Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2011 RENIEC REGISTROS CIVILES EN LINEA... · En este sentido, desde mayo del año 2,012 RENIEC implemento el proyecto “Registros

POSTULACIÓN AL RECONOCIMIENTO A LA GESTIÓN DE

PROYECTOS DE MEJORA 2013

CATEGORÍA: SECTOR PÚBLICO

PROYECTO: “REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE

MUNICIPALIDADES”

25 DE ABRIL DEL 2013

Categoría: Sector Público

“Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades”

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Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - www.reniec.gob.pe

INDICE

Información General de la Organización……..………………………………………………. 03

Organigrama….............................……………………………………………………………….. 07

Términos de Aceptación………………………………………………………………………… 08

Perfil del Proyecto ……………………………………………………………………………….. 09

Glosario de términos y abreviaciones…....………………………………………………….. 11

Respuestas a los Criterios y Subcriterios….………………………………………………... 13

Liderazgo y compromiso de la alta dirección……………………………………… 13

Identificación y selección del proyecto de mejora…....………….....……………. 17

Método de solución de problemas y herramientas de la calidad….…….......… 22

Gestión del proyecto y trabajo en equipo…...………………………....…….…….. 37

Capacitación…....……………………………………………………....……...........….. 40

Innovación…....…………………………………………………..……....……....…….... 42

Resultados…....…………………………………………………..……....……....……... 46

Sostenibilidad y mejora…....…………………………………………………..…….... 52

Anexos….………………………………………………............................................................. 55

Anexo N° 1 – Diagrama de Causa Efecto Anexo N° 2 – Diagrama de Pareto Anexo N° 3 – Programa de Implementación años 2,012-2,013 Anexo N° 4 – Equipo de Proyecto de Mejora Anexo N° 5– Cronograma de Actividades Anexo N° 6– Cronograma de Actividades con recursos y plazos Anexo N° 7– Avances y Proyecciones Anexo N° 8– Video del Proyecto Anexo N° 9– Video de Implementaciones realizadas



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I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) es un organismo público autónomo que cuenta con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera. Fue creado por Ley N° 26497, de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los artículos 177º y 183º de la Constitución Política del Perú. Su función principal es la de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales; siendo la razón de su existencia la de responder a la necesidad de administrar y dirigir el sistema registral del Perú, que involucra el Registro Civil, Registro de Personas y Registro de Naturalización, lo que constituye el registro único de identificación de todos los peruanos.

A. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Razón Social Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC)

RUC 20295613620

Página Web www.reniec.gob.pe

E- Mail [email protected]

Central Telefónica 315-2700

SEDES RENIEC

Sede Administrativa Jr. Bolivia 109, Centro Cívico – Lima

Sede Operativa Jr. Cusco 653 – Lima

Sede Registros Civiles Av. Javier Prado Este 2388 – San Borja

Sede Ancash Jr. Ancash Nº 336-340/344 – Lima

B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA

Categoría: Sector Público.

C. TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN

El RENIEC cuenta con un total de 4,558 trabajadores al 31 de diciembre del 2012. De este total el 82.76 % es personal destinado a las áreas operativas, y el 17.24% es personal destinado a las áreas administrativas.

http://www.reniec.gob.pe/

mailto:[email protected]



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D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN

D1. Tipo de Bienes / Servicios que Produce:

REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES

Cordinaciones con la OREC

• Verificación de los requisitos técnicos.

• Programación y envío de OREC a implementar a la SGIRC.

• Preparación de ruteo, para el traslado hacia la OREC.

• Preparación de autorización de viaticos y seguros para el translado hacia la OREC.

Instalación y Entrenamiento

• Instalación del SIRCM.

• Entrenamiento a los registradores de la OREC, sobre el adecuado manejo del SIRCM durante 3 días.

• LLenado del kit de entrenamiento.

• Repliegue de Actas en Blanco.

Monitoreo

• Existen 4 medios de comunición que son los siguientes : Chat, Correo Electrónico, acceso remoto y Teléfono), en donde se atienden consultas, dudas, que pueda tener el Registrador Civil.

• Para seguir con el reforzamiento sobre el SIRCM se realizan Videoconferencia con las OREC.

I

PRE

IMPLEMENTACION

II

IMPLEMENTACION

III

POST-

IMPLEMENTACION



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D2. Mercados a los que destina sus servicios

El mercado del RENEC está compuesto por los 31 millones 17 mil de peruanos, residentes en el Perú, y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos, hemos segmentado este mercado de la siguiente manera:

Procesos Claves Producto Clientes/Grupo de

interés Población

Identificación DNI Mayores de 18 Años 21 millones 370 mil

Menores de 18 Años 9 millones 800 mil

Registro Civil Actas Registrales Total Población 18 millones 755 mil

Padrón Electoral Padrón Electoral Sistema Electoral JNE/ONPE

Certificado Digital

Certificados Digital Personas Naturales 21 millones 370 mil

Personas Jurídicas Entidades Publicas

Entidades Privadas

Otorgamiento de Servicios

Otros Servicios Entidades Públicas y Privadas

Más de 2,100 convenios con entidades públicas y privadas

Entidades Públicas y Privadas

Colegio de Notarios, PNP, Ministerio de Justicia, Poder Judicial, Ministerio Publico BBVA Banco Continental, INTERBANK, Universidad

Peruana Cayetano Heredia.

Ciudadanía Organizaciones

Políticas

31 millones 17 mil Todas las organizaciones

políticas del país

E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA ORGANIZACIÓN Y ALTERNO

Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases 2013. Son los siguientes:

Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo [email protected] Oficial Dra. Ana Magdelyn Castillo Aransaenz [email protected] Alterno

F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN

CARGO FUNCIONAL NOMBRES Y APELLIDOS Nº DNI

Jefe Nacional Jorge Luis Yrivarren Lazo 07936507

Secretario General Ana Magdelyn Castillo Aransaenz 07863324

Gerente General Carlos Enrique Reyna Izaguirre 09296433

G. FIRMA

…………………………………… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC

Cuadro D2.1 Segmentos de Mercado por Producto

A través de Internet, se compara las impresiones dactilares contra la

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H. EQUIPO DE MEJORA

N° Nombre Rol en el Proyecto Cargo

Gerencia de Procesos de Registros Civiles

1 Celia Antonia Saravia Bonifacio

Líder del Proyecto Gerente

2 Josué Daniel Pozo Dionicio Coordinador del Proyecto Asistente de Producción

3 Jose Alfredo Leon Jara Operativo de Implementación Asistente Legal

4 Jersey Frank Cubas Ayasta

Operativo de Implementación Asistente Legal

5 Fernando Santos Uturunco Ynquillay

Asistente Asistente Administrativo

Gerencia de Informática

6 Danilo Alberto Chavez Espíritu

Especialista en Informática Gerente

7 Klever Abel Caytuiro Sandoval

Desarrollo software del Sistema

Integrado de Registros Civiles y

Microformas Analista Programador Informático

Gerencia de Operaciones Registrales

8 Milagros Teresa Aramayo Diaz

Operativo de Implementación Técnico

Gestión de la Calidad del RENIEC

N° Nombre Rol en el Proyecto Cargo

1 Ana Magdelyn Castillo Aransaenz

Gestor de Proyectos Secretaria General

2 Tobias Enrique Aliaga Vilchez

Aprueba el informe Gerente de Calidad e Innovación

3 Amparo Ortega Campana

Desarrollo del informe Sub Gerente de Calidad

4 Henry Wilson Tornero Yaya

Desarrollo del informe Especialista en Gestión de Proyectos



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II. ORGANIGRAMA



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III. TERMINOS DE ACEPTACIÓN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondiente al año 2013 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organización resultara ganadora aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida por las Bases.

………………………………………… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC



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IV. PERFIL DEL PROYECTO

Es función principal de RENIEC lograr la integración de los registros civiles del Perú según lo indicado en la ley 26497 de 1995, a fin de garantizar la identificación plena de la población. El sistema de registro civil acompaña a los peruanos a lo largo de toda su vida; deja constancia de los principales hechos vitales, como el nacimiento, defunción y otros actos que modifiquen el estado civil. El registro de hechos vitales inicialmente fue realizada por los eclesiásticos, posteriormente esta función fue asumida a las Municipalidades en el año 1852, teniendo como resultado un registro civil no integrado, actas extraviadas o manipuladas, duplicidad de información y finalmente tiempo y costo elevado para el ciudadano en la gestión administrativa, judicial o notarial de la corrección de sus actas registrales, toda vez que se tenía que viajar al lugar de origen donde fue registrado para obtener una copia certificada o una rectificación. En este sentido, desde mayo del año 2,012 RENIEC implemento el proyecto “Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades”; esta nueva estrategia está permitiendo integrar rápidamente los registros civiles a nivel nacional y eliminar la problemática existente de hechos vitales. Con el presente Proyecto, RENIEC implementa buenas prácticas de gestión en las Oficinas de Registros del Estado Civil (OREC) de las Municipalidades a nivel nacional para el registro de nacimientos, matrimonios, defunciones y actos modificatorios del estado civil. Las OREC de Municipalidades ya no realizarán este registro manualmente sino sistemáticamente a través del Sistema Integrado de Registros Civiles y con la respectiva conexión a la base de datos de RENIEC; siendo necesario además el uso de tecnologías como las microformas digitales, firmas y certificados digitales, integración de bases de datos y creación de nuevos procesos en combinación con la normatividad legal. Este nuevo proceso de registros civiles que se integra perfectamente al proceso de identificación del DNI, permite la actualización en tiempo real de los datos registrados en las actas, reduciendo la inconsistencia de datos y optimizando los recursos. Además se puede brindar información actualizada de todos los hechos y actos civiles de los peruanos y emitir las copias certificadas en forma descentralizada a nivel nacional. Para el desarrollo de este proyecto se utilizó la metodología de Investigación y Desarrollo establecido por RENIEC, donde se realizó un diagnóstico inicial y análisis del entorno, para posteriormente evaluar las alternativas de solución e implementar la mejor opción. El proyecto de Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades está compuesto por dos procesos:

Proceso de Implementación

Procesos de Registro y Procesamiento La implementación de Registros Civiles en Línea permite importantes beneficios de optimización

de procesos y mejora del servicio al ciudadano según el siguiente detalle:

Emisión descentralizada de actas registrales de nacimiento, matrimonio y defunción a nivel nacional. Significa que los ciudadanos obtienen instantáneamente sus actas registrales en cualquier Oficina Registral RENIEC sin necesidad de viajar hasta el lugar origen donde fue registrado, logrando un ahorro significativo en tiempo y costo en su economía (S/.300.00 de ahorro en promedio por cada viaje).

Simplificación administrativa y beneficio para el ciudadano en la obtención del DNI, toda vez que no es necesario que presenten su acta de nacimiento, matrimonio o defunción para obtener el DNI con la rectificación o inscripción solicitada, ya que estas se encuentran almacenadas en la Base de Datos (S/. 15.00 de ahorro en promedio por cada acta).

Reducir el tiempo de registro de un acta de nacimiento, matrimonio o defunción de 30 a 10 minutos. El ciudadano será atendido rápidamente.



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Reducción significativa de errores en registro de datos (ejemplo: nombre de padres, declarantes, contrayentes, otros), toda vez que estos datos serán extraídos de la Base de Datos del DNI reduciendo el error de registro, siendo el ciudadano el principal beneficiado. En el proceso anterior, el registro manual realizado por la Municipalidad inducia a cometer muchos errores por la transcripción de datos, afectando la identidad de los peruanos porque no podían acceder a sus beneficios sociales.

Reducir las etapas necesarias para el procesamiento de actas registrales, de 4 a 3 etapas.

Eliminación de múltiples inscripciones mientras se integre más OREC a nivel nacional. El Sistema validará en tiempo real con todos los registros realizados a nivel nacional, permitiendo detectar posibles múltiples inscripciones. A la fecha se han implementado 103 OREC con registro en línea.

Optimización del proceso de actualización de la base de datos de RENIEC referente al registros de fallecidos y reducción del tiempo del proceso de trámites de inscripción extemporánea y rectificación del DNI de 30 días a 2 días.

Incrementar la seguridad de las actas generando microformas digitales.

Mejora la identificación plena de la población Peruana, toda vez que las actas de nacimiento, matrimonio y defunción serán registrados con mayor seguridad y oportunidad, ya que estas actas son el insumo principal del DNI.

REGISTRO DIGITALIZACIÓN/PROCESAM

IENTO COPIAS CERTIFICADAS

MUNICIPALIDAD RENIEC MUNICIPALIDAD/RENIEC



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V. GLOSARIO DE TERMINOS Y ABREVIACIONES

ACTA REGISTRAL Comúnmente llamada partida registral, es el documento en el cual consta el registro de un hecho vital y actos modificatorios al estado civil de los peruanos, ordenado en base a una secuencia numérica y cronológica correlativa de carácter obligatorio y con elementos de seguridad y especificaciones técnicas. BASE DE DATOS DE RENIEC Contiene toda la información necesaria sobre la identidad de los Peruanos. Existe una Base de Datos del DNI y una Base de Datos de Registros Civiles. En la Base de Datos del DNI se aloja datos e imágenes como nombres, pre nombres, lugar de domicilio, lugar de nacimiento, fecha nacimiento, sexo, estado civil, grado de instrucción, impresiones digitales, firma y fotos entre otros, y en la Base de Datos de Registros Civiles se aloja los datos e imágenes que contiene las actas registrales de nacimientos, matrimonio y defunción. Esta información está alojada en los Servidores de RENIEC. CAPACITACIÓN Es el proceso educativo conducente a la adquisición del conocimiento y la especialización, en relación con sus aptitudes vinculadas al quehacer institucional, haciendo uso de metodologías específicas, de carácter analítico y reflexivo cuya finalidad es mejorar y/o actualizar al servidor de RENIEC en las destrezas, habilidades y/o técnicas que faciliten su desempeño en las tareas propias de su labor, función o responsabilidad. RJ N° 030-2011-JNAC/RENIEC GP 256-CAER/001 sobre "Capacitación e Investigación Académica".

ESTADO CIVIL Conjunto de condiciones, atributos y circunstancias de la persona, que la identifican para su conocimiento en vida de relación, otorgándole un status jurídico regulado por normas legales vigentes. INCORPORACIÓN O “REVOCATORIA TOTAL” Proceso por el cual, en cumplimiento de la Primera Disposición Complementaria de la Ley Nº 26497, el RENIEC procede a incorporar de forma real, efectiva y progresiva, el acervo documentario de las Oficinas de Registros de Estado Civil del país que funcionan en las Municipalidades y conforman el Sistema de Registros Civiles. Cuando se incorpora una OREC, se trasladan a RENIEC todas las actas de las Municipalidades para su procesamiento y las nuevas inscripciones son realizadas en Oficinas Registrales RENIEC, la Municipalidad ya no realiza la función de registros civiles.

KIT DE ENTRENAMIENTO Conjunto de elementos que permiten realizar una capacitación efectiva y personalizada, cuenta con una estructura ordenada para que los registradores civiles de las OREC de Municipalidades logren aprender con facilidad; está compuesta por fichas técnicas, manual básico de procedimientos de cada módulo del SIRCM (Global Edición), casuística. MUNICIPALIDADES Son los gobiernos locales ubicados dentro de una organización territorial del Estado, creadas por Ley, que cuentan con personería jurídica de derecho público y autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia; constituyen canales inmediatos de participación vecinal en los asuntos públicos. OFICINA DE REGISTROS DEL ESTADO CIVIL (OREC): Es aquella dependencia, que por delegación de funciones, se encarga de la ejecución de los procedimientos registrales que hace referencia la Ley Nº 26497 y el Reglamento de las Inscripciones del RENIEC aprobado con Decreto Supremo Nº 015-98-PCM(registro de nacimientos, matrimonios, defunciones y actos modificatorios del estado civil como: divorcios, adopciones, otros). Las OREC dependen funcionalmente del RENIEC.



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OFICINA REGISTRAL RENIEC (OR): Es una oficina de atención al ciudadano donde se pueden realizar trámites del DNI, trámites de Registros Civiles, emisión de copias certificadas y recibir orientación al ciudadano. Existen Oficinas Registrales RENIEC a nivel nacional. REGISTRADOR CIVIL: Es aquel servidor público que se encarga de calificar y ejecutar los procedimientos registrales señalados en la Ley Nº 26497, su Reglamento, y demás documentos normativos que lo regulan. Existen registradores civiles trabajando en RENIEC y en las Municipalidades. REVOCATORIA O “REVOCATORIA PARCIAL” Procedimiento por el cual, el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, a través de la emisión de una Resolución Jefatural, deja sin efecto legal, la delegación a las Municipalidades o Comunidades del país, de algunas de las funciones registrales previstas en los incisos a), b), c), e), y o) del artículo 44º de la Ley No. 26497 y conferidas mediante la Resolución Jefatural No. 023-1996-JEF/RENIEC; para asumirlas de manera directa. Al revocar facultades a una OREC, RENIEC se hace cargo de las nuevas inscripciones en sus Oficinas Registrales, pero las actas registrales antiguas todavía se quedan en la Municipalidad hasta que se realice el proceso de Incorporación. SISTEMA INTEGRADO DE REGISTROS CIVILES Y MICROFORMAS (SIRCM) Es un sistema de información que permite el registro de datos (textos e imágenes) correspondientes a los registros de nacimiento, matrimonio y defunción; aplicable a la inscripción, modificación, integración, procesamiento y depuración de actas registrales. El SIRCM soporta varios procesos desde la captura hasta el procesamiento y depuración de las actas registrales. SISTEMA INTEGRADO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (SIA-SITD): Es un sistema de información institucional utilizado a nivel nacional para la administración de documentos generados por las diferentes áreas; los perfiles de acceso al sistema se realiza según la función y responsabilidad en la organización. Toda la documentación se encuentra en formato PDF y permite firmar digitalmente, asimismo, también se encuentra todos los antecedentes de los respectivos documentos. SISTEMA REGISTRAL El conjunto de órganos y personas del Registro que tienen a su cargo la ejecución de los procedimientos administrativos a que hacen referencia la Ley (Ley Orgánica del RENIEC) y el presente Reglamento, así como los órganos de apoyo, asesoramiento y control del Registro.

ABREVIACIONES:

JNAC: Jefatura Nacional del RENIEC

GPRC: Gerencia de Procesos de Registros Civiles

SGIRC: Sub Gerencia de Integración de Registros Civiles

NAI: Norma Administrativa Interna.

GP: Guía de Procedimiento

OREC: Oficina de Registros del Estado Civil.

OR: Oficina Registral

RENIEC: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil.

GRH: Gerencia de Recursos Humanos

GOR: Gerencia de Operaciones Registrales

GPP: Gerencia de Planificación y Presupuesto

GI: Gerencia de Informática

GRC: Gerencia de Registros Civiles

PVM: Plataforma Virtual Multiservicios

GAJ: Gerencia de Asesoría Jurídica

ENRECI: Escuela Nacional de Registro Civil

OREC: Oficina de Registro y Estado Civil

GAD: Gerencia de Administración



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VI. RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo

(1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la

organización?

Dentro de las políticas o normas que promueven el trabajo en equipo dentro de la organización tenemos:

Política de Calidad y Objetivos de la Calidad, aprobados con Resolución Jefatural N° 034-2011 e incluida en el Plan Estratégico Institucional 2011-2015; asimismo, fueron actualizados con Resolución Jefatural No. 085-2012 y 0177-2012, incluyéndose en el Plan Estratégico 2012-2016.

Con Resoluciones Jefaturales y documentación de gestión, la Alta Dirección conforma comités de trabajo con participación multidisciplinaria de funcionarios de distintos Órganos; así como promueve que sus Órganos tengan capacidad de ejecución.

El reglamento de organización y funciones contempla la conformación de comités de trabajo y coordinación continua entre las diferentes áreas.

(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?

La participación se hace efectiva mediante la realización de reuniones de trabajo con los equipos técnicos y la Alta Dirección, donde además intervienen funcionarios y personal especializado de todos los Órganos y Unidades Orgánicas involucradas en el tema objetivo de la reunión.

Promoviendo talleres de trabajo en equipo en las actividades de capacitación que desarrolla el CAER.

Desarrollando cursos específicos de trabajo en equipo, tales como: Liderazgo y Trabajo en equipo, a través del CAER.

Para el presente proyecto se realizaron varias reuniones de equipos de trabajo entre los Órganos: GPRC, GI, GOR, GRC, GPP y Jefaturas Regional, a fin de definir los procedimientos técnicos, operativos, presupuestales, normativos e informáticos.

Para el proyecto, la Alta Dirección tomó participación directa desde la iniciativa hasta la ejecución del proyecto, realizándose las reuniones de coordinación respectivas. Asimismo, la Alta Dirección dispuso la cobertura presupuestal para el desarrollo del proyecto, para los períodos correspondientes al 2012 y 2013, a través de la Gerencia de Planificación y Presupuesto (GPP), mediante Memorando N° 000843-2012/GPP/RENIEC, lo que expresa el alto compromiso institucional por los grandes proyectos innovadores.

(3) Cómo participa la Alta Dirección y el personal en las actividades relacionadas?

La Alta Dirección participa desde la misma iniciativa para encaminar los grandes proyectos de mejora institucional que impacten positivamente en el país, tal como se dio para este proyecto. En general, independientemente del origen de la iniciativa de los proyectos, la Alta Dirección participa activamente con la revisión y aprobación de los proyectos propuestos estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo planifica y organiza las actividades a fin de desplegar su ejecución. La Alta Dirección mantiene participación activa haciendo el seguimiento al plan de trabajo, y



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evaluando los resultados, sobre los que toma decisiones, asegurando que se logren los objetivos institucionales.

Además de realizar reuniones de trabajo con los órganos de línea, también se realizaron reuniones de trabajo con la Alta Dirección que estaban presididas por el Jefe Nacional, Staff de Asesores, Secretaría General, Gerencia de Planificación y Presupuesto, otros Órganos.

1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora (1) ¿Qué facilidades otorgó la Alta Dirección para promover y hacer viable el trabajo del

equipo del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignación de un acta en el presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, útiles, equipos e infraestructura. La Institución otorgó facilidades para la ejecución del proyecto, según el siguiente detalle:

Autorización de cobertura presupuestal para el desarrollo e implementación del proyecto, para los períodos 2012 y 2013, mediante Memorando N° 000843-2012/GPP/RENIEC.

Asignación de recursos necesarios (horas-hombre, equipos y mobiliario) para la fase de concepción, evaluación, implementación y seguimiento del proyecto.

Encargando a los Órganos Institucionales involucrados la evaluación respectiva y factibilidad de implementación.

Convocando a los demás Órganos Institucionales involucrados para trabajar y coordinar en conjunto la implementación del presente proyecto de mejora.

Una vez aprobado el proyecto, así como la correspondiente asignación presupuestal para la implementación de toda la infraestructura, nuevos equipos, servicios de terceros y materiales, se realizó el requerimiento de los mismos, mediante Oficio N° 000521-2012/GPRC/SGIRC/RENIEC e Informe N° 000022-2013/GPRC/SGIRC/RENIEC, asimismo las metas a ejecutar correspondientes a los períodos 2012 y 2013, fueron definidas mediante Informes Informe N° 000410-2012/GPRC/SGIRC/RENIEC e Informe N° 000017-2013/GPRC/SGIRC/RENIEC. Debido a la envergadura y al impacto que el proyecto lograría a nivel ciudadano e Institucional, el equipo contó con diversas facilidades frente a otros trabajos, priorizando su atención y otorgando flexibilidad de horarios para evaluar y coordinar con las diversas unidades orgánicas que intervienen en el proyecto. Asimismo, mediante Resolución Secretarial N° 057-2012 y Resolución Secretarial N° 0016-2013, se realizó la aprobación del Plan Anual de Contrataciones (PAC), conteniendo los bienes y servicios necesarios para el desarrollo del referido proyecto, para los períodos 2012 y 2013, respectivamente.

(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la Alta Dirección a

efectos de facilitar el desempeño del equipo? Comente el nivel de autoridad otorgado al equipo, para su actuación.

La comunicación del equipo de proyecto de mejora y la Alta Dirección se garantizó mediante reuniones periódicas para la revisión de avances, coordinando sobre los recursos necesarios para su despliegue (planificación, diseño, implementación, producción, seguimiento y difusión). El equipo de proyecto obtuvo el aprovisionamiento de recursos internos desde otras unidades orgánicas, gracias a la comunicación horizontal y transversal al interior de la institución. Esta comunicación en los equipos de trabajo está soportada en la práctica y adoptada de una organización matricial. El Reglamento de Organización y Funciones ha sido diseñado adoptando una organización gerencial que coadyuda la toma de decisiones en forma eficaz, flexible y plana donde la cadena



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de mando se acorta, reduciendo el número de niveles intermedios, esto garantiza y agiliza la comunicación entre los miembros del equipo con la Alta Dirección.

Asimismo, se garantizó la comunicación a través de soportes de comunicación que se pone a disposición de la institución como el Sistema Integrado de Trámite Documentario, correos electrónicos, comunicaciones escritas, comunicación directa, intranet institucional, reuniones entre el equipo de proyecto y los representantes de la Alta Dirección, dando cumplimiento de la política de calidad del RENIEC“…Propiciar la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas de los usuarios…”.

1.3 Apoyo de la alta dirección en la implementación de las propuestas de solución.

(1) Qué medios utilizó la Alta Dirección para dar soporte a la implantación de las mejoras

propuestas?

La Alta Dirección apoyó la implementación del proyecto con las siguientes acciones:

Aprobación de las funciones a las Gerencias respectivas para la ejecución del proyecto.

Designación y capacitación de un equipo para el inicio del proyecto.

Aprobación de la Guía de Procedimientos N° 347-GPRC/SGIRC/004 –Integración de

Registros Civiles, el cual considera la automatización de actividades registrales en OREC

(Registros en Línea), aprobada con Resolución Secretarial N° 097-2012/SGEN/RENIEC.

Se otorgó cobertura presupuestal mediante Memorando N° 000843-2012/GPP/RENIEC y la

aprobación del Cuadro de Necesidades 2012 y 2013, en las cuales se encontraban los bienes

y Servicios necesarios para la realización del proyecto del acta registral electrónica, aprobado

mediante Resolución Jefatural respectiva.

Facilidades para difusión y cobertura en el lanzamiento del proyecto. La Gerencia de Imagen

Institucional participó en las implementaciones del proyecto.

Contratación de personal para cubrir las nuevas funciones aprobadas.

1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora (1) Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de mejora

que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independiente de su naturaleza, deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la orientación largo plazo.

La Institución cuenta con mecanismos de reconocimientos para aquellos servidores que trabajan en proyectos de mejora que se hayan traducido en un logro significativo. Estos mecanismos son:

Emisión y difusión de documentos de felicitaciones.

Cartas de agradecimiento por trabajo, compromiso y competencia profesional en el cumplimiento de las actividades encomendadas.

Constancias por destacada labor profesional.

Diplomas por destacado desempeño en las actividades encomendadas.

Mensajes de la Alta Dirección de felicitaciones y agradecimientos publicados en la Intranet Institucional y vía correo electrónico institucional.

Publicación de reconocimientos externos y premiaciones a los proyectos de mejora, en el Boletín Institucional.



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Promoción de los proyectos exitosos y los miembros de equipo vía los medios de comunicación (TV, radio, prensa), que incluye notas, entrevistas, enlaces vía microondas, reportajes, informes periodísticos.

Capacitaciones para el incremento del conocimiento.

(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización.

El reconocimiento a los equipos de proyectos de mejora se ha institucionalizado a través de la Política de Calidad, la que considera el reconocimiento personal y grupal de los integrantes de equipos de mejora sobre los logros obtenidos como instrumento clave para la motivación del personal. A nivel del Reglamento Interno de Trabajo, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 251-2003- JEF/RENIEC aprobado el 16JUN2003, El artículo 67º establece que los trabajadores tendrán derecho a incentivos laborales, entendiéndose como incentivos no sólo a la parte económica. Asimismo, a fin de evaluar el desempeño de los trabajadores, la GRH realiza una evaluación de competencias semestralmente, teniendo como resultado final indicadores del cumplimiento de trabajo y a la vez el reconocimiento al mejor trabajador, establecido en la DI 278-GRH del 03 de marzo del 2010. Además, RENIEC cuenta con un sistema de capacitación a través de becas, normada con la Guía de Procedimientos GP-239-GRH/001(30MAR2010), mediante la cual se brinda la oportunidad a los trabajadores de reforzar sus competencias académicas y laborales, generando un mayor compromiso del personal con su entidad, lo que les permite una actualización de sus conocimientos, así como mayor especialización en las labores diarias que ejecutan, logrando maximizar sus habilidades y fortaleciendo la eficiencia, eficacia y consecuente efectividad institucional.

Asimismo, mediante Memorando Múltiple N° 000011-2013/GRH/RENIEC, la GRH comunica a las Unidades Orgánicas del RENIEC, se seleccione el personal destacado para gestionar el reconocimiento correspondiente.



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Figura N°02: Objetivos Estratégicos (PEI 2012-2016)

Figura N°01: Objetivos Estratégicos (PEI 2011-2015)

2. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora

(1) Cuáles son las principales estrategias del negocio? RENIEC desarrolló en su oportunidad el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2011-2015, aprobado con Resolución Jefatural N° 034-2011-JNAC/RENIEC (28ENE2011), que contiene estrategias con visión a futuro, asegurándose que estas se lleven a cabo de manera sostenible y sustentable en el tiempo, que den respuesta a los objetivos institucionales los cuales serán medidos a través de los indicadores cuantitativos que conduzcan a la consecución de los mismos.

El RENIEC tiene identificado claramente sus procesos claves y objetivos que a continuación se detallan, sobre los cuales proyectó su planeamiento estratégico para el período comprendido entre el 2011-2015, así como para el período 2012-2016: Actualmente, se encuentra vigente el Plan Estratégico Institucional 2012-2016 aprobado con Resolución Jefatural N° 177-2012/JNAC/RENIEC del 10JUL2012, el cual tiene la finalidad de lograr que todos los peruanos accedan a una identificación, al registro de sus hechos vitales, a los cambios de Estado Civil, a la identidad digital y participen del Sistema Electoral, en un marco de constante innovación tecnológica, servicios brindados con calidad y bajo enfoque de interculturalidad.

RENIEC desarrolló su Plan Estratégico (PEI) 2012-2016, definiendo estrategias con rostro social y humano, gestionando bajo un enfoque al cliente (ciudadanos, empresas, instituciones entre otros) trazándose como meta acortar la brecha de los ciudadanos indocumentados, minimizar tiempos en la atención, simplificar y flexibilizar los procedimientos registrales e innovar nuevos servicios, meta que se ha cumplido a través de la mejora continua de sus procesos, obteniendo la certificación ISO 9001 en los procesos claves de la Institución, nuevos servicios implementados para los ciudadanos, fortaleciendo la Cultura Organizacional y recursos humanos. Este PEI 2,012-2,016 se tiene tres (03) objetivos Institucionales. En el PEI vigente se ha actualizado la Misión, Visión y Valores institucionales, de acuerdo a las funciones del RENIEC, a la perspectiva futura organizacional de la Alta Dirección del RENIEC y a los compromisos del personal para otorgar un mejor servicio, los mismos que a continuación se detallan: MISIÓN

Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil de las personas, participar del Sistema Electoral y promover el uso de la identificación y certificado digital, así como la inclusión social con enfoque intercultural.



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VISIÓN VALORES CON LAS PERSONAS

• Trato digno al ser humano. • Nuestros usuarios RENIEC reciben atención personalizada. • Atención priorizada a las personas con discapacidad; adultos tercera edad; embarazadas. CON EL SERVICIO

• Excelente Servicio. • Enfoque 100% orientado al cliente. • Facilitar el acceso a nuestros servicios, orientar y esclarecer quejas y preguntas frecuentes. • Enfoque a la mejora continua. DE LOS TRABAJADORES

• Honestidad y transparencia, de nuestros trabajadores y funcionarios. • Ser ejemplo para la administración pública del país. • Reserva y privacidad de datos de nuestros usuarios. • Cumplimiento de nuestras funciones en el marco de las leyes la ética y la moral. POLÍTICA DE LA CALIDAD OBJETIVOS DE LA CALIDAD

Además el RENIEC cuenta con las siguientes Lineamientos de Política Institucional: 1. Consolidación del DNI como único documento de identificación, propendiendo a que se

concentre las unciones de otros documentos como la licencia de conducir, certificado digital, el número del asegurado, número de contribuyente, documento de viaje, etc.

“Fortalecer la ciudadanía y el desarrollo equitativo del país como la entidad de registro del Estado peruano que garantiza a las personas su condición de sujetos de derecho, genera confianza y seguridad jurídica; y promueve el gobierno electrónico a través de la tecnología de información y comunicaciones.”

Proporcionar servicios registrales en el marco de la funciones encargadas por la Constitución y la

Ley, garantizando la identificación y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante la

utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad , con personal cortés y altamente

especializado, con el objetivo de satisfacer a los usuarios a través de un trato de excelencia, ágil y

personalizado, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos

y expectativas, ofreciéndoles una infraestructura de servicios moderna que prioriza la atención de

personas con discapacidad, excepcionales, menores y adultos de la tercera edad, con el

compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión

de la Calidad.

• Mejorar la cobertura de los servicios y actualización de Sistema de Identificación, así como la

ampliación de los servicios complementarios, en un marco de mejora continua de los procesos y

la utilización de tecnología informática de alta calidad.

• Incorporar Oficinas Registrales para potenciar el Sistema de Registros Civiles, mejorando en

forma continua la calidad de los procesos de registro de hechos vitales, con el adecuado soporte

de tecnología informática de punta.

• Mejorar el desempeño institucional, en el marco de un adecuado desarrollo de la cultura registral,

garantizando altos estándares de calidad en la atención de los ciudadanos y en la gestión de los

procesos internos.



19


2. Identificación de los recién nacidos a través del empadronamiento de las madres gestantes declarando la identificación del menor como actividad prioritaria de la institución.

3. Desarrollar métodos y acciones enfocadas a la sostenibilidad de la identificación con el

DNI de todos los peruanos, en todos los segmentos poblacionales. 4. Intensificar la identificación de menores de edad en zonas rurales y amazónicas

estableciéndose como actividad prioritaria para institución 5. Promover la implementación del DNI Genético generándose una base de datos nacional

de perfiles genéticos a efectos de identificación de grupos vulnerables; trata de personas desaparecidas entre otros desarrollando un proyecto piloto.

6. Integración y consolidación de los registros civiles, incorporando en un plazo de 04 años el

100% de las Oficinas de Registros Civiles a nivel de provincias al RENIEC y en una segunda etapa lograr su sistematización cuando ya se encuentre incorporado a la institución.

7. Incorporación de la digitalización para la administración de los Registros Civiles;

Digitalización de las actas registrales de los Registros Civiles con una antigüedad de 18 años y la emisión en forma automática de las actas a nivel nacional de las que generan de la fecha para adelante.

8. Descentralización del procesamiento de los trámites y la emisión de los DNI en tres

centros, además del de Lima: Norte, Centro Oriental, y Sur del país; lo que facilitará la entrega de los DNI en forma oportuna; y permitirá la integración con las Oficinas de Registro Civil, para la obtención de las actas de nacimiento del ámbito geográfico.

9. Elaboración del Plan Nacional e - Identificación y e- inclusión.

(2) ¿Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la Organización en la selección del proyecto de mejora a trabajar?

El presente proyecto de mejora fue seleccionado considerando los siguientes lineamientos:

Impulsa el cumplimiento del Objetivo General “Desarrollo y Consolidación del Sistema de Registros Civiles”, estipulado en el Plan Estratégico Institucional 2011-2015, asimismo está alineado al proceso clave 2 “Registros Civiles”.

La función de registros civiles es una tarea muy importante para RENIEC y el Perú, toda

vez que los documentos que se generan de este proceso (registro de nacimientos, matrimonios y defunción) acompañan a los ciudadanos durante toda su vida y son el insumo principal para la generación del Documento Nacional de Identidad (DNI).

El presente proyecto permite integrar y consolidar los registros civiles con mayor velocidad

optimizando los recursos del Estado Peruano.

Asimismo, el proyecto se encuentra alineado al cumplimiento de los objetivos declarados en el PEI 2012-2016, correspondiente a mejora del servicio, atención a sectores vulnerables y uso intensivo de la tecnología e innovación.

(3) ¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo

relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno?

El proyecto de mejora Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades, está enmarcado en el Plan Estratégico Institucional 2011-2015, correspondiente al objetivo “Desarrollo y Consolidación de los Registros Civiles”. Respecto a los resultados financieros, este proyecto reduce costos al ciudadano, al RENIEC y al Estado Peruano, asimismo, optimiza el procesamiento de actas registrales y desempeño de los registrados civiles, pero principalmente permite al RENIEC avanzar hacia la identificación integral de la población peruana; los procesos de DNI y Registros Civiles interconectados aseguran la identificación plena de la ciudadanía, según el siguiente cuadro:



20


Estimación del impacto en los resultados de la organización.

(1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de los

proyectos de mejora en el desempeño de la organización? Ello incluye analizar el impacto de costos, calidad, entrega, participación en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y según corresponda.

El RENIEC en su constante preocupación por optimizar los procesos y mejorar el servicio al ciudadano, busca con este proyecto integrar los registros civiles para mejorar la identificación peruana, incrementar la seguridad jurídica, reducir costos para el ciudadano y la Institución, reducir el tiempo de procesamiento y registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defunción de acuerdo al siguiente detalle:

Se realizó un comparativo de costos de inversión a nivel ciudadano e institución.

PROYECTO DE MEJORA: REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES

OBJETIVO ESTRATEGICO: DESARROLLO Y CONSOLIDACIÓN DE LOS REGISTROS CIVILES

RESULTADOS FINANCIEROS PROCESOS INTERNOS DESEMPEÑO DEL

PERSONAL

RESULTADOS DE SATISFACCION DE

CLIENTE EXTERNO O INTERNO

CLIENTE: Ahorro significativo

en tiempo y costo en la

economía del ciudadano, toda

vez que ya no viajara para

obtener una copia certificada o

rectificación de su acta de

nacimiento, matrimonio o

defunción por que estas se

emiten descentralizadamente en

cualquier oficina RENIEC a nivel

nacional o PVM (ahorro de

S/. 300.00 en promedio por cada

acta – nuevas inscripciones).

Asimismo, ya no será necesario

que presente su acta ante

RENIEC para algún trámite DNI,

porque están almacenadas en la

Base de Datos de registros

civiles (ahorro de S/. 15.00 por

cada trámite).

RENIEC: Ahorro de costos por

procesamiento de actas,

actualización de información y

tareas administrativas

adicionales, porque ahora la

información está en línea.

RENIEC: Reducción de

tiempo en el procesamiento

de Actas Registrales, toda

vez que no será que el acta

pase por las cuatro (04)

etapas de la línea de

procesamiento, sino solo por

tres (03).

Reducción del tiempo de

procesamiento de los

trámites DNI (inscripción

extemporánea y rectificación)

de 30 días a 2 días.

Reducción del tiempo de

actualización de la Base de

Datos de Identificación de los

Peruanos de 1 mes a 10

días, (registros de fallecidos),

la información está en línea

para el análisis y cancelación

respectiva.

OREC: Reducción de tiempo

de Registro de 30 minutos a

10 minutos. El registro de

actas de nacimiento,

matrimonio o defunción

realizados en las OREC de

las Municipalidades ya no se

realizan de forma manual,

sino en forma sistematizada a

través del Sistema Integrado

de Registros Civiles y con

conexión a la Base de Datos

de RENIEC, optimizándose

los tiempos empleados.

Con la optimización de los

procesos de registros civiles a

través del uso intenso de la

tecnología de información, el

personal cuenta con nuevas

herramientas para mejorar su

desempeño en el trabajo. Se

elimina el posible error de

transcripción de datos en el

acta manual realizada por el

registrador civil de la OREC,

toda vez que ahora es

sistematizada, los datos son

extraídos de la Base de Datos

del DNI.

Asimismo, los analistas de las

áreas internas de

procesamiento del DNI,

Depuración, Cancelaciones,

Investigaciones, Dactiloscopia y

Grafotecnia contaran con

información en tiempo real para

mejorar el análisis y tiempo de

respuesta.

ESTADO PERUANO: Los

Registros Civiles en Línea

en las OREC de

Municipalidades

correspondiente a las

nuevas inscripciones de

nacimiento, matrimonio o

defunción permiten avanzar

hacia la identificación

integral de la Población

Peruana; la información

está siendo almacenada en

una sola base de datos

evitando posibles múltiples

inscripciones y mejorando

la seguridad jurídica de las

actas registrales.

Muchos procesos internos

se optimizan, el ciudadanos

ahorra tiempo y costos en

la gestión de sus acta

registrales y las

Instituciones del Estado

tienen información

actualizada sobre la

identidad de los peruanos.

Estos beneficios están

alineados hacia el

Desarrollo y Consolidación

de los registros civiles.



21


Se verificó indicadores de tiempo de atención para el registro de Nuevas Inscripciones de Nacimiento, Matrimonio y Defunción; asimismo para el procesamiento de actas registrales, trámites DNI y actualización de la Base de datos de Identificación.

Se comparó la calidad de la información registrada para las Nuevas Inscripciones de Nacimiento, Matrimonio y Defunción.

El ahorro de tiempo y costos al ciudadano permite su ingreso al mercado de la población

peruana.

Comparativo para mejora del clima laboral y productividad según el siguiente cuadro:

FACTOR REGISTRO CIVIL MOVIL EN LINEA

LINEA DE PROCESAMIENTO

DESCENTRALIZADA

REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC

DE MUNICIPALIDADES

COSTO DE INPLEMENTACIÓN Alto Alto Bajo

COSTOS DE PROCESOS INTERNOS Se mantiene Se mantiene Disminuye

COSTOS PARA EL CIUDADANO Disminuye Disminuye Disminuye

SEGURIDAD Aumenta Aumenta Aumenta

PARTICIPACIÓN DE MERCADO Único Único Único

CONFIABILIDAD Se mantiene Aumenta Aumenta

PRODUCTIVIDAD Se mantiene Se mantiene Aumenta

PLAZO DE ENTREGA Se mantiene Aumenta Aumenta

TIEMPO Disminuye Disminuye Disminuye

CALIDAD DEL PRODUCTO Aumenta Aumenta Aumenta

CALIDAD EN LA IDENTIFICACIÓN Se mantiene Aumenta Aumenta

ACCESIBILIDAD Se mantiene Se mantiene Aumenta

CLIMA LABORAL Aumenta Aumenta Aumenta

ACEPTACION DEL CIUDADANO Aumenta Aumenta Aumenta

ACEPTACION DEL ESTADO PERUANO Se mantiene Aumenta Aumenta

INTEGRACIÓN DEL REGISTRO CIVIL Se mantiene Aumenta Aumenta

(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionado?

Las razones por las cuales el equipo escogió el proyecto de mejora “Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades” fueron: Permite avanzar con mayor velocidad hacia la Integración los registros civiles del Perú; esto

eliminará el doble registro y doble identidad, mejorando la calidad y seguridad jurídica del registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defunción que son el principal insumo para elaborar el documento nacional de identidad (DNI). Se está evitando casos de múltiples inscripciones como:

o Nacimientos (duplicidad de actas de una misma persona con fechas de nacimiento distintas).

o Matrimonio (bigamia, duplicidad y matrimonios inexistentes).

Cuadro Nº 02: Comparativo de Alternativas de Proyectos de Mejora



22


o Defunción (inscripciones de “muertos vivos”, duplicidad de una misma persona), que afectan el derecho a la identidad y a la vida de los peruanos.

Reducción de costos en los procesos internos de Procesamiento de Actas Registrales,

Procesamiento de Trámites DNI, Actualización de la Base de Datos de Identificación y Registro de Actas Registrales (de 30 minutos a 10 minutos).

Reducción del tiempo y costo para el ciudadano en la gestión de sus actas de nacimiento, matrimonio o defunción, ya no tiene que viajar hasta el lugar origen donde fue registrado su acta para solicitar una copia certificada o una rectificación, porque estas se pueden emitir descentralizadamente en cualquier oficina RENIEC o PVM, asimismo, no será necesario que el ciudadano presente el acta registral para algún trámite DNI porque ya están almacenadas en la Base de Datos.

Reducción significativa de errores en registro de datos y mejora de la calidad del producto

(ejemplo: nombre de padres, declarantes, contrayentes, otros), toda vez que estos datos serán extraídos de la Base de Datos del DNI reduciendo el error de registro, siendo el ciudadano el principal beneficiado. En el proceso anterior, el registro manual realizado por la Municipalidad inducia a cometer muchos errores por la transcripción de datos, afectando la identidad de los peruanos porque no podían acceder a sus beneficios sociales.

Optimización de costos de implementación comparada con las dos alternativas de solución

adicionales:

o En el Registro Civil Móvil en Línea se tiene que invertir con compra de varios buses y adecuarlos con infraestructura tecnológica para realizar los registros en línea, también se tendría que invertir en la contratación de personal que se encargaría de realizar estos desplazamientos.

o En la Línea de Procesamiento Descentralizada se tendría que invertir en implementar plantas de producción ubicados en provincia para el procesamiento de las actas históricas y aperturar nuevas Oficinas Registrales RENIEC que se encargarían de registrar las actas registrales, toda vez que esta función ya no sería realizado por la OREC de Municipalidades; se tendría que contratar personal adicional.

o En el proyecto Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades que fue el

proyecto de mejora seleccionado, no se tiene que comprar buses, bienes, implementar locales o planta de producción que resultan un costo elevado para RENIEC, sino se trata de utilizar estratégicamente los recursos que tiene el Estado. Con este proyecto RENIEC entrega buenas prácticas de gestión a las OREC de Municipalidades (tecnología de hardware y software, técnicas de registro, capacitación y monitoreo). Las OREC ya no realizarán el registro de nacimientos, matrimonio y defunción manualmente, sino sistemáticamente a través del Sistema Integrado de Registros Civiles y con la respectiva conexión a la base de datos de RENIEC, se utiliza la infraestructura de la Municipalidad y del personal que depende funcionalmente de RENIEC.

3. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

3.1 Método de solución de problemas

(1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleó el equipo?

Las nuevas soluciones implementadas por RENIEC siempre han estado orientadas a mejorar el sistema de identificación y los registros civiles del Perú. Para ello ha sido necesario rediseñar los procesos internos y mejorar el servicio al ciudadano a través del uso intensivo de la tecnología e innovación, declarados en los Planes Estratégicos respectivos.



23


Todos los procesos de

la institución se

monitorean continuamente,

teniendo como finalidad

comparar el rendimiento real

con respecto al esperado. Esta

medición permite detectar en forma

temprana alguna anomalía que se presente

dentro del proceso.

Aprobada la propuesta

se constituye el proyecto

La planificación y

ejecución quedará a c cargo del equipo

responsable determinada

por la alta dirección.

En este sub proceso se decide la aprobaciónde la propuesta de innovación.

La Alta Direccion de la institucion evalúa la propuesta.

En caso sea aprobada, se determinarán

aspectos relacionados a la

planificación del proyecto

(equipo de proyecto,

recursos requeridos y

etc).

Este sub proceso comienza con la identificación de oportunidades y detección de necesidades, a través de actividades de investigación y análisis de satisfacción de los ciudadanos que acuden diariamente a las oficinas del RENIEC a realizar un trámite, teniendo como resultado una propuesta de innovación tecnológica. En general, una propuesta podría iniciarse por:

Recepción de necesidades

explícitas

Detección de necesidades

latentes.

Concepción de nuevas

Ideas e identificación de

oportunidades.

El Método de Solución de Problemas que el equipo de proyecto utilizó como referencia está establecido por la Norma Administrativa Interna NAI-307-GIE/SGPIT/001 “Investigación y Desarrollo para la Innovación Tecnológica en RENIEC”, aprobada con Resolución Gerencial N° 000009-2010/GIE/RENIEC del 08ABRIL2010. El objetivo principal es establecer lineamientos y acciones a seguir para la investigación, desarrollo y propuesta de innovaciones en el RENIEC, teniendo como finalidad alcanzar procesos eficientes que satisfagan las necesidades de los ciudadanos, haciendo uso de las tecnologías existentes. Esta norma comprende la Metodología de Investigación para la Planificación e Innovación, según el siguiente esquema:

Figura N° 03 Metodología para Investigación e Innovación en RENIEC

(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados? Explíquelos en detalle. La explicación debe cubrir como mínimo las fases de definición de la situación inicial, el levantamiento y análisis de información, el desarrollo de alternativas de solución, la definición y ejecución de la solución y el control y mejora de los resultados.

Los pasos o etapas desarrolladas para la solución del presente proyecto están alineados a la metodología de investigación y desarrollo de acuerdo al siguiente detalle:

Inicio

DECISIÓN

EJECUCIÓN MONITOREO

I+D



24


A. SUBPROCESO I+D

En este sub proceso se analizó la problemática y situación inicial, empezando con identificar las oportunidades y necesidades para posteriormente analizar el entorno, evaluar las alternativas de solución y documentar la propuesta.

Figura N° 04 - Sub Proceso de Investigación y Desarrollo

A.1 Identificar Oportunidades/Necesidades (Situación Inicial)

Es función principal de RENIEC lograr la consolidación e integración de los registros civiles del Perú según lo indicado en la ley 26497, a fin de garantizar la identificación plena de la población. El sistema de registro civil acompaña a los peruanos a lo largo de toda su vida; deja constancia de los principales hechos vitales, como el nacimiento, matrimonio, defunción y otros actos que modifiquen el estado civil. El registro de hechos vitales inicialmente fue realizada por los eclesiásticos, posteriormente esta función fue asumida a las Municipalidades en el año 1852, teniendo como resultado un registro civil no integrado, actas extraviadas o manipuladas, duplicidad de información y finalmente tiempo y costo elevado para el ciudadano en la gestión administrativa, judicial o notarial de la corrección de sus actas registrales, toda vez que se tenía que viajar al lugar de origen donde fue registrado para obtener una copia certificada o una rectificación. En este sentido, a fin de solucionar esta problemática, RENIEC desde el año 2,005 implementó las estrategias de incorporación y revocatorias de los registros civiles. Al revocar facultades a las OREC de Municipalidades, es RENIEC quien asume esta función de registrar las nuevas inscripciones de hechos vitales en sus Oficinas Registrales. En la incorporación, RENIEC, adicionalmente a revocar facultades, a través de una planta de producción se encarga de procesar todas las actas históricas de nacimiento, matrimonio y defunción de los Municipios en una sola gran Base de Datos. A la fecha, se ha procesado el 30% de actas a nivel nacional y se seguirá avanzando según el plan estratégico 2,012-2,016. Actualmente se ha incorporado 60 OREC y se ha revocado 10 OREC, 70 OREC de 1,838 entre distritales y provinciales a nivel nacional, casi todo Lima y algunas OREC provinciales están integradas, pero aún faltaban 1,768 que aún están aisladas generando toda la problemática inicial por la no integración, principalmente por el registro inconsistente de las nuevas inscripciones de hechos vitales que están generando. Adicionalmente a esto se han identificado los siguientes problemas:

Inicio



25


El no tener los registros civiles en línea ocasiona que se utilicen recursos adicionales para el procesamiento de actas registrales, procesamiento de trámites DNI, actualización de la base de datos de identificación y registro de actas registrales en OREC, toda vez que se duplican las tareas, generando más gastos para el Estado Peruano; asimismo, los tiempos de proceso y atención se prologan afectando al ciudadano.

Las actas de nacimiento, matrimonio o defunción registrados manualmente contienen errores, enmendaduras u omisión de datos generados por el registrador civil de la OREC, afectando el derecho a la identidad porque no pueden acceder a los beneficios sociales. Esta problemática advertida se incrementa aún más considerando que el tiempo para rectificar estas actas demora entre treinta (30), ciento ochenta (180) o más días. Asimismo estas rectificaciones que son realizadas en las Municipalidades, Notarias y Poder Judicial, tiene un costo elevado desde S/. 20.00 hasta S/. 600.00 soles ocasionando para el ciudadano un perjuicio social y económico.

Al no estar integrado los registros civiles, los ciudadanos tienen que presentar su acta de nacimiento, matrimonio o defunción para algún trámite DNI, ocasionándole pérdida de tiempo y costo (S/. 15.00 por acta registral).

RENIEC tiene que certificar las actas registrales que son emitidas por las OREC cuando el ciudadano necesita enviar esta acta hacia el exterior, ocasionándole pérdida de tiempo y costo (S/. 17.00 por acta registral).

Las OREC generan registros de nacimiento, matrimonio o defunción en papel, afectando la seguridad de las actas porque están expuestos a perderse, manipularse o deteriorarse por algún hecho fortuito.

Es importante indicar, que en los registros civiles Municipales se tiene actas históricas y registro de nuevas inscripciones. La estrategia revocatoria de RENIEC cubre el registro de nuevas inscripciones y la estrategia de Incorporación cubre el procesamiento de las actas históricas y también el registro de nuevas inscripciones. Con estas dos estrategias se está integrando los registros civiles del Perú.

A.2 Analizar el Entorno

Corresponde ahora realizar un análisis del entorno, a fin buscar causas principales que generan la problemática, con la finalidad de establecer las alternativas de solución correspondientes. Para este análisis, debido a su funcionalidad, se utilizó la herramienta de calidad - Diagrama de Causa Efecto (Diagrama Ishikawa), detallado en el anexo 1. El levantamiento y análisis de la información se efectúo visitando algunas OREC, donde el registrador civil de la municipalidad efectuaba las siguientes acciones para el registro de nacimientos, matrimonios y defunciones:

Recepción y verificación de sustentos.

El registrador civil pregunta al ciudadano si está realizando la inscripción por primera vez. La respuesta declarativa del ciudadano es aceptada.

De estar todo conforme, se inicia el registro manual de datos en el acta registral. Primero llena el acta matriz y luego transcribe los datos en el acta reserva. (la transcripción manual de datos induce a cometer errores, enmiendas u omisiones en el acta).

Terminado el registro se entrega al ciudadano una fotocopia certificada del acta matriz. Si hay algún error, en muchos casos tienen que anular el acta si se detecta esta dificultad.

El acta matriz queda archivada en la OREC (expuesto a que pueda perderse, manipularse o deteriorarse por algún hecho fortuito). La información está aislada, no integrada.

El tiempo de registro toma aproximadamente de 25 a 30 minutos.



26


Si el ciudadano desea obtener una nueva copia certificada de su acta tiene que venir hasta el lugar origen donde fue registrada.

Asimismo, se visitaron algunas áreas internas que se encargan de trabajar con estas actas registrales: Procesamiento de Actas Registrales, Procesamiento del DNI, Actualización de la Base de Datos de Identificación (Depuración), donde se realizan las siguientes tareas: Procesamiento de Actas Registrales.

Las actas manuales reserva registradas en OREC son enviados todos los meses a este proceso para el trabajo respectivo de procesamiento. Según casuística, las actas son enviadas cada dos meses, tres o más; muchas OREC no envían sus actas, la información no está actualizada; asimismo, las actas reserva llegan con datos incompletos, la información de anotaciones o rectificaciones no es actualizada en esta acta sino en la matriz.

Estas actas pasan por los sub procesos de Digitalización, Control de Calidad, Digitación y Microformas Digitales (4 etapas).

Procesamiento del DNI.

Cuando se realizan trámites de Inscripción Extemporánea del DNI, el sud proceso de Aprobaciones solicita a la OREC donde fue registrada dicha acta le confirme la veracidad de los datos, asimismo, que no tenga otra inscripción de acta registral, lo mismo sucede con algunos casos de rectificación, este trámite demora 30 días.

Actualización de la Base de Datos de Identificación (Depuración).

Para que se realice la cancelación del DNI por fallecimiento, el sub proceso de Depuración espera que la OREC envíe un copia certificada del acta de defunción que en muchos casos son enviados después de varios meses o simplemente no son remitidos. Esto ocasiona no poder identificar oportunamente a los peruanos; asimismo, que ciudadanos fallecidos aparezcan en la base de datos de Identificación como vivos vulnera la seguridad del País. RENIEC tiene que hacer desplazamientos constantes a las OREC para recopilar esta información de fallecidos ocasionándole gastos adicionales.

Asimismo, se realizó el análisis de Pareto para identificar donde se encuentra la mayor cantidad de registros de nuevas inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción, teniendo como resultado que las OREC provinciales y Lima concentran el 77% de nuevas inscripciones (ver anexo 2). En el siguiente cuadro se detalla la cantidad de OREC a nivel nacional en provincias y distritos.

A.3 Evaluar alternativas de Solución

Realizado la evaluación de las causas que determinaron el problema; asimismo, sabiendo que la no integración de los 1,768 registros civiles faltantes está afectando la seguridad jurídica del País y uso de recursos adicionales para el estado y el Ciudadano, se identificaron tres alternativas de solución para esta problemática:

IT OREC CANT.TOTAL OREC INCORP OREC REVOCADAS OREC NO INTEGRADAS

1 Provincial 195 12 4 179

2 Distrital 1,643 48 6 1,589

TOTAL 1,838 60 10 1,768



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Registro Civil Móvil en Línea. Este proyecto tiene por finalidad implementar unidades móviles para el registro en línea de los nacimientos, matrimonios y defunción en las diferentes provincias y distritos del País. Estos buses estarían equipados con infraestructura tecnológica respectiva. RENIEC estaría avanzando con el registro en línea de las nuevas inscripciones; las actas históricas serían procesadas posteriormente en la planta de producción de Lima. Análisis Se tendría que asignar presupuesto para la compra de suficientes buses que cubran la demanda, asimismo, se tendría que contratar personal adicional y realizar gastos de viaje; podría haber registros no atendidos por la no presencia del Registro Civil Móvil.

Línea de Procesamiento Descentralizada. Este proyecto tiene por finalidad implementar tres plantas de producción ubicados en provincia para el procesamiento de las actas históricas y crear o acondicionar nuevas Oficinas RENIEC para el registro de nuevas inscripciones. Estas plantas de producción y oficinas RENIEC estarían equipados con la infraestructura tecnológica respectiva. Con esta alternativa se avanzaría con mayor velocidad hacia la integración de los registros civiles. Análisis Se tendría que asignar gran presupuesto para implementar las plantas de producción y nuevas Oficinas Registrales RENIEC, asimismo, se tendría que contratar personal adicional.

Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades. Este proyecto es una nueva estrategia para lograr la Integración de los Registros Civiles a nivel Nacional. Las OREC de Municipalidades ya no realizarán el registro de nacimiento, matrimonios y defunción manualmente, sino sistemáticamente a través del Sistema de Registros Civiles y Microformas y con conexión a la Base de Datos. RENIEC implementa buenas prácticas de gestión a las OREC (tecnología de hardware y software, técnicas de registro, capacitación y monitoreo). Se estaría avanzando con el registro en línea de las nuevas inscripciones; las actas históricas serían procesadas posteriormente en la planta de producción de Lima; no se revoca facultades ni se incorpora. Se utiliza la infraestructura de la Municipalidad y del personal que depende funcionalmente de RENIEC. Con esta alternativa se avanza con mayor velocidad hacia la integración de los registros civiles. Análisis La asignación de presupuesto es sólo por gastos de viaje para capacitar a los registradores civiles de las OREC, asimismo, por la contratación mínima de personal.

Luego de un análisis de ventajas y desventajas de las alternativas de solución, cuyo resumen se muestra en el siguiente cuadro de evaluación, se concluyó elegir Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades, como la mejor propuesta de solución para el presente problema de acuerdo a los factores señalados.

EVALUACIÓN DE ALTERMATIVAS DE SOLUCIÓN DE PROYECTOS DE MEJORA

PUNTAJE: 0=No Recomendable, 1=Regular, 2=Bueno, 3=Optimo



DESCENTRALIZADA


DE MUNICIPALIDADES

COSTO DE IMPLEMENTACIÓN 0 0 3



28


COSTOS DE PROCESOS INTERNOS 0 0 3

COSTOS PARA EL CIUDADANO 2 3 3

SEGURIDAD 3 3 3

PARTICIPACIÓN DE MERCADO 3 3 3

CONFIABILIDAD 2 3 3

PRODUCTIVIDAD 1 1 3

PLAZO DE ENTREGA 2 3 3

TIEMPO DE PROCESAMIENTO 2 3 3

CALIDAD DEL PRODUCTO 3 3 3

CALIDAD EN LA IDENTIFICACIÓN 2 3 3

ACCESIBILIDAD 2 2 3

CLIMA LABORAL 2 3 3

ACEPTACION DEL CIUDADANO 2 3 3

ACEPTACION DEL ESTADO PERUANO 2 2 3

INTEGRACIÓN DEL REGISTRO CIVIL 1 3 2

TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN 0 0 3

TOTAL PUNTAJE 29 38 50

NIVEL DE IMPACTO (MENOR IMPACTO) (REGULAR IMPACTO) (MAYOR IMPACTO)

Los factores decisivos en la selección del proyecto de mejora están relacionados con el costo de

implementación, ahorro de procesos internos y tiempo de implementación (oportunidad de iniciar en el más breve plazo con el proyecto para solucionar esta problemática de Estado).

A.4 Solución Propuesta

El Proyecto de Mejora “Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades” que está permitiendo integrar los registros civiles del Perú con mayor velocidad comprende dos grandes procesos:

Proceso de Implementación En este proceso se realiza las coordinaciones previas con las Municipalidades, se confirma el cumplimiento de los requisitos técnicos y se procede con la implementación, posteriormente se monitorea y atiende las consultas generadas por las OREC. El resultado final es una OREC automatizada con buenas prácticas de registro.

Proceso de Registro y Procesamiento En este proceso, las OREC realizan el registro de hechos vitales con el Sistema

Integrado de Registros Civiles, luego estas actas físicas son enviadas a la Sede de San Borja(Lima) para su procesamiento y almacenamiento digital, finalmente las actas están disponibles para emitirse descentralizadamente a nivel nacional.

Cuadro Nº 03: Evaluación de Alternativas de Proyectos de Mejora



29


Detalle del Proceso de Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades

I. Proceso de Implementación

Figura N° 05 Proceso de implementación del proyecto

CERTIFICACIÓN Y

REGISTRO (SITUACIÓN FINAL)

MUNICIPALIDADES (SITUACIÓN INICIAL)

REGISTROS CIVILES EN LÍNEA EN

OREC DE MUNICIPALIDADES

Registros Civiles aislados, dobles

inscripciones, actas no seguras

Registros Civiles de OREC son

potenciados con TIC y buenas prácticas

Registros Civiles integrados, actas emitidas

descentralizadamente, acta con microforma

ESQUEMA GENERAL DEL PROYECTO DE MEJORA



30


Estas actividades realizadas en forma secuencial se han definido a través de la herramienta de calidad Diagrama de Flujo, el mismo que se detalla en siguiente gráfico.

REGISTROS CIVILES EN LINEA EN OREC DE MUNICIPALIDADES

GERENCIA DE REGISTRO DE IDENTIFICACIÓNOREC DE MUNICIPALIDADGERENCIA DE OPERACIONES

REGISTRALES (GOR)

GERENCIA DE PROCESOS DE REGISTROS

CIVILES (GPRC)GERENCIA DE INFORMATICA (GI)

Flu

jo d

e P

roce

os

Evaluar OREC en las

cuales se va a

implementar el

proyecto

INICIO

Solicitar

implementación del

proyecto en OREC

FIN

Evaluar OREC en las

cuales se va a

implementar el

proyecto

Verificar

cumplimiento de

requisitos técnicos de

OREC

Definir ruteo y fechas

de implementación

para acceder a

OREC

Gestionar viáticos

para traslado de

personal a OREC

Instalar Sistema

informático en OREC

Traslado de equipo

técnico a OREC

(GPRC, GOR, GI)

Coordinar con OREC

para implementación

Coordinar con

RENIEC para

implementación

Entrenar a personal

de la OREC en uso

del Sistema

Informático

Registrar en Línea

hechos vitales

Generar y remitir a RENIEC las Ordenes

de Producción (OP)

conteniendo actas

generadas

Monitorear y realizar

seguimiento a

consultas efectuadas

por OREC

Recepcionar y enviar

OP a GPRC Recepcionar OP

Procesar y Digitalizar

actas

Enviar actas

digitalizadas para

custodia

Recepcionar y

Custodiar Actas

BD Registros

civiles

BD Registros

civiles

PRE IMPLEMENTACION

IMPLEMENTACION

POST IMPLEMENTACION

Entrega de material

registral

Replegar actas en

blanco, entregar a

Oficina Registral más

cercana

Recepcionar actas en

blanco

II. Proceso de Registro y Procesamiento

1. Sub Proceso de Registro En este sub proceso, los registradores civiles de las OREC de Municipalidades inscriben los

nacimientos, matrimonios, defunciones y otros hechos que modifican el estado civil a través del Sistema Integrado de Registros Civiles (versión Global Editión), según las siguientes etapas:

Caso: Inscripción Ordinaría de Nacimiento

Figura N° 06 Diagrama de Flujo del Proceso de implementación del proyecto

INGRESO AL SISTEMA A

El registrador civil de la OREC ingresa al Sistema de Registros Civiles con su usuario y contraseña.

Menú principal que contiene los módulos necesarios para el registro de los hechos vitales.

MENÚ DEL SISTEMA B

En este módulo se escoge el tipo de inscripción (en nuestro caso Nacimiento) y se ingresan los requisitos

TIPO DE REGISTRO C



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Al final del día las actas registradas en una OREC son agrupadas en órdenes de producción y se envían a la planta de San Borja-Lima (RENIEC) para su procesamiento final.

2. Sub Proceso de Procesamiento de Actas Registrales El proceso inicia cuando se recibe las actas físicas que vienen de las OREC de Municipalidades, los mismos que son procesados en las siguientes etapas:

DATOS DE PADRES D

Se ingresan los datos de los padres; sólo es necesario ingresar el n° de DNI de mamá o papá más su apellido paterno para que extraiga los demás datos de la BD del DNI, porque este está conectado con el sistema de RRCC. Luego se ingresan los datos de los declarantes.

En este módulo se ingresarán los datos del recién nacido según lo indicado en el documento sustento. El sistema validará los datos ingresados con lo existente en la BD de RENIEC, eliminando la generación de posibles múltiples inscripciones.

DATOS DEL NACIDO E

El registro del acta está terminado, el sistema muestra una vista previa para su verificación, luego de guardar los datos se imprimen las actas para la firma de los participantes. Las nuevas inscripciones de registros civiles están integradas y almacenadas digitalmente. (Primera indexación - datos)

ACTA REGISTRADA F

DIGITALIZACIÓN A

Las actas físicas son digitalizadas previa verificación; los sustentos CNV y CDEF también son digitalizados (segunda indexación- imágenes)

CONTROL DE CALIDAD B

Se verifica el 100% de las actas digitalizadas según estándares técnicos



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B. SUBPROCESO DE DECISIÓN Mediante Proveído N° 4170-2012/SGEN del (26ABR2012), Proveído N° 4307-2012/SGEN del (03MAY2012) y Proveído N° 4278-2012/SGEN, la alta dirección aprueba el inicio del proyecto piloto “Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades”; las primeras implementaciones se realizaron en los siguientes lugares:

Municipalidad Distrital de Santa María

Municipalidad Provincial de Huaura

Municipalidad Distrital de Huaura

Municipalidad Provincial de Cañete

Municipalidad Distrital de San Luis

Municipalidad Distrital de Supe

Municipalidad Distrital de Pativilca

Municipalidad Provincial de Huaral

Inicio

MICROFORMAS DIGITALES C

Luego que las actas han sido registradas, digitalizadas y con el control de calidad respectivo, se da inicio a la

etapa de generación de Microformas Digitales

Se realiza la grabación en discos ópticos no

regrabables. Lo realiza el supervisor del

Centro de Cómputo en presencia del

Fedatario Juramentado Informático (Se

realizan una copia de respaldo adicional). Se

emite el acta de conformidad.

FIRMA DIGITAL CONTROL DE CALIDAD

El Fedatario Juramentado Informático

realiza el control de calidad de imágenes y

datos consignados en el acta digital que se

encuentran almacenados en la Base de

Datos RRCC.

Preparación y control de calidad de

medios portadores virtuales. Se realizan

las acciones de selección, agrupamiento

y control de archivos que han

sido convertidos a Microformas Digitales.

GRABACIÓN EN

MICROARCHIVO

El Fedatario Juramentado Informático

firma digitalmente las imágenes de las

actas digitales generándose las

microformas digitales.

PREPARACIÓN DE MEDIOS

PORTADORES

C.1 C.2

C.3 C.4



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Municipalidad Distrital de Chancay

Estas implementaciones se realizaron con cronogramas respectivos y fueron coordinados previamente con dichas Municipalidades. Asimismo, la Alta Dirección autorizó la cobertura presupuestal para continuar con el desarrollo del proyecto durante los años 2,012 y 2,013, a través de la Gerencia de Planificación Presupuesto (GPP), mediante Memorando N° 000843-2012/GPP/RENIEC.

C. SUBPROCESO DE EJECUCIÓN

La ejecución del proyecto se está realizando a través de un cronograma de implementación que cobertura en una primera etapa a las 179 OREC Provinciales que no están integradas (176 programadas más 3 del proyecto piloto suman 179), ver anexo n° 3. Asimismo, estas implementaciones se ejecutan de manera coordinada entre las GPRC, GOR y GI a fin de lograr su efectividad por la especialización; además para obtener un entrenamiento y uso de recursos óptimo se ha establecido Kit de Implementación de OREC con registro en línea. Para el desarrollo de las actividades del proyecto, así como para la asignación de funciones del personal participante del proyecto, se realizaron diversas reuniones de coordinación, tanto entre las unidades orgánicas participantes del RENIEC, como con el equipo del proyecto, cuyos acuerdos se plasmaron en Actas de Reunión, como es el caso del Acta de Reunión N° 4, 5 y 6-2012-GPRC, Mesa de Trabajo N° 18-2012-SGIRC entre otras. Asimismo, las funciones del personal que ha venido participando en el proyecto se han ido actualizando en forma permanente mediante Memorando de asignación de funciones, como es el caso del Memorando Múltiple N° 0039-2012/GPRC/SGIRC, Memorando Múltiple N° 0038-2012/GPRC/SGIRC, Memorando Múltiple N° 0007-2013/GPRC/SGIRC, entre otros.

D. SUBPROCESO DE MONITOREO Los avances de la implementación del proyecto realizadas durante el año 2012 y 2013 han sido informado en forma permanente a la Alta Dirección, entre los cuales tenemos Hoja de Elevación N° 09-2012/GPRC, Informe N° 000055-2012/GPRC/RENIEC, entre otros. Es indispensable indicar que continuamente los representantes de la Alta Dirección (Gerente y Sub Gerentes) están supervisando y monitoreando in situ la ejecución del proyecto. (Hoja de Elevación N° 000089-2012/GPRC/RENIEC). A fin que las OREC implementadas cuenten con un soporte para la atención de consultas y regularización de observaciones, se tiene el área de Atención Post Implementación que viene funcionando en la SGIRC (GPRC), esta área realiza las siguientes tareas:

Atender las consultas de los registradores civiles de las OREC. Para facilitar la comunicación se ha creado el Chat de Registro en Línea, Correo Electrónico [email protected], acceso remoto y teléfono 315-4000 IP 1714, 1878.

Coordinar con las OREC para regularizar las observaciones realizadas en el sub proceso de procesamiento (digitalización).

Registrar las atenciones y casuística necesarias para reforzar el entrenamiento y operatividad.

Coordinar y entrenar a las Jefaturas RENIEC y Registradores Civiles de la Municipalidades sobre el uso del SIRCM, realizado en muchas ocasiones a través de Video Conferencias.

Inicio

Inicio

mailto:[email protected]



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3.2. Recolección y análisis de la información

(1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora?

La información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora se obtuvo a través de distintas herramientas fuentes según el siguiente detalle:

Reportes y registros efectuados en el Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas (SIRCM). A la fecha se ha procesado 18 millones de actas registrales producto de las 60 incorporaciones realizadas y otras líneas, donde se detectaron diversas casuísticas de registro.

Información almacenada en la Base de Datos de Identificación de RENIEC. Se realizaron visitas de campo previas en las OREC de Huaura, Santa María, Huacho,

Cañete y San Luis para coordinaciones con los Municipios, verificación de requisitos técnicos e infraestructura.

Se realizaron reuniones de coordinación con los diferentes Órganos Institucionales como

GOR, GI, GRC, GAJ, ENRECI, GPP para la consolidación de la información según el siguiente cuadro.

(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar?

Tomando en consideración la problemática presentada de los registros civiles a nivel nacional, mediante reuniones coordinadas con diferentes Unidades Orgánicas del RENIEC; se evaluó la necesidad de contar con información registral de las mismas (duplicidad de actas, errores en el registro de actas, tecnología, conectividad, accesibilidad, cantidad de actas y libros, costos de copias certificadas, uso de recursos internos y externos), que nos permita conocer la situación en la que efectúan sus registros civiles. Por tal motivo, para poder determinar el tamaño de información a recolectar se evaluó los siguientes tipos de información con las que el RENIEC contaba:

Cantidad de errores u omisiones en el registro de las actas registrales, como resultado de la depuración de la base de datos de registros civiles del RENIEC.

Información estadística registral remitida por las OREC, la misma que se ha ido integrando en la base de datos y actualizado constantemente.

Del análisis de Pareto se determinó que el 77% del registro de nuevas inscripciones a nivel nacional se encuentra en Lima y las OREC provinciales, el otro 23% se encuentra en las demás OREC distritales y otros. Por este motivo la primera etapa de este proyecto tiene por finalidad implementar los registros en línea en las OREC provinciales.

Solicitudes presentadas por las Municipalidades a nivel nacional, para la implementación del proyecto en las OREC respectivas.

(3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos?

Las fuentes de datos se seleccionaron de las bases de datos de RENIEC de acuerdo al volumen de información, tales como: Reportes del Sistema de Registros Civiles del RENIEC. http://www.rrcc.reniec.gob.pe

Reportes de Identificación del RENIEC. http://www.sio.reniec.gob.pe

Reportes de Registros en Línea http://infrabi.reniecperu.net:7778/discoverer/viewer

http://www.rrcc.reniec.gob.pe/

http://www.sio.reniec.gob.pe/

http://infrabi.reniecperu.net:7778/discoverer/viewer



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(4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y cómo resolvieron la falta o deficiencia de la información?

La verificación de la información se dio desde el inicio del proyecto, y en las etapas de desarrollo del proyecto de mejora, conforme a la metodología empleada.

Es importante indicar que la información almacenada en la base de datos de registros civiles e identificación del RENIEC pasa por procesos de calidad que garantizan la información sin errores, los mismos que cuentan con certificaciones internacionales. La deficiencia de información sobre la accesibilidad a las OREC a implementar y hechos vitales fue cubierta con el apoyo que las Jefaturas Regionales ubicadas en las provincias, y la casuística diversa fue retroalimentada con el área de Atención y Monitoreo.

(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto de mejora. Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora identificados.

Esta nueva estrategia del proyecto de mejora se realizó sobre la siguiente información recolectada:

La Información recolectada de la Base de Datos del Sistema de Registros Civiles del RENIEC, del cual se obtuvieron las siguientes cantidades.

En este cuadro se observa que producto de la no integración de los registros civiles se

ha detectado 885, 833 actas observadas afectando la identidad de ciudadano. Asimismo se tan detectado 206, 591 dobles y múltiples inscripciones.

También se ha considerado los siguientes factores como parte del análisis de la información:

o Costo y tiempo que le demanda al ciudadano tener que trasladarse hasta el lugar origen donde se encuentra el acta para obtener una copia certificada o rectificación (S/. 300.00 por gasto de viaje).

Cuadro Nº 04: Observaciones detectadas en el proceso de depuración de actas registrales al

2012



36


o Reducción de tiempo en los procesos de registro y procesamiento. El registro manual en OREC se realiza de 25 a 30 minutos, información capturada en las OREC piloto, y el procesamiento se realiza en 4 etapas según la visita realizada al área de producción y manual de procesamiento.

o Ahorro de recursos por integración de información (actualización de registros de fallecidos, solicitud de confirmación de datos en OREC que es atendido en 30 días).

Dicha recolección de información permitió realizar el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes internos como externos, teniendo como resultado final que podrían obtenerse las siguientes mejoras:

Eliminar las observaciones existentes en las actas producto del registro manual.

Eliminar los posibles dobles o múltiples inscripciones que vulneran al estado peruano.

Las copias certificadas de actas registrales son obtenidas instantáneamente sin necesidad que el ciudadano viaje hasta el lugar de origen donde fue registrada (ahorro aproximando de S/. 300.00 por viaje).

Reducción del tiempo de registro de 30 minutos a 10 minutos.

Optimización de procesos internos y ahorro de recursos Institucionales. La evaluación de las alternativas de solución se realizó en el punto A.3 correspondiente al desarrollo del método (página 28).

3.3. Herramientas de la calidad

(1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la gestión del proyecto de mejora? El grupo analizó el uso de herramientas de calidad de acuerdo a la Norma Administrativa Interna NAI-307-GI/SGPIT/001 sobre “Investigación y Desarrollo para la Innovación Tecnológica en RENIEC”; en esta NAI las herramientas de calidad están identificadas como técnicas a usar en cada etapa del método. En este proyecto se usaron algunas herramientas básicas que han sido ampliamente adoptadas en las actividades de mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el análisis y solución de problemas operativos dentro de la institución, aplicando las Herramientas básicas de calidad. Las herramientas usadas en este proyecto según necesidad son: Diagrama de Ishikawa, Diagrama de Pareto, Diagrama de Flujo, Comparativo de alternativas, Pronósticos y Mapa de Procesos detallados en los anexos adjuntos.

(2) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas?

Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad más utilizadas fueron las siguientes:

HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD Y

TÉCNICAS VENTAJAS DESVENTAJAS

Mapa de Procesos

- Ayudo a tener un enfoque sistémico de los procesos que intervienen en la solución de esta problemática y su interrelación con los clientes internos y externos.

- Requirió apoyo de especialistas en gestión por procesos para un mejor aprovechamiento de la herramienta.

Diagrama Pareto

- Permitió determinar que el 77% de nuevas inscripciones se encuentran en las OREC provinciales y Lima y el otro 23% en las demás OREC; por este motivo el objetivo del proyecto de mejora es implementar los registros en línea en las OREC provinciales en su primera etapa.

- Indirectamente se restaba prioridad a problemas menos frecuentes pero de mediano impacto.



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3.4. Concordancia entre el método y las herramientas

(1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas

empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas? Al aplicar el método de solución de problemas establecido en la organización, se utilizaron la mayoría de las herramientas de calidad recomendadas para cada etapa del método, comprobando en la práctica que eran acordes a la necesidad de la tarea específica desarrollada por cada integrante del equipo. Sin embargo, el uso adecuado de las herramientas empleadas era asegurado por el trabajo de revisión y discusión en equipo en el que se compartía entre todos los miembros, las ventajas y desventajas que se habían encontrado con el uso de las mismas, dando lugar a la retroalimentación de experiencias entre todo el equipo, y en algunos casos se recomendaba una combinación de herramientas en las etapas del método aplicado.

La información proveniente del diagrama de Pareto, pronósticos y mapa de procesos fue evaluada por la Gerencia de Planificación y Presupuesto.

La información proveniente del diagrama de Flujo, Ishikawa fue evaluada y coordinada con la Sub Gerencia de Integración de los Registros Civiles, Gerencia de Registros Civiles, Gerencia de Informática, asegurando el uso adecuado de estas herramientas.

4. GESTIÓN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO

4.1 Criterios para la conformación del equipo de proyecto

(1) ¿Cómo y cuáles fueron los criterios de selección de los integrantes del equipo? El Líder del Proyecto en coordinación con las áreas involucradas designó el equipo del proyecto,

considerando los criterios siguientes:

Experiencia profesional.

La capacidad de análisis.

La capacidad de trabajo en equipo y compromiso.

La disponibilidad del tiempo.

Pronósticos - Permitió proyectar los beneficios para los

clientes externos e internos, así como también los costos de implementación del proyecto.

- La información es de proyección.

Diagrama Causa Efecto

(Ishikawa)

- Facilitó la discusión grupal para identificar y analizar la causas raíz de los potenciales problemas durante la planificación y para resolver definitivamente las incidencias detectadas durante el monitoreo de la operatividad. Se detectaron las causas a los problemas de tiempo y costo elevado para la obtención de una copia certificada, actas observadas, múltiples inscripciones, otros.

- Para los problemas más complejos requirió de facilitadores y expertos en el tema tratado para priorizar y consensuar.

Diagramas de Flujo

- A través de gráficas, símbolo y formas permitió crear el flujo de procesos para la “Implementación de los Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades”

- Sirvió como una herramienta de comunicaciones entre los órganos Institucionales y Municipalidad.

- En algunos casos muy técnicos, el diagrama era enredado y requería de mucho orden en la representación gráfica para su entendimiento.

Comparativo de Alternativas

- Permitió evaluar y seleccionar la mejor alternativa a implementar como solución a la problemática planteada. Esta evaluación se realizó a través de factores de evaluación e impacto sobres las expectativas del cliente interno y externo.

- Se requirió la participación de las diferentes áreas y especialistas.

Cuadro N°5: Ventajas y Desventajas de las Técnicas y Herramientas de Calidad



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Capacidad de poder establecer relaciones interpersonales satisfactorias.

Iniciativa, tenacidad y optimismo. La selección se efectuó considerando el juicio de expertos del líder del proyecto, los mismos que debieran cumplir con los criterios antes indicados.

(2) ¿Tuvieron en cuenta la temática a tratar, las experiencias y conocimientos de los potenciales miembros y los objetivos de la organización, entre otros criterios? Explique cómo.

La temática a tratar fue el primer aspecto a considerar en la conformación del equipo de

proyecto, por la necesidad de entender temas especializados y así poder asegurar la buena comunicación al interior del equipo. La experiencia y conocimiento en los miembros del equipo constituyeron el soporte para lograr los objetivos del proyecto, porque minimizaban el riesgo en las estimaciones de tiempos y en la calidad de los entregables.

Se verificó a través la experiencia profesional, experiencia de trabajo en los procesos del RENIEC, participación en algunos proyectos, además de que las experiencias y conocimientos estén acordes a las necesidades de este proyecto y se ajusten a los objetivos del RENIEC, a fin de asegurar la motivación entre los miembros del equipo.

Estas consideraciones, permitió conformar a los integrantes principales del proyecto, que debían contar con experiencia y conocimiento especializado en registros civiles, gestión de procesos, análisis y diseño de sistemas, especialización en sistemas e informática, gestión de proyectos.

(3) ¿Cómo se aseguró, una conformación balanceada del equipo para el mejor aprovechamiento de los conocimientos y experiencia de cada miembro.

Se aseguró una conformación balanceada del equipo, analizando su experiencia y teniendo en

cuenta la especialización de cada miembro del equipo en: Normativa de Registros Civiles, Gestión por Procesos, Análisis y Desarrollo de Sistemas, Especialización el Sistemas e Informática, Seguridad de la Información, Gestión de Proyectos, Tiempo de experiencia laboral, Conocimiento del negocio del RENIEC

En el anexo nº 4 se detalla la conformación balanceada del equipo de proyecto de mejora considerando sus especialidades que son necesarios para el buen funcionamiento.

4.2 Planificación del proyecto

(1) ¿Cómo definió el equipo el objetivo del proyecto? Para definir el objetivo del proyecto el equipo consideró la problemática existente respecto a la

no integración de los registros civiles del Perú, que conllevaba a generar información inconsistente de nacimientos, matrimonios y defunciones, asimismo, tiempo y costo elevado en los procesos internos y externos. Luego, luego se planteó las alternativas de solución que permitió identificar el objetivo de integrar los registros civiles con mayor velocidad a través del proyecto “Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades”.

Las metas a considerar respecto al objetivo del proyecto son:

Integrar las 179 OREC provinciales durante los años 2,012 y 2,013. Reducir el tiempo de registro de un acta de nacimiento, matrimonio o defunción de 30 a 10

minutos. Reducir las etapas necesarias para el procesamiento de actas (de 4 a 3 etapas). Incrementar la seguridad de las actas generando microformas digitales. Reducir costos por obtener una copia certificada en provincia (ahorro de S/.300.00 en

promedio para el ciudadano). Simplificación de procesos internos, reducción del tiempo de atención de los procesos DNI

(de 30 días a 2 días) y actualización de la base de datos.

(2) ¿Cómo desplegó las actividades necesarias para alcanzar el objetivo? Se asignó funciones o responsabilidades desde el alcance del proyecto a las unidades

involucradas, según competencia de las unidades orgánicas participantes.



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Para cumplimiento del objetivo se elaboró el cronograma nacional de implementaciones 2,012 – 2,013, el mismo que fue elevado a la GPP con Memorando Nº 000308-2012/GPRC/RENIEC para su atención respectiva y distribución a las áreas internas respectivas. Asimismo, cada viaje de implementación es coordinado entre la GPRC, GI y GOR para validar los requisitos técnicos, operativos y administrativos, a fin de garantizar el cumplimiento de plazos y efectividad en la implementación (coordinaciones realizadas por e-mail, telefonía IP y documentos de gestión).

Asimismo, para asegurar la correcta implementación y entrenamiento a los registradores civiles de OREC se elaboró el Kit de Implementación, el mismo que incluye los requisitos técnicos, operativos, hojas de entrenamiento según casuística. Además, se tiene una central de atenciones para consultas de los registradores civiles y retroalimentación de la información.

(3) ¿Cómo planificó dichas actividades? Se diseñó un plan de trabajo donde, además de la asignación de las responsabilidades, se

establecieron plazos, indicadores y metas, así como un cronograma de trabajo que incluía las actividades de diseño, monitoreo y evaluación, siendo la técnica y herramienta principal el “Juicio de Expertos” de los propios miembros del equipo y aprobación de la alta dirección.

En el anexo 5 se detalla el cronograma de actividades del proyecto.

(4) ¿Cómo definió los plazos de ejecución y asignó responsabilidades y recursos? Los plazos se definieron concertando con los miembros del equipo, determinando entre ellos los

tiempos estimados para el desarrollo de cada fase o actividad. La responsabilidad de cada actividad se hizo de manera voluntaria según la competencia de cada integrante en determinada materia, o la asignación de la misma por parte del líder del proyecto a la persona más capaz en el desarrollo de la actividad. Los recursos que se usaron para el desarrollo de las funciones encargadas para cada miembro del equipo fueron puestos a disposición por la institución, siendo estos: equipos informáticos, material de escritorio, programas, etc.

En el anexo 6 se detalla el cronograma de actividades del proyecto con plazos, responsabilidades y cronograma de implementación.

4.3 Gestión del tiempo

(1) ¿Cómo aseguró el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto? Antes de iniciar el proyecto se diseñó un cronograma de trabajo, éste fue elaborado y aprobado

por los miembros del equipo de trabajo, asegurando de esta manera el cumplimiento del mismo en los plazos establecidos.

Además se incluyó un cronograma de reuniones donde se realizó el seguimiento de los avances de las tareas encomendadas para cada miembro del equipo, además del compromiso que tienen los miembros del equipo, y por último durante todo el proceso la Alta Dirección se integró a este proyecto realizando el seguimiento del cumplimiento de cada etapa comprometida.

(2) Explique la planificación detallada con las metas de equipo y miembro, la preparación de agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada reunión, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentación en relación a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos.

Los mecanismos ejecutados para lograr el cumplimiento de las tareas encomendadas a cada

unidad orgánica involucrada en el proyecto, fue la de una constante comunicación haciendo uso de herramientas para tal fin como: teléfonos IP, correos electrónicos y a través del sistema integrado de trámite documentario, donde se compartía con todo el grupo los informes, oficios, cartas y otros documentos relacionados con el proyecto. Del mismo modo, se controló los avances y cumplimiento de los acuerdos y plazos, conforme los siguientes pasos:

Elaboración y aprobación del cronograma.

Los cambios que se requieran en el cronograma del proyecto, generalmente por interés del equipo de proyecto, fueron solicitados y/o trasladados por el Jefe del Proyecto y coordinado con las demás áreas internas y externas para su aprobación.

Una vez aprobado el cambio en el alcance y/o cronograma, se actualizó el cronograma con los cambios aprobados formando parte del Enunciado del Alcance del Proyecto.



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4.4 Gestión de la relación con personas y áreas clave de la organización

(1) ¿De qué manera el equipo logró la colaboración y apoyo de personas y áreas clave de la organización con el objetivo de facilitar el desarrollo y éxito del proyecto?

El equipo logró el apoyo de las áreas claves de la Organización según el siguiente detalle: La Alta Dirección aprobó el proyecto y brindó las facilidades al equipo de proyecto de mejora,

para el desarrollo del mismo, con la participación de las áreas directamente involucradas.

Al identificar la importancia del proyecto, la GPP realizó las coordinaciones respectivas con la Alta dirección para la asignación del presupuesto respectivo.

La GOR comprometida con el proyecto se reunió con sus Jefaturas Regionales de provincia a fin que se vayas realizando las coordinaciones con las Municipalidades a nivel nacional.

La Gerencia de Informática se encargó del desarrollo del software que se implementaría en las OREC de Municipalidades, asimismo, de la verificación de los requisitos técnicos.

La GRC y la GAJ apoyaron con la aprobación del procedimiento respectivo.

4.5 Documentación

(1) ¿Qué documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de reuniones, informes, estudios y registros de la labor del equipo.

Los documentos que se utilizaron para gestionar el proyecto son los siguientes: Informes Técnicos, Documentos Normativos y de gestión interna que facilitaron las comunicaciones oficiales, Actas de reuniones, Comunicación electrónica vía correo institucional para las coordinaciones internas y externas, Proveídos, Cronogramas, flujogramas, esquemas gráficos, tablas, Kit de implementación.

(2) ¿Cuáles fueron los criterios para el manejo de la documentación? El manejo de la documentación se realiza según el procedimiento de comunicaciones escritas y

el Sistema Integrado Administrativo de Trámite Documentario que permite emitir, recibir y dar seguimiento de la gestión realizada.

Estos criterios del manejo de la documentación fueron: Identificación de fuentes de información, Clasificación de la información, Centralización controlada y pública, Seguridad de la información, Control de acceso, Repositorio exclusivo para el proyecto.

(3) ¿Cómo definieron responsabilidades en materia de redacción y mantenimiento de la

documentación, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y distribución de la documentación? Refiérase además a toda la documentación de soporte que utiliza el equipo y el uso de registros que de ella se derivan.

Se definieron responsables para la redacción, registro, control y mantenimiento de la

documentación, por grupos de documentos: Gestión de proyecto, Gestión administrativa interna y datos, Consolidación de Información, Gestión del Sistema Informático

El control y la distribución de la documentación se facilitaron a través del Sistema de Trámite

Documentario (STD), correo electrónico, intranet y el compartimiento de carpetas para el proyecto. El STD proporciona los formatos a utilizarse para cada tipo de documento y actúa como un administrador de la documentación, solo los autorizados pueden ingresar y ver toda la trazabilidad de los documentos generados; asimismo, en las reuniones se utiliza el formato Acta de Reunión o Mesa de Trabajo.

5. CAPACITACIÓN

5.1 Programa de capacitación el equipo

(1) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los miembros del equipo?

Las necesidades de capacitación de los miembros del equipo se identificaron a partir de la naturaleza del proyecto que en nuestro caso fue el uso de las herramientas de calidad, seguridad de información, gestión de procesos, uso del SIRCM y aspectos técnicos de registros civiles.



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Estas necesidades de capacitación debía ser de forma integral, de tal forma se involucre a los procesos y relacionarlos con el rendimiento de los dispositivos informáticos a usar (hardware y software), igualmente el equipo responsable del proyecto debía fortalecer sus conocimientos de calidad, gestión y aplicación adecuada de métodos y herramientas a cada proceso de cambio planteado.

(2) Explique cómo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta

capacitaciones en el tratamiento de la formación en técnicas de solución de problemas, herramientas de la calidad, trabajo en equipo, liderazgo, así como en los aspectos técnicos específicos del proyecto.

Para abordar el proyecto se ha tenido que disponer de los conocimientos y habilidades profesionales, ya adquiridos y desarrollados por cada uno de los miembros del equipo, a través de su formación personal en universidades o centros de educación superior, y de cursos de capacitación gestionados por la institución, orientados a las soluciones tecnológicas implementadas en sus operaciones, asimismo, en base a la experiencia y especialización.

En relación a los temas de la capacitación estos se dieron en 2 grupos de trabajo:

1. Personal operativo del Proyecto.- Se realizó un cronograma anual de capacitaciones

en la cuales se les daba los conocimientos necesarios para un desarrollo del proyecto al implementarse:

Interpretación de Norma ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

Taller de Producción de Microformas Digitales.

Seguridad de la información.

Regulación de la Guía de Procedimiento N° 347-GPRC/SGIRC/004 –Integración de Registros Civiles, el cual incluía la descripción de las actividades referidas a Automatización de Actividades Registrales en OREC (Registros en Línea).

2. Personal que intervino en el Proyecto.- Se realizaron capacitaciones en los siguientes

temas:

Interpretación de Norma ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos.

Taller de Producción de Microformas Digitales.

Ley del Procedimiento Administrativo, Ley 27444

Organización y Administración de Archivos

Liderazgo y Trabajo en Equipo

Gerencia de Proyectos bajo el enfoque del PMI.

Taller de Gestión Publica

Seguridad de la información.

MS Project 2010

Indicadores para el seguimiento y monitoreo de la gestión institucional

Gestión por procesos y sistema de indicadores.

(3) Explique cómo se desarrolló el análisis de la brecha existente entre los conocimientos, experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto y el nivel actual de cada uno de los miembros del equipo.

Para el análisis de la brecha existente entre la situación inicial y el estado actual, se realizó una evaluación de capacidades, experiencia y conocimientos de cada uno de los integrantes del equipo, permitiendo identificar los puntos débiles a ser mejorados a través de capacitaciones reforzándose los puntos fuertes, los cuales nos condujo a la mejora de las competencias del equipo.



42


Los miembros del equipo encontraron mínima brecha entre sus conocimientos, experiencia y/o habilidades adquiridas, sin embargo se reforzó la normatividad y casuística de registros civiles a través de talleres internos y uso del Software desarrollado SIRCM.

5.2 Evaluación e impacto de las actividades de capacitación

(1) Qué procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitación realizada para la

mejora del desempeño del equipo?

La evaluación del incremento de conocimientos, capacidades y habilidades obtenidos por cada uno de los miembros del equipo en la realización de sus funciones asignadas, se realizó siguiendo los lineamientos de la normativa documentaria NAI-275-CAER/SGCA/002 de CAER, mediante el método de orientación operacional básicamente enfocada en su nivel III y IV, donde cada miembro del equipo demostraba haber logrado una rápida adaptación para el manejo de los componentes sobre los cuales aplicó autoaprendizaje y/o perfeccionamiento, dentro de los plazos que permitía el cronograma de trabajo. Este esfuerzo demandó en los miembros del equipo un esfuerzo adicional para invertir tiempo en estudiar e investigar. Asimismo, mediante el método de prueba en campo, cada miembro demostraba haber logrado una rápida adaptación para el manejo de los componentes de registros civiles y gestión de procesos, sobre los cuales realizó un auto aprendizaje y/o perfeccionamiento, dentro de los plazos que permitía el cronograma de trabajo.

(2) De qué manera la información de la evaluación del impacto de la capacitación es utilizada

para retroalimentar el diseño de futuras actividades de capacitación?

El CAER, formula el Plan de Capacitación Anual de acuerdo a las necesidades identificadas por diferentes Órganos del RENIEC. Luego de aprobarse y ejecutarse dichas capacitaciones el CAER realiza una evaluación de impacto a fin de determinar el grado de aprendizaje obtenido, que le ayudará en el desempeño de sus actividades.

La información de esta evaluación se utilizó en primer lugar por la comunicación de los resultados a las personas capacitadas, posteriormente se les indicó las debilidades que tenían a fin de mejorar en el tiempo.

Consecutivamente esta información es utilizada a través del involucramiento de los miembros del equipo en nuevos proyectos que requieran los conocimientos adquiridos y el juicio experto ganado con la experiencia directa. Asimismo, estas personas son aprovechadas al interior de la organización para que compartan sus conocimientos con sus demás colegas. Así mismo la obtención de estos resultados servirán para ir potenciando la capacidad de cada uno enviándolos a diversos cursos de mejora, así como todo buen resultado es recompensado con un beneficio económico en el entorno de RENIEC.

6. INNOVACIÓN

6.1 Amplitud en la búsqueda de opciones y desarrollo de alternativas

(1) Cómo el equipo recopiló y analizó información relacionada con los objetivos del proyecto?

El equipo busco y recopilo información sobre algunas soluciones de registros civiles implementadas en otros países como Chile, Paraguay y Ecuador. Cada uno de estos países están encaminados a mejorar sus procesos; asimismo, Paraguay está avanzado rápidamente en la integración utilizando estrategias diferentes a la realidad del Perú, sin embargo se rescata que debemos utilizar tecnología de información que interconecte los registros civiles a nivel nacional; esto eliminaría la problemática de información inconsistente (duplicidad y datos incorrectos en las actas), información no actualizada y optimización de los procesos.



43


Asimismo, referente a la problemática de inseguridad de las actas registrales por deterioro o algún hecho fortuito, se recopilo información sobre esquemas solucionadores, teniendo como alternativa el Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y la NTP 392.030-2:2005. Esta norma técnica peruana establece la forma como implementar un proceso sistemático para que los documentos digitales tengan el mismo valor probatorio que un documento en papel. En este sentido se tuvo varias reuniones de coordinación con la Gerencia de Informática para el diseño y desarrollo de software e infraestructura tecnológica; asimismo, se tuvo talleres de trabajo con la GRC, GOR y GPP para la búsqueda de la estrategia correcta que integre los registros civiles, optimice los procesos y cumpla con la normatividad vigente. Asimismo, se realizó un levantamiento de información en el área de depuración sobre las actas con errores, enmendaduras u omisiones y múltiples inscripciones; asimismo, a través de formatos estadísticos se obtuvo información registral (cantidad de actas, libros matrices, reserva, costo de copia certificada, otros.), que permita conocer la situación registral de las OREC a nivel nacional. Asimismo, se contó con la información de la Gerencia de Operaciones Registrales (GOR) Gerencia de Informática (GI), respecto a la conectividad y accesibilidad para cada una de las OREC de las Municipalidades. Finalmente, los objetivos del proyecto estuvieron basados en integrar los registros civiles con mayor velocidad ahorro de tiempo para el ciudadano, reducción de errores en el registro de actas de nacimiento, matrimonio y defunción, que contribuyan a la modernización del Estado y optimizar los procesos internos.

(2) ¿Cómo el equipo desarrolló alternativas de solución de bajo costo, comparadas con

otras soluciones convencionales o de menor beneficio? Explique las alternativas analizadas.

COMPARACIÒN DE ALTERMATIVAS DE SOLUCIÓN DE PROYECTOS DE MEJORA



DESCENTRALIZADA


DE MUNICIPALIDADES

Tiempo de inscripción de un acta registral

10 minutos 10 minutos 10 minutos

Tiempo de Procesamiento de actas registrales

6 minutos 6 minutos 6 minutos

Tiempo de atención de una copia certificada de acta (incluido traslado de ciudadano)

1 hora 1 hora 1 hora

Tiempo de Procesamiento de trámites DNI (extemporáneos)

2 días 2 días 2 días

Ahorro de costos para el ciudadano para obtener una copia certificada

S/. 300.00 S/. 300.00 S/. 300.00

Ahorro de costos para el ciudadano en realización de su trámite DNI

S/. 15.00 S/. 15.00 S/. 15.00

Seguridad y Calidad del Producto Muy bueno Muy bueno Muy bueno

Accesibilidad para la Identificación Regular Bueno Muy bueno

Costo de implementación y puesta en marcha

S/. 23, 208,000.00 S/. 149,374,479.00 S/. 577,278.00

Costo de Mantenimiento para el buen funcionamiento operativo

No recomendable No recomendable Factible

Integración del registro civil Bueno Muy bueno Bueno

Tiempo para iniciar el proyecto 2 años 4 años 4 meses

NIVEL DE IMPACTO (MENOR IMPACTO) (REGULAR IMPACTO) (MAYOR IMPACTO)

Cuadro N°6: Comparación de Alternativas de Solución con indicadores



44


6.2 Originalidad de la solución propuesta

(1) ¿De qué manera el equipo buscó y analizó soluciones no convencionales, para romper

paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes?

Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades es la combinación ideal de tecnologías de vanguardia a nivel mundial con la normatividad legal de Perú. Luego de investigaciones realizadas, RENIEC ha tenido que combinar perfectamente las bases legales y tecnológicas de Microformas Digitales, Firmas y Certificados Digitales con desarrollo de software, creación de nuevos procesos, integración con bases de datos, almacenamiento en microarchivos, conectividad e infraestructura de las OREC, para recién tener como producto final, la integración de los registros civiles del Perú, donde las actas de nacimiento, matrimonio y defunción serán registrados en línea y convertidas a microformas digitales. Esta innovación ha mejorado el proceso de identificación y la atención de los ciudadanos en las OREC y OR’s RENIEC a nivel nacional.

En este sentido, los Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades es un producto ORIGINAL, debido a que somos uno de los primeros países a nivel Latinoamericano en integrar los registros civiles a nivel nacional que cuenten con valor legal y eficacia jurídica.

(2) ¿Cómo comparó y verificó la validez y los beneficios que reportaría la solución propuesta comparada con otras opciones?

Para verificar la validez de los beneficios que reportaría la solución propuesta comparada con otras opciones bosquejadas, se realizaron mesas de trabajo entre las Gerencias Operativas y la Gerencia de Planificación y Presupuesto, proyectando y simulando los resultados que finalmente se obtendrían, esto fue revisado y analizado por especialistas. Integrar los registros civiles con las tres opciones propuestas evidencia de forma clara los beneficios de ahorro de costos y tiempo para el ciudadano, así como también para el RENIEC y otras Instituciones, sin embargo los factores de costo y oportunidad de implementación hicieron que actualmente el proyecto de Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades se ejecutara como la mejor opción.

6.3 Habilidad para implementar soluciones de bajo costo y alto impacto

(1) ¿Cómo el equipo aseguró una adecuada implantación de la solución?

RENIEC tiene como política agenciarse con personal altamente calificado en todos los ámbitos de su quehacer institucional, desde las áreas informáticas, presupuestales, administrativas, de recursos humanos, imagen corporativa, asesoría jurídica, capacitación e investigación educativa, etc., hasta aquellas más operativas, y que no obstante también requieren de un alto grado de calidad, compromiso y conocimiento de los procesos. En este sentido, a continuación se detalla los mecanismos usados para asegurar una adecuada implantación del proyecto de mejora:

Selección de personal con competencias, alta experiencia y compromiso.

Uso de la metodología de Investigación para la Planificación e Innovación, que poseía las cualificaciones necesarias para la puesta en marcha y confección del Proyecto, desde la determinación del problema y la necesidad de la que se deriva el Proyecto, pasando por la elaboración de los objetivos, viabilidad, elaboración de alternativas de solución, proceso operativo, ejecución y evaluación y resultados.

Implementación de proyecto piloto en 03 OREC de la Provincia de Huaura, a fin de confirmar los beneficios, validar el impacto, infraestructura tecnológica y operativa de funcionamiento

Como resultado de este piloto en estas 03 OREC (Huacho, Santa María, Huaura), al 26JUL2012 se obtuvo la siguiente cantidad de registros de hechos vitales.



45


OREC NACIMIENTO MATRIMONIO DEFUNCION TOTAL

PROVINCIAL DE HUACHO 717 22 102 841

DISTRITAL DE SANTA MARIA 65 9 115 189

DISTRITAL DE HUAURA 101 21 4 126

TOTAL 883 52 221 1,156

Realización de reuniones de coordinación constante entre las áreas operativas y planificación para el buen direccionamiento del proyecto.

Creación del área de monitoreo y atención de consultas donde se realiza el feedback de las implementaciones realizadas y buen funcionamiento operativo de los procesos de Registro y Procesamiento de las actas registrales.

(2) ¿Cómo el equipo garantiza que la solución implementada es de bajo costo y alto

impacto?

En el cuadro n° 6 se observa que el proyecto de mejora Registros en Línea en OREC de Municipalidades tiene bajo costos de implementación y mantenimiento toda vez que es una estrategia que optimiza los recursos del estado peruano en general, no solamente se integra los registros civiles, sino también la Municipalidad con RENIEC, el trabajo que se inicia en las OREC lo continua la planta de producción de San Borja (RENIEC) hasta tener el producto final, eliminando duplicidad de tareas, tiempo y gasto.



DESCENTRALIZADA


DE MUNICIPALIDADES

Costo de implementación y puesta en marcha

S/. 23, 208,000.00 S/. 149,374,479.00 S/. 577,278.00

Asimismo, es alto impacto porque los siguientes motivos

Permite avanzar con mayor velocidad hacia la Integración los registros civiles del Perú, eliminando el doble registro y doble identidad, mejorando la calidad y seguridad jurídica del registro de las actas de nacimiento, matrimonio y defunción que son el principal insumo para elaborar el documento nacional de identidad (DNI)

Optimización de los procesos internos de Procesamiento de Actas Registrales, Procesamiento de Trámites DNI, Actualización de la Base de Datos de Identificación y Registro de Actas Registrales.

Reducción del tiempo y costo para el ciudadano en la gestión de sus actas de nacimiento, matrimonio o defunción.

Es una solución de simplificación administrativa y cumplimiento de la ley de modernización del estado. Toda los sustentos que son procesados por RENIEC ya no se solicita al ciudadano, permitiéndoles ahorro de tiempo y costo en su economía

Cuadro N°7: Resultado de Proyecto Piloto



46


7. RESULTADOS

7.1 Resultado de Orientación hacia el cliente interno/externo (1) ¿Cuáles son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno/externo, atribuible

al proyecto de mejora? Proporcione datos e información incluyendo satisfacción del cliente y resultados de desempeño de los productos y servicios internos/externos.

TIEMPO

a. A marzo del 2013 son 47,583 ciudadanos que fueron atendidos rápidamente al inscribir

su acta registral (10 minutos)

b. A marzo del 2013 se han implementado 103 OREC con registro en línea a nivel nacional



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e. 1,066 ciudadanos no tuvieron que viajar a provincia para obtener la copia certificada de

su acta registral (atención en 5 minutos)

c. A marzo del 2,013 se han restringido por fallecimiento 4,482 DNI’s, teniendo como

insumo el acta registral de una OREC con registro en línea (plazo max. por acta es de 10

días)

d. A marzo del 2,013 se emitido 429 DNI rápidamente (trámites de inscripción

extemporánea), teniendo como insumo el acta registral de nacimiento generada en una

OREC con registro en línea (ya no se consulta a la OREC)



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PUNTO DE ATENCIÓN QUE EMITE LA COPIA CERTIFICADA CANT

ABANCAY 2

AREQUIPA 25

BARRANCA 29

CAJAMARCA 4

CHACHAPOYAS 33

CHIMBOTE 39

CHINCHA ALTA 7

CHOTA 1

HUACHO 56

HUANCAYO 2

HUANUCO 19

HUARAL 37

HUARAZ 3

ICA 91

IQUITOS 1

JAEN 24

JULIACA 15

LAMBAYEQUE 5

MAC INDEPENDENCIA CC PLAZA NORTE 31

MODULO DE ATENCION AL CIUDADANO - CALLAO 4

MOYOBAMBA 2

NAZCA 8

OFICINA REGISTRAL AREQUIPA II 1

OFICINA REGISTRAL JOSE LEONARDO ORTIZ 5

OFICINA REGISTRAL TALARA 5

OR ATE 4

OR CALLAO 22

OR CHICLAYO 16

OR COMAS 7

OR COMAS II 3

TARMA 1

TOTAL 502

PUNTO DE ATENCIÓN QUE EMITE LA COPIA CERTIFICADA CANT

OR COMAS III 2

OR CUSCO 16

OR HUAYTARA 1

OR INDEPENDENCIA 24

OR JESUS MARIA 76

OR LIMA 108

OR LURIGANCHO 4

OR LURIN 2

OR PACHACAMAC 1

OR PIURA 34

OR PUENTE PIEDRA 6

OR QUILCA - LIMA 2

OR SAN BORJA 35

OR SAN JUAN DE LURIGANCHO 17

OR SAN JUAN DE MIRAFLORES 28

OR SAN JUAN DE MIRAFLORES II 8

OR SAN MARTIN DE PORRES 22

OR SANTA ANITA 6

OR SULLANA 1

OR SURCO-HIGUERETA 25

OR TRUJILLO 6

OR TRUJILLO II 7

OR TUMBES 3

OR VILLA EL SALVADOR 16

PASCO 8

PISCO 10

PUCALLPA 5

PUNO 1

PVM 64

SAN VICENTE DE CAÑETE 16

TACNA 3

TARAPOTO 7

TOTAL 564

f. Puntos de atención descentralizados a nivel nacional donde los ciudadanos obtuvieron las

1,066 copias certificadas

g. A marzo del 2,013 se han procesado 44,333

actas registrales (en 3 etapas)

h. A marzo del 2,013 se han detectado

1,151,088 actas con errores (incluye

históricas y nuevas inscripciones)

i. A marzo del 2,013 se han detectado

206,591 dobles o múltiples inscripciones j. A marzo del 2,013 se convertido a

microformas digitales 44,333 actas registrales

PROCESO

MES ACTA DE DEFUNCION ACTA DE MATRIMONIO ACTA DE NACIMIENTO TOT

may-12 44 8 169 221

jun-12 97 23 505 625

jul-12 180 59 981 1,220

ago-12 275 98 1,391 1,764

sep-12 450 185 2,432 3,067

oct-12 448 199 2,807 3,454

nov-12 571 313 3,233 4,117

dic-12 710 643 3,804 5,157

ene-13 1,489 1,083 6,868 9,440

feb-13 1,170 682 5,672 7,524

mar-13 1,156 507 6,081 7,744

TOTAL 6,590 3,800 33,943 44,333



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7.2 Resultados Financieros

(1) ¿Qué beneficios económicos ha obtenido su organización como consecuencia de la ejecución del proyecto de mejora? Se requiere información e indicadores relevantes para aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de beneficios y de otros ratios financieros, etc., según corresponda. a. Ahorro de Costos para la Municipalidad A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 618,400.00 por optimizar el recurso de horas hombre en OREC de Municipalidades (reducción del tiempo de inscripción 30 a 10 minutos). Beneficio para el estado peruano.

El ahorro se irá incrementando cada mes, y conforme se implementen más OREC con registros en línea. b. Ahorro de Costos para RENIEC

IT MES

CANT. OREC

IMPLEMENTADAS

(ACUMULADO)

SUELDO EN

OREC

SUELDO X

MINUTO

MINUTOS

AHORRO X DIA

AHORRO X

MES

TIEMPO

TRANSCURRIDO

AHORRO A

MARZO-2013

1 may-12 5 S/. 1,200.00 S/. 0.08 160 S/. 2,000.00 11 S/. 22,000.00

2 jun-12 9 S/. 1,200.00 S/. 0.08 160 S/. 3,600.00 10 S/. 36,000.00

3 ago-12 24 S/. 1,200.00 S/. 0.08 160 S/. 9,600.00 8 S/. 76,800.00

4 sep-12 36 S/. 1,200.00 S/. 0.08 160 S/. 14,400.00 7 S/. 100,800.00

5 nov-12 68 S/. 1,200.00 S/. 0.08 160 S/. 27,200.00 5 S/. 136,000.00

6 dic-12 84 S/. 1,200.00 S/. 0.08 160 S/. 33,600.00 4 S/. 134,400.00

7 feb-13 89 S/. 1,200.00 S/. 0.08 160 S/. 35,600.00 2 S/. 71,200.00

8 mar-13 103 S/. 1,200.00 S/. 0.08 160 S/. 41,200.00 1 S/. 41,200.00

S/. 618,400.00TOTAL AHORRO A MARZO DEL 2,013

k. A marzo del 2,013, 28,105 ciudadanos realizaron su trámite DNI sin necesidad de presentar

su acta registral

A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 55,416.00 por optimizar el recurso de horas

hombre en el procesamiento de actas registrales (reducción del tiempo de 4 a 3 etapas)

A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 10,725.00 por optimizar el proceso de

trámites DNI de inscripción extemporánea (ya no es necesario el servicio de Courier por envío de solicitudes y recepción de actas)

MES TOTCANT. PERSONAL

NECESARIOSUELDO X DIA TOT. AHORRO

may-12 221 5.5 S/. 50.00 S/. 276.25

jun-12 625 15.6 S/. 50.00 S/. 781.25

jul-12 1,220 30.5 S/. 50.00 S/. 1,525.00

ago-12 1,764 44.1 S/. 50.00 S/. 2,205.00

sep-12 3,067 76.7 S/. 50.00 S/. 3,833.75

oct-12 3,454 86.4 S/. 50.00 S/. 4,317.50

nov-12 4,117 102.9 S/. 50.00 S/. 5,146.25

dic-12 5,157 128.9 S/. 50.00 S/. 6,446.25

ene-13 9,440 236.0 S/. 50.00 S/. 11,800.00

feb-13 7,524 188.1 S/. 50.00 S/. 9,405.00

mar-13 7,744 193.6 S/. 50.00 S/. 9,680.00

TOTAL 44,333 S/. 55,416

MESCANT. INSCRIP.

EXTEMPORANEAS

COSTO ENVIO

(IDA-RETORNO)

TOT.

AHORRO

jul-12 1 S/. 25.00 S/. 25.00

ago-12 2 S/. 25.00 S/. 50.00

sep-12 10 S/. 25.00 S/. 250.00

oct-12 22 S/. 25.00 S/. 550.00

nov-12 45 S/. 25.00 S/. 1,125.00

dic-12 75 S/. 25.00 S/. 1,875.00

ene-13 97 S/. 25.00 S/. 2,425.00

feb-13 87 S/. 25.00 S/. 2,175.00

mar-13 90 S/. 25.00 S/. 2,250.00

S/. 10,725.00TOTAL



50


A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 14,531.37 por optimizar el proceso de depuración e investigación de actas, toda vez que no se ha detectado errores en el registro de actas y tampoco dobles o múltiples inscripciones. Según estadística el 5% de actas tienen errores.

El ahorro se irá incrementando cada mes, y conforme se implementen más OREC con registros en línea. c. Ahorro de Costos para el Ciudadano

A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 319,800.00 para la ciudadanía peruana, toda vez que no fue necesario que viajen a provincia para obtener su copia certificada.

A marzo del 2,013 se ha tenido un ahorro de S/. 421,575.00 para la ciudadanía peruana, toda vez que no fue necesario que presenten su acta registral para la realización de su trámite DNI porque estas están registradas y almacenadas en la Base de Datos.

IT MESCANT. COPIAS

CERTIFICADAS

COSTO VIAJE

APROX

AHORRO A

MARZO DEL 2013

1 may-12 6 S/. 300.00 S/. 1,800.00

2 jun-12 13 S/. 300.00 S/. 3,900.00

3 jul-12 55 S/. 300.00 S/. 16,500.00

4 ago-12 51 S/. 300.00 S/. 15,300.00

5 sep-12 86 S/. 300.00 S/. 25,800.00

6 oct-12 89 S/. 300.00 S/. 26,700.00

7 nov-12 94 S/. 300.00 S/. 28,200.00

8 dic-12 129 S/. 300.00 S/. 38,700.00

9 ene-13 153 S/. 300.00 S/. 45,900.00

10 feb-13 185 S/. 300.00 S/. 55,500.00

11 mar-13 205 S/. 300.00 S/. 61,500.00

1,066 S/. 300.00 S/. 319,800.00TOTAL

ITTOT.

ACTAS5%

CANT. PERSONAL NECESARIO

DE DEPURACIÓN (1)

CANT. PERSONAL NECESARIO

DE INVESTIGACIÓN (2)

COSTO DE

PUBLICACIÓN

SUELDO X DIA

(1)

SUELDO X DIA

(2)TOT. AHORRO

1 44,333 2,217 24.6 44.3 S/. 8,866.60 S/. 50.00 S/. 100.00 S/. 14,531.37

IT MES CANT. TRAMITES DNI COSTO X ACTA TOT. AHORRO

1 may-12 225 S/. 15.00 S/. 3,375.00

2 jun-12 553 S/. 15.00 S/. 8,295.00

3 jul-12 905 S/. 15.00 S/. 13,575.00

4 ago-12 1,441 S/. 15.00 S/. 21,615.00

5 sep-12 2,359 S/. 15.00 S/. 35,385.00

6 oct-12 2,610 S/. 15.00 S/. 39,150.00

7 nov-12 2,894 S/. 15.00 S/. 43,410.00

8 dic-12 3,830 S/. 15.00 S/. 57,450.00

9 ene-13 5,478 S/. 15.00 S/. 82,170.00

10 feb-13 3,987 S/. 15.00 S/. 59,805.00

11 mar-13 3,823 S/. 15.00 S/. 57,345.00

28,105 S/. 15.00 S/. 421,575.00TOTAL



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7.3 Resultados de la eficiencia organizacional.

(1) ¿Cómo mejoró la eficiencia del proceso, actividad, área o productos mejorados, como consecuencia de la ejecución del proyecto?

VARIABLE INDICADOR

TIEMPO

a. Reducción de tiempo para la inscripción de un acta registral de 30 a 10 minutos. A marzo del 2,013, 47,583 ciudadanos asistieron a las

OREC y fueron atendidos en corto tiempo. b. Reducción del tiempo de actualización de la base de datos de

Identificación (registro de fallecidos) de 1 mes o más a 10 días

aproximadamente. Datos confiables para el estado peruano.

c. Reducción del tiempo para obtener una copia certificada de 3 días 5 minutos. A marzo del 2,013, 1,066 ciudadanos no tuvieron que viajar hasta el lugar origen para obtener su copia certificada.

d. Reducción del tiempo de atención de los trámites de inscripción

extemporánea del DNI de 30 días 2 días. Los ciudadanos obtienen

su DNI en menor tiempo.

PROCESO

e. Reducción de 4 a 3 etapas en el procesamiento de actas registrales.

o Proceso anterior: Digitalización, Control de Calidad,

Digitación, Microformas Digitales. o Proceso Actual: Digitalización, Control de Calidad,

Microformas Digitales.

f. Reducción de errores en registro de hechos vitales. Mejora la identificación de los peruanos que podrán acceder a sus beneficios sociales.

o Proceso anterior: Desde el año 2,007 se han detectado 1,151,088 errores en el registro de hechos vitales.

o Proceso Actual: Del mayo del 2,012 a marzo del 2013 no existen errores en el registro de actas (nuevas inscripciones) en las OREC implementadas.

g. Reducción de dobles o múltiples inscripciones. Mejora la seguridad del estado peruano.

o Proceso anterior: Del año 2,007 se han detectado 206,591 dobles o múltiples inscripciones de actas registrales

o Proceso Actual: Del mayo del 2,012 a marzo del 2013 no existen dobles o múltiples inscripciones en las OREC implementadas.

h. Mayor seguridad jurídica de las actas registrales.

o De mayo del 2,012 a marzo del 2,013 se han procesado 44,333 actas registrales, las mismas que han sido convertidas a microformas digitales.

i. Simplificación administrativa para el ciudadano.

o Desde el mayo del 2012 a marzo del 2013, 28,105 ciudadanos realizaron su trámite DNI sin necesidad de presentar su acta registral.



52


8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA.

8.1 Sostenibilidad y Mejora.

(1) ¿Qué análisis realizó el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la mejora alcanzada?

Se estableció un sistema de reportes que es realizado semanal y mensualmente. Se emiten reportes con la cantidad de consultas atendidas vía chat, correo electrónico, teléfono, clasificándolo por tipo de incidencia según las consultas efectuadas por OREC de las Municipalidades donde se ha implementado el proyecto. Todos los reportes son analizados, tomándose las siguientes acciones: De acuerdo al tipo de incidencia reportada por el personal de las OREC de las

Municipalidades, se determina las acciones a realizar para darle mantenimiento a la mejora: videoconferencias para reforzar el entrenamiento brindado al personal de la OREC, coordinar con Mesa de Ayuda de Gerencia de Informática, para mejorar el Sistema Informáticos, entre otros.

Debido a factores externos de nuestra geografía, como la caída de la señal o baja conectividad de ancho de banda que dificultan el registro en línea, se diseño un software que no demande mucho recursos tecnológicos (solo 500 mb como mínimo para que funcione el sistema)

Un peligro que se identificó fue la resistencia al cambio. La mayoría de registradores civiles

de las OREC están acostumbrados a trabajar sin sistemas y su trabajo lo realizan manualmente. A forma de previsión, las Jefatura Regionales de RENIEC coordinan intensamente con las OREC de Municipalidades para concientizarlos y motivarles para el cambio; primero se coordinar con al Alcalde y funcionarios, luego con los demás trabajadores operativos, con esto garantizamos el compromiso y una implementación efectiva.

Asimismo, a fin de solucionar dificultades durante la ejecución del proyecto se acordó realizar reuniones periódicas entre los Órganos involucrados (GI, GOR y GPRC); estas reuniones permiten mejorar el funcionamiento operativo del proyecto.

(2) ¿Qué actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la estandarización y la mejora del proyecto implementado?

Las actividades previstas para lograr la sostenibilidad son:

Elaboración de un programa de implementación del proyecto para los años 2,012 y 2,013, el mismo que considera en una primera etapa, implementar los Registros Civiles en Línea en 179 OREC provinciales a nivel nacional. Esto permitirá lograr una cobertura del 77% de nuevas inscripciones de actas registrales a nivel nacional.

Inclusión del presente proyecto en el Cuadro de Necesidades Institucional 2,012 y 2,013. A fin de garantizar la sostenibilidad, se incluyó en el Cuadro de Necesidades Institucional

2,012 y 2,013, todos los requerimientos anuales para el desarrollo de actividades del proyecto “Registros Civiles en OREC de Municipalidades”, según el siguiente detalle:

o Personal. o Adquisición de materiales y servicios. o Adaptación del aplicativo Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas para

su implementación en las OREC. o Capacitaciones especializadas al equipo.

Luego de culminar con las OREC provinciales, la segunda etapa es implementar los

registros en línea en las 1,572 OREC Distritales que representan el 20% de nuevas inscripciones de actas registrales, a fin de lograr su integración total. Para esta segunda etapa se está diseñando una operativa multiplicadora donde las Jefaturas Regionales de RENIEC a nivel nacional que ahora cuentan con las competencias necesarias, se



53


encargarán de continuar con estas implementaciones, monitoreado por el equipo técnico y especializado.

El proyecto de Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades está compuesto por 02 procesos: Implementación y Registro y Procesamiento. El proceso de implementación termina con las etapas 1 y 2, pero el proceso de Registro y Procesamiento estará funcionando durante varios años, toda vez que es una actividad ahora optimizada, de mucha importancia para los países, a fin de garantizar la identificación plena de su población.

Para estandarizar lo procesos y mejora de la operativa se han formulado y aprobado la

GP-347-GPRC/SGIRC/004 (Integración de los Registros Civiles) y el manual del Usuario del Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas (SIRCM).

(3) ¿Qué metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeño futuro y

asegurar la continuidad de la mejora?

Las metas e indicadores del presente proyecto, se encuentran establecidos en el Plan Operativo Institucional (POI) correspondientes a los años 2012 y 2013, que son evaluadas de forma trimestral. La meta al 2013 es implementar los registros en línea en 179 OREC provinciales. Con este resultado todas, los registros civiles de todas las provinciales a nivel nacional estarán integradas. A marzo del 2013 se han implementado los registros en línea en 103 OREC. A partir del 2014 empezaría la segunda etapa del proyecto implementando los registros en línea en 1,572 OREC Distritales, al término de esta etapa se estaría integrando el total de OREC Provinciales y Distritales en combinaciones con estrategias adicionales de integración de los registros civiles. En el anexo 7 se detalla los avances y proyecciones realizadas Asimismo, se han establecido los siguientes indicadores para evaluar el desempeño del proyecto según el siguiente detalle: Reducir la cantidad de consultas formuladas por el personal de cada OREC en la etapa de

monitoreo y seguimiento hasta un 15% (anual), los mismos que son realizados a través de los diferentes medios (chat, correo electrónico, teléfono). A través del reforzamiento post implementación y monitoreo continuo se reducen las dudas y consultas.

Cuadro N°8: Evolución de Consultas efectuadas por las OREC



54


Reducir la cantidad de actas observadas producto de la curva de aprendizaje en las OREC. Se están realizando videoconferencias, llamadas telefónicas, envío de correos y documentos para mejorar el funcionamiento operativo.

Debido a la optimización de recursos Institucionales y beneficios para la sociedad Peruana, Registros Civiles en OREC de Municipalidades cuenta con la aprobación de la alta dirección de RENIEC para seguir incrementando su cobertura a nivel nacional, beneficiando de esta manera al ciudadano; asimismo, su implementación se alinea a las políticas del Gobierno Electrónico.

La prospectiva es que todo el MACRO PROCESO DE REGISTROS CIVILES se realice DIGITALMENTE

FLUJO DE PROCESO DE DIVORCIOS Y ACTAS DE CELEBRACIÓN ELECTRÓNICAS

(INTEGRACIÓN CON DEMÁS ENTIDADES DEL ESTADO)

El proceso de Registros Civiles en OREC de Municipalidades estará ampliándose hacia nuestros grupos de interés, para tener todo el macro proceso electrónico integrado. Se han realizado las coordinaciones respectivas con las Notarías, Municipalidades, Hospitales y Clínicas para que los sustentos que estas Entidades también estén conectados a la Base de Datos, como son las escrituras publica, actas de celebración de matrimonio, resolución de divorcio convencional municipal y certificados de nacido vivo.

Cuadro N°9: Evolución de Actas Observadas de OREC


Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades

Registro Nacional de Identificación y Estado Civil | www.reniec.gob.pe

Diagrama de Causa Efecto: Registros Civiles con procesos costosos y lentos e información

inconsistente sobre la identidad de los peruanos

ANEXO N° 1

55




El tener integrado Lima y todas las 179 OREC Provinciales a nivel nacional representan el 77%

de las nuevas inscripciones de hechos vitales, el otro 23% se encuentra con las 1,589 OREC

Distritales

ANEXO N° 1

Diagrama de Causa Efecto: Registros Civil con procesos costosos, lentos e información inconsistente sobre la identidad de los peruanos

ANEXO N° 2

Diagrama de Pareto: Distribución de Registros de Nuevas Inscripciones de Hechos Vitales

1,000,000

800,000

600,000

400,000

200,000

310,000

450,000

230,0001,589 OREC

DIST.

179 OREC PROV.

70 ORRENIEC

PROV.DIST

310,000

32%

45%

23%

56

56




ITNRO DE

GRUPO

FECHA DE INICO DE

IMPLEMENTACION

FECHA DE FIN DE

IMPLEMENTACIONMES IMPLEM SECUENCIA DEP PROV DIST

1 4 05/08/2012 09/08/2012 ago-2012 1 AMAZONAS BAGUA LA PECA

2 4 05/08/2012 09/08/2012 ago-2012 1 AMAZONAS BONGARA JUMBILLA

3 4 05/08/2012 09/08/2012 ago-2012 1 AMAZONAS CHACHAPOYAS CHACHAPOYAS

4 4 05/08/2012 09/08/2012 ago-2012 1 AMAZONAS CONDORCANQUI NIEVA

5 4 10/08/2012 14/08/2012 ago-2012 1 AMAZONAS LUYA LAMUD

6 4 10/08/2012 14/08/2012 ago-2012 1 AMAZONAS RODRIGUEZ DE MENDOZA SAN NICOLAS

7 4 10/08/2012 14/08/2012 ago-2012 1 AMAZONAS UTCUBAMBA BAGUA GRANDE

8 1 21/08/2012 25/08/2012 ago-2012 2 LIMA BARRANCA BARRANCA

9 1 21/08/2012 25/08/2012 ago-2012 2 LIMA CAJATAMBO CAJATAMBO

10 1 21/08/2012 25/08/2012 ago-2012 2 LIMA CANTA CANTA

11 1 21/08/2012 25/08/2012 ago-2012 2 LIMA HUAROCHIRI MATUCANA

12 1 21/08/2012 25/08/2012 ago-2012 2 LIMA OYON OYON

13 1 21/08/2012 25/08/2012 ago-2012 2 LIMA YAUYOS YAUYOS

14 2 04/09/2012 08/09/2012 sep-2012 3 HUANUCO AMBO AMBO

15 2 04/09/2012 08/09/2012 sep-2012 3 HUANUCO DOS DE MAYO LA UNION

16 2 04/09/2012 08/09/2012 sep-2012 3 HUANUCO HUAMALIES LLATA

17 2 04/09/2012 08/09/2012 sep-2012 3 HUANUCO HUANUCO HUANUCO

18 2 04/09/2012 08/09/2012 sep-2012 3 HUANUCO LAURICOCHA JESUS

19 2 04/09/2012 08/09/2012 sep-2012 3 HUANUCO PACHITEA PANAO

20 2 04/09/2012 08/09/2012 sep-2012 3 HUANUCO YAROWILCA CHAVINILLO

21 3 11/09/2012 15/09/2012 sep-2012 4 HUANUCO PUERTO INCA PUERTO INCA

22 3 11/09/2012 15/09/2012 sep-2012 4 HUANUCO HUACAYBAMBA HUACAYBAMBA

23 3 11/09/2012 15/09/2012 sep-2012 4 HUANUCO LEONCIO PRADO RUPA-RUPA

24 3 11/09/2012 15/09/2012 sep-2012 4 HUANUCO MARAÑON HUACRACHUCO

25 3 11/09/2012 15/09/2012 sep-2012 4 PASCO DANIEL ALCIDES CARRION YANAHUANCA

26 3 11/09/2012 15/09/2012 sep-2012 4 PASCO OXAPAMPA OXAPAMPA

27 3 11/09/2012 15/09/2012 sep-2012 4 PASCO PASCO CHAUPIMARCA

28 24 18/09/2012 22/09/2012 sep-2012 5 ICA CHINCHA CHINCHA ALTA

29 24 18/09/2012 22/09/2012 sep-2012 5 ICA ICA ICA

30 24 18/09/2012 22/09/2012 sep-2012 5 ICA NAZCA NAZCA

31 24 18/09/2012 22/09/2012 sep-2012 5 ICA PALPA PALPA

32 24 18/09/2012 22/09/2012 sep-2012 5 ICA PISCO PISCO

33 5 02/10/2012 06/10/2012 oct-2012 6 TACNA JORGE BASADRE LOCUMBA

34 5 02/10/2012 06/10/2012 oct-2012 6 TACNA TACNA TACNA

35 5 02/10/2012 06/10/2012 oct-2012 6 TACNA TARATA TARATA

36 5 02/10/2012 06/10/2012 oct-2012 6 TACNA CANDARAVE CANDARAVE

37 5 02/10/2012 06/10/2012 oct-2012 6 MOQUEGUA GENERAL SANCHEZ CERRO OMATE

38 5 02/10/2012 06/10/2012 oct-2012 6 MOQUEGUA ILO ILO

39 5 02/10/2012 06/10/2012 oct-2012 6 MOQUEGUA MARISCAL NIETO MOQUEGUA

40 6 16/10/2012 20/10/2012 oct-2012 7 CAJAMARCA CAJABAMBA CAJABAMBA

41 6 16/10/2012 20/10/2012 oct-2012 7 CAJAMARCA CAJAMARCA CAJAMARCA

42 6 16/10/2012 20/10/2012 oct-2012 7 CAJAMARCA CONTUMAZA CONTUMAZA

43 6 16/10/2012 20/10/2012 oct-2012 7 CAJAMARCA SAN MARCOS PEDRO GALVEZ

44 6 16/10/2012 20/10/2012 oct-2012 7 CAJAMARCA SAN MIGUEL SAN MIGUEL

45 6 16/10/2012 20/10/2012 oct-2012 7 CAJAMARCA SAN PABLO SAN PABLO

46 6 16/10/2012 20/10/2012 oct-2012 7 CAJAMARCA SANTA CRUZ SANTA CRUZ

47 7 23/10/2012 27/10/2012 oct-2012 8 CAJAMARCA CELENDIN CELENDIN

48 7 23/10/2012 27/10/2012 oct-2012 8 CAJAMARCA HUALGAYOC BAMBAMARCA

49 7 23/10/2012 27/10/2012 oct-2012 8 CAJAMARCA CHOTA CHOTA

50 7 23/10/2012 27/10/2012 oct-2012 8 CAJAMARCA CUTERVO CUTERVO

51 7 23/10/2012 27/10/2012 oct-2012 8 CAJAMARCA JAEN JAEN

52 7 23/10/2012 27/10/2012 oct-2012 8 CAJAMARCA SAN IGNACIO SAN IGNACIO

53 7 23/10/2012 27/10/2012 oct-2012 8 LAMBAYEQUE FERREÑAFE FERREÑAFE

54 7 23/10/2012 27/10/2012 oct-2012 8 LAMBAYEQUE LAMBAYEQUE LAMBAYEQUE

55 8 06/11/2012 10/11/2012 nov-2012 9 PUNO CHUCUITO JULI

56 8 06/11/2012 10/11/2012 nov-2012 9 PUNO EL COLLAO ILAVE

57 8 06/11/2012 10/11/2012 nov-2012 9 PUNO HUANCANE HUANCANE

58 8 06/11/2012 10/11/2012 nov-2012 9 PUNO LAMPA LAMPA

59 8 06/11/2012 10/11/2012 nov-2012 9 PUNO MOHO MOHO

60 8 06/11/2012 10/11/2012 nov-2012 9 PUNO PUNO PUNO

61 8 06/11/2012 10/11/2012 nov-2012 9 PUNO SAN ROMAN JULIACA

62 8 06/11/2012 10/11/2012 nov-2012 9 PUNO YUNGUYO YUNGUYO

63 9 13/11/2012 17/11/2012 nov-2012 10 PUNO AZANGARO AZANGARO

64 9 13/11/2012 17/11/2012 nov-2012 10 PUNO CARABAYA MACUSANI

65 9 13/11/2012 17/11/2012 nov-2012 10 PUNO MELGAR AYAVIRI

66 9 13/11/2012 17/11/2012 nov-2012 10 PUNO SAN ANTONIO DE PUTINA PUTINA

67 9 13/11/2012 17/11/2012 nov-2012 10 PUNO SANDIA SANDIA

68 9 13/11/2012 17/11/2012 nov-2012 10 MADRE DE DIOS MANU MANU

69 9 13/11/2012 17/11/2012 nov-2012 10 MADRE DE DIOS TAHUAMANU IÑAPARI

70 9 13/11/2012 17/11/2012 nov-2012 10 MADRE DE DIOS TAMBOPATA TAMBOPATA

71 10 20/11/2012 24/11/2012 nov-2012 11 PIURA AYABACA AYABACA

72 10 20/11/2012 24/11/2012 nov-2012 11 PIURA HUANCABAMBA HUANCABAMBA

73 10 20/11/2012 24/11/2012 nov-2012 11 PIURA MORROPON MORROPON

74 10 20/11/2012 24/11/2012 nov-2012 11 PIURA PAITA PAITA

75 10 20/11/2012 24/11/2012 nov-2012 11 PIURA SECHURA SECHURA

76 10 20/11/2012 24/11/2012 nov-2012 11 PIURA TALARA PARIÑAS

Programa de Implementación año 2,012

ANEXO N° 3

57




ANEXO N° 3

Programa de Implementación año 2,013

ITNRO DE

GRUPO

FECHA DE INICO DE

IMPLEMENTACION

FECHA DE FIN DE

IMPLEMENTACIONMES IMPLEM SECUENCIA DEP PROV DIST

77 10 05/02/2013 09/02/2013 feb-2013 11 TUMBES CONTRALMIRANTE VILLAR ZORRITOS

78 10 05/02/2013 09/02/2013 feb-2013 11 TUMBES ZARUMILLA ZARUMILLA

79 11 12/02/2013 16/02/2013 feb-2013 12 APURIMAC ABANCAY ABANCAY

80 11 12/02/2013 16/02/2013 feb-2013 12 APURIMAC ANDAHUAYLAS ANDAHUAYLAS

81 11 12/02/2013 16/02/2013 feb-2013 12 APURIMAC ANTABAMBA ANTABAMBA

82 11 12/02/2013 16/02/2013 feb-2013 12 APURIMAC AYMARAES CHALHUANCA

83 11 12/02/2013 16/02/2013 feb-2013 12 APURIMAC CHINCHEROS CHINCHEROS

84 11 12/02/2013 16/02/2013 feb-2013 12 APURIMAC COTABAMBAS TAMBOBAMBA

85 11 12/02/2013 16/02/2013 feb-2013 12 APURIMAC GRAU CHUQUIBAMBILLA

86 11 19/02/2013 23/02/2013 feb-2013 13 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO

87 12 19/02/2013 23/02/2013 feb-2013 13 JUNIN CHANCHAMAYO CHANCHAMAYO

88 12 19/02/2013 23/02/2013 feb-2013 13 JUNIN CHUPACA CHUPACA

89 12 19/02/2013 23/02/2013 feb-2013 13 JUNIN CONCEPCION CONCEPCION

90 12 19/02/2013 23/02/2013 feb-2013 13 JUNIN JAUJA JAUJA

91 12 19/02/2013 23/02/2013 feb-2013 13 JUNIN JUNIN JUNIN

92 12 19/02/2013 23/02/2013 feb-2013 13 JUNIN SATIPO SATIPO

93 12 19/02/2013 23/02/2013 feb-2013 13 JUNIN TARMA TARMA

94 12 19/02/2013 23/02/2013 feb-2013 13 JUNIN YAULI LA OROYA

95 13 05/03/2013 09/03/2013 mar-2013 14 AREQUIPA LA UNION COTAHUASI

96 13 05/03/2013 09/03/2013 mar-2013 14 AREQUIPA AREQUIPA AREQUIPA

97 13 05/03/2013 09/03/2013 mar-2013 14 AREQUIPA CAMANA CAMANA

98 13 05/03/2013 09/03/2013 mar-2013 14 AREQUIPA CARAVELI CARAVELI

99 13 05/03/2013 09/03/2013 mar-2013 14 AREQUIPA CASTILLA APLAO

100 13 05/03/2013 09/03/2013 mar-2013 14 AREQUIPA CAYLLOMA CHIVAY

101 13 05/03/2013 09/03/2013 mar-2013 14 AREQUIPA CONDESUYOS CHUQUIBAMBA

102 13 05/03/2013 09/03/2013 mar-2013 14 AREQUIPA ISLAY MOLLENDO

103 14 08/04/2013 12/04/2013 abr-2013 15 CUSCO ACOMAYO ACOMAYO

104 14 08/04/2013 12/04/2013 abr-2013 15 CUSCO CANAS YANAOCA

105 14 08/04/2013 12/04/2013 abr-2013 15 CUSCO PARURO PARURO

106 14 08/04/2013 12/04/2013 abr-2013 15 CUSCO PAUCARTAMBO PAUCARTAMBO

107 14 08/04/2013 12/04/2013 abr-2013 15 CUSCO QUISPICANCHI URCOS

108 14 08/04/2013 12/04/2013 abr-2013 15 CUSCO ANTA ANTA

109 14 08/04/2013 12/04/2013 abr-2013 15 CUSCO CALCA CALCA

110 14 08/04/2013 12/04/2013 abr-2013 15 CUSCO URUBAMBA URUBAMBA

111 15 02/05/2013 06/05/2013 may-2013 16 CUSCO CANCHIS SICUANI

112 15 02/05/2013 06/05/2013 may-2013 16 CUSCO CHUMBIVILCAS SANTO TOMAS

113 15 02/05/2013 06/05/2013 may-2013 16 CUSCO ESPINAR ESPINAR

114 15 02/05/2013 06/05/2013 may-2013 16 CUSCO LA CONVENCION SANTA ANA

115 15 02/05/2013 06/05/2013 may-2013 16 AYACUCHO LUCANAS PUQUIO

116 15 02/05/2013 06/05/2013 may-2013 16 AYACUCHO PARINACOCHAS CORACORA

117 15 02/05/2013 06/05/2013 may-2013 16 AYACUCHO PAUCAR DEL SARA SARA PAUSA

118 15 02/05/2013 06/05/2013 may-2013 16 AYACUCHO SUCRE QUEROBAMBA

119 16 23/05/2013 27/05/2013 may-2013 17 AYACUCHO CANGALLO CANGALLO

120 16 23/05/2013 27/05/2013 may-2013 17 AYACUCHO HUAMANGA AYACUCHO

121 16 23/05/2013 27/05/2013 may-2013 17 AYACUCHO HUANCA SANCOS SANCOS

122 16 23/05/2013 27/05/2013 may-2013 17 AYACUCHO VICTOR FAJARDO HUANCAPI

123 16 23/05/2013 27/05/2013 may-2013 17 AYACUCHO HUANTA HUANTA

124 16 23/05/2013 27/05/2013 may-2013 17 AYACUCHO LA MAR SAN MIGUEL

125 16 23/05/2013 27/05/2013 may-2013 17 AYACUCHO VILCAS HUAMAN VILCAS HUAMAN

126 17 21/06/2013 25/06/2013 jun-2013 18 LA LIBERTAD SANTIAGO DE CHUCO SANTIAGO DE CHUCO

127 17 21/06/2013 25/06/2013 jun-2013 18 LA LIBERTAD ASCOPE ASCOPE

128 17 21/06/2013 25/06/2013 jun-2013 18 LA LIBERTAD CHEPEN CHEPEN

129 17 21/06/2013 25/06/2013 jun-2013 18 LA LIBERTAD GRAN CHIMU CASCAS

130 17 21/06/2013 25/06/2013 jun-2013 18 LA LIBERTAD JULCAN JULCAN

131 17 21/06/2013 25/06/2013 jun-2013 18 LA LIBERTAD OTUZCO OTUZCO

132 17 21/06/2013 25/06/2013 jun-2013 18 LA LIBERTAD PACASMAYO SAN PEDRO DE LLOC

133 17 21/06/2013 25/06/2013 jun-2013 18 LA LIBERTAD VIRU VIRU

134 18 25/07/2013 29/07/2013 jul-2013 19 ANCASH BOLOGNESI CHIQUIAN

135 18 25/07/2013 29/07/2013 jul-2013 19 ANCASH HUARMEY HUARMEY

136 18 25/07/2013 29/07/2013 jul-2013 19 ANCASH OCROS OCROS

137 18 25/07/2013 29/07/2013 jul-2013 19 ANCASH RECUAY RECUAY

138 18 25/07/2013 29/07/2013 jul-2013 19 LA LIBERTAD BOLIVARBOLIVAR

139 18 25/07/2013 29/07/2013 jul-2013 19 LA LIBERTAD PATAZTAYABAMBA

140 18 25/07/2013 29/07/2013 jul-2013 19 LA LIBERTAD SANCHEZ CARRION HUAMACHUCO

141 19 18/08/2013 22/08/2013 ago-2013 20 ANCASH AIJA AIJA

142 19 18/08/2013 22/08/2013 ago-2013 20 ANCASH ANTONIO RAIMONDI LLAMELLIN

143 19 18/08/2013 22/08/2013 ago-2013 20 ANCASH ASUNCION CHACAS

144 19 18/08/2013 22/08/2013 ago-2013 20 ANCASH CARHUAZ CARHUAZ

145 19 18/08/2013 22/08/2013 ago-2013 20 ANCASH CASMA CASMA

146 19 18/08/2013 22/08/2013 ago-2013 20 ANCASH HUARAZ HUARAZ

147 19 18/08/2013 22/08/2013 ago-2013 20 ANCASH HUARI HUARI

148 19 18/08/2013 22/08/2013 ago-2013 20 ANCASH YUNGAY YUNGAY

149 20 21/09/2013 25/09/2013 sep-2013 21 ANCASH CARLOS FERMIN FITZCARRALD SAN LUIS

150 20 21/09/2013 25/09/2013 sep-2013 21 ANCASH CORONGO CORONGO

151 20 21/09/2013 25/09/2013 sep-2013 21 ANCASH HUAYLAS CARAZ

152 20 21/09/2013 25/09/2013 sep-2013 21 ANCASH MARISCAL LUZURIAGA PISCOBAMBA

153 20 21/09/2013 25/09/2013 sep-2013 21 ANCASH PALLASCA CABANA

154 20 21/09/2013 25/09/2013 sep-2013 21 ANCASH POMABAMBA POMABAMBA

155 20 21/09/2013 25/09/2013 sep-2013 21 ANCASH SANTA CHIMBOTE

156 20 21/09/2013 25/09/2013 sep-2013 21 ANCASH SIHUAS SIHUAS

157 21 15/10/2013 19/10/2013 oct-2013 22 SAN MARTIN EL DORADO SHATOJA

158 21 15/10/2013 19/10/2013 oct-2013 22 SAN MARTIN HUALLAGA SAPOSOA

159 21 15/10/2013 19/10/2013 oct-2013 22 SAN MARTIN MARISCAL CACERES JUANJUI

160 21 15/10/2013 19/10/2013 oct-2013 22 SAN MARTIN MOYOBAMBA MOYOBAMBA

161 21 15/10/2013 19/10/2013 oct-2013 22 SAN MARTIN PICOTA PICOTA

162 21 15/10/2013 19/10/2013 oct-2013 22 SAN MARTIN RIOJA RIOJA

163 21 15/10/2013 19/10/2013 oct-2013 22 SAN MARTIN LAMAS LAMAS

164 21 15/10/2013 19/10/2013 oct-2013 22 SAN MARTIN SAN MARTIN TARAPOTO

165 22 18/11/2013 22/11/2013 nov-2013 23 SAN MARTIN BELLAVISTA BELLAVISTA

166 22 18/11/2013 22/11/2013 nov-2013 23 SAN MARTIN TOCACHE TOCACHE

167 23 18/11/2013 22/11/2013 nov-2013 24 UCAYALI ATALAYA RAIMONDI

168 23 18/11/2013 22/11/2013 nov-2013 24 UCAYALI CORONEL PORTILLO CALLERIA

169 23 18/11/2013 22/11/2013 nov-2013 24 UCAYALI PADRE ABAD PADRE ABAD

170 23 18/11/2013 22/11/2013 nov-2013 24 UCAYALI PURUS PURUS

171 22 25/11/2013 29/11/2013 nov-2013 25 LORETO ALTO AMAZONAS YURIMAGUAS

172 22 25/11/2013 29/11/2013 nov-2013 25 LORETO DATEM DEL MARAÑON BARRANCA

173 22 25/11/2013 29/11/2013 nov-2013 25 LORETO LORETO NAUTA

174 22 25/11/2013 29/11/2013 nov-2013 25 LORETO MARISCAL RAMON CASTILLA MARISCAL RAMON CASTILLA

175 22 25/11/2013 29/11/2013 nov-2013 25 LORETO REQUENA REQUENA

176 22 25/11/2013 29/11/2013 nov-2013 25 LORETO UCAYALI CONTAMANA

58




ANEXO N° 4

59




ANEXO N° 5

Cronograma de Actividades del Proyecto: Registros Civiles en Línea en OREC de

Municipalidades

60




ANEXO N° 6

Cronograma de Actividades del Proyecto con Plazos y Recursos: Registros Civiles en

Línea en OREC de Municipalidades

61




ANEXO N° 7

Avances y Proyecciones de Registros Civiles en Línea en OREC de Municipalidades

INC

OR

PO

RA

CIO

NR

EV

OC

AT

OR

IA

RE

GIS

TR

OS

CIV

ILE

S E

N

LIN

EA

EN

OR

EC

TO

TA

LIN

CO

RP

OR

AC

ION

RE

VO

CA

TO

RIA

RE

GIS

TR

OS

CIV

ILE

S E

N

LIN

EA

EN

OR

EC

TO

TA

L

PR

OV

INC

IAL

195

124

9010

613

317

919

50

DIS

TR

ITA

L1,

643

486

1367

553

1371

1,57

2

TO

TA

L1,

838

6010

103

173

686

192

266

1,57

2

TIP

O O

RE

C

TO

TA

L O

RE

C A

NIV

EL

NA

CIO

NA

L

AV

ANC

E A

L M

ARZ

O 2

013

PRO

YEC

CIO

NES

A D

ICIE

MBR

E 20

13

PR

OY

EC

CIO

N

2014

- 2

018

62

Documents

Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2011 RENIEC REGISTROS CIVILES EN LINEA... · En este sentido, desde mayo del año 2,012 RENIEC implemento el proyecto “Registros