Records Management

Úvod do problematiky správy dokumentů a informací

10. 9. 2014

Základní pojmy (1)

• Records Management– Proces nebo obor zaměřený na správu klíčových dokumentů

organizace v průběhu celého jejich životního cyklu od jejich vzniku, přes jejich identifikaci, zatřídění, zpracování, uložení až po případnou skartaci či předání do archivu.

– Součást širšího konceptu Information Governance

(Information Governance je celostní přístup k řízení podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací jako s cenným obchodním aktivem)

Základní pojmy (2)

• Dokument– Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. e)

• Každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena;

– ISO 15489 (3.15 Record)• Informace vytvořené, přijaté a spravované organizací nebo

osobou jako důkazy a informace v rámci zákonných povinností nebo při provádění pracovních činností.

• Charakteristiky dokumentu: hodnověrnost, autentičnost, integrita, použitelnost

• Dokument není definován formou nebo nosičem informace

Legislativní ukotvení (1)

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě– Soukromoprávní původce (§3) má za povinnost u vybraných typů

dokumentů v případě, že se rozhodne provést jejich skartaci, umožnit výběr archiválií z těchto dokumentů (§5).

– V případě, že státní archiv vybere dokumenty za archiválie, vznikají soukromoprávnímu původci další povinnosti

• Za porušení povinností v oblasti uchování dokumentů a jejich předložení k výběru archiválií může být právnické osobě uložena pokuta až do výše 200 tisíc Kč za každý dokument.

Legislativní ukotvení (2)• Povinnost předložení k výběru archiválií se týká především následujících typů

dokumentů:– Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce (zakladatelské dokumenty, statuty,

stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace o zrušení a zániku, …)

– Dokumenty o řízení původce (protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, zápisy z porad vedení, výroční zprávy, zprávy o auditu, …)

– Dokumenty o majetku původce (mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek, …)

– Finanční dokumenty (účetní závěrky, …)– Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce (podnikatelské záměry,

vývojové studie, výrobní programy roční a delší, rozbory s komentáři, dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice), ocenění výrobků, …)

Legislativní ukotvení (3)• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví

– Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy (viz výše zák. č. 499/2004 Sb.)

– Existují případy, kdy se doba uložení účetních dokladů automaticky prodlužuje – jedná se zejména o případy trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv

• Za porušení povinností týkajících se archivace může být účetní jednotce uložena pokuta až do výše 3 % z hodnoty úhrnu rozvahy

Legislativní ukotvení (4)

• Zákonná doba archivace 5 let:– Účetní doklady– Účetní knihy– Inventurní soupisy– Účtový rozvrh– Odpisové plány– Přehledy– Účetní záznamy, kterými

účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví

• Zákonná doba archivace 10 let:– Účetní závěrka– Výroční zpráva– Daňové doklady rozhodné pro

stanovení daně z přidané hodnoty

– Účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného na sociální zabezpečení (zákonč. 589/1992 Sb.)

Legislativní ukotvení (5)

• Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení– (§ 35a) Zaměstnavatelé jsou

povinni uschovávat• záznamy o skutečnostech

vedených v evidenci podle § 37 odst. 1, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků,

• mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků

• Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení– Účetní záznamy o

údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného jsou plátci pojistného povinni schovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Za porušení povinností týkajících se § 35a může být zaměstnavateli uložena pokuta až do výše 500 tisíc Kč

Legislativní ukotvení (6)

• Další oborová legislativa– Zákon č. 372/2011 Sb., o

zdravotních službách– Zákon č. 183/2006 Sb.,

stavební zákon– Zákon č. 378/2007 Sb., o

léčivech– atp.

• Oborové normy a standardy– Systémy řízení jakosti

(např. ISO 9001, VDA, TQM, …)

– Oborové standardy (např. BAASEL III)

– Standardy správy dokumentů (např. ISO 15489, ISO 30300, aj.)

CO Z TOHO PLYNE?

Organizační selhání v oblasti správy dokumentů může být poměrně nákladné, nehledě na dopady do vlastních činností organizace. Tam se může jednat přímo o katastrofu …

Records Management v praxi (1)

• Jaké informace jsou pro fungování organizace klíčové?– Informační strategie, Politika správy informací

• Jakou mají tyto informace hodnotu?– Aktivum, řízení rizik

• V jaké formě a jakým způsobem s těmito informacemi organizace pracuje a jak je uchovává?– Procesy, systémy, nástroje …

Records Management v praxi (2)

• Praktické otázky– Vznik a příjem dokumentů (identifikace,

digitalizace dokumentů a procesů)– Oběh a zpracování dokumentů (autenticita,

bezpečnost, integrita)– Ukládání dokumentů (evidence, dostupnost,

použitelnost)– Vyřazování (skartace, archivace)

Records Management v praxi (3)

• Technické implikace– Scanování a ukládání (originál vs kopie)– Práce s elektronickými dokumenty– Systémy pro zpracování dokumentů (elektronická spisovna vs digitální

hnůj)– Autentifikace (elektronický podpis a jiná řešení)

• Organizační a personální implikace– Nastavení standardů, nástrojů a procesů– Auditní a kontrolní mechanismy– Osvěta a vzdělávání zaměstnanců

DĚKUJEME ZA POZORNOST.

„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)