Records Management - Informationsbroschüre

Stand: Juni 2016

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Inhalt & Kontakt

Aufbewahrung von Registraturgut - Empfehlungen ............................................................................... 3

Aufgabenanalyse ................................................................................................................................... 5

Aktenplan ............................................................................................................................................... 8

Aktenverzeichnis .................................................................................................................................. 10

Rechtliche Grundlagen des Records Managements ............................................................................. 12

Aufbewahrungsfristen ......................................................................................................................... 14

Für Ihre Fragen stehen Ihnen gerne zur Verfügung:

Kulturbehörde - Staatsarchiv -

Abteilung Zentrale Aufgaben

Referat Grundsatzangelegenheiten des Archivwesens und des Kulturgutschutzes

Dr. Christine Axer

Telefon: 040/428 31 3132

Jenny Kotte

Telefon: 040/428 31 3108

E-Mail: recordsmanagement@staatsarchiv.hamburg.de

Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)

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Aufbewahrung von Registraturgut - Empfehlungen

Die hier aufgeführten Werte sind Empfehlungen für die sachgerechte Aufbewahrung von analogen Auf-

zeichnungen.

Der Umfang der Maßnahmen kann von der Art der Aufzeichnungen abhängen. So wäre zum Beispiel zu

prüfen, ob bei der Erhaltung von Weglegesachen ein weniger großer Aufwand erfolgen kann.

Raum

abschließbar

keine Heizungsrohre

isolierte Elektroleitungen

keine Wasserrohre

Klima

niedrige Raumtemperatur (15-18°C)

geringe Luftfeuchtigkeit (50 % +/- 5 %)

Es ist sehr wichtig, große Klimaschwankungen zu vermeiden und das Klima konstant zu halten.

Licht

möglichst wenig direkter Lichteinfall

möglichst kein Tageslicht

max. 50 Lux

Luftverschmutzung

geschlossene Fenster (eventuell Luftfilter)

kein Kopierer im selben Raum

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Ungeziefer

Öffnungen nach draußen abdichten

Verzicht auf Pflanzen in den Registraturräumen und möglichst auch vor den Fenstern

regelmäßige Reinigung und regelmäßige Kontrolle

Möbel

Anbringen des ersten Regalbodens mindestens 15 cm über dem Fußboden (leichtere Reinigung)

Vermeiden von scharfen Ecken und Kanten

Akten sollten nicht über die Regalkante ragen

Vermeiden von Holzregalen

Verpackung

Säurefreies, alterungsbeständiges Papier (nach DIN 9706)

Reinigung

regelmäßige Feuchtreinigung des Fußbodens (nur nebelfeucht)

häufiges Auswechseln der Aufwischlappen, um keine Bakterien weiterzutragen

Bearbeitung und Benutzung

kein Essen und Trinken beim Bearbeiten und Benutzen von Akten

kein Rauchen beim Bearbeiten und Benutzen von Akten

keine Verwendung von Büromaterialien aus Metall (Büroklammern, etc.)

keine Verwendung von Klebstoff enthaltenden Büromaterialien (Post-Its, Tesafilm)

Klarsichthüllen müssen weichmacherfrei sein (z.B. Hüllen aus Polyethylen (PE) oder High Density Po-

lyethylen (HD-PE) )

Als Ansprechpartnerinnen stehen Ihnen in unserer Restaurierungswerkstatt gern zur Verfügung:

Frau Sibylle Schmidt und Frau Irene Lieder

Tel.: 040 4 28 31 - 3181

Restaurierungswerkstatt@staatsarchiv.hamburg.de

Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)

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Aufgabenanalyse Deduktive Methode zur Erstellung eines Aktenplans nach Heinz Hoffmann,

Behördliche Schriftgutverwaltung, 2. Auflage München 2000, S. 269, hier: Erhebung der Aufgaben einer Organisation

Der Aktenplan ist ein vorausschauend angelegtes, mehrstufiges und gegliedertes Schema zur Struktu-

rierung des Aktenbestandes einer Organisation auf Basis der Aufgaben dieser Organisation. Er bildet die

Grundlage für das Aktenverzeichnis, welches der Nachweis ist für die tatsächlich vorhandenen Akten.

Die DIN ISO 15489-1/-2 Schriftgutverwaltung sowie die ISO 261222 Information and documentation –

Work process analysis for records bieten einen Ansatz, um die Aufgaben einer Organisation zu identifi-

zieren und die Arbeitsprozesse, die die Erfüllung dieser Aufgabe mit sich bringt, dahingehend zu analy-

sieren, an welcher Stelle eine Dokumentation notwendig wird und deshalb Akten entstehen (sollten).

Daraus lässt sich für die Registraturbildner im Geltungsbereich des Hamburgischen Archivgesetzes Fol-

gendes ableiten:

1. Analyse des Umfeldes, der organisatorischen Voraussetzungen und der Regelwerke mit den Leitfra-

gen:

...

Frage Beispiele Relevant für …

Wie ist die Organisation ent-

standen? Verwaltungsbehördengesetz,

Senatsbeschluss, Staatsvertrag die Klärung der Frage, welchem

Regelungsumfeld die Organisati-

on insgesamt unterliegt und wel-

chen Einflüssen das Aufzeich-

nungsmanagement unterliegt

Wird der Aktenplan für die

gesamte Organisation oder

nur für eine Organisations-

einheit (OE) erstellt?

die Entscheidung, welche Aufga-

ben betrachtet werden und wel-

che Führungsebene bei der Ein-

führung des Aktenplans einge-

bunden werden muss

Haben alle Mitarbeitenden

der Organisation bzw. OE

einen gemeinsamen Dienst-

ort oder sind sie

„verstreut“?

die Entscheidung, ob ein Auf-

zeichnungsmanagement auf Pa-

pierbasis noch in Frage kommt

Vor wem muss die Organisa-

tion bzw. OE Rechenschaft

ablegen?

Behördenleitung, Vorstand,

Rechnungshof, Parlament für die Frage, in welchem Zeit-

raum der Zugriff auf die Aufzeich-

nungen möglich sein muss

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2. Untergliederung der Aufgaben

Mit der Feststellung der Aufgaben wird man in der Regel die erste Ebene des Aktenplans festhalten

können. Um die weiteren Ebenen zu ermitteln, wird die Aufgabe weiter – vom Allgemeinen zum Spezi-

ellen – gegliedert. Leitfragen sind hier:

...

Frage Beispiele Relevant für …

Aus welchen Regelwerken

ergeben sich die Fachaufga-

ben der Organisation bzw.

OE? Welche Aufgaben sind

dies?

Fachgesetze, Zuständigkeitsan-

ordnungen für die Struktur des Aktenplans

Welche Ziele hat die Organi-

sation bzw. OE und welche

Aufgaben lassen sich daraus

ableiten?

Zielepapier, Leitbild für die Struktur des Aktenplans

Welche Querschnittsaufga-

ben nimmt die Organisation

bzw. OE wahr?

Haushalt, Personal, Organisati-

on für die Struktur des Aktenplans

Welche weiteren Aufgaben

nimmt die Organisation bzw.

OE wahr?

Zusammenarbeit mit Unterneh-

men, Gremien, die nicht in un-

mittelbarem Zusammenhang

mit Fach- und Querschnittsauf-

gaben stehen (z.B. Quartiers-

förderung, Sponsoring)

für die Struktur des Aktenplans

In welcher Weise nimmt die

Organisation bzw. OE die

Aufgaben wahr?

Federführung, Fachaufsicht, unter Fachaufsicht stehend

a) für die Klärung, in welcher In-

tensität und Qualität Aufzeich-

nungen entstehen können: den

Prozess auslösend, zur Mitwir-

kung zur Kenntnis b) für die Festlegung der Aufbe-

wahrungsfristen, die im Akten-

verzeichnis aufgeführt werden

können

Frage Beispiele Relevant für…

In welche Teilaufgaben

lässt sich die Aufgabe

zergliedern?

(an Hand des Staatsarchivs) Aufgabe: Bildung, Erhaltung und Erschlie-

ßung der Überlieferung Teilaufgabe: Beratung beim Aufzeich-

nungsmanagement

die Struktur des Akten-

plans

Welche weitere(n) Unter-

gliederungen sind mög-

lich?

Fortbildungsveranstaltungen zum Auf-

zeichnungsmanagement für Registraturkräfte für Führungskräfte…

die Struktur des Akten-

plans

Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)

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Frage Beispiele Relevant für…

Welche Aktivitäten ste-

hen jeweils hinter die-

sen Untergliederungen?

Wer wird aktiv?

für Registraturkräfte Anmeldungen koordinieren Inhalte planen

a) die Klärung der Frage, an

welcher Stelle im Prozess die

Dokumentation entsteht (zur Aufgabe an sich fallen kei-

ne Aufzeichnungen an) b) die Feststellung, an welcher

Stelle in der Organisation die

Aufzeichnungen entstehen

(die Aufzeichnungen im Zu-

sammenhang mit den Anmel-

dungen fallen beim ZAF, nicht

beim Staatsarchiv an) An dieser Stelle wird in der

Regel die Aktenplanebene ver-

lassen. Der Grad der Verfeine-

rung liegt im Ermessen der

Organisation, wobei er so ge-

staltet sein sollte, dass der Zu-

gang, das Auffinden, die Nut-

zung und das Weiterleiten der

Aufzeichnungen effizient

(gemessen an den Aufgaben

der Organisation und der Re-

chenschaftspflicht) erfolgen

können.

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Aktenplan Nach: Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung,

2. Auflage München 2000, hier: Sinn und Zweck eines Aktenplans

Da das Verwaltungshandeln jederzeit nachvollziehbar und kontinuierlich sein muss, müssen die angefal-

lenen Informationen sinnvoll geordnet sein. Dies geschieht durch das sinnvolle Zusammenfügen von

Aufzeichnungen zu Akten. Für diese Ordnung gibt es im Aufzeichnungsmanagement einen grundlegen-

den Ordnungsrahmen: den Aktenplan.

Auf Grundlage dieses Aktenplanes wird das Aktenverzeichnis erstellt, das einen Nachweis der in einer

Organisationseinheit vorhandenen Akten darstellt.

Zweck des Aktenplans

Strukturierung des Aktenbestandes einer Organisation.

Übersichtliche Gestaltung des Aufzeichnungsmanagements.

Grundlage für das Aktenverzeichnis.

Grundlage für die Aktenzeichenvergabe.

Der Aktenplan gewährleistet einen stabilen, einheitlichen Rahmen für das Zuordnen von Aufzeichnun-

gen und das Bilden von Akten. Er ermöglicht eine knappe Kennzeichnung von Aufzeichnungen und Ak-

ten als Voraussetzung für ihr sachbezogenes Wiederfinden. Durch die sinnvolle Aufstellung des Akten-

plans können Inhaltsangaben im Aktenverzeichnis verkürzt und somit vereinfacht wiedergegeben wer-

den.

Durch einen ordnungsgemäß aufgestellten Aktenplan wird der dauerhafte, sachbezogene Rückgriff auf

die Akten sichergestellt.

Er bildet den Ordnungsrahmen für das Aufstellen der Akten und die die Orientierungsgrundlage für das

Festlegen von Aufbewahrungsfristen.

Aufbau und Elemente des Aktenplans

Systematischer stufenförmiger Aufbau mit verschiedenen Hierarchieebenen.

Aufgabengliederungsplan der Behörde als Grundlage.

Nicht identisch mit Aufbauorganisation der Behörde.

Inhalt nicht nur abhängig von Aufgaben, sondern auch von dem zu erwartenden Umfang der

Aufzeichnungen.

Reserveplätze für neue Aufgaben sollten bereitgehalten werden.

Ausgewogenes Verhältnis zwischen Gliedern (für die Zuordnung) und Reihen (für das Suchen)

sollte geschaffen werden.

Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)

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Kennzeichnen (Aktenplankennzeichen)

Das Aktenplankennzeichen ist als Teil des Aktenzeichens ein ganz wesentliches Element des Ge-

schäftszeichens.

Das Kennzeichen besteht aus (arabischen) Ziffern (alphanumerisch).

Zur Verdeutlichung der einzelnen Gliederungsstufen können Trennzeichen (Leerstelle, Bindestrick,

Punkt) benutzt werden.

Beispiel für ein Aktenplankennzeichen: 3629/01

Beispiel:

Gliedern

Gliederungsstufen = Hauptgruppe, Obergruppe, Gruppe, Untergruppe, Betreffseinheit

(monohierarchische Ordnung)

Nicht mehr als 5 Gliederungsstufen

Numerische Gliederung nach dem Dezimalsystem (bei einer größeren Zahl eigenständiger Auf-

gabenbereiche können für die Hauptgruppen auch merkfähige Buchstaben benutzt werden).

Gleichmäßige Gliederungstiefe.

Reihen

In der Begriffsreihe sind die einzelnen Begriffe (Inhaltsbezeichnungen) formal und inhaltlich

gleichwertig.

Betreffseinheiten einer Untergruppe müssen ein logisches Gefälle vom Allgemeinen zum Be-

sonderen haben.

Aktenplan:

Benennung der Glie-

derungsstufen Beispiel für ein

Kennzeichen

Aufgabe/Objekt/ Verrichtung

Hauptgruppe 3 Fachverwaltung

Obergruppe 36 Schul- und Kulturwesen

Gruppe 362 Staats- und Privatschulen

Untergruppe 3629 Gesamtschulen

Betreffseinheit 3629/01 Gesamtschule X

Allgemein

Speziell

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Aktenverzeichnis Nach: Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung,

2. Auflage München 2000,

hier: Sinn und Zweck eines Aktenverzeichnisses

Begriffsbestimmung

Verzeichnis angelegter Akten nach der Ordnung des Aktenbestandes.

Hilfsmittel, zum Wiederfinden einzelner, angelegter Akten.

Entstehung aus dem Aktenplan durch Bilden + Registrieren von Akten.

Wird auch „Aktenbestandsverzeichnis“ genannt, wenn es sich auf den gesamten Akten-

bestand bezieht.

Wird elektronisch geführt.

Muss jedem Bearbeiter in aktueller Form bereitstehen.

= Zentrales Registriermittel für Akten.

Zweck des Aktenverzeichnisses

Nachweis des tatsächlichen Aktenbestands.

Enthält notwendige Angaben für die Aktenordnung, -bereitstellung und -aussonderung.

Das Aktenverzeichnis ist das zentrale Hilfsmittel für das Zuordnen von Aufzeichnungen zu Akten und

für das Bilden und Kennzeichnen neuer Akten. Es dient außerdem dazu bestehende Akten wiederzufin-

den.

Es übt durch Nachweis des Aktenbestandes und der Reihenfolge der einzelnen Akten eine Unterstüt-

zungsfunktion aus.

Durch ein gut geführtes Aktenverzeichnis wird die Feststellung auszusondernder Akten erleichtert. Die

Erstellung eines Nachweises über ausgesonderte Akten ist leichter möglich..

Mit einem Aktenverzeichnis ist die sachbezogene Ermittlung von Akten möglich. Es stellt einen Nach-

weis über den Verbleib von Akten innerhalb der Behörde dar. Bei Aufnahme der entsprechenden Meta-

daten ist die Identifikation der zuständigen Bearbeiterin / Benutzerin bzw. des zuständigen Bearbei-

ters / Benutzers möglich.

Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)

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Aufbau und Elemente des Aktenverzeichnisses

Reihenfolge der Akten im Verzeichnis richtet sich nach Ordnung des Bestandes.

Gliederung aus den Betreffseinheiten des Aktenplans.

Muss-Angaben

Betreffseinheit des Aktenplans bzw. abgeleitete Betreffseinheit mit Kennzeichen und Benen-

nung.

Aktenführende Stelle.

Angaben zu der einzelnen Akte:

Aktenkennzeichen

Inhaltsangabe

Bandnummer

Laufzeit = Ausstellungsdatum der ältesten Aufzeichnung bis jüngste Schlussverfügung

Verbleib aufgelöster und umgebuchter Akten

Kann-Angaben

Hinweise auf verwandte Akten.

Aufbewahrungsfrist (Endjahr).

Verbleib der Akte.

Nachweis von Aufzeichnungen

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Rechtliche Grundlagen des Records Management

Bundesrecht

Es sei darauf hingewiesen, dass Akten sich nicht im Eigentum einzelner Mitarbeitender oder ein-

zelner Organisationseinheiten befinden. Akten dürfen deshalb, auch wenn sie nicht als archivwür-

dig eingestuft und mithin zu kassieren sind, nicht verkauft oder verschenkt werden.

Landesrecht

Grundgesetz Art. 3 Abs. 1, Art 20 Abs. 3 GG

Gleichbehandlung

Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns

Bürgerliches Gesetzbuch § 858 Abs. 1 BGB

Verbotene Eigenmacht

Strafgesetzbuch § 133 Abs. 1, § 242 Abs. 1, § 246 Abs. 1 StGB

Sanktionierung bei: Verwahrungsbruch Diebstahl Unterschlagung

Hamburgisches Verwaltungsverfahrensgesetz § 26 Abs. 1, § 29 HmbVerwVfG

Akten als Beweismittel Recht auf Akteneinsicht durch Beteiligte vor Abgabe an das Staatsarchiv

Geht von dem Vorhandensein von ausreichend Aufzeichnungen in benutz- und verwertbarer Form

aus

Hamburgisches Archivgesetz §§ 1,2,3,4,5 HmbArchG Recht auf Akteneinsicht nach Abgabe an das Staatsarchiv

Verpflichtung der Behörden ihre Aufzeichnungen fortlaufend auszusondern und dem Staatsarchiv

anzubieten

Vernichtung von Aufzeichnungen ist nur nach der Verneinung der Archivwürdigkeit durch das

Staatsarchiv zulässig (Verstoß: § 133 StGB)

Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)

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Hamburgisches Transparenzgesetz §§ 3 – 13 HmbTG

Kontrolle des staatlichen Handelns Förderung der demokratischen Meinungs- und Willensbildung über die bestehenden Informations

-möglichkeiten hinaus

Gewährleistung eines umfassenden Informationsrechts Informationspflicht des Staates: Informationspflicht umfasst die Auskunfts- und die Veröffentlichungspflicht

Auskunftspflicht ist die Pflicht, Informationen auf Antrag nach Maßgabe des HmbTG zu-

gänglich zu machen Veröffentlichungspflicht ist die Pflicht, aktiv Informationen in ein Informationsregister nach

Maßgabe des HmbTG einzupflegen. Informationen sind unter Wahrung des Schutzes personenbezogener Daten unmittelbar der Allge-

meinheit zugänglich zu machen und zu verbreiten

Informationszugang i.d.R. unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats Trennungsprinzip: Die Behörden sollen Vorkehrungen treffen, damit Informationen, die die Aus-

nahmetatbestände betreffen, ohne unverhältnismäßigen Aufwand abgetrennt werden können.

(Organisation des Aufzeichnungsmanagements)

Ausnahmetatbestände: s. §§ 4-7 u. 9 HmbTG

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Aufbewahrungsfristen

Was sind Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen spiegeln den Wert von Aufzeichnungen für die Verwaltung (Bearbeitung) wider

und bestimmen den Zeitraum, in dem sie noch für einen möglichen Rückgriff der Verwaltung zur Verfü-

gung stehen und somit in der jeweiligen Verwaltungsstelle aufbewahrt werden müssen.

Wozu dienen Aufbewahrungsfristen?

Der Sinn von Aufbewahrungsfristen ist, dass Aufzeichnungen nur so lange wie notwendig aufbewahrt

werden. Durch Aufbewahrungsfristen kann der Zeitpunkt der Aussonderung früh festgelegt werden.

Dies führt dazu, dass der gesamte Aussonderungsprozess vereinfacht wird.

Wie werden Aufbewahrungsfristen bemessen?

Gesetze, Rechtsverordnungen, Verwaltungsvorschriften

Zum Teil sind die Aufbewahrungsfristen durch Gesetze, Rechtsverordnungen oder Verwaltungsvor-

schriften vorgeschrieben.

Eigene Entscheidung der Behörde

In den anderen Fällen muss die Entscheidung in der Behörde selbst getroffen werden. Die Aufbewah-

rungsfrist sollte 30 Jahre nicht überschreiten (vgl. § 3 Abs.1 Satz 2 HmbArchG). Jede Behörde muss

an dieser Stelle kritisch prüfen, welche Art von Aufzeichnungen bei ihr anfallen und welchen Fristen

diese unterliegen.

Laut der Musteraktenordnung (MittVw2008, S.6) sind die Aufbewahrungsfristen in einem Katalog, der

Bestandteil der Aktenordnung wird, festzuschreiben.

Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen kann der KGSt-Bericht 4/2006 zu Rate gezogen wer-

den. Grundsätzlich sollten die Fristen für Akten, die zu einer Aufgabe entstanden sind, für die die Be-

hörde nicht die Federführung hat, kürzer sein. Für elektronische Aufzeichnungen empfiehlt die KGSt

eine Aussonderung nach 10 Jahren (vgl. KGSt-Bericht, 4/2006, S. 11).

Informationsbroschüre (Stand: Oktober 2013)

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Grundlage der Fristbemessung sind die in der Musteraktenordnung genannten Aktenarten. In der Mus-

teraktenordnung werden unter Nr. 6.2 „Aufbewahrungsfristen“ für bestimmte Aufzeichnungs- bzw.

Aktenarten Aufbewahrungsfristen festgesetzt:

Wie berechnet sich der Fristbeginn?

Sofern nichts anderes bestimmt ist, empfiehlt sich als Fristbeginn der Beginn des Kalenderjahres, das

auf die jüngste zdA-Verfügung folgt (Beispiel: zdA-Datum: 31.10.1999, Fristbeginn: 1.1.2000).

Wird wider Erwarten die Bearbeitung wieder aufgenommen, beginnt die Frist ab der neuen zdA-

Verfügung von neuem.

Aktenpläne und -verzeichnisse, Aktenabgabe- und Ak-

tenvernichtungsprotokolle dauerhaft

Hauptakten mit Unterakten

bei eigener sachlicher Federführung 10 - 30 Jahre

bei sachlicher Federführung anderer Behörden 10 Jahre

Post- und Portobücher 5 Jahre

Terminkalender der Registraturen für Wiedervorlagen 2 Jahre

Weglegesachen 1 Jahr

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Kulturbehörde - Staatsarchiv

Kattunbleiche 19

22041 Hamburg

Tel: 040 428 31-3200

Fax: 040 428 23-3201

www.hamburg.de/staatsarchiv