Cuentas y Explicacin)PASE (Debe)(Haber)------------ 1 --------------------

20XX, Diciembre, 8Efectivo10150.000


Inversin inicial del propietario------------ 2 --------------------

20XX, Diciembre, 9Artculos de Oficina103500

Efectivo101500

Compra de Artculos de OficinaEfectivo101Artculos de Oficina 103RB Capital Social30150.00050.000

500500Ya que el flujo de la informacin contable, se mueve del DIARIO al MAYOR, se debe registrar primero los asientos del DIARIO, como se muestra arriba. El nmero de pgina del diario, (Pgina 1), cuando se pasa al MAYOR (en una presentacin de mayor diferente) Por qu molestarse con este detalle?. Si est usando una cuenta de Efectivo y necesita localizar el asiento original en el DIARIO, el nmero de la pgina del DIARIO le indica donde buscarle. Una vez que una cifra en dlares pasa a la cuenta apropiada, el nmero de esa cuenta se anota en la columna REF, del DIARIO. Esto nos indica que la informacin de esa cuenta ha sido transferida del DIARIO al MAYOR. Una columna REF en blanco en un asiento de DIARIO, significa que el asiento no ha sido todava pasado a la cuenta del mayor.

Realizado todos los pases del DIARIO al MAYOR, se puede calcular el Balance de Comprobacin

(que tiene la presentacin presentada anteriormente).

AJUSTES DE LAS CUENTAS12Los asientos de ajustes se pueden dividir en 5 categoras:

1. Gastos Pagados por adelantado

2. Depreciacin de Activos de Planta (Activos Fijos)

3. Gastos Acumulados

4. Ingresos Acumulados

5. Ingresos No Devengados

Vamos a describir y presentar ejemplos para cada uno de los ajustes:12 Horngren/Harrison/Robinson, Contabilidad, Pgs. 99 110.

17

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financiera1. GASTOS PAGADOS POR ADELANTADOSon una categora de activos varios (algunos los consideran activos corrientes), que por lo general expiran o se usan en un futuro prximo. La Renta (Alquiler o arriendo) pagados por adelantado y los Seguros Pre-pagados (pagados por adelantado) son buenos ejemplos.

Arriendo Pagado por adelantadoEl propietario requiere normalmente que los inquilinos paguen los arriendos por adelantado. Este pago crea un activo para el arrendatario, porque esa persona a comprado el beneficio a futuro de utilizar el artculo rentado.

Supongamos que RB Consulting & Trading paga por adelantado el alquiler de tres meses el 1ro de noviembre de 2.0XX, despus de negociar el arrendamiento de la oficina para el servicio de consultora. Si el contrato de arrendamiento importa mensualidades de $1.000; el asiento para registrar el pago por tres meses es un cargo a la cuenta de activo Arriendo Pagado por Adelantado, de la manera siguiente:

FechaDESCRIPCINREF.DEBEHABER

Nov. 01Arriendo pagado por adelantado3.000

Efectivo3.000

R// Registro de arriendo pagado por

adelantado por tres meses.

Luego al pasar al mayor, Arriendo Pagado por adelantado aparece de la siguiente manera:Arriendo Pagado por Adelantado 109Nov. 01, 3.000El Balance de Comprobacin al 30 Noviembre, presenta el Arriendo Pagado por Adelantado como un activo, con un saldo deudor de $3.000. A lo largo de noviembre, la cuenta del Arriendo Pagado por Adelantado mantiene este saldo inicial, como se muestra en la siguiente presentacin:

RB Consulting & Trading BALANCE DE COMPROBACIN AL 30 DE NOVIEMBRE DE 20XX.TITULO DE LA CUENTACARGOSALDOSABONO

Efectivo24.800

Cuentas por Cobrar2.250

Suministros700

Arriendo Pagado por adelantado3.000

Muebles y Enseres16.500

Cuentas por Pagar13.100

Ingresos NO devengados por servicios450


RB, Retiros3.200

Ingresos por servicios7.000

Gastos por Salarios950

Gastos por Servicios400

TOTAL51.80051.800

18

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraAl 30 de noviembre, el Arriendo Pagado por adelantado, deba ser ajustado para eliminar de su saldo el importe del activo que ha vencido, que es el valor de un mes de pago por adelantado. Por definicin, el importe de un activo que ha vencido es un gasto. El asiento de ajuste transfiere un tercio o $ 1.000 (3.000 x 1/3) del saldo de Arriendo Pagado por adelantado a Gasto Arriendo.


Nov. 30Gasto Arriendo (3000 x 1/3)1.000

Arriendo pagado por adelantado1.000

R// Registro del gasto arriendo por el mes de noviembre.

Luego de pasar al Mayor, Arriendo pagado por adelantado; y Gasto Arriendo se presenta de la siguiente manera:

Arriendo Pagado por adelantado 109Gasto Arriendo 403Nov. 1, 3.0001.000Nov. 30Nov. 30, 1.000Saldo2.000Saldo 1.000Del total de $ 3.000, se ha contabilizado: 2/3 partes miden el activo y la otra tercera parte mide el gasto. El registro de este gasto, explica el Principio del Perodo Contable.

El mismo anlisis se aplica a un pago por adelantado de tres meses por primas de seguro. La nica diferencia est en los ttulos de las cuentas, los cuales seran: Seguros Pagados por adelantado y Gastos Seguros.

Suministros:El 2 de noviembre RB Consulting & Trading pag en efectivo $ 700.00 por suministros de oficina.FechaDESCRIPCINREF.DEBEHABER

Nov. 02Suministros700

Efectivo700

R// Registro de compra de suministros de oficina.

Supongamos que RB Consulting & Trading, no compr suministros adicionales durante Noviembre. Por tanto, en el mes de Noviembre RB Consulting & Trading, utiliz suministros para realizar servicios a clientes. El costo de los suministros utilizados es la medicin de Gastos por Suministros. Para medir el Gastos por Suministros de su oficina durante el mes de Noviembre, RB Consulting & Trading, cuenta los suministros en existencias al fin del mes. Este es el importe del activo todava disponible para el negocio. Supongamos que la cuenta indica que el costo de los suministros es $400 al fin del mes; en tal virtud, al restar los suministros disponibles al fin del mes, de los disponibles al inicio del mes, se miden los Gastos por Suministros durante el mes.

El asiento de ajuste, al final del mes sera:FechaDESCRIPCINREF.DEBEHABER

Nov. 30Gasto Suministros300

Suministros300

R// Registro del gasto por suministros por

el mes de noviembre.

Despus al pasar al Mayor tenemos:

19

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraSuministros109Gastos por Suministros 403Nov. 2, 700300Nov. 30Nov. 30, 300Saldo400Saldo300NOTA.- Se debe considerar que como poltica de ciertas empresas, en lugar de hacer todo este proceso, se opta por enviar directamente al Gasto por Suministros el valor de los suministros adquiridos al inicio del ao.2. DEPRECIACIN ACTIVOS DE PLANTA (ACTIVOS FIJOS)Los Activos de Planta, son Activos Fijos Tangibles, como el caso de: Terrenos, Edificios, Mobiliario, Equipos, utilizados en las operaciones del negocio.

Como dijo un Contador Todos los activos menos el Terreno estn camino al basurero, Esto es, todos los activos de planta (activos fijos), menos el terreno declinan su precio segn sus aos; estas bajas son un gasto para el negocio. Los Contadores distribuyen sistemticamente el costo de cada activo de planta, con excepcin del terreno, durante los aos de vida til. A este proceso de asignar el costo a un gasto se le conoce como DEPRECIACIN.

Similitud con los Gastos Pagados por AdelantadoEn un sentido, los Activos Fijos son grandes Gastos Pagados por Adelantado, que expiran sobre un nmero de perodos. Cuando un activo es utilizado su costo se transfiere de la cuenta del activo a la cuenta de gastos.

La mayor diferencia entre los Gastos Pagados por Adelantado y los Activos Fijos, es la longitud del periodo de uso. Los gastos pagados por adelantado expiran normalmente en un ao; mientras que los Activos Fijos son utilizados por un nmero considerable de aos (mediano y largo plazo).

Ilustracin del registro del gasto de depreciacinConsideremos que RB Consulting & Trading, que posee dos categoras de activos depreciables: edificios y sus herramientas y equipo. Puesto que estas categoras de activos tienen vidas tiles diferentes, la depreciacin debe ser calculada separadamente para cada categora. RB Consulting & Trading elige calcular el gasto de depreciacin mediante el mtodo de lnea recta.

Depreciacin sobre el edificioRB Consulting & Trading compr su edificio por $ 36.000. Puesto que el edificio era viejo. Se estima que slo tendr una vida til de 20 aos. Por lo tanto RB Consulting & Trading reconocer un gasto de depreciacin igual a 1/20 del costo del edificio, o $ 1.800 (costo de $36.000 / vida til estimada de

20 aos). En forma mensual el gasto de depreciacin asciende a $ 150 (costo de $36.000 / 240 meses).

El asiento de ajuste para registrar la depreciacin sobre este edificio durante el mes de Diciembre aparecer de la siguiente manera:


20XX

Dic..31Gasto de Depreciacin Edificio

Depreciacin Acumulada Edificio150150

Para registrar la depreciacin de un mes sobre el edificio (el costo, $36.000, dividido por la vida til estimada ( 20 aos)

240 meses, es igual a $ 150 por mes).

20

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraLa cuenta de Gastos de depreciacin aparecer en el estado de resultados de RB Consulting & Trading para Diciembre, junto con los dems gastos del mes. La cuenta de Depreciacin Acumulada Edificio aparecer en el Balance General como una deduccin del saldo de la cuenta Edificio, como se muestra a continuacin:

RB Consulting & TradingBalance parcialDiciembre 31, 2.0XX

ActivosEfectivo

Cuentas por cobrar Suministros de almacn Terreno

Edificio36.000 (150)14.220

6.600

1.000

52.000

35.850

Menos: Depreciacin Acumulada Edificio

El resultado final de acreditar la depreciacin acumulada: Edificio, equivale a que si hubiera acreditado la cuenta Edificio; es decir, el monto que se encuentra en el balance general del edificio se reduce a $ 36.000 a $ 35.850. Aunque el lado crdito de un asiento de depreciacin podra hacerse directamente a la cuenta del activo, se acostumbra y es muy eficiente registrar estos crditos en una cuenta separada titulada Depreciacin Acumulada. El costo original del activo fijo y el monto total de la depreciacin registrada durante los aos puede ser determinado ms fcilmente del mayor cuando se llevan cuentas separadas para el activo y para la depreciacin acumulada.

Depreciacin Acumulada del edificio: es un ejemplo de contra cuenta de activo, porque ste tiene un saldo crdito y se compensa una cuenta del activo (Edificio) para producir el monto apropiado del balance general para el activo.

Depreciacin sobre las herramientas y el equipoRB Consulting & Trading, debe registrar tambin la depreciacin sobre sus herramientas y equipo. Estos activos cuestan $ 12.000 y la gerencia estima que permanecern en servicio durante cerca de cinco aos. Por lo tanto, el gasto de depreciacin mensual asciende a $ 200 (costo $ 12.000 / 60 meses). El asiento de ajuste para reconocer este gasto mensual es:


20XX

Dic..31Gasto de Depreciacin Herramienta y Equipo

Depreciacin Acumulada Herramienta y Equipo200200

Para registrar la depreciacin de herramienta y equipo ( $

12.000 / 60 meses)

Cada mes se harn asientos de ajuste similares para reconocer el gasto de depreciacin sobre el edificio y las herramientas y equipo en el transcurso de las vidas tiles de los activos. La depreciacin empieza cuando los activos se ponen en aplicacin para el propsito del negocio que se busca. Una vez que los activos se han depreciado completamente, es decir, cuando su costo total ha sido reconocido como gasto de depreciacin, el reconocimiento de la depreciacin se detendr.

La depreciacin es un gasto que nos se realiza en efectivo. Sabemos que la utilidad neta no representa una entrada de efectivo o de algn otro activo sino que es un clculo del efecto global de las transacciones del negocio sobre el patrimonio del propietario. El clculo y reconocimiento del gasto de depreciacin ilustra este punto.

A medida que los activos depreciables expiran, el patrimonio del propietario se reduce; pero no hay una salida de efectivo correspondiente en el periodo actual. Por esta razn, la depreciacin se

21UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financieradenomina un gasto que no se realiza en efectivo. Con frecuencia, ste representa la diferencia ms grande entre la utilidad neta y los flujos de efectivo que resultan de las operaciones del negocio,

Asignacin del Costo de Planta y Equipo durante los aos de Uso13Los Activos Fijos Tangibles, con excepcin de los terrenos, slo sirven a las compaas durante un nmero limitado de aos. La Depreciacin, como indicamos, en contabilidad, es la asignacin del costo de un Activo Fijo Tangible al gasto en los periodos en los cuales se reciben los servicios del activo.En resumen, la finalidad bsica de la depreciacin es aplicar el principio de asociacin, es decir, compensar el ingreso de un periodo contable con los costos de los bienes y servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso.

El asiento de diario para registrar el gasto de depreciacin consta de un dbito a Gasto de depreciacin y un crdito a Depreciacin Acumulada. La porcin crdito del asiento descuenta del balance general esa porcin del costo del activo que se estima ha sido utilizado durante el periodo corriente. La porcin dbito del asiento asigna este costo expirado a gastos.

Para diferentes tipos de activos depreciables, tales como el edificio de la fbrica, el equipo de despacho y el equipo de oficina, se mantienen cuentas separadas de Gasto de depreciacin y de Depreciacin Acumulada. Estas cuentas separadas ayudan a los contadores a medir en forma independiente los costos de las distintas actividades del negocio, tales como manufacturas, ventas y administracin.

Costo de los

Activos fijos

BALANCE GENERALActivosPlanta y

Equipo

A medida que se reciben los servicios

ESTADO DE RESULTADOSIngresosGastosDepreciacinLa depreciacin no es un proceso de ValuacinLa depreciacin es un proceso de asignacin de costos y no un proceso de valuacin de activos. Los registros contables no tratan de mostrar los valores de mercado corriente de los activos fijos. El valor de mercado de un edificio por ejemplo, puede aumentar durante algunos periodos contables dentro de la vida til del edificio. El reconocimiento del gasto de depreciacin continua, sin embargo, sin considerar esos incrementos temporales en el valor del mercado.

Los contadores reconocen que el edificio solo prestar servicios tiles durante un nmero limitado de aos y que el costo total del edificio debe ser asignado sistemticamente a gastos durante esos aos.

La depreciacin difiere de la mayora de los dems gastos en que no depende de pagos en efectivo en el momento en que se registra el gasto o en un momento cercano a este. Por esta razn, con frecuencia, la depreciacin se denomina un gasto no desembolsable. Tenga en cuenta, sin embargo, que se pueden requerir grandes pagos de efectivo en el momento en que se compran los activos depreciables

13 MEIGS / WILLIAMS / HAKA / BETTNER; Contabilidad, La base para decisiones gerenciales. Pgs. 374 379.

22

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraValor en librosLos activos fijos se muestran en el Balance General por sus valores en libros (o valores contables). El valor en libros de un activo fijo es su costo menos la depreciacin acumulada relacionada. La depreciacin acumulada es una contra cuenta del activo que representa esa porcin del costo del activo que ya ha sido asignada al gasto. Por lo tanto, el valor en libros representa la porcin del costo del activo que an no ha sido asignada en periodos futuros.

Causas de la DepreciacinLa necesidad de asignar sistemticamente los costos de los activos fijos sobre periodos contables mltiples surge de dos causas importantes:

1. Deterioro y

2. Obsolescencia

El deterioro fsico.- El deterioro fsico de un activo fijo resulta del uso, lo mismo que de la exposicin al sol, al viento y a otros factores climticos. Cuando un activo fijo ha sido conservado cuidadosamente, no es extrao que el propietario afirme que el activo est como nuevo.

Tales afirmaciones no son literalmente ciertas. Aunque una buena poltica de reparacin puede alargar mucho la vida til de una mquina, eventualmente toda mquina llega al punto que debe ser desechada. En resumen, las reparaciones no eliminan la necesidad de reconocer la depreciacin.

Obsolescencia.- El trmino obsolescencia significa el proceso de quedar desactualizado u obsoleto. Un avin, por ejemplo, puede quedar obsoleto debido a la disponibilidad de mejores aviones con diseo y desempeo superior.

Mtodos para calcular la depreciacinHasta ahora habamos calculado la depreciacin solo mediante el mtodo de depreciacin en lnea recta. En realidad las compaas pueden escoger entre muchos mtodos de depreciacin diferentes. Los principios de contabilidad generalmente aceptados solo exigen que un mtodo de depreciacin de cmo resultado una asignacin racional y sistemtica del costo durante la vida til de activo.

El mtodo de depreciacin en lnea recta asigna una porcin igual del gasto de depreciacin a cada periodo de la vida til del activo. Los dems mtodos de depreciacin son, en su mayora diversas formas de depreciacin acelerada. El trmino depreciacin acelerada significa que en los primeros aos de vida del activo se reconocen sumas ms altas de depreciacin que en los ltimos.

Durante toda la vida del activo, tanto el mtodo de lnea recta como el mtodo acelerado reconocen la misma suma total de depreciacin.

Las diferencias entre los mtodos de lnea recta y los mtodos acelerados se ilustran en las grficas siguientes (ver abajo).

Solamente hay un mtodo en lnea recta, pero hay diversos mtodos acelerados, cada uno de los cuales produce resultados ligeramente distintos. Los diferentes mtodos de depreciacin pueden ser utilizados para activos distintos. Por supuesto, los mtodos de depreciacin en aplicacin se deben revelar en las notas que acompaan los Estados Financieros.

En este parte, ilustramos y explicamos la depreciacin en lnea recta y diversas variaciones del mtodo acelerado utilizado ms ampliamente, que se denomina saldos decrecientes en porcentaje fijo. Los otros mtodos los presentaremos posteriormente.

23UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraMTODO DE LNEA RECTA

UN MTODO ACELARADO25

20

15

10

5

0

0246Aos

35,0030,0025,0020,0015,0010,005,00-

012

Ao3s

456

Informacin para las ilustracionesLas ilustraciones de los mtodos de depreciacin se basan en la siguiente informacin: el 2 de enero, RB Consulting & Trading adquiere un nuevo camin de reparto. La informacin y las estimaciones requeridas para el clculo de los gastos de depreciacin anual son:

CostoValor residual estimadoVida til estimada

$17 000$ 2 0005 aosEl Mtodo de Lnea RectaBajo este mtodo se reconoce una porcin igual del costo del activo como gasto de depreciacin en cada periodo de la vida til del activo.

El gasto de depreciacin anual se calcula deduciendo el valor residual estimado (o valor de salvamento) del costo del activo y se divide el costo depreciable restante por los aos de vida til estimada. Utilizando la informacin en el ejemplo, la depreciacin en lnea recta anual se calcula de la siguiente manera:

Costo del Activo Valor residualVida til estimada

$17.000 2.000=5 aos

= $ 3.000 por ao

Este mismo clculo de depreciacin se muestra en forma tabular de la siguiente manera:Costo del activo fijo depreciable

Menos : Valor residual estimado(suma que se debe realizar mediante la venta de un activo cuando ste se retira de uso)

Valor total que debe ser depreciado (costo depreciable) Vida til estimada

Gasto de depreciacin anual ($15 000 / 5)

$ 17 000

2 000

15.000

5 aos

$ 3 000

La tabla siguiente resume los efectos de la depreciacin en lnea recta durante toda la vida del activo:Tabla de depreciacin: mtodo de lnea recta

AoClculoGasto de depreciacinDepreciacin acumuladaValor en libros

Primero

Segundo Tercero Cuarto

Quinto

Total$ 15 000 x 1/5

$ 15 000 x 1/5

$ 15 000 x 1/5

$ 15 000 x 1/5

$ 15 000 x 1/5$ 3 000$ 3 000$ 3 000$ 3 000$ 3 000$ 15 000$ 3 000

6 000

9 000

12 000

15 000$ 17 000

14 000

11 000

8 000

5 000

2 000

24UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraObserve que el gasto de depreciacin durante la vida del activo totaliza $ 15 000 - el costo del activo menos el valor residual estimado, el valor residual no hace parte del costo utilizado en las operaciones de negocios. En su lugar, se espera que el valor residual sea recuperado en efectivo al disponer del activo.

En la prctica, los valores residuales se ignoran cuando no se esperan que sean materiales en valor. Tradicionalmente, casi nunca se considera que las edificaciones, el equipo de oficina, los muebles, las instalaciones fijas y el equipo de propsito especial tengan valores residuales significativos. Los activos tales como vehculos, aviones y sistemas de computacin, en contraste, a menudo si tienen valores residuales que son materiales en cantidad.

Con frecuencia, es conveniente establecer la porcin del costo depreciable de un activo que ser cancelada durante el ao como un porcentaje, denominado tasa de depreciacin. Cuando la depreciacin en lnea recta esta en aplicacin, la tasa de depreciacin es simplemente un dividido por la vida (en aos) del activo. El activo en el ejemplo tiene una vida til estimada en 5 aos, de manera que el gasto de depreciacin cada ao es de 1 / 5, o 20%, del valor depreciable.

En forma similar, un activo, con una vida til de 10 aos tiene una tasa de depreciacin de 1 / 10 o del

10 %, y un activo con una vida til de 8 aos, una tasa de depreciacin de 1 / 8 o 12 %.

Depreciacin para Periodos Fraccionales.Cuando se adquiere un activo durante un periodo contable, no es necesario calcular el gasto de depreciacin al da o a la semana siguiente. De hecho, un clculo como ese dara una impresin engaosa de gran precisin. Puesto que la depreciacin se basa en una vida til estimada de muchos aos, la depreciacin aplicable a cualquier ao es slo una aproximacin.

Un mtodo ampliamente utilizado para calcular la depreciacin durante parte de un ao es aproximar el clculo al mes completo ms cercano. En el ejemplo, RB Consulting & Trading adquiri el camin de reparto el 2 de enero. Por consiguiente, se calcul depreciacin para un ao completo, para el ao de adquisicin. Suponga, sin embargo, que el camin haba sido adquirido ms tarde durante el ao por ejemplo, el 1 de octubre. Por lo tanto, el camin habra estado en uso durante 3 meses solamente (o 3 / 12) del primer ao. En este caso, el gasto de depreciacin durante el primer ao

estara limitado a $750 solamente, o 3/12 de la depreciacin de un ao completo ($3 000 x

750).

3 = $12

Un enfoque de uso an ms generalizado, llamado convencin de mitad de ao, es registrar la depreciacin de seis meses sobre todos los activos adquiridos durante el ao. Este enfoque se basa en el supuesto de que las fechas reales de compra se promediarn aproximadamente a la mitad del ao. La convencin de mitad de ao se utiliza ampliamente para activos tales como equipo de oficina, automviles, maquinaria. Sin embargo, para las edificaciones, las reglas del impuesto sobre la renta exigen que se calcule una depreciacin por el nmero real de meses durante los cuales se tiene posesin del edificio.

Suponga que RB Consulting & Trading utiliza una depreciacin en lnea recta con la convencin de mitad de ao. La depreciacin del camin de reparto, de $17 000 con una vida til de 5 aos se resume de la siguiente manera (ver tabla abajo):

Cuando se utiliza la convencin de mitad de ao, se ignora la fecha en la cual fue realmente comprado el activo. Se reconoce simplemente una depreciacin de mitad de ao durante el primero y el ltimo ao programados de depreciacin. Observe que el programa de depreciacin incluye ahora un gasto de depreciacin de 6 aos, en lugar de 5. El hecho de depreciar en forma parcial solamente durante el primer ao amplia el programa de depreciacin en un ao adicional.

La convencin de mitad de ao nos permite tratar los activos similares adquiridos en fechas diferentes durante el ao como un solo grupo. Por ejemplo, suponga que una compaa de seguros

25UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financieracompra cientos de computadores de escritorio durante el ao en curso a un costo total de $600 000. La compaa deprecia estos computadores mediante el mtodo de lnea recta, suponiendo una vida de 5 aos y ningn valor residual. Utilizando la convencin de mitad de ao, el gasto de depreciacin sobre todos los computadores comprados durante el ao se puede calcular de la siguiente manera:

$600 000 / 5 aos x 6 = $ 60 000. Si no se utiliz la convencin de mitad de ao, la depreciacin12tendra que ser calculada en forma separada para los computadores comprados en meses diferentes.Tabla de depreciacin :

Mtodo de lnea recta de mitad de ao


17.000,00

Primero$ 15 000 x 1/5 x 1/21.500,001.500,0015.500,00

Segundo$ 15 000 x 1/53.000,004.500,0012.500,00

Tercero$ 15 000 x 1/53.000,007.500,009.500,00

Cuarto$ 15 000 x 1/53.000,0010.500,006.500,00

Quinto$ 15 000 x 1/53.000,0013.500,003.500,00

Sexto$ 15 000 x 1/5 x 1/21.500,0015.000,002.000,00

TOTAL15.000,00

El Mtodo de saldos decrecientesPor un gran margen, el mtodo de depreciacin acelerada demayor uso se denomina saldos decrecientes mediante porcentaje fijo. Sin embargo, el mtodo se utiliza principalmente en las declaraciones del impuesto sobre la renta y no en los Estados Financieros.

Bajo el mtodo de saldos decrecientes, se calcula una tasa de depreciacin acelerada como un porcentaje especificado de la tasa de depreciacin en lnea recta. El gasto de depreciacin anual se calcula entonces aplicando esta tasa de depreciacin acelerada al costo no depreciado (valor corriente en libros) del activo. Este clculo puede resumirse de la siguiente manera:

Gasto de depreciaci n = Valor en libros restante

* Tasa de depreciaci n acelerada

La tasa de depreciacin acelerada permanece constante a lo largo de la vida del activo. Por lo tanto, la tasa representa el Porcentaje fijo descrito por este mtodo de depreciacin. El valor en libros (costo menos la depreciacin acumulada) disminuye cada ao y representa el saldo decreciente.

Hasta ahora hemos descrito la tasa de depreciacin acelerada como un porcentaje especfico de la tasa en lnea recta. Con mayor frecuencia, este porcentaje especfico es del 200%, lo cual significa que la tasa acelerada es exactamente el doble de la tasa en lnea recta. Como resultado, el mtodo de saldos decrecientes se denomina doble lnea recta, (o saldo decreciente al 200%). Sin embargo, las reglas de impuestos en muchos casos especifican un porcentaje ms bajo, tal como el 150 % de la tasa en lnea recta. Esta versin del mtodo de saldos decrecientes puede describirse como saldo decreciente al 150%.

Saldos Decrecientes al DoblePara ilustrar el mtodo del saldo decreciente al doble, considere el ejemplo del camin de reparto de

$17 000. La vida til estimada es 5 aos; por consiguiente, la tasa de depreciacin en lnea recta es del 20% (1 / 5 aos); la duplicacin de esta tasa en lnea recta indica una tasa de depreciacin acelerada del 40%. Cada ao se reconoce como gasto de depreciacin el 40% del valor corriente en

libros del camin, como se muestra a continuacin:

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UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraTabla de depreciacin : mtodo de saldo decreciente al 200%

AoclculoGasto dedepreciacinDepreciacinacumuladaValor en libros

17.000,00

Primero$ 17 000 x 40%6.800,006.800,0010.200,00

Segundo$ 10 200 x 40%4.080,0010.880,006.120,00

Tercero$ 6 120 x 40%2.448,0013.328,003.672,00

Cuarto$ 3 672 x 40%1.468,8014.796,802.203,20

Quinto$ 2 203 x 40%203,2015.000,002.000,00

Total15.000,00

Observe que el valor residual estimado del camin de reparto no hace parte del clculo del gasto de depreciacin hasta el final. Esto se debe a que el mtodo de saldos decrecientes proporciona un valor residual automtico. Siempre y cuando el valor del gasto de depreciacin slo sea igual a una porcin del costo no depreciado del activo, este nunca se cancelar completamente. Sin embargo, si el activo tiene un valor residual significativo, la depreciacin debe parar en este punto. Puesto que el camin de reparto tiene un valor residual de $ 2 000, el gasto de depreciacin para el quinto ao se debe limitar a $203, en lugar de $881, indicado al tomar el 40% del valor restante en libros. Al limitar de esta manera el gasto de depreciacin del ltimo ao, el valor en libros del camin al final del quinto ao ser igual a su valor residual estimado de $ 2000.

En la tabla anterior se calcul una depreciacin del ao completo en el primer ao porque el activo fue adquirido el 2 de enero. Pero si estuviera en aplicacin la convencin de mitad de ao, la depreciacin en el primer ao se reducira a la mitad, es decir, a $ 3 400. La depreciacin en el segundo ao sera ($17 000 - $3 400) x 40% o $ 5 440.

Saldo Decreciente - 150%Suponga ahora que queremos depreciar este camin utilizando el 150% de la tasa en lnea recta. En este caso, la tasa de depreciacin ser del 30%, en lugar del 40% (una tasa en lnea recta del 20% x

150% = 30%). La tabla de depreciacin aparece a continuacin:Tabla de depreciacin : Mtodo del saldo decreciente al 150%


Primero$ 17 000 x 30%5.100,005.100,0017.000,00

11.900,00

Segundo$ 11 900 x 30%3.570,008.670,008.330,00

Tercero$ 8 330 x 30%2.499,0011.169,005.831,00

Cuarto($5 831 - $2 000) / 21.915,5013.084,503.915,50

Quinto$3 915 - $2 0001.915,5015.000,002.000,00

TOTAL15.000,00

*Se cambio el mtodo de lnea recta para los aos 4 y 5.

Observe que cambiamos al mtodo de depreciacin en lnea recta durante los 2 ltimos aos. El costo no depreciado del camin al final del ao 3 fue $ 5 831. Para depreciar el camin dejando un valor residual estimado de $2000 a final del ao 5, se deben reconocer $3 831 en gastos de depreciacin durante los prximos 2 aos. En este punto, se pueden reconocer cargos de depreciacin ms grandes si se asignan simplemente estos $3 831 mediante el mtodo de lnea recta, en lugar de continuar calculando el 30% del valor en libros restante.

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UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraLa asignacin del valor en libros durante la vida restante mediante el mtodo de lnea recta no representa un cambio en los mtodos de depreciacin. Ms bien, cuando un cambio al mtodo de lnea recta da como resultado mayor depreciacin, hace parte del mtodo de saldos decrecientes. Esta es la manera de llegar al valor residual deseado.

Qu mtodo de depreciacin utiliza la mayora de los negocios?La mayora de los negocios utiliza el mtodo de depreciacin en lnea recta en sus Estados

Financieros (en el pas el SRI, sugiere la depreciacin en lnea recta, sin valor de salvamento).

Sin embargo, los mtodos de depreciacin acelerada originan cargos ms altos al gasto de depreciacin y, por consiguiente, una utilidad neta reportada ms baja que la depreciacin en lnea recta. La mayora de las compaas de propiedad pblica desean aparecer lo ms rentables posibles, ciertamente tan rentables como sus competidores. Por consiguiente, la gran mayora de compaas de propiedad pblica (con acciones a disposicin del pblico en el mercado de valores) utilizan depreciacin en lnea recta en sus Estados Financieros.

En el caso del impuesto sobre la renta, la historia es diferente. Generalmente, la gerencia desea reportar la utilidad gravable ms baja posible en la declaracin del impuesto sobre la renta de la compaa. Los mtodos de depreciacin acelerada pueden reducir sustancialmente el ingreso gravable y los pagos de impuestos durante un perodo de varios aos.

Los principios contables y sus leyes de impuestos sobre la renta permiten a las compaas utilizar diferentes mtodos de depreciacin en sus Estados Financieros y en la declaracin del impuesto sobre la renta. Por consiguiente, la mayora de las compaas utiliza la depreciacin en lnea recta en sus Estados Financieros y mtodos acelerados en sus declaraciones de impuestos sobre la renta.

Las diferencias en los mtodos de depreciacin: Son reales?.El uso del mtodo de depreciacin en lnea recta har que la compaa declare utilidades ms altas de las que resultaran si se utilizara el mtodo acelerado. Pero, habra sido ms rentable si la compaa hubiera utilizado un mtodo acelerado? La respuesta es no! , La depreciacin, no importa cmo se calcule es solamente una estimacin. El valor de esta estimacin no tiene efecto sobre la posicin financiera real del negocio. Por lo tanto, un negocio que utiliza un mtodo de depreciacin acelerada en sus Estados Financieros est midiendo simplemente su utilidad neta, en forma ms conservadora que un negocio que utiliza lnea recta.

Efectos en el efectivo: Los beneficios de utilizar un mtodo acelerado para fines del impuesto sobre la renta son reales puesto que el monto de la depreciacin declara afecta el valor de los impuestos debidos. Los impuestos sobre la renta ms bajosse traducen directamente en una mayor disponibilidad de efectivo.

Revelaciones en los Estados FinancierosUna compaa debe revelar en las notas a sus Estados Financieros los mtodos utilizados para depreciar los activos fijos. Los lectores de estos estados deben reconocer que los mtodos de depreciacin acelerada transfieren los costos de los activos fijos al gasto ms rpidamente que el mtodo de lnea recta. Por lo tanto los mtodos acelerados originan valuaciones del Balance General (ms bajas) conservadoras de los activos fijos y de las medidas de utilidad bruta.

Estimacin de la vida til y del valor residual.La estimacin de la vida til y de los valores residuales de los activos fijos es una responsabilidad de la gerencia. Generalmente, estas estimaciones se basan en la experiencia pasada de la compaa con activos similares (en el pas esta regulado por SRI, para efectos de impuestos), pero tambin

28

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financierareflejan las circunstancias actuales de la compaa y los planes futuros de la gerencia. Por lo tanto, las vidas estimadas de activos similares pueden variar de una compaa a otra.

Las vidas estimadas de los activos fijos afectan el valor de la utilidad neta declarada cada periodo. Entre ms larga sea la vida til estimada, menor ser el valor del costo trasferido cada periodo al gasto de depreciacin y mayor ser el valor reportado de la utilidad neta. Tenga en mente, sin embargo, que todas las grandes corporaciones son auditadas anualmente por una firma de contadores pblicos independientes. Una de las responsabilidades de estos auditores es determinar si las estimaciones de la gerencia de la vida til de los activos fijos son razonables bajo las circunstancias.

Generalmente los automviles son depreciados durante vidas estimadas relativamente cortas, por ejemplo, entre 3 y 5 aos. La mayora de otros tipos de equipos se deprecian durante un periodo de 5 a 15 aos. Las edificaciones se deprecian durante vidas mucho ms largas, posiblemente 30 a 50 aos para un nuevo edificio y 15 aos o ms para un edificio usado.

El principio de consistenciaLa aplicacin consistente de los mtodos contables es un principio de contabilidad generalmente aceptado. Con respecto a los mtodos de depreciacin, este principio significa que una compaa no debe cambiar de un ao a otro el mtodo utilizado al calcular el gasto de depreciacin para un activo fijo determinado. Sin embargo, la gerencia puede utilizar mtodos distintos al calcular la depreciacin para activos diferentes. Adems, como lo hemos dicho repetidamente, una compaa puede, y con frecuencia debe, utilizar mtodos de depreciacin diferentes en sus estados financieros y en las declaraciones de impuestos sobre la renta.

Revisin de las vidas tiles estimadasQu se debe hacer si, despus de unos pocos aos de utilizar un activo fijo, la gerencia decide que ste en realidad va a durar un periodo considerablemente ms largo o ms corto del estimado originalmente? Cuando esta situacin surge, se debe hacer una estimacin revisada de la vida til del gasto de depreciacin peridico reducido o aumentado como corresponde.

El procedimiento para corregir el programa de depreciacin consiste en repartir el costo restante no depreciado del activo durante los aos de vida til restante. Est correccin slo afecta el monto del gasto de depreciacin que ser registrado en los periodos actuales y futuros. Los estados financieros de periodos anteriores no estn revisados para reflejar cambios en las vidas tiles estimadas de los activos depreciables.

Para ilustrar, suponga que una compaa adquiere un activo por $ 10 000, el cual se estima tendr una vida til de 5 aos sin valor residual. Bajo el mtodo de lnea recta, el gasto de depreciacin anual es $ 2 000. Al final del 3 ao, la depreciacin acumulada asciende a $ 6 000 y el activo tiene un costo no depreciado (o valor en libros) de $ 4 000.

Al principio del cuarto ao, se ha decidido que el activo durar 5 aos ms. La estimacin revisada de la vida til es, por consiguiente, un total de 8 aos. El gasto de depreciacin que se debe reconocer para el cuarto ao y para cada uno de los aos restantes es de $ 800, calculado de la siguiente manera:

Costo no depreciado al final del tercer ao ($10 000 - $6 000)$ 4.000,00

Estimacin revisada de los aos restantes de vida til5 aos

Suma revisada del gasto de depreciacin anual ($4 000 / 5)$ 800

Desgaste de los activos fijosDe vez en cuando, puede resultar evidente que una compaa no pueda esperar razonablemente recuperar el costo de ciertos activos fijos, bien sea a travs del uso o mediante la venta. Por ejemplo,

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UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad Financieraun fabricante de computadores puede haber pagado un precio muy alto para adquirir equipo de produccin especializado. Si la nueva tecnologa hace que el equipo resulte obsoleto, por muy difcil que sea, puede resultar evidente que valga mucho menos que su costo.

Si el costo de un activo no se puede recuperar mediante uso futuro o venta, los activos deben ser cancelados a su valor realizable neto. El dbito compensador es una cuenta de prdida. Ests cancelaciones generalmente no participan en la determinacin del ingreso gravable.

DISPOSICIN DE PLANTA Y EQUIPOCuando se dispone de los activos depreciables en cualquier fecha diferente del final del ao, se debe hacer un asiento para registrar la depreciacin correspondiente a la fraccin del ao que termina con la fecha de disposicin. Si se est aplicando la convencin de mitad del ao, se debe registrar una depreciacin de seis meses sobre todos los activos retirados durante el ao. En las siguientes ilustraciones de la disposicin de activos fijos y equipo, se supone que cualquier asiento necesario para la depreciacin del perodo fraccional ya ha sido registrado.

A medida que las unidades de planta y equipo se gastan o se vuelven obsoletas, deben ser retiradas, vendidas o intercambiadas por equipo nuevo. Al disponer o retirar de uso un activo depreciable, el costo de la propiedad se retira de la cuenta del activo y la depreciacin acumulada se retira de la contracuenta de activo relacionada. Suponga, por ejemplo, que un equipo de oficina comprado hace

10 aos a un costo de $20 000 ha sido depreciado completamente y ya no es til.

El asiento para registrar el retiro del equipo sin valor es el siguiente:Depreciacin acumulada: Equipo de oficina20.000,00

Equipo de oficina20.000,00

Para retirar de las cuentas el costo y la depreciacin acumulada sobre equipo de oficina completamente depreciado que ahora esta siendo retirado.

No hay valor de salvamento

Una vez que el activo ha sido completamente depreciado, no se debe registrar en el ms depreciacin, aun cuando la propiedad est en buenas condiciones y en uso. El objetivo de la depreciacin es repartir el costo de un activo en los periodos en los cuales es til; en ningn caso, el gasto de depreciacin puede ser mayor al monto pagado por el activo. Cuando un activo completamente depreciado contina en uso durante un tiempo mayor a la estimacin original de vida til, la cuenta del activo y la cuenta de Depreciacin acumulada deben permanecer en los registros contables sin que se realicen ms asientos hasta que el activo sea retirado.

Ganancias y prdidas en la disposicin de planta y equipoPuesto que los valores residuales y las vidas tiles de los activos fijos son slo estimaciones, no es poco comn que los activos fijos sean vendidos a precios que difieren de su valor en libros en la fecha del retiro. Cuando se venden los activos fijos, cualquier ganancia o prdida sobre el retiro se calcula comparando el valor en libros con el valor recibido de la venta. Un precio de venta por encima del valor en libros produce una ganancia. Un precio de venta por debajo del valor en libros produce una prdida. Estas ganancias o prdidas, si son de gran valor, se deben mostrar separadamente en el Estado de Resultados (Estado de Prdidas y Ganancias) al calcular la utilidad de las operaciones.

30

UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraVenta a un precio por encima del valor en librosSuponga que una mquina que cuesta $ 10 000 y actualmente tiene un valor en libros de $2 000 se vende por $3 000 en efectivo. El asiento de diario para registrar este retiro es el siguiente:

Efectivo3.000,00

Depreciacin acumulada: Maquinaria8.000,00

Maquinaria10.000,00

Ganancia en venta de activos fijos1.000,00

Para registrar la venta de maquinaria a un precio por encima del valor en libros

Venta a un precio por debajo del valor en librosAhora suponga que la misma mquina se vende por $ 500. El asiento de diario en este caso sera el siguiente:

Efectivo500,00

Depreciacin acumulada: Maquinaria8.000,00

Prdida en venta de activos fijos1.500,00

Maquinaria10.000,00

Para registrar la venta de maquinaria a un precio por debajo del valor en libros

La venta de un activo depreciable a un precio igual al valor en libros no originar una ganancia ni una prdida. El asiento para tal transaccin constar de un dbito a Efectivo por el monto recibido, un dbito a Depreciacin acumulada por el saldo acumulado y un crdito a la cuenta del activo por el costo original.

Ganancias y Prdidas para fines del Impuesto sobre la RentaComo resultado de utilizar diferentes mtodos de depreciacin, la base de un activo para fines de impuestos puede diferir significativamente de un valor en libros en los registros contables. Cuando un activo es vendido, cualquier ganancia o prdida se determina comparando su precio de venta con su costo no depreciado. El costo no depreciado, sin embargo, es el valor en libros para fines de informes financieros y la base para fines del impuesto sobre la renta. Si la base del activo difiere de su valor en libros, se deduce que la ganancia o prdida calculada para fines de impuestos sobre la renta diferir de la reportada en los estados financieros de la compaa.

Para ilustrar, hagamos referencia nuevamente al ejemplo del camin de reparto de RB Consulting & Trading. Suponga que este camin es depreciado mediante el mtodo de lnea recta en los estados financieros de RB Consulting & Trading y mediante el sistema acelerado en la declaracin del impuesto sobre la renta de la compaa. En ambos casos, la compaa aplica la convencin de mitad de ao. La depreciacin que se debe reconocer para ambos propsitos, durante la vida del activo, se resume a continuacin (Ver tabla abajo):

Observe que la base de este camin para fines impositivos es siempre ms baja que su valor en libros en los estados financieros. Esto se debe a que el camin esta siendo depreciado mediante un mtodo acelerado para fines impositivos, pero mediante el mtodo de lnea recta en los estados financieros de RB Consulting & Trading. Adems, el mtodo de depreciacinutilizado en la declaracin del impuesto sobre la renta no hace provisin para el valor de salvamento.

Ahora suponga que el 10 de abril, ao 4, RB Consulting & Trading vende este camin de reparto por

$ 7 000 en efectivo. La ganancia o prdida para fines de los estados financieros se determina comparando este precio de venta de $ 7 000 con el valor en libros en la fecha de la venta. La ganancia o la prdida para fines impositivos, por otra parte, se determinan comparando el precio de

venta de $7 000 con la base impositiva del camin en la fecha de la venta.

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UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraResumen de depreciacin para los estados financieros y para fines del impuesto sobre la renta(Convencin de mitad de ao)

En los Estados FinancierosEn la declaracin del impuesto sobre la renta

Fin deaoDepreciacinDepreciacinacumuladaValor en librosDepreciacinDepreciacinacumuladaBase

11.500,001.500,0015.500,003.400,003.400,0013.600,00

23.000,004.500,0012.500,005.440,008.840,008.160,00

33.000,007.500,009.500,003.264,0012.104,004.896,00

43.000,0010.500,006.500,001.958,4014.062,402.937,60

53.000,0013.500,003.500,001.958,4016.020,80979,20

61.500,0015.000,002.000,00979,2017.000,00-

Totales15.000,0017.000,00

Depreciacin en el ao de la ventaAntes de calcular la ganancia o la prdida en la venta, se debe reconocer la depreciacin para la fraccin del ao 4 durante el cual se tuvo posesin del camin, y determinar el valor en libros, as como la base impositiva del activo en la fecha de la venta. Puesto que la convencin de mitad de ao est en aplicacin, no importa cuando fue vendido el activo durante el ao 4, en ese ao se reconocer la mitad de la depreciacin que haba sido programada para el ao completo.

La tabla siguiente indica el valor en libros y la base impositiva para este camin en cualquier fecha de venta en el ao 4:

En losestados financierosPara finesimpositivos

Costo no depreciado al final del ao 3:

Valor en libros en los estados financieros9.500,00

Base para declaracin del impuesto sobre la renta4.896,00

Menos: Depreciacin en el ao de la venta:

Para estados financieros ($3 000 x )1.500,00

Para fines impositivos ($1 958 x )979,00

Valor en libros en la fecha de venta8.000,00

Base de impuestos en la fecha de venta3.917,00

Clculo de Ganancia o de PrdidaLa ganancia o prdida que se debe reconocer en los estados financieros de la compaa y en la declaracin del impuesto sobre la renta se puede determinar de la siguiente forma:

En los estadosfinancierosPara finesimpositivos

Precio de venta7.000,007.000,00

Menos: costo no depreciado:

Valor en libros en la fecha de venta8.000,00

Base de impuestos en la fecha de venta3.917,00

Prdida en venta (en estados financieros)(1.000,00)

Ganancia en venta (para fines e impuestos)3.083,00

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UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraQu valores son registrados contablemente?Un propsito principal del mayor general es permitir que una compaa prepare los estados financieros. Por consiguiente, slo aquellas transacciones que afectan los estados financieros se registran en el mayor general. La informacin relacionada con activos fijos, utilizada exclusivamente en la declaracin del impuesto sobre la renta, se puede acumular en hojas de trabajo especiales o en archivos de computador o en un mayor auxiliar de planta y equipo de la compaa.

El 10 de abril, del ao 4, RB Consulting & Trading har dos asientos de diario para registrar la venta de su camin de reparto. El primer asiento actualizar la cuenta de Depreciacin acumulada para la depreciacin reconocida para fines de estados financieros en el ao 4.

Este asiento es:Gasto de depreciacin: Camin de reparto.$ 1 500

Depreciacin acumulada: camin de reparto$ 1 500Para registrar una depreciacin de mitad de ao sobre el camin de reparto en el ao de venta ($ 3000 x )La depreciacin de $ 979 que aparecer en la declaracin del impuesto sobre la renta de la compaa en el ao 4 no se registra en los diarios o en el mayor general.

En el segundo asiento requerido el 10 de abril, ao 4 registra la venta del camin por $ 7 000 y la prdida que debe reconocerse para fines de los estados financieros:

Efectivo7.000,00

Prdida en venta de activos fijos1.000,00

Depreciacin acumulada9.000,00

Camin de reparto17.000,00

Para registrar la venta del camin de reparto por $7 000 y la prdida por venta.(Depreciacin acumulada: $7 500 al final del ao 3 + $ 1 500 registrado en el ao 4 = $9 000).

La ganancia de $3 083 que ser registrada en la declaracin del impuesto sobre la renta de la compaa del ao 4 se puede consignar en registros especiales pero no en las cuentas del mayor general de la compaa.

Intercambio de activos usados por activos nuevosCiertos tipos de activos depreciables, tales como automviles y camiones, en ocasiones, son transados por activos nuevos de la misma clase. En la mayora de los casos, un intercambio es considerado como una venta del activo usado y una compra del nuevo.

Para ilustrar, suponga que RB tiene una camioneta vieja que cost originalmente $10 000 pero que ahora tiene en valor en libros (y una base gravable) de $2 000. RB intercambia este camin por un nuevo con un valor de mercado de $ 15 000. El concesionario del camin otorga a RB una rebaja por intercambio de $ 3 500 por el viejo y RB paga, en efectivo, el costo restante de $11 500 del nuevo camin. RB debe registrar est transaccin de la manera siguiente (ver abajo):

Observe que RB considera la rebaja de $ 3 500 otorgada por el concesionario de camiones por el intercambio por el precio de venta del camin viejo. Por lo tanto, RB reconoce una ganancia de

$1.500 por el retiro (intercambio) de este activo (Rebaja por intercambio de $ 3 500 - $ 2 000 valor en libros = $ 1 500 de ganancia).

33UCE - FCAMster en Administracin de EmpresasMdulo de Contabilidad FinancieraPara fines del informe financiero. Las ganancias y las prdidas en intercambios de rutina se registran contablemente siempre que la transaccin incluya tambin el pago de un valor significativo de efectivo (o de creacin de deuda).

Vehculos (camin nuevo)15.000,00

Depreciacin acumulada: camiones (camin viejo)8.000,00

Vehculos (camin viejo)10.000,00

Ganancia en disposicin de activos fijos1.500,00

Efectivo11.500,00

Intercambio del camin viejo por uno nuevo que cuesta $15000.se obtiene una rebaja de $ 3 500 por el intercambio del camin usado, el cual tena un valor libros de $ 2 000

OTROS MTODOS DE DEPRECIACINLa mayora de las compaas que preparan estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados utilizan el mtodo de depreciacin en lnea recta. Sin embargo, cualquier mtodo racional y sistemtico es aceptable, siempre y cuando los costos sean asignados al gasto de manera razonable. Muchos de esos mtodos se analizan aqu:

Mtodos de unidades de productoBajo este mtodo de unidad de producto, la depreciacin se basa en alguna medida de produccin, diferente del paso del tiempo. Cuando la depreciacin se basa en unidades de produccin, se reconoce una mayor depreciacin en los periodos en los cuales los activos se utilizan ms.

Para ilustrar este mtodo, considere el camin de reparto de RB, que cost $17 000 y tiene un valor de salvamento estimado de $2 000. Suponga que RB planea retirar este camin despus de que haya recorrido 100.000 Km. La tasa de depreciacin por Km. de operacin asciende a 15 centavos, calculados de la siguiente manera.

Costo Valor residualUnidades

estimadas

por producto (Km .) = Costo por unidad de producto (Km .)17.000 2.000100.000 Km .

= 0.15 depreciacin por Km .

Al final de cada ao, el monto de depreciacin que se debe registrar se determina multiplicando la tasa de 15 centavos por el nmero de Km. que el camin ha recorrido durante el ao. Una vez que el camin haya recorrido 100.000 Km, est completamente depreciado y el programa de depreciacin se termina.

Este mtodo constituye una asociacin excelente del gasto con el ingreso. Sin embargo, el mtodo slo se debe utilizar cuando las unidades totales de producto se pueden estimar con razonable precisin. Adems, este mtodo slo utiliza para activos tales como vehculos y cierto tipo de maquinaria. Los activos tales como edificios, computadores y muebles no tienen las unidades de produccin, bien definidas.

En muchos casos, el mtodo por unidad de producto es un mtodo acelerado. Con frecuencia, los activos se utilizan con mayor intensidad en los primeros aos de su vida til que en aos posteriores.

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