1

สารบัญคูมือการใชงานโปรแกรม REALMAN SALES V.1.7

โปรแกรม REALMAN SALES, The Real Estate Manager ...................................4

วิธีการเขาสูโปรแกรม ...................................................................................................................................4 เปลี่ยนรหัสผาน ..........................................................................................................................................5

1. ขอมูลสินคา .............................................................................................................................9 1.1 เพิ่ม...........................................................................................................................................10 1.2 แกไข.........................................................................................................................................11 1.3 ลบ............................................................................................................................................12 1.4 ลบออกจากระบบ ..........................................................................................................................12 1.5 รายงาน ......................................................................................................................................13 1.6 ปด ...........................................................................................................................................18

2. ขอมูลลูกคา ............................................................................................................................18 2.1 คนหา ........................................................................................................................................19 2.2 เพิ่ม...........................................................................................................................................19 2.3 แกไข.........................................................................................................................................29 2.4 ลบ............................................................................................................................................30 2.5 ลบออกจากระบบ ..........................................................................................................................30 2.6 รายงาน ......................................................................................................................................31 2.7 ปด ...........................................................................................................................................35

3. ขอมูลท่ัวไป ...........................................................................................................................36

4. ตนแบบสัญญา .........................................................................................................................43 4.1 การแกไขถอยคําในขอสัญญา .............................................................................................................43

5. ขอมูลพนักงาน ........................................................................................................................45 5.1 คนหา ........................................................................................................................................46 5.2 เพิ่ม...........................................................................................................................................46 5.3 แกไข.........................................................................................................................................47 5.4 ลบ............................................................................................................................................48

2

5.5 ลบออกจากระบบ ..........................................................................................................................48 5.6 รายงาน ......................................................................................................................................49 5.7 ปด ...........................................................................................................................................53

6. จอง......................................................................................................................................54 6.1 คนหา ........................................................................................................................................55 6.2 ดูรายละเอียด ................................................................................................................................55 6.3 เพิ่ม...........................................................................................................................................57

ผูใชสามารถระบุจํานวนแบงออกเปน 2 งวดได (กรณีท่ีเงินจองมีมูลคาสูง หรือ ลูกคาตองการแบงชําระมากกวา 1 งวด)............58 6.4 แกไข.........................................................................................................................................61 6.5 ลบออกจากระบบ ..........................................................................................................................62 6.6 ยกเลิกการจอง ..............................................................................................................................63 6.7 ปด ...........................................................................................................................................65

7. ขอมูลใบสัญญา ........................................................................................................................66 7.1 คนหา ........................................................................................................................................67 7.2 ดูรายละเอียด ................................................................................................................................67 7.3 เพิ่ม...........................................................................................................................................70 7.4 แกไข.........................................................................................................................................81 7.5 ยกเลิกสัญญา................................................................................................................................86 7.6 รายงาน ......................................................................................................................................88 7.7 ปด ...........................................................................................................................................94

7.8 สัญญาฉบับจริงและสัญญาฉบับสรรพากร ....................................95

8 ขอมูลใบเสร็จ..........................................................................................................................96 8.1 คนหา ........................................................................................................................................97 8.2 ดูรายละเอียด ................................................................................................................................97 8.3 เพิ่ม...........................................................................................................................................99 8.4 ยกเลิก...................................................................................................................................... 102 8.5 ลบออกจากระบบ ........................................................................................................................ 103 8.6 รายงาน .................................................................................................................................... 103

8.7 ใบเสร็จรับเงินฉบับสรรพากร ...................................................... 105 8.8 ปดหนาจอ................................................................................................................................. 106

9. ระบบเตือน............................................................................................................................... 107

3

9.1 เตือนเพื่อ ติดตามการจายเงิน คางวด ................................................................................................... 108 9.2 เตือนเพื่อ ติดตามการจายเงิน คาโอน................................................................................................... 108 9.3 เตือนเพื่อ ติดตามการจายเงิน คาทําสัญญา............................................................................................. 109 9.4 การเตือนนัดทําสัญญาซื้อขาย ........................................................................................................... 109 9.5 การเตือนอื่นๆ............................................................................................................................. 110 9.6 การเตือนวันเกิด .......................................................................................................................... 111 ตัวอยางและคําอธิบายวิธีการใชงานในเมน ูAlert .............................................................................................. 111

10 รายงาน........................................................................................................................... 120

11 ความถูกตองของขอมูล ....................................................................................... 124 11.1 ตรวจสอบความถูกตองของขอมูล ...................................................................................................... 124

12 ใบเสนอราคา.................................................................................................... 127 12.1 ดูรายละเอียด .............................................................................................................................. 128 12.2 เพิ่ม......................................................................................................................................... 128 12.3 แกไข....................................................................................................................................... 132 12.4 ลบ.......................................................................................................................................... 133 12.5 ลบออกจากระบบ ........................................................................................................................ 133 12.6 ปด ......................................................................................................................................... 133

13 ปายผนึก........................................................................................................... 134 13.1 สรางปายผนึก............................................................................................................................. 134 13.2 รายละเอียด................................................................................................................................ 135 13.3 ลบ.......................................................................................................................................... 137 13.4 เลือก ....................................................................................................................................... 137

14 จบโปรแกรม.................................................................................................................................. 137 ภาคผนวก................................................................................................................................................. 138

ตัวอยางรายงาน ...................................................................................................................................... 138

4

โปรแกรม REALMAN SALES, The Real Estate Manager โปรแกรม REALMAN SALES V.1.7, The Real Estate Manager เปนโปรแกรมท่ีใชในการจัดการขอมูลของบริษัทดานอสังหาริมทรัพยโดยรวบรวมขอมูลตางๆท่ีเกี่ยวของไดแก ขอมูลสินคา ขอมูลลูกคา ขอมูลดานการขาย รวมท้ังเปนผูชวยในการทํางานดานเอกสาร สัญญา ใบเสร็จ รวมถึงระบบชวยเตือนและติดตามการชําระเงินของลูกคา เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการทํางาน คนหาขอมูล และการจัดการตาง ๆ

รูป : หนาจอเขาโปรแกรม

วิธีการเขาสูโปรแกรม โดยกรอกช่ือผูใชและรหัสผานเพื่อเขาสูระบบ ดังรูป

รูป : การเขาสูระบบ

5

ตัวเลือก คําอธิบาย 1

ผูใชทําการกรอกรหัสพนักงานและรหัสผานแลวคลิกเพื่อเขาสูระบบ

2

เพื่อทําการเปลี่ยนรหัสผาน(ดูรายละเอียดจากหัวขอ “เปลี่ยนรหัสผาน”)

3

คลิกเพื่อออกจากโปรแกรม

หมายเหตุ เม่ือทานติดต้ังระบบเรียบรอยแลวเขาระบบเปนครั้งแรก ระบบจะมี Username: administrator และ Password : admin ใหใชเพื่อเขาระบบ ทานสามารถแกไข Password ดังกลาวไดดวยตนเอง User administrator นี้เปน User เฉพาะท่ีไมสามารถลบออกจากระบบได เอาไวสําหรับเริ่มตนระบบ และสราง User ทานอื่น ๆ

เปลี่ยนรหัสผาน ดังรูป ผูใชทําการกรอกรหัสพนักงาน,รหัสผานเดิม รวมท้ังรหัสผานใหมท่ีตองการ และกรอกทวนรหัสผานใหมอีกครั้งเพื่อตรวจสอบความถูกตอง แลวคลิกปุม “ตกลง” เพื่อทําการเปลี่ยนรหัสผาน หรือคลิกปุม “ยกเลิก” เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนรหัสผานดังภาพ Tips : เม่ือทําการเปลี่ยนรหัสผานแลว ระบบจะใชรหัสใหมท่ีเปลี่ยนแลวทันที

รูป : การเปลี่ยนรหัสผาน

6

เมนูหลัก เม่ือเขาสูระบบไดแลวจะปรากฏหนาจอเมนูหลักดังรูป (หากปรากฏหนา Alert ใหกด “ปด” เพื่อเขามาเมนูหลัก แตหากไมสามารถปดหนา Alert ได กรุณาดูคูมือในสวน “ระบบเตือน”)

รูป : เมนูหลัก

จะประกอบไปดวยเมนูสําหรับผูใชดังนี้

ตัวเลือก คําอธิบาย 1

สําหรับ เพิ่ม แกไข หรือลบขอมูลสินคา (เชน บาน หองแถว ท่ีดิน ท่ีตองการขาย) โดยในขอมูลจะแสดงรายละเอียดท่ีมีความสําคัญสําหรับการใชงานเชน หมายเลขแปลง แบบอาคาร เนื้อท่ี ราคา รวมท้ังสั่งพิมพรายงานสรุปรายการสินคาท้ังหมดได (ดูวิธีการใชงานโดยละเอียดไดในหัวขอ “ขอมูลสินคา”)

7

2

สําหรับ เพิ่ม แกไข หรือลบขอมูลลูกคาท่ีมี ณ ปจจุบัน ซึ่งจะแสดงรายละเอียดท่ีมีความสําคัญสําหรับการใชงานเชน ช่ือ ท่ีอยู เบอรโทรศัพทติดตอรวมท้ังสั่งพิมพรายงานสรุปรายละเอียดลูกคาท้ังหมดได (ดูวิธีการใชงานโดยละเอียดไดในหัวขอ “ขอมูลลูกคา”) รวบไปถึงขอมูลทางสถิติก็สามารถพิมพไดท่ีเมนูนี้

3

สําหรับแกไขคาสําคัญ สําหรับการใชงานในโปรแกรม เชน ขอความท่ีตองการใหเตือนผูใชงาน(Alert), ระยะเวลาในการจองลวงหนา เปนตน ซึ่งสามารถแกไขเปลี่ยนแปลงได (ตามสิทธิการใชงานของผูใชแตละคน) (ดูวิธีการใชงานโดยละเอียดไดในหัวขอ “ขอมูลท่ัวไป”)

4

ตนแบบสัญญา ประกอบไปดวยขอความหลักท่ีจะเปนตนแบบของสัญญาซื้อขาย ซึ่งขอสัญญาเหลานี้สามารถแกไข เพิ่มเติมได ตามสิทธิการใชงานของผูใชแตละคน (ดูวิธีการใชงานโดยละเอียดไดในหัวขอ “ขอมูลใบสัญญา”)

5

สําหรับเพิ่ม แกไข ลบขอมูลพนักงานผูใชโปรแกรม (Username) ประกอบดวยรายละเอียดท่ีมีความสําคัญสําหรับการใชงาน เชน รหัสพนักงาน รหัสผาน ช่ือ ตําแหนง สวนลด รวมถึงขอบเขตการใชงานของผูใชแตละคนวาสามารถทําธุระกรรมและมีสิทธิใดบางในโปรแกรมนี้ (ดูวิธีการใชงานโดยละเอียดไดในหัวขอ “ขอมูลพนักงาน”)

6

สําหรับทําสัญญาการจองบานโดยผูใชทําการกรอกขอมูลท่ีจําเปนลงไป รวมท้ังสามารถคนหา และตรวจสอบสถานะ การจอง แกไขขอมูลการจอง หรือยกเลิกการจองได โดยในขอมูลแตละแถวจะแสดงรายละเอียดหมายเลขแปลง วันท่ีจอง ช่ือผูจอง ราคาบานและเงินจอง (ดูวิธกีารใชงานโดยละเอียดไดในหัวขอ “จอง”)

7

สําหรับทําสัญญาซื้อขาย โดยผูใชทําการกรอกขอมูลท่ีจําเปนลงไป รวมท้ังสามารถคนหา และตรวจสอบสถานะ การซื้อขาย หมายเลขสัญญา แกไขขอมูลการซื้อขาย หรือยกเลิกการซื้อขายได (ดูวิธีการใชงานโดยละเอียดไดในหัวขอ “ขอมูลใบสัญญา”)

8

สําหรับออกใบเสร็จรับเงินทุกชนิด ไมวาจะเปน เงินจอง เงินทําสัญญา คางวดหรือคาโอน โดยผูใชทําการกรอกขอมูลท่ีจําเปนลงไป รวมท้ังสามารถคนหา ตรวจสอบ แกไข หรือยกเลิกใบเสร็จรับเงินท่ีไดออกไปแลว (ดูวิธีการใชงานโดยละเอียดไดในหัวขอ “ขอมูลใบเสร็จ”)

9

ระบบเตือน สําหรับผูใชเพื่อทําการเตือนใหติดตามสถานะ การชําระเงินของลูกคาตามระยะเวลาท่ีกําหนด ไดแกคางวด คาโอน รวมท้ังขอความเตือนความจําประจําสัปดาหและประจําเดือน (ดูวิธีการใชงานโดยละเอียดไดในหัวขอ “ระบบเตือน”)

10

เปนรายการสรุปหัวขอรายงานขอมูลท้ังหมดในโปรแกรมโดยแยกตามประเภทของการทํางาน ซึ่งผูใชสามารถเปด เพื่อตรวจสอบและสั่งพิมพรายการท้ังหมดท่ีขางตนไดโดยท่ีไมตองเขารายการหลักตามปกติ(เปนทางลัดสําหรับดูรายงานตางๆ เชน รายการขอมูลสินคา, รายงานประวัติการซื้อขาย เปนตน)

8

11 เปนสวนสําหรับตรวจสอบความถูกตองของขอมูลและปรับปรุงความถูกตองของขอมูล โดยสามารถตรวจสอบไดวา ขอมูลของโปรแกรมไดถูกมีการแกไขหรือไม และเม่ือถูกแกไขแลวจะปรับปรุงขอมูลนั้นหรือไม

12 เปนสวนสําหรับทําใบเสนอราคาใหกับลูกคาซึ่งสามารถออกใบเสนอราคาตามจํานวนบานท่ีมีอยูในโครงการ ถาบานหลังไหนไดมีการทําสัญญาแลวก็จะไมสามารถออกใบเสนอราคาไดอีก และขอมูลสามารถสั่งพิมพเปนเสนอราคาใหกับลูกคาไดทันที

13 สวนนี้ใชสําหรับการออกปายผนึกตาง ๆ เชน ซองจดหมาย เปนตน ซึ่งสามารถกําหนดคาและรูปแบบไดตามตองการและสามารถสั่งพิมพไดท่ีขอมูลของลูกคา

14

คลิกเพื่อจบโปรแกรม

9

1. ขอมูลสินคา จากหนาเมนูหลักเม่ือทําการคลิก “ขอมูลสินคา” แลวจะพบหนาจอดังรูป 1A

รูปท่ี 1A

ผูใชสามารถ เพิ่ม แกไขหรือลบขอมูลสินคา รวมท้ังสั่งพิมพรายงานสรุปรายการสินคาท้ังหมดได จากรูปจะเห็นวาในแตละแถวจะเปน ขอมูลบานในแตละแปลง ซึ่งจะประกอบไปดวย เลขท่ีสัญญา วันท่ีทําสัญญา แบบอาคาร จํานวน เนื้อท่ี ราคาโดยขอมูลเหลานี้จะถูกกรอกโดยผูใช ลงไปในฐานขอมูล และสามารถทําการแกไขเปลี่ยนแปลงได โดยมีรายละเอียดการใชงานดังตารางดานลาง

ตัวเลือก คําอธิบาย 1.1

เพื่อเพิ่มขอมูลสินคาใหมลงในฐานขอมูล

1.2

สําหรับแกไข เปลี่ยนแปลงขอมูลสินคาซึ่งเดิมมีอยูแลวในฐานขอมูล

1.3

สําหรับลบขอมูลบานซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล (เปลี่ยนสถานะเปนใชงานไมได)

1.4

สําหรับกูคืนขอมูลท่ีถูกลบไปแลวใหกลับมาใชงานได (เปลี่ยนสถานะใหใชไดเหมือนเดิม)

1.5

เพื่อท่ีจะลบขอมูลสินคาออกจากระบบโดยสมบูรณ

10

1.6

เพื่อพิมพรายละเอียดขอมูลสินคาท่ีมีอยูท้ังหมด

1.7

ปดหนาจอ “ขอมูลสินคา” เพื่อกลับสูเมนูหลัก

1.1 เพ่ิม โดยผูใชทําการกรอกขอมูลในขอมูลจะแสดงรายละเอียดท่ีมีความสําคัญสําหรับการใชงานดังรูป 1B

รูปท่ี 1B

แลวคลิก ”ตกลง” เพื่อทําการเพิ่มขอมูลสินคาลงในฐานขอมูล โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการเพิ่มขอมูลจากโปรแกรมดังรูปท่ี 1C คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการเพิ่มขอมูล หรือ “ No ” ถาตองการยกเลิกการเพิ่มขอมูลสินคา

Tips : ขอมูลท่ีคลาย ๆ กัน สามารถกดปุม โหลดขอมูล เพื่อทําการคัดลอกขอมูลเดิมท่ีมีอยูในระบบ นําใหเปนขอมูลแปลงบานใหมได

11

รูปท่ี 1C

1.2 แกไข สําหรับแกไข เปลี่ยนแปลงขอมูลสินคาซึ่งเดิมมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกขอมูลบานท่ีตองการแกไขจากหนาจอ “ขอมูลสินคา” แลวคลิกปุม “แกไข” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลท่ีเลือกดังกลาว แสดงดังรูปท่ี 1D

รูปท่ี 1D

ผูใชจึงทําการแกไขขอมูล แลวคลิก “ตกลง” เพื่อทําการแกไขขอมูลสินคาลงในฐานขอมูล โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการแกไขขอมูลจากโปรแกรมดังรูปท่ี 1E คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการแกไขขอมูล หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการแกไขขอมูลสินคา

12

รูปท่ี 1E

1.3 ลบ สําหรับลบขอมูลสินคาซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกขอมูลสินคาท่ีตองการแกไขจากหนาจอ “ขอมูลสินคา” แลวคลิกปุม “ลบ” โปรแกรมจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการลบขอมูลดังรูป 1F

รูปท่ี 1F

คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการลบขอมูล หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการลบขอมูลสินคา โดยเม่ือยืนยันการลบขอมูลแลวหนาจอจะกลับสูหนาจอ “ขอมูลสินคา” โดยท่ีขอมูลสินคาท่ีไดทําการลบออกไปจะไมแสดงใหผูใชงานเห็นแลว

1.4 ลบออกจากระบบ ผูใชสามารถท่ีจะดูรายการสินคาท้ังหมดท่ีไดถูก “ลบ” ไปแลวจากหนาจอ “ขอมูลสินคา” ไดโดยทําการคลิกท่ีมุมขวาบนของหนาจอดังภาพ

โดยหนาจอจะแสดงขอมูลท่ีถูก “ลบ” โดยจะแสดงในพื้นท่ีดานลางของแถวขอมูลและถูก Highlight ดวยสีเทาดังรูปท่ี 1G

13

รูปท่ี 1G

รายการท่ีถูก “ลบ” ดังกลาว ถาผูใชตองการท่ีจะกูคืนก็สามารถคลิก “ กูคืน” ไดจากหนาจอ ในขณะเดียวกันเพื่อท่ีจะลบขอมูลออกจากระบบโดยสมบูรณ (ไมสามารถกูคืนไดอีก) ใหคลิก “ลบออกจากระบบ” โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการลบขอมูลออกจากระบบดังรูปท่ี 1H คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการลบขอมูลออกจากระบบหรือ “No” ถาตองการยกเลิกการลบขอมูลออกจากระบบ ท้ังนี้หากขอมูลนี้ไดเคยถูกใชมากอนเชน เคยมีสัญญาท่ีใชสินคานี ้ หรือ ใบเสร็จรับเงินท่ีใชขอมูลสินคานี้ การลบออกจากระบบ จะไมสามารถปฏิบัติได (ระบบจะแจงใหวาไมสามารถลบขอมูลนี้ได)

รูปท่ี 1H

1.5 รายงาน 1.5.1 รายงานสรุปยอดรายรับ เพื่อตรวจสอบสถานะ ณ ปจจุบันของสินคาโดยจะทําใหผูใชทราบวารายการสินคาเหลานี้

สามารถขายไดกี่หลัง จากยอดท้ังหมดเทาไร รวมท้ังยอดเงินตางๆ ในชวงวันท่ีเลือก เชน ยอดขายรวม ยอดเงินดาวน ยอดเงินคงเหลือ วิธีการออกรายงานทําไดโดยเลือกรายการสินคาท่ีตองการ (ถาไมเลือก โปรแกรมจะถือวาใหพิมพรายการสินคาท้ังหมดท่ีมีอยูในฐานขอมูล) แลว คลิก “รายงาน” จะปรากฏหนาจอแสดงดังรูปท่ี 1I เพื่อพิมพรายงาน

14

รูปท่ี 1I

โปรแกรมจะแสดงขอความใหผูใชเลือกวาตองการจะพิมพถึงวันท่ีเทาไร ดังรูปท่ี 1J

รูปท่ี 1J

เม่ือเลือกวันท่ีและกด “ปด” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลสินคาตามท่ีผูใชเลือกไว นํามาแสดงผลใน EXCEL ไฟล ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรงดังรูปท่ี 1K (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

15

รูปท่ี 1K

1.5.2 รายงานขอมูลสินคา เปนรายงานท่ีใชเพื่อตรวจสอบขอมูลสินคา ต้ังแตหมายเลขแปลง เลขท่ีสัญญา วันทํา

สัญญา ช่ือผูทําสัญญา แบบอาคาร จํานวน เนื้อท่ี ท่ีต้ัง ราคา เลขท่ีโฉนดท่ีดิน เนื้อท่ีโฉนดและราคาชดเชยตารางวา โดยสามารถพิมพรายงานไดโดยคลิกท่ีปุมรายงานและเลือกรายงานขอมูลสินคา ดังรูปท่ี 1L

รูปท่ี 1L

16

เม่ือกดพิมพ โปรแกรมจะแสดงรายงานขอมูลสินคาออกทางไฟล Word ซึ่งสามารถตรวจสอบทางหนาจอหรือพิมพออกทางเครื่องพิมพ เพื่อนํามาตรวจสอบตอไป ดังรูปท่ี 1M

รูปท่ี 1M

1.5.3 รายงานขอมูลสินคาคงเหลือ เปนรายงานท่ีจะใหทราบถึงสินคาท่ียังไมไดมีการจอง หรือ ทําสัญญา ทําใหผูขายสามารถนําขอมูลไปตัดสินใจในการทํายอดขายตอไป โดยสามารถพิมพรายงานไดโดยคลิกท่ีปุมรายงานและเลือกรายงานขอมูลสินคาคงเหลือ ดังรูปท่ี 1N

รูปท่ี 1N

17

เม่ือกดพิมพ โปรแกรมจะแสดงรายงานขอมูลสินคาออกทางไฟล Word ซึ่งสามารถตรวจสอบทางหนาจอหรือพิมพออกทางเครื่องพิมพ เพื่อนํามาตรวจสอบตอไป ดังรูปท่ี 1O

รูปท่ี 1O

18

1.6 ปด ปดหนาจอ “ขอมูลสินคา” เพื่อกลับสูหนาจอ “เมนูหลัก”

2. ขอมูลลูกคา จากหนาเมนูหลักเม่ือทําการคลิกปุม “ขอมูลลูกคา” แลวจะพบหนาจอดังรูปท่ี 2A

รูปท่ี 2A

สวนขอมูลลูกคานี้ เอาไวสําหรับ เพิ่ม แกไข หรือลบ รวมท้ังคนหาขอมูลลูกคาท่ีมี ณ ปจจุบัน ซึ่งจะแสดงรายละเอียดท่ีมีความสําคัญสําหรับการใชงานเชน ช่ือ ท่ีอยู เบอรโทรศัพทติดตอ รวมท้ังสั่งพิมพรายงานสรุปรายละเอียดลูกคาท้ังหมดได โดยมีรายละเอียดการใชงานเหมือนกันกับเมนู “ขอมูลสินคา” ดังตารางดานลาง

ตัวเลือก คําอธิบาย 2.1

เพื่อคนหาขอมูลลูกคาท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูลโดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป

19

2.2

เพื่อเพิ่มขอมูลลูกคาลงในฐานขอมูล

2.3

สําหรับแกไข เปลี่ยนแปลงขอมูลลูกคาซึ่งเดิมมีอยูแลวในฐานขอมูล

2.4

สําหรับลบขอมูลลูกคาซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล (เปลี่ยนสถานะเปนใชงานไมได)

2.5

สําหรับกูคืนขอมูลท่ีถูกลบไปแลวใหกลับมาใชงานได (เปลี่ยนสถานะใหใชไดเหมือนเดิม)

2.6

เพื่อท่ีจะลบขอมูลลูกคาออกจากระบบโดยสมบูรณ

2.7

เพื่อพิมพรายละเอียดขอมูลลูกคาท่ีมีอยู

2.8

ปดหนาจอ “ขอมูลลูกคา” เพื่อกลับสูเมนูหลัก

2.1 คนหา เพื่อคนหาขอมูลลูกคาท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูล โดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป เชน ช่ือ หรือเบอรโทรศัพท แลวคลิก “คนหา” โปรแกรมจะทําการคนหาจากฐานขอมูลท่ีมีอยูและแสดงผลการคนหาบนหนาจอ และยังสามารถแบงการคนเปน ประเภทของลูกคา รวมถึงแบงตามความรับผิดชอบของพนักงาน ดังรูป

2.2 เพ่ิม สําหรับการเพิ่มขอมูลลูกคาเขาไปใหม เม่ือคลิก”เพิ่ม” จะปรากฏหนาจอดังรูปท่ี 2B

20

รูปท่ี 2B โดยผูใชทําการกรอกขอมูลตางๆ ตามรายละเอียดท่ีปรากฏบนหนาจอ จะพบวาขอมูลท่ีตองกรอกแบงตามหมวดหมูและแบงเปน 3 แฟม โดยมีรายละเอียดตามหนาจอดังนี้ไดแก

2.2.1 ขอมูลทั่วไป โดยผูใชทําการกรอกขอมูลท่ัวไปของลูกคาในขอมูลจะแสดงรายละเอียดท่ีมีความสําคัญสําหรับการใชงานดังรูป 2C

21

รูปท่ี 2C

2.2.2 ขอมูลบัตรประจําตัว โดยผูใชทําการกรอกขอมูลบัตรประจําตัวของลูกคาในขอมูลจะแสดงรายละเอียดท่ีมีความสําคัญสําหรับการใชงานดังรูป 2D

22

รูปท่ี 2D

Tips : หากท่ีอยูในบัตรประชาชนตรงกับท่ีอยูท่ีติดตอได ก็สามารถกดปุม ระบบจะทําการคัดลอกขอมูลท่ีไดกรอกไว มาใสใหโดยอัตโนมัติ

2.2.3 ขอมูลอ่ืนๆ เปนขอมูลอื่นๆของลูกคา เชน จํานวนท่ีเคยชําระคางวดชากวากําหนด หรือสัญญาเลขท่ีของลูกคา ซึ่งจะมีเม่ือ

ลูกคาไดทําสัญญาแลว โดยผูใชสามารถท่ีจะพิมพหมายเหตุเกี่ยวกับลูกคาเพื่อเปนบันทึกชวยจําเอาไวไดดังรูป2E

23

รูปท่ี 2E Tips : ในหนานี้หากลูกคาไดทําสัญญากับโครงการแลว จะปรากฏเลขท่ีสัญญา ใหทราบ และยังสามารถติดตามเครดิตของลูกคาได วามีการคางชําระกับทางโครงการเปนจํานวน(ครั้ง) สวนหมายเหตุ จะเปนหมายเหตุประกอบเกี่ยวกับตัวลูกคาไมไดทําออกรายได

2.2.4 แบบสอบถาม (1/5) แบบสอบถามหนา 1/5 จะเปนแบบสอบถามท่ีผูใชใชกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับท่ีทํางานและเบอรโทรศัพทในท่ีทํางานของลูกคา รวมถึง E-mail Address ของลูกคาดวย ดังรูปท่ี 2F

24

รูปท่ี 2F

2.2.5 แบบสอบถาม (2/8) – (6/8)

แบบสอบถามหนา 2/8 – 6/8 จะเปนหนาท่ีใหผูใชกรอก รายละเอียดเกี่ยวแบบสอบถามท่ีใหลูกคากรอก เกี่ยวกับรายละเอียดตางๆ ท่ีตองการทราบ เพื่อนําไปวิเคราะหและประเมินผลทางดานการตลาดของบริษัทตอไป ดังรูปท่ี 2G – 2K

25

รูปท่ี 2G

26

รูปท่ี 2H

27

รูปท่ี 2I

28

รูปท่ี 2J

29

รูปท่ี 2K

Tips : ขอมูลแบบสอบถามสามารถปรับเปลี่ยนไดตามความเหมาะสมของแตละโครงการ โดยสามารถใสไดสูงสุด 20 หัวขอ และยังสามารถรองรับคําตอบแบบ ปลายปด – เปด ได

2.3 แกไข สําหรับแกไข เปลี่ยนแปลงขอมูลลูกคาซึ่งเดิมมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกขอมูลลูกคาท่ีตองการแกไขจากหนาจอ “ขอมูลลูกคา” แลวคลิกปุม “แกไข” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลท่ีเลือกดังกลาว แสดงดังรูปท่ี 2L

30

รูปท่ี 2L

ผูใชจึงทําการแกไขขอมูล แลวคลิก “ตกลง” เพื่อทําการแกไขขอมูลลูกคาลงในฐานขอมูล โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการแกไขขอมูลจากโปรแกรม คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการแกไขขอมูล หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการแกไขขอมูลลูกคา

2.4 ลบ สําหรับลบขอมูลลูกคาซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกขอมูลลูกคาท่ีตองการแกไขจากหนาจอ “ขอมูลลูกคา” แลวคลิกปุม “ลบ” โปรแกรมจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการลบขอมูล คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการลบขอมูล หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการลบขอมูลลูกคา โดยเม่ือยืนยันการลบขอมูลแลวหนาจอจะกลับสูหนาจอ “ขอมูลลูกคา” โดยท่ีขอมูลลูกคาท่ีไดทําการลบออกไปจะไมแสดงใหผูใชงานเห็นแลว

2.5 ลบออกจากระบบ ผูใชสามารถท่ีจะดูรายการลูกคาท้ังหมดท่ีไดถูก “ลบ”ไปแลวจากหนาจอ “ขอมูลลูกคา”ไดโดยทําการคลิกท่ีมุมขวาบนของหนาจอดังภาพ

โดยหนาจอจะแสดงขอมูลท่ีถูก “ลบ” โดยจะแสดงในพื้นท่ีดานลางของแถวขอมูลและถูกHighlight ดวยสีเทาดังรูปท่ี 2M

31

รูปท่ี 2M

สําหรับรายการท่ีถูก “ลบ” ดังกลาว ถาผูใชตองการท่ีจะกูคืนก็สามารถคลิก “กูคืน” ไดจากหนาจอ ในขณะเดียวกันเพื่อท่ีจะลบขอมูลออกจากระบบโดยสมบูรณก็คลิกท่ีปุม “ลบออกจากระบบ” โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการลบขอมูลจากโปรแกรม คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการลบขอมูลออกจากระบบหรือ “No” ถาตองการยกเลิกการลบขอมูลออกจากระบบ

2.6 รายงาน 2.6.1 รายงานประวัติลูกคา

เพื่อตรวจสอบและพิมพรายการช่ือลูกคาโดยผูใชทําการเลือกรายช่ือลูกคาท่ีตองการจะพิมพ (ถาไมเลือก โปรแกรมจะถือวาใหพิมพขอมูลของลูกคาท้ังหมดท่ีมีอยูในฐานขอมูล) แลวคลิก “รายงาน” เลือกรายงานประวัติลูกคา จะปรากฏหนาจอแสดงดังรูปท่ี 2N เพื่อพิมพรายงาน

32

รูปท่ี 2N

เม่ือกด ”พิมพ” โปรแกรมทําการดึงขอมูลลูกคาตามท่ีผูใชเลือกไวและแสดงผลใน EXCEL ไฟล ดังรูปท่ี 2O ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

รูปท่ี 2O

33

2.6.2 รายงานสถิติขอมูลลูกคา เพื่อพิมพสถิติขอมูลท่ีลูกคากรอกในแบบสอบถามโดยผูใชทําการ คลิก “รายงาน” เลือกรายงานสถิติขอมูลลูกคา จะปรากฏหนาจอแสดงดังรูปท่ี 2P เพื่อพิมพรายงาน

รูปท่ี 2O

เม่ือกด ”พิมพ” โปรแกรมทําการดึงขอมูลลูกคาและแสดงผลใน EXCEL ไฟล ดังรูปท่ี 2P ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

34

รูปท่ี 2P

2.6.3 ปายผนึกรายช่ือลูกคา และที่อยู

เพื่อพิมพสถิติขอมูลท่ีลูกคากรอกในแบบสอบถามโดยผูใชทําการ คลิก “รายงาน” เลือกรายงานปายผนึกรายช่ือลูกคา และท่ีอยู จะปรากฏหนาจอแสดงดังรูปท่ี 2Q เพื่อพิมพรายงาน

รูปท่ี 2Q

35

เม่ือกด ”พิมพ” โปรแกรมทําการดึงขอมูลลูกคาและแสดงผลใน WORD ไฟล ดังรูปท่ี 2R ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก WORD ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD

รูปท่ี 2R

Tips : จํานวนการพิมพรายช่ือข้ึนอยูกับการกําหนดรูปแบบของปายผนึกดวย หากกําหนดจํานวนการพิมพเกินกวา ขนาดของกระดาษท่ีต้ังไว อาจจะทําใหไมสามารถพิมพปายผนึกออกมาได (การกําหนดสามารถดูไดดี ขอมูลปายผนึก)

2.7 ปด ปดหนาจอ ”ขอมูลลูกคา” เพื่อกลับสูหนาจอ ”เมนูหลัก”

36

3. ขอมูลท่ัวไป จากหนาเมนูหลักเม่ือทําการคลิกปุม “ขอมูลท่ัวไป” จะปรากฏหนาจอดังรูป ท่ี 3A

รูปท่ี 3A

ขอมูลท่ัวไป เปนคาตัวแปรสําคัญ และคําอธิบายสําหรับการใชงานตางๆ ในโปรแกรม โดยขอมูลเหลานี้จะไปปรากฏอยูในสวนตางๆ ของโปรแกรม เชน ขอความท่ีตองการใหเตือนผูใชงาน(Alert), จํานวนวันนับจากวันครบกําหนดชําระคางวดท่ีตองการใชเพือ่ใหระบบเตือนผูใช หรือระยะเวลาในการจองลวงหนา เปนตน ซึ่งสามารถแกไขคาตัวแปร (หรือขอความ) ตามสิทธิการใชงานของผูใชแตละคน

ตัวอยางการแกไขขอมูลท่ัวไป ถาตองการให “Alert 1.จํานวนวันกอนครบกําหนดชําระคางวด” แกไขจาก ”7” วัน เปน “10” วัน ผูใชตองทําการเลือกแถวขอมูล Alert 1. ดังกลาว แลวคลิก “แกไข” จะปรากฏดังรูปท่ี 3B

37

รูปท่ี 3B

แลวทําการเปลี่ยนคาตัวแปรตามตองการจาก 7 เปน 10 และคลิก “ตกลง” โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการแกไขขอมูลจากโปรแกรม คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการแกไขขอมูล หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการแกไขขอมูล

38

โดยขอมูลท่ีมีอยูท้ังหมดรวมท้ังคําอธิบายตัวแปรใน”ขอมูลท่ัวไป”ดังตารางขางลางนี้

คําอธิบาย คาตัวแปรที่ต้ังไวขั้นตน (Default)

เมนูที่คาตัวแปรจะไปปรากฏอยู

คําอธิบายเพิ่มเติม

% ของเงินดาวน 10 ขอมูลใบสัญญา (7)

เพื่อใชในกรณีท่ีผูใชตองการใชการคํานวณเงินดาวนอัตโนมัติในสวนขอมูลสัญญา โดยคํานวณ % จากราคาสินคาท่ียังไมไดจัดสรร

Alert - จํานวนวันกอนถึงกําหนดวันนัดทําสัญญา

7 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคาทําสัญญา ท่ีจะถึงกําหนดภายในอีก 7 วันขางหนา(นับจากปจจุบัน)

Alert –จํานวนวัน กอนหมดอายุการจอง

7 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคาทําสัญญา ท่ีจะถึงกําหนดภายในอีก 7 วันขางหนา(นับจากปจจุบัน)

Alert – จํานวนวัน หลังครบกําหนดวันนัดทําสัญญา

7 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคาทําสัญญา ท่ีเลยกําหนดชําระมาแลวภายใน 7 วัน

Alert 1.จํานวนวัน กอนครบกําหนดชําระคางวด

7 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคางวด ท่ีจะถึงกําหนดภายในอีก 7 วันขางหนา(นับจากปจจุบัน)

Alert 3. จํานวนวัน หลังครบกําหนดชําระคางวด ครั้งท่ี 1

3 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคางวด ท่ีเลยกําหนดชําระมาแลวภายใน 3 วัน

Alert 4. จํานวนวัน หลังครบกําหนดชําระคางวด ครั้งท่ี 2

10 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคางวด ท่ีเลยกําหนดชําระมาแลวภายใน 10 วัน

Alert 5. จํานวนวัน กอนครบกําหนดชําระคาโอน ครั้งท่ี 1

10 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคาโอน ท่ีจะถึงกําหนดภายในอีก 10 วันขางหนา(นับจากปจจุบัน)

Alert 6. จํานวนวัน กอนครบกําหนดชําระคาโอน ครั้งท่ี 2

3 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคาโอน ท่ีจะถึงกําหนดภายในอีก 3 วันขางหนา(นับจากปจจุบัน)

39

Alert 8. จํานวนวัน หลังครบกําหนดชําระคาโอน ครั้งท่ี 1

7 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคางวด ท่ีเลยกําหนดชําระมาแลวภายใน 7 วัน

Alert 9. จํานวนวัน หลังครบกําหนดชําระคาโอน ครั้งท่ี 2

15 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคางวด ท่ีเลยกําหนดชําระมาแลวภายใน 15 วัน

Alert 10. จํานวนวันกอนครบกําหนดชําระคาทําสัญญา ครั้งท่ี 1

10 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคาทําสัญญา ท่ีจะถึงกําหนดภายในอีก 10 วันขางหนา(นับจากปจจุบัน)

Alert 11. จํานวนวันกอนครบกําหนดชําระคาทําสัญญา ครั้งท่ี 2

7 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคาทําสัญญา ท่ีจะถึงกําหนดภายในอีก 7 วันขางหนา(นับจากปจจุบัน)

Alert 12. จํานวนวันหลังครบกําหนดชําระคาทําสัญญา ครั้งท่ี 1

5 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคาทําสัญญา ท่ีเลยกําหนดชําระมาแลวภายใน 5 วัน

Alert 13. จํานวนวันหลังครบกําหนดชําระคาทําสัญญา ครั้งท่ี 2

10 ขอมูลAlert (9) เพื่อกําหนด วาตองการให มีการเตือนผูใชทราบ ในกรณีการชําระคาทําสัญญา ท่ีเลยกําหนดชําระมาแลวภายใน 10 วัน

Alert ขอความเตือน-เปดระบบแจงเตือนท้ังหมด

True ขอมูลAlert (9) หากเปน True จะมีการแสดงชองขอความเตือนใหผูใชเห็น หากเปน False จะไมแสดงขอความเตือนประจําสัปดาหหรือประจําเดือนเลย

Alert ขอความเตือน-TITLE เตือนความจํา ! ขอมูลAlert (9) เปนขอความท่ีแสดงท่ีหัวขอเหนือชองขอความเตือน

Alert ขอความเตือนท่ีตองการเตือนประจําเดือน

Setup ขอความท่ีตองการใหเตือนประจําเดือนไดท่ี menu ขอมูลท่ัวไป

ขอมูลAlert (9) เปนขอความท่ีตองการใหเตือนทุกเดือน

Alert ขอความเตือนท่ีตองการเตือนประจําเดือน-ใหเตือน

True ขอมูลAlert (9) หาก True จะแสดงขอความเตือนประจําเดือน

Alert ขอความเตือนท่ีตองการเตือนประจําสัปดาห

Setup ขอความท่ีตองการใหเตือนประจําสัปดาหไดท่ี menu ขอมูลท่ัวไป

ขอมูลAlert (9) เปนขอความท่ีตองการใหเตือนทุกสัปดาห

40

Alert ขอความเตือนท่ีตองการเตือนประจําสัปดาห-ใหเตือน

True ขอมูลAlert (9) หาก True จะแสดงขอความเตือนประจําสัปดาห

Alert จํานวนงานท่ีบังคับใหติดตามคาโอนตอวัน

2 ขอมูลAlert (9) ใหข้ึนหนาจอเตือนผูใชงานในกรณีท่ี ในวันนั้นๆ ยังติดตามการชําระคาโอนของลูกคาไดนอยกวา 2 ราย และไมอนุญาตใหออกจากหนาจอเตือนไดหากยังทํางานไมครบตามกําหนด

Alert จํานวนงานท่ีบังคับใหติดตามคางวดตอวัน

2 ขอมูลAlert (9) ใหข้ึนหนาจอเตือนผูใชงานในกรณีท่ี ในวันนั้นๆ ยังติดตามการชําระคางวดของลูกคาไดนอยกวา 2 ราย และไมอนุญาตใหออกจากหนาจอเตือนไดหากยังทํางานไมครบตามกําหนด

Alert จํานวนวันเตือนกอนถึงวันเกิด 7 ขอมูลAlert (9) ใหข้ึนหนาจอเตือนผูใชงานในกรณีท่ี ใกลถึงวันเกิดลูกคา กอน 7 วัน

Directory ท่ีใช save อัตโนมัติของรายงานทุกๆ file

C:\RealMan-Report สําหรับรายงานท่ีไดมีการสั่งพิมพข้ึนมาทุกฉบับ จะถูก save ไวใน C:\RealMan-Report

Enable Sanpakorn True ขอมูลใบสัญญา(8) ขอมูลใบเสร็จ (9)

เปนสวนท่ีใชในการเปดหรือปดทําการซอนใบสัญญาและใบเสร็จฉบับสรรพากร โดยถากําหนดใหเปน True จะกําหนดใหสามารถใชสวนในการทําสัญญาและใบเสร็จฉบับสรรพากรไดและแสดงใบสัญญาและใบเสร็จฉบับสรรพากร สวนถากําหนดใหเปน False โปรแกรมจะทําการซอนขอมูลสัญญาและใบเสร็จฉบับสรรพากรไว

การจอง - วันนัดทําสัญญา True ขอมูลการจอง (6) เปนสวนท่ีใชในการเปดปดการจอง - วันนัดทําสัญญา โดยผูใชจะตองเลือกใชระหวางวันนัดทําสัญญาท่ีจะไปปรากฏอยูในขอมูลการจองหรือเลือกเปนวันหมดอายุในหัวขอขางลางนี้ โดยเลือกอันไหนตองกําหนดใหอันนั้นเปน True อันท่ีไมเลือกเปน False

การจอง - วันหมดอาย ุ True ขอมูลการจอง (6) เปนสวนท่ีใชในการเปดปดการจอง – วันหมดอายุ โดยผูใชจะตองเลือกใชระหวางวันหมดอายุท่ีจะไปปรากฏอยูในขอมูลการจองหรือเลือกเปนวันนัดทําสัญญาในหัวขอขางบนนี้ โดยเลือกอันไหนตองกําหนดให

41

อันนั้นเปน True อันท่ีไมเลือกเปน False การจัดรูปแบบเลขท่ีจดหมาย True จดหมายทุกฉบับท่ี

มีการสั่งพิมพ

คํานวณคาเงินดาวนอัตโนมัติ True ขอมูลใบสัญญา(8) ใชสําหรับการเปดหรือปดการคํานวณคาเงินดาวนอัตโนมัติจาก % ของเงินดาวนจากขอมูลท่ัวไปขอแรกสุด

ช่ือผูเซ็นเอกสาร นาย................................ จดหมาย/เอกสารแจงการชําระคางวดหรือคาโอน

จะถูกแสดงในเอกสารจดหมาย หรือเอกสารแจงการชําระคางวดหรือคาโอน ท่ีสงใหลูกคา

ตําแหนงผูเซ็นเอกสาร ตําแหนง..........………. จดหมาย/เอกสารแจงการชําระคางวดหรือคาโอน

จะถูกแสดงในเอกสารจดหมาย หรือเอกสารแจงการชําระคางวดหรือคาโอน ท่ีสงใหลูกคา

เติมคาโอนโดยอัตโนมัติ True ขอมูลใบสัญญา(8) ใชในการกําหนดวา ในขอมูลสัญญา ในการทําสัญญาจะมีการใหโปรแกรมเติมคาโอนเม่ือคลิกท่ีชองวางใหอัตโนมัติหรือไม โดยถาใหเติมคาโอนอัตโนมัติใหกําหนดคาเปน True

นับเปนยอดขายเม่ือไดรับเงินทําสัญญาแลว

True กําหนดใหโปรแกรม เม่ือใชในการทํารายงานตางๆ ใหนับเปนยอดขายเม่ือไดรับเงินทําสัญญาแลว

เปด/ปด การเตือน - วันนัดทําสัญญา/วันหมดอายุการจอง

True ขอมูลAlert (9) เปนสวนในการใชเปดหรือปดวันนัดทําสัญญาและวันหมดอายุการจองในขอมูลAlert

รหัสนําหนาของเลขท่ีจดหมาย LT จดหมาย/เอกสารแจงการชําระคางวดหรือคาโอน

เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีเอกสารประเภทเหลานี้ ไดแก จดหมายเอกสารแจงการชําระคางวดและคาโอนท่ีสงใหลูกคา

รหัสนําหนาของใบเสนอราคา QT ขอมูลใบเสนอราคา เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีใบเสนอราคา

รหัสนําหนาของใบเสร็จรับเงินฉบับจริง

RC ขอมูลใบเสร็จ(8) เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีเอกสารประเภทเหลานี้ ไดแก เลขท่ีใบเสร็จฉบับจริง

รหัสนําหนาของใบเสร็จรับเงินฉบับจริง(สําหรับบานแยกท่ีดิน)

LRC ขอมูลใบเสร็จ(8) เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีเอกสารประเภทเหลานี้ ไดแก เลขท่ีใบเสร็จฉบับจริง

รหัสนําหนาของใบเสร็จรับเงินฉบับสรรพากร

RX ขอมูลใบเสร็จ(8) เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีเอกสารประเภทเหลานี้ ไดแก เลขท่ีใบเสร็จ

42

ฉบับสรรพากร รหัสนําหนาของใบเสร็จรับเงินฉบับสรรพากร(สําหรับบานแยกท่ีดิน)

LRX ขอมูลใบเสร็จ(8) เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีเอกสารประเภทเหลานี้ ไดแก เลขท่ีใบเสร็จฉบับสรรพากร

รหัสนําหนาของสัญญา CT ขอมูลใบเสร็จ(8) เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีสัญญา

รหัสนําหนาของสัญญา(สําหรับบานแยกท่ีดิน)

LCT ขอมูลใบเสร็จ(8) เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีสัญญา

รหัสนําหนาของหนังสือจอง RV จอง(6) เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีหนังสือจอง

รหัสนําหนาของหนังสือจอง(สําหรับบานแยกท่ีดิน)

LRV จอง(6) เปนตัวอักษรท่ีนําหนาตัวเลขท่ีใชเปนเลขท่ีหนังสือจอง

รูปแบบโครงการบานจัดสรร True เปนสวนไวสําหรับปรับเปลี่ยนระหวาง True : เปนรูปแบบโครงการบานจัดสรร False : ไมเปนรูปแบบโครงการบานจัดสรร ..............(แยกท่ีดินกับอาคาร)...................

ระยะเวลาในการจอง 15 จอง(6) เปนคามาตรฐานในการใหเวลาลูกคากลับมาทําสัญญาหลังจากจองบาน

43

4. ตนแบบสัญญา จากหนาเมนูหลักเม่ือทําการคลิกปุม “ตนแบบสัญญา” จะปรากฏหนาจอดังรูปท่ี 4A

รูปท่ี 4A

ตนแบบสัญญา ประกอบไปดวยขอความช่ือของบุคคลตางๆท่ีมีความจําเปนในการทําสัญญาและขอความหลักท่ีจําเปนตองใชในสัญญา โดยขอสัญญาเหลานี้ จะเปนคาเริ่มตน (คา Default) ปรากฏอยูในสวนของขอมูลในใบสัญญาซื้อขายทุกๆฉบับในหัวขอท่ี 7 ใหเปนตัวเลือกวาในสัญญาฉบับนั้นๆ วาจะมีขอสัญญาใดบางและมีใครท่ีอยูในสัญญาบาง ซึ่งขอสัญญาเหลานี้สามารถแกไขถอยคําได โดยข้ึนอยูกับสิทธิการใชงานของผูใชแตละคน

4.1 การแกไขถอยคําในขอสัญญา ผูใชทําการเลือกขอความหรือขอสัญญาท่ีตองการจะแกไขจากหนาจอ “ตนแบบสัญญา” แลวคลิก “แกไข” จะปรากฏหนาจอดังรูปท่ี 4B

44

รูปท่ี 4B

ผูใชทําการกรอกขอมูลท่ีตองการแกไขในชอง คําอธิบาย หรือ คาตัวแปร แลวคลิก “ตกลง” โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการแกไขขอมูลจากโปรแกรม คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการแกไขตนแบบสัญญา โปรแกรมจะทําการเก็บขอมูลท่ีแกไขดังกลาวลงในฐานขอมูลและนําไปใชตอไป หรือ คลิก “No” ถาตองการยกเลิกการแกไขตนแบบสัญญา Tips : สามารถปรับเปลี่ยนคาขอความ ต้ังแต 01 – 20 ไดตามรูปแบบแตละโครงการ โดยท่ีโปรแกรมจะบังคับขอความท่ี 10 – 11 ท่ีเปน(คาตัวเลข) เทานั้น และยังมี ตนแบบสัญญาเพิ่มเติม ต้ังแต 01 – 10 ไวสําหรับขอความท่ีนอกเหนือจากท่ีใหไว เชน รายการโปรโมช่ัน เปนตน

45

5. ขอมูลพนักงาน จากหนาเมนูหลักเม่ือทําการคลิก “ขอมูลพนักงาน” แลวจะพบหนาจอดังรูป 5A

รูปท่ี 5A

เมนูนี้ มีความสําคัญสําหรับผูใชงานโปรแกรม เพราะจะใชสําหรับเพิ่ม ACCOUNT หรือรหัสพนักงานใหสําหรับผูใชใหม โดยผูใชหรือพนักงานแตละคนจะมีสิทธิหรือขอบเขตในการใชงานแตกตางกันไปแลวแตหนาท่ีของผูใชงานนั้นรวมท้ังยังใชสําหรับคนหาขอมูลพนักงาน ท่ีมี ณ ปจจุบัน และสั่งพิมพรายงานสรุปรายละเอียดพนักงานท้ังหมดได โดยมีรายละเอียดการใช ดังตารางดานลาง

ตัวเลือก คําอธิบาย 5.1

เพื่อคนหาขอมูลพนักงานท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูลโดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป

5.2

เพื่อเพิ่มขอมูลพนักงานและกําหนดสิทธิการใชงานลงในฐานขอมูล

5.3

สําหรับแกไข เปลี่ยนแปลงขอมูลพนักงานซึ่งเดิมมีอยูแลวในฐานขอมูล

46

5.4

สําหรับลบขอมูลพนักงานซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล (เปลี่ยนสถานะเปนใชงานไมได)

5.5

สําหรับกูคืนขอมูลท่ีถูกลบไปแลวใหกลับมาใชงานได (เปลี่ยนสถานะใหใชไดเหมือนเดิม)

5.6

เพื่อท่ีจะลบขอมูลพนักงานออกจากระบบโดยสมบูรณ

5.7

เพื่อพิมพรายละเอียดขอมูลพนักงานท่ีมีอยูท้ังหมด

5.8

ปดหนาจอ “ขอมูลพนักงาน” เพื่อกลับสูเมนูหลัก

5.1 คนหา เพื่อคนหาขอมูลพนักงานท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูล โดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป เชนรหัส ช่ือ หรือตําแหนง โปรแกรมจะทําการคนหาจากฐานขอมูลท่ีมีอยูและแสดงผลการคนหาบนหนาจอ

5.2 เพ่ิม เพื่อทําการเพิ่มพนักงานท่ีสามารถใชโปรแกรมนี้ได โดยผูใชทําการกรอกขอมูลตางๆ ไดแก รหัสพนักงาน รหัสผาน ช่ือ-นามสกุล ตําแหนง สวนลดการขาย(เปนจํานวนเงินท่ีพนักงานสามารถลดราคาสินคาไดในการขาย ถาเลือก หมายความวาไมมีเพดานในการลด สามารถลดราคาเทาไรกไ็ด) ลงไป รวมท้ังจะใหผูใชทําการเลือก “ฟงกช่ันท่ีอนุญาตใหใชงาน” เพื่อกําหนดสิทธิตางๆในการใชโปรแกรม RealMan ของพนักงานคนนั้นๆ ดวยการเลือกหัวขอตางๆ เชน การเขาสูระบบ การเขาดูขอมูลลูกคา โดยถาตองการใหพนักงานสามารถเขาทําธุระกรรมไดทุกอยางในโปรแกรมก็สามารถเลือกท่ี ได แสดงดังรูปท่ี 5B

47

รูปท่ี 5B

แลวคลิก “ตกลง” เพื่อทําการเพิ่มขอมูลพนักงานผูใชลงในฐานขอมูล โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการเพิ่มขอมูลจาก คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการเพิ่มขอมูล หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการเพิ่มขอมูลพนักงาน

5.3 แกไข สําหรับแกไข เปลี่ยนแปลงขอมูลพนักงานซึ่งเดิมมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกขอมูลพนักงานท่ีตองการแกไขจากหนาจอ “ขอมูลพนักงาน” แลวคลิกปุม “แกไข” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลท่ีเลือกดังกลาว แสดงดังรูปท่ี 5C

48

รูปท่ี 5C

ผูใชจึงทําการแกไขขอมูล แลวคลิก “ตกลง” เพื่อทําการแกไขขอมูลพนักงานลงในฐานขอมูล โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการแกไขขอมูลจากโปรแกรม คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการแกไขขอมูล หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการแกไขขอมูลพนักงาน

5.4 ลบ สําหรับลบขอมูลพนักงานซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกขอมูลของพนักงานท่ีตองการแกไขจากหนาจอ “ขอมูลพนักงาน” แลวคลิกปุม “ลบ” โปรแกรมจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการลบขอมูล คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการลบขอมูล หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการลบขอมูลพนักงาน โดยเม่ือยืนยันการลบขอมูลแลวหนาจอจะกลับสูหนาจอ “ขอมูลพนักงาน” โดยท่ีขอมูลพนักงานท่ีไดทําการลบออกไปจะไมแสดงใหผูใชงานเห็นแลว

5.5 ลบออกจากระบบ ผูใชสามารถท่ีจะดูรายการขอมูลพนักงานท้ังหมดท่ีไดถูก “ลบ” ไปแลวจากหนาจอ “ขอมูลพนักงาน” ได โดยทําการคลิกท่ีมุมขวาบนของหนาจอดังภาพ

โดยหนาจอจะแสดงขอมูลท่ีถูก “ลบ” โดยจะแสดงในพื้นสีเทาดังรูปท่ี 5D

49

รูปท่ี 5D

สําหรับรายการท่ีถูก “ลบ” ดังกลาว ถาผูใชตองการท่ีจะกูคืนก็สามารถคลิก “กูคืน” ไดจากหนาจอ ในขณะเดียวกันเพื่อท่ีจะลบขอมูลออกจากระบบโดยสมบูรณก็คลิกท่ีปุม “ลบออกจากระบบ” โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการลบขอมูลจากโปรแกรม คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการลบขอมูลออกจากระบบหรือ “No” ถาตองการยกเลิกการลบขอมูลออกจากระบบ

5.6 รายงาน เม่ือผูใชกดปุม ”รายงาน” หนาจอจะปรากฏดังรูปท่ี 5E “ขอมูลการใชโปรแกรม” โดยผูใชจะสามารถตรวจสอบรายการท่ีพนักงานไดเขามาทําการใชโปรแกรม โดยสามารถเลือกเง่ือนไขในการคนหาได คือ

50

รูปท่ี 5E

• ชวงวันท่ีพนักงานเขามาใชโปรแกรม

ผูใชสามารถเลือกชวงวันท่ีตองการไดจากปุม ดังรูปท่ี 5F

รูปท่ี 5F

• เลือกจากรหัสพนักงาน

• หรือจากขอความสําคัญ เชน ขอมูลลูกคา แลวคลิก “คนหา” จะปรากฏหนาจอแสดงตามเง่ือนไขท่ีไดเลือกไวดังรูปท่ี 5G ซึ่งจะแสดงวันท่ี เวลารหัสพนักงาน เมนู ท่ีพนักงานเขามาใชโปรแกรม

51

รูปท่ี 5G

โดยขอมูลท่ีแสดงนี้ผูใชสามารถจะเปลี่ยนลําดับการเรียงของแตละขอมูลได โดยการคลิกท่ีหัวของตารางขอมูล ดังรูปท่ี 5H เชน ตองการใหจัดกลุมรหัสพนักงานคนเดียวกันใหอยูดวยกัน ก็คลิกท่ี “รหัสพนักงาน” เปนตน

รูปท่ี 5H

เม่ือคลิก “รายงาน” จะปรากฏหนาจอแสดงดังรูปเพื่อพิมพรายดังรูปท่ี 5I

52

รูปท่ี 5I

แลวคลิก “พิมพ” โปรแกรมทําการดึงขอมูลลูกคาตามท่ีผูใชเลือกไวและแสดงผลใน EXCEL ไฟล ดังรูปท่ี 5J ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

รูปท่ี 5J

53

5.7 ปด ปดหนาจอ “ขอมูลพนักงาน” เพื่อกลับสูหนาจอ “เมนูหลัก”

54

6. จอง จากหนาเมนูหลักเม่ือทําการคลิก ”จอง” แลวจะพบหนาจอดังรูปท่ี 6A

รูปท่ี 6A

การทํางานของเมนูนี้เพื่อ ทําหนังสือจองบานโดยผูใชทําการกรอกขอมูลท่ีจําเปนลงไป รวมท้ังยังใชสําหรับคนหาขอมูลการจอง ท่ีมี ณ ปจจุบัน และตรวจสอบสถานะ การจองของบาน แกไขขอมูลการจอง หรือยกเลิกการจองได โดยในขอมูลแตละแถวจะแสดงรายละเอียดไดแก หมายเลขแปลง วันท่ีจอง เลขท่ีสัญญาซื้อขาย (ถาหนาจอไมแสดง หมายถึงสินคาดังกลาวยังไมไดทําสัญญาซื้อขายบาน) วันหมดอายุการจอง ช่ือผูจอง ราคาบาน และเงินจอง โดยมีรายละเอียดการใช ดังตารางดานลาง

ตัวเลือก คําอธิบาย 6.1

เพื่อคนหาขอมูลการจองท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูลโดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป

6.2

สําหรับดูรายละเอียดในหนังสือจองนั้นๆ

6.3

เพื่อเพิ่มขอมูลการจองสินคา

6.4

สําหรับแกไข เปลี่ยนแปลงขอมูลการจองซึ่งเดิมมีอยูแลวในฐานขอมูล

55

6.5

เพื่อท่ีจะลบขอมูลการจองออกจากระบบ

6.6

เพื่อนําขอมูลท่ีถูกลบไวในระบบ ออกมาใชงานใหมอีกครั้ง

6.7

สําหรับยกเลิกการจองบานโดยโปรแกรมจะตรวจสอบเง่ือนไขกอนท่ีจะสามารถยกเลิกได

6.8

ปดหนาจอ “จอง” เพื่อกลับสูเมนูหลัก

Tips : หากมีการเพิ่มขอมูลการจองแลว ตองการยกเลิก สามารถกดปุม “ลบออกจากระบบ” ไดทันที แตหากจะใชปุม “ยกเลิกการจอง” รายการจองนั้นตองมีการทําสัญญาหรือออกใบเสร็จไปแลวบางสวน เนื่องจากระบบจะไดทําการเก็บขอมูลวาถูกยกเลิกเนื่องจากสาเหตุใด

6.1 คนหา เพื่อคนหาขอมูลการจอง ท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูล โดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป ไดแก หมายเลขแปลง ผูจอง หรือเบอรโทรศัพท แลวคลิก “คนหา” โปรแกรมจะทําการคนหาจากฐานขอมูลท่ีมีอยู และแสดงผลการคนหาบนหนาจอ

6.2 ดูรายละเอียด สําหรับดูรายละเอียดหนังสือจองท่ีมีขอมูลอยูแลวในฐานขอมูล และสั่งพิมพหนังสือจอง โดยผูใชเลือกแถวขอมูลท่ีตองการดูแลวคลิก “ดูรายละเอียด” จะปรากฏหนาจอดังรูปท่ี 6B และสามารถสั่งพิมพหนังสือจองไดโดยคลิก “พิมพหนงัสือจอง”

56

รูปท่ี 6B

โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลเหลานี้ไปสรางเปนหนังสือสัญญาการจองข้ึนในรูปของ WORD ไฟล ดังรูปท่ี 6C ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก WORD ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD

57

รูปท่ี 6C

6.3 เพ่ิม เพื่อทําการจองบาน โดยผูใชทําการกรอกขอมูลตางๆ ไดแก

6.3.1 ขอมูลการจอง • วันท่ีทําสัญญาจองบาน • หมายเลขแปลง

ซึ่งจะตองเลือกจากขอมูลสินคา ซึ่งโปรแกรมจะดึงมาจากขอมูลสินคาท่ีมีอยูในฐานขอมูล (ขอมูลสินคาท่ีตองการจะตองมีอยูแลวใน “ขอมูลสินคา” ถายังไมมี ผูใชจะยังไมสามารถทําการจองได ดังนั้นผูใชตองเขาไปเพิ่มสินคาในเมนู “ขอมูลสินคา” กอน (ดูวิธีการเพิ่มขอมูลสินคาในหัวขอ 1.1 เพิ่ม “ขอมูลสินคา”) โดยจะเห็นไดวาในตัวเลือก หมายเลขแปลง ท่ีมีใหผูใชเลือกจองจะมีเฉพาะสินคาท่ียังไมถูกจองเทานั้น (จะไมซ้ํากับสินคาท่ีไดรับการจองแลว)

เม่ือผูใชเลือกหมายเลขแปลงจากปุม แลวโปรแกรมจะดึงขอมูลไดแก แบบอาคาร จํานวน เนื้อท่ี และราคาสินคาข้ึนแสดงท่ีหนาจอโดย อัตโนมัติ แตผูใชยังสามารถเปลี่ยนแปลงราคาสินคาได โดยจะตองอยูในขอบเขตสิทธิการสวนลดการขายของผูใชดวย(ดูรายละเอียดในหัวขอ 5 “ขอมูลพนักงาน”)

58

รูปท่ี 6D

• ลูกคา

ผูใชคลิกปุม เพื่อเลือกรายช่ือลูกคาจากเมน ู“ขอมูลลูกคา” จะปรากฏหนาจอ “ขอมูลลูกคา” ใหผูใชเลือกคลิกช่ือลูกคาท่ีตองการจอง แลวคลิก “ปด” เพื่อกลับสูหนาจอ “เพิ่ม-ขอมูลการจอง” อีกครั้ง ในกรณีท่ียังไมมีขอมูลลูกคาคนดังกลาวอยูในฐานขอมูล ผูใชตองทําการเพิ่มขอมูลลูกคากอน และสามารถเพิ่มลูกคาได 2 คนพรอมกัน (ดูวิธีการเพิ่มขอมูลลูกคาในหัวขอ 2.2 เพิ่ม “ขอมูลลูกคา”)

• จํานวนเงินจอง ผูใชสามารถระบุจํานวนแบงออกเปน 2 งวดได (กรณีท่ีเงินจองมีมูลคาสูง หรือ ลูกคาตองการแบงชําระมากกวา 1 งวด)

• ระยะเวลาการจองหรือวันนัดทําสัญญา

59

เปนกําหนดจํานวนวัน นับต้ังแตวันท่ีทําสัญญาจอง ท่ีลูกคาจะตองมาทําสัญญาซื้อขาย เชน ถาวันท่ีหนังสือจองออกคือวันท่ี 4 เมษายน 2546 ระยะเวลาการจอง 30 วัน หมายความวาลูกคาจะตองเขามาทําสัญญาซื้อขายบานภายใน 30 วันหลังจากวันจอง มิฉะนั้นทางผูขายอาจจะพิจารณายกเลิกการจองและริบเงินจองได 6.3.2 ขอมูลสัญญา เปนสวนท่ีใหผูใชสามารถใสขอมูลตางๆเกี่ยวกับสัญญาลงไปได เชน เงินทําสัญญา เงินคางวด เงินคาโอน เพื่อใชในสัญญาจอง และขอมูลท่ีใส ยังสงขอมูลตอไปท่ีขอมูลสัญญาอีกดวย (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมท่ี ขอมูลสัญญา หัวขอท่ี 7.) ดังรูปท่ี 6E

รูปท่ี 6E

60

6.3.3 ขอมูลอ่ืนๆ เปนสวนท่ีใหผูใชใสช่ือท่ีใชในสัญญาตางๆ (ช่ือจะถูกใสไวจะนําไปลงในสัญญา สวนใตลายเซ็น) เชน ผูจอง ผูรับจอง โดยสามารถกําหนดช่ือเก็บไวได โดยไปกําหนดท่ี “ตนแบบสัญญา” (ดูรายละเอียดไดใน หัวขอ “ตนแบบสัญญา” หัวขอท่ี 4.) ดังรูปท่ี 6F

รูปท่ี 6F

เม่ือใสขอมูลทุกอยางครบถวนแลว กด “ตกลง” จะพบขอความถามเพื่อยืนยันการเพิ่มขอมูลจากโปรแกรม คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการเพิ่มขอมูล และสามารถสั่งพิมพหนังสือจองบานไดจากปุม “พิมพหนังสือจอง” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลเหลานี้ไปสรางเปนหนังสือสัญญาการจองบานข้ึนในรูปของ WORD ไฟล ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก WORD ไฟลโดยตรง (ดู

61

รายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD

6.4 แกไข สําหรับแกไขขอมูลการจองซึ่งเดิมมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกแถวขอมูลการจองท่ีตองการแกไข จากหนาจอ “ขอมูลการจอง” แลวคลิกปุม “แกไข” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลท่ีเลือกดังกลาว แสดงดังรูปท่ี 6G

รูปท่ี 6G

6.4.1 กรณีการแกไขขอมูลการจองทั่วไป ผูใชทําการแกไขขอมูลท่ีตองการ แลวคลิก “ตกลง” เพื่อทําการแกไข ขอมูลพนักงานลงในฐานขอมูล โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการแกไขขอมูลจากโปรแกรมดังรูปท่ี 6H คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการแกไขขอมูลการจอง

62

รูปท่ี 6H

6.4.2 กรณีที่ไมสามารถแกไขขอมูลการจองได ซึ่งหมายความวาไมสามารถแกไขขอมูลการจองบานได สาเหตุจากแตยังสามารถแกไข รายละเอียดขอมูลอื่น ๆ

• ไดมีการทําสัญญาซื้อขายบานแปลงนั้นแลว เชน ลูกคาคือ คุณสมชาย นองสมปองไดทําการจองบานไวในจํานวนเงินจอง 1,500 บาท และไดตกลงทําสัญญาซื้อขายบานตามสัญญาเลขท่ี CT00003 ในราคา 950,000 บาทเรียบรอยแลว

• ไดมีการจายเงินจองแลว (ออกใบเสร็จรับเงินคาจองสําหรับการจองนั้นๆ เรียบรอยแลว) ดังรูปท่ี 6I

รูปท่ี 6I

6.5 ลบออกจากระบบ สําหรับลบขอมูลการจองท่ีไดทําไวออกจากระบบไป เริ่มตนโดยการคลิกเลือกแถวขอมูลการจองท่ีตองการลบ จากหนาจอ “ขอมูลการจอง” แลวคลิกปุม “ลบออกจากระบบ” โปรแกรมจะทําการตรวจสอบขอมูลการจองบานดังกลาววาสามารถท่ีจะลบออกจากระบบไดหรือไม

6.5.1 กรณีการลบขอมูลการจองทั่วไป เม่ือโปรแกรมทําการตรวจสอบแลววาขอมูลดังกลาวสามารถลบออกจากระบบได คือการจองดังกลาว จะตองยังไมมีธุระกรรมใดๆ ท่ีเกี่ยวของกับการออกใบเสร็จรับเงิน เชน ยังไมไดชําระเงินคาจอง, ยังไมไดจายเงินคาจองบาน, ยังไมไดจายเงินคางวดบาน เปนตน โดยโปรแกรมจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการลบขอมูลดังรูปท่ี 6K คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการลบขอมูลออกจากระบบ หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการลบขอมูลการจองออกจากระบบ

รูปท่ี 6K

63

6.5.2 กรณีที่ไมสามารถลบขอมูลการจองออกจากระบบได ผูใชจะพบขอความดังรูปท่ี 6M ซึ่งหมายความวาไมสามารถลบขอมูลการจองบานได เนื่องยังคงมีการใชงานจากขอมูลการจองดังกลาวอยู เชนไดมีการจายเงินคาจองบานแลว (ออกใบเสร็จรับเงินคาจองบานแลว), ไดมีการทําสัญญาซื้อขายบานแปลงนั้นแลว (มีหมายเลขสัญญาซื้อขายบาน) หรืออยูระหวางการจายคางวด เปนตน

รูปท่ี 6M

6.6 ยกเลิกการจอง สําหรับยกเลิกขอมูลการจองท่ีไดทําไว เริ่มตนโดยการคลิกเลือกแถวขอมูลการจองท่ีตองการยกเลิก จากหนาจอ “ขอมูลการจอง” แลวคลิกปุม “ยกเลิกการจอง” โปรแกรมจะทําการตรวจสอบขอมูลการจองบานดังกลาววาสามารถท่ีจะยกเลิกไดหรือไม

6.6.1 กรณีการยกเลิกการจองทั่วไป เม่ือโปรแกรมทําการตรวจสอบแลววาขอมูลดังกลาวสามารถยกเลิกได เชน การจองท่ีลูกคาจองบานและชําระเงินคาจองบานแลว (ออกใบเสร็จรับเงินคาจองสําหรับการจองนั้นๆ เรียบรอยแลว) แตตองการยกเลิกการจองนั้นๆ โดยโปรแกรมจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการยกเลิกขอมูลดังรูปท่ี 6N คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการยกเลิกการจอง

รูปท่ี 6N

6.6.2 กรณีที่ไมสามารถยกเลิกการจองได ผูใชจะพบขอความดังรูปท่ี 6O ซึ่งหมายความวาไมสามารถยกเลิกการจองบานได เชน

• เม่ือลูกคาไดทําการจองบานไวแตยังไมไดชําระเงินคาจอง (ยังไมไดออกใบเสร็จรับเงินคาจองบาน) ผูใชจะไมสามารถยกเลิกการจองได (แตสามารถลบขอมูลการจองออกจากระบบได)

• ไดมีการทําสัญญาซื้อขายบานแปลงนั้นแลว (กรณีท่ียกเลิกสัญญาซื้อขายบาน หนังสือการจองบานจะถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ)

• หรืออยูระหวางการจายคางวด เปนตน

64

รูปท่ี 6O

จากรูปท่ี 6P ผูใชสามารถท่ีจะดูรายการขอมูลการจองท่ีไดถูก”ยกเลิก”ไปแลวไดจากหนาจอ “ขอมูลการจอง” โดยทําการคลิกท่ีมุมขวาบนของหนาจอดังภาพ โดยหนาจอจะแสดงขอมูลท่ีถูก”ยกเลิก” โดยจะแสดงในพื้นสวนลางของแถวขอมูลและถูก Highlight ดังรูปท่ี 6P

รูปท่ี 6P

สําหรับรายการท่ีถูก “ยกเลิก” ดังกลาว ถาผูใชตองการท่ีจะกูคืนการยกเลิก ก็สามารถคลิก “กูคืนการยกเลิก” ไดจากหนาจอ โดยการกูคืนนี้โปรแกรมจะทําการตรวจสอบขอมูลการจองบานดังกลาววาสามารถท่ีจะกูคืนไดหรือไม

• กรณีกูคืนการจองทั่วไป เม่ือโปรแกรมทําการตรวจสอบแลววาขอมูลดังกลาวสามารถกูคืนได จะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการยกเลิกขอมูลดังรูปท่ี 6Q คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการกูคืนหนังสือจอง

65

รูปท่ี 6Q

• กรณีที่ไมสามารถกูคืนการจองได ผูใชจะพบขอความดังรูปท่ี 6R ซึ่งจะมาจาก การท่ีบานแปลงดังกลาว

ไดถูกจองหรือซื้อขายโดยผูอื่นแลว

รูปท่ี 6R

6.7 ปด ปดหนาจอ “ขอมูลการจอง” เพื่อกลับสูหนาจอ “เมนูหลัก”

66

7. ขอมูลใบสัญญา จากหนาเมนูหลักเม่ือทําการคลิก “ขอมูลใบสัญญา” แลวจะพบหนาจอดังรูปท่ี 7A

รูปท่ี 7A

การทํางานของเมนูนี้เพื่อทําสัญญาซื้อขายบานโดยผูใชทําการกรอกขอมูลตางๆ ท่ีจําเปนลงไป รวมท้ังยังใชสําหรับคนหาขอมูลสัญญา ท่ีมี ณ ปจจุบัน และตรวจสอบสถานะ การซื้อขาย ประวัติการชําระเงินของบานแปลงดังกลาว, แกไขขอมูลในสัญญา หรือยกเลิกสัญญาได โดยในขอมูลแตละแถวจะแสดงรายละเอียดไดแก เลขท่ีสัญญา วันท่ีทําสัญญา หมายเลขแปลง แบบอาคาร ช่ือลูกคา วันโอนบาน โดยมีรายละเอียดการใช ดังตารางดานลาง

ตัวเลือก คําอธิบาย 7.1

เพื่อคนหาขอมูลสัญญาท่ีมีอยูในฐานขอมูล โดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป

7.2

สําหรับดูรายละเอียดในสัญญานั้นๆ ประกอบไปดวยสัญญาฉบับจริง และฉบับสรรพากร

7.3

เพื่อสรางสัญญาฉบับใหม

67

7.4

สําหรับแกไขขอมูลในสัญญาซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล รวมท้ังการ Update ขอมูลโดยใชปุม

7.5

สําหรับยกเลิกสัญญาโดยโปรแกรมจะตรวจสอบเง่ือนไขกอนท่ีจะสามารถยกเลิกได

7.6

เพื่อนําขอมูลท่ีถูกลบไวในระบบ ออกมาใชงานใหมอีกครั้ง

7.7

สําหรับขอมูลท่ีตองการลบออกระบบอยางถาวร

7.8

เพื่อพิมพรายงานสรุปสัญญาซื้อขายท่ีมีอยู

7.9

ปดหนาจอ “ใบสัญญา” เพื่อกลับสูเมนูหลัก

7.9 สําหรับเลือกท่ีจะดูสัญญาฉบับจริงหรือฉบับสรรพากร

7.1 คนหา เพื่อคนหาขอมูลสัญญา ท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูล โดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป เชน วันทําสัญญา เลขท่ีสัญญา หมายเลขแปลง ช่ือผูซื้อ เบอรโทรศัพท วันโอนหรือแบบอาคาร แลวคลิก “คนหา” โปรแกรมจะทําการคนหาจากฐานขอมูลท่ีมีอยูและแสดงผลการคนหาบนหนาจอ โดยสามารถดูรายการ สัญญาท่ีถูกยกเลิกไดโดยการคลิกท่ี โดยขอมูลท่ีถูกยกเลิกจะแสดงอยูแถวลางสุดของขอมูลและถูก Highlight ไวดวยสีแดง

7.2 ดูรายละเอียด สําหรับดูรายละเอียดสัญญาซื้อขายบานท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูล โดยผูใชเลือกแถวขอมูลท่ีตองการดูแลวคลิก “ดูรายละเอียด” จะปรากฏหนาจอดังรูปท่ี 7B ผูใชสามารถตรวจสอบขอความในสัญญา งวดการจายเงิน ประวัติการชําระเงินของลูกคาตอบานแปลงดังกลาว รวมท้ังประวัติการแกไขขอมูลใน และสามารถเลือกท่ีจะดูสัญญาฉบับสรรพากรไดดวย (ดูหัวขอท่ี 7.8 “สัญญาฉบับจริงและฉบับสรรพากร”)

68

รูปท่ี 7B

ถาตองการสั่งพิมพหนังสือสัญญาสามารถทําไดโดยคลิก “พิมพสัญญา” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลเหลานี้ไปสรางเปนหนังสือสัญญาซื้อขายบานข้ึนในรูปของ WORD ไฟล ดังรูปท่ี 7C ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก WORD ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD

69

รูปท่ี 7C

70

7.3 เพ่ิม สําหรับการเพิ่มสัญญาซื้อขายบานเขาไปใหม เม่ือคลิก”เพิ่ม” จะปรากฏหนาจอดังรูปท่ี 7D

รูปท่ี 7D

โดยผูใชทําการกรอกขอมูลตางๆ ตามรายละเอียดท่ีปรากฏบนหนาจอ จะพบวาขอมูลท่ีตองกรอกแบงตามหมวดหมูและแบงเปน 7 แฟมโปรแกรมจะนําขอมูลเหลานี้ไปสรางเปนสัญญาซื้อขายบาน โดยมีลายละเอียดตามหนาจอดังนี้ไดแก

71

7.3.1 สัญญาซ้ือขาย 1/4

รูปท่ี 7E

7.3.1.1 รายละเอียดสัญญา ทําการกรอกรายละเอียดตางๆลงไป โดยจะพบวาในสวนของช่ือสัญญา, ทําท่ี,

เลขท่ีสัญญา, ระหวาง(ผูขาย) จะมีคาเริ่มตน(คาDefault) มาใหอยูแลวโดยอัตโนมัติ อยางไรก็ตามผูใชสามารถแกไขไดจากหนาจอ ในสวนของหมายเลขแปลง ตองทําการเลือกดวยการคลิก จะปรากฏหมายเลขแปลงท่ีสามารถทําสัญญาไดท้ังหมดใหเลือก เม่ือผูใชเลือกแลว โปรแกรมจะดึง ขอมูลจากฐานขอมูลโดยอัตโนมัติ มาแสดงไดแก แบบอาคาร จํานวน เนื้อท่ี ราคา ท่ีต้ัง รวมท้ังรายละเอียดผูซื้อ (ถาไดมีการจองไวกอนแลว)

72

รูป :7F การเลือกหมายเลขแปลง

7.3.1.2 รายละเอียดผูซ้ือ ในกรณีท่ีการทําสัญญาซื้อขายมีข้ึนโดยไมไดทําการจองบานกอน ผูใชจะตอง

เลือกรายช่ือลูกคาจากเมน ู“ขอมูลลูกคา” โดยการคลิก จะปรากฏหนาจอ “ขอมูลลูกคา” ใหผูใชเลือกคลิกช่ือลูกคาท่ีจะทําสัญญาซื้อขาย แลวคลิก “ปด” เพื่อกลับสูหนาจอ “เพิ่ม-สัญญา” อีกครั้ง และถายังไมมีขอมูลลูกคาคนดังกลาวอยูในฐานขอมูล ผูใชตองทําการเพิ่มขอมูลลูกคากอน และสามารถเพิ่มลูกคาเปน 2 รายได (ดูวิธีการเพิ่มขอมูลลูกคาในหัวขอ 2.2 เพิ่ม “ขอมูลลูกคา”)

Tips : หากมีสัญญาท่ีคลาย ๆ กัน สามารถกดปุม โหลดขอมูล เพื่อทําการคัดลอกขอมูลเดิมท่ีมีอยูในระบบ นําใหเปนขอมูลสัญญาใหมได

7.3.2 สัญญาซ้ือขาย 2/4 จากขอมูลการจอง (หัวขอท่ี 6.3.2 ขอมูลสัญญา) เม่ือมีการใสขอมูลสัญญาไวในหัวขอขอมูลการจองแลว ขอมูลท่ีใสไว จะถูกดึงมาท่ีขอมูลใบสัญญานี้ดวย เม่ือมีการเลือกแปลงท่ีมีการทําการจองแลว ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงขอมูลได ดังรูปท่ี 7G

73

รูปท่ี 7G

7.3.2.1 เงินจอง ในกรณีท่ีการทําสัญญาซื้อขายมีข้ึนโดยไมไดทําการจองบานกอน จํานวนเงินจองจะ

เทากับ 0 บาท แตถามีการจองอยูกอนแลว การเลือกหมายเลขแปลงจากหนา “สัญญาซื้อขาย 1/4” จะดึงขอมูลการจองมาแสดงผลดังภาพพบวาเงินจองเทากับ 10,000 บาท แตถากรณีแบงงวดจองเปน 2 งวดจะปรากฏเงินจองท้ัง 2 งวด ดังรูปท่ี 7H

รูปท่ี 7H

74

7.3.2.2 เงินทําสัญญา ผูใชทําการจัดสรรเงินทําสัญญาและวันท่ีลงไป ซึ่งสามารถกําหนดไดถึง 4 งวด ดังรูปท่ี 7I

รูปท่ี 7I

7.3.2.3 เงินคางวด ผูใชทําการจัดสรรเงินคางวด เชนถาตองการจายเงิน

งวดท่ี 1-10 งวดละ 42,700 บาท งวดท่ี 11 งวดละ 63,000 บาท ใหผูซื้อจายทุกวันที 5 ของเดือน เริ่มจายงวดแรกวันท่ี 5 เดือนมกราคม 2549 คาท่ีผูใชตองกรอกจะเปนดังรูปท่ี 7J

รูปท่ี 7J

Tips : สามารถกดปุม เพื่อใหระบบคํานวณในชองแรกใหโดยอัตโนมัติ สวนชองอื่น ๆ ตองเปนการกรอกเขาไปเอง วิธีการคํานวณของระบบมากจาก จํานวนเปอรเซ็นต จากราคาบาน หักดวย เงินจองและเงินทําสัญญา สวนท่ีเหลือจะเปนคางวด

โดยในสวนของการกําหนดงวดชําระเม่ือผูใชคลิกปุม โปรแกรมจะทําการ

กําหนดงวดชําระใหโดยอัตโนมัติปรากฏดังรูปท่ี 7K ซึ่งผูใชสามารถแกไขรายละเอียดไดจากท่ีโปรแกรมสรางไวได ในขณะเดียวกันการแกไขนั้นๆ ถาผูใชตองการท่ีจะกลับไปใชงวดชําระท่ีโปรแกรมสรางไวก็สามารถทําไดโดยการคลิกปุม “รีเซ็ต”

75

รูปท่ี 7K

7.3.2.4 เงินโอน ผูใชทําการจัดสรรเงินทําโอนและวันท่ีลงไป ดังรูปท่ี 7L

รูปท่ี 7L

***ขณะที่ผูใชทําการจัดสรรเงินจะพบวาในสวนบนของหนาจอจะมีขอมูลแสดงดังภาพ ซ่ึงโปรแกรมจะแสดงขอมูลการจัดสรรการจายเงินที่ผูใชกรอกลงไป เพื่อชวยใหผูใชทราบวาการจัดสรรนั้น ครบตามราคาสินคาแลวหรือยัง*** ดังรูป 7M

รูปท่ี 7M

76

7.3.2.5 การกําหนดเตือนนัดทําสัญญา ผูใชสามารถกําหนดใหระบบคอยเตือนวันนัดทําสัญญากับลูกคาซึ่งจะทําใหระบบคอยเตือนเม่ือวันนัดทําสัญญา ดังรูปท่ี 7N

รูปท่ี 7N

7.3.3 สัญญาซ้ือขาย

รูปท่ี 7O

77

จะแสดงขอสัญญาท่ีตองการใหมีอยูในสัญญาซื้อขายนั้นๆโดยผูใชเลือกเช็ค ในขอสัญญาท่ีตองการ ซึ่งขอสัญญาเหลานี้เปนคาเริ่มตนท่ีโปรแกรมดึงมาจากขอมูลใน “ตนแบบสัญญา” (ดูรายละเอียดการต้ังคาขอมูลในหัวขอ 4. “ตนแบบสัญญา”) อยางไรก็ตาม ผูใชสามารถแกไขถอยคําไดจากหนาจอนี้โดยตรง แตถอยคําท่ีแกไขจะปรากฏเฉพาะสัญญาฉบับนี้เทานั้น

7.3.4 สัญญาซ้ือขาย 4/4 เปนขอความช่ือท่ีจะปรากฏอยูใตลายเซ็นในสัญญาซื้อขาย โดยผูใชสามารถพิมพช่ือลงไปในชองวางท่ีตองการ ดังรูปท่ี 7P

รูปท่ี 7P

7.3.5 ประวัติการชําระเงนิ

78

ซึ่งเปนขอมูลท่ีโปรแกรมจะดึงมาจากสวนของขอมูลใบเสร็จรับเงิน (หัวขอ 8. “ขอมูลใบเสร็จ”) เพื่อแสดงสถานะวาไดมีการชําระเงินแลวหรือยัง เปนจํานวนเงินเทาไร หรือชําระสําหรับคาอะไร และสรุปยอดการชําระเงินท้ังหมดและยอดคงเหลือ เปนตน โดยผูใชสามารถเลือกใหโปรแกรมแสดงผลใบเสร็จท่ีถูกยกเลิกไดดวยท่ีมุมซายลางของหนาจอดังรูป 7Q

รูปท่ี 7Q

สามารถพิมพรายละเอียดการชําระเงิน อยางละเอียดของลูกคาแตละรายออกมาได จากหนาจอนี้ โดยคลิกท่ี “พิมพรายละเอียดการชําระเงิน” ซึ่งจะปรากฏ ดังรูปท่ี 7R

79

รูปท่ี 7R

เม่ือคลิกพิมพ ระบบจะพิมพรายการการชําระหนี้ของลูกคารายนั้นออกมา ดังรูปท่ี 7S

รูปท่ี 7S

80

7.3.6 ประวัติการแกไข

เปนการแสดงประวัติการแกไขสัญญาฉบับนั้นๆ วามีการแกไขใดเกิดข้ึนบาง และทําโดยใคร รวมท้ังสามารถดูสัญญากอนการแกไขแตละครั้งไดดวย (ดูหัวขอ 7.4 “การแกไขสัญญา”)

7.3.7 สวนลด เปนสวนท่ีใชสําหรับใสขอมูลสวนลดอยางละเอียด โดยจะมีท้ัง สวนลดเงินจอง สวนลดเงินทําสัญญา สวนลดท่ีดินเปลา สวนลดเงินคางวด สวนลดเงินคาโอน ดังรูปท่ี 7T

รูปท่ี 7T

ถาตองการใสจํานวนเงินสวนลดรวม ใหคลิกท่ีกําหนดสวนลดรวมเอง และใสจํานวนเงินสวนลดรวมลงไป ดังรูปท่ี 7U

81

รูปท่ี 7U

เม่ือขอมูลท่ีตองการท้ังหมดในสัญญาซื้อขายสมบูรณแลว ผูใชคลิก “ตกลง” โปรแกรมจะทําการเก็บขอมูลลงในฐานขอมูล และสามารถสั่ง “พิมพ” สัญญาซื้อขายไดโดยโปรแกรมจะทําการดึงขอมูลท้ังหมดมาสรางเปนสัญญาซื้อขายบาน แสดงในรูป WORD ไฟล ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก WORD ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD

7.4 แกไข สําหรับแกไขขอมูลในสัญญาซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกแถวขอมูลสัญญาท่ีตองการแกไข จากหนาจอ “ขอมูลสัญญา” แลวคลิกปุม “แกไข” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลท่ีเลือกดังกลาว แสดงดังรูปท่ี 7V

82

รูปท่ี 7V

ตัวอยาง 7.4 ก ถาตองการแกไขวันท่ีโอนบาน ก็คลิกไปท่ีหนาสัญญาซื้อขาย 2/4 แลวเลือกวันท่ีโอนใหม ดังรูปท่ี 7W (สามารถดูคําอธิบายการกรอกขอมูลในแตละหนา แตละหัวขอ ไดในหัวขอ 7.3.1 - 7.3.7)

83

รูปท่ี 7W

7.4.1 การใชงานปุม

สําหรับ update ขอมูลในสัญญาใหตรงกับขอมูลสินคาหรือขอมูลลูกคาท่ีไดมีการแกใขภายหลังการทําสัญญาซื้อขาย

84

ตัวอยาง 7.4 ข กรณีผูซื้อมีการเปลี่ยนท่ีอยูตามบัตร จาก “45 เพชรเกษม กรุงเทพ” เปน “54 ถนนจรัญสนิทวงศ 46 เขตบางพลัด กรุงเทพ” ผูใชทําการแกไขขอมูลลูกคาใน ”เมนูขอมูลลูกคา”(ดูหัวขอ 2.3”แกไขขอมูลลูกคา”)

จากรูปท่ี 7X ในสวน “รายละเอียดผูซื้อ” แสดงรายละเอียดดังภาพ เม่ือผูใชคลิกปุม โปรแกรมจะทําการแกไข ขอมูลลูกคานั้นๆ ถามีการเปลี่ยนแปลงจากสัญญาซื้อขายท่ีทําไวกอน และจะพบวาหนาจอจะเปลี่ยนไปท่ีอยูเปนเปน “54 ถนนจรัญสนิทวงศ 46 เขตบางพลัด กรุงเทพ”

รูปท่ี 7X เม่ือแกไขขอมูลท่ีตองการในสัญญาเรียบรอยแลว คลิก “ตกลง” จะพบขอความใหกรอกสาเหตุในการแกไขเปลี่ยนแปลง

สัญญาดังรูปท่ี 7Y ผูใชทําการพิมพเหตุผลลงไปแลวคลิก “OK” เพื่อทําการยืนยันการแกไขขอมูลในสัญญาหรือ คลิก “Cancel” ถาตองการยกเลิกการแกไขขอมูลในสัญญา

รูปท่ี 7Y

7.4.2 ประวัติการแกไข

การแกไขใดๆในสัญญาซื้อขายบานท่ีเกิดข้ึนจะถูกบันทึกโดยระบบไวในฐานขอมูล เพื่อใหผูใชสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงรวมท้ังเหตุผลท่ีแกไขได ซึ่งจะปรากฏอยูในหนาจอ “ประวัติการแกไข” ดังรูปท่ี 7Z

85

รูปท่ี 7Z

จากรูป จะพบวาแถวขอมูลแสดงจํานวนการแกไขสัญญามาแลว 2 ครั้ง (ลําดับท่ี 0 คือสัญญาฉบับแรกท่ีทํา) แสดงวันท่ีแกไข ผูจัดทํา และเหตุผลของการแกไขสัญญา โดยท่ีประวัติการแกไขนี้ ผูใชสามารถดูวาสัญญาฉบับตางๆ นั้นมีเนื้อหารายละเอียดอยางไรไดดวยการใชเมาสเลือกท่ีสัญญาลําดับท่ีตองการ โปรแกรมจะดึงขอมูลในการแกไขครั้งนั้นๆ เชนถาตองการดูสัญญาแรกกอนท่ีจะมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ก็เลือกคลิกท่ีลําดับ 0 หนาจอจะแสดงดังรูปท่ี 7AA

86

รูปท่ี 7AA

7.5 ยกเลิกสัญญา สําหรับยกเลิกขอมูลสัญญาท่ีไดทําไว เริ่มตนโดยการคลิกเลือกแถวขอมูลสัญญาท่ีตองการยกเลิก จากหนาจอ “ขอมูลสัญญา” แลวคลิกปุม “ยกเลิก” โปรแกรมจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการยกเลิกขอมูลดังรูปท่ี 7AB คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการยกเลิกสัญญาซื้อขายบาน หรือ “No” ถาไมตองการยกเลิกสัญญาซื้อขายบานนั้น

รูปท่ี 7AB

87

ผูใชสามารถท่ีจะดูรายการขอมูลสัญญาท่ีไดถูก “ยกเลิก” ไปแลวไดจากหนาจอ “ขอมูลสัญญา” โดยทําการคลิกท่ีมุมขวาบนของหนาจอดังภาพ หนาจอจะแสดงขอมูลท่ีถูก “ยกเลิก” โดยจะแสดงในพื้นสวนลางของแถวขอมูลและถูก Highlight ดังรูปท่ี 7AC

รูปท่ี 7AC

สําหรับรายการท่ีถูก “ยกเลิก” ดังกลาว ถาผูใชตองการท่ีจะกูคืนการยกเลิก ก็สามารถคลิก “กูคืนการยกเลิก” ไดจากหนาจอ โดยการกูคืนนี้โปรแกรมจะทําการตรวจสอบขอมูลสัญญาดังกลาววาสามารถท่ีจะกูคืนไดหรือไม ดังกรณีตอไปนี้

• กรณีกูคืนการยกเลิกสัญญาทั่วไป เม่ือโปรแกรมทําการตรวจสอบแลววาขอมูลดังกลาวสามารถกูคืนได จะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการกูคืนขอมูลดังรูปท่ี 7AD คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันกูคืนสัญญาท่ีถูกยกเลิก

รูปท่ี 7AD

88

• กรณีที่ไมสามารถกูคืนสัญญาได ผูใชจะพบขอความดังรูปท่ี 7AE ซึ่งจะมาจากกรณีท่ีบานแปลง

ดังกลาวไดถูกจองหรือซื้อขายโดยผูอื่นแลว

รูปท่ี 7AE

7.6 รายงาน เพื่อตรวจสอบ และพิมพรายงานเกี่ยวกับสัญญาซื้อขาย โดยผูใชทําการเลือกรายการสัญญาท่ีตองการจะพิมพ (ถาไมเลือก โปรแกรมจะถือวาใหพิมพขอมูลท้ังหมดท่ีมีอยูในฐานขอมูล) แลวคลิก “รายงาน” จะปรากฏหนาจอแสดงดังรูปท่ี 7AF

รูปท่ี 7AF

จะพบวาในสวนของประเภทรายงาน จะมีตัวเลือกประเภทรายงานอยู 6 รายการไดแก

89

7.6.1 รายงานประวัติการซ้ือขาย เปนการสรุปวามีการทําสัญญาซื้อขายท้ังหมด (หรือตามท่ีไดเลือกไว) มีรายละเอียดอยางไรบางในแตละสัญญา โดยจะแสดงผลใน EXCEL ไฟล ดังรูปท่ี 7AG ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

รูปท่ี 7AG

90

7.6.2 รายงานประวัติการซ้ือขาย (สัญญาฉบับสรรพากร) เปนการสรุปวามีการทําสัญญาซื้อขายท้ังหมด (หรือตามท่ีไดเลือกไว) มีรายละเอียดอยางไรบางในแตละสัญญา โดยจะแสดงเฉพาะขอมูลในสวนสัญญาสรรพากร โดยจะแสดงผลใน EXCEL ไฟล ดังรูปท่ี 7AH ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

รูปท่ี 7AH

91

7.6.3 จดหมายแจงนัดโอน (เพื่อติดตาม) เปนหนังสือแจงนัดลูกคารายนั้นๆ เพื่อติดตามลูกคาใหมารับโอนกรรมสิทธิ์บานดังกลาวตามสัญญา โดยจะแสดงผลใน WORD ไฟล ดังรูปท่ี 7AI ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก WORD ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD

รูปท่ี 7AI

7.6.4 รายงานการชําระหนี้ เปนรายงานท่ีใชแสดงการชําระหนี้ของลูกคาของลูกคาแตละราย โดยควรที่จะเลือกลูกคานอยรายจากหนาขอมูลสัญญากอน เพราะถาใหพิมพขอมูลของลูกคาทั้งหมดทุกรายจะชามาก (เพราะรายงานการชําระหนี้จะแสดงเปนรายงานที่แสดงการชําระหนี้ของลูกคาแตละราย ๆ) โดยจะแสดงผลใน EXCEL ไฟล ดังรูปท่ี 7AJ ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

92

รูปท่ี 7AJ

7.6.5 จดหมายแจงจายคาทําสัญญา (เพื่อติดตาม) เปนหนังสือแจงนัดลูกคารายนั้นๆ เพื่อติดตามลูกคาใหมาชําระคาทําสัญญาดังกลาวตามสัญญา โดยจะแสดงผลใน WORD ไฟล ดังรูปท่ี 7AK ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก WORD ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD

93

รูปท่ี 7AK

7.6.6 หนังสือสัญญาขายที่ดิน เปนหนังสือทางราชการ ท่ีทางราชการไดกําหนดแบบฟอรม ไวสําหรับยื่นตอเจาหนาท่ีกรมท่ีดิน เพื่อทําการโอนท่ีดินหลังจากมีการตกลงซื้อขายบานพรอมท่ีดินโดยจะแสดงผลใน WORD ไฟล ดังรูปท่ี 7AL ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก WORD ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD

94

รูปท่ี 7AL

7.7 ปด ปดหนาจอ ”ขอมูลสัญญา” เพื่อกลับสูหนาจอ ”เมนูหลัก”

95

7.8 สัญญาฉบับจริงและสัญญาฉบับสรรพากร ในหนารายละเอียดสัญญา (ขอ 7.2) ผูใชสามารถคลิกเลือกท่ีจะดูสัญญาฉบับสรรพากรได (ถามี)โดยคลิกเลือกดังภาพ โดยถามีสัญญาฉบับสรรพกรหนาจอก็จะแสดงรูปแบบเดียวกันกันสัญญาฉบับจริง แตถายังไมมีขอมูลฉบับสรรพากรจะมีขอความแสดงดังรูปท่ี 7AM ถาผูใชตองการท่ีจะสรางสัญญาฉบับสรรพากรใหคลิก “Yes” โปรแกรมจะเขาสูหนาจอเพิ่มสัญญา–ฉบับสรรพากรใหผูใชกรอกขอมูล (ดูวิธีการเพิ่มสัญญาในหัวขอ 7.3 “เพิ่ม” สัญญาซื้อขาย) ขณะเดียวกันถาไมตองการทําสัญญาฉบับสรรพากรใหคลิก “No”

รูปท่ี 7AM

96

8 ขอมูลใบเสร็จ จากหนาเมนูหลักเม่ือทําการคลิก “ขอมูลใบเสร็จ” แลวจะพบหนาจอดังรูป 8A

รูปท่ี 8A

การทํางานของเมนูนี้ เพื่อออกใบเสร็จรับเงินสําหรับธุระกรรมตางๆ ในโครงการ เชน เงินคาจองบาน เงินคาทําสัญญา คางวด คาโอนกรรมสิทธิ์ หรือคาใชจายพิเศษอื่นๆ โดยผูใชทําการกรอกขอมูลตางๆ ท่ีจําเปนลงไป รวมท้ังยังใชสําหรับคนหาขอมูลใบเสร็จรับเงิน ณ ปจจุบันตามเง่ือนไข โดยมีรายละเอียดการใช ดังตารางดานลาง

ตัวเลือก คําอธิบาย 8.1

เพื่อคนหาขอมูลใบเสร็จรับเงินท่ีมีอยูในฐานขอมูล โดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป

8.2

สําหรับดูรายละเอียดในใบเสร็จรับเงินนั้นๆ ประกอบไปดวยใบเสร็จรับเงินฉบับจริง และฉบับสรรพากร

8.3

เพื่อสรางใบเสร็จรับเงินฉบับใหม (ฉบับจริงและฉบับสรรพากร)

8.4

สําหรับยกเลิกใบเสร็จรับเงิน

8.5

สําหรับลบใบเสร็จรับเงินออกจากระบบ (ใชในกรณีท่ีตองการแกไขใบเสร็จท่ีออกผิด)

97

8.6

เพื่อพิมพรายงานสรุปขอมูลท่ีมีอยูตามเง่ือนไขในการคนหา

8.7

ปดหนาจอ ”ขอมูลใบเสร็จ” เพื่อกลับสูเมนูหลัก

8.8 สําหรับเลือกท่ีจะดูใบเสร็จรับเงินฉบับสรรพากรดวย

8.1 คนหา เพื่อคนหาขอมูลใบเสร็จรับเงิน ท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูล โดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป เชน วันท่ีออกใบเสร็จรับเงิน เลขท่ีใบเสร็จรับเงิน เลขท่ีสัญญาซื้อขาย หมายเลขแปลง ช่ือผูซื้อ หรือแบบอาคาร แลวคลิก “คนหา” โปรแกรมจะทําการคนหาจากฐานขอมูลท่ีมีอยูและแสดงผลการคนหาบนหนาจอ โดยสามารถดูรายการใบเสร็จรับเงินท่ีถูกยกเลิกไดดวยโดยการคลิกท่ี โดยขอมูลท่ีถูกยกเลิกจะแสดงอยูแถวลางสุดของขอมูลและถูก Highlight ไวดวยสีแดง

8.2 ดูรายละเอียด สําหรับดูรายละเอียดใบเสร็จรับเงินท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูล โดยผูใชเลือกแถวขอมูลท่ีตองการดูแลวคลิก “ดูรายละเอียด” จะปรากฏหนาจอดังรูปท่ี 8B จะแสดงเลขท่ีใบเสร็จ วันท่ีออก เลขท่ีสัญญา หมายเลขแปลง ราคารวม ช่ือลูกคา ประเภทการชําระเงิน ประเภทเงินท่ีชําระ หากตองการสั่งพิมพหนังสือใบเสร็จรับเงินสามารถทําไดโดยคลิก “พิมพใบเสร็จ” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลเหลานี้ไปสรางเปนหนังสือใบเสร็จรับเงินข้ึนในรูปของ EXCEL ไฟล ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

98

รูปท่ี 8B

99

8.3 เพ่ิม สําหรับการเพิ่มใบเสร็จรับเงิน เม่ือคลิก “เพิ่ม” จะปรากฏหนาจอดังรูปท่ี 8C.1 โดยผูใชจะตองกําหนดวาใบเสร็จรับเงินนี้เปนใบเสร็จแบบ

8.3.1 ฉบับจริง 8.3.2 ฉบับสรรพากร

โดยการเพิ่มของท้ังสองแบบเหมือนกันทุกประการ การเลือกท่ีดานบนของการเพิ่มใบเสร็จวาตองการใหเปนแบบไหนดังรูป 8C.2 แตจะมีใบเสร็จฉบับสรรพากรไดก็ตองมีสัญญาซื้อขายฉบับสรรพากรกอน

รูปท่ี 8C.1

รูปท่ี 8C.2

โดยผูใชจะทําการกรอกขอมูลตางๆ ตามรายละเอียดท่ีปรากฏบนหนาจอ ไดแก

• วันท่ีออกใบเสร็จ, • เลขท่ีสัญญา เลือกจากการคลิกปุม สําหรับกรณีท่ีใบเสร็จนี้ออกสําหรับการจายเงินตามสัญญาซื้อขายท่ีไดทําไวแลว • หมายเลขแปลง

100

• ราคา ช่ือลูกคาและเบอรโทรศัพท ซึ่งจะแสดงโดยอัตโนมัติหลังจากท่ีเลือกเลขท่ีสัญญาหรือหมายเลขแปลงแลว • รายการท่ีตองการออกใบเสร็จ คลิกปุม ในชอง “งวดท่ี :” หนาจอจะแสดงรายการการชําระเงินใหเลือกดังรูปท่ี 8D วาเปน

การชําระเงินคาอะไร เชน เงินทําสัญญา เงินคางวด เงินคาโอน เม่ือเลือกแลวในชองจํานวนเงินจะแสดงโดยอัตโนมัติ (ตามท่ีไดระบุไวในสัญญา)

ท้ังนี้สามารถชําระเงินไดหลายรายการภายในใบเสร็จเดียว (จํานวนรายการสูงสุด 5 รายการ)

รูปท่ี 8D

หลังจากนั้นกด “ตกลง” เพื่อกําหนดรูปแบบการชําระเงิน ซึ่งสามารถกําหนดชําระไดถึง 3 ประเภท คือ เงินสด เช็ค และ บัตรเครดิตโดยการรูปแบบการชําระนี้สามารถทําไดหลายรูปแบบในใบเสร็จใบเดียวกัน ดังรูปท่ี 8F

รูปท่ี 8F

101

Tips : หากตองการแกไขรูปแบบการชําระเงิน เพียงเลือกรายการท่ีตองการ แลวแกไขรายละเอียดท่ีปรากฏแตละรายการ จากนั้นกดปุม “แกไข” ขอมูลจะทําการแกไขใหทันที เม่ือขอมูลท่ีตองการท้ังหมดในใบเสร็จรับเงินสมบูรณแลว ผูใชคลิก “ขอมูลถูกตอง” เพื่อทําการเพิ่มขอมูลใบเสร็จรับเงินลงในฐานขอมูล โดยจะพบขอความถามเพื่อยืนยันการเพิ่มขอมูล คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการเพิ่มขอมูล หนาจอจะปรากฏดังรูปท่ี 8G โดยสามารถสั่งพิมพใบเสร็จนี้ไดโดยการคลิก “พิมพใบเสร็จ”

รูปท่ี 8G

102

8.4 ยกเลิก สําหรับยกเลิกขอมูลใบเสร็จท่ีไดทําไว เริ่มตนโดยการคลิกเลือกแถวขอมูลใบเสร็จท่ีตองการยกเลิก จากหนาจอ “ขอมูลใบเสร็จ” แลวคลิกปุม “ยกเลิก” โปรแกรมจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการยกเลิกขอมูลดังรูปท่ี 8H คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการยกเลิกใบเสร็จรับเงิน หรือ “No” ถาไมตองการยกเลิกใบเสร็จรับเงินนั้น อนึ่ง การยกเลิกใบเสร็จนี้จะทําใหรายการรับเงินนี้เปนโมฆะ จะไมถูกนับเปนรายรับ

รูปท่ี 8H

จากรูปท่ี 8A ผูใชสามารถท่ีจะดูรายการขอมูลใบเสร็จ ท่ีไดถูก “ยกเลิก” ไปแลวไดจากหนาจอ “ขอมูลใบเสร็จ” โดยทําการคลิกท่ีมุมขวาบนของหนาจอดังภาพ หนาจอจะแสดงขอมูลท่ีถูก “ยกเลิก” โดยจะแสดงในพื้นสวนลางของแถวขอมูลและถูก Highlight ดังรูปท่ี 8I

รูปท่ี 8I

103

สําหรับรายการท่ีถูก “ยกเลิก” ดังกลาว ถาผูใชตองการท่ีจะกูคืนการยกเลิก ก็สามารถคลิก “กูคืน” ไดจากหนาจอ โดยจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการกูคืนขอมูลดังรูปท่ี 8J คลกิ “Yes” เพื่อทําการยืนยันกูคืนใบเสร็จ

รูปท่ี 8J

8.5 ลบออกจากระบบ เนื่องจากระบบถูกออกแบบใหไมสามารถแกไขใบเสร็จรับเงินได (ออกแบบตามการทํางานทางธุระกรรมจริง) ดังนั้นหากเกิดการออกใบเสร็จรับเงินผิดพลาดแลวไมอยากออกใบเสร็จรับเงินหมายเลขใหม จําเปนท่ีจะตองลบใบเสร็จรับเงินท่ีผิดพลาดนั้นออกจากระบบเสียกอน สําหรับการลบขอมูลใบเสร็จท่ีไดทําไว เริ่มตนโดยการคลิกเลือกแถวขอมูลใบเสร็จท่ีตองการลบจากหนาจอ “ขอมูลใบเสร็จ” แลวคลิกปุม “ลบออกจากระบบ” โปรแกรมจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการยกเลิกขอมูล คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการลบใบเสร็จรับเงิน หรือ “No” ถาไมตองการลบใบเสร็จรับเงินนั้น

8.6 รายงาน เพื่อตรวจสอบ และพิมพรายงานการชําระเงินในชวงเวลาท่ีกําหนด โดยผูใชทําการเลือกรายการท่ีตองการจะพิมพ (ถาไมเลือก โปรแกรมจะถือวาใหพิมพขอมูลใบเสร็จท้ังหมดท่ีมีอยูในฐานขอมูล) แลวคลิก “รายงาน” โดยจะมีรายงานใหเลือกพิมพ 2 ประเภทคือ รายงานการชําระเงินภายในชวงเวลาและรายงานสรุปการรับจายจะปรากฏหนาจอแสดงดังรูปท่ี 8K

รูปท่ี 8K

104

คลิก “พิมพ” รายงานการชําระเงินภายในชวงเวลาจะแสดงผลใน EXCEL ไฟล ดังรูปท่ี 8L ซึ่งผูใชสามารถสั่งพมิพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

รูปท่ี 8L

หรือถาคลิก “พิมพ” รายงานสรุปการรับจาย ซึ่งจะแสดงผลใน EXCEL ไฟล ดังรูปท่ี 8M ซึ่งผูใชสามารถสั่งพิมพหรือแกไขรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟลโดยตรง (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL

105

รูปท่ี 8M

8.7 ใบเสร็จรับเงินฉบับสรรพากร ผูใชสามารถคลกิเลือกท่ีจะดูใบเสร็จรับเงินฉบับสรรพากรไดโดยคลิกเลือกดังภาพ จะพบวาในแถวขอมูลจะมีใบเสร็จฉบับสรรพากรรวมอยูดวย การดูวาฉบับใดเปนฉบับจริง ไดมีการต้ังคาไวแลว-ดูหัวขอ 3 “ขอมูลท่ัวไป” และพบวา

106

รูปท่ี 8M

• รหัสนําหนาของฉบับจริงคือ RC • รหัสนําหนาของฉบับจริงคือ RX

โดยรหัสเหลานี้สามารถเปลี่ยนแปลงไดจากการแกไข ขอมูลท่ัวไป (ดูหัวขอ 3 “ขอมูลท่ัวไป”)

8.8 ปดหนาจอ ”ขอมูลใบเสร็จ” เพื่อกลับสูหนาจอ ”เมนูหลัก”

107

9. ระบบเตือน ระบบเตือนทําหนาท่ีในการเตือน และอํานวยความสะดวกดานขอมูลและเอกสารใหผูใชสามารถติดตามสถานะ การชําระเงินของลูกคาตามระยะเวลาท่ีกําหนด เชน คางวด คาโอน รวมท้ังสามารถแสดงขอความอื่นๆ ท่ีตองการใหผูใชโปรแกรมท่ีเกี่ยวของไดรับทราบหรือติดตาม โดยจะพบหนาจอ ระบบเตือน “Alert” ปรากฏข้ึนทุกครั้งท่ีมีการเริ่มใชโปรแกรม RealMan ดังรูป 9A

รูปท่ี 9A

โดยการ Alert เตือนนี้จะแบงเปน 5 สวนคือ

108

9.1 เตือนเพ่ือ ติดตามการจายเงิน คางวด

รูปท่ี 9B: คางวด

เปนรายการเตือนเพื่อใหผูใชทราบวา จากขอมูลรายการสัญญาซื้อขายบาน มีกี่รายการท่ีถึงเวลาท่ีตองชําระเงินคางวดแลว

บาง โดยแบงการเตือนผูใชเกี่ยวกับเงินคางวด ออกเปน 4 ชวง โดยใชจํานวนวัน กอนและหลัง วันท่ีครบกําหนดชําระตามสัญญา เปนตัวแบงการเตือนแตละชวง ซึ่งจํานวนวันเหลานี้จะถูกกําหนดไวอยูแลวในหัวขอ “ขอมูลท่ัวไป” และสามารถแกไขจํานวนวันท่ีตองการเหลานี้ไดโดยดูท่ีหัวขอ 3 “ขอมูลท่ัวไป” โดยท้ัง 4 ชวงมีรายการดังนี้

• กอนครบกําหนดวันชําระคางวด • ครบกําหนดชําระคางวด • เลยครบกําหนดวันชําระคางวดครั้งท่ี 1 • เลยครบกําหนดวันชําระคางวดครั้งท่ี 2

9.2 เตือนเพ่ือ ติดตามการจายเงิน คาโอน

รูปท่ี 9C: คาโอน

เปนรายการเตือนเพื่อใหผูใชทราบวา จากขอมูลรายการสัญญาซื้อขายบาน มีกี่รายการท่ีถึงเวลาท่ีตองชําระเงินคาโอน

แลวบาง (ตามกําหนดในตอนท่ีรางสัญญา) โดยแบงการเตือนผูใชเกี่ยวกับเงินคาโอน ออกเปน 5 ชวง โดยใชจํานวนวัน กอนและหลัง วันท่ีครบกําหนดชําระตามสัญญา เปนตัวแบงการเตือนแตละชวง ซึ่งจํานวนวันเหลานี้จะถูกกําหนดไวอยูแลวในหัวขอขอมูลท่ัวไปแตสามารถแกไขจํานวนวันนี้ไดโดยดูท่ีหัวขอ 3 “ขอมูลท่ัวไป” โดยท้ัง 5 ชวงมีรายการดังนี้

• กอนครบกําหนดวันชําระคาโอน ครั้งท่ี 1 • กอนครบกําหนดวันชําระคาโอน ครั้งท่ี 2 • ครบกําหนดชําระคาโอน • เลยครบกําหนดวันชําระคาโอน ครั้งท่ี 1 • เลยครบกําหนดวันชําระคาโอน ครั้งท่ี 2

9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4

9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.2.4 9.2.5

109

9.3 เตือนเพ่ือ ติดตามการจายเงิน คาทําสัญญา

รูปท่ี 9D: คาทําสัญญา

เปนรายการเตือนเพื่อใหผูใชทราบวา จากขอมูลรายการสัญญาซื้อขายบาน มีกี่รายการท่ีถึงเวลาท่ีตองชําระเงินคาทํา

สัญญาแลวบาง (ตามกําหนดในตอนท่ีรางสัญญา) โดยแบงการเตือนผูใชเกี่ยวกับเงินคาทําสัญญา ออกเปน 5 ชวง โดยใชจํานวนวัน กอนและหลัง วันท่ีครบกําหนดชําระตามสัญญา เปนตัวแบงการเตือนแตละชวง ซึ่งจํานวนวันเหลานี้จะถูกกําหนดไวอยูแลวในหัวขอขอมูลท่ัวไปแตสามารถแกไขจํานวนวันนี้ไดโดยดูท่ีหัวขอ 3 “ขอมูลท่ัวไป” โดยท้ัง 5 ชวงมีรายการดังนี้

• กอนครบกําหนดวันชําระคาทําสัญญา ครั้งท่ี 1 • กอนครบกําหนดวันชําระคาทําสัญญา ครั้งท่ี 2 • ครบกําหนดชําระคาทําสัญญา • เลยครบกําหนดวันชําระคาทําสัญญา ครั้งท่ี 1 • เลยครบกําหนดวันชําระคาทําสัญญา ครั้งท่ี 2

9.4 การเตือนนัดทําสัญญาซ้ือขาย

รูปท่ี 9E

เปนรายการเตือนเพือ่ใหผูใชทราบวา จากขอมูลการจอง มีกี่รายการท่ีถึงเวลาท่ีตองมาทําสัญญาแลวบาง (ตามกําหนดในตอนท่ีรางสัญญาการจอง) โดยแบงการเตือนผูใชเกี่ยวกับการนัดทําสัญญา ออกเปน 2 สวนคือจะเปนวันนัดทําสัญญาหรือเปนวันหมดอายุการจอง โดยผูใชสามารถเลือกใชได โดยเขาไปเลือกในสวนหัวขอ 3 ขอมูลท่ัวไป ขอ การจอง – วันนัดทําสัญญาและการจอง – วันหมดอาย ุโดยเลือกท่ีตองการเปน True และเลือกท่ีไมตองการใชเปน False จากท่ีเคยกลาวมาขางตน โดยสวนท่ี 1 ซายมือจากรูปจะเปนวันนัดทําสัญญาซื้อขาย และสวนท่ี 2 เปนวันหมดอายุการจอง โดยถาสมมติถาเลือกการจอง – วันนัดทําสัญญาเปน True และเลือก การจอง – วันหมดอายุเปน False หนาจอจะซอนวันหมดอายุการจองไป ดังรูปท่ี 9 F

9.3.1 9.3.2 9.3.3 9.3.4 9.3.5

110

รูปท่ี 9F

9.5 การเตือนอื่นๆ

รูปท่ี 9G

มีไวสําหรับการประกาศ การแจงขอความ หรือมอบหมายงานตางๆ เชน การสงรายงานสรุปยอดประจําเดือน ตอ

ผูใชงานโปรแกรม RealManSales โดยจะขอความเหลานี้จะสามารถเปลี่ยนแปลงได โดยการแกไขในเมนู “ขอมูลท่ัวไป” (ดู

111

รายละเอียดการแกไขขอมูลท่ัวไปในหัวขอ 3 “ขอมูลท่ัวไป”) และเม่ือการมอบหมายงานนั้นไดรับการปฏิบัติ ก็จะปรากฏคําพูดวา “จัดการแลว โดย Username”

9.6 การเตือนวันเกิด มีไวสําหรับเตือนเม่ือถึงวันเกิดลูกคา ซึ่งทางเจาของโครงการสามารถสงขอมูลหรือของขวัญใหกับลูกคา

รูปท่ี 9H

ตัวอยางและคําอธิบายวิธีการใชงานในเมน ูAlert จากรูป 9 B.1 มีคําอธิบายดังนี ้

รูปท่ี 9B.1

จะหมายความวา มีคางวด จํานวน 3 รายการ ท่ีจะถึงครบกําหนดการชําระภายใน 7 วันขางหนานับจากวันท่ีใชโปรแกรม โดยท้ัง 3 รายการ ผูใชไมไดเปนผูรับผิดชอบในการติดตามงาน และมี 1 รายการท่ียังไมมีผูติดตามงาน

จํานวน 7 วัน เปนคาท่ีต้ังไวสําหรับการติดตามคางวดในวาตองการให การเตือน “กอนครบกําหนดวันชําระคางวด” เกิดข้ึนโดยใชเวลา ภายใน 7 วัน นับจากวันครบกําหนดชําระ แตสามารถแกไขจํานวนวันนี้ไดโดยดูท่ีหัวขอ 3 “ขอมูลท่ัวไป”

A.การติดตาม

โดยถาผูใชตองการท่ีจะดูหรือเปนผูรับผิดชอบในการติดตามรายการท่ียังไมมีผูติดตามนี้ ก็สามารถทําไดโดยการคลิกไปท่ี จํานวนรายการ แลวหนาจอจะปรากฏรายละเอียดดังรูปท่ี 9B.2 แลวคลิกเลือกรายการท่ียังไมมีผูติดตาม (จากรูปคือ No.1)

112

รูปท่ี 9B.2

รูปท่ี 9B.3

แลวคลิก “พิมพ” จะปรากฏหนาจอดังรูป 9B.3 เพื่อท่ีจะใหเลือกท่ีจะสั่งพิมพได 4 รายการคือ

113

• รายงานรายช่ือลูกคา โดยเม่ือคลิก “พิมพ” โปรแกรมจะดึงขอมูลสรางเปน EXCEL ไฟล ออกมาโดยผูใชสามารถแกไขขอความและรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟล โดยตรงดังรูป 9B.4 (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL ซึ่งการสั่งพิมพรายงานรายช่ือลูกคานี้จะยังไมถือวาเปนการติดตามจากผูใช (จะถือวาเปนการติดตามก็ตอเม่ือเปน การสั่งพิมพ จดหมายแจงครบกําหนดชําระคางวดหรือ รายช่ือการโทรติดตาม (เพื่อติดตาม) โดยจะอธิบายรายละเอียดในหัวขอถัดไป)

รูปท่ี 9B.4

• จดหมายแจงครบกําหนดชําระคางวด โดยเม่ือคลิก “พิมพ” โปรแกรมจะดึงขอมูลสรางเปน WORD ไฟล ออกมาโดย

ผูใชสามารถแกไขขอความและรูปแบบไดจาก WORD ไฟล โดยตรงดังรูป 9B.5 (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD และเม่ือกลับมาสูหนาจอAlert จะปรากฏรายช่ือผูใช เปนผูติดตามการชําระเงินโดยการออก จดหมายแจงครบกําหนดชําระคางวด ดังรูป 9B.6

114

รูปท่ี 9B.5

รูปท่ี 9B.6

115

• รายช่ือการโทรติดตาม (เพื่อติดตาม) โดยเม่ือคลิก “พิมพ” โปรแกรมจะดึงขอมูลสรางเปน EXCEL ไฟล ออกมาโดย

ผูใชสามารถแกไขขอความและรูปแบบไดจาก EXCEL ไฟล โดยตรงดังรูป 9B.7 (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง EXCEL และเม่ือกลับมาสูหนาจอ Alert จะปรากฏรายช่ือผูใช เปนผูติดตามการชําระเงินท่ีทําการสั่งพิมพดังกลาว

รูปท่ี 9B.7

• ซองจดหมาย โดยเม่ือคลิก “พิมพ” โปรแกรมจะดึงขอมูลสรางเปน WORD ไฟล ออกมาโดยผูใชสามารถแกไขขอความและ

รูปแบบซองจดหมายไดจาก WORD ไฟล โดยตรงดังรูป 9B.8 (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก)

116

รูปท่ี 9B.8

นอกจากนี้ถารายงานการติดตามนั้นเปนการเตือนสําหรับ รายการท่ีเลยกําหนดวันชําระเงิน ครั้งท่ี 1 และครั้งท่ี 2 ในการ

สั่งพิมพ ดังรูปท่ี 9B.9 จะพบวาสามารถพิมพไดอีก 1 รายการคือ

117

• จดหมายบอกยกเลิกสัญญาเพราะคางคางวด(เพื่อติดตาม) เม่ือสั่งพิมพ โปรแกรมจะดึงขอมูลสรางเปน WORD ไฟล ออกมาโดยผูใชสามารถแกไขขอความและรูปแบบไดจาก WORD ไฟล โดยตรงดังรูป 9B.10 (ดูรายละเอียดของรายงานไดใน “ตัวอยางรายงาน” ในภาคผนวก) หรือหากรายงานนี้ถูกกําหนดใหพิมพตรงออก Printer ก็จะพิมพออก Printer ทันทีโดยไมมีการแสดงผลทาง WORD

รูปท่ี 9B.9

รูปท่ี 9B.10

118

และในสวนของการเตือนเพื่อ ติดตามการจายเงิน คาโอน จะมีรูปแบบและรายละเอียดเหมือนกันกับ คางวด (แตมีการติดตามกอนครบกําหนดวันชําระ 2 ครั้ง) และในสวนของการสั่งพิมพก็เชนกัน แตจะสามารถพิมพจดหมายเพิ่มไดอีก 1 ฉบับดังรูปท่ี 9C.1 คือ • จดหมายแจงนัดโอน(เพื่อติดตาม) เม่ือสั่งพิมพ โปรแกรมจะดึงขอมูลสรางเปน WORD ไฟล ออกมาโดยผูใชสามารถแกไข

ขอความและรูปแบบไดจาก WORD ไฟล โดยตรงดังรูป 9C.2

รูปท่ี 9C.1

119

รูปท่ี 9C.2

B. การดูรายละเอียดการติดตามทั้งหมด ซึ่งจากหนาจอAlert ดังรูป 9B.2 หรือ 9B.6 ผูใชจะสามารถเลือกท่ีจะดูรายการเตือนการชําระเงินท้ังคางวด และคาโอน

ท้ังหมดท่ีถึงกําหนดไดโดยคลิกปุม จาก “ชนิดการเตือน” รวมท้ังดูรายการยอนหลังท้ังหมด หรือดูรายการเฉพาะท่ีผูใชรับผิดชอบไดดวย ดังรูปท่ี 9D

รูปท่ี 9D

120

10 รายงาน จากหนาเมนูหลักเม่ือทําการคลิก ”รายงาน” แลวจะพบหนาจอดังรูปท่ี 10A

รูปท่ี 10A

เมนูนี้ เปนการสรุปรายการ รายงานขอมูลท้ังหมดท่ีมีในโปรแกรม โดยแยกตามประเภทตามเมนูหลักดังภาพ ซึ่งผูใชสามารถดับเบ้ิลคลิกตามรายการเหลานั้นเพื่อตรวจสอบและสั่งพิมพรายงานไดโดยท่ีไมตองเขาจากเมนูยอยตามปกติ (เปน Short Cut สําหรับดูรายงานตางๆ) ตารางแสดงคําอธิบายความหมายและการนําไปใชของรายงานทั้งหมด

รายงาน เมนู (ที่รายงานปรากฏอยู)

ประโยชนของรายงาน

1 รายงานสรุปยอดรายรับ ขอมูลสินคา (1) สรุปยอดรายรับของสินคาท่ีมีอยูท้ังหมดถึงปจจุบัน ตามชวงเวลาท่ีเลือก 2 รายงานประวัติลูกคา ขอมูลลูกคา (2) สําหรับแสดงรายช่ือลูกคาและรายละเอียดตางๆ เกี่ยวกับลูกคาแตละราย 3 รายงานการใชโปรแกรม ขอมูลพนักงาน(5) แสดงรายการท่ีพนักงานท้ังหมดท่ีไดเขามาทําการใชโปรแกรม 4 รายงานประวัติการซื้อขาย ขอมูลสัญญา(7) รายงานสรุปสัญญาซื้อขายท้ังหมดท่ีมีอยูพรอมรายละเอียด 5 รายงานประวัติการซื้อขาย

(ฉบับสรรพากร) ขอมูลสัญญา(7) รายงานสรุปสัญญาซื้อขาย (ฉบับสรรพากร) ท้ังหมดท่ีมีอยูพรอมรายละเอียด

121

6 รายงานการชําระเงินในชวงเวลา

ขอมูลใบเสร็จ(8) เพื่อตรวจสอบและพิมพรายงานการชําระเงินในชวงเวลาท่ีกําหนด

7 รายงานรายช่ือลูกคา กอนกําหนดชําระคางวด

ขอมูลAlert (9) - กอนครบกําหนดชําระคางวด

สรุปรายช่ือลูกคา กอนครบกําหนดชําระคางวดในจํานวนวันท่ีกําหนดในสัญญา

8 จดหมายแจง ครบกําหนดชําระคางวด (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - กอนครบกําหนดชําระคางวด

จดหมายเพื่อแจงแกลูกคาวาจะถึงกําหนดการชําระคางวดแลว

9 รายช่ือการโทรติดตาม กอนครบกําหนดชําระคางวด

ขอมูลAlert (9) - กอนครบกําหนดชําระคางวด

สรุปรายช่ือลูกคา กอนครบกําหนดชําระคางวดในจํานวนวันท่ีกําหนดในสัญญา เพื่อการติดตามโดยพนักงาน

10 รายงานรายช่ือลูกคา ครบกําหนดชําระคางวด

ขอมูลAlert (9) - ครบกําหนดชําระคางวด

สรุปรายช่ือลูกคา ท่ีครบกําหนดการชําระคางวดตามวันท่ีกําหนดในสัญญา

11 จดหมายเตือน ครบกําหนดชําระคางวด (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - ครบกําหนดชําระคางวด

จดหมายเพื่อเตือนลูกคาวาถึงกําหนดการชําระคางวดแลว

12 รายช่ือการโทรติดตาม ครบกําหนดชําระคางวด (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - ครบกําหนดชําระคางวด

สรุปรายช่ือลูกคา ท่ีครบกําหนดชําระคางวดตามวันท่ีกําหนดในสัญญา เพื่อการติดตามโดยพนักงาน

13 รายงานรายช่ือลูกคา เลยกําหนดชําระคางวด ครั้งท่ี 1

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 1

สรุปรายช่ือลูกคาท่ีเลยกําหนดการชําระคางวด ครั้งท่ี 1 (กําหนดโดยจํานวนวัน นับจากวันท่ีครบกําหนดตามสัญญา)

14 จดหมายทวงคางวด ครั้งท่ี 1 (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 1

จดหมายเพื่อทวงคางวดกับลูกคา เนื่องจากเลยวันท่ีตองชําระตามสัญญาแลว

15 จดหมายบอกเลิกสัญญาเพราะคางคางวด (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 1

จดหมายบอกเลิกสัญญาแกลูกคาเนื่องจากเลยวันท่ีตองชําระคางวดตามสัญญาแลว

16 รายช่ือการโทรติดตาม เลยครบกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 1(เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 1

สรุปรายช่ือลูกคาท่ีเลยกําหนดการชําระคางวด ครั้งท่ี 1 เพื่อการติดตามโดยพนักงาน

17 รายงานรายช่ือลูกคา เลยกําหนดชําระคางวด ครั้งท่ี 2

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 2

สรุปรายช่ือลูกคาท่ีเลยกําหนดการชําระคางวด ครั้งท่ี 2 (กําหนดโดยจํานวนวัน นับจากวันท่ีครบกําหนดตามสัญญา)

122

18 จดหมายทวงคางวด ครั้งท่ี 2 (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 2

จดหมายเพื่อทวงคางวดครั้งท่ี 2 แกลูกคาเนื่องจากเลยวันท่ีตองชําระตามสัญญาแลว

19 จดหมายบอกเลิกสัญญาเพราะคางคางวด (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 2

จดหมายบอกเลิกสัญญากับลูกคาเนื่องจากลูกคาไมชําระคางวดตามสัญญา

20 รายช่ือการโทรติดตาม เลยครบกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 2(เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคางวดครั้งท่ี 2

สรุปรายช่ือลูกคาท่ีเลยกําหนดการชําระคางวด ครั้งท่ี 2 เพื่อการติดตามโดยพนักงาน

21 รายงานรายช่ือลูกคา กอนกําหนดชําระคาโอน ครั้งท่ี 1

ขอมูลAlert (9) - กอนครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 1

สรุปรายช่ือลูกคา ท่ีใกลครบกําหนดชําระคาโอนนับจากวันท่ีกําหนดในสัญญา

22 จดหมายแจง นัดโอน (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - กอนครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 1

จดหมายเพื่อแจงแกลูกคาใหมาทําการรับโอนกรรมสิทธิ์บาน พรอมรายละเอียดการโอน

23 รายช่ือการโทรติดตาม กอนครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 1

ขอมูลAlert (9) - กอนครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 1

สรุปรายช่ือลูกคา ท่ีใกลครบกําหนดชําระคาโอนนับจากวันท่ีกําหนดในสัญญา เพื่อการติดตามโดยพนักงาน

24 รายงานรายช่ือลูกคา กอนกําหนดชําระคาโอน ครั้งท่ี 2

ขอมูลAlert (9) - กอนครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 2

สรุปรายช่ือลูกคา ท่ีใกลครบกําหนดชําระคาโอนนับจากวันท่ีกําหนดในสัญญา

25 จดหมายแจง นัดโอน (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - กอนครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 2

จดหมายเพื่อแจงแกลูกคาใหมาทําการรับโอนกรรมสิทธิ์บาน

26 รายช่ือการโทรติดตาม กอนครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 2

ขอมูลAlert (9) - กอนครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 2

สรุปรายช่ือลูกคา ท่ีใกลครบกําหนดชําระคาโอนนับจากวันท่ีกําหนดในสัญญา เพื่อการติดตามโดยพนักงาน

27 รายงานรายช่ือลูกคา ครบกําหนดชําระคาโอน

ขอมูลAlert (9) - ครบกําหนดชําระคาโอน

สรุปรายช่ือลูกคา ท่ีครบกําหนดชําระคาโอนตามวันท่ีกําหนดในสัญญา

28 จดหมายแจง นัดโอน (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - ครบกําหนดชําระคาโอน

จดหมายเพื่อแจงแกลูกคาใหมาทําการรับโอนกรรมสิทธิ์บาน

29 รายช่ือการโทรติดตาม ครบกําหนดชําระคาโอน (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - ครบกําหนดชําระคาโอน

สรุปรายช่ือลูกคา ท่ีครบกําหนดชําระคาตามวันท่ีกําหนดในสัญญา เพื่อการติดตามโดยพนักงาน

123

30 รายงานรายช่ือลูกคา เลยกําหนดชําระคาโอน ครั้งท่ี 1

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 1

สรุปรายช่ือลูกคาท่ีเลยกําหนดการชําระคาโอน ครั้งท่ี 1 (กําหนดโดยจํานวนวัน นับจากวันท่ีครบกําหนดตามสัญญา)

31 รายงานการติดตามลูกคาท่ีผิดนัดโอน ครั้งท่ี 1 (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 1

รายงานการติดตามลูกคาเกี่ยวกับการโอนกรรมสิทธิ์บานวาพนักงานไดมีการติดตามมาแลวกี่ครั้ง โดยวิธีใดบาง

32 จดหมายบอกเลิกสัญญาเพราะผิดนัดโอน (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 1

จดหมายบอกเลิกสัญญากับลูกคาเนื่องจากลูกคาไมมาโอนกรรมสิทธิ์ตามสัญญา

33 รายช่ือการโทรติดตาม เลยครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 1(เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 1

สรุปรายช่ือลูกคาท่ีเลยกําหนดการชําระคาโอน ครั้งท่ี 1 เพื่อการติดตามโดยพนักงาน

34 รายงานรายช่ือลูกคา เลยกําหนดชําระคาโอน ครั้งท่ี 2

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 2

สรุปรายช่ือลูกคาท่ีเลยกําหนดการชําระคาโอน ครั้งท่ี 2 (กําหนดโดยจํานวนวัน นับจากวันท่ีครบกําหนดตามสัญญา)

35 รายงานการติดตามลูกคาท่ีผิดนัดโอน ครั้งท่ี 2 (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 2

รายงานการติดตามลูกคาเกี่ยวกับการโอนกรรมสิทธิ์บานวาพนักงานไดมีการติดตามมาแลวกี่ครั้ง โดยวิธีใดบาง

36 จดหมายบอกเลิกสัญญาเพราะผิดนัดโอน (เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 2

จดหมายบอกเลิกสัญญากับลูกคาเนื่องจากลูกคาไมมาโอนกรรมสิทธิ์ตามสัญญา

37 รายช่ือการโทรติดตาม เลยครบกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 2(เพื่อติดตาม)

ขอมูลAlert (9) - เลยกําหนดชําระคาโอนครั้งท่ี 2

สรุปรายช่ือลูกคาท่ีเลยกําหนดการชําระคาโอน ครั้งท่ี 2 เพื่อการติดตามโดยพนักงาน

38 รายงานขอมูลสินคา ขอมูลสินคา (1)

สรุปขอมูลสินคาท้ังหมด

39 รายงานขอมูลสินคาคงเหลือ

ขอมูลสินคา (1)

สรุปขอมูลสินคาคงเหลือท่ียังไมมีการซื้อขาย

40 รายงานสถิติขอมูลลูกคา ขอมูลลูกคา (2)

สรุปขอมูลจากแบบสอบถามของลูกคาท้ังหมด

41 รายงานการชําระหนี ้ ขอมูลสัญญา (7)

สรุปขอมูลการชําระหนี้ของสัญญาแตละรายโดยละเอียด

42 รายงานสรุปการรับจาย ขอมูลใบเสร็จ (8)

สรุปขอมูลการรับจายเงิน

43 ซองจดหมาย ขอมูลAlert (9)

พิมพซองจดหมาย

44 รายงานวันเกิดลูกคา ขอมูลลูกคา (2) รายงานรายละเอียดลูกคา ขอมูลทางสถิติ ปายผนึกช่ือลูกคาและท่ีอยู

124

11 ความถูกตองของขอมูล เปนสวนท่ีใชในการตรวจสอบความถูกตองของขอมูล โดยจะแบงออกเปน 2 สวนคือ ตรวจสอบความถูกตองของขอมูลและปรับปรุงความถูกตองของขอมูล ดังรูปท่ี 11A

รูปท่ี 11A

11.1 ตรวจสอบความถูกตองของขอมูล ใชในการตรวจสอบขอมูล วามีใครเขามาเปลี่ยนแปลงขอมูลของโปรแกรมท่ีเก็บไวในไฟล ACCESS หรือไม โดยถามีใครมาเปลี่ยนแปลง โปรแกรมจะแจงใหทราบทันทีวา มีการถูกเปลี่ยนแปลง โดยเม่ือคลิก “ตรวจสอบความถูกตองของขอมูล” โปรแกรมจะถามวา “คุณตองการตรวจสอบขอมูลใชหรือไม” ถาตองการใหกดตกลงดังรูปท่ี 11B

125

รูปท่ี 11B

เม่ือทําการตกลงแลว โปรแกรมจะทําการตรวจสอบขอมูลและแสดงรายละเอียดการตรวจสอบ ดังรูปท่ี 11C

รูปท่ี 11C

จากรูปท่ี 11C จะเห็นไดวา มีการแกไขสัญญาโดยไมผานโปรแกรม (มีการแกไขขอมูลในไฟล ACCESS โดยตรง) อยู 1 ฉบับ เปนการแกไขสัญญาเลขท่ี CT0001 เปนฉบับจริง ลําดับการแกไขคือ 12 โดยเราสามารถเขาไปตรวจสอบสัญญาฉบับนี้ไดโดยทันที เพื่อความถูกตองของขอมูล

11.2 ปรับปรุงความถูกตองของขอมูล ใชในการปรับปรุงความถูกตองของขอมูล คือ เม่ือตรวจสอบขอมูลแลว พบวา มีการแกไข ถาตองการใหการแกไขนั้น คือขอมูลท่ีถูกตอง ใหคลิกปรับปรุงความถูกตองของขอมูล ถาขอมูลท่ีถูกแกไขนั้นไมถูกตอง ผูใชจะตองทําการแกไขจากในโปรแกรมดวยตนเอง โดยเม่ือคลิกปรับปรุงความถูกตองของขอมูล โปรแกรมจะถามวา ตองการปรับปรุงความถูกตองของขอมูลใชหรือไม ดังรูปท่ี 11D และโปรแกรมจะปรับใหขอมูลท่ีถูกแกไขในตรวจสอบความถูกตองของขอมูลนั้น กลายเปนขอมูลท่ีถูกดังรูปท่ี 11E

126

รูปท่ี 11D

รูปท่ี 11E

127

12 ใบเสนอราคา เปนสวนไวสําหรับออกใบเสนอราคาใหกับลูกคาท่ีสนใจบานในโครงการซึ่งเปนบานท่ียังมีการทําสัญญา ซึ่งสามารถออกใบเสนอราคาใหกับลูกคากี่รายก็ได และจากจอเมนูหลักเม่ือคลิก “ใบเสนอราคา” จะพบหนาจอ 12A ดังรูป

รูปท่ี 12A

การทํางานของเมนูนี้จะมีรายละเอียดดังนี้ ตัวเลือก คําอธิบาย

12.1

เพื่อคนหาขอมูลใบเสนอราคาท่ีมีอยูแลวในฐานขอมูลโดยผูใชพิมพเง่ือนไขการคนหาลงไป

12.2

เพื่อเพิ่มขอมูลใบเสนอราคา

12.3

สําหรับแกไข เปลี่ยนแปลงขอมูลใบเสนอราคาซึ่งเดิมมีอยูแลวในฐานขอมูล

12.4

เพื่อท่ีจะลบขอมูลใบเสนอราคาออกจากระบบ

12.5

สําหรับกูคืนขอมูลใบเสนอราคาท่ีทําการลบไปแลว

128

12.6

สําหรับลบขอมูลใบเสนอราคาออกจากฐานขอมูล(ไมสามารถกูคืนขอมูลไดอีก)

12.7

สําหรับปดโปรแกรม เพื่อกลับสูเมนูหลัก

12.1 ดูรายละเอียด

สําหรับดูขอมูลท่ีมีการออกใบเสนอราคาใหกับลูกคาในแตละใบ โดยผูใชเลือกแถวขอมูลท่ีตองการแลวคลิก “ดูรายละเอียด” จะปรากฏหนาจอดังรูปท่ี 12B และสามารถสั่งพิมพใบเสนอราคา โดยคลิกท่ี “พิมพใบเสนอราคา”

รูปท่ี 12B

12.2 เพ่ิม ใหคลิกปุมเพิ่ม เพื่อทําการออกใบเสนอราคาใบใหมใหกับลูกคา โดยท่ีขอมูลใบเสนอราคาไดแบงการกรองขอมูลเปนสวน 3 ซึ่งจะปรากฏดังรูปท่ี 12C – 12E

129

รูปท่ี 12C

130

รูปท่ี 12D

131

รูปท่ี 12E

ซึ่งการเพิ่มขอมูลนั้นระบบจะทําการ Run เลขท่ีใบเสนอราคาใหโดยอัตโนมัติ โดยข้ันตอนแรก ใหเลือกแปลงท่ีดินท่ีตองการพรอมกับเลือกลูกคาท่ีสนใจ ระบบจะทําการดึงขอมูลท่ีมีอยูเดิม มาใหโดยอัตโนมัติ ตอจากนั้นก็เลื่อนไปท่ีใบเสนอราคา 2/3 เพื่อทําการระบุเงินจอง วันท่ีจอง เงินทําสัญญา วันทําสัญญา และคาจํานวนคางวด รวมท้ังวันท่ีจะชําระคางวด ดังปรากฏรูปท่ี 12F – 12H

รูปท่ี 12F

รูปท่ี 12G

132

รูปท่ี 12H

หลักจากระบุขอมูลใน ใบเสนอราคา 2/3 เรียบรอยแลว ก็ใหเลื่อนไปกรอกรายละเอียดใน ใบเสนอราคา 3/3 ดังปรากฏรูปท่ี 12E

12.3 แกไข สําหรับแกไขขอมูลในใบเสนอราคาซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกแถวขอมูลใบเสนอราคาท่ีตองการแกไข จากหนาจอ “ใบเสนอราคา” แลวคลิกปุม “แกไข” โปรแกรมจะทําการดึงขอมูลท่ีเลือกดังกลาว แสดงดังรูปท่ี 12I

รูปท่ี 12I

133

12.4 ลบ ผูใชสามารถท่ีจะดูรายกาใบเสนอราคาท้ังหมดท่ีไดถูก “ลบ”ไปแลวจากหนาจอ “ขอมูลใบเสนอราคา”ไดโดยทําการคลิกท่ีมุมขวาบนของหนาจอดังภาพ

โดยหนาจอจะแสดงขอมูลท่ีถูก “ลบ” โดยจะแสดงในพื้นท่ีดานลางของแถวขอมูลและถูกHighlight ดวยสีเทาดังรูปท่ี 12J

รูปท่ี 12J

สําหรับลบขอมูลใบเสนอราคาซึ่งมีอยูแลวในฐานขอมูล เริ่มตนโดยการคลิกเลือกขอมูลใบเสนอราคาท่ีตองการแกไขจากหนาจอ “ขอมูลใบเสนอราคา” แลวคลิกปุม “ลบ” โปรแกรมจะแสดงขอความถามเพื่อยืนยันการลบขอมูล คลิก “Yes” เพื่อทําการยืนยันการลบขอมูล หรือ “No” ถาตองการยกเลิกการลบขอมูลใบเสนอราคา โดยเม่ือยืนยันการลบขอมูลแลวหนาจอจะกลับสูหนาจอ “ขอมูลใบเสนอราคา” โดยท่ีขอมูลใบเสนอราคาท่ีไดทําการลบออกไปจะไมแสดงใหผูใชงานเห็นแลว

12.5 ลบออกจากระบบ ถาคลิกปุม “ลบออกจากระบบ” ขอมูลท่ีเลือกไวจะถูกลบออกจากฐานขอมูลทันที ซึ่งไมสามารถกูคืนมาได

12.6 ปด ปดหนาจอ “ขอมูลใบเสนอราคา” เพื่อกลับสูหนาจอ “เมนูหลัก”

134

13 ปายผนึก สวนนี้ใชสําหรับการออกปายผนึกตาง ๆ เชน ซองจดหมาย เปนตน ซึ่งสามารถกําหนดคาและรูปแบบไดตามตองการและสามารถสั่งพิมพไดท่ีขอมูลของลูกคา ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

ตัวเลือก คําอธิบาย 13.1

สําหรับสราง Label ใหมซึ่งสามารถกําหนดขนาดไดเองตามตองการ

13.2

สําหรับแกไขรายละเอียดของ Label ท่ีไดทําออกไปแลว

13.3

สําหรับลบ Label ท่ีไมตองการออกจากฐานขอมูล

13.4

ใชสําหรับเลือกแบบ Label ท่ีสรางไวเรียบรอยแลว วาตองการแบบไหน

13.1 สรางปายผนึก เพื่อทําการเพิ่มปายผนึกโดยสามารถกําหนดขนาดของปายผนึกไดหลาย ๆ รูปแบบ โดยสามารถเก็บเปนช่ืออะไรก็ไดตามตองการเพื่องายตอการใชงาน แสดงดังรูปท่ี 13A

135

รูปท่ี 13A

13.2 รายละเอียด สามารถดูและแกไข Label ท่ีทําการออกไปแลวได แสดงดังรูปท่ี 13B

136

รูปท่ี 13B ซึ่งการเพิ่มขอมูลหรือการแกไขขอมูลสามารถกําหนดขนาดความกวางยาวและขนาดกระดาษไดเอง แสดงดังรูปท่ี 13C

รูปท่ี 13C

137

13.3 ลบ ถาคลิกปุม “ลบออกจากระบบ” ขอมูลท่ีเลือกไวจะถูกลบออกจากฐานขอมูลทันที ซึ่งไมสามารถกูคืนมาได

13.4 เลือก ถาตองการรูปแบบ Label (ตามช่ือท่ีกําหนดไวในฐานขอมูล) ใหคลิก “เลือก” ช่ือท่ีเลือก ระบบจะใชช่ือนั้นเปนคารูปแบบเริ่มตนของการพิมพปายผนึกของลูกคา ซึ่งสามารถเลือกกําหนดเองแลวแตความตองการ

14 จบโปรแกรม

คือ การปดหนาตางทุกหนาและออกจากโปรแกรม REALMAN ดังรูป 14A

รูปท่ี 14A

138

ภาคผนวก

ตัวอยางรายงาน