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RESOLUCiÓN 284(Diciembre 29 de 2017)

POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACiÓNDEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS ESE

RIONEGRO - ANTIOQUIA

EL GERENTE DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E RIONEGROANTIOQUIA, en uso de sus atribuciones legales y constitucionales en especiallas conferidas en la ley 100 de 1993, Resolución 357 de 2008, y deconformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 195 de la ley 100del 1993, Decreto 1876 de 1994, Ley 1150 de 2007, el estatuto de contrataciónde la ESE acuerdo 003 de 2017 y demás normas concordantes que regulan lamateria, y

CONSIDERANDO

1. Que siguiendo los lineamientos de la Ley 80 de 1993, sus DecretosReglamentarios en especial el 1082 de 2015, la Resolución 5185 de 2013 y elestatuto de contratación de la ESE acuerdo 003 de 2017, se debe adoptar elmanual de contratacion del Hospital San Juan de Dios ESE Rionegro.

2. Que en cumplimiento de la Resolución 5185 de 2013, se cuenta en lainstitución con un estatuto de contratación para la ESE Hospital San Juan deDios de Rionegro.

3. Que la Resolución 5185 de 2013, establece que las Empresa Social delEstado deben contar con un manual de contratación como una norma interna,el cual orienta todas las acciones a seguir en materia de contratación dentro delhospital.

4. Que el Acuerdo 003 de abril 17 de 2017, establece los lineamientos para lacontratación de la ESE, los cuales deben ser desarrollados mediante elpresente manual de contratacion.

5. Que en este orden de ideas el gerente de la ESE Hospital San Juan de Diosde Rionegro:

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RESUELVE

ARTICULO PRIMERO: Adpotar la presente actualización del manual decontratación del Hospital San Juan de Dios ESE Rionegro

ARTICULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de suexpedición.

COMUNIQUESE y CUMPLASE

Dada en la ciudad de Santiago de Arma de Rionegro a los veintinueve (29) díasdel mes de Di 'embre de 2017.

LUIS MARIA OTALVARO SANCHEZGerente

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TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCiÓNNOMBREDEFINICiÓNOBJETIVO GENERALOBJETIVOS ESPECíFICOSMARCO LEGALJUSTIFICACiÓNCAPITULO 1:ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACiÓNNATURALEZA JURIDICA DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E.RIONEGRO ANTIOQUIARESEÑA HISTÓRICAPOLíTICA DE CONTRATACiÓNMODELO CONTRACTUAL DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E.RIONEGROANTIOQUIAPRINCIPIOSFUENTES DE INFORMACiÓNCONTRATACiÓNALCANCEFUNCIONARIOS CON COMPETENCIA PARA CONTRATARPARTICIPES DE LA CONTRATACiÓN PÚBLICAEXISTENCIA Y REPRESENTACiÓN LEGAL Y CAPACIDAD PARACONTRATARREGISTRO DE PROPONENTESCERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALRESPONSABILIDADES PARA ATENDER DUDAS RESPECTO ALESTATUTO DE CONTRATACiÓN Y EL MANUAL DE CONTRATACiÓNCAPITULO 11COMITÉ ASESOR PARA LA CONTRATACiÓNEL COMITÉ ASEOSR DE CONTRATACiÓN (COMITÉ DECOMPRAS) CAPITULO 111PLANEACIÓN DE LA CONTRATACiÓNPLAN ANUAL DE ADQUISICIONESCAPITULO IV ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACiÓNFASES DE LA CONTRATACiÓNFASE DE PLANEACIÓNFASE DE SELECCiÓNFASE DE CONTRATACiÓNFASE DE EJECUCiÓNFASE DE LIQUIDACiÓN Y OBLIGACIONES POSTERIORESCAPITULO V: BIENES INMUEBLESAVALÚO COMERCIAL DEL BIENPRECIO MINIMO DE VENTA _'"

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OTORGAMEINTO DE LA ESCRITURA PÚBLICAGASTOS DE REGISTRO Y DERECHOS NOTARIALESENTREGA MATERIAL DEL BIEN INMUEBLECAPITULO VI SOLUCIÓN DE CONTROVERSIASCONTRACTUALES UTILIZACiÓN DE MECANISMOS DE SOLUCIÓNDIRECTA DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALESDEL ARBITRAMIENTODE LA INTERPRETACIÓN DE LAS REGLAS CONTRACTUALESCAPITULO VII RÉGIMEN SANSONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL.CAPITULO VIII REGIMEN DE IHNABILlDADES, INCOMPATIBILIDADES yCONFLICTOS DE INTERESESCAPITULO IX ADMINISTRACiÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOSCAPITULO X ADMINISTRACiÓN DE LAS CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓNDE CONFLICTOSCAPITULO XI SUPERVISiÓN E INTERVENTORIA, SEGUIMIENTO A LOSCONTRATOS Y VIGILANCIA Y CONTROL A LA EJECUCiÓNCAPITULO XII PRACTICAS ANTICORRUPCIÓNCAPITULO XIII NORMAS SOBRE CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DELMODELO ESTÁNDARCAPITULO XIV UTILlZACION DE HERRAMIENTAS ELECTRONICAS PARALA GESTiÓN CONTRACTUALCAPITULO XV MECANISMOS DE PARTICIPACiÓN CIUDADANACAPITULO XVI GLOSARIO

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INTRODUCCiÓN

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El Artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativadebe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla confundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegacióny desconcentración de funciones.

Según lo establecido en el acuerdo 062 de 1995, el cual establece lanaturaleza jurídica del Hospital determinado su nominación como unaEmpresa Social del Estado, con categoría especial de Entidad Pública y calidadde Entidad Descentralizada del Orden Municipal, dotada de personería jurídica,patrimonio propio y autonomía administrativa y sometida al régimen jurídicaestablecido en el capítulo 100 de 1993, razón por la cual se encuentrasometida al derecho privado según el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100de 1993, establece que las Empresas Sociales del Estado se someterán alrégímen contractual de derecho privado, pero podrán, discrecionalmente,utilizar las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General deContratación de la Administración Pública.

Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, establece que las entidadesestatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual distintoal del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicaránen desarrollo de su actividad contractual y acorde con su régimen legalespecial, los principios de la función administrativa y la sostenibilidad fiscal deque tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente,según sea el caso y estarán sometidos al régimen de inhabilidades eincompatibilidades previstos legalmente para la contratación estatal y alcumplimiento de las leyes vigentes aplicadas en materia de contrataciónpública específica para las Empresas Sociales del Estado, pero podrádiscrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatutogeneral de contratación de la administración pública.

De acuerdo con lo establecido en los artículos 1 y 2 de la ley 80 de 1993, por lanaturaleza jurídica que establezcan las disposiciones legales, el régimenjurídico de contratación aplicable es el consagrado en la Ley 80 de 1993, la Ley1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 Y demás normas concordantes quetengan relación en materia contractual. Así mismo, aquellas que las adicionen,modifiquen o sustituyan.

El artículo 17 de la resolución 5585 de 2013 precisa:

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3. OBJETIVO GENERAL

"ARTíCULO 17. MANUALES DE CONTRATACiÓN. Las Empresas Sociales delEstado expedirán el manual de contratación mediante el cual se determinan lostemas administrativos del manejo de la contratación, los procesos yprocedimientos, así como las áreas o personas que intervienen en las distintasfases de la contratación y en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, asícomo los responsables de atender las dudas sobre la aplicación del estatuto yel manual de contratación de la entidad".

En consecuencia, es necesario establecer disposiciones sobre el ejercicio delas funciones relativas a la celebración de contratos, verificación de suejecución, cumplimiento, y liquidación de los mismos de acuerdo a losprocedimientos internos y de reglas claras para el ejercicio de la interventoría ysupervisión

El presente Manual de Contratación contiene los procedimientos, delegacionesy desconcentración de facultades, funciones y responsabilidad de losinterventores y supervisores, minutas y procedimientos en las etapas:preparatoria, precontractual, contractual y de liquidación, de tal maneraque ofrezca a los funcionarios y comunidad en general, las herramientasnecesarias para conocer, ejecutar, hacer seguimiento, control y vigilanciaal proceso de contratación en cada una de sus etapas.

2. DEFINICiÓN:

Manual de Contratación

1. NOMBRE:

El Manual de contratación consiste en señalar todas las normas y principiosque rigen la contratación para la compra de obras, bienes y serviciosnecesarios para la prestación de los servicios de salud del Hospital San Juande Dios E.S.E. Rionegro - Antioquia.

El presente manual tiene por objeto regular las relaciones contractuales delHOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E RIONEGRO - ANTIOQUIA, con todaslas personas naturates y jurídicas interesadas en la contratación de obras,~ l..~IO~€.' 'jbienes y servicios para el cumplimiento de la función administrativa, señalando . ":\/Jlos procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, los asuntos propiosreferentes a la realización de los proceso de selección, la vigilancia y el:cohtrol p~R~pE;m

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en la ejecución contractual, a la luz de los principios constitucionales de laFunción Pública y la Contratación Estatal.

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5. MARCO LEGAL

4. OBJETIVOS ESPECíFICOS

El manual de contratación para la el HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.ERIONEGRO - ANTIOQUIA, facilita los procesos de contratación que desarrollael Órgano de Control y, a su vez, permite la práctica y/o aplicación de unadecuado control interno, todo ello con el fin último de obtener una gestiónclara, ágil, cimentada en los principios de transparencia, economía,responsabilidad, eficacia, igualdad, moralidad, imparcialidad, celeridad ypublicidad.

El presente manual podrá ser ajustado cada vezque resulten nuevas etapas otrámites o se supriman las existentes, con el propósito de racionalizar y agilizarlos procesos, al igual que cuando se presenten cambios en la normatividad ose susciten ajustes internos.

l Establecer cada uno de los lineamientos aplicar a través de losprocedimientos e instructivos definidos para la contratación de los diferentesservicios que requiera el hospital para la prestación del servicio de salud.

l Promover y divulgar todos los mecanismos de la contratación pública,propios del sector de la salud a fin de dar cumplimiento a todo lo establecido enla normativa vigente en materia de contratación.

l Velar por el cumplimiento de todo lo establecido en materia de contrataciónen el estatuto de contratación del hospital, a fin de propender por elacatamiento de los principios propios de la contratación pública.

El régimen jurídico de contratación aplicable al HOSPITAL SAN JUAN DEDIOS ESE RIONEGRO - ANTIOQUIA, es el consagrado en las siguientesnormas:

Ley 80 de 1993, "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación dela Administración Pública",

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Ley 1150 de 2007 "Por medio de la cual se introducen medidas para laeficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otrasdisposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos".

Ley 1122 de 2007 "por la cual se hacen algunas modificaciones en el SistemaGeneral de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.

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6. JUSTIFICACiÓN

Ley 489 de 1998 "Por la cual se dictan normas sobre la organización yfuncionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden lasdisposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribucionesprevistas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política yse dictan otras disposiciones",

Ley 1474 de 2011 "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer losmecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y laefectividad del control de la gestión pública",

Ley 1438 de 2011 "Por medio de la cual se reforma el sistema general deSeguridad social en salud y se dictan otras Disposiciones"

Decreto 1082 de 2015 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras ycontratación pública".

Con el compromiso de promover la cultura de la legalidad, propendiendoporque las actuaciones de los servidores públicos que intervienen en lacontratación estatal se desarrollen con arreglo a los principios de transparencia,economía y responsabilidad, y de acuerdo con los postulados que rigen lafunción administrativa.

Decreto Ley 019 de 2012 "Por el cual se dictan normas para supnmlr oreformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la

, Administración Pública".

A través de este manual se pretende establecer directrices y parámetros clarost:::;\ y coherentes que sirvan de guía para el desarrollo de la gestión contractual yi1 ~~ti~~~~ una de las etapas de los procesos de selección adelantados por la ~

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Este Manual de Contratación es un instrumento facilitador que permitiráconocer los aspectos más relevantes en materia de contratación pública, yuna herramienta que servirá de apoyo y al mismo tiempo, se espera quecontribuya de manera efectiva para alcanzar el cumplimiento de los finesestatales.

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En las páginas del Manual de Contratación, hallarán las orientaciones básicas,las reglas esenciales y las pautas que ilustrarán a todos los funcionariosque intervienen en la contratación del Departamento, con el propósito defacilitar el conocimiento y comprensión de los aspectos teóricos y prácticos, ladescripción de los procedimientos, los requisitos de carácter legal inherentes acada una de las modalidades de selección, así como el quehacer de la entidaden materia contractual.

CAPITULO IASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACiÓN

El Manual de Contratación debe ser fuente de consulta y actualizaciónpermanente para todos los actores que participan en la contratación de laentidad, siempre de cara a la comunidad y a todas las veedurías ciudadanas,que están llamadas a participar en todos los asuntos que involucran losintereses generales, a fin de garantizar el ejercicio de la vigilancia ycontrol ciudadano sobre la gestión pública contractual. El presente manuales un documento dinámico que evoluciona de acuerdo a los principios demejoramiento continuo que plantea nuestro Sistema Integrado de Gestión,es por esta razón que este documento será revisado y actualizadopermanentemente de acuerdo con la normativa vigente y las normas internasque se expidan en materia contractual. Definiciones y o glosario de términos.

1.1. NATURALEZA JURIDICA DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E.RIONEGRO ANTIOQUIA

EI hospital modificó su razón social por Hospital San Juan de Dios E.S.E. ~Rionegro, hacia el año 2000, mediante acuerdo 142 del 08 de Diciembre, que ,)';I/i

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Las Empresas Sociales del Estado se constituyen como entidades con unacategoría especial, del orden territorial descentralizadas, con personeríajurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa las cuales se rigen deacuerdo a lo establecido en el capítulo 111, Título 11, del libro 11 de la ley 100 de1993 y sus modificaciones contenidas en la Ley 1122 de 2007 y 1438 de 2011.

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deroga el acuerdo 062 de 1995, se encuentra ubicado en el Valle de SanNicolás de Rionegro, propiamente en la Subregión del Oriente Antioqueño.

Dentro de su reseña histórica cabe resaltar;

INFORMACiÓN GENERAL DE LA INSTITUCiÓN

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NOMBRE: Hospital San Juan de Dios E.S.E. Rionegro - Antioquia.

DIRECCiÓN: Carrera 48 Número 56-59

Este centro asistencial se creó ante la necesidad de atención médica inmediataa pacientes con enfermedades agudas a quienes por su estado de salud lesera difícil su traslado al Hospital de Ciudad Antioquia, ya que el recorrido quese hacía entre estas dos poblaciones se demoraba entre tres y cuatro días.

1.2. RESEÑA HISTÓRICA

SITIO: Ciudad Santiago de Arma de Rionegro.

UBICACiÓN: Se encuentra ubicado en el Municipio de Rionegro en laSubregión del Oriente Antioqueño.

En la ciudad Santiago de Arma de Rionegro; mediante Decreto del 20 deSeptiembre de 1788 se fundó el Hospital San Juan de Dios, mediante Licenciaexpedida por el Virrey Ezpeleta y despachada por los miembros de la realaudiencia.

El Hospital en sus comienzos fue construido en donde hoy funciona el InstitutoJosefina Muñoz con el nombre de Hospital de Caridad del distrito de Rionegro,nombre con el cual se bautizó este centro asistencial, el cual resolvió en granparte los problemas de salud de los Rionegreros que ese momento ascendíana 10 mil habitantes.

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Además de los implementos del antiguo hospital y con ocho pacientes que Vrequerían vigilancia médica constante. El 13 de agosto de 1963 se inaugura lanueva sede del hospital, con una asistencia de cerca de 700 personas. Un año lm'o. ~,"¡después el Hospital de Rionegro presento el más alto índice de hospitalización ~1;en Colombia, realizándose más de 2393 admisiones por año y en 19",,68se p~~pE;m

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convierte en la primera Regional de Salud Antioquia, atendiendo a 23municipios del Oriente Antioqueño con sus respectivos hospitales, Centros deSalud y Puestos de salud, y en la actualidad continua prestando sus serviciosde salud a las diferentes Subregiones del Oriente Antioqueño, al departamentoy al País.

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1.3. POlíTICA DE CONTRATACiÓN

Mediante el acuerdo 142 de diciembre 8 de 2000 cambia la razón social porHOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E RIONEGRO - ANTIOQUIA, nombrecon el que es reconocido a nivel local y nacional.

Mediante Acuerdo N° 042 del 9 de Junio de 1940 se establece que elHOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, es una entidad sin ánimo de lucro, de origenpúblico, dedicado a la prestación de servicios de salud a la comunidad.

Por medio del Acuerdo N° 062 expedido por el Concejo Municipal el 19 deseptiembre de 1995, se transforma el Hospital en una Empresa Social delEstado del Orden Municipal, con categoría especial de entidad pública ycalidad de entidad descentralizada del orden municipal, dotada de personeríajurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y sometida el régimenjurídico previsto en el Capítulo 111 de la Ley 100 de 1993.

Partiendo del principio moral y de la buena fe, es importante tener claridadfrente a las políticas de contratación propendiendo por la transparencia, laequidad y la racionalidad en desarrollo y aplicación de cada uno de loselementos que integran la adquisición de los bienes y servicios necesarios parael desarrollo misional. Por esto, el HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.ERIONEGRO ANTIOQUIA, define dentro del contexto legal un conjunto depolíticas éticas encaminadas a ser aplicadas a contratistas y proveedores.

:J Establecer mecanismos de contratación claros que velen por las buenasactuaciones al momento de una relación de compra entre el proveedor y elHOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E RIONEGRO ANTIOQUIA, para que selogre un comportamiento ético en la adquisición de bienes y servicios.

:l El comité de compras garantiza la aplicación del código de ética al momentode tomar decisiones en la compra de bienes y servicios.

J Mantener buenas prácticas entre proveedores, contratistas y el HOSPITALSAN JUAN DE DIOS E.S.E RIONEGRO ANTIOQUIA, permitiendo el desarrollo

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organizacional dentro de la moral aplicada a buenos principios de contratación,establecidos en la normatividad.

1.4. MODELO CONTRACTUAL DEL HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E.RIONEGRO - ANTIOQUIA.

El hospital San Juan de Dios E.S.E. Rionegro y basado en los preceptoslegales, la Constitución Política y la función pública, ha considerado que elmarco contractual debe partir de los principios establecidos en el estatuto decontratación y que a su vez se ajuste en derecho, con miras a garantizar unaunidad de criterio al momento de llevarse a cabo la contratación de losdiferentes servicios de salud, los cuales deben estar sujetos a los procesos yprocedimientos propios de la contratación, sin que con ello se vaya a truncar laprestación del servicio propio de su misión.

Todo ello permite que el servidor público actúe dentro de los parámetros de ley,definidos en la normativa vigente en cuanto a materia de contratación estatal yen aquella específica para el sector de la salud.

El modelo de contratación está basado en toda la normativa aplicable y propiadel sector de la salud, como herramientas para llevar a cabo un buen procesode contratación, y que a su vez hará parte integral de este manual todos losprocesos, procedimientos, instructivos, y demás actos administrativos blineamientos necesarios para llevar a cabo la contratación.

1.5. PRINCIPIOS

En desarrollo de su actividad contractual, El HOSPITAL, aplicará los principiosde la función administrativa y la gestión fiscal de que trata la constituciónpolítica, la ley y los contenidos en el código de procedimiento Administrativo yde lo Contencioso Administrativo, en especial, los principios de: Debidoproceso, Igualdad, Imparcialidad, Buena fe, Moralidad, Participación,Responsabilidad, Transparencia, Publicidad, Coordinación, Eficacia, Eficiencia,Economía, Celeridad y Planeación. Al igual que los contemplados Código deÉtica. Hospital San Juan de Dios E.S.E. Rionegro-Antioquia.

• En virtud del principio del Debido Proceso, las actuaciones contractualesde El HOSPITAL, se adelantarán de conformidad con las normas deprocedimiento y competencia establecidas en la Constitución y la ley,con plena garantía de los derechos de representación, defensa ycontradicción. •

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• En virtud del principio de Igualdad, El HOSPITAL, dará el mismo trato yprotección a las personas e instituciones que intervengan en el procesode contratación que realice, sin perjuicio de las acciones afirmativasfundadas en el artículo 13 de la Constitución Política, garantizando laselección objetiva del ofrecimiento más favorable a la entidad y a losfines que ella busca.

• En virtud del principio de Imparcialidad, el proceso de contratación sedeberá realizar teniendo en cuenta que la finalidad de losprocedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todaslas personas sin discriminación alguna y sin tener en consideraciónfactores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase demotivación subjetiva.

• En virtud del principio de Buena fe, se presumirá el comportamiento lealy fiel de oferentes, contratantes y contratistas en el ejercicio de suscompetencias, derechos y deberes.

• En virtud del principio de Moralidad, en el proceso de contratación, todaslas personas están obligadas a actuar con rectitud, lealtad y honestidad.

• En virtud del principio de Participación, El HOSPITAL, promoverá yatenderá las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones ycomunidades encaminadas a intervenir en los procesos de deliberación,formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública en elproceso de contratación.

• En virtud del principio de Responsabilidad, El HOSPITAL, Y sus agentesasumirán las consecuencias por sus decisiones, omisiones oextralimitación de funciones en el proceso de contratación, de acuerdocon la Constitución, las leyes y los reglamentos.

• En virtud del principio de Transparencia, el proceso de contratación esde dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer lasactuaciones de la administración, salvo reserva legal.

• En virtud del principio de Publicidad, El HOSPITAL, dará a conocer alpúblico y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin quemedie petición alguna, las actuaciones en el proceso de contratación,mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene

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la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir demanera masiva tal información.

• En virtud del principio de Coordinación, las autoridades concertarán susactividades con las de otras instancias estatales cuando su gestióncontractual lo requiera, en el cumplimiento de sus cometidos y en elreconocimiento de sus derechos a los particulares.

• En virtud del principio de Eficacia El HOSPITAL, buscará que el procesode contratación logre su finalidad y, para el efecto, removerá losobstáculos puramente formales, se evitarán decisiones inhibitorias,dilaciones o retardos y se sanearán de acuerdo con las normas lasirregularidades procedimentales que se presenten, en procura de laefectividad del derecho material.

• En virtud del principio de Economía, El HOSPITAL, deberá procedercon austeridad y eficiencia en el proceso de contratación y optimizar eluso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel decalidad en las actuaciones y la protección de los derechos de laspersonas.

• En virtud del princIpIo de Celeridad, El HOSPITAL, impulsaráoficiosamente los procedimientos contractuales e incentivará el uso delas tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de quelos procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términoslegales y sin dilaciones injustificadas.

• En virtud del principio de Planeación, El HOSPITAL, debe hacer durantela etapa de planeación el análisis de la perspectiva legal, comercial,financiera, organizacional, técnica y de riesgo del objeto a contratar.

1.6. FUENTES DE INFORMACiÓN

El hospital San Juan de Dios E.S.E. Rionegro podrá seleccionar sus oferentesa través de cualquier medio de información: Lista de proveedores, invitacionesverbales, telefónicas, calificación de oferentes, y cualquiera de otro medioexistente en el mercado.

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1.7. CONTRATACiÓN

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1.8. ALCANCE

Cada uno de los subdirectores tanto el administrativo y financiero como elsubdirector científicos son los responsables de que la gestión de compras depbras, bienes y servicios se realice de acuerdo a las necesidades que sepresenten en los servicios de los cuales son responsables, es así como éstosse encargan de liderar el proceso de la contratación, apoyados por la altagerencia. Es así como éstos hacen que se regule la adquisición de bienes yservicios y de obra pública requerida, haciéndolo un proceso eficiente ytransparente, brindando una correcta gestión administrativa que permite ellogro de las funciones de los colaboradores encomendadas al cumplimiento dela misión de la institución.

El Hospital San Juan de Dios ES.E Rionegro dentro del Sistema de GestiónIntegral de la Calidad tiene establecido el instructivo para la gestión de lascompra de bienes y servicios, mediante el cual apoya y permite que laejecución de los recursos sea de manera ordena, articulada, transparente através de la aplicación de instructivos y formatos.

Es así como la gestión de la adquisición de los bienes y servicios y obra públicadebe hacerse dentro de la normativa vigente para el sector y aplicar todos loslineamientos establecidos por el Hospital San Juan de Dios ES.E. Rionegro,aplicando los principios de contratación y bajo las premisas de la eficiencia, laoportunidad y la transparencia.

La aplicabilidad y cumplimiento de lo establecido en el manual de contrataciónserá obligatorio en todos los ámbitos y de igual forma debe ser tenido encuenta en la contratación de los servicios tanto de tipo administrativo comoasistencial que requiera la institución con miras al cumplimiento de su misión,sin que con ello se vea afectada la prestación del servicio de salud, es asícomo todo el personal que labora y presta servcios en la institución, debeaplicar de manera obligatoria todo lo establecido en el estatuto de contratacióny manual de contratación definidos por el Hospital San Juan de Dios E.S.E.Rionegro.

1.9. FUNCIONAR/OS CON COMPETENCIA PARA CONTRATAR

De acuerdo a la estructura organizacional de la empresa y según el estatuto decontratación de la ESE, se establece que:'

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1.9.1. El Gerente de la entidad, como ordenador del gasto y representante legalde la misma, de acuerdo a lo consagrado como función y competencia en losartículos 4 y 7 del Decreto Reglamentario N° 139 de 1996 "Por el cual seestablecen los requisitos y funciones para los Gerentes de Empresas Socialesdel Estado y Directores de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud delsector público y se adiciona el Acuerdo Directivo 020 de noviembre de 2008"Por medio del cual se modifica el Acuerdo 021 del 10 de Junio de 2005 y seadopta el nuevo organigrama del hospital San Juan de Dios Empresa Social delEstado Rionegro Antioquia" y se establece el estatuto interno de contrataciónpor Acuerdo 009 del 27 de Agosto de 2014 y se dictan otras disposiciones.

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1.9.2. De los contratos que deben ser aprobados previamente por la JuntaDirectiva. Según el artículo 8 del estatuto de contratación los contratos decompra, venta y donación de bienes inmuebles, contratos de sociedad y/ocontratos de riesgo compartido, los empréstitos y los contratos y conveniosque superen 270 SMML V. Al igual que la la compra venta, comodato yarrendamiento de equipos biomédicos estos requerirán también aprobaciónprevia por parte de la junta directiva.

1.9.3. Delegación de CompetenciasLa delegación de competencias se fundamenta en los artículos 209 y 211 de laConstitución Política; artículos 9, 10 Y 12 de la Ley 489 de 1998, y las demásnormas vigentes que las reglamentan, modifican o adicionan.

El Gerente en su calidad de representante legal de la entidad y ordenador delgasto, tiene la competencia para adelantar toda contratación en el Hospital SanJuan de Dios ESE de Rionegro-Antioquia (Artículos 4 y 7 del DecretoReglamentario 139 de 1996; Acuerdo Directivo 020 de noviembre de 2008 "Pormedio del cual se modifica el Acuerdo 021 del 10 de Junio de 2005.

La delegación de esta competencia deberá estar consignada en actoadministrativo debidamente motivado.

"ARTíCULO 7°: Delegación para contratar. El Gerente está facultado paradelegar total o parcialmente, la competencia para adelantar procesos decontratación y celebrar los contratos del Hospital San Juan Dios ESE,RionegroAntioquia, en servidores públicos que desempeñen cargos del niveldirectivo"

1.9.4. Asuntos no delegados@

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El gerente del Hospital San Juan de Dios E.S. E. Rionegro se abstendrá dedelegar algunos asuntos de la contratación.

1.10 PARTICIPES DE LA CONTRATACiÓN PÚBLICA

Son participes del sistema de compras y contratación pública:

1. Oferentes en los procesos de contratación

2. Contratista.

3. Supervisores

4. Interventores

5. Comité de Compras y/o contratación.

6. Entidades Estatales que adelanten procesos de contratación

7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen laparticipación ciudadana en los términos de la Constitución y la Ley.

8. Colombia compra Eficiente

1.11. EXISTENCIA Y REPRESENTACiÓN LEGAL Y CAPACIDAD PARACONTRATAR

Podrán celebrar contratos con el Hospital San Juan de Dios E.S.E. RionegroAntioquia, y según lo establecido en las normas legales, las personas naturaleso jurídicas sean nacionales o extranjeras, consideradas legalmente capaces enlas disposiciones legales vigentes, y los consorcios o uniones temporales queno se encuentren inhabilitadas por la constitución y la ley que reúnan lascondiciones establecidas en los términos de condiciones o solicitud de oferta.Las personas jurídicas nacionales y extranjeras, los consorcios y las unionestemporales, deberán acreditar que su duración no es inferior a un (1) año.

Además de lo anterior, las personas jurídicas extranjeras podrán contratar conla entidad siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos en losartículos 471 del código del comercio, Ley 1116 de 2006 artículo 124 inciso 20 yartículo 84 de la Ley 222 de 1995, demás normas que complementen,modifiquen o adicionen.,

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Las personas naturales o jurídicas y aquellas que conformen consorcios ouniones temporales, deberán acreditar ante el hospital la representación legal yexistencia y su capacidad para contratar.

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1.12 REGISTRO DE PROPONENTES

Son facultades del funcionario ordenador del gasto:

La adjudicación, la celebración, las prórrogas, modificaciones y actos queexpida en la ejecución de la actividad contractual; la terminación del contrato(terminación unilateral, terminación anticipada, imposición de multas,caducidad, etc.) y la liquidación; en los casos en que algún servidor público delHospital San Juan de Dios E.S.E. Rionegro-Antioquia actúe por delegación, susfunciones deben desarrollarse dentro del marco señalado en el acto que leconfiere la delegación.

Los certificados de representación legal y existencia que presenten losproponentes con sus ofertas, o los contratistas como requisito previo a laejecución del contrato, no podrán haber sido expedidos con antelación superiora Treinta (30) días contados a partir de la fecha de presentación de las ofertaso perfeccionamiento del contrato según sea el caso.

FACULTADES DEL ORDENADOR DEL GASTO:

Las personas Naturales o Jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio enColombia, interesados en participar en procesos de contratación convocadospor el Hospital, deben estar inscritos en el RUP, salvo de las excepcionesprevistas de forma taxativas en la Ley y a lo contemplado por la institucion ensu invitacion.

1.13. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El hospital San Juan de Dios ES.E. Rionegro actuara en materia presupuestalbajo la normativa vigente, y es así como para la adquisición de obras, bienes yservicios, éstos se deberán ajustar al presupuesto público de la institución y enninguno de los casos se podrán efectuar dichas compras sin que exista ladisponibilidad presupuesta!.

Es por ello que antes de efectuarse cualquier tipo de adquisición de bienes yservicios el funcionario público responsable del presupuesto de la institucióndebe certificar la existencia de la disponibilidad presupuestal en el rubro queampara la compra y dentro de la vigencia. ".~" ,

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1.14. RESPONSABILIDADES PARA ATENDER DUDAS RESPECTO ALESTATUTO DE CONTRATACiÓN Y EL MANUAL DE CONTRATACiÓN

1. El asesor jurídico designado por la alta gerencia.

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En el Artículo de 10 de la Resolución 5185 de 2013, establece que en losprocesos de contratación por convocatoria pública, la Empresa Social delEstado podrá conformar un comité de apoyo a la actividad contractual, sumadoa ello los manuales de contratación como una norma interna, el cual orientatodas las acciones a seguir en materia de contratación dentro del hospital; esasí como el hospital San Juan de Dios E.S.E. de Rionegro y apoyado en lanormativa vigente y en virtud de lo preceptuado, tendrá como mecanismo deapoyo en la contratación el comité de compras creado mediante actoadministrativo, mismo que ha venido funcionando durante varios años.

CAPITULO 11COMITÉ ASESOR PARA LA CONTRATACiÓN

2. El comité asesor de contratación (Comité de Compras)

3. En caso de haberse agotado las instancias anteriores se procede a acudir ala alta gerencia (Gerente).

2. EL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACiÓN (COMITÉ DE COMPRAS)

El comité de compras tal como se menciona en el inciso anterior fue creadocon el propósito de establecer mecanismos de acción y de control dentro delproceso de adquisición y compra de obras, bienes y servicios del Hospital.

2.1. Integrantes del comité

El comité estará integrado por los siguientes miembros quienes tendrán voz yvoto:

El GerenteEl Subdirector Administrativo financeiroEl Subdirector CientíficoUn Invitado de acuerdo a la necesidadUn miembro de la junta directivaControl Interno como invitado permanente con voz pero sin voto.

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Asisten como invitados aquellos servidores públicos que diferentes a losmiembros del comité y que por razones del tipo de obra, bien y servicio aadquirir se requieran como apoyo para la toma de decisiones.

EL accionar del comité está enmarcado en el ejercicio de sus funciones ycompetencias, estabelecidos em las normas y los reglamentos.

2.2. Quórum. El comité Asesor de compras y contratación podrá deliberar conla mitad más uno de los miembros con derecho a voto.

Las recomendaciones del comité Asesor de Contratación se adoptarán con elvoto favorable de por lo menos la mitad más uno de los miembros con derechovoto, que asistan a la respectiva sesión. Los salvamentos de voto se dejaránconsignados en la respectiva acta de comité.

2.3. Reuniones no presenciales del comité Asesor de Contratación. Lasreuniones del comité se llevaran a cabo, por regla general, de manerapresencial.

2.4. Actas del comité. De cada una de las reuniones o sesiones que realice elcomité de contratación en cabeza de su presidente y Técnico secretariodejarán constancia escrita de las actas en el formato de acta establecido por elhospital, y a su vez se anexará el listado de asistencia a cada sesión.

El acta deberá contener la fecha, hora, lugar, asistentes y una descripción claray detallada de los asuntos tratados en el comité, en donde se deje en claro losanálisis técnicos, jurídicos y financieros presentados por las áreascompetentes.

CAPITULO 111PLANEACIÓN DE LA CONTRATACiÓN

3. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

El plan anual de adquisiciones, es el plan general de compras que deberealizar independientemente del presupuesto ya sea el de funcionamiento o elde inversión. Debe elaborarse de acuerdo a lo establecido en el manual.

El plan de debe ajustarse y proyectarse de acuerdo al comportamiento de las ~l 10.D..\;1" Icompras de la vigencia anterior, al plan de acción y de acuerdo a lo .

,'~presupuestado hasta finalmente llegar al detalle de las necesidades de comprapara la vigencia siguiente. Este debe publicarse en la página WEB del hospital, ppg::¡p~~~

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en el SECOP y. reportado a la Contraloría General de Antioquia. Este a su vezdebe actualizarse por lo menos una vez al año.

Este plan debe ser una herramienta de gestión para el hospital en el manejo delos recursos públicos, que le permita llevar a cabo una gestión organizada,contra lada de todas las compras y acorde a las necesidades, que permita latoma de decisiones y el manejo de los costos.

Este a su vez está integrado al plan de acción y al presupuesto del hospital, esasí como el subdirector administrativo y financiero de la institución debe liderarla gestión, ser veedor y en conjunto con su grupo de colaboradores elaborar elplan anual de adquisiciones

En el plan el representante legal del hospital San Juan de Dios E.S.E.Rionegro, tendrá la potestad de determinar y si se continúa con losproveedores de la vigencia anterior y en cuanto a los contratos para laprestación de servicios, este mediante aval técnico de los subdirectores podrádecidir si continúan los mismos con los que ya tenía previamente contratosestablecidos previamente, teniendo en cuenta las condiciones legales de losmismos y los requisitos de norma vigente.

3.1. Elaboración Cada una de las direcciones del hospital se debe reunir consus colaboradores para llevar a cabo la proyección de los planes específicos,dejando constancia escrita de aprobación.

Los insumos para elaborar el plan son: el plan de desarrollo, el plan decompras de la vigencia anterior, el plan de acción y el proyecto de gastos de lasiguiente vigencia, que contiene los techos de funcionamiento y de inversión;con el propósito que las compras estén articulados a los objetivos del hospital.Para la proyección se debe respetar el principio de economía, índice de preciosal consumidor y el comportamiento del mercado, haciéndolo lo más ajustado ala realidad.

El plan de adquisiciones debe contener como minimo los siguientes elementos;

1. Número de orden. 2. Cantidad de obras, bienes y servicio adquirirespecificando número y unidad. 3. Descripción del bien o servicio. 4. Preciounitario 5. Valor total. 6. Modalidad de adquisición del bien, obra o servicio. 7.Período de Adquisición.

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Una vez recopilada toda la información y elaborado el plan anual deadquisiciones se presenta al comité asesor de contratación (comité decompras), quien analiza y realiza las correcciones que sean pertinentes paraluego ser aprobado y presentado al órgano competente.

3.3. Adopción

El plan anual de adquisiciones de bienes, obras y seNICIOS debe serpresentado a la gerencia para su adopción y en caso de ser necesario sepresenta a la junta directiva.

Una vez aprobado se pública en la página web del hospital, en el SECOP antesdel 31 de enero de cada año y se envía a la Contraloría General de Antioquia,en caso de que este sea necesario presentarlo, es decir, si existe la solicitudexpresa del organismo de control.

3.4. Evaluación y Seguimiento

Es importante hacer seguimiento y control al plan de adquisición de bienes,seNicios y obras, por lo menos una vez al año y realizar ajustes, para lo cual elsubdirector administrativo y financiero o a quien este delegue se encargarán dehacer las modificaciones de acuerdo a:

El plan se modificará de acuerdo a los siguientes parámetros: a). Cuandocambie la modalidad de contratación, ajustes en el cronograma de adquisición,valores, b). Para incluir nuevas obras, servicios o bienes. c). Para excluir obras,bienes o servicios. d). Para modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

Después de ser evaluado y realizado el seguimiento se procede a realizar lasmodificaciones en el plan, de las cuales se encargará el subdirectoradministrativo y financiero o quien haga sus veces y de nuevo debe serpresentado al comité asesor de contratación (comité de compras) para quesean aprobadas las modificaciones, luego al gerente y si este lo considerapertinente se le presenta a la Junta directiva.

Realizado estos trámites se procede a publicar en la página WEB y en elSECOP.

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CAPITULO IVETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACiÓN

4. FASES DE LA CONTRATACiÓN

De acuerdo con el estatuto de contratación de la ESE, a continuación sedescriben cada una de las etapas del proceso de contratación del Hospital SanJuan de Dios E.S.E. Rionegro

4.1. Proceso de la contratación

Es el conjunto de actividades y procedimientos a realizarse en cada una de lasetapas de la contratación del hospital. El proceso comprende las siguientesetapas:

1. Planeación2. Selección3. Contratación4. Ejecución5. Liquidación y obligaciones posteriores

Estas fases se desarrollaran en el manual.

4.1.1. FASE DE PLANEACIÓN

Es importante que para la adquisición de los bienes, servicios y obras querequiere la institución, se lleve a cabo la planeación, ya que ello le permitehacer una gestión de los recursos necesarios para el cumplimiento de sumisión y la manera oportuna y eficiente en la prestación de los servicios y ellogro de sus objetivos. Esta se inicia con la identificación de las necesidades debienes, servicios y obras públicas y finaliza con la aprobación del pliego otérminos de condiciones.

ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Elaboración de estudios y documentos previos Subdirectores y responsablesde área o la persona que tenga conocimiento técnico de la necesidad.2 Solicitud y Expedición del certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)Responsable del área que tiene la necesidad o la persona que tiene elconocimiento técnico de las necesidades, ordenador del gasto y auxiliar de""presupuesto. ,.

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3 Recomendación de inicio del Responsable de área responsable de laproceso. necesidad o la persona que tiene el conocimiento técnico de lasnecesidades o el Comité Asesor de contratación (Comité de Compras).4 Elaboración del pliego o términos de condiciones según la modalidad deselección de convocatoria Comité Asesor de contratación (comité de Compras)y Evaluador.

Documentos Previos a la Celebración del Contrato. De acuerdo a la naturalezadel contrato a celebrar se deben solicitar con la debida antelación, antes de lainiciación de la etapa de selección; los documentos que se considerennecesarios; Tales como: Estudios, proyectos, solicitudes de cotización, planos,pliegos o términos de negociación, entre otros.

Planeación y control de la contratación. La contratación debe estar sujeta a lasnecesidades reales del hospital, que contemple el uso eficiente de los recursos,el control de los inventarios y la adecuada disposición y uso que se le dará alos servicios, bienes o contratos de obra que se realicen en la institución.

El proceso de contratación debe ser coherente al plan de acción y la situaciónfinanciera de la institución.

4.1.1.1. Estudios y documentos previos

Se entiende por estudio y documentos previos; al conjunto de soportesrequeridos y necesarios para llevar a cabo la contratación.

Todos estos documentos se deben conservar como evidencia de aplicacióndurante cada una de las etapas del proceso de contratación, los cuales a suvez se convierten en la base para la toma de decisiones, y que a su vezpermiten justificar las razones por las cuales se decidió llevar a cabo lacontratación con determinado oferente.

Los estudios previos deben ser elaborados por el área que tiene la necesidad opor el técnico experto de acuerdo al tipo de necesidad.

La elaboración de estudios técnicos no es aplicable en los casos en que lacontratación sea inferior a 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes.Para el caso de los equipos independientemente del valor se deberán hacerestudios técnicos.

Para la elaboración de los estudios técnicos se deben aplicar las siguientescondiciones como mínimo: .'¡"l'~'

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4.1.1.1.1. La descripción de la necesidad que se pretende suplir con el procesode contratación.

Se debe justificar de manera escrita y detallada el qué, el por qué y el para qué,de la contratación. Es importante tenerse en cuenta que cualquier tipo decompra que se realice en la administración está sujeta a norma, y de acuerdoal ordenamiento jurídico.

Es aquí donde se debe consignar toda la información relacionada con el bien,servicio u obra a contratar, con el fin de justificar y soportar la inversión derecursos del Estado, como evidencia de la buena planeación. Así mismo sedebe dejar claridad frente al entorno de la situación, enumerar los problemas,las dificultades y complicaciones que se pudiesen generar si no se lleva a cabola contratación.

Responder a las preguntas qué necesito contratar, por qué necesito contratar,para qué necesito contratar y la relación que existe entre la necesidadidentificada y el objeto a contratar.

En este análisis deben concentrasen los siguientes aspectos:

La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.

Verificar que la necesidad se encuentra prevista en el plan de adquisiciones(compra) de la entidad o inclusión de ésta en el respectivo plan.

Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal delcual se derivan sus recursos.

4.1.1.1.2. Objeto a contratar con sus especificaciones, las autorizaciones,permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contratorequiere diseño y construcción los documentos técnicos para el desarrollo delproyecto, o si se requiere compra de equipos biomédicos incluir susespecificaciones del mismo.

Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son:

Objeto: Es la forma en que se establece cuál es el bien, servicio u obra públicaque se pretende comprar para suplir la necesidad, el cual debe establecerse demanera clara, concreta, precisa y/o detallada y teniendo en cuenta~,.lamodalidad de contrato a celebrar. .(p>,

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Para su elaboración se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo decontrato y el propósito que pretende con el proceso contractual, sin incluircantidad, fechas o lugares específicos. También se recomienda no elaborarobjetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance delmismo.

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Alcance del objeto Contractual: En este punto se indica el lugar, la fecha, lacantidad de bienes, la población beneficiaria, y demás condiciones de modo ylugar en que se desarrollara el objeto contractual.

4.1.1.1.3. Modalidad de Selección del Contratista y su justificación, incluyendolos fundamentos jurídicos

Obligaciones Principales: Se indican las obligaciones principales en las que sedesarrollara el objeto contractual.

Es importante determinar la naturaleza del contrato para precisar la modalidadde selección, ya que el objeto contractual y su cuantía, determinan la maneracomo se deba seleccionar el contratista.

En todo el proceso contractual se deben indicar las razones o argumentos deorden legal y reglamentario que fundamentan la selección del contratista en lostérminos del estatuto de contratcion de la ESE, teniendo en cuenta lamodalidad de selección.

En este se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso decontratación y normas que lo fundamentan.

En caso de contratación directa se debe justificar las razones por la que serealiza mediante esta modalidad, previa autorización del ordenador del gasto,en virtud del principio de selección objetiva, lo cual será el fundamento de dichacontratación o en los casos que aplique.

4.1.1.1.4. Valor estimado del contrato y justificación

Este corresponde al costo que tendrá el bien, servicio u obra, u obra objeto delcontrato que suplirá la necesidad; es por ello que es necesario contar con unacorrecta elaboración y análisis técnico que soportará la contratación. Por tantose debe hacer un buen análisis y comparación de precios o condiciones delmercado.

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Para el análisis del costo se debe tener en cuenta lo siguiente:

Análisis del sector: Es importante que se realice un análisis del sector paraconocer las condiciones de acuerdo al objeto a contratar, desde la perspectivalegal, comercial, financiera, organizacional, técnica y del análisis de riesgo.

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Condiciones Comerciales: Se debe indicar la forma de pago, el tiempo deentrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos de pronto pago, lasgarantías en meses o años del producto ofrecido, y en el caso de los equiposbiomédicos todos los requisitos establecidos en la norma, tales como: Entregade manuales en Español e Inglés, Calibración de Equipos, Garantía de Fábricaentre otros.

Forma de Pago: Esta debe ser clara y precisa, en donde se especifique si haypago por anticipado o no, el tipo de moneda en caso de aquellos bienes queson importados indicando la forma en que se tasara la moneda, y si el caso seestablece el pago a la TRM en el momento de la orden de compra o al valor dela TRM en el momento de la entrega. En el pago anticipado definir elporcentaje, en qué momento se realiza el pago del valor final, si al momento derecepción del bien, servicio u obra a entera satisfacción o en un término de díaspactados posterior a la entrega del mismo. Determinar cómo se realizaran lospagos al contratista (pagos parciales, pago único, bimensual entre otros).

Estos a su vez estarán acordes a la disponibilidad de recursos líquidos detesorería y el Acuerdo de contratación del Hospital. En los contratos oconvenios de acuerdo a la normativa vigente se podrán pactar entrega deanticipos y pagos anticipados, con la debida constitución de pólizas para elmanejo de anticipos.

Aspectos Tributarios, financieros, contables y presupuestales: Los servidorespúblicos que elaboran estudios previos, y en cada una de las fases decontratación deben tener en cuenta toda la normativa tributaria en cuanto atodo lo establecido por la DIAN en materia de impuestos y Aduanas, todos losaspectos en materia presupuestal tanto internas como externas y contables, demanera que permitan hacer un buen seguimiento a la ejecución de loscontratos.

Si durante alguna de las etapas del proceso contractual (planeación, selección,contratación, ejecución, liquidación y obligaciones posteriores) se presenten~ l~,1

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°/7,,£ '1dudas en los aspectos presupuestales, tributarios, financieros y contables se \1/debe elevar la consulta ante la Subdirección Administrativa y Financiera.

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4.1.1.1.5. Criterios para seleccionar la oferta más favorable en caso que serequiera

En cumplimiento de lo establecido en el estatuto de contratcionde la ESE, esimportante establecer los criterios para la selección de la oferta más favorable,que permita hacer una selección en virtud del principio de imparcialidad,objetividad, de manera tal que permita aplicar cada uno de los criteriosestablecidos.

Es así como se establecieron los criterios de selección teniendo en cuenta el elestatuto de contratcionde la ESSE, para determinar y verificar los requisitoshabilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcionala la naturaleza y el valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a larelación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia delproponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.

Para ello, se establecen los requisitos habilitantes que deberán cumplir losproponentes y su forma de acreditación. El Hospital debe establecer losrequisitos habilitantes de los pliegos o términos de condiciones o en lainvitación, teniendo en cuenta: (a) Riesgo del proceso, (b) el valor del contratoobjeto del proceso de contratación; y (c) el conocimiento de fondo de losposibles oferentes desde la perspectiva comercial.

Es importante al estudio previo de las propuestas, la respuesta a éstosinterrogantes:

¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidaddel contrato?

¿La capacidad financiera exigida para el proceso de contratación es acordecon las condiciones financieras del mercado de los bienes y servicios a los quese refiere el proceso de contratación?

¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de losactores del mercado que ofrecen bienes y servicios a los que se refiere elproceso de contratación?

¿Quién cumple con los requisitos habilitantes esta en disponibilidad de cumplircon el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previsto en elproceso de contratación?

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Luego se procede a relacionar cuál de los factores de selección se eligió o seeligieron, de acuerdo a la modalidad de selección que se aplique.

Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobrela cual se hace la evaluación de las ofertas.

Ofrecimiento más favorable. El hospital deberá indicar en los pliegos o términosde condiciones la oferta más favorable teniendo en cuenta las normasaplicables en cada modalidad de contratación.

En los procesos de convocatoria, el hospital deberá determinar la oferta másfavorable teniendo en cuenta: (a) proponente que haya ofertado el valor totalmás favorable económicamente, previo cumplimiento de los requisitos técnicossolicitados; (b) concepto técnico realizado por una persona que poseaconocimientos especiales (c) la ponderación de los elementos de calidad yprecio soportados en puntajes o fórmulas; o (d) la ponderación de loselementos de calidad y precio que representan la mejor relación de consto-beneficio. Si el hospital decide determinar la oferta de acuerdo con el numeral(d) anterior debe señalar en los pliegos o términos de condiciones:

1. Condiciones técnicas y económicas de la misma.

2. Condiciones Técnicas adicionales que representen ventajas de calidad ofuncionamiento, tales como tecnología, tipos de materiales que generen mayorfuncionamiento y durabilidad del bien, obra o servicio.

3. Condiciones de prestación del servicio de acuerdo al bien, servicio u obra acontratar.

4. Condiciones Económicas adicionales que representen favorabilidad ybeneficios, que permitan la racionabilidad de los recursos líquidos del hospital.De tal manera que permita calcular el costo-beneficio de la contratación, esdecir descuentos, mayor garantía del bien o servicio respecto a la mínimarequerid, impacto económico sobre las condiciones existentes de la entidadEstatal relacionadas con el objeto a contratar, servicios o bienes adicionales yque representan un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

5. El valor en dinero que el hospital asigna a cada ofrecimiento técnico oeconómico adicional para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.

El hospital debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando delprecio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada Una de~¡las

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condiciones técnicas y economlcas adicionales ofrecidas. La mejor relacióncosto-beneficio para el hospital es la de la oferta que una vez aplicada lametodología anterior tenga un resultado más bajo.

El hospital debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejorrelación costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio ofrecido.

Reserva de no adjudicación

El hospital pOdrá incluir en los pliegos u oferta de condiciones el derecho dereserva de no adjudicación de uno o varios ITEMS dentro del proceso deselección. El derecho de reserva deberá ser aceptada por los oferentesmediante comunicación escrita mediante firma de la carta de presentación. Sidurante el proceso de análisis y selección de ofertas se encuentra un errorinvoluntario por parte del hospital, en lo relacionado con las necesidades, lasespecificaciones esenciales del insumo o producto (descripción, concentracióno forma farmacéutica, etc.). La no adjudicación de varios ITEMS se notificaráen acto administrativo de adjudicación.

4.1.1.1.6. Análisis de Riesgo o forma de mitigarlo.

El hospital tiene la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación,valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación,conforme al el estatuto de contratcionde la ESSE, se entiende que constituyenriesgos todos aquellos eventos que pueden efectos adversos y de distintamagnitud en el logro de los objetivos del proceso de la contratación o en laejecución del contrato. El riesgo será previsible en la medida que el mismo seaidentificable y cuantificable en condiciones normales.

4.1.1.1.7. Las Garantías exigidas en el proceso de contratación.

Estimados los riesgos previsibles, es así como se debe establecer comomitigarlos, según lo previsto en el estatuto de contratcionde la ESSE, y lasnormas que lo modifiquen, lo adiciones o lo sustituyan.

Estipulación de Garantías. De conformidad a las obligaciones pactadas en elacuerdo de voluntades, el contratista deberá constituir las respectivas garantíasasí:

1. Garantía de Seriedad. El valor de garantía de seriedad de la propuesta seráde acuerdo a lo establecido en el el estatuto de contratcionde la ESE, lél cual

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debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la oferta, en lossiguientes eventos:

a) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la ofertacuando el plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado,siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses. b) El retiro de la ofertadespués de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas. c) La nosuscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario. d) La faltade otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía decumplimiento del contrato.

La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde la presentaciónde la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato ysu valor debe ser de por los menos el diez por ciento (10%) del valor de laoferta.

2. Anticipo. El hospital podrá determinar la favorabilidad del manejo deanticipos, cuando por razones de la oferta del tipo de bien o servicio le seafavorable.

Este se aplicará según lo establecido en el el estatuto de contratcionde la ESE,tal como se define:

El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) de la sumaestablecida como anticipo, ya sea éste en dinero o en especie.

Devolución del pago anticipado. Este amparo cubre los perjuicios sufridos porEL HOSPITAL por la no devolución total o parcial del dinero entregado alcontratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

3. Cumplimiento. Este amparo cubre a EL HOSPITAL de los Perjuiciosderivados de:

a) El incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento esimputable al contratista.

b) El cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimientoes imputable al contratista.

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Garantiza al hospital el total cumplimiento del contrato pactado de acuerdo asus términos, condiciones y especificaciones contractuales, o si no, el pago alos perjuicios derivados del incumplimiento por parte del contratista afianzado.

4. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.Este amparo debe cubrir a EL HOSPITAL de los perjuicios ocasionados por elincumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de lacontratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución delcontrato amparado.

La garantía de prestaciones sociales legales e indemnizaciones laboralesdebe estar vigente por el plazo del contrato y tres (3) años más. El valor deesta garantía no puede ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total delcontrato.

El hospital podrá establecer en los pliegos o términos de condiciones y elcontrato, cuantía y vigencia superior a las establecidas en el presente numeral,atendiendo las condiciones y naturaleza del contrato.

5. Calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento de los equipos.Calidad del servicio. Este amparo cubre a EL HOSPITAL por los perjuiciosderivados de la deficiente calidad del servicio prestado.

EL HOSPITAL debe determinar el valor y el plazo de la garantía de acuerdocon el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en elcontrato. En los contratos de interventoría, la vigencia de este amparo debe serigual al plazo de la garantia de estabilidad del contrato principal encumplimiento del parágrafo del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011.

6. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Este amparo debe cubrir lacalidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe EL HOSPITAL encumplimiento de un contrato.

EL HOSPITAL debe determinar el valor y el plazo de la garantía de acuerdocon el objeto, el valor, la naturaleza, las obligaciones contenidas en el contrato,la garantía mínima presunta y los vicios ocultos.

Se garantiza que los equipos objeto del contrato afianzado, tengan lascalidades previstas en él, y su funcionamiento estará acorde con el objeto quefue causa de contratación.

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La vigencia debe cubrir al menos el lapso en que de acuerdo con el contrato yla legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantíamínima presunta o por vicios ocultas.

7. Provisión de repuestos y accesorios. Provisión de repuestos y accesorios.Por medio de esta garantía la E.S.E Hospital San Juan de Dios, se protegecontra el incumplimiento en la provisión de los repuestos o accesorios que serequieran para los equipos o bienes adquiridos.

La cuantía de provisión de repuestos y accesorios no podrá ser inferior al diezpor ciento (10%) del listado valorizado de los repuestos.

El término de esta garantía no podrá ser inferior al plazo del contrato y un (1)año más.

8. Estabilidad y calidad de la obra. Este amparo cubre a EL HOSPITAL de losperjuicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable alcontratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción.

Esta garantía debe estar vigente por un término no inferior a cinco (5) añoscontados a partir de la fecha en la cual EL HOSPITAL recibe a satisfacción laobra. EL HOSPITAL debe determinar el valor de esta garantía en los términosde referencia de la contratación, de acuerdo con el objeto, el valor, lanaturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. Se garantiza que apartir de la entrega a satisfacción y durante el tiempo estipulado en condicionesnormales de uso y mantenimiento las obras no presenten deterioro que implicael servicio para el cual se ejecutó. Dicho deterioro deberá ser imputado alcontratista.

Conformidad de los estudios. Este amparo garantiza la correcta ejecución delos estudios. Su conformidad se pondrá de manifiesto al emprenderse las obrasrespectivas. Incluye estudios, trazados, asesoría, consultorías, interventorías,etc., la cuantía de la misma será del diez por ciento (10%) del valor total delcontrato y sus adicciones. Su vigencia no podrá ser inferior a dos (2) años nisuperior a cinco (5), contados a partir del recibo de los estudios y deberáotorgarse simultáneamente con el acta de liquidación del contrato.

La garantía única será aprobada por la Oficina Jurídica de El Hospital. Elcontratista contará con un plazo de diez (10) días hábiles después de suscritoel contrato para otorgar la garantía exigida. Dicho plazo podrá ampliarse hastapor diez (10) días hábiles más a juicio de la Oficina Jurídica del Hospital,,.laampliación se entenderá aceptada con la aprobación de la garantía. . I)'i

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Los amparos que constituyen la garantía única son los descritos, ELHOSPITAL determinará la aplicación de todos o de algunos de ellos,atendiendo la naturaleza del contrato y su objeto:

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La garantía podrá consistir en garantía bancaria o en póliza expedida porcompañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia.

7. Cobertura del riesgo de responsabilidad civil extracontractual. Pretendecubrir los perjuicios que se causen a terceros cuando estos provengan de laejecución del objeto del contrato.

En los contratos de prestación de servicios suscritos con profesionales de lasalud, EL HOSPITAL podrá optar por aceptar la afiliación al FEPASDE delcontratista.

La cuantía del seguro será como mínimo del diez por ciento (10%) del valortotal del contrato. La vigencia del seguro será igual al del plazo del contrato y6 meses más.

En los contratos de mínima cuantía, el Gerente o su delegado, atendiendo elriesgo para la Entidad, decidirá acerca de la constitución de la póliza.

También cubrirá los perjuicios ocasionados por eventuales reclamaciones deterceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surja de lasactuaciones, hechos u omisiones de los subcontratistas autorizados o en sudefecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro propio con elmismo objeto y que EL HOSPITAL sea el asegurado.

Este seguro impone a cargo de la Aseguradora la obligación de indemnizar losperjuicios que, con motivo de determinada responsabilidad civil extracontractualen que incurra con relación a terceros, de acuerdo con la ley que seanconsecuencia de su siniestro, imputable al asegurado (contratista), ocurridodurante la vigencia de la póliza: Daños materiales como la destrucción, avería oel deterioro de una cosa; daños personales tales como lesiones corporales,enfermedades, muerte. La cobertura por lesiones personales comprende losgastos médicos que en la prestación de primeros auxilios inmediatos se causenpor los servicios médicos, quirúrgicos, de ambulancia, de hospital y de drogasprovenientes de las mismas; Perjuicios resultantes en una pérdida económicacomo consecuencia directa de los daños personales o materiales, daño moral.

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Efectividad de la garantía: El HOSPITAL, hará efectivas las garantíasprevistas en este manual por medio de acto administrativo mediante el cualdeclare la caducidad del contrato y ordene el pago al contratista y al garante,bien sea de la cláusula penal si fue pactada y de los perjuicios, por medio deacto administrativo motivado, dicho procedimento debe ajustarse a lanormativdad vigente garantizando el derecho a la defenza y al debido proceso.

Parágrafo uno: En los procesos de contratación directa y de mínima cuantía elHOSPITAL, podrá exigir o no garantías, dependiendo del objeto a contratar yde su cuantía.

4.1.1.1.8. Identificación del Contrato que se pretende celebrar

Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobrela naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar demanera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de losenumerados expresamente en la ley civil y comercial o los que se deriven delprincipio de autonomía de voluntad.

4.1.1.1.9. Partes.

Son aquellos que intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatales una relación jurídica conformada por dos externos, en el que uno de ellos esuna entidad estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la ley 80de 1993. El otro externo de la relación la constituye una persona natural jurídicade derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporalo promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la ley. (Artículos 6y 7 de la ley 80 de 1993).

4.1.1.1.10. Obligaciones de las Partes

Son los compromisos a cargo de las partes, las cuales deben cumplir durantela ejecución del contrato, y que deben estar justificadas desde los estudios ydocumentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo yejecución del objeto contractual. Estás deben ser redactadas de manera clara yprecisa, que no den lugar a interpretaciones por las partes.

4.1.1.1.11. Plazo.

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bien, serVICIO u obra. El tiempo debe ser específico, de manera tal que seindique si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario o años.

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Este corresponde al lugar geográfico o sede principal en el cual se habrá dedesarrollar las obligaciones propias del contrato.

4.1.1.1.12. Lugar de Ejecución del Contrato.

Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo alartículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación yejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal maneraque solo se programen compromisos que se pueden recibir a satisfacción antesdel 31 de diciembre de cada anualidad.

Es de aclarar, que los plazos pueden agotar la vigencia fiscal, siempre ycuando los recursos se hayan tenido en cuenta las vigencias futuras o seencuentren expresamente autorizados en las directrices y políticas expedidascada año por el Consejo Municipal de Política Fiscal COMFIS, o existe unrégimen especial para el manejo de los recursos, como es el caso de losrecursos provenientes del Sistema General de Regalías, de conveniosInternacionales, entre otros.

De acuerdo con el procedimiento de interventoría se indicara el tipo desupervisión y/o interventoría a aplicar.

4.1.1.1.13. Tipo de supervisión y/o interventoría.

Designación de supervisión e interventoría del contrato: EL HOSPITALrealizará la supervisión, vigilancia, control, seguimiento, verificación yevaluación de la ejecución del contrato, en los aspectos técnico, administrativo,financiero, contable y jurídico, a través de un funcionario de la entidad o através de un contrato de prestación de servicios.

EI supervisor del contrato, será designado mediante acto administrativo o en eltexto mismo del contrato, debiendo contar con conocimientos y experienciarelacionados con el objeto del contrato a supervisar. Dentro del .actoAdministrativo que designe el supervisor o que adopte el Manua(de

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Para los casos en los que se requieran conocimientos especializados para elseguimiento del contrato, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lojustifiquen, se contratará un interventor que podrá ser persona natural ojurídica.

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Supervisión se establecerá la competencia para suscribir las actas establecidascomo necesarias.

4.1.1.1.14. Otros Documentos necesarios en la Contratación.

1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

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Los estudios técnicos se realizarán de acuerdo al tipo de necesidad a suplir, esdecir, que este depende del bien, servicio u obra a contratar.

En ninguno de los casos se podrán suscribir contratos sin que exista ladisponibilidad presupuestal en el rubro al cual corresponde el bien, servicio uobra a contratar.

El área de presupuesto o quien haga sus veces debe certificar por escrito, paracada contrato, la disponibilidad presupuestal en la respectiva vigencia fiscal y asu vez expedir el respectivo documento previa autorización del subdirectoradministrativo y financiero. Cuando la contratación requiera de vigenciasfuturas se procederá de acuerdo a la Ley orgánica de presupuesto y susdecretos Reglamentarios.

2. Estudios Técnicos y diseños.

Es obligación por parte de las entidades estatales, antes de iniciar cualquierproceso de contratación constatar la existencia de disponibilidad presupuestal,tomando como base el valor de presupuesto oficial determinado en los costos.

Para el caso de los contratos de obra pública se deben hacer estudios deimpacto ambiental, de acuerdo a la característica de la obra. Como también sedeben realizar para evitar sobrecostos, reproceso, evitar gastos inoficiosos oinadecuados, perjuicios a terceros entre otros.

En el caso de adecuaciones es importante que se tengan los diseños previos ylos estudios técnico y planos. Para ello se tendrá en cuenta los requerimientosde norma en esta materia para contratar y analizada de manera meticulosa porel técnico encargado del proceso.

Paragfrafo: para los processos de contratacion directa, mlnlma cuantia yrenovacion de contratos cualquiera sea su modalidad de contratacion, lasolicitud de contratacion se entendera como los estúdios prévios.

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4.1.1.2. Pliegos o términos de Condiciones. Cuando la contratación se realicemediante invitación pública siempre se requiere de los términos o pliego decondiciones, para lo cual se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. La descripción completa, técnica, detallada del bien, servicio u obra acontratar.

2. La modalidad del proceso de selección.

3. Los criterios de selección, éstos deben ser precisos, claros y completos, paraevitar que los oferentes errores o impidan su participación, para asegurar unaselección objetiva.

4. Las condiciones costo y/o calidad que serán tenidas en cuenta para laselección objetiva, de acuerdo a la modalidad de selección del contratista.

5. Cada una de las condiciones aplicables a la presentación de las ofertas y suevaluación, indicando los requisitos que otorguen puntaje con la descripción delos mismos, la manera como se realizará la evaluación y se ponderarán y lasreglas en caso de empate, así como las reglas para la adjudicación delcontrato,

6. Las razones por las que puede ser rechazada una oferta, teniendo en cuentala ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes para el análisis delas ofertas, por parte de los oferentes.

7. El valor del contrato, plazo, forma de pago y la determinación si habrá pagode anticipos, la forma de éstos pagos y las condiciones a cumplir en caso deestablecerse éstos.

8. El certificado de Disponibilidad presupuesta!.

9. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación delriesgo entre las partes contractuales.

10. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.

11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.

12. Términos de la interventoría y/o supervisión de la contratación.

~13. El plazo dentro del cual el hospital podrá realizar adiciones (adendas). ! ~~;:?~PE;í4!J ' . . fr"' i"', ' ~~~~, r' "/::,_'/ (, /, -_._-

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14. El cronograma, el cual debe contener horas, fechas, plazos propios delproceso de contratación, tiempos para presentar las propuesta, adjudicar elcontrato, suscribirlo y cumplir con los requisitos necesarios para comenzar lacontratación.

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Pliegos o Términos de condiciones. El Hospital debe elaborar el pliego otérmino de condiciones en los casos de convocatoria pública, para las demásmodalidades de selección no habrá obligación de elaborarlos.

18. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con lamodalidad de selección.

17. La aplicación o no de las cláusulas excepcionales previstas en EstatutoGeneral de la Administración Pública.

16. Lugar donde se recepcionaran las ofertas (propuestas).

15. Lugar físico y electrónico donde se pueden consultar los términos o pliegosde condiciones de la oferta, estudios y documentos previos.

Modificación de pliegos de condiciones. El hospital podrá modificar los pliegoso términos de condición a través de adendas expedidas antes del vencimientodel plazo para hacer entrega de las ofertas y antes de la adjudicación delcontrato.

La publicación de estas adendas debe hacerse en horario hábil de 7:30 a.m. a17:30 horas a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo parapresentar ofertas a la fijada para la presentación.

4.1.2. FASE DE SELECCiÓN

El hospital seleccionara la oferta más favorable teniendo en cuenta las normasaplicables a cada modalidad de selección, teniendo en cuenta los objetivosinstitucionales y la continua prestación del servicio. Este se inicia con laselección de ofertas y finaliza con la aceptación de las mismas o la declaracióndesierta del proceso. Se aplicará las diferentes modalidades y parámetrosestablecidos en el estatuto de Contratación.

Es importante que dentro de este proceso de selección se tenga en cuenta lascondiciones del mercado, el beneficio y favorabilidad de la contratación.

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4.1.2.1. Cuantías. El hospital ha definido las cuantías de la contratación lascuales será~ ,aplicadas a las modalidades de selección, prevista en el acu~rdode contrataclon.

1. Contratos de Mínima Cuantía: Son aquellos cuya cuantía no es superior al0.2% del valor del presupuesto anual de El Hospital.

2. Contratos de Menor Cuantía: Son aquellos contratos cuya cuantía seencuentra entre el 0.2% y el 2% del valor del presupuesto anual de El Hospital.

3. Contratos de Mayor Cuantía: Son aquellos cuya cuantía es superior al 2%del valor del presupuesto anual de El Hospital.

4.1.2.2. Modalidades de Selección. Para la selección de contratistas se haráuso de la solicitud privada, invitacion pública de ofertas y de las cotizaciones.Las que se formularan según las normas que se establecen a continuación.

4.1.2.3. Formas de contratación. El hospital podrá contratar de las siguientesformas:

1. Mínima cuantia

2. Contratación directa.

2. Urgencia Manifiesta

3. Convocatorias

4.1.2.3.1. Contratación de Minima cuantia. Es aquella en la cual se realiza elcontrato previa la obtencion de dos (2) cotizaciones y de las cuales se analizarala mas conveniente para la ESE

4.1.2.3.2. Contratación directa. Es aquella en la cual se realiza el contrato enforma directa; es decir, es el procedimiento mediante el cual EL HOSPITAL,hace la selección del contratista, sin previa obtención de varias ofertas.

Procederá la contratación directa en los siguientes casos:

1. Cuando se pacten convenios interadministrativos o contratos con entidadesestatales.

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2. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales y deapoyo a la gestión.

3. Para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse adeterminadas personas naturales.

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10. Empréstitos.

9. En los Contratos de permuta.

8. En los Contratos de comodato.

7. En los contratos de adquisición o venta de inmuebles.

6. En los contratos de Arrendamiento.

11. Los de leasing.

5. En los contratos para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas.

4. En los que no exista pluralidad de oferentes o cuando sólo exista unapersona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechosde propiedad industrial o de los derechos de autor o por ser proveedorexclusivo.

12. Cuando sea necesario conjurar situaciones excepcionales relacionadas conhechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre quedemanden actuaciones inmediatas, así como situaciones similares queimposibiliten acudir a los procesos de selección. De estos contratos sepresentará informe debidamente detallado a la junta directiva en la primerareunión posterior a la contratación.

13. Los Seguros.

14. Los de suministros de medicamentos, insumos hospitalarios e insumosgenerales esenciales para la prestación del servicio.

15. Los de adquisición de un bien o equipo para ampliar, reponer, reparar,complementar y/o modificar uno ya existente, que el proveedor este encapacidad de ofrecer.

16. Contratos de Asociación Público o Privado

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4.1.2.3.3. Contratos por Convocatoria. La selección del contratista se efectuarapor convocatoria pública o privada de acuerdo a lo establecido en el Estatutode contratación, de la siguiente manera:

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- El responsable del área que requiera la obra, bien o servicio elaborará losestudios previos de conveniencia y oportunidad.

Procederá este tipo de contratación en los contratos de mayor cuantía, salvolas excepciones consagradas en el presente Estatuto, que atienden a lacontratación especia/.

El procedimiento que se llevará a cabo en este caso, será el siguiente:

1. Contratación por Convocatoria Pública. Es el procedimiento mediante el cualel hospital, formula públicamente una convocatoria, para que en igualdad deoportunidades, los interesados formulen sus ofertas acerca de las obras,bienes, o servicios que se requieran y se seleccione entre ellas la propuestamás favorable para la entidad, de conformidad con la evaluación que se realice.

En la convocatoria pública, podrá participar cualquier persona natural o jurídicaque cumpla con los términos de condiciones de la convocatoria, y que no seencuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidadestablecidas en la Constitución y en la ley.

- El funcionario responsable del manejo del presupuesto, verificara la existenciade disponibilidad presupuesta/.

- Verificada la disponibilidad, el Gerente invitará a ofertar a las personasinteresadas en un proceso contractual, mediante publicación en la página webde la entidad de los términos de condiciones, los cuales se fijarán por espaciode cinco (5) días hábiles. Durante este término los interesados podrán formularobservaciones.

-En caso de modificarse el pliego de condiciones este se hará medianteadendas que deben publicarse hasta los dos (2) días anteriores a la fecha depresentación de ofertas,

-Recibidas las propuestas dentro de la oportunidad señalada en los términos decondiciones, se procederá a evaluarlas por el comité de contratación. Laevaluación será publicada.

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-El contrato se adjudicará dentro del plazo establecido en los términos decondiciones mediante acto administrativo que será notificado al proponenteganador y a los demás oferentes se les comunicará. Frente al actoadministrativo de adjudicación no procede recurso alguno.

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- Verificada la disponibilidad, el gerente extenderá la invitación a contratar laobra, bien o servicio mediante comunicación escrita, a mínimo dos (2) personasnaturales y/o jurídicas registradas en el directorio de proponentes o deproveedores del hospital, en caso de no existir persona natural o jurídicaregistrada, el responsable del área sugerirá a las personas a quieneseventualmente se pude invitar, debiendo identificarlas plenamente para efectosde la verificación de su idoneidad de requerirse.

2. Contratación por Convocatoria Privada. Procedimiento mediante el cual elhospital, invitará a por lo menos dos proponentes a presentar propuesta para laadquisición de bienes, obras o servicios, cuyo valor sea el correspondiente a lamenor cuantía, para que en igualdad de oportunidades los interesadospresenten sus ofertas y seleccionar entre ellas, la más conveniente para laentidad, de conformidad con la evaluación realizada.

En caso de declaratoria desierta de la adjudicación, la entidad podrá contratardirectamente.

El procedimiento que se llevará a cabo en este caso, será el siguiente:

- El responsable del área que requiera la obra, bien o servicio elaborará losestudios previos de conveniencia y oportunidad.

- El funcionario responsable del manejo del presupuesto, verificara la existenciade disponibilidad presupuestal

- Las ofertas se presentarán por escrito, en original o por fax, en forma clara ycompleta, de manera que no quede dudas sobre las características ycondiciones de las mismas.

- La evaluación de las ofertas estará a cargo del comité de contratación, previala presentación de las distintas ofertas en un cuadro comparativo, en el cual sedejará constancia de todas las condiciones de la oferta.

~ 1 - Evaluadas las propuestas por el comité de contratación, dentro de los cinco::> ~ (5) días hábiles siguientes, el gerente comunicará la adjudicación al proponente~ ~ seleccionado. ,l'

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- Una vez comunicada la adjudicación, el responsable del área enviará al áreajurídica los documentos soporte del procedimiento de selección para laelaboración del contrato respectivo.

3. Convenios de Asociación

El hospital podrá acudir a la subasta inversa, de acuerdo a los casos previstosen la Ley y la normativa vigente para el sector.

A continuación se establecen otras formas de selección definidas en el Estatutode contratación del hospital:

4.1.2.3.4. Urgencia Manifiesta. Cuando la continuidad del servIcIo exige elsuministro del bien, servicio u obra, por presentarse situaciones relacionadascon los estados de excepción, o cuando se trate de conjurar situacionesexcepcionales relacionadas con los hechos de calamidad o constitutivos defuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas, y en generalcuando se trate de situaciones similares que imposibiliten realizarprocedimientos de selección, el hospital declara la urgencia manifiesta.

Configurada una de las situaciones antes mencionadas, el Gerente del hospitalmediante acto administrativo, resolución motivada declarara la UrgenciaManifiesta, de acuerdo a la normativa vigente en esta materia.

4.1.2.4. Otras formas de selección. El hospital pOdrá acudir a otras formas deselección previstos en el Estatuto General de Contratación Pública, La ley 80de 1993, La ley 1150 de 2007, y sus Decretos reglamentarios o las normas quelos deroguen, los modifiquen o sustituyan o adicionen, si a criterio de laGerencia se determina su conveniencia y necesidad.

1. Los contratos de prestación de servicios de salud que EL HOSPITAL vendaa las Empresas Promotoras de Salud (E.P.S), las Empresas de MedicinaPrepagada, las Administradoras del Régimen Subsidiado (ARS), las EmpresasSolidarias de Salud (E.S.E.), y otras que entidades particulares, los Municipios,Distritos, Departamentos y otras entidades Territoriales a través de lasDirecciones Locales de Salud o la autoridad que haga sus veces, las Cajas deCompensación Familiar y en general, toda persona natural o jurídica quedemande los servicios del HOSPITAL, y cualquier actor del Sistema General deSeguridad Social; en estos casos el gerente del hospital está facultado para , ~suscribir y desarrollar los actos requeridos para la ejecución de esta clase de ~..2Jcontratos, con base en los manuales tarifarios vigentes, cualquiera~quesea su :2:.E;~~

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cuantía, así mismo se le faculta para la fijación y adopción de tarifas¡ enaquellos eventos que sea requerido.

2. Compras de medicamentos o material médico quirúrgico.

3. Cuando se hubiere declarado desierta la convocatoria o no se presentepropuesta alguna.

4. Cuando se trate de la compraventa de bienes, insumos, equipos, etc.,necesarios para el normal funcionamiento de la institución

En estos casos se procederá de la siguiente manera:

1. El responsable del área que requiera la obra, bien o servicio elaborará losestudios previos de conveniencia y oportunidad, es decir justificara lacontratación.

2. El funcionario responsable del manejo del presupuesto, verificara laexistencia de disponibilidad presupuesta!.

3. Verificada la disponibilidad el responsable del área y/o el Comité decontratación presentará las sugerencias pertinentes al Gerente para que estedecida la contratación

4. Seleccionado el contratista, el responsable del área remitirá al área jurídicatodos los documentos soportes del procedimiento precontractual para laelaboración del contrato respectivo.

La adjudicación de los contratos sometidos a este procedimiento se entienderealizada con el envio al contratista del respectivo contrato, orden de compra,servicio o trabajo.

4.1.2.5. Asociación de Empresas Sociales del Estado. Conforme a la Ley quelas autorice o a los actos de las corporaciones administrativas de las entidadesterritoriales, las Empresas sociales del Estado podrán asociarse para:

1. Contratar compra de insumos o servicios.

2. Vender Servicios o paquetes de servicios y,

3. Conformar o hacer parte de Entidades Promotoras de Salud.

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Las Empresas Sociales del Estado, bajo la modalidad que estimen pertinente,podrán asociarse entre sí con el fin de buscar economías de escala, calidad,oportunidad y eficiencia en sus compras. Dichas asociaciones deberán estarpresididas de estudios técnicos que las justifiquen.

4.1.2.6. Solicitud y recibo de ofertas o cotizaciones. Se solicitarán ofertas ocotizaciones al posible o posibles oferentes y se publicara el aviso de invitaciónen las carteleras de edito del hospital ubicadas en el Centro Administrativo deDocumentos y en la oficina de la administración, cuando haya lugar a ello, lacuantía lo amerite y lo avale la Gerencia.

Las ofertas serán radicadas en el Centro Administrativo de Documentos, seránanalizadas por el comité de Contratación o por los subdirectores Administrativoy financiero o la Subdirectora Científica.

4.1.2.7. Saneamiento del proceso. Si durante el proceso se encontrase algunasituación, es decir; que se haya omitido alguno de los requisitos exigidos o sehan cumplido en forma deficiente, el gerente ordenará el cumplimiento de losrequisitos, siempre y cuando no se encuentre frente a una falta absoluta decapacidad, ausencia de consentimiento, objeto ilícito o causa ilícita, las cualesconstituyen causales de nulidad absoluta, efectuada la enmienda se reanudaráel trámite correspondiente.

De no poderse soluGÍonar la situación, se procederá a anular definitivamente elproceso de contratación.

4.1.2.8. Estudio de propuestas. Una vez se hayan vencido los términos para lapresentación de las propuestas, se procede al análisis de las presentadas, parasu evaluación y comparación, para efectos de aceptación. Los funcionariosasignados elaboran un documento escrito del informe de análisis, evaluación yconclusiones. En caso de ser necesario el hospital podrá hacer negociacióndirecta, cuando se trate de precio, y a su vez buscará el ajuste económico quese considere.

4.1.2.9. Oferta con valor artificialmente bajo. Cuando el hospital considere queel valor ofertado, no es claro, y se considere artificialmente bajo, se solicitara aloferente que explique las razones de la oferta, una vez escuchadas, seprocederá a considerar la oferta o si el del caso el hospital podrá rechazarla. Esdecir, el hospital evaluara que la oferta no ponga en riesgo la contratación, encaso de ser adjudicada a dicho oferente y continuara con el proceso deevaluación de las ofertas.

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4.1.2.10. Adjudicación con oferta única. El hospital podrá adjudicar contratocuando se haya recibido solo una oferta, siempre y cuando esta le seafavorable y cumpla con todos los requisitos establecidos en la invitación.

2. Preferir las ofertas de bienes o servicios nacionales.

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4.1.2.11. Factores de desempate. En caso de empate en el puntaje total de doso más ofertas el Hospital escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en elprimero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegoso términos de condiciones del proceso de selección. Si se presenta de nuevoempate, se escogerá al oferente que presente mayor puntaje en el segundocriterio de selección de los factores de escogencia y calificación definidos en elpliego o términos de condiciones y así sucesivamente se continuara hastaagotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos enlos pliegos o términos de condiciones. De persistir el empate, el Hospital pOdráhacer uso de las siguientes reglas o condiciones:

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1. Preferir oferentes con experiencia en el producto que se va adquirir.

3. Preferir el tiempo de relación comercial, por fidelización del cliente con elhospital.

4. Preferir la oferta en la que el bien o servicio u obra sean reconocidosmercado por su marca.

5. Preferir la oferta que ofrezca garantías diferenciales, tales como, opciorecambio si el producto presenta daños.

6. Preferir la oferta presentada por Mipyme nacional.

4.2.1.12. Aceptación o rechazo de la oferta y declaración desiertaaceptación o rechazo de las ofertas, o declaratoria de desierta dcontratación, la hará el funcionario competente, dentro de los términos fien los documentos de contratación y se informara a todos los proponentes

4.2.1.13. Causales para declarar desierto un proceso de contratación. Medacto administrativo motivado, resolución, el hospital podrá declarar desieproceso de contratación y podrá ordenar la contratación en directa esiguientes casos:

1. Cuando no se presente ninguna oferta.

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2. Cuando se presente una sola oferta, y estudio determine que no es viablerealizar la contratación con el único oferente.

3. Cuando ninguna oferta se ajuste al término de pliegos y condiciones, esdecir cuando no haya voluntad de participación.

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El hospital realizará invitación a los interesados en presentar ofertas medianteaviso de invitación a través de la página web indicando el objeto del contrato,fecha y lugar de entrega de los pliegos y términos de condición y fijará lasfechas que rige el proceso de selección.

4.1.2.14. Trámite de convocatoria pública.

7. Por motivos que impidan la objetividad en la escogencia del proponente. Esdecir el hospital se abstendrá de contratar en forma directa con aquellosproponentes que han sido declaradas desiertas sus ofertas.

4. Cuando se hubiese violado la reserva de las propuestas de maneraostensible y antes del cierre de la contratación.

6. Por ser inconvenientes para el hospital, desde el punto de vista técnico yeconómico.

5. Cuando se descubran acuerdos o maniobras por parte de los proponentesque le puedan resultar perjudiciales al hospital.

De igual forma se aplicará lo definido en el estatuto de contratación delhospital, en los términos establecidos para la convocatoria pública.

Es el procedimiento mediante el cual EL HOSPITAL, formula públicamente unaconvocatoria, para que en igualdad de oportunidades, los interesados formulensus ofertas acerca de las obras, bienes, o servicios que se requieran y seseleccione entre ellas la propuesta más favorable para la entidad, deconformidad con la evaluación que se realice.

En la convocatoria pública, podrá participar cualquier persona natural o jurídicaque cumpla con los términos de condiciones de la convocatoria, y que no seencuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidadestablecidas en la Constitución y en la ley.@

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Procederá este tipo de contratación en los contratos de mayor cuantía, salvolas excepciones consagradas en el presente Estatuto, que atienden a lacontratación especial.

El procedimiento que se llevará a cabo en este caso, será el siguiente:

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2. El funcionario responsable del manejo del presupuesto, verificara laexistencia de disponibilidad presupuestal.

- Recibidas las propuestas dentro de la oportunidad señalada en los términosde condiciones, se procederá a evaluarlas por el comité de contratación. Laevaluación será publicada.

En caso de modificarse el pliego de condiciones este se hará medianteadendas que deben publicarse hasta los dos (2) días anteriores a la fecha depresentación de ofertas.

1. El responsable del área que requiera la obra, bien o servicio elaborará losestudios previos de conveniencia y oportunidad.

3. Verificada la disponibilidad, el Gerente invitará a ofertar a las personasinteresadas en un proceso contractual, mediante publicación en la página webde la entidad de los términos de condiciones, los cuales se fijarán por espaciode cinco (5) días hábiles. Durante este término los interesados podrán formularobservaciones.

- El contrato se adjudicará dentro del plazo establecido en los términos decondiciones mediante acto administrativo que será notificado al proponenteganador y a los demás oferentes se les comunicará. Frente al actoadministrativo de adjudicación no procede recurso alguno.

4.1.3. FASE DE CONTRATACiÓN

Esta es la etapa en la cual el hospital lleva a cabo la contratación, una vez haseleccionado el contratista, se inicia con la publicación del contrato enColombia Compra SECOP y termina con la constitución de las garantías si lashay.

En el manual se establecen las garantías a que el hospital debe solicitar deacuerdo al objeto a contratar, modalidad, riesgo, naturaleza y cuantía delcontrato, con ocasión de la presentación de las ofertas, los contratos Y ,105 ,"riesgos a que se encuentra expuesto el hospital. ( ;, /* • t

4.1.3.1. Contrato.

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Es el acto jurídico mediante el cual se establecen unas obligaciones entre laspartes, que formaran parte integral del contrato y que es celebrado por elhospital. Los contratos que se celebren deben constar por escrito.

Los contratos se elaboran de acuerdo a las normas civiles y comerciales y lasestablecidas en el estatuto de contratación, que correspondan a su esencia ynaturaleza. En todo caso en los contratos se podrán establecer clausulas ycondiciones que se consideren necesarias y convenientes por parte de laspartes, sin que éstas estén por fuera de la constitución, la ley, el orden públicoy a los principios.

4.1.3.1.1. Requisitos de suscripción.

Son todos aquellos requisitos y documentos de orden legal que son requeridospara llevar a cabo el proceso de contratación, ya que sin ellos no se podríasuscribir dicho proceso, los cuales a su vez deben ser verificados y aprobados;tales como: Representación legal y existencia, fotocopia del documento deidentidad del representante legal, el registro mercantil, es decir documentosque permitan identificar las incompatibilidades o inhabilidades del contratistapara contratar con el Estado, entre otros.

4.1.3.1.2. Requisitos de perfeccionamiento.

Son responsables de la recolección de éstos documentos y que se cumplancon los requisitos previstos los subdirectores, técnicos, jurídicos o logísticosdesignados en cada área de la entidad.

n Tipo de Contrato: De bien, servicio u obra. ~ Identificación de las part~s ~.~D

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Perfeccionamiento de los contratos. Los contratos se perfeccionaran cuando selogre por escrito el acuerdo de voluntades de las partes para celebrar contrato,el documento será suscrito por las partes y deberá tener la disponibilidadpresupuestal.

Se refiere a la minuta o documento del contrato que contienen el acuerdo devoluntades, el cual debe contener por lo menos lo siguiente:

Acuerdo de voluntades por escrito.

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Las personas que elaborarán las minutas el hospital serán las designadas porla Gerencia. Para la elaboración del contrato se deben tener en cuenta todoslos requisitos y condiciones establecidos en los pliegos y términos decondición, además de la propuesta del contratista y las recomendaciones delcomité de contratación (comité de compras). El asesor jurídico deberáapoyarse en quien tiene el rol técnico y logístico que compete a cada uno deellos en el proceso de contratación.

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síemyre .por fa v¿etcontrato. Valor, plazo de ejecución, forma de pago y apr~p'i~'6'%1r.j54.7presupuestales. O Sitio de entrega de los bienes, de la prestación dellservíclo'oejecución de la obra. O Obligaciones de las partes. O Las especificacionestécnicas del bien, servicio u obra a contratar. n Indicación de la existencia deuna interventoría y/o supervisión del contrato. :l Cláusula de indemnidad. OCláusula penal pecuniaria (Cuando aplique). ,l Garantías (Cuando aplique)OPacto de las cláusulas excepcionales al derecho común (Ver artículo 14 de laley 80 de 1993) cuando la entidad decida incluirla. O Indicación expresa de lano existencia de relación laboral con el contratista o el personal del que estedisponga. n Prohibiciones a las que la Ley de lugar. 1 La indicación delrégimen jurídico aplicable. O Indicación de la solución de controversias. ODomicilio del contrato.

4.1.3.1.3. Requisitos de Legalización

Todas las área de la institución que requieran de la adquisición de un bien,servicio u obra, deberán cumplir con todos los procedimientos establecidospara la selección y para solicitar la elaboración de un contrato.

Para la legalización de los contratos se requiere del Certificado de RegistroPresupuestal (CRP). La dependencia responsable de expedirlo es el área depresupuesto o quien haga sus veces.

El compromiso presupuestal es el documento que le indica al hospital laexistencia de una apropiación que se destinara al cumplimiento de lasobligaciones pecuniarias del contrato; este permite llevar control sobre laserogaciones, evitando que se sobrepasen en el monto autorizado en elpresupuesto, evitando que los recursos destinados a la financiación de undeterminado compromiso se desvíen.

Para la legalización del contrato se requiere de la aprobación de la(s)garantía(s) requerida(s) requeridas en el contrato, de acuerdo al análisis deriesgo (desde el estudio previo) en caso de aplicar, la existencia de 19disponibilidad presupuestal, entendiéndose esta última como Comp~~iso de

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Síemyre'por fa vi.£Í'l'Registro Presupuestal (CRP) y el cumplimiento de los artículos 50 ~~ le.1rr.~4-7789 de 2002 y 3 Ysiguientes de la Ley 797 de 2003. NI. 9.9 . 5

En cuanto a la aprobación de garantías, es responsable quien asume el roljurídico, y cada dependencia que trámite el contrato verificará que seencuentren debidamente expedidas las mismas.

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Personas jurídica: Certificar de acuerdo a lo establecido en el artículo 50 de laLey 789 de 2002, expedir certificación por parte del Revisor Fiscal o en sudefecto por el representante legal que se encuentra a paz y salvo en aportes alsistema general de seguridad integral y en el pago de aportes parafiscales alSENA, ICBF y Caja de Compensación de sus empleados.

Personas Naturales: el contratista se obliga a certificar que se encuentra a pazy salvo en el pago de aportes a la seguridad social integral, para lo cual deberáanexar las autoliquidaciones respectivas (Salud, pensiones y riesgosprofesionales), requisito indispensable para el pago de los honorarios, para elpago de este requisito el contratista debe cancelar teniendo en cuenta comobase del ingreso el 40% del valor del contrato.

Preservación de las Garantías.

Para preservar las garantías, el interventor y/o supervisor debe informar alordenador del gasto y/o delegado frente a las posibles situaciones la(s)garantías, y a su vez poner en conocimiento frente a aquellas circunstanciasque pueden alterar el estado del riesgo, así como además remitirá, entre otros:Copia de la aprobación de la garantía y sus anexos, de las modificaciones uotrosi del contrato, actas de suspensión y de reanudación, y de las diversasactuaciones con miras a la imposición de multas, cláusula penal pecuniaria ydeclaratoria de caducidad.

4.1.3.1.4. Requisitos de Ejecución

Cumplimiento de los requisitos de ejecución. Una vez perfeccionado elcontrato, el hospital efectuará el Certificado de Registro Presupuestal, yaprobará la Garantía Única y/o Seguro que haya constituido el contratista, deacuerdo a lo estipulado en el contrato.

4.1.3.2. Elaboración del contrato. El acuerdo de voluntades entre el contratistay el hospital se materializa una vez se ha elaborado el contrato (documentoescrito), con formalidades plenas, o sin ellas, dependiendo del valor delcontrato así:

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1 C t t . f I'd di' I'f' dA" t NIT.890.9Q7.254-7. on ra O Sin arma I a es penas o slmp I Ica as. es os corresponaenaquellos acuerdos de voluntades que se harán constar mediante orden detrabajo, orden de compra u orden de servicio o se dejara constancia en undocumento escrito, que contendrá mínimamente: Lugar, fecha, objeto, plazo otérmino de duración, valor y garantías si se requieren. Serán contratossimplificados, aquellos contratos que no excedan de ciento diez (110) salariosmínimos legales mensuales vigentes y la competencia será del Gerente delhospital y/o su delegado.

2. Contrato con formalidades plenas. Los acuerdos de voluntades cuyo valorexceda de ciento diez (110) salarios mínimos legales mensuales vigentes, seharán constar y demás clausulas a que haya lugar de acuerdo a la naturalezadel contrato y los que excepcionalmente se requieran.

4.1.3.3. Estipulación de Garantías. De conformidad con las obligacionespactadas en el acuerdo de voluntades, el contratista deberá constituir lasrespectivas garantías tal cual lo estabelece el presente manual.

1. Seriedad de la propuesta.2. Anticipo.3. Cumplimiento.4. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.5. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes.6. Estabilidad y calidad de la obra.7. Calidad del servicio.8. Provisión de repuestos y accesorios.9. Conformidad de los estudios.10. Cobertura del riesgo de responsabilidad civil extracontractual.

4.1.3.4. El pago o Desembolso .

Al momento de efectuar cada pago El hospital deberá verificar y planear laforma de pago de acuerdo a lo pactado en el contrato, la ejecución del contratopor parte del contratista, el cumplimiento a satisfacción y que el contratista seencuentre al día en el pago a parafiscales, relativos al sistema de seguridadsocial integral (Salud, pensiones y riesgos profesionales) y cuando proceda elpago de ICBF, SENA y caja de compensación familiar.

El hospital respetará el turno para los pagos, y el gerente y/o su delegadodeterminarán si el pago puede hacerse antes de las fechas pactadas en elcontrato, sí así lo considera. ~/

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El supervisor y/o interventor del contrato certificara si es pertinen~g.~°rig7é~4-7pago, diligenciando cada uno de los formatos establecidos (Hoja de ruta,certificación de seguimiento a contratos y ejecución), previa verificación decumplimiento de requisitos para el pago.

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4.1.3.5. Sanción al contratista incumplido. Cuando el oferente a quien se leacepto la oferta, no suscribe el contrato correspondiente dentro del término quese haya definido, quedará a favor del Hospital, en calidad de sanción, el valorde la garantía de seriedad de la propuesta. En este evento, el Hospital podráoptar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a seleccionar el oferenteubicado en el siguiente lugar para celebrar el contrato, siempre y cuando supropuesta sea favorable para la institución, o iniciar un nuevo proceso deselección de ofertas.

4.1.3.6. Publicación. El hospital debe cumplir con lo establecido en la normativavigente en esta materia, en cuanto a la publicación, por tanto su actividadcontractual debe ser publicada en el Sistema electrónico de contrataciónPública (SECOP).

Cada área responsable de la elaboración de los contratos tiene la obligación depublicar los contratos que son de su competencia.

De igual forma para efectos de información a la comunidad, el Hospitalpublicará cada dos meses en su página WEB, una relación de contratos quesuperen la suma de ciento diez (110) salarios mínimos legales mensualesvigente, la cual contendrá como mínimo la siguiente información: Objeto,contratista, cuantía y término de ejecución.

4.1.3.7. Informes de Gestión contractual. El hospital deberá rendir informes alos entes de vigilancia y control de su actividad contractual, y de acuerdo a lanormativa vigente en esta materia, en los términos y condiciones establecidos,por los respectivos organismos de control, sin perjuicio de la información quesoliciten las autoridades judiciales, administrativas y en especial la JuntaDirectiva del Hospital.

4.1.3.8. Pago de Impuestos. El contratista deberá aportar el comprobante depago de impuestos en los casos en que proceda, al igual que las estampillas ge

El Gerente del hospital deberá presentar cada mes em la reunion ordinariainforme de gestión de la actividad contractual a la Junta directiva.

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d.e'por. fa ",i.£Í(l,acu~r .O a .o In .Ica o. en os Ineamlen os e Ins rucclones e a S'f!JIT.JN6?9~19.~54-7administrativa y financIera.

4.1.3.9. Contratos de Venta de Servicios. Son aquellos contratos decompraventa de servicios de salud que el hospital celebre con personasnaturales o jurídicas para comprar o vender servicios de salud, en las fases deeducación, información y fomento de la salud, y la prevención, diagnóstico,tratamiento y rehabilitación de las patologías que hacen parte de los diferentesplanes de beneficios establecidos en la Ley 100 de 1993 y sus decretosreglamentarios, modificaciones o adiciones, y otros planes complementariosque defina el Hospital.

El gerente por expresa delegación de la Junta Directiva, hará la contrataciónque estime conveniente en este sentido, y podrá vender servicios a laspersonas naturales y/o jurídicas, de conformidad con el portafolio de servicios yconforme a las tarifas y mecanismos de pago que el adopte.

4.1.4. FASE DE EJECUCiÓN

Esta es la fase en la que lleva a cabo toda la gestión del contrato para laadquisición de bienes, servicios u obra que la institución requiere para laprestación de los servicios de salud, la cual va desde la legación del contratohasta la terminación del mismo.

4.1.4.1. Control, Supervisión, Interventoría y Coordinación de Contratos. LaSupervisión e interventoría de los contratos, tiene como objetivo principal,brindar las herramientas necesarias para que las personas o servidorespúblicos ejerzan las labores de interventoría o supervisión de los diferentescontratos y convenios que celebre el hospital, lo conozca y lo aplique con el finde pueda ejercer su actividad de control y adecuada vigilancia a los mismos enla parte técnica, contable, administrativa y legal, que evite deviaciones eirregularidades en el cumplimiento de su objeto.

Las actividades a desarrollar por los interventores y supervisores serán lasestablecidas en el instructivo de supervisión e interventoría del hospital,procedimiento e interventoría de Ley 80 de 1993, La Ley 1150 de 2007, La Ley1474 de 2011 y demás normativas vigentes aplicables al caso.

4.1.4.2. Designación de supervisión e interventoría del contrato: El Gerente delHospital o su delegado hará la designación del supervisor y/o interventor ocoordinador del contrato, de acuerdo con el instructivo de supervisión .~interventoría establecido por el hospital.

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OO@~[}>OV~f],San luan de DiosEmpresa Social del EstadoRionegro - Anfioquio

síemyreyor ra v-í£Í~El . /' t t d' d d I t t ' NaIJ.890.907d254-7supervisor y o In erven or o coor Ina or e con ra o, sera eSlgna omediante acto administrativo o en el texto mismo del contrato, debiendo contarcon conocimientos y experiencia relacionados con el objeto del contrato asupervisar. Dentro del acto Administrativo que designe el supervisor o queadopte el Manual de Supervisión se establecerá la competencia para suscribirlas actas establecidas como necesarias.

EL HOSPITAL realizará la supervisión, vigilancia, control, seguimiento,verificación y evaluación de la ejecución del contrato, en los aspectos técnico,administrativo, financiero, contable y jurídico, a través de un funcionario de laentidad o a través de un contrato de prestación de servicios.

Para los casos en los que se requieran conocimientos especializados para elseguimiento del contrato, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lojustifiquen, se contratará un interventor que podrá ser persona natural ojurídica.

4.1.4.3. Perfil del Interventor y/o supervisor. La designación del Supervisor y/ointerventor deberá tener en cuenta a la persona idónea, con conocimiento,experiencia y perfil apropiado de acuerdo al tipo de contrato. Para tal efecto, elfuncionario responsable de designar al supervisor y/o interventor del contratodebe tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada oseleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad ylogística para desarrollar las funciones.

El supervisor y/o interventor o coordinador debe tener en cuenta en el ejerciciode sus funciones, que la institución se enmarca en los principiosconstitucionales contenidos en artículo 209 y en los mandatos del estatuto decontratacion de la ESE.

El Supervisor y/o Interventor del contrato debe rendir informes sobre laejecución del objeto del contractual, con copia al expediente existente en laentidad. De todas sus actuaciones el supervisor y/o interventor dejaráconstancia escrita. El supervisor y/o interventor del contrato es responsable delseguimiento del mismo y de verificar las fechas de vencimiento del contratocomo el monto ejecutado, y realizar todas las gestiones necesarias ante elordenador del gasto para garantizar que el contrato que está próximo a vencertenga continuidad, y así evitar traumatismos o suspensión en la prestación delservicios de la entidad.

CfJ@$[}>O'jj'ó.lgSfln IUfln de DiosEmpresa Sacial del Estada

Rianegra - Antioquia

síemyre J?or lo víefet4.1.4.4. Actas de Inicio de contratos. Una vez que se ha perfeccionaélo ~rcontrato y cumplidos los requisitos de ejecución se suscribirán y ~V~á?¡fWeP4-7acta de inicio del contrato. Se suscribe por las partes, en los contratos deejecución de trato sucesivo, en lo que de ejecución inmediata bastará elrecibido a satisfacción del bien, obra o servicio (Artículo 26 del estatuto decontratación).

El acta de inicio será suscrita entre el contratista el supervisor y/o interventordel contrato o el ordenador del gasto del hospital.

El supervisor o interventor deberá establecer la necesidad de suscribir las actasde inicio, prorrogas, adiciones, modificación, suspensión, reinicio y terminacióndel contrato.

4.1.4.5. Interpretación de los contratos.

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4.1.4.6. Situaciones que pueden presentarse en la Ejecución del contrato.

En este se tendrán en cuenta algunos pnnclplos básicos que orientan lainterpretación de los contratos, especialmente en la experencia en la ejecucionde ontratos similares.

Durante la Ejecución del contrato pueden presentarse algunas situaciones, lascuales pueden ser comunes, pero, que se hace necesarias de analizar porcada uno de los responsables de la contratación.

4.1.4.6.1. Modificación a los contratos Estatales u Otrosí.

Modificaciones, adiciones y prorrogas. Cuando se presenten algunas de éstasy que a juicio de las partes requieran realizarse en algunas de las cláusulascontractuales, habrá lugar a la suscripción del respectivo documentomodificatorio.

Cuando se presenten circunstancias especiales, debidamente comprobadas,que justifiquen la modificación de alguna de las cláusulas del contrato laspartes suscribirán el documento denominado OTRO-SI, previo el visto buenodel interventor o supervisor del respectivo contrato, que contendrá con claridady precisión la reforma pertinente.

Es de precisar, que en los acuerdos plasmados en las cláusulas del contrato~ l ....I.... D.... E... R

obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas t' ,,01civiles, comerciales y el estatuto contractual. ...•.•..' - '._~

-- . PROGRHA

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C{]@~ IJ' o íl iiJ £1San Juan de DiosEmpresa Social del Estado

Rionegro - Antioquio

síemyre ..Por fa vuÍo,

E. Id' d'f' I lid t t I NIT. 8~to.9071254-7S aSI, como so o po ra mo I Icarse e c ausu a o con rac ua que no allere aesencia o naturaleza de lo inicialmente pactado,

Para llevar a cabo dicha modificación se debe aplicar las siguientesorientaciones:

La dependencia que solicito el contrato debe analizar el caso, y conforme a lasfunciones propias recomendará al ordenar del gasto la suscripción del otrosí.Los documentos que deben aportarse y verificarse como mínimo son:

La manifestación escrita del contratista en la que conste la solicitud justificada.No obstante lo anterior el hospital podrá ser quien tenga la iniciativa demodificar el contrato, la cual debe ser plasmada en la necesidad justificada enel formato establecido por la entidad.

La manifestación escrita por parte del supervisor y/o interventor del contrato endonde justifica su concepto sobre la modificación del contrato. (Formatonúmero FPA0501008 de solicitud de contrato).

El documento será enviado a la dependencia de Jurídica con los respectivossoportes que sustentan el Otrosí.

4.1.4.6.2. Adición.

Al hablar de esta figura, se hace referencia propiamente a la necesidad deadicionar el contrato tanto en valor, si así se estima conveniente por parte delsupervisor y/o interventor del contrato, con la previa autorización del ordenadordel gasto. De manera que permita satisfacer la necesidad, para que lainicialmente se realizó el contrato, Los contratos celebrados por ELHOSPITALpodrán adicionarse en valor hasta en un cincuenta (50%) por ciento antes desu vencimiento.

Documentos para la Adición.

Manifestación escrita por parte del contratista o esta puede ser por parte delhospital, de la necesidad de adicionar el contrato,

La manifestación escrita por parte del supervisor y/o interventor del contrato, dela necesidad de adicionar el contrato. (Formato número FPA0501008 desolicitud de contrato).

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[J{]@~ [}>O'il iiJ 11San luan de Dio.Empresa Social del Estado

Rionegro - Antiaquia

síemyre .Por fa vufl;tDisponibilidad presupuestal, en caso de que la adición sea en valor.

NIT. 890.907.254-7

Elaboración por parte del supervisor y/o interventor del contrato del formato desolicitud de modificaciones.

Anexar todos los documentos que soportan la adición.

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Documentos necesarios para la ampliación.

La manifestación escrita del contratista que justifique la prórroga. No obstanteel Hospital podrá tener la iniciativa de la prórroga.

Tramite de las pólizas a que dé lugar de acuerdo a la adición. Este se realizauna vez el área de Jurídica ha elaborado la adición.

4.1.4.6.3. Ampliación del plazo o prórroga.

La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificadade prórroga. No obstante lo anterior el hospital puede ser quien tenga lainiciativa de prorrogar el contrato, la cual debe ser claramente descripta en elformato de solicitud de ampliación del contrato.

La manifestación escrita por parte del supervisor y/o interventor del contrato, ehdonde se expresen las razones justificadas de la ampliación del contrato, en elformato de modificaciones de contrato.

Documento elaborado de la solicitud de modificación del contrato.

Informe escrito y actualizado del supervisor y/o interventor del contrato, de laejecución del mismo.

En ningún caso se podrá prorrogar un contrato que se encuentre vencido,excepto en los casos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente certificado, ocuando el plazo haya sido factor determinante para aceptar la oferta.

NOTA: En el evento en que un contrato, previa justificación, deba sermodificado en las condiciones inicialmente pactadas, adicionarse, modificarse oampliarse deberá cumplirse con todos los documentos antes descritos.

Los contratos celebrados por ELHOSPITAL podrán adicionarse en valor hastaen un cincuenta (50%) por ciento antes de su vencimiento.

4.1.4.7. Suspensión o reinicio de contrato.

CfJ@~ [J>O'il ó1gSall 'uall de Dio.Empresa Social del Estado

Rionegro - Antioquia

siempre par Úl vítÍ/J,

NIT.890.907.254-7

Informe escrito del supervisor y/o interventor del contrato, donde se recomiendela suspensión del contrato y se mencionen las razones tanto de índole técnico,social,. jurídico, financiero entre otros de la suspensión del contrato, con laindicación expresa del término, durante el cual el contrato será suspendido(Fecha de inicio y terminación de la suspensión, la justificación y conceptosobre la misma).

Manifestación escrita por parte del contratista, o por parte del hospital, endonde se justifiquen las razones para la no continuación del contrato o por loque es necesario acudir a esta figura.

Para la suspensión del contrato, se deben cumplir con las siguientescondiciones:

Acta de suspensión del contrato: Siempre que las partes de común acuerdodecidan suspender el contrato por razones debidamente justificadas y sin quese perjudique el logro del fin propuesto con el contrato, El Supervisor ointerventor del contrato deberá suscribir con el Contratista acta de suspensióndonde conste claramente el término de suspensión.

El acta mediante el cual se lleva a cabo la suspensión del contrato, la cual sesuscribe entre el contratante y el contratista con el visto bueno del supervisory/o interventor del contrato.

La suspensión no prorroga el contrato en su vigencia o plazo que se delimitacomo una medida de tipo provisional que debe ajustarse a los criterios denecesidad y proporcionalidad.

En desarrollo del principio de autonomía de voluntad el hospital y el contratistapodrán determinar la suspensión del contrato, por mutuo acuerdo, cuando sepresenta alguna circunstancia que imposibilite la continuación del mismo, laocurrencia de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impidan laejecución temporal del contrato.

Una vez se superen los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, se ~ ..'.•.'.R .

suscribe el acta de reinicio, sin que con ello se tenga que tener en cuenta el 0~••••••••.•. PROGRESA

~/ ,o,N02009.20l0

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Copia del acta de suspensión debe ser enviada a la aseguradora, para queesta haga la respectiva modificación en la póliza. Esta obligación correspondeal supervisor y/o interventor del contrato.

[J:{]@~ [¡)o 'ii1il&S.n l".n de DI••Empresa Social del Estado

Rionegro - Anfioquia

síemyre Yor (.(l Í(Í£ttérmino de la suspensión. Este documento debe ser enviado a la Comcr.anífs"VAseguradora, para la respectiva modificación en la póliza, y lo debe ~éTsflbrito1eF4-7supervisor y/o interventor del contrato.

Acta de reinicio: Vencido el término de suspensión del contrato, El Supervisor ointerventor del contrato deberá suscribir con el Contratista las partes deberánsuscribir el acta de reinicio. Si el contrato tiene garantía única de cumplimiento,debe verificarse que se amplíen la garantía del contrato por el término de lasuspensión.

4.1.4.8. Cesión

4.1.4.8.1. Cesión de Contratos.

Los contratistas no podrán ceder los contratos celebrados con el hospital, sin laprevia autorización escrita otorgada por el Gerente del Hospital o su delegado.

Una de las principales características de los contratos estales es que sonintuito persona; por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previaautorización escrita del hospital.

La ley 80 de 1993 consagra dos (2) causales legales de cesión de loscontratos, relacionados con las inhabilidades e incompatibilidadessobrevinientes al contratista (Ver artículo 9° de la Ley 80 de 1993), a las que sesuman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuoacuerdo entre las partes.

Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligacionesobjeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato -cesionario- queda con la obligación de ejecutar el contrato a favor del Hospital.

Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir, previa autorización delhospital, el procedimiento es el siguiente:

El contratista debe solicitar mediante documento escrito al ordenador del gastoo su delegado para contratar, la autorización para realizar la cesión delcontrato, en donde justifique las razones de la cesión y las causan que elimposibiliten seguir con la ejecución del contrato.

El supervisor y/o interventor presentará el documento entregado por elcontratista junto con el informe detallado, justificando y presentando lascircunstancias que dan lugar a la cesión del contrato.

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CfJ@~ [JJO'illil [J,San luan de DiosEmpresa Social del Estado

Rionegro - Antioquia

siemyre flor Iá vieÍ~

El d d d I t ( t t ) . ., I 't' NIT. 890.907.254-7or ena or e gas o con ratan e previa reunlon con e coml e ae compras(contratación) si es el caso, determinará la conveniencia para la entidad yprocederá a autorizar o rechazar la cesión del contrato.

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Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondienteacta de cesión del contrato (Debe quedar plasmado expresamente el estado enque queda el contrato), la cual será solicitada por el supervisor y/o interv~ntordel contrato en el formato establecido por la entidad para tal fin; una vezsolicitada se procederá a proyectar la cesión por el servidor público que asumióel rol jurídico (o Asesor Jurídico designado por el ordenador del gasto) delrespectivo proceso, respetando los lineamientos y directrices dador por elordenador del gasto o su delegado.

Comunicar la cesión a las dependencias o personas que deban conocerla demanera interna en la entidad, las cuales serán proyectadas por el área dejurídica (persona que asumió el rol jurídico) del respectivo proceso aplicandolos lineamientos y directrices dadas por el ordenador del gasto o su delegado.

Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme a las normas vigentesaplicables.

El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición omodificación de la garantía única que ampare sus obligaciones, cuya coberturadebe amparar los mismos riesgos del contrato original y cancelar los impuestosa que dé lugar.

Celebrada la cesión del contrato, se procede a incluir y registrar esta novedaden el sistema de información presupuestal vigente, conforme el procedimientodispuesto por la subdirección administrativa y financiera.

Una vez se haya autorizado la cesión del contrato, el supervisor y/o interventordebe entregar a la subdirección administrativa y financiera, oficina decontabilidad y la oficina de presupuesto copia del acta de la respectiva cesión ylas condiciones de la misma. Lo anterior con el fin de modificar la informacióncontable y presupuestal que reposa en la subdirección administrativa yfinanciera de los contratistas del hospital.

4.1.4.8.2. Cesión de derechos económicos

Cuando se celebra la cesión, se está entregando a un tercer los derechos de ~.IO ~

pago y todo lo que de él se derive (Ver Capítulo 1 del Código Civil colombiano). oiJ-- PROGRESA

~ "'''02009.1010

~iZ~1;:~~.:e;::.o;;~~~rftJfJ 1ft!') 1fJ7) ,',JJ: jPÍlg;~" fIIIeb: .eser;onegro.~ov.~o<..JDI/ I..£J . :...J:j;i)'/ . (. ""~. .' R.onegro . Ant.oqu."mv dR2 &D &V rflJ) I(P;) Ir¡;;¡) '¡4;;7f).A¡ .:4.

CfJ@~ [JJ O 'i16111San Juan de DiosEmpresa Social del Estodo

Rionegro - Anfioquio

síemyre Yor {a ~

El t' 't di" d I t t I I bd' . , d NIT. 890 ..907.254-7raml e e a ceslon e con ra o es o que a su ¡recclon a mlnlstratlva yfinanciera ha establecido, el cual debe ser apoyado por el supervisor y/ointerventor del contrato después de haber recibido la solicitud del contratistadirigido al ordenador del gasto del hospital (contratante).

Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde seevidencia el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc. delcontrato.

Para resciliar un contrato celebrado por el hospital se debe tener en cuenta lossiguientes soportes como mínimo:

El fenómeno de la resciliación opera solamente para los contratos válidamenteperfeccionados y que aún están vigentes sin haberse extinguido sus efectosjurídicos, y no para actos unilaterales.

Podrá pactarse de mutuo acuerdo la terminación anticipada del contrato,mediante la suscripción del acta respectiva.

4.1.4.9. Resciliación o terminación anticipada.

Para el particular la resciliación es una forma de disolución de los contratos oconvenios que consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los queintervienen en su celebración.

Se requiere manifestación escrita de terminación anticipada o resciliación porparte del contratista, o el requerimiento por parte del hospital, en donde sejustifiquen las razones por las cuales se es necesario recurrir a estemecanismo.

Justificación del supervisor y/o interventor que soporta la resciliación, con laindicación expresa de sus razones y el concepto sobre la procedencia d lamisma.

El ordenador del gasto (contratante) previa recomendación del.supervisor y/ointerventor y comité de compras (contratación) en caso de ser competencia,definirá la conveniencia o no para la entidad de proceder a la aplicación de estafigura.

Una vez recomendada la resciliación, se procede a suscribir la correspondiente-acta de resciliación por las partes intervinientes y de liquidación del contrato por

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Rionegro - Anfioquia

Síemyre~or CJ uft1las partes del contrato en caso de aplicar, la cual será proyectada o.~r el" vservidor público que asumió el rol jurídico (o asesor jurídico desig~bB9 peW ~r4-7ordenador del gasto) del respectivo proceso de adquisición de bienes yservicios u obra, respetando los lineamientos y directrices del ordenador delgasto o su delegado. El acta de liquidación debe ser elaborada por elsupervisor y/o interventor del contrato.

4.1.5. FASE DE LIQUIDACiÓN Y OBLIGACIONES POSTERIORES

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4.1.4,10. Cláusulas Excepcionales. En los contratos que celebre el hospital, sepodrá de manera discrecional estipular cláusulas excepcionales al Derechocomún contenidas en la Ley 80 de 1993 y en la Ley 1150 de 2007.

A través de este Manual se establece la obligatoriedad del Hospital de hacerefectivas las cláusulas excepcionales, en caso de haberlas establecido en loscontratos, cuando proceda, dentro del plazo estipulado del contrato.

Informar del acta a las dependencias y oficinas que deban conocerla demanera interna en el hospital, las cuales son proyectadas por el servidorpúblico que asumió el rol jurídico (o por el asesor jurídico designado por elordenador del gasto), aplicando todos los lineamientos establecidos por elordenador del gasto o su delegado. El supervisor y/o interventor del contratodebe notificar las actas de terminación a las partes del convenio, al asubdirección administrativa y financiera y la respectiva Compañía Aseguradorapara que esta modifique la póliza, entre otras.

Disminuir riesgos para las partes en la fase pos-contractual y obtener elrespectivo paz y salvo una vez cumplidos los términos. Inicia con la liquidacíóndel contrato y termina con las obligaciones posteriores patadas en el contrato oque se establezcan en la normativa vigente.

Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento seprolonguen en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto deliquidación.

4.1.5.1 Liquidación del Contrato

En este período es fundamental la actuación del supervisor y/o interventor delcontrato, ya que es aquí donde junto con el contratista evaluará el cumplimientode las obligaciones pactadas, y elaborará informe final y elaborará el actaliquidación del contrato el cual avalará con su firma y será suscrito por el

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Rionegro - Antioquia

síemyre Yor Ú víJ'tordenador del gasto y el contratista, de acuerdo a los lineamientos estabrecld~

NIT.890.907.254-7por el ordenador del gasto.

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Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por LID E R

mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en ~relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. ..,./'.-'/ ~ROéiRE:~~

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De acuerdo a lo establecido en el estatuto contractual, la liquidación de loscontratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos decondiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para elefecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro(4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución delcontrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o ala fecha del acuerdo que la disponga.

4.6.1.1. Formas de llevar a cabo la liquidación

La liquidación se hará dentro de los cuatro (04) meses siguientes a laterminación del contrato, sin que deje vencer este tiempo. Si el contratista senegase a firmar la liquidación se surtirá la etapa de arreglo directo entre laspartes. Si no se llegaré a un arreglo directo entre las partes, el hospitalpracticará unilateralmente la liquidación mediante acta por escrito, susceptibledel recurso de reposición.

4.1.5.1.1. Liquidación por mutuo acuerdo entre las partes.

De la ocurrencia y contenido de la liquidación de los Contratos. Los contratosde tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en eltiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación. También enesta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a quehaya lugar. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y.transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergenciaspresentadas y poder declararse a paz y salvo. Para la liquidación se exigirá alcontratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantías del contratoa la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a laprovisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones eindemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar, lasobligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. Laliquidación a que se refiere el presente articulo no será obligatoria en loscontratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, yenlos contratos iguales o inferiores a ciento diez (110) salarios mínimos legalesmensuales vigentes.

1

4.1.5.1.2. Liquidación Unilateral por el hospital.

CfJ@~ fjJof!iiJ&S.a Iv.a tle DIo.Empresa Social del Estado

Rionegro • Antioquia

síemyre Yor Úl viJc;tNll 890.907.254-7

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previanotificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a unacuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en formaunilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, adoptándose en actoadministrativo motivado, susceptible de recurso de reposición,

La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en loscontratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y enlos contratos de mínima cuantía, salvo que el supervisor del contrato determinesu necesidad y proceda en tal sentido,

4.1,5.1,1,3. Extensión del plazo para la liquidación de contrato.

Si vencidos los plazos anteriormente establecidos, no se ha realizado laliquidación del contrato, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempodentro de los dos (02) años siguientes al vencimiento del término a que serefieren los numerales anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sinperjuicio a lo previsto en el artículo 164 del código de procedimientoadministrativo y del contencioso administrativo (Ley 1437 de 2011).

Para la liquidación se le exigirá al contratista la extensión o ampliación, si esdel caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad delbien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pagode salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civilextracontractual y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplircon posterioridad a la extensión del contrato.

4.1.5.1,2. Contenido mínimo del documento de liquidación

Conforme a lo descrito en los numerales anteriores y a los procedimientosdefinidos por el hospital la liquidación de los contratos deben contener losiguiente:

c:--cC 3

1:e"-c:.c:c:Ct:'" •et::.r:::c..c.:t::r::r:::eec.e::.r::.,r:::t::r;:ee -,e1::.r::: -r::: 'r::r::C:-'r::e:c..r::-r::.c'" ::cr::~C' '!".

c:- ''l;;1::".•e:: _",.C-,. '"'Fecha en que se procede la liquidación Número del contrato objeto de r::-- '===""c.' ~liquidación. Objeto del contrato Las partes que celebraron el contrato, tanto e /7

contratista como contratante. Interventor y/o supervisor del contrato según el 1:7"

caso. Valor inicial del contrato Número de la última factura presentada por el ~1' .••..,.D...• /f..~".E.,•. ,,~contratista Número de disponibilidad y Registro presupuestal Duración del '" ~/lcontrato indicando la fecha de inicio y de terminación del contrato Indicar ~si

~ PROGRESA~ "'N0200'.~010

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Rionegro - Antioquia

h b d" d'f" / I t t I d' síemyreYor¡.ra VúÍ(l,U O alCiOneS, mo I Icaclones, y o prorrogas a con ra o, n Icar SI se 1,1£cumplimiento a la ejecución del objeto contractual y a las actividacnl~ 8pPÓ~las54-7del contrato,

NOTA: La liquidación del contrato tiene como fin el hacer un ajuste final a lascuentas y finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor dealguna de las partes o declararse a paz y salvo, según el caso, el acto deliquidación debe limitarse a la rendición de cuentas y a pagar los saldoseconómicos adeudados, pero el término de la liquidación no puede utilizarsepara el cumplimiento del objeto contractual.

Acta de Terminación y liquidación: Suscrita entre las partes, bien sea de MutoAcuerdo antes del vencimiento el plazo pactado o de la ejecución total delobjeto contractual o por vencimiento del plazo y el objeto, Para efectos deagilidad en el proceso se podrá suscribir una misma acta que incluya laterminación y liquidación del contrato

Relación precisa del balance financiero del contrato y el señalamiento de lospagos realizados o pendientes a realizar, Dejar constancia en el caso de existiracuerdos, conciliaciones y transacciones en relación con la ejecución delcontrato para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a pazy salvo,

El documento final de soporte a elaborar es el establecido por el hospitalidentificado con el formato acta de liquidación identificada con el códigoFPA0501008 y terminación de contrato identificado con el código FPA0501008,

El monto del contrato El valor de los pagos efectuados e indicar si huboreintegros presupuestales. Verificar que se hayan aportado todos losdocumentos necesarios para la liquidación del contrato (acreditación deencontrarse paz y salvo por concepto de pago a los sistemas de seguridadsocial en salud, pensiones, ARL y parafiscales, el contratista y sus empleados,de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007),

NOTA: La liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final decuentas y de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favorde algunas de las partes o de declararse a paz y salvo, según el caso, es decir,el acto de liquidación debe limitarse a la rendición de cuentas y a pagar lossaldos económicos adeudados, pero el término de la liquidación no puede

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Rionegro - Antioquia

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Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y man~Jrhfrh9'é~lJ~4-7o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras obienes, el hospital por intermedio del supervisor y/o interventor debe dejarconstancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

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4.2.1. En la Fase de Planeación

El responsable del cierre del expediente es el supervisor y/o interventor delcontrato, quien debe cumplir con el procedimiento de supervisión einterventoría normalizado en Sistema de Gestión de la Calidad del Hospital.

4.2. Buenas prácticas en el proceso de contratación.

1. El instrumento de planeación es la piedra angular para que el proceso decontratación inicie con todas las garantías de trasparencia e integridad, por esola planeación debe ser una constante en la gestión contractual. Para ello esindispensable elaborar de manera consciente y precisa el plan Anual deAdquisiciones en cual debe estar aprobado y publicado en el SECOP a mástardar el 31 de Enero de cada vigencia fiscal.

2. Utilizar siempre las últimas versiones de los formatos definidos por el área decalidad, los cuales se encuentran fijados en la intranet. Estos han sidodiseñados de acuerdo a los lineamientos de norma, los cuales buscan facilitar ypermitir un adecuado proceso de contratación. Los formatos deben serdiligenciados de acuerdo a los criterios allí definidos, no deben ser cambiadossin que exista notificación alguna por parte de la entidad. Los campos deobservaciones podrán ser utilizados para redactar los comentarios que elsupervisor y/o interventor del contrato considere pertinente.

4. En caso de contradicción entre lo consignado en el presente Manual y lasnormas legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecerán lasúltimas.

3. Gestionar las vigencias futuras para aquellos contratos cuyo plazo deejecución supera la vigencia fiscal.

5. Consultar el marco jurídico que regula el bien, servicio u obra que se va acontratar, con el fin de determinar los requisitos de orden legal que debenverificar, es decir, si se requieren autorizaciones del Ministerio, avales entreotros.

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síemyre 'por fa v~6. Consultar en la Intranet si hay cambios o novedades en los format2R-: 890.907.254-7

7. Los anexos y estudios previos deben estar firmados por quien los elaboró.

8. Todos los documentos deben estar bien elaborados y contener la fecha desu elaboración.

9. Establecer en los pliegos o términos de condiciones que la carta depresentación debe ser entregada en original y debidamente firmada por elrepresentante legal.

10. Publicar las cantidades de obras y formatos de propuestas económicas enExcel, inmovilizando las celdas, para evitar que los proponentes al digitar losformatos cometan errores.

11. Los informes de verificación/evaluación deben ser detallados, no basta condecir "no cumple", hay que decir por qué, lo mismo sucede cuando se señala"no cumple" para que los informes sean claros y permitan el derecho decontradicción. De igual forma, se deben señalas las fechas de traslado.

12. De conformidad com el estatuto contractual, los pliegos o términos decondiciones contendrá el proyecto de minuta del contrato a celebrarse, de ahíla importancia de revisar cada una de sus cláusulas y contenido.

13. Incluir en los pliegos o términos de condiciones las siguientes reglas:

13.1 En el evento de no discriminar el IVA y que el valor de los bienes yservicios ofrecidos causen dicho impuesto, se asumirá que el valor de esteimpuesto está incluido en el valor de la oferta o en el evento de discriminar elIVA y no causen dicho impuesto, éste no será tenido en cuenta.

13.2 Todos los costos relacionados con la preparación y presentación de laspropuestas estarán a cargo de los oferentes, en ningún caso el hospitalasumirá algún costo.

14. En ningún caso el proponente podrá certificar experiencia.

15. Se deben tener claros los criterios que sirvan para determinar en qué casosel pacto de anticipos es imprescindible para la correcta ejecución del contrato.

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Rionegro - Antioquia

síemyre yor fa 'Vícfa-16. En los contratos en donde la enti.dad act~e ?~mo co.ntratanteNR.q¡98.~.~~¥54_7prorrogas automáticas por ser contrarias al prinCipiO de libre concurrencia yselección objetiva.

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17. El momento de elaborar el pliego de condiciones o términos debenestablecerse claramente los requisitos y exigencias que deben cumplir lasofertas, los cuales deben ser coherentes con el objeto a contratar y el valor delproceso, que no se establezcan condiciones que no sean posibles de cumplir,ni excepciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes ydocumentos que se suministren.

18. Los procesos de selección deben tener reglas claras que no induzcan alerror a los proponentes y que impidan la formulación de ofrecimientos deextensión ilimitada o que dependerán de la voluntad exclusiva de la entidad.

19. El cronograma de los procesos de selección debe contener los plazossuficientes para que quienes estén interesados en presentar ofertas analicen lainformación del proceso y puedan diseñar y preparar sus ofertas, de igualforma se debe establecer el plazo de analices y evaluación de ofertas, el cualdebe ser de igual manera razonable y ajustado al proceso, de acuerdo a lanaturaleza del objeto a contratar.

21.1 En todo proceso de selección de contratista primará lo sustancial sobre loformal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausenciade requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones delproponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan losfactores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones.Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad encondiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sinque tal previsión haga engañoso el principio de lo sustancial prima sobre loformal.

21. En el proceso de evaluación de ofertas el comité de compras (contratación)y evaluador debe atender las siguientes reglas de subsanabilidad:

20. Es importante que durante las audiencias, haya la presencia de controlinterno.

21.2 La entidad debe rechazar la oferta del proponente dentro del términoprevisto en el pliego o en la invitación, no responda al requerimiento que lehaga la entidad substanciara.

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1XJ@~ lP 0171il&s•••Ju ••• de DiosEmpresa Social del EstadoRianegro - Antioquio

síemyre por Ca'ViJ"Ct21.3 En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los r~f1Lti~&t~Qi,9:>4-7documentos sustanciales o no substanciales en el pliego de condiciones, n,permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que seacrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, asícomo tampoco que se adicione o mejore el contenido de la oferta.

25. Toda comunicación con los oferentes debe realizarse mediante los mediosdefinidos en el pliego o término de condiciones, y a través de correosinstitucionales.

23. Atendiendo a los principios de la contratación y de la función pública, elproceso de contratación, se puede suspender mediante acto administrativo,debidamente soportado y motivado, cuando el hospital considere pertinentehacerlo, en las que pueda demostrar las circunstancias que hacen que no secontinúe con el proceso.

21.5 En la etapa precontractual, se podrá hacer uso de la facultad de dessanear los vicios de procedimiento o de forma, en virtud del estatuto cotractual.

26. En el pliego de condiciones, se incluirá el siguiente escrito:

22. En ninguno de los casos, se podrá presumir que los pliegos de condicionesu ofertas son artificiales.

21.4 En el pliego de términos o condiciones se debe indicar el número deoficina o dependencia en donde ser recibirán todas las manifestaciones,inquietudes u ofertas.

24. En el acto administrativo de suspensión, se indicará el período por el cualserá suspendido el proceso.

El hospital invita a todas las veedurías ciudadanas para ejerzan vigilanciapreventiva y de control en el proceso de gestión haciendo las recomendacionesescritas y oportunas ante las entidades que ejecutan el programa, proyecto ocontrato y ante los organismos de control del estado para mejorar la eficienciainstitucional y la actuación de los funcionarios públicos de conformidad con loestablecido en la Ley 850 de 2003 para lo cual pueden constituir este procesoen la oficina que tenga asignada la contratación.

La actividad de contractual podrá ser conocida por las veedurías ciudadanas o l.~. I .......•D••..~.. ~... R

por cualquier ciudadano, quienes pueden dar a conocer a los entes de contrql, ~IJIcualquier irregularidad que se observe durante el proceso de contratación o ~:_J

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situación de relacionada con actos de corrupción, deestablecido en el artículo 66 de la Ley 80 de 1993.

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Rionegro - Antioquia

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4.2.2. En la Ejecución del Contrato.

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3. En el expediente del contrato deben reposar los documentos originales quese generen durante el proceso de contratación.

1. En los contratos de interventoría incluir como obligación del contratistasuscribir las adiciones y prorrogas a que haya lugar.

2. Incluir en el pliego o términos de condiciones la cláusula de indemnidadcomo una obligación del contratista, conforme a la cual se pacte la obligacióndel contratista de mantenerla a la entidad indemne de cualquier reclamaciónproveniente de terceros que tenga como causas de las actuaciones delcontratista.

6. Cuando se requiere para la adición de un contrato, se debe pactar si esnecesario, la forma de pago, en caso contrario, aplica la que se haya pactadoen el contrato inicial.

4. La designación de supervisión se debe hacer a más tardar al inicio delcontrato. Es designación de supervisión y no delegación y debe hacerse porescrito.

5. No solo la garantía que se constituye para el inicio del contrato debe serrevisada y aprobada, sino también aquellas que se expidan para lasmodificaciones al contrato, esto es, para adiciones, modificaciones, prórrogas yreanudaciones.

7. En los contratos de prestación de servicIos para apoyar labores desupervisión e interventoría, debe dejarse claro hasta dónde va laresponsabilidad de cada uno.

8. En aquellos casos en que el contrato cuente con interventoría externa sedebe proyectar como obligación del interventor la elaboración del acta deliquidación de del contrato.

9. Si durante la ejecución del contrato hay cambio de supervisor,inmediatamente se debe nombrar a otro funcionario que se encargue de dichasfunciones previo informe que debe entregar el supervisor saliente, o si laausencia del supervisor es temporal deberá designarse un supervisor slJplente

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. . t I t. di. di. .Sí~m~re-ParIa vi.£Úl'~nlcamen e por e le.mpo que .ure a ~usencla e supervisor pnnc~f.'89B.r;;o¥~954_7Informe que entregare el supervisor saliente.

14. El supervisor debe asegurar que las garantías se encuentren vigentes porel término previsto, en el contrato, de ahí la importancia de comunicar a lascompañías aseguradoras las modificaciones, prorrogas, modificaciones,suspensiones y reinicio de contratos.

12. La suspensión del contrato, la revlslon de precios, la potestad demodificación unilateral de los contratos, son prácticas de buena gestiónreguladas en la ley 80 de 1993 o delimitadas por la jurisprudencia, queutilizadas correctamente pueden dar solución a las contingencias en forma ágily significar una negociación ventajas o ahorro de recursos públicos (Sentenciadel Consejo de Estado, Radicación de 10880, fecha 9/10/1997, consejeroponente: Jesús María Carrillo Ballesteros; Artículo 16 de la Ley 80 de 1993).

13. La revisión periódica de los precios es una figura que puede utilizar laadministración, para evitar la ruptura del equilibrio económico (sentenciaConsejo de Estado radicado 11194, 15/02/1999).

10. Toda modificación a los contratos que implique una modificación del riesgodebe ser notificada a la compañía aseguradora que expidió la póliza.

11. El supervisor y/o interventor durante la ejecución del contrato debe revisar ymonitorear los riesgos de la contratación y adoptar las medidas necesariaspara mitigarlas.

15. Antes de cualquier modificación unilateral por parte de la entidad se debenagotar todos los instrumentos y mecanismos que le permitan una solucióncomún.

16. Si se van a incluir bienes y servicios que no estaban inicialmente pactadosdentro del contrato, debe quedar debidamente justificado, y de donde se obtuvoel presupuesto de la adición y consultar precios en el mercado.

17. En los contratos de mandato para la administración de recursos derendimientos son de la entidad pública contratante.

18. Todo requerimiento efectuado a un contratista debe ser por escrito e ir concopia a la compañía de seguros.

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19. Suspendidoasumir riesgos,suspensión.

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Rionegro - Antioquia

Síemyre'por Úl vi.e£LLun contrato no pueden ejecutarse actividades, 1-!\9. 8im~Óif.~4-7además de que contraría la motivación misma de la

20. Las adiciones deben estar soportadas en el presupuesto y debe indicarse siafectan o no la forma de pago pactada en el contrato inicial.

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21. El supervisor y/o interventor del contrato verificará el cumplimiento del pagode la Seguridad social, parafiscales y ARL.

22. En los contratos de compraventa y suministros en caso debe aplicar, unavez se firme el acta de recibo a satisfacción, es deber del supervisor y/ointerventor, remitir copia del acta de recibo a la compañía aseguradora, paraque así pueda iniciar la vigencia de la póliza de la calidad del bien y desuministro de repuestos.

23. En contratos de obra, una vez se firme el acta de recibo de la obra, esdeber del supervisor y/o interventor, remitir copia de recibo a la compañíaaseguradora, para que así pueda iniciar la vigencia de la póliza de estabilidad.Adicionalmente, es deber del supervisor y/o interventor del contrato comunicara las aseguradoras sobre las modificaciones a las especificaciones técnicasque se hagan a través de modificaciones de obra.

24. En todos los contratos en donde este condicionado el inicio de la vigenciade una póliza al recibo a entera satisfacción, es deber del supervisor y/ointerventor, remitir copia dela acta de recibo a la compañia aseguradora paraque así pueda iniciar la vigencia de la póliza.

25. El supervisor del contrato deberá hacer seguimiento a las actividadesposteriores a la liquidación del contrato, como las de velar por la calidad,estabilidad y mantenimiento el bien o servicio entregado durante el término deduración de las garantías, las condiciones de disposición final o la recuperaciónambiental de las obras o bienes.

26. Una vez vencidas los términos de las garantías de calidad, estabilidad ymantenimiento o las condiciones de disposición final o recuperación ambientalde las obras o bienes, debe dejarse constancia del cierre del expediente delproceso de contratación de acuerdo con el formato que se adopte en elproceso de supervisión e interventoría.

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Rionegro - Antioquia

síemyre .Por CavítÍ(;\,27. las comunicaciones que con ocasión a la ejecución del contrato ~ff ~~&.ij8r.~54-7con el contratista deben hacerse por escrito y dejar constancia de elro en elexpediente del contrato, aún si se realiza por medios electrónicos.

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4.2.3. En la liquidación del contrato

1. La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, porende, no puede a posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieronen ese mismo momento.

2. En la liquidación de los contratos se debe privilegiar el común acuerdo.

28. Para disminuir las controversias contractuales, las partes podrán establecermecanismos alternativos de solución de conflictos.

3. Cuando se ha declarado la caducidad o ejercido la administración públicacualquiera otra de las facultades que le dan fin al contrato, una vez en firme laresolución respectiva debe procederse a la liquidación del contrato, que es elpaso consiguiente necesario para determinar qué derechos y obligacionescorresponden a los contratantes y qué sumas liquidadas de dinero debenpagarse o cobrarse en forma recíproca.

4. Liquidar los contratos dentro del término establecido en el estatutocontractual de la entidad, so pena de incurrir en posibles sancionesdisciplinarias.

5. Cuando se trate de interventoría externa se debe proyectar como obligacióndel interventor la elaboración del acta de liquidación del contrato.

6. En todas las fases del proceso de contratación se debe garantizar elcumplimiento de los principios de la contratación pública, conferidos en laConstitución Política de Colombia y en la Ley, en especial los contenidos en elestatuto contractual.

CAPITULO VBIENES INMUEBLES

5.1 AVALÚO COMERCIAL DEL BIEN.

El Hospital o su intermediario idóneo, debe evaluar el bien objeto deenajenación. El avalúo puede estar a cargo del instituto Geográfico Agustín

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Codazzi O a cargo de una persona idónea. Los avalúos tienen vigencia de unaño.

5.2 PRECIO MINIMO DE VENTA.

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3.5. Gastos de promoción en ventas,

3.3. Impuestos y gravámenes.

3.4. Seguros.

El Hospital debe establecer el precio de venta con base en las siguientesvariables:

2. Ingresos. Todos los recursos que recibe el hospital provenientes del bien,tales como: cánones de arrendamiento y rendimientos,

3.7. Comisiones fiduciarias.

3,6. Costos y gastos de saneamiento,

3. Gastos, Todos los gastos en que incurre el Hospital derivados de latitularidad del bien, La comercialización, el saneamiento, el mantenimiento y laadministración del mismo, tales como:

3.2 conservación, administración y vigilancia.

1. Valor del avalúo. Valor arrojado por el avalúo comercial vigente.

3.1. Servicios públicos.

3.8. Gastos de bodegaje .

3.9. Deudas existentes,

4. Tasa de descuento. Es el porcentaje al cual se descuentan los flujos de cajafuturos para traerlos al valor presente y poder con ello determinar un valorequivalente del activo y estará determinada en función de la DTF.

5. Tiempo de comercialización. Corresponde al tiempo que el Hospitalconsidera que tomará la comercialización de los activos con el fin de calcularlos ingresos y egresos que se causarían durante el mismo. :.' ,-

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6. Factores que definen el tiempo de comercialización. Los siguientes factores,entre otros, afectan el tiempo de comercialización del activo y permitenclasificarlos cono de alta, mediana o baja comercialización.

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7.1. Activo saneado Transferible. Es el activo que no presenta ningún problemajurídico, administrativo o técnico, que se encuentra libre de deudas porcualquier concepto, así como aquel respecto del cual no exista ningunaafectación que impida su transferencia.

6.7. Tiempo de comercialización establecida por el avaluador.

6.2. Características de particulares del activo.

6.5. Número de ofertas recibidas.

7.2. Activo no saneado transferible. Es el activo que presenta problemasjurídicos, técnicos o administrativos que limitan su uso, goce y disfrute, peroque no impiden su transferencia a favor de terceros.

6.3. Comportamiento del mercado.

6.1. Tipo de activo.

6.4. Tiempo de permanencia del activo en el inventario de la Entidad Estatal.

7. Estado de saneamiento de los activos. Se tendrá en cuenta:

6.6. Número de visitas recibidas.

5.3. OTORGAMEINTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA.

7.3. Cálculo del Precio Mínimo de Venta. El precio mínimo de venta se calculacomo la diferencia entre el valor actualizado de los ingresos incluido el valor delavalúo del bien y el valor actualizado de los gastos a una tasa de descuentodada.

La escritura pública debe otorgarse en la Notaria de reparto correspondiente,dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendarios siguientes a la fecha en elcual el adjudicatario acredite el pago total del precio de venta. Solamentepuede otorgarse la escritura pública antes del pago total del saldo del inmu.~ble'

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cuando esto sea necesario para cumplir condiciones para el desembolso delprecio de venta.

El hospital debe entregar el inmueble dentro de los treinta (30) días calendariossiguientes a la fecha del registro, previa presentación del certificado detradición y libertad en el que conste la inscripción de la escritura pública deventa del inmueble.

5.5. ENTREGA MATERIAL DEL BIEN INMUEBLE.

Los derechos notariales, los gastos de fotocopias, autenticaciones y losimpuestos de venta y registro se liquidarán y pagarán de conformidad con lasnormas legales vigentes sobre la materia.

En el evento de presentarse alguna circunstancia de caso fortuito o de fuerzamayor, no imputable a las partes, estas pueden de común acuerdo modificar lafecha de otorgamiento de la escritura pública mediante documento suscrito porlas partes.

Las obligaciones generadas sobre el inmueble con posterioridad al registro delbien están a cargo del comprador.

5.4. GASTOS DE REGISTRO Y DERECHOS NOTARIALES.

Si el oferente pretende pagar el precio con un crédito o un leasing, en lasubasta debe acreditar esta circunstancia con la presentación de una cartaexpedida por la entidad financiera en la cual conste la pre aprobación delcrédito. Debe también indicar si requiere de la firma de una promesa decompraventa como requisito para el desembolso de un crédito o para el retirode cesantías.

CAPITULO VISOLUCiÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

6.1. UTILIZACiÓN DE MECANISMOS DE SOLUCiÓN DIRECTA DE LASCONTROVERSIAS CONTRACTUALES.

Para la solución más rápida y directa de las posibles discrepanciascontractuales surgidas por la actividad misma del contrato, el hospital y suscontratistas podrán acudir al uso de mecanismos de solución de controversias ~. ~ ..'.R .

establecidos en la Ley, entre otros, la conciliación y la convocatoria de,.un ~.2JTribunal de Arbitramiento. r"" ~ •.J~, ~P~~~íJ

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6.2. DEL ARBITRAMIENTO

En los contratos que celebre el hospital podrá estipular la cláusulacompromisoria a fin de someter a la decisión de árbitros las controversias quepuedan surgir con motivo de celebración del contrato, su ejecución, desarrollo,terminación o liquidación.

Si el contrato no se pactó dicha cláusula, cualquiera de las partes puedesolicitar a la otra la suscripción de un compromiso para la convocatoria de unTribunal de Arbitramiento para resolver las divergencias o diferenciaspresentadas.

La constitución y funcionamiento del Tribunal de Arbitramiento se ceñirá a lasnormas del Código de Comercio o las normas establecidas en la normativavigente.

6.3. DE LA INTERPRETACiÓN DE LAS REGLAS CONTRACTUALES

En la interpretación de las normas de los contratos del Hospital, relativas aprocedimientos de selección de contratistas y en la de las obligaciones de loscontratos, se tendrán en cuenta los fines y principios establecidos en elEstatuto de contratación de la institución y los mandatos de buena fe, laigualdad y el equilibrio entre las prestaciones y derechos que caracterizan loscontratos conmutativos.

CAPITULO VIIRÉGIMEN SANSIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL

El Hospital en materia de contratación se rige por el derecho privado, deacuerdo a lo establecido en el numeral 6 del artículo 194 de la Ley 100 de1993. Sin embargo, teniendo en cuenta la Ley 1150 de 2007, todas lasempresas Sociales del Estado deben aplicar los principios de la funciónadministrativa y la sostenibilidad fiscal, el régimen de inhabilidades eincompatibilidades y sujetarse a los lineamientos fijados en la Resolución 5185del 4 de diciembre de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social o lanorma que la derogue, modifique, sustituya o adicione.

Toda la contratación que realice el hospital debe ajustarse al Estatuto deContratación, con sometimiento a las disposiciones que para cada una de ellasestablece el Código Civil, el Código de Comercio y demás normativa vigente,e

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igualmente se tendrá en cuenta el manual, procesos y procedimientos vigentesdel hospital.

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CAPITULO VIIIREGIMEN DE IHNABILlDADES, INCOMPATIBILIDADES y CONFLICTOS

DE INTERESES

En los contratos en los que haya la necesidad de pactar cláusulasexcepcionales, se tendrá en cuenta lo definido en el Estatuto General deContratación de la Administración Pública, Ley 80 de 1993, y susmodificaciones, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios o las normasque las deroguen, modifiquen, sustituyan o modifiquen.

En cuanto a la imposición de multas, sanciones y declaraciones deincumplimiento, así, como la estimación de los perjuicios sufridos por la entidadcontratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que serefiere el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad observará elprocedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

El ordenador del gasto está encargado de tramitar el proceso sancionatoriocontra el contratista.

El procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencia de cláusulapenal y declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental deldebido proceso y los principios que regulan la función pública, conforme a lopreceptuado en los artículos 29 y 209 de la constitución Política y a losprincipios orientadores de las actuaciones administrativas a que se refiere elArtículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo contenciosoAdministrativo. En este sentido, no se podrá imponer multa alguna sin que sesurta el procedimiento señalado por la ley, o con posterioridad a que elcontratista haya ejecutado la obligación pendiente si está aún era requerida porla en la entidad.

El supervisor y/o interventor del contrato, previo a la celebración de laaudiencia, mediante informe presentado al Comité de Compras (Contratación),pondrá en conocimiento de la información al Ordenador del Gasto.

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Es importante considerar los principios establecidos en la contratación estatal,en especial el de la transparencia, y en razón de ello, es necesario dar menciónal régimen especial de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interé~. ~

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En lo que se refiere a inhabilidades e incompatibilidades para participar enprocesos de contratación o para celebrar contratos con el hospital se tendrá encuenta lo establecido en la Ley 80 de 1993, y demás normas que lareglamentes, modifiquen, adiciones o sustituyan. Así como las demásdisposiciones constitucionales y legales vigentes que rigen en esta materia.

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V

Las inhabilidades y las incompatibilidades constituyen una limitación de lacapacidad de contratar con las entidades estatales, tanto para personasnaturales como jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de unacualidad, calidad o requisito del sujeto, la cual lo incapacita para poder serparte en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadascon altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales o por laexistencia de intereses contrapuestos que exigen que éstas se realicen conarreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad ytransparencia.

Tenidas en cuenta la existencia de inhabilidades e incompatibilidadessobrevinientes, es decir, aquellas que pueden surgir durante el proceso deselección o ejecución del contrato, el contratista deberá ceder el contrato previaautorización del hospital, y en el evento de no darse dicha situación deprocederá a la terminación anticipada del contrato.

En caso de que la inhabilidad e incompatibilidad se presentase durante laejecución del contrato cuyo contratista es un consorcio o una unión temporal,debe ceder la participación alguno de los miembros que tiene la inhabilidad oincompatibilidad a un tercero, previa autorización del hospital, estableciéndosecomo prohibición la imposibilidad de ceder dicha participación a los miembrosdel mismo consorcio o unión temporal.

Todas estas acciones son de obligatorio cumplimiento, en mandato a loestablecido en el artículo 44 de la Ley 80 de 1993 la inhabilidad o laincompatibilidad frente al contrato lo vician de nulidad absoluta, además degenerar en el contratista una inhabilidad.

En igual sentido, el conflicto de intereses se presenta cuando existe un"interés", que pueda generar conflicto entre el servidor público, la entidad y elproponente que acude al proceso de selección, este "interés" debe poseer lapotencialidad de afectar el efecto de la decisión, de forma especial respecto delas personas involucradas en el proceso de selección, de su cónyuge, de unpariente suyo en los grados señalados en la Ley o de sus socios de derecho o ~De;.;Ide hecho; generándose el conflicto de interés por manifestar el impedimento 011por esa situación familiar o personal en el trámite del asunto. Dado a que ~ésta, ~PR~~~m

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figura jurídica atiende a la moralización del ejercicio de la función pública y alos aspectos éticos que impiden que una determinada persona se relacionescon la administración pública.

Los servidores públicos que se encuentren en cualquiera de las situacionesenunciadas, deben:

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El hospital como entidad pública del orden municipal, le son aplicables, a susprocesos de contratación de contratación, el régimen de inhabilidades,incompatibilidades, conflictos de intereses y demás prohibiciones establecidasen la Constitución, la Ley 80 de 1993, La Ley 734 de 2002, La Ley 1150 de2007, La Ley 1474 de 2011 y demás normas que la complementen, modifiqueno sustituyan.

Abstenerse de firmar, autorizar, aprobar o suscribir los actos relacionados conel proceso contractual a su cargo.

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Declararse impedido en los eventos en que se configure el conflicto deintereses. Poner en conocimiento del superior jerárquico los hechosconstitutivos de inhabilidades, incompatibles y conflicto de intereses.

Si existe duda sobre la existencia de alguna causal de inhabilidad,incompatibilidad o conflicto de interese, se debe elevar la correspondienteconsulta a la oficina de contratación o a la oficina de asesoría jurídica.

Cuando haya lugar a un conflicto de intereses o la existencia de causales deinhabilidad o incompatibilidad, se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento ..

8.1. En caso de inhabilidades e Incompatibilidades

El servidor público que se encuentre incurso en causal de inhabilidad oincompatibilidad, deberá hacerlo saber de manera inmediata a su superiorjerárquico y deberá abstenerse de autorizar, aprobar, firmar o suscribir el actode que se trate.

En caso de que se dé la inhabilidad o incompatibilidad, se configure en unatercera persona respecto de su cargo, es decir que tiene conocimiento de queuna persona se encuentra en alguna de dichas situaciones, debe hacerlo sabera su superior jerárquico de manera inmediata y debe impedir que esta personasuscriba el acto o contrato si es respecto a él.

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En los procesos contractuales debe hacerse la verificación de cada uno de losproponentes o futuros contratistas, de manera oportuna y previa a laadjudicación y expedición del registro presupuestal o compromisopresupuestal, evitándose contratiempos en la contratación o posiblessituaciones que pongan en riesgo el proceso contractual, ocasionado por la noaplicación del debido proceso en materia de inhabilidades e incompatibilidades.

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CAPITULO IXADMINISTRACiÓN Y GESTiÓN DE DOCUMENTOS

8.2. En caso de Conflictos de intereses

El servidor público que conozca de un asunto, en quien concurra alguna de lascausales establecidas en la Constitución o en la Ley, deberá declararseimpedido, tan pronto que tenga conocimiento, de manera escrita en la queexprese las razones, señale la causal y si fuese posible, aporte las pruebaspertinentes.

Dicho servidor impedido debe remitir dentro de los tres (3) días siguientes a suconocimiento la actuación con un escrito a su superior jerárquico y si no lotuviese al Gerente del hospital. A falta de los anteriores al Procurador Regional.

El superior jerárquico o el Gerente, remitirán en el término de la distancia lasdiligencias a la oficina de la Asesoría Jurídica para el respectivo estudio.

Dentro de los diez (10) días siguientes al recibo, el superior procederá adecidir. Si acepta indicará a quien corresponde el conocimiento de lasdiligencias y ordenará la entrega del expediente.

En esta materia toda la gestión contractual deberá estar sujeta a lo establecidoen la Gestión documental del hospital, es decir, los procesos y procedimientosdeben ajustarse de acuerdo a los lineamientos del área de Calidad, por tantotoda la información deberá someterse a la custodia, conservación y consulta dedocumentos.

En el caso de la publicación de los procesos, procedimientos, formatos einstructivos contractuales que se publiquen en la Intranet de la entidad, losservidores públicos relacionados con la contratación deben seguir lasdirectrices que se impartan desde área de calidad.

Todos los documentos que se generen desde la etapa inicial de la contratación, ~desde que surge la necesidad del bien, servicio u obra a contratar ha~ta el final, ~~R9P~m

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V

Una vez legalizado el contrato y designado el interventor o supervisor delmismo, será responsabilidad de este mantener actualizado el expediente(contrato) con cada uno de los documentos que se originen durante laejecución del mismo.

La publicación de los contratos la realizará el servidor público a quien se leasignó el rol.

CAPITULO XIPRACTICAS ANTICORRUPCIÓN

deberán ser conservados durante todo el tiempo de duración del contrato enmedio físico en la dependencia que origino la respectiva contratación y luegouna vez terminado el tiempo del contrato, se deberá entregar a la oficina deAsesoría jurídica, quien aplicara las normas establecidas en materia deretención documental, para luego ser sometidos al tiempo de custodiaestablecido en la normativa vigente en materia de Gestión documental (Tablasde retención).

CAPITULO XADMINISTRACiÓN DE LAS CONTROVERSIAS Y SOLUCiÓN DE

CONFLICTOS

En caso de no poderse mediante este se acudirá a las formas de resolución deconflictos establecidas en la normativa vigente.

En este caso éstas se solucionaran de acuerdo a lo definido en el Estatuto deContratación de la ESE.

Como acciones para prevenir la corrupción y controlar la efectividad laefectividad en la actuación contractual, el hospital cuenta con las siguientesacciones;

El Hospital cuenta con un código de ética.

Mediante el sistema de aseguramiento de la calidad, que busca establecer ynormalizar todos los procesos y procedimientos se tienen definidos todos aaquellos que tienen que ver con la actuación contractual.

Se realiza la supervisión y seguimiento a los contratos de manera permanentey se ejercen acciones inmediatas cuando se observa alguna situación quepueda afectar el cumplimiento del objeto contractual. ~. ~,

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Se realiza la rendición de cuentas a la comunidad, de conformidad a loestablecido en la normativa vigente.

CAPITULO XIINORMAS SOBRE CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO

ESTÁNDAR

CAPITULO XIIIUTILlZACION DE HERRAMIENTAS ELECTRONICAS PARA LA GESTIÓN

CONTRACTUAL

Dentro de los procesos se tienen establecidos unos riesgos con su respectivaneutralización, y se tienen establecidos mecanismos de control.

En cumplimiento a lo establecido en el modelo Estándar de control Interno, elcual busca ejercer control a los procesos. En este sentido la contratacióncuenta con un comité de compras (contratación), los manuales, procesos yprocedimientos que definen los requisitos mínimos, tiempos, responsables, aligual que las normas que rigen el proceso contractual de la institución.

Es necesario y en cumplimiento a la normativa vigente el que se publiquen loscontrataos en el Sistema electrónico de contratación Pública (SECOP) y que asu vez se publiquen en la página web de la institución,

El hospital dentro de las herramientas electrónicas cuenta con el software depresupuesto público con un link que le permite hacer control y seguimiento a laejecución de los contratos y la página WEB, A través de la cual los usuariospodrán ingresar a consultar a través del link de convenios y contratos y en ellink de jurídica, todo lo referente en materia de contratación del hospital, cuyadirección electrónica es www,eserionegro,gov,co

La gestión contractual del hospital se encuentra ligada a la gestión de garantíade la calidad, en todo lo referente a sus procesos, procedimientos e instructivospropios de la actividad contractual.

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A nivel intrahospitalario se cuenta con la intranet, en la cual los funcionarios ~'., ;T""

podrán acceder a consultar todo lo relacionado a la contratación del hospital a Ck'través del link de gerencia,

Ambos medios son amigables y le permiten tanto al usuario interno como w:externo acceder a la información en materia de contratación. Por último medioe, ~~~~~m

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el correo electrónico institucional a través del cual se le podrá informar a losusuarios y posibles oferentes a cerca de la contratación cuando se requiera.

CAPITULO XIVMECANISMOS DE PARTICIPACiÓN CIUDADANA

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CAPITULO XVGLOSARIO

En caso de conocerse casos de corrupción relacionados con el proceso decontratación, cualquier ciudadano podrá reportar el hecho al Programa deModernización, Eficiencia, Transparencia y lucha Contra de Corrupción o a lasentidades de control. Igualmente las veedurías ciudadanas podrán desarrollarsus actividades de control precontractual, contractual y post contractual, deconformidad con las facultades otorgadas por el artículo 66 de la Ley 80 de1993.

Artículo 33 Control Social, Estatuto de contratación. "El control Social a lacontratación del Hospital San Juan de Dios ESE Rionegro se ejercerá por laveedurías ciudadanas en los términos establecidos en el artículo 4° de la Ley850 de 2003".

Participación comunitaria y control social. El hospital ha dispuesto para elservicio de la comunidad la página WEB, para lo cual podrá acceder para tenerconocimiento frente a la contratación, con el fin de propiciar la participacióncomunitaria y control social.

De conformidad con lo señalado en el Decreto 1082 de 2015, debe tenersepresente que los términos no definidos en el Decreto en mención y utilizadosfrecuentemente en el mismo deben entenderse de acuerdo con su significadonatural y obvio. Para la interpretación del Decreto 1082 de 2015, lasexpresiones allí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con elsignificado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizadosen singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual sonutilizados.

Acuerdos Comerciales: Son tratados internacionales vigentes celebrados por elEstado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia decompras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de tratonacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) losproveedores colombianos.

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Acuerdo Marco de Precios: Es el contrato celebrado entre uno o másproveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para laprovisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de CaracterísticasTécnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.Adendas: Es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica lospliegos de condiciones.

Bienes Nacionales: Son los bienes definidos como nacionales en el Registro deProductores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: Son los bienes yservicios de común utilización con especificaciones técnicas, patrones dedesempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden seragrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a losque se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional: son los adquiridospara ese propósito por el Departamento Administrativo de la Presidencia de laRepública, las entidades del Sector Defensa, la Dirección Nacional deInteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad de ServiciosPenitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, laRegistraduría Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicaturaen las categorías previstas en el Decreto 1082 de 2015.

Capacidad Residual o K de Contratación: Es la aptitud de un oferente paracumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin quesus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con elcontrato que está en proceso de selección.

Catálogo para Acuerdos Marco de Precios: Es la ficha que contiene: (a) la listade bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que estánamparadas por un Acuerdo Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistasque son parte del Acuerdo Marco de Precios. Clasificador de Bienes yServicios: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas paraestandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Colombia Compra Eficiente: Es la Agencia Nacional de Contratación Públicacreada por medio del Decreto-ley número 4170 de 2011.

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Lance: Es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco deuna subasta. Margen Mínimo: Es el valor mínimo en el cual el oferente en unasubasta inversa debe reducir el valor del Lance o en una subasta deenajenación debe incrementar el valor del Lance, el cual puede ser expresadoen dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta Mipyme: Es lamicro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigenteaplicable. Período Contractual: Es cada una de las fracciones temporales enlas que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas porla Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Documentos del Proceso son: (A) los estudios y documentos previos; (b) elaviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) lasAdendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquierotro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso deContratación. Entidad Estatal: Es cada una de las entidades: (a) a las que serefiere el artículo 2° de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos10, 14 Y24 de la Ley 1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposiciónde la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normasque las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Etapas del Contrato: Son las fases en las que se divide la ejecución delcontrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas lascuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar lasgarantías del contrato. Grandes Superficies: Son los establecimientos decomercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen lascondiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria yComercio.

Plan Anual de Adquisiciones: Es el plan general de compras al que se refiere elartículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la LeyAnual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que lasEntidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos delpresente decreto.

Proceso de Contratación: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia,adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento delas garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones dedisposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o elvencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde. Riesgo: Es un evento que ~o.~puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los L02Jobjetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato. . .•._ PF~~~~~".. ~. ----"./t.' .. r"O'~Ur"':~

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RUP: es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio yen el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación d~benestar inscritos.

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Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de laejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos deperfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formalde actividades.

Servicios Nacionales: En los servicIos prestados por personas naturalescolombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas deconformidad con la legislación colombiana.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que serefiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. Smmlv: es el salario mínimomensual legal vigente.

Adicional a los conceptos definidos en el Decreto 1082 de 2015, a continuaciónse definen otros que son de frecuente utilización en el presente manual odentro de los procesos de contratación

Acta de liquidación: Es el documento suscrito por quienes suscribieron elcontrato, el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista, en el que serefleja el balance de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentasentre las partes.

Adición: Modificación contractual que obedece al cambio en las condicionesestipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indicala definición gramatical del término, es figurativamente inyectar más dinero alcontrato inicialmente pactado en aras a garantizar la existencia de recursossuficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración - laadición no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresadoen SMMLV.

Adjudicación: acto administrativo motivado, en el cual se determina elproponente adjudicatario de un proceso de selección.

Adjudicatario(a): Proponente ganador o mejor calificado dentro del proceso deselección, por haber presentado una propuesta que cumple con lo requerido en W"'I.el pliego de condiciones y se considera en relación con las demás, la propuesta ""O'\~/i

más favorable para la entidad. ~. '\ - ~~R~~E;m

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A l. .. H f' t" I t' ... NJI890t907.254-7mp laclon: ace re erencla a una ex enslon en e lempo que InlClalmen e sehabía acordado para la ejecución del contrato. Esta categoría de modificacióncontractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificacionestécnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactadoy tampoco implica adición de recursos.

Asignación del riesgo: Es el señalamiento que se hace de la parte contractualque deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstanciatipificada como riesgo previsible, asumiendo su costo.

Audiencia Pública: Sesión pública dedicada a debates, presentación dealegatos, así como a pronunciamiento de decisiones.

Caducidad: cláusula excepcional que se aplica como sanción porincumplimiento al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa laejecución del contrato y se evidencie que puede conducir a la paralización. Sedeclara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se darápor terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en el que seencuentre.

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Calificación: Acto mediante el cual, evalúa y asigna los puntajes a las diferentespropuestas presentadas dentro de un proceso contractual.

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CDP: Es el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuya función o propósitoes el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contratoorientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cualdicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo.

Cláusulas Excepcionales: Se les conoce como estipulaciones contractualesque tienen por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativasparticulares, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entreparticulares. Las clausulas excepcionales se entienden pactadas aun cuandono se consignan expresamente en el contrato Artículos 14 y siguientes de la ley80 de 1993.

Cesión: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan deun contrato, en un tercero, la cual sólo procederá previa aprobación escrita porparte del hospital.

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síemyre .Por fa ')lídOvComité de compras: Se constituye como una instancia asesora y de ~I?CS¥&.cf6l~54-7actividad contractual, para lo el cumplimiento de su función, se revisara sucreación y reglamentación mediante el respectivo Acto Administrativo.

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Consorcio: Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan unamisma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato,respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligacionesderivadas de la propuesta y del contrato.

Contratista: Persona(s) natural o jurídica que se obliga (n) a cumplir unadeterminada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, acambio de una contraprestación.

Concurso de Méritos: El concurso de méritos es el procedimiento aplicable parala selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993,Artículo 32, numeral 2.

Contrato: Acuerdo de voluntades celebrado por escrito entre el Hospital y unapersona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos yobligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes contratantes.

Contrato de obra: Son contratos de obra los que celebren las entidadesestatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para larealización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles,cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicioslos que celebren las entidades estatales para desarrollar actividadesrelacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad

Declaración Desierta de un Proceso de Selección: Circunstancia que resulta dela no adjudicación del contrato ya sea porque ninguno de los proponentescumplió con los factores de escogencia y condiciones técnicas mínimasexigidas en el pliego de condiciones o porque no se presentaron proponentesal proceso. Dicha declaración solo procede por motivos o causas que impidanla escogencia objetiva. Se declara por acto administrativo que exprese clara ydetalladamente las razones o motivos.

Delegación: Figura Jurídica mediante la cual se transfiere a un colaboradorsuyo, del nivel directivo, asesor, ejecutivo o equivalente, la competencia quetiene para un determinado asunto.

Días corrientes o calendario: Es cualquier día del calendario,cuenta si se trata o no de un día hábil.

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Días hábiles: Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cadasemana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriadosdeterminados en la Ley.

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Ejecución: Es la etapa del desarrollo del contrato la cual inicia una vez sesuscribe el acta de inicio.

Garantía: Documento que se exige al oferente o contratista para avalar elcumplimiento de las obligaciones que éste adquiere dentro del procesocontractual.

Estudios y documentos previos: Los Estudios y documentos previos son elsoporte para elaborar el proyecto de pliegos, los Pliegos de Condiciones, y elContrato. Deben permanecer a disposición del público durante todo eldesarrollo del Proceso de Contratación y contener los elementos requeridos porel Decreto 1082 de 2015, además de los indicados para cada modalidad deselección.

Estimación del riesgo: Es la valoración de la probabilidad de ocurrencia y elnivel de impacto del riesgo que ha sido tipificado, en términos monetarios oporcentuales respecto del valor del contrato.

Informe de Evaluación: Documento en el que se consigna el resultado de lacomparación de las propuestas recibidas con ocasión de los procesos deselección adelantados por el hospital.

Informe del Interventor o del Supervisor: Documento a través del cual elinterventor o el supervisor del contrato da cuenta al contratante sobre lassituaciones que se presenten durante la ejecución del contrato.

Lances válidos: Propuestas de precio que superan el margen mínimo dediferencia.

Interventor: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordinala ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a cabalidad o porel contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que seanpertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.

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síemyre Por (a vU£<:tLicitación Pública: La regla general para la escogencia de contrat~~~9&~oj~54_7Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre lasexcepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.

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Oferentes: Personas naturales o jurídicas que participan en las diferentesmodalidades de selección.

Notificación: Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a losinteresados en la decisión.

PAC: Es el plan anualizado de caja; es decir es la planeación de los flujos defondos a través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplirunos compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo determinadaactividad.

Liquidación: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido elcontrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron lasobligaciones de él, derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no enpaz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.

Otrosí: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteraciónsustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempode ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.

Plan anual de adquisiciones: Es el plan general de compras al que se refiere elartículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la LeyAnual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que lasEntidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos delpresente decreto.

Plazo del proceso contractual: Es el período comprendido entre la fecha deapertura y la fecha y hora de cierre y apertura de propuestas de un procesocontractual.

Pago anticipado: Es un pago parcial del valor contratado y son propiedad delcontratista, razón por la cual éste dispone totalmente de la administración ymanejo de los mismos.

Plazo: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites seannecesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya noserá posible.

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Plazo de ejecución: Es el período dentro del cual seobligaciones pactadas por las partes en el contrato.

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Propuesta rechazada: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente queincurra en alguna de las causales de rechazo establecidas en el Pliego deCondiciones.

Proponente Habilitado: Es aquel que cumple con los requisitos legales,técnicos y financieros señalados en el Pliego de Condiciones o invitaciónpública.

Pliego de Condiciones: Acto administrativo de carácter general mediante el cualen forma previa y unilateral, establece las reglas claras y objetivas paradeterminar la necesidad de servicio que se pretende satisfacer, en ejercicio deuna planeación debida.

Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por unproponente dentro de un proceso de selección.

Resolución de adjudicación: Acto administrativo por medio del cual se adjudicaun contrato a una persona determinada.

Prórroga: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previstoen el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplirlos mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.

Resolución de apertura: Es un acto administrativo de trámite que señala eltérmino del proceso de selección del contratista.

Rubro o posición presupuestal: Es aquella parte del presupuesto a la cualafecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.

Riesgo previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por lanaturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia,esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, asícomo su tipificación.

Urgencia Manifiesta: Es la situación extraordinaria que se genera cuando lacontinuidad de la operación exige el suministro de bienes, la prestación deservicios o la ejecución de obras en forma inmediata, o cuando se presentensituaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se

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síemyre ..Por. Ifl ííÍ£l,precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre. Se declarar medlante-- 'V

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Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas de conformidadcon la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria,precontractual y contractual del proceso de contratación.

~LUIS MARíA OTALVÁRO SÁNCHEZGerente

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